SUSTENTANTE - UCI · Bandera Azul Ecológica y su máximo de tres estrellas. La escuela Elías...

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)

Implementación de procedimientos estandarizados de administración de proyectos en la Asociación para la Innovación Social (ASIS) en su proceso

de diseminación del Proyecto de Informatización Integral para el Alto Desempeño (PIIAD®) en centros educativos públicos en Costa Rica.

SUSTENTANTE JUAN CARLOS LÓPEZ SALAZAR

PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

SAN JOSÉ, COSTA RICA SETIEMBRE 2006

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)

ESTE PROYECTO DE GRADUACIÓN FUE APROBADO POR LA UNIVERSIDAD COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL GRADO

DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

___________________________________ Lic. Manuel Álvarez Cervantes, MAP

DIRECTOR DEL PROYECTO

_______________________________ Dr. Franklin Marín

DIRECTOR DEL PROGRAMA

__________________________________ JUAN CARLOS LÓPEZ SALAZAR

SUSTENTANTE

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DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL

El sustentante de éste proyecto final de graduación es el único poseedor de los derechos de propiedad intelectual de éste trabajo, así como de los entregables que de esta tesina se generen. Así mismo, el sustentante por mutua convicción cede los derechos de consulta de éste trabajo final de graduación a la Universidad para la Cooperación Internacional para fines estrictamente didácticos y de investigación. Las plantillas han sido diseñadas de manera personalizada para uso EXCLUSIVO de la Asociación para la Innovación Social, ASIS. Las plantillas estarán registradas en el registro de la propiedad con sus derechos de autor respectivos donados a ASIS. El logo de ASIS y el acrónimo PIIAD están registradas con sus debidos derechos autor a nombre de ASIS.

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DEDICATORIA

Este trabajo lo dedico a mi amigo Carlos Enrique Calvo Quesada por haber contribuido de manera desinteresada al logro de cursar y finalizar mi incursión en la maestría en administración de proyectos. A.M.G.D.

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RECONOCIMIENTOS

Mis más sincero reconocimiento y agradecimiento a las siguientes personas que con su ayuda, apoyo y empatía me aligeraron y fortalecieron mi proceso de ejecución en este proyecto final de graduación. MSc Carlos Manuel Corrales Herrera. Lic. Daisy Fallas Navarro. MBA. Patricia Sánchez Lic. Douglas Hidalgo A mi tutor Lic. Manuel Álvarez Cervantes

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SUPUESTOS Y RESTRICCIONES El presente trabajo final de graduación se hace posible bajo los siguientes supuestos y restricciones. Se asume que el sustentante podrá acceder a toda la información necesaria, así como a las validaciones obligadas para poder generar un trabajo objetivo cuyo alcance sea eficaz y eficiente a los propósitos no sólo del PFG, sino de los involucrados finales. Así mismo, se asume una posición positiva y anuente a colaborar en la realización de los entregables finales del éste PFG y al uso de éstos por parte del usuario final para quién se habrá de personalizar y realizar dichos entregables. En cuanto a las restricciones, se aclara que los alcances y usos del presente PFG se limitarán a la presentación de la propuesta de las herramientas y métodos valorados, diseñados y personalizados para un usuario final con fines muy específicos. Por motivo de los diferentes tiempos de ejecución que manejan el PFG y el Proyecto PIIAD que es para el cual se habrán de diseñar los entregables finales, escapa de los objetivos y del alcance de éste PFG el verificar la implementación y sus resultados en dicha ejecución.

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ÍNDICE DE CONTENIDO

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ÍNDICE DE CUADROS Plan estratégico del PIIAD 3 8 Línea del tiempo del PIIAD 2,3,4 y 5 9 AHORRO DE HORAS MENSUALES AL USAR EL PIIAD® EN EL 2005 11 INVERSIÓN DEL TIEMPO AHORRADO EN ACTIVIDADES DENTRO DEL AULA AL USAR EL PIIAD EN EL 2005

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CAUSAS DE NO PODER REINVERTIR EL TIEMPO AHORRADO EN ACTIVIADES DENTRO DEL AULA DURANTE EL 2005

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PORCENTAJE DE USUARIOS QUE REPORTAN AHORRODE TIEMPO AL USAR EL PIIAD EN EL 2005

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CONDICIÓN LABORAL DEL PERSONAL DOCENTEUSUARIO DEL PIIAD EN EL 2006 16 CONDICIÓN EXPERIENCIA LABORAL DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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CONDICIÓN EXPERIENCIA COMPUTACIONAL DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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CONDICIÓN DEL GUSTO EN EL USO DE LA TECNOLOCÍA DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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SOFTWARE MÁS UTILIZADO POR EL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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CANTIDAD DE CUENTAS DE CORREO USADAS POR EL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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ACCESIBILIDAD A LA INTERNET DESDE LOS HOGARES DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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ACCESIBILIDAD A LA INTERNET FUERA DEL HOGAR DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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FRECUENCIA ACCESO SEMANAL A LA INTERNET POR PARTE DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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FRECUENCIA DE USO SEMANAL DEL COMPUTADOR PORA PARTE DEL PERSONA DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006

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Descripción general de las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos y de los Procesos de Dirección de Proyectos

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Secuencias de fases típicas en un ciclo de vida del proyecto 29 INTERACCIÓN DE LOS INTERESADOS EN LOS DIFERENTES CICLOS DE VIDA SEGÚN ÁMBITO EN EL DESARROLLO Y DISEMINACIÓN DEL PIIAD

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INTERACCIÓN Y FLUJO DE PROCESOS EN EL PIIAD® A NIVEL LOCAL (CENTRO EDUCACTIVO)

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INTEREACCIÓN Y FLUJO DE PROCESOS EN EL PIIAD® A NIVEL DE RED (TODO EL PAÍS) 32 INTEREACCIÓN ENTRE LOS INTERESADOS(STEAKHOLDERS)EN EL PIIAD® A NIVEL DE RED (TODO EL PAÍS)

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ÍNDICE DE ABREVIACIONES

AED: Asociación Empresarial para el Desarrollo. ASIS: Asociación para la Innovación Social. CENFOTEC: Centro de Formación en Tecnologías de información. EEEJC: Escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro. MEP: Ministerio de Educación Pública. PFG: Proyecto Final de Graduación. PIIAD: Proyecto de Informatización Integral para el Alto Desempeño. PMBOK: Project Management Body Of Knowledge. PMI: Project Management Institute. UCI: Universidad para la Cooperación Internacional.

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GLOSARIO

Coaching Procedimiento en donde un equipo de trabajo se hace cargo de acompañar a compañeros inexpertos o en proceso de inducción.

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RESUMEN EJECUTIVO

En Costa Rica el sector educativo público, especialmente el de educación primaria, carece de los recursos tecnológicos, logísticos y financieros para impulsar el desarrollo eficaz y eficiente de proyectos autogestionarios y auto sustentables de gran alcance. En virtud de la gestión educativa gubernamental ineficaz e ineficiente en impulsar proyectos tecnológicos e informáticos para los docentes, es que un grupo de docentes crea en el año de 2001 un com ité “em pírico” de inform atización para gestionar proyectos educativos orientados hacia la integración tecnológica e informática de los procesos cotidianos de evaluación de los aprendizajes. Los docentes pertenecen a una escuela primaria pública conformada por una población estudiantil proveniente de la clase socioeconómica media y baja en el distrito 11 de San Rafael Abajo, en el cantón tercero de Desamparados, en la provincia de San José. Éste distrito 100% urbano mide 1.99 Km2 con una población de 18.283 habitantes, implicando una densidad de población de 9.18 personas por metro cuadrado lo cual conlleva a una condición clara de hacinamiento. No obstante éste panorama socioeconómico y demográfico apremiante, el centro educativo en estudio, Escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro y de ahora en adelante llamada EEEJC, es considerada como una de las mejores escuelas públicas del país, catalogada como escuela de excelencia, con un record de gestión exitosa de proyectos y actualmente galardonada con la Bandera Azul Ecológica y su máximo de tres estrellas. La escuela Elías Jiménez es sede de actos protocolarios de ministros, presidentes, asesores, directores regionales de educación y ONGs. A pesar de ésta dicotomía de realidades tan diametralmente opuestas de una escuela de excelencia en un área urbana con condiciones en principio adversas no fueron obstáculo para que el grupo de docentes decidieran ascender o migrar hacia el uso de las tecnologías de información y sistematizar así sus procesos de administración pedagógica a través de un proyecto por ellos bautizado: PIIAD® “ P royecto de Inform atización Integral para el A lto D esem peño” En el año 2003, un grupo líder de docentes decidieron preparar las bases para la diseminación futura de su proyecto PIIAD®, conformando así una asociación sin fines de lucro que pudiese captar recursos de ONG. Esta asociación se conformó legalmente con el nombre de ASIS (Asociación para la Innovación Social). El objetivo general de este proyecto final de graduación ha sido por lo tanto el crear un manual de procedimientos y herramientas para el proceso de diseminación del PIIAD® por parte de ASIS, que aunque sus miembros sean docentes con muy buena voluntad y ahínco, carecen de los conocimientos, métodos y herramientas estandarizadas para la administración de proyectos. El PIIAD© ha concluido durante este año 2006 de manera exitosa tres de las cinco fases. Al final permitirá la recopilación de información personal de los niños y niñas para crear una base de datos cuya minería de información brindará análisis de indicadores de pobreza, psicopedagógicos,

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sociales, económicos y demográficos para la planeación oportuna, eficiente y eficaz de estrategias para el soporte y desarrollo equitativo y universal a los niños y las niñas. ASIS cuenta actualmente con el apoyo de ONGs como la AED y los binomios de responsabilidad social empresarial quienes le proporcionan un soporte inicial económico y logístico en miras del alcance social que conlleva el proyecto y por la necesidad de diseminarlo a otros centros educativos públicos en áreas de clase baja, rurales y de atención prioritaria. Ha sido por tanto, justificación de este proyecto de investigación, crear un manual que permita implementar con menor riesgo y de manera eficaz y eficiente el proceso actual de diseminación por fases del PIIAD© a centros educativos públicos desde preescolar hasta secundaria. Para el desarrollo eficaz de esta investigación se hizo necesario utilizar el método inducción-deducción, que permitirá la inferencia, inducción, análisis y razonamiento previo de hechos propios de la cultura organizacional de ASIS y su experiencia en la implementación del PIIAD® en la escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro, y aso personalizar un conjunto de plantillas estandarizadas bajo los lineamientos y procedimientos metodológicos del PMI (Project Management Institute) y su guía metodológica el PMBOK 2004. Al finalizar el PFG, la conclusión más preponderante entre muchas otras más de gran de valor, es el haber diagnosticado el enorme interés que tienen los involucrados del PIIAD -donde destacamos a los miembros de ASIS- en utilizar las herramientas propuestas y diseñadas de manera personalizada y siguiendo los estándares del PMBOK 2004. Ellos externaron previo al conocimiento de las herramientas, sus concepciones acerca de los términos y procesos de administrar proyectos, y luego las compararon con el conocimiento posterior adquirido al conocer y validar las herramientas. Los involucrados manifestaron sus total interés en acoger, aplicar y operacionalizar los procedimientos metodológicos y herramientas estandarizadas propuestas a través de los entregables finales de este PFG. Dentro de las recomendaciones más importantes que se redactó en este PFG para ASIS, está la estandarización de la operacionalización del uso de las herramientas (plantillas) para la captura de información y traslado de ésta al banco de activos de la organización en forma de lecciones aprendidas. Para ASIS estos activos de manera sistematizada son vitales no sólo para la administración de la diseminación del PIIAD, sino de su crecimiento como organización de desarrollo sin fines de lucro con miras a la expansión en proyectos de proyección social.

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PERMISO DE USO DE LOS CONTENIDOS DEL PMBOK2004 AL PMI

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1. INTRODUCCIÓN 1.1 ANTECEDENTES El presente Proyecto Final de Graduación (PFG) para optar por el grado de Máster en Administración de Proyectos está estructurado para ofrecer como entregable final la creación de un manual de procedimientos y plantillas para la implementación y divulgación del Proyecto de Informatización Integral para el Alto Desempeño (PIIAD®) a centros educativos públicos con una cultura ausente o insipiente en la gestión de proyectos, siendo necesario proveer a la Asociación para la Innovación Social (ASIS) de los conocimientos y herramientas para la replicabilidad del PIIAD. Es por tanto, que éste PFG pretende recabar, documentar y compartir las mejores prácticas y factores organizacionales y operativos que permitan estandarizar los procesos de gestión de proyectos para la implementación eficaz y eficiente del PIIAD® por parte de ASIS. 1.2 PROBLEMÁTICA AUSENCIA DE PROCEDIMIENTOS ESTANDARIZADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PARA LA DISEMINACIÓN DEL PIIAD®. El PIIAD® es un proyecto cuyo entregable principal es un programa de cómputo diseñado para redes locales e interinstitucionales que una vez finalizado deberá ser diseminado a varios centros educativos públicos, tanto de preescolar como de primaria y secundaria. No todos los centros educativos en los que se llegue a implantar e implementar el PIIAD® poseen una cultura de proyectos, o un clima organizacional idóneo. Por ello, ASIS como difusor del proceso de diseminación del PIIAD® deberá contar con los procedimientos y herramientas estandarizadas para mitigar, enfrentar o anticipar los riesgos del proyecto de diseminación del PIIAD® y a su vez, con el uso de una metodología estandarizada de proyectos lograr de manera óptima, eficaz, eficiente y exitosa el alcance del proyecto dentro del tiempo, costo y calidad.

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1.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO El proyecto informático tecnológico PIIAD®3 (Proyecto de informatización Integral para el Alto Desempeño) está en fase de implementación y divulgación a centros educativos con culturas ausentes o insipientes en la gestión de proyectos, por ello se hace necesario proveer a ASIS (Asociación para la Innovación Social) de los conocimientos y herramientas estandarizados para la diseminación e implementación del PIIAD®. Es por tanto, que éste proyecto final de graduación pretende aplicar los procedimientos, herramientas y conocimientos de la metodología de administración de proyectos del PMI para diseñar, crear y aplicar plantillas para la gestión exitosa del proyecto. 1.4 OBJETIVOS

1.4.1. OBJETIVO GENERAL

Implementar estándares de administración de proyectos en la Asociación para la Innovación Social (ASIS) para la diseminación del Proyecto de Informatización Integral para el Alto Desempeño (PIIAD®) en centros educativos públicos en Costa Rica.

1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Diagnosticar los procedimientos operativos de ASIS en la diseminación del PIIAD®. 2. Proponer a ASIS los procedimientos y herramientas para la diseminación del PIIAD®. 3. Proveer a ASIS de manuales con plantillas para ejecutar la diseminación del PIIAD®.

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2. MARCO TEÓRICO 2.1 MARCO REFERENCIAL 2.1.1 BREVE RESEÑA DE LA GESTIÓN DOCENTE EN EL SISTEMA DE ENSEÑANZA PRIMARIA PÚBLICA. El sistema de educativo público en Costa Rica está regido por el Ministerio de Educación Pública, quién es la máxima autoridad rectora en materia de autorizar los currículos de estudio y los lineamientos de evaluación. La educación escolar fundamentada en el artículo 7° de la Ley Fundamental de Educación No 2160 será graduada conforme al desarrollo psicobiológico de los educandos y comprenderá los siguientes niveles de educación preescolar, primaria, media y superior. (Constitución Política, 1957). En el caso específico de la educación primaria, ésta está a su vez dividida en dos ciclos, el primero ciclo comprende los grados de primero, segundo y tercero, y el segundo ciclo, con los grados de cuarto, quinto y sexto. En el proceso de enseñanza el docente tiene claramente definidas sus obligaciones que van más allá de impartir una lección en el aula. Estos deberes citados en el Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes Decreto Ejecutivo Nº 31635 -MEP FEBRERO, 2004 son: ARTÍCULO 15.- DE LOS DEBERES DEL DOCENTE EN RELACIÓN CON LA EVALUACIÓN DE LOS APRENDIZAJES. El docente responsable y vinculado directamente con el estudiante en los procesos de aprendizaje, tiene en materia de evaluación, las siguientes obligaciones éticas, profesionales y administrativas: a) Comunicar por escrito a sus estudiantes, en las primeras sesiones de trabajo del respectivo curso lectivo, los procedimientos, criterios y técnicas que se seguirán en materia de evaluación de los aprendizajes de los diferentes componentes de la calificación.

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b) Entregar a los estudiantes, por escrito y en forma detallada, los objetivos específicos y contenidos que serán medidos en las pruebas, con al menos ocho días naturales antes de la aplicación de las mismas. c) Confeccionar, de acuerdo con lineamientos técnicamente sustentados, las pruebas y otros instrumentos de medición y evaluación que aplicará al grupo o grupos que tiene a cargo. d) Aplicar las adecuaciones curriculares que en materia de evaluación requieran los estudiantes con necesidades educativas especiales y que deberán estar consignadas en el expediente acumulativo del proceso educativo del alumno. Asimismo, informar por escrito a los padres de familia o encargados al inicio del curso lectivo o a partir del momento en que se implementen las adecuaciones curriculares, las estrategias que utilizará en cada asignatura de acuerdo con la adecuación curricular aplicada. e) Revisar y calificar las pruebas y trabajos que realicen los estudiantes y devolverlas a éstos calificadas en un tiempo máximo de ocho días hábiles posteriores a su aplicación. f) Definir las calificaciones de los estudiantes, con criterio profesional y ético. g) Solicitar asesoría técnica al Comité de Evaluación en relación con el diseño de los instrumentos de medición. h) Analizar con los estudiantes las respuestas a las preguntas de las pruebas u otros trabajos, en el acto en que se entreguen sus resultados. Esta entrega deberá hacerse, no más allá, de ocho días hábiles después de su aplicación. i) Informar por escrito a los estudiantes, acerca de los objetivos de los trabajos extraclase y los criterios de calificación de éstos, en el momento de su asignación. El estudiante tendrá un plazo mínimo de ocho días naturales posteriores a la asignación del trabajo para la entrega de éste. j) Conocer, resolver y comunicar por escrito las resoluciones a las objeciones que le formulen los estudiantes, los padres o sus encargados, con respecto a las calificaciones obtenidas en las pruebas, los trabajos y cada uno de los componentes de la evaluación en un plazo no mayor a tres días hábiles. k) Participar en la calificación de la conducta de los estudiantes, de conformidad con lo indicado en este Reglamento.

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l) Informar, mediante el Cuaderno de Comunicaciones u otro medio escrito durante cada período a los padres de familia o encargados, los detalles del progreso del estudiante en relación con los diferentes aspectos que constituyen la calificación. m) Informar y explicar oportunamente a los interesados el desglose de los promedios de cada período y el promedio anual. n) Registrar la puntualidad y la asistencia diaria y acumulativa de los estudiantes. o) Consignar la justificación de las llegadas tardías y de las ausencias de aquellos estudiantes que así lo planteen por escrito. p) Elaborar las pruebas de aplazados y entregarlas a la Dirección del Centro educativo con los respectivos solucionarios, en la semana siguiente a la finalización del curso lectivo. q) Administrar y calificar las pruebas de aplazados, de los estudiantes a su cargo las que, una vez calificadas y analizadas con los estudiantes, deberá entregar a la Dirección del Centro Educativo para su custodia. r) Entregar al Comité de Evaluación, después de aplicada la prueba y cuando éste lo solicite, una copia de la prueba u otros instrumentos de medición aplicados al grupo o grupos a cargo. El plazo máximo de entrega es de tres días hábiles. s) Portar y utilizar durante sus lecciones los instrumentos para el registro de información en relación con el proceso evaluativo. t) Realizar acciones educativas que retroalimenten el aprendizaje con base en los resultados obtenidos por el estudiante durante el proceso evaluativo u) Otras, inherentes a su cargo, que expresamente le encomiende el director o le señale este reglamento. A parte de estas funciones, los docentes deben cumplir con las valoraciones de los aprendizajes detalladas por el artículo 22 del mismo reglamento de evaluación vigente. Estas son: a) Trabajo cotidiano, b) Trabajo extraclase, c) Pruebas, d) Concepto y e) Asistencia.

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Cada uno de los anteriores componentes debe ser valorado varias veces por período a cada uno de los estudiantes. Así por lo tanto el trabajo cotidiano tendrá un mínimo de 5 observaciones por periodo, el extraclase 6 y las pruebas serán como mínimo dos. Por lo tanto un docente con un promedio de 35 estudiantes deberá anotar un promedio de 455 registros por materia, en las 4 materias básicas, esto implica un total de 1820 datos cada tres meses. Esos 1820 datos deberán ser anotados de forma ordinal para brindar un promedio. Al final del año, los promedios de cada estudiante, por materia por periodo deberán ser sumados y nuevamente promediados para poder llenar los cuadros estadísticos que obliga el MEP. El proceso de valorar los aprendizajes es aparte de los procesos de planeación de las lecciones, de la confección de las pruebas, del diseño de los trabajos extractases y de la confección de los expedientes estudiantiles. Todas estas obligaciones administrativas y pedagógicas debían ser llevadas a mano, tanto en cuadernos como en registros manuales que necesitaban del uso de una calculadora para sumar los casi 2000 datos por período para poder brindar el promedio trimestral de logro académico del estudiante. En total estas actividades le toman a un docente un promedio de 20 horas semanales. Y en el caso del registro de las valoraciones (notas), de cometerse un error en un número, se debía hacer toda la página nuevamente. Es precisamente por motivo de éste proceso tedioso de cálculos que un grupo de docentes de la escuela de excelencia Elías Jiménez Castro decidiría crear una solución que fuese eficaz y eficiente en la gestión administrativa y pedagógica de la labor docente. 2.1.2 BREVE RESEÑA DEL PROYECTO DE INFORMATIZACIÓN INTEGRAL PARA EL ALTO DESEMPEÑO (PIIAD©) FASES 1 Y 2. En 1999 la maestra Nubia Porras junto a su esposo decidieron informatizar en un pequeño archivo de hoja de cálculo de Excel® el registro de notas que se comentó era engorroso y consumía muchas horas por el cálculo numérico y por el cuidado de no permitirse ningún error, tanto en la escritura como en la precisión exigida de dos decimales.

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El archivo del Registro Electrónico de notas en Excel® pronto dio sus frutos de eficiencia y eficacia al permitir un ahorro de 10 horas semanales en su utilización. La escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro a través de su director, el MSc. Carlos Manuel Corrales Herrera no sólo permitió su utilización autorizada, sino que además creó un comité de inform atización form ado por los propios docentes para que por m edio del “Coaching” acompañaran a aquellos docentes menos diestros en el uso de la computadora o del programa Excel®. En éste mismo año, la escuela es adoptada por el Dr. Luís Daniel González Aguiluz como consultor Ad-honorem en su gestión de proveer a la escuela de capacitación en la gestión del clima organizacional y formas de ejecutar proyectos. De 1999 al 2003, el comité de informatización de la escuela, apoyado por la Dirección, creó las bases de una cultura organizacional y operativa permeable al uso de la tecnología y de la informatización. En el 2003, por medio de una valoración de alcances y diagnosticó de necesidades, el grupo del comité de informatización consideró que era el momento apropiado para avanzar hacia un nivel de mayor complejidad y alcance en el uso de la tecnología y de la informatización. Es así , como en éste año nace el proyecto de informatización integral para el alto desempeño (PIIAD®) en su fase 1. Durante el 2003 de manera paralela en la planeación estratégica del PIIAD®, un grupo de docentes de la escuela Elías Jiménez, junto con padres de familia forman la Asociación para la Innovación Social (ASIS) como medio de canalizar donaciones privadas para el naciente PIIAD®. El PIIAD® nace por lo tanto en el 2003 ante la inquietud social de ASIS en optimizar los procesos docentes tanto administrativos y pedagógicos para proveer de mejor calidad de servicios hacia los estudiantes. Así mismo, dentro del plan estratégico del PIIAD® se consideró una interacción estrecha entre la gestión administrativa docente y el rescate de la condición de unicidad e individualidad de los estudiantes, como seres humanos poseedores de derechos.

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Ante el incremento del vandalismo, callejización, drogadicción, prostitución infantil y adolescente a la que están amenazados nuestros jóvenes, los integrantes de ASIS decidieron emprender la tarea de crear un proyecto de enfoque social que permita conocer más a fondo la realidad social, pedagógica, cultural y económica de nuestros estudiantes escolares quienes serán parte de esa juventud amenazada por una realidad social de destrucción y deshumanización. Con la exitosa experiencia de haber sistematizado e informatizado labores administrativo-pedagógicas en la Escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro, donde se ha logrado una economía de un 70% del tiempo del docente, es que ASIS decide concebir un proyecto igualmente de enfoque informático para conocer a la población que desea ayudar. Es decir, conocer a fondo a los niños y niñas que serán nuestros adolescentes.

El equipo de trabajo de ASIS desarrolla en el año 2003 las indagaciones de las necesidades

informáticas y logísticas del proyecto PIIAD®. A través de numerosas reuniones extra horario de los miembros de ASIS abocados al proyecto se concluye en diciembre del 2003 con la estructura logística básica (Plan Estratégico) del proyecto dividido en fases.

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FIGURA Nº 1

PLAN ESTRATÉGICO DEL PIIAD®3 Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2005)

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FIGURA Nº 2

LÍNEA DE TIEMPO DEL PIIAD® EN SUS FASES 2,3,4 Y 5. Fuente: (Víctor Chacón, 2005)

2.1.3 BREVE RESEÑA DEL PROYECTO DE INFORMATIZACIÓN INTEGRAL PARA EL ALTO DESEMPEÑO (PIIAD©) FASE 3. ASIS concuerda en utilizar a la escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro como base para desarrollar el proyecto. Siendo por ello que los requerimientos en el diseño de necesidades informáticas se obtienen a través de las necesidades reales tanto administrativas como pedagógicas de un centro educativo real inmerso en una comunidad de clase socio-económica de media a baja.

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Los objetivos que se pretenden alcanzar a través del PIIAD®2 figuran:

1. Crear indicadores de salud, económicos, sociales y pedagógicos para conocer las ámbitos en los que los niños y niñas se desenvuelven y así poder procurarles ayuda oportuna y acertada según sus necesidades.

2. Integrar a los estudiantes con ámbitos geográficos externos tanto locales como internaciones a través de las redes de comunicación de Internet.

3. Compartir a través de la redes de Intranet e Internet conocimientos, actividades y opiniones contribuyendo así con la enseñanza a otras comunidades sobre las maneras de desarrollar y optimizar los recursos disponibles en cada comunidad.

4. Enlazar a docentes de otras instituciones a través de talleres de informática educativa. 5. Integrar a la comunidad con la cultura informática por medio de talleres de aplicaciones

computacionales tales como: Sistema operativo, suite office, Internet en un principio. 6. Proveer una interfaz en Web que permita la consulta y almacenamiento de información en

una base de datos con atributos de consistencia, integridad, permanencia y oportunidad de acceso a la información, que facilite a los usuarios (docentes y administrativos) la creación y edición de datos relacionados con sus actividades docentes y administrativas mediante hojas de cálculo y procesadores de palabras, la validación y captura de esa información y, la consulta y análisis de los datos capturados.

7. Mantener un catálogo de las partes, que son: estudiantes, docentes, administrativos, un catálogo de actividades (tales como registro de notas, registro de asistencias, registro de índices de salud, etc.) y establecimiento de relaciones entre partes y actividades, ejemplo: actividades docente-estudiante (registro de notas, registro de asistencia, etc.), actividades docente-administrativo (registro de asistencia, evaluación del docente.

8. Generar plantillas: esto es que el docente ingresa al sistema y le solicita que le cree en su estación una plantilla para el registro de alguna actividad: por ejemplo, el registro de notas, entonces el sistema salva en su estación una hoja en Excel con las identificaciones y nombres de los estudiantes y columnas y las formulas para el registro de exámenes cortos, exámenes, tares, calculo de notas parciales, nota finales.

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9. Validar y capturar información: consiste en que el usuario, por ejemplo el docente desea ingresar la información de una hoja de calculo al sistema, el sistema entonces solicita que indique el archivo que contiene la información, valida la información (Ej.: que las identificaciones de los estudiantes sean validas y que existan en la base de datos, que los datos (ejemplo: las notas) cumplen con reglas de corrección, integridad y consistencia; si la información no es correcta se envía un reporte de inconsistencias para que el usuario corrija la inform ación, de otra m anera, el sistem a “sube” la inform ación, la integra a la base de datos y produce un mensaje de confirmación.

10. Consulta de información: cada usuario (Ej.: docente) puede consulta la información que ha ingresado, tanto actual como histórica.

2.1.4 BREVE RESEÑA DE LOS ALCANCES DE LAS ETAPAS 1 Y 2 DEL PIIAD En el 2005 la mayoría de los usuarios (un 34%) del PIIAD® expresan un ahorro de 5 a 10 horas

mensuales al utilizar las herramientas informáticas. Seguidos por un 18% que ahorran más de 30 horas mensuales. Estas horas ahorradas permiten, según se visualiza en la figura #4, la inversión de tiempo en actividades de clase.

Item 1

34%

12%12%12%

12%

18% 5 a 10

10 a 1515 a 20

20 a 2525 a 30

más de 30

FIGURA Nº 3

AHORRO DE HORAS MENSUALES AL USAR EL PIIAD® EN EL 2005

Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2005)

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Item 2

6%19%

13%

24%

25%

13%10.75

0.50.25

casi nadanada

FIGURA Nº 4 INVERSIÓN DEL TIEMPO AHORRADO EN ACTIVIDADES DENTRO DEL AULA AL USAR EL PIIAD EN EL 2005


En el 2005 un 25% de los usuarios del PIIAD® expresa que casi nada del tiempo ahorrado es invertido de manera directa a sus estudiantes. Seguido por un segundo grupo de 24% que expresa poder invertir un 25% del tiempo. Cabe recalcar que un tercer grupo de 19% expresa que invierte un 75%. Las razones del número tan alto de usuarios que no invierten el tiempo ganado en las actividades del aula, son las razones que definen el nuevo plan estratégico del PIIAD al diagnosticarse una tarea del docente aun más absorbente que el mismo registro de notas, y cuya optimización obligó a realizar cambios en el alcance original del PIIAD®3.

Las principales causas de no poder invertir el tiempo ahorrado al utilizar el PIIAD® (ver figura #5) en el trabajo directo con los estudiantes, la mayoría (un 29%) expresa que el llenado y actualización de expedientes. Seguido por tres razones que de manera homogénea (un 21% para cada una de ellas) son: labores extracurriculares frecuentes, labores administrativas y programas de estudio saturados.

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Item 3

21%

4%

21%21%

0%

29%4%

Programa estudiossaturado

Grupos indisciplinados

Labores administrativas

Labores extracurricularesfrecuentes

Dificultad o carencia deacceso a herramientasinformáticaLlenado y actualizaciónde expedientes

Laboratorio ocupado

FIGURA Nº 5 CAUSAS DE NO PODER REINVERTIR EL TIEMPO AHORRADO EN ACTIVIADES DENTRO DEL AULA DURANTE EL 2005


Cabe recalcar que en general y según el diagnostico, un 41% de los usuarios del PIIAD® expresa lograr un 75% o mayor en su tiempo libre debido a la utilización de herramientas informáticas. Un 59% expresa no lograr dicho ahorro mensual del 75% o mayor.

Item 5

41%

59%

Si

No

FIGURA Nº 6 PORCENTAJE DE USUARIOS QUE REPORTAN AHORRO DE TIEMPO AL USAR EL PIIAD EN EL 2005


El personal que activamente utiliza el PIIAD® expresa ahorrar tiempo en horas al utilizar el registro electrónico y el poder ahorrar tiempo que dedican a su tiempo libre. No obstante por causa de otras tareas y obligaciones institucionales, ya sea obligatorias y otras extracurriculares, esos ahorros no son llevados a la acción directa de personalizar el espacio de enseñanza con los estudiantes. De

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ahí la importancia de aumentar dicho "buffer" o colchón de espacio libre para que no compita con el espacio privado de los docentes y se pueda invertir en las aulas.

La actividad diagnosticada que mayor tiempo y estrés producen a los docentes es el llenado y actualización de los expedientes del estudiante. Estos expedientes poseen un formato dado por el MEP, el cual no se puede omitir. Como aclaración para el lector, existen tres tipos de expedientes para los estudiantes. Estos son:

1. Expediente regular: Es el expediente con información personal de los padres, las madres y el estudiante. Contempla desde el nacimiento del niño(a) hasta el momento que entra en el proceso formal de enseñanza. Está compuesto de alrededor de 40 páginas y posee un cuestionario e más de 60 ítems.

2. Expediente de Adecuación Curricular NO Significativa: Son aquellos expedientes que además de la información del expediente regular, deben anexarse formularios especiales de seguimiento de las adecuaciones curriculares propuestas por el docente hacia los estudiantes con necesidades de enseñanza especiales. Estos expedientes son tan grandes que se deben utilizar AMPOS.

3. Expedientes de Adecuación Curricular Significativas: Son aún más grandes y detallados en virtud que son aplicados a estudiantes con deficiencias serias en sus condiciones físicas, psicológicas y/o cognitivas.

La información obligatoria que se debe consignar en estos expedientes es de suma importancia si se hace de manera responsable, pues permite la personalización de la enseñanza según el estilo de aprendizaje de los estudiantes y según sus fortalezas.

Esta información canalizada de manera tecnificadas a través de bases de datos puede ser sumamente valiosa para los monitores de indicadores sociales y económicos. Por ello, durante el diagnostico de ésta información surge la idea de confeccionar un software que incluya las actividades administrativas del docente como el registro electrónico y que a la vez pueda llenar y actualizar de manera automatizada los expedientes del estudiante, liberaría enormemente a los

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docentes. Además la base de datos de PIIAD®3 sería robusta como para poder hacer estudios de indicadores y a través de la estadística, poder analizar regiones más amplias.

Hacer un plan de gestión para el desarrollo de un software con la capacidad de realizar las tareas de cálculo de notas, así como del llenado ya actualización de expedientes, al momento que alimenta una base de datos para alimentar los indicadores que la red PIIAD® necesita, así como AED y Puente de Oportunidades (Proyecto privado de monitoreo de las razones de pobreza para crear planes de gestión a tiempo).

Además del cambio en el Plan estratégico del PIIAD®, se decide realizar el plan de gestión del proyecto en el formato estandarizado del PMI (Project Management Institute) para poder darle seguimiento y control.

2.1.5 BREVE RESEÑA DE LOS ALCANCES DEL (PIIAD©) FASE 3. En el 2005 se realizaron los diagnósticos cuantitativos para la medición del alcance y de las

nuevas necesidades en el PIIAD® por parte de los usuarios y así definir el nuevo alcance del PIIAD® en sus fases 3, 4 y 5.

En el diagnóstico cualitativo, se incluyeron variables relevantes en la valoración del clima organizacional, pues se consideró en su momento que los resultados de invertir por varios años en la cultura informática dentro de los usuarios habría de ser un factor importante por considerar, en la planeación de las fases siguientes del PIIAD®.

A continuación, se muestran los resultados de ése diagnostico que generó al actual plan estratégico y que es a su vez el que determina el alcance del PIIAD® es sus futuras fases. Este diagnóstico fue hecho en la escuela Elías Jiménez Castro, donde el PIIAD® se creó, desarrolló e implementó originalmente. La figura No 7 muestra que la mayoría de los docentes en la escuela donde el PIIAD® se ha desarrollado, esta en propiedad. Esta característica genera, a nivel de proyectos, estabilidad y propicia la comunicación eficaz y eficiente al manejarse un mismo lenguaje y actitudes organizacionales.

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En el sector de la educación pública, es de suma importancia contar con personal en propiedad, pues éste es constantemente capacitado a lo largo del año, tanto en técnicas, métodos y procedimientos de enseñanza, planeación y evaluación. El conocimiento sumado a la experiencia es un valor agregado vital para el desempeño eficiente dentro de la organización.

Además de la capacitación profesional que recibe el personal, la climatización de éste dentro de la institución en la que labora es trascendental para su desempeño, pues conoce la regulaciones, procedimientos administrativos, estilo de administración, características de la población estudiantil, de la comunidad y demás aspectos que debe conocer y dominar para su integración como docente en un centro educativo público.

En la Escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro, donde el PIIAD® ha sido creado, el ambiente organizacional además de ser horizontal, está compuesto como lo muestra la figura #7, por mucho personal en propiedad. Docentes que conocen muy bien l manera de trabajar de la institución, de la condición social y económica de la comunidad y de las interacciones que posee el centro educativo en materia de realización de proyectos.

FIGURA Nº 7 CONDICIÓN LABORAL DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006


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FIGURA Nº 8 CONDICIÓN EXPERIENCIA LABORAL DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006


En la variable de experiencia docente, la escuela muestra diferentes rangos de experiencia, pero el predominante es el de rango de 1 a 5 y el de más de 15 años. Estos rangos influyen en la esuela de manera positiva porque muestran docentes con gran experiencia (rango de mayor de 15 años) y de personal joven (rango de 1 a 5 años), recién graduado con conocimiento de nuevos enfoques educativos y apertura a la tecnología. En un centro educativo, estos extremos son valiosos si la administración de la institución los conjuga dentro de un mismo nivel, así por ejemplo se crean niveles con docentes experimentados con función de coordinadores y personal nuevo para ser entrenado. Este sistema de apadrinamiento dentro de la escuela, es lo que en administración de proyectos se denom inaría “coaching” y que ha resultado de gran valor tanto para el entrenam iento en el desempeño de la funciones administrativas, como de las pedagógicas y sobre todo en la utilización del PIIAD®.

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FIGURA Nº 9 CONDICIÓN EXPERIENCIA COMPUTACIONAL DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006


En la figura #9, se muestra la condición de la experiencia computacional. Esta variable fue medida en virtud de la necesidad de diagnosticar las capacidades de los docentes en la utilización de las herramientas informáticas para poder ser asertivos al momento de proponer nuevos objetivos en la redacción el alcance del PIIAD® en sus fases subsecuentes. El estudio mostró un altísimo porcentaje de experiencia computacional, que se explica por la cantidad de personal joven y por el coaching utilizado por casi 5 años en la climatización tecnológica que la institución realizó desde el PIIAD®1 a la fecha. En 1999, la escuela creó un comité de informatización, que tuvo por objetivo acompañar y enseñar el uso de la computadora y de los principales programas de la suite de Office de Microsoft®, estos son Word® y Excel®. De ahí el resultado alcanzado en la medición de la experiencia computacional.

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FIGURA Nº 10 CONDICIÓN DEL GUSTO EN EL USO DE LA TECNOLOCÍA DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006


Aparte de medir la cantidad de docentes con experiencia en el uso de la computadora, con el propósito de relacionar esta variable con el clima organizacional, de preguntó sobre el nivel de satisfacción en usar la tecnología, pues no es suficiente tener personal capacitado si éste ofrece resistencia al uso de las herramientas. El diagnóstico mostró como se muestra en el gráfico de la figura #10, que la gran mayoría se siente a gusto, seguida por la sensación de sentirse seguros. Estas actitudes del personal hacia la computación refuerzan los alcances del PIIAD® al contar con un mayor porcentaje de certeza de que los alcances del PIIAD® en materia de uso de la tecnología no contarán con resistencia por parte del Stakeholders (Implicados en el proyecto) más importante del proyecto PIIAD®, que es en esencia, el docente.

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FIGURA Nº 11 SOFTWARE MÁS UTILIZADO POR EL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006


El PIIAD® como aplicación utiliza en su mayoría las aplicaciones de Word® y Excel® de Microsoft® por ser las aplicaciones más populares y difundidas por precio y accesibilidad. Por ésta razón, y siempre con el objetivo de diseñar el plan estratégico del PIIAD®, se diagnosticó el conocimiento de estas herramientas, y los resultados fueron positivos para el desarrollo de los requerimientos del PIIAD®. El 100% de los docentes muestran tener conocimiento de ambos programas de computo, por lo que el PIIAD® nuevamente se asegura eliminar el riesgo de contemplar utilizar un programa que vaya a ser rechazado por el usuario. Nuevamente se hace necesario explicar al lector, que en la escuela se sometió a coaching a los docentes que no sabían utilizar esos programas, y actualmente se ha logrado contar con un proceso de escalabilidad, donde mayor cantidad de docentes entrenados en esos programas, entrena a los que no lo sepan utilizar. Este procedimiento de Coaching y de Escalabilidad son parte del clima organizacional de la institución. Ambos procedimientos refuerzan no sólo la optimización de la gestión profesional, sino que además, crean un ambiente de RRHH positivo.

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FIGURA Nº 12 CANTIDAD DE CUENTAS DE CORREO USADAS POR EL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006


Como parte del diagnóstico diseñado para la valoración de las condiciones de los stakeholders y del clima organizacional, se dispuso medir el acceso, conocimiento y uso de la Internet. Es esta variable, lamentablemente no todo el personal docente cuenta con cuentas de correo. Es por ello que dentro del alcance contemplado en el plan estratégico del PIIAD®3 se incluyó la creación de cuentas de correos para todos los usuarios registrados del PIIAD®. La inclusión de éste servicio es importante en el proceso subsecuentes de diseminación del proyecto PIIAD®, pues dentro de la fase 5 se contempla el intercambio de información a distancia. PIIAD® ha sido diseñado como una aplicación de usuario, pero en su interior cuenta con una base de datos que proveerá información sobre indicadores tales como, situación social, económica, pedagógica, administrativa de los centros educativos, comunidades y población estudiantil donde se implemente el proyecto. Por la tanto la conectividad e intercambio de datos es vital para alimentar la base de datos, ya no de forma aislada, sino por regiones, permitiéndose la comparación y la previsión de factores negativos en el sistema educativo.

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FIGURA Nº 13 ACCESIBILIDAD A LA INTERNET DESDE LOS HOGARES DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006


La accesibilidad por parte del docente fue medida como consecuencia de la conectividad que será parte del PIIAD® en su fase 5 y posterior. En este indicador se obtuvo el resultado de que la mayoría de los docentes no cuenta con acceso desde sus hogares. Es por esa razón que para mitigar el riesgo, se consideró como una prioridad diseñar al PIIAD® con funciones off-line, es decir, que los docentes puedan llenar plantillas en Word® y luego insertadas a la base de datos, sin necesidad de estar on-line. (Off-line significa en el ámbito de la Internet, estar desconectado de la red aunque no de los programas, y on-line significa que la aplicación debe estar intercambiando información a través de la Internet para que funcione). El PIIAD® contempló además a aquellas comunidades ,donde se llegue a implementar el proyecto, que no tengan accesos telefónicos y por lo tanto no puedan acceder a la red de Internet.

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FIGURA Nº 14 ACCESIBILIDAD A LA INTERNET FUERA DEL HOGAR DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006


La accesibilidad a la Internet por aparte de los docentes, por medios externos a sus hogares muestra la actitud hacia la tecnología. Esta actitud es importante al momento de contemplar en las fases futuras del PIIAD la inclusión de nuevos servicios y funciones Web dentro del proyecto. Así por lo tanto en la fase PIIAD®3 se contempla la inclusión de requerimientos y diseño de un portal a través de un sitio Web que funcionará en la fase 4, pero cuya optimización se espera para la fase 5. Nuevamente, el diagnosticar esta variable fue vital para la aclaración del alcance del PIIAD® no sólo como aplicación corriendo en un centro educativo, pero como un medio a futuro de diseminación de información, donde a través de un portal con características educativas, proveerá de retroalimentación a aquellos visitantes virtuales que accedan la Internet.

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FIGURA Nº 15

FRECUENCIA ACCESO SEMANAL A LA INTERNET POR PARTE DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006 Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

El uso de la Internet por el momento por parte de los docentes es aun incipiente. Por ello el equipo de proyecto del PIIAD® deberá diseñar las estrategias para la creación de la cultura hacia el uso de la Internet. Una de estas estrategias de momento será el proveer a cada docente de una cuenta de correo electrónico para fomentar el uso de este medio como un instrumento de comunicación.

FIGURA Nº 16

FRECUENCIA USO SEMANAL DEL COMPUTADOR POR PARTE DEL PERSONAL DOCENTE USUARIO DEL PIIAD EN EL 2006 Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

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La frecuencia en el uso del computador muestra buenos rangos semanales, mostrando la condición de la cultura tecnológica del personal y por tanto disposición a aceptar nuevas herramientas a corto plazo. Estas herramientas serán dadas por el PIIAD® en su fase 3 y con ello se reducen los riesgos de rechazo a la herramienta y por lo tanto al proyecto. 2.1.6 ASOCIACIÓN DE EMPRESARIOS PARA EL DESARROLLO (AED) La Asociación Empresarial para el Desarrollo AED, es la gestionaria de los fondos con los que se implementa la fase operativa del PIIAD®, y es la gestionaria estratégica del proceso de conexión de entes afines para la diseminación del PIIAD® hacia centros educativos públicos en Costa Rica. La AED se comunica con el realizador del software CENFOTEC por medio de ASIS. Al mismo tiempo AED hace uso de los recursos docentes de la Escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro para la realización de reuniones de información del PIIAD® en las escuelas que forman parte de sus programas.

2.1.7 ASOCIACIÓN PARA LA INNOVACIÓN SOCIAL (ASIS) La Asociación para la Innovación Social (ASIS) fue creada por docentes de la Escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro y miembros de la comunidad de San Rafael Abajo de Desamparados para planear, desarrollar y ejecutar proyectos sociales con miras a la mejora de la salud mental y física de los habitantes de la comunidad, y muy especialmente la de los niños, niñas y jóvenes. ASIS es la gestionaria ante la AED del Proyecto PIIAD®. La interacción de ASIS es diversa y se resume de la siguiente manera: 1. Gestionar y administrar donaciones privadas para el desarrollo e implementación del PIIAD®. 2. Vincular a los desarrolladores del software (CENFOTEC) con los usuarios, que son en principio los docentes de la escuela de Excelencia Elías Jiménez Castro.

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3. Poseer los derechos intelectuales del software PIIAD®. 4. Servir de mediadora entre AED y CENFOTEC en la realización del PIIAD®. 5. Ser la ejecutante del proceso de diseminación del PIIAD®. 6. Ser la capacitadora en el uso del software PIIAD® a los docentes que pertenezcan a los centros educativos parte del proyecto de diseminación. 2.1.8 ESCUELA DE EXCELENCIA ELÍAS JIMÉNEZ CASTRO La Escuela de Elías Jiménez Castro fundada en 1965 y situada en el cantón tercero Desamparados, en el distrito 11 San Rafael Abajo y en la provincia de San José, posee estudiantes de un estrato social medio y bajo en un distrito altamente poblado con un promedio de 9 habitantes por metro cuadrado. No obstante estas circunstancias, la escuela esta considera entre las mejores del país, con una capacidad de autogestión extraordinaria, que le permite realizar en un 100% los proyectos que se proponen. La interacción de la escuela con el PIIAD® radica en que sus docentes han sido los precursores del proyecto, son los principales usuarios y responsables de validar el proyecto. El director de la escuela además de ser miembro de ASIS, ha impulsado de manera eficiente la puesta en marcha del PIIAD® desde sus comienzos, a través del apoyo administrativo y jerárquico que él posee sobre el clima organizacional de la escuela. PIIAD® se ejecuta actualmente en la escuela Elías Jiménez Castro, donde se validan los requerimientos y se diseñan los nuevos planes estratégicos que luego serán integrados a las fases subsecuentes del PIIAD® para que finalmente se comparta el proceso ya terminado con los demás centros educativos que la AED integre al proceso de diseminación.

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2.1.9 CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN (CENFOTEC) El CENFOTEC es el responsable bajo encargo de la confección del software PIIAD®. ASIS realiza los pagos al CENFOTEC con el dinero girado por la AED. El CENFOTEC tiene un interés especial por el desarrollo del PIIAD® ya que éste es uno de los pocos proyectos que abarca todos los procesos en el diseño y realización de un software, con la ventaja de que será implementado a nivel nacional y será sujeto de modificaciones y crecimiento.

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2.2 TEORÍA DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS 2.2.1 CONCEPTOS GENERALES El presente proyecto final de graduación citará las áreas de conocimiento planteadas por la metodología del PMI dentro de los cinco grupos de procesos de dirección de proyectos con el propósito de crear las plantillas necesarias para el usuario final para ser utilizadas como herramientas estandarizadas en el proceso de administración del proyecto de diseminación del PIIAD®. El PFG tendrá como entregable final un conjunto de plantillas que guiarán al gerente de proyectos de ASIS en su proyecto de diseminación del PIIAD® , por tanto sólo se diseñarán aquellas plantillas pertenecientes a los grupos de procesos de las áreas de conocimiento pertinentes a los procedimientos reales de implementación.(Ver figura 17)

FIGURA Nº 17

Descripción general de las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos y de los Procesos de Dirección de Proyectos

Fuente: (Figura 1-1, pág. 11.Guía del PMBOK®) 3 Edición2004 ,Project Management InstituteNewtown Square, PA. USA

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2.2.2 CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS E INTERESADOS El ciclo de vida del proyecto de diseminación del proyecto PIIAD® tiene a los siguientes participantes o interesados:

ASIS: Asociación para la Innovación Social.

AED: Asociación Empresarial para el Desarrollo.

PIIAD: Proyecto de Informatización Integral para el Alto Desempeño. Las participaciones de éstos interesados son diferentes, intervienen en diferentes momentos y su integración al proyecto obedece a ciclos de vida distintos. Cada uno de ellos tiene por sí mimo su propio ciclo , los cuales se derivan un gran ciclo general pautado por el PIIAD®. El PIIAD® ha sido un proyecto con un ciclo de vida bien definido desde su comienzo. Su ciclo de vida está dosificado en fases y cada una de ellas posee su propio ciclo de vida. Al mismo tiempo todo el proyecto en conjunción con los otros interesados presente diferentes ciclos según sea el ámbito de estudio. Para su explicación se utilizará la definición dada por el PMBOK en el cuadro siguiente.

FIGURA Nº 18

Secuencias de fases típicas en un ciclo de vida del proyecto. Fuente: (Figura 2-3, pág. 21.Guía del PMBOK®) Tercera Edición2004 ,Project Management Institute

Newtown Square, PA. USA

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Así por lo tanto, el PIIAD en sí mismo posee una fase inicial, una intermedia y una final. Pero cada una de sus 5 fases posee igualmente una fase inicial, una intermedia y una final. Por otra parte, la interacción e integración del PIIAD con la AED posee un ciclo de vida dividido en las misma fases.

FIGURA Nº 19

INTERACCIÓN DE LOS INTERESADOS EN LOS DIFERENTES CICLOS DE VIDA SEGÚN ÁMBITO EN EL DESARROLLO Y DISEMINACIÓN DEL PIIAD®


La figura anterior muestra que el PIIAD posee como proyecto en sí mismo una dosificación o planificación de 5 fases. La AED posee 3 fases dentro del proyecto, pero su integración al PIIAD ocurre durante la fase 3 del PIIAD. Así mimo, ASIS ha estado integrada al PIIAD desde su comienzo y lo estará hasta el final pues es su gestora. La figura muestra que AED y ASIS llevarán a un proceso de implementación al PIIAD cuando incluso éste ya haya terminado en su fase 5. Este proceso es precisamente el de implementación del PIIAD como producto terminado, y esta fase es el objeto de investigación del presente PFG.

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2.2.3 INTERESADOS EN EL PROYECTO Y SU RELACIÓN

FIGURA Nº 20 INTERACCIÓN Y FLUJO DE PROCESOS EN EL PIIAD® A NIVEL LOCAL (CENTRO EDUCACTIVO)

Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006) Los primeros interesados en el proyecto PIIAD® son los estudiantes, cuyos desempeños académicos serán valorados de manera conjunta con sus situaciones emocionales, psicológicas, sociales y económicas. Así por lo tanto y siguiendo la figura superior, los docentes utilizarán las computadoras a través de las herramientas de Word®, Excel®, principalmente. Estas aplicaciones de la suite de Microsoft® Office recabarán información académica , social, económica, psicopedagógica del estudiante a través de un programa hecho por el CENFOTEC y que integra a las aplicaciones de Word® y Excel® para generar indicadores de desempeño en tiempo real. Estos indicadores se almacenan en bases de datos que permitirán la minería de datos y generar estadísticas a nivel local. Esta información permite a los docentes y a la administración del centro educativo tomar decisiones para las acciones preventivas y correctivas necesarias.

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FIGURA Nº 21

INTEREACCIÓN Y FLUJO DE PROCESOS EN EL PIIAD® A NIVEL DE RED (TODO EL PAÍS) Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006

Una vez que el PIIAD® se haya instalado en un centro educativo y sus docentes aprendan a utilizarlo y lo pongan en ejecución de manera sistematizada, el PIIAD® a través de su base de datos centralizada permitirá la migración constante de la información obtenida en los diferentes centros educativos donde esté siendo implementado. La información que se guarda en la base de datos podrá ser interpolada según las variables que se necesiten estudiar. Este proceso permitirá generar estadísticas segmentadas ya sea por circuitos escolares, regiones educativas, cantones, provincias, o por rangos como género, edad, conformación familiar y otras. La obtención de los indicadores a través de estadísticas en tiempo real, permiten a los planificadores y gestores de proyectos educativos, sociales y económicos el desarrollar portfolios, programas y proyectos para la prevención y corrección de factores que estén obstaculizando el desarrollo

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equitativo de la riqueza, del aprovechamiento de los recursos, de la disminución de la pobreza, de la radicación de la deserción escolar y muchos otros factores que hasta el momento solo son identificados a través de censos de población realizados cada 10 años.

FIGURA Nº 22 INTERACCIÓN ENTRE LOS INTERESADOS(STEAKHOLDERS)

EN EL PIIAD® A NIVEL DE RED (TODO EL PAÍS) Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006

En la figura superior se muestran las interacciones entre los interesados que se detallan de la siguiente manera:

ASIS como el gestor de la iniciativa de crear PIIAD®.

AED como el facilitador logístico de diseminación y proveedor de recursos financieros.

MEP como el ente que permite la implementación y diseminación legal del PIIAD®.

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2.2.4 PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

FIGURA Nº 23

MATRIZ DE RELACIÓN ENTRE LOS INTERESADOS(STEAKHOLDERS) EN EL PROCESO DE DISEMINACIÓN DEL PIIAD® Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

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El proyecto de diseminación del PIIAD® ha sido estandarizado su ciclo de vida dentro de las cinco fases que establece el PMI a través del PMBOK 2004. Los tres stakeholders o involucrados que interactuarán de manera estrecha durante el proyecto serán: ASIS, AED y los centros educativos seleccionados para la implementación. Como se muestra en la figura anterior, cada involucrado posee un rol según la fase del ciclo de vida, y algunas acciones o responsabilidades son cíclicas o de retroalimentación. Tanto el inicio como el cierre el proyecto es realizado por ASIS. La AED ejecuta seguimiento y control como entrada de sus procesos internos para generar como salida el financiamiento y apoyo tanto a los centros educativos como a ASIS.

FIGURA Nº 24

PERFIL DE LOS INTERESADOS(STEAKHOLDERS) EN EL PROCESO DE DISEMINACIÓN DEL PIIAD®


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Cada uno de los involucrados dentro del proceso de diseminación del PIIAD® tiene un perfil conocido por los demás miembros del equipo, lo cual permite la designación de responsabilidades y tareas acordes con las habilidades de los miembros. Los involucrados provienen de diferentes organizaciones involucradas y el ente que las interrelaciona y coordina es ASIS.

FIGURA Nº 25

MATRIZ DE RELACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERTAIVA DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE DISEMINACIÓN DEL PIIAD®

Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006) De manera mas sucinta y gráfica se observa en la figura superior la jerarquía estratégica en el proyecto de diseminación del PIIAD®. La jerarquía operativa y organizacional no existe como tal en virtud de que el equipo está integrado por diferentes entes interesados. La interrelación de por medio

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de la coordinación, reuniones y consenso a través de reuniones programadas por los interesados y aprobadas por todos.

FIGURA Nº 26

MATRIZ DE PLANTILLAS EN EL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO DE DISEMINACIÓN DEL PIIAD® Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

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La figura superior es la matriz última y resumida del PFG que brindará las pautas para el diseño de las plantillas que permitan la administración de procesos de manera estandarizada en la diseminación del PIIAD®. 2.2.5 APLICACIÓN AL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN A continuación se ofrece el proceso de diseño y elaboración de las plantillas personalizadas a la Asociación para la Innovación social ASIS para su proyecto de diseminación del PIIAD®. Cada una de las plantillas habrá de ser diseñada especial y específicamente para ASIS. Se habrán de tomar en cuenta únicamente los procesos de áreas de conocimiento que apliquen para la conformación organizacional de ASIS, así como para los requerimientos estratégicos y operativos en su proyecto de diseminación del PIIAD. En el apartado del marco metodológico se justifica la obtención del conocimiento que permitirá el diseño de la matriz para el Plan General de Gestión del Proyecto, detallado en el apartado 4 de Desarrollo.

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3. MARCO METODOLÓGICO Para la realización del presente proyecto final de graduación se habrá de utilizar el método inducción- deducción que se basa el procedimiento de inferencia fundamentado en la lógica para emitir el razonamiento. Se observarán los fenómenos y situaciones que estén asociados y por medio de la inducción se intentará descubrir las leyes o principios que permiten ésta asociación. La investigación se categoriza como de campo, donde ésta se realiza directamente en el medio donde se seleccionó trabajar el PFG. Las herramientas de apoyo serán: la observación histórica, la observación controlada, el acopio de antecedentes por medio de cuestionarios, entrevistas y encuestas. Los métodos de observación de campo utilizará como herramientas de recolección de información la encuesta, la entrevista y la validación de expertos.

FIGURA Nº 27

PROCEDIMIENTO INTERGRADO TEÓRICO-METOLOÓGICO PARA LA CONFECCIÓN DEL PFG Fuente: (Juan Carlos López Salazar ,2006)

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FIGURA Nº 28 PROCEDIMIENTO METOLOÓGICO PARA LA CONFECCIÓN DEL PFG

Fuente: (Juan Carlos López Salazar ,2006)

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4. DESARROLLO 4.1 Matriz de Integración de los grupos de procesos, áreas de conocimiento y plantillas.

FIGURA Nº 29

Matriz de Integración de los procesos y áreas de conocimiento del Plan de Gestión del Proyecto (PGP) Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

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4.2 Fase de Inicio

FIGURA Nº 30

Fase de Inicio PGP-PIIAD Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

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4.3 Fase de Planificación

FIGURA Nº 31

Fase de Planificación PGP-PIIAD Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

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4.4 Fase de Ejecución con los subprocesos de Seguimiento y Control

FIGURA Nº 32

Fase de Ejecución , Seguimiento y Control PGP-PIIAD Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

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4.5 Fase de Cierre

FIGURA Nº 34

Matriz de Integración de los procesos y áreas de conocimiento del Plan de Gestión del Proyecto Fuente: (Juan Carlos López Salazar, 2006)

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4.6 Proceso de diseño de las plantillas Con base el diseño de la Matriz de Integración de los grupos de procesos, áreas de conocimiento y la dosificación de las plantillas a lo largo del Plan de Gestión del Proyecto se procede a mostrar el proceso de creación de las plantillas que conformarán el manual de uso para ASIS.

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Plantilla para Plan de Gestión del Proyecto (ASIS- PIIAD®) PGP-ASIS/PIIAD0001_2006 “El proceso Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto incluye las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestión del proyecto. El contenido del plan de gestión del proyecto variará de acuerdo con el área de aplicación y la complejidad del proyecto. Este proceso da como resultado un plan de gestión del proyecto que se actualiza y revisa a través del proceso Control Integrado de Cambios. El plan de gestión del proyecto define cómo se ejecuta, se supervisa y controla, y se cierra el proyecto. El plan de gestión del proyecto documenta el conjunto de salidas de los procesos de planificación del Grupo de Procesos de Planificación e incluye: • Los procesos de dirección de proyectos seleccionados por el equipo de dirección del proyecto • E l nivel de im plem entación de cada proceso seleccionado • Las descripciones de las herram ientas y técnicas que se utilizarán para llevar a cabo esos procesos. • C óm o se utilizarán los procesos seleccionados para dirigir el proyecto específico, incluidas las dependencias y las interacciones entre esos procesos, y las entradas y salidas esenciales. • C óm o se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto • C óm o se supervisarán y controlarán los cambios • C óm o se realizará la gestión de la configuración • C óm o se actualizará y usará la integridad de las líneas base para la m edición del rendim iento • La necesidad y las técnicas para la com unicación entre los interesados • E l ciclo de vida del proyecto seleccionado y, para los proyectos de múltiples fases, las fases del proyecto relacionadas • Las revisiones clave de dirección acerca del contenido, la extensión y la oportunidad para facilitar la gestión de polém ica s sin resolver y decisiones pendientes.

PMI. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos . Tercera Edición. Newton Square, Pennsylvania, USA: PMI.2004

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Entrada de lecciones aprendidas al proceso

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ASIS Asociación para la Innovación Social Codificación de Documentos Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/CD-ASIS/PIIAD_0001_2006 Todos los documentos del proyecto de diseminación del PIIAD, serán estandarizados con las siguientes características obligatorias:

1. Tipo de letra: ARIAL (Regular) 2. Efecto: Negrilla 3. Color: Blanco sobre fondo negro 4. Tamaño de letra: 12 5. Logotipo: ASIS en color en formato JPG en el encabezado de cada documento. 6. Titulo principal del documento en letra ARIAL BLACK en tamaño 16. 7. Código identificador en letra TREBUCHET en tamaño 11. 8. Código identificador del documento con las siguientes partes:

0001/AAP-ASIS/PIIAD_0001_2006 Código del centro educativo / iniciales del tipo de documento – iniciales del gestor/ iniciales del proyecto + consecutivo de 4 dígitos del o las páginas pertenecientes a ese documento_ año de la edición del documento. Ejemplo: Si a nivel interno ASIS le asigna a la escuela Elías Jimenez Castro el código 51, entonces la página 2 del acta de aprobación del proyecto se vería con el siguiente código de consecutivo:

0051/AAP-ASIS/PIIAD_0002_2006

ARIAL (REGULAR) 12

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En la agenda y minutas (0001/SC-ASIS/PIIAD_0001_2006) se aplican varias nomenclaturas y códigos que se detallan a continuación: Nomenclatura de tipo de cambio Significado CT Cambio en el tiempo (cronograma) CC Cambio en el coste CRRHH Cambio en el recurso humano Nomenclatura del impacto de los cambios

IRRHH Impacto en el recurso humano IT Impacto en el Tiempo (cronograma) IC Impacto en el costo A Alto B Bajo M Moderado Nomenclaturas del Avance R= Retrasado T= A tiempo A= Adelantado P= Postergado C=

Cancelado Nomenclaturas del Estado A = Aceptable I= Inaceptable M= Modificar En el control de cambios se aplica la siguiente codificación: 0051:CQ_001= El 0051 es el código del centro educativo, CQ es el tipo de cambio y 001 es el consecutivo del cambio dentro de su clase. Así por ejemplo 0051:CT_012 significaría: Cambio número 12 en el cronograma en la escuela Elías Jiménez Castro. En el impacto IRH/A se leerá: Impacto Alto en el Recurso Humano

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ASIS Asociación para la Innovación Social Factores Ambientales de ASIS Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/FA-ASIS/PIIAD_0001_2006

Descripción de la cultura organizativa: Naturaleza de ASIS

Conformación Miembros

Interacción y jerarquías

Descripción de los sistemas de Información:

Sistema de comunicación Sistema de consensos Controles de legalidad

Reserva del RRHH (Activos de RRHH)

Perfiles profesionales Perfiles sociales

Disponibilidades y competencias

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ASIS Asociación para la Innovación Social Enunciados para el Proyecto Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/EP-ASIS/PIIAD_0001_2006

Misión de ASIS: Visión de ASIS:

Objetivos de ASIS: Director de proyectos de ASIS:

Misión de PIIAD: Visión de PIIAD:

Objetivos de PIIAD: Director de proyectos de PIIAD:

Relación de la integración de ASIS con PIIAD

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ASIS Asociación para la Innovación Social Activos de los Procesos de ASIS Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/ACTPRO-ASIS/PIIAD_0001_2006 Políticas: Políticas de toma de decisiones Políticas del consenso Políticas del manejo de diferencias Políticas para manejo de conflictos Procedimientos: Procedimientos éticos Procedimientos operativos Lecciones aprendidas:

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Plantilla para el Enunciado del Alcance del Proyecto (ASIS- PIIAD®) PGP/EA-ASIS/PIIAD0001_2006 “E l enunciado del alcance del proyecto es la definición del proyec to, los objetivos que deben cumplirse. El proceso Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) aborda y documenta las características y los límites del proyecto, y sus productos y servicios relacionados, así como los métodos de aceptación y el control del alcance. El enunciado del alcance del proyecto incluye: • O bjetivos del proyecto y del producto • R equisitos y características del producto o servicio • C riterios de aceptación del producto • Lím ites del proyecto • R equisitos y productos entregables del proyecto • R estricciones del proyecto • A sunciones del proyecto • O rganización inicial del proyecto • R iesgos iniciales definidos • H itos del cronogram a • E D T inicial • E stim ación de costes de orden de m agnitud • R equisitos de gestión de la configuración del proyecto • R equisitos de aprobación

PMI. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos . Tercera Edición. Newton Square, Pennsylvania, USA: PMI.2004

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ASIS Asociación para la Innovación Social Enunciado del Alcance Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/EA-ASIS/PIIAD_0001_2006 Objetivo del Proyecto: Producto entregable del proyecto: Requisitos del entregable: Criterios de aceptación del entregable: Límites temporales del proyecto: Límites operativos del proyecto: Restricciones del proyecto: Condiciones que se asumen para inicio del proyecto:

Prerrequisitos del centro educativo: Riesgos Iniciales Definidos:

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0001/EA-ASIS/PIIAD_0002_2006

Organización Inicial del Proyecto Quién(es) inicia:

Cuándo inicia: Cómo inicia:

Dónde inicia: Con quién(es) inicia:

Quién lidera: Quién realiza solicitudes:

Quién autoriza solicitudes: Procedimiento de solicitud:

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0001/EA-ASIS/PIIAD_0003_2006 Organización Inicial del Proyecto

Quién inspecciona: Quién solicita informes: Quién redacta informes:

Quién aprueba los informes: Quién solicita cambios:

Quién aprueba los cambios: Procedimiento de solicitud de cambios:

Quién cierra proyecto: Quién aprueba desembolsos: Quién autoriza desembolsos:

Quién recibe y firma desembolsos: Requisitos para el inicio del proyecto: ASIS AED Centro Educativo

RRHH capacitado RRHH disponible RRHH autorizado

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0001/EA-ASIS/PIIAD_0004_2006 Presupuesto Inicial del Proyecto

Extractos o fases Rubro o gasto Coste

Total ¢

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0001/EA-ASIS/PIIAD_0005_2006 Fase Descripción de la

fase Entregables en la

fase para pasar a la siguiente

Nivel de cumplimiento en la fase en ejecución

Cambios o Pendientes para

pasar a la siguiente fase

Autorización para pasar a

fase siguiente

PIIAD1 PIIAD2 PIIAD3 PIIAD4 PIIAD5 PIIAD6

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0001/EA-ASIS/PIIAD_0006_2006 1. Responsable por ASIS 2. Responsable por el Centro Educativo 3. 4. 5. 6.

7.

8. Presidenta de ASIS 9. 10. ___________________________________________ 11. Nombre y cédula

12. Firma Director del Centro Educativo 13. 14. ______________________________________ 15. Nombre y cédula

Fecha y lugar de la firma:

Número de páginas: Nota. Antes de firmar confirme que el número total de página estipulado aquí coincida con las leídas, revisadas y aprobadas por los arriba firmantes.

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ASIS Asociación para la Innovación Social ACTA DE CONSTITUCIÓN Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/AC-ASIS/PIIAD_0001_2006 ASIS Director del proyecto: Comunica a: Función(es) del director de proyecto: Restricciones del director de proyecto:

Descripción del Proyecto: Producto(s) esperado(s): Justificación del Proyecto:

Centro educativo involucrado: Director del centro educativo: Responsable(s) designados: Responsabilidades y tareas: Entregable(s): Restricciones:

Cronograma de Hitos de Control: Cronograma de Entrega de informes:

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ASIS Asociación para la Innovación Social ACTA DE APROBACIÓN Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/AAP-ASIS/PIIAD_0001_2006 La Asociación para la Innovación Social ASIS cédula jurídica 3-002-345179, por medio de la presente acta de Aprobación procede a iniciar de manera formal el proyecto de diseminación de su Proyecto PIIAD® bajo las condiciones especificadas y acordadas por las partes involucradas tanto en el documento de Enunciado del Alcance (PGP/EA-ASIS/PIIAD0001_2006) como el acuerdo firmado en el Acta de Constitución (PGP/AC-ASIS/PIIAD0001_2006). Al firmar los involucrados este documento, se procede a aceptar por todas las partes la conformidad con los documentos anteriormente citados, y a brindar los informes y bitácoras solicitadas y calendarizadas para los procesos de seguimiento y control de ASIS. Responsable por ASIS Responsable por centro educativo Responsable por el Patrocinador Nombre: Cédula: Cargo: ___________________________________ Firma y cédula

Nombre: Cédula: Cargo: ___________________________________ Firma y cédula


Cita: Fecha:

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ASIS Asociación para la Innovación Social ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/ACP-ASIS/PIIAD_0001_2006 La Asociación para la Innovación Social ASIS cédula jurídica 3-002-345179, por medio de la presente acta de Cierre del Proyecto con sita en:_______________________________, en la fecha de________________________ procede a concluir de manera formal su participación en el proyecto de diseminación de su Proyecto PIIAD® en el centro educativo:________________________ Código asignado por ASIS____. Se da por concluido y aceptado que las condiciones especificadas y acordadas por las partes involucradas tanto en el documento de Enunciado del Alcance (PGP/EA-ASIS/PIIAD0001_2006),en el Acta de Constitución (PGP/AC-ASIS/PIIAD0001_2006) y en al Acta de Aprobación del Proyecto (PGP/AAP-ASIS/PIIAD0001_2006) fueron alcanzadas de manera satisfactoria por todas las partes involucradas. Así mismo con la firma de este documento las partes admiten y aceptan que su firma es de manera libre y por convicción al aceptar la conclusión final del proyecto. Al firmar los involucrados este documento, se procede a aceptar por todas las partes la conformidad con los alcances en los documentos anteriormente citados, y por lo tanto rechazan posteriores peticiones, solicitudes reclamos o quejas con respecto del alcance del proyecto leído, entendido y aceptado por las partes previamente al inicio del proyecto. Responsable por ASIS Responsable por centro educativo Responsable por el Patrocinador Nombre: Cédula: Cargo: ___________________________________ Firma y cédula



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ASIS Asociación para la Innovación Social INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/ICP-ASIS/PIIAD_0001_2006 Objetivo General

Alcance realizado: Objetivos Específicos

Alcance realizado: Control de Cambios Cambio ejecutado Motivo del cambio Responsable del cambio Acción correctiva tomada Desempeño del Recurso Humano Nombre del involucrado Función Perfil Evaluación del

desempeño

67


0001/ICP-ASIS/PIIAD_0002_2006

Original (Planeado) Real (Ejecutado) Diferencia Tiempo

Costo

Alcance

68


0001/ICP-ASIS/PIIAD_0003_2006

Lecciones Aprendidas RRHH = Recursos Humano T = Tiempo C = Costo A = Alcance Código Situación enfrentada Estrategia empleada Lección aprendida 0001:RRHH-001

0001:T-001 0001:C-001 0001:A-001

El código 0001:RH-001 significa: El 0001 es el código del centro educativo, el RH es el área de conocimiento de retroalimentación de la lección aprendida y el 001 es el consecutivo de la lección aprendida dentro del área de conocimiento respectiva.

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ASIS Asociación para la Innovación Social INFORME A PATRONIZADORES Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/IP-ASIS/PIIAD_0001_2006

Sobre el logro del alcance Sobre el rendimiento del presupuesto Sobre el rendimiento del cronograma Sobre la calidad del producto final Actividades en proceso

Actividades eliminadas o incluidas y sus justificaciones

Situaciones especiales presentadas

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ASIS Asociación para la Innovación Social Seguimiento y Control: Agenda Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/SC-ASIS/PIIAD_0001_2006Agenda Agenda #_____ Fecha:___ / ___ 2006 Hora de inicio:___ : ___ Objetivo o tema principal:

Contenidos a tratar (en orden de prioridad)

Persona que inicia tema Tiempo aprobado para exposición

Tiempo utilizado en la exposición

1. 2. 3. 4. 5. Convocados a reunión Nombre Institución Rol en la reunión Asistencia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nomenclatura para control de asistencia a reunión

AI Ausencia Injustificada

AJ Ausencia Justificada

DR Delegó representante

P Presente

PT Presente pero tarde

PR Presente pero se retiró

Nota: La condición de la asistencia se anota AL FINALIZAR la reunión.

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ASIS Asociación para la Innovación Social Seguimiento y Control: Agenda Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Agenda Agenda #_____ Fecha:___ / ___ 2006 Hora de cierre:___ : ___ Acuerdos Tema Observaciones Acuerdo 1. 2. 3. 4. 5. Validación de acuerdos Por ASIS Por convocado 1 Por convocado 2 Nombre: _______________________________ Firma__________________________________

Nombre: _______________________________ Firma__________________________________

Nombre: _______________________________ Firma__________________________________

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ASIS Asociación para la Innovación Social Seguimiento y Control: Minuta de Control Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/SC-ASIS/PIIAD_0001_2006Minuta Minuta #_____ Fecha:___ / ___ 2006 Minuta anterior # _____

Nomenclaturas Estado del Avance R= Retrasado T= A Tiempo Ad= Adelantado P= Postergado C= Cancelado

Actividades POR REVISAR Responsable de la actividad

Avance esperado Estado del Avance

Estado del Alcance

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Nomenclaturas Estado del Alcance

Ac = Aceptable I= Inaceptable M= Modificar

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ASIS Asociación para la Innovación Social Seguimiento y Control: Minuta de Control Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Minuta Minuta #_____ Fecha:___ / ___ 2006 Minuta anterior # _____

Control detallado de cambios Nomenclatura del tipo de impacto: CT = Cambio afecta Tiempo (Cronograma) CC = Cambio afecta costos CRRHH = Cambio afecta recurso humano

Código

Tipo cambio

Cambio hecho

Justificación

Quién solicita cambio

Quién

autoriza cambio

Quién realiza cambio

Nivel de

Impacto 0001:CT_001 A = Alto B = Bajo M = Moderado

0001:CT_001= El 0001 es el código del centro educativo, CT es el tipo de cambio y 001 es el consecutivo del cambio dentro de su clase. Así por ejemplo: 0051:CT_012 significaría: Cambio número 12 en el cronograma en la escuela Elías Jiménez Castro 0051:CRRHH_02 significaría el cambio número 2 en el recurso humano en la escuela Elías Jiménez Castro

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ASIS Asociación para la Innovación Social Seguimiento y Control: Record de Control de Cambios Proyecto de Diseminación del PIIAD®

0001/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Record Minuta #_____ Fecha:___ / ___ 2006 Minuta anterior # _____ Código del involucrado Código tipo cambio Impacto del cambio Código de la minuta con el detalle 0001 0001:CT_001 A 0001/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Minuta 0051 0001:CC_001 B 0051/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Minuta 0032 0001:CC_001 M 0032/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Minuta 0067 0001:CRRHH_001 A 0067/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Minuta 0051 0001:CT_001 M 0051/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Minuta 0051 0001:CT_002 A 0051/SC-ASIS/PIIAD_0002_2006Minuta

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5. CONCLUSIONES Al finalizar exitosamente el proceso de indagación de la necesidades reales de ASIS en su proyecto de diseminación del PIIAD y al haberse diseñado un manual con plantillas para su uso personalizado, la conclusiones más precisas se detallan a continuación:

1. La ciencia de la administración en su modalidad de especialidad en la administración de los proyectos es de uso obligatorio en la ejecución de proyectos si se desea logra con éxito el alcance de un proyecto dentro de los parámetros de tiempo, costo y calidad planeados al inicio.

2. La estandarización de procesos conllevan al orden, entendimiento y claridad en las tareas, responsabilidades y procedimientos por parte de los involucrados en el proyecto.

3. La estandarización permite predecir, mitigar , enfrentar y corregir los riesgos y lograr así terminar con éxito un proyecto.

4. Este PFG logra otorgarle a ASIS un compendio de herramientas estandarizadas para que logre seguir adelante son sus intenciones de diseminar un proyecto de bien social sin fines de lucro.

5. ASIS está integrado por docentes con mucho entusiasmo y espíritu de servicio aunque sus conocimientos en administración de proyectos es empírica, por lo que la realización de un manual paso a paso (1-2-3) le servirá en su propósito. El manual ha sido hecho tomando en cuenta a los usuarios para garantizarse su conocimiento, entendimiento, comprensión, aceptación y por lo tanto uso.

6. Como conclusión final, la administración de proyectos como rama profesional de la administración, es una disciplina que genera y abre nuevos paradigmas en la forma de ver procesos y procedimientos. Una vez concluida esta maestría, no es posible no pensar con base en una metodología estandarizada de administración. Todo se vuelve hacia la búsqueda lógica de optimizar procesos en virtud del tiempo, costo, alcance y calidad.

7. Los directores de los centros educativos y de ONG habrán de dar mayor apoyo a la estandarización en la medida que conozcan de ella.

8. Según la evaluaciones hechas al director de la escuela Elías Jiménez Castro, al Presidenta de ASIS, y al administrador del PIIAD, la utilización de estándares en la administración de proyectos es vital para el logro exitoso de manera eficaz y eficiente.

76

6. RECOMENDACIONES Como recomendaciones cito:

1. Que ASIS utilice las plantillas de manera metódica. 2. Que ASIS involucre a mas de sus involucrados en el aprendizaje formal y académico de

la disciplina de la administración de proyectos. 3. Que AED contribuya con el patrocinio en capacitaciones a los involucrados del proyecto

de diseminación del PIIAD en temas de administración de proyectos. 4. Que se validen los instrumentos y herramientas (Plantillas) por los usuarios finales y los

jerarcas de éstos para lograr una operacionalización posterior eficaz y eficiente. 5. Que los administradores del PIIAD y los dirigentes del ASIS tengan conocimiento de los

conceptos básicos de administración de proyectos estandarizada de manera previa a la utilización de herramientas estandarizadas.

6. Que AED prevea la financiación de capacitaciones no solo del manejo del PIIAD, sino de la administración del proyecto de diseminación.

7. Que AED y ASIS consideren la contratación de un administrador de proyectos para la capacitación de su personal o en su defecto para la administración del proyecto.

8. Que ASIS utilice esta metodología, así como las plantillas para generar un proceso de auto aprendizaje que promueva la identificación de “activos” organizacionales, estratégicos y operativos para ajustar los objetivos, procedimientos y herramientas en futuros proyectos.

9. Que ASIS tenga especial cuidado en las observaciones y recomendaciones que surjan de las lecciones aprendidas y que la valore y considere como activos en su proceso de maduración organizacional.

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7. BIBLIOGRAFÍA CIENTEC (Fundación de Ciencia y Tecnología). Informe del diagnóstico sobre las necesidades de capacitación y materiales didácticos de la escuela Elías Jiménez Castro. Contrato No 011-2004. Septiembre, 2004 Chamoun Nicolás, Juan Yamal. Administración Profesional de Proyectos, La Guía. Distrito Federal, México: Editorial Mc Graw-Hill Interamericana, 2002. 268 p. Cleland David L., king William R. Manual para la Administración de Proyectos. México: Décima reimpresión. Editorial Compañía Editorial Continental. 2005 Davidson Jeff. La Gestión de Proyectos. España: Editorial Prentice Hall,2001 Fundación Cream Helado. Guía práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la ecuación: Conceptos Básicos de Calidad. Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI, 1994. Fundación Cream Helado. Guía práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la ecuación: Etapa de sensibilización. Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI, 1994. Fundación Cream Helado. Guía práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la ecuación: Etapa de planeación estratégica. Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI, 1994. Fundación Cream Helado. Guía práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la ecuación: Etapa de Implementación. Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI, 1994. Fundación Cream Helado. Guía práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la ecuación: Etapa de Mejoramiento. Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI, 1994. Fundación Cream Helado. Guía práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la ecuación: Etapa de Proceso de Mejoramiento Personal. Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI, 1994.

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Fundación Cream Helado. Guía práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la ecuación: Etapa Rol de Director Docente. Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI, 1994. Fundación Cream Helado. Guía práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la ecuación: P rogram a 5’s. Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI, 1994. Gido Jack, James P. Clements. Administración Éxitosa de Proyectos, Distrito Federal, México: Segunda Edición. Editorial Thomson Learning, Inc. 2003. PMI (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. PMBOK Guide. 3 ed. Newtown Square, Pennsylvania, 2004. 392 p. Sapag Chain Nassir, Sapag Chain Reinaldo. Preparación y Evaluación de Proyectos. Chile: Editorial Mc Graw-Hill Interamericana de Chile,2000.

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8. ANEXOS 8.1 DECLARACIÓN DEL ALCANCE Y CHARTES DEL PFG CHARTER (ACTA)

Información principal y autorización de proyecto

Fecha de inicio: Marzo 25, 2006 Nombre de Proyecto: Implementación de estándares de administración de proyectos en la Asociación para la Innovación Social (ASIS) para la diseminación del Proyecto de Informatización Integral para el Alto Desempeño (PIIAD®) en centros educativos públicos en Costa Rica.

Áreas de conocimiento: Gestión de la Integración

Área de aplicación: Administración curricular y pedagógica en centros de educación pública (MEP)

Fecha de inicio del proyecto: Junio 2006 Fecha tentativa de finalización del proyecto: Septiembre, 2006

Objetivos del proyecto: 1. Diagnosticar los procedimientos operativos de ASIS en la diseminación del PIIAD®. 2. Proponer a ASIS los procedimientos y herramientas para la diseminación del PIIAD®. 3. Proveer a ASIS de manuales con plantillas para ejecutar la diseminación del PIIAD®. Descripción del producto: Creación de un manual con plantillas, herramientas y procedimientos estandarizados según metodología del PMI para la implementación y gestión de la diseminación del PIIAD®. Necesidad del proyecto: ASIS debe contar con procesos estandarizados en la administración de proyectos para implementar la diseminación óptima, eficiente y eficaz del PIIAD® a diversos centros educativos heterogéneos. Justificación de impacto: Centros de educación públicos se benefician con la adquisición y utilización del software PIIAD® propiciando la administración eficaz y eficiente de los procesos administrativos y pedagógicos que beneficiarán a los docentes, directores y principalmente a los estudiantes. Restricciones: Manual será diseñado de manera personalizada para uso exclusivo y de ASIS.

Entregables: 1. Compendio del diagnostico del nivel de madurez en proyectos de ASIS. 2. Propuestas de estrategias operativas estandarizadas. 3. Propuestas de estrategias estratégicas para la gestión de la diseminación del PIIAD®. 4. Manual con plantillas, herramientas, y técnicas para la gestión operativa estandarizada del proyecto de diseminación del PIIAD®. Identificación de grupos de interés (stakeholders): Autoridades del MEP, Directores, Docentes, Coordinadores de proyectos, AED, CENFOTEC, ONGs, ASIS, Proyecto Puente de Oportunidades, Estudiantes. Aprobado por:

Firma:

80

Proyecto: PFG MAP30 Implementar estándares de administración de proyectos en la Asociación para la Innovación Social (ASIS) para la diseminación del Proyecto de Informatización Integral para el Alto Desempeño (PIIAD®) en centros educativos públicos en Costa Rica. . Fecha: Abril ___ 2006 Planteo del problema (necesidad, oportunidad) y justificación del proyecto: El proyecto informático tecnológico PIIAD®3 (Proyecto de informatización Integral para el Alto Desempeño) está en fase de implementación y divulgación a centros educativos con una cultura ausente o insipiente en la gestión de proyectos, por ello se hace necesario proveer a ASIS (Asociación para la Innovación Social) de los conocimientos y herramientas para la diseminación e implementación del PIIAD®. Es por tanto, que éste proyecto pretende aplicar los procedimientos, herramientas y conocimientos de la metodología de administración de proyectos del PMI para diseñar y crear plantillas para la gestión exitosa del proyecto. Objetivo(s) del proyecto: 1. Diagnosticar los procedimientos operativos de ASIS en la diseminación del PIIAD®. 2. Proponerle a ASIS los procedimientos y herramientas para la diseminación del PIIAD®. 3. Proveer a ASIS de manuales con plantillas para implementar la diseminación del PIIAD®. Producto principal del proyecto: Manual con plantillas, herramientas, y procedimientos que permitan la diseminación del PIIAD® por parte de ASIS a los centros educativos públicos en Costa Rica. Entregables del proyecto: 1. Compendio del diagnostico del nivel de madurez en proyectos de ASIS. 2. Propuesta de estrategias operativas estandarizadas para la diseminación del PIIAD®. 3. Manual con plantillas, herramientas, y técnicas para la gestión operativa estandarizada del proyecto de diseminación del PIIAD® bajo los estándares del PMI. Supuestos: Se asume que el sustentante podrá acceder a toda la información necesaria, así como a las validaciones obligadas para poder generar un trabajo objetivo cuyo alcance sea eficaz y eficiente a los propósitos no sólo del PFG, sino de los involucrados finales. Así mismo, se asume una posición positiva y anuente a colaborar en la realización de los entregables finales del éste PFG y al uso de éstos por parte del usuario final para quién se habrá de personalizar y realizar dichos entregables. Restricciones: En cuanto a las restricciones, se aclara que los alcances y usos del presente PFG se limitarán a la presentación de la propuesta de las herramientas y métodos valorados, diseñados y personalizados para un usuario final con fines muy específicos. Por motivo de los diferentes tiempos de ejecución que manejan el PFG y el Proyecto PIIAD que es para el cual se habrán de diseñar los entregables finales, escapa de los objetivos y del alcance de éste PFG el verificar la implementación y sus resultados en dicha ejecución.

SUSTENTANTE - UCI · Bandera Azul Ecológica y su máximo de tres estrellas. La escuela Elías...

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