Tablas

Dinámicas en

Excel 2010

Juan Carlos Compean Pulido

Subdirección de Tecnologías de Información

Octubre 2010

OBJETIVOS

Entender la importancia de las Tablas Dinámicas para simplificar el análisis de

grandes cantidades de datos.

Comprender las áreas de una Tabla Dinámica y como cruzar y filtrar la

información para obtener los resultados deseados.

INTRODUCCIÓN A LAS TABLAS DINÁMICAS

Para muchas personas estas herramientas son una funcionalidad desconocida de

Excel, incluso usuarios avanzados desconocen su gran potencial. Podría decirse, sin

exagerar que las tablas dinámicas son una de las herramientas más potentes de Excel.

Una tabla dinámica nos permite sintetizar los datos de que disponemos para

poder analizarlos.

Ante el desconocimiento del potencial de Excel,

no es de extrañar que algunas empresas gasten mucho

dinero y tiempo en desarrollos a la medida para obtener

los mismos resultados que podrían obtener sabiendo

utilizar las tablas dinámicas.

EJEMPLO PRÁCTICO DE TABLAS DINÁMICAS

La siguiente tabla agrupa un listado de expositores, ciudades donde han

trabajado, sueldo pagado y horas trabajadas:

En esta tabla están los datos que necesitamos para responder a las siguientes

preguntas:

¿Cuantas conferencias se han dado en Monterrey?

¿Cuánto ha ganado Nuria Velázquez y Cristina García?

¿Cuál es el número de horas que Nuria Velázquez ha dado en

Guadalajara?

¿Cuál es el sueldo promedio de cada conferenciante?

¿Y el sueldo medio por ciudad?

Y así, con este tipo de preguntas podíamos seguir y seguir.

Puede hallarse la solución sin emplear tablas dinámicas, pero es muy

complicada, laboriosa y, sobre todo, de un sólo uso, esto es, podemos diseñar

complicadas fórmulas empleando funciones lógicas, por ejemplo, pero sólo valdrán para

el caso concreto que se analiza.

Al contrario, la solución mediante tablas dinámicas, con apenas unos cambios

que tardan pocos segundos, se pueden responder a varias preguntas distintas.

Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hecho

utilizando tablas dinámicas:

¿Cuantas conferencias se han dado en Monterrey?

Lo primero que haremos será, ahora y siempre, seleccionar el rango de datos que

queremos usar para la tabla dinámica. En este caso sería el rango A1:D15. Es buena

práctica seleccionar las columnas completas A, B, C y D, pulsando [CTRL] + el

botoncito de su rótulo, para que, en el caso que la tabla se agrande, tenga más valores, las

tablas dinámicas sigan valiéndonos.

Una vez seleccionado el rango, en nuestro caso, las columnas A, B, C y D. Nos

vamos al menú “Insert”, opción “PivotTable”

En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rango

de datos, que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicación de la

tabla dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.

Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y

menús para generar nuestra tabla dinámica.

Elegiremos el campo Ciudad y, para saber cuántas conferencias ha

habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la función que le

asignemos,. En este caso hemos elegido el campo Expositor.

Arrastramos el campo Ciudad al área Etiqueta de la Fila (Row Labels) y

el campo Expositor al área Valores (Values).

Vemos que en el área Valores, pone “Count of Expositor”, en un

desplegable (marcado en azul en la imagen). En este caso lo dejaremos como

está porque lo que queremos es que cuente el número de expositores, pero ahí

podríamos elegir otras funciones como la función SUMA (SUM), PROMEDIO

(AVERAGE), etc.

Llegados a este punto se nos ha generado la siguiente tabla dinámica:

En la que se ve el número de conferencias por cada ciudad y el total.

La pregunta fue cuantas conferencias se han dado en Monterrey, por lo

que basta con elegir Monterrey del deplegable rotulado como “Row Labels”

(Etiquetas de Fila).

El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en la que sólo

aparece el dato de Monterrey:

De este modo, podremos obtener fácilmente la información por las

localidades que queramos.

Las “Tablas Dinámicas” permiten variar su

contenido y la manera de agruparlo sin tener que

manipular la información que analizan. De esta manera

permiten obtener la información que nos interesa muy

“dinámicamente”.

Hasta el punto anterior podemos ver dinámicamente cuantas conferencias se han

dado en las diferentes ciudades que han visitado los expositores, pero, ¿Cómo podríamos

saber que expositores han visitado las ciudades analizadas?

Existen 3 maneras de cruzar o relacionar las categorías de la información

(columnas en nuestra tabla inicial):

1. Utilizando el “Report Filter” de nuestra tabla dinámica.

2. Desglosando o cruzando los renglones por medio de las Etiquetas de

Columna (“Column Label”)

3. Utilizando una estructura de árbol, agregando más categorías a las

Etiquetas de Fila (“Row Labels”)

Dependerá la utilidad que necesitemos para saber cuál de las tres opciones

anteriores satisface mejor nuestra necesidad:

La opción 1, utilizando el filtro de reporte, permite crear “versiones reducidas”

de una tabla centrada en algún tema o categoría en particular. En este caso podríamos

analizar las ciudades que ha visitado cada expositor, Cristina García, en nuestro ejemplo.

La opción 2, permite una visión más parecida a coordenadas de todas las

ciudades que se han visitado y cuantas conferencias han dado ahí nuestros expositores.

La opción 3, permite navegar y analizar detalladamente cada ciudad en un

despliegue visual mucho más amigable para su estudio.

RESPONDIENDO LA INFORMACIÓN REQUERIDA.

Con esta información básica, se pueden reacomodar las categorías de

nuestros datos para responder las preguntas planteadas al inicio.

¿Cuantas conferencias se han dado en Monterrey?

Se han dado 3 conferencias.

¿Cuánto ha ganado Nuria Velázquez y Cristina García?

Nuria Velázquez $42,968.86 y Cristina García $28,220.00

¿Cuál es el número de horas que Nuria Velázquez ha dado en

Guadalajara?

Nuria Velázquez ha dado 8 horas en Guadalajara.

¿Cuál es el sueldo promedio de cada expositor?

Cristina García, $9,406.67; Juan López, $6,480.95; Martha

Rodríguez, $5,278.50; Nuria Velázquez, $8,593.77

¿Y el sueldo medio por ciudad?

Cancún, $10987.00; Guadalajara, $5924.67; Mazatlán, $9778.91;

Mérida, $6781.47; Monterrey, $6703.27; Morelia, $6052.00;

Villahermosa, $7701.00

Una vez entendiendo el potencial de información que tienen los posibles

“acomodos de las tablas dinámicas, se pueden combinar los valores en una

estructura más compleja que pueda responder las preguntas anteriores de una

manera más eficiente:

GRÁFICOS ASOCIADOS A UNA TABLA DINÁMICA

Ahora veremos cómo podemos generar un gráfico dinámico y la utilidad que

esto tiene. Usaremos los mismos datos que en el ejemplo anterior:

Se trata de una tabla con los expositores de diversas conferencias, el sueldo

cobrado en cada una de ella, la ciudad donde fue impartida y las duración en horas.

Lo que buscamos es la representación de estos datos de acuerdo a un criterio que

pueda variar (de ahí el nombre de Gráficos Dinámicos) en función de nuestras

preferencias, sin tener que modificar la tabla de datos.

Generemos un gráfico dinámico con la distribución de horas por ciudad.

Lo primero que haremos será seleccionar el rango de A1:D15 o las columnas A,

B, C y D, completas (para que todo lo que hagamos nos sirva aunque se añadan nuevos

datos a partir de la fila 16).

Después vamos al menú Insert > PivotTable > PivotChart. Nos aparece un menú

emergente en el que podemos elegir el rango sobre el que queremos generar el gráfico

dinámico (y que ya hemos seleccionado en el punto anterior); y la ubicación del mismo.

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Dejamos todo como está y pulsamos aceptar. Nos aparece en la hoja de cálculo

unas ventanas similares a cuando estamos creando una tabla dinámica. Lo que haremos

en nuestro caso será arrastrar el campo Ciudad a la zona “Axis Fields (Categories)” y el

campo Horas a la zona Values.

Para que en el gráfico aparezca el total de horas por ciudad, nos aseguramos que

la función “Sum of Horas” aparezca en la zona Values y no “Count of Horas”.

El gráfico se ha generado exitosamente y puede ser manipulado desde el mismo

gráfico: