Taller Redacción de Informes Una experiencia de aprendizaje en la comunicación escrita.

Taller Redacción de Informes

Una experiencia de aprendizaje en la comunicación escrita

Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera 2

Experiencia preparada para la


Contenido

Objetivo Alcance Metodología Desarrollo Conclusiones Referencias


Contenido



Fortalecer el desarrollo de competencias en los Participantes respecto a la concepción, estructura, organización y contenido de los Informes.

Objetivo del Taller

Este Propósito se desagrega en:• Proveer los conocimientos clave para comprender los

conceptos y el modelo de la redacción de Informes.• Desarrollar las habilidades para que la preparación de

Informes sea una actividad sencilla y grata. • Desarrollar algunas destrezas para la preparación física

de Informes.


Contenido



Alcance del Taller

• En el Taller se tratarán elementos clave para crear Informes cuyo contenido sea objetivo, asertivo y convincente.

• Esos elementos son: conceptos, modelos, metodologías y técnicas.

• Se abordará el fondo y la forma del Informe.• Para la presentación se hará uso de herramientas de

software.• Se considerarán aspectos de seguridad informática.


Contenido



Metodología del Taller

En el Taller se realizarán dos tipos de actividades:• Sesiones lectivas, como insumo teórico para la fijación de

conocimientos (20%).• Sesiones de ejercicios y dinámicas de equipo para el

fortalecimiento de habilidades y destrezas (80%).

Se da oportunidad a los participantes para que desplieguen su creatividad, anticipación e innovación que son factores clave para Redactar Informes objetivos, asertivos y convincentes.


Contenido



Desarrollo del Taller

1. La Redacción2. El Informe3. Los Tipos de Informe4. El Diseño del Informe5. La Elaboración del Informe Anexo: Reglas de Ortografía


1. La Redacción

¿Qué es Redactar?

redactar

(Del lat. redactum, supino de redigĕre, compilar, poner en orden).1. tr. Poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad.

Real Academia Española © Todos los derechos reservados, http://www.rae.es.

redactarExpresar por escrito un relato, narración, noticia, o cualquier cosa pensada o acordada.Diccionario Anaya de la Lengua Española© http://www.anaya.es/diccionario.


Es crear un medio de comunicación con el lector a través de un documento.

• La redacción es un proceso creativo.

• La redacción conlleva un proceso de comunicación humana.

• La redacción se materializa en un documento.

• El contenido del documento puede ser del tipo texto, gráfico, imagen, foto, animación, audio, video.


¿Qué se puede crear con la redacción?

• Historias.• Novelas.• Cuentos.• Escritos cortos (cartas, memorandos, circulares, currículos).• Artículos de opinión.• Estudios.• Tesis.• Informes.


La redacción de novela vs. de Informes

Característica Novelas Informes

Enfoque Sujetivo Objetivo

Estilo de redacción Enredada, retórica Concisa

Longitud de los párrafos

Largos Cortos

Cantidad de ideas por párrafo

Varias Una

Organización del contenido

Secuencial Por categoría o taxonomía

Estructura del contenido

Dependiente Independiente


Informes

El estilo como forma de comunicación

Nivel cultural

Culto Inculto

Expresión

Formal

Informal


• Conjunto de características o cualidad que diferencian y distinguen una forma de escribir de otra.

• Es el sentido vital, la personalidad transferida al desarrollo escrito del tema.

• Indica el modo -personal e intransferible- de hacerlo. La redacción y la gramática son instrumentos que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea.

El estilo en la redacción


El redactor debe darse una respuesta previa a las siguientes preguntas:

¿Qué se expresa?

¿Cómo se expresa?

¿Para qué se expresa?

¿A quién se expresa?


• Completa: Dar toda la información necesaria para cumplir un propósito. • Comprensible: Las frases cortas, las palabras breves y el interés humano

contribuyen a una comprensión más fácil del texto. • Concisa: Decir lo que se deba con el menor cantidad de palabras compatibles

con la claridad, lo completo y lo cortés de un texto. • Clara: Toda comunicación escrita debe hacerse de tal modo que no sólo pueda

interpretarse, sino que no pueda interpretarse mal. • Correcta: Una información no debe contener ninguna deformación de los hechos

por el uso indebido del lenguaje. Debe estar bien escrita desde el punto de vista de la sintaxis, la ortografía y la tipografía.

• Cortés: Una comunicación debe estar escrita en el tono adecuado, preferentemente cortés, pues es muy importante cómo se dicen las cosas.

• Limpia: Toda comunicación escrita debe crear en el lector una impresión de agrado. El texto debe estar bien distribuido en la página, sin tachaduras, raspaduras, escritura desigual ni puntuación defectuosa.

Características de la redacción


Expresión oral vs. redacción escrita

• La lengua escrita no puede reproducir con exactitud a la lengua oral.

• Una expresión oral puede ser corta, pero su equivalente en forma escrita puede ser extensa.

• La actividad de escribir requiere más tiempo.• En la redacción escrita, además de cuidar la

ortografía, se requiere una buena presentación.


¿Qué es un Informe?

Es un documento compuesto de textos, tablas, gráficos, imágenes, dibujos, fotos, videos, etc.; que tiene por objeto exponer una situación (hecho, problema, mejora, prevención, iniciativa, etc.) de manera objetiva, asertiva y convincente al lector.


¿Qué permite un Informe?• Comunicar hechos y situaciones.• Analizar problemas.• Evaluar opciones a seguir.• Proponer acciones a llevar adelante.• Dar a conocer las innovaciones.

Los Informes se usan como instrumentos de apoyo en los procesos de decisión y acción operativa y estratégica.


¿Qué características debiera tener un Informe?• Ético.• Objetivo.• Asertivo.• Convincente.

¿Qué características NO debiera tener un Informe?• Redundante.• Confuso.• Aburrido.• Mal redactado.


La Redacción de Informes... es un proceso creativo...

…partimos de nada… …y llegamos a algo coherente(fondo y forma)

Informe

ResumenIntroducción

ObjetivoAlcanceMetodología

DesarrolloAnexos

Índice


Un factor clave de éxito en la Redacción de Informes

¡Se debe redactarpensando en el(los) lector(es)!

Informe

ResumenIntroducción

ObjetivoAlcanceMetodología

DesarrolloAnexos

Índice


La redacción como medio de comunicación (*)

Receptor, destino(Lector)

Emisor, origen(Redactor)

Ruido ambiental

Medio(Presencial,escrito,

telefónico,video conferencia,

virtual)

Ruido delreceptor

(*) Desarrollado a partir del Modelo de Comunicación de Shannon y W. Weaver

Ruido delemisor

Debemos eliminar los ruidos del redactor y del medio (documento).


¿Cuál puede ser la estructura de un Informe? (*)

1. Prolegómenos A. Carta de presentación B. Carátula C. Portada D. Índice de Contenidos E. Resumen

2. Cuerpo Introducción I. Objetivo II. Alcance III. Metodología IV. Desarrollo V. Conclusiones y Recomendaciones

3. Anexos

2. El Informe

(*) En la UNIMET la estructura del Trabajo Final es diferente


¿Cuál es la estructura de un Trabajo Final en la UNIMET?

1. ProlegómenosA. CarátulaB. PortadaC. Derechos de Autor D. Constancia de Aprobación del TutorE. Acta de VeredictoF. Agradecimiento del Autor (opcional) G. Índice de ContenidosH. Lista de Tablas I. Lista de FigurasJ. Lista de ApéndicesK. Resumen

2. Cuerpo IntroducciónI. Problema / Caso de la InvestigaciónII. Marco Teórico ReferencialIII. Marco MetodológicoIV. Análisis y Resultados de la

InvestigaciónV. Conclusiones y Recomendaciones Referencias Bibliográficas

3. Apéndices y Anexos Apéndices Anexos

• Trabajo de Grado• Proyecto Especial• Proyecto Industrial o Proyecto Empresarial


• Por sí mismo, debe estimular a la audiencia a que lea el Informe.

• Debe guardar relación con el objetivo del Informe.

Título del Informe


• Las secciones o listas dentro del Índice deben ofrecer información clara sobre lo que contiene el documento o lo que se presenta en cada tabla, figura o apéndice.

• Facilita que el lector seleccione a cuáles áreas ir a buscar detalles de su interés.

• Las secciones previas, prolegómenos, se numeran con romanos en minúscula. Las otras secciones se numeran con romanos en mayúsculas.

Índice de Contenidos


• En una o dos páginas, provee una descripción breve del proceso y de los resultados.

• Debe presentar la información más relevante que el lector debe conocer.

• Ofrece un panorama general de los elementos más significativos de la investigación.

• Debe resaltar las conclusiones y las implicaciones e indicar al lector dónde obtener más información.

Resumen (Ejecutivo)


• En esta sección se discute el propósito del informe, a quiénes se somete el informe y para qué.

• El objetivo debe ser congruente con el planteamiento y el título del Informe.

• Es importante descomponer el objetivo (general) en específicos.

• Cada objetivo específico servir de referencia para la formulación de las conclusiones y recomendaciones.

• Redactarse en tiempo infinitivo (terminación ar, er, ir).

Cuerpo del Informe - Objetivo


• Se debe describir lo que comprende el Informe en términos temáticos, técnicos, geográficos, de tiempo, etc. según sea el caso.

• También describir lo que no comprende el Informe, las excepciones y todo lo que esté fuera del alcance del mismo.

• Deben identificarse los actores clave involucrados en el tema (Universidad, Usuarios, Proveedores, Comunidad, Sociedad) y el valor o beneficio que recibirían con la implantación o resultados del Informe.

Cuerpo del Informe - Alcance


• En el Marco de Referencia de los Informes de Investigación debe definir el contexto de actuación y las vinculaciones con sus actores, hechos, situaciones.

• Incluir los antecedentes y otras investigaciones relacionadas.

• Incorporar definiciones de términos, modelos , metodologías y técnicas usadas.

• Si el tema es nuevo deben referirse a aspectos relacionados, emergentes o del estado del arte.

Cuerpo del Informe – Alcance..


• Se debe describir la forma en la cual se obtuvo la información que se utilizó como fuente.

• Se deben describir las fases, etapas o pasos seguidos en la obtención de los hallazgos y resultados obtenidos.

• También, incluir los insumos y los productos de cada una de las fases, etapas o pasos usados en la metodología.

Cuerpo del Informe - Metodología


• Debe describir el producto del análisis de los datos (cualitativos y cuantitativos).

• Los resultados obtenidos deben dar respuesta a los objetivos específicos formulados.

• Al redactar los hallazgos debe hacer referencia a los asuntos relevantes.

• Debe incluirse, de ser el caso: o Casos que hayan podido afectar los resultados.o Situaciones que hayan quedado sin respuesta.o Comparación de resultados con investigaciones

similares.

Cuerpo del Informe – Desarrollo


• La conclusión es una consecuencia respecto a cada uno de los objetivos específicos.

• La recomendación es una proposición de decisión y/o acción con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos planteados.

• Algunas de las recomendaciones pueden conducir a la formulación de un plan o programa de trabajo.

• Por cada conclusión debe haber al menos una recomendación las cuales deben dar respuesta a un objetivo específico.

Cuerpo del Informe - Conclusiones y Recomendaciones


• Es conveniente mencionar los libros, revistas, periódicos, páginas Web, entrevistas u otras fuentes que se hayan consultado y/o obtenidas.

• Mientras más documentadas estén las teorías, métodos y hallazgos tendrán mayor credibilidad, confiabilidad e impacto.

• Las referencias documentales contribuyen a reducir el ruido comunicativo generado por el redactor.

Referencias documentales


• En esta sección se incluyen materiales que provean información detallada o complementaria.

• En esta sección se puede incluir :o Glosarioo Copias de instrumentos de recolección.o Tablas y gráficos.o Comunicaciones importantes.o Copias de minutas o actas de reuniones

relevantes.

Anexos


• En caso de que utilice términos propios de su disciplina o conceptos que posean más de una definición, se recomienda incluirlos en un glosario.

• Si los términos han sido obtenidos de otras fuentes, se debe citar su origen.

• El Glosario ayuda a reducir el ruido comunicativo generado por el redactor.

Glosario


3. Los Tipos de Informe• Fuente de elaboración

o Internos o Externos

• Denominacióno Cartao Oficioo Memorandoo Proyecto

• Estructurao Formalo Informal

• Propósitoo Diagnósticoo Evaluacióno Proyeccióno Investigacióno Gestión

• Contenidoo Personalo Administrativoo Académicoo Investigacióno Comercialo etc.

En este Taller nos centraremos en los Informes de los tipos gestión, administrativo, académico y de investigación.


4. El Diseño del Informe¿Cómo organizamos nuestro contenido?

• El diseño de Informes es una actividad creativa.• Usaremos el método de los Mapas Conceptuales. (*)

o Seleccionar un concepto.o Identificar los conceptos relacionados.o Agrupar los conceptos por su proximidad.o Ordenar los conceptos del general y abstracto al específico

y concreto.o Representar los conceptos en una estructura.o Conectar los conceptos.o Comprobar la red de conceptos.

(*) Desarrollado por Joseph Novak de la Universidad de Cornell en 1960. Técnica usada para la representación gráfica del conocimiento. Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Mapa_conceptual


¿Cómo estructuramos nuestro contenido?

• Clasificación exacta, rigurosa, universal: Taxonomía

• Clasificación inexacta, aproximada, particular: Jerarquía

El contenido de un Informe debe tener la condición de ser expresado en forma de una estructura.


57 Lingüística (*)

5701 Lingüística aplicada5702 Lingüística diacrónica5703 Geografía lingüística5704 Teoría lingüística5705 Lingüística sincrónica5799 Otras especialidades lingüísticas (especificar)

Ejemplos

(*) Tomado de Nomenclatura Internacional de la UNESCO para los campos de la Ciencia y la Tecnología.

Taxonomía Jerarquía

Niveles de rendimiento académico (*)

• Sobresaliente• Muy bueno• Bueno• Regular• Deficiente

(*) Clasificación del autor.


¿Con qué podemos presentar la estructura de nuestro contenido?

• Viñetas (bullets)• Tablas• Gráficos

Al presentar el contenido en alguna forma de estructura, ésta no elimina la necesidad de describir cada

elemento de la categoría.


Al redactar el Informe:• Escriba en tercera persona singular.• Mantenga la concordancia sujeto, verbo, complemento.• Redacte una idea en un párrafo.• Establezca la transición entre las ideas escritas entre un

párrafo y el siguiente.• Observe las reglas gramaticales que apliquen.

Evite:• Palabras emotivas, afectivas, fantasiosas.• Términos despectivos, superlativos, diminutivos.• Palabras innecesarias (pleonasmo).• Atribuir acción a los objetos inanimados (antropomorfismo).• Leísmo, laísmo, loísmo, queísmo, dequeísmo.


Al escribir las conclusiones, evaluaciones o críticas:

• Primero, exprese algo positivo. Luego, formule la crítica.• Evite empezar con un NO. Debe utilizar: falta, carencia,

ausencia, inexistencia. • Evite personalizar la crítica. Use el nombre del cargo, título o

rol de la persona en cuestión. • Redacte teniendo en cuenta que el contenido del Informe

debe ser objetivo, asertivo y convincente.


Proceso Responsable Herramienta de software

Redacción(Creación y edición del contenido en texto)

Autor• MS Office Word• Otro

Diseño de medios(Creación y edición del contenido multimedia) Autor /

Diseñador gráfico

• MS PowerPoint• Otros

Revisión Revisor• MS Office Word• Otro

Edición final Autor / Publicador• MS Publisher• Otro

Publicación digital Autor / Publicador• Adobe Acrobat• Otro

Publicación impresa Publicador • Todos los anteriores

Distribución digital Autor• MS Outlook, Lotus Notes• Servidores e-mail

El camino a la presentación del Informe5. La Elaboración del Informe


La seguridad informática del contenido

Herramienta de software Opción Característica

MS Word Tools / Protect documentSe puede copiar el contenido en un documento en blanco.

Adobe AcrobatDocument / Security / Secure this document

Se requiere clave para acceder, imprimir o modificar el contenido.

Adobe AcrobatFile / Save as / elegir formato gráfico JPEG o PNG

El contenido se salva en formato gráfico, no se puede copiar o modificar.


Anexo: Reglas de Ortografía

• Uso de las letras clave• El acento.• Los signos de puntuación.• Los signos auxiliares.


Contenido



Conclusiones

• La Redacción de Informes es un proceso creativo.• La Redacción de Informes tiene un contexto normativo

que se debe tener presente.• La Redacción de Informes conlleva al uso de un lenguaje

formal y culto.• Las técnicas y herramientas de la Redacción de Informes

también pueden ser aplicadas a documentos cortos.• Una Redacción de Informes profesional requiere del uso

de herramientas de software y de impresión digital para su presentación.


Contenido



Acosta, Luis, “Guía Práctica para la Investigación y Redacción de Informes”, Edit. Paidós.

Brown, F., “Principios de Redacción”, 2005Colección Biblioteca Esencial del Ejecutivo, “Como redactar”, Edit. Grijalbo, 2005

Colección Biblioteca Esencial del Ejecutivo, “Como redactar”, Edit. Grijalbo, 2005

Colección Guías del Escritor, “Como escribir textos técnicos o profesionales”, Edit. Alba Editorial, 2005

Heritage, K., “Aprenda a redactar informes en una semana”, Edit. Ediciones Gestión 2000, 2001

Linton, M., “Manual simplificado de estilo”, Edit. Trillas, 1999

Manuales de la Lengua, “Curso de Escritura Creativa”, Edit. Edimat Libros, 2005

Metz, M., “Redacción y estilo”, Edit. Trillas, 1995

Roman, A., “Como informar por escrito”, Edit. Vadell Hermanos, 2003

Sánchez, A., “Redacción Avanzada”, Edit. Edit. International Thomson Editores, 2000

Santin Hodges, L., “Manual de Redacción”, Edit. Trillas, 2005

Tejedor, B., “El arte de la redacción profesional”, Edit UCAB, 2000

http://www.rae.es

http://www.anaya.es/deccionario

http://es.wikipedia.org/wiki/Mapa_conceptual

http://www.elcastellano.org

http://www.indiana.edu/~call/lengua.html

Referencias


Facilitador

Ángel Olivera

[email protected] [email protected]. móvil [0416] 925.61.24

Socio Director DKV Asociados, C.A. www.dkvgroup.comConsultor en Gerencia y Tecnología de la Información

Practitioner en Programación NeuroLingüística

Autor de los libros digitales “Web Sites y Portales en laNueva Economía”, “Arquitectura de la Información para Sites Web”

Profesor PostGrado en UCV y UNIMET

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