TALLER UNIDAD TEMÁTICA III: LOS ARCHIVOS EN LA TEORÍA DE SISTEMAS

ADRIANA CONSTANZA PAVAS QUIÑONES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA

CURSO INTERSEMESTRAL TEORÍA DE SISTEMAS POPAYÁN

2015

TALLER UNIDAD TEMÁTICA III: LOS ARCHIVOS EN LA TEORÍA DE SISTEMAS

PRESENTADO POR: ADRIANA CONSTANZA PAVAS QUIÑONES

ESTUDIANTE III SEMESTRE

PRESENTADO A: ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN

DOCENTE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA

CURSO INTERSEMESTRAL TEORÍA DE SISTEMAS POPAYÁN

2015

Contenido 2

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4

EL SISTEMA DEL ARCHIVO. .................................................................................................................. 5

LA TEORÍA DE SISTEMAS Y LOS SISTEMAS DOCUMENTALES. ............................................................. 7

PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN Y TEORÍA DE SISTEMAS. ......................................................... 10

PROCESOS DE ANÁLISIS Y SÍNTESIS. .................................................................................................. 11

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE TRANSFORMACIÓN............................................................ 13

CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 14

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 15

INTRODUCCIÓN Al hablar del término archivo, se presenta como primera imagen documentos antiguos relacionados con el tiempo y el hombre, lo cual es cierto, existe una relación intrínseca entre el documento y el ser humano, y especialmente con su evolución.

La historia y memoria del ser humano y de las empresas se fundamenta esencialmente en información, plasmada en documentos, los cuales se producen como consecuencia de la actividad humana, produciendo al mismo tiempo, las bases del conocimiento para las generaciones posteriores.

El cimiento sobre el cual se basa el desarrollo del conocimiento y de la humanidad es la idea, para ello la idea necesariamente tiene que plasmarse en algún soporte para que no sufra alteraciones propias del tiempo y de la interpretación equivocada.

Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido el progreso de las técnicas de comunicación masiva. El mundo de hoy demanda información, pero se tiene claro que las ciencias no se encuentran aisladas, no se pueden desarrollar por sí solas, permanentemente se relacionan, se auxilian unas con otras.

La Archivística también ha sido afectada por estos cambios, es más, para lograr un conocimiento más amplio se socorre de otros conocimientos, de las disciplinas administrativas, de la paleografía, esencialmente de la diplomática, de la historia. Al mismo tiempo que se relaciona con conocimientos afines como la biblioteconomía y la documentología, éstas últimas similares a la Archivística, formando un sistema de conocimientos y aplicaciones cuyo objetivo principal es la información.

Toda organización es susceptible de ser un sistema, es un conjunto ordenado de entes (ministerios, gobierno, o los tres poderes, ejecutivo, judicial), interrelacionados, interactuantes y que tienen el fin de lograr el bien común.

EL SISTEMA DEL ARCHIVO.

Un sistema de archivos (File System) son los métodos y estructuras de datos que un sistema operativo utiliza para seguir la pista de los archivos de un disco o partición; es decir, es aquella forma en que se organizan los archivos en el disco. El vocablo también es utilizado para referirse a una partición o disco que se está utilizando para almacenamiento, o el tipo del sistema de archivos que utiliza. Así uno puede decir “tengo dos sistemas de archivo” refiriéndose a que tiene dos particiones en las que almacenar archivos, o que uno utiliza el sistema de “archivos extendido”, refiriéndose al tipo del sistema de archivos.

La diferencia entre un disco o partición y el sistema de archivos que contiene es importante. Unos pocos programas (incluyendo, razonablemente, aquellos que crean sistemas de archivos) trabajan directamente en los sectores crudos del disco o partición; si hay un archivo de sistema existente allí será destruido o corrompido severamente. La mayoría de programas trabajan sobre un sistema de archivos, y por lo tanto no utilizarán una partición que no contenga uno (o que contenga uno del tipo equivocado).

Antes de que una partición o disco sea utilizada como un sistema de archivos, necesita ser iniciada, y las estructuras de datos necesitan escribirse al disco. Este proceso se denomina construir un sistema de archivos.

La elección de un sistema de archivos depende en primer lugar del sistema operativo que esté usando. Generalmente, cuanto más reciente sea el sistema

operativo, mayor será el número de archivos que admita. Por esto, se necesita contar con FAT16 en DOS y en las primeras versiones de Windows 95.

Sistema

operativo

Tipos de sistemas de archivos admitidos

Dos FAT16

Windows 95 FAT16

Windows 95

OSR2

FAT16, FAT32

Windows 98 FAT16, FAT32

Windows NT4 FAT, NTFS (versión 4)

Windows

2000/XP

FAT, FAT16, FAT32, NTFS (versiones 4 y

5)

Linux Ext2, Ext3, ReiserFS, Linux Swap (FAT16,

FAT32, NTFS)

MacOS HFS (Sistema de Archivos Jerárquico), MFS

(Sistemas de Archivos Macintosh)

OS/2 HPFS (Sistema de Archivos de Alto

Rendimiento)

SGI IRIX XFS

FreeBSD,

OpenBSD

UFS (Sistema de Archivos Unix)

Sun Solaris UFS (Sistema de Archivos Unix)

IBM AIX JFS (Sistema Diario de Archivos)

Cuando coexisten varios sistemas operativos en la misma máquina, la elección de un sistema de archivos es un gran problema. Debido a que el sistema de archivos está estrechamente ligado al sistema operativo, cuando existen varios sistemas operativos, se debe elegir un sistema de archivos para cada uno, teniendo en cuenta que es posible que deba acceder a los datos de un sistema operativo desde otro. Una solución sería la de usar particiones FAT para todos los sistemas, asegurándose de que las particiones no sean mayores a 2 GB. La solución más apropiada sería la de utilizar, para cada SO, una partición cuyo sistema de archivos sea el que mejor se adapte a ésta y utilizar una partición FAT16 dedicada para que los diferentes sistemas operativos compartan datos.

LA TEORÍA DE SISTEMAS Y LOS SISTEMAS DOCUMENTALES.

De acuerdo con Codina la teoría de sistemas formaliza conceptos que, de hecho, son utilizados habitualmente en documentación, pero de una forma meramente intuitiva y por tanto con escaso rigor conceptual. La teoría de sistemas permite construir un modelo conceptual de sistema de información documental, que ayuda a explicar qué es el objeto modelado y facilita la comunicación entre equipos de diseñadores, entre los clientes y los responsables del diseño, o entre los departamentos de informática y los departamentos de documentación. Según este modelo conceptual, un centro de documentación es un sistema de información especializado en explotar el conocimiento contenido en documentos, con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios. Puede decirse, por tanto, que uno de los objetos de estudio de la Documentación es el desarrollo de sistemas de información capaces de explotar la información contenida en los documentos. El autor también propone, sintetizando diversas aportaciones, que todo sistema de información documental puede caracterizarse por su propósito u objetivos, su entorno, sus entradas y salidas y por los procesos de transformación que tienen lugar en el sistema, y que son aquellos que convierten unas entradas determinadas en unas salidas determinadas. De esta forma, los desarrolladores de sistemas pueden utilizar este sencillo esquema como una guía inicial de análisis de cualquier sistema de información documental, o los profesores de documentación pueden utilizarlo como una forma de explicar, por ejemplo, qué es la cadena documental, que en este esquema ocuparía el lugar de los procesos de transformación que convierten las entradas en salidas. En este sentido, un centro o un servicio de documentación puede representarse como un sistema que acepta como entradas a documentos y a personas con necesidades de información, y que produce como salida a personas informadas, disponiendo de la cadena documental como proceso básico de transformación.

Según el modelo que propone Codina, un sistema de información es un sistema de símbolos que modela a un sistema del mundo real, llamado sistema objeto. Ludwing von Bertalanffy, con su obra General Systems Theory (1968) formuló la teoría general de los sistemas cuyo objetivo era producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad práctica. Esta teoría afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus subsistemas. Los trabajos de Bertalanffy y otros autores han contribuido a aplicar este concepto a diversos campos de la ciencia como la biología, la economía, la psiquiatría y también al análisis y diseño de sistemas de información. Esta posibilidad de aplicar la teoría de sistemas a campos tan diversos se debe a su alto grado de abstracción.

El propósito de estos sistemas es poner a disposición de los usuarios los datos y la información necesaria para la construcción del conocimiento. Todo sistema de información se caracteriza por sus entradas, salidas y por los procesos de transformación que tienen lugar en el seno del sistema. Un sistema de información documental presenta las siguientes clases de entradas y salidas: Entradas: Documentos cognitivos Necesidades de información, Salidas: Personas informadas. Una diferencia de las dos entradas del SID es que son documentos cognitivos, mientras que las entradas en un sistema de información convencional pueden ser documentos administrativos. En cuanto a la segunda entrada, necesidades de información, su característica principal es que no son directamente observables y en su lugar tenemos a usuarios que experimentan un estado anómalo de sus conocimientos. Este estado anómalo es el estímulo que lleva al usuario a la búsqueda de información. El

usuario expresa verbalmente su necesidad de información y el SID traduce esa necesidad en palabras que expresen o representen esa necesidad para poder buscar la información en distintas fuentes documentales.

PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN Y TEORÍA DE SISTEMAS.

Según Codina, para comprender la naturaleza de la información es necesario considerarla como una propiedad de ciertas cosas u objetos, más que como una sustancia o una cosa en sí. Una cosa poseería la cualidad de ser informativa en cuanto fuera capaz de dar a conocer algún aspecto de la realidad. De esta manera, los documentos son objetos que poseen la cualidad de ser informativos, puesto que dan a conocer aspectos de la realidad. Esta propiedad, sigue el autor, puede ser medida de dos formas diferentes:

1. A través de las características de la fuente informativa, en cuyo caso la medición se realiza según las ecuaciones que proporciona la teoría matemática de la comunicación, inventadas por Claude Shannon en los años cuarenta. Según dichas ecuaciones, la cantidad de información que transporta un mensaje es igual a la suma de las probabilidades relativas de aparición de cada uno de los símbolos que componen el mensaje.

2. Se refiere a la denominada teoría semántica de la información, según la cual la cantidad de información que transporta un mensaje depende tanto del mensaje como del receptor. Según esta teoría, la información es la diferencia entre los dos estados mentales del receptor del mensaje, antes y después de recibirlo. Si el mensaje es previamente conocido por el receptor, no aporta ninguna información; en cambio, el mensaje es tanto más informativo cuanto más inesperado.

PROCESOS DE ANÁLISIS Y SÍNTESIS.

Análisis y síntesis documental: Es el conjunto de operaciones que se realizan en el documento y en su contenido de tal forma que resulte posible su identificación y recuperación. El análisis documental comprende dos fases: - Descripción física (catalogación): tiene por objeto identificar el documento. Su formato, elementos y orden está sometido, para cada tipo de documento, a normas internacionales. Permite la identificación del documento. - Análisis de contenidos (indización, resumen, clasificación): tiene por objeto representar el contenido informativo de un documento. Vehículo de datos: es el soporte en el que se almacena la información resultante, una vez codificada y expresada en el lenguaje documental propio del sistema. Suelen ser registros (ya sean manuales o informáticos) o representaciones abreviadas de un documento. Memoria pasiva o almacenamiento pasivo: está constituida por el conjunto de documentos (colección documental) bien en su forma original o en copias reprográficas: biblioteca, hemeroteca, archivos, centros de depósito. Se recurre a la memoria pasiva cuando se desea obtener el documento primario de manera directa o difundirlo por intermedio de la reprografía. Memoria activa o almacenamiento activo: resultado del proceso o tratamiento de los documentos primarios, está integrada por documentos secundarios que son las herramientas de los documentalistas: repertorios, bases de datos documentales, nomenclaturas, clasificaciones, tesauros La solicitud de información: está expresada en lenguaje natural por el usuario, que no conoce el lenguaje documental propio de cada sistema El perfil de búsqueda:

es la traducción que el documentalista hace de la solicitud de información, y corresponde al contenido semántico de esta última expresado en el lenguaje documental del sistema. Recuperación de la información: proceso mediante el cual son extraídos de una colección documental o de la memoria del sistema los documentos o la información que presentan ciertas características definidas por el usuario. Si coincide el perfil de búsqueda con el perfil del documento se considera que el documento en cuestión es pertinente.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE TRANSFORMACIÓN.

El proceso de transformación que tiene lugar en un SID sigue el esquema de la cadena documental que, en resumen, acepta como entrada un documento primario y produce como salida otro documento, un documento secundario que describe el primero, lo representa y proporciona puntos de acceso al documento primario. Los sistemas tienen también sus subsistemas, en el caso de un SID, los subsistemas son: Selección y adquisición de información Tratamiento de la información Recuperación y difusión de la información.

CONCLUSIONES

La información es una propiedad y no una sustancia. La teoría de sistemas puede ayudar a comprender mejor los sistemas de información documentales. El lenguaje natural es el mejor instrumento para representar el conocimiento y la información, incluso la información no verbal, como por ejemplo, las imágenes.

Existe una relación intrínseca entre el documento y el ser humano, y especialmente con su evolución.

La historia y memoria del ser humano y de las empresas se fundamenta esencialmente en información, plasmada en documentos.

Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido el progreso de las técnicas de comunicación masiva, apoyadas en los sistemas de información.

Toda organización para su correcto funcionamiento y su eficiencia, requiere de sistemas de información que gestionen, administren y faciliten ésta adecuada y oportunamente a los usuarios.

BIBLIOGRAFÍA Sistemas de archivos, Capítulo 6. Utilizando Discos y Otros Medios de Almacenamiento. http://www.tldp.org/pub/Linux/docs/ldp-archived/system-admin-guide/translations/es/html/ch06s08.html El sistema de archivos http://es.ccm.net/contents/611-el-sistema-de-archivos Diccionario de Informática y Tecnología, Definición de Sistema y Archivos http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20de%20archivos.php Revista Internacional Científica y Profesional: el Profesional de la Información, propiedades de la información y teoría de sistemas, CODINA, Luís. Julio de 1994. http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1994/julio/propiedades_de_la_informacin_y_teora_de_sistemas.html