Introducción

Administración: es el proceso de diseñar un ambiente con el objetivo de lograr, en forma eficiente, las metas seleccionadas, lo que implica que de alguna manera se utilizan todos los recursos disponibles para el logro de los objetivos de la organización. La administración como práctica, es un arte; el conocimiento organizado en que se sustenta la práctica se puede denominar ciencia.

La administración se evalúa desde el punto de vista de su consideración de las siguientes formas:

Como un arte: Para administrar se necesita experiencia. Y administrar bien es un arte.

Como una ciencia: El análisis se basa en la utilización de modelos (una simplificación de la realidad).

Como una técnica: Se basa en principios y normas.

Las funciones de la administración:

Planificación: qué es lo que voy a hacer, cuándo y cómo. Incluye la selección, misión, objetivos, decisiones y acciones.

Organización: estructurar los papeles que cumplen las personas. Dirección: influir y guiar a esas personas para lograr las metas. Integración del personal: reclutamiento, pago, grupos de trabajo. Llenar y

mantener los puestos en la Organización. Control: medir y corregir los hechos, antes, durante y después, para que se

adecúen a los planes. Comparar con estándares.

Lo cual al sumar estos 5 puntos nos lleva a dar lugar a una coordinación.

A lo largo de los siglos las personas llevan formando organizaciones. Al repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron unidos en organizaciones formales, por ejemplo los ejércitos griegos y romanos. Las personas también han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos como "administración" fueran de uso común.

Egipto: Los Egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a miles de trabajadores en la ejecución de sus monumentos.

China: Utilizaban una junta de consejo para cada caso en que debía de tomarse una decisión importante.

Babilonia: El uso del código de HAMURABI para el control escrito y testimonial.

Grecia y Persia: Sócrates enuncia la universalidad de la administración. Platón en su libro "La República" da sus puntos de vista sobre la administración de los negocios públicos y el principio de especialización.

Roma: El pueblo romano influyó en la sociedad actual haciendo uso de la administración que incluso teniendo administradores que se hacían cargo de ella, que recibían el nombre de gestores o mandatarios.

Según distintos autores la administración toma diversos significados como por ejemplo:

Idalberto Chiavenato, “el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”.

Robbins y Coulter, la administración es la “coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz”

Hitt Black y Porter, es un “proceso estructural y utiliza conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas para llevar a cabo las tareas de un entorno organizacional”

Koontz y Weihrich, “es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupos. Los individuos cumplan eficiententemente objetivos específicos”

Reinaldo O. Da Silva, “es un conjunto de actividades dirigida a aprovechar los recursos de manera eficientemente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización”

Isaac Guzmán Valdivia, "es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados"

Agustín Reyes Ponce, "Un conjunto de sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social".

Alejandro Geli, "el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas que laboraran o trabajan en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas".

Brook Adams, “es la capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad”

E. F. L. Brech, "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado".

Frederick Taylor, postulo que "el principal propósito de la administración debería consistir en asegurar el máximo de prosperidad para el patrón, unido al máximo de prosperidad el trabajador".

Fremont E., Kast, "administración es la coordinación de hombres y recursos materiales para el logro de objetivos organizativos, lo que se logra por medio de cuatro elementos: dirección hacia objetivos, a través de gente, mediante técnicas y dentro de una organización".

Franco Tannenbaum, "el empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a subordinados responsables con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados para el logro del fin de la empresa".

Fritz Morstein Marx, "Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad objetivo, es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito, previniendo obstáculos que puedan surgir en el logro del mismo así como la acción de dirección y supervisión del trabajo y del uso adecuado de materiales y elementos para realizar el fin propuesto con el más bajo costo de energía, tiempo y dinero"

F. M. Fernández Escalante, "el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes".

George R. Terry, "es un proceso de planeación, organización, dirección, ejecución y control mediante personas y recursos de diversa índole para lograr los objetivos predeterminados por la organización".

Henry Fayol "es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar". Henry Sisk y Mario Sverdlik, "la coordinación de todos los recursos, a través del

proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos definidos". J. D. Money, "el arte o técnica de dirigir e inspirar a las personas en base en un

profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana para relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado".

B. Kliksberg, "un conjunto de conocimientos referentes a las organizaciones integradas por nociones atinentes a la explicación científica de su comportamiento y nociones atinentes a su tecnología de conducción".

Koontz and O'Donnell "la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes".

Massie Joseph L, "el método por el cual un grupo de coordinación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordina las actividades de otras.

Peterson and Plowman, "una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular".

Robert F. Búchele, "el proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal".

Santiago José Barcos, "La administración como disciplina constituye un sistema de conocimientos metódicamente fundamentado, cuyo objeto de estudio son las organizaciones y la administración"

Román Valladares, "es el proceso para alcanzar resultados positivos a través de una adecuada utilización de los recursos disponibles y la colaboración del esfuerzo ajeno".

V. Clushkov, "un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente".

Wilbur Jiménez Castro, "una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales".

Importancia de la administración

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas. La administración es un órgano social indispensable.

Dentro de la administración encontramos:

Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.

Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.

Desempeño de ciertas funciones específicas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.

Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

Objetivos de la administración

Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual

se desarrolla Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios. El logro de la máxima productividad posible, para ello se hace uso de técnicas, hoy

en día la ingeniería industrial permite la mejora de dichas técnicas. El uso de reglas, métodos, procedimientos y sistemas orientados al objetivo a

alcanzar. Un buen manejo de las maquinarias, instrumentos, herramientas e instalaciones. El empleo económico de la materia prima. (disminución de desperdicios) Buena localización y distribución de los centros de trabajo, para lograr el máximo

rendimiento de los factores de producción. Utilizar diseños de producción y procedimientos de fabricación adecuados y

económicos. Realizar el correcto mantenimiento a la maquinaria y equipos, para obtener el más

alto rendimiento de su tiempo operativo. Lograr un almacenamiento y conservación de la producción adecuada, evitando

deterioros.

Características de la administración

a) Su Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La Administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de Administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales.

b) Su especificidad. Aunque la Administración va siempre acompañada de otros de índole distinta (en la empresa funciones económicas, contables, mecánicas, jurídicas, etc.), el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser, un magnífico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador.

c) Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

d) Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan, en distintos grados y modalidades, de la misma Administración. Así, en una empresa forman "un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el último mayordomo.

e) Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

f) Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.

g) Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.

h) Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Principios de la administración

Los principios de administración: son verdades universales de la administración que pueden ser enseñadas en las escuelas.

Para los autores clásicos no era suficiente enumerar los elementos de la administración que servirían de base al administrador, sino que era preciso ir más allá y establecer las condiciones y normas dentro de las cuales debían aplicarse y desarrollarse las funciones del administrador, ya que este debe obedecer ciertas normas o reglas de comportamiento .de ahí se derivan los principios generales de la administración.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE URWICK.

1. Principio de especialización: cada persona debe realizar una sola función, lo cual determina una división especializada del trabajo, este principio origina la organización lineal, la de staff y la funcional.

2. Principio de la autoridad: debe existir una línea de autoridad claramente definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organización hasta cada individuo de la base.

3. Principio de amplitud administrativa: este principio determina que cada superior debe tener cierto número de subordinados. El superior supervisa alas persona s, y su relación de ellas .la cantidad optima de subordinados varía enormemente, dependiendo del nivel y la naturaleza de los cargos, la complejidad y la variabilidad del trabajo y la preparación de los subordinados.

4. Principio de definición: los deberes, la autoridad y la responsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros deben ser definidos por escrito y comunicados a todos.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE FREDERICK TAYLOR

1. Sustituir las reglas prácticas por la ciencia (conocimiento organizado).

2. Obtener armonía más que discordia en la acción del grupo.

3. Lograr cooperación entre los seres humanos, en vez de un individualismo caótico.

4. Trabajar en busca de una producción máxima en vez de una producción restringida.

5. Desarrollar a todos los trabajadores hasta el grado más alto posible para propio beneficio y la mayor prosperidad de la CIA (compañía).

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE HENRY FAYOL.

División del trabajo. La especialización aumenta la producción porque los empleados son más eficientes.

Autoridad. Los gerentes deben ser capaces de dar órdenes pues les da ese derecho.

Disciplina. Los empleados deben obedecer y respetar las reglas que gobiernan la organización.

Unidad de mando. Los empleados deben recibir órdenes solo e un superior. Unidad de Dirección. La organización debe tener un único plan de acción que guíe

a los gerentes y empleados. Subordinación de los intereses de los individuos al interés general. Los intereses

de cualquier empleado o grupo no deben proceder a los intereses del conjunto de la organización.

Remuneración. Hay que dar un pago justo a los trabajadores del conjunto de la organización.

Centralización. Este término se refiere al grado en que los subordinados participan en la toma de decisiones.

Cadena de escalafón. Es la línea de autoridad de la dirección superior a los rangos inferiores.

Orden. Personas y materiales deben estar en el lugar correcto en el momento oportuno.

Equidad. Los gerentes deben ser corteses y justos con sus subordinados. Estabilidad en la antigüedad del personal. La Administración debe hacer una

planeación ordenada del personal y asegurar que haya reemplazos para los vacantes.

Iniciativa. Los empleados autorizados para originar y llevar a cabo plano se esfuerzan más.

Espíritu de Grupo. Promover el espíritu del grupo fomenta la armonía y la unidad en la organización.

División del trabajo: especialización de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia. La división del trabajo tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo.

Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar órdenes y poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad, e implica el deber de rendir cuentas ambas deben de estar equilibradas entre sí.

Disciplina: depende de la obediencia, de la dedicación, de la energía, el comportamiento y el respeto de las normas establecidas.

Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior es el principio de la autoridad única.

Unidad de dirección: establecimiento de un jefe y un plan para cada grupo de actividades que tenga el mismo objetivo.

Subordinación de interés individual al general: los intereses generales deben estar por encima de los intereses particulares.

Remuneración. Hay que dar un pago justo a los trabajadores del conjunto de la organización.

Centralización: concentración de la autoridad en la cúpula de la jerarquía de la organización.

Cadena escalas: línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo; es el principio de mando .Es una serie de jefes que van de la autoridad suprema a los agentes inferiores .

Orden: debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar es el orden material y humano. El orden debe tener un resultado evitar las pérdidas de materias y las pérdidas de tiempo.

Equidad: amabilidad y justicia para conseguir la lealtad al personal Estabilidad en los empleos: la rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia

de la organización, cuanto más tiempo permanezca una persona en un cargo, tanto mejor.

Iniciativa: capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente el éxito. Esta posibilidad de concebir y de ejecutar es lo que llaman iniciativa, la iniciativa de

todos completando la del jefe, y en caso necesario, supliéndola. Es una gran fuerza para las empresas.

Espíritu de equipo: la armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fortalezas en la organización. La unión hace la fuerza, la armonía y la unión es el personal de una empresa es gran fuerza en dicha empresa, hay, pues que esforzarse por establecerla.

Escuela del pensamiento administrativo clásico

En el despuntar del siglo XX, dos ingenieros desarrollaron los primeros trabajos pioneros respecto a la administración. Uno era americano, Frederick Winslow Taylor, y desarrolló la llamada escuela de administración científica, preocupada por aumentar la eficiencia de la industria a través, inicialmente, de la racionalización del trabajo operario. El otro era europeo, Henri Fayol, y desarrolló la llamada teoría clásica preocupada por aumentar la eficiencia de su empresa a través de su organización y de la aplicación de principios generales de la administración con bases científicas. A pesar de que ellos no se hayan comunicado entre sí y haya puntos de vista diferentes y aun opuestos, lo cierto es que sus ideas constituyen las bases del llamado enfoque clásico tradicional de la administración, cuyos postulados dominaron aproximadamente las cuatro primeras décadas de este siglo el panorama administrativo de las organizaciones.

Así de un modo general, el enfoque clásico de la administración puede desdoblarse en dos orientaciones bastante diferentes pero que se complementan

1.- De un lado, la escuela de la administración científica, desarrollada en los Estados Unidos, a partir de los trabajos de Taylor. Esa escuela era formada principalmente por ingenieros, como Frederick Winslow (1856-1915), Henry Lawrence Gantt (1861-1931), Frank Bunker Gilbreth (1868-1924), Harrington Emerson (1853-1931) entre otros. Henry Ford (1863-1947), suele ser incluido entre ellos, por haber aplicado sus principios. La preocupación básica era aumentar la productividad de la empresa mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, esto es, en el nivel de los operarios. De allí el énfasis en el análisis y en la división del trabajo operario, toda vez que las tareas del cargo y el ocupante constituyen la unidad fundamental de la organización.

En este sentido, el enfoque de la administración científica es un enfoque de abajo hacia arriba (del operario hacia el supervisor y gerente) y de las partes (operarios y sus cargos) para el todo (organización empresarial). Predominaba la atención en el trabajo, en los movimientos necesarios para la ejecución de una tarea, en el tiempo-patrón determinado para su ejecución: ese cuidado analítico y detallado permitía la especialización del operario y la reagrupación de los movimientos, operaciones, tareas, cargos, etc., que constituyen la llamada "organización racional del trabajo" (ORT).

Fue además de esto, una corriente de ideas desarrollada por ingenieros, que buscaban elaborar una verdadera ingeniería industrial dentro de una concepción eminentemente pragmática. El énfasis en las tareas es la principal característica de la administración científica.

2.- De otro lado, la corriente de los anatomistas y fisiologistas de la organización, desarrollada en Francia, con los trabajos pioneros de Fayol. Esa escuela estaba formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época. Entre ellos Henri Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F. Urwick (n.1891), Luther Gulick y otros. Esta es la corriente llamada Teoría Clásica. La preocupación básica era aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de sus interrelaciones estructurales. De allí el énfasis en la anatomía (estructura) y en la fisiología (funcionamiento) de la organización.

En este sentido, el enfoque de la corriente anatómica y fisiologista es un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo (organización) hacia sus partes componentes (departamentos). Predominaba la atención en la estructura organizacional, con los elementos de la administración, con los principios generales de la administración, con la departamentalización. Ese cuidado con la síntesis y con la visión global permitía una manera mejor de subdividir la empresa bajo la centralización de un jefe principal. Fue una corriente eminentemente teórica y "administrativamente orientada". El énfasis en la estructura es su principal característica.

Orígenes del Enfoque Clásico

Los orígenes del enfoque clásico de la administración remontan las consecuencias generadas por la revolución industrial. Podrían resumirse en dos hechos genéricos:

1.- El crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, que ocasionó una complejidad creciente en su administración exigió un enfoque científico purificado que sustituyese el empirismo y la improvisación hasta entonces dominante.

2.- La necesidad de aumentar la eficiencia y la competencia de las organizaciones en el sentido de obtener el mejor rendimiento posible de sus recursos y hacer frente a la competencia que se incrementaba entre las empresas. Surge el sentido de la división del trabajo entre quienes piensan y quienes ejecutan. Los primeros fijan patrones de producción, describen los cargos, fijan funciones, estudian métodos de administración y normas de trabajo, creando las condiciones económicas y técnicas para el surgimiento del taylorismo en los Estados Unidos y fayolismo en Europa.

Administración Científica

El nombre administración científica se debe al intento de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración, con el fin de alcanzar elevada eficiencia industrial. Los principales métodos científicos aplicables a los problemas de la administración son la observación y la medición. La escuela de la administración científica fue iniciada en el comienzo de este siglo por el ingeniero mecánico americano Frederick W. Taylor, considerado el fundador de la moderna TGA.

Principios de la Administración Científica

Para Taylor, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidades descritas por los cuatro principios siguientes:

1. Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisación y la actuación empírico-práctica por los métodos basados en procedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método.

2. Principio de la preparación/planeación: seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir más y mejor, de acuerdo con el método planeado.

3. Principio del control: controlar el trabajo para certificar que el mismo esta siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.

4. Principio de la ejecución: distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.

Para Taylor hubo otros principios implícitos de administración científica

1. Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles.

2. Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.

3. Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas que le sean atribuidas.

4. Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente.

5. Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles atribuciones precisas y delimitadas.

6. Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control del trabajo como en su ejecución.

7. Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivos para cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, también como otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren superados.

8. Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos y procesos de trabajo a ser utilizados.

9. Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del aumento de la producción proporcionado por la racionalización.

10. Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.

11. Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.

Principios de eficiencia de Emerson

Buscó simplificar los métodos de estudios y de trabajo de Taylor, creyendo que aun perjudicando la perfección de la organización, sería más razonable realizar menores gastos en el análisis del trabajo. Fue el hombre que popularizó la administración científica y desarrolló los primeros trabajos sobre selección y entrenamiento de los empleados. Los principios de rendimiento pregonados por Emerson son:

1. Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los ideales.

2. Establecer el predominio del sentido común.

3. Mantener orientación y supervisión competentes.

4. Mantener disciplina.

5. Mantener honestidad en los acuerdos, o sea, justicia social en el trabajo.

6. Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados.

7. Fijar remuneración proporcional al trabajo.

8. Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.

9. Fijar normas estandarizadas para el trabajo.

10. Fijar normas estandarizadas para las operaciones.

11. Establecer instrucciones precisas.

12. Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia.

Taylor adoptó un sistema de control operacional bastante simple que se basaba no en el desempeño medio sino en la verificación de las excepciones o desvío de los patrones normales; todo lo que ocurre dentro de los patrones normales no deben ocupar demasiada atención del administrador.

Según este principio, las decisiones más frecuentes deben reducirse a la rutina y delegadas a los subordinados, dejando los problemas más serios e importantes para los superiores; este principio es un sistema de información que presenta sus datos solamente cuando los resultados, efectivamente verificados en la práctica, presentan divergencias o se distancian de los resultados previstos en algún problema.

Se fundamenta en informes condensados y resumidos que muestran apenas los desvíos, omitiendo los hechos normales, volviéndolos comparativos y de fácil utilización y visualización.

Teoría Clásica de la Administración

En 1916 en Francia surgió la teoría clásica, la cual concibe la organización como una estructura. Al igual que la administración científica su objetivo es la búsqueda de la eficiencia de las organizaciones.

Para Fayol, los principales aspectos de la teoría son tratados en:

La división del trabajo Autoridad y responsabilidad Unidad de mando Unidad de dirección Centralización Jerarquía o cadena escalar

OBRA DE FAYOL

Henri Fayol (1841 – 1925) nació en Constantinopla y falleció en parís, se gradúa de Ingeniero de Minas a los 19 años, hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos, considerado el padre de la Teoría Clásica de la Administración la cual nace de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, establece catorce principios de la administración, dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funciones básicas de la empresa, las cuales son:

1.- Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa.

2.- Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e intercambio.

3.- Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.

4.- Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas.

5.- Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y estadísticas.

6.- Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encima de ellas.

Todos los autores de la teoría clásica afirman unánimemente que se debe estudiar y tratar la organización y la administración científicamente, sustituyendo el empirismo y la improvisación por técnicas científicas. Se pretende elaborar una ciencia de la

administración. Fayol ya afirmaba la necesidad de una enseñanza organizada y metódica de la administración, de carácter general para formar mejores administradores, a partir de sus aptitudes y cualidades personales. En su época, esa idea era una novedad, su posición era la de que siendo la administración una ciencia como las demás, su enseñanza en las escuelas y universidades era plenamente posible y necesaria.

La teoría clásica concibe la organización como una estructura. La manera de concebir la estructura organizacional está bastante influenciada por las concepciones antiguas de organización (como la organización militar y la eclesiástica) tradicionales, rígidas y jerarquizadas. Para Fayol, la organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada. Para Mooney, "la organización es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común. La técnica de la organización puede ser descrita como la técnica de correlacionar actividades específicas o funciones en un todo coordinado". Para Mooney, como para Fayol y Urwick, la organización militar es el modelo del comportamiento administrativo. Así la preocupación por la estructura y la forma de la organización marca la esencia de la teoría clásica.

Para los autores clásicos no bastaba simplemente con enunciar los elementos de la administración, era necesario ir más allá, y establecer las condiciones y normas dentro de las cuales las funciones del administrador deberían ser aplicada y desarrolladas. El administrador debe obedecer a ciertas normas o reglas de comportamiento que le permitan desempeñar bien sus funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De allí los llamados principios generales de la administración, desarrollados por casi todos los autores clásicos como normas y leyes capaces de resolver los problemas organizacionales.

Elementos de la administración para Gulick

Gulick propone siete elementos como las principales funciones del administrador:

1.- Planeamiento (planning): es la tarea de trazar las líneas generales de las cosas que deben ser hechas y los métodos para hacerlas, con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa.

2.- Organización (organizing): es el establecimiento de la estructura formal de autoridad, a través de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas, definidas y coordinadas para el objetivo en cuestión.

3.- Asesoría (staffing): prepara y entrena el personal y mantiene condiciones favorables de trabajo.

4.- Dirección (directing): tarea contínua de tomar decisiones e incorporarlas en órdenes e instrucciones específicas y generales; funciona como líder en la empresa.

5.- Coordinación (coordinating): establece relaciones entre las partes del trabajo.

6.- Información (reporting): esfuerzo de mantener informados respecto a lo que pasa, aquellos ante quienes el jefe es responsable, esfuerzo que presupone naturalmente la existencia de registros, documentación, investigación e inspecciones.

7.- Presupuestación (budgeting): función que incluye todo lo que se dice respecto a la elaboración, ejecución y fiscalización presupuestarias, el plan fiscal, la contabilidad y el control.

Apreciación Crítica de la Teoría Clásica

1. Enfoque simplificado de la organización formal: todos los demás autores clásicos conciben la organización en términos lógicos, rígidos y formales, sin considerar su contenido psicológico y social con la debida importancia. Se restringe apenas a la organización formal, estableciendo esquemas lógicos preestablecidos, según los cuales toda la organización debe ser construida y a los cuales todos deben obedecer. En este sentido establece, como el administrador debe conducirse en todas las situaciones a través del proceso administrativo y cuáles son los principios generales que deben seguir para obtener la máxima eficiencia.

2. Ausencia del Trabajo experimental: los autores de la teoría clásica fundamentan sus conceptos en la observación, y sentido común. Su método era empírico y concreto, basado en la experiencia directa. Dejando de un lado la comprobación científica para las afirmaciones de las teorías.

3. El extremo racionalismo en la concepción de la administración: los autores clásicos se preocupan demasiado por la presentación racional y lógica de sus proposiciones, sacrificando la claridad de sus ideas. El obstruccionismo y formalismo son criticados intensamente por llevar el análisis de la administración a la superficialidad y a la falta de realismo.

4. Teoría de la máquina: los autores modernos denominan la teoría clásica como teoría de la máquina, por el hecho de establecer que en determinadas acciones y causas ocurrirán determinados efectos o consecuencias dentro de alguna correlación razonable.

5. Enfoque incompleto de la organización: la teoría clásica solamente se preocupó por la organización formal, descuidando completamente la organización informal al no considerar el comportamiento humano dentro de la organización.

En conclusión esta escuela es llamada mecanicista o mecánica. Doctrina o corriente de pensamiento sobre administración de empresas, donde según esta escuela, existe una forma óptima de organizar el trabajo en la empresa que es única y universal, y que se basa entre otros en los siguientes principios: toma de decisiones de forma centralizada, máxima división del trabajo y especialización productiva, jerarquía y liderazgo autocrático, comunicación desde arriba, rígidos sistemas de supervisión y control, poniendo siempre especial acento en el aspecto formal de la organización.

El trabajador es considerado por esta escuela como un ser egoísta y perturbador, que se mueve únicamente por estímulos pecuniarios (elevados salarios), al que hay que vigilar y controlar muy de cerca. La empresa es el patrón y las máquinas; el personal es considerado como algo externo, que hay que soportar porque es necesario. La empresa es considerada, en definitiva, como un sistema técnico al que hay que adaptar y ajustar el sistema humano.

Mientras que Taylor se situó en la base de la pirámide y se preocupó principalmente por la organización del trabajo en el taller, Fayol se situó en el vértice de la pirámide de personal y su óptica fue la de un director general, de ahí que con razón se diga que elfayolismo es en realidad una escuela de jefes.

Escuela del pensamiento administrativo neoclásico

Los principales autores de esta esta escuela son: Peter F, Drucker, William Newman, Ernest Dale, Ralph C, Davis,

Louis Allen y Harold KoontzLas principales características de la teoría neoclásica son las siguientes:

Énfasis en la práctica de la administración. La teoría neoclásica se caracteriza por hacer énfasis en los aspectos prácticos de la administración, por el pragmatismo y por la búsqueda de resultados concretos y palpables, aunque no descuida los conceptos teóricos de la administración.

Reafirmación relativa de los postulados clásicos. Puesto que los autores neoclásicos pretenden poner las cosas en el lugar preciso, retoman gran parte del material desarrollado por la teoría clásica, lo redimensionan y lo reestructuran de acuerdo con las circunstancias de la época actual, para darle una configuración más amplia y flexible. El enfoque neoclásico utiliza de nuevo la mayor parte de los conceptos clásicos: estructura de la organización lineal, funcional y línea-staff, relaciones de línea y asesoría, problema de autoridad y responsabilidad y departamentalización.

Énfasis en los principios generales de la administración. Los autores neoclásicos se preocuparon por establecer los principios generales de administración, capaces de orientar al administrador en el desarrollo de sus funciones, definiendo la manera como el administrador debe planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de sus subordinados. Los once principios de administración más utilizados se concideran 11 y a su vez se dividen en cuatro aspectos los cuales son:

En cuanto a objeto 1.- Los objetivos de la empresa y sus departamentos deben ser definidos y establecidos claramente por escrito. La organización debe ser sencilla y flexible.

En cuanto a actividades 2.- Las responsabilidades asignadas a una posición deben reducirse, tanto como sea posible, al desempeño de una función

sencilla.3.- Las funciones asignadas a los departamentos deben ser homogéneas para que la operación sea más eficiente y económica

En cuanto a autoridad 4.- En la organización debe existir líneas claras de autoridad de arriba hacia abajo, y de responsabilidad de abajo hacia arriba. 5.- La responsabilidad y la autoridad de cada posición deben estar claramente definidas por escrito. 6.- La responsabilidad debe ir siempre acompañada de la correspondiente autoridad.7.- La autoridad para emprender o iniciar una acción debe delegarse al nivel más próximo posible al escenario de la acción. 8.- El número de niveles de autoridad debe ser el mínimo posible.

En cuanto a relaciones 9.- El número de subordinados que un individuo puede supervisar con eficiencia tiene un límite.10.- En la organización, cada individuo debe reportarse, a un solo supervisor11.- Las responsabilidad de la autoridad más elevada es absoluta en relación con los actos de sussubordinados

Énfasis en los objetivos y en los resultados. Los objetivos son valores buscados o resultados deseados por la organización, que espera alcanzarlos a través de la eficiencia de su operación. Si esta operación falla, los objetivos o resultados se alcanzan parcialmente o, simplemente, se frustran. Los objetivos justifican la existencia y operación de una organización. Aunque los métodos y la racionalización del trabajo fueron la bandera de la administración científica, y la de la teoría clásica fueron los principios generales de la administración, la teoría neoclásica sólo los considera medios en la búsqueda de la eficiencia y enfatiza en los fines y resultados. Hay una decidida orientación hacia los objetivos y los resultados.

Eclecticismo. Los autores neoclásicos, a pesar de basarse en gran parte en la teoría clásica, son bastante eclécticos y recogieron el contenido de casi todas las teorías administrativas, como fueron: la teoría de las relaciones humanas, la teoría de la burocracia, la teoría estructuralista, la teoría del comportamiento, la teoría matemática y la teoría de los sistemas. Debido a este eclecticismo, la teoría neoclásica se considera una teoría clásica actualizada con los conceptos de la administración moderna, y formulada dentro del modelo ecléctico que representa la formación del administrador de hoy.

Los autores neoclásicos añadieron algunos elementos al concepto de organización formal y la definieron como un conjunto de posiciones funcionales y jerárquicas, orientada a la producción de bienes y servicios. Los principios fundamentales de la organización formal son:

División del trabajo: El objetivo inmediato y fundamental de cualquier tipo de organización es producir bienes o servicios. Para ser eficiente, la producción de bienes debe basarse en la división del trabajo, que consiste en descomponer un proceso complejo en una serie pequeñas de tareas.

Especialización: La especialización es consecuencia de la división del trabajo: cada cargo tiene funciones y tareas específicas y especializadas. La teoría clásica afirmaba que la concentración de los esfuerzos en campos limitados y restringidos permitió incrementar la cantidad y la calidad de la producción. La especialización del trabajo permitió disminuir los costos de producción y aumentar la eficiencia.

Jerarquía: En toda organización formal existe una jerarquía por escalas, estratos o niveles de autoridad, de los cuales los superiores tienen cierta autoridad sobre los inferiores.

Distribución de la autoridad y la responsabilidad: La jerarquía de la organización formal representa la distribución de la autoridad y la responsabilidad entre los diversos niveles de la estructura En la organización existen personas que cumplen órdenes de otras que están en niveles más elevados; esta situación refleja las posiciones relativas y la cantidad de autoridad en relación con las demás posiciones de la organización.

Una de las principales características de la teoría clásica fue el énfasis que puso en la estructura, es decir, en la organización formal los autores clásicos se circunscribieron, casi exclusivamente, a los aspectos formales de la organización, como la división del trabajo, la especialización la jerarquía de los niveles en la organización, la autoridad, la responsabilidad, la coordinación, etc.

Todos estos aspectos fueron abordados por los autores clásicos en términos normativos y prescriptivos, en función de los intereses de la organización, con el fin de alcanzar la máxima eficiencia.

La organización formal es la determinación de los estándares de interrelaciones entre los órganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organización para lograr los objetivos. La estructura organizacional es un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficiencia.

La escuela neoclásica, también denominada, escuela operacional o escuela del pensamiento administrativo, concibe a la administración como un proceso de aplicación de principios y funciones para la consecución de objetivos. Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman, el proceso administrativo.

Planeación: Es la función administrativa que determina por anticipado qué debe hacerse y cuales objetivos deben alcanzarse. La planeación tiene sus propias características y está constituida por cuatro fases secuenciales: establecimiento de objetivos por alcanzar (saber adónde se pretende llegar para saber exactamente cómo llegar hasta allá), toma de decisiones, respecto de las acciones futuras y determinación de los planes. Por consiguiente el primer paso de la planeación es el establecimiento de objetivos

Organización: Es la función administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeó. La organización implica tareas, personas, órganos y relaciones. En cuanto a su alcance, la organización presenta tres niveles: global (abarca la empresa como totalidad. Es el diseño organizacional, que puede asumir tres tipos: lineal, funcional y línea-staff), departamental (abarca cada departamento de la empresa, es el denominado diseño por departamento) y el nivel de tareas y operaciones (enfoca las tareas, actividades u operaciones específicas. Es el denominado diseño de cargos y tareas).

Dirección: La dirección es la función administrativa que orienta e indica el comportamiento hacia los objetivos que deben alcanzarse. La dirección es una actividad de comunicación, motivación y liderazgo.

Control: El control es la función administrativa que trata de garantizar que los planeado, organizado y dirigido cumpla realmente los objetivos previstos. El control consta de cuatro fases: el establecimiento de estándares o criterios (los estándares representan el desempeño deseado) y los criterios representan las normas que guían las decisiones), la observación del desempeño

En conclusión esta escuela tuvo como punto fundamental definir la administración como una técnica social básica, con el fin de que el administrador conociera, además de los aspectos técnicos y específicos de su trabajo, los aspectos relacionados con la dirección de personas dentro de las organizaciones. Esta teoría, desarrollo los tipos de organizaciones con el fin caracterizar la organización formal en cinco principios básicos como son: división del trabajo, especialización, jerarquía, distribución de la autoridad y responsabilidad y racionalidad

Escuela del pensamiento administrativo estructuralista

Esta corriente aparece a fines de los años cincuenta y está integrada por un grupo de psicólogos y sociólogos que se dedican a estudiar el comportamiento humano.

La corriente estructuralista pretende equilibrar los recursos de la empresa, prestando atención tanto a su estructura como al recurso humano, abordando aspectos tales como la correspondencia entre la organización formal e informal, entre los objetivos de la organización y los objetivos personales y entre los estímulos materiales y sociales. Tiene como objetivo principal estudiar los problemas de las empresas y sus causas prestando especial atención a los aspectos de autoridad y comunicación.

Considera que hay cuatro elementos comunes a todas las empresas: autoridad, comunicación, estructura de comportamiento, estructura de formalización.

Uno de sus más importantes investigadores fue Max Weber, como así también lo fueron Mayntz, Barnard, Etzioni

Max Weber adentró su análisis en aquellas áreas de interés en que la economía y la sociología se relacionaban para así poder interpretarlas motivaciones de la conducta. Centró su atención en el poder y la legitimación de la autoridad. Se fundamenta en un concepto de autoridad legítima, a diferencia del concepto clásico de autoridad de origen divino. Considera que es una herramienta para imponer la voluntad de una persona sobre el comportamiento de otras y que hay quienes pueden ejercerla y quiénes no.

Weber distingue tres tipos fundamentales autoridad:

Autoridad tradicional: aquí considera que la aceptación de la autoridad se basa en que siempre se ha procedido de esa forma, la habitualidad de los usos y costumbres le confiere legitimidad. Se centra en el principio de la costumbre y suele reflejarse en instituciones políticas con cargos hereditarios. Quienes ostentan la autoridad están legitimados por la fuerza de la costumbre y gozan desde un tiempo inmemorial de un status especial, los cambios solo pueden producirse si una porción determinada de la población lo desea.

Autoridad carismática: La aceptación de la autoridad proviene de la influencia personal del superior. Se basa en las condiciones personales de quien ejerce la autoridad. Esta es la propia del líder: el jefe es reconocido como tal por sus cualidades personales excepcionales, tales como el heroísmo, la santidad, el genio.

Suele ser residual, Weber indicó que la autoridad carismática, con el tiempo, tiende a convertirse en autoridad tradicional. El Vaticano, el papa, los cardenales y los obispos son ejemplos de carisma rutinario de la sucesión apostólica.

Autoridad legal- racional: Los individuos aceptan la autoridad por que creen racionalmente en la legitimidad de las normas que conceden el ejercicio del poder. Esas normas regulan el derecho de los individuos que son sujetos activos de la autoridad a ejercer ésta (autoridad) en el contexto de aquéllas (normas) Está basada en el derecho positivo, en el principio de legalidad.

Los tres tipos de autoridad se dan, con mayor o menor fuerza, en todas las sociedades políticas. Hasta los regímenes más puramente carismáticos buscan la apariencia de la legalidad, y en un gran número de los que basan legitimidad principalmente en el orden legal-racional hay importantes elementos tradicionales.

Weber destaca en la burocracia varios rasgos o características:

Máxima división del trabajo: toda organización para lograr sus objetivos debe descomponer el trabajo total en operaciones." Como un organismo, empresa, entidad, institución así como la función de distribuir el trabajo dando autoridades

formales.Las funciones están asignadas y cada funcionario sabe de antemano cuáles debe cumplir.

Jerarquía de autoridad: las organizaciones deben estructurarse bajo una jerarquía de autoridad, se usa fundamentalmente como evaluación de los resultados planeados. Se funda en la certeza del conocimiento de los superiores y los subordinados de la escala jerárquica, ya predeterminada.

Es un esquema operativo formal donde cada puesto de la organización está ocupado por funcionarios que se denominan agentes.

La autoridad de los funcionarios está dada por la legalidad de sus cargos específicos.

Determinación de reglas: que destinan la responsabilidad y la labor, la cual debe estar regida por reglas abstractas que emanen la dirección general para lograr la uniformidad y coordinación de la ejecución de toda organización. Las normas de conducta son predecibles ya que las pautas de comportamiento se hayan predeterminadas. El desempeño del cargo por parte de los funcionarios se realiza según normas generales, susceptibles de aprendizaje, mas o menos fijas y mas o menos completas.

Administración imparcial: el dirigente ideal debe administrar sin apasionamiento sin afección ni entusiasmo.

Seguridad en el trabajo y calificación técnica: el empleo en las organizaciones debe ser una carrera para que los miembros se desarrollen y asciendan por méritos y antigüedad en el puesto y no por recomendaciones. Los funcionarios deben ser empleados a sueldo y no debe existir affectio societatis. 8. Evitar la corrupción: Diferenciación clara de los bienes y de los ingresos de los miembros por fortuna privada e ingresos otorgados por su trabajo en la organización. 9. No existen relaciones informales ya que solo se establecen relaciones en el marco de la Autoridad legal y sus reglas.

Existen dos líneas de autoridad, la ascendente y la descendente, sin admitirse ninguna relación de tipo horizontal, lo que permite un mejor control social.

El funcionamiento de la organización está formalizado mediante registros escritos, lo que despersonaliza los cargos, de modo que un funcionario puede desaparecer y ser reemplazado por otro sin que sus funciones dejen de cumplirse.

Existe una concepción de la organización como un "paraíso de la racionalidad" Su meta final es alcanzar una situación de calculabilidad pura.

Weber vio innumerables razones para explicar el avance de la burocracia frente a las demás formas de asociación. Comparar los mecanismos burocráticos con otras organizaciones es lo mismo que comparar la producción de la máquina con otros modos no mecánicos de producción. Según Weber, las ventajas de la burocracia son:

Racionalidad en relación con el logro de los objetivos de la organización. Precisión en la definición del cargo y de la operación, por el conocimiento exacto

de los deberes.

Interpretación unívoca garantizada por la reglamentación específica y escrita. Por otro lado, la información es discreta, pues se suministra sólo a quien debe recibirla.

Uniformidad de rutinas y procedimientos, que favorece la estandarización y la reducción de costos y errores, pues los procedimientos se definen por escrito.

Continuidad de la organización mediante la sustitución del personal que se retira. Reducción de la fricción entre las personas, pues cada funcionario conoce aquello

que se exige de él y cuáles son los límites entre sus responsabilidades y las de los demás.

Coherencia, pues los mismos tipos de decisión deben tomarse en las mismas circunstancias.

Subordinación de los más nuevos a los más antiguos, de modo bien riguroso y conocido, para que el superior pueda tomar decisiones relacionadas con los niveles inferiores.

Confiabilidad, pues al conducir el negocio de acuerdo con las reglas conocidas, un gran número de casos similares se tratan metódicamente de la misma manera. Las decisiones son previsibles, y el proceso decisorio, al ser impersonal, elimina la discriminación personal.

Existen beneficios desde el punto de vista de las personas en la organización, pues se formaliza la jerarquía, se divide el trabajo entre las personas de manera ordenada, y éstas se entrenan para volverse especialistas en sus campos particulares, pudiendo hacer carrera en la organización, de acuerdo con los méritos personales y su competencia técnica.

En conclusión para esta escuela, la burocracia no se considera un sistema social si no un tipo de poder ya que se considera que la burocracia además de ser rígida, es ineficiente, inhumana, mecanicista, lenta y antieconómica.

Escuela del pensamiento administrativo de relaciones humanas

Después de la 1er guerra mundial los cambios ocurridos tanto en lo político como en lo social y lo económico influyeron las organizaciones. Las agremiaciones de trabajadores exigen su participación en esta etapa. Crecen los sindicatos. Se reemplazaron las monarquías por regímenes democráticos. El sistema de autoridad de derecho divino se va convirtiendo en uno más participativo por los ciudadanos.

CARACTERISTICAS

Los obreros exigen su participación Rechazo del sistema autoritario Los obreros mismos querían fijar sus límites de producción Rechazaron el sistema de incentivo aun con tal de perder dinero No querían más tareas rutinarias Desarrollo de la agrupación gremial.

Los modelos anteriores se hallaron impotentes de resolver estos nuevos problemas se hizo evidente que se debía replantar los modelos. Para esto se necesitaban sicólogos y sociólogos.

A pesar de que la organización comenzó a funcionar mejor había algo que hacía que los obreros disminuyeran su efectividad en la producción, descubriendo aspectos importantes como

El hombre está motivado por varios factores, de los cuales uno es le económico pero no le único.

La participación reduce los conflictos y amplía la cooperación El foco de atención es el grupo y no el individuo. Todo individuo necesita formar parte de un grupo. Cada grupo elabora normas de conducta y sus correspondientes sanciones. El grupo está dirigido por un líder. El trabajador se debe adecuar a las demandas interiores y exteriores

Su principal aporte fue introducir por primera vez a la sociología en la administración. Esto enriquece al campo de la administración, detecto también las variables del grupo que influyeron en sus acciones. Mayo marca la aparición de lo informal. Propuso técnicas menos represoras que las clásicas ofreciendo un sistema de incentivo no solo económico

Escuela del pensamiento administrativo de Sistemas

La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.Los supuestos básicos de la TGS son:

1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.

2. Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas.3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los

campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que

atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.

5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.

2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidosmusculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.

Desde un punto de vista histórico, se verifica que: La teoría de la administración científica usó el concepto de sistema hombre-

máquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril. La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque hombre-máquina a las

relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales.

La teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado.

La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional.

Después de la segunda guerra mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la investigación operacional, para la resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables.

La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones típicas de prestación de servicios, en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.

Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso ha llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación, básica para sobrevivir.Los sistemas vivos sean individuos u organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite re conceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces de naturaleza completamente diferente.

Sistema es un todo organizado y complejo, es un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. De ahí se deducen dos conceptos: propósito y globalismo. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.TIPOS DE SISTEMASEn cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los

rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí:

Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.

Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.

Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.

Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangreabastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.

Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento.

Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes.

Escuela del pensamiento administrativo de contingencia

La palabra contingencia es definida por Bueno Campos, como "toda variable externa, característica ambiental, factor circundante o fuerza influyente que afecta el diseño efectivo de la organización y a su comportamiento de forma, en principio no controlable directamente", por medio de una relación, entonces efecto. Sin embargo Morera Cruz, dice que es "algo incierto y eventual que puede suceder o no, suele representar una proposición cuya verdad o falsedad puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón". Es por esto que los teóricos de este enfoque afirman que los modelos organizacionales adecuados surgen al conocerse las características del entorno externo de la empresa, y no a partir de consideraciones teóricas previas.

La Teoría Contingente o Situacional nace a finales de los años cincuenta, surge de investigaciones empíricas aisladas, realizadas con el objetivo de verificar los modelos de estructuras organizacionales más eficaces, derivando con ello una nueva concepción de empresa, que se adecue a los cambios que presenta el medio ambiente, por medio de la identificación de las variables que producen mayor impacto, donde su estructura y

funcionamiento dependen de la adaptación e interrelación con el entorno externo; explicando que existe una relación funcional entre las condiciones ambientales y las técnicas administrativas apropiadas para el alcance de los objetivos, manifestando que no existe una teoría única para la solución de los problemas organizacionales, rompiendo con los esquemas conceptuales de la de la administración tradicional.

Existen dos corrientes de la Teoría Contingencial: el de "la Escuela de los Sistemas Socio- técnicos y el de la corriente Contingencial", el primero hace énfasis en los estudios de Emery y Trist quienes en Londres en los años sesenta, tratan de identificar el procesoy las reacciones que ocurren en el ambiente, clasificándolo según su naturaleza, afirmando que existen cuatro tipos de contextos ambientales que regulan la estructura y comportamiento organizacional, estos son:

El entorno Estático y Aleatorio Entorno Estático y Segmentado Entorno Perturbado y Reactivo Entorno de Campos Turbulentos

Determinado con ello la interdependencia causal entre las compañías estudiadas y su entorno.

La Segunda Corriente estudia la influencia de las contingencias sobre la estructura organizativa y el comportamiento administrativo, comienzan sus estudios a finales de los cincuenta con las investigaciones de la socióloga Joand Woodward, quien analizo 100 firmas industriales, catalogando tres formas de producción:

Producción o factura unitaria Producción en masa o mecanizada Producción Continua o Automatizada

Deduciendo que la variable tecnología adoptada determina las estructuras y los comportamientos empresariales. Posterior a ello, también a finales de los cincuenta Burns y Stalker estudiaron alrededor de 20 firmas de la industria electrónica en Escocia e Inglaterra, con el objetivo de verificar la interrelación entre la administración y el entorno externo, clasificando a las organizaciones como

mecanicistas orgánicas.

Concluyendo que el ambiente determina la estructura y que este afecta su sistema administrativo y funcionamiento.

La contingencial centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional.

Dos de los elementos más importantes que componen las condiciones generales son la tecnología y el ambiente cuyo intercambio con los factores internos de la organización

hace que esta adopte ciertas formas de estructura y comportamiento para su adaptación al medio externo.

Las Variables Contingenciales que afectan a la Organización

Las Organizaciones son vistas posteriores a la teoría sistémica como un todo interrelacionado, donde los elementos del entorno influyen en la determinación de las estructuras organizacionales y afectan el funcionamiento de esta, originando la teoría contingencial, la cual florece como ya se mencionó en el marco histórico, de la comparación entre compañías de diversos tipos.

Esta establece por medio de estudios empíricos que la estructura empresarial puede cambiar por efecto de las variaciones que pueden provocarse desde las posiciones de sus factores en la organización, el análisis de estos factores explican las diferencias entre las organizaciones y ayudan a identificar las variables contingentes que afectan a la institución.

Conclusiones

La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa así como en nuestra vida cotidiana, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos

Bibliografía

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Fundamentos de Administración Conceptos y AplicacionesStephen P. RobbinsDavid A. De Cenzo.Editorial Prentice Hall

Peterson Elmore y Plowman Grosvenor. (1961) Organización Y dirección de empresas. Editorial Hispanoamericana de México 1a. ed.