TECNICAS PARA LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

EL MENSAJE

Tema 2

1. El mensaje: Definición

En la teoría de la Comunicación, el mensaje es la información que

un emisor trasmite a un receptor a través de un canal o medio de

comunicación. Está conformado por un conjunto de signos,

símbolos o señales que a menudo le otorga su significado y permite

la interpretación por el receptor.

1. El mensaje: Definición

El mensaje tiene cuatro rasgos o características esenciales que se

deberían definir conforme al propósito que se busca en el proceso

comunicacional, tales son:

La información que contiene.

Los códigos (símbolos, señales o de cualquier otro tipo).

La presentación: verbal, escrita, por imágenes o gestual.

La estructura: secuencia u orden en la disposición de los códigos.

(Por ejemplo, para los mensajes escritos, la redacción o sintaxis en el

uso del idioma).

El mensaje debería ser adecuado tanto en forma como en contenido

para que pueda cumplir el propósito del proceso comunicacional.

2. La información

Definición

Una definición muy simple de información es aquella que afirma

que información es cualquier dato que posee significado. A nuestro

alrededor tenemos cantidades de datos que nos llegan a nuestro

cerebro a través de nuestros sentidos, la mayoría de ellos

cualitativos. Sin embargo, muy pocos tienen algún significado para

nuestras decisiones, o para comunicarlos a otros en un mensaje. A los

datos que son realmente importantes se les denomina

INFORMACIÓN.

2. La información

Fuentes de Información

A menudo, la información que necesitamos no la obtenemos

directamente, sino que nos llega a través de mensajes, sean verbales,

escritos por imágenes o gestuales, trasmitidos generalmente a

nosotros por otras personas, y no siempre provenientes de la fuente

original. Por eso, la información que recibimos puede ser correcta en

la medida que el mensaje que recibimos tenga las cualidades

necesarias.

2. La información

Cualidades de la Información

Algunas de las cualidades que debe tener la información para que la

comunicación sea efectiva pueden ser:

Ser veraz

Ser recibida de manera oportuna

Tenga un origen plenamente conocido y provenga de una fuente

confiable

Ser pertinente según las necesidades de quien la recibe

Ser clara y comprensible para el receptor

Ser precisa en su contenido, sin dar lugar a ambigüedades o malas

interpretaciones.

Ser impactante y amena de tal forma que despierte el interés

Proporcione ideas útiles o una contribución para quien la recibe

3. Códigos

Casi todos los mensajes vienen en códigos. Por ejemplo, el idioma

que hablamos y escribimos y por el cual nos comunicamos es un

sistema complejo de códigos con letras y signos de puntuación, que

se conforman en palabras y oraciones que traducen nuestras ideas y

pensamientos para podernos comunicar con nuestros semejantes.

3. Códigos

El sistema de códigos, símbolos, signos o señales que escogemos

para codificar el mensaje debe considerar al receptor, quien debería

estar en capacidad de decodificarlo para poder recibir correctamente

el mensaje. Entre los códigos más utilizados tenemos entre muchos

otros:

Los idiomas y su gramática

los algoritmos en la informática

El código Morse

El lenguaje Braille para ciegos

Las señales gestuales que se utilizan para los sordos

el código que utilizan los marinos para comunicarse;

A menudo, a estos códigos se les denomina lenguaje. Así tenemos el

lenguaje oral, el escrito, el corporal y por imágenes, entre otros.

4. Presentación de los mensajes

Mensajes Escritos.

El comunicador eficaz se preocupa y muestra interés en escribir

correctamente valorando el uso de:

Una buena ortografía en todo lo que escribe;

El uso de los signos de puntuación de forma correcta, para darle la

intencionalidad deseada a sus escritos.

Su vocabulario para expresarse de manera precisa y correcta; y,

Una redacción coherente ordenada y fluida de las ideas que quiere

trasmitir, para facilitar la comprensión e interpretación del lector.

4. Presentación de los mensajes

Mensajes Verbales

La Comunicación oral es el proceso donde predomina la palabra

hablada como medio para transmitir el mensaje, pudiendo contar el

emisor con el apoyo de los recursos adecuados, generalmente de

carácter audiovisual o escrito. Entre los recursos que puede utilizar

tenemos:

Habilidades y destrezas como orador

Lenguaje adecuado al receptor

Expresión corporal

Apoyo visual

Información escrita (material de apoyo)

Control dinámico de grupos

Infraestructura de la sala o auditorio en el caso de dirigirse a un

grupo de personas.

4. Presentación de los mensajes

Mensajes gestuales o con imágenes

Es muy conocida la frase: “Una imagen dice más que mil palabras”.

Una valla publicitaria en una carretera, un video en Internet o una

presentación en power point con fotos o diagramas también

trasmiten mensajes. Los gestos de cierta forma son imágenes y

entran dentro de esta categoría. Todo esto siempre y cuando el

receptor pueda interpretar adecuadamente su significado.

4. Presentación de los mensajes

Combinación

Los mensajes que a menudo se

trasmiten son más efectivos si

cuentan con una combinación de los

formatos mencionados. En las

conferencias o charlas que se dan a

nivel profesional u organizacional se

aplican todos estos formatos para

lograr los objetivos. El comunicador

efectivo identifica los mejores

medios para trasmitir su mensaje y

busca la forma más adecuada para

hacerlo.

5. Estructura, orden y secuencia.

La manera como se ordenan los códigos y la selección de los

medios adecuados influyen decisivamente en que se logren los

objetivos de la comunicación. Esto Puede contribuir a la coherencia

y fluidez del mensaje, o generar interferencias en el receptor, en

particular a la hora de interpretar el mensaje. En pocas palabras,

puede ser que entienda el significado de los códigos y lo decodifique,

pero la pregunta es:

¿Realmente se comprende el mensaje? ¿Es

interpretado correctamente por el receptor?

5. Estructura, orden y secuencia.

¿Cuántas veces leemos un texto, comprendemos las palabras

que contiene, y el mensaje es interpretado de forma errónea?

Por ejemplo, el uso de signos de puntuación puede hasta cambiar el

sentido del mensaje. También, encontramos con frecuencia mensajes

incompletos o fuera de contexto que han llevado a grandes equívocos

en quienes los reciben, incluso de forma intencional. En otras

oportunidades los mensajes llevan consigo información superflua,

ambigua o contradictoria que hace que la idea central se diluya entre

tantas palabras o gestos.

6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes

“La percepción es más poderosa que los hechos” (Virginia Satir).

El lenguaje no crea la realidad en sí misma, pero sí la

EXPERIENCIA que se vive como realidad.

La percepción es como lo dice la palabra: lo que la persona percibe.

Los mensajes escritos se leen, los mensajes verbales se escuchan y

las imágenes o gestos se observan. También, las personas perciben a

través de sus otros sentidos (olfato, gusto y tacto) ciertos datos del

entorno (por ejemplo, un olor a comida en una casa puede significar

que alguien está preparando el almuerzo) lo cual constituye un

mensaje.

6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes

El siguiente paso en el proceso es la interpretación del individuo

acerca de los datos recibidos y que son trasmitidos hacia su cerebro

donde en realidad se decodifica el mensaje.

A la hora de codificar su mensaje, el comunicador eficaz sabe que

cuando se dirige a un grupo va a encontrar personas con diversos

tipos de percepción, basados en sus preferencias de pensamiento:

visuales, auditivos y kinestésicos.

6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes

Visuales

El receptor visual capta mejor los mensajes gráficos o escritos que los

verbales. Cuando se le trasmite un mensaje hablado, casi siempre tiene

que venir acompañado de imágenes, gráficos, textos escritos, gestos,

expresión corporal, que refuercen ese mensaje, y pocas veces se ven

perturbados por el ruido (sonido) circundante

6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes

Auditivos

El receptor auditivo capta mejor los mensajes hablados que los

visuales. Las imágenes, gráficos y diagramas usualmente deberían

venir acompañados con palabras explicativas para comprender el

mensaje. Requiere sitios tranquilos y sin ruido para captar

apropiadamente la información.

6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes

Kinestésicos

El receptor Kinestésico necesita

“palpar” el mensaje. Utiliza para ello

cualquiera de sus otros sentidos: olfato,

gusto y tacto. Necesita la proximidad o

algún tipo de contacto con el emisor para

sentir su presencia. Le cuesta captar

apropiadamente mensajes a distancia

(por teléfono, correo electrónico). El

ambiente donde se encuentra en el

momento de recibir el mensaje puede

producirle ruido (barreras).

6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes

La expresión: De lo anterior se deduce que no es sencillo

comunicarse apropiadamente con audiencias y grupos de

trabajo. La comunicación individual es mucho más sencilla

porque se puede escoger el lenguaje, la presentación y la

estructura adecuada según la persona, mientras que en los

grupos conseguimos una gama de estilos de percepción. En estos

casos se puede requerir combinar los formatos para cubrir todas

las necesidades de la audiencia.

7. El meta-mensaje

Es un mensaje “paralelo” al mensaje que es trasmitido por el emisor,

a menudo implícito, es decir, aquello que no se dice o no está visible

en el mensaje principal, por ejemplo, el emisor dice algo pero sus

gestos dicen otra cosa, o en un mensaje escrito es lo que con

frecuencia se califica como “lo que está escrito entre líneas”.

7. El meta-mensaje

El “meta-mensaje” puede ser un recurso si es intencionado, pero no

siempre puede ser captado por el receptor, y en otras oportunidades,

se trasmite de manera no intencionada por otros canales. En este

caso, al no ser intencional, puede generar interferencias o

confusiones en el mensaje principal. Por eso es fundamental que el

comunicador efectivo tenga especial cuidado en ser coherente entre

los tres tipos de lenguaje: el escrito, el verbal y el corporal, a la hora

de trasmitir su mensaje al receptor.,

8. Conclusion

Para que la comunicación sea efectiva, se requiere prestarle atención

al mensaje, tanto al contenido como a la forma. El contenido consiste

en la información y la forma tiene que ver con los códigos que se

utilizan (idiomas, señales, imágenes, etc.), la presentación (formato

verbal, escrito, gestual) y la estructura (orden y secuencia). El emisor

debería en todo momento preocuparse porque el receptor no solo

reciba el mensaje, sino que lo interprete correctamente para que se

logren los objetivos del proceso comunicacional. Conocer cuál es el

tipo preferido de pensamiento que tiene el receptor para captar el

mensaje (visual, auditivo, quinestésico) es otro factor a considerar si

se quiere tener éxito al trasmitir nuestros mensajes.

Finalmente, el comunicador debe estar consciente de los “meta-

mensajes” que puede estar transmitiendo de forma intencional o no,

y para prevenir esto último, es necesario ser coherente a la hora de

trasmitir su mensaje.