Proceso de comunicacin y toma de decisiones

Tcnicas de la toma de decisionesProceso de comunicacin y toma de decisiones

Proceso de Toma de DecisionesDECISINProceso que provee una forma de ver las decisiones de forma analtica y racional.Proceso para encontrar y elegir un curso de accin para resolver un problema concreto.

PROBLEMASituacin que se presenta cuando el estado real de las cosas no es igual al estado deseado de las cosas o el personal necesita respuesta a una pregunta.

ProblemaQu causa un problema?El problema existe cuando hay una diferencia entre lo que se esperaba que sucediera y lo que sucede en realidad.

Cmo se resuelven los problemas?Eliminando la causa que los provoc, o la diferencia entre la condicin deseada y la condicin real.

Problema vs Toma de Decisiones

Problema vs Toma de Decisiones

Se relacionan estrechamente

Siempre hay que tomar decisiones para solucionar un problema.

Tipos de decisiones en la GerenciaDe rutina: Las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de accin ya conocido.

De emergencia: Ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

Estratgicas: Decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes especficos. Es el tipo de decisin mas exigente, y son las tareas ms importantes de un gerente.

Tipos de decisiones en la GerenciaOperativas: Son necesarias para la operacin de la organizacin, e incluye resolver situaciones de gente (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible

Individuales: Este tipo de decisiones se dan cuando existe un problema que es fcil de resolver. Quien realiza el esfuerzo es una sola persona.

TIPOS DE DECISIONES GERENCIALESSon aquellas decisiones que toma el alto nivel gerencial. Son importantes y se buscar orientacin, asesora y evaluacin en cada paso del proceso.

EN CONDICIONES DE CERTIDUMBRESon aquellas que se toman con certeza acerca de lo que suceder, ya que se cuenta con informacin exacta, medible, confiable y se conocen las relaciones de causa-efecto.

TIPOS DE DECISIONES EN CONDICIONES DE INCERTIDUMBRE: Cuando existe falta de informacin, escasez de datos, falta confiabilidad de los datos y se ignoran las probabilidades de los datos.

PROGRAMABLES: Son tomadas como un hbito, regla o procedimiento.Este tipo de decisiones se aplican a problemas estructurados, rutinarios y repetitivos.

NO PROGRAMABLES: Se usan en situaciones no estructuradas, novedosas y mal definidas de una naturaleza no recurrente.

Decisiones ProgramadasFormas para tomar decisiones programadas

Reglas: Establece con precisin lo que un supervisor debe o no debe hacer en una situacin particular.

Procedimientos: Establece un enfoque o secuencia de pasos definidos para resolver un problema.

Poltica: Proporciona guas para influir en el pensamiento y a diferencia de una regla, requiere el uso de cierto juicio.

Decisiones NO ProgramadasEl supervisor o la gerencia no han presentado una regla, procedimiento o poltica estndar para tomar una decisin.

Se trata la situacin como nica.

El supervisor participa activamente en tomar las decisiones.

Elementos en la Toma de DecisionesAGENTE DECISORIOEs aquella persona que selecciona la opcin entre varias alternativas o ideas de accin.

OBJETIVOSSon las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con sus acciones.

GUSTOS Y/O PREFERENCIASSon los criterios que el agente decisorio utiliza para poder escoger.

Elementos en la Toma de DecisionesESTRATEGIASEs el curso de accin que el agente decisorio escoge para alcanzar mejor sus metas y/o objetivos. Toda estrategia depende de los recursos que se disponga. SITUACIONSon los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio, muchos de los cuales, estn fuera de su control.

LOGROS Y RESULTADOSEs la secuencia o resultante de una estrategia.

Requisitos para la Toma de DecisionesHay que definir bien cuales son las restricciones y las limitaciones. Establecer una relacin costo-beneficio, especificando los rendimientos que se esperan hasta los mas mnimos implcitas, hbitos, experiencia, etc.) Se deben conocer los factores internos formales de la organizacin (cultura, organizaciones, manuales, polticas, estructura, recursos disponibles, etc.) y los informales (polticas)Se deben conocer los factores externos de la organizacin (clientes, proveedores, economa, competencia, etc.)

Componentes del Proceso:Informacin:

Estas se recogen tanto para los aspectos que estn a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones.

Si la informacin no puede obtenerse, la decisin entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categora de informacin general.

Para que sea relevante depender de las cualidades cognitivas del decidor.

Componentes del Proceso:ConocimientosSi quien toma la decisin tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situacin similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de accin favorable.

En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar consejo en quienes estn informados.

Componentes del Proceso:Experiencia

Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona informacin para la solucin de un prximo problema similar.

Si ha encontrado una solucin aceptable, con mayor razn tender a repetirla cuando surja un problema parecido.

Si carecemos de experiencia entonces tendremos que experimentar; pero slo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas.

Componentes del Proceso:Juicio:

El juicio o criterio es necesario para combinar la informacin, los conocimientos, la experiencia y el anlisis, con el fin de seleccionar el curso de accin apropiado.

No existen substitutos para el buen juicio, es propio del individuo y lo hace distintivo.

Componentes del Proceso:AnlisisEs la forma de unir los componentes anteriores. No puede hablarse de un mtodo en particular para analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. En ausencia de un mtodo para analizar matemticamente un problema es posible estudiarlo con otros mtodos diferentes. Si estos otros mtodos tambin fallan, entonces debe confiarse en la intuicin.

Pasos en la Toma de DecisionesEstar alerta a Indicaciones y Sntomas Identificar el problema u oportunidadRecolectar informacin relevanteDesarrollar alternativasEvaluar cada alternativaSeleccionar la mejor alternativaImplantar la decisinEvaluar y darle seguimiento

Identificar el ProblemaCmo identificar un problema?

Discrepancia entre el estado existente y el estado que se desea.No confundir problema con sntomas.Identificar y solucionar el problema equivocado puede ser peligroso.

Identificar el ProblemaCmo identificar un problema?

Los problemas no siempre se anuncian.Informacin que se necesita:Todos los hechos relevantes de la situacinInformacin de calidadPor qu el problema ocurriCmo afecta la productividadQu polticas son relevantesRestricciones en tiempo y costo

Recolectar Informacin

Contestar preguntas que impacten al problema.

Por qu sucedi ahoraCmo afecta la productividad del departamento?Qu polticas de la compaa son relevantes para manejar el problema?Cules son las limitaciones.

Evaluar las alternativasFortalezas y debilidadesCul es el costo?Cunto tiempo lleva el implantarla?Cul es el resultado ms favorable que se espera de cada una?Cul es la menos favorable?

Seguimiento y EvaluacinLa alternativa consigui los resultados esperados?Corrigi el problema existente?

Herramientas de DecisinCondiciones que los supervisores encuentran cuando se toma una decisin.

Certeza: Cuando se conoce el resultado de cada alternativa.Riesgo: Cuando deben estimar la probabilidad de ciertos resultados. Los supervisores recurren a su experiencia.Incertidumbre: Cuando no se tiene la certeza de los resultados y ni siquiera pueden hacer un estimado de su probabilidad.