TEMA 06: Cuerpo General Administrativo de la ...

TEMA 06: Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado

Bases de datos: Access. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.

Bloque VI. Ofimática.

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ÍNDICE: I. BASES DE DATOS: ACCESS. ................................................................................ 4

A. Que es una base de datos. ......................................................................... 4 B. Objetos de una base de datos. .................................................................. 4 C. Campos y registros. ...................................................................................... 6 D. Sistema de bases de datos relacional. ....................................................... 7 E. Entrada y salida de la aplicación de base de datos. ............................... 8 F. La ventana de la aplicación de base de datos. ...................................... 9 G. Distintas formas de creación de una base de datos. ............................. 15 H. Apertura de una base de datos. .............................................................. 17 I. Guardado de una base de datos. ........................................................... 19

II. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. ......................................................... 20 A. Utilidad de recuperación y mantenimiento de la base de datos. ........ 20 B. Generador de expresiones. ....................................................................... 24 C. Macros……….. ............................................................................................ 27 D. Inserción de imágenes y gráficos en formularios. .................................... 30 E. Inserción de imágenes y gráficos en informes. ........................................ 34 F. Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el

procesador de texto. ................................................................................. 34 III. TABLAS. ............................................................................................................. 37

A. Conceptos de registros y campos. ........................................................... 37 B. Distintas formas de creación de tablas. ................................................... 38 C. Elementos de una tabla. ............................................................................ 41 D. Introducción de datos. .............................................................................. 53 E. Movimientos por los campos y registros de una tabla. ........................... 54 F. Selección de registros y campos............................................................... 56 G. Eliminación de registros de una tabla. ..................................................... 57 H. Creación de filtros. ..................................................................................... 57 I. Seleccionar y aplicar un tipo de filtro. ...................................................... 58 J. Cambio del nombre de una tabla. .......................................................... 59 K. Eliminación de una tabla. .......................................................................... 59 L. Copiado de una tabla. .............................................................................. 60

IV. CONSULTAS. ..................................................................................................... 61 A. Tipos de consulta. ....................................................................................... 61 B. Creación de una consulta. ........................................................................ 62 C. Guardado de una consulta. ..................................................................... 63 D. Ejecución de una consulta. ....................................................................... 63

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E. Apertura de una consulta. ......................................................................... 63 F. Modificación de los criterios de consulta. ................................................ 63 G. Realizar cálculos en una consulta. ............................................................ 68 H. Consulta de parámetros. ........................................................................... 71 I. Eliminación de una consulta. .................................................................... 72

V. FORMULARIOS. ................................................................................................. 73 A. Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las tablas

o resultados de consultas. ......................................................................... 73 B. Introducir datos mediante un formulario. ................................................. 77 C. Personalización de formularios utilizando diferentes elementos de

diseño………… ............................................................................................ 79 D. Almacenado de formularios. ..................................................................... 87 E. Modificación de formularios. ..................................................................... 87 F. Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el

asistente para formularios. ......................................................................... 88 G. Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro ................ 91 H. Eliminación de formularios. ........................................................................ 92 I. Impresión de formularios. ........................................................................... 93

VI. INFORMES. ........................................................................................................ 94 A. Creación de informes o reports para la impresión de registros de las

tablas o resultado de consultas. ............................................................... 94 B. Personalización de informes utilizando diferentes elementos de diseño.97 C. Almacenado de informes. ....................................................................... 106 D. Modificación de informes. ....................................................................... 106 E. Creación de subinformes. ........................................................................ 106 F. Etiquetas…….. ........................................................................................... 112 G. Eliminación de informes. .......................................................................... 114 H. Impresión de Informes. ............................................................................. 115

VII. RELACIONES. .................................................................................................. 119 A. Creación de relaciones entre tablas. ..................................................... 119 B. Concepto del campo clave principal. .................................................. 120 C. Tipos de relaciones entre tablas. ............................................................. 123 D. Integridad referencial. ............................................................................. 125

VII. IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS. ...................... 127 A. Importación de datos. ............................................................................. 127 B. Vinculación de datos. .............................................................................. 129 C. Exportación de datos. .............................................................................. 130

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1. BASES DE DATOS: ACCESS. Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos:

A. Que es una base de datos.

Una base de datos consta de un conjunto de objetos, tablas, formularios, páginas de acceso a datos, consultas e informes, que se utilizan para gestionar y presentar los datos. Te permite controlar de verdad los datos, recuperarlos, ordenarlos, analizarlos, resumirlos y elaborar informes. La base de datos puede combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá que introducir dos veces la misma información. Incluso puede contribuir a que la entrada de datos sea más eficaz y precisa. El proceso de creación de una base de datos implica estos tres pasos básicos:

1. Crear una base de datos diseñando y construyendo tablas para

guardar datos. 2. Introducir datos. 3. Desarrollar otros objetos de base de datos adicionales para

utilizarlo en la visualización, edición e impresión de la información.

B. Objetos de una base de datos.

Un archivo de base de datos contiene un conjunto de objetos que le permiten utilizar la información de su base de datos. Algunos de estos objetos se corresponden con la introducción de datos en la base (tabla, formulario), y otros están relacionados con la recuperación de datos (consulta, informe). Tablas: Cada tabla de la base de datos contendrá los datos relacionados con un asunto concreto en forma de hoja de datos. Por ejemplo: una tabla Clientes contiene la lista de las direcciones de los clientes de la empresa, una tabla Artículos contiene la lista de los artículos distribuidos por la empresa, etc. Este es el objeto fundamental de la base de datos: cualquier consulta, formulario o informe está directa o indirectamente basado en una o varias tablas. Consultas: Las consultas se utilizan para examinar los datos de una o varias tablas. Asimismo, presentan los datos en forma de hoja de datos, como las tablas. Por ejemplo, una consulta puede seleccionar rápidamente la lista de clientes de la tabla Clientes que viven en Barcelona. Formularios: Este objeto se utiliza para introducir y modificar datos de una tabla. Por ejemplo, un formulario Clientes permitirá especificar la dirección de cada cliente mediante una pantalla de introducción de datos específica.

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Informes: Este objeto permite imprimir los datos de una tabla según una presentación específica, incluyendo, si es necesario, diversos cálculos sobre los grupos de registros. Macros: Este tipo de objeto permite automatizar operaciones, como la apertura de un formulario, la presentación de una barra de herramientas, etc. Módulos: Los objetos Módulo contienen procedimientos desarrollados mediante el lenguaje de programación Visual Basic y permiten ampliar las funciones y los procesos automatizados de Access. El panel de navegación permite acceder a los diferentes objetos contenidos en la base de datos activa. En este panel, los objetos están clasificados por categoría (tipo de objeto, fecha de creación, etc.) y filtrados por grupo; los grupos cambian en función de la categoría seleccionada. Para cambiar la vista de los objetos contenidos en el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el menú situado en la parte superior del panel de navegación (este menú muestra el nombre de la categoría activa), señale la opción Vista por y, a continuación, haga clic en una de las opciones siguientes:

• Detalles: Muestra una lista detallada; para cada objeto, se muestran sus fechas de creación y modificación, así como su tipo (tabla, consulta, etc.).

• Icono: Muestra los objetos en forma de iconos grandes.

• Lista: Muestra una lista de los nombres de objetos.

Para modificar el orden de los objetos contenidos en los diferentes grupos del panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el menú situado en la parte superior del panel de navegación y, a continuación, señale la opción Ordenar por, seleccionando la opción correspondiente a la forma en la que desee ordenar los objetos: por Nombre, por Tipo, por Fecha de creación o por Fecha de modificación.

Panel de Navegación

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Una base de datos puede contener un gran número de objetos. Por ello, Access dispone de un cuadro de búsqueda que le permite encontrar rápidamente un objeto. Si no aparece el cuadro de búsqueda en la parte superior del panel de navegación, muéstrelo: haga clic con el botón derecho en el menú del panel de navegación y, a continuación, seleccione la opción Barra de búsqueda. El cuadro Buscar se mostrará debajo del menú del panel de navegación.

C. Campos y registros.

En una tabla de Access cada columna representa un campo, que es una categoría de información, mientras que cada fila de la tabla consta de un único registro, que es toda la información para un elemento de la tabla. Cada campo sólo puede contener un tipo de datos: texto, números, fechas, etc. En Access, cada registro contiene la información de un único elemento (toda la información de que se dispone sobre un estudiante o todo lo que se conoce sobre una clase).

Campos y Registros de una Tabla.

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Cuando trabaja con información de la base de datos, a menudo se hace con un único registro al mismo tiempo. En otras palabras, cuando se utiliza un formulario, para examinar los datos de una tabla, generalmente se ven los registros de uno en uno; y cada línea de un informe suele representar un único registro de un informe (cuando se diseña un formulario o un informe, se determina qué campos del registro se incluirán). En Access puede introducirse cualquier tipo de texto, números, fechas, horas y cantidades monetarias, o hipervínculos (enlaces a las páginas Web u otros documentos). En realidad, Access incluye un tipo de campo especial, el objeto OLE, que le permite incluir un objeto que puede introducirse en cualquier otro programa de Windows, como una imagen, sonido, animación e incluso un vídeo clip.

D. Sistema de bases de datos relacional.

Las aplicaciones de base de datos pertenecen a alguno de los dos tipos siguientes: bases de datos con archivos simples, o base de datos relacional. En una base de datos con archivos simples, toda la información que esté relacionada tiene que caber en una única tabla. Esto significa que la información que sea común a varios registros se repetirá para cada uno de esos registros. Las bases de datos relacionales es el tipo creado por Access. En una base de datos relacional se utilizan varias tablas diferentes con relaciones entre ellas. Estas relaciones permiten introducir información en una tabla y conectar esa información con un registro de otra por medio de un identificador.

Base de Datos Relacional.

Estructurar los datos en un formato relacional tiene ciertas ventajas:

• Ahorrará una cantidad de tiempo considerable al no tener que

introducir los mismos datos una y otra vez en muchos registros.

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• La base de datos será más pequeña, sólo una pequeña fracción del tamaño de una base de datos de archivos simples, ahorrando especio en el sistema y facilitando su transferencia si se quiere compartir con otros usuarios.

• Se reduce el número de errores en la entrada de datos, ya que no

se tienen que repetir los datos. • La actualización de los datos es un proceso en un sólo paso.

E. Entrada y salida de la aplicación de base de datos.

Desde la interfaz de Windows 10, utilice uno de los siguientes métodos:

• Escriba Access en el cuadro de búsqueda de la barra de tareas de Windows 10 y haga clic en Access 2019.

• Haga clic con el botón izquierdo en el icono de Windows,

seleccione Todas las aplicaciones y, por último, haga clic en el icono Access 2019.

La aplicación Microsoft Access aparecerá en pantalla.

Pantalla de Bienvenida de Access 2019.

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La vista Archivo contiene comandos aplicables a toda una base de datos (por ejemplo, compactar y reparar o abrir una nueva base de datos). Los comandos están organizados en fichas en la parte izquierda de la pantalla y cada ficha contiene un grupo de comandos o vínculos relacionados. Por ejemplo, al hacer clic en Nuevo, puede ver un conjunto de botones que le permiten crear una nueva base de datos desde el principio o seleccionar una base de datos de una biblioteca de plantillas de base de datos diseñadas por profesionales. Si selecciona una plantilla, o bien decide crear una base de datos en blanco, se abrirá entonces la ventana principal de Access 2019. Para salir de Access haga clic en el botón Cerrar situado en la parte superior derecha de la ventana de Access. Cuando inicia Access 2019, este muestra la vista Archivo de Microsoft Office, donde puede obtener información acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

F. La ventana de la aplicación de base de datos.

Ventana Principal de Microsoft Access.

• La Ficha Archivo. Muestra un cuadro de opciones que ocupa toda la ventana y que permite realizar rápidamente acciones como abrir, guardar o imprimir un Libro, entre otras, todo sin tener que abrir nuevas ventanas (vista Backstage).

• El Botón Opciones va a mostrar una gran variedad de opciones

como puede ser opciones de la interfaz de usuarioa, de formatos predetermiando al crea una base de datos, Vista aplicadas al diseño, etc..

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• Barra de Acceso Rápido. Es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. Barra de Acceso Rápido

Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos posibles ubicaciones:

- Esquina superior irzquierda.

- Debajo de la cinta de Opciones.

• Barra de Título. Situada en la parte más alta de la ventana, contiene el nombre del programa es decir Microsoft Access y en la parte derecha los botones habituales de minimizar, maximizar y cerrar.

• Cintas de Opciones. La cinta de opciones sustituye a la barra de

menús de las versiones anteriores de Office en la que están las distintas opciones que ofrece Access. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento y se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como la opción Copiar como la opción Cortar aparecen con el color más claro.

La estructura de la Cinta de Opciones se divide en:

- Fichas: en este elemento se presentan las diferentes opciones que se encontraban en las barras de herramientas de las versiones anteriores de office. Todas las opciones disponibles en Access se encuentran incluidas en estas fichas, por lo tanto, para realizar una tarea deberá acceder a la ficha correspondiente.

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Las fichas contextuales son otro tipo de fichas que van a permitir trabajar con opciones especiales del elemento que esté seleccionado. Por ejemplo, si está trabajando con tablas la cinta de opciones muestra una ficha contextual llamada Herramientas de tabla que incluye dos fichas nuevas Campos y Tabla.

- Grupos: al hacer un clic en cada ficha se muestra en la parte

inferior los grupos de opciones que pertenecen a la pestaña seleccionada, estos organizan cada tarea en varias subtareas que incluyen los botones de comando.

Grupo de Opciones

Como se puede observar en algunos grupos aparece, en la esquina inferior derecha, un icono en forma de flecha llamada Iniciadores de cuadros de diálogo . Si se hace un clic en este icono se muestra un cuadro de diálogo o panel de tareas relacionado con el grupo, que le va a permitir ver el resto de opciones. Por ejemplo, si se hace un clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Formato de texto aparece el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos.

- Botones de Comando: representan a cada una de las

operaciones que se pueden llevar a cabo dentro de Access. Aparecen asociadas dentro de cada uno de los grupos en función de la tarea que llevan a cabo.

Botón de Comando del Grupo Registros.

Si se pulsa la tecla ALT Access mostrará las pistas de acceso por teclado (pueden ser letras o números) en cada una de las opciones existentes en la cinta de opciones. De esta forma es muy sencilo acceder a estas sin el uso del ratón.

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Pistas de Teclado. A continuación se muestran las fichas y los grupos que la componen:

FICHA GRUPO

Archivo

• Inicio • Nuevo • Abrir • Información • Guardar • Guardar como • Imprimir • Cerrar • Cuenta • Comentarios • Opciones

Inicio

• Vista • Portapapeles • Ordenar y filtrar • Registros • Buscar • Formato de texto

Crear

• Plantillas • Tablas • Consultas • Formularios • Informes • Macros y Código

Datos externos • Importar y Vincular • Exportar

Herramientas de base de datos

• Herramientas • Macro • Relaciones • Analizar • Mover datos • Complementos

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Tablas:

La estructura de una tabla se define en Vista diseño. La introducción y modificación de datos suele realizarse en vista Hoja de Datos de la tabla. Como ya se ha comentado anteriormente, una tabla está formada por registros y por campos y contiene la información en sí, ya que es la tabla la que almacena los datos que se van a gestionar. Dentro de una tabla los datos se organizan en campos (columnas) y registros (filas).

Tabla Clientes de Access.

Puede ordenar y filtrar los datos de una tabla utilizando la hoja de datos, así como reorganizar el diseño de la propia hoja de datos. A continuación, puede imprimir la hoja de datos, que mostrará los datos exactamente como aparecen en pantalla.

Consultas:

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos. Después de haber creado las tablas e introducido los datos en ellas, el tipo más importante de objeto de base de datos puede que sea la consulta. Utilizando consultas, puede recopilar la información seleccionada de la base de datos y organizarla para su uso en informes o para presentarla en pantalla en vista Hoja de datos o Formulario. Diseñe una consulta en la Vista diseño, utilizándola para hacer una pregunta sobre la base de datos, la respuesta aparece en la vista Hoja de datos de la consulta, que aparece exactamente como la vista Hoja de datos de la tabla. La consulta puede combinar información de múltiples tablas, basadas en sus campos relacionados.

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Para incluir los resultados de una consulta en formularios e informes, debe asegurarse primero de guardar el diseño de la consulta. Además de hacer preguntas, puede configurar la Vista diseño para proporcionar información de resumen sobre los datos, así como agrupar y organizar la información de la base de datos.

Formularios:

Un formulario es una ventana que muestra una colección de controles para presentar, introducir y editar la información en los campos de la base de datos. En lugar de abrir directamente una vista hoja de datos, puede acceder a los datos utilizando un formulario. Tenga en cuenta que una tabla almacena los datos actuales de la base de datos, mientras que un formulario sólo es una herramienta para mostrar o modificar los datos. Un formulario normalmente presenta un único registro cada vez, y permite acceder a los campos seleccionados dentro de una o más tablas.

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Informes o reports:

Los informes están pensados para imprimir información de base de datos. Diseñar un informe no sólo le permite imprimir información en un formato atractivo y eficaz; sino que permite combinar datos de más de una tabla y organizar los datos en función de los datos contenidos en otras tablas todos en el mismo informe. Los informes se crean añadiendo objetos visuales llamados controles a la cuadrícula de diseño. Cada control muestra un elemento de información. Cuando defina un control, especifique la fuente de información dentro de la base de datos, así como la posición de control en el informe impreso y su aspecto. Cuando imprima el informe, los hechos y las cifras de las tablas se organizan y se resumen de forma clara.

G. Distintas formas de creación de una base de datos.

Para crear una base de datos en cualquier momento, en la ficha Archivo, haga clic en Nuevo. Cuando inicie Access se muestra la ficha Nuevo en la vista Backstage de Microsoft Office 2019. Estos comandos proporcionan varias formas de crear una nueva base de datos:

• Una base de datos en blanco. Puede comenzar desde cero si lo

desea. Es una buena opción si tiene requisitos de diseño muy específicos o si dispone de datos que necesita adaptar o incorporar.

• Una plantilla que se instala con Access. Considere usar una

plantilla si va a comenzar un nuevo proyecto y desea hacerlo rápidamente.

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Access se suministra con varias plantillas instaladas de forma predeterminada.

• Una Plantilla de Office.com. Además de las plantillas que viene con

Access, puede encontrar muchas más plantillas en Office.com.

Ni siquiera es necesario abrir un explorador; las plantillas están disponibles desde la ficha Nuevo.

Para crear una Base de datos en blanco debemos hacer clic sobre el botón Base de datos en blanco que aparece en la pantalla bajo la sección Nuevo.

Se abrirá la siguiente ventana en la que puede cambiar, si lo desea, el nombre de su nueva base de datos en la sección Nombre de archivo; no es necesario escribir la extensión del archivo (.accdb), ya que Access la agrega automáticamente.

La ubicación de la carpeta en la que se guardará la nueva base de datos aparece en la sección Nombre de archivo. Si desea cambiar la ubicación, haga clic en el botón , seleccione la carpeta en la que deberá guardarse la nueva base de datos y haga clic en el botón Aceptar.

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Tipos de Base de Datos. En este cuadro de diálogo puede cambiar el tipo de base datos con el que se almacenará. Aunque lo más normal es crear una Base de datos de Microsoft Office Access 2007-2016 (*accdb), puede elegir un formato antiguo de Access para mantener la compatibilidad con esos programas. Por último, una vez que ha cumplimentado los pasos anteriores clique en el botón Crear.

Con estos pasos se habrá creado una base de datos y se mostrará el panel de exploración con todos los elementos que contiene, que, en el caso de que haya creado una base de datos en blanco, será una única tabla vacía que puede empezar a definir.

H. Apertura de una base de datos.

Una vez creada una base de datos, puede abrirla de varias formas desde Access. Para abrir una de las últimas bases de datos con las que haya trabajado, en la ficha Archivo haga clic en Reciente y luego en el nombre de archivo de la base de datos deseada. Si no ha trabajado nunca o hace mucho tiempo que no trabaja con la base de datos puede utilizar el procedimiento estándar que es clicar en el comando Abrir de la ficha Archivo o bien, pulsar la combinación de teclas CTRL+A con lo que seguidamente aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

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Cuadro de Diálogo Abrir.

El cuadro de diálogo Abrir muestra los archivos y las carpetas de la última carpeta utilizada en la aplicación. Seleccione la base de datos que desee abrir y sigua uno de estos procedimientos:

• Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo

predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.

• Haga clic en el botón Abrir para abrir la base de datos con acceso

compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.

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• Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación:

Opciones del Botón Abrir.

I. Guardado de una base de datos.

Dado que al crear una base de datos debe indicar la ruta donde se guarda y su nombre, se puede decir que no es necesario guardar la base de datos antes de salir de Access. De la misma forma, al abrir una base existente, indica el lugar donde se realizan los cambios. Por este motivo, cada vez que realice modificaciones en la base de datos, ésta se archiva de forma automática y por ello no es necesario estar guardando los cambios continuamente.

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2. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. Microsoft Access es un programa de bases de datos que permite a los usuarios manipular grandes cantidades de información. Los distintos componentes y características de Access ayudan a su facilidad de uso, a su formato de rápido aprendizaje y hacen que sea beneficioso para los entornos de pequeñas y grandes oficinas. Además, incorpora características que son usadas en otras aplicaciones de Microsoft Office. Los asistentes hacen que sea más fácil crear una base de datos operacional en poco tiempo. Grandes cantidades de datos pueden ser integrados en la base de datos sin sacrificar el rendimiento. Vamos a ver distintas utilidades, entre ellas destacar el generador de expresiones para facilitar el manejo de las distintas funciones que se irán viendo en los siguientes capítulos. También herramientas de mantenimiento de las bases de datos, así como utilidades de inserción de gráficos en informes y formularios. A. Utilidad de recuperación y mantenimiento de la base de datos.

En esta parte veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos ayudarán a optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos. Veremos herramientas que nos permitirán mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando y corrigiendo errores de diseño, reparando la base de datos, otras herramientas nos permitirán documentar la base de datos, hacer copias de seguridad, etc... Estas herramientas las encontramos en el grupo Analizar de la ficha Herramientas de Base de Datos.

Analizar tablas:

Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseño de datos. Uno de los objetivos a alcanzar cuando se diseña una base de datos es que no exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente.

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La redundancia, aparte de generar más espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos. En este caso la mejor de soluciones pasa por dividir la tabla en dos y crear una relación entre ellas. Los datos que se repiten formarán una tala y el resto de campos la otra. Como cualquier programa corrector, este nos ayudará ya que puede detectar muchos errores, pero no se garantiza al final una base de datos óptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el programa no podrá "adivinar". Para ejecutar la herramienta Analizar tabla ve al grupo Analizar que se encuentra en la ficha Herramientas de base de datos. Esta opción permite a través de un asistente, hacer la división de la tabla, la creación de otra nueva y la relación.

Asistente para analizar tabla.

Analizar rendimiento:

Esta opción permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dará varios consejos sobre cómo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. Ábrela desde la ficha Herramientas de base de datos, ve al grupo Analizar y seleccionando Analizar rendimiento. Analizará los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberían realizarse para que la base de datos sea más eficiente.

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Cuando haces clic sobre la opción aparece el cuadro de diálogo Analizar rendimiento:

Cuadro de diálogo Analizar rendimiento.

Si quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo más aconsejable es seleccionar la pestaña Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botón Seleccionar todo para que analice los cambios que deberían hacerse en todos y cada uno de los objetos. Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, será conveniente analizar únicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaña del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecerá marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar. Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botón Aceptar y Access te devolverá un informe sobre qué modificaciones deberías de hacer para optimizar la base de datos.

Informe analizador de rendimiento.

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Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendación o Idea y leer una nota sobre el análisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del análisis. En nuestro caso el resultado nos ha devuelto dos Ideas que podríamos aplicar. Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendación podemos seleccionarla y pulsar el botón Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios aconsejados. En este caso el resultado aparecerá marcado con el símbolo de Resuelto .

El documentador:

Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchos objetos de todo tipo, cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, puede ser útil tener documentada toda la información referente a las características de cada objeto de la base de datos, esta documentación la podríamos realizar a mano, y sería una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentación. Nosotros le indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos documentar y Access obtendrá toda la información en un formato que luego podremos imprimir y archivar. Accede a esta herramienta desde la pestaña Herramientas de base de datos, ve al grupo Analizar y haz clic en la opción Documentador de base de datos. En ese instante se abrirá el cuadro de diálogo Documentador. Este cuadro de diálogo nos dará a elegir entre todos los objetos de la base de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos. Cada tipo de objetos tiene sus propias características y a través del botón Opciones... podremos indicarle qué características queremos que nos documente.

Cuadro de diálogo Documentador.

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Compactar y reparar:

Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar base de datos que se encuentra en la opción Información de la ficha Archivo o en la ficha Herramientas de Base de Datos. Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más lento y pesado con el tiempo. El aumento del tamaño no es debido sólo al aumento de la información sino también a que se va generando espacio utilizado en algún momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos. La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel interno lo que hará que la base de datos funcione mejor. La compactación también restablecerá el orden de los campos autonuméricos del final de la tabla. Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumérico que contiene registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creásemos tomaría el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11. Compactando la base de datos, Access restablecerá el número del último registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomará el valor 9, pues es el siguiente libre después del último registro.

Esta remuneración no afectará a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que, si borramos el registro 4, seguirá habiendo un hueco entre el 3 y el 5. Todos estos cambios no afectarán al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, hará que funcione mucho mejor. La herramienta Compactar y reparar también se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo. Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos actúe de forma imprevisible o dejen de funcionar algunas acciones.

B. Generador de expresiones.

Las expresiones constan de funciones, operadores, constantes e identificadores (por ejemplo, los nombres de campos, tablas, formularios y consultas).

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El Generador de expresiones permite buscar e insertar estos componentes y, por lo tanto, escribir expresiones de forma más rápida y precisa. Puedes usar el Generador de expresiones para crear una nueva expresión, o bien puede seleccionar alguna de las expresiones preestablecidas, incluidas las expresiones para mostrar números de página, la fecha actual, y la fecha y hora actuales. Puedes iniciar el Generador de expresiones desde la mayoría de los lugares donde se escriben manualmente las expresiones, como la propiedad Origen del control de un control, o bien la propiedad Regla de validación de un campo de tabla. En general, si ves el botón Generar cuando haces clic en un cuadro de propiedad, o si ves la palabra expresión en un menú, puedes hacer clic en ellos para iniciar el Generador de expresiones.

Las partes principales del Generador de expresiones son:

1. Instrucciones y vínculo de Ayuda. Muestra información acerca del contexto en el que está escribiendo la expresión.

2. Cuadro Expresión. Escribe tu expresión aquí o agrega elementos de

expresión haciendo doble clic en elementos de las listas de elementos a continuación. Si no ves las listas de elementos (elementos 3, 4 y 5), haga clic en Más >> a la derecha del cuadro Expresión.

3. Lita Elementos de expresión. Haz clic en un tipo de elemento para ver

sus categorías en la lista Categorías de expresión.

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4. Lista Categorías de expresión. Haz clic en una categoría para ver sus valores en la lista Valores de expresión. Si no hay valores en la lista Valores de expresión, haga doble clic en el elemento de categoría para agregarlo al cuadro Expresión.

5. Lista Valores de expresión. Haz doble clic en un valor para agregarlo

al cuadro Expresión. 6. Ayuda e información acerca del valor de expresión seleccionado. Si

está disponible, haz clic en el vínculo para ver un artículo de Ayuda acerca del valor de expresión seleccionado.

La sección superior del Generador de expresiones contiene un cuadro en el que se crean las expresiones. Puedes escribir la expresión en el cuadro manualmente usando IntelliSense y las demás herramientas. O bien, si lo deseas, puedes usar las tres listas de elementos situadas debajo del cuadro para seleccionar y agregar elementos. Si no ve las tres listas en la parte inferior del Generador de expresiones, en el lado derecho del cuadro de diálogo Generador de expresiones, haga clic en Más >>. Cuando se expande, la parte inferior del Generador de expresiones contiene tres listas de las que se pueden seleccionar elementos para la expresión.

• La lista Elementos de expresión muestra los elementos de nivel

superior disponibles para crear una expresión, como objetos de base de datos, funciones, constantes, operadores y expresiones comunes. El contenido de esta lista varía según el contexto en el que se encuentre. Por ejemplo, si estás escribiendo una expresión en la propiedad Origen del control de un formulario, la lista contendrá diferentes elementos que si estuviera escribiendo la expresión en la propiedad Regla de validación de una tabla.

• La lista Categorías de expresión contiene elementos o categorías de

elementos específicos para la selección que hizo en la lista Elementos de expresión. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la lista Elementos de expresión, la lista Categorías de expresión muestra categorías de función.

• La lista Valores de expresión muestra los valores, si los hubiera, de los

elementos y las categorías que seleccionó en la lista de la izquierda y del centro. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la lista de la izquierda y, a continuación, hace clic en una categoría de función en la lista del centro, la lista Valores de expresión muestra todas las funciones integradas correspondientes a la categoría seleccionada.

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Para agregar un elemento a una expresión mediante las listas de elementos, sigue estos pasos:

1. Haz clic en un elemento de la lista Elementos de expresión. Por ejemplo, para insertar una función integrada, expande Funciones y, a continuación, haga clic en Funciones incorporadas. La lista del centro y la de la derecha cambiarán para mostrar los valores correspondientes.

2. Si corresponde, haz clic en una categoría de la lista del centro. Para

este ejemplo, haga clic en Flujo de programas. La lista de la derecha cambiará para mostrar los valores correspondientes.

3. Haz doble clic en un elemento de la lista de la derecha. Para este ejemplo, haga doble clic en SiInm. Access agrega el elemento al cuadro Expresión. En este ejemplo, Access agrega SiInm (<<expresión>>, <<parteVerdadera>>, <<parteFalsa>>).

4. Reemplaza el texto de marcador de posición con valores de argumentos válidos. El texto de marcador de posición está indicado por corchetes angulares (<< >>). En este ejemplo, los marcadores de posición son <<expresión>>, <<parteVerdadera>> y <<parteFalsa>>.

En el cuadro Expresión, haz clic en el marcador de posición y, a continuación, escribe el argumento manualmente o seleccione un elemento de las listas de elementos.

5. Si la expresión contiene otros elementos, pueden estar separados por

el marcador de posición <<Expr>>. Debes reemplazar este marcador de posición con un operador para que toda la expresión sea válida.

C. Macros.

Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc... También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.

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Crear una macro:

Para crear una Macro, tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear. Se abrirá la Vista de diseño de Macro. Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma dinámica, pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.

Al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario, aunque puede que aparezca también la columna Argumentos.

Debemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el porqué de la acción o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.

Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario.

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El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre. Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición.

Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.

Acciones más utilizadas:

Vamos a ver algunas de las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener información sobre acciones que aquí no tratemos.

Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones:

Abrir Consulta Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos.

Abrir Formulario Del mismo modo que la acción anterior, abre un formulario.

Abrir Informe Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.

Abrir Tabla Esta acción permite abrir una tabla.

Buscar Registro

Utilizaremos esta acción para buscar registros. Esta acción busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta acción para avanzar en las búsquedas que realices.

Buscar Siguiente Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la acción Buscar Registro anterior. No tiene argumentos.

Cancelar Evento Esta acción cancela el evento que produjo la ejecución de la macro. No tiene argumentos.

Cerrar Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.

Cuadro Msj Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario.

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Detener Macro Introduce esta acción en una Macro para detener su ejecución. No tiene argumentos. Verás su utilidad más adelante.

Detener Todas Macros

Esta acción detendrá todas las Macros que se estén ejecutando en ese momento. No tiene argumentos.

* Eco

Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las operaciones que se están realizando con una Macro. Permite la activación o desactivación de la visualización de las acciones en pantalla.

Ejecutar Comando

Utiliza esta acción para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas.

* Establecer Valor

Una acción muy útil que te permitirá modificar los valores de los campos.

Ir A Registro Te permitirá saltar a un registro en particular dentro de un objeto.

Maximizar Esta acción maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access.

Minimizar Al contrario que la anterior, esta acción minimiza la ventana activa convirtiéndola en una barra de título en la parte inferior de la ventana de Access.

Salir Esta acción hace que Access se cierre.

D. Inserción de imágenes y gráficos en formularios.

Inserción de imagen:

Para presentar una imagen en un formulario puedes utilizar la herramienta Insertar imagen que está en el grupo Controles de la ficha Diseño en la ficha contextual Herramientas de diseño de formularios, con la cual la imagen se presentará en el cuadro que tú dibujes. Tras hacer clic en el cuadro de imagen en la posición del formulario que prefieras, aparecerá la ventana clásica de Windows que te permite seleccionar el archivo correspondiente de la carpeta que tú indiques. Tras ello adapta el tamaño y posición de la imagen a tu gusto.

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Incluir un logotipo:

Access 2019 incluye una opción que permite incluir un logotipo en un

formulario, la opción Logotipo se encuentra en el grupo de opciones Encabezado y pie de página de la ficha Diseño en la ficha contextual Herramientas de diseño de formularios. Como en el resto de botones referentes a imágenes, nos aparece una ventana para elegir la imagen que será nuestro logotipo. Cuando lo incluimos en el formulario, siempre se posiciona en el encabezado con un tamaño reducido. De todas formas, podemos ampliar si pinchamos y arrastramos los bordes hasta el tamaño deseado.

Agregar un gráfico nuevo:

En un formulario podemos insertar una imagen nueva utilizando el botón Gráfico , que también se encuentra en el desplegable del grupo de opciones Controles de la ficha Diseño en la ficha contextual Herramientas de diseño de formularios. Una vez escogida esta herramienta, haz un clic sobre la zona del formulario donde quieras incluir el gráfico y se mostrará una ventana del asistente donde podrás especificar en que tablas u otros orígenes de recursos disponibles.

Identifica los campos que nos sirven para crear el gráfico

Indica la tabla o consulta para crear el gráfico

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Al hacer clic en el botón Siguiente debemos decir en qué campos nos basamos para realizar el gráfico. Los botones que usaremos para añadir y eliminar los campos para el formulario son los clásicos botones de todo asistente de Access.Ten en cuenta que al menos uno de los campos debe tener un tipo de datos que almacene únicamente números, como Moneda.

Una vez que hemos elegido los campos para nuestro gráfico, pulsaremos sobre el botón Siguiente, tras lo cual aparece una nueva ventana, en la que elegiremos que tipo de gráfico deseamos incorporar. Nosotros elegiremos el modelo que más nos convenga para nuestro diseño y pulsaremos sobre el botón Siguiente. En la nueva ventana del asistente, se podrá elegir la distribución de los datos en el gráfico, simplemente arrastrando los campos elegidos a las zonas del gráfico que nos interese.

Cuando hayamos decidido el estilo a aplicar, pulsaremos sobre el botón Siguiente y Access muestra una nueva ventana donde podremos indicar si el gráfico es un elemento independiente (no cambia al cambiar lo registros) o dependiente (sus valores dependen del registro visualizado) en cuyo caso deberemos indicar de que campo del formulario o del gráfico depende dicho cambio.

Indica el tipo de gráfico a crear

Última ventana del asistente

Distribuye los datos dentro del gráfico

Indica el campo del que depende el cambio del gráfico

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A continuación, pulsaremos en el botón Siguiente. Accederemos al último paso del asistente. Access nos pregunta el título que le vamos a dar al gráfico y deseamos que el gráfico muestre o no una leyenda. Sí ya hemos elegido todas las opciones oportunas, pulsaremos sobre el botón Finalizar.

Otra opción para incluir gráficos en nuestro formulario es a través del botón Insertar gráfico moderno que está en el grupo Controles de la ficha Diseño en la ficha contextual Herramientas de diseño de formularios.

Al elegir el gráfico deseado, se abre un panel lateral denominado Configuración de gráfico que consta de dos fichas: Datos y Formato.

En la ficha Datos seleccionaremos la tabla o consulta sobre la que realizaremos el gráfico, así como los datos que aparecerán en el eje X (categorías), los valores del eje Y y la leyenda, es decir, los datos que configurarán el gráfico.

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En la ficha Formato controlamos la apariencia de las series de datos.

E. Inserción de imágenes y gráficos en informes.

En los informes se pueden incluir los mismos objetos que hemos visto para los formularios: imágenes, logotipos y gráficos.

El proceso es exactamente igual; la diferencia está en que el grupo de fichas contextual que se abre cuando estamos diseñando un informe se denomina Herramientas de diseño de informes. En la ficha Diseño de este grupo podremos encontrar los controles para insertar estos objetos.

F. Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador

de texto.

Podemos utilizar el control Marco de objeto independiente para añadir un documento en blanco o un documento existente de Word en nuestro formulario o informe. Para insertar un documento de Word deberemos selecciona el control de

Marco de objeto independiente en el Cuadro de Controles y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se abrirá un cuadro de diálogo siguiente:

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Insertamos en el informe un documento existente de Word.

Aquí se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opción Crear desde archivo y se nos dará la opción de seleccionar un archivo ya existente. Si decidimos crear un documento nuevo, el listado que aparece en el apartado Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir dentro del control. En el caso que nos interesa escogeremos Documento de Microsoft Office Word. Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrará con una pequeña previsualización que podremos tratar. En el caso contrario, si marcamos la opción, el control Marco de objeto independiente se mostrará como el icono de la aplicación que lo abre, por ejemplo, si el objeto es un archivo de Word, se mostrará así.

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Muestra el objeto como un icono.

Si decidimos insertar un documento de Word existente escogiendo la opción Crear desde archivo, deberemos hacer clic en el botón Examinar para indicar el documento. También podremos indicar si queremos que el documento se vinculó o no a nuestro informe para ello deberemos marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde Word.

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3. TABLAS. Creación e inserción de datos en Tablas:

A. Conceptos de registros y campos.

En una base de datos, los registros (filas) y los campos (columnas) representan las relaciones entre los datos de las tablas. Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.

Campos y registros de una Tabla.

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes. Access funciona con tablas independientes en las bases de datos relacionales, lo que puede ayudar a estructurar los datos de manera bien organizada, evitar esfuerzos inútiles y reducir las complicaciones. Las bases de datos relacionales almacenan los datos en tablas independientes, basándose en el asunto, pero las tablas se combinan a través de relaciones.

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Por ejemplo, una tabla de proveedores se relaciona con una tabla de productos por medio del campo id. de proveedor que contiene cada una de estas tablas.

Normalmente, los datos no deberían repetirse en más de una tabla, excepto en este caso de campos relacionados. Cuando diseñe las tablas, piense en maneras de estructurar los datos de forma que los hagan fáciles de especificar y mantener. Las tablas de las bases de datos relacionales deben tener una clave principal. Una clave principal es un campo o un conjunto de campos que distingue cada registro de los demás. Por ejemplo, “Un voluntario realista” es el único libro con el Código de libro único 1, como se muestra a continuación: La clave principal también permite relacionar dos tablas para evitar duplicar los datos. Por ambas razones es un elemento de información importante. Supongamos que la clave principal de una tabla Libros es un número de Código de libro. Cuando se vende el libro “Un voluntario realista”, puede introducir su código de libro junto con el pedido. Por tanto, la tabla Detalle de pedidos no tiene que contener más detalles sobre el libro. El código de libro de “Un voluntario realista” hace referencia al registro de la tabla Libros que contiene los datos del libro. Las claves principales deben ser datos que no cambien a menudo, como un número de pieza o un código de id. de empleado.

B. Distintas formas de creación de tablas.

Para crear una tabla de datos puede utilizar las diferentes opciones que proporciona el grupo Tablas que se encuentra en la pestaña Crear:

Grupo tablas

• Tabla: abre la Vista Hoja de datos, la cual permite introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzca en la columna determinará el tipo de datos que tiene dicha columna.

Tabla 1 Creada en Vista Hoja de Datos.

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Si quiere indicar el tipo de datos que va a contener la columna clique en la cabecera Haga clic para agregar, con lo que se muestra la lista de tipos de campo donde puede escoger el que desea.

Lista Tipos de Campo.

A los campos creados en vista hoja de datos Access los aplica el nombre genérico campo seguido de un número si desea asignarlo un nombre haga clic en la cabecera correspondiente y escriba el nombre.

• Diseño de tabla: permite definir los campos de la tabla y su tipo de datos.

• Listas de SharePoint: consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

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Otra forma de crear una tabla es a través de las plantillas que proporciona Access 2019 en el comando Elementos de

aplicación del grupo Plantillas de la ficha Crear.

Al hacer clic en cualquiera de las plantillas se crea una tabla que solo tendrá que rellenar, en el caso de que haya más tablas en la base de datos se ejecuta un asistente para crear relaciones.

Por supuesto, si lo desea, puede modificar la estructura de la tabla para adecuarla mejor a sus necesidades, para lo cual tiene que mostrar la tabla en Vista de Diseño y proceder a modificar sus campos. Para mostrar la tabla en vista diseño se puede proceder de varias maneras:

- Haciendo clic en el icono de la vista deseada en la barra

de estado.

Botones para Cambiar de Vistas situados en la Barra de Estado. - Desplegando el menú contextual de la barra de título de

la tabla.

Menú Contextual de la Barra de Título.

- Cambiando la vista mediante el botón desplegable Ver del grupo de opciones Vistas de la ficha de opciones Inicio.

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Opciones del Botón Ver.

C. Elementos de una tabla.

Sea cual sea la forma en que ha cambiado a la vista diseño en ella aparece en el área de trabajo la vista de diseño de la tabla vacía que hemos creado.

Vista Diseño de la Tabla 1.

Dicha ventana nos muestra varios lugares donde deberemos introducir datos. Son los siguientes:

• Nombre del Campo: es el nombre que le va a asignar al campo.

Por ejemplo: Nombre, Apellidos, etc. • Descripción: permite redactar una breve explicación de la función

del campo. Ésta aparecerá posteriormente en la barra de estado cuando esté introduciendo registros.

• Tipo de Datos: indica el tipo de datos que el campo va a guardar.

Los diferentes tipos de campos son:

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- Texto Corto: se utiliza cuando el campo va a contener caracteres alfanuméricos cortos ya que la longitud de este tipo de datos debe estar comprendida entre 0 y 255 caracteres.

- Texto Largo: contienen bloques de textos largos a partir de

255 caracteres e inferiores a 65.536 caracteres. - Número: se emplea para la introducción de cantidades

numéricas. Normalmente se utiliza cuando se van a realizar operaciones matemáticas con los datos del campo.

- Fecha / Hora: se definen campos de este tipo cuando

queremos guardar fechas (desde el año 100 al año 9999) y horas.

- Moneda: almacenan valores monetarios. - Autonumeración: es un tipo especial, ya que incrementa

su valor automáticamente al añadir un registro en una tabla. Se utiliza para proporcionar un valor exclusivo cuya única finalidad es hacer que cada registro sea único.

- Sí/No: también conocido como booleano o lógico,

únicamente puede contener uno de dos valores posibles, Sí o No, o lo que es lo mismo, Verdadero o Falso o 1 (uno) y 0 (cero).

- Objeto OLE: se utiliza para adjuntar un objeto OLE, como

un documento de Microsoft Office Word, a un registro. - Hipervínculo: texto o combinación de texto y números

almacenados como texto y usados como dirección de hipervínculo.

- Datos Adjuntos: imágenes, archivos de hoja de cálculo,

documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos adjuntos a los registros de la base de datos, de forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo electrónico.

- Calculado: almacena el resultado basado en el cálculo

de otros campos de la misma tabla.

- Asistente para Búsqueda: muestra una lista de valores recuperada de una tabla o una consulta, o un conjunto de valores especificado en el momento en que se creó el campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo Búsqueda. El tipo de datos de un campo Búsqueda es Texto o Número, según las opciones seleccionadas en el asistente.

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Una vez que tenga diseñada la tabla, procederá a guardarla, pudiendo tomar varios caminos para hacerlo. Uno de ellos consiste en cerrar ventana de la tabla, tras lo cual le aparecerá un mensaje pidiendo confirmación para guardarla y en caso de que así sea, bastará con pulsar el botón Sí.

Hecho esto, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo en el que se puede indicar el nombre que se asignará a la tabla. Este cuadro de diálogo también aparece si pulsa el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido

Una vez introducido el nombre de la tabla, pulse el botón Aceptar.

Propiedades de los campos:

Las propiedades del campo determinan ciertas características en el comportamiento del campo a la hora de introducir o de mostrar los datos.

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Para establecer una propiedad siga este procedimiento:

1. Haga clic en cualquier sitio dentro de la fila del campo en la parte superior de la ventana Diseño de tabla, o seleccione la fila.

2. Clique sobre la pestaña General de la mitad inferior de la ventana para ajustar las propiedades, o haga clic en la pestaña Búsqueda para modificar una columna de búsqueda que haya añadido al campo.

3. Haga clic en el cuadro para definir las propiedades que

quiera modificar e introduzca el nuevo valor. Si aparece una flecha a la derecha de la propiedad, puede clicar en ella para desplegar la lista y elegir una opción. De lo contrario, hay que teclear la propiedad deseada.

Las propiedades son:

• Tamaño del campo. Permite determinar cuánto espacio se

puede utilizar para un campo concreto. Sólo está disponible para campos con el tipo de datos Texto o Numérico. Para un campo texto, especifica el número máximo de caracteres que pueden almacenar en el campo (entre 0 y 255).

Para un campo numérico el tamaño se elige del valor de una lista desplegable que determina el tamaño del número que se almacena:

Lista de Tamaños de un Campo Numérico.

- Byte: para enteros comprendidos entre 0 y 255. El

requisito de almacenamiento es 1 byte. - Entero: para enteros comprendidos entre -32.768 y

32.767. El requisito de almacenamiento es 2 bytes. - Entero Largo: para enteros comprendidos entre -

2.147.483.648 y 2.147.483.647. El requisito de almacenamiento es 4 bytes.

- Simple: para valores numéricos de punto flotante

comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3,4 x 1038 de hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es 4 bytes.

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- Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 de hasta quince dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es 8 bytes.

- Id. de Réplicación: para almacenar un identificador

único global necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es 16 bytes. Observe que la réplica no se admite con el formato de archivo .accdb.

- Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -

9,999... x 1027 u 9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es 12 bytes.

Access no permitirá introducir datos que excedan los límites establecidos.

• Nuevos valores. Especifica la forma en que se incrementan

los campos de tipo Autonumérico al agregar nuevos registros a una tabla. puede tener dos valores:

- Incrementalmente. Es el valor predeterminado, en este

caso el campo autonumérico se inicializa a 1 y se incrementa en 1 para los nuevos registros.

- Aleatoriamente. Se inicia con un valor aleatorio y asigna

un valor al azar a cada nuevo registro. Los valores son del tamaño Entero largo y el rango oscila entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

• Formato. Todos los tipos de datos excepto objeto OLE y datos

adjuntos tienen esta propiedad. El formato se utiliza para personalizar la forma en que los números, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos que se muestran al hacer clic en la flecha situada en el cuadro desplegable de esta propiedad o bien puede crear un formato personalizado mediante introducción de símbolos de formato (marcadores).

Formato de Campos Numéricos.

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- Campos de tipo Número y Moneda. Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.

El siguiente ejemplo muestra un formato de moneda personalizado:

#,##€[Azul];-0,00€[Rojo];"Cero";"Nulo" El formato personalizado anterior especifica que los números positivos (1ªsección) se muestran en color Azul, no se muestran los ceros no significativos, solo se muestran 2 decimales si el usuario los ha escrito (#.##) y el símbolo del € detrás; los números negativos (2ª sección) se escriben en rojo, con el símbolo menos delante, el símbolo € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero (3ª sección) se sustituyen por la palabra cero y los valores nulos (4ª sección) son sustituidos por la palabra nulo. Si utiliza varias secciones, pero no especificas un formato para cada sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección.

Puede crear formatos numéricos utilice los siguientes marcadores:

SÍMBOLO SIGNIFICADO

, (coma) Separador decimal.

. (punto) Separador de miles.

0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o 0.

SECCIÓN DESCRIPCIÓN

Primera El formato para los números positivos.

Segunda El formato para los números negativos.

Tercera El formato para los valores cero.

Cuarta El formato para los valores nulos.

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# Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada.

$ Muestra el carácter literal "$"

€ Muestra el carácter literal "€"

% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.

E- o e-

Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00.

E+ o e+

Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

- Campos de tipo Fecha / Hora. Cree formatos de fecha

y hora personalizados mediante los símbolos siguientes:


/ Separador de fechas.

d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31).

dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).

ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom).

dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo).

ddddd Fecha corta.

dddddd Fecha larga.

se Día de la semana (1 a 7).

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ee Semana del año (1 a 53).

m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12).

mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).

t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).

a Número de día del año (1 a 366).

aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).

aaaa Año completo (0100 a 9999).

: (dos puntos) Separador de horas.

h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23).

hh Hora en dos dígitos (00 a 23).

n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).

nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).

s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).

ss Segundo en dos dígitos (00 a 59).

ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

AM/PM Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado.

am/pm Reloj de 12 horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea apropiado.

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A/P Reloj de 12 horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado.

a/p Reloj de 12 horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado.

- Campos de Tipo Sí/No. El tipo de datos Sí/No puede

utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones.


Primera

Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posición.

Segunda El texto para mostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado.

Tercera El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

- Campos de Tipo Texto y Memo. Los formatos

personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.


Primera Formato para los campos con texto.

Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.

Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos.


< Convertir todos los caracteres a minúsculas.

> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

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• Máscara de entrada. Se utiliza para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un cuadro de texto. Cuando se ha especificado una máscara de entrada para un campo éste no acepta caracteres que no correspondan a esa máscara. Dispone de una plantilla que le indica cómo debe introducir los datos. Por ejemplo, puede crear una máscara de entrada de un número de teléfono de esta forma (009) 900 00 00 y el usuario vería en el cuadro de texto donde va a rellenar el teléfono (___) ___ __ __.

Para añadir una máscara de entrada haga clic en la flecha y seleccione un formato predefinido (los formatos mostrados dependen del tipo de campo elegido), o bien introduzca el formato personalizado que desee. La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;), la primera de ellas es obligatoria, mientras que las otras dos son opcionales:


Primera

Esta sección es obligatoria e incluye los caracteres o la cadena (serie de caracteres) de máscara junto con marcadores de posición y datos literales, como paréntesis, puntos y guiones.

Segunda

Hace referencia a los caracteres de máscara incrustados y al modo en que se almacenan dentro del campo. Si escribe un 0 en esta sección todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; mientras que, si escribe un 1 o deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos por el usuario en el control.

Tercera

Especifica el carácter que se muestra para indicar el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Por defecto Access usa el carácter de subrayado (_), pero puede usar cualquier carácter; teniendo en cuenta que para mostrar una cadena en blanco hay que escribir un espacio entre comillas (" ").

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Los marcadores de posición que definen una máscara de entrada son los siguientes caracteres:


0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).

#

Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra (A a Z, entrada opcional).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

!

Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\

Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

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• Lugares decimales. Especifica el número de decimales a introducir en un campo Numérico y Moneda.

• Título. Cuando se introduce texto en el cuadro de la

propiedad Título, Access lo utiliza para etiquetar el campo en la vista Hoja de datos, es decir que aparece en la parte superior de la columna del campo. Si deja en blanco la casilla Título, Access etiqueta el campo utilizando el nombre del campo que es la opción utilizada por defecto.

• Valor predeterminado. Especifica un valor que aparece

automáticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro y que si no se indica otro será el valor del campo. Por ejemplo, en una tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado para el campo Ciudad en Valladolid. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o especificar el nombre de una ciudad diferente. Para asignar un valor predeterminado escriba la información en el cuadro de texto Valor predeterminado o pulse el botón puntos suspensivos (...) que aparece a la derecha del cuadro para obtener ayuda en la generación de una expresión compleja. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.

• Regla de validación. Esta propiedad permite controlar

exactamente los valores que se pueden escribir en un campo ya que determinan si el dato es admitido o rechazado. La validación se realiza cuando trata de salir del campo, al cambiar las presentaciones o cuando cierra el formato. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, calculado y Autonumeración.

Ejemplos de reglas de validación:

- = “RA”. Deben ser iguales a RA.

- = 100. Deben ser iguales a 100.

- Entre 10 Y 100. Los valores pueden variar entre 10 y 100.

- Entre #1/1/2008# Y #31/12#2008. La fecha debe de ser

del año 2008.

- >= 50. Mayor o igual que 50.

• Texto de validación. Permite especificar el mensaje que se muestra al usuario cuando se introduce un valor en el campo que no cumple la regla de validación establecida.

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• Requerido. Si la propiedad contiene el valor Sí Access obliga a que el campo contenga un valor cuando se crea o modifica el registro, por el contrario, si contiene el valor No, que es el valor predeterminado, el campo se puede dejar en sin rellenar.

• Permitir longitud cero. Esta propiedad se encuentra en los

campos Texto, Memo e Hipervínculo y si está desactiva (valor No) impide que se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Por defecto su valor es Sí.

• Indexado. Esta propiedad permite crear un índice que

ordena la tabla por el contenido del campo.

Al indexar los campos se aceleran las operaciones de búsqueda y ordenación, así como las consultas que se hagan en dicho campo, pero requieren más espacio para almacenar la información y pueden ralentizar la adición, eliminación o actualización de registros.

La clave principal de una tabla se indexa automáticamente.

Éstas son las opciones disponibles desde la lista desplegable en el cuadro de propiedad Indexado:

- Sí (Con duplicados). Se indexa la tabla por el campo y

permite que varios registros de la tabla contengan el mismo valor en el campo.

- Sí (Sin duplicados). Se indiza la tabla por el campo y no

se admite más de un registro de la tabla contenga la misma información en este campo.

- No. Es el valor por defecto e indica que no se indexa el

campo.

D. Introducción de datos.

Para comenzara añadir datos o registros en una tabla, es necesario abrir ésta en la Vista hoja de datos haciendo doble clic sobre la tabla en el panel de exploración o si ya la tiene abierta en cualquier otra vista clique en el botón Vista de hoja de datos situado en el grupo Vistas de la ficha contextual Diseño. En la siguiente imagen, se puede ver un ejemplo de los registros de una tabla.

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Vista Hoja de Datos de la Tabla Clientes.

E. Movimientos por los campos y registros de una tabla.

El movimiento a través de una tabla es bastante sencillo, dado que Access proporciona herramientas que facilitan esta tarea. Una de estas herramientas está situada en la parte inferior de la ventana, donde existe un indicador que muestra la posición en la que se encuentra en la tabla. Este indicador es el siguiente:

Otra forma de moverse a través de la tabla desde el modo vista hoja de datos es mediante el botón Ir a del grupo de opciones Buscar situado en la ficha Inicio, donde se encuentran las mismas operaciones de movimiento que se acaban de describir anteriormente.

Grupo de Opciones Buscar.

Cuando la tabla contiene gran cantidad de registros o campos, puede ocurrir que no se muestre completa. Si esto ocurre, puede utilizar las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

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Estas barras se ubican normalmente a la derecha del área de documento y en la parte inferior de la misma, respectivamente.

Si el desplazamiento que desea realizar es grande utilice los botones de desplazamiento de la barra horizontal o vertical según sea necesario, haciendo clic sobre él y desplácelo a la nueva ubicación. Por el contrario, si el movimiento es corto puede utilizar los botones que tienen las barras de desplazamiento en sus extremos , con lo que conseguirá desplazarse hacia un lado u otro lentamente. Por ejemplo, si queremos movernos una vez hacia arriba, pulsaremos sobre el botón que muestra una flecha apuntando hacia arriba de la barra de desplazamiento vertical. También es posible utilizar el teclado para moverse por la tabla:

• TAB o FLECHA DERECHA. Va al siguiente campo.

• Fin. Se mueve al último campo del registro actual.

• MAYÚS+TAB o FLECHA IZQUIERDA. Accede al campo anterior.

• INICIO. Se mueve el cursor al primer campo del registro actual.

• FLECHA ABAJO. Va al campo activo del siguiente registro.

• CTRL+FLECHA ABAJO. Accede al campo activo del último registro.

• CTRL+FIN. Se mueve al último campo del último registro.

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• FLECHA ARRIBA. Va al campo activo del anterior registro. • CTRL+FLECHA ARRIBA. Se mueve al campo activo del primer registro. • CTRL+INICIO. Va al primer campo del primer registro. • Av PÁG. Avanza una pantalla. • RE PÁG. Retrocede una pantalla. • CTRL+AV PÁG. Se mueve una pantalla a la derecha. • CTRL+RE PÁG. Desplaza una pantalla a la izquierda.

F. Selección de registros y campos.

Por otro lado, la selección de registros y campos es también muy sencilla. Lo más rápido es utilizar los selectores de registro, que se ubican en la parte Izquierda de cada registro y le permitirá seleccionar el registro entero.

Selección de Registros en Vista Hoja de Datos.

Para seleccionar parte del contenido de un campo, pulse al comienzo de la parte del campo que quiere marcar y, sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta el final del contenido que deseamos seleccionar. Para esta misma acción también puede utilizar las teclas de cursor del teclado junto con la tecla Mayúscula pulsada. Para seleccionar dos o más registros consecutivos, pulsaremos sobre el selector del primero de ellos y arrastre hasta el último que quiera marcar. Así mismo, en la esquina superior izquierda de la tabla aparece un

recuadro llamado Selector; donde al clicar sobre él se seleccionan todos los registros que componen la tabla.

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Utilizando las teclas de cursor, puede seleccionar una palabra que se encuentre a la izquierda o a la derecha del lugar donde está parpadeando el cursor. Para esto pulse las combinaciones de teclas MAYÚSCULAS + CONTROL + FLECHA IZQDA o MAYÚSCULAS + CONTROL + FLECHA DCHA, respectivamente. Si desea seleccionar todo el contenido de un campo, lo más rápido es utilizar los cursores del teclado y si quiere seleccionar toda la columna, pulse en la cabecera de la columna. Para seleccionar varias columnas, arrastre el ratón por la cabecera de las columnas que quiera seleccionar, sabiendo que éstas deben ser consecutivas. Seleccionar Columnas. Si por el contrario lo que quiere es cancelar una selección, bastará con que pulsemos la tecla F2 o hagamos clic sobre cualquier dato.

G. Eliminación de registros de una tabla.

Una vez seleccionado el registro a borrar, tan sólo tendrá que pulsar la tecla SUPR del teclado o bien elegir la opción Eliminar del grupo de opciones Registros de la ficha Inicio. Access pedirá confirmación para la eliminación del registro mediante el siguiente mensaje:

Mensaje de Confirmación de Borrado de Registros.

De la misma manera que se puede eliminar un solo registro, puede eliminar varios al mismo tiempo simplemente seleccionándolos antes de proceder a dar la orden de borrado.

H. Creación de filtros.

Por defecto, cuando abre una tabla de la base de datos en la vista hoja de datos, se muestran todos los registros que contiene. Sin embargo, puede ocurrir que la tabla contenga numerosos datos y que no se pueda visualizar la totalidad de los mismos.

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El filtrado resulta útil para ver únicamente una cantidad limitada de registros que satisfacen unas ciertas características. Access 2013 contiene algunos filtros comunes integrados en cada vista. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y de los valores del campo.

Por ejemplo, para ver los registros de personas cuyo cumpleaños se celebra en un mes determinado, haga clic en la columna Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio del grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtros de fecha y, a continuación, seleccione el período de fechas correspondiente.

Tenga en cuenta que, al aplicar un filtro a una columna ya filtrada, el filtro anterior se quita automáticamente. Si bien un campo solo puede tener un único filtro aplicado simultáneamente, es posible especificar un filtro diferente para cada campo de la vista. La configuración de un filtro permanece activa hasta que se cierra el objeto, incluso si se cambia a otra vista. Si desea que el filtro esté disponible la próxima vez que abra el objeto guarde el objeto con el filtro activo.

I. Seleccionar y aplicar un tipo de filtro.

Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las vistas Hoja de datos, Formulario, Informe y Presentación. Además de estos filtros, también se puede filtrar un formulario o una hoja de datos rellenando un formulario (que se denomina Filtro por formulario). Si desea disponer de mayor flexibilidad y está familiarizado con las expresiones, puede crear filtros propios mediante las opciones del grupo Filtro de la ficha Inicio.

Grupo Ordenar y Filtrar.

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En el grupo Ordenar y filtra encuentra puede realizar los siguientes tipos de filtros:

• Filtros Comunes. filtran por valores específicos o por un intervalo de

valores. • Filtro por Selección. Filtra todas las filas de una tabla que contienen

un valor que coincide con el valor seleccionado en una fila al filtrar la vista Hoja de datos.

• Filtro por Formulario. Filtra por varios campos de un formulario o una

hoja de datos, o si intenta buscar un registro determinado. • Filtro Avanzado. Filtra el tipo para el que defina criterios de filtro

personalizados.

J. Cambio del nombre de una tabla.

El método para renombrar un elemento de la base de datos, no es nada complejo. Si el nombre de algún objeto no es de su agrado, puede cambiarlo utilizando la opción Cambiar nombre de su menú contextual o bien pulsando la tecla F2, pero previamente debe estar seleccionado el elemento al que va a modificar el nombre. Realizado uno de estos procesos, el nombre que va cambiar aparecerá seleccionado y con el punto de inserción situado al término del mismo. Lo único que debe hacer es escribir el nuevo nombre o modificar el ya existente y luego pulsar la tecla ENTER para confirmar.

K. Eliminación de una tabla.

Si una tabla, consulta, informe, formulario, etc., se vuelve innecesario, lo mejor es eliminarlo de la base de datos. Para eliminar un elemento de una base selecciónelo en el panel de exploración y pulse la tecla SUPR o bien pulse el botón Eliminar del grupo de opciones Registros situado en la ficha Inicio. También podemos seleccionar la opción Eliminar de su menú contextual. Hay que tener en cuenta que los elementos que se eliminen de la base de datos no pasan a la papelera de reciclaje de Windows, por lo que el elemento o elementos eliminados no se pueden recuperar. Tan solo puede recuperar los datos eliminados en campos individuales mediante la combinación de teclas CTRL+Z o el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.

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L. Copiado de una tabla.

La copia de elementos de la base de datos se puede realizar de la misma forma que en cualquier aplicación Windows, es decir, mediante los comandos Copiar (o pulsa CTRL+C) o Cortar (o pulsa CTRL+X) y Pegar

(o pulsa CTRL+V), para los cuales puede utilizar los respectivos botones del grupo de opciones Portapapeles situado en la ficha de Inicio, o bien las opciones del menú contextual que aparece al hacer clic con el botón secundario del ratón en la tabla. Así, puede Copiar o Cortar una tabla, por ejemplo, de la base de datos y después pegarla mediante la opción Pegar, tanto en la misma base de datos como en otra distinta. Si pega cualquier elemento de la base excepto una tabla, Access solicita un nuevo nombre para el elemento. Sin embargo, al pegar una tabla Access muestra un cuadro de diálogo como el que aparece en la figura:

Cuadro de Diálogo Pegar Tabla.

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4. CONSULTAS. A. Tipos de consulta.

Access proporciona cuatro tipos de consultas que puede utilizar:

• Las Consultas de Selección son el tipo de consultas que más se utilizan y le permitirán seleccionar registros, resumir los datos y crear nuevos campos de cálculo. Con las consultas de selección podrá escoger los campos que desea mostrar u ocultar, resumir y agrupar los datos, consultar más de una tabla a la vez y definir campos de cálculo nuevos, entre otras cosas.

• Las Consultas de Acción. Son consultas que realizan cambios en

los registros de las tablas y se dividen en:

- Consultas de creación de tabla: Mediante la utilización de estas consultas, puede crear una tabla a partir de un conjunto de registros, seleccionar un grupo secundario de datos o bien puede crear una tabla para exportarla a otras aplicaciones.

- Consultas de datos anexados. Añaden registros de una o más tablas a la parte final de la otra tabla. Utilice esta consulta para agregar unos registros antiguos a una nueva tabla sin tener que copiarlos manualmente.

- Consultas de actualización: Realizan cambios generales en los datos a escoger de una tabla, siendo ésta una forma rápida para poder cambiar varios registros en un solo paso.

- Consultas de eliminación. Eliminan un grupo determinado de registros, ya sea de una o de varias tablas.

• Consultas de Tabla de Referencias Cruzadas. Este tipo de consultas permiten agrupar los datos en categorías y a su vez mostrar los valores en un formato muy parecido al de una hoja de cálculo. Asimismo, puede comparar valores, responder a preguntas del tipo ¿quién ha realizado una petición de stocks de un producto determinado? o bien ver resúmenes de datos.

• Consultas SQL. Se crean mediante comandos SQL que son un tipo

de consultas que se envían comandos directamente a un servidor de bases de datos SQL.

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B. Creación de una consulta.

Para crear una consulta abra la base de datos y acceda a la cinta de opciones Crear donde se encuentra el grupo Consultas.

Consultas de selección:

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Se utiliza para:

• Recuperar datos de una o más tablas con los criterios (condiciones

que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) especificados y después mostrar los datos en el orden que se desee.

• Actualizar registros en la hoja de datos de una consulta de

selección (con algunas restricciones). • Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros

tipos de totales.

Crear una Consulta de Selección en Vista Diseño.

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La vista diseño le permite crear una consulta con mayor flexibilidad y aportarla odas las características que desee. En esta vista se especifican los datos con los que se desea trabajar agregando las tablas o consultas que contienen los datos y después se rellena la cuadrícula de diseño (cuadrícula situada en la parte inferior de esta vista).

C. Guardado de una consulta.

Puede guardar la consulta clicando clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido, o bien, seleccionando la opción Guardar de la ficha Archivo. Si es la primera vez que guarda la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. Cuadro de Diálogo Guardar como.

Para cerrar la consulta haz clic sobre su botón Cerrar. D. Ejecución de una consulta.

La consulta puede ser ejecutada desde la vista Diseño de Consulta o bien desde el Panel de Exploración.

• Desde el Panel de Exploración: haciendo doble clic sobre su nombre.

• Desde la vista diseño de la consulta: haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño.

Cuando está visualizando el resultado de una consulta, lo que ve realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto, si modifica algún dato de los que aparecen en la consulta estará modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

E. Apertura de una consulta.

Cuando desee abrir una consulta para poder modificarla selecciónela del panel de exploración y clique en el botón Vista Diseño del grupo Vistas de la ficha Inicio.

F. Modificación de los criterios de consulta.

Si bien las consultas se pueden usar para extraer datos de algunos campos de una tabla grande (por ejemplo, se puede recuperar sólo el nombre y el cargo de una tabla de empleados grande que contiene 30 campos), el uso de criterios limita aún más los resultados.

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Por ejemplo, se pueden recuperar los empleados que dependen de un director específico o que han sido contratados después de una fecha determinada. En la vista Diseño, se especifican los criterios en la celda Criterios para definir una condición que deben cumplir los datos. Esta condición se conoce a veces como un valor simple (texto simple, números o fechas) o como una expresión (valores y funciones combinados con comparaciones y cálculos). Las consultas constan de una serie de condiciones, o criterios, que se combinan para restringir el número de registros que se muestran. Cada condición consta de tres elementos:

• El campo que se utilizará en la comparación. • El operador que describe el tipo de comparación que se va a realizar. • El valor, que especifica exactamente con qué campo se comparará.

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Puede utilizar los comandos del grupo Configuración de consultas situado en la ficha contextual Diseño para eliminar las entradas de las filas de la cuadrícula, para eliminar columnas o filas completas de la cuadrícula o para borrar la cuadrícula completa. Si desea especificar varios criterios para un mismo campo puede utilizar los operadores lógicos:

• Los Criterios Basados en Y significan que el registro a seleccionar

debe de cumplir con dos criterios simultáneamente, por ejemplo, la ciudad ha de ser Madrid y el país España.

• Los Criterios Basados en O suponen que el registro ha de cumplir

uno u otro, por ejemplo, que la ciudad sea Madrid o Barcelona.

Access ofrece tres cláusulas especiales que son útiles para especificar los datos deseados en la hoja de respuestas dinámica. Estas tres cláusulas son:

• Entre. Especifica un rango de valores. Entre 1 Y 20 es igual a la

expresión >=1 Y<=20. • En. Se utiliza para especificar una lista de valores, en la que

cualquiera de ellos puede coincidir con el valor del campo que se está buscando.

La expresión En(“Francia”;”España”;”Portugal”) es igual a la expresión “Francia” O “España” O “Portugal”.

• Como. Localiza modelos en campos de texto. Puede incluir

caracteres especiales y rangos de valores en las cadenas de comparación para definir el modelo de caracteres que desea:

- Un signo de interrogación (?) indica un carácter

cualquiera en esa posición. - Un asterisco (*) indica cero o más caracteres de esa

posición. - Un signo numérico (#) especifica un único dígito numérico

es esa posición. - Un rango entre corchetes ([]) para comprobar un cierto

rango de caracteres en una posición. Como, por ejemplo, el rango[0-9] comprueba si hay un dígito numérico en esa posición.

- El signo de admiración (!) indica excepciones. Como, por

ejemplo, el rango[!0-9] comprueba todos los caracteres menos los dígitos numéricos.

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Ejemplos de criterios que puede utilizar en consultas para limitar el número de registros:

• Rango de valores (>, <, >=, <=, <>, o Entre...Y):

- 234. Para un campo Cantidad, números mayores de 234. - < 1200,45. Para un campo PrecioUnidad, números menores

de 1200,45. - >= "Díaz". Para un campo Apellidos, todos los nombres

desde Díaz hasta el final del alfabeto. - Entre #02.02.99# Y #01.12.99#. Para un campo

FechaPedido, fechas del 2-Feb-99 al 1-Dic-99. • Excluir valores que no coinciden (Negado):

- Negado "España". Para un campo PaísDestinatario,

pedidos enviados a países o zonas que no sean España. - Negado 2. Para un campo Id, el empleado cuyo

identificador no es 2. - Negado T*. Para un campo Apellidos, los empleados cuyos

nombres no empiezan por la letra "T".

• Valores de una lista (In):

- En("Canadá", "Reino Unido"). Para un campo PaísDestinatario, pedidos enviados a Canadá o al Reino Unido.

- En(Francia, Alemania, Japón). Para un campo País,

empleados que viven en Francia, Alemania o Japón.

• Valores de texto coincidentes parcial o totalmente:

- "Londres". Para un campo CiudadDestinatario, pedidos enviados a Londres.

- "Londres" O "Madrid". Para un campo CiudadDestinatario,

pedidos enviados a Londres o Madrid. - >="N". Para un campo NombreCompañía, pedidos

enviados a compañías cuyo nombre comienza por las letras de la N a la Z.

- Como "S*". Para un campo Destinatario, pedidos enviados

a clientes cuyo nombre empieza por la letra S.

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- Der([IdPedido]; 2) = "99". Para un campo IdPedido, pedidos con valores de Id que acaban en 99.

- Longitud([NombreCompañía]) > Val(30). Para un campo

NombreCompañía, pedidos para compañías cuyo nombre tiene más de 30 caracteres.

• Modelos coincidentes (Como):

- Como "S*". Para un campo Destinatario, pedidos enviados

a clientes cuyo nombre empieza por la letra S. - Como "*Importaciones". Para un campo Destinatario,

pedidos enviados a clientes cuyo nombre finaliza con la palabra "Importaciones" (ANSI-89).

- Como "[A-D]*". Para un campo Destinatario, pedidos

enviados a clientes cuyo nombre empieza por las letras de la A a la D.

- Como "*ar*". Para un campo Destinatario, pedidos

enviados a clientes cuyo nombre incluye la secuencia de letras "ar".

- Como "Casa Jul?". Para un campo Destinatario, pedidos

enviados al cliente con "Casa" como primera parte del nombre y un segundo nombre de 4 letras, de las cuales las cuatro primeras son "Jul" y la última se desconoce.

• Valores de fecha;

- #2/2/2014#. Para un campo Pedidosenvios, pedidos

enviados el 2 de febrero de 2014. - Fecha(). Para un campo FechaRequerida, pedidos para

hoy. - Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M"; 3; Fecha( )). Para un

campo FechaRequerida, pedidos requeridos entre hoy y tres meses a partir de hoy.

- < Fecha( ) – 30. Para un campo FechaPedido, pedidos con

una antigüedad de más de 30 días. - Año([FechaPedido]) = 2008. Para un campo FechaPedido,

pedidos con fechas de 2008. - ParcFecha("t"; [PedidoFecha]) = 4. Para un campo

FechaPedido, pedidos para el cuarto trimestre del calendario.

- SerieFecha(Año ([FechaPedido]); Mes([FechaPedido]) + 1;

1) – 1. Para un campo FechaPedido, pedidos para el último día de cada mes.

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- Año([FechaPedido]) = Año(Ahora()) Y Mes([FechaPedido]) = Mes(Ahora()). Para un campo FechaPedido, pedidos para el año y mes actuales.

• Cadenas de longitud cero y nulas:

- Es Nulo. Para un campo RegiónDestinatario, pedidos de los clientes cuya RegiónDestinatario sea Nulo (vacío).

- No es Nulo. Para un campo RegiónDestinatario, pedidos de los clientes cuya RegiónDestinatario contenga un valor.

- "". Para un campo Fax, pedidos de los clientes que no

tienen una máquina de fax, lo que se indica mediante un valor de cadena de longitud cero (cadena que no contiene caracteres, para especificar una cadena de longitud cero, escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas) en el campo Fax en lugar de un valor Nulo (vacío).

G. Realizar cálculos en una consulta.

Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo, puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la fecha actual. Puede realizar cálculos en una consulta mediante:

• Cálculos predefinidos, denominados "totales", para calcular las

siguientes cantidades a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros combinados en la consulta: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o varianza.

• Un cálculo personalizado para llevar a cabo cálculos numéricos, de fechas y de texto en cada registro, utilizando los datos de uno o más campos. Necesita crear un nuevo campo calculado (campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados) directamente en la cuadrícula de diseño para estos tipos de cálculos.

Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se almacenan en la tabla base. En su lugar, Microsoft Access ejecuta de nuevo los cálculos cada vez que ejecuta la consulta, de forma que los resultados están siempre basados en los datos más actuales de la base de datos. Por tanto, no puede actualizar de forma manual los resultados calculados. Utilización de cálculos predefinidos:

Puede calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para consultas sencillas. O bien, puede calcular todos los tipos de totales mediante la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta, donde selecciona la función de agregado para el cálculo que desee llevar a cabo en un campo.

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En la cuadrícula de diseño de la consulta también puede especificar los criterios que afectan a los cálculos y producen distintos resultados de consulta. Si agrega criterios, puede limitar:

• Los grupos antes de realizar los cálculos sobre dichos grupos.

Especifique los criterios en el campo Agrupar por. • Los resultados después de realizar los cálculos sobre los grupos.

Especifique los criterios en el campo que contiene el cálculo. • Los registros antes de agruparlos y antes de realizar los cálculos.

Agregue el campo cuyos registros desea limitar a la cuadrícula de diseño y, a continuación, especifique criterios en la celda Criterios del campo. Si está calculando totales en la misma consulta, establezca la celda Total del campo que contiene el criterio a Dónde. Esta regla es aplicable tanto si está calculando el total sobre todos los registros o sobre grupos de registros.

Para añadir la fila Total a la cuadrícula, debe trabajar con una consulta de selección y la consulta se debe abrir en la vista Diseño. Si se encuentra en el caso mencionado anteriormente haga clic en el botón Totales de la barra de herramientas (para eliminar la fila, deseleccione este mismo botón).

La primera vez que pulse el botón Totales de la barra de herramientas, Access visualiza Agrupar por, en la fila Total de todos los campos que se encuentren en la cuadrícula de diseño. Cree totales reemplazando el ajuste Agrupar por, con algunas de las funciones de la lista desplegable. Para aplicar una función de resumen a los valores en un campo particular, abra la lista desplegable en el cuadro Total para ese campo y seleccione una de estas funciones:

• Agrupar Por. Define los grupos para los que desea realizar los

cálculos. Por ejemplo, para mostrar las ventas totales por categoría, seleccione Agrupar por para el campo NombreCategoría.

• Suma. Suma todos los valores dentro del grupo. Esta función se

puede utilizar para los campos de tipo Número, Fecha/Hora, Moneda y Autonumérico.

• Promedio. Calcula el promedio de todos los valores dentro del

grupo. Esta función se puede utilizar para los campos de tipo Número, Fecha/Hora, Moneda y Autonumérico.

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• Min. Calcula el valor mínimo dentro del grupo. Esta función se puede utilizar para los campos de tipo Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y Autonumérico.

• Max. Calcula el valor máximo dentro del grupo. Esta función se

puede utilizar para los campos de tipo Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y Autonumérico.

• Cuenta. Determina el número de valores dentro del grupo, sin

contar los valores en blanco. Esta función se puede utilizar para los campos de tipo Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, AutoNumérico, Sí/No y Objeto OLE.

• DesvEst. Determina la desviación estándar para la población

definida por el grupo. Esta función se puede utilizar para los campos de tipo Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico.

• Var. Determina la varianza para la población definida por el grupo.

Esta función se puede utilizar para los campos de tipo Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico.

• Primero. Devuelve el primer registro encontrado del grupo sobre el

que se realizan los cálculos. Esta función devuelve el primer registro en el orden cronológico en el que se escribieron. Ordenar los registros no tiene ningún efecto sobre esta función.

• Último. Devuelve el último registro encontrado del grupo sobre el

que se realizan los cálculos. Esta función devuelve el último registro en el orden cronológico en el que se escribieron. Ordenar los registros no tiene ningún efecto sobre esta función.

• Expresión. Crear un campo calculado que incluya una función de

agregado en su expresión. Normalmente, creará un campo calculado cuando desee utilizar múltiples funciones en una expresión.

• Dónde. Especificar los criterios de un campo que no esté utilizando

para definir los grupos. Si selecciona esta opción para un campo, Access ocultará el campo en los resultados de la consulta desactivando la casilla de verificación Mostrar.

Cálculos personalizados:

Con un cálculo personalizado puede llevar a cabo en cada registro cálculos numéricos, de fechas y de texto mediante los datos de uno o más campos. Por ejemplo, con un cálculo personalizado puede multiplicar los valores de un campo por una determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos fechas almacenadas en distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto. Mediante las opciones de la fila Total en la cuadrícula de diseño, es posible llevar a cabo el cálculo en grupos de registros y calcular sumas, promedios, cuentas u otro tipo de totales en el campo calculado.

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En el caso de cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de diseño.

Para crear un campo calculado, haga clic en una columna en blanco de la fila Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta e introduzca la expresión para calcular el valor. En lugar de escribir el nombre de un campo para que se utilice en los cálculos, puede hacer clic en la flecha situada a la derecha del cuadro de texto y seleccionar el nombre del campo en la lista; a continuación, escribirá el resto de la expresión. El formato general de un campo calculado es: Nombre del campo: Expresión, como, por ejemplo:

La expresión puede estar constituida por varios cálculos tal como se muestra a continuación:

Sum([UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedido]).

El principio de una sentencia de un campo calculado debe definir el nombre del campo calcula-do seguido de dos puntos, estos delimitan el nombre del campo de la siguiente expresión que será evaluada para crear el nuevo valor. Los campos calculados pueden incluir los resultados de cualquier expresión. Si la expresión de su campo calculado hace referencia a otro campo de la misma tabla, el nombre del campo de la tabla debe ir incluido entre corchetes para definirlo, como, por ejemplo:

PrecioFinal:[Precio]*[Cantidad].

Para formatear el campo calculado, haga clic en la columna correspondiente situada en la cuadrícula de diseño de la consulta y

posteriormente clique en el botón Hoja de propiedades que se encuentra en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha contextual Diseño. En la pestaña General, haga clic en el cuadro Formato y seleccione el formato adecuado en la lista desplegable que aparece.

H. Consulta de parámetros.

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas con parámetros pueden realizar consultas con distintos valores, pero se realizan en los mismos campos.

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Esto es posible mediante la sustitución de las sentencias de los parámetros con los criterios fijos actuales. La sintaxis de la sentencia con parámetros es [Texto:]. El último carácter del texto debe de ser dos puntos (:) y debe estar entre corchetes. Cuando se encuentra una consulta de parámetros Access abrirá el cuadro de diálogo Introduzca el Valor del parámetro que le pide un valor de entrada. Cuando finalice, la consulta sustituye internamente las sentencias de parámetros con los valores actuales que ha introducido y le muestra las condiciones resultantes.

Introducción del Valor para el Parámetro Fecha inicial.

I. Eliminación de una consulta.

Para eliminar una consulta que ya no nos es necesaria, haga clic con el botón secundario del ratón sobre ella en el panel de exploración y escoja la opción Eliminar del menú contextual o clique en el botón Eliminar del grupo Registros de la ficha Inicio.

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5. FORMULARIOS. A. Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las tablas o

resultados de consultas.

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una acción basada en las entradas. Otra forma de utilización del formulario son los subformularios que es parecido a una parte de otro formulario. De hecho, mientras que el formulario principal mayor está conectado a una tabla, el subformulario se conecta a una tabla diferente. Un usuario puede escribir datos en un formulario y ver los datos relacionados en otro sin ni tan siquiera saber que en realidad son independientes pero iguales. La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas de la base de datos. El origen de registros de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado. Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información acerca del formulario, como el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del informe.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos denominados controles.

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El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto. Creación de formularios sencillos de tablas y consultas:

Cuando cree un formulario, debe tener en cuenta un par de objetivos principales. Un formulario desempeña su función perfectamente si presenta la información de forma clara y ofrece control de los datos. Las bases de datos almacenan los datos en tablas, a menudo en tablas de gran tamaño. Aunque en una tabla se pueden escribir y leer directamente los datos, este proceso puede llegar a ser muy pesado. Cuanto mayor sea la tabla, más complicado será garantizar que los datos están en el campo (columna) y el registro (fila) correctos. Los formularios permiten a los usuarios centrarse justamente en lo que necesitan cuando escriben o ven datos. Diseñe los formularios de modo que los datos se puedan leer y comprender fácilmente. Puede incluir etiquetas para describir los datos e instrucciones para escribirlos justo al lado de las áreas de trabajo. Los formularios le permiten seleccionar, de entre los muchos campos de una tabla, aquellos en los que desea que se centren los usuarios. Esta cualidad selectiva también implica que no tendrá que revelar todos los datos a todas las personas que trabajen con ellos. Por ejemplo, es muy probable que desee evitar que el responsable de registrar los nombres en la tabla de empleados vea los salarios. Access permite crear formularios de tres maneras distintas: con el Asistente para formularios, con un Autoformularios o en la vista Diseño. Todos los comandos de creación de formularios se encuentran en el grupo Formularios de la ficha Crear:

Opciones para Crear un Formulario

• Formulario. Este comando crea automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.

• Diseño del Formulario. Permite crear el formulario usted mismo añadiendo controles uno a uno en la vista Diseño.

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• Formulario en Blanco. Este comando crea un nuevo formulario sin contenido al igual que la opción anterior, pero a diferencia de esta la vista que utiliza Access para abrirlo es la Vista Presentación. En esta encuentra ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.

• Asistente para formularios. Access crea el formulario, de acuerdo con sus especificaciones. La opción Asistente para formularios le permite elegir los campos específicos a incluir, que pueden pertenecer a una o más tablas o consultas.

• Navegación. La versión 2019 incluye un control de navegación que permite alternar entre varios formularios e informes en su base de datos. Si desea publicar una base de datos en la Web, un formulario de navegación es la mejor forma de crear un panel de control o "página de inicio" para la base de datos web.

Opciones de Formularios de Navegación.

• Más Formularios. Muestra una serie de formularios diferentes a los anteriores.

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Más formularios que Puede Crear.

Crear un formulario en vista diseño:

La vista Diseño es la mejor opción para crear un formulario si desea disponer de un control y una flexibilidad totales, ya que en dicha vista todo depende de usted. También puede generar un formulario con el asistente para formularios o con un Autoformato y, a continuación, cambiarle detalles en la vista Diseño. Cuando utiliza este método para crear un formulario, se crea un formulario básico y se personaliza añadiendo controles para ajustarlo a sus necesidades. Para crear un formulario partiendo de cero, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Diseño del Formulario que se encuentra en el grupo Formularios de la ficha Crear. En ese momento Access muestra el formulario en modo diseño.

Vista Diseño del Formulario.

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2. Coloque los objetos deseados (campos, texto, gráficos, etc.) en el formulario, empleando el cuadro de herramientas. Para más información lea el apartado personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño.

3. Guarde el formulario.

Crear un Formulario con el asistente:

El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas. Deberá indicar al Asistente la siguiente información:

• Tabla o consulta de la que proceden los datos del formulario. • Campos que se utilizarán en el formulario. • Diseño que aplicar al formulario. • Estilo visual que aplicar al formulario.

B. Introducir datos mediante un formulario.

Un formulario la mayoría de las veces está asociado con una tabla o consulta específica en la base de datos, que se conoce como fuente u origen del registro. La mayor parte de los controles en un formulario típico acceden directamente a los campos que pertenecen al origen del registro. En la vista Formulario, puede mostrar cualquiera de los registros que pertenecen al origen del registro y puede añadir o eliminar registros. Para abrir un formulario haga doble clic sobre su nombre en el panel de exploración, o bien, clique con el botón secundario del ratón sobre su nombre y escoja la opción Abrir del menú contextual. Con esto, el formulario se abrirá en la vista formulario y estará preparado para trabajar con los datos que se muestran en él. Access proporciona una barra de herramientas pequeña que está permanentemente colocada en la esquina inferior izquierda de la ventana de formulario y que puede utilizar para navegar por los registros existentes o para añadir nuevos registros:

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Si prefiere utilizar el teclado en lugar del ratón, pulse AVPÁG para avanzar un único registro o REPÁG para retroceder un registro, mientras que, para ir al principio del primer registro, pulse CTRL+INICIO, y para ir al final de último registro, pulse CTRL+FIN.

Para ver un registro específico de una tabla, puede hacer clic sobre el cuadro Registro específico, escriba el número de registro y pulse ENTER. También puede ir a un registro que contenga texto específico en uno de sus campos

con la opción Buscar, haciendo clic el botón Buscar del grupo Buscar de la ficha Inicio o pulsando CTRL+B.

Del mismo modo, puede reemplazar el contenido de un campo con el comando Reemplazar del grupo Buscar de la ficha Inicio o pulsando CTRL+L.

También puede ordenar y/o filtrar los datos que se visualizan en el formulario a través del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Para crear un registro nuevo, haga clic en el botón Nuevo registro en la barra de herramientas situada en la parte inferior de la ventana formulario o haga clic en el botón Nuevo del grupo Registros situado en la ficha Inicio. El registro nuevo se añadirá al final de la tabla de origen del registro y se mostrará en la ventana de formulario de modo que pueda introducir información en él.

Si lo que se quiere es modificar un registro existente muévase por la base de datos con ayuda de los botones de movimiento hasta que localice el registro que desee modificar. A continuación, sitúese en el campo que quiera cambiar y realice las modificaciones oportunas.

Para eliminar permanentemente un registro, muestre el registro en la ventana de formulario, clique en algún campo y a continuación elija Eliminar registro de la lista de opciones que se muestra al hacer clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha del botón Eliminar del grupo Registros situado en la ficha Inicio. Access solicita confirmación antes de eliminar el registro. Si la eliminación va a generar eliminaciones en cascada en las tablas relacionadas, aparecerá un cuadro de diálogo informándole de ello y dándole la oportunidad de detener el proceso.

También puede mostrar un formulario en una vista Hoja de datos. Cada fila de la vista Hoja de datos de un formulario muestra los controles para un registro particular, uno por columna. Aunque la vista Hoja de datos es generalmente mucho menos conveniente para trabajar con un formulario que la vista Formulario tiene la ventaja de permitirle ver muchos registros al mismo tiempo. Para cambiar a la vista Hoja de datos, elija vista Hoja de datos que se encuentra en la lista Ver del grupo Vistas situado en la ficha Inicio.

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Cuando cierre el formulario los datos que haya modificado o añadido nuevo se guardarán de forma automática al igual que si estuviera trabajando con la tabla. Sí comete algún error mientras manejamos el formulario, cuando intente salir del mismo o moverse a través de sus registros, Access mostrará mensajes informando acerca del error ocurrido.

C. Personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño.

Partes de un formulario:

Al abrir un formulario en la vista Diseño, puede ver las secciones en las que está organizado el formulario y añadir en todas ellas controles. Cada formulario puede tener como máximo cinco partes:

• Detalle. Esta sección aparece en todos los formularios y

normalmente contiene la mayoría de los controles.

Los controles en los que los usuarios ven o escriben datos, como los cuadros de texto y de lista, están normalmente aquí, también puede contener controles que no cambian, como etiquetas y líneas.

• Encabezado o Pie de Formulario. Los elementos que coloque

solo aparecerán una sola vez al principio y al final del formulario. Cuando crea un formulario nuevo el encabezado y el pie de formulario no se visualiza por defecto, para mostrar dichos apartados haga clic con el botón secundario del ratón sobre el

fondo del formulario y seleccione la opción Encabezado o Pie de formulario del menú emergente.

• Encabezado o Pie de Página. Estas secciones son útiles para

organizar formularios complejos diseñados para aparecer como varias páginas. Los encabezados y pies de página aparecen en todas las páginas de un formulario, pero sólo al imprimir u obtener una vista previa del formulario. Cuando crea un formulario nuevo el encabezado y el pie de página no se visualiza por defecto, para mostrar dichos apartados haga clic con el botón secundario del ratón sobre el

fondo del formulario y seleccione la opción Encabezado o Pie de página del menú emergente.

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Partes de un Formulario.

Hay tres formas de seleccionar una sección de un formulario en la vista Diseño:

• Puede hacer clic en el selector de sección, el cuadro situado en

la regla vertical que está a la izquierda del nombre de sección. (Las reglas le permiten controlar el tamaño de un formulario mientras está trabajando en él. Un formulario no debe ser ni demasiado grande ni demasiado pequeño; debe tener el tamaño justo para los usuarios.).

• Puede hacer clic en la barra de sección, el rectángulo que

contiene el nombre de la sección que está situado en la parte superior de la sección.

• Puede hacer clic en

cualquier lugar del fondo de la sección. (En cualquier lugar que no sea un control).

Zonas de Selección de la Sección

Una vez seleccionada una sección con alguno de estos métodos, se resaltará la barra de sección.

Si modifica el número o el tamaño de los controles de un formulario, tal vez también desee cambiar el tamaño del propio formulario para ajustarlo a los controles que contiene y hacer que el trabajo en el formulario sea más fácil.

Puede aumentar o reducir el alto de las secciones de un formulario individualmente. Sin embargo, si modifica el ancho de cualquier sección, cambiará el ancho de todo el formulario.

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Para cambiar el alto de una sección, sitúe el puntero del ratón en el borde superior de la barra de sección y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo.

Para cambiar el ancho del formulario, sitúe el puntero del ratón en el borde derecho de cualquier sección y arrástrelo a la izquierda o la derecha.

Para cambiar el alto de una sección y el ancho del formulario simultáneamente, sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de la sección y arrastre el puntero diagonalmente en cualquier dirección.

Los controles del formulario:

Al crear un formulario con el asistente o con un autoformulario, puede añadirle controles, para así poder mostrar datos adicionales y que resulte más vistoso. Por el contrario, sí está creando el formulario en vista diseño, se verá obligado a agregar algún que otro control.

Los controles pueden mostrar información que no se encuentra almacenada en la base de datos, así como instrucciones, títulos y valores calculados.

Hay tres tipos de controles, éstos son los siguientes:

1. Controles Dependientes: el origen de los datos de este tipo de

controles, es un campo de una tabla o consulta. Se utilizan para mostrar, introducir y actualizar los valores de los campos de la base de datos y pueden ser de tipo texto, fecha, numérico, imágenes y valores Sí/No.

2. Controles independientes: este tipo de controles no tienen

origen de datos y se puede utilizar para mostrar líneas, información, rectángulos e imágenes.

3. Controles Calculados: utilizan una expresión como origen de los

datos.

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Una expresión puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta, como base de un formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o informe.

Sea cual sea el tipo de controles que va a emplear, debe saber cómo crearlos.

Insertar un control dependiente:

La mejor forma de crear un control dependiente es activando el botón

Agregar Campos existentes del grupo de opciones Herramientas situado en la ficha Diseño, que abre, a la derecha de la ventana, el panel Lista de Campos, si es que éste no estaba activado.

El Origen de Datos de este

Formulario es la Tabla Libros.

Hecho esto, tan sólo debe seleccionar el campo o campos que desea añadir al formulario. Sí quiere añadir un único campo, haga clic sobre él, o bien lo arrástralo al área de diseño, o bien haga clic con el botón secundario del ratón sobre él y en el menú contextual que aparece seleccione la opción Agregar campo a la vista; si lo que desea es añadir varios campos que se encuentran de forma correlativa, haga clic sobre el campo que se encuentra en primer lugar y con la tecla MAYÚSCULAS pulsada, haga clic sobre el campo que se encuentra en el último lugar que desea añadir; por último, si quiere añadir varios campos y éstos no están ordenados de forma correlativa, con la tecla CTRL pulsada, haga clic sobre cada uno de los campos que desea añadir.

Una vez que se han seleccionado todos los campos que se van a incluir en el formulario, los puede arrastrar hasta la posición que ocuparán en el formulario. Access dibujará un cuadro de texto para cada campo seleccionado de la lista de campos.

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Formato de los campos:

La mayoría de las modificaciones de formato se pueden realizar desde la ficha contextual Formato.

Ficha Contextual Formato

Este grupo de opciones está compuesto por los siguientes elementos:

• Tipo de Letra: permite escoger el tipo de letra que se utilizará para mostrar el contenido del campo o etiqueta.

• Color del Texto: permite especificar el color del texto. • Negrita, Cursiva y Subrayado: modifican el estilo del

texto.

• Tamaño: medido en puntos, determina el tamaño del texto.

• Color de Relleno: permite modificar el color de fondo de relleno de un objeto seleccionándolo de la lista.

• Alineación Izquierda, Centrada y derecha: determina cuál es la alineación del texto contenido en un campo o en una etiqueta.

• Copiar Formato: este botón permite copiar el formato de un control o una parte del formulario y aplicarlo a otro.

• Color de Fondo o de Relleno Alternativo: si ha creado un formulario tabular podrá indicar el color con el que se rellenarán las filas alternas del formulario.

• Formato Condicional: se aplica solamente a los campos. Permite que el formato de un campo cambie según se den unas condiciones u otras. Por ejemplo, puede interesarle que cuando el país sea España el campo que de resaltado con color de fondo azul y texto en rojo como se muestra en la imagen siguiente:

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Cuadro de Diálogo Formato Condicional.

Las opciones de formato son referentes al estilo de texto, color de fondo y de relleno. Además, permite activar o desactivar el campo. Las condiciones que debe cumplir el campo pueden ser las siguientes:

- El valor del Campo es: igual a un valor, entre un valor y otro, distinto de un valor, etc.

- La Expresión es: deberás introducir el valor de la

condición. - El Campo tiene foco: si el campo tiene el enfoque, es

decir, si el cursor está situado en el campo en cuestión.

Cambiar la ubicación, el tamaño y la alineación de los objetos del formulario:

Un punto de vital importancia a la hora de hablar de los controles de los formularios es aprender a mover, cambiar el tamaño y alinear los mismos:

• Seleccionar Varios Controles a la Vez. Para cambiar el tamaño o la posición de un control, primero debe seleccionarlo en la vista Diseño y para ello basta con hacer clic en él. Alrededor del control seleccionado aparecen pequeñas asas cuadradas. Si el control tiene una etiqueta, ésta se seleccionará junto con el control.

Control y Etiqueta Seleccionada en un Formulario.

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Para seleccionar varios controles a la vez en la vista Diseño, debe mantener presionada la tecla MAYÚS y hacer clic en los controles que desea seleccionar. También puede hacer clic en el botón Seleccionar objetos del grupo Controles en la ficha Inicio, hacer clic en la cuadrícula de la vista Diseño y trazar un rectángulo en torno a los controles que desea seleccionar. Al soltar el botón del ratón, aparecen asas que muestran su selección. Para deseleccionar todos los controles, haga clic sobre cualquier área en blanco.

• Mover un Control y su Etiqueta. Clique sobre la etiqueta o sobre

el control que desee mover y Access presentará los controladores de movimiento de ambos controles. Sitúe el puntero del ratón en el borde del control o de su etiqueta, hasta que se convierta en un cursor con una flecha de cuatro puntas. Cuando ocurra esto, debe pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, arrastrar el control y su etiqueta hasta la nueva posición.

Mueve el Control y su Etiqueta al Mismo Tiempo.

• Mover un Control o su Etiqueta de Forma Separada. En primer lugar, debe hacer clic en el control o la etiqueta, a continuación, sitúe el puntero del ratón en la esquina superior izquierda del control o de la etiqueta, sobre el controlador de movimiento. Cuando el puntero cambie de forma a un cursor con una flecha de cuatro puntas, entonces es cuando se puede arrastrar el control o la etiqueta. Las partes de un control compuesto continúan relacionadas, aunque movamos las partes individualmente.

Mueve el Control y no su Etiqueta.

• Mover Dos o Más Controles a la Vez. seleccione todos los controles que desea mover y a continuación, sitúe el puntero del ratón en el borde de cualquier control. Cuando el puntero cambie de forma a un cursor con una flecha de cuatro puntas, arrastre los controles y sitúelos en la nueva posición. Recuerde que no se debe situar el puntero del ratón sobre los controladores de movimiento.

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• Cambiar el Tamaño de un Control. En primer lugar, debe seleccionar el control o los controles para cambiar el tamaño y una vez seleccionados, sitúe el puntero del ratón en el controlador de tamaño. En ese momento el puntero cambia de aspecto, apareciendo una flecha de dos puntas.

Cambia el Ancho del Control.

A continuación, haga clic y arrastre hasta que el control alcance el tamaño deseado. Si desea hacer una pequeña modificación en el tamaño de un control puede realizarla por medio del teclado seleccionando el control a modificar y manteniendo la tecla MAYÚSCULAS pulsada presione las teclas de dirección. Si seleccionamos más de un control, todos los controles seleccionados cambiarán de tamaño al arrastrar el controlador de tamaño de cualquiera de ellos.

• Cambiar el Tamaño de un Control para que se Ajuste a su

Contenido: en primer lugar, debe seleccionar el control o controles a los que va a cambiar de tamaño y seguidamente, desplegar su menú contextual pulsando el botón secundario del ratón. Una vez desplegado, sitúe el puntero del ratón sobre la opción Tamaño del submenú que aparece y clique sobre la opción Ajustar. Puede también abrir la cinta de opciones Organizar, dirigirse al grupo de opciones Tamaño y orden y pulsar en el grupo de

opciones Tamaño y espacio donde se ubica el botón Ajustar.

• Elegir la Distribución de los Datos. Desde el grupo Tabla, puede

elegir si queremos que el formulario organice sus controles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones, debe seleccionar previamente los controles a los que quiera aplicar la distribución. Normalmente serán todos ellos.

Diferentes Distribuciones que puede Aplicar.

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- Apilado. Coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato a la derecha. Por lo tanto, cada registro estará en una página independiente y tendrá que utilizar los botones de desplazamiento para moverse entre los registros.

- Tabular. Esta distribución sitúa las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos los campos organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro distinto.

Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrá moverlo a placer o cambiar su tamaño de forma individualizada. Estas restricciones le aseguran que no romperá el esquema perfectamente alineado que Access crea. Si quiere ser libre de modificarlo desactive la distribución clicando en el botón Quitar diseño.

D. Almacenado de formularios.

Puede guardar el formulario haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido, o bien, utilizando el comando Guardar de la ficha Archivo.

Si es la primera vez que guarda el formulario Access mostrará el cuadro de diálogo donde podrá asignarlo un nombre. Para cerrar el formulario haga clic

sobre su botón Cerrar del formulario correspondiente.

E. Modificación de formularios.

Si lo que queremos es modificar el diseño de un formulario sitúese en el Panel de Exploración y escoja la opción Vista de Diseño del menú contextual que se mostrará al hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre el nombre del formulario.

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Si el formulario está abierto en Vista formulario puede hacer un clic en el botón Vista de la ficha Inicio y escoger el comando Vista diseño donde podrá realizar los cambios que crea oportunos.

F. Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el asistente

para formularios.

Con este procedimiento se crea una nueva combinación de formulario y subformulario mediante el Asistente para formularios:

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haz clic en Asistente para formularios.

2. En la primera página del asistente, en la lista desplegable Tablas y

consultas, selecciona una tabla o consulta. En este ejemplo, para crear un formulario denominado Categorías que muestre los productos de cada categoría en un subformulario, selecciona Tabla: Categorías (el lado "uno" de la relación uno a varios).

3. Haz doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee

incluir.

Selecciona la tabla y campos del lado “uno”.

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Selecciona la tabla y campos del lado “varios”.

4. En la misma página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, selecciona otra tabla o consulta de la lista. En este ejemplo, selecciona la tabla Productos (el lado "varios" de la relación uno a varios).

5. Haza doble clic en los campos de esta tabla o consulta que deseas

incluir. 6. Cuando hagas clic en Siguiente, suponiendo que has definido

correctamente las relaciones antes de iniciar el asistente, éste preguntará ¿Cómo desea ver los datos?, es decir, por qué tabla o consulta. En este ejemplo, para crear el formulario Categorías, haga clic en Por Categorías. El asistente mostrará un pequeño diagrama del formulario. El cuadro de la parte inferior del formulario representa el subformulario.

7. En la parte inferior de la página del asistente, seleccione la opción

Formulario con subformularios y haga clic en Siguiente.

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Indica cual es la tabla correspondiente al formulario principal.

Indica la distribución del formulario.

8. En la página ¿Qué distribución desea aplicar al subformulario? del

asistente, haz clic en Tabular o en Hoja de datos dependiendo del diseño que desee para el subformulario.

Ambos estilos de diseño ordenan los datos del subformulario en filas y columnas, pero un diseño tabular se puede personalizar con más facilidad.

Se puede agregar color, gráficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja de datos es más compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla.

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Una vez hecha la selección, haga clic en Siguiente.

Asigna nombres al formulario y subformulario.

9. En la página final del asistente, escribe los títulos que desee para los formularios. Access asigna nombres a los formularios según los títulos que escribas, y etiqueta el subformulario de acuerdo con los títulos que escribas para el subformulario.

También en esta página, especifica si desea abrir el formulario en la vista Formulario para que pueda ver o introducir información, o si deseas abrir el formulario en la vista Diseño para que pueda modificar su diseño. Una vez hecha la selección, haga clic en Finalizar. Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de subformulario y otro para el propio subformulario.

G. Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro.

Usa este proceso si tiene dos formularios y desea usar uno de ellos como subformulario del otro formulario.

1. En la vista Diseño, abra el formulario que desee usar como formulario

principal.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está seleccionada la

herramienta Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella para seleccionarla.

3. Arrastra el formulario que desees utilizar como subformulario desde el

panel de exploración hasta el formulario principal.

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En ese momento, Access agrega un control de subformulario al formulario principal y vincula el control al formulario arrastrado desde el panel de exploración. Access intenta asimismo vincular el subformulario al formulario principal, basándose en las relaciones definidas en la base de datos. Si Access no puede determinar cómo debe vincular el subformulario al formulario principal, las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales del control de subformulario están vacías. Estas propiedades deben configurarse manualmente de la siguiente manera:

1. Haz clic con el botón secundario en el formulario principal en el panel

de exploración y, a continuación, elige Vista diseño.

2. Haz clic en el control de subformulario para seleccionarlo.

3. Si no se muestra aún la hoja de propiedades, presiona F4 para que aparezca.

En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haz clic en junto al cuadro de la propiedad Vincular campos secundarios. En ese momento aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.

4. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, selecciona los campos a los que desee vincular los formularios. Si no estás seguro de los campos, haz clic en Sugerir para que Access intente determinar los campos de vinculación. Cuando termines, haz clic en Aceptar.

Si no ves el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que contiene el campo de vinculación. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, debe asegurarse de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta.

5. Guarda el formulario principal y cambia a la vista Formulario para

comprobar que el formulario funciona según previsto. H. Eliminación de formularios.

Para eliminar un formulario que ya no es necesario, haga clic con el botón secundario del ratón sobre él en el panel de exploración y escoja la opción

Eliminar del menú contextual o clique en esta misma opción en el grupo Registros de la ficha Inicio. Access le solicitará confirmación para su eliminación.

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Cuadro de diálogo de confirmación de eliminación.

I. Impresión de formularios.

Para imprimir un formulario basta con escoger la opción Imprimir de la ficha Archivo. Access mostrará en cada página de papel tantos formularios como quepan en ella.

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6. INFORMES. A. Creación de informes o reports para la impresión de registros de las tablas o

resultado de consultas.

Un informe permite organizar y formatear información de acuerdo con sus necesidades y especificaciones. Puede utilizar Access para diseñar informes que utilicen numerosos elementos de diseño. Por ejemplo, puede emplear texto, datos, imágenes, líneas, cuadros, gráficos y otros elementos para crear el informe necesario. El diseñador decide los elementos que se utilizarán y la manera de organizarlos. Las etiquetas de correo, las facturas, los resúmenes de ventas o las listas de teléfonos son algunos ejemplos de tipos de informes que se pueden generar con Access. Deberá utilizar un informe cuando:

• Desee imprimir información que utilice con regularidad. • Desee imprimir información para su distribución a otras personas. • Necesite controlar con precisión la organización y el aspecto de la

información cuando la imprima. • Desee agrupar o resumir la información para su presentación a otras

personas.

Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podrá utilizarlo siempre que lo desee. El diseño del informe permanece inalterado, pero los datos se actualizan cada vez que se imprime. Si necesita introducir algún cambio, puede modificar el diseño del informe o crear otro nuevo, parecido, basado en el original. Con Access, puede crear informes que:

• Organicen y presenten los datos en grupos. • Impriman la información del encabezado y el pie de página para

todo el informe, por cada página o por cada grupo. • Calculen totales acumulativos, de grupos o globales, así como

porcentajes de los totales. • Incluyan subformularios, subinfomes y gráficos. • Presenten los datos en un formato atractivo con imágenes, líneas,

fuentes, gráficos, diagramas y formato condicional.

Parte de la información de un informe impreso puede proceder de una tabla o consulta subyacente, que es el origen de los datos del informe. Otros datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan como parte del diseño del informe.

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Grupo de Informes. Del mismo modo que en las consultas o en las tablas o en los formularios, Access pone a su disposición varias formas de crear informes y todas ellas se encuentran en el grupo Informes situado en la ficha Crear:

• Informe: es la forma más rápida de crear un informe, lo crea automáticamente mostrando todos los campos de la tabla o consulta seleccionada de forma tabular, donde cada registro se muestra en una línea del informe.

Informe Creado con el Botón Informe.

• Diseño de Informe: abre un informe en blanco en la vista diseño, donde tendrá que incorporar los distintos objetos que quiera que aparezcan en él..

• Informe en Blanco: abre un informe en blanco en vista Presentación.

• Asistente para Informes: abre un asistente que le realizará una serie de preguntas para crear automáticamente el informe basándose en las respuestas dadas.

• Etiquetas: abre un asistente que le guiará a través de una serie de ventanas, en las que podrá definir el formato de las etiquetas.

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Creación de informes sencillos de tablas o consultas:

Access permite crear informes de tres maneras distintas: con el asistente para informes, con un autoinforme o en la vista diseño.

Creación de informes sin la ayuda del asistente:

Para crear un informe sin emplear el asistente, abra la cinta de opciones Crear, a continuación, acceda al grupo de opciones Informes y por último pulse en el botón Informe en blanco o

bien, el botón Diseño de informe. En ese instante se crea un nuevo informe en blanco y se muestra la ventana Lista de Campos, en la que puede seleccionar los campos de la tabla o consulta a partir de la que se obtendrán los datos. En caso de que lo haya creado con el botón Informe en blanco, el nuevo informe se presentará para su edición en Vista de Presentación.

Vista Presentación de informe.

Y en caso de que lo haya creado con el botón Diseño de informe, el informe aparecerá en Vista de Diseño.

Vista Diseño del Informe.

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Creación de informes con el asistente:

El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un informe basado en sus respuestas.

B. Personalización de informes utilizando diferentes elementos de diseño.

En este apartado nos vamos a centrar en los elementos exclusivos de los informes ya que los comunes a informes y formularios se describieron en el apartado Los controles del formulario, Formato de los campos y Cambiar la ubicación, el tamaño y la alineación de los objetos del formulario.

La vista diseño de informe:

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles. Para abrir un informe en la vista diseño deberás seleccionarlo en el Panel de navegación y pulsar

Vista Diseño en su menú contextual o en la Vista de la pestaña Inicio. En ese momento aparece la ventana diseño: El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

Zonas de un Informe.

Podrá mostrar u ocultar los encabezados y pies de página activando o

desactivando las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrará en el menú contextual del informe. Cuando se ocultan estas zonas los controles definidos en ellas se eliminan por ello Access pide confirmación antes de ocultar las zonas.

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Si no quiere eliminar los controles, pero sí que en una determinada impresión del informe no aparezca una de las zonas, puede realizarlo accediendo a la Hoja de propiedades, desde su botón situado en el grupo Herramientas de la ficha Diseño. Luego, en el desplegable, elija la sección (Encabezado, Detalle, o la que quiera) y cambie su propiedad Visible a Sí o a No según le convenga. Los cambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.

Escoja la Zona a Mostrar u Ocultar. Alrededor del área de diseño Access dispone de las reglas que le permiten medir las distancias y los controles, también dispone de una cuadrícula que le ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño. Tantos las reglas como la cuadrícula pueden ocultarse y volverse a mostrar desde el menú contextual del informe con los botones Regla

y Cuadrícula . En la vista diseño de informe se encuentra la ficha Diseño que muestra las siguientes opciones:

Ficha contextual diseño del informe:

El botón Ver del grupo Vistas permite pasar de una vista a otra. En el grupo Temas encontrará herramientas para dar un estilo homogéneo al informe. El botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y totales permite modificar los niveles de agrupamiento. En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles. También encontrara algunos elementos que puede incluir en el encabezado y pie de página.

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En el grupo Herramientas podrá encontrar el botón Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.

Todo informe tiene asociada una página de código en la que puede programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página de código haciendo clic sobre

el botón .

Con el botón Hoja de propiedades hará aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado.

Ordenación, agrupación y clasificación de datos:

Estas operaciones puede realizarlas en la Vista de Diseño o en la Vista de Presentación del informe. Mientras que la vista de Diseño le da más libertad para incluir los datos y etiquetas como y donde desee, la vista Presentación ejecutará el informe y le mostrará los cambios producidos en éste por cada operación que haga, pudiendo resultar muy útil para comprobar resultados. A la hora de imprimir un informe, puede organizar los registros según un determinado orden. El orden debe establecerlo en el panel Agrupar y ordenar.

Grupo Agrupación y Totales.

Para ver dicho panel, en primer lugar, debe abrir el informe en la vista

diseño o en la vista presentación y hacer clic en el botón Agrupar y ordenar del grupo de opciones Agrupación y totales en la ficha contextual Diseño.

Panel de Agrupar y ordenar.

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El panel Agrupar y ordenar aparecerá en la parte inferior del área de trabajo, y le permite definir el orden en el que desea ver los registros de un informe. Puede ordenar y agrupar hasta un total de diez campos y expresiones y si es necesario, utilizar el mismo campo o la misma expresión más de una vez. El campo o expresión que se especifique en la primera línea, determina el primer nivel de ordenación, el de la segunda línea el segundo, y así sucesivamente. Puede cambiar el orden de las ordenaciones pulsando sobre los botones Subir o Bajar de una línea de ordenación para subirla o bajarla respecto a las demás, o bien eliminar un nivel de ordenación pulsando el botón Eliminar.

Ordenación de dos Niveles 1º por Apellidos y 2º por Código Postal. Ordenar:

Cuando acceda al panel Agrupar y ordenar aparecen únicamente dos botones que le servirán para añadir ordenaciones o agrupamientos. Debe pulsar el botón Agregar un orden para que aparezca una nueva línea de ordenación donde puede indicar el campo por el que realizar la ordenación, o bien, pulsar sobre la opción Expresión para indicar una expresión de ordenación.

En la lista desplegable que aparece junto al campo de ordenación en la línea de orden, puede indicar si desea una ordenación ascendente o descendente seleccionando las opciones Con A en la parte superior, o Con Z en la parte superior respectivamente. De manera predeterminada, Access pone el orden Con A en la parte superior, es decir, orden ascendente o Alfabético.

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Agrupar:

Cuando desee mostrar los datos agrupados Si no sólo desea ordenar los registros de un informe, sino que además desea agruparlos, debemos, en el mismo panel de Agrupar y ordenar, pulsar el botón Agregar un grupo que aparece en el panel o bajo la última línea de ordenación creada. De igual forma que en el caso de la ordenación, seleccionaremos el campo por el que vamos a agrupar los registros del informe o bien seleccionaremos la opción Expresión para introducir una expresión mediante la cual agrupar e incluso puede especificar el tipo de ordenación del grupo que se forma.

Si pulsa en la línea de agrupación sobre el botón Más aparecerán una serie de opciones que permiten indicar más propiedades de la agrupación:

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Opciones a Pulsar el Botón Más.

• Intervalo del Grupo: indica cómo se agrupan los registros. Así puede agrupar por el primer carácter en un campo de texto, de modo que se agrupan todas las entradas que comiencen por "A", después las que comiencen por "B", y así sucesivamente. Puede indicar también que agrupe por los primeros dos caracteres del campo de agrupación o personalizar el número de caracteres indicándolo en Personalizado. De manera predeterminada, esta opción está fijada a por valor completo, que agrupa los registros que tienen el mismo valor en el campo de agrupación, independientemente de si el tipo de datos del campo es Texto, Número o Fecha.

Tipo de Agrupación para Campo de Texto.

Cuando el tipo de datos del campo de agrupación es Número, las opciones que tendrá para agrupar serán por valor completo, en grupos de 5, de 10, de 100, de 1000 o Personalizado.

Tipo de Agrupación para Campo de Numérico.

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Si el tipo de datos del campo de agrupación es Fecha, puede agrupar por valor completo, por día, por semana, por mes, por trimestre, por año o Personalizado, donde permite indicar si agrupa por minutos, días, semanas, meses, trimestres, o años y el número de ellos que agrupará.

Tipo de Agrupación para Campo de Fecha.

• Totales. Agrega totales en varios campos para cada grupo del informe. En la lista Total de puede indicar el campo del que va a calcular su total. En la lista Tipo puede indicar el tipo de total que quiere calcular para el campo, pudiendo escoger entre Incluir Registros, que cuenta los registros del informe o del grupo; Incluir valores, que cuenta los registros que tengan un valor no nulo o vacío en el campo indicado; Suma, que realiza una suma de los valores del campo; Promedio, que calcula la media de los valores; Máximo, Mínimo, Desviación estándar y Varianza.

Indica las Condiciones de Totales si lo Necesita.

Si marca la casilla Mostrar Total general se agregará el total del campo seleccionado al final del informe. En caso de marcar la casilla Mostrar totales de grupo cómo % de Total general, se agregará al informe un total en cada grupo que mostrará el porcentaje de ese grupo en relación con el total general. Las casillas Mostrar en encabezado de grupo y Mostrar en pie de grupo indican que mostrará el total de cada grupo y el lugar donde se mostrará, pudiendo ser en el encabezado o en el pie del grupo respectivamente.

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• Título. Añade un título al campo por el que se agrupa,

incluyéndolo en el encabezado de columna y en las etiquetas de encabezado o pie de los grupos. Si clica en el enlace azul, con el texto haga clic para agregar, que aparece se abrirá la ventana Zoom donde puede escribir el título deseado.

• Con/Sin una Sección de Encabezado. Agrega o quita la

sección de encabezado para el grupo. Al agregar un encabezado, se mueve el campo de agolpamiento hasta el encabezado para que se muestre en éste.

• Con/Sin una Sección de Pie. Agrega o quita la sección de pie para el grupo. Esta sección se suele usar para incluir Totales de grupo.

• Mantener junto el Grupo. Determina si Access debe imprimir

todo o solamente parte de un grupo en una misma página. Puede escoger una de las siguientes opciones en esta lista: No mantener junto el grupo en una página, hace que se pueda dividir un grupo entre dos páginas de cualquier forma; Mantener todo el grupo junto en una página, minimiza el número de saltos de página en un grupo, de modo que si un grupo no cabe en el espacio restante de la página, se salta a la siguiente página para iniciar allí el grupo; Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página, hace que se impriman siempre juntos el encabezado de un grupo y el primer registro, realizando un salto de página si no queda espacio para ambos en la página actual.

Inserción de números de página y horas:

Si desea insertar el número de páginas en un informe abre el informe en la vista Presentación. En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie

de página, haga clic en el botón Números de página, en ese momento aparece el cuadro de diálogo Números de página. En él elija el formato, la posición y la alineación que desea de los números de página.

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Desactive la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página si desea que no aparezca un número en la primera página y por último haz clic en Aceptar. En ese momento los números de página se agregarán al informe.

Configure el Número de Página que Desea Insertar.

Para ver cómo quedarán los números de página cuando se ejecute el informe, cambie a la Vista preliminar. Del mismo modo si desea añadir la fecha y hora de forma automática a un informe, sigua estos pasos:

1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño o Presentación.

2. Haga clic en el botón Fecha y hora del grupo Encabezado y pie de página de la ficha Diseño.

Tenga en cuenta que en un informe los campos de fecha y hora muestran la fecha y la hora del sistema a la que se imprimió o se obtuvo la vista previa de la página que contiene los campos.

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C. Almacenado de informes.

Guarde el informe haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido, o bien, seleccionando la opción Guardar de la ficha Archivo. Si es la primera vez que guarda el formulario Access mostrará el cuadro de diálogo donde podrá asignarlo un nombre.

Para cerrar el informe haga clic sobre su botón Cerrar del formulario correspondiente.

D. Modificación de informes.

Si lo que quiere es modificar el diseño de un informe sitúese en el Panel de

Exploración y escoja la opción Vista de Diseño del menú contextual que se mostrará al hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre el nombre del informe.

Si el informe está abierto en Vista Preliminar, escoja la opción Vista de Diseño del menú contextual que se mostrará al hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre la vista previa del informe.

Si la consulta está abierta en Vista informes puede hacer un clic en el

botón Vista de la ficha Inicio y escoger Vista diseño. En ese momento Access cambiará a la vista Diseño del informe.

E. Creación de subinformes.

Cuando trabajamos con datos relacionales (donde los datos relacionados están almacenados en diferentes tablas), a menudo necesitamos ver información de más de una tabla o consulta en el mismo informe. Por ejemplo, deseamos ver los datos del cliente y también deseamos ver la información sobre los pedidos del cliente. Los subinformes son una herramienta útil porque permiten mostrar de manera lógica y legible la información de los pedidos en el informe con la información del cliente. Access 2007 incluye muchas formas de ayudar a crear rápidamente subinformes. Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Cuando se combinan informes, uno de ellos debe servir como informe principal que contiene el otro informe. Un informe principal es dependiente o independiente. Un informe independiente puede mostrar datos y tiene una tabla, consulta especificada en su propiedad Origen del registro. Un informe independiente no está basado en ninguna tabla, consulta o instrucción SQL (es decir, la propiedad Origen del registro del informe está vacía). Ejemplo de un informe principal independiente con dos subinformes no relacionados.

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Un informe principal independiente no puede mostrar datos propios, pero puede servir como informe principal para los subinformes no relacionados que se van a combinar.

Ejemplo de un informe principal y un subinforme que están enlazados al mismo origen de registros Puedes utilizar el informe principal para mostrar registros de detalle, como cada venta de un año y, a continuación, utilizar un subinforme para mostrar información de resumen, como las ventas totales de cada trimestre.

Ejemplo de un informe principal y un subinforme que están enlazados a orígenes de registros relacionados. Un informe principal puede contener datos comunes de uno o varios subinformes. En este caso, el subinforme contiene datos que están relacionados con los datos del informe principal.

El informe principal independiente contiene dos subinformes.

El otro subinforme resume las ventas por categoría.

Uno de los subinformes resume las ventas por empleado.

El subinforme resume las ventas anuales por trimestre.

El informe principal muestra las ventas diarias.

El subinforme muestra los representantes que van a asistir a cada feria.

El informe principal muestra el nombre y la ciudad de cada feria.

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Si el subinforme se va a vincular al informe principal, asegúrate de que los orígenes de registros subyacentes estén relacionados antes de seguir el procedimiento que se describe a continuación.

1. Abra el informe que desee utilizar como informe principal en la vista

Diseño.

2. En el grupo Controles de la ficha Diseño, asegúrate de que Utilizar Asistentes para controles esté seleccionado.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haz clic en Subformulario/Subinforme.

4. En el informe, haz clic en el lugar donde desees colocar el subinforme. 5. En la primera página del Asistente para subinformes, si deseas crear

un nuevo subformulario o subinforme y basarlo en una tabla o consulta, haz clic en Usar tablas y consultas existentes. Si hay un informe o formulario existente que desees utilizar como subinforme, haz clic en Usar un formulario o informe existente, selecciona el informe o formulario en la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Indica los datos a utilizar para el subformulario.

6. Si eligió Usar un formulario o informe existente en la página anterior

del asistente, omite este paso y ve directamente al paso 7. De lo contrario, en la lista Tablas/Consultas, selecciona la tabla o consulta que contenga los campos que desees incluir en el subinforme y, a continuación, haz doble clic en los campos que

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desees en la lista Campos disponibles para agregarlos al subinforme.

Agrega los campos del subinforme. Si piensas vincular el subinforme al informe principal, no olvides incluir los campos que se van a utilizar para crear el vínculo, incluso si no deseas que se muestren. Normalmente, el campo de vinculación es un campo Id. En la imagen anterior, la tabla Pedidos es el origen de registros del subinforme, y la tabla Clientes es el origen de registros del informe principal. Dado que la tabla Pedidos está relacionada con la tabla Clientes por el campo Id. de cliente, ese campo se agrega a la lista Campos seleccionados. Puedes incluir en el informe campos de varias tablas y consultas. Cuando termines de agregar campos de una tabla, selecciona la siguiente tabla o consulta en la lista Tablas/Consultas y, a continuación, agrega los campos que desees. Una vez terminado de escoger los campos haz clic en Siguiente para continuar.

7. En esta página del asistente, se determina cómo se va a vincular el

subinforme al informe principal. Si Access encuentra campos que parecen apropiados para vincular el subinforme al informe principal, el asistente mostrará una lista de posibles sugerencias de vinculación.

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Lista de campos para vincular el informe y subinforme.

Puedes seleccionar la sugerencia de vinculación que más se ajuste a su caso, o bien, si no deseas vincular el subinforme al informe principal, selecciona Ninguno. Si deseas vincular el subinforme al informe principal, pero ninguna de las sugerencias parece apropiada, haz clic en Definir la mía propia.

Ten en cuenta que, si el asistente no encuentra campos apropiados para la vinculación, no proporcionará una lista de sugerencias de vinculación y seleccionará automáticamente la opción Definir la mía propia.

Definición de campo para vincular

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Cuando está seleccionada la opción Definir la mía propia, el asistente muestra dos conjuntos de listas.

• Bajo Campos del formulario/informe, selecciona los campos

del informe principal que deseas utilizar para vincular el informe principal al subformulario o subinforme. Puedes seleccionar hasta tres campos y cada campo seleccionado debe coincidir con un campo relacionado en el origen de datos del subformulario o subinforme.

• Bajo Campos del subformulario/subinforme, selecciona los

campos correspondientes del subformulario o subinforme que están vinculados a los campos seleccionados del informe principal.

• Para no vincular el subformulario o subinforme al informe

principal, asegúrese de que todas las listas estén vacías.

Para continuar haz clic en Siguiente.

8. En la última página del asistente, escribe un nombre para el subformulario o subinforme, o bien, haz clic en Finalizar para aceptar el nombre predeterminado.

Asigna nombre al subinforme. Access agrega al informe un control de subinforme y lo enlaza (es decir, configura su propiedad Objeto origen) de la siguiente manera:

• Si seleccionaste Usar un formulario o informe existente en la

primera página del asistente, Access enlaza el control de subinforme al informe o formulario que haya especificado.

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• Si seleccionaste Usar tablas y consultas existentes en la primera página del asistente, Access crea un nuevo objeto de informe en el panel de exploración y, a continuación, enlaza el control de subinforme a ese objeto. El nombre del nuevo objeto de informe es igual que el nombre escrito en la última página del asistente.

F. Etiquetas.

Las etiquetas son un tipo de informe que puede resultar muy práctico. Mediante este informe se pueden crear etiquetas postales para pegarlas posteriormente en sobres de correo. Los datos de este tipo de informe serán los que se encuentran en una tabla de nuestra base de datos. Si no tuviéramos ninguna tabla con los datos adecuados, tendríamos que crearla. Para realizar este informe, lo mejor y más rápido es utilizar el asistente de etiquetas. Para ello debemos abrir la cinta de opciones Crear y, posteriormente, hacer clic sobre el botón Etiquetas del grupo de opciones Informes. En el primer paso del asistente, debemos establecer qué tipo de etiquetas deseamos usar. Existen varios tipos, que podremos seleccionar en el lado derecho de la ventana. La lista ¿Qué tamaño de etiqueta desea utilizar?, muestra una relación con los distintos tipos de etiquetas predefinidos por Microsoft Access. Sin embargo, si en esa lista no aparece el tamaño de la etiqueta que usamos normalmente, podemos desplegarla lista Filtro por fabricante, para así buscar otra marca de fabricante. En el grupo Unidad de medida, podemos elegir el sistema de medida para precisar los distintos tamaños de etiqueta, pudiendo escoger entre el sistema británico (Inglesa) o el sistema español (Métrica). En el grupo Tipo de etiqueta podemos establecer si las etiquetas están incluidas en hojas sueltas o bien, están incluidas en papel continuo. El botón Personalizar permitirá establecer medidas distintas a las que aparecen en la lista. Utilizaremos este botón si nuestro tipo de etiquetas no coincide con ninguno de la lista. Al pulsar este botón, será necesario establecerlas siguientes características para el nuevo tipo de etiqueta:

• Altura.

• Anchura.

• Los márgenes superior e inferior.

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• El número de etiquetas por fila.

• La orientación de las etiquetas en el papel: vertical o apaisada.

• Un nombre para el nuevo tipo de etiquetas.

Sí creamos una etiqueta personalizada, debemos activar la casilla de verificación Mostrar tamaños personalizados.

Cuando hagamos clic sobre el botón Siguiente, pasaremos al próximo paso del asistente. Este cuadro de diálogo está destinado a la información del tipo de letra que se usará en las etiquetas:

• Nombre de fuente: se podrá elegir el tipo de letra que aplicaremos al

texto. • Tamaño de fuente: se podrá elegir el tamaño de tetra. • Espesor de la fuente: permite indicar la anchura de la letra. • Color de texto: permite cambiar el color del texto. • Se pueden establecer los aspectos Cursivo y Subrayado, con las

casillas de verificación correspondientes.

Una vez elegidas las opciones oportunas, haremos clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá entonces otra ventana del asistente, en la que indicaremos qué campos de la tabla elegida anteriormente aparecerán en tas etiquetas y de qué forma, añadiéndolos al cuadro titulado Etiqueta prototipo. Para ello debemos incluir los campos que deseemos de la lista Campos disponibles y escribir, si es necesario, el texto que los acompañará en la etiqueta. Podemos ver un ejemplo en la siguiente imagen:

Escoge el tipo de etiqueta Indica el tipo de letra que se utilizar en la etiqueta

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Cuando hayamos definido el aspecto de la etiqueta, haremos clic sobre el botón Siguiente, con lo que nos aparecerá una nueva ventana en la que podemos hacer que las etiquetas aparezcan ordenadas por uno o más campos de la tabla. Una vez que hayamos establecido el orden de clasificación, haremos clic sobre el botón Siguiente para pasar al último paso del asistente, en el que decidiremos si cuando se cierre el asistente pasaremos a Ver las etiquetas tal y como se imprimirán o a Modificar el diseño de la etiqueta.

Indica el nombre del informe y su forma de visualizarlo.

Para esto marcaremos una de las dos opciones que llevan esos nombres, según lo que queramos hacer. Una vez que lo hayamos decidido, pulsaremos el botón Finalizar para salir del asistente.

G. Eliminación de informes.

Para eliminar un informe que ya no es necesario, haga clic con el botón secundario del ratón sobre él en el panel de exploración y escoja la opción

Eliminar del menú contextual o clique en esta misma opción en el grupo Registros de la ficha Inicio. Access le solicitará confirmación para su eliminación.

Define el aspecto de la etiqueta Indica el campo o campos de ordenación

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Cuadro de Diálogo de Confirmación de Eliminación. H. Impresión de Informes.

Configurar página:

Access 2013 contiene la ficha contextual Configurar página, que se muestra en la vista diseño, entre otras, donde podemos configurar las opciones necesarias a la hora de imprimir el informe, como la orientación del papel, los márgenes de impresión, el tamaño de la página, etc.

Grupo Diseño de Página. El grupo Tamaño de página está compuesto por los siguientes botones:

• Tamaño: especifica el tamaño del informe.

• Márgenes: establece el espacio entre el informe y la página. • Mostrar Márgenes: muestra los márgenes reales en la Vista Informe. • Imprimir solo los Datos: a la hora de hacer una copia en papel,

imprime sólo los valores de los campos, sin etiquetas ni títulos.

El grupo Diseño de página está compuesto por los siguientes botones:

• Orientación Vertical.

• Orientación Horizontal.

• Columnas: permite distribuir los campos de la sección detalle en varias columnas.

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• Configurar Página: permite definir más en detalle todo lo visto anteriormente, dado que muestra el cuadro de diálogo Configurar página con las siguientes opciones:

Ficha Opciones de Impresión

Ficha Opciones de Impresión.

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Pestañas del Cuadro de Diálogo Configurar Página.

Para obtener una vista previa de un informe que aún no está abierto, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe del cual desea obtener una vista previa y, a continuación, haga clic en Vista previa de impresión. O bien puede hacer clic en la ficha Archivo, a continuación, clique en la

opción Imprimir y por último presione en el botón Vista preliminar. Sea cual sea la forma de acceso a la vista preliminar para salir de ella haga clic en el botón Cerrar vista preliminar situado en la ficha contextual vista preliminar.

Realizar la impresión:

Para imprimir un informe basta con seleccionar el informe en el panel de exploración y a continuación acceder a la opción Imprimir de la ficha Archivo, donde podrá optar por imprimir el informe de dos formas. Opciones de Impresión.

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Si escoge el comando Imprimir Access muestra el cuadro de diálogo Imprimir donde puede indicar la impresora, el número de copias, el intervalo a imprimir, etc.

Cuadro de Diálogo Imprimir.

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7. RELACIONES. A. Creación de relaciones entre tablas.

Se dice que dos tablas están relacionadas entre sí cuando existe un mismo campo, o varios campos iguales, en ambas tablas. Que los campos sean iguales no quiere decir que deban llamarse igual, sino que deben hacer referencia al mismo dato, es decir, puede tener una tabla Clientes con un campo CódigoPoblación que indique la población donde reside el cliente, y una tabla Poblaciones donde almacene todos los datos de las distintas poblaciones (nombre, provincia, código postal, ...) que posea un campo llamado Código al que CódigoPoblación de la tabla Clientes hace referencia. A continuación, se puede ver un ejemplo de dos tablas relacionadas:

Tablas Clientes y Pedidos Relacionadas a través del Campo CódigoCliente.

En este ejemplo están relacionadas las tablas "Proveedores" y "Productos". La relación está en el campo "IdProducto". Se puede ver la línea de unión que representa que dos tablas están relacionadas. Las relaciones entre tablas se utilizan para la mejor comprensión de la base de datos, creando varias tablas y utilizando cada una ellas para un trabajo concreto. Por ejemplo, si va a hacer una base de datos en la que tenga en cuenta los productos que le sirve cada proveedor, se usarán dos tablas, una donde estarán definidos los proveedores y otra para los productos; donde se introducirán como campos todos los datos de interés del producto: NombreProducto, PrecioUnidad, etc., y además un campo para relacionarlo con la tabla de proveedores donde tendrá un campo clave (IdProveedor) y la descripción de éste.

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B. Concepto del campo clave principal.

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2013 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2013, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id de cliente de la tabla Clientes podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Por tanto, una clave externa o foránea, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

Clave Principal y Clave Externa o Foránea.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características:

• En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. • En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe

contener un valor). • En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe

cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

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Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

La Clave Principal está Compuesta por dos Campos.

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En el caso en que desee crear un campo clave seleccione el campo en

cuestión en la vista de diseño de la tabla y pulse el botón Clave principal del grupo de opciones Herramientas. Una vez hecho esto aparece en el selector del campo escogido, en la vista diseño de la tabla, un icono con el dibujo de una llave , que indica que ese campo es la clave principal.

Definido el Campo Id como Campo Clave.

La clave principal de una tabla puede estar compuesta por varios campos, con lo que el conjunto de los campos que la forman tiene que tener un contenido único en la tabla. Para crear un campo clave con múltiples

campos selecciónelos antes de clicar en el botón Clave principal del grupo de opciones Herramientas.

Define el Conjunto de Campos id, Campo1, Campo2, Campo3, Campo4 y Campo5 como Clave Principal.

Si después de creado el campo clave, abre la ventana de índices, verá que se ha añadido el campo clave. Observe que por las especiales características del campo clave está activas la opción de que es una clave principal (Principal) y de que sea un índice de valor único (única).

Cuadro de Diálogo Índices con Clave Principal Id.

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Cada entidad tiene una clave primaria o campo llave que identifica unívocamente al conjunto de datos. Cuando en una entidad figura la clave primaria de otra entidad, a ésta se la denomina clave foránea, las relaciones se identifican entre sí a través de claves foráneas.

C. Tipos de relaciones entre tablas.

Los distintos tipos de relaciones que se pueden crear son:

• Relación de Uno a Muchos: es el tipo de relación más utilizado. En este tipo de relación un elemento de una tabla se relaciona con muchos elementos de la segunda tabla. Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

• Relación de Uno a Uno: este tipo de relación, relaciona un elemento

de una tabla con otro elemento de la segunda tabla y ambos campos tienen un índice único.

• Relación de Muchos a Muchos: en este tipo de relación, varios

elementos de una tabla, se relacionan con varios elementos de la segunda tabla.

Crear una relación:

Para crear una relación entre tablas, éstas deben estar cerradas, ya que no es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.

Para crear una relación clique en el botón Relaciones que se encuentra en el grupo de opciones Relaciones situado en la cinta de opciones Herramientas de base de datos. Una vez hecho esto se abrirá la ventana Relaciones en el área de documento y se mostrará ficha contextual Diseño con las herramientas necesarias para crear y editar relaciones entre tablas.

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Ventana de Relaciones con Relaciones Creadas entre Tablas.

Si la base de datos no tiene ninguna relación definida se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla donde podrá agregar las tablas que desee relacionar. Si dicho cuadro de diálogo no aparece automáticamente haga

clic en el botón Mostrar tabla del grupo de opciones Relaciones.

Para añadir nuevas tablas a la ventana de relaciones haga doble clic en las tablas que desee. Tras esto, aparecerán las tablas que ha seleccionado para relacionar con sus correspondientes campos en la ventana Relaciones. Para llevar a cabo la relación haga clic sobre el elemento (campo) por el que se hará la relación de la primera de las tablas y sin soltar el botón principal del ratón, arrastre hasta el elemento a relacionar de la segunda tabla.

Cuadro de Diálogo Mostrar Tabla

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Relaciona la Tabla Clientes y Pedidos Mediante el Campo IdCliente.

A continuación, aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones:

Cuadro de Diálogo Modificar Relaciones. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla Exigir integridad referencial. En el botón Tipo de combinación puede configurar el tipo de combinación a través del cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. La eliminación de una relación se realiza seleccionando la línea que representa la relación y a continuación presionando la tecla SUPR. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos? Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. Si alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla está en uso la relación no podrá ser borrada.

D. Integridad referencial.

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.

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Se puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen las siguientes condiciones:

• Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access.

• Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Aunque

existen dos excepciones:

1. Un campo autonumérico puede estar relacionado con un campo numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a entero largo.

2. Un campo autonumérico con la propiedad Tamaño del

campo establecida a Id. de réplica, puede estar relacionado con un campo numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

Cuando exija la integridad referencial, deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:

1. No puede haber registros en una tabla secundaria, sin que estén

enlazados con algún registro de la tabla principal. Por ejemplo, no se puede tener un alumno que no esté relacionado con un nivel académico.

2. No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros

coincidentes en una tabla secundaria. Por ejemplo, no se puede eliminar un nivel académico si existen alumnos con ese nivel académico asignado.

3. No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal, si ese

registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no se puede cambiar el código de un nivel proveedor si tiene productos relacionados.

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8. IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS. A. Importación de datos.

Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente, para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar una opción del grupo Importar y vincular.

Grupo de opciones Importar y vincular. Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.

Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer

clic en el botón Access. En ese momento se abrirá el siguiente cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos de Access.

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Cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos de Access.

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc.…, solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar. Access muestra un nuevo cuadro de diálogo donde tendremos que seleccionar los objetos que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.

Cuadro de diálogo donde elegiremos los objetos a importar.

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En la imagen verás que el botón Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde allí podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos. Como habrás podido observar existen otros métodos de importación de datos, podrás acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones del grupo Importar.

B. Vinculación de datos.

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actúa como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexión para poder ver y editar sus datos, aunque ésta se encuentre en un archivo diferente. Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño). Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexión con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrás trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarán reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectúen en la base de datos origen, quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que, si importas una tabla, estarás copiando los datos actuales a tu base de datos, pero no quedará ninguna conexión entre tu tabla y la del origen de la importación.

Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo botón que para importarla. En la pestaña Datos externos, hacer clic en el botón Access del grupo Importar y vincular. La diferencia es que en el asistente deberemos seleccionar la opción Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

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Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se añadirá automáticamente a tu base de datos.

Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo en la ventana Base de datos.

C. Exportación de datos.

Access proporciona varias formas de copiar un objeto, como una tabla o formulario, de una base de datos a otra. Lo más sencillo es copiar y pegar, pero exportar un objeto permite más opciones.

Por ejemplo, puede exportar la definición de la tabla y los datos de la tabla, o exportar sólo la definición de la tabla (una copia en blanco de la tabla). También puedes guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para uso futuro.

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Para exportar una tabla a otra base de datos primeramente abre la base de datos de origen, si no está abierta, a continuación, en la ficha Datos externos,

en el grupo Exportar, haga clic en Access. En ese momento aparece el cuadro de diálogo Exportar. En el cuadro Nombre de archivo, especifica el nombre de la base de datos de destino y, a continuación, haz clic en Aceptar.

Segundo cuadro de diálogo Exportar. Seguidamente Access muestra un segundo cuadro de diálogo Exportar, en el que debes cambiar el nombre del objeto nuevo si no deseas sobrescribir un objeto existente con el mismo nombre en la base de datos de destino. Si el objeto seleccionado es una tabla, especifica si deseas exportar la definición de la tabla y los datos o sólo la definición. Por último, haz clic en Aceptar para terminar la operación. Si en la base de datos de destino ya existe un objeto con ese nombre, se te solicitará que lo sobrescribas o que especifiques otro nombre. Haz clic en Sí para sobrescribir o en No para volver al cuadro de diálogo Exportar. Especifica un nombre que no se hayas utilizado en la base de datos de destino y haz clic en Aceptar. Access exporta los objetos. Si se produce un error, Access muestra un mensaje de error. En caso contrario, aparece la pantalla final del asistente y esta pantalla se utiliza para crear una especificación que guarde los detalles de la operación de exportación.

Desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel. Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF. Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir.

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Con el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar con Word y así crear desde Access un archivo combinado para crear por ejemplo cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.

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TEMA 06: Cuerpo General Administrativo de la ...

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