E.C.S.A. Departamento de Contadura Pblica

CONTABILIDAD AVANZADA I

091-2343

2014

Prof. Tomas Lopez

Tema I.

Primera Parte

Efectivo.

El efectivo est integrado por aquellas cosas que comnmente se aceptan como medios

de cambio. Para que sea considerada como efectivo tiene que ser convertible

inmediatamente a dinero, a su valor nominal:

El efectivo en caja disponible incluye:

1. Billetes.

2. Monedas.

3. Instrumentos negociables como:

Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.

Giros bancarios no depositados.

El efectivo en banco incluye:

Depsitos a la vista en cuentas corrientes.

Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se

requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.

Certificados de depsito a la vista.

Adems se considera como cualquier medio de cambio generalmente aceptado para el

pago de bienes y servicios y la amortizacin de deudas. El efectivo tambin sirve como

medida del valor para tasar el precio econmico relativo de los distintos bienes y

servicios. El nmero de unidades monetarias requeridas para comprar un bien se

denomina precio del bien.

Las funciones del dinero como medio de cambio y medida del valor facilitan el

intercambio de bienes y servicios y la especializacin de la produccin. Sin la

utilizacin del dinero el comercio se reducira al trueque o intercambio directo de un

bien por otro; ste era el mtodo utilizado por la gente primitiva y, de hecho, el trueque

se sigue empleando en algunos lugares. En una economa monetaria, el propietario de

un bien puede venderlo a cambio de dinero, que se acepta como pago, y as evita gastar

el tiempo y el esfuerzo que requerira encontrar a alguien que le ofreciese un

intercambio aceptable. Por lo tanto, el dinero se considera como la pieza clave de la

vida econmica moderna.

En otras palabras, las funciones que el dinero deba desempear y que actualmente

desempea son las siguientes:

1. Medio de intercambio, o medio por el cual se puedan adquirir todos y

cada uno de los bienes y servicios.

2. Unidad de contabilidad, es decir, que pueda subdividirse tanto como se

quiera para representar los diversos conjuntos de artculos.

3. Depsito de valor y estndar de pagos aplazados, es decir, que permita

conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades

futuras. Un estndar de pagos aplazados hace que sea posible aceptar, en

lugar de dinero propiamente dicho, un acuerdo o contrato

institucionalmente aprobado para la entrega de cantidades especficas de

poder adquisitivo, transferidas a una fecha futura.

Partidas que no forman parte del efectivo:

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen caractersticas de

efectivo, no cumplen con el requisito bsico de la disponibilidad para la

liberacin de deudas u obligaciones por parte de la empresa.

En trminos generales, no deber ser tratado como efectivo lo siguiente:

1. No se considera efectivo en caja:

a. Los vales de caja: Con frecuencia al hacer un arqueo o conteo de

caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan

extracciones de dinero. El monto debe regresarse y ser mostrados

mas bien como cuentas por cobrar.

b. Cheques post-fechado: Se trata de cheques cuyo origen puede

ser muy variado. Los casos ms corrientes pueden ser en primer

lugar cuando se emite un cheque para a nombre de la misma

empresa pero en ese momento no tienen fondos disponibles, por

lo tanto se emite con fecha posterior, se le pide al cajero o

responsable de caja que lo cambie en efectivo, permaneciendo

dicho cheque en caja hasta que llegue la fecha que permita

cobrarlo o depositarlo. En segundo cuando un cliente paga una

deuda con cheque post-fechado, el cheque se mantiene en poder

del responsable de caja o de cuentas por cobrar hasta que llegue

la fecha en la cual estn disponible los fondos y el cheque pueda

ser cobrado o depositado.

c. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos

por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias,

son devueltos despus de haber sido depositados en un banco.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy

variadas.

Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes,

dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto: Si el

cheque es devuelto por falta de fondos, este debe ser considerado

como efectivo ya que la no disponibilidad de fondos en el banco

as lo exige, adems el Cdigo de Comercio considera el cheque

como un compromiso de pago; por otra parte si el cheque es

devuelto por otras causas distintas a la anterior como un mal

endoso, error en las firmas o error en la elaboracin del cheque se

debe considerar efectivo solo si estos errores pueden ser

subsanados a corto plazo.

d. Estampillas Fiscales: Estas no son aceptados como un medio

comn de pago, por ello deben ser separados del efectivo y ser

presentadas en el balance como existencias de estampillas en la

seccin de gastos prepagados del activo circulante.

2. No ser efectivo en Banco:

a. Depsitos bancarios a plazo fijo: Cuando una empresa hace

cualquier depsito de dinero en una institucin financiera a plazo

fijo, significa que no podr disponer de esos recursos hasta tanto

no venza el plazo. Pero hay que considerar que si el depsito es

menor a un ao debe mostrarse en el activo circulante pero en un

rubro diferente al efectivo. Por otro lado si el plazo es mayor a un

ao ser presentado fuera del activo circulante en el rubro de

Inversiones Permanentes o la Largo Plazo.

b. Depsitos bancarios congelados: Se trata de los casos en los que

una empresa mantiene depsitos en instituciones financieras que

ya hayan declarado en suspensin de operaciones, o hayan sido

intervenidas por las autoridades competentes.

c. Depsitos bancarios para fondos especiales: Las empresas

crean fondos especiales a travs de depsitos en bancos, con el

objetivo de hacer frente a cualquier obligacin futura tal como

adquisicin de activos fijos, amortizacin o rembolso de bonos u

obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los

costos de juicios pendientes de sentencia, en caso de que se

pierda.

Estos depsitos deben ser presentados en el grupo de otros

activos del balance general, al menos que vallan a ser utilizados

antes de un ao, en este caso sern mostrados en el activo

circulante.

d. Depsitos en bancos del extranjero restringidos: Cuando se

mantienen fondos en bancos del extranjero y estos se encuentran

restringidos por algn motivo como la aplicacin de leyes

especiales de ese pas, estos fondos deben ser presentados en la

seccin de otros activos.

Control interno: Es un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la

finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la

informacin financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.

Control Interno del Efectivo: Lo constituye una serie de procedimientos bien

establecidos, con el propsito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que

puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo

salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros

mediante:

Divisin del trabajo

Delegacin de autoridad

Asignacin de responsabilidades

Promocin de personal eficiente

Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de

depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente

contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y

prdidas.

La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

Caja chica

Caja general

La caja chica: es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la

que no requiere uso de un cheque.

Una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de

cheques y no con el efectivo disponible, sin embargo en la empresa se producen una

serie de erogaciones repetitivas y de tal poco monto cada una de ellas, que hara poco

practico y en algunos casos casi imposible, pagarlas con cheque, un ejemplo de estos

son los desembolsos por concepto de peridicos, caf, taxis, gasolina etc.

En todo caso, despus de estimar las erogaciones que se harn por medio de esta caja

durante un periodo determinado, establecen el monto del fondo fijo con el que operara

dicha caja, as como la cantidad mxima que se podr erogar en cada casa.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica.

Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.

Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o

para su eliminacin.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad,

ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona

responsable del mismo.

El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se

especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar

aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el

monto pagado.

Creacin del Fondo de Caja Chica:

Para la creacin del fondo fijo de caja chica se procede a la elaboracin del cheque por

el monto previamente estimado, este es entregado al custodio o responsable del fondo

de caja chica el cual se dirige al banco para hacerlo efectivo. En ese momento ya est

disponible el fondo de caja chica y se realiza el siguiente asiento contable:

01/01/2014 ________________x_______________

Caja Chica XX.XXX,XX

Banco XX.XXX,XX

Para Registrar creacin del fondo fijo de caja chica

segn cheque N XX del banco XXX por la cantidad de

Bs. XX.XXX,XX

Reposicin del Fondo de Caja Chica:

A medid que se van realizando erogaciones a travs de caja chica, los soportes de estas

son resguardados y ordenados por el custodio, el cual proceder a realizar la reposicin

de caja chica previa realizacin de un arqueo de caja. El arqueo se realiza cuando:

a) Se agota el fondo fijo de caja chica.

b) Cuando el monto de la caja chica llegue el lmite establecido para su reposicin

c) Cuando finalice el mes.

Luego de realizado el arqueo y determinado el monto a reponer se procede a realizar los

siguientes asientos:

31/01/2014 ________________x_______________

Taxis XX,XX

Papeleria XX,XX

Telefono XX,XX

Viaticos XX,XX

Luz Electrica XX,XX

Caja Chica XXX,XX

Para Registrar gastos menores del mes de enero,

pagados a travs del fondo de caja chica.

Aumento del Fondo de Caja Chica:

Una vez creada la caja chica y puesto en prctica el proceso de pagos, puede suceder

que el fondo fijo creado resulte insuficiente, debido a que el volumen de pagos es

demasiado grande, lo cual requiere que se tenga que reponer con demasiada frecuencia.

En estos casos, por lo general se decide aumentar el fondo existente en un cantidad que,

previo anlisis, se considere razonable. El asiento contable seria el siguiente:

01/02/2014 ________________x_______________

Caja Chica XX.XXX,XX

Banco XX.XXX,XX

Para Registrar aumento del fondo fijo de caja chica

segn cheque N XX del banco XXX por la cantidad de

Bs. XX.XXX,XX

Aumento del Fondo de Caja Chica:

Puede suceder que, en un momento dado, se considere que el fondo fijo creado es

demasiado alto en relacin con las necesidades que tienen. Cuando este es el caso, se

procede a disminuir el fondo existente en la cantidad que se decida. Tal cantidad se

procede a depositar en el banco; el asiento contable seria como sigue:

01/02/2014 ________________x_______________

Banco XX.XXX,XX

Caja Chica XX.XXX,XX

Para Registrar disminucin del fondo fijo de caja chica

segn deposito N XX del banco XXX por la cantidad de

Bs. XX.XXX,XX

Eliminacin del Fondo de Caja Chica:

Cuando se presente el momento en que no se requiera la existencia del fondo de caja

chica, se proceder a eliminarlo. Para ello, el monto que se tenga como fondo fijo, se

depositara en el banco y se realizara el registro correspondiente como sigue:

01/02/2014 ________________x_______________

Banco XX.XXX,XX

Caja Chica XX.XXX,XX

Para Registrar eliminacin del fondo fijo de caja chica

segn deposito N XX del banco XXX por la cantidad de

Bs. XX.XXX,XX

La Caja General: Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la

Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de

los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el

efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Control Interno de Caja General:

El xito de la buena administracin del efectivo descansa en las fortalezas que contenga

el control interno establecido. Prcticamente, todas las transacciones que realiza una

empresa afectan o afectaran en el futuro el rubro efectivo.

Si a esta particularidad se le aade el hecho de que por su naturaleza, es el activo que

ms se presta para manejos no idneos, son razones poderosas para poner especial

nfasis en la implantacin de un estricto y efectivo control interno.

Algunas de las normas que se recomiendan tener en cuanta al elaborar y poner en

marcha el sistema de control interno son:

1. Separacin de Funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente

definidas y evitar que intervenga en operaciones de autorizacin ni de registros

contables.

Ni el cajero ni nadie que labora en el departamento de caja pueden tener acceso

a:

a. Facturacin y entrega de mercanca.

b. Registro en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar.

c. Elaboracin y envo de estados de cuentas a los clientes.

d. Control de cuentas por cobrar atrasadas.

e. Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar al mayor.

f. Autorizacin para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones.

g. Autorizacin para dar de bajas a clientes por considerar la cuenta

incobrable.

2. Depsitos Diarios: No deber ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya

ingresado en caja excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de

caja deben ser depositados intactos en el banco en forma diaria.

Este paso del control interno quedara an ms reforzado, si se establece que,

una vez hecho el depsito bancario, las planillas de depsitos sean entregadas

directamente a contabilidad y no al cajero.

3. Endoso de cheques recibidos: A todos los cheques recibidos de terceros se les

debe estampar inmediatamente en el reverso un sello que diga Solo para

depositar en cuenta corriente N De esta forma se evita la posibilidad de

que el cheque sea cobrado indebidamente.

4. Ingresos por cobranzas: El control de los ingresos por cobranzas comienza

desde el momento que se entrega a los cobradores los documentos para que sean

cobrados. Estos documentos estn representados por facturas, letras de cambio

etc., debe elaborarse un listado por duplicado de manera que al cobrador se le

entrega el original junto con los documentos por cobrar en cuestin, mientras

que la copia, debidamente firmada por el cobrador, queda en el departamento de

cobranzas.

Diariamente, el cobrador elaborara un informe de cobranzas por cuadruplicado

que, junto con el efectivo cobrado, entregara al cajero, quien lo firmara y

devolver al cobrador el original y duplicado. Este a su vez, los firmara y

devolver a cobranzas junto con los documentos por cobrar que no pudieron ser

cobrados ese da. Cobranzas enviara a contabilidad el duplicado, mientras que el

original queda en ese departamento para sus respectivos controles.

El cajero, por su parte, al finalizar el da procede a elaborar la planilla de

depsito bancario el cual se har a ms tardar el da siguiente. Una vez hecho el

depsito, el cajero enva la copia del depsito a contabilidad con el triplicado del

informe de cobranza, donde ser cotejada con la copia recibida del departamento

de cobranzas y se procede a realizar los registros pertinentes.

5. Ingresos recibidos por correo: En los casos en los que se reciban a travs de

correo, el control debe comenzar desde el momento mismo en el cual el sobre es

abierto. Generalmente, todos los cobros que se reciben por correo son cheques a

los cuales inmediatamente se les debe estampar el sello de solo para depositar

en la cuenta corriente N..

Sera elaborado un informe por cuadruplicado de los valores recibidos, los cuales

sern posteriormente entregados al cajero, quien firmara el original y duplicado

del informe y los devolver a la persona encargada de recibir la correspondencia.

Esta enviara a contabilidad el original para el registro y comprobaciones

posteriores y se quedara con el duplicado como evidencia de haber cumplido con

la parte del proceso que le corresponde.

Finalizado el da, el cajero proceder hacer el deposito por la totalidad de los

ingresos recibidos, y enviara una copia de la planilla a contabilidad junto con el

triplicado del informe que obtuvo del empleado que recibe la correspondencia.

El cuadruplicado de este informe, queda archivado en el departamento de caja.

6. Ingresos por ventas al detalle: Los ingresos por conceptos de ventas al detalle,

requieren tambin de un control interno estricto. En trminos generales, se

sugiere actuar como sigue:

a. Al realizar una venta de contado por mostrador, el vendedor elaborara

una factura por triplicado y se la entregara al cliente quien pasara por la

caja a pagar.

b. El cajero pondr el sello de Pagado a los tres ejemplares de la factura y

devolver el original y duplicado al cliente, quien regresara a retirar la

mercanca comprada, previa la entrega del duplicado de la factura, en la

seccin de despacho. El cliente se quedara con el original de la factura

cancelada.

c. El vendedor enviara los duplicados de las facturas a contabilidad para su

registro mientras que el cajero, realizara el proceso de depsito bancario

ya explicado, enviando una copia del mismo a contabilidad.

Arqueo de Caja: Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un

lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo

recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra

fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los

controles internos se estn llevando adecuadamente.

Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos

asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a

la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en

una cuenta de resultado. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los

sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la

cuenta las cuentas de faltantes y sobrantes se debern cancelar contra la de "Prdidas y

Ganancias".

Para que los arqueos tengan un resultado positivo, deben ser sorpresivos y en su

ejecucin, es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Valores que estn sujetos al arqueo: Deber ser contado absolutamente todo

lo que se encuentre en poder el cajero al momento de hacer el arqueo.

2. Arqueos del fondo de caja chica: Tratndose de un fondo fijo, deber contarse,

adems del efectivo, cualquier documento que respalde la utilizacin del

efectivo faltante.

3. Arqueo en la caja general: En trminos generales, la existencia que pudiese

haber en esta caja a la fecha del arqueo, se refiere a ingresos que estn

pendientes por depositar.

4. Simultaneidad en los arqueos: Cuando en la empresa existan varias cajas, los

arqueos deben ser hechos en forma simultnea en la misma fecha y hora. De esta

forma, se evita la posibilidad de realizar traspasos de fondos de una caja a la otra

con el objeto de cubrir faltantes en el caso de haberlos.

5. Presencia del custodio en el arqueo: Es indispensable que mientras dure el

conteo, el custodio o cajero permanezca presente en el lugar y que por ninguna

circunstancia, se permita que se ausente.

6. Evidencia del arqueo realizado: El funcionario que hace el arqueo, debe dejar

evidencia detallada de los valores encontrados, mediante la elaboracin de un

formulario. Este debe estar diseado para relacionar en l, dinero, cheques,

facturas de gastos y cualquier otro tipo de valor que se encuentre en el conteo.

Sin embargo, de no ser suficiente el espacio, se pueden crear anexos donde

puedan ser detallados otros elementos encontrados tales como prendas, reloj, etc.

lo cual pudiera ser indicio de alguna irregularidad.

Al final del formulario de arqueo, deber ser obtenida una declaracin del

custodio, la cual debe expresar lo siguiente:

Los fondos que arriba se especifican fueron contados en mi presencia y

pertenecen a la empresa, siendo los nicos que estaban en mi poder a la fecha

del arqueo, y me fueron devueltos a mi entera satisfaccin despus de ser

contados

________________________

Firma del custodio

7. Ingresos por depositar incluidos en el arqueo: Con el fin de cerciorarse de

que los fondos a depositar encontrados en la caja general son legtimos, deben

exigirse que tales fondos sean depositados ntegramente en el banco, a ms

tardar el da hbil siguiente al arqueo. Ello debe ser comprobado posteriormente

mediante la obtencin de la copia de la planilla de depsito correspondiente,

comparando en contenido de la misma con los fondos encontrados en el arqueo.

En caso de que tal depsito no sea hecho oportunamente o se encuentre alguna

discrepancia, debe ser investigada la causa.

8. Comprobantes de egresos en el arqueo de caja chica: En caso de que en el

arqueo de caja chica hayan sido encontrados comprobantes de egresos, y cuando

el arqueo corresponda a la fecha de cierre del ejercicio contable, debe ser

ordenada la reposicin con el objeto de lograr que tales egresos sean registrados

dentro del ejercicio que se est finalizando y as cumplir con el principio de

contabilidad Periodo Contable.

EMPRESA:FECHA

HORA:

CUSTODIO:

EFECTIVO

CANTIDAD INICIAL TOTAL CANTIDAD FINAL TOTAL

Bs2,00 Bs0,00 Bs0,00

Bs1,00 Bs0,00 Bs0,00

Bs0,50 Bs0,00 Bs0,00

Bs0,20 Bs0,00 Bs0,00

Bs0,10 Bs0,00 Bs0,00

Bs0,05 Bs0,00 Bs0,00

Bs0,02 Bs0,00 Bs0,00

Bs0,01 Bs0,00 Bs0,00

CANTIDAD INICIAL TOTAL CANTIDAD FINAL TOTAL

Bs5,00 Bs0,00 Bs0,00

Bs10,00 Bs0,00 Bs0,00

Bs20,00 Bs0,00 Bs0,00

Bs50,00 Bs0,00 Bs0,00

Bs100,00 Bs0,00 Bs0,00

Bs200,00 Bs0,00 Bs0,00

Bs500,00 Bs0,00 Bs0,00

TOTAL Bs0,00 TOTAL Bs0,00

CHEQUESFECHA BANCO NUMERO BOLIVARES

TARJETAS DE DEBITO/CREDITOCLASE BANCO NUMERO BOLIVARES

COMRPOBANTESFECHA BENEFICIARIO NUMERO BOLIVARES

Sobrante o Faltante Bs0,00

FIRMA DE CAJERO FIRMA DE GERENTE

FECHA FECHA

ARQUEO DE CAJA

MONEDAS

BILLETES

Diferencias encontradas en los arqueos.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso ser comparar el total obtenido en el arqueo

con el saldo que tenga la cuenta caja para ese momento en el libro mayor. No de haber

ocurrido ningn de anormalidad estos deben de cuadrar.

Sin embargo, puede suceder que no cuadren, en tal caso, aparecera lo que en

contabilidad de denomina Diferencia en Caja. El tratamiento que estas diferencias en

caja reciben en contabilidad, depende del tipo de error que ocasiona tal diferencia.

Bsicamente, los errores pueden ser voluntarios e involuntarios. Para efectos prcticos

se explicaran los errores involuntarios ya que los voluntarios se vern ms adelante en la

seccin de errores y fraudes.

Desde el punto de vista de quien los cometa, los errores pueden ser:

a. Errores cometidos por el cajero.

b. Errores cometidos por la contabilidad.

Tratamiento contable de los errores cometidos.

Los errores involuntarios cometidos pueden ser de naturaleza muy variada. Los casos

explicados a continuacin son los ms comunes as como la forma en cmo se deben

realizar los registros contables para cada caso.

a. Diferencia de menos detectada en el arqueo: Si al momento de comprar el

saldo segn la cuenta caja con el saldo segn arque, el saldo segn caja es

mayor, tenemos una diferencia de menos detectada. Se procede a registrar en

contabilidad el hecho de que se hizo un arqueo y se encontr una diferencia de

menos; esta diferencia debe ser registrada en una cuenta transitoria denominada

Diferencias de Caja por Localizar, la cual permanecer abierta con ese saldo

mientras se est investigando las razones por las que esa diferencia se produjo.

El asiento a realizar es como sigue:

20/01/2014 ________________x_______________

Diferencias de Caja por Localizar XX.XXX,XX

Caja XX.XXX,XX

Para Registrar diferencia de menos localizada en

arqueo del dia 20-01-14

Como se puede observar al abonar a la cuenta caja el saldo en ese momento queda

cuadrado, sin embargo la cuenta Diferencias de Caja por Localizar, estar sealando

permanentemente que existe una situacin que debe ser aclarada.

Una vez realizada las investigaciones pertinentes se debe hacer el siguiente asiento

contable para regularizar las cuentas afectadas. Supongamos que la diferencia se debe a

un depsito realizado en efectivo el cual no se report a contabilidad.

30/01/2014 ________________x_______________

Banco XX.XXX,XX

Diferencias de Caja por Localizar XX.XXX,XX

Para Registrar aclaracin faltante en arqueo del da 20-

01-14. Deposito N XXX del Banco XXXXXXXX

1. Diferencia de ms detectada en el arqueo: Si al momento de comprar el saldo

segn la cuenta caja con el saldo segn arque, el saldo segn caja es menor,

tenemos una diferencia de ms detectada. Se procede a registrar en contabilidad

el hecho de que se hizo un arqueo y se encontr una diferencia de ms; esta

diferencia debe ser registrada en una cuenta transitoria denominada Diferencias

de Caja por Localizar, la cual permanecer abierta con ese saldo mientras se

est investigando las razones por las que esa diferencia se produjo.

El asiento a realizar es como sigue:

20/01/2014 ________________x_______________

Caja XX.XXX,XX

Diferencias de Caja por Localizar XX.XXX,XX

Para Registrar diferencia de mas localizada en arqueo

del dia 20-01-14

Una vez realizada las investigaciones pertinentes se debe hacer el siguiente asiento

contable para regularizar las cuentas afectadas. Supongamos que la diferencia se debe al

cobro de una factura a un cliente la cual no se registr en contabilidad.

30/01/2014 ________________x_______________

Diferencias de Caja por Localizar XX.XXX,XX

Cuentas por Cobrar XX.XXX,XX

Para Registrar aclaracin sobrante en arqueo del dia

20-01-14. Factura N XXX del Cliente XXXXXXXX

Fraudes con el efectivo en caja.

El efectivo es uno de los bienes que ms estimula para cometer irregularidades. Por ello,

el sistema de control interno debe ser particularmente solido en esta rea, pues siempre

habr la posibilidad de que alguien este manipulando e ideando formas de apropiarse

indebidamente de l. A continuacin me explican algunas de las formas ms comunes

para realizar este hecho:

1. Sustraccin de fondos de caja chica: Las caractersticas de fondo fijo que

tienen esta caja, desestimula en parte la apropiacin indebida de este fondo. Sin

embargo, con alguna frecuencia se producen sustracciones mediante la

introduccin de comprobantes ficticios o de comprobantes que ya haban sido

reembolsados con anterioridad.

El examen detenido de los comprobantes de gastos causados que el custodio

presente para su reembolso, as como la inutilizacin de los mismos

estampndoles un sello que diga PAGADO, minimiza la posibilidad de robo

por esta va.

2. Centrifuga, traspaso o jineteo de fondos: Esta prctica consiste en apropiarse

del producto de una determinada cobranza, no reportndola oportunamente.

Posteriormente, al recibir otra cobranza por un monto igual o superior a la

anterior, reporta la primera cobranza sustrada apropindose de la diferencia, y

as sucesivamente.

Este tipo de irregularidades ser detectado rpidamente, si se implanta un

adecuado control interno, principalmente en lo relacionado con la divisin de

funciones, y se enva con regularidad a los clientes sus respectivos estados de

cuentas. Estos al notar que su pago no ha sido abonado en cuenta, con seguridad

se comunicaran con la empresa para expresar su inconformidad, y ah se inicia la

investigacin que conducir al descubrimiento del desfalco.

3. Cobranzas hechas con cargo a cuentas diferentes de caja: Consiste en

realizar una cobranza a un cliente apropindose indebidamente del dinero y, en

vez de cargar a la cuenta caja, se debita a otras cuentas diferentes tales como

provisin para cuentas incobrables, devoluciones y descuentos, en cuyo caso,

estara siendo presentada la transaccin como si se tratara de que se est dando

de baja una cuenta por cobrar o que, en vez de una cobranza, se est registrando

una devolucin o un descuento.

Si existe una adecuada divisin de funciones, se requiere que dos o ms

personas estn de acuerdo para este desfalco pueda llevarse a cabo.

4. Bonificaciones y descuentos ficticios: En este caso, el desfalco consiste en

realizar una cobranza a un cliente y, al reportarla, se registra como si se hubiese

otorgado algn descuento, y solo una parte como ingreso de efectivo.

5. Apertura de cuentas a clientes inexistentes: Esta modalidad consiste en que

cuando se hace una venta a crdito se le carga a una cuenta de un cliente

imaginario. Posteriormente, cuando el verdadero cliente paga, se intercepta el

dinero de forma indebida para luego reportar la cuenta del cliente ficticio como

incobrable y se le da de baja.

Es importante resaltar que todas estas actividades son descubiertas tarde o temprano

bien sea por la misma empresa a travs de revisiones o auditoras internas, o bien sea

por personal externo como auditores a travs de la aplicacin de mecanismos de

auditoria forense. Realmente donde ocurren estas irregularidades tienen como elemento

comn la falta de control interno de all la gran importancia que tiene la aplicacin de

estos controles de forma efectiva. El esfuerzo del contador no debe estar dirigido a

descubrir estos desfalcos eso es tarea de los auditores, sus esfuerzos deben estar

dirigidos a evitar que esto ocurra a travs de la aplicacin de un control interno

eficiente.

Ejercicio N 1 La empresa Universal srl., posee una caja chica por BsF. 2.000 para manejar los

desembolsos en forma eficiente. El 15/04/08 el encargado del manejo de dicho fondo

solicit que se aumentara el monto del mismo debido a que las reposiciones se estaban

realizando con demasiada frecuencia. Una vez analizados los argumentos presentados,

se decidi aumentar el monto de dicho fondo a BsF. 3.000.

El 29/04/08 el encargado del manejo de fondo solicito la reposicin del mismo de

acuerdo a la siguiente relacin:

Facturas por pago de fletes en compras BsF. 600 Facturas por pago de traslado del personal BsF. 450 Facturas de Compras Varias BsF. 700 Timbres Fiscales BsF. 250 Facturas de papelera BsF. 800 Efectivo en caja chica BsF. 200 A los efectos de reponer la caja chica se emiti cheque.

Ejercicio N 2

La Empresa SNC, posee una caja chica que fue creada con un monto de BsF. 25.000

para cancelar aquellas cantidades pequeas por las cuales no se justifica la realizacin

de un cheque. El 17/05/08 el encargado del manejo de dicho fondo, plante a la

gerencia que el monto con el cual se haba abierto la caja chica era muy alto, lo que traa

como consecuencia que las reposiciones se estaban realizando cada 4 meses. En vista de

esto, se decidi rebajar el monto de caja chica a BsF. 7.000; dicha disminucin se

efectuara al momento de que se fuera a realizar una reposicin.

El 11/08/08 el encargado del manejo del fondo, solicit la reposicin, para la cual se

entrego la siguiente relacin:

Facturas por compra de suministros de oficina BsF. 5.600 Facturas por pago de fletes en compras BsF. 4.130 Anticipos a empleados BsF. 7.230 Facturas por compras de estampillas BsF. 4.100 Facturas por envos de correspondencias BsF. 3.600 Efectivo en caja BsF. 340 En vista de lo aprobado, se emiti un cheque para la reposicin de tal manera que la caja chica quedara constituida por BsF. 7.000.

Ejercicio N 3

Para el 09/03/08, el gerente de la empresa La Universidad, C.A. decidi realizar un

arqueo de sorpresa de caja chica. La cual fue creada con un monto de BsF. 3.000. Al

efecto se presento a la oficina del encargado del fondo y solicito que le mostrara el

contenido de la caja chica para proceder a su reposicin. El arqueo mostr lo siguiente:

Facturas de pago de agua BsF. 612.50 Facturas de Pago de Luz BsF. 1.250,15 Traslado de personal BsF. 150 Efectivo BsF. 1.187,35

En vista que se encontr un sobrante, el gerente procedi a reponer la caja chica

mediante la emisin de un cheque y a registrar dicho sobrante como un ingreso

extraordinario (sobrante de caja chica).

Ejercicio N 4

La empresa la Ferretera, tienen abierta un caja chica con un monto de BsF. 4.000 para

la realizacin de pagos menores a BsF. 500. El administrador de la empresa decidi el

13/07/08 realizar un arqueo sorpresa al mencionado fondo. En el arqueo se encontraron

los siguientes comprobantes y efectivo:

Facturas de pago de aseo BsF. 750 Facturas de compras de artculos de Oficina BsF. 2.100 Facturas de traslado de personal BsF. 150 Efectivo en caja chica BsF. 700 Se pide: registrar la reposicin de la caja chica.

Ejercicio N 5 Para poder realizar los pagos pequeos con facilidad, la empresa ABC, decidi el

12/3/2008 establecer un fondo fijo por BsF. 1.500, para la cual emiti un monto por ese

cheque.

El 31/03/08, el encargado del manejo del fondo solicit la reposicin del mismo por la

siguiente relacin:

Facturas de Compras de Materiales de Oficina BsF. 230 Vale por Cobrar a Empleado 650 Facturas de envi de Correspondencia 370 Facturas por fletes en Compras 127 Efectivo 123 Se pide: registrar la creacin y reposicin de la caja chica.

Ejercicio N 6 La empresa la Comercial, posee un fondo de caja chica por BsF. 1.000. El 21/5/08 se

decidi realizar un arqueo sorpresa al encargado de dicho fondo, encontrndose lo

siguiente:

Facturas de pago de Fletes BsF. 135,00 Anticipo a empleados 210,00 Facturas de Artculos de Oficina 111,25 Efectivo 543,75 Se pide: registrar la reposicin de la caja chica

Ejercicio N 7

El 15/04/2008 La compaa XXX, estableci un fondo de caja chica por BsF. 1.000

Para el 26/04/08 se encontr la siguiente relacin:

Gastos de Limpieza BsF. 210,75 Correspondencia 60,50 Artculos de Oficina 129,50 Timbres fiscales 52,00 Gastos de Mantenimiento 72,50 Gastos de fletes 115,60 Efectivo 342,15 Se pide: registrar la creacin de la caja chica. Determinar el monto del faltante o sobrante de la caja chica. Reponer el fondo de la caja chica

Ejercicio N 8 La empresa Ro Turbio, c.a., decidi crear un fondo fijo de caja chica por Bsf. 500, cuyo

manejo, adems de cumplir con las normas generales de control interno, ser llevado de

acuerdo con lo siguiente:

Los pagos no podrn ser mayores de bsf. 50.

Cuando el efectivo disponible se reduzca a bsf. 200, o menos, se proceder a la

reposicin del fondo.

Las operaciones realizadas fueron como sigue:

03/03, se emiti el cheque 2222 del banco Caribe por bsf. 500 a nombre de Juan Prez

quien ser el custodio del fondo fijo.

04/03, se pago bsf. 12,50, por suministros para la oficina.

06/03, se cancelo el recibo del telfono de febrero por bsf. 29.

06/03, se cancel factura de gasolina puesta al equipo de reparto por bsf. 24.

08/03, se le hizo un adelanto a cuenta de sueldo al trabajador Romn Garca por bsf, 30

el cual fue autorizado por el gerente.

09/03, se pago por fletes de venta bsf. 28, a transporte Gurico.

10/03, se pago viticos al vendedor J. Lara por bsf. 39.

15/03, se cancel al kiosco Alto bsf. 16, por conceptos de suministros de peridicos de

la 1ra quincena de marzo.

17/03, se pag a cafetera El Galen bsf. 29,50 por suministros de caf de la 1ra

quincena de marzo.

20/03, se cancel a la estacin de servicio El guila bsf. 27, por lavado y engrase de

camin de reparto.

21/03, fue pagado el recibo de luz de febrero por bsf. 50.

22/03, se pag bsf. 25, a panadera Funchal por concepto de una torta de cumpleaos de

la secretaria del gerente.

22/03, se hizo la reposicin del fondo mediante la emisin del cheque 2280 del banco

Caribe.

Se requiere: registrar las transacciones sealadas

Ejercicio N 9 La empresa XXX, c.a. ha decido crear el fondo de caja chica, por un monto de BsF.

1.000,00, para gastos menores al 20% del fondo, la empresa estableci como poltica

de reposicin cuando la misma se haya consumido en un aprox. en un 80%.

A continuacin se presenta las operaciones diarias de la caja chica:

a.- Se incurri en gastos de papelera por BsF. 150,00 se presento factura

b.- Se compro materiales indirectos por BsF. 200,00

c.- Compra material de limpieza por BsF. 200,00, se presento factura.

d .- Cancela Correspondencia enviada por BsF. 100,00 se presento factura.

e.- La gerencia Solicita BsF. 125,00 Para gastos de representacin, a la fecha no ha

presentado factura.

f .- Se compro materiales Indirectos por BsF. 180,00 se presento factura.

g.- Se cancela Flete por BsF. 160,00, con factura.

h.- Se presento las facturas por los gastos de representacin.

i.- se compra artculos de oficina por BsF. 200,00. Se presenta factura.

j.- El auditor de la empresa decidi realizar un arqueo de la caja chica para verificar el

manejo de la misma, y sus normas de control interno.

Se pide: Realice los asientos de gastos y reposicin de caja chica y determine el saldo de la caja chica para el momento de la auditora.