TEMA 20 Administrativo salud

7/25/2019 TEMA 20 Administrativo salud

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REFERENCIAS LEGISLATIVAS

Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol.

Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de lasAdministraciones Pblicas y del Procedimiento AdministrativoComn.

Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medi-das organizativas para los servicios administrativos de atencindirecta a los ciudadanos.

Decreto 245/1997, de 15 de octubre, por el que se aprueba elManual de Diseo Grfico para su utilizacin por el Gobierno y laAdministracin de la Junta de Andaluca.

Orden de 24 de noviembre de 1992, de Eliminacin del lenguajesexista en los textos y documentos administrativos.

Tema 20

Creacin de documentos. Uso no

sexista del lenguaje administrativo.

Documentos originales y copias.El desglose de los documentos

originales y formacin de

expedientes. El derecho de acceso a

los documentos administrativos.


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Administrativos. Servicio Andaluz de Salud

1. Creacin de documentos

1.1. Introduccin

1.2. Clases de documentos

1.3. Elaboracin de documentos

2. Uso no sexista del lenguajeadministrativo

2.1. Norma reguladora

2.2. Normas de uso y expresiones nosexistas

2.3. La Comisin Paritaria Consejera deGobernacin-Instituto Andaluz dela Mujer

3. Documentos originales, copias yarchivos

3.1. Documentos originales

3.2. Copias

3.3. Archivos

4. El desglose de los documentosoriginales y formacin de expedientes

4.1. La formacin de los expedientes

5. El derecho de acceso a losdocumentos administrativos

5.1. El objeto del derecho

5.2. Limitaciones al ejercicio del derecho

5.3. Solicitud de acceso a la informacin

Guin-resumen

ota en el programa oficial se hace referencia en el ltimo epgrafe a ElDerecho. Por coherencia con el contenido del tema, entendemos

que se hace referencia al Derecho de acceso.


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1. Creacin de documentos

1.1. Introduccin

El concepto de documento ha tenido diversas definiciones en el ordenamiento jurdicoespaol. La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de rgimen jurdico de las AdministracionesPblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, en el artculo 46.4 establece que tie-nen la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamenteemitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. El Cdigo Civil en el art.1216 defi-ne al documento pblico administrativo como el autorizado por un notario o empleadopblico competente, con las solemnidades requeridas por la Ley.

La nica definicin legal de documento aparece en el artculo 49 de la Ley 16/1985, de25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol, que entiende por documento toda expresinen lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen,recogida en cualquier soporte material, incluso los soportes informticos. Se excluyen losejemplares no originales de ediciones.

El documento administrativo puede tener, bsicamente, tres finalidades diferentes:

Materializar la actividad administrativa general, concretando la voluntad de losrganos administrativos con competencias decisorias o resolutivas.

Notificar o comunicar el contenido de una resolucin o acto administrativo.

Certificar un hecho o acto con relevancia jurdica que deba constar en un proce-dimiento en trmite, y que deber ser expedido por un funcionario autorizadopara emitir este tipo de documento.

Frente a los documentos administrativos se encuentran los documentos de los ciuda-danos. Los documentos que los ciudadanos dirijan a las Administraciones Pblicas puedentener, fundamentalmente, uno de los siguientes objetivos:

Instar la iniciacin de un procedimiento administrativo.

Presentar, durante la tramitacin de los procedimientos en los que tengan la con-dicin de interesados, las alegaciones y cualquier otro elemento de prueba o de

juicio que estimen convenientes, que habrn de ser tenidos en cuenta en la reso-lucin del procedimiento.

Formular reclamaciones o interponer recursos frente a un acto o decisin de unrgano administrativo.

En principio los documentos de los ciudadanos no han de cumplir con ningn requi-sito de forma o solemnidad. Tan slo establece la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, elcontenido que deben reunir las solicitudes que se formulen o los escritos para la interpo-

sicin de recursos administrativos:

Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona quelo represente.

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Creacin de documentos


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Identificacin del medio preferente o del lugar que se seale a efectos de notifi-caciones.

Hechos, razones y peticin en que se concrete, con toda claridad, la solicitud, oen su caso, el acto que se recurre y la razn de su impugnacin.

Lugar y fecha.

Firma del solicitante o recurrente o acreditacin de la autenticidad de su volun-tad expresada por cualquier medio.

rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

Respecto a la interposicin del recurso, este deber expresar:

a) El nombre y apellidos del recurrente, as como la identificacin del mismo,que como establece, el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por elque se regula la expedicin del documento nacional de identidad y sus cer-tificados de firma electrnica, el DNI tiene suficiente valor por s solo, paraacreditarle identidad y los datos personales del titular que en el se consignen.

b) El acto que se recurre y la razn de su impugnacin.

c) Lugar, fecha, firma del recurrente, identificacin del medio y, en su caso, dellugar que se seale a efectos de notificaciones.

d) rgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.

e) Las dems particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones

especficas.

1.2. Clases de documentos

1.2.1. Clasificaciones doctrinales

A) Clasificacin del Manual de Procedimiento Administrativo (Centro de Formaciny Perfeccionamiento de Funcionarios, Madrid 1960).

a) Documentos que dirige el particular a la Administracin:

Instancias.

Declaracin.

Denuncias.

Cartas.

b) Documentos que la Administracin dirige a los administrados:

Oficios.

Edictos.

Certificados.

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Recibos.

Citaciones y notificaciones.

c) Documentos de rgimen interno:

Oficios de rgimen interno.

Propuestas motivadas de resolucin.

Resoluciones.

Providencias.

Diligencias.

Traslados de documentos. Notas interiores.

Informes.

Actas.

Citaciones para asistencia a reunin de rgano colegiado.

B) Clasificacin de los documentos administrativos (de Lpez Nieto y Mallo, en Elprocedimiento administrativo, Barcelona, Bosch, 1960).

a) Documentos producidos por la Administracin:

De relacin (oficio, carta, telegrama).

De tramitacin (atestado, informe y dictamen mocin, propuesta, y cua-derno de extractos).

De resolucin (provedo; decreto; resolucin y acuerdo; disposicindecreto, rdenes de comisiones delegadas y ministeriales, circulares einstrucciones).

De constancia interna (libros de registro entrada y salida, libros de admi-nistracin econmica; libros de actos resolutivos).

Impresos (Boletn Oficial del Estado; publicaciones ministeriales; BoletinesOficiales de la provincia).

b) Documentos producidos por los administrados:

Denuncia.

Peticin.

Escritos (de iniciacin instancia, de alegaciones de descar-go, de recurso).

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c) Documentos comunes:

Copias (minuta).

Actas.

Certificaciones.

C) Clasificacin de Gonzlez Navarro en Introduccin al Estudio de los DocumentosAdministrativos, Madrid, 1972).

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1. Resolutorios

2. De Instruccin

3. De Constancia

4. De Comunicacin

5. Otros Documentos Administrativos

D

OCUMENTOS

A

DMINISTRATIVOS

1 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS RESOLUTORIOS

De impulsin delprocedimiento

Provedos (providencias, decretos)

De cuestionesincidentales

Decretos (acuerdos)

De la cuestin defondo

Atpicos Resoluciones (acuerdos, decretos, providencias)

TpicosDocumentos de

autorizacin

Licencias de construccin. Licencias de apertura de

industrias, comercios, etc. Licencias para actividades en la va pblica

o en bienes de dominio pblico o patrimo-niales.

Licencias para el comercio con el exterior. Etc.

Denuncias. Informes. Dictmenes. Mociones.

Atestados. Pliegos de cargo. Propuestas. Traducciones oficiales.

2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE INSTRUCCIN


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3 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA

A) De constanciainterna

Diligencias Atpicas Tpicas: Diligencias de protestos de cheques y talones de cuenta

corriente a favor del tesoro

Actas

Atpicas Tpicas: Actas de subastas

Actas de reuniones Actas de arqueo Etctera

Copias

Carpetas

Fichas

B) De constanciaexterna

Certificados

Atpicos Tpicos

Traslados Copias certificadas

Fes- De vida- De domicilio

De antecedentes penales De ltimas voluntades De Sociedades Mercantiles

De descubierto Etctera

Documentosde Exhibicin

Ttulos De funciones De profesionales

- Atpicos- Tpicos: Diplomas

Credenciales Nobiliarios Honorficos Concesionales De propiedad industrial

Documentos de identificacin personal: De identificacin general:

- De nacionales: DNI- De extranjeros: Pasaporte De identificacin especial:

- De funcionarios civiles- De funcionarios extranjeros

Documentos de identificacin real: Cdulas de identificacin fiscal de vehculos automviles Permisos de circulacin de vehculos Guas de propiedad de armas Etctera

Otros documentos de exhibicin: Pasaportes salvoconductos y vayas Permisos de conducir Licencia de pesca Licencias de uso de armas Etctera

C) Mixtos

Recibos yResguardos

Atpicos Tpicos

De presentacin de documentos en el Registro de entrada De entrada (y salida) de documentos en Archivo

De constitucin de depsito Cartas de pago

ndices,relaciones,listas,estadillos

Personales: Atpicas Tpicos

- Listas de admitidos en oposiciones y concursos- Etctera

Reales: Atpicos Tpicos

- Estados de situacin de valores- ndices de documentos- Relaciones de certificaciones de descubierto- Etctera


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4. D

OCUMENTOS

A

DMINISTRATIVOS DE

C

OMUNICACIN

5. OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A) Con destinatario

nominativodeterminado

Notas interiores

Partes

Oficios

Comunicaciones Notificaciones Requerimientos Emplazamientos Citaciones

Credenciales

Notas

diplomticas

Notas verbalesnicas: Unilaterales colectivasConjuntas: Unitarias varias

Notas firmadasnicas: Unilaterales colectivasConjuntas: Unitarias varias

Despachos

Cartas

Atpicas

Tpicas de laAdministracinexterior

Cartas de Cancillera Cartas de Gabinete Cartas Autgrafas (o personales) Cartas credenciales Cartas recredenciales (o de llamada)

Saludas y Besalasmanos

Telegramas

B) Con destinatarionominativoindeterminado

Anuncios

Edictos

Boletines oficiales

Duplicados

Documentos de contabilidad (no incluidos en otros apartados)

Documentos administrativos de formalizacin de contratos de la Administracin

Peticiones derganos Administrativos

A otros rganos admi-nistrativos

Atpicas

Tpicas Oficios rogatoriosMandamiento

A rganos judiciales

Poderesadministrativos

Atpicas

TpicasPlenipotenciasEtctera

Documentos de crditoBilletes de Banco de EspaaBilletes de Lotera NacionalTtulos de la Deuda

Etctera


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1.2.2. Definicin de los principales documentos administrativos

Dentro de los documentos resolutorios, hay que destacar las providencias, las resolu-ciones y los acuerdos.

La providencia es la decisin de un rgano que no pone fin a un asunto, mientras quela resolucin decide en forma definitiva (salvo los recursos legales que procedan) el proce-dimiento de que se trate.

La providencia suele ser acordada por el funcionario pblico que tenga a su cargo latramitacin de un expediente. La resolucin es la decisin que corresponde a la autoridadque, segn la ley, es competente para entender el asunto de que se trate.

La providencia es un documento sencillo: en l se hace constar la fecha, lo decidido(que suele ser una cuestin de mero trmite) y el funcionario que decide.

La resolucin, sin embargo, adopta una forma ms solemne, sobre todo cuando la leyestablece que sea motivada. La resolucin motivada debe contener una sucinta referenciade hechos y fundamentos de derecho.

La decisin (con las caractersticas de la resolucin) que procede de un rgano cole-giado, es decir, integrado por distintas personas que con su voluntad forman la del rga-no, se denomina acuerdo, en lugar de resolucin.

Dentro de los documentos de instruccin, tienen especial relevancia los informes ydictmenes.

Ambas palabras tienen un significado casi idntico y en ambos casos se trata de pare-ceres que emiten los funcionarios, autoridades u organismos distintos de aquellos a quie-nes corresponde dictar resolucin o propuesta de resolucin.

La diferencia est en que el dictamen se reserva para la emisin de pareceres de rga-nos importantes.

Tambin son documentos administrativos de instruccin la propuesta y la mocin. Sellama propuesta a la proposicin de resolucin que el funcionario u rgano instructor pre-senta en el ejercicio de sus funciones o competencias, al rgano que ha de decidir. La Ley30/1992, de 26 de noviembre (LRJ-PAC) habla de mocin razonada de los subordinadospara indicar la proposicin fundamentada que un funcionario hace por iniciativa propia asu inmediato superior, sobre la conveniencia u oportunidad de adoptar una resolucindeterminada. La propuesta sera en el sentido anterior preceptiva, mientras la mocin es

voluntaria. La idea de iniciativa propia que reside en la mocin hace que se utilice gene-ralmente este trmino para referirse a la proposicin que se presenta por un vocal en una

junta de un rgano colegiado que delibera.

Forman parte destacada de los documentos de constancia las diligencias,las certificaciones y las declaraciones.

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La diligencia es una declaracin de la constancia de un hecho, generalmente de tipoprocedimental. (Por ejemplo, diligencia para hacer constar que se desglosa un documento).

La certificacin es una declaracin solemne de conocimiento que pone de manifiestolo que existe en archivos preestablecidos o se conoce por otro medio.

Distintas de las certificaciones son las copias certificadas que son la reproduccin literalde un documento en la que figura diligencia por la que se da fe de la transcripcin realizada.

Las declaraciones son el medio normal por el que los particulares manifiestan a laAdministracin la existencia de ciertos hechos. (Por ejemplo, declaracin de un opositorde no haber sido separado del servicio de ninguna de las Administraciones Pblicas).

Dentro de los documentos administrativos de comunicacin hay que citar especial-mente el oficio y el edicto.

El oficio es la comunicacin escrita de un rgano administrativo con destinatarionominativamente determinado.

La palabra oficio es un trmino genrico. Cuando la comunicacin escrita, queantes indicbamos, tiene algunas notas especiales se habla de notificacin, cita-cin, emplazamiento o requerimiento.

Notificacin, es el acto formal de un rgano destinado a comunicar a los intere-sados una resolucin administrativa o un acto de singular importancia.

Citacin, es la convocatoria con sealamiento del sitio, da y hora en que debacomparecer el citado.

Emplazamiento, es la convocatoria para comparecer dentro de un trmino(plazo) que se seala.

Requerimiento, es un acto formal de intimidacin que se hace a alguna personapara que entregue, haga o deje de hacer alguna cosa.

Los edictos son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conoci-miento de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificacin personal-mente.

1.3. Elaboracin de documentos

1.3.1. Normalizacin de los documentosRespecto de la normalizacin establece la Ley 30/1992 que los documentos y expe-

dientes administrativos sern objeto de normalizacin para que cada serie o tipo de los mis-mos obedezca a iguales caractersticas y formato. Es un objetivo de las AdministracionesPblicas impulsar el empleo de mtodos y tcnicas informticas para conseguirlo.

Estos programas y aplicaciones informticas habrn de ser aprobados porel rgano competente, quien deber difundir pblicamente sus caractersticas.

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1.3.2. Formalizacin de documentos

Se exige que todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los demero trmite, debe estar formalizado.

Se entiende por formalizacin la acreditacin de la autenticidad de la voluntad del rga-no emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por smbolos o cdigos que garanticendicha autenticidad mediante la utilizacin de tcnicas o medios electrnicos, informticos otelemticos. En materia de identificacin y autenticacin electrnicas en el mbito de laAdministracin General del Estado, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por elque se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrnico de losCiudadanos a los Servicios Pblicos, pretende establecer los elementos mnimos imprescin-dibles para afianzar el criterio de flexibilizacin impulsado en la Ley 11/2007, de 22 de junio,en la que junto a la admisin como medio universal de los dispositivos de identificacin yfirma electrnica asociados al documento nacional de identidad, se admite la utilizacin deotros medios de autenticacin que cumplan con las condiciones de seguridad y certeza nece-sarias para el normal desarrollo de la funcin administrativa.

La relevancia jurdica de la actividad administrativa exige prestar una atencin singu-larizada al uso de los medios de identificacin y autenticacin electrnica por parte de laAdministracin, estableciendo la necesidad de incorporacin de sellos o marcas de tiem-po, que acrediten la fecha de adopcin de los actos y documentos que se emitan. Igual-mente se ha dispensado una atencin especial a la autenticacin en el seno de la actuacinautomatizada.

No se exige esta formalizacin en los restantes documentos, especialmente en aque-

llos de contenido informativo, siendo suficiente con la constancia del rgano autor delcorrespondiente documento.

En el de mbito de Andaluca debemos tener en cuenta el Decreto 183/2003, de 24de junio, por el que se regula la informacin y atencin al ciudadano y tramitacin de pro-cedimientos administrativos por medios electrnicos y la Orden de 11 de octubre de 2006,por la que regula el empleo del sistema port@firma, para la firma electrnica reconocidade documentos en soporte informtico.

1.3.3. Identificacin de los firmantes de los documentos

Es obligatoria la identificacin funcional y nominativa del firmante o firmantes en lasresoluciones y comunicaciones oficiales:

a) La identificacin funcional del rgano o jefatura de procedencia, que se realizarexpresando en la antefirma el cargo o puesto al que corresponda emitir o cursarla comunicacin, consignando, adems, necesariamente, el desempeo por elfirmante en los casos de delegacin o en los supuestos normales de sustitucin.

La Ley 30/1992 establece que los ciudadanos tienen derecho a iden-tificar a las autoridades y personal bajo cuya responsabilidad se tra-miten los procedimientos.

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b) La identificacin nominativa del firmante, que se realizar consignando el nom-bre y apellidos al pie de la firma y rbrica correspondiente.

c) La identificacin funcional y nominativa ser aplicable igualmente a los distintosfirmantes de un mismo documento, cuando sean varios, y a las comunicacionesen que la firma aparezca impresa o consignada mediante estampilla o por cual-quier otro procedimiento anlogo.

1.3.4. Encabezamiento de los documentos

En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de merotrmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que

consten al menos los siguientes datos:a) El ttulo del documento, que expresar con claridad y precisin el tipo de docu-

mento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.

b) El nmero o clave asignado para la identificacin del expediente en el que seintegra el documento, con el objeto de facilitar el ciudadano su mencin en lascomunicaciones que dirija a la Administracin.

1.3.5. El texto de los documentos oficiales

En la elaboracin material de los documentos y comunicaciones administrativas, enespecial de los que hayan de dirigirse a los particulares, se deber disponer el texto en formaclara y concisa, acudiendo a prrafos breves y separados, y evitando la aparicin de apartadoscuya extensin o complejidad dificulten innecesariamente la interpretacin de su contenido.

1.3.6. Frmulas de salutacin o despedida

No se consignarn en las comunicaciones administrativas, o en los modelos de docu-mentos que hayan de dirigirse a la Administracin, frmulas de salutacin o despedida niexpresiones o giros que no sean esenciales para la exposicin del contenido del documento.

1.3.7. Abreviaturas o siglas

El empleo de abreviaturas o siglas en el texto de los documentos o comunicacionesir precedido, necesariamente, la primera vez en que aqullas aparezcan, de la expresin o

denominacin completa a que correspondan.

1.3.8. Referencia a disposiciones normativas

Se har expresando en el texto de las comunicaciones dirigidas al exterior, la primeravez en que se citen, su nmero, denominacin y fecha como mnimo, cuan-do se trate de disposiciones con rango de ley, e incluyendo en todos los demscasos la indicacin expresa del Boletn Oficial en que aparezcan publicadas.

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1.3.9. Tratamiento

Los modelos oficiales de solicitud o de otros documentos, impresos o no relativos amateria de tramitacin reglada, se dirigirn al Centro o Dependencia a que corresponda sutramitacin y se redactarn en forma impersonal, sin que proceda en estos casos la utiliza-cin de frmulas de tratamiento o cortesa.

Cuando se trate de escritos dirigidos a los rganos superiores porque hagan referen-cia a materias de tramitacin no reglada, la expresin del tratamiento que corresponda serealizar al pie del escrito, omitindose en el encabezamiento del mismo. (Como vemos enestas dos reglas se mezclan materias de procedimiento con materias de normalizacin, anuestro entender).

1.3.10. Utilizacin de lenguas cooficiales

Utilizacin de lenguas cooficiales en material impreso y modelos normalizados.

Los impresos normalizados que se pongan a disposicin de los ciudadanos en lasdependencias situadas en el mbito territorial de una Comunidad Autnoma conlengua cooficial sern bilinges en castellano y en la lengua cooficial, de acuer-do con los siguientes criterios:

a) Los impresos debern expresar todos sus contenidos y epgrafes en las doslenguas por lneas o por bloques de texto diferenciados, dejando espaciosnicos para su cumplimentacin por el ciudadano en la lengua por la quehaya optado.

b) En aquellos impresos para los que, por razn de su extensin o complejidad,as se determine, se pondrn a disposicin de los ciudadanos dos modelosalternativos redactados uno de ellos en castellano y el otro en la lengua coo-ficial. En tal caso, en ambos modelos, figurar destacada la advertencia de queexisten impresos redactados en la otra lengua a disposicin del ciudadano.

Cuando el material impreso de los rganos y unidades que tengan su sede en elmbito territorial de una Comunidad Autnoma con lengua cooficial vaya a serutilizado para comunicaciones dentro del mbito territorial autonmico, losdatos y denominaciones correspondientes al membrete y a la identificacin delrgano u Organismo autnomo figurarn, con carcter general, en castellanoyen la correspondiente lengua cooficial.

Cuando el material est destinado a su utilizacin en comunicaciones dirigidasfuera del mbito territorial autonmico los mencionados datos y denominacio-nes podrn figurar nicamente en castellano.

Utilizacin de lenguas cooficiales en sealizaciones y carteles

Sern bilinges, redactndose en castellano y en la lengua cooficialcorrespondiente, las sealizaciones exteriores de identificacin de lasdependencias administrativas, as como los contenidos ms relevantes

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de los carteles de carcter informativo o publicitario que se elaboren para su ubica-cin en el mbito territorial de una Comunidad Autnoma con lengua cooficial. ElManual de Imagen Institucional determinar los supuestos y los formatos de lassealizaciones de identificacin y carteles. Dicho Manual ha sido aprobado porOrden de 27 de septiembre de 1999.

2. Uso no sexista del lenguaje administrativo

2.1. Norma reguladora

El Instituto Andaluz de la Mujer, creado por la Ley 10/1988, de 29 de diciembre, es un

Organismo autnomo de carcter administrativo, adscrito actualmente a la Consejera parala Igualdad, Salud y Polticas Sociales, con personalidad jurdica y patrimonio propio, quetiene como fines promover las condiciones para que la igualdad del hombre y la mujer anda-luces sea real y efectiva; hacer posible la participacin y presencia de la mujer en la vida pol-tica, econmica, cultural y social; y superar cualquier discriminacin laboral, cultural, eco-nmica o poltica de la mujer.

El 30 de enero de 1990 es aprobado por Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Juntade Andaluca el Plan de Igualdad de Oportunidades. En fecha 17 de enero de 1995 seaprueba, asimismo por el Consejo de Gobierno, el II Plan de Igualdad de Oportunidadestitulado: Estrategias para avanzar.

Estos planes de accin, inspirados en las polticas a favor de la mujer propiciadaspor las Naciones Unidas, el Consejo de Europa y la Comisin de la Comunidad Euro-pea, comprenden diversas actuaciones a realizar en la Comunidad Autnoma, en la quese ven implicadas las diferentes Consejeras de la Administracin andaluza, y entre ellas,medidas concretas orientadas a la revisin de textos reglamentarios para evitar usos yexpresiones que refuercen actitudes de desigualdad hacia las mujeres, controlando y eli-minando, en su caso, este tipo de discriminaciones en documentos y textos utilizadospor la Administracin.

Con el fin de conseguir este objetivo, se dict conjuntamente por las Consejeras deGobernacin y de Asuntos Sociales, a propuesta del Instituto Andaluz de la Mujer, laOrden de 24 de noviembre de 1992, sobre eliminacin del lenguaje sexista en los textos ydocumentos administrativos, dirigida a eliminar cualquier indicio de discriminacin en ellenguaje administrativo.

2.2. Normas de uso y expresiones no sexistas

La mencionada Orden de 24 de noviembre de 1992, establece las normas de uso yexpresiones no sexistas a que debern ajustarse los documentos y textos administrativos:

1. El lenguaje utilizado en las disposiciones y textos administrativos nocontendr discriminacin alguna por motivo de sexo.

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2. En la redaccin de documentos y textos se observarn las siguientes normas:

a) En documentos cerrados, la mencin de puestos y cargos administrativosocupados por mujeres, as como la designacin de la condicin, carcter ocalidad en la que los sujetos de sexo femenino intervienen en el procedi-miento administrativo, se har utilizando el gnero femenino.

b) En documentos abiertos, la mencin de puestos y cargos administrativos,as como la designacin de la condicin, carcter o calidad de las personasque intervienen en el procedimiento administrativo, se formular en feme-nino y masculino conjuntamente. Tratndose de un colectivo se utilizar ladenominacin que corresponde al mismo, si fuera posible.

3. Las ofertas de empleo, relacin de puestos de trabajo, convocatoria de concursosy oposiciones, convocatoria de becas y ayudas y cualquier cuestin relativa a lafuncin pblica, as como la publicidad que de ellas se realice, se redactarn detal forma que hombres y mujeres se encuentren reflejados sin ambigedad.

Para el mejor cumplimiento de esta ltima norma, se observarn los requisitossiguientes:

a) Mencin expresa de la poltica de igualdad entre hombres y mujeres quepractica la Junta de Andaluca en materia de personal.

b) Inclusin de la frmula hombres y mujeres unida a la denominacin deltipo de personal al que la oferta de empleo, el concurso, la oposicin y/o labeca vaya dirigida.

2.3. La Comisin Paritaria Consejera de GobernacinInstituto Andaluz de la Mujer

La Orden de 24 de noviembre de 1992 cre una Comisin paritaria Consejera deGobernacin-Instituto Andaluz de la Mujer, cuyo objetivo es la eliminacin de cualquierindicio sexista en el lenguaje administrativo. Sus funciones son:

a) Formular, aprobar e impulsar las propuestas necesarias para conseguir el objeti-vo fijado.

b) Facilitar la realizacin de las acciones aprobadas a quienes, por razn de sus fun-

ciones, estn relacionados con las mismas.c) Entender de cualquier cuestin que sea obstculo para el cumplimiento de los

objetivos.

La Comisin est integrada por:

a) Una Presidencia, que corresponde al titular de la Consejera o per-sona en quien delegue.

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b) Una Vicepresidencia, que corresponde a quien ostente la Direccin del InstitutoAndaluz de la Mujer o persona en quien delegue.

c) Cuatro vocales, en representacin de la Consejera y del Instituto Andaluz de laMujer, designados por los organismos cuya representacin ostentan. Realizar lasfunciones correspondientes a la Secretara un vocal, designado por la Comisin.

La Comisin, convocada por su Presidencia, se reunir dos veces al ao. Podr igual-mente ser convocada cuantas veces sea necesario para resolver asuntos de su competencia.

Podr incorporarse a la Comisin el personal tcnico necesario cuando as lo requierala naturaleza de los asuntos fijados en el orden del da de la convocatoria, que participarcon voz pero sin voto y que ser designado por la Presidencia. Por acuerdo de la Comisin

podrn crearse grupos de trabajo en atencin a la especializacin de los asuntos a tratar.En la actualidad, y desde el agotamiento de la legislatura en que fue creada, la Comi-

sin Paritaria est inoperante, aunque la Orden de 24 de noviembre de 1992 se mantienevigente y su contenido es de plena aplicacin.

Por ltimo, hacer referencia a dos normas relacionadas con el tema que nos ocupa,una del Estado y otra de la Junta de Andaluca:

1. Ley 30/2003, de 13 de octubre sobre medidas para incorporar la valoracin delimpacto de gnero en las disposiciones normativas que elabore el Gobierno:mediante esta norma se modifica la Ley 50/1997 del Gobierno, introduciendocomo requisito necesario tanto en la elaboracin de proyectos de ley, como de

reglamentos la presentacin de un informe sobre el impacto de gnero de lasmedidas que se vayan a adoptar.

2. La Ley andaluza 18/2003, de 29 de diciembre, por la que se aprueban medidasfiscales y administrativas que establece que todos los proyectos de ley y regla-mentos que apruebe el Consejo de Gobierno debern tener en cuenta el objeti-

vo de la igualdad por razn del gnero y del respeto a los derechos de los niossegn la Convencin de los Derechos del Nio, exigiendo para la tramitacin delas citadas disposiciones un informe de evaluacin del impacto por razn degnero del contenido de las mismas.

3. Documentos originales, copias y archivos

3.1. Documentos originalesSalvo en los supuestos en que los documentos originales deban permanecer en el

expediente, las jefaturas de seccin u rganos asimilados que tengan encomendadas la tra-mitacin y custodia de los expedientes, autorizarn la entrega de los documentos origina-les, pblicos o privados, obrantes en los mismos a los interesados que loshubieran aportado y que as lo soliciten, dejando constancia en el expedientemediante la expedicin de copia autenticada del documento que se retira.

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La autenticacin se formalizar practicando sobre la copia la diligencia de compulsa,la cual podr realizarse mediante la estampacin del correspondiente sello y posterior cum-plimentacin del mismo.

Estas mismas jefaturas de seccin u rganos asimilados podrn autorizar el desglosede los documentos que no sean originales obrantes en los expedientes y su entrega a losinteresados que los hubieran aportado y as lo requieran, dejando constancia en el expe-diente mediante copia diligenciada.

La diligenciacin de estas copias se realizar mediante el texto adecuado a cada caso ysuficiente para dejar constancia de forma expresa de la calidad del documento que dio ori-gen a la copia, y que se retira del expediente.

3.2. Copias

3.2.1. Concepto

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, establece en su art. 35. c) que los ciudadanos,en sus relaciones con las Administraciones Pblicas tienen derecho a obtener copia sella-da de los documentos que presenten, aportndola junto con los originales, as como a ladevolucin de stos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento.

Adems en su artculo 38.5 reconoce que para la eficacia de los derechos reconocidosa los ciudadanos, stos podrn acompaar una copia de los documentos que presenten

junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones. Dicha copia, previo cotejo con el ori-ginal por cualquiera de los registros en los que se hayan presentado los documentos, ser

remitida al rgano destinatario devolvindose el original al ciudadano. Cuando el originaldeba obrar en el procedimiento, se entregar al ciudadano la copia del mismo, una vez sella-da por los registros mencionados y previa comprobacin de su identidad con el original.

Por tanto cuando nos referimos a copias de documentos podemos determinar unade sus dos vertientes:

1. Derecho del ciudadano a obtener una a copia de los documentos presentados ala Administracin.

2. Derecho a presentar dichas copias a la Administracin en asuntos que debamosacreditar lo expuesto en una solicitud.

3.2.2. Tipos de copias de documentosLa Ley 30/1992, de 26 de noviembre, reconoce la competencia de todas las Adminis-

traciones Pblicas para expedir copias autnticas de documentos pblicos o privados, almismo tiempo que remite a la potestad reglamentaria de cada Administracin Pblica ladeterminacin de los rganos que tengan atribuidas las competencias deexpedicin de copias autnticas (art. 46).

En la Comunidad Autnoma de Andaluca, la norma reglamentaria queregula la expedicin, tipos, validez y eficacia de las copias, as como el desglose

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de documentos originales, es el Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecenmedidas organizativas para los servicios administrativos de atencin directa a los ciudadanos.

De conformidad con esta norma, las copias de documentos en el mbito de actuacinde la Administracin de la Junta de Andaluca comprender los siguientes supuestos:

a) Las copias autnticas de documentos administrativos expedidos por el mismorgano que emiti el documento original.

b) Las copias autenticadas de documentos privados y pblicos, mediante cotejo conel original y en las que se estampar si procediera la correspondiente diligencia decompulsa, que en este ltimo caso no sean expedidas por la Junta de Andaluca.

A) Las copias autnticas de documentos administrativos

La competencia para la expedicin de copias autnticas de documentos administrati-vos de la Junta de Andaluca corresponder a los rganos administrativos que hubieranemitido el documento original.

Los interesados en obtener copias autnticas las solicitarn ante los rganos compe-tentes para expedirlas.

B) Las copias autenticadas de documentos privados y pblicos

La expedicin de copias autenticadas de documentos privados y pblicos se realizarmediante cotejo con el original y practicando sobre la copia la diligencia de compulsa, la

cual podr realizarse mediante la estampacin del correspondiente sello de compulsa yposterior cumplimentacin del mismo.

Los rganos competentes para expedirlas cuidarn del cumplimiento de la obligacinreferente al cotejo de las copias con los documentos originales, adoptando las medidasnecesarias, y se abstendrn de practicar la diligencia de compulsa cuando dichas copiasofrezcan duda sobre su correspondencia con el original o cuando se dude sobre la auten-ticidad de dichos originales.

La competencia para la expedicin de copias autenticadas corresponder a los rganosque se expresan a continuacin:

a) La expedicin de copias autenticadas de documentos administrativos de la Juntade Andaluca corresponder a las jefaturas de seccin u rgano asimilado depen-diente del rgano que hubiera emitido el documento original y que tengan enco-mendadas las funciones de tramitacin o custodia del expediente a que perte-nezca dicho documento original.

En caso de que el rgano que produjo el documento original hubiese desapare-cido, dicha competencia para autenticar le corresponder a las jefa-turas de seccin u rganos similares que tengan encomendada lacustodia del expediente a que pertenezca dicho documento original.

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Los interesados en obtener copias autenticadas las solicitarn ante los rganoscompetentes para expedirlas.

b) La expedicin de copias autenticadas de documentos privados o pblicos, que eneste ltimo caso no sean expedidos por la Junta de Andaluca, que se presenten

en el Registro para ser tramitados en un rgano del cual dependa dicho Registro

corresponder a las jefaturas de seccin u rganos asimilados responsables decada Registro general de documentos, los cuales realizarn el cotejo, autentica-cin de las copias y devolucin de los originales al interesado.

De no existir tales jefaturas de seccin, la competencia corresponder a la jefatu-ra de servicio o secretara general bajo cuya responsabilidad se gestione la fun-cin de registro general de documentos.

En supuestos especiales y para facilitar la presentacin de documentos en localidades dis-tintas a las sedes de los rganos que tengan que tramitarlosy con el objeto de salvar las difi-cultades que existan para autenticar las copias y recibirlas, los rganos con estas competenciaspodrn delegarlas en otros rganos o unidades, incluso no dependientes jerrquicamente encuyo caso se har previo conocimiento del rgano superior del cual dependan, ubicadas endichas localidades, sin perjuicio en su caso de la revocacin de la delegacin conferida.

Por consiguiente y de conformidad con el Decreto 204/1995, de 29 de agosto, lascopias autenticadas de documentos privados o pblicos que los ciudadanos presenten

junto con sus solicitudes y escritos ante la Administracin de la Junta de Andaluca slopodrn ser expedidas:

1. Por el registro del rgano administrativo a que se dirijan o competente para latramitacin del correspondiente procedimiento.

2. Por los registros de aquellos rganos o unidades a los que expresamente se lehubiese delegado la competencia para su expedicin y de localidades distintas ala sede del rgano o unidad administrativa competente para la tramitacin delcorrespondiente procedimiento.

Algunas resoluciones sobre delegacin de competencia para la expedicin decopias autenticadas en la Junta de Andaluca afectan a diversas materias que sonobjeto de estudio en nuestro programa de oposicin:

Resolucin de 9 de enero de 2001, de la Delegacin del Gobierno de Sevi-lla por la que se delega la competencia para la autenticacin de copias

mediante cotejo en el personal adscrito a la Oficina de Respuesta Unificadapara lo concerniente a su mbito material.

Resolucin de 23 de febrero de 2001, de la Direccin General de la FuncinPblica, por el que se delega la competencia de expedir copias autenticadasen el Negociado de Archivo de Personal, respecto de aquellosoriginales cuya tramitacin corresponde a la Seccin de Inscrip-ciones y Certificaciones.

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No obstante, esta previsin del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, debe entendersemodificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero, que ha introducido un nuevo apartado 5 alartculo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, que regula la expedicin de copias delos documentos presentados ante la Administracin, en el que se establece que:

1. Para la eficacia de los derechos reconocidos en el artculo 35.c) de la Ley a los ciu-dadanos, stos podrn acompaar una copia de los documentos que presenten

junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.

2. Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros de losrganos administrativos a que se dirijan, o por los registros de cualquier rga-no administrativo, que pertenezca a la Administracin General del Estado, a lade cualquier Administracin de las Comunidades Autnomas, a la de cualquierAdministracin de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares,a los Ayuntamientos de los Municipios a que se refiere el artculo 121 de la Ley7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Rgimen Local, o a la delresto de las entidades que integran la Administracin Local si, en este ltimocaso, se hubiese suscrito el oportuno convenio, ser remitida al rgano desti-natario devolvindose el original al ciudadano.

3. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregar al ciudadano lacopia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa com-probacin de su identidad con el original.

Adems debemos tener en cuenta, la Orden de 11 de octubre de 2006, por la que seestablece la utilizacin de medios electrnicos para la expedicin de copias autenticadas,que ha venido a aadir nuevas posibilidades a las ya previstas en el Decreto 204/1995.

As a travs de medios electrnicos se podrn expedir copias autenticadas electrnicasde documentos originales en soporte papel y copias en soporte papel y electrnicas dedocumentos originales electrnicos.

3.2.3. Validez y eficacia de las copias

En relacin con la validez y eficacia de las copias, la Ley 30/1992, de 26 de noviem-bre, dispone en su art. 46:

1. Cada Administracin Pblica determinar reglamentariamente los rganos que

tengan atribuidas las competencias de expedicin de copias autnticas de docu-mentos privados o pblicos.

2. Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez yeficacia que stos siempre que exista constancia de que sean autnticas.

3. Las copias de documentos privados tendrn validez y eficacia, exclu-sivamente en el mbito de la actividad de las AdministracionesPblicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.

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4. Tienen la consideracin de documento pblico administrativo los documentosvlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas.

Este artculo 46 ha sido desrrollado por el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, porel que se regula la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Adminis-tracin General del Estado, la expedicin de copias de documentos y devolucin de origi-nales y el rgimen de las oficinas de registro.

Por su parte el art. 45.5, referido a la incorporacin de medios tcnicos en las Admi-nistraciones Pblicas, establece que:

Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrnicos,informticos o telemticos por las Administraciones Pblicas, o los que stas emitan comocopias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarn de la validez y efica-cia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad yconservacin y, en su caso, la recepcin por el interesado, as como el cumplimiento de las

garantas y requisitos exigidos por sta u otras Leyes.

En la Administracin de la Junta de Andaluca, el Decreto 204/1995, de 29 de agos-to, establece:

a) Las copias autnticas, que hayan sido emitidas por los rganos y en la forma pre-vista en dicho decreto, gozarn de la misma validez y eficacia que los documen-tos originales.

b) Las copias autenticadas de documentos administrativos de la Junta de Andaluca,que hayan sido emitidas por los rganos y en la forma prevista en dicho decre-to, gozarn de la misma validez y eficacia que los documentos originales.

c) Las copias autenticadas de documentos privados o pblicos que se presenten enel Registro del rgano competente para su tramitacin o un Registro de distinta

localidad y con competencias delegadas, que hayan sido emitidas por los rga-nos y en la forma prevista en dicho decreto, a efectos de su tramitacin en elmbito de actuacin de la Administracin de la Junta de Andaluca gozarn de

validez y eficacia en el procedimiento para el cual fueron expedidas.

Igual validez y eficacia corresponder a las copias de los documentos que, con-forme al nuevo apartado 5 del artculo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviem-bre, introducido por la Ley 4/1999, de 13 de enero, sean presentados ante la

Administracin por los ciudadanos junto con sus solicitudes, escritos y comu-nicaciones.

d) Las copias autenticadas de documentos privados o pblicos cuyo desglose hubie-se sido autorizado, que hayan sido emitidas por los rganos y en la forma previstaen dicho decreto, a efectos de su tramitacin en el mbito de actua-cin de la Administracin de la Junta de Andaluca gozarn de validez

y eficacia en el procedimiento para el cual fueron expedidas.

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e) Las copias expedidas por otras Administraciones Pblicas, autoridades y fedata-rios pblicos tendrn la validez y eficacia que corresponda segn el ordenamien-

to vigente.

f) Las copias diligencias de copias aportadas u obrantes en los expedientes cuyodesglose hubiese sido autorizado, que hayan sido emitidas por los rganos y enla forma prevista en dicho decreto, tendrn la virtualidad que a los efectos pro-batorios les reconozca el Cdigo civil.

g) Las dems copias que pudieran aportarse u obrar en los expedientes tendrn lavirtualidad que a los efectos probatorios les reconozca el Cdigo civil.

Como establece el art. 26 del Decreto 204/1995, los rganos competentes cuidarn

del cumplimiento de lo dispuesto en la presente disposicin, especialmente en lo que con-cierne a los cotejos de las copias con los documentos originales, y adoptarn las medidasnecesarias y se abstendrn de practicar la diligencia de compulsa cuando dichas copiasofrezcan duda sobre su correspondencia con el original o cuando se dude sobre la auten-ticidad de dichos originales.

3.2.4. Copias de documentos electrnicos; su validez

El Decreto 183/2003, de 24 de junio por el que se regula la informacin y atencin alciudadano y la tramitacin de procedimientos administrativos por medios electrnicos (Inter-net) establece la posibilidad de obtener copias o certificados de los documentos electrnicosprevio pago, en su caso, de las exacciones legalmente establecidas.

Sern vlidas las copias de documentos originales almacenados por medios electrni-cos o informticos siempre que cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y con-servacin y dems garantas exigidas por la normativa aplicable.

Las copias y certificados en forma de documentos o soportes electrnicos debern,para su validez, contar adems con la firma electrnica avanzada del titular del rgano quela expide.

3.3. Archivos

3.3.1. Concepto de archivo

A) Definicin doctrinal

Segn el diccionario, la palabra archivo tanto puede referirse al edificio que contienelos documentos, al mueble que los guarda, es decir, el continente, como a los documen-tos en aqullos conservados, es decir, el contenido.

ANTONIA HEREDIA define al archivo como uno o ms conjuntos de documentos,sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un pro-ceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcursode su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testi-

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monio e informacin, para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanoso para servir de fuentes de historia.

B) La definicin legal de la Ley del Patrimonio Histrico Espaol

De acuerdo con el art. 59 de la Ley del Patrimonio Histrico Espaol, son Archivos losconjuntos orgnicos de documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las perso-nas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utiliza-cin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo,se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenany difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos.

Segn el art. 61.2 de dicha ley los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad esta-tal y carcter nacional sern creados mediante Real Decreto.

3.3.2. Funciones del archivo

A) Adquisicin o recogida de la documentacin

En una etapa prearchivstica puede situarse la funcin de adquisicin o recogida de ladocumentacin. Esta etapa prearchivstica implica dos momentos:

Uno de preparacin, con una actitud activa por parte del archivero que com-prende: el conocimiento y valoracin de la documentacin, la participacin enel proceso de gnesis documental, la normalizacin de la tipologa documental,la programacin y listados de expurgos, la transferencia y canalizacin de lasremesas, la coordinacin entre servicios productores y el archivo y la recogida yreclamacin de la documentacin.

Otro de recepcin, pasiva en su inicio por parte del archivero.

Y dentro de la etapa propiamente archivstica deben considerarse las funciones de:

B) Conservacin

Significa controlar el medio ambiente para crear un microclima artificial ideal para eldocumento y su porvenir; dicho de otro modo, es el conjunto de tcnicas que se aplicana los factores que inciden negativamente sobre el documento (exceso o falta de humedad,de temperatura, insectos, etc).

C) Difusin de la documentacin

Es consecuencia de la liberalizacin del acceso a la documentacin, ya que el archivoha tenido una funcin eminentemente conservadora. Dicha liberalizacin, unida a la inter-nacionalizacin de la utilizacin de los Archivos, a las nuevas orientaciones dela investigacin histrica, a la democratizacin del acceso a la cultura y a lanocin del derecho a la informacin formulada en los Principios generales de

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la ONU (1948), han hecho que cambien los medios de difusin para conseguir un mayorrendimiento del contenido de los Archivos y de su potencial informativo.

Puede llevarse a cabo bien a travs de programas de publicacin por medio de siste-mas tradicionales de diversos tipos de instrumentos informativos, desde los de carcter msgeneral (la utilizacin de los medios de comunicacin de masas) hasta los programas deedicin de otros tipos de informes ms especializados, o bien creando sistemas informati-zados para la descripcin y difusin de la informacin archivstica, tendencia esta ltimaque siendo ms cara tiene ms adeptos por las ventajas que supone.

Hoy se ha empezado ya a prestar atencin a los Archivos, aunque an es privilegio oatributo de minoras.

No obstante, hay que recordar que la Constitucin de 1978 incluye un precepto fun-damental a estos efectos de la funcin informativa de los archivos. Dice el art. 105, apar-tado b) que la ley regular el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros adminis-trativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de losdelitos y la intimidad de las personas.

Esta regulacin se ha llevado a cabo en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, reguladoradel Procedimiento Administrativo Comn, en sus arts. 37 y 38.

De todo lo sealado hasta ahora puede deducir fcilmente cules son las finalidadesde un archivo.

En primer lugar, un archivo rene documentos de forma ordenada para que puedanser utilizados. En segundo lugar, los conserva a lo largo del tiempo, intentando evitar sudeterioro, para que los interesados puedan acceder a la informacin que se contiene en losmencionados documentos.

D) Derecho de acceso a Archivos y Registros

En la Constitucin

Segn el artculo 105 de la Constitucin, la ley regular el acceso de los ciudadanos alos archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecta a:

La Seguridad y Defensa del Estado.

La averiguacin de los delitos.

La intimidad de las personas.

En la Ley 30/1992

Segn el art. 37 de dicha Ley, los ciudadanos tienen derecho a acceder a lainformacin pblica, archivos y registros en los trminos y con las condicionesestablecidas en la Constitucin, en la Ley de Transparencia, Acceso a la infor-macin pblica y Buen Gobierno y dems leyes que resulten de aplicacin.

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Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la InformacinPblica y Buen Gobierno

El derecho de acceso a la informacin pblica se regula en el Captulo III, Ttulo I deesta Ley determinando que todas las personas tienen derecho a acceder a la informacinpblica, en los trminos previstos en el artculo 105.b) de la Constitucin Espaola, desa-rrollados por esta Ley.

Asimismo, y en el mbito de sus respectivas competencias, ser de aplicacin lacorrespondiente normativa autonmica.

En este sentido, la propia Ley define como informacin pblica los contenidos o

documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno delos sujetos incluidos en el mbito de aplicacin de este ttulo y que hayan sido elaboradoso adquiridos en el ejercicio de sus funciones.

Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y PatrimonioDocumental de Andaluca

En Andaluca, el acceso a los documentos de titularidad pblica y a su informacin seajustar a lo dispuesto en esta Ley y a la legislacin autonmica o estatal que le sea de apli-cacin. A estos efectos, la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos

velar por la aplicacin de la legislacin vigente en materia de acceso (art.61).

3.3.3. Clases de archivos y criterios de ordenacinA) Los archivos pblicos

En la categora de archivos pblicos se encuadran no slo aquellos que recogen docu-mentos gestionados y tramitados por la Administracin Pblica, sino tambin los que sededican expresamente a la conservacin de documentos que tengan inters pblico, aun-que no hayan sido producidos por la Administracin.

Estos archivos se subdividen en:

Histricos: Generales, Regionales, etc.

Administrativos: de la Administracin estatal, autonmica, local, etc.

Archivos Histricos

Son los que custodian documentos que tienen valor histrico en s mismos. En ellosse rompe el lazo de dependencia con el organismo productor. Son los nicosque recogen la documentacin para siempre. Analizaremos los ms impor-tantes.

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Archivo Histrico Nacional

Su origen estuvo en la necesidad de guardar y organizar la documentacin procedentede instituciones religiosas, como consecuencia de la Desamortizacin eclesistica del XIX, quese haba ido acumulando en la Academia de la Historia. Con este fin se establece por RealDecreto de 28 de marzo de 1866, constituyendo aquella documentacin su ncleo inicial.

Es el ms joven de los Archivos Histricos, pero el de carcter ms amplio y el demayor volumen y antigedad de los documentos. Su composicin no es homognea, puessus fondos proceden de instituciones muy dispares. Sin embargo, ello hace que cada unade sus secciones sea un autntico Archivo independiente, aunque s tienen en comn el

valor e inters como fuentes para la Historia Nacional.

Archivo de la Corona de Aragn

Es el primer Archivo espaol con partida de nacimiento conocida: una escritura del 25de octubre de 1180. Est en Barcelona. Junto con el del Vaticano es el ms completo eimportante Archivo medieval del mundo. Bsico para conocer la actividad no slo de laCorona de Aragn, sino para buena parte de Francia y de casi toda Italia.

Archivo General de Simancas

Fundado por Real Cdula de 1549 por Carlos V para custodiar la documentacin delreino de Castilla que hasta entonces se recoga en Medina. En poca de Felipe II, concre-tamente en 1588, se elabor la Instruccin para el Archivo Real de Simancas. Los fon-

dos ocupan del siglo XV al XVIII. Custodia 70.000 legajos.

Archivo General de Indias

Creado por Carlos III, en 1785, con objeto de reunir en un solo depsito toda la docu-mentacin de los organismos centrales de gobierno de las provincias de Amrica y Filipi-nas. Est en Sevilla.

Archivo General de la Guerral Civil espaola

Creado por el Real Decreto 426/1999, de 12 de marzo, sus fines y funciones son losde revivir, conservar y disponer sus fondos documentales para la investigacin, cultura e

informacin. Tiene su sede en Salamanca.Actualmente y de acuerdo con el Real Decreto 697/2007, de 1 de junio, se integra en

el Centro Documental de la Memoria Histrica.

Archivos Administrativos

Son aquellos que conservan documentos de utilidad para el buen fun-cionamiento de la Administracin y cuya organizacin corresponde a los

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servicios, entidades o instituciones que generan, reciben o gestionan los documentosque contienen.

Recuerde que los documentos administrativos forman parte del Patrimonio Docu-mental y por ello deben ser conservados de forma ordenada al menos durante un tiempodeterminado. Para cumplir este objetivo y para facilitar, adems, la gestin existen, en laAdministracin General del Estado (cada corporacin local adaptar esta estructura en sumbito, los tipos de archivos administrativos que figuran en el siguiente cuadro:

Archivos de GestinLos funcionarios no pueden tener todos los expedientes en cuya tramitacin intervie-

nen encima de sus mesas de trabajo. Para guardar tales documentos o expedientes existeun archivo denominado de gestin en cada unidad administrativa. Por ello se le indicaen el cuadro que en estos archivos se custodian los documentos mientras durala tramitacin de los mismos; mientras el expediente al que pertenece el docu-mento no ha sido resuelto y llevado a la prctica tal resolucin.

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CLASES CARACTERSTICAS FINALIDADES

DE GESTIN

Archivo de oficina Existe uno en cada unidad adminis-

trativa. No son de libre consulta. Pertenecen a la primera edad de los

documentos.

Custodiar documentos en pleno trmite.

Remitirlosal archivo

Centralk documentos tramitados en lasdependencias centrales.

Provincialk los tramitados en lasdependencias perifricas.

La remisin se efecta anualmente, en la fecha esta-blecida por el Subsecretario.

CENTRALES

Existe uno en cada Departamento. Son de libre consulta, al igual que el

general, los provinciales y el histrico. Pertenecen a la segunda edad de los

documentos.

Custodiar documentos tramitados, expedientes en losque se ha dictado y ejecutado resolucin firme.

Remitir tales documentos al archivo general cuandohayan transcurrido 15 aos desde su ingreso.

INTERMEDIOS

General

Existe uno ubicado en Alcal deHenares.

Depende de la Direccin General deBellas Artes y Bienes Culturales y deArchivos y Bibliotecas.

Pertenece a la tercera edad de losdocumentos.

Custodiar documentos que carecen devigencia administrativa.

Remitirlos al Archivo Histrico Nacio-nal cuando hayan cumplido 25 aosde edad y tengan valor histrico.

Resuelve acerca de su valor histrico laDireccin General de Bellas Artes y Bie-nes Culturales, Archivos y Bibliotecas.

Provinciales

Cumplen la misma finalidad que el General con respecto a los documentos produci-dos por los servicios provinciales de la Administracin del Estado e Institucional.


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Archivos Centrales

a) Documentos que recibe

El Archivo Central de cada Ministerio recibe, pues, la totalidad de los expedien-tes en que se hayan dictado actos administrativos de resolucin que afecten dealgn modo a derechos o intereses del Estado o de los administrados, cuandodichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administracinlas actuaciones conducentes a la total ejecucin de sus pronunciamientos. Talesexpedientes proceden de los Archivos de Gestin de las dependencias centrales einstitucionales del Ministerio de que se trate.

b) Periocidad de revisin de la documentacin

La remisin de expedientes al Archivo Central se producir anualmente, en lasfechas y forma que se determine por el Subsecretario del Ministerio.

Cuando la ndole de los documentos as lo aconseje podrn conservarse en lasrespectivas dependencias administrativas -sin enviarlos al Archivo Central-, pre-

via resolucin del Subsecretario del Departamento correspondiente.

c) Tiempo de permanencia de los documentos en el archivo

Los expedientes permanecen custodiados en el Archivo Central durante quinceaos. En este sentido seala el art. 3 del Decreto 914/1969 que la documentacinde los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladar al Archivo General de la

Administracin Civil al cumplirse los quince aos de su ingreso en los mismos.

Aquellas series documentales, sin embargo, que tengan poco uso y se consultenraramente podrn ser enviadas al Archivo General antes de cumplir el indicadoplazo de quince aos, con aprobacin del Subsecretario del Departamento.

Archivos intermedios

Son los encargados de recibir y tratar los documentos procedentes de los distintosArchivos centrales y custodiarlos hasta que, en su caso, pasen a los Archivos Histricos. EnEspaa son Archivos intermedios el Archivo General de la Administracin y el DepsitoRegional de Cervera, sin bien los Archivos Provinciales tienen, segn el mencionado Decre-to de 1969, la misma finalidad que el Archivo General de la Administracin de Alcal deHenares, aunque con respecto a los documentos generados por los Servicios provincialesde la Administracin Central o Institucional.

a) Archivo General

1. Periodicidad de remisin de la documentacin

Como se ha visto, los documentos tramitados en las dependencias centralesde cada Ministerio no se quedan para siempre en el Archivo Cen-tral de cada Ministerio, sino que, una vez que han completado15 aos de permanencia en l, se remiten al Archivo General.

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2. Tiempo de permanencia de los documentos en el archivo

Los documentos que, procedentes de todos los Ministerios, llegan a estearchivo carecen ya de valor administrativo y se guardan en l hasta que secumplen 25 aos desde la fecha en que fueron extendidos. Transcurridoeste plazo, los que tengan tal transcendencia que puedan ser calificados deinters histrico no se destruyen, sino que se remiten al Archivo HistricoNacional -antes mencionado- para su conservacin definitiva.

3. Creacin del Archivo General y dependencias

El Archivo General se crea por el Decreto, ya citado, 914/1969, de 8 demayo y est en Alcal de Henares.

El artculo 1 de dicho Decreto establece que se crea el Archivo General de laAdministracin Civil dependiente del Ministerio competente en Cultura ydentro de ste, de la actual Direccin General de Bellas Artes y Bienes Cultu-rales y de Archivos y Bibliotecas, con la misin de recoger, seleccionar, conser-

var y disponer, para informacin e investigacin cientfica, los fondos docu-mentales de la Administracin Pblica que carezcan de vigencia administrativa.

4. Remisin de documentos al Archivo Histrico

Por el Archivo General se formular propuesta a la Direccin General deBellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas para remitir alArchivo Histrico Nacional aquella documentacin que con ms de 25aos de antigedad carezca, a su juicio, de validez administrativa y tenga

valor histrico. Dicha Direccin General resolver en cada caso, previa con-sulta a los Departamentos interesados (art. 3).

Finalmente, la documentacin conservada en el Archivo General se consi-derar en todo momento al servicio de los organismos que la hubieranremitido, debiendo aqul facilitar cualquier informacin, copia o certifica-cin que soliciten, e incluso remitirles la documentacin original, si as lorequieren (art. 4).

b) Archivos Provinciales

Debe tener en cuenta que hasta ahora hemos hablado nicamente de los archi-vos en que se custodian los documentos tramitados en las oficinas centrales de

los diversos Ministerios. Qu ocurre con los producidos por los servicios perif-ricos- Delegaciones de Hacienda, Subdelegaciones del Gobierno, DireccionesProvinciales, etc.? Sern remitidos, una vez resuelto y ejecutado el correspon-diente expediente, por los Archivos de Gestin de las diversas unidades adminis-trativas al Archivo Provincial, que cumple con respecto a tales documentos lamisma finalidad que el General. Por ello hay que entender que,depositado en el Archivo Provincial y transcurridos 25 aos desdeque se elabor el documento, se determinar o se remitir, en sucaso, al Archivo Histrico Nacional de Madrid.

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Con respecto a los Archivos Provinciales, el art. 5 del Decreto 914/1969 estable-ce lo siguiente:

A la documentacin producida por los servicios provinciales de la Administra-cin Central o Institucional le ser de aplicacin lo dispuesto en los artculosanteriores, a cuyo efectolos Archivos Provinciales cumplirn la finalidad asignada al General de la A dministracin Civil.

B) Los archivos privados

Dentro de ellos podemos distinguir, entre otros:

Archivos de empresas.

Archivos de asociaciones.

Archivos eclesisticos.

4. El desglose de los documentos originales y formacin deexpedientes

Salvo en los supuestos en que los documentos originales deban permanecer en el

expediente, las jefaturas de seccin u rganos asimilados que tengan encomendadas la tra-mitacin y custodia de los expedientes, autorizarn la entrega de los documentos origina-les, pblicos o privados, obrantes en los mismos a los interesados que los hubieran apor-tado y que as lo soliciten, dejando constancia en el expediente mediante la expedicin decopia autenticada del documento que se retira.

La autenticacin se formalizar practicando sobre la copia la diligencia decompulsa, la cual podr realizarse mediante la estampacin del correspon-diente sello y posterior cumplimentacin del mismo.

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ARCHIVOS

PBLICOSPRIVADOS

HISTRICOS

ADMINISTRATIVOS

De empresas.

De asociaciones.

Eclesisticos.

Etc.

Histrico nacional.

General de Indias

De la Corona de Aragn

Etc.

Estatales.

Autonmicos.

Locales.

Etc.


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Estas mismas jefaturas de seccin u rganos asimilados podrn autorizar el desglosede los documentos que no sean originales obrantes en los expedientes y su entrega a losinteresados que los hubieran aportado y as lo requieran, dejando constancia en el expe-diente mediante copia diligenciada.

La diligenciacin de estas copias se realizar mediante el texto adecuado a cada caso ysuficiente para dejar constancia de forma expresa de la calidad del documento que dio ori-gen a la copia, y que se retira del expediente.

4.1. La formacin de los expedientes

Si definimos el procedimiento administrativo como el cauce formal de la produccin

de las resoluciones administrativas, cabe entender el expediente como la plasmacin mate-rial o documental del procedimiento administrativo.

No contiene la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, una definicin normativa de expe-diente, ni establece sistema alguno para su formacin. Para ello habra que acudir a lalegislacin estatal sobre rgimen local y, en concreto, al Reglamento de Organizacin yFuncionamiento de las Entidades Locales, aprobado por el Real Decreto 2568/1986, de28 de noviembre, segn el cual:

Constituye expediente el conjunto ordenado de documentosy actuaciones quesirven de antecedente y argumento a la resolucin administrativa, as como lasdiligencias encaminadas a ejecutarla.

Los expedientes se formarn mediante la agregacin sucesiva de cuantos docu-

mentos, pruebas, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems dili-gencias deban integrarlos (segn el correspondiente procedimiento adminis-trativo) y sus hojas sern rubricadas y foliadas por los funcionarios encargadosde su tramitacin.

Ser cabeza del expediente: en los procedimientos iniciados de oficio, el acuerdoy orden de proceder; y en los iniciados a solicitud de persona interesada, la peti-cin o solicitud decretada para su trmite.

Una vez finalizado el procedimiento y, por tanto, completado el expediente, ste serarchivado. De nuevo habra que acudir al Reglamento de Organizacin y Funcionamientode las Entidades Locales, que dispone que los expedientes tramitados pasarn peridica-mente al archivoy tendrn ndice alfabtico duplicado en que se exprese el asunto, nme-

ro de folios y cuantos detalles se estimen convenientes.

4.1.1. Contenido, tramitacin, gestin y archivo de los expedientespersonales correspondientes al personal al servicio de la Junta de

Andaluca

Regulado en la Orden de 10 de marzo de 1997, como desarrollo del dere-cho del artculo 37 de la Ley 30/1992, de noviembre, que establece el derechode todos los ciudadanos a acceder a los registros y documentos de los archivos

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administrativos, reservndose el acceso a los documentos que contengan datos referentes ala intimidad de las personas a ellas mismas, las cuales si observan que tales datos figuranincompletos o inexactos podrn exigir que los mismos se completen o rectifiquen.

A fin de que el personal al servicio de la Junta de Andaluca cuente con un nico expe-diente, y en la lnea marcada por la Ley 30/1992, ya citada, de facilitar el conocimiento delos documentos existentes por los interesados, as como la agilizacin de trmites por partede la Administracin Pblica, y de unificar el tratamiento de los mencionados expedientespersonales, se dispone que:

Toda la documentacin que se genere en relacin con las situaciones administrati-vas del personal al servicio de la Administracin de la Junta de Andaluca, as comola referente a posesiones y ceses en los puestos de trabajo, reconocimiento de anti-gedad, consolidacin del grado personal, ttulos acadmicos y cursos de formacin,autorizacin de actividades compatibles, sanciones disciplinarias y cualquier otra quese produzca durante su vida administrativa, as como resoluciones, solicitudes, recur-sos y otros documentos que den origen a cualquier acto administrativo, constarnen un nico expediente personal, el cual deber encontrarse en el centro directivocompetente en materia de personal del que dependa su puesto de trabajo.

En el expediente personal existente en el Archivo Central de la Consejera de Gober-nacin (hoy de Hacienda y Administracin Pblica), constar toda la documenta-cin a la que se refiere el prrafo anterior generada por las diversas actuaciones delas distintas unidades de la Secretara General para la Administracin Pblica.

La documentacin a que se hace referencia en los prrafos anteriores es la relativa

a los soportes documentales que se produzcan, con independencia de la informa-cin existente en los soportes informticos.

A) Solicitud de expediente en caso de reincorporacin

El rgano competente del nuevo centro directivo deber solicitar el expediente perso-nal original al centro directivo del que dependa anteriormente.

B) Cambio de destino

Cuando se produzca un cambio de destino dentro del mbito de la Administracin dela Junta de Andaluca que conlleve el traslado de Consejera, organismo autnomo (hoy

agencias administrativas) o Delegacin/Gerencia Provincial, los rganos competentesdebern remitir los expedientes personales originales a los nuevos centros directivos.

C) Cese temporal

El personal que temporalmente cese en su relacin con la Administracinde la Junta de Andaluca y pase a prestar servicios a otras AdministracionesPblicas mantendr su expediente personal en el ltimo centro directivo en elque prest sus servicios.

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D) Revisin y envo de expedientes

Los rganos competentes de personal debern revisar los expedientes personales exis-tentes, manteniendo durante un ao en sus archivos los de aquellos que hayan producidobaja definitiva, trasladndolos posteriormente al Archivo Central de la Consejera deGobernacin (actualmente, Consejera de Hacienda y Administracin Pblica) cuyos res-ponsables, de conformidad con las disposiciones en la materia, lo remitirn, en su da, alos servicios donde deban quedar archivados definitivamente.

E) Acceso a los expedientes

Los titulares de los expedientes tendrn acceso a los mismos de conformidad con lo

previsto en la Ley 30/1992 de 26 de noviembre y dems disposiciones vigentes en lamateria.

F) Certificacin del contenido del expediente

Con independencia de las competencias del Registro General de Personal atribuidaspor el Decreto 9/1986, de 5 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento Regulador delRegistro General de Personal, en materia de certificaciones, as como las asignadas por cual-quier otra disposicin, los responsables de los centros directivos en los que se encuentrenexpedientes personales, y a la vista de los mismos, podrn certificar todos los extremos con-tenidos en ellos, an cuando las actuaciones administrativas no se hubieren producido enlos mencionados centros.

5. El derecho de acceso a los documentos administrativos

5.1. El objeto del derecho

El artculo 105.b de la Constitucin de 1978 establece que la Ley regular el accesode los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la segu-ridad y defensa del Estado, la averiguacin de los delitos y la intimidad de las personas.

Por su parte, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, dispone en el artculo 35.h) quelos ciudadanos tienen derecho al acceso a la informacin pblica, archivos y registros, y ensu artculo 37 que los ciudadanos tienen derecho a acceder a la informacin pblica, archi-

vos y registros en los trminos y con las condiciones establecidas en la Constitucin, en laLey de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno y dems leyes queresulten de aplicacin.

En realidad, el derecho de acceso se ejercita sobre documentos administrativos, porcuanto los registros estn constituidos por documentos y los archivos son,igualmente, una reunin de documentos.

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Los documentos sobre los que se ejercita el derecho de acceso deben formar parte deun expediente que corresponda a un procedimiento terminado, siendo esta ltima carac-terstica de la terminacin la que distingue el contenido de este derecho del derecho deconocer el estado de tramitacin de los procedimientos, previsto en el artculo 35.a) de laLey 30/1992, de 26 de noviembre.

Segn el artculo 86.1 LAJA, la ciudadana tiene derecho a acceder a los archivos yregistros administrativos en los trminos previstos en la normativa bsica vigente. El dere-cho de acceso a los archivos y registros solo podr ejercerse en relacin con procedimien-tos terminados en la fecha de la solicitud.

La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, permite el acceso a los documentos de titularidad

pblica y a su informacin ajustndose a lo dispuesto en esta ley y a la legislacin auton-mica o estatal que le sea de aplicacin.

A partir de junio de 2015 este acceso a los documentos se ajustar a la Ley de Trans-parencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno, a la Ley de TransparenciaPblica de Andaluca, en la presente Ley, y dems normas de aplicacin.

Adems, en su artculo 62.3 establece el acceso a los documentos que contengandatos personales que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la inti-midad de su vida privada y familiar y a su propia imagen queda reservado a las personastitulares de esos datos o a quienes tengan su consentimiento expreso. Sin perjuicio de lodispuesto por la legislacin especfica, podrn ser consultados cuando hayan transcurrido

veinticinco aos desde la muerte de los afectados, si la fecha se conoce, o, de lo contrario,a los cincuenta aos desde la fecha de los documentos. (La redaccin de este artculo es

vigente hasta junio de 2015, fecha en la que entra en vigor la nueva redaccin dada por laLey 1/2014, de 24 de junio).

Finalmente, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre establece que todas las personas tie-nen derecho a acceder a la informacin pblica, en los trminos previstos en el artculo105.b) de la Constitucin Espaola, desarrollados por esta Ley.

Asimismo, y en el mbito de sus respectivas competencias, ser de aplicacin la corres-pondiente normativa autonmica.

5.2. Limitaciones al ejercicio del derecho

Establece la propia Constitucin de 1978, en el art. 105.b, las limitaciones al ejerciciopor los ciudadanos del derecho de acceso a los documentos administrativos: la Ley regula-r el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvoen lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de los delitos y la inti-midad de las personas.

La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, en su art. 62.4 dispone que el acce-so a los documentos podr ser denegado cuando el estado de conservacinde los mismos as lo requiera.

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Tambin se denegar la consulta directa de los documentos originales a las personasque hayan sido condenadas por sentencia firme por la comisin de delitos contra la segu-ridad y conservacin del Patrimonio Documental. Queda exceptuada de esta limitacin laconsulta de los documentos pertenecientes a procedimientos en los que sean parte intere-sada.

La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Informacin Pbli-ca y Buen Gobierno establece a su vez en su art. 14 que el derecho de acceso podr serlimitado cuando acceder a la informacin suponga un perjuicio para:

a) La seguridad nacional.

b) La defensa.

c) Las relaciones exteriores.

d) La seguridad pblica.

e) La prevencin, investigacin y sancin de los ilcitos penales, administrativos odisciplinarios.

f) La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.

g) Las funciones administrativas de vigilancia, inspeccin y control.

h) Los intereses econmicos y comerciales.

i) La poltica econmica y monetaria.

j) El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.

k) La garanta de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma dedecisin.

l) La proteccin del medio ambiente.

La aplicacin de los lmites ser justificada y proporcionada a su objeto y finalidad deproteccin y atender a las circunstancias del caso concreto, especialmente a la concu-rrencia de un inters pblico o privado superior que justifique el acceso.

5.2.1. Acceso parcialEn los casos en que la aplicacin de alguno de los lmites previstos en el artculo 14

no afecte a la totalidad de la informacin, se conceder el acceso parcial previa omisin dela informacin afectada por el lmite salvo que de ello resulte una informacin distorsio-nada o que carezca de sentido. En este caso, deber indicarse al solicitante queparte de la informacin ha sido omitida (art 16 de la Ley 19/2013, de 9 dediciembre).

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5.3. Solicitud de acceso a la informacin

El procedimiento para el ejercicio del derecho de acceso se iniciar con la presenta-cin de la correspondiente solicitud, que deber dirigirse al titular del rgano adminis-trativo o entidad que posea la informacin. Cuando se trate de informacin en posesinde personas fsicas o jurdicas que presten servicios pblicos o ejerzan potestades admi-nistrativas, la solicitud se dirigir a la Administracin, organismo o entidad de las previs-tas en el artculo 2.1 de la Ley 19/2013, de 9 de noviembre a las que se encuentren vin-culadas.

La solicitud podr presentarse por cualquier medio que permita tener constancia de:

a) La identidad del solicitante.

b) La informacin que se solicita.

c) Una direccin de contacto, preferentemente electrnica, a efectos de comunica-ciones.

d) En su caso, la modalidad que se prefiera para acceder a la informacin solicitada.

El solicitante no est obligado a motivar su solicitud de acceso a la informacin. Sinembargo, podr exponer los motivos por los que solicita la informacin y que podrn sertenidos en cuenta cuando se dicte la resolucin. No obstante, la ausencia de motivacinno ser por si sola causa de rechazo de la solicitud.

Los solicitantes de informacin podrn dirigirse a las Administraciones Pblicas en

cualquiera de las lenguas cooficiales del Estado en el territorio en el que radique la Admi-nistracin en cuestin.

Finalmente, el Decreto 183/2003, de 24 de junio de la Junta de Andaluca, que regu-la la informacin y atencin al ciudadano y la tramitacin de procedimientos administra-tivos electrnicos (Internet) contempla la posibilidad de acceso a los documentos almace-nados por medios o en soportes electrnicos o informticos que se encuentren archivadosen el Registro telemtico nico o en los Registros generales de cada Consejera. Dicho acce-so, segn prev el propio Decreto, se regir por lo dispuesto en el artculo 37 de la Ley30/1992 RJPAC y en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre de proteccin de datosde carcter personal.

En cualquier caso, el derecho de acceso conlleva el derecho a obtener copias o certifi-

cados de los documentos cuyo examen sea autorizado por rgano, organismo o entidadcompetente, previo pago, en su caso, de las exacciones legalmente establecidas. La emisinde copias y certificados en forma de documentos o soportes electrnicos deber contar,para su validez, con la firma electrnica avanzada del titular del rgano que la expide.

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TEMA 20 Administrativo salud

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