TEMA 11:L'arxivament de la documentació a l'empresa

1) L’arxivament de la informació en suport de paper.1.1 Què és un arxiu?

El concepte d’arxiu té dos significats: que és la documentació , i l’altra fa la referència en el llocfísic.

L’arxiu de la documentació: és el conjunt de documents rebuts o produïts per una empresa, organisme públic, individu o una altra institució de la seva activitat i que es conserva per a una utilització…

L’arxiu d’un lloc físic: És (local) o la institució onresten dipositats un conjunt de documents.

1.2 Arxiu de la documentació

Un conjunt ordenat de documents.

Que es guarden.

Seguint unes normes i uns criteris prèviamentestablerts.

En un lloc determinat.

1.3 Importància de l’arxiu empresarial

Hi han tipus de arxius que sempre s’han de guardar-los com per exemple: títolacadèmic, partida de naixament ,certificats,escritures,etc.

I en una empresa tots els documents que hem dit són importants, que fem servir diàriament .

L’arxiu és la memòria de l’empresa, i,com a tal, cal

atendre’l i cuidar-lo.

PER QUÈ LES EMPRESES DISPOSEN D’ARXIU?

Per imperatiu legal Per interès propi

Llei obliga a guardar determinada documentació relacionada amb la sevaactivitat .

La informació és una base empresarials i moltes vegades ho podem en elsdocuments.

1.4 Funcions de l’arxiu físic

Guardar,conservar i custodiar la documentació.

Facilitar la localització ràpida i eficient delsdocuments

Constituir un centre actiu d’informació

Complir les disposicions legals.

1.5 Cicle vital dels documents

Naixement: Quan es generen(o ens arriben), començal’existència.

Maduresa: Durant el temps que els manegem o treballemamb ells

Declivi: Comença quan ja no es necessiten,però cal conservar-los.

Mort: Quan desapareixen, perquè ja no serveixen i s’eliminen.

A vegades trobem en la fase intermèdies(maduresa i declivi) sónles més curtes.

Exemple: Quan tenim una informació que no ens interessa i hollençem a la paperera.

2) Es poden destruir els documents?2.1 Què en diu la legislacíó.

El Codi comerç diu que totes les empreses que estansubjectes en l’art.30 estableix l’obligació de conservar algunsdocuments.

● Existeix l’obligació de conservar els documents durant sis anysi l’empresa no li interessa seguir conservant-la, i eliminar i sino acomularien un munt de paper en un espai físic.

● La documentació del Codi Comerç és relaciona amb les operacions de drets i obligacions de l’empresa(factures, llibrescomptables, etc.

● Aquesta obligació és fins i tot tenir un final per l’activitatempresarial.

2.2 La eliminació dels documents

• Venda: empreses dedicades al reciclatge de paper.

• Destrucció: per mitjà de màquinesque ho converteix en talls petits.

2.3 Conservació de dades de caràcterpersonal

La llei orgànica de protecció de dades de caràcterpersonal(LOPD),és un dret de les persones de les seves dadespersonals, són dades que pertanyen en la documentacióempresarial i són de l’arxiu.

o […] Dades de caràcter personal sóncancel.lades i s’ha deixat de fer servir, van ser sol.licitades o registrades.

3) L’organització de l’arxiu físic

• Una bona organització dels documents.

• Ha de ser personalitzada.

• Ha d’estar planificada.

• Ha de ser metòdica.

• Ha de se adequada i eficaç.

• S’ha de donar a conèixer.

• S’ha d’iniciar amb el naixament del document.

• Ha de ser constant.

3.1 Criteris que s’utilitzen en el sistema d’arxivament

Grau de centrelització de la informació Segons el que té la documentació

Arxiu centralitzatArxiu descentralitzatArxiu mixt

Arxiu actiuArxiu semiactiuArxiu definitiu

3.2 L’arxiu centralitzat

ARXIU CENTRAL

Avantatges del sistema Desavantatges del sistema

•En l’arxiu podem trobar especialistes que saben com classificar i custòdiar elsdocuments EFICÀCIA EN LA GESTIÓ.•Critèris per la classificació EFICÀCIA EN L’ORGANITZACIÓ .•La documentació està en un mateix llocequips, material… MENOR COST D’INSTAL.LACIONS I MATERIALS .•Necessita menys temps en les tasques de buscar documents MENOR COST DE MÀ D’OBRA.

•Tots els departaments depenen de l’arxiucentral i s’han de adaptar per qualsevolconsula MENOR OPERATIVITAT.•Quan es troba apartat el arxiu central i pot haver RETARDS EN LA GESTIÓ .Hi ha de haver un sistema per controlar la documentació MAJOR COST DE GESTIÓ.

3.2.a L’arxiu centralitzat

El sistema centralitzat s’ha de controlar quan i qui lliura elsdocuments:

• -Si un departament necessita un document ha de sol.licitarper escrit l’arxiu central, i el documet apareix dades sobre el departament i la persona i la data en que es lliura

• -Una vegada que es lliura se signa que <<ho ha rebut >> i aixíes porta un control de la documentació

• -Quan els documetns tornen a l’arxiu central s’ha fitxa en la sol.licitud i es pot eliminar.

3.3 L’arxiu descentralitzat

ARXIU DESCENTRALITZAT

Avantatges del sistema Desavantatges del sistema

•Ho tens més aprop en la documentacióOPERATIVITAT.•Localització més ràpida RAPIDESA EN LA GESTIÓ.•Evitar tràmits de petició de documentsMENOR COST DE GESTÓ.

•Repeteixen tasques d’arxivament MAJOR COST DE GESTIÓ.•Ocupen molt de espais, materials i personals amb diferents arxius MAJOR COST GENERAL.•El personal que maneja els arxius i fa altres tasques MENOR EFICIÈNCIA

3.4 L’arxiu mixt

Els arxius mixtos són els que combinen característiques dels arxius centralitzats i dels arxiusdescentralitzats.

Així, mentre els arxius descentralitzats mantenen elsdocuments d’ús més freqüent per a cada departament, a l’arxiu central es desa la documentació un cop és poc probable que es necessiti consultar-la.

3.4.a L’arxiu mixt

Organització en tres nivells:

1-Nivell bàsic: arxiu individual

• Documentació consulta i es fa servir diàriament.

• Sempre i és més comodo és tenir el fitxer a munt de la taula.

2-Nivell intermedi: arxiu departamental

• Cada documentació és guarda i es la que es maneja habitualment.

• Documents interessants en diferents persones

3-Nivell superior:arxiu general

• Guarda documentació procedent de totes les seccions, i una vegada que deixa d’estar vigent.

• Situat en el lloc per a tothom del personal.Funciona coml’arxiu centralitzat.

3.5 Arxius: actiu, semiactiu i inactiu

• Arxiu actiu: Són documents que és guarden per consultar, i el fem servir més cops. Una vegada que deixen se actius, es porten en un altre lloc.

• Arxiu semiactiu: Són documents que no és poden eliminar, perquè obliga la llei a conservar-los, i perquè tenen un valor a l’empresa.

• Arxiu inactiu: Són documents que encara que han pergut la seva actualitat segueixen tenir un valor històric en l’empresa.

I s’ha de fer neteja de tan en quant .

4. Equips i materials necessaris per guardar els documents.

• Simples

• Carpeta suspensió

CARPETES

• Sistema subjecció

4.a.Equips i materials necessaris per guardar els documents.

CAIXES D’ARXIU FITXESSón peces de cartolina que es poden trobar de diferentsmides, es considera com a material auxiliar de l’arxiu.

GUIESIgual que les fitxes però sóndiferents materialsSón com separadors de grupsde documents o grups de fitxesI disposen d’una pestanya o d’una categoria.

4.b.Equips i materials necessaris per guardar els documents.

PRESTATGERIES I CARPETES

5. l’Arxiu en altres suports diferents del paper

La microfilmació

• És trasllada els documentsfísics a les microfitxes.

• És fa servir en arxiusdefinitius que es poden guardar en molt poc espai

La digitalització

• És agafar tots els papers i convertir-los en imatgesdigitals

• I s’ha emmagatzema en CD,DVD…,i de aquestamanera la seva gestió de arxivament, consulta i conserva és molt més facil i barata i segura.