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Tema 2:
Documentos Mercantiles
1. ¿Que son los documentos mercantiles Documentos Mercantiles?
Actualmente casi todos los negocios que desarrollen una actividad
mercantil, requieren la existencia de un soporte documental que estén
firmados por parte de sujetos cualificados de la Compañía, los cuales
servirán como respaldo para otros de diversa índole emitidos o recibidos
como consecuencia de transacciones económicas y financieras.
Un Documento Mercantil es aquél título, efecto, recibo, factura, abonos,
albaranes, etc., que sirva para dejar constancia de las transacciones
realizadas por la empresas, así como poder documentar las operaciones
de tipo mercantil en los la contabilidad.
Según esta definición podemos concretar que un Documento Mercantil
pretende dejar constancia por escrito de una determinada transacción
comercial, al objeto de certificar los registros realizados en la Contabilidad
en base a los hechos ocurrido en base a esta situación.
La Importancia de este tipo de documentación mercantil es tal que ha
creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales
para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se
utilizan en las operaciones mercantiles..
Los Documentos Mercantiles se pueden clasificar en Negociable so No
Negociables:
Se consideran Documentos Negociables: todos aquellos documentos que
se pueden negociar a través de endoso o de descuento en una entidad
financiera antes de su vencimiento. Ejm Cheque, pagare, letra de cambio.
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Son documentos que tiene mucha importancia ya que los mismos
conforman una garantía de recuperación del valor de la prestación de
un servicio o de la venta de algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto
que mediante su emisión, el tomador puede recurrir a fuentes legales
establecidas, establecidas en la normativa, Código de Comercio, para
hacer efectivo su pago.
Los documentos negociables están relacionados con la corriente
financiera de la empresa.
Los Documentos No Negociables: son todos aquellos documentos que
sirven como base para los registros en los Libros de Contabilidad y, a la vez,
pueden formar pruebas desde un punto de vista jurídico. Ejm Recibos,
Facturas, Vales, Notas de Débito y Crédito, así como los Albaranes. Están
relacionados con la corriente real de la empresa.
2. Documentos mercantiles no negociables:
Son todos aquellos documentos que sirven como base para los registros en
los libros de contabilidad y justificar desde el punto de vista legal la
realización de una operación mercantil.
Los documentos mercantiles son negociables son : los recibos, las notas de
entrega( albaranes), las facturas, los abonos o facturas rectificativas
a. Recibo
Documento que justifica la entrega de una determinada cantidad de
dinero o medio de pago equivalente a un tercero. La persona que lo firma,
reconoce haber recibido una cantidad determinada en dinero en
efectivo o en cualquier otra forma de pago al uso. Sus características son:
• Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.
• Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
• Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se
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entrega.
• Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
• Cantidad en números.
• Firma de quien emite el recibo.
b. Albaran o nota de entrega
El albarán o nota de entrega, es un documento mercantil que acredita la
entrega de un pedido o mercancía, es el documento que acompaña a la
mercancía.
Al comprador le sirve para comprobar que lo que ha recibido coincide
con lo que solicitó y verificarlo con la facturación del pedido cuando ésta
sea posterior.
En el caso del vendedor sirve como justificante de que el comprador ha
recibido el pedido. Y para la persona o empresa que se encarga de la
entrega del pedido, el albarán justifica que lo ha entregado.
El albarán original y una copia se envía al comprador, el cual debe firmarlo
como prueba de que ha recibido el pedido, quedándose con el original y
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entregando la copia la mensajero. Otra copia permanecerá en poder del
vendedor. Es necesario guardar el albarán por si se produjese
alguna reclamación.
El uso del albarán no es obligatorio por lo que en ocasiones se entrega
directamente la factura. En los casos en los que las transacciones son muy
continuas se entrega albarán y al final de cada periodo se emite la factura
de todas las transacciones, es decir, se hace una factura sumativa de
todas las transacciones realizadas durante un periodo de tiempo
determinado.
El contenido del albarán varía en función del país en que se emita, aunque
con carácter general debe contener los siguientes datos que demuestran
la existencia de la transacción:
• Lugar y fecha de emisión del albarán
• Código o número del documento, va a depender de cada empresa
• Datos identificativos del comprador y del vendedor
• Domicilio del comprador y vendedor
• Lugar y fecha de entrega
• Firma y sello del receptor de la mercancía
• Cantidad y descripción de los productos.
No es requisito indispensable especificar en el albarán el precio del
producto, puesto que la función del albarán no es la de justificar el pago,
para ello está la factura, sino la de justificar la entrega del producto o
servicio.
En función de los datos que contenga el albarán distinguimos entre
albarán valorado y albarán sin valorar.
El albarán valorado no suele ir acompañado de la factura, por que
lo que contiene además de la descripción y cantidad de productos, el
precio individual de cada producto, descuentos, impuestos e importe total
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del pedido. En este caso la facturación se hace posteriormente a la
entrega del producto.
El albarán sin valorar va acompañado de la factura, por lo que tan
solo contiene los datos relativos a la descripción y cantidad de productos,
y no deja constancia del precio de cada producto ni del precio final del
pedido, ya que estos datos se especifican en la factura que acompaña a
este albarán.
El uso de un tipo u otro de albarán dependerá tanto del cliente, si solicita
más o menos información en el mismo, como de la política de facturación
que siga el vendedor.
El albarán no es un documento sustitutivo de la factura, sino
complementario de la misma.
La firma del albarán supone la conformidad con la mercancía recibida,
por lo que no es aconsejable firmarlo hasta que no se compruebe el buen
estado del pedido y que coincida con lo que se había solicitado. La firma
puede ser sustituida por el sello de la empresa
Si no se está conforme con lo recibido, se puede optar bien por no firmar el
albarán en cuyo caso se devolvería el pedido, o bien por firmarlo, pero
indicando en el apartado “observaciones” la anomalía detectada en el
momento de la entrega.
Es necesario guardar el albarán o una copia por si fuese necesario hacer
una reclamación.
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c. Factura
Documento contable por excelencia. Es un documento que te genera
normalmente a partir del albaran, es decir, una vez que el comprador esta
conforme con la recepción de la mercancía .
En el que se detallan las mercancías compradas. Sus características mas
relevantes son:
- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.
- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.
- Condiciones de pago.
- Mencionar los descuentos si los hay
- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de
las mercancías.
- Impuestos: Como es el Impuesto sobre el valor añadido IVA.
Existen distintos tipos de dependiendo del producto que estemos
comercializando. Los tipos son: 21% , 10%, y 4 %, para los minoristas, es
decir, personas que venden directamente al consumidor final sin
transformación se aplica un impuesto especial que se denomina Recargo
de equivalencia va en función del IVA se aplicará el 5,2% para los artículos
que tienen un IVA al tipo general del 21%. El 1,4% para los artículos que
tienen un IVA al tipo reducido del 10%. El 0,5% para los artículos que tienen
un IVA al tipo reducido del 4%.
- Firma del comprador. Si se utiliza como albaran.
- Firma del vendedor
Las facturas pueden ser de tres tipos factura ordinaria, factura rectificativa ,
también denominada abono y factura recapitulativa son diferentes tipos
de factura en base a su contenido.
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Ejemplo:
d. Factura de abono :
Las facturas de abono o facturas rectificativas son aquellas facturas que
modifican o anulan a una factura total o parcialmente, consecuencia de
distintos errores, como equivocaciones en el precio, descuentos o
devoluciones de mercancías.
Actualmente, las facturas de abono, -una factura de venta con signo
negativo motivada por una devolución de mercancías.
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3. Documentos Mercantiles Negociables:
Los documentos mercantiles negociables son la letra de cambio, el
pagaré, el cheque. Aunque las nuevas tecnologías y nuevos mecanismos
para operar financieramente están relegando a un segundo plano formas
tradicionales de pago, es conveniente considerarlos en su estudio.
a. Cheque:
Documento escrito a través del cual se ordena a una Institución de crédito
donde se tenga una cierta cantidad de dinero el pago a un tercero. Las
figuras que aparecen son tres: librador, librado y beneficiario. Librador es la
persona que emite el cheque, librado es la entidad bancaria que debe
pagar por cuenta del librador una determinada cantidad de dinero.
Beneficiario es la persona que cobra el cheque.
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El cheque deberá contener:
1.º La denominación del cheque inserta en el texto mismo del título
expresada en el idioma empleado para la redacción de dicho título.
2.º El mandato puro y simple de pagar una suma determinada en euros o
en moneda extranjera convertible admitida a cotización oficial.
3.º El nombre del que debe pagar, denominado librado, que
necesariamente ha de ser una entidad bancaria
4.º El lugar de pago.
5.º La fecha y el lugar de la emisión del cheque.
6.º La firma del que expide el cheque, que se denomina librador. El
cheque puede ser librado para que se pague:
a) A persona determinada, con o sin cláusula «a la orden». Su principal
característica es que permite ser cedido a otra entidad o persona sin
necesidad de avisar al pagador, que tendrá que hacer frente a su
obligación en las mismas condiciones que hubiera pactado con su primer
intermediario.
b) A una persona determinada con la cláusula «no a la orden», u otra
equivalente. Esta cláusula significa que no puede ser endosado
c) Al portador, se pagara a cualquier persona que presente el documento,
no se especifica concretamente el nombre del beneficiario del cheque.
El librador o el tenedor de un cheque puede cruzarlo por medio de dos
barras paralelas sobre el anverso, eso significa que solo puede cobrarse en
un banco, no se puede cobrar en efectivo, hay que ingresarlo en una
cuenta.
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b. Pagaré:
Documento escrito a través del cual se ordena a una Institución de crédito,
donde se tenga una cierta cantidad de dinero el pago a un tercero en un
plazo que no tiene por que coincidir con la fecha de emisión del mismo. Es
un documento mercantil en donde aparecen 3 figuras: la denominada
suscriptor/ pagador/librador que es la persona que esta obligado a pagar
incondicionalmente una cantidad de dinero recogida en el documento,
el librado, que es la Institución bancaria que hace el pago por cuenta del
librador, y el beneficiario que es el que cobra el pagare al vencimiento.
El pagaré deberá contener:
1.º La denominación de pagaré inserta en el texto mismo del título y
expresada en el idioma empleado para la redacción de dicho título.
2.º La promesa pura y simple de pagar una cantidad determinada en
euros o moneda extranjera convertible admitida a cotización oficial.
3.º La indicación del vencimiento. El pagaré cuyo vencimiento no esté
indicado se considerará pagadero a la vista.
5.º El nombre de la persona a quien haya de hacerse el pago o a cuya
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orden se haya de efectuar.
6.º La fecha y el lugar en que se firme el pagaré. A falta de indicación
especial, el lugar de emisión del título se considerará como lugar del pago
y, al mismo tiempo, como lugar del domicilio del firmante.
7.º La firma del que emite el título, denominado firmante.
Los pagares se pueden endosar , eso significa que se puede transmitir la
tenencia del mismo., si en el documento apareciese la expresión no a la
orden el pagare no podria ser endosable.
c. Letra de cambio:
Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a
favor de un tercero una determinada cantidad de dinero.
Sus características son:
1.- Es una orden de pago, con vencimiento inmediato o a un tiempo
determinado, si aparece la denominación vista en el documento contara
desde la aceptación de la letra que no tiene por que coincidir con el día
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de la emisión
2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y
beneficiario) en el anverso del documento. En el reverso del documento
también pueden aparecer otras figuras como son avalista y endosante
3.- Debe llevar la firma del librador persona que emite la letra y del librado,
persona que esta obligada a pagar
4.- Cantidad en numero y letra.
Reverso de la letra
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Bibliografia
http://infoautonomos.eleconomista.es/facturas/el-albaran/
http://enlacespublicitarios.com/grafico/formatos12.htm
http://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/Contenidos_Comunes/La
_Agencia_Tributaria/Segmentos_Usuarios/Empresas_y_profesionales/Noved
ades_IVA_2014/Nuevos_tipos_IVA.pdf
https://www.google.es/search?q=facturas+rectificativas+ejemplo&client=s
afari&rls=en&biw=1871&bih=926&tbm=isch&imgil=Bw-
HhCAnvgEfrM%253A%253ByfOB69MgzHNWSM%253Bhttps%25253A%25252F%
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