Tema 9 exav proteger y compartir

Índice

PROTEGER LIBROS Y COMPARTIR .................................................................................................... 1

1. PROTEGER HOJA PARCIALMENTE ..................................................................................................... 1 2. DESPROTEGER HOJA ....................................................................................................................... 2 3. PERMITIR QUE LOS USUARIOS MODIFIQUEN RANGOS ......................................................................... 3 4. COMPARTIR LIBRO........................................................................................................................... 6 5. PROTEGER Y COMPARTIR LIBRO ....................................................................................................... 8

5.1. Control de cambios ............................................................................................................... 9 6. DEJAR DE COMPARTIR LIBRO ......................................................................................................... 10 7. OCULTAR / MOSTRAR HOJA ........................................................................................................... 11 8. PROTEGER LIBRO .......................................................................................................................... 12

8.1. Proteger estructura y ventanas ........................................................................................... 12

Tema 9: Proteger libros y compartir trabajos

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Proteger libros y compartir En este tema se describe cómo puede compartir un trabajo en Excel total o parcialmente con

otros usuarios, así como proteger total o parcialmente un libro.

1. Proteger hoja parcialmente

La mayor parte de las veces se desea compartir un libro con diferentes usuarios, de modo que

sólo se desea que puedan cambiar parte de una hoja del libro y otra no, por encontrarse en ella

las fórmulas, y de ese modo evitar que puedan modificarlas ya sea de forma accidental o

malintencionadamente.

Cuando crea un archivo nuevo, por defecto, Excel mantiene bloqueadas todas las celdas de

todas sus hojas, lo que significa que si se protege en ese estado, no se puede modificar nada.

Por eso para proteger de forma parcial una hoja, se desbloquean las celdas que se dejarán

libres para su posterior modificación y después se protege la hoja.

En el ejemplo siguiente las celdas en las que hay fórmulas se muestran coloreadas. Además hay

reglas de validación en las columnas B, C, D y F

Otros usuarios utilizarán esta hoja con la finalidad de rellenar las celdas no coloreadas. Interesa

que toda la hoja se encuentre bloqueada ante los cambios, excepto las celdas en las que han de

escribir, que son las no coloreadas (a excepción de los rótulos de columna y de las filas 12 y 13).

Seleccione B2:F10 y en el menú contextual seleccione Formato de celdas.



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Si marca la casilla Oculta, cuando sitúa el cursor en esas celdas, una vez quela hoja está protegida, no

visualiza nada en la barra de fórmulas. Esta opción es útil para que no se pueda ver cómo se han realizado

algunos cálculos, en celdas con fórmulas.

El paso siguiente será proteger la hoja. Utilice el comando Proteger hoja de la ficha Revisar

Es conveniente que escriba una contraseña para evitar que otros puedan desproteger la hoja.

También debe revisar qué las acciones que permitirá realizar después de proteger serán las que

permanezcan marcadas.

2. Desproteger hoja

Para desproteger la hoja utilice el comando Desproteger hoja de la ficha Revisar. Solicitará

contraseña si la estableció al proteger.



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3. Permitir que los usuarios modifiquen rangos

Si una hoja va a ser utilizada por varios usuarios, y cada usuario sólo debe realizar cambios en

una zona de la misma, puede proteger cada uno de esos rangos con una contraseña diferente,

contraseña que sólo conocerán los usuarios a los que corresponda.

Para actuar así las celdas inicialmente deben estar inicialmente bloqueadas, y el comando que

se emplea es Permitir que otros usuarios modifiquen rangos de la ficha Revisar.

En el ejemplo siguiente se muestra una hoja donde se indica que rangos cambiará cada usuario:

Se utiliza el comando Permitir que otros usuarios modifiquen rangos

Haga clic en el botón Nuevo… y en el cuadro de diálogo que muestra asigne un Título para el

rango de datos que modificará el primer usuario, indique el rango en la caja Correspondiente a

las celdas y establezca una Contraseña para el rango.



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Haga clic en Aceptar y le mostrará un cuadro de diálogo para confirmar la contraseña. Después

de Aceptar le llevará al cuadro de diálogo primero. Muestra el título del primer rango y las celdas

a las que corresponde.

Haga clic otra vez en Nuevo para indicar el rango que empleará el segundo usuario.

Una vez definidos los rangos que empleará cada usuario, en el cuadro de diálogo primero haga

clic en Proteger hoja.



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El administrador de esta hoja facilitará a cada usuario la contraseña de su rango de celdas,

únicamente.

Cuando un usuario intente escribir en alguno de los rangos solicitará contraseña, si es correcta

podrá realizar cambios en ese rango durante toda la sesión y si no es correcta le impide realizar

niguna modificación en la hoja.

Si una celda forma parte de más de un rango, los usuarios que tengan autorización para

modificar cualquiera de esos rangos podrán modificar la celda.

Si un usuario intenta editar varias celdas y sólo tiene autorización para editar algunas de ellas,

aparecerá un mensaje en el que se indica que debe seleccionar y editar las celdas una a una.

Además de lo visto puede asignar permisos a diferentes usuarios para cada rango, y eso lo haría

entre los puntos 12 y 13 haciendo clic en el botón Permisos.



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Desde este cuadro de diálogo puede dar permisos o denegar permisos. Puede elegir un usuario

o grupos de usuarios. Si un usuario está en dos grupos diferentes, y a un grupo le da permiso y

al otro grupo se lo deniega, prevalece el de denegar y ese usuario no tendrá acceso.

4. Compartir libro

Cuando varios usuarios tienen que trabajar sobre un mismo archivo, en zonas diferentes del

libro, pero en el mismo, además de establecer las opciones de permitir que los usuarios

modifiquen rangos descritas en el punto anterior es conveniente que utilice el comando

Compartir libro de la ficha Revisar. (El libro se encontrará en una carpeta común a estos

usuarios). Haga clic en la pestaña Uso avanzado



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Si marca la opción Prevalecen los cambios guardados, permite que cada usuario pueda guardar

los cambios realizados en su área.

De ese modo si el usuario 2 ha realizado cambios en su área y les ha guardado. Cuando el

usuario 1 guarda los cambios que ha realizado él, Excel le notifica de los cambios del otro

usuario con un cuadro de diálogo como éste:



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En la hoja le marcará las celdas modificadas por el otro usuario

5. Proteger y compartir libro

Se emplea sobre todo cuando un libro debe pasar por diferentes usuarios, donde cada uno de

ellos ha de hacer su aportación, en cuanto a cambios se refiere, y es preciso guardar ese

historial de cambios, donde se reflejen los cambios realizados por cada usuario, para que

finalmente, el administrador del libro, acepte y/o rechace cada uno de los cambios que se han

producido en el mismo.

El libro debe encontrarse en una carpeta accesible a todos esos usuarios.

En el ejemplo se emplea una hoja con presupuestos,

El administrador del libro desea compartir con otros usuarios este archivo, esperando que

realicen cambios, aunque finalmente él decidirá los cambios que van a prevalecer o no.

Utilice el comando Proteger y compartir libro de la ficha Revisar



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Marque la casilla Compartir con control de cambios y emplee una contraseña.

Un usuario ha realizado cambios en el presupuesto del servicio TRA y ha guardado los cambios.

Cuando el administrador guarda el libro le notifica de cambios realizados por otros usuarios

Lleve puntero del ratón hasta la celda marcada y verá el comentario donde informa del usuario

que ha realizado el cambio y en qué ha consistido el cambio:

5.1. Control de cambios Por último, si es el administrador del libro, en la ficha Revisar utilice el comando Control de

cambios y seleccione Aceptar o rechazar cambios:

Muestra un cuadro de diálogo, donde puede elegir el periodo en el que se hicieron los cambios,

el usuario y el rango de celdas.



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Haga clic en Aceptar. Va mostrando uno a uno los cambios que se han realizado, ofreciendo la

posibilidad, para cada uno de ellos, de Aceptar el cambio o Rechazar el cambio. También podrá

optar por Aceptar todos los cambios y/o Rechazar todos los cambios (sin ir pantalla a pantalla)

No es posible compartir un libro que contenga tablas. Debe convertirlas a rangos

normales para que le permita compartir ese libro

6. Dejar de compartir libro

Si ha utilizado el comando Proteger y compartir libro, para dejar de compartir el libro, primero

debe emplear el comando Desproteger libro compartido de la ficha Revisar

Después utilice el comando Compartir libro y desmarque la casilla Permitir la modificación por

varios usuarios a la vez



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7. Ocultar / Mostrar hoja

Para ocultar una hoja del libro haga clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la

hoja y en el menú contextual seleccione Ocultar.

Cuando oculta una hoja, no afecta a los resultados de las fórmulas que emplee en otras hojas que

hagan referencia a celdas de la hoja oculta.



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En un libro no se pueden ocultar todas las hojas. Debe haber al menos una visible.

Para mostrar una hoja oculta utilice el menú contextual sobre cualquier etiqueta de hoja de ese libro y

seleccione Mostrar.

8. Proteger libro

Existen diferentes modos de aplicar protección a un libro. Para ello utilice el comando Proteger

libro de la ficha Revisar.

8.1. Proteger estructura y ventanas En el comando Proteger libro seleccione Proteger estructura y ventanas. Esto sí permite cambiar

el contenido de celdas.

Si marca la casilla Estructura, no podrá cambiar la estructura del libro. Estará inhabilitado

insertar, eliminar, ocultar, mostrar, mover o copiar hojas del libro.

Si marca la casilla Ventanas no podrá realizar cambios en las ventanas, tales como inmovilizar

paneles (o liberar si hay una inmovilización), crear nuevas ventanas, dividir, etc.

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