TEORIA DE SISTEMAS

LSCA. & MSI. JORGE IVÁN RAMÍREZ SANDOVAL

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I. TEORÍA DE SISTEMAS

1.1 CONCEPTO DE SISTEMAS.

Dentro del entorno en el que nos desenvolvemos cotidianamente existe un sin fin

de sistemas con los cuáles interactuamos de manera constante como son: el

cuerpo humano, la familia, la religión, los partidos políticos, las organizaciones, la

sociedad en general, la naturaleza, los automóviles, las transiciones televisivas

entre muchos otros. En este contexto podemos entender a los sistemas como1 Un

conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo

común. Para poder comprender a plenitud esta definición desarrollaremos un

ejemplo.

Una empresa cuenta con áreas funcionales para poder llevar a cabo sus

actividades. Estas áreas funcionales son: Ventas, Compras, Mercadotecnia,

Recursos Humanos, Finanzas y Producción. Estas áreas interactúan de la

siguiente manera. Producción necesita de materia prima para poder elaborar el

producto respectivo y la compra de la materia prima la lleva a cabo el área de

Compras, de acuerdo a la requisición de la primera. Terminado el proceso del área

de Producción, el producto es enviado al área de Ventas para su venta directa al

cliente. La información del producto es a su vez enviada al área de Mercadotecnia

para que está pueda diseñar las estrategias de mercadeo adecuadas. Por otro

lado, las ventas realizadas del producto son parte de la información financiera de

la organización, la cual debe ser enviada al área de Finanzas para su registro en

el estado financiero respectivo. Por último, en cualquiera de las seis áreas

funcionales las actividades son llevadas a cabo por empleados los cuáles son

contratados por el área de Recursos Humanos de la organización. Es importante

señalar también que algunos autores mencionan al área de Sistemas como una

séptima área funcional, debido al impacto que tiene en el óptimo funcionamiento

1 Sistemas de Información Basados en Computadoras para la Administración Moderna. R. G. Murdick, J. E. Ross

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de la organización. Está área tiene como objetivo la sistematización y

automatización de los procesos, así como la eficiente administración de la

información tanto interna como externa de la empresa, volviéndose una estrategia

de competitividad la implantación de esta área.

Sean seis o siete áreas funcionales, cada una de ellas cuenta con un objetivo en

particular, sin embargo, dicho objetivo ESTA ALINEADO AL OBJETIVO

GENERAL DE LA EMPRESA, lo cual, al llevar a cabo toda la interacción

anteriormente descrita, nos permitirá alcanzar. Alcanzando el objetivo general,

podremos estar a su vez alcanzando la Misión y acercándonos a la Visión de la

empresa.

1.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS.

Cualquier tipo de sistema (ver tema 1.3), cuenta con una serie de características

las cuales son2: Totalidad, Búsqueda de objetivos, Equifinalidad, Interrelación e

Interdependencia, Regulación, Jerarquía, Adaptabilidad, Eficiencia, Sinergia y

Homeostasis. A continuación se lleva a cabo una descripción de cada una de las

características, explicando de manera general y con un ejemplo en particular, las

mismas.

TOTALIDAD. Su funcionamiento requiere de la unión de todos los subsistemas

que en él estén integrados. Ejemplo: Cada una de las áreas funcionales de la

empresa son un sistema en particular (subsistemas del sistema Empresa), pero no

son una empresa, es decir, Ventas no es una empresa por sí sola, pero si es una

parte de la empresa.

BUSQUEDA DE OBJETIVOS. Para la permanencia del sistema éste busca definir

un sentido de unidad y propósito (TODO SISTEMA TIENE OBJETIVO QUE

ALCANZAR). Ejemplo: Cualquier empresa surge de una necesidad de la sociedad;

2 Idem.

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en este sentido, la empresa tiene como objetivo satisfacer una necesidad social.

No puede existir una empresa sin un objetivo que alcanzar.

EQUIFINALIDAD. El sistema tiene más de una forma de lograr los objetivos.

Ejemplo: Si la empresa es lucrativa, su objetivo será aumentar sus utilidades y

esto lo puede hacer estableciendo distintas estrategias como pueden ser la

maximización de ventas o la minimización de costos.

INTERRELACION E INTERDEPENDENCIA. Todos los elementos del sistema

interactúan entre sí, y el resultado de cada uno de ellos depende por lo menos de

la actividad de sus elementos. Ejemplo: Se explico a detalle en el ejemplo del

tema 1.1.

REGULACION. Son los esfuerzos del sistema para mantener su equilibrio

dinámico. Ejemplo: Cualquier actividad que se desarrolle en la empresa es igual

de importante en el funcionamiento de la misma, sea desarrollada en el nivel

estratégico, en el nivel gerencial o en el nivel transaccional.

JERARQUIA. Todo sistema contiene elementos los cuales a su vez cuentan con

sub-elementos y todo el sistema a su vez es parte de un sistema mayor. Ejemplo:

Dentro de una empresa debe existir la regulación de la responsabilidad y de la

autoridad. Esto se da al desarrollar la estructura organizacional de la empresa, en

la cual se establecen niveles, quien es subordinado y quien tiene subordinados. El

que cuenta con un puesto de mando dentro de la empresa tienen la

responsabilidad de GUIAR a sus subordinados al alcance de los objetivos para los

cuales fue contratado.

ADAPTABILIDAD. Es la capacidad del sistema para adaptarse a los cambios

generados dentro del mismo. Ejemplo: Aquí podemos aplicar la frase “Las

personas se van, las instituciones permanecen”. No importa que dentro de la

organización existan cambios de empleados, es decir exista rotación de personal,

esta no debe de impactar de manera negativa en el alcance del objetivo general

de la misma.

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EFICIENCIA. Son los esfuerzos para utilizar los recursos en la mejor forma

posible. Ejemplo: Es necesario que cualquier organización busque la eficiencia en

el manejo de los recursos, es decir, como aplicar de la mejor manera al Recurso

Humano, a los Recursos Técnicos, a los Recursos Materiales y a los Recursos

Económicos.

SINERGIA. Los sistemas son capaces de trabajar por sí solos en un momento

determinado. Ejemplo: Una Organización no depende de que se encuentre

físicamente el Gerente General o el Supervisor para poder llevar a cabo sus

actividades, si no que cada elemento sabe perfectamente cual es su

responsabilidad y la lleva a cabo sin ningún problema.

HOMEOSTASIS. Tratan de mantener su naturaleza, intentando controlar las

amenazas de los factores externos. Estando en constante cambio. Ejemplo: La

empresa debe de ser capaz de soportar los cambios que se presentan en la Ley

Fiscal que dicta el gobierno, y poder alcanzar sus objetivos planteados.

1.3 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS.

Algunos autores mencionan que los sistemas pueden clasificarse en cerrados y

abiertos. Sin embargo, consideramos que el primer tipo no puede llevarse a cabo

en la realidad debido a que necesitaría estar aislado de cualquier actividad o

elemento, es decir no presentaría interacción alguna con nada (probablemente en

este contexto, el único sistema cerrado que se presentaría sería el universo como

un todo, comprobando que no existiera “algo” fuera de él).

En cuanto a la naturaleza de cada uno de los sistemas que se presentan en la

realidad, estos se pueden clasificar en3: Conceptuales, Sistemas Naturales,

Sistemas Sociales, Hombre-Maquina, Maquina, Estacionarios y no Estacionarios,

y Permanentes y Temporales. A continuación se explican cada uno de ellos

3 Idem.

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mencionando de manera general en que consisten cada uno así como también

comentando un ejemplo en particular.

CONCEPTUALES. Se ocupan de las estructuras teóricas, que pueden o no

pueden tener un equivalente en el mundo real. Ejemplos: la teoría económica, los

de geometría, el sistema general de la relatividad, la teoría de la organización.

SISTEMAS NATURALES. Son aquellos que se presentan en la naturaleza.

Ejemplos: la ecología de la vida es un sistema natural, y cada organismo es un

sistema natural único y propio.

SISTEMAS SOCIALES. Están formados por las personas. Ejemplos: Las

organizaciones de negocio, las agencias gubernamentales, los partidos políticos,

los clubes sociales y las sociedades técnicas.

HOMBRE-MÁQUINA Y MÁQUINA. Los sistemas hombre-máquina son en los que

se presentan la interacción de la persona con cualquier tipo de aparatos. Ejemplo:

Los sistemas de información computarizado.

SISTEMAS ESTACIONARIOS Y NO ESTACIONARIOS. Sistemas estacionarios,

son aquellos cuyas propiedades y operaciones no varían significativamente, o

bien sólo varían en ciclos repetidos. Ejemplo: fábrica automática, agencia

gubernamental que procesa pagos de seguridad social, el funcionamiento de un

supermercado. Sistemas no estacionarios, son aquellos cuyas propiedades y

operaciones varían significativamente, y no existen ciclos repetitivos. Ejemplo: un

sistema de defensa militar.

SISTEMAS PERMANENTES Y TEMPORALES. Sistemas permanentes, son

sistemas que resisten durante un periodo prolongado, con respecto a las

operaciones de los seres humanos que hay en el sistemas. Ejemplo: La carrera de

Administración de Empresas en la Universidad Veracruzana. Sistemas

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temporales, se diseñan para que tengan una duración específica, y luego se

disuelvan. Ejemplo: Los Planes de Estudio de la Carrera de Administración de la

Universidad Veracruzana.

1.4 COMPONENTES DE LOS SISTEMAS.

Los sistemas cuentan con dos tipos de componentes, los componentes básicos y

los componentes adicionales. Los componentes básicos de un sistema son4: la

Entrada, el Proceso y la Salida, mientras que los componentes adicionales son: el

Control y la Retroalimentación.

La figura 1.1 muestra los componentes de un Sistema, conformando el Modelo

General de Sistemas.

Figura 1.1 Modelo General de Sistemas

Componentes Básicos.

La Entrada de un sistema es el componente de inicio del mismo. En otras

palabras es la materia prima con la que trabaja el sistema. La entrada de un

sistema es la salida de otro sistema.

El Proceso es el componente en el cual se llevan a cabo las actividades del

sistema. Son las actividades que transforman la Entrada en la Salida.

4 Análisis y Diseño de Sistemas de Información. James A. Senn.

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Es la evaluació

n del sistema

CONTROL

RETROALIMENTACI

ÓN

RETROALIMENTACIÓN

ENTRADA PROCESO SALIDA

CONTROL

La Salida del sistema, es el objetivo final del mismo, es la razón de ser. Así

también es el resultado final del sistema.

A continuación, la tabla1.1 presenta los componentes básicos de un sistema

aplicados a diferentes actividades.

Tabla 1.1 Identificación de los componentes del sistema en diversas actividades.

ENTRADA PROCESO SALIDA

PROCESAMIENTO DE

DATOS

Datos en bruto Clasificación, distribución,

resúmenes, cálculos

Datos ordenados

MANUFACTURA

Materiales, mano de obra Operaciones Producto

UNIVERSIDAD

Estudiantes egresados de

preparatoria

Actividades académicas y

administrativas

Egresados

Componentes adicionales de un sistema

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. En este sentido, los

sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de desempeño

tolerables (estándares). Los sistemas emplean un modelo de control básico:

1. Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

2. Un método para medir el desempeño actual.

3. Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

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4. Un método de retroalimentación.

Partiendo de estos cuatro puntos, los dos componentes adicionales de un sistema

son: el Control y la Retroalimentación.

El Control es el componente del sistema que compara la salida con una norma

predeterminada, es decir con el objetivo del mismo.

La Retroalimentación es la actividad que proporciona información sobre la

desviación entre el resultado obtenido en la Salida y la norma de Control, y

suministra esa información como entrada en el proceso de donde derivó la salida.

Es importante señalar que la mayoría de los autores considera que la información

obtenida en la Retroalimentación apunta directamente a la Entrada, sin embargo,

consideramos que los resultados de la Retroalimentación deben especificar

directamente a donde se detecto que se presento la desviación, es decir, a la

Entrada, al Proceso o a la Salida.

Ejemplificaremos a continuación tanto los componentes básicos como los

componentes adicionales. Es importante señalar que cuando se implementa un

sistema, el componente por el cual se debe de iniciar el diseño es la Salida,

debido a que es a lo que queremos llegar con el sistema. NO SE PUEDE

DISEÑAR UN SISTEMA SI NO SE TIENE CLARO QUE ES LO QUE SE QUIERE

ALCANZAR CON EL MISMO.

El sistema a analizar será el de una Universidad. Los componentes del sistema

son:

SALIDA: Profesionistas de calidad que satisfagan las necesidades sociales

para las cuales fueron formados. Los resultados del examen de egreso

fueron arrojaron que el 80% de los que presentaron dicho examen lo

aprobaron.

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ENTRADA: Alumnos de nuevo ingreso, Profesores, Programas de Estudio,

Infraestructura, Personal Administrativo y Manual así como procesos y

procedimientos.

PROCESO: Actividades Académicas y Administrativas que permiten la

formación tanto de manera directa como de manera indirecta en el alumno

de nuevo ingreso.

CONTROL: Es la evaluación de la calidad de los egresados, pudiendo

llevarse a cabo a través de exámenes aplicados por organismos externos a

la propia universidad. De acuerdo a los resultados del control podemos

identificar en que componente se presenta la desviación entre lo que se

quería alcanzar y lo que se alcanzo.

RETROALIMENTACIÓN: Los resultados obtenidos en el control son

enviados al componente respectivo. Si identificamos que en la evaluación

aplicada por un organismo externo se presentaron preguntas de temas que

el alumno no curso en la carrera, es porque el programa de estudio no esta

bien diseñado y se debe de rediseñar. Si la desviación se presento por que

las clases de los maestros fueron mal impartidas, se debe de establecer

lineamientos en las actividades académicas. Si la desviación se presento en

que se quería al 100% de los alumnos que presentaron el examen de

egreso lo aprobaran, debemos de reestablecer dicho porcentaje para que

pueda ser factible de alcanzar.

1.5 LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA.

Una organización es un sistema. Sus partes tienen nombres como Ventas,

Compras, Producción, Recursos Humanos, Mercadotecnia y Finanzas. Estos

componentes trabajan todos juntos para crear una utilidad que beneficie a los

empleados y a los accionistas de la firma. Cada una de estas partes es un sistema

en sí mismo (Ver a detalle el tema 1.1).

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EL ENFOQUE DE SISTEMAS.

La interacción entre sistemas y subsistemas, actividades y funciones en una

empresa son algo muy real. Aunque puede resultar conveniente estudiar

mercadotecnia independientemente de las demás actividades de la empresa, tales

como fabricación, compras y contabilidad en las operaciones cotidianas de la

organización estas funciones no son independientes entre sí. Las políticas de

contabilidad influyen en los procedimientos de compra; los lineamientos para

efectuar compras afectan el proceso de fabricación; y este último determina la

naturaleza de los programas de venta que establece la organización.

Objetivo fundamental del Enfoque de Sistemas.

Es organizar y administrar las relaciones reciprocas de las partes o subsistemas

en las organizaciones. El enfoque de sistemas comienza con una serie de

objetivos y se dedica al diseño del todo a diferencia del diseño de los

componentes o subsistemas.

El enfoque de sistemas tiene una característica muy importante

Permite diseñar sistemas para lograr la acción de las partes de una manera

simultanea aun cuando estas se encuentren separadas lo que produce un efecto

total mayor al que produciría la suma de los efectos considerados de una manera

independiente.

El enfoque de sistemas tiene 2 finalidades básicas.

Fomentar el desarrollo y la buena administración de los sistemas de

operación (flujos de dinero, finanzas, humanos y técnicos).

Diseñar sistemas de información para la toma de decisiones.

El enfoque de sistemas además tiene ciertas características particulares:

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a) Es Organizado. Se apoya en el método científico

b) Es Creador. Permite el desarrollo del analista como tal.

c) Es teórico. Se basa en métodos establecidos.

d) Es Pragmático. Proporciona soluciones reales y factibles.

Una habilidad importante de los analistas de sistemas es su capacidad para

adquirir un panorama global de todas las actividades y operaciones de una

organización. Distinguir y comprender las relaciones entre las diversas funciones

de los diferentes departamentos y considerar, a lo largo del proceso de desarrollo,

el impacto que ésta tiene en toda la organización, conducirá a los analistas a crear

los sistemas de información más útiles; útiles porque se adaptan a los que existen

en ese momento en la organización.

En resumen, el Enfoque de Sistemas nos dice que hay que ver a la organización

como un todo y no como partes aisladas; así mismo identificar y analizar las

relaciones que hay entre cada una de las partes.

La figura 1.2 muestra el Modelo General de Sistemas aplicado a una empresa.

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Políticas Planes

Objetivos Normas

CONTROLRETROALIMENTACIÓN

ENTRADA

Hombres Dinero

Materiales Máquinas

Instalaciones Información.

PROCESO

Distintos procesos que

lleva a cabo la organización.

SALIDA

Producto o Servicio

Pérdida o Ganancia

Figura 1.2 Modelo General de Sistemas para una empresa.

Los sistemas de información y organización pueden analizarse, diseñarse y

administrarse como sistemas mediante los principios generales de diseño. Ambos

son procesos que van hacia delante, de donde se infiere que son dinámicos y no

estáticos, y que hay que tener en cuenta su naturaleza cambiante. Los elementos

de cada uno están unidos funcionalmente y en cuanto a operación. Vemos aquí la

necesidad de diseñar un sistema de información de modo que permita la

integración de las partes de la organización a la que da servicio. Esa integración

se conoce con el nombre de “Enfoque Total de Sistemas”. Tanto el sistema de

organización como el de información tienen salidas. En ambos casos la salida es

un objetivo, pero la del sistema de información es una decisión que resulta de los

datos suministrados mediante el sistema. Una parte importante del esfuerzo de

diseño de los sistemas de información se dedica a la programación de esas

decisiones.

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