TÉRMINOS DE CALIDAD 2013

PROCESO:Es una secuencia lógica

de actividades, u ordenamiento de actividades para

producir un resultado.

GESTION DE PROCESOS Secuencia de actividades orientadas a

generar un valor agregado sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.

ENFOQUE DE PROCESOS Introduce la gestión horizontal de la

Institución, cruzando las barrera entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización.

CLASIFICACION DE LOS PROCESOS

PROCESOS MISIONALES

Son aquellos que desarrollan la razón de ser de la Institución Educativa y tienen contacto irecto con el cliente.

PROCESOS DIRECTIVOS, ESTRATÉGICOS, VISIONALES Establecen lineamientos hacia el

alcance de los propósitos fundamentales y son liderados por la dirección. Son decisivos en relación con el futuro, marcan el horizonte de la Institución, por lo tanto establecen la estrategia institucional general y define criterios.

PROCESOS DE APOYO, SOPORTE, ADMINISTRATIVOS, SECUNDARIOS Son aquellos que suministran en La

Institución Educativa los recursos, ya sean técnicos, financieros, humanos, infraestructura, compras y servicios necesarios para la operación de la Organización escolar. No necesariamente se relacionan directamente con el cliente externo.

Clasificación según su Jerarquía

MACROPROCESOS Conjunto de procesos de la Institución

que reúne todos aquellos procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas y que equivalen a las gestiones: Administrativa, Financiera, Académica, Social y Directiva.

PROCESOS

Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas(o productos) utilizando recursos y aplicando controles.

SUBPROCESOS, PROCEDIMIENTOS

Son las partes bien definidas de un proceso, es la división que puede tener un proceso. Son procesos de menor dimensión que evidencian operatividad.

ACTIVIDADES Son la suma de tareas, que normalmente se

agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión, la secuencia ordenada de actividades da como resultado un procedimiento.

MAPA DE PROCESOS

Es un diagrama que permite graficar los procesos previamente identificados y describir sus interrelaciones principales, ofreciendo una visión general del sistema de Procesos

DOCUMENTO

Es la información que especifica que se debe hacer en la Institución, brindando lineamientos para el actuar.

REGISTRO Es el documento que se evidencia de las

actividades realizadas, puede ser a través de un formato(instrumento estandarizado) o de otras evidencias como sistema de información, carnet, carteleras, libro de matrículas, etc., son constancias de actividades o datos arrojan un proceso.

MANUAL DE CALIDAD• Es la cúspide de la pirámide, en él se

encuentra la Filosofía de la Institución representada en la Política de gestión del mejoramiento y los objetivos que indican que se debe hacer.

• El Manual se utiliza como apoyo a la presentación interna y externa de la institución, razón por la cual no debe contener información confidencial.

PROCEDIMIENTOS

En ellos se describe con mayor detalle quien ejecuta las labores y cómo.

REGISTROSSon documentos que presentan

resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.

ENTRADASAquellos requerimientos necesarios o

pre- requisitos necesarios para desarrollar el proceso y que a través de las actividades se transforman en una o

varias salidas

PROVEEDOR

Cargo o Proceso que suministra las entradas. Por ejemplo, el proceso financiero es un proveedor del proceso de compras, sólo si ingresan recursos a la Institución se podrá adelantar el proceso de compras.

SALIDAS Son los resultados o productos del

Proceso, pueden ser tangibles o intangibles. Cuando un proceso desarrolla sus actividades busca unos resultados o salidas, esto le da sentido al proceso, no se hacen actividades in buscar un beneficio institucional.

MEDICIÓN

Es asignar números a un proceso o acontecimiento, según una regla establecida. A través de ella, podremos tomar decisiones sobre un proceso y establecer parámetros de mejoramiento.

AUDITORIAS Es un sistema de evaluación del

desempeño organizacional, que permite establecer en que grado se han alcanzado los objetivos institucionales. A través de ésta se aprecia, amplía e integralmente, la institución, permitiendo identificar y evaluar la ejecución de los diferentes procesos, posibilitando así la implementación de mejoras.

AUDITORÍA EXTERNA Es un examen crítico, sistemático y

detallado de una organización,el cual es realizado por un agente externo, sin vínculos laborales con la entidad, con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera la Institución, para luego formular sugerencias de mejoramiento.

AUDITORÍA INTERNA Es una evaluación integral, objetiva,

constructiva y sistemática de alguno, varios o todos los procesos institucionales, con el fin de determinar su grado de efectividad.

Es ejecutada por personal vinculado a la Institución.

QUEJAS

Son la manifestación de inconformidad con un servicio o producto por parte de cualquier usuario o cliente.

SUGERENCIAS

Son la manifestación de una idea u opinión que un usuario o cliente considera que al implementarse podría mejorar el desempeño de un proceso.

FELICITACIONES Son expresiones de satisfacción de un

usuario o cliente con cualquier proceso de la Institución. Las felicitaciones no se presentan con mucha frecuencia pero cuando surgen motivan y alientan a las personas a seguir adelante con los procesos que tienen a su cargo.

BUZÓN DE SUGERENCIAS

Es uno de los medios más utilizados por su facilidad y bajo costo, éste puede ser físico( buzones ubicados en las diferentes zonas de atención al cliente o virtual(página web)