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CAPITAL SALUD EPS –S SAS Términos de referencia de la Contratación 060/2014

CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE PLANTA TELEFONICAS

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TERMINOS DE REFERENCIA CONTRATACION 060/2014

OBJETO: Servicio de mantenimiento Preventivo, Correctivo de plantas Telefónicas y lista de repuestos bajo la modalidad de precios unitarios fijos sin formula de reajuste para

las sedes de Capital Salud EPS-S SAS”

Octubre /2014

CAPITAL SALUD EPS –S SAS Términos de referencia de la Contratación 060/2014

CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE PLANTA TELEFONICAS

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LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

ANEXO 2. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES

ANEXO 3. CARTA CON CONDICIONES DE PAGO

ANEXO 4. AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO POR USO DE PLATAFORMA COMPRARNET

ANEXO 5. DECLARACIÓN DE NO REPORTE EN LISTAS OFAC O SDN

ANEXO 6. AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A DATA CRÉDITO

ANEXO 7. INDICADORES FINANCIEROS ANEXO 8. CUADRO DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA

CAPITAL SALUD EPS-S SAS Términos de referencia de la Contratación _060/2014

CONTRATAR EL SERVICIO MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO PARA LAS PLANTAS TELEFONICAS DE CAPITAL SALUD

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I. INVITACIÓN

SEÑORES INTERESADOS EN PARTICIPAR EN LA CONTRATACIÓN 060/2014

Respetados Señores: CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., está interesada en contratar Servicio de mantenimiento Preventivo, Correctivo de plantas Telefónicas y lista de repuestos bajo la modalidad de precios unitarios fijos sin formula de reajuste para las sedes de Capital Salud EPS-S SAS” Si se encuentra interesado en participar en el presente proceso de contratación, de manera atenta le solicito presentar ante la Dirección Financiera y Administrativa de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S DIRECCION GENERAL ubicada en la Calle 77ª No 12ª-35 de la ciudad de Bogotá, a más tardar a las 4:00 p.m. hora legal de la República de Colombia, del próximo 24 de OCTUBRE de 2014, una propuesta acompañada de todos los documentos, formatos y anexos requeridos en la invitación, según el caso. La propuesta deberá diligenciarse y presentarse en original y una (1) copia, con los anexos y demás documentos requeridos, escrita a máquina o en computador, debidamente foliada en forma consecutiva, sin tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a interpretaciones erróneas, ambiguas o que impidan la evaluación objetiva de la propuesta. El tiempo de validez de la oferta, exigido por CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., no podrá ser inferior a tres (3) meses contados de la fecha de la presentación de la propuesta Cuando no se exprese el término de validez de la propuesta se entenderá que corresponde como mínimo a tres (3) meses y cuando se indique un término inferior, CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. solicitará realizar la correspondiente modificación. En caso de que la entidad prorrogue el plazo para el cierre de la contratación, el término de validez de la propuesta se entenderá ampliado por el mismo lapso.

Si desea mayor información, favor dirigirse a la Dirección Financiera y Administrativa CAPITAL SALUD EPS-S S.AS. Ubicada Calle 77a No 12ª-35 de la ciudad de Bogotá., o al correo [email protected]

NOTA 1: El proponente deberá leer en forma completa y detallada los presentes términos de referencia, para la presentación de propuestas en contratación, así como los demás anexos a los mismos y diligenciar la propuesta punto por punto en forma clara y precisa.



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NOTA 2: EL PROPONENTE deberá diligenciar en su totalidad los formatos que se adjuntan a los presentes términos de referencia, así como los documentos señalados en los capítulos 2 (Numeral 2.3. PRESENTACION DE LA PROPUESTA) y 9 (REGISTRO DE PROVEEDORES) de este documento. NOTA 3: No se recibirán propuestas después del día y hora exactas señaladas para el cierre de la contratación. Se recomienda tomar las previsiones necesarias para que las ofertas sean entregadas dentro del plazo y lugar fijados. Cordialmente, _________________________________ ENRIQUE GARCIA GAITAN DIRECTOR FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO CAPITAL SALUD EPS-S SAS



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CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES

1.1. INFORMACIÓN SOBRE LA PROPUESTA CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., está interesada en recibir propuestas técnico económicas para contratar el Servicio de Mantenimiento Preventivo, Correctivo de plantas Telefónicas y lista de repuestos bajo la modalidad de precios unitarios fijos sin formula de reajuste para las sedes de Capital Salud EPS-S SAS” Por un plazo de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio del correspondiente contrato con CAPITAL SALUD EPS-S SAS. En el presente documento se establecen los requisitos técnicos, económicos, financieros, legales y contractuales, que EL PROPONENTE debe tener en cuenta para la elaboración y presentación de la propuesta. Con la presentación de la propuesta se entiende que el PROPONENTE estudió completamente las especificaciones, establecidas en los Términos de Referencia y sus documentos modificatorios; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de CAPITAL SALUD EPS-S SAS, sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, que acepta en todas sus partes lo estipulado en los términos de referencia, los cuales son completos, compatibles y adecuados para identificar los servicios que se contratarán; que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance de dichos servicios y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor, plazo y demás aspectos de su propuesta. 1.2 AUSENCIA DE RESPONSABILIDAD EN LA ADJUDICACIÓN Y CONTRATACION

De conformidad con el régimen contractual aplicable a LA ENTIDAD, los Términos de Referencia, derivados de los procesos de contratación adelantados por LA ENTIDAD, no constituirán jurídicamente una oferta dirigida a personas determinadas o indeterminadas, sino que serán invitaciones a presentar ofertas a LA ENTIDAD. Por lo anterior, LA ENTIDAD por el hecho de publicar los Términos de Referencia, no adquiere el compromiso de continuar con un proceso de contratación ni de culminarlo mediante la celebración de un contrato y podrá terminar un proceso en cualquier momento, sin aceptar oferta”



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1.3 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE CONTRATACION El cronograma y descripción general de la contratación es el siguiente:

Actividad Características y fecha o plazo

Consulta y acceso a los términos de referencia

definitivos

En la oficina de la Dirección administrativa, ubicada en Calle 77ª No 12ª -35 de la ciudad de Bogota, desde el 14 de Octubre del 2014.

Observaciones o solicitudes de

aclaración a los términos de referencia

definitivos

El plazo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia definitivos es desde la publicación hasta el 22 de Octubre del 2014 La radicación de las mismas deberá realizarse en el Centro de Logística Documental (CLD) del edificio de la Dirección administrativa de CAPITAL SALUD EPS-S SAS ubicado en la Calle 77ª No 12ª-35 de la ciudad de Bogota, o vía correo electrónico [email protected] Se aclara que la única forma de modificar lo establecido en los Términos de Referencia es a través de ADENDAS, las cuales, en el evento de emitirse, se publicarán en la Página Web de La Entidad.

Visita Técnica

El plazo para realizar la visita técnica es entre los días Viernes 17 y Lunes 20 de Octubre para coordinar estas se solicita enviar correo al Ingeniero Daniel Ortiz [email protected],co

Presentación y lugar de radicación de la

propuesta (Plazo de inicio y fin para

la presentación de propuestas)

La fecha cierre de la invitación será el 24 de Octubre del 2014, a las 4:00 p.m., hora legal colombiana. La radicación de la propuesta se realizará únicamente en el Centro de Logística Documental (CLD) del edificio de la Dirección administrativa CAPITAL SALUD EPS-S SAS ubicado en la Calle 77a No 12ª-35 de la ciudad de Bogotá, En los días hábiles anteriores al plazo de cierre de la invitación, los PROPONENTES podrán radicar su propuesta en el lugar antes indicado, entre las 8:00 a.m. y las 4:00 p.m.

Periodo de Evaluación Dentro de los cinco (5) días hábiles a la apertura de los sobres

Adjudicación del Contrato

Dentro de los cinco (5) días hábiles una vez se hayan realizado las evaluaciones pertinentes.

Suscripción del Contrato

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha De notificación de la adjudicación.

1.4 ACLARACIONES SOBRE EL CONTENIDO Y ALCANCE DE LOS TERMINOS. Durante el trámite del procedimiento de selección y hasta el 22 de Octubre del 2014, se podrán solicitar, por escrito físico o electrónico, aclaraciones sobre el contenido y alcance de los términos de referencia. La solicitud física de las aclaraciones se deberá entregar en el Centro de Logística Documental (CLD) del edificio de la Dirección Administrativa de CAPITAL SALUD EPS-S SAS ubicado en la Calle 77a No 12ª-35 de la ciudad de Bogotá y la solicitud electrónica deberá dirigirse por correo electrónico a [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected],co

mailto:[email protected]



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1.5 DOCUMENTOS DE LA INVITACION Los documentos de la invitación son los siguientes:

Términos de referencia

Anexos 1.6 COSTOS DE PREPARACIÓN Y PRESENTACION DE LA PROPUESTA Los costos para la preparación y presentación de la propuesta, serán por cuenta exclusiva del PROPONENTE y a riesgo de éste, razón por la cual CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. no reconocerá suma alguna, ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto. 1.7 VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta debe estar vigente por el término de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo previsto para su presentación. 1.8 EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Presentada la propuesta y finalizado el plazo previsto para su presentación, ésta es irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, EL PROPONENTE no podrá retirar ni modificar los efectos y alcance de la propuesta. 1.9 CONFIDENCIALIDAD Toda información revelada por CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., al PROPONENTE, en desarrollo del contrato, ya sea verbalmente, por escrito, en forma gráfica o electrónica, o mediante cualquier otro medio, será considerada como “información de propiedad o confidencial”, incluyendo, pero sin limitarse a ello, cualquier información técnica, financiera, comercial, de mercado, estratégica y cualquier otra relacionada con las operaciones de negocios o productos presentes y futuros de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., de sus socios accionistas y/ o sus compañías subordinadas, de los clientes de las partes, que haya sido entregada o comunicada por su titular a la otra parte. La Información de Propiedad o Confidencial podrá incluir entre otras cosas: ideas, experiencias, procesos, técnicas, algoritmos, programas, diseños, dibujos, fórmulas o datos de prueba relacionados con cualquier proyecto de investigación, trabajos en proceso, desarrollos futuros, ingeniería, fabricación, servicios, financiamiento o asuntos relacionados con el personal de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S.. La reproducción por cualquier medio de la información propiedad o confidencial está prohibida, salvo que exista autorización expresa por escrito de la Parte propietaria de esta información.



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1.10 VIGILANCIA Y CONTROL Cualquier irregularidad que el PROPONENTE estime vulnere sus derechos de postulación o contratación dentro del presente proceso de invitación puede ser informado directamente al área administrativa de CAPITAL SALUD EPS-SAS, mediante oficio radicado en el Centro de Logística Documental. 1.12 APERTURA DEL PROCESO DE INVITACIÓN La apertura de las propuestas recibidas como respuesta a este proceso de invitación se realizara dentro de un día (01) día hábil siguiente a la fecha límite de radicación de las mismas, mediante la expedición de un acta de apertura y firma de las mismas.

CAPITULO II REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN

2.1. PARTICIPANTES

Podrán participar en el presente procedimiento de selección: a) Personas naturales o personas jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública, mixta ó privada; b) Consorcios o Uniones Temporales. Todos los PROPONENTES deben aportar los documentos y acreditar el cumplimiento de los requisitos que se detallan a continuación. No podrán participar:

Las personas que hayan incumplido las condiciones pactadas de plazos y calidad en negociaciones anteriores o por inconvenientes que hubiesen desencadenado en reclamaciones legales o ante las aseguradoras.

Las personas que presentaron ofertas a invitaciones anteriores de similares características y que una vez adjudicadas cambiaron las propuestas técnicas o económicas generando perjuicio económico a CAPITAL SALUD EPS-S SAS

2.2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES No podrán participar en el procedimiento de selección ni ser adjudicatarias del contrato que se derive del presente proceso de contratación las personas que se encuentren incursas en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución o en la Ley, que le impida contratar con CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S.



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2.3. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.3.1. Forma de Presentación de la Propuesta Cada PROPONENTE deberá presentar única y exclusivamente una propuesta, la cual deberá comprender la totalidad del objeto del contrato que se celebrará, y ajustarse en todo a los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en estos términos de referencia. La propuesta deberá presentarse por escrito, en original y dos (2) copias, y debidamente suscrita por el PROPONENTE o quien tenga facultad para ello. El volumen correspondiente a la copia deberá contener los mismos documentos e informaciones aportados con el original. En caso de discrepancia entre la información incluida en el original y la copia, prevalecerá la contenida en el original. 2.3.2. Carta de Presentación de la Propuesta EL PROPONENTE deberá aportar la carta de presentación de la propuesta de acuerdo con el Anexo 1 debidamente suscrita por quien actúe en nombre y representación legal de la persona jurídica o del Consorcio o Unión Temporal Proponente o por su apoderado debidamente facultado para ello. En la carta de presentación, EL PROPONENTE debe manifestar expresamente que entiende y acepta completamente los términos de referencia. 2.3.3. Contenido de la Propuesta Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del PROPONENTE, así como el estudio y evaluación por parte de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., se solicita al PROPONENTE que presente los documentos de la propuesta en el mismo orden en que se relacionan en este numeral. Si en el listado que a continuación se indica no aparece enunciado un documento o información solicitada a lo largo del presente documento, ello no implica que desaparezca el requisito de aportarlo con la propuesta. 1. Índice: Contendrá una relación sucinta de todos los capítulos, numerales o parágrafos

de que se forma la propuesta, indicando el número de página donde se encuentran. 2. Carta de presentación de la propuesta (Anexo 1). 3. Autorización para presentar propuesta y celebrar el contrato (al representante legal

de las personas jurídicas que lo requieran) 4. Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal si la propuesta se

presentare bajo cualquiera de estas modalidades. 5. Valor de la Propuesta (Cuadro consolidador de precios Anexo 9) 6. Alternativas o sugerencias técnicas. 7. Constancias de experiencia técnica requerida. 8. La documentación relacionada en el capítulo nueve (9) de los presentes términos de

referencia para efectos de registro de proveedores: a) Formato de Registro de Proveedores(Anexo 2)



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b) Carta de condiciones de pago (Anexo 3) c) Autorización de descuento por uso de la plataforma de compras de CAPITAL

SALUD EPS-S S.A.S. (Comprarnet) (Anexo 4) d) Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica proponente, o

de todas y cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal.

e) Fotocopia de Inscripción al RUT f) Certificación de contraloría g) Certificación de procuraduría h) Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal. i) Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Contador Público o Revisor fiscal. j) Declaración de no reporte en listas OFAC o SDN (Anexo 5) k) Indicadores financieros l) Estados Financieros: Balance General y Estados de Resultados del periodo fiscal

inmediatamente anterior, debidamente firmado por el contador público. (Anexo 7) m) Autorización de consulta a Data crédito. (Anexo 6) n) Cuadro de experiencia específica (Anexo 8) o) Dos (2) referencias comerciales. p) Dos (2) referencias bancarias. q) Certificación de Contraloría r) Certificación de Procuraduría s) Paz y salvo por concepto del pago de aportes parafiscales de todos sus empleados.

2.3.4. Identificación de la propuesta La propuesta deberá presentarse en sobres cerrados y sellados indicándose si se trata del original o de la copia. Los sobres se rotularán así:

NOMBRE DEL PROVEEDOR INVITACION No. XXXXX

OBJETO: SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE PLANTAS TELEFONICAS/ Original y Copia

2.3.5. Fecha y lugar de cierre para la presentación de la propuesta La propuesta debe presentarse en original y dos (2) copias, en sobres cerrados y sellados, en la oficina de correspondencia de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. Ubicado en la Calle 77ª No 12ª-35 de la ciudad de Bogotá, hasta el 24 de Octubre a las 4:00 p.m.. En caso de que la propuesta sea presentada en un lugar diferente o extemporáneamente, CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. la rechazará.



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2.3.6. Documentos de contenido técnico El oferente, para efectos de la evaluación de su oferta, debe aportar mínimo dos (2) certificaciones, las cuales deben haber sido expedidas por las personas naturales o jurídicas, con las cuales se hayan celebrado contratos que tengan por objeto:

1. SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE PLANTA TELEFONICAS

Los contratos a certificar deberán tener como mínimo un valor anual igual o superior a CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50, 000,000.oo) y haber sido celebrados durante los años 2010 a 2014. Cada certificación deberá contener como mínimo la siguiente información: • Nombre o razón social del contratante • Nombre o razón social del contratista • Objeto del contrato • Valor del contrato • Fecha de inicio ó suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año) • Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular) 2.3.7. Documentos de contenido económico El PROPONENTE deberá indicar el valor de su oferta de forma clara y especifica, teniendo en cuenta que: El CONTRATISTA, a cambio del suministro de los bienes o prestación del servicio

objeto del contrato que se firme, recibirá como remuneración una suma global donde están comprendidos todos los costos directos e indirectos, incluidos elementos que resulten necesarios, salarios de su personal, gastos de administración, gastos de transporte, impuestos, imprevistos y utilidades.

La oferta debe presentarse en moneda legal Colombiana; En el evento en que se presente divergencia entre el valor expresado en números y en

letras valdrá la cantidad expresada en letras. 2.4. DEMOSTRACION DE LA CAPACIDAD FINANCIERA Los PROPONENTES, deberán demostrar que cuentan con la capacidad financiera adecuada para ejecutar el objeto de la presente contratación, la cual se medirá de conformidad con los parámetros que se describen en el presente numeral. Para analizar la información financiera, será requisito indispensable que el PROPONENTE adjunte a su propuesta, el balance general y estado de resultados con corte al 30 de Junio 2014 y los Estados financiero del año fiscal 2013, debidamente firmados por contador público y/o revisor fiscal, de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio.



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La omisión de la presentación del balance general con la propuesta, no será subsanable y generará el rechazo de la propuesta. En el balance general, deberá figurar de manera explícita los valores correspondientes a activos corrientes y pasivos corrientes. En caso de no cumplir con los requisitos de patrimonio, liquidez y endeudamiento exigidos en los numerales siguientes, la oferta será descartada y no será tenida en cuenta en el proceso de evaluación.

2.4.1. Patrimonio CAPITAL SALUD EPS-SAS aceptará y evaluará únicamente aquellas propuestas en las que el PROPONENTE, con fundamento en la información financiera aportada con la oferta, acredite que su patrimonio es igual o superior a CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50, 000,000.oo). En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito se obtiene con la suma de los patrimonios de cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal.

2.4.2. Liquidez La liquidez es el resultado de dividir el activo corriente entre el pasivo corriente, se evaluará de la siguiente forma: El PROPONENTE deberá certificar una Liquidez igual o superior a 1.0. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito deberá ser cumplido por uno (1) de los integrantes del mismo. 2.4.3. Endeudamiento El endeudamiento es el resultado de la división entre el pasivo total y el activo total y la multiplicación de dicho valor por 100. Este requisito se evaluará así: El PROPONENTE deberá demostrar que su endeudamiento es menor al setenta por ciento (70%). En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito deberá ser cumplido por uno de los integrantes del mismo. 2.4.4. Cumplimiento con el pago de aportes parafiscales y afiliación de sus empleados a una administradora de riesgos profesionales



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El PROPONENTE deberá encontrarse a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de iniciación del plazo de presentación de propuestas y los tendrá afiliados a una Administradora de Riesgos Profesionales. Por aportes parafiscales se entiende los aportes o giros a cargo de un empleador a: sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Para acreditar el cumplimiento de este requisito: a) Las personas naturales PROPONENTES deberán aportar certificaciones expedidas por las diferentes entidades de seguridad social donde conste que se encuentran a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de iniciación del plazo para la presentación de propuestas. b) Las personas jurídicas PROPONENTES aportarán certificación expedida por su Revisor Fiscal o, en el evento en que no exista obligación legal de tener Revisor Fiscal, por las diferentes entidades de seguridad social, en la que conste que se encuentran a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de iniciación del plazo de presentación de propuestas.

CAPITULO III BASES GENERALES DE LA PROPUESTA

OBJETO Servicio de mantenimiento Preventivo, Correctivo de plantas Telefónicas y lista de repuestos bajo la modalidad de precios unitarios fijos sin formula de reajuste para las sedes de Capital Salud EPS-S SAS”

Suministro de repuestos originales nuevos a precios unitarios fijos sin formula de reajuste para las plantas telefónicas.

El suministro de repuestos será por el sistema de precios unitarios fijos sin formula de reajuste durante la vigencia del contrato que resulte del proceso de selección incluyendo la mano de obra, para lo cual el proponente deberá diligenciar los anexos de cuadro de precios con los valores correspondientes a las piezas o repuestos de las averías más comunes.

Así mismo la mano de obra y los repuestos que fueran necesarios cambiar y que no estén contemplados dentro del cuadro de precios, se deberán a cotizar a precios de mercado para la aprobación del supervisor asignado por la Entidad y tendrán las mismas condiciones en garantía y descuentos que el contratista otorgue. En este sentido, el proponente conoce las condiciones reales de prestación del servicio y asume toda la responsabilidad en la elaboración y contenido de su oferta.



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Descripción del Servicio: Mantenimiento Preventivo y de Software: El proveedor realizará dos (02) Mantenimientos Preventivos por cada año, a realizarse de acuerdo programación de servicio, los cuales incluirán entre otras acciones, el apagado de la central para su ejecución. Este servicio se deberá realizar en días y horas que no interfieran con el normal funcionamiento de la sede donde se realice el mantenimiento, previa coordinación de jefatura de informática de la respectiva Sede. El mantenimiento preventivo deberá de incluir lo siguiente:

Identificación de tarjetas y cables.

Backup de la programación del sistema.

Desmontaje de tarjetas y cables.

Limpieza de la central telefónica tanto interna como externamente (Tarjetas, gabinetes y cables)

Limpieza de la fuente de poder tanto interna como externamente.

Pruebas finales de funcionamiento.

Instalación de parches, cuando se cuente con las versiones apropiadas.

Finalizado el mantenimiento preventivo, se elaborará un informe que se Hará llegar al responsable con la siguiente información:

Equipo, Ciudad, Fecha, Responsable de la visita, Resumen de las actividades realizadas, observaciones de las

Condiciones de operación, recomendaciones, configuración activa y fotos.

El proveedor brindará el mantenimiento de software de las centrales telefónicas, software de gestión y demás componentes software de la solución, así como deberá incluir la provisión de updates, upgrades y generación de “parches” de versión que sean necesarios para su correcto funcionamiento.

Mantenimiento Correctivo:

El mantenimiento correctivo es orientado a realizar acciones que solucionen fallas presentadas en el sistema telefónico que interrumpan su normal funcionamiento. El mantenimiento correctivo incluye las siguientes clases de servicios: Intervención remota: Es el medio de comunicación vía MODEM e inmediata desde el contratista a la central telefónica para el diagnóstico y solución de fallas. Visita al sitio: Se efectuará en el lugar de instalación, como segunda alternativa, para solución de la falla reportada, incluye reparación y/o cambios de repuestos de hardware y software necesarios.



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En el mantenimiento correctivo se deben desarrollar actividades como destapar las centrales telefónicas, obtener un reporte de errores, análisis de errores, revisión de las programaciones, elaborar diagnóstico y proceder a efectuar las correcciones necesarias que garanticen el normal funcionamiento de las centrales telefónicas, finalmente el ingeniero de soporte deberá entregar un reporte de la falla presentada y sus correspondientes recomendaciones. Capacitación: Como parte del servicio el proveedor deberá de incluir por única vez las siguientes capacitaciones para 02 (dos) personas encargadas de la administración y soporte de centrales telefónicas:

Curso Taller de capacitación con una duración no menor de 08 horas sobre la administración y soporte del Sistema de Control de llamadas y Reportes Detallados.

Curso Taller de capacitación que incluya en el currículo del curso oficial Alcatel “System Administration & Maintenance-Level 2”, con una duración no menor de 32 horas.




3.2. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO.

El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para las centrales telefónicas

consiste en el soporte integral que va desde la asistencia telefónica y remota, hasta el reemplazo de Piezas y/o partes dañadas de los equipos.

Presencia en sitio de un técnico o ingeniero (de acuerdo al caso y la Tecnología) al lugar donde el cliente tenga el equipo o software.



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El horario de atención del servicio de mantenimiento, materia de este contrato será 24x7 durante los 365 días al año, en forma ininterrumpida para mantener en correcto estado de funcionamiento el Sistema de Telefonía.

El servicio comprende soporte técnico: Atención de averías (hardware y software) y requerimientos de configuración de aplicaciones.

Mantenimiento preventivo comprende la limpieza de componentes y el mantenimiento correctivo, la reparación o reemplazo de componentes en caso de averías o fallas operativas.

El proveedor deberá ofrecer mantenimientos de tercer nivel el cual consiste en escalar problemas o consultas para ser absueltas por el personal de fábrica.

Las llamadas de servicio comprenden también las consultas formuladas o asesorías por el personal técnico de la empresa contratante.

EL proveedor deberá contar con un Call Center (Centro de Atención de Servicios) con un soporte de 24x7, a través del cual se harán los requerimientos del servicio vía llamada telefónica y correo electrónico con la respectiva confirmación de recepción de la solicitud.

Se entenderá por avería a una interrupción parcial o total del servicio que brinda la Central Telefónica, o deterioro en la calidad del mismo.

Si del resultado de la solicitud del servicio es necesario la reparación de alguna parte, se deberá dejar otro en reemplazo mientras dure la reparación o reposición. Por consiguiente el proveedor deberá disponer de los repuestos necesarios a fin de dar solución de acuerdo a los niveles de servicio ofrecidos.

El proveedor, deberá ser una empresa con experiencia no menor de 02 años en la provisión, instalación, mantenimiento y soporte de equipos similares, objeto de la presente convocatoria. Deberá tener conocimientos avanzados y experiencia en la tecnología de la marca; así como, soporte de mayor nivel en la misma marca que permita acelerar los tiempos en la ejecución del servicio.

El proveedor deberá de presentar documento emitido por el fabricante o representante autorizado o Declaración jurada del postor que acredite que posee stock de piezas originales en sus instalaciones, tal que asegure su disponibilidad para el servicio de soporte y mantenimiento de la Central Telefónica motivo de este concurso.

Acuerdos de Nivel de Servicios Respuesta remota máximo 30 minutos y respuesta en sitio máximo 3 horas en la ciudad de Bogotá y Villavicencio 24 horas, escalamiento a fábrica para casos de emergencia no más de 8 horas hábiles.



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El cumplimiento en los acuerdos de servicios serán revisados contra la facturación. En dicho caso cuando se encuentre el no cumplimiento de los servicios serán descontado de la facturación en los porcentajes acordados entre las partes.

Distribución de las centrales telefónicas: Bogotá Sede Kra 16 # 40ª-45 “Alcatel Lucent y Grabadora Redbox”

OmniPCX Enterprise 1

Extensiones Análogas 40

Extensiones digitales 9

PRI 1

E1 1

Troncales análogas 8

Agentes de Call Center 20

grabadora Redbox 1

Sede Villavicencio “ Alcatel Lucent”

OmniPCX Office 1



PRI 1

E1 1


Bogotá Sede Cl 77a # 12ª-35 “ Alcatel Lucent”

OmniPCX Office 1

Extensiones Digitales 20

Extensiones análogas 50

PRI 1

E1 1



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Bogotá Sede Kra 29c # 73-23 “ Alcatel Lucent”

Gateway del OXE de calle 40 1



PRI 1

E1 1

Bogotá Sede Kennedy Tranv 73d # 38c-41 Sur “ Panasonic”

KX-TDA30 Panasonic 1




Bogotá Sede Polo Kra 22 # 87-78 “ Alcatel Lucent”

OmniPCX Office 1



PRI 0

E1 0

DEL PERSONAL A CARGO DEL CONTRATISTA. El CONTRATISTA deberá contar con profesionales acreditados, entrenados, y debidamente identificados para prestar el servicio objeto del presente contrato, debidamente dotados de teléfonos celulares u otros medios de comunicación con el fin de mantener una comunicación permanente con la administración de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. para supervisar y recibir cualquier inquietud con respecto al desarrollo de los trabajos objeto del presente contrato. EL PROPONENTE deberá entregar a CAPITAL SALUD EPS-SAS.



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SALUD OCUPACIONAL: Con el objetivo de mantener unas condiciones seguras, confortables y productivas acordes con la política de CAPITAL SALUD EPS-SAS para sus colaboradores, los proponentes deberán cumplir en todo momento con toda la legislación colombiana en materia de Salud Ocupacional (Resolución 2400 de 1979, Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989, Decreto 1295 de 1994 y demás decretos reglamentarios y todos aquellos que los modifiquen, adicionen o sustituyan). El contratista suministrará todos los elementos de protección personal, seguridad industrial, señalización y demás que requieran sus trabajadores para el desarrollo seguro de su actividad. VISITAS A LAS SEDES. FRECUENCIAS Y HORARIOS, PLANILLAS DE SEGUIMIENTO. CRONOGRAMAS. El contratista realizará visitas programadas con el área Supervisora. De cada una de éstas visitas quedará un documento escrito en donde se especificarán las fallas detectadas, las soluciones suministradas y los planes de previsión planteados. FACTURACIÓN Y SEGUIMIENTO Entrega de facturación e informes El CONTRATISTA deberá entregar la facturación durante la primera semana del mes siguiente a la prestación de servicio, adjuntando el informe con las actividades del mes debidamente firmadas por los funcionarios del CONTRATANTE que recibieron los servicios, junto con la certificación de aportes parafiscales expedida por el revisor fiscal o en su efecto el contador Reunión de interventoría del Contrato El CONTRATISTA se deberá reunir por lo menos una vez cada tres (3) meses con el CONTRATANTE, a fin de realizar una revisión del servicio prestado, analizar los inconvenientes que se hubieren presentado y plantear soluciones a los mismos. Sin embargo el CONTRATISTA deberá está permanentemente vigilando la prestación del servicio y reportándole al CONTRATANTE las novedades presentadas.



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3.3 LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

La labor del presente contrato será ejecutada en la ciudad de Bogotá D, C, y Villavicencio en las instalaciones del contratista y en las instalaciones del contratante de acuerdo a lo

programado.

LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El servicio será prestado por el contratista en las sedes administrativas del contratante a nivel nacional que se relacionan a continuación:

CIUDAD SEDE DIRECCION

BOGOTÁ DIRECCION GENERAL DG-CR 16 N. 40ª-45

BOGOTA DIRECCION GENERAL Calle 77 N. 12ª-35

BOGOTA DIRECCION GENERAL, CRA 30

CON 73 Cra 30 N. 73-26

BOGOTA DIRECCION GENERAL, EL POLO Cra 22 N. 87-78

BOGOTA KENEDDY Transv 73d N. 38c-52 sur

META ADMINISTRATIVA VILLAVICENCIO Cra 38 n. 33ª-28

4. BASES DE LA PROPUESTA EN CUANTO AL ASPECTO ECONÓMICO El PROPONENTE deberá cerciorarse sobre el alcance del contrato y su total magnitud. En su propuesta deberá contemplar todas las actividades, con los correspondientes costos (directos, indirectos, incluido lo relativo a administración, imprevistos y utilidades), que sean necesarios para la realización de los servicios objeto de contratación.

Mantenimiento Preventivo y de Software, se realizaran dos visitas (2) al año

Mantenimiento Correctivo, incluye los siguientes servicios de intervención remota, visita al sitio y capacitación, para así tener un valor total al año y se pagara mensualmente.




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SUPERVISIÓN DEL CONTRATO El CONTRATANTE ejercerá la vigilancia y control, para verificar que los servicios y productos objeto de la presente contratación se entreguen conforme a los términos pactados, a través de un Supervisor. El Supervisor del contrato está facultado para hacer solicitudes e impartir instrucciones al CONTRATISTA sobre asuntos de su responsabilidad. Todas las comunicaciones y solicitudes destinadas al CONTRATISTA serán expedidas o ratificadas por escrito y formarán parte de los documentos del contrato. Serán funciones de la SUPERVISIÓN todas las tendientes a asegurar, para el CONTRATANTE, que el CONTRATISTA cumpla con las obligaciones pactadas en el contrato para la correcta ejecución de su objeto.

CAPITULO V ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA FIJACIÓN DEL VALOR

DE LA PROPUESTA

Por ser relevantes, a continuación se relacionan algunos de los aspectos que el PROPONENTE debe tener en cuenta para señalar el valor de su propuesta:

5.1. PERSONAL

Es obligación del PROPONENTE proveer y mantener durante la ejecución del contrato y hasta la terminación del mismo a satisfacción del CONTRATANTE todo el personal idóneo que se requiera para la ejecución del contrato. Cuando el personal vinculado por el PROPONENTE para la realización de los servicios resultare insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE procederá a contratar el personal que haga falta, sin ningún costo para el CONTRATANTE.



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Antes de la iniciación de la ejecución de los servicios, EL PROPONENTE designará a la persona que asumirá su vocería ante el CONTRATANTE durante el desarrollo del contrato y para los efectos del mismo. Todas las instrucciones y notificaciones que el CONTRATANTE le imparta al vocero o contacto del PROPONENTE, se entenderán como hechas a éste. Del mismo modo, todos los documentos que suscriba el vocero del PROPONENTE, tendrán tanta validez como si hubieran sido emitidos por el propio PROPONENTE. El personal que emplee el PROPONENTE será de su libre elección y remoción. Será por cuenta del PROPONENTE el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de todo el personal que ocupe en la ejecución de los servicios. Los salarios y prestaciones sociales que el PROPONENTE debe pagar a los trabajadores que vincule para la ejecución del contrato serán, como mínimo, los establecidos en la ley. El PROPONENTE, si ello es posible, deberá conciliar, ante la respectiva oficina de trabajo, las prestaciones e indemnizaciones a que hubiere lugar, cuando se reconozcan indemnizaciones por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional. El PROPONENTE deberá responder oportunamente por toda clase de demandas, reclamos o procesos que interponga el personal a su cargo o el de los subcontratistas. Si el CONTRATANTE fuere demandado por algún trabajador del PROPONENTE o de un subcontratista, el PROPONENTE procurará transar inmediatamente con el trabajador demandante. Si esto no fuere posible, pagará al CONTRATANTE todos los gastos que se ocasionen por razón del proceso, incluidos los honorarios del abogado. Estas sumas serán descontadas por el CONTRATANTE de los saldos pendientes de pago o de la póliza mediante la cual se garantiza el pago de salarios y prestaciones sociales. A las cuentas por este concepto, el CONTRATANTE recargará un diez por ciento (10%) sobre el valor de las mismas por administración. Es entendido que el personal que el PROPONENTE ocupe para el suministro de los bienes o servicios, no tendrá vinculación laboral con el CONTRATANTE, y que toda la responsabilidad derivada de los contratos de trabajo correrá a cargo exclusivo del PROPONENTE. Con la presentación de la propuesta el PROPONENTE se obliga en el evento de resultar favorecido con la adjudicación, a cumplir con lo establecido en el artículo 74 del código sustantivo del Trabajo, y sus normas concordantes, al igual que con el régimen de vinculación de personal extranjero.

5.2. IMPUESTOS

El PROPONENTE deberá tener en cuenta que todos los impuestos que se causen por razón de la celebración y ejecución del contrato, serán de su cargo exclusivo, a excepción de aquellos que la ley tributaria asigne específicamente al CONTRATANTE. Las exenciones y tratamientos preferenciales de impuestos que la ley establezca, deben ser considerados en la propuesta de manera que se reflejen en el valor de la misma. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. Los pagos que efectúe el CONTRATANTE a favor del PROPONENTE quedarán sujetos a las



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retenciones que en materia de impuestos establezca la ley. En lo que a devoluciones se refiere, el CONTRATANTE solo dará trámite a las solicitudes que con sujeción a la ley presente el PROPONENTE, en el evento de retenciones practicadas en exceso o indebidamente.

5.3. GARANTÍAS

El CONTRATISTA se obliga a constituir a favor y a satisfacción del CONTRATANTE en una compañía de seguros, garantía única que se mantendrá vigente durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación, que ampare los siguientes riesgos: a) De cumplimiento: equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, vigente

por el término de su ejecución y tres (3) meses más. b) De calidad: correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, vigente

por el término de su ejecución y doce (12) meses más. c) De salarios, indemnizaciones y prestaciones sociales del personal que utilice en

desarrollo de este contrato, por una cuantía no inferior al diez por ciento (10%) del valor anual estimado del contrato, con una vigencia igual a la del término del contrato y tres (3) años más.

d) De responsabilidad civil extracontractual, por una cuantía al diez por ciento (10%) del valor anual estimado del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más.

NOTA: El CONTRATISTA deberá modificar y/o adicionar las garantías antes mencionadas, cuando en razón de las sanciones impuestas o de otros hechos se disminuyere o agotare su valor y cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros ocurridos durante el término de ejecución del presente Contrato, según sea el caso. Teniendo en cuenta lo anterior EL CONTRATISTA deberá constituir a nombre del CONTRATANTE las pólizas con una de las siguientes compañías de seguros: 5.4. COSTOS ADICIONALES Se entiende, y es aceptado por los PROPONENTES, que el valor de su ofrecimiento comprende la totalidad de los costos en que incurran para ejecutar el contrato. El CONTRATANTE no decidirá favorablemente reclamos o solicitudes de reajustes efectuadas por el PROPONENTE, por concepto de costos, gastos, actividades o suministros adicionales que aquel requiera para ejecutar el contrato y que fueran previsibles al momento de presentación de la propuesta. 5.5. FORMA DE PAGO El PROPONENTE deberá seleccionar e informar de forma clara, y de acuerdo con las políticas establecidas por el CONTRATANTE, una de las siguientes opciones para el pago de sus facturas:



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A 90 días pago neto sin descuento financiero

A 60 días con un descuento financiero del 2%.

A 30 días con un descuento financiero del 3%. Para lo anterior debe diligenciar el Anexo 3. Carta condiciones de pago, de estos términos de referencia. Una vez entregados los productos, el CONTRATISTA deberá enviar al supervisor del contrato una relación detallada de los bienes entregados donde se discriminen las cantidades y precios para cada ítem, cuya aceptación definitiva será prerrequisito para la radicación de la factura correspondiente. Posterior a la aceptación de la relación detallada enviada por el supervisor del contrato, el CONTRATISTA deberá radicar la correspondiente factura a más tardar cinco (5) días hábiles después en el domicilio principal del CONTRATANTE. La facturación deberá estar acompañada de los informes correspondientes con los soportes de recibo a satisfacción dicha información soporte debe ser presentada de manera física por el Departamento de Contabilidad del CONTRATANTE. Así mismo, el CONTRATISTA deberá elaborar tanto la factura como la relación detallada por centro de costo y consolidada por ciudad según la distribución relacionada Los errores aritméticos serán susceptibles de corrección en cualquier tiempo. Si la factura no ha sido bien elaborada o si le faltan los documentos soporte y no es posible su corrección por parte del CONTRATANTE, el término para el pago sólo empezará a contarse desde la fecha en que quede corregida la factura, o desde aquélla en que se haya aportado y aprobado el último de los documentos faltantes. Todas las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del CONTRATISTA, quien no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. Lo mismo se predicará cuando el CONTRATISTA no elabore y presente las respectivas facturas o cuentas de cobro al CONTRATANTE las facturas deberán ser presentadas en original y dos (2) copias, una de las cuales será devuelta al CONTRATISTA en el momento de su radicación con el correspondiente sello de recibido.

CAPITULO VI

BASES DE LA PROPUESTA EN CUANTO A LA ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

6.1. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

El CONTRATANTE adjudicará el Contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del plazo de evaluación de las propuestas. No obstante, podrá ampliar este término sin consultar previamente a los proponentes. Efectuada la adjudicación, ésta es irrevocable y obliga por lo mismo al CONTRATANTE y al adjudicatario.



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6.2. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

Una vez comunicada la adjudicación, el PROPONENTE deberá suscribir el contrato dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de notificación de la Adjudicación, o en la fecha en que así lo determine el CONTRATANTE.

6.3. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

El contrato se perfecciona con la firma del Representante Legal de cada una de las partes que intervienen.

6.4. REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Para el inicio de la ejecución del contrato, se requiere de los siguientes requisitos: 1) Entrega de la garantía a LA ENTIDAD, con el correspondiente recibo de pago de la prima. 2) La suscripción del acta de inicio por parte del supervisor y el representante legal del CONTRATISTA. Sin el cumplimiento de los anteriores requisitos, el CONTRATISTA no podrá ejecutar válidamente prestación alguna del contrato

6.5. INICIACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Cumplidos los requisitos de ejecución del contrato, el CONTRATISTA deberá iniciar la ejecución del contrato una vez reciba las órdenes de compra correspondientes. De la iniciación del contrato deberá quedar constancia, en acta de inicio que suscribirán el CONTRATANTE y el CONTRATISTA. Para la iniciación del contrato se requiere el cumplimiento de: Perfeccionamiento del Contrato. Cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato.

6.6. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo para la ejecución de los servicios objeto de contratación se estima en doce (12) meses contados a partir de la fecha de suscripción del Acta de inicio del contrato.

6.7. PRÓRROGA DEL PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO



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En principio, el plazo para la ejecución del contrato no estará sujeto a prórrogas, Si el CONTRATISTA se retrasare por causas que le sean atribuibles, el CONTRATANTE a su exclusiva voluntad, podrá prorrogar el plazo para la ejecución del contrato por el término que estime razonable y sin perjuicio de que aplique las multas a que hubiere lugar. En este caso, el CONTRATISTA, deberá asumir los costos mayores o adicionales que ello implique. De igual manera, el CONTRATISTA, deberá correr con todos los riesgos, incluidos la fuerza mayor o el caso fortuito, que sobrevengan durante el período de prórroga. Todos los gastos relacionados con la prórroga como primas de seguros, impuestos de timbre, etc., son por cuenta del CONTRATISTA. La prórroga en el plazo para la ejecución del contrato implica, sin necesidad de que se declare, ampliación de la vigencia del contrato por el mismo término de la prórroga.

6.8. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO

Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito o por ser conveniente a los intereses de las partes contratantes, y actuando de común acuerdo, se podrá suspender la ejecución del objeto del contrato. En este caso las partes suscribirán un Acta de Suspensión en donde se haga constar dicha circunstancia. Así mismo, el CONTRATANTE podrá suspender en todo o en parte la ejecución del objeto del contrato, por las causas que se mencionan a continuación y que se considerarán totalmente imputables al CONTRATISTA. 1) Cuando los elementos relacionados en el capítulo 3 de los presentes términos de

referencia no presenten las condiciones técnicas y especificaciones convenidas. 2) Cuando el CONTRATISTA realice actividades que no hayan sido aprobadas ni

autorizadas por el CONTRATANTE. Durante la suspensión se correrá el plazo para la ejecución del objeto del contrato.

6.9. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El contrato terminará en cualquiera de los siguientes casos, una vez se haya practicado y perfeccionado la liquidación final del mismo: 1) Por cumplimiento exacto del objeto contratado. 2) Por la expiración del plazo de ejecución del contrato. 3) Por mutuo acuerdo. 4) Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. 5) Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato de manera unilateral en

cualquier tiempo y sin que exista ninguna causal diferente a la simple voluntad de cualquiera de ellas, dando aviso por escrito a la otra de su intención de terminarlo con



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una antelación no inferior a treinta (30) días calendario a la fecha en que se pretende terminar

6) Por cualquiera de las causales previstas en la cláusula de terminación anticipada del contrato.

6.10. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Expirado el plazo para la ejecución del contrato, o cumplido el objeto del mismo, o terminado anticipadamente éste, se procederá a su liquidación final, en el término de cuatro (4) meses.

CAPITULO VII

BASES DE LA PROPUESTA EN CUANTO A OTRAS OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA

7.1. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA

Sin perjuicio de lo previsto en estos términos de referencia y en el contrato sobre los bienes a adquirir, el CONTRATISTA será responsable, hasta la liquidación final del contrato, del cumplimiento en la entrega de todos los bienes objeto de éste, sin que fuere excusa para incumplir esta obligación la intervención de terceros. El CONTRATISTA asumirá todas las consecuencias económicas y técnicas que se deriven de la aplicación de las normas y métodos que utilice para el suministro de los bienes. Las aprobaciones que imparta el CONTRATANTE a los métodos del CONTRATISTA, no relevan a éste de su responsabilidad de entregar totalmente, a satisfacción del CONTRATANTE, los bienes contratados.

7.2. DAÑOS Y PERJUICIOS

El CONTRATISTA es el primer obligado a responder por los daños y perjuicios que se ocasionen a las personas o a los bienes del CONTRATANTE y de terceros que le sean imputables.

7.3. CALIDAD DE LOS BIENES

El CONTRATISTA será responsable por la calidad de los productos que suministre. Por lo mismo, se obliga a reponer los productos defectuosos, con especificaciones diferentes o inferiores a las requeridas e igualmente a implementar las acciones correctivas en sus procesos para garantizar la buena prestación del suministro.



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CAPITULO VIII EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

8.1. ADMISIBILIDAD Y RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

Una propuesta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y se halle ajustada a los términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia, la propuesta que cumpla todos y cada uno de los requisitos establecidos en los mismos para participar y no se halle comprendida en uno de los siguientes casos, además de los indicados expresamente en otros apartes del presente documento: 1) Se presente en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad. 2) Sea extemporánea. 3) Se presente en un lugar o por un medio distinto de los indicados en estos Términos de

Referencia. 4) Cuando el PROPONENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de

inhabilidad o incompatibilidad previstas en el capitulo dos (2) del presente documento. 5) La propuesta se aparte de lo exigido en los términos de referencia o el PROPONENTE

no cumpla los requisitos para participar previstos en los mismos. 6) Existan varias propuestas presentadas por el mismo PROPONENTE (o por uno de sus

integrantes, tratándose de Consorcios o Uniones Temporales) o su representante legal para este mismo procedimiento de selección, evento en el cual solo se admitirá la propuesta más favorable para el CONTRATANTE.

7) La propuesta contenga defectos insubsanables, de acuerdo con lo previsto en los requerimientos exigidos por el CONTRATANTE.

8) No se presente o no se suscriba la Carta de Presentación de la propuesta por la persona natural PROPONENTE o por el Representante Legal de la sociedad, Consorcio o Unión Temporal PROPONENTE, o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la propuesta o suscribir el contrato, de acuerdo con los estatutos sociales.

9) La información consignada en los documentos que integran la propuesta no sea veraz, esto es, no corresponda a la realidad.

8.2. PLAZO Y PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN

El plazo de evaluación será de cinco (5) días hábiles contados a partir de la apertura de propuestas. El CONTRATANTE podrá modificar dicho término. La evaluación de las propuestas estará a cargo del área de Compras de CAPITAL SALUD EPS-SAS, que será la encargada de presentar al comité de compras. Para la evaluación se aplicará el siguiente procedimiento: CAPITAL SALUD EPS-SAS practicará un análisis a las propuestas recibidas para efectos de determinar si son admisibles, o si, en el evento de no serlo en principio, hubiere posibilidad de saneamiento conforme con lo previsto en estos términos de referencia.



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A las propuestas admisibles se les efectuará un chequeo aritmético completo. CAPITAL SALUD EPS-SAS tendrá como valor de la propuesta el que resulte de esta revisión aritmética. A las propuestas admisibles se les someterá a un estudio de acuerdo con los factores de evaluación previstos en estas bases. El Evaluador elaborará un informe que contendrá un orden de elegibilidad o la recomendación para declarar desierto el procedimiento de selección.

8.3. FACTORES DE EVALUACIÓN

Se evaluarán las propuestas con base en los siguientes factores:

FACTOR PESO PUNTAJE

1 Factores Jurídicos CUMPLE/NO

CUMPLE

2 Factores Financieros CUMPLE/NO

CUMPLE

1 Factores Técnicos 200

2 Factores Económicos 800

TOTAL 1.000

8.3.1. Factores de evaluación técnicos La evaluación técnica tendrá un puntaje máximo de 200 puntos. El oferente para efectos de la evaluación de su oferta, debe acreditar experiencia en contratos que tengan por objeto:

Servicio de mantenimiento Preventivo y Correctivo de la centrales Telefónicas

En un máximo de 200 puntos para este aspecto, se diferenciará de la siguiente manera según la clase de trabajo realizado por el PROPONENTE.

Descripción Puntaje

Actividades realizadas en máximo dos (2) contratos por un monto entre $50, 000,000.oo y $100, 000,000.oo.

100 Puntos

Actividades realizadas en máximo dos (2) contratos por un monto entre $100,000,000.oo y $300,000,000.oo

150 Puntos

Actividades realizadas en máximo dos (2) contratos por un monto superior a $300’000,000.

200 Puntos



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A los proponentes que presenten la experiencia en contratos realizados en consorcio o unión temporal, se le considerará el valor proporcional a su participación en el consorcio o unión temporal, por lo tanto se debe informar cual es el porcentaje (%) de participación. Los contratos deben haberse ejecutado entre los años 2010 y 2014

8.3.2. Factor económico Se ordenarán las propuestas de menor a mayor valor y se le asignará el mayor puntaje (800 puntos) a la propuesta de menor valor. El puntaje de las ofertas restantes se calculará en forma inversamente proporcional al valor de la misma, como resultado de aplicar la siguiente fórmula:

P = 800 x (PM/VP)

Donde:

P = Puntaje para la propuesta en evaluación VP = Valor de la propuesta en evaluación PM = Valor de la propuesta más económica.

El PROPONENTE, en el momento de elaborar su propuesta, no puede formular condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas, con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. Si los argumentos presentados por el PROPONENTE explican satisfactoriamente para CAPITAL SALUD EPS-SAS el menor valor se mantendrá esta oferta como primera en el orden de elegibilidad para la adjudicación. En caso contrario la propuesta se descartaría y se modificaría el orden de elegibilidad; de ser necesario, se aplicará el mismo procedimiento hasta encontrar la oferta que cumpla con los requerimientos y condiciones exigidas por CAPITAL SALUD EPS-SAS. 8.3.3. Calificación final El resultado de sumar el puntaje obtenido por la propuesta económica y el puntaje por la propuesta técnica, serán los puntos finales o calificación final que obtendrá el oferente. El PROPONENTE favorecido será el que obtenga mayor puntaje con la sumatoria de los dos conceptos y con base en los mil (1000) puntos posibles, ochocientos (800) por la parte económica, y doscientos (200) por la parte técnica.



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8.3.4. Fórmulas de desempate En caso que varias propuestas obtengan el mismo puntaje y queden ubicadas en el primer lugar del orden de elegibilidad: 1. En caso de que haya propuestas de PROPONENTES nacionales y extranjeros, se

preferirá a la presentada por el PROPONENTE nacional; 2. De continuar el empate, se adjudicará el Contrato a la propuesta que tenga un mayor

puntaje en la Evaluación Técnica. En caso de persistir el empate, con el fin de garantizar los principios de selección objetiva y Transparencia, se procederá a realizar el respectivo desempate por sorteo mediante el sistema de balotas, por medio del siguiente procedimiento: Se depositarán en una bolsa las balotas en igual cantidad que oferentes se hayan empatado en el proceso más una, así: una balota por cada oferente de color naranja y una de color blanco. El participante que saque la balota de color blanco será el seleccionado, quien será presentado ante el Comité de Compras respectivo, como ubicado en primer lugar. Si los participantes sacan cada uno en su turno el mismo color de balota (naranja) sin que ninguno saque la blanca, se repita el procedimiento cuantas veces fuere necesario hasta definir el desempate.

CAPITULO IX REGISTRO DE PROVEEDORES

Con el fin de registrase como proveedor de CAPITAL SALUD EPS-SAS y/o sus Empresas Aliadas en sus sedes a nivel nacional o actualizar los datos, el proponente deberá adjuntar a la propuesta la documentación relacionada a continuación, completamente diligenciada y firmada por el representante legal: a. Formato de Registro de Proveedores b. Carta de condiciones de pago Autorización de descuento por uso de la plataforma de compras de CAPITAL SALUD EPS-SAS (Comprarnet) a. Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica proponente, o de

todas y cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal. b. Fotocopia de Inscripción al RUT c. Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal. d. Fotocopia de TP Contador Público o Revisor fiscal e. Declaración de no reporte en listas OFAC o SDN f. Indicadores financieros g. Estados Financieros: Balance General y Estados de Resultados del periodo fiscal

inmediatamente anterior, debidamente firmado por contador público. h. Autorización de consulta a Data crédito.



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i. Cuadro de experiencia específica j. Dos (2) referencias comerciales. k. Dos (2) referencias bancarias. l. Paz y salvo por concepto del pago de aportes parafiscales de todos sus empleados m. Certificado de PROCURADURIA n. Certificado de CONTRALORIA



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ANEXOS



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ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

(Ciudad y fecha)

Señores Direccion Administrativa CAPITAL SALUD EPS-SAS xxxxxxxxxxxxxxx Ciudad XXXXXXX. ASUNTO: TERMINOS DE REFERENCIA CONTRATACION xxxxxxxxxx Respetados señores: Esta comunicación tiene por objeto presentar propuesta para contratar el servicio de confección y suministro de dotación administrativa de CAPITAL SALUD EPS-SAS ubicadas en la ciudad de XXXXXXXX Así mismo, el suscrito declara que:

Tengo capacidad legal y estoy facultado para presentar esta propuesta.

La información suministrada es veraz y no fija condiciones económicas artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato.

En el evento de que me sea adjudicada la contratación, me comprometo a realizar todos los trámites tendientes al perfeccionamiento y ejecución del contrato dentro de los términos y condiciones establecidas en los términos de referencia y en la ley.

No estoy, ni la sociedad que represento, reportados por malas practicas comerciales ante entidades privadas o públicas ni me encuentro incurso en investigaciones por fraudes al patrimonio de otras personas naturales o jurídicas.

No estoy reportado por las centrales de riesgos como deudor moroso ni he suscrito acuerdos de pago por incumplimiento en mis obligaciones o las de la entidad que represento.

No estoy ni la sociedad que represento siendo investigado por la Fiscalía General de la Nación ni por otro ente investigador por actividades ilícitas o nexos con grupos o personas al margen de la ley.



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Conozco y he recibido los términos de referencia de la presente contratación y los he estudiado cuidadosamente, incluidos sus Anexos y acepto sus términos sin reservas ni condicionamientos.

Me comprometo a actuar de buena fe en todo el proceso de contratación. Suministro la siguiente información para efectos de notificar o comunicar todos los actos que CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. deba o considere necesario efectuar durante el curso de la presente invitación: ______________________________________________ Nombres y apellidos del proponente o razón social ______________________________________________ Cédula de ciudadanía o Nit ______________________________________________ Domicilio principal ______________________________________________ Teléfono y fax ______________________________________________ E-mail ______________________________________________ Persona encargada o contacto ______________________________________________ Cargo Atentamente, ____(FIRMA)______________________________ Nombre del representante legal o apoderado Nota: La firma de una persona diferente al representante legal o su apoderado, o la ausencia de firma, darán lugar a que la propuesta sea eliminada.



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ANEXO 2 FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES

(imprimir en papel blanco)

N I T :

C I U D A D :

F A X :

E M A I L :

M A T R Í C U L A M E R C A N T I L : F E C H A :

A U T O R R E T E N E D O R I C A %

R É G I M E N S I M P L I F I C A D O R E T E F U E N T E %

C . C . N o .

F E C H A :

* D e c l a r a c i o n d e n o r e p o r t e e n l i s t a s O F A C o S D N

* F o t o c o p i a d e l a C C d e l r e p r e s e n t a n t e l e g a l

* F o t o c o p i a d e l a T P d e l c o n t a d o r p u b l i c o o r e v i s o r f i s c a l

T I P O D E S E R V I C I O O P R O D U C T O

Q U E O F R E C E :

N o . C U E N T AE N T I D A D S U C U R S A L T E L E F O N O

A N E X A R L O S S I G U I E N T E S D O C U M E N T O S :

N O M B R E O R A Z Ó N S O C I A L :

R E P R E S E N T A N T E L E G A L :

C O N T A C T O C O M E R C I A L :

D O M I C I L I O :

T E L É F O N O S :

R É G I M E N C O M Ú N

S I N A N I M O D E L U C R O

G R A N C O N T R I B U Y E N T E

P E R S O N A N A T U R A L

* D o s ( 2 ) r e f e r e n c i a s b a n c a r i a s

* D o s ( 2 ) r e f e r e n c i a s c o m e r c i a l e s

* B a l a n c e g e n e r a l y e s t a d o d e r e s u l t a d o s d e l p e r i o d o f i s c a l a n t e r i o r

* C a r t a c o n c o n d i c i o n e s d e p a g o * C u a d r o d e i n d i c a d o r e s f i n a n c i e r o s

* A u t o r i z a c i o n d e d e s c u e n t o p o r u s o d e p l a t a f o r m a C o m p r a r n e t

* C e r t i f i c a d o d e C a m a r a d e C o m e r c i o n o m a y o r a 1 m e s

* F o t o c o p i a d e i n s c r i p c i o n a l R U T

* A u t o r i z a c i o n d e c o n s u l t a a D a t a c r e d i t o

* C u a d r o d e e x p e r i e n c i a e s p e c i f i c a

E S C R I T U R A D E C O N S T I T U C I Ó N : C I U D A D :

R E G I S T R O D E P R O V E E D O R E S

T E L E F O N ON O M B R E E M P R E S A

O B J E T O S O C I A L :

N O T A R Í A :

C O N T A C T O

N O . _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

F I R M A R E P R E S E N T A N T E L E G A L

R E F E R E N C I A S C O M E R C I A L E S :

R E F E R E N C I A S B A N C A R I A S :

C E L U L A R :



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ANEXO 3

CARTA CON CONDICIONES DE PAGO (Imprimir en papel corporativo)

Ciudad y fecha Señores ADMINISTRATIVA Ciudad Asunto: Modalidad de pago Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en calidad de representante legal de ____________________________, autorizo expresamente a CAPITAL SALUD EPS-SAS y/o sus Empresas Aliadas cancelar el valor de cada factura radicada según la modalidad indicada con “X”:

1. A 90 días pago sin descuento financiero

2. A 60 días con 2% de descuento

3. A 30 días con 3% de descuento

Así mismo entiendo que de no seleccionar ninguna de las tres opciones, CAPITAL SALUD EPS-SAS estará en libertad de escoger la opción No. 1., mientras no se acuerde una modalidad diferente. Cordialmente, ________(Firma)____________________________ NOMBRES Y APELLIDOS TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD



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ANEXO 4

AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO POR USO DE PLATAFORMA COMPRARNET (Imprima en papel corporativo)

Ciudad y fecha Señores ADMINISTRATIVA CAPITAL SALUD EPS-SAS Ciudad Asunto: Autorización de descuento por uso plataforma COMPRARNET Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en calidad de representante legal de ____________________________ autorizo expresamente a CAPITAL SALUD EPS-SAS a descontar de los montos facturados pendientes de pago, la suma de cuarenta y cinco mil pesos m/cte. ($45.000.oo), por concepto del uso de la plataforma electrónica de compras (Comprar net), siempre y cuando dicha plataforma se utilice en la generación de ordenes a nuestro nombre o razón social. Este costo se pagará una (1) sola vez por mes, independientemente del número de órdenes que se generen y no aplica en los meses que no se genere ninguna. Cordialmente, ________(Firma)____________________________ NOMBRES Y APELLIDOS TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD



3

9

ANEXO 5

DECLARACIÓN DE NO REPORTE EN LISTAS OFAC O SDN (Imprima en papel corporativo)

Ciudad y fecha Señores ADMINISTRATIVA CAPITAL SALUD EPS-SAS Ciudad Asunto: Declaración de no reporte en listas OFAC o SDN Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en calidad de representante legal de ____________________________, declaro que ni la entidad a la cual represento, ni sus accionistas, ni los integrantes de la junta directiva, ni los revisores fiscales se encuentran reportados en la listas administradas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos.

Cordialmente, ________(Firma)____________________________ NOMBRES Y APELLIDOS TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD



4

0

ANEXO 6. AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A DATA CRÉDITO

(Imprima en papel corporativo) Ciudad y fecha Señores ADMINISTRATIVA CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. Ciudad Asunto: Autorización de consulta a Data crédito Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en calidad de representante legal de ____________________________ autorizo expresamente a CAPITAL SALUD EPS-SAS a realizar las consultas pertinentes ante Data crédito (Computec S.A.) para conocer la historia crediticia de la entidad a la cual represento. Cordialmente, ________(Firma)_______________________________ NOMBRES Y APELLIDOS TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD

CAPITAL SALUD EPS-SAS Términos de referencia de la Contratación __________________



4

1

ANEXO 7 INDICADORES FINANCIEROS (Imprima en papel corporativo)

CAPITAL SALUD EPS-SAS Términos de referencia de la Contratación __________________



4

2

PROVEEEDOR:

NIT

Activo Corriente

Pasivo Corriente

Activo Total

Pasivo Total

Pasivo Total

Activo Total

Este indicador establece el porcentaje de participación de los acreedores dentro de la empresa. Con la adopción de los ajustes por inflación el nivel de

endeudamiento ha venido descendiendo y se considera elevado cualquier porcentaje que pase del 60%.

=

Es lacapacidaddelaempresaparacubrir susobligacionescorrientes, guardandounciertomargendeseguridadenprevisióndealgunareducciónopérdidaenel

valor delosactivoscorrientes. Sepuededecir queesteindicador entremásaltoseconsideramejor ypuedecomenzarseaconsiderarlobuenoapartir delarelación

1:1.

Indica cuánto de los Activos totales tiene la empresa para pagar el Pasivo total, por lo que este índice debe ser mayor a 1. Si en caso el índice fuera igual a 1,

significaría que la empresa ya no tiene capital, ysi fueramayor que1 laempresa estaríaen posiciónde pérdida. Por el contrarioun índice muyelevado deésta

razón implica que la empresa no tiene Pasivos y está trabajando exclusivamente con su Patrimonio, lo cual no puede ser conveniente en algunos caso.

0

0

0

El resultado de esta fórmula es el valor que le quedaría a la empresa, representado en efectivo u otros activos corrientes, después de haber pagado todos sus

pasivos decortoplazo, enel casoenque tuvieranqueser cancelados de inmediato. Ahora, bien, laexactitudconqueestopuedacumplirsedependedediversos

factores.

0-

0

0

Endeudamiento

Total#¡DIV/0!

Solidez #¡DIV/0!

Capital de Trabajo

Indicadores de Endeudamiento

=

Activo Corriente - Pasivo Corriente = 0

INDICADORES FINANCIEROS

Indicadores de liquidez

Razón Corriente #¡DIV/0!=0

0



4

3

ANEXO 8 CUADRO DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA

(Imprima en papel corporativo)

De:

Hasta:

De:

Hasta:

De:

Hasta:

De:

Hasta:

De:

Hasta:

FECHA DE CONTRATACION

(dd/mm/aa)

* SALUD TOTAL NO TENDRA EN CUENTA PARA EFECTOS DE EVALUACION, EL CONTRATO O LOS CONTRATOS CUYA INFORMACION PRESENTE ERRORES U OMISIONES.

OBJETO DEL CONTRATO

* LA INFORMACION INCLUIDA EN ESTE FORMATO SERA RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE.

* EL VALOR DE CONTRATO DEBE EXPRESARSE EN MILES DE PESOS Y NO DEBE INCLUIR IVA O ADICIONALES POR PRORROGAS U OTROSIS

* POR FECHA DE CONTRATACION DEBE ENTERDESE LA FECHA DE VIGENCIA DEL CONTRATO, O EL CASO DONDE APLIQUE EL ULTIMO AÑO DE VENTAS

OBSERVACIONES:

4

(...)

3

2

1

VALOR DEL CONTRATONo. RAZON SOCIAL O CLIENTE

EXPERIENCIA ESPECIFICA



4

4

Descripción

Valor por Mantenimiento

Preventivo IVA Total valor por soporte

correctivo Mensual IVA Total

Bogotá Sede Calle 40

OmniPCX Enterprise 1



PRI 1

E1 1


Agentes de Call Center 20

grabadora Redbox 1

Sede Villavicencio

OmniPCX Office 1



PRI 1

E1 1


Sede Calle 77

OmniPCX Office 1



PRI 1

E1 1

Sede Calle 73

Gateway del OXE de calle 40 1



PRI 1

E1 1

Sede Kennedy

KX-TDA30 Panasonic 1




4

5


Troncales analogas 8

Sede Polo

OmniPCX Office



PRI 0

E1 0

Mantenimiento Preventivo y de Software, se realizaran dos visitas (2) al año y se adjunta cuadro en Excel, para que el proponente

coloque los valores unitarios por cada mantenimiento preventivo.

Mantenimiento Correctivo, incluye los siguientes servicios de intervención remota, visita al sitio y capacitación, para así tener un

valor total al año y se pagara mensual, se adjunta cuadro en Excel.



4

6

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