I

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO EN:

INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A.

TEMA:

IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTABLES PARA EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES

Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL

AUTOR:

CHICAIZA URVINA EVELYN KARINA

DIRECTOR DE TESIS:

MSC. MARIO GANCHALA

QUITO-ECUADOR

2012

II

APROBACIÓN DEL TUTOR:

En calidad de Director de tesis, certifico que bajo mi dirección la Srta. Chicaiza

Urvina Evelyn Karina ha desarrollado la tesis de grado: “IMPLEMENTACIÓN

DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL CONTROL

INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL” por

lo cual doy fe que dicho trabajo reúne los requisitos y meritos suficientes para

ser sometido a presentación y evaluación por parte del jurado examinador que

se designe.

------------------------------------ Msc. Mario Ganchala

Director de Tesis

III

AUTORÍA DE TESIS

Las ideas, conceptos, procedimientos, análisis, interpretaciones y resultados vertidos

en el presente trabajo “Implementación de un Manual de Procedimientos

Contables para el Control Interno del Club de Clases y Policías de

la Policía Nacional” son de exclusiva responsabilidad de la autora.

ATENTAMENTE:

________________________

Evelyn Karina Chicaiza Urvina

C.I. 1717001695

IV

DEDICATORIA

A mi madre, quien con amor, dedicación y paciencia me formó para ser una mujer de bien y con su ejemplo a luchar para alcanzar mis metas

A mi padre, porque estuvo siempre apoyando y dándome fuerzas para concluir una etapa más de mi vida, gracias por ayudarme y estar junto a mí.

A mi hermana, quien ha sido el pilar fundamental y mi inspiración para seguir adelante y por quien lucho cada día para ser una mejor persona. A mi novio, quien me apoyó incondicionalmente en

todo momento para alcanzar hoy este sueño.

V

AGRADECIMIENTO

A Dios por haberme dado las fuerzas para seguir adelante con fe, y esperanza para poder concluir este trabajo. A mi director Mario Msc. Ganchala por dirigirme en la elaboración de mi tesis, por compartir sus conocimientos y brindarme su tiempo y ayuda. A la Universidad Tecnológica Equinoccial, por formarme como profesional a través de sus docentes que con sus experiencias y sabias enseñanzas nos supieron orientar hacia la resolución de los problemas de la sociedad. A todas las personas que forman parte del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, por su ayuda, apoyo y darme la oportunidad de realizar mi tesis en esta noble Institución. A todas y cada una de las personas que compartieron conmigo en algún momento de mi vida a mis profesores y amigos quienes dejan grandes recuerdos y bonitas enseñanzas.

VI

INTRODUCCIÓN

Los Manuales de Normas y Procedimientos son instrumentos de vital importancia

para las organizaciones de hoy, ya que ellos contienen una serie de directrices,

pautas y lineamientos para guiar el curso de acción en el desenvolvimiento de las

actividades dentro de las mismas.

Estos manuales se diseñan de acuerdo a la naturaleza, tamaño y actividades de las

organizaciones. Es por eso que, la presente investigación tuvo como objetivo

general el “Implementar de un Manual de Procedimientos Contable para el Control

Interno del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional”, y con objetivos

específicos el estudio de los registros contables, verificando si están en

concordancia con la naturaleza de la institución, con los P.C.G.A. y con las

disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los controles internos aplicados

en la institución y estudiando cada uno de los procedimientos contables llevados a

cabo.

El proceso investigativo se llevó a cabo mediante el instrumento de recolección de

datos, como: El cuestionario.

Una vez analizada la información, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa

no cuenta con una estructura organizacional adecuada, que muestre una verdadera

departamentalización de la áreas existentes y que agrupe las actividades normales

de la entidad; también existen un debilitamiento en el ambiente de control interno,

por la ausencia del manual de normas y procedimientos contables.

Igualmente se observó debilidades en los registros y procedimientos contables de la

organización, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados (P.C.G.A).

1

ÍNDICE GENERAL

CARÁTULA ................................................................................................................ I

APROBACIÓN DEL TUTOR: .................................................................................... II

AUTORÍA DE TESIS ................................................................................................ III

DEDICATORIA ........................................................................................................ IV

AGRADECIMIENTO ................................................................................................. V

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... VI

ÍNDICE GENERAL .................................................................................................... 1

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA ................................................................................. 10

Tema........................................................................................................................ 10

Introducción. ............................................................................................................ 10

Planteamiento del Problema. ................................................................................... 11

Formulación del Problema. ...................................................................................... 12

Justificación. ............................................................................................................ 12

Objetivos. ................................................................................................................. 13

Objetivo General ................................................................................................ 13

Objetivos Específicos ........................................................................................ 13

Hipótesis: ........................................................................................................... 13

Variables de la Investigación ............................................................................. 14

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL .............................................. 15

Empresa ............................................................................................................... 15

Definición ........................................................................................................... 15

Objetivo ............................................................................................................. 15

Características................................................................................................... 16

Clasificación de las empresas ........................................................................... 16

Funciones de la empresa .................................................................................. 18

Elementos de la empresa .................................................................................. 18

Finalidades económicas y sociales de las empresas ......................................... 18

Policía Nacional .................................................................................................. 19

2

Definición ........................................................................................................... 20

Objetivo ............................................................................................................. 20

Organización ..................................................................................................... 20

Manuales ............................................................................................................. 20

Definición ........................................................................................................... 21

Utilidad .............................................................................................................. 21

Características................................................................................................... 21

Tipos de manuales ............................................................................................ 22

Ventajas y limitaciones de la utilización de Manuales ........................................ 23

Importancia de los Manuales ............................................................................. 23

Tipos de Manuales ............................................................................................ 24

Control Interno .................................................................................................... 26

Definición ........................................................................................................... 26

El Control Interno en el Marco de la Empresa ................................................... 27

Tipos de Control Interno .................................................................................... 27

Clasificación del Control Interno ........................................................................ 27

Objetivos del Control Interno ............................................................................. 28

Elementos del control Interno ............................................................................ 28

Flujogramas ........................................................................................................ 28

Definición ........................................................................................................... 29

Importancia ........................................................................................................ 29

Características................................................................................................... 29

Tipos de Flujogramas ........................................................................................ 30

Simbología de los Flujo gramas ......................................................................... 31

Contabilidad ........................................................................................................ 32

Definición ........................................................................................................... 32

Tipos de Contabilidad ........................................................................................ 32

Objetivos de la Contabilidad .............................................................................. 33

Importancia de la contabilidad ........................................................................... 34

Proceso Contable ............................................................................................... 34

Definición ........................................................................................................... 34

Comprobantes o documentos mercantiles ......................................................... 34

3

Importancia ........................................................................................................ 35

Estado de Situación Financiera ......................................................................... 35

Libro Diario ........................................................................................................ 35

Asiento .............................................................................................................. 35

Libro mayor ....................................................................................................... 35

Libros Auxiliares ................................................................................................ 36

Balance de Comprobación ................................................................................ 36

Ajustes y Resultados ......................................................................................... 36

Cierre de Libros ................................................................................................. 37

Estados Financieros .......................................................................................... 37

Normas de Contabilidad ..................................................................................... 37

Definición ........................................................................................................... 38

Normas Internacionales de Contabilidad ........................................................... 38

Normas Internacionales de Información Financiera (NIF) .................................. 46

Plan General de Cuentas .................................................................................... 50

Definición ........................................................................................................... 50

Activo ................................................................................................................ 50

Activo Corriente .............................................................................................. 50

Activo Fijo....................................................................................................... 51

Activo Fijo Depreciable ............................................................................... 51

Activo Fijo no Depreciable ........................................................................... 52

Activo Diferido (Activo No Circulante Intangibles): .......................................... 52

Otros Activos .................................................................................................. 52

Pasivo ............................................................................................................... 53

Pasivo A Corto Plazo o Corrientes ................................................................. 53

Pasivo A Largo Plazo o No Corrientes ........................................................... 53

Otros Pasivos ................................................................................................. 53

Patrimonio ......................................................................................................... 54

Capital Social ................................................................................................. 54

Reservas ........................................................................................................ 54

Superávit De Capital ...................................................................................... 55

Superávit De Operación ................................................................................. 55

4

Ingresos............................................................................................................. 55

Ingresos Operacionales.................................................................................. 55

Ingresos no Operacionales ............................................................................. 56

Costos ............................................................................................................... 56

Costos Operacionales .................................................................................... 56

Gastos ............................................................................................................... 57

Gastos de Administración ............................................................................... 57

Gastos de Venta............................................................................................. 57

Gastos Financieros ........................................................................................ 58

Cuentas de Orden ............................................................................................. 58

Cuentas de Orden Deudoras .......................................................................... 58

Cuentas de Orden Acreedoras ....................................................................... 58

CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................... 59

Métodos de la Investigación.................................................................................. 59

Situación Actual ................................................................................................. 60

Antecedentes .................................................................................................... 60

Misión ................................................................................................................ 60

Visión ................................................................................................................ 61

Valores Corporativos ......................................................................................... 61

Plan de procesamiento de la Información .......................................................... 61

Interpretación de Resultados ............................................................................. 62

Análisis de Resultados ...................................................................................... 70

CAPÍTULO IV: PROPUESTA .................................................................................. 72

Tema .................................................................................................................... 72

Datos Informativos ................................................................................................ 72

Justificación .......................................................................................................... 73

Objetivos ............................................................................................................... 73

Objetivo General ................................................................................................ 73

Objetivos Específicos ........................................................................................ 73

FODA del Club de Clases y Policías ..................................................................... 74

Análisis .............................................................................................................. 74

Fortalezas y Debilidades Internas ...................................................................... 74

5

Oportunidades y Amenazas Externas ................................................................ 74

Matriz resumen de Fortalezas y Debilidades ..................................................... 75

Matriz resumen de Oportunidades y Amenazas. ............................................... 76

Organigrama Estructural Actual ............................................................................ 77

Organigrama Estructural Propuesto ...................................................................... 78

MANUAL DE FUNCIONES .................................................................................. 79

Funciones Nivel Ejecutivo .............................................................................. 79

Asamblea General .......................................................................................... 79

Directorio Nacional ......................................................................................... 80

Presidente ...................................................................................................... 81

Vicepresidente ............................................................................................... 82

Comisión De Fiscalización ............................................................................. 83

Funciones Secretaría General ........................................................................ 84

Secretaria ....................................................................................................... 84

Funciones del Departamento de Auditoría Interna ....................................... 85

Auditor Interno ................................................................................................ 85

Funciones del Departamento de Tesorería .................................................... 86

Tesorero ......................................................................................................... 86

Funciones del Departamento de Contabilidad .............................................. 87

Contador General ........................................................................................... 87

Asistente Contable ......................................................................................... 88

Auxiliar Contable ............................................................................................ 89

Funciones del Departamento de Talento Humano ........................................ 90

Jefe De Talento Humano ................................................................................ 90

Funciones Personal de Servicios Generales ................................................. 91

Recepcionista ................................................................................................. 91

Mensajero ...................................................................................................... 92

Conserje ......................................................................................................... 93

Funciones Departamento de Servicio Social................................................. 94

Encargado del Departamento de Servicio Social ............................................ 94

Funciones del Departamento de Comunicación Corporativa ...................... 95

Encargado del Departamento de Comunicación Corporativa ......................... 95

6

Funciones del Departamento de Asesoría Jurídica ...................................... 96

Asesor Legal .................................................................................................. 96

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ................................................ 97

Introducción ....................................................................................................... 97

Estructura del Plan de Cuentas ......................................................................... 97

Detalle del Plan de Cuentas .............................................................................. 98

Descripción de los Procesos de las Cuentas Contables .................................. 105

Caja Chica ................................................................................................... 105

Políticas del fondo de Caja Chica .............................................................. 105

Reglamento Fondo de Caja Chica del Club de Clases y Policías .............. 106

Procedimientos de Caja Chica .................................................................. 110

Creación/Ampliación del fondo de Caja Chica ...................................... 110

Flujograma ............................................................................................. 113

Tipos de asientos contables ................................................................... 114

Procedimiento para la liquidación de Caja Chica ...................................... 114

Flujograma ............................................................................................. 116

Formato para liquidar el fondo de caja chica .......................................... 117

Tipos de asientos contables ................................................................... 118

Control de Caja Chica .................................................................................. 119

Arqueo de Caja Chica ............................................................................... 119

Procedimientos para el arqueo de Caja Chica ....................................... 119

Flujograma ............................................................................................. 120

Ejemplo .................................................................................................. 121

Asientos contables para el arqueo de Caja Chica .................................. 122

Bancos ........................................................................................................... 124

Objetivo ........................................................................................................ 124

Reglamento de la cuenta Bancos ................................................................. 124

Procedimiento para la elaboración de cheques para pago a proveedores .... 129

Flujograma ................................................................................................... 130

Tipos de asientos contables ......................................................................... 131

Procedimiento para la elaboración de Transferencias Bancarias para pago a

proveedores ................................................................................................. 131

7

Flujograma ................................................................................................... 133

Tipos de asientos contables ......................................................................... 134

Procedimiento para la elaboración de cheques para pago de Ayudas Sociales

..................................................................................................................... 134

Flujograma ................................................................................................... 136

Tipos de asientos contables ......................................................................... 137

Procedimiento para la elaboración de transferencias bancarias para pago de

Ayudas Sociales ........................................................................................... 137

Flujograma ................................................................................................... 139

Tipos de asientos contables ......................................................................... 140

Depósitos Bancarios .................................................................................... 140

Procedimiento para Depósitos Bancarios ..................................................... 140

Flujograma ................................................................................................... 141

Tipos de asientos contables ......................................................................... 142

Control de la Cuenta Bancos ........................................................................ 142

Conciliación bancaria ................................................................................ 142

Políticas .................................................................................................... 142

Proceso para la elaboración de la Conciliación Bancaria .......................... 143

Flujograma ................................................................................................ 144

Ejemplo de Conciliación Bancaria ............................................................. 145

Cuentas por Cobrar ....................................................................................... 148

Políticas de las Cuentas por Cobrar ............................................................. 148

Análisis de la Cartera de Crédito .................................................................. 149

Procedimiento para provisionar Cuentas Incobrables ................................... 150

Flujograma ................................................................................................... 151

Ejemplo de Cuentas Incobrables .................................................................. 151

Cuentas por Pagar ......................................................................................... 152

Políticas de Cuentas por Pagar .................................................................... 152

Procedimiento de Compras Locales ............................................................. 153

Flujograma ................................................................................................... 154

Solicitud de los Departamentos al Jefe de Talento Humano ..................... 155

Solicitud del Jefe de Talento Humano para el Tesorero del Club .............. 155

Facturación .................................................................................................... 156

8

Políticas ....................................................................................................... 156

Formato de la Factura ............................................................................... 157

Forma de llenar ......................................................................................... 158

Procedimiento de Facturación para arriendo de oficinas .............................. 158

Flujograma ................................................................................................... 159

Procedimiento de Facturación para alquiler de salón social ......................... 160

Flujograma ................................................................................................... 161

Ingresos por Aportaciones de Socios Activos y Pasivos .......................... 162

Introducción .................................................................................................. 162

Ayuda Social ................................................................................................ 162

Socios Activos .............................................................................................. 162

Socios Pasivos ............................................................................................. 163

Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Activos ............... 163

Flujograma ................................................................................................... 164

Tipos de asientos contables ......................................................................... 165

Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Pasivos .............. 165

Flujograma ................................................................................................... 166

Tipos de asientos contables ......................................................................... 167

Formatos y Documentos Contables ............................................................. 167

Comprobantes de Ingreso ............................................................................ 167

Comprobantes de Egreso ............................................................................. 169

Ordenes de Pago ......................................................................................... 170

Retenciones ................................................................................................. 171

Liquidación De Compras ............................................................................. 173

Comprobantes de Caja Chica....................................................................... 174

Forma de llenar los comprobantes de Caja Chica ..................................... 174

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................. 175

Conclusiones ...................................................................................................... 175

Recomendaciones .............................................................................................. 176

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 178

ANEXOS: ............................................................................................................... 181

9

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1: Determinación de la Existencia de un Manual de Procedimientos

Contables ................................................................................................................. 62

TABLA 2: Determinación de la Existencia de Control Interno Contable ................... 63

TABLA 3: Determinación de la Aplicación del Plan de Cuentas y Técnicas Contables

en el Registro de Operaciones. ............................................................................... 64

TABLA 4: Determinación si un Manual de Procedimientos Contables Garantizará el

Trabajo del Personal ................................................................................................ 65

TABLA 5: Revisión Periódica de Registros Contables Adecuados .......................... 66

TABLA 6: Elaboración de Comprobantes de Contabilidad para el Registro de

Transacciones .......................................................................................................... 67

TABLA 7: Existencia de Políticas, Procedimientos y Prácticas Contables

Actualizadas............................................................................................................. 68

TABLA 8: Evaluación de la Normativa Contable en la Empresa .............................. 69

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1: Determinación de la Existencia de un Manual de Procedimientos

Contables ................................................................................................................. 62

GRÁFICO 2: Determinación de la Existencia de Control Interno Contable .............. 63

GRÁFICO 3: Determinación de la Aplicación del Plan de Cuentas y Técnicas

Contables en el Registro de Operaciones. .............................................................. 64

GRÁFICO 4: Determinación si Manual de Procedimientos Contables Garantizará el

Trabajo del Personal ................................................................................................ 65

GRÁFICO 5: Revisión Periódica de Registros Contables Adecuados ...................... 66

GRÁFICO 6: Elaboración de Comprobantes de Contabilidad para el Registro de

Transacciones .......................................................................................................... 67

GRÁFICO 7: Existencia de Políticas, Procedimientos y Prácticas Contables

Actualizadas............................................................................................................. 68

GRÁFICO 8: Evaluación de la Normativa Contable en la Empresa ......................... 69

10

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

TEMA.

IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA

EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL.

INTRODUCCIÓN.

Se considera de gran importancia realizar la implementación de un Manual de

procedimientos contables para el control interno del Club de Clases y Policías de la

Policía Nacional puesto que será una importante herramienta para registrar

adecuadamente la información y establecer el principio de orden en la entidad.

Actualmente la organización no cuenta con un manual que permita un control interno

adecuado, esto da como resultado continuos errores en el registro de información

contable, por lo tanto es elemental la creación de una herramienta que pueda regular

este tipo de funciones erróneas que ocasionan pérdidas de tiempo y esfuerzos

innecesarios.

Mediante la adaptación de este manual de procedimientos, se podrá normar el

desarrollo de funciones de las actividades, además facilitará el llevar a cabo el

control interno en el Club de Clases y Policías y de esta manera cumplir con los

objetivos y metas propuestas.

El Manual se utilizará como herramienta de soporte para la organización y

comunicación, su contenido poseerá información ordenada y sistemática, en la cual

se establecerán claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos, lo que

será de mucha utilidad para lograr una eficiente administración de la entidad.

11

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Se ha determinado que el Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, no

dispone de una adecuada organización estructural que le permita disponer de una

buena administración, ni de un procedimiento adecuado para planificar sus

actividades y tomar decisiones oportunas.

Una evaluación preliminar de control interno de la empresa ha determinado que no

dispone de documentos normativos para llevar a cabo una buena administración

como por ejemplo: manuales de: políticas, funciones y de procedimientos que

permitan disponer de criterios para llevar a cabo el control de su gestión y la

eficiencia y eficacia de este facilite la optimización de la gestión empresarial.

A esto se suma el incumplimiento de la responsabilidad social interna y externa, todo

esto termina afectando no solo a los socios, directivos y trabajadores, si no que

afecta a la sociedad misma usuaria de los servicios que brinda la organización.

Consecuentemente si la entidad continua adoptando el proceso actual, es posible

que los errores aumenten y se dificulte el control de los mismos, es decir, que un

manual podrá evitar cometer equivocaciones en el proceso contable y de esta

manera tomar decisiones oportunas y acertadas.

Por lo tanto la aplicación de este manual, pretende ser una herramienta que sirva

para el manejo adecuado, ordenado y a la vez agilizar los procesos contables y

aumentar el logro de sus objetivos.

Por otra parte este manual ofrecerá al personal una guía para la ejecución de sus

labores, que resultará valiosa para instruir al personal de reciente ingreso y de esta

manera evitar errores o pasar por alto aspectos elementales o de gran importancia.

12

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

La realización de un manual de procesos contables para el control interno, está

encaminado para mejorar la administración y se obtenga optimización de la gestión

empresarial, la investigación responderá a las siguientes preguntas:

¿Cuenta la empresa con un manual de procedimientos contables para el control

interno?

¿El manual servirá para qué el personal evite cometer errores en el proceso

contable?

¿Este manual facilitará el control interno en las actividades de la empresa?

¿La implementación de este manual permitirá mejorar las actividades de la

empresa?

¿Qué beneficios se obtendría si se aplica un manual de procedimientos contables

para el control interno?

JUSTIFICACIÓN.

Esta investigación es necesaria porque actualmente la empresa no cuenta con un

manual de procedimientos contables para el control interno que permita un

adecuado manejo y desarrollo en las funciones que se llevan a cabo, por lo tanto

esta propuesta está encaminada a desarrollar disciplina en el manejo económico y

administrativo al interior de la organización, además se mejorará las actividades que

se llevan a cabo mediante un adecuado manejo contable al momento de realizar las

operaciones, a mas de esto es un gran aporte para poder evitar errores en el manejo

de información y servirá como una importante herramienta para los socios,

directivos y trabajadores que aplicaran este manual para mejorar la calidad de los

servicios que se ofrecen a la sociedad.

Con esta propuesta además se intenta establecer estándares de operación y

gestión, que permitan obtener suficiente información para diagnosticar e

implementar nuevas y mejores alternativas en el manejo contable, además se

pretende crear un eficiente medio que guie a la gran cantidad de inquietudes que

13

tienen tanto los directivos como los profesionales contadores que participan en la

empresa.

La creación de este manual le permitirá a la organización contar con un medio de

consulta sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan, contribuye

a mejorar la calidad de información así como también minimizar errores que

pudieran existir por la falta de un material de información de este tipo.

OBJETIVOS.

OBJETIVO GENERAL:

Implementar un manual de procedimientos contables para un control interno

adecuado, que sirva como herramienta para normar el desarrollo de las funciones en

el manejo contable y que permita la toma de decisiones acertadas en forma

oportuna y de esta manera establecer políticas y controles para un eficiente

desempeño administrativo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Estar al tanto de la situación actual en la que se encuentra la empresa en cuanto

al manejo contable a través de un diagnostico.

Conocer la estructura organizacional para verificar si la empresa cumple con la

misión, visión y objetivos que se planteó la organización.

Determinar si la empresa cuenta con documentos normativos para llevar a cabo

una buena administración.

Identificar cuáles son las falencias en el proceso contable y administrativo.

Desarrollar políticas que permitan mejorar el control interno de la empresa.

HIPÓTESIS:

Al implementar un Manual de Procedimientos Contables en el Club de Clases y

Policías de la Policía Nacional se logrará mejorar sustancialmente el sistema de

control interno, así como normar las diferentes actividades de la organización, que

14

facilitará la toma de decisiones tanto en los niveles operativos como de los

directivos.

VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN

Variables Dependientes:

Organización actual del Club.

Procedimientos contables existentes.

Detectar y analizar los diferentes tipos de errores y decisiones.

Prevenir la ejecución de actividades que conlleven altos niveles de riesgo

operativo y financiero.

Operaciones internas de la organización.

Variables Independientes:

Reglamentos internos existentes.

Normas internacionales de información financiera.

Incidencia de disposiciones gubernamentales en la economía empresarial.

Desviaciones económicas y tributarias en el país.

15

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

EMPRESA.

“Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una

tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se

combinan; asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le

permita realizar contratos y captar recursos financieros. (s/p)” 1

Para formar una empresa es necesario tomar decisiones sobre la utilización de

factores de la producción para ofrecer bienes y servicios de acuerdo a las

necesidades de los consumidores y de esta manera conseguir suficientes recursos

económicos.

Definición.-

Es una entidad compuesta por capital propio y trabajo que se dedica a actividades

de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad.

Objetivo.-

El objetivo de una empresa es la consecución de un beneficio a través de la

satisfacción de una necesidad de mercado. La satisfacción de las necesidades que

plantea el mercado se concreta en el ofrecimiento de productos (empresa agrícola o

sector primario, industrial o sector secundario, servicios o sector terciario), con la

contraprestación de un precio.

Para determinar o fijar con precisión los límites del mercado debemos distinguir

entre:

1 Engel Sofia Bustamante, www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

16

Ámbito geográfico: como delimitación geográfica del entorno de actividad de la

empresa.

Ámbito conceptual: como delimitación conceptual del mercado, relativa a la

definición del producto o servicio (informático, financiero, etc.) o bien, delimitación

referida al colectivo de personas o entidades potencialmente usuarias de los

productos o servicios (infantil, profesional, etc.).

Características.-

Desde una perspectiva económica, la empresa se caracteriza como una

entidad autónoma de producción de bienes o servicios, en la que se integran

de forma coordinada diversos medios productivos (trabajo humano y

elementos materiales e inmateriales), bajo la dirección del empresario.

Desde un punto de vista jurídico, el concepto de empresa no está claramente

establecido, debiéndose llegar al mismo, de forma indirecta, a través de la

noción de empresario.

Clasificación de las empresas:

Por su naturaleza:

Industriales: son aquellas que se dedican a transformación de materias

primas en nuevos productos.

Comerciales: son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos.

Mixtas: son aquellas que prestan un servicio a cambio de dinero.

Por el sector al que pertenecen:

Públicas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector público (estado).

Privadas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas

naturales o jurídicas).

Mixtas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado y al sector

público.

17

Por la integración del capital:

Unipersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.

Pluripersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a dos o más persona

naturales.

Según la forma jurídica:

Individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a

terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo

hasta el monto del aporte para su constitución. Suelen ser empresas

pequeñas o de carácter familiar.

Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro

de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la

sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad

por acciones simplificada.

Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

Según su tamaño:

Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores,

Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 49 trabajadores, y

Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.

Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

Según su ámbito de actuación:

Empresas locales: son aquellas empresas que venden sus productos o

servicios dentro de una localidad determinada.

Empresas nacionales: son aquellas empresas que actúan dentro de un solo

país.

Empresas internacionales: si su radio de actuación abarca a dos o más

países.

18

Funciones de la empresa.-

La empresa en una economía de mercado cumple con las siguientes funciones

generales:

Organiza y dirige básicamente el proceso de producción, si bien, a veces, se

le marcan o regulan ciertos aspectos y líneas de actuación de su actividad por

los organismos estatales de planificación y dirección económica.

Asume ciertos riesgos técnico-económicos inherentes a la anterior función,

riesgos que se matizan por los principios de responsabilidad y control de la

empresa.

Elementos de la empresa.-

Capital instrumental: es el conjunto de bienes y derechos que constituyen

parte del patrimonio de la empresa; son los factores estáticos de la

producción. Se incluyen todos los elementos que integran el activo del

balance.

El elemento humano: está formado por las personas que aportan su trabajo a

la empresa. Es el elemento dinámico de la producción.

Los trabajadores o empleados:

El empresario,

Los propietarios,

La organización: los diferentes factores o funciones de la empresa necesitan

ser coordinados a través de una estructura organizativa, en la que se

establezcan las diferentes áreas o niveles jerárquicos de la organización.

Finalidades económicas y sociales de las empresas.-

Finalidad económica externa, que es la producción de bienes o servicios para

satisfacer necesidades de la sociedad.

Finalidad económica interna, que es la obtención de un valor agregado para

remunerar a los integrantes de la empresa. A unos en forma de utilidades o

dividendos y a otros en forma de sueldos, salarios y prestaciones. Esta finalidad

19

incluye la de abrir oportunidades de inversión para inversionistas y de empleo para

trabajadores. Se ha discutido mucho si una de estas dos finalidades está por

encima de la otra. Ambas son fundamentales, están estrechamente vinculadas y se

debe tratar de alcanzarlas simultáneamente. La empresa está para servir a los

hombres de afuera (la sociedad) y a los hombres de adentro (sus integrantes).

Finalidad social externa, que es contribuir al pleno desarrollo de la sociedad,

tratando que en su desempeño económico no solamente no se vulneren los valores

sociales y personales fundamentales, sino que en lo posible se promuevan.

Finalidad social interna, que es contribuir, en el seno de la empresa, al pleno

desarrollo de sus integrantes, tratando de no vulnerar valores humanos

fundamentales, sino también promoviéndolos.

POLICÍA NACIONAL

“La Policía Nacional cumple con un conjunto de tareas y responsabilidades

relativas al mantenimiento del orden público, seguridad de las personas y de

los bienes, conservación de la moralidad pública, prevención e investigación

de delitos, aprehensión de los delincuentes, control del tránsito, transporte

terrestre y movimiento migratorio en el País; y, otras funciones de carácter

general que deben cumplirse en todo el País. (s/p)”2

La Policía Nacional desempeña un conjunto de actividades encaminadas al

bienestar de la población a nivel nacional, cumple con una formación basada en

derechos humanos, que permiten salvaguardar la integridad de los habitantes y la

soberanía del Ecuador.

2 Policía Nacional del Ecuador, http://es.wikipedia.org/wiki/Polic%C3%ADa_Nacional_del_Ecuador

20

Definición.-

La Policía Nacional es una institución estatal de carácter civil, armada, técnica,

disciplinada, profesional y altamente especializada, cuya misión es atender la

seguridad de la ciudadanía y el orden público, y proteger el libre ejercicio de los

derechos y la seguridad de las personas dentro del territorio nacional.

Objetivo.-

La Policía Nacional del Ecuador tiene como objetivos fundamentales defender la

soberanía Nacional, garantizar el orden interno, la seguridad individual y social a

través de la prevención disuasión y represión; cumpliendo y haciendo cumplir las

leyes y normas jurídicas y coadyuvar al desarrollo de la Nación.

Este conjunto de actividades está bajo la responsabilidad de las diferentes

Direcciones Nacionales de Servicios y Unidades Especiales que integran la Policía

Nacional del Ecuador, los mismos que constituyen los órganos técnicos- científicos

que se encargan de planificar y definir las políticas de los servicios policiales.

Organización.-

La Policía Nacional está subordinada al Ministerio del Interior y dirigida desde la

Comandancia General, bajo la cual están los distritos y bajo estos, a su vez, los

comandos provinciales. También existen cuerpos de élite que están

administrativamente subordinados a la Comandancia General, aunque

operacionalmente dependen de los distritos.

MANUALES.

“Suelen contener información y ejemplos de formularios, información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,

autorizaciones o documentos necesarios, que pueda auxiliar al correcto

desarrollo de las actividades dentro de la empresa. (s/p)”3

3 Franklin Fincowsky Enrique Benjamín/www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

21

Toda la información que se encuentra en un manual facilita las labores de auditoría,

evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus

jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Definición.-

Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben

seguirse en la realización de las funciones y procedimientos de una unidad

administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.

Utilidad.-

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción

de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su

ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su

evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y

cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas, procedimientos y métodos.

Características:

Satisfacer las necesidades reales de la empresa,

Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación,

22

Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas,

Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad,

Redacción simple corta y comprensible,

Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios,

Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones,

Tener un proceso continuo de revisión y actualización,

Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización, y;

Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la

empresa.

Tipos de manuales.-

Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma

general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben

ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están

dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece

y el rol que cumple.

Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la

actuación y dirección de una empresa en particular.

Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben

realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.

Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas

particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

23

Ventajas y limitaciones de la utilización de Manuales.-

Ventajas:

Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y

sectoriales de la empresa.

Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos

empleados.

Logran y mantienen un sólido plan de organización.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del

plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos

de la organización.

Limitaciones:

Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas

administrativos que se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar

un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar

un manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Importancia de los Manuales.-

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los

procedimientos dentro de una organización; a través de ellos se logra evitar grandes

errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos

pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de

funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la

organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña

24

histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los

procedimientos y tareas de determinado departamento.

Tipos de Manuales.-

Manual de Organización: Es la versión detallada por escrito de la organización

formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad,

responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,

legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles

jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de

comunicación y coordinación de una organización.

También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una

unidad administrativa en particular.

Manual de políticas: Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos

por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando

la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a

ser seguidos en la toma de decisiones.

Manual de Normas y Procedimientos: Es la expresión analítica de los

procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad

operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas

a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.

Manual de Políticas, Normas y Procedimientos: Este manual comprende los

lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen

toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica,

funciones, organigramas, etc.).

25

También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que

incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos

para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.

Manual para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de

aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por

ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.

La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es

recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente

grande como para justificarlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y

capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para

la realización de las tareas asignadas.

Manual de Empleado: Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal

nuevo así como también para posterior entrenamiento, este manual es

especialmente útil para niveles intermedios u operativos.

Manual de Finanzas: Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos

que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger

en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus

deberes en todos los niveles de la administración.

Manual de Sistemas: Debe ser desarrollado a medida que se realiza el sistema, y

está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente

manera: Objetivos del sistema, diseño de datos, arquitectura física del sistema,

índice de componentes, etc.

26

Manual de Calidad: Es un documento que enuncia la política de la calidad y que

describe la eficacia del sistema de una organización. Este manual puede estar

relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte

seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del

manual se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.

CONTROL INTERNO.

“El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable

de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados

contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. Además se

encuentran criterios de efectividad en la estrategia de la empresa. (s/p)”4

Es importante mencionar que el control interno es un plan en donde se prevén todas

las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos; se

establecen las políticas y procedimientos que persigue la entidad con el fin de

salvaguardar los recursos con que cuenta.

Definición.-

Control interno, es una expresión que se utiliza con el fin de describir las acciones

adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar

y monitorear las operaciones en sus entidades. El sistema de control interno

comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas

adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar

la confiabilidad de los datos contables.

4 Anónimo, http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml

27

El Control Interno en el Marco de la Empresa.-

Mientras más grande y compleja sea una empresa, es mucho más importante la

existencia de un adecuado sistema de control interno, entonces una entidad

unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.

Pero cuando hay empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y

varias tareas delegadas, los empresarios descuidan los procesos y es necesario un

mecanismo de control interno.

Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la

complejidad de la organización.

Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia

sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser

controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura

que se eviten los fraudes.

Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, es primordial la

existencia de un sistema de control interno estructurado.

Tipos de Control Interno.-

Control interno administrativo: se relaciona con la eficiencia en las operaciones

establecidas por el ente.

Control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que

conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros

contables.

Clasificación del Control Interno.-

Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los

estados contables, dado que no se relacionan con la información Contable.

28

Específicos: Se relacionan con la información Contable y por lo tanto con las

aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están

desde el origen de la información hasta los saldos finales.

Objetivos del Control Interno:

Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o

negligencias.

Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, los cuales son

utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

Promover la eficiencia de la explotación.

Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Elementos del control Interno:

Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional

de la autoridad y la responsabilidad.

Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados

para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los

ingresos y los gastos.

Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.

Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que

han de estar en proporción con sus responsabilidades.

FLUJOGRAMAS.

“EL Flujograma consiste en representar gráficamente un procedimiento

administrativo, hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo,

por medio de símbolos que ayudan a la realización de rutinas simples, tiene la

ventaja de indicar las unidades involucradas y los responsables de su

ejecución. (s/p)”5

5 Chiavenato Adalberto/ http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml

29

Los flujogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de

alguna cosa, son de gran importancia para las empresas y personas ya que brindan

elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos,

así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

Definición.-

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen

un procedimiento o parte de este, constituyendo su secuencia cronológica, según su

formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de

ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia

recorrida el tiempo empleado, etc.

Importancia.-

Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un

procedimiento o parte de este, el flujograma de conocimiento o diagrama de flujo,

como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas

o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la

realización de cualquier método y sistema.

Características.-

La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar

resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas

extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser

prácticos.

La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y

procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y

confusas en su interpretación.

Los diagramas permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso

sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta

30

forma, con una fotografía aérea que contiene los aspectos principales de una

región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Tipos de Flujogramas.-

Según su forma:

Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia

abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la

información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda

a derecha.

Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y

puede apreciarse mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su

comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea

vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de

más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre

el plano arquitectónico del área de trabajo.

Por su propósito:

De Método: Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera

de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe ejecutarla y

dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.

Analítico: Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de

la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve

cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante

consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación

complementaria, se usa formato vertical.

31

De Espacio: Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona

durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él

De forma: pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o

por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la

forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión

horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la

organización o a los individuos.

De Labores: Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se

efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un

procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Se usa el formato

vertical.

Espacio por el que se desplaza: Cuando el dato es importante, expresa el tiempo

empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.

Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujo gramas de las clases

anteriores. Se usa el flujo grama de formato vertical para combinar labores, métodos

y análisis.

Simbología de los Flujo gramas.-

Óvalo o Elipse: Inicio y término.

Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o

procedimientos).

Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un

procedimiento).

Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma

permanente).

32

Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el

almacenamiento del documento).

CONTABILIDAD.

“La contabilidad es un sistema que mide las actividades del negocio, procesa

esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los

encargados de tomas las decisiones, además recoge, resume, analiza e

interpreta datos financieros de una empresa. (p/1)”6

La contabilidad es importante principalmente para la toma de decisiones y control de

la empresa, presenta los registros, previamente realizados, suministra información

en un momento dado, de manera sistemática y útil para las distintas partes

interesadas.

Definición.-

Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e

interpretación de las transacciones que se realizan en una entidad con el propósito

de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico

o período contable.

Tipos de Contabilidad.-

Contabilidad general: es un sistema de información para predeterminar, registrar,

acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de

producción, distribución, administración y financiamiento.

Contabilidad Gubernamental: es la técnica que registra sistemáticamente las

operaciones que realizan las dependencias y entidades del sector público, así como

los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto

de generar información financiera, presupuestal, programática y económica que

facilite a los usuarios la toma de decisiones y fiscalización.

6 Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General

33

Contabilidad Bancaria: se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de

todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco.

Contabilidad de Seguros: es aquella que estudia los estados financieros de las

instituciones destinadas a asegurar riesgos ajenos a través de la suscripción de un

contrato de seguro.

Contabilidad Financiera: es un sistema de información que expresa en términos

cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así

como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar

información útil y segura a usuarios externos a la organización.

Contabilidad Administrativa: sistema de información al servicio de las necesidades

internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar, las

funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones.

Contabilidad Fiscal: sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las

obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico.

Objetivos de la Contabilidad:

Su principal objetivo es suministrar información razonada, con base en

registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o

público. Para ello deberá realizar:

Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la

diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos

propuestos.

Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

34

Importancia de la contabilidad.-

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así

obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,

los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener

información de carácter legal.

PROCESO CONTABLE.

“Se refiere a las operaciones y transacciones que registra la Contabilidad en

un período determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio

económico, desde la apertura de libros hasta preparación y elaboración de

estados financieros. (p/42)”7

El proceso contable Informa sobre la situación financiera, el resultado de sus

operaciones y los cambios que se dan en la empresa, es muy útil para la toma de

decisiones y a la vez evaluar el trabajo de la administración.

Definición.-

Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período

contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las

transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario

al libro mayor, la contabilización de los asientos de ajuste, y, finalmente la

elaboración del balance de comprobación y demás estados financieros, posterior al

cierre.

Comprobantes o documentos mercantiles.-

Son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las

transacciones que se realizan en la empresa.

7 Mercedes Bravo Valdivieso. Contabilidad General

35

Importancia.-

Son de gran importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y

validez a los registros contables; los documentos comerciales son utilizados como

referencia y como comprobantes en caso de desacuerdo legal.

Estado de Situación Financiera.-

Se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que conforman el

Activo, Pasivo y patrimonio de la misma.

Libro Diario.-

Es un registro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una

empresa. La anotación de un hecho económico se llama asiento; es decir, en él se

registran todas las transacciones realizadas por una organización.

Asiento.-

Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y

en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de partida doble.

Libro mayor.-

En este libro se registran en forma clasificada y de cuentas todos los asientos

jornalizados previamente en el Diario.

Los valores registrados en el debe del Diario pasa al Debe de una cuenta de

Mayor y los valores registrados en el Haber de una Cuenta de Mayor, este

paso de denomina Mayorización.

El libro mayor tendrá tantas cuentas como número de acuerdo a la

codificación prevista en el “Plan o Catálogo de Cuentas”.

El Libro Mayor debe ser fuerte y durable, no debe llevar errores, tachones, ni

borrones, por lo que quien lo lleva debe ser muy dedicado.

36

Libros Auxiliares.-

Para efectos de control es conveniente que el Libro Mayor se subdivida en los

Mayores Auxiliares necesarios para cada una de las cuentas. Este registro se

realiza utilizando las subcuentas e individualizando la información contable

especialmente la que se refiere a Cuentas y Documentos por Cobrar y Pagar.

Balance de Comprobación.-

Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los

débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea

deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un

estado financiero.

El balance de comprobación sirve para verificar la razonabilidad de los saldos, refleja

la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso,

este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

Ajustes y Resultados.-

Se elabora al término de un período contable o ejercicio económico. Los ajustes

contables son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en

la Contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la

preparación de los Estados Financieros.

Los ajustes que con más frecuencia se presentan son aquellos que se refieren a:

Acumulados,

Diferidos,

Depreciaciones,

Consumos,

Provisiones,

Regulaciones,

Otros ajustes.

37

Los ajustes se jornalizan en el Libro Diario y se procede a la respectiva

mayorización.

Cierre de Libros.-

Se elaboran al finalizar el ejercicio económico o período contable con el objeto de:

Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan gasto o egreso.

Centralizar o agrupar las cuentas que generan renta o ingreso.

Determinar el resultado final, el mismo que puede ser:

Ganancia, utilidad o superávit

Pérdida o déficit.

Estados Financieros.-

La contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos conocer la situación

económica y financiera de la empresa al término de un período contable o ejercicio

económico, el mismo que se logra a través de la preparación de los siguientes

Estados Financieros:

Estado de Situación Económica

Estado de Ganancias Retenidas

Estado de Situación Financiera

Estado de Flujo de efectivo

Estado de Cambios en el patrimonio

NORMAS DE CONTABILIDAD.

“Cuando se inicia con la actividad contable en una empresa, utilizando las

normas de contabilidad correspondientes, se debe tener en cuenta que la

actualidad comercial gire en torno a la globalización, y precisamente en el

ámbito contable, la misma implica que las empresas adopten un cuerpo único

en cuanto a las normas de contabilidad. (s/p)”8

8 http://www.gestionyadministracion.com

38

La existencia de las normas de contabilidad en una empresa permite crear un marco

normativo de referencia con el fin de lograr uniformidad en los objetivos de la

información suministrada y obtener datos comparables en el tiempo y en el espacio.

Definición.-

Son especificaciones contables en constante renovación identificadas por las

instituciones que las ponen en circulación, pudiendo ser generales (con rango de

ley) o sectoriales.

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).-

NIC 1 Presentación de Estados Financieros:

El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de

los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que

los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma

entidad correspondientes a períodos anteriores, como con los de otras entidades

diferentes.

NIC 2 Inventarios:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un

tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que

debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos

correspondientes sean reconocidos.

Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así

como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del período, incluyendo

también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.

También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir

costos a los inventarios.

39

NIC 7 Estados de Flujo de Efectivo:

El objetivo de esta Norma es requerir el suministro de información sobre los cambios

históricos en el efectivo y sus equivalentes de una entidad mediante un estado de

flujo de efectivo en el que los flujos de fondos del período se clasifiquen según que

procedan de actividades de operación, de inversión y de financiación.

NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores:

El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las

políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar

acerca de los cambios en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones

contables y de la corrección de errores.

NIC 10 Hechos Ocurridos Después de la Fecha del Balance:

El objetivo de esta Norma es prescribir:

Cuándo una entidad ajustará sus estados financieros por hechos ocurridos

después de la fecha del balance; y

Las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los

estados financieros han sido autorizados para su publicación, así como

respecto a los hechos ocurridos después de la fecha del balance.

La Norma exige también, a la entidad, que no elabore sus estados financieros bajo

la hipótesis de negocio en marcha, si los hechos ocurridos después de la fecha del

balance indican que tal hipótesis de continuidad no resulta apropiada.

NIC 11 Contratos de Construcción:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los ingresos

ordinarios y los costos relacionados con los contratos de construcción. Debido a la

naturaleza propia de la actividad llevada a cabo en los contratos de construcción, la

fecha en que la actividad del contrato comienza y la fecha en la que termina el

mismo caen, normalmente, en diferentes períodos contables, por tanto, la cuestión

fundamental al contabilizar los contratos de construcción es la distribución de los

40

ingresos ordinarios y los costos que cada uno de ellos genere, entre las etapas

contables a lo largo de los cuales se ejecuta.

Esta Norma debe ser aplicada para la contabilización de los contratos de

construcción, en los estados financieros de los contratistas.

NIC 12 Impuesto a las Ganancias:

El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable del impuesto a las

ganancias. Para los propósitos de esta Norma, el término impuesto a las ganancias

incluye todos los impuestos, ya sean nacionales o extranjeros, que se relacionan con

las ganancias sujetas a imposición. El impuesto a las ganancias incluye también

otros tributos, tales como las retenciones sobre dividendos, que se pagan por parte

de una entidad subsidiaria, asociada o negocio conjunto, cuando proceden a

distribuir ganancias a la entidad que presenta los estados financieros.

NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades,

planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan

conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus

propiedades, planta y equipo, así como los cambios que se hayan producido en

dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable

de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la

determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por

deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.

NIC 17 Arrendamientos:

El objetivo de esta Norma es el de prescribir, para arrendatarios y arrendadores, las

políticas contables adecuadas para contabilizar y revelar la información relativa a los

arrendamientos. La clasificación de los arrendamientos adoptada en esta Norma se

basa en el grado en que los riesgos y ventajas, derivados de la propiedad del activo,

afectan al arrendador o al arrendatario. Un arrendamiento se clasificará como

41

financiero cuando se transfieran sustancialmente todos los riesgos y ventajas

inherentes a la propiedad. Por el contrario, se clasificará como operativo si no se

han transferido sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la

propiedad.

NIC 18 Ingresos Ordinarios:

La principal preocupación en la contabilización de ingresos ordinarios es determinar

cuándo deben ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los

beneficios económicos futuros fluyan a la entidad y estos beneficios puedan ser

medidos con fiabilidad. Esta Norma identifica las circunstancias en las cuales se

cumplen estos criterios para que los ingresos ordinarios sean reconocidos. También

suministra una guía práctica sobre la aplicación de tales criterios.

NIC 19 Beneficios a los Empleados:

Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de retribuciones que la

entidad proporciona a los trabajadores a cambio de sus servicios. El objetivo de esta

Norma es prescribir el tratamiento contable y la revelación de información financiera

respecto de los beneficios de los empleados.

NIC 20 Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a

Revelar sobre Ayudas Gubernamentales:

Esta Norma trata sobre la contabilización e información a revelar acerca de las

subvenciones del gobierno, así como de la información a revelar sobre otras formas

de ayudas gubernamentales.

NIC 21 Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda

Extranjera:

Una entidad puede llevar a cabo actividades en el extranjero de dos maneras

diferentes. Puede realizar transacciones en moneda extranjera o bien puede tener

negocios en el extranjero. Además, la entidad puede presentar sus estados

financieros en una moneda extranjera. El objetivo de esta Norma es prescribir cómo

42

se incorporan, en los estados financieros de una entidad, las transacciones en

moneda extranjera y los negocios en el extranjero, y cómo convertir los estados

financieros a la moneda de presentación elegida.

NIC 23 Costos por Intereses:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable para los costos por

intereses.

Los costos por préstamos incluyen intereses en sobregiros y préstamos bancarios,

cargos financieros en arrendamientos y diferencias de cambio en prestaciones en

moneda extranjera cuando se consideran como ajustes a los costos por intereses.

Los costos por intereses deben ser reconocidos como gastos del período en que se

incurre en ellos, salvo si fueran capitalizados.

NIC 24 Informaciones a Revelar sobre Partes Relacionadas:

El objetivo de esta Norma es asegurar que los estados financieros de una entidad

contengan la información necesaria para poner de manifiesto la posibilidad de que

tanto la posición financiera como el resultado del período puedan haberse visto

afectados por la existencia de partes relacionadas, así como por transacciones

realizadas y saldos pendientes con ellas.

NIC 26 Contabilización e Información Financiera sobre Planes de Beneficio por

Retiro:

Esta Norma se aplica a los estados financieros de planes de beneficio por retiro,

cuando éstos se preparan. Planes de beneficio por retiro son acuerdos en los que

una entidad se compromete a suministrar beneficios a sus empleados, en el

momento de terminar sus servicios o después, ya sea en forma de renta periódica o

como pago único, siempre que tales beneficios, o las aportaciones a los mismos que

dependan del empleador, puedan ser determinados o estimados con anterioridad al

43

momento del retiro, ya sea a partir de las cláusulas establecidas en un documento o

de las prácticas habituales de la entidad.

NIC 27 Estados Financieros Consolidados y Separados:

Está Norma será de aplicación en la elaboración y presentación de los estados

financieros consolidados de un grupo de entidades bajo el control de una

controladora. Estados financieros consolidados son los estados financieros de un

grupo, presentados como si se tratase de una sola entidad económica.

NIC 28 Inversiones en Empresas Asociadas:

Esta Norma se aplicará al contabilizar las inversiones en asociadas. No obstante, no

será de aplicación a las inversiones en asociadas mantenidas por:

Entidades de capital-riesgo, o

Instituciones de inversión colectiva, como fondos de inversión u otras

entidades similares, entre las que se incluyen los fondos de seguro ligados a

inversiones que desde su reconocimiento inicial hayan sido designadas para

ser contabilizadas al valor razonable con cambios en el resultado del período.

NIC 29 Información Financiera en Economías Hiperinflacionarias:

La presente Norma será de aplicación a los estados financieros individuales, así

como a los estados financieros consolidados, de una entidad cuya moneda funcional

es la moneda correspondiente a una economía hiperinflacionaria. Esta Norma no

establece una tasa absoluta para considerar que, al sobrepasarla, surge el estado

de hiperinflación. Es, por el contrario, un problema de criterio juzgar cuándo se hace

necesario re expresar los estados financieros de acuerdo con la presente Norma.

NIC 31 Participaciones en Negocios Conjuntos:

Esta Norma se aplicará en la contabilización de las participaciones en negocios

conjuntos, así como para informar sobre sus activos, pasivos, gastos e ingresos en

los estados financieros de los participantes e inversores, con independencia de las

44

estructuras o formas que adopten las actividades llevadas a cabo por tales de

negocios conjuntos.

NIC 32 Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar:

El objetivo de esta Norma es establecer principios para presentar los instrumentos

financieros como pasivos o patrimonio neto y para compensar activos y pasivos

financieros. Ella aplica a la clasificación de los instrumentos financieros, desde la

perspectiva del emisor, en activos financieros, pasivos financieros e instrumentos de

patrimonio; en la clasificación de los intereses, dividendos y pérdidas y ganancias

relacionadas con ellos, y en las circunstancias que obligan a la compensación de

activos y pasivos financieros.

NIC 33 Ganancias por Acción:

El objetivo de esta Norma es establecer los principios para la determinación y

presentación de la cifra de ganancias por acción de las entidades, cuyo efecto será

el de mejorar la comparación de los desempeños entre diferentes entidades en el

mismo periodo, así como entre diferentes periodos para la misma entidad.

El punto central de esta Norma es el establecimiento del denominador en el cálculo

de las ganancias por acción.

Esta Norma será aplicada por las entidades cuyas acciones ordinarias, ya sean

actuales o potenciales, se coticen públicamente, así como por aquellas acciones

potenciales en los mercados públicos de valores. Cualquier entidad que presente la

cifra de ganancias por acción, la calculará y presentará de acuerdo con esta Norma.

NIC 34 Información Financiera Intermedia:

El objetivo de esta Norma es establecer el contenido mínimo de la información

financiera intermedia, así como prescribir los criterios para el reconocimiento y la

medición que deben ser seguidos en los estados financieros intermedios, ya se

presenten de forma completa o condensada. La información financiera intermedia,

45

si se presenta en el momento oportuno y contiene datos fiables, mejora la capacidad

que los inversionistas, prestamistas y otros usuarios tienen para entender la

capacidad de la entidad para generar beneficios y flujos de efectivo, así como su

fortaleza financiera y liquidez.

NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos:

El objetivo de esta Norma consiste en establecer los procedimientos que una entidad

aplicará para asegurarse de que sus activos están contabilizados por un importe que

no sea superior a su valor recuperable.

Un activo estará contabilizado por encima de su valor recuperable cuando su

importe en libros exceda del monto que se pueda recuperar del mismo a través de

su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el activo se presentaría como

deteriorado, y la Norma exige que la entidad reconozca una pérdida por deterioro del

valor de ese activo.

NIC 37 Provisiones, Activos Contingentes y Pasivos Contingentes:

El objetivo de esta Norma es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el

reconocimiento y la medición de las provisiones, activos y pasivos de carácter

contingente, así como que se revele la información complementaria suficiente, por

medio de las notas a los estados financieros, como para permitir a los usuarios

comprender la naturaleza, calendario de vencimiento e importes, de las anteriores

partidas.

NIC 38 Activos Intangibles:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos

intangibles que no estén contemplados específicamente en otra Norma.

Esta Norma requiere que las entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si,

se cumplen ciertos criterios. La Norma también especifica cómo determinar el

46

importe en libros de los activos intangibles, y exige la revelación de información

específica sobre estos activos.

NIC 39 Instrumentos Financieros. Reconocimiento y Medición:

El objetivo de esta Norma es el establecimiento de principios para el reconocimiento

y la medición de los activos financieros y pasivos financieros, así como de algunos

contratos de compra o venta de partidas no financieras.

NIC 40 Propiedades de Inversión:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las propiedades de

inversión y las exigencias de revelación de información correspondientes.

NIC 41 Agricultura:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable, la presentación en

los estados financieros y la información a revelar en relación con la actividad

agrícola.

Normas Internacionales de Información Financiera (NIF).-

NIIF 1 Adopción, por Primera Vez, de las Normas Internacionales de

Información Financiera:

El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados contengan

información de alta calidad que:

Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los períodos que

se presenten;

Suministre un punto de partida adecuado para la contabilidad según las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); y

Pueda ser generada a un costo que no exceda a los beneficios.

En particular, esta NIIF exige que la entidad, al preparar el balance que sirva como

punto de partida para su contabilidad según las NIIF, haga lo siguiente:

47

reconocerá todos los activos y pasivos cuyo reconocimiento es requerido por

las NIIF;

no reconocerá como activos o pasivos partidas que las NIIF no reconozcan

como tales;

reclasificará los activos, pasivos y componentes del patrimonio neto, y

aplicará las NIIF en la medición de todos los activos y pasivos reconocidos.

NIIF 2 Pagos Basados en Acciones:

El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera que ha de

incluir una entidad cuando lleve a cabo una transacción con pagos basados en

acciones. En particular, requiere que la entidad refleje en el resultado del período y

en su posición financiera, los efectos de las transacciones con pagos basados en

acciones, incluyendo los gastos asociados a las transacciones en las que se

conceden opciones sobre acciones a los empleados.

La NIIF requiere que la entidad reconozca las transacciones por pagos basados en

acciones en sus estados financieros, incluyendo las transacciones con los

empleados o con terceros que vayan a ser liquidadas en efectivo, con otros activos o

con instrumentos de (capital) patrimonio de la entidad.

NIIF 3 Combinaciones de Empresas:

El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera a revelar por

una entidad cuando lleve a cabo una combinación de negocios.

Una combinación de negocios es la unión de entidades o negocios separados en

una única entidad que emite información financiera. El resultado de casi todas las

combinaciones de negocios es que una entidad, la adquirente, obtiene el control de

uno o más negocios distintos, las entidades adquiridas.

48

NIIF 4 Contratos de Seguros:

El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera que debe

ofrecer, sobre los contratos de seguro, la entidad emisora de dichos contratos (que

en esta NIIF se denomina aseguradora), hasta que el Consejo complete la segunda

fase de su proyecto sobre contratos de seguro.

En particular, esta NIIF requiere:

Realizar un conjunto de mejoras limitadas en la contabilización de los

contratos de seguro por parte de las aseguradoras;

Revelar información que identifique y explique los importes de los contratos

de seguro en los estados financieros de la aseguradora, y que ayude a los

usuarios de dichos estados a comprender el importe, calendario e

incertidumbre de los flujos de efectivo futuros procedentes de dichos

contratos.

NIIF 5 Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones

Discontinuadas:

El objetivo de esta NIIF es especificar el tratamiento contable de los activos

mantenidos para la venta, así como la presentación e información a revelar sobre las

operaciones discontinuadas.

NIIF 6 Exploración y Evaluación de Recursos Minerales:

El objetivo de esta NIIF es especificar la información financiera relativa a la

exploración y evaluación de recursos minerales.

Desembolsos:

Efectuados por una entidad en relación con la exploración y la evaluación de

recursos minerales, antes de que se pueda demostrar la factibilidad técnica y la

viabilidad comercial de la extracción de recursos minerales. La búsqueda de

recursos minerales, incluyendo minerales, petróleo, gas natural y recursos similares

no renovables, realizada una vez que la entidad ha obtenido derechos legales para

49

explorar en un área determinada, así como la determinación de la factibilidad técnica

y la viabilidad comercial de la extracción de recursos minerales.

NIIF 7 Instrumentos Financieros: Información a Revelar:

El objetivo de esta NIIF es requerir a las entidades que, en sus estados financieros,

revelen información que permita a los usuarios evaluar:

la relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el

rendimiento de la entidad; y

la naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos

financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el período y en la

fecha de presentación, así como la forma de gestionar dichos riesgos.

La NIIF se aplica a todas las entidades, incluyendo a las que tienen pocos y muchos

instrumentos financieros.

NIIF 8 Segmentos de Operación Principio básico:

Una entidad revelará información que permita que los usuarios de sus estados

financieros evalúen la naturaleza y los efectos financieros de las actividades de

negocio que desarrolla y los entornos económicos en los que opera.

La NIIF específica la manera en que una entidad debe proporcionar información

sobre sus segmentos de operación en los estados financieros anuales, también

establece los requerimientos para la revelación de información relacionada sobre

productos y servicios, áreas geográficas y principales clientes.

50

PLAN GENERAL DE CUENTAS

“El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende

de las características de cada empresa, constituye un listado lógico y

ordenado de las cuentas de Mayor General con su denominación y código

correspondiente. (p/38)”9

Un plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar

los hechos contables de una empresa, las cuales deben ser clasificadas y

codificadas de manera ordenada y sistemática a fin de que muestren las cuentas

de Activo, Pasivo, Patrimonio, Cuentas de Orden, Cuentas de egresos y Cuentas de

ingreso.

Definición.-

El plan de cuentas está constituido por el conjunto de cuentas que la empresa

espera utilizar para el registro de sus operaciones. Debe estar elaborado de

acuerdo a una metodología determinada y clasificado de acuerdo a un orden

preestablecido.

Activo.-

Se agrupan las cuentas que representan bienes, valores y derechos que son de

propiedad de la empresa; se presentan de acuerdo a la liquidez o facilidad de

conversión de dinero en efectivo.

Activo Corriente: Comprende el dinero y otros recursos y derechos que

razonablemente se espera convertir en efectivo, consumir o vender en un periodo

que no exceda de un año.

Activo Corriente Disponible: corresponde a los fondos disponibles que

representan dinero en efectivo o especies de transformación en dinero.

9 Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General

51

Caja: Representa todo lo que la empresa tiene en billetes, monedas o cheques

recibidos por cualquier concepto; (ventas de mercancías al contado, pagos

efectuados por los clientes, aportes en efectivo, cobros de ingresos o rentas varias,

ventas al contado, dinero recibido).

Bancos: Representa el dinero que la empresa a consignado o depositado en las

diferentes entidades financieras en cuentas corrientes o de ahorros.

Activo Corriente Exigible: se refiere a lo que posee la empresa en cuentas y

documentos que es exigible para su convertibilidad en dinero.

Cuentas por Cobrar: Son los valores que una empresa debe cobrar a sus clientes

por concepto de mercancías vendidas a crédito.

Documentos por cobrar: representan derechos exigibles a través de documentos a

favor del negocio.

Activo Corriente realizable: representa los bienes de convertibilidad a corto plazo.

Mercadería: constituye los bienes de la empresa destinados a la venta o a la

producción para su posterior venta.

Activo Fijo: Es la inversión en infraestructura. Equipos, Maquinarias, Herramientas,

Vehículos, Terrenos, Oficinas, Bodegas.

Activo Fijo Depreciable: son activos que pierden valor por su uso, obsolencia o

destrucción parcial o total.

Muebles y enseres: muebles y enseres de propiedad de la empresa, contabilizados

a precio de costo.

52

Edificios: Representa los valores que la empresa posee en casas, locales, edificios y

toda clase de construcciones terminadas.

Activo Fijo no Depreciable: activos que no se desvalorizan pese a su uso.

Terreno: precio de costo de los lotes de tierra donde se encuentran construidos los

edificios y también los terrenos donde no hay construcción de propiedad de la

empresa.

Construcciones en Curso: representa todos los costos y gastos invertidos en la

construcción de edificios, oficinas, bodegas, plantas industriales o almacenes con el

fin de ser utilizados en la producción de bienes o servicios. Una vez concluidas las

obras sus saldos se trasladarán a las cuentas correspondientes.

Activo Diferido (Activo No Circulante Intangibles): Son los gastos realizados por

la empresa, y que una vez pagados no son recuperables o reembolsables.

Generalmente estos gastos se efectúan al construir la empresa y son de un valor

considerable.

Pagos por Anticipado: representan una erogación efectuada por servicios que se van

a recibir, por bienes que van a consumirse en el uso exclusivo del negocio y cuyo

propósito no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo, estos pagos

constituyen en la mayoría de los casos un bien intangible, que implica un derecho o

privilegio y para que puedan reconocerse deberán ser capaces de generar

beneficios o evitar desembolsos contra resultados futuros.

Otros Activos: Son bienes y derechos de propiedad de la empresa, que no están a

su servicio o explotación del negocio. Ejemplo: terrenos no utilizados, muebles en

desuso y otros.

53

Inversiones a Largo Plazo: son las que se realizan mediante la adquisición de

papeles o títulos negociables y que se mantendrán en la empresa por períodos

superiores a un año.

Pasivo.-

Son la deudas que una empresa tiene para con terceras personas que no sean

socios, accionistas o dueños.

Pasivo A Corto Plazo o Corrientes: Son todas las obligaciones, apreciables en

dinero, a cargo de la empresa, las cuales deberán cancelarse en un plazo no mayor

de un año, o dentro del periodo contable.

Cuentas por pagar: Deudas que tiene la empresa, ya sean nacionales o del exterior

por compra de mercancías o servicios a crédito.

Obligaciones financieras: Representa el valor de los prestamos que la empresa ha

recibido de entidades financieras.

Pasivo A Largo Plazo o No Corrientes: Son las deudas que debe pagar la

empresa a largo plazo, es decir en un período mayor a un año.

Obligaciones financieras a Largo Plazo: Son las deudas a largo plazo que la

empresa debe cumplir con entidades financieras por concepto de préstamos. Se

maneja de igual forma que la cuenta obligaciones financieras del pasivo corriente.

Hipotecas por Pagar: Cuenta que anota las obligaciones de la empresa, contraídas

con respaldo de bienes inmuebles.

Otros Pasivos: Comprende otros pasivos de la entidad que no han sido incluidos en

los demás grupos de la clase Pasivos.

54

Ingresos Diferidos: Se registran los ingresos efectivamente percibidos de manera

anticipada por la entidad que no corresponde reconocer como resultados del período

debido a que los mismos aún no se han devengado.

Operaciones Pendientes de Imputación: Se registran los saldos acreedores de las

operaciones que por razones operativas internas o por las características de la

operación no es posible imputar inmediatamente a las cuentas definitivas. Estas

partidas deben ser regularizadas, mediante su imputación a las cuentas en que

corresponde su registro definitivo, en un período no mayor a los treinta días

naturales contados desde la fecha de origen de la misma.

Patrimonio.-

Obligaciones de la empresa con los dueños, derechos de los asociados sobre la

empresa, está conformada por el valor de las cuotas sociales o acciones que han

aportado los dueños de la empresa, además del superávit que contiene las

utilidades retenidas y las reservas.

Capital Social: Representa los recursos que los socios o propietarios han invertido

en su empresa; (El aporte inicial de los socios y el incremento de capital efectuado

por los socios según escritura pública).

Capital Pagado: Representa el capital que la empresa ya utilizó y fue pagado.

Reservas: Representa los valores que las sociedades designan de sus utilidades,

en cada ejercicio contable, para proteger el patrimonio de la empresa.

Reserva Legal: Se registran las apropiaciones de las utilidades liquidas del ejercicio,

con el fin de cumplir disposiciones legales y proteger el patrimonio social.

55

Reserva Estatutaria: Destino del beneficiario cuyo importe anual debe estar prefijado

en los estatutos de la empresa, atendiendo a sus propias consideraciones de

funcionamiento interno.

Superávit De Capital: Representa las ganancias netas para distribuir entre los

socios, obtenidas en ejercicios anteriores o en el presente ejercicio contable,

liquidadas después de calcular las reservas y los impuestos de cada período

contable.

Donaciones de Capital: En esta cuenta se registran los importes recibidos como

donación para capitalizar de manera definitiva a la entidad.

Superávit De Operación: Al finalizar el ejercicio contable o cierre de período, los

registros de las operaciones realizadas por el ente económico deben arrojar

resultados que pueden ser utilidad o pérdida.

Utilidad del Ejercicio: Esta cuenta registra los beneficios obtenido por el ente

económico y las operaciones y las operaciones realizadas en el período.

Ingresos.-

Comprende las cuentas representativas de los ingresos del período por valores

recibidos de bienes y servicios entregados.

Ingresos Operacionales: Ingresos recibidos o no, pero devengados efectivamente

en un período, y que son producto del giro normal de la empresa.

Ventas: Se registran todas las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa.

Devolución en Ventas: Registra el valor de las devoluciones originadas en ventas

realizadas por el ente económico.

56

Ingresos No Operacionales: Comprende los ingresos provenientes de

transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del

ente económico.

Arriendos Ganados: Registra el valor de los ingresos obtenidos por arrendamientos

de las propiedades, planta y equipo del ente económico a terceros y que no

corresponde al desarrollo de la actividad principal.

Comisiones Recibidas: Registra el valor de los ingresos no operacionales que el

ente económico obtiene a título de comisiones originadas en conceptos tales como

venta de seguros, derechos de autor y programación, comisiones por recaudo o

inversión publicitaria.

Costos.-

Representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la

adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los

cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.

Costos Operacionales: Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las

erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la

producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente

económico obtiene sus ingresos.

Compras: Se registran los valores de todas las adquisiciones de mercaderías que

realiza la empresa (costo).

Devolución en Compras: Se registran los valores que por devolución de las

mercaderías compradas se presentan a la empresa.

57

Gastos.-

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que

incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un

ejercicio económico determinado.

Gastos de Administración: Son los ocasionados en el desarrollo del objeto social

principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o

valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la

gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las

políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico

incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial,

legal y administrativa.

Gastos sueldos: Son los gastos de la administración de recursos humanos por

sueldos y salarios a favor del personal de la entidad.

Vacaciones: Gastos administrativos por concepto de vacaciones anuales no

utilizadas por el empleado y que la entidad asume como gasto extraordinario.

Gastos de Venta: Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del

objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las

sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados

con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las

políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente

económico.

Gasto Mantenimiento y Reparaciones: Registra los gastos ocasionados por concepto

de mantenimiento y reparaciones que se efectúan en desarrollo del giro operativo

del ente económico.

58

Arrendamientos: Registra el valor de los gastos pagados o causados por el ente

económico originados en servicios de arrendamientos de bienes para el desarrollo

del objeto social.

Gastos Financieros: Comprenden los gastos en que se incurran, relacionados con

las operaciones financieras.

Cuentas de Orden.-

Registra los valores reales de la empresa y no afecta la situación financiera de ésta

ni los resultados de los ejercicios.

Cuentas de Orden Deudoras: Agrupa las cuentas que reflejan hechos o

circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura

financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro

utilizadas para efectos del control interno de activos, información gerencial o control

de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los

registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.

Garantías Otorgadas: Registra el importe de los bienes inmuebles, valores

mobiliarios y otros bienes muebles que, siendo parte de sus activos, son entregados

por el ente económico a terceros en garantía de créditos obtenidos o por otras

obligaciones contraídas.

Cuentas de Orden Acreedoras: Agrupa las cuentas que registran los compromisos

o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan

llegar a afectar la estructura financiera del ente económico.

Garantías Recibidas: Registra el importe de los bienes inmuebles, valores

mobiliarios y otros bienes inmuebles que han sido recibidos en garantía de

operaciones realizadas por el ente económico, así como los valores equiparables a

garantía real.

59

CAPÍTULO III:

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN

Se utiliza el método de observación porque es una técnica que permite conocer la

información, los datos de los procesos y necesidades en el Club de Clases y

Policías, además se observará directamente el funcionamiento del sistema actual, la

documentación y los procesos utilizados; el método inductivo ya que se

determinarán los acontecimientos en las actividades de la Institución para conocer

las funciones del personal y los acontecimientos que suceden a diario; además se

incluye el método documental utilizado para la recopilación adecuada de datos

mediante análisis de documentos y contenidos que permitirán descubrir los hechos

por los que se generan problemas en el proceso contable de esta forma es posible

crear un manual que se ajuste a las necesidades del personal y de la institución en

general.

Además el método de análisis para dividir en partes los procesos que se presentan

en la Administración e ir plasmando organizadamente en el documento a realizar.

Como se puede notar los métodos de la investigación se han aplicado en todas las

etapas de la investigación y seguirán siendo aplicadas en el desarrollo del trabajo

investigativo del diseño e implementación de un manual de procedimientos

contables para control interno del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS.

Por las características de datos, la técnica que se utiliza es la encuesta utilizando

como instrumento el cuestionario, aplicándolo a la muestra que son las diferentes

jefaturas, personal administrativo y operativo del Club de Clases y Policías. (Ver

Modelo Cuestionario Anexo I)

60

El cuestionario fue previamente validado para establecer su confiabilidad y de esta

manera se pueda aplicarlo.

SITUACIÓN ACTUAL

El Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, se dedica a la entrega de

servicios y beneficios sociales a todos los clases y policías del Ecuador en cuanto a:

Ayudas Económicas, Asesoría Jurídica, Servicios Funerarios y odontológicos.

El Club ofrece sus servicios a todos los socios y dependientes en situaciones graves

con los mejores beneficios, con la finalidad de contribuir al desarrollo social y

promover la integración y salud familiar.

ANTECEDENTES

EL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL, es una Institución

creada el 26 de Febrero de 1988 fecha en la cual adquiere personería jurídica, es

una entidad de derecho privado, sin fines de lucro y su domicilio principal está en la

ciudad de Quito.

El Club está integrado por los Clases y Policías en servicio activo y pasivo de la

Policía Nacional del Ecuador, la principal finalidad de la Institución es la de contribuir

al bienestar social, legal, cultural, económico y deportivo de sus socios.

MISIÓN

Contribuir con el desarrollo socio - cultural de sus asociados, a través de la entrega

oportuna de servicios, beneficios y atención personalizada de calidad, administrando

y optimizando los recursos existentes, a fin de destinarlos a cumplir los objetivos de

interés común.

61

VISIÓN

Ser una organización sólida, con presencia a nivel nacional, brindando a sus

asociados servicios y beneficios de calidad, con la perspectiva de mejoramiento

continuo y sólidos principios éticos y humanísticos.

VALORES CORPORATIVOS

Compromiso: con los socios que necesitan de nuestra ayuda para mejorar

sus condiciones de vida a través de la dotación de ayudas económicas.

Transparencia: para mejorar los asuntos personales e institucionales con

integridad y probidad.

Eficiencia: para poder lograr todo lo establecido o para darnos cuenta que con

la lucha diaria es posible sacar adelante nuestra Institución.

Responsabilidad Social: entrega y sacrificio a favor de las personas menos

fuertes, colaboración y amor para realizar este trabajo solidario.

Profesionalismo: que servirá para dar pronta solución a todos los Clases y

Policías que están atravesando calamidades propias o de sus familiares.

PLAN DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La recopilación de los datos se lo realizó mediante un cuestionario que fue aplicado

a las diferentes jefaturas, personal administrativo y operativo del Club de Clases y

Policías; los datos se registraran de la siguiente manera:

Tabulación: ordenar los datos en filas y columnas en una matriz, con título,

columna, encabezado, cuerpo, y notas de pie de página.

Graficación: Presentar en gráficos como histogramas, pastel, columnas, etc.

Análisis e interpretación: Exponer un criterio sobre los datos obtenidos y

resultados conseguidos.

La recopilación de los datos se realizó por medio de un cuestionario, el mismo fue

aplicado a los empleados del Club de Clases y Policías.

62

INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

ENCUESTA REALIZADA A LOS TRABAJADORES DEL CLUB DE CLASES Y

POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL

PREGUNTA 1: ¿Existe un manual de procedimientos contables en la Institución?

TABLA 1: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)

Si 0 0%

No 28 87,50%

No conozco 4 12,50%

TOTAL 32 100%

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

GRÁFICO 1: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

Interpretación:

EL 87,50% de los empleados dicen que no existe y el 12,50% no conocen sobre la

existencia de un manual de procedimientos contables.

0,00%

87,50%

12,5%

Manual de Procedimientos Contables en la Institución

Si

No

No conozco

63

PREGUNTA 2: ¿Existen políticas de control interno contable en la entidad?

TABLA 2: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE CONTROL INTERNO

CONTABLE

Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)

Si 5 15,62%

No 21 65,63%

No conozco 6 18,75%

TOTAL 32 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

GRÁFICO 2: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

Interpretación:

El 65,63% de los empleados respondieron que no, el 18,75% no conoce y el

15,62% dice sí existen políticas de control interno.

15,62%

65,63%

18,75%

Politicas de control interno contable

Si

No

No conozco

64

PREGUNTA 3: ¿La entidad aplica el Plan general de Cuentas y demás técnicas

contables para el registro de sus operaciones?

TABLA 3: DETERMINACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS Y

TÉCNICAS CONTABLES EN EL REGISTRO DE OPERACIONES.

Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)

Si 24 75%

No 1 3%

No conozco 7 22%

TOTAL 32 100%

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

GRÁFICO 3: DETERMINACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS Y TÉCNICAS CONTABLES EN EL REGISTRO DE OPERACIONES.

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

Interpretación:

El 75% de los empleados dicen que si se aplica, el 22% no conoce y el 3% afirman

que no se aplica.

75%

3%

22%

Aplición del Plan General de Cuentas y técnicas Contables para el registro de

operaciones.

Si

No

No conozco

65

PREGUNTA 4: ¿Cree usted que un manual de procedimientos garantizaría el

trabajo del personal de la Institución?

TABLA 4: DETERMINACIÓN SI UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTABLES GARANTIZARÁ EL TRABAJO DEL PERSONAL

Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)

Si 11 34%

No 17 53%

No conozco 4 13%

TOTAL 32 100%

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

GRÁFICO 4: DETERMINACIÓN SI UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES GARANTIZARÁ EL TRABAJO DEL PERSONAL

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

Interpretación:

El 53% de los encuestados dicen que no garantiza, el 34% si y el 13% no conoce.

34%

53%

13%

Manual de procedimientos contables garantiza el trabajo del personal.

Si

No

No conozco

66

PREGUNTA 5: ¿Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los

registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?

TABLA 5: REVISIÓN PERIÓDICA DE REGISTROS CONTABLES ADECUADOS

Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)

Si 2 6%

No 29 91%

No conozco 1 3%

TOTAL 32 100%

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

GRÁFICO 5: REVISIÓN PERIÓDICA DE REGISTROS CONTABLES ADECUADOS

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

Interpretación:

El 91% de los encuestados responden que no se hacen verificaciones, el 6% afirma

si se realizan y el 3% no conoce.

6%

91%

3%

Verificación periódica de registros contables adecuados.

Si

No

No conozco

67

PREGUNTA 6: ¿Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se

elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?

TABLA 6: ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD PARA EL

REGISTRO DE TRANSACCIONES

Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)

Si 30 94%

No 0 0%

No conozco 2 6%

TOTAL 32 100%

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

GRÁFICO 6: ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD PARA EL REGISTRO DE TRANSACCIONES

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

Interpretación:

El 94% de los encuestados responden que si se elabora y el 6% no conoce.

94%

0% 6%

Elaboración de documentos contables para el registro de transacciones

Si

No

No conozco

68

PREGUNTA 7: ¿Las políticas, procedimientos y demás prácticas contables se

encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del

proceso contable?

TABLA 7: EXISTENCIA DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y PRÁCTICAS

CONTABLES ACTUALIZADAS

Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)

Si 7 22%

No 23 72%

No conozco 2 6%

TOTAL 32 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

GRÁFICO 7: EXISTENCIA DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y PRÁCTICAS CONTABLES ACTUALIZADAS

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

Interpretación:

El 72% de los encuestados dicen que no, el 22% responde que si y el 6% no

conoce.

22%

72%

6%

Políticas, procedimientos, y practicas contables actualizadas como guía del proceso contable.

Si

No

No conozco

69

PREGUNTA 8: ¿Cómo calificaría la parte normativa en el área contable que existe

actualmente en la entidad?

TABLA 8: EVALUACIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE EN LA EMPRESA

Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)

Excelente 0 0%

Buena 5 16%

Regular 11 34%

Deficiente 16 50%

TOTAL 32 100%

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

GRÁFICO 8: EVALUACIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE EN LA EMPRESA

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.

Interpretación:

El 50% dice que es deficiente, el 34% regular, y el 16% indica que la normativa es

buena.

0% 16%

34%

50%

Normativa en el área contable

Exelente

Buena

Regular

Deficiente

70

ANÁLISIS DE RESULTADOS

El personal del Club de Clases y Policías desempeña una serie de funciones que

deben ser realizadas con eficiencia, eficacia, y efectividad sin embargo estas

actividades no son las más acertadas debido a la falta de un manual

procedimientos, esto da como resultado el desconocimiento especialmente en el

área contable, a tal efecto que ocurren fallas que van desde el inicio de las

actividades, es decir, desde la contratación de personal; por lo tanto si la Institución

tuviera procesos estandarizados se podría dar una guía correcta de las funciones a

desarrollar al personal nuevo y antiguo.

Es de gran importancia de tener un buen sistema de control interno contable en las

organizaciones, debido a que la empresa que aplique controles en sus operaciones

contables, conducirá a conocer la situación real de las mismas, por consiguiente, el

Club de Clases y Policías necesita un plan de organización en todos los

procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio,

para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los

datos contables; de lo anterior se desprende, que todos los departamentos que

conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre

van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad

dentro de la organización.

A pesar de que la Institución aplica el Plan General de Cuentas establecido, la gran

mayoría del personal desconoce si son las apropiadas y las que revelan

adecuadamente las operaciones realizadas, por lo tanto es fundamental contar con

un manual que permita capacitar al trabajador para que entienda todos los

conceptos y aplique correctamente en plan general de contabilidad en todas las

operaciones diarias que se realizan en la empresa.

Por otro lado la falta de verificaciones periódicas en los valores y en los registros

contables lleva a errores continuos especialmente de los funcionarios de poca

experiencia y que desconocen las actividades que se realizan en la empresa, por lo

71

tanto es importante analizar constantemente las operaciones realizadas, esto

ayudará a tomar los correctivos necesarios y a obtener mejores resultados.

En cuanto a la elaboración de comprobantes de contabilidad se detectó que la

Institución si los utiliza, sin embargo es importante evaluar si son los idóneos y

cumplen con lo dispuesto por la ley además de servir como de soporte de las

operaciones de la empresa; al utilizar comprobantes propios del negocio para

respaldar todas las operaciones comerciales que se realicen, se están dando pasos

muy importantes para lograr controlar internamente la Institución.

Las prácticas contables que se utilizan actualmente, no son una guía adecuada para

el proceso contable por lo tanto la no aplicación correcta de las normas contables,

incide directamente en la razonabilidad de la información contenida en los estados

financieros: balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en

el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo; lo que conlleva a deteriorar la

relación con los clientes, proveedores, y el Estado; porque sin las normas contables,

los resultados obtenidos serán incorrectos, lo que afecta la credibilidad del ente

empresarial.

Finalmente la mayoría de los funcionarios de la organización califica a la normativa

existente como deficiente, de tal forma que esto impide cumplir con los objetivos

propuestos, por lo tanto es primordial tomar los correctivos necesarios ante esta

situación; esto permitirá la toma de decisiones acertadas y al mismo tiempo el

crecimiento Institucional.

72

CAPÍTULO IV

PROPUESTA

TEMA.

IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA

EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL.

DATOS INFORMATIVOS.

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL

Club de Clases y Policías de la Policía Nacional

RUC

1791323688001 (Ver Anexo II)

LEMA

“Nuestra obligación es servir a los socios, la vuestra es hacer respetar sus derechos”

UBICACIÓN

Av. Orellana E2-09 y 10 de Agosto

PRESIDENTE

Sargento Segundo de Policía Kleber Porfirio Sánchez Samaniego

LOGOTIPO

73

JUSTIFICACIÓN

El Club de Clases y Policías, es una institución que requiere de un manual de

procedimientos contables, el cual establezca políticas, técnicas, y actividades que

permitan cubrir las necesidades de la organización, para tener un apropiado control

sobre los procesos que se vienen desarrollando en el área contable.

El manual de procedimientos contables para el control interno permitirá un adecuado

manejo y desarrollo en las funciones que se llevan a cabo, por lo tanto se podrá

poner disciplina en el manejo económico y administrativo al interior de la

organización, además de mejorar las actividades mediante un adecuado manejo

contable al momento de realizar las operaciones, a mas de esto es un gran aporte

para evitar errores y servirá como una importante herramienta para los socios,

directivos y trabajadores que aplicarán esta guía para mejorar la calidad de los

servicios que se ofrecen a la sociedad.

Es primordial contar con una guía que ayude desarrollo de la empresa y el

mejoramiento de los procesos haciéndolos más eficientes y eficaces; y de esta

manera facilitar la toma de decisiones de forma oportuna.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Establecer un instructivo que ayude a la aplicación adecuada de las operaciones

contables para mejorar el sistema de control interno y de esta manera establecer

políticas y controles para un eficiente desempeño administrativo a fin de realizar la

toma de decisiones acertadas en forma oportuna.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Determinar funciones y responsabilidades para el adecuado manejo contable

de las operaciones de la empresa.

74

Establecer los procedimientos necesarios para el registro de operaciones los

cuales revelen adecuadamente los hechos y transacciones registradas.

Estar al tanto de la situación actual de la empresa en cuanto al manejo

contable.

Disponer de una guía normativa y de consulta al personal que desconoce las

actividades de la Institución.

Determinar si la empresa cuenta con documentos normativos para llevar a

cabo una buena administración.

Implementar el Manual de Procedimientos Contables que suministre

información necesaria en los diferentes procesos existentes.

FODA DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS

Análisis

La evaluación de las fortalezas y debilidades de los recursos de una empresa y sus

oportunidades y amenazas externas, lo que comúnmente se conoce como análisis

FODA, proporciona una buena perspectiva de la posición de una institución.

La matriz FODA es una importante herramienta que ayuda a los gerentes a

desarrollar estrategias.

Fortalezas y Debilidades Internas: Son las actividades que una organización sí

puede controlar.

Oportunidades y Amenazas Externas: Se refieren a las tendencias y

acontecimientos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales,

políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y competitivos que podrían

beneficiar o perjudicar significativamente a una organización en el futuro.

75

Matriz resumen de Fortalezas y Debilidades

FORTALEZAS DEBILIDADES

Capacidad de diversificación en los

servicios ofrecidos

Los beneficios que brinda el Club no

se transmiten a todos los policías

Experiencia en el mercado Desconocimientos de las

necesidades del Cliente

Alianzas estratégicas con

proveedores

No contar con una administración de

procesos y procedimientos definidos

Continua capacitación de los

trabajadores

Poca experiencia en marketing y

publicidad.

Cobertura geográfica amplia del servicio a

entregar.

Falta de comunicación entre

Departamentos

76

Matriz resumen de Oportunidades y Amenazas.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Aumento creciente de la demanda

en las diferentes regiones del país Desarrollo de nuevas empresas.

Pocas empresas dedicadas entregar la

variedad de servicios que ofreceré.

Saturación de la demanda de

servicios

Ofrecer servicios complementarios a

los dados.

Falta de credibilidad de los miembros

de la Policía Nacional debido a

directorios anteriores que no

cumplieron con los beneficios

establecidos

Aprovechar las fallas que deja la

competencia en el mercado

No prestar atención a la competencia

y perder ventaja en el mercado.

Prestigio y Diferenciación Cambio en las necesidades del

cliente

En un análisis FODA siempre hay que recordar lo siguiente:

Las oportunidades

deben

aprovecharse

Las debilidades deben

eliminarse.

Las amenazas deben

minimizarse

Las fortalezas deben

ser utilizadas

77

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL.

ASAMBLEA GENERAL

DIRECTORIO NACIONAL

PRESIDENCIA

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

CONTADOR GENERAL

ASISTENTE CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE

TESORERIA SERVICIO SOCIAL

RECUSRSOS HUMANOS

COMUNICACION CORPORATIVA

78

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO.

ASAMBLEA GENERAL

DIRECTORIO NACIONAL

PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA

DEPARTAMENTO CONTABLE

SECCIÓN CONTABILIDAD

GENERAL

RECAUDACIÓN PAGOS

PRESUPUESTO

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE TALENTO

HUMANO

SERVICIOS GENERALES

MENSAJERÍA

RECEPCIÓN

DEPARTAMENTO DE SERVICIO

SOCIAL

AUDITORÍA INTERNA

SECRETARÍA

ASESORÍA JURIDÍCA

COMISIÓN DE FISCALIZACIÓN

79

MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIONES NIVEL EJECUTIVO

ASAMBLEA GENERAL

7. Exigir rendición de cuentas a los organismos del Club.

4. Conocer y resolver los informes del Directorio Nacional, Comisión de Fiscalización

y Tesorería.

5. Autorizar la adquisición y construcción de bienes y servicios cuyo valor sobrepase

a las 500 remuneraciones, previo informe favorable de la Comisión de Fiscalización.

6. Conocer y aprobar los proyectos de reformas al Estatuto.

REQUISITOS

Elegir a los miembros del Directorio Nacional y Comisión de Fiscalización.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO

NOMBRE DEL CARGO

JEFE INMEDIATO

Ser Policía Nacional en servicio activo

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO

OBJETIVO: Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el estatuto y el Reglamento del

Club.

FUNCIONES

1. Elegir a los miembros del Directorio Nacional.

2. Elegir a los miembros de la Comisión de Fiscalización.

3. Conocer, analizar y resolver sobre las acciones legales y administrativas a

seguirse en contra de los miembros del Directorio Nacional y Comisión de

Fiscalización, que se presume hayan incurrido en actos punibles en el ejercicio de sus

funciones.

ASAMBLEA GENERAL

NINGUNO

90

RESPONSABILIDADES

80

DIRECTORIO NACIONAL

5. Resolver sobre le derecho del socio a percibir beneficios económicos que

otorga el Club.

6. Promocionar y difundir las actividades y beneficios del Club.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO

NOMBRE DEL CARGO DIRECTORIO NACIONAL

JEFE INMEDIATO ASAMBLEA GENERAL

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO5

2. Nombrar y remover a los empleados necesarios para la administración de Club.

3. Elaborar y aprobar el presupuesto anual.4. Fijar las políticas del Club en los campos: administrativo, económico, legal,

social, cultural y deportivo.

Representar al Club de Clases y Policías administrativa, civil y penalmente.

OBJETIVO: Regir el destino del Club a nivel nacional.

FUNCIONES1. Cumplir y hacer cumplir las Leyes, Estatuto y Reglamento de la Entidad, así

como las resoluciones de la Asamblea General.

REQUISITOS

Ser socio activo del Club.

No haber sido sancionado anteriormente por el Club.

RESPONSABILIDAD

Haber ejercido su profesión policías con notoria probidad.

10. Analizar y aprobar semestralmente los estados financieros del Club, previo

informe favorable de la Comisión de Fiscalización.

11. Elaborar los reglamentos necesarios para el desarrollo de las actividades del

7. Exigir al Presidente del Directorio Nacional, Presidente de la comisión de

Fiscalización y Tesorero del Club, informes de las actividades y labores realizadas

anualmente.

8. Elaborar el plan económico y aplicar los sueldos de los empleados del Club, de

conformidad con la Ley.

9. Supervisar el Sistema Contable de la Institución.

81

PRESIDENTE

Requisitos intelectuales: Tener conocimiento en Administración de Empresas.

Ambiente: oficina

4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la

menor cantidad de tiempo, dinero, es decir optimizando los recursos disponibles.

5. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios

para el desarrollo de los planes de acción.

2. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

3. A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y

estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO

NOMBRE DEL CARGO PRESIDENTE

JEFE INMEDIATO DIRECTORIO NACIONAL

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Planear, dirigir y controlar las actividades de la empresa.

FUNCIONES

1. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los

factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la

empresa.

Responsabilidades adquiridas: supervisión y control del personal para garantizar

el buen funcionamiento de la empresa.

6. Supervisar el ágil procedimiento para el cumplimiento de las obligaciones y

prestaciones contempladas en el Reglamento.

REQUISITOS

Ser Policía Nacional de tropa en servicio activo.

RESPONSABILIDADES

Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía,

puntualidad.

82

VICEPRESIDENTE

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO

NOMBRE DEL CARGO VICEPRESIDENTE

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

REQUISITOS

RESPONSABILIDADES

Ser Policía Nacional en servicio activo

Velar por el buen funcionamiento del Club.

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Ejercer la autoridad administrativa del Club, de sus empleados

en las diferentes áreas y en conjunto con el presidente

FUNCIONES

1. Coordinar las actividades administrativas y controlar las actividades de los

funcionarios y empleados.2. Presentar informes periódicos al Directorio Nacional sobre las actividades

desarrolladas y las novedades encontradas.

3. Reemplazar en las funciones al Presidente, por ausencia o delegación del

titular.

83

COMISIÓN DE FISCALIZACIÓN

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO

NOMBRE DEL CARGO COMISIÓN DE FISCALIZACIÓN

JEFE INMEDIATO ASAMBLEA GENERAL

REQUISITOS

RESPONSABILIDAD

Tener conocimiento de Derecho, Administración, Contabilidad y/o afines

calidad que deberá justificarse con su respectivo título.

Todos los miembros serán responsables administrativa, civil y penalmente de

las resoluciones que adopten.

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO3

OBJETIVO: Fiscalizar las actividades económicas, financieras y

administrativas de la Institución.

FUNCIONES

1. Revisar, analizar y supervisar los estados financieros, sistema informáticos,

libros de contabilidad, registros, comprobantes, contratos inversiones y

demás documentos y acciones referentes al manejo económico y

administrativo de la entidad.2. Elaborar el informe de fiscalización a la gestión administrativa y financiera

realizada por el Directorio Nacional.

3. Realizar arqueos de caja y revisión de los estados financieros de la

Institución.4. Presentar anualmente a la Asamblea General el informe de labores de la

Comisión de Fiscalización, sobre la situación económica, financiera y

administrativa del Club.

84

FUNCIONES SECRETARÍA GENERAL

SECRETARIA

2. Llevar la agenda del presidente y anunciar las personas que lo soliciten.

3. Elaborar y presentar informes mensuales.

4. Disposición a nuevas tareas asignadas.

Experiencia: 2 años

Ambiente: oficina

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES SECRETARIA GENERAL

NOMBRE DEL CARGO SECRETARIA GENERAL

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Ayudar a llevar un orden de los archivos y documentos de la

empresa

FUNCIONES

1. Recibir,revisar,contestar,enviar y archivar la correspondencia y documentos

de la empresa.

RESPONSABILIDADES

Recibir y enviar documentos confidenciales de la empresa y mantener

discreción de no publicar datos.

Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía,

puntualidad.

REQUISITOS

Requisitos intelectuales: bachiller comercial, atencion al cliente

85

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

AUDITOR INTERNO

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DE AUDITORÍA INTERNA

NOMBRE DEL CARGO AUDITOR INTERNO

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Examinar y evaluar la idoneidad y efectividad del sistema de

control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados

FUNCIONES1. Desarrollo de programas de trabajos, definición de objetivos, alcances,

metodología e informes.

2. Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera y operativa y

los medios utilizados para identificar, medir, evaluar, recomendar y entregar

resultado de dicha información.

3.Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la

economía y la eficiencia con la que se emplean los recursos de la empresa.

4. Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad, efectividad

de los procesos, funciones, sistemas.

5. Respecto del personal debe garantizarse la formación técnica y experiencia

de los auditores internos son los apropiados para las auditorías que efectúan.

5. El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los

conocimientos, aptitudes y disciplinas requeridos para llevar a cabo sus

responsabilidades

Mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al

cumplimiento de sus objetivos y metas.

REQUISITOS

Título profesional en auditoría

Conocimiento de normas legales

Experiencia en el manejo de temas operativos y de gestión

RESPONSABILIDAD

Conocimiento en Excel

86

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

TESORERO

9. Depositar dentro de las veinte y cuatro horas laborables, en las cuentas

bancarias de la Entidad, los valores recaudados por concepto de fondos.

10. Preparar conjuntamente con el contador, el proyecto de presupuesto anual

de ingresos y egresos, para someterlo a consideración y aprobación del

Directorio Nacional.

Asegurar la liquidez de la empresa, optimizar el uso de recursos y/o

inversiones financieras.

REQUISITOS

Ser socio activo del Club

Poseer titulo, en cualquiera de las especializaciones: Bancaria, Financiera y

Contable

RESPONSABILIDAD

Experiencia en actividades afines

8. Presentar anualmente a la Asamblea General y semanalmente al Directorio

Nacional, el informe económico sobre los movimientos de ingresos, egresos y

los demás documentos que le fueren solicitados.

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Controlar ingresos, egresos y estado de bancos, identificar el

estado real de la tesorería en los procesos de registro de movimientos

diarios, libro de caja, impresión de cheques y conciliación bancaria.

FUNCIONES

1. Responsabilizarse solidariamente con el Presidente del Directorio Nacional

por el manejo económico y financiero del Club.

2. Cumplir con las resoluciones adoptadas por la Asamblea General y el

Directorio Nacional.

3. Recaudar los fondos, aportaciones ordinarias y extraordinarias del Club; y,

disponer su inmediato deposito y registro contable.

4. Suscribir conjuntamente con el Presidente del Directorio Nacional, los

cheques y más documentos relacionados con la actividad económica y

financiera del Club.

5. Cancelar los valores por beneficios sociales y más emolumentos

económicos, autorizados por el Directorio Nacional.

6. Responder solidariamente con el Presidente por los valores, documentos,

bienes muebles e inmuebles y más enseres entregados para su manejo y

custodia.

7. Recomendar al Directorio Nacional sobre los planes de inversión,

rentabilidad y utilización de fondos del Club para beneficio de sus socios.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

NOMBRE DEL CARGO TESORERO

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

87

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CONTADOR GENERAL

2. Llevar en orden los libros mayores.

3. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa.

5. Clasificar los estados financieros.

6. Asesorar al Presidente y demás miembros del Directorio Nacional.

Experiencia: 3 años

Ambiente: oficina

8. Sugerir la aplicación de políticas contables de acuerdo a los principios de

contabilidad generalmente aceptados y a las necesidades de la institución.

9.Supervisar el archivo.

10. Verificar la correcta aplicación de Leyes Tributarias.

Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía,

puntualidad, orden, discreción, compromiso, eficaz, agilidad mental y destreza

para los números.

REQUISITOS

Requisitos intelectuales: profesional en el área Contador Publico

RESPONSABILIDAD

Mantener e informar de los estados financieros de la institución.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE

NOMBRE DEL CARGO CONTADOR GENERAL

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Proporcionar la información contable requerida por los Directivos

de la Institución de forma ordenada y sistemática, cumpliendo con las normas,

reglamentos y leyes estatales así como el cumplimiento de los requerimientos

de los organismos de control que nos rigen.

FUNCIONES

1. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera del plan

de cuentas.

7. Cumplir y hacer cumplir al personal a su cargo, las disposiciones emanadas

por las leyes y reglamentos vigentes de la Institución.

88

ASISTENTE CONTABLE

4. Elaboración de reporte de ingresos y egresos.

5. Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

6. Participa en la elaboración de inventarios.

7. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

8. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Experiencia: 2 años

Ambiente: oficina

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE

NOMBRE DEL CARGO ASISTENTE CONTABLE

JEFE INMEDIATO CONTADOR GENERAL

RESPONSABILIDAD

NUMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO2

OBJETIVO: Llevar un control y registro adecuado de documentos, a fin de

mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la

Institución.

FUNCIONES

1. Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el manejo de los

ingresos, descuentos, seguros de asistencia médica, descuentos del IESS y

retenciones de impuestos de los empleados.2. Creación de carpetas de empleados para registro de cédulas, documentos

del IESS, contratos de trabajo, avisos de entrada, avisos de salida y cualquier

otro documento relacionado con el empleado.

3. Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días adicionales de

trabajo.

Requisitos intelectuales: Conocimientos generales de contabilidad

REQUISITOS

Control, manejo y aplicación de las cuentas de la empresa

Actitudes :proactivo, maduro, honesto, responsable, respetuoso, tolerante,

criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromiso, solución de

problemas, seriedad, discreción.

89

AUXILIAR CONTABLE

1. Controlar y determinar los manejos en efectivo

2. Registrar las operaciones contables.

4. Estar a disposición a nuevas tareas asignadas.

Experiencia: 1 año

Ambiente: oficina

Control y manejo de las cuentas de la empresa

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO2

OBJETIVO: Ayudar a llevar las finanzas de la empresa para garantizar un

orden equitativo.

FUNCIONES

3. Elaborar cheques, declaraciones tributarias, facturas y demás documentos

contables.

REQUISITOS

Requisitos intelectuales: Conocimientos generales de contabilidad

RESPONSABILIDAD

Actitudes :proactivo, maduro, honesto, responsable, respetuoso, tolerante,

criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromiso, solución de

problemas, seriedad, discreción.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE

NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR CONTABLE

JEFE INMEDIATO CONTADOR GENERAL

90

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

JEFE DE TALENTO HUMANO

Título universitario en recursos humanos o en administracion de empresas

Conocimiento en manejo de personal

Experiencia: 3 años

RESPONSABILIDADES

Planificar o programar con su equipo, la capacitación del personal a través de

cursos, seminarios u otros, que lleven a cabo empresas o instituciones

profesionales, dedicadas a estas acciones.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DE TALENTO HUMANO

NOMBRE DEL CARGO JEFE DE TALENTO HUMANO

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

5. Hacer la evaluación del desempeño de los colaboradores.

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

FUNCIONES

2.- Establecer el perfil y diseño de puestos.

3. Desarrollo y gestión de la política y administración de beneficios sociales.

4.Mantener todos los registros necesarios concernientes al personal.

OBJETIVO: Planificar, administrar, controlar, supervisar y calificar para la

contratacion del recurso humano que cumple funciones administrativas,

juridicas, tecnicas y otros servicios laborales.

1.- Proporcionar a la Administración de la Entidad y demás áreas de la

Empresa, asesoramientos técnicos, información especializada y

recomendaciones, que sirvan de soporte para la toma de decisiones

económicas y financieras.

Requisitos intelectuales:

Ambiente: oficina

6. Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los

colaboradores.

7. Preparar los contratos de personal.

8. Asesorar y participar en la formulación de la política de personal.

9. Elaborar el presupuesto de gastos de personal.

10. Llevar el control de asistencia del personal e informar al Directorio sobre

las novedades.

REQUISITOS

Conocimiento en legislacion laboral

91

FUNCIONES PERSONAL DE SERVICIOS GENERALES

RECEPCIONISTA

1. Contestar y efectuar llamadas telefónicas

2. Recibir y clasificar la correspondencia externa e interna y distribuirla.

4. Colaborar en la atención a los miembros del Directorio Nacional.

5. Atender al público en general.

6. Otras inherentes a su cargo y que le sean asignadas.

Experiencia: 2 años

Ambiente: oficina

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES SERVICIOS

NOMBRE DEL CARGO RECEPCIONISTA

JEFE INMEDIATO JEFE DE TALENTO HUMANO

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Mantener un registro y control adecuado de la documentación

recibida interna y externa.

FUNCIONES

3. Elaborar un cuadro diario, semanal y mensual de salida y entrada de

correspondencia.

REQUISITOS

Requisitos intelectuales: Bachiller con conocimientos generales de

Windows y Microsoft Office: Word, Excel, Power Point y redacción

RESPONSABILIDAD

Actitudes: Buen trato en la atención al público, discreción

Recepción adecuada de documentación.

92

MENSAJERO

1. Realizar depósitos en los diferentes bancos.

2. Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares indicados.

3. Atender cualquier solicitud del área administrativa o técnica.

4. Retiro de materiales en la locación del proveedor.

7. Estar a disposición a nuevas tareas asignadas.

Experiencia: 2 años

Ambiente: exterior, oficina

Requisitos intelectuales: Bachiller con licencia de vehículo liviano y moto

RESPONSABILIDAD

Actitudes: Excelente historial en el manejo de vehículos.

Realizar labores de mensajería y chofer.

REQUISITOS

6. Revisar el adecuado funcionamiento del vehículo asignado y velar por el

mantenimiento del mismo.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES SERVICIOS

NOMBRE DEL CARGO MENSAJERO

JEFE INMEDIATO JEFE DE TALENTO HUMANO

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Apoyar a la administración en el traslado de documentos y

personal, así como mantener en buenas condiciones el vehículo asignado.

FUNCIONES

5. Trasladar a los miembros del personal de la institución para diligencias

relacionadas con el que hacer y trabajo del Club.

93

CONSERJE

1. Supervisar la seguridad del edificio, efectuando recorridos continuos.

3. Abril las oficinas y hacer la limpieza de las mismas

Experiencia: 1 año

Ambiente: oficina

Salvaguardar la seguridad del Club.

REQUISITOS

Requisitos intelectuales: Bachiller

RESPONSABILIDAD

Actitudes: colaboración en las labores específicas del servicio.

4. Llevar el registro de las personas que ingresan al edificio.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES SERVICIOS

NOMBRE DEL CARGO CONSERJE

JEFE INMEDIATO JEFE DE TALENTO HUMANO

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Velar por la seguridad de las oficinas del Club.

FUNCIONES

2. Supervisar la asistencia y trabajos que desarrollan los contratistas

encargados de la mantención de las instalaciones y equipos sujetos a

contratos de mantención.

94

FUNCIONES DEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL

ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL

Experiencia: 2 años

Ambiente: oficina

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL

NOMBRE DEL CARGO ENCARGADO DE SERVICIO SOCIAL

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Asegurar que las ayudas entregadas sean oportunas.

FUNCIONES1. Dar a conocer a los socios todos los beneficios existentes y los que se

crearen en el Club.

RESPONSABILIDAD

Actitudes: colaboración en las labores específicas del servicio.

Entregar las ayudas económicas en forma oportuna.

2. Constatar que los socios mantengan sus aportaciones vigentes,

4. Hacer entrega directa a los socios del presente por paternidad y maternidad.

REQUISITOS

Requisitos intelectuales: Título en Psicología

3. Receptar la documentación de los socios solicitando ayudas económicas.

6. Enviar al medico tratante los expedientes de los socios para evaluar tipo de

enfermedad y asignar porcentaje de ayuda económica.7. Entregar al departamento de contabilidad el informe de ayudas sociales

para el respectivo pago a los socios.8. Entregar informes al Directorio Nacional mensualmente de todas las ayudas

entregadas.

5. Revisar y certificar que el solicitante haya cumplido con todos los

documentos requisitos para recibir ayudas económicas.

95

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA

ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA

2. Desarrollar el perfil del Club tras la marca.

3. Contar con información actualizada de los beneficios del Club.

4. Elaborar publicad acerca de los beneficios del Club.

5. Actualizar la pagina web.

6. Informar al Directorio Nacional de las actividades realizadas.

Experiencia: 2 años

Ambiente: oficina

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN

CORPORATIVA

NOMBRE DEL CARGOENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE

COMUNICACIÓN CORPORATIVA

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO1

OBJETIVO: Transmitir al socio, los servicios que brinda la Institución de forma

creativa, diferenciada, directa y organizada.

FUNCIONES

1. Desarrollar iniciativas para obtener la identidad de la Institución.

REQUISITOS

Requisitos intelectuales: Título en Comunicación Social

RESPONSABILIDAD

Actitudes: colaboración y creatividad en las labores específicas del servicio.

Dar a conocer al club de clases y policías mediante la publicidad.

96

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ASESORÍA JURÍDICA

ASESOR LEGAL

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ASESORÍA LEGAL

NOMBRE DEL CARGO ASESOR LEGAL

JEFE INMEDIATO PRESIDENTE

NÚMERO DE PERSONAS

EN EL CARGO2

OBJETIVO: Colaborar en la asesoría legal permanente a los socios del Club,

demás Jefes de Departamento y Unidades y, en general, al resto de los

funcionarios que componen la Institución sobre la correcta interpretación y

aplicación de las normas legales, entre otras, a fin de que todos los

procedimientos, documentos y acciones se adecúen al marco jurídico vigente.

FUNCIONES

Colaborar con el en Club en materia jurídica.

1. Intervenir como patrocinador o procurador judicial del Club

REQUISITOS

Ser Abogado o Doctor en Jurisprudencia en libre ejercicio profesional.

RESPONSABILIDAD

2. Emitir criterios jurídicos sobre las ayudas que otorga el Club a los socios y

beneficiarios.3. Elaborar proyectos de reformas estatutarias y reglamentaria, cuando lo solicite

la Asamblea General o el Directorio Nacional.

4. Cumplir las resoluciones adoptadas por el Directorio Nacional.

5. Brindar asesoramiento en asuntos jurídicos, cuando los socios lo requieran.

6. Asesorar y emitir el respectivo informe jurídico en los contratos en que el Club

intervenga o sea de su interés.

97

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

INTRODUCCIÓN

La complejidad que conlleva el día a día de una sociedad requiere que, a medida

que aumenta el tamaño de ésta, el personal se especialice en una de las áreas que

componen la gestión de la empresa; una de estas partes es la contabilidad.

Ante las diferencias de criterio que se produzcan entre personas es esencial

establecer un manual de procedimientos contables. Un manual de esta índole es un

instrumento de información en el que se recogen, de forma secuencial y cronológica,

las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones del

departamento contable. La manera de llenar los documentos, la contabilización de

los movimientos, etc. Son ejemplos de operaciones que deben ser definidas para

que se utilicen criterios uniformes, de forma que su comprensión sea más clara.

El manual debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la sociedad,

asegurar el cumplimento de las políticas internas y asegurar la fiabilidad e integridad

de la información financiera.

La creación de un manual permite instalar un sistema de control interno, el cual

permite detectar con mayor facilidad los posibles errores y de esta manera lograr la

eficiencia y eficacia de las operaciones; generar datos contables exactos y fiables; y

aplicar las políticas internas de la Institución.

ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS

Esta sección del manual tiene como finalidad mostrar la estructura de la codificación

contable, permitiéndole al usuario una rápida identificación del código requerido para

el registro de las operaciones.

98

La estructura de codificación utilizada permite la incorporación de cuentas

adicionales al catálogo, conforme a las necesidades futuras de información,

manteniendo la consistencia en el registro monetario y cronológico de todas las

transacciones, considerando en forma integral los aspectos contables, así como los

de control interno contable, ejercidos a través de registros auxiliares.

El método a utilizar es, fácil de entender y es el más utilizado en la práctica contable

por ser integrados y generalizar.

Grupo Subgrupo Cta. Mayor Grupal Cta. Mayor Auxiliar

1. 1.1 1.1.01 1.1.01.001

Grupo.- En este se agrupan las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, gastos,

ingresos, y cuentas de orden.

Subgrupo.- En este se agrupan las cuentas del activo corriente, diferido, fijo, pasivo

corriente, fijo, diferido, capital, reservas, resultados.

DETALLE DEL PLAN DE CUENTAS:

CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA

1. ACTIVO

1.1. ACTIVO CORRIENTE

1.1.1. ACTIVO DISPONIBLE

1.1.1.01 Caja

1.1.1.02 Caja Chica

1.1.1.03 Bancos

1.1.1.03.01 Bco. Pichincha Cta. Cte. 3030318104

1.1.1.03.02 Bco. Pichincha Cta. Cte. 34658229-04 Ayuda Social

1.1.2 ACTIVO EXIGIBLE

99

1.1.2.01 Cuentas Por Cobrar

1.1.2.01.01 Provisión Cuentas Incobrables

1.1.2.02 Anticipos Proveedores

1.1.2.03 Impuestos Por Cobrar

1.1.2.04 Impuestos Retenidos

1.1.2.04.01 IVA en Compras

1.1.2.04.02 IVA en Servicios

1.1.2.04.03 IVA Activos Fijos

1.1.2.05 Cuentas Por Cobrar Empleados

1.1.2.05.01 Anticipo Empleados

1.1.2.05.02 Préstamos Empleados

1.1.2.05.03 Otras Cuentas Por Cobrar Empleados

1.2. ACTIVOS FIJOS

1.2.1. ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE

1.2.1.01 Terrenos

1.2.2. ACTIVO FIJO DEPRECIABLE

1.2.2.01 Edificaciones

1.2.2.02 Depreciación Acumulada Edificaciones

1.2.2.03 Maquinaria y Equipos

1.2.2.04 Depreciación Acumulada Maquinaria y Equipo

1.2.2.05 Muebles y Enseres

1.2.2.06 Depreciación Acumulada Muebles y Enseres

1.2.2.07 Equipos de Oficina

1.2.2.08 Depreciación Acumulada Equipos de Oficina

1.2.2.09 Equipos de Computación

1.2.2.10 Depreciación Acumulada Equipos de Computación

1.2.2.11 Vehículos

100

1.2.2.12 Depreciación Acumulada Vehículos

2. PASIVO

2.1 PASIVO CORRIENTE

2.1.1. Proveedores por Pagar

2.1.2. Obligaciones Personal por Pagar

2.1.2.01 Sueldos por Pagar

2.1.3. Obligaciones IESS por Pagar

2.1.3.01 Aportes IESS por Pagar

2.1.3.02 Prestamos IESS por Pagar

2.1.3.03 Beneficios Sociales por Pagar

2.1.3.04 Decimo Cuarto Sueldo por Pagar

2.1.3.05 Decimo Tercer Sueldo por Pagar

2.1.3.06 Fondos De Reserva por Pagar

2.1.4 Impuestos por Pagar

2.1.4.01 1% Bienes Retención en la Fuente

2.1.4.02 1% Activos Fijos Retención en la Fuente

2.1.4.03 1% Promoción y Publicidad Retención en la Fuente

2.1.4.04 1% Transporte Retención en la Fuente

2.1.4.05 2% Servicios Retención en la Fuente

2.1.4.06 8% Dietas Retención en la Fuente

2.1.4.07 10% Honorarios Profesionales Retención en la Fuente

2.1.4.08 30% Retención IVA

2.1.4.09 70% Retención IVA

2.1.4.10 100% Retención IVA

2.1.4.11 100% Liquidación de Compras o Servicios Retención IVA

2.1.4.12 Cuentas Por Pagar SRI

101

2.1.5 IVA por Pagar

2.1.5.01 IVA en Ventas

3 PATRIMONIO

3.1. CAPITAL Y RESERVAS

3.1.1. Capital

3.1.1.02 Devolución Aportes

3.1.1.02.01 Devolución Aportes Socios Activos

3.1.1.02.02 Devolución Aportes Socios Pasivos

3.1.1.03 Valores a Capitalizar

3.1.2. Reservas

3.1.2.01 Reservas por Revalorización del Patrimonio

3.1.1.04 Resultados Ejercicios Anteriores

3.1.1.04.01 Resultados Ejercicios 2008

3.1.1.04.02 Resultados Ejercicios 2009

3.1.1.04.03 Resultados Ejercicios 2010

3.1.1.04.04 Resultados Ejercicios 2011

3.2. RESULTADOS

3.2.1. Resultados Ejercicios

3.2.1.01 Resultados Del Ejercicio Actual

4. INGRESOS

4.1. INGRESOS OPERATIVOS

4.1.1. Ventas

4.1.1.01 Ingresos Alquiler Inmuebles

4.1.1.02 Otros Ingresos Operacionales

4.1.2. Ingresos Aportaciones

4.1.2.1 Ingresos Aportaciones Socios

102

4.1.2.1.01 Ingresos Aportaciones Socios Activos

4.1.2.1.02 Ingresos Aportaciones Socios Pasivos

4.2. INGRESO NO OPERACIONALES

4.2.1 Venta de Activos Fijos

4.2.2 Otros Ingresos no Operacionales

5. GASTOS

5.1. GASTOS DE PERSONAL

5.1.1. Gastos Sueldos de Personal

5.1.1.01 Gastos Sueldos

5.1.1.02 Horas Extras

5.1.2. Beneficios Sociales e Indemnizaciones

5.1.2.01 Aporte Patronal

5.1.2.02 Decimo Cuarto Sueldo

5.1.2.03 Decimo Tercer Sueldo

5.1.2.04 Fondos de Reserva

5.1.2.05 Vacaciones

5.1.2.06 Desahucio

5.1.2.07 Despido Intempestivo

5.1.3. Otros Beneficios Personal

5.1.3.01 Capacitación

5.1.3.02 Uniformes

5.1.3.03 Agasajos Personal

5.2. GASTOS OPERACIONALES

5.2.1. Gastos Administrativos

5.2.1.01 Ayudas Sociales

5.2.1.01.01 Ayuda por Maternidad

103

5.2.1.01.02 Ayuda Enfermedad Socios

5.2.1.01.03 Ayuda Enfermedad Cónyuge

5.2.1.01.04 Ayuda Enfermedad Hijo

5.2.1.01.05 Ayuda Cirugía Socios

5.2.1.01.06 Ayuda Cirugía Conyugue

5.2.1.01.07 Ayuda Cirugía Hijos

5.2.1.01.08 Ayuda Discapacidad Socios

5.2.1.01.09 Ayuda Discapacidad Cónyuge

5.2.1.01.10 Ayuda Discapacidad Hijos

5.2.1.01.11 Ayudas Eventuales

5.2.1.02 Gastos de Gestión

5.2.1.02 Honorarios Profesionales

5.2.1.03 Dietas Directivos

5.2.1.04 Mantenimiento y Reparación Equipos

5.2.1.05 Mantenimiento y Reparación Edificios

5.2.1.06 Mantenimiento y Reparación Vehículos

5.2.1.07 Mantenimiento y Reparación Varios

5.2.1.08 Combustible

5.2.1.09 Acarreos y Encomiendas

5.2.1.10 Seguros

5.2.1.11 Publicidad

5.2.1.12 Suscripciones y Publicaciones

5.2.1.13 Energía Eléctrica

5.2.1.14 Agua Potable

5.2.1.15 Teléfono

5.2.1.16 Internet

5.2.1.17 Alimentación

104

5.2.1.18 Movilización Interna

5.2.1.19 Movilización Directivos

5.2.1.20 Atención Socios

5.2.1.21 Gastos Suministros de Oficina

5.2.1.22 Gastos de Aseo y Limpieza

5.2.1.23 Gastos de Cafetería

5.2.1.24 Impuestos y Tasas Municipales

5.2.1.25 Gastos Legales

5.2.1.26 Gastos Depreciación

5.2.1.27 Gasto Cuentas Incobrables

5.2.1.28 Gastos Asamblea

5.2.1.29 Servicios Exequiales

5.3. GASTOS NO OPERACIONALES

5.3.1. Gastos Financieros

5.3.1.01 Gastos Bancarios

5.3.2. Gastos no Deducibles

5.3.2.01 Multas e Intereses

105

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE LAS CUENTAS CONTABLES

CAJA CHICA

La mayoría de las empresas tienen disponible un fondo de efectivo para efectuar

pagos frecuentes por montos relativamente pequeños, este fondo se conoce como

Caja chica.

Debito: Por el monto recibido por la empresa.

Crédito: Por los desembolsos menores realizados en la empresa.

Políticas del fondo de Caja Chica.

Debe haber una sola persona responsable de la Caja chica.

La persona responsable de la Caja chica, no debe tener acceso a la

contabilidad, ni a los cobros.

La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona

responsable del mismo.

El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos, según se

especifique en los comprobantes pagados por la Caja chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar

aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras

y letras, el monto pagado.

Cuando queda poco dinero en Caja chica, es necesario realizar la liquidación

del fondo para su respectiva reposición.

106

Si la reposición de caja chica se realiza con frecuencia es necesario aumentar

el fondo previa autorización de las personas involucradas.

Reglamento Fondo de Caja Chica del Club de Clases y Policías.

EL DIRECTORIO NACIONAL DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

Que, el día 20 de Julio del 2006, se aprobó el Reglamento para la administración del

fondo fijo de caja chica;

Que, es necesario determinar, los procedimientos administrativos y financieros para

el establecimiento del fondo fijo de caja chica;

Que, es urgente y necesario actualizar la normativa interna del Club de Clases y

Policías de la Policía Nacional para adecuarla a sus reales necesidades;

RESUELVE:

EXPEDIR EL SIGUIENTE REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL

FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

Capítulo I

FONDO DE CAJA CHICA

Art. 1.- Finalidad del Fondo.- El Fondo Fijo de Caja Chica, tiene como finalidad

habilitar el pago en efectivo para atender necesidades urgentes o gastos menores;

que por su valor reducido, no deban ser cubiertos mediante cheques; y que por sus

características no puedan ser previsibles.

107

Art. 2.- Programación y apertura.- El Directorio Nacional autorizará la apertura y

establece un fondo fijo de caja chica sobre la base de la factibilidad económica y

presupuestaria del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, para realizar

pagos de menor cuantía y de acuerdo a los límites fijados, cuya cuantía en ningún

caso superará el valor determinado en el artículo 3 del presente Reglamento.

De igual manera determinará los incrementos o reducciones que sean necesarios,

de conformidad a la asignación presupuestaria correspondiente y saldo disponible.

Art, 3.- Límites.- La cuantía del fondo fijo de caja chica será de $150 (CIENTO

CINCUENTA DÓLARES).

Art. 4.- Custodia de la Caja Chica.- El fondo fijo de caja chica, se mantendrá en

efectivo y será manejado por una persona designada por el Directorio Nacional del

Club de Clases y Policías de la Policía Nacional que no sea parte del Departamento

de Contabilidad, ni realice labores de Registro y control contables.

Art. 5.- Responsabilidad.- La custodia y manejo del fondo fijo de caja chica, será

responsabilidad de la persona designada para su administración y deberá responder

personal y pecuniariamente por la cantidad entregada.

Art.6.- Órdenes de desembolsos.- El custodio del fondo fijo de caja chica efectuará

desembolsos, de conformidad con las disposiciones generales del Directorio

Nacional, siempre y cuando cada comprobante no exceda de veinticinco dólares (25)

de los Estados Unidos de América, previa autorización del Presidente del Club de

Clases y Policías de la Policía Nacional.

Art. 7. Las personas que reciban dineros del fondo fijo de caja chica presentarán, en

un plazo no mayor a 24 horas, los comprobantes que respalden las transacciones

efectuadas.

108

Art. 8. Utilización del fondo normal.- El fondo normal fijo de caja chica se utilizará

para pagar la adquisición de los siguientes bienes y servicios:

Adquisición de suministros y materiales, útiles de aseo;

Reparaciones pequeñas de instalaciones, eléctricas, telefónicas, servicio

de plomería y albañilería;

Envío de correspondencia oficial, pago de fletes; pago de movilización

urbana, peajes, calificados como urgentes;

Reproducción de documentos (fotocopias);

e) Pago de refrigerios, decoraciones y/o arreglos florales cuando se efectúe

reuniones de carácter oficial, para justificar estos últimos gastos, la secretaria

del respectivo cuerpo colegiado certificará la lista de asistentes y/o los actos

que ameriten estas erogaciones; y,

f) Otros que no excedan del monto establecido en el Art. 6 de este

reglamento.

Art. 9.- Prohibición.- No podrá utilizarse el fondo fijo de caja chica, para el pago de:

Servicio o gastos personales,

Anticipos de dietas, viáticos y subsistencias, y,

Préstamos.

Art. 10.- Manejo y uso del fondo fijo de caja chica.- El manejo y uso del fondo fijo

de caja chica, observará los siguientes procedimientos:

Se incluirán solamente facturas, notas de venta o liquidaciones en compras

que por su naturaleza correspondan a las determinadas en el Art. 8 del

presente reglamento;

b) Los gastos efectuados por caja chica se resumirán en el formulario "Vale

de Caja Chica", el mismo que estará legalizado con firmas de

responsabilidad del custodio y del funcionario que solicita el gasto;

Las facturas, notas de venta-o liquidaciones en compras y más documentos

que respalden el egreso de caja chica, se adjuntaran a los vales de caja.

109

Para realizar el detalle de gastos del fondo fijo de caja chica, se utilizará el

formulario "Resumen del Gasto de Caja Chica", en el mismo se

especificarán los valores de caja chica en orden numérico y cronológico, y se

anexarán las facturas o recibidos originales qué respalden el egreso.

El custodio del fondo fijo de caja chica, velará porque se cumpla con

estas normas de control y el incumplimiento de estos deberes dará lugar a

establecer responsabilidad personal y pecuniaria por omisión de conformidad con la

ley.

Art. 11.- Reposición del fondo.- La persona designada para la administración de

este fondo, deberá presentar obligatoriamente al Presidente del Club de Clases y

Policías de 'la Policía Nacional, y éste a su vez al Tesorero del Club, el resumen de

caja chica al que se adjuntarán los formularios en orden numérico y las facturas,

comprobantes, recibos de compraventa origínales y demás documentos que

prueben el gasto.

La reposición del fondo fijo de caja chica se la realizará cuando se haya consumido

el 70%; por ningún motivo el fondo podrá exceder a lo establecido en el Art. 3 de

este Reglamento.

Se procederá a la reposición del fondo luego de que el resumen de caja chica sea

revisado por los funcionarios responsables. La solicitud de reposición se remitirá al

Presidente del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional.

Aquellas facturas o recibos que no cumplan con lo dispuesto en el presente

reglamento, serán devueltas al responsable del manejo del fondo y no serán

consideradas para su reposición.

Al final de cada ejercicio económico, la persona encargada presentará al Presidente

del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, y éste al Directorio Nacional, la

110

justificación del gasto efectuado en el último fondo asignado y el saldo no utilizado

será considerado para la reposición al iniciar el siguiente período.

Art. 12.- Formularios.- Los formularios que se utilizarán para la justificación del

gasto y reposición del fondo son:

a) Resumen del Gasto de Caja Chica ; y,

b) Vales de caja chica.

En los formularios descritos se hará constar el valor en números y letras, el

concepto, la fecha en orden cronológico y las firmas de responsabilidad del custodio

del fondo y del funcionario que solicita el gasto.

Art. 13.- Supervisión.- El Departamento de Contabilidad verificará, analizará y

liquidará los valores correspondientes a los fondos fijos de caja chica, así como

también efectuará arqueos sorpresivos.

Art. 14.- Vigencia.- El presente reglamento entrará en vigencia con Resolución de

Directorio, a partir de su aprobación mediante la primera discusión (14 de julio del

2006 y segunda discusión (20 de julio del 2006), fecha en la cual entra en vigencia

derogando al anterior, hasta que éste sea incluido en las Reformas al Reglamento

General.

Procedimientos de Caja Chica

Creación/Ampliación del fondo de Caja Chica

111

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Creación/ ampliación del fondo de Caja

Chica

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Tesorero

3. CONTROL DEL PROCESO: Auditor Interno

Proceso Responsable Descripción

1 Contador

Identifica la necesidad de crear o

ampliar el fondo de caja chica,

realiza un oficio de petición para el

presidente y copia para el archivo

2 Presidente

Recibe el oficio y aprueba la

creación del fondo, envía el

documento a tesorería para

verificación de fondos disponibles

3 Tesorero

Recibe el oficio aprobado, verifica

la disponibilidad de fondos y

autoriza a contabilidad

crear/ampliar el fondo de caja

chica

4 Auxiliar Contable

Recibe la autorización, emite el

cheque, egreso y orden de pago;

envía al departamento de

tesorería mediante oficio para las

firmas respectivas

Proceso Responsable Descripción

112

5 Tesorero

Recibe el oficio, verifica, aprueba,

firma los documentos y envía al

presidente

6 Presidente

Aprueba los documentos, firma y

entrega al tesorero para el pago

7 Tesorero

Recibe los documentos firmados,

entrega el cheque al responsable

de caja chica; envía egreso, orden

de pago y oficio al archivo de

contabilidad

8 Auxiliar contable Archiva egreso, orden de pago y

oficio

9 Custodio de Caja Chica Recibe el cheque, cambia y

maneja el fondo.

113

Flujograma

CREACIÓN Y/O AMPLIACIÓN DE FONDO CAJA CHICA

CUSTODIO DE

CAJA CHICA

AUXILIAR

CONTABLETESOREROPRESIDENTECONTADOR

INICIO

IDENTIFICA LA

NECESIDAD DE

CREAR O AMPLIAR

EL FONDO DE CAJA

CHICA, REALIZA EL

OFICIO DE PETICIÓN

AL PRESIDENTE

OFICIO DE

PETICIÓN

RECIBE EL

OFICIO,

APRUEBA Y

ENVÍA A

TESORERÍA

PARA LA

VERIFICACIÓN

DE FONDOS

OFICIO

APROBADO POR

PRESIDENTE

RECIBE OFICIO

APROBADO,

VERIFICA

DISPONIBILIDAD

DE FONDOS Y

AUTORIZA A

CONTABILIDAD

CREAR O

AMPLIAR EL

FONDO DE CAJA

CHICA

OFICIO

APROBADO Y

AUTORIZADO

RECIBE

AUTORIZACIÓN,

EMITE CHEQUE

Y ENVÍA A

TESORERÍA

PARA LAS

FIRMAS

RESPECTIVAS

OFICIO

APROBADO Y

AUTORIZADO

CHEQUE

RECIBE EL

OFICIO,

VERIFICA,

APRUEBA Y

FIRMA LOS

DOCUMENTOS Y

ENVÍA AL

PRESIDENTE

RECIBE,

VERIFICA,

APRUEBA,

FIRMA LOS

DOCUMENTOS Y

ENVÍA A

TESORERÍA

PARA EL PAGO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

ENTREGA EL

CHEQUE AL

RESPONSABLE DE

CAJA CHICA Y LOS

DOCUMENTOS AL

ARCHIVO DE

CONTABILIDAD

EGRESO

ORDEN DE

PAGO

OFICIO

APROBADO Y

AUTORIZADO

OFICIO

APROBADO Y

AUTORIZADO

CHEQUE

EGRESO

ORDEN DE

PAGO

CHEQUE

EGRESO

ORDEN DE

PAGO

OFICIO

APROBADO Y

AUTORIZADO

EGRESO

ORDEN DE

PAGO

CHEQUE

RECIBE EL

OFICIO, EL

EGRESO Y LA

ORDEN DE

PAGO Y

ARCHIVA

OFICIO

APROBADO Y

AUTORIZADO

EGRESO

ORDEN DE

PAGO

RECIBE EL

CHEQUE,

CAMBIA Y

MANEJA EL

FONDO

CHEQUE

A

FIN D

EL

PROCESO

$

COPIA OFICIO

RECIBIDO

A

114

Tipos de asientos contables

Para la creación/ampliación de caja chica

Ejemplo

Apertura del fondo de caja chica por $150.00

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

1.1.1.02 Caja chica

150,00

1.1.1.03 Bancos

150,00

1.1.1.03.01 Bancos Pichincha 3030318104 150,00

v/. Para la creación del fondo de

caja chica.

Procedimiento para la liquidación de Caja Chica

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Liquidación de Caja chica

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado del fondo de Caja chica

3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1

Custodio del

fondo de Caja

chica

Identifica la necesidad de realizar la liquidación,

una vez cumplido con el porcentaje requerido para

liquidar el fondo, realiza la liquidación y envía los

comprobantes al contador, copia de los

documentos para el archivo

115

Proceso Responsable Descripción

2 Contador

Recibe la liquidación de Caja Chica con todos los

comprobantes , revisa, aprueba y envía a tesorería

para verificación de documentos y firmas de

responsabilidad en los comprobantes

3 Tesorero

Recibe la liquidación de caja chica, firma los

comprobantes y envía a contabilidad para el

registro de la liquidación

4 Auxiliar

Contable

Recibe los documentos aprobados, realiza el

asiento contable para liquidar y elabora el cheque

de reposición, comprobante de egreso y orden de

pago; envía al tesorero para las firmas respectivas.

5 Tesorero

Recibe los documentos y el cheque, firma y envía

al presidente para las firmas respectivas

6 Presidente Recibe los documentos, firma y entrega al tesorero

para la cancelación

7 Tesorero

Recibe los documentos, manda al archivo de

contabilidad la liquidación, comprobantes de caja

chica, egreso y orden de pago.

Entrega el cheque al custodio de caja chica

8

Custodio del

fondo de Caja

Chica

Recibe el cheque, lo cambia y maneja el fondo

116

Flujograma

LIQUIDACÓN DE CAJA CHICA

CONTADOR PRESIDENTEAUXILIAR

CONTABLETESORERO

CUSTODIO DE

CAJA CHICA

INICIO

IDENTIFICA LA

NECESIDAD DE

LIQUIDAR EL

FONDO DE CAJA

CHICA.

REALIZA LA

LIQUIDACIÓN Y

ENVÍA LOS

COMPROBANTES

AL CONTADOR

COMPROBANTES

DE CAJA CHICA

RECIBE LA

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA,

FIRMA LOS

COMPROBANTES

Y ENVÍA A

CONTABILIDAD

PARA EL

REGISTRO DE LA

LIQUIDACIÓN

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA

APROBADOCOMPROBANTES

DE CAJA CHICA

APROBADOS

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

APROBADOS,

REALIZA EL ASIENTO

CONTABLE PARA

LIQUIDAR EL FONDO.

REALIZA EL CHEQUE

DE REPOSICIÓN Y

ENVÍA AL TESORERO

PARA LAS FIRMAS

RESPECTIVAS

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA

APROBADO

COMPROBANTES

DE CAJA CHICA

APROBADOS

CHEQUE

COMPROBANTE

DE EGRESO

ORDEN DE PAGORECIBE LOS

DOCUMENTOS Y

EL CHEQUE,

FIRMA Y ENVÍA

AL PRESIDENTE

PARA LAS

FIRMAS

RESPECTIVAS

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA

APROBADO

COMPROBANTES

DE CAJA CHICA

APROBADOS

CHEQUE

FIRMADO

COMPROBANTE

DE EGRESO

FIRMADO

ORDEN DE PAGO

FIRMADO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

FIRMA Y

ENTREGA AL

TESORERO

PARA LA

CANCELACIÓN

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA

APROBADO

COMPROBANTES

DE CAJA CHICA

APROBADOS

CHEQUE

FIRMADO

COMPROBANTE

DE EGRESO

FIRMADO

ORDEN DE PAGO

FIRMADO

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

FIRMADOS, PAGA EL

CHEQUE Y ENVÍA LA

LIQUIDACIÓN,

COMPROBANTES DE

CAJA CHICA, EGRESO Y

ORDEN DE PAGO AL

ARCHIVO DE

CONTABILIDAD

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA

APROBADOCOMPROBANTES

DE CAJA CHICA

APROBADOS

RECIBE LA

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA Y LOS

COMPROBANTES,

REVISA, APRUEBA Y

ENVÍA A TESORERÍA

PARA VERIFICACIÓN

DE DOCUMENTOS Y

FIRMAS DE

RESPONSABILIDAD

EN LOS

COMPROBANTES

CHEQUE

FIRMADO

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA

APROBADO

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA

COPIA DE

LIQUIDACIÓN Y

COMPROBANTES

RECIBE LA

DOCUMENTACIÓN

Y ARCHIVA

LIQUIDACIÓN DE

CAJA CHICA

APROBADO

COMPROBANTES

DE CAJA CHICA

APROBADOS

A

COMPROBANTE

DE EGRESO

FIRMADO

ORDEN DE PAGO

FIRMADO

RECIBE EL

CHEQUE,

CAMBIA Y

MANEJA EL

FONDO DE CAJA

CHICA

CHEQUE

FIRMADO

$

FIN DEL

PROCESO

COMPROBANTES

DE CAJA CHICA

APROBADOS

COMPROBANTE

DE EGRESO

FIRMADO

ORDEN DE PAGO

FIRMADO

117

Formato para liquidar el fondo de caja chica

Dra.………………………………………………………

CONTADORA GENERAL

CLUB DE CLASES Y POLICIAS DE LA POLICIA NACIONAL

Presente.

Reciba un cordial saludo.

Esperando su debida atención al presente me suscribo.

Atentamente

-------------------------------------------

NUMERO DE

DOCUMENTOVALOR SALDO

DESGLOCE DEL FONDO

FONDO ASIGNADO

REPOSICION DE

CAJA CHICA

SALDO EN CAJA

SUMAS IGUALES

Adjunto al presente sírvase encontrar los documentos que justifican los gastos realizados con el fondo Fijo de Caja chica,

desde esta dependencia, por un valor total de …………………………………………………………………………, destinados

para su correspondiente reposición.

LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA

DETALLE DE LOS COMPROBANTES

118

Tipos de asientos contables

Para la liquidación del fondo de Caja Chica

Ejemplo

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

5.2.1.18 Movilización Interna 30,00

5.2.1.21 Gastos Suministros de oficina 20,00

5.2.1.22 Gastos Aseo y limpieza 9,50

1.1.1.02 Caja chica 69,50

v/. Para la liquidación del

fondo de caja chica.

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

1.1.1.02 Caja chica 69,50

1.1.1.03 Bancos

69,50

1.1.1.03.01 Bancos Pichincha 3030318104 69,50

v/. Para la reposición del fondo de caja chica.

119

CONTROL DE CAJA CHICA

Arqueo de Caja Chica

Es la verificación que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la

Caja Chica estén en la cantidad exacta.

Procedimientos para el arqueo de Caja Chica

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Arqueo de Caja Chica

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auditor Interno

3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente

Proceso Responsable Descripción

1 Auditor Interno

Realiza sorpresivamente el arqueo de

caja chica, solicita al encargado todos

los documentos y valores

2 Custodio de Caja Chica Entrega todos los documentos y el

dinero en efectivo

3 Auditor Interno

Efectúa el arqueo y realiza el informe

de las novedades encontradas al

Presidente

4 Presidente

Revisa el arqueo de caja chica con él

informe, firma, toma las decisiones

necesarias y entrega al auditor interno

5 Auditor Interno

Da a conocer al custodio las

decisiones mediante copia del informe

y archiva la documentación

120

Flujograma

ARQUEO DE CAJA CHICA

PRESIDENTECUSTODIO DE

CAJA CHICA

AUDITOR

INTERNO

INICIO

REALIZA

SORPRESIVAMEN

TE EL ARQUEO

DE CAJA CHICA.

SOLICITA AL

ENCARGADO

TODOS LOS

DOCUMENTOS Y

VALORES

SOLICITUD DE

DOCUMENTOS Y

VALORES

RECIBE LA

SOLICITUD,

ENTREGA TODOS

LOS DOCUMENTOS

Y DINERO EN

EFECTIVO

DOCUMENTOS

DINERO EN

EFECTIVO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS Y

VALORES.

EFECTÚA EL

ARQUEO DE CAJA

CHICA.

DEVUELVE LOS

DOCUMENTOS Y

VALORES E

INFORMA LAS

NOVEDADES

ENCONTRADAS AL

PRESIDENTE

DOCUMENTOS

DINERO EN

EFECTIVO

ARQUEO DE

CAJA CHICA

INFORME

RECIBE LOS

DOCUMENTOS Y

DINERO EN

EFECTIVO

DOCUMENTOS

DINERO EN

EFECTIVO

RECIBE EL

ARQUEO DE CAJA

CHICA CON EL

INFORME, FIRMA,

TOMA DECISIONES

NECESARIAS Y

ENTREGA AL

AUDITOR INTERNO

ARQUEO DE

CAJ. CHICA

INFORME CON

LAS DECISIONES

NECESARIAS

RECIBE EL INFORME

CON LAS

DECISIONES

NECESARIAS, HACE

CUMPLIR AL

CUSTODIO DE CAJA

CHICA Y ARCHIVA

LOS DOCUMENTOS

ARQUEO DE

CAJ. CHICA

INFORME CON

LAS DECISIONES

NECESARIAS

COPIA DE

INFORME

A

RECIBE COPIA

DEL INFORME Y

CUMPLE CON LA

DECISIONES

COPIA DE

INFORME

FIN DEL

PROCESO

121

Ejemplo

Arqueo de Caja Chica

FECHA: _________________ RESPONSABLE: ___________________

HORA: __________________ MONTO : $100

PRESENTACION DE VALORES

45,00

No. DENOMINACIÓN VALOR

5 1,00 5,00

2 10,00 20,00

4 5,00 20,00

1,95

10 0,01 0,10

5 0,10 0,50

7 0,05 0,35

2 0,50 1,00

54,05

3 Movilización 4,00

1 Suministros de aseo 15,00

5 Cafetería 21,03

1 Útiles de oficina 14,02

TOTAL 101,00

SOBRANTE 1,00

Elaborado por:______________

Responsable:________________

NOTA: Los valores y documentos fueron contados y revisados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción. Existe un

sobrante de $1,00

CLUB DE CLASES Y POLICIAS DE LA POLICÍA NACIONAL

ARQUEO DE CAJA CHICA

BILLETES

MONEDAS

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

122

Asientos contables para el arqueo de Caja Chica

Para la liquidación del fondo de caja chica

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

5.2.1.18 Movilización Interna 4,00

5.2.1.21 Gastos Suministros de oficina 14,02

5.2.1.21 Gastos Aseo y limpieza 15,00

5.2.1.22 Gastos de Cafetería

21,03

1.1.1.02 Caja chica 54,05

v/. Para la liquidación del

fondo de caja chica.

Para la reposición de fondo de Caja Chica

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

1.1.1.02 Caja chica 54,05

1.1.1.03 Bancos 54,05

v/. Para la reposición del

fondo de caja chica.

123

Para registrar sobrante de Caja Chica

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

1.1.1.02 Caja chica 1,00

4.2.2. Otros Ingresos no Operacionales

1,00

v/. Para registrar el sobrante de

caja chica de caja chica.

Para registrar faltante de Caja Chica

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

1.1.2.05 Cuentas por Cobrar Empleados

1,00

1.1.2.05.03 Otras Cuentas por Cobrar Empleados 1,00

1.1.1.02 Caja chica

1,00

v/. Para registrar el faltante de caja chica de caja chica.

124

BANCOS

Objetivo

Lograr que las cuentas corrientes bancarias del Club de Clases y Policías sean

manejadas correctamente de forma tal que constituya una herramienta de gestión

Administrativa hacia la consecución de los fines y propósitos institucionales.

Debito: Depósito en efectivo, cheques por resultado de las operaciones comerciales

mantenidas por la empresa.

Crédito: Todos los cheques emitidos por pagos efectuados por la empresa.

Reglamento de la cuenta Bancos

El Directorio del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, emite el presente

Reglamento de

La CUENTA BANCOS de acuerdo con los siguientes artículos:

Capítulo I

Aspectos Generales

Ámbito de Aplicación

Este reglamento tiene la finalidad de permitir administrar eficientemente la Cuenta

Bancos para el desarrollo normal de las actividades de la Institución, a través de un

conjunto de normas, métodos y procedimientos que faciliten al personal el

125

cumplimiento de las funciones asignadas y evaluar el cumplimiento de normas de

control interno en el manejo de este fondo.

Uso del Reglamento de la Cuenta Bancos

Conocer este reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades, de

todo el personal del Club de Clases y Policías.

Cumplir las disposiciones de este reglamento sobre el manejo del fondo

operativo es obligación de todo el personal involucrado respecto a autorizar,

manejar, registrar y controlar el uso del fondo y de los documentos de soporte

respectivos.

Capítulo II

Apertura de la cuenta Bancos

La apertura de la cuenta autorizada por el Directorio de la Institución, será para uso

exclusivo de las actividades generadas por el Club. Esta cuenta deberá ser abierta

por el Representante Legal de la Organización.

El Tesorero y Presidente del Club deberán registrar sus firmas ante la entidad

financiera puesto que sus firmas actuaran conjuntamente.

Utilización del Fondo

Los fondos existentes en la cuenta Bancos tendrán como uso exclusivo el

movimiento de negocio la Institución.

El proceso de retiro de fondos de la cuenta bancos estará sujeta únicamente

a la reposición del fondo de compras o del fondo de caja chica previa

presentación y aprobación de las liquidaciones.

En ningún caso se utilizarán o se transferirán estos fondos a otras actividades

sin aprobación directa de la Asamblea General.

126

Funcionarios Responsables de su manejo

La persona encargada de la custodia de la chequera será el auxiliar contable

encargado de la emisión de cheques y la libreta de ahorros estará a cargo del

Tesorero del Club. Los estados de cuenta mensuales o una copia mensual de la

libreta de ahorros deberán ser presentados al departamento de Contabilidad

contabilización de todas las transacciones realizadas.

Cuantía Limite del Fondo

Los montos máximos y mínimos que la cuenta Bancos, deberán ser aprobados y/o

modificados por la Asamblea General de la Institución.

Control de la Cuenta

Para asegurar el uso idóneo de los recursos de la cuenta Bancos:

El Contador deberá realizar y enviar al Directorio informes periódicos de los

ingresos y egresos registrados. De dicha diligencia se dejará constancia en

actas de las novedades que se presenten, especialmente aquellas que

afecten el giro del negocio, lo que servirá de base para la toma de decisiones.

Capítulo III

Disposiciones Transitorias

El Reglamento de la cuenta Bancos podrá ser reformado en cualquier tiempo, por

iniciativa del Directorio en pleno o a petición escrita al Directorio por parte de la

Presidencia del Club; manteniendo siempre la participación de Asamblea General

para las reformas que impliquen cambios en el uso de los fondos que no sean

referentes al giro normal del Club.

127

ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS Y CHEQUES

Responsabilidades.

Es responsabilidad de Secretaría entregar la documentación, al Auxiliar encargado

de recibir todos los documentos externos del Departamento de Contabilidad;

previamente aprobada por el señor Presidente del Club.

Es responsabilidad de Contabilidad emitir los cheques y entregar mediante oficio al

Departamento de Tesorería o subir las transferencias bancarias correspondientes a

la plataforma informática de las cuentas designadas por los socios o proveedores.

Es responsabilidad del Señor Presidente aprobar electrónicamente las transferencias

bancarias y/o la emisión de cheques y firmarlos.

Es responsabilidad del Señor Tesorero General mantener en custodia los cheques

girados y no cobrados, aprobar y firmar los pagos respectivos tanto en

transferencias bancarias como en cheque luego de la revisión pertinente del

presupuesto establecido para el año en curso, vigilando los montos establecidos de

acuerdo al Estatuto y Reglamentación interna.

Tipos de gastos para la elaboración de cheques y transferencias.

Pago a proveedores: Compra autorizada de bienes, materiales y suministros

necesarios en la institución.

Honorarios profesionales: Considera el pago mensual a los Abogados a nivel

Nacional por Asesoría Jurídica a los socios del Club de Clases y Policías de la

Provincia a la que pertenecen.

Dietas: Pago mensual a los Directivos Nacionales de acuerdo a sesiones realizadas.

128

Impuestos: En cumplimiento al pago mensual de impuestos de acuerdo con la

normatividad establecida por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Ayudas sociales: Corresponden a los pagos que se realizan a los Clases y Policías

por ayudas económicas en caso de enfermedades graves, cirugías, discapacidad y

prótesis de socios, cónyuges e hijos.

Requisitos para la elaboración de cheques y transferencias:

Autorización de presidencia en las facturas, requerimientos y demás

documentos de respaldo, además de cumplir con los montos establecidos.

En caso de que los montos excedan y no puedan ser aprobados por el

presidente del Club se deberá respaldar el gasto con las resoluciones

tomadas por el Directorio Nacional.

En caso de facturas deberán estar dentro de los cinco días permitidos por

la Ley de Régimen Tributario y no estar caducadas.

En el caso de pagos por Ayudas Sociales los expedientes deberán ser

presentados de acuerdo a los requisitos establecidos por el CCPPN.

Para Transferencias por ayudas económicas, el Departamento de Servicio

Social deberá realizar el archivo magnético de acuerdo a los

requerimientos del Banco.

129

Procedimiento para la elaboración de cheques para pago a proveedores

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración de cheques para pago a

proveedores

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable

3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente y Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Recepcionista Recepta la documentación para pagos y

entrega a la Secretaria

2 Secretaria Entrega los documentos al Presidente

para la autorización

3 Presidente Autoriza los documentos para pagos y

los dirige a contabilidad

4 Auxiliar Contable

Recibe los documentos, revisa las

facturas y/o requerimientos autorizados

con todos los documentos de respaldo y

elabora el cheque, comprobante de

egreso y orden de pago; envía los

documentos al Presidente mediante

oficio para la firma respectiva

5 Presidente Recibe los documentos, firma y envía al

Tesorero para pago a proveedores

6 Tesorero

Recibe los documentos, paga al

proveedor y envía el egreso, orden de

pago y documentos de respaldo a

contabilidad

7 Auxiliar Contable Archiva los documentos

130

Flujograma

ELABORACIÓN DE CHEQUES PARA PAGO A PROVEEDORES

TESOREROAUXILIAR

CONTABLEPRESIDENTESECRETARIARECEPCIONISTA

INICIO

RECEPTA LA

DOCUMENTACIÓN

PARA PAGOS Y

ENTREGA A LA

SECRETARIA

DOCUMENTOS

PARA PAGOS

AUTORIZA LOS

DOCUMENTOS

PARA PAGOS Y

LOS DIRIGE AL

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

PARA PAGOS Y

ENTREGA AL

PRESIDENTE

DOCUMENTOS

PARA PAGOS

DOCUMENTOS

PARA PAGOS

AUTORIZADOS

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

AUTORIZADOS.

ELABORA EL

CHEQUE,

COMPROBANTE DE

EGRESO Y ORDEN

DE PAGO.

ENVÍA LOS

DOCUMENTOS AL

PRESIDENTE

MEDIANTE OFICIO

PARA LAS FIRMAS

RESPECTIVAS

CHEQUE

COMPROBANTE

DE EGRESO

ORDEN DE

PAGO

DOCUMENTOS

AUTORIZADOS

OFICIO

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

FIRMA Y ENVÍA

AL TESORERO

PARA PAGO A

PROVEEDORES

CHEQUE

FIRMADO

COMPROBANTE

DE EGRESO

FIRMADO

ORDEN DE

PAGO FIRMADO

OFICIO

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

FIRMADOS, PAGA EL

CHEQUE AL

PROVEEDOR Y

ENVÍA EL EGRESO Y

ORDEN DE PAGO AL

ARCHIVO DE

CONTABILIDAD

CHEQUE

FIRMADO

COMPROBANTE

DE EGRESO

FIRMADO

ORDEN DE

PAGO FIRMADO

PAGA AL

PROVEEDOR

RECIBE LA

DOCUMENTACIÓN

FIRMADA Y

AUTORIZADA

COMPROBANTE

DE EGRESO

FIRMADO

ORDEN DE

PAGO FIRMADO

COPIA DE

OFICIO

DOCUMENTOS

AUTORIZADOS

DOCUMENTOS

AUTORIZADOS

A

FIN DEL

PROCESO

131

Tipos de asientos contables

Ejemplo

Pago de Honorarios por Asesoría Legal mes de agostos $800

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

5.2.1.02 Honorarios Profesionales 800,00

1.1.2.04.02 IVA en Servicios 96,00

2.1.4.07 10% honorarios profesionales Rte. Fte. 80,00

2.1.4.10 100% Retención IVA 96,00

1.1.1.03 Bancos

720,00

1.1.1.03. 01 Bancos Pichincha 3030318104 720,00

v/. Para pago de dietas Directorio Nacional

Procedimiento para la elaboración de Transferencias Bancarias para pago a

proveedores

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración Transferencias Bancarias

para pago a proveedores

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable

3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente y Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Recepcionista Recepta la documentación para pagos y entrega a la

Secretaria

2 Secretaria Entrega los documentos al Presidente para la

autorización

3 Presidente Autoriza los documentos para pagos mediante

transferencias y los dirige a contabilidad

132

Proceso Responsable Descripción

4 Auxiliar

Contable

Recibe los documentos, revisa las facturas y/o

requerimientos autorizados con todos los

documentos de respaldo y elabora las transferencias

bancarias.

Realiza un reporte al presidente de las transferencia

para su aprobación electrónica mediante la banca

virtual

5 Presidente

Recibe el reporte y aprueba las transferencias

mediante la banca virtual.

Envía el reporte al tesorero para su revisión y

aprobación

6 Tesorero

Recibe el reporte, aprueba transferencias y entrega

el estado de cuenta con las transferencias

procesadas a contabilidad para la elaboración de

egresos

7 Auxiliar

Contable

Recibe el estado de cuenta, elabora los

comprobantes de egreso con los documentos de

respaldo.

Envía a presidencia mediante oficio para la firma

correspondiente

8 Presidente

Recibe los documentos, firma y envía la tesorero

para la firma correspondiente en los comprobantes

de egreso

9 Tesorero

Recibe los documentos, firma los egresos y envía a

contabilidad para archivo

10 Auxiliar

Contable

Recibe los documentos firmados y envía al archivo

133

Flujograma

ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS PARA PAGO A PROVEEDORES

TESOREROAUXILIAR

CONTABLEPRESIDENTERECEPCIONISTA SECRETARIA

INICIO

RECEPTA LA

DOCUMENTACIÓN

PARA PAGOS Y

ENTREGA A LA

SECRETARIA

DOCUMENTOS

PARA PAGOS

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

PARA PAGOS Y

ENTREGA AL

PRESIDENTE

DOCUMENTOS

PARA PAGOS

AUTORIZA LOS

DOCUMENTOS

PARA PAGOS Y

LOS DIRIGE AL

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD

DOCUMENTOS

PARA PAGOS

AUTORIZADOS

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

AUTORIZADOS.

ELABORA LAS

TRANSFERENCIAS Y

EMITE UN REPORTE

AL PRESIDENTE

PARA SU

APROBACIÓN

MEDIANTE LA

BANCA VIRTUAL

REPORTE DE

TRANSFERENCIAS

RECIBE EL

REPORTE Y

APRUEBA LAS

TRANSFERENCIA

MEDIANTE LA

BANCA VIRTUAL.

ENVÍA EL REPORTE

AL TESORERO PARA

SU REVISIÓN Y

APROBACIÓN

REPORTE DE

TRANSFERENCIAS

RECIBE EL

REPORTE,

APRUEBA

TRANSFERENCIAS

MEDIANTE LA

BANCA VIRTUAL Y

ENTREGA EL

ESTADO DE

CUENTA CON LAS

TRANSFERENCIAS

PROCESADAS A

CONTABILIDAD

PARA LA

ELABORACIÓN DE

EGRESOS

ESTADO DE

CUENTA

REPORTE DE

TRANSFERENCI

ASRECIBE EL ESTADO

DE CUENTA CON

LAS

TRANSFERENCIAS

PROCESADAS,

ELABORA LOS

COMPROBANTES

DE EGRESOS,

ADJUNTA

DOCUMENTOS

APROBADOS DE

RESPALDO Y ENVÍA

AL PRESIDENTE

MEDIANTE OFICIO

PARA LA FIRMA

RESPECTIVA

COMPROBANTE

S DE EGRESO

DOCUMENTOS

AUTORIZADOS

DE RESPALDO

OFICIO

COPIA DE

OFICIO

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

FIRMA Y ENVÍA AL

TESORERO PARA LA

FIRMA

CORRESPONDIENTE

EN LOS

COMPROBANTES

DE EGRESO

COMPROBANTE

S DE EGRESO

FIRMADOSDOCUMENTOS

AUTORIZADOS

DE RESPALDO

OFICIO

RECIBIDO

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

FIRMA LOS

EGRESOS Y

ENVÍA A

CONTABILIDAD

PARA ARCHIVO

COMPROBANTE

S DE EGRESO

FIRMADOSDOCUMENTOS

AUTORIZADOS

DE RESPALDO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

FIRMADOS Y

ENVÍA AL

ARCHIVO

COMPROBANTE

S DE EGRESO

FIRMADOSDOCUMENTOS

AUTORIZADOS

DE RESPALDO

A

FIN DEL

PROCESO

134

Tipos de asientos contables

Ejemplo

Pago de Dietas por el mes de agostos al Directorio Nacional mediante transferencia

bancaria $400

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

5.2.1.03 Dietas Directivos 400,00

1.1.2.04.02 IVA en Servicios 48,00

2.1.4.06 8% Dietas Rte. Fte. 3,84

2.1.4.10 100% Retención IVA 48,00

1.1.1.03 Bancos 396,16

1.1.1.03. 01 Bancos Pichincha 3030318104 396,16

v/. Para registrar pago de dietas Directorio Nacional mediante transferencia bancaria

Procedimiento para la elaboración de cheques para pago de Ayudas Sociales

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración de cheques para pago de Ayudas

Sociales

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable

3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente y Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Recepcionista

Recepta y entrega las solicitudes de

Ayudas Económicas al encargado de

Servicio Social

2 Encargado de Servicio

Social

Recibe las solicitudes y envía mediante

oficio al médico tratante para la

asignación de porcentajes de ayudas

135

Proceso Responsable Descripción

3 Medico

Recibe las solicitudes y asigna montos

de ayudas, envía al Departamento de

Servicio social mediante un informe

4 Encargado de Servicio

Social

Recibe los documentos con la asignación

de montos y envía mediante oficio a

contabilidad para elaboración de

cheques

5 Auxiliar contable

Revisa la documentación y realiza los

cheques, comprobantes de egreso y

orden de pago y adjunta las solicitudes.

Envía los documentos mediante oficio al

Presidente para las firmas de

responsabilidad

6 Presidente

Firma los documentos y envía al

Tesorero para las Firmas respectivas y

pago a los socios

7 Tesorero

Firma los documentos, paga a los

beneficiarios y entrega los documentos a

contabilidad para archivo

8 Auxiliar Contable Recibe los documentos para archivo

136

Flujograma

ELABORACIÓN DE CHEQUES PARA PAGO DE AYUDA SOCIAL

PRESIDENTE TESOREROAUXILIAR

CONTABLEMÉDICO

ENCARGADO DE

SERVICIO SOCIALRECEPCIONISTA

INICIO

RECEPTA Y

ENTREGA LAS

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS AL

ENCARGADO

DEL

DEPARTAMENTO

DE SERVICIO

SOCIAL

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

RECIBE LAS

SOLICITUDES Y

ENVÍA AL

MEDICO PARA

EVALUACIÓN Y

ASIGNACIÓN DE

PORCENTAJES

DE AYUDAS

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

OFICIO

COPIA DE

OFICIO

A

RECIBE LAS

SOLICITUDES,

EVALÚA LAS

ENFERMEDADES Y

ASIGNA

PORCENTAJE DE

AYUDA, ENVÍA UN

INFORME AL

DEPARTAMENTO

DE SERVICIO

SOCIAL

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDA

OFICIO

A

RECIBE LAS

SOLICITUDES CON

EL INFORME DE LOS

PORCENTAJES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS Y

ENVÍA MEDIANTE

OFICIO AL

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD CON

LOS MONTOS A

PAGAR PARA

ELABORACIÓN DE

CHEQUES

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICA

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDA

OFICIO

COPIA DE

INFORME Y

OFICIO

A

RECIBE LAS

SOLICITUDES CON

EL INFORME DE

MONTOS

ASIGNADOS DE

AYUDAS, ELABORA

LOS CHEQUES.

EGRESOS Y

ORDENES DE PAGO.

ENVÍA MEDIANTE

OFICIO AL

PRESIDENTE PARA

FIRMAS DE

RESPONSABILIDAD

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDA

CHEQUES

EGRESOS

ORDENES DE

PAGO

OFICIO

ENTREGA DE

CHEQUES

OFICIO DE

SERVICIO

SOCIAL

COPIA DE

OFICIO

ENTREGA DE

CHEQUES

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

FIRMA Y ENVÍA AL

TESORERO PARA

FIRMAS

RESPECTIVAS Y

PAGO DE CHEQUES

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICA

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

CHEQUES

FIRMADOS

EGRESOS

FIRMADOS

ORDENES DE

PAGO

FIRMADOS

OFICIO

ENTREGA DE

CHEQUES

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

FIRMA, PAGA A LOS

BENEFICIARIOS Y

ENVÍA LOS

DOCUMENTOS AL

DEPARTAMENTOS

DE CONTABILIDAD

PARA ARCHIVO

A

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

ORDENES DE

PAGO

FIRMADOS

EGRESOS

FIRMADOS

CHEQUES

FIRMADOS

PAGA A

BENEFICIARIOS

$

RECIBE

DOCUMENTOS

FIRMADOS PARA

ARCHIVO

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

ORDENES DE

PAGO

FIRMADOS

EGRESOS

FIRMADOS

A

FIN DEL

PROCESO

137

Tipos de asientos contables

Ejemplo

Pago de Ayuda económica por enfermedad del socio $300

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

5.2.1.01.02 Ayuda Enfermedad Socio 300,00

1.1.1.03. 02 Bancos 300,00

v/. Para pago de ayuda

económica por

enfermedad del socio

Procedimiento para la elaboración de transferencias bancarias para pago de

Ayudas Sociales

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración de Transferencias bancaria

para pago de Ayudas Sociales

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable

3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente y Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Recepcionista

Recepta y entrega las solicitudes de Ayudas

Económicas al encargado del departamentos de

Servicio Social

2 Encargado de

Servicio Social

Recibe las solicitudes y envía mediante oficio al

médico tratante para la asignación de porcentajes

de ayudas de acuerdo al tipo de enfermedad

138

Proceso Responsable Descripción

3 Médico

Recibe las solicitudes y asigna montos de ayudas

y envía al Departamento de Servicio social

mediante un informe

4 Encargado de

Servicio Social

Recibe los documentos con la asignación de

montos y envía mediante oficio al Departamento

de contabilidad para elaboración de

transferencias, adjunta archivo magnético

5 Auxiliar contable

Revisa la documentación y sube el archivo

magnético a la banca virtual.

Emite un reporte con el listado de transferencias

elaboradas y envía al Presidente para la

respectiva autorización

6 Presidente

Revisa el reporte, aprueba transferencias

mediante la banca virtual y envía el reporte al

Tesorero para su aprobación

7 Tesorero

Recibe el reporte, aprueba transferencias

mediante la banca virtual y entrega el estado de

cuenta con las transferencias procesadas al

departamento de contabilidad para elaboración

de egresos

8 Auxiliar Contable

Recibe el estado de cuenta y realiza los egresos,

adjunta documentos de respaldo y envía al

Presidente mediante oficio para firmas de

responsabilidad

9 Presidente Recibe los documentos, firma y envía al tesorero

para las firmas correspondientes

10 Tesorero Recibe los documentos, firma y envía a

contabilidad para el archivo

11 Auxiliar Contable Recibe los documentos firmados y archiva

139

Flujograma

TRANSFERENCIAS BANCARIAS PARA PAGO DE AYUDA SOCIAL

TESOREROPRESIDENTEAUXILIAR

CONTABLEMÉDICO

ENCARGADO DE

SERVICIO SOCIALRECEPCIONISTA

INICIO

RECEPTA Y

ENTREGA LAS

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS AL

ENCARGADO

DEL

DEPARTAMENTO

DE SERVICIO

SOCIAL

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

RECIBE LAS

SOLICITUDES Y

ENVÍA AL

MEDICO PARA

EVALUACIÓN Y

ASIGNACIÓN DE

PORCENTAJES

DE AYUDAS

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICA

OFICIO

COPIA DE

OFICIO

A

RECIBE LAS

SOLICITUDES,

EVALÚA LAS

ENFERMEDADES Y

ASIGNA

PORCENTAJE DE

AYUDA, ENVÍA UN

INFORME AL

DEPARTAMENTO

DE SERVICIO

SOCIAL

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

OFICIO

A

RECIBE LAS

SOLICITUDES CON

EL INFORME DE LOS

PORCENTAJES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS Y

ENVÍA MEDIANTE

OFICIO AL

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD CON

LOS MONTOS A

PAGAR PARA

ELABORACIÓN DE

TRANSFERENCIAS,

ADJUNTA ARCHIVO

MAGNÉTICO

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

ARCHIVO

MAGNÉTICO

COPIA DE

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

A

RECIBE LAS

SOLICITUDES CON

EL INFORME DE

MONTOS

ASIGNADOS DE

AYUDAS, SUBE EL

ARCHIVO

MAGNÉTICO A LA

BANCA VIRTUAL Y

EMITE UN REPORTE

AL PRESIDENTE

PARA LA

RESPECTIVA

AUTORIZACIÓN

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

REPORTE DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

ARCHIVO

MAGNÉTICO Y

COPIA DE

REPORTE

A

RECIBE EL

REPORTE Y

APRUEBA LAS

TRANSFERENCIA

MEDIANTE LA

BANCA VIRTUAL.

ENVÍA EL REPORTE

AL TESORERO PARA

SU REVISIÓN Y

APROBACIÓN

REPORTE DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

RECIBE EL

REPORTE,

APRUEBA

TRANSFERENCIAS

MEDIANTE LA

BANCA VIRTUAL Y

ENTREGA EL

ESTADO DE

CUENTA CON LAS

TRANSFERENCIAS

PROCESADAS A

CONTABILIDAD

PARA LA

ELABORACIÓN DE

EGRESOS

ESTADO DE

CUENTA

REPORTE DE

TRANSFERENCI

AS

A

RECIBE EL ESTADO

DE CUENTA CON LAS

TRANSFERENCIAS

PROCESADAS,

ELABORA LOS

COMPROBANTES DE

EGRESOS, ADJUNTA

DOCUMENTOS DE

RESPALDO Y ENVÍA AL

PRESIDENTE

MEDIANTE OFICIO

PARA LA FIRMA

RESPECTIVA

EGRESOS

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

OFICIO PARA

ENTREGAS DE

EGRESOS

ESTADO DE

CUENTA Y

COPIA DE

OFICIO

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

FIRMA Y ENVÍA AL

TESORERO PARA LA

FIRMA

CORRESPONDIENTE

EN LOS

COMPROBANTES

DE EGRESO

EGRESOS

FIRMADOS

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

OFICIO PARA

ENTREGAS DE

EGRESOS

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

FIRMA LOS

EGRESOS Y

ENVÍA A

CONTABILIDAD

PARA ARCHIVO

EGRESOS

FIRMADOS

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

FIRMADOS PARA

EL ARCHIVO

A

EGRESOS

FIRMADOS

SOLICITUDES DE

AYUDAS

ECONÓMICAS

INFORME CON

PORCENTAJES

DE AYUDAS

FIN DEL

PROCESO

140

Tipos de asientos contables

Ejemplo

Pago de Ayuda económica por cirugía del socio $400 mediante transferencia

bancaria

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

5.2.1.01.05 Ayuda Enfermedad Socio 400,00

1.1.1.03. 02 Bancos 400,00

v/. Para pago de ayuda

económica por

enfermedad del socio

Depósitos Bancarios

Se denomina depósito a cualquier dinero que se entrega al banco para que éste lo

guarde. Es decir, cualquier cuenta corriente o de ahorro que tengamos abierta en

una entidad es un fondo de depósitos.

Procedimiento para Depósitos Bancarios

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Depósitos Bancarios

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Conserje

3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Auxiliar Contable

Recibe el Cheque del Cliente para

depósito, realiza la papeleta de

depósito y entrega al mensajero

141

Proceso Responsable Descripción

2 Mensajero

Recibe el cheque con la papeleta y

deposita en la entidad bancaria;

entrega el depósito a contabilidad

3 Auxiliar Contable Registra el asiento contable y

entrega al Tesorero

4 Tesorero Verifica valores, firma los

documentos y envía a contabilidad

5 Auxiliar contable Archiva los documentos

Flujograma

DEPÓSITOS BANCARIOS

TESOREROMENSAJEROAUXILIAR

CONTABLE

INICIO

RECIBE EL

CHEQUE DEL

CLIENTE,

REALIZA LA

PAPELETA DE

DEPÓSITO Y

ENTREGA AL

MENSAJERO

CHEQUE

PAPELETA DE

DEPÓSITO

RECIBE EL

CHEQUE, LA

PAPELETA Y

DEPOSITA EN LA

ENTIDAD

BANCARIA.

ENTREGA EL

DEPOSITO A

CONTABILIDAD

DEPÓSITO

RECIBE EL

DEPÓSITO Y

ELABORA EL

ASIENTO

CONTABLE.

ENTREGA AL

TESORERO PARA

REVISIÓN Y FIRMAS

DE

RESPONSABILIDAD

DEPÓSITO

REGISTRO

CONTABLE

RECIBE EL

REGISTRO

CONTABLE,

REVISA LOS

VALORES Y

ENVÍA A

CONTABILIDAD

LOS

DOCUMENTOS

FIRMADOS

DEPÓSITO

REGISTRO

CONTABLE

FIRMADO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

FIRMADOS PARA

ARCHIVO

DEPÓSITO

REGISTRO

CONTABLE

FIRMADO

A

FIN DEL

PROCESO

142

Tipos de asientos contables

Ejemplo

Alquiler de salón social $50

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

1.1.1.03 Bancos 50,00

4.1.1.01 Ingresos alquiler Inmuebles 44,64

2.1.5.01 IVA en Ventas 5,36

v/. Ingreso por Alquiler de Salón Social

Control de la Cuenta Bancos

El control de la cuenta Bancos se realizará a través de la Conciliación Bancaria la

misma que será realizada mensualmente por el Tesorero del Club.

Conciliación bancaria

Se utiliza como herramienta de control para identificar movimientos bancarios que no

estén contabilizados, detectar posibles faltas u omisiones e identificar operaciones

financieras no reconocidas por los bancos, a fin de obtener información confiable,

oportuna y veraz y así evitar descuidos o negligencias en el futuro.

POLÍTICAS

Las conciliaciones bancarias se elaborarán mensualmente por el Tesorero

Se informa los resultados de las conciliaciones a Presidencia, Comisión de

Fiscalización y Contabilidad para aclaración de partidas pendientes o

cualquier área que desee consultar.

143

Proceso para la elaboración de la Conciliación Bancaria

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración de la Conciliación Bancaria

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Tesorero

3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente

Proceso Responsable Descripción

1 Tesorero

Baja el estado de cuenta de la

plataforma virtual del bancos a fin

de mes y solicita a contabilidad el

mayor de bancos a la fecha

2 Auxiliar Contable Imprime el mayor y entrega al

tesorero

3 Tesorero

Realiza la conciliación bancaria e

informa a contabilidad de todos

los registros no contabilizados

4 Auxiliar Contable Realiza los asientos contables y

entrega al contador

5 Contador Revisa, aprueba e informa al

tesorero

6 Tesorero

Recibe informe e imprime la

conciliación bancaria, envía una

copia a contabilidad

7 Auxiliar Contable Archiva copia de la conciliación

bancaria

144

Flujograma

CONCILIACIÓN BANCARIA

CONTADORAUXILIAR

CONTABLETESORERO

INICIO

BAJA EL ESTADO DE

CUENTA DE LA

PLATAFORMA

VIRTUAL DEL

BANCO A FIN DE

MES Y SOLICITA A

CONTABILIDAD EL

LIBRO MAYOR DE

BANCOS A LA

FECHA

SOLICITUD DEL

LIBRO MAYOR

DE BANCOS

IMPRIME EL

MAYOR DE

BANCOS Y

ENTREGA AL

TESORERO

MAYOR DE

BANCOS

SOLICITUD

MAYOR DE

BANCOS

A

RECIBE EL

MAYOR DE

BANCOS,

REALIZA LA

CONCILIACIÓN

BANCARIA E

INFORMA A

CONTABILIDAD

LOS REGISTROS

NO

ELABORADOS

INFORME DE

REGISTROS NO

ELABORADOS

MAYOR DE

BANCOS

A

RELAIZA LOS

ASIENTOS

CONTABLES Y

ENTREGA AL

CONTADOR

PARA REVISION

REGISTROS

CONTABLES

INFORME DE

REGISTROS NO

CONTABILIZADOS

A

REVISA Y FIRMA

LOS ASIENTOS

CONTABLES E

INFORMA AL

TESORERO

INFORME AL

TESORERO

ASIENTOS

CONTABLES

RECIBE INFORME E

IMPRIME LA

CONCILIACIÓN

BANCARIA, ENTREGA

UNA COPIA A

CONTABILIDAD

A

CONCILIACIÓN

BANCARIA

INFORME

COPIA DE

CONCILIACIÓN

BANCARIA

A

RECIBE COPIA

DE

CONCILIACIÓN

BANCARIA

COPIA DE

CONCILIACIÓN

BANCARIA

A

FIN DEL

PROCESO

145

Ejemplo de Conciliación Bancaria

Cheques y depósitos realizados por la empresa:

01-03-11 Ch/001 se cancela publicidad para cuatro meses $250 cada mes

04/03/11 Ch/002 Compra de suministros de oficina $950

05/03/11 Ch/003 Compra de materiales para departamento de Servicio Social

$400

08/03/11 DP/6000 depósito por cobro de Arriendo $900

10/03/11 Ch/004 Pago de transporte $100

12/03/11 Ch/005 Pago por materiales de aseo y limpieza $180

14/03/11 Ch/006 Compra de sillas para salón social $57

16/03/11 DP/6300 Depósito por $100

17/03/11 Ch/007 Compra de calculadora por $260 (anulado)

17/03/11 Ch/008 Reemplaza transacción anterior

18/03/11 Ch/009 Anticipo de sueldo para secretaria $800

22/03/11 DP/6500 Cobro por alquiler de salón social $445

25/03/11 Ch/010 Compra de suministros de oficina $41.20

27/03/11 DP/6900 Depósito $200

30/03/11 DP/7000 Depósito cobro arriendo $540

30/03/11 DP/7100 Depósito por $520

30/03/11 Ch/011 Pago de honorarios asesor jurídico $800

Estado de cuenta recibido:

ESTADO DE CUENTA BANCO PICHINCHA CTA.CTE:

3030318104 MARZO 2011

FECHA No. DCTO DETALLE DÉBITOS CRÉDITOS SALDO

03/03/2011 DP 8036 Depósito 7000,00 7000,00

03/03/2011 ND 3450 Chequera 75,00 6925,00

03/03/2011 CH 001 Cobro Ventanilla 1000,00 5925,00

05/03/2011 CH 003 Cobro Ventanilla 400,00 5525,00

08/03/2011 DP 6000 Depósito 900,00 6425,00

146

FECHA No. DCTO DETALLE DÉBITOS CRÉDITOS SALDO

10/03/2011 CH 004 Cobro Ventanilla 100,00 6325,00

12/03/2011 CH 005 Cobro Ventanilla 180,00 6145,00

12/03/2011 ND 860 Agua Potable 68,80 6076,20

16/03/2011 DP 6300 Depósito 100,00 6176,20

17/03/2011 CH 008 Cobro Ventanilla 260,00 5916,20

18/03/2011 CH 009 Cobro Ventanilla 800,00 5116,20

22/03/2011 DP 6500 Depósito 454,00 5570,20

23/03/2011 NC 890 Préstamo Bancario 3200,00 8770,20

23/03/2011 ND 3490 Servicio telefónico 22,73 8747,47

25/03/2011 CH 010 Cobro Ventanilla 41,20 8706,27

27/03/2011 DP 6900 Depósito 200,00 8906,27

27/03/2011 ND 341 Estado de Cuenta 2,00 8904,27

Libro de Bancos:

No. DETALLE

No.

DP/CH DÉBITOS CRÉDITOS SALDO

1 Saldo Inicial 7000,00

3 publicidad para cuatro meses CH 001 1000,00 6000,00

4 Compra de suministros de oficina CH 002 950,00 5050,00

5 Compra de materiales CH 003 400,00 4650,00

8 deposito por cobro de Arriendo DP 6000 900,00 5550,00

10 Pago de transporte CH 004 100,00 5450,00

12

Pago por materiales de aseo y

limpieza CH 005 180,00 5270,00

14 Compra de sillas para salón social CH 006 57,00 5213,00

16 Depósito DP 6300 100,00 5313,00

147

No. DETALLE

No.

DP/CH DÉBITOS CRÉDITOS SALDO

17 Compra de calculadora CH 008 260,00 5053,00

18 Anticipo de sueldo para secretaria CH 009 800,00 4253,00

22 Cobro por alquiler de salón social DP 6500 445,00 4698,00

25 Compra de suministros de oficina CH 010 41,20 4656,80

27 Depósito DP 6900 200,00 4856,80

30 Depósito cobro arriendo DP 7000 540,00 5396,80

30 Depósito DP 7100 520,00 5916,80

30 Pago de honorarios asesor jurídico CH 011 800,00 5116,80

Conciliación Bancaria

Saldo en Libros 5116,80

(+) Notas de crédito 3200,00

NC Préstamo Bancario 3200,00

(-) Notas de Débito -168,53

ND Chequera -75,00

ND Agua Potable -68,80

ND Estado de cuenta -2,00

ND Servicio telefónico -22,73

(=) Saldo Conciliado $ 8.148,27

Saldo en Bancos 8904,27

(+) Depósitos en Tránsito 1060,00

Cobro de arriendo 540,00

Deposito 520,00

(-) Cheque girados y no cobrados -1807,00

CH002 -950,00

CH006 -57,00

CH011 -800,00

(+/-) Error en Bancos -9,00

DP 6500 -9,00

(=) Saldo Conciliado $ 8.148,27

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCO DEL PICHINCHA CTA. CTE. No. 3030318104

AL 31 DE MARZO DEL 2011

148

CUENTAS POR COBRAR

Cuentas por cobrar es el nombre de la cuenta donde se registran los incrementos y

los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o servicios,

en el caso del club es de servicios. Esta cuenta está compuesta por letras de cambio

y pagarés a favor de la empresa.

Las cuentas por cobrar, por lo tanto, otorgan el derecho a la organización de exigir a

los suscriptores de los títulos de créditos el pago de la deuda documentada. Se trata

de un beneficio futuro que acredita el titular de la cuenta.

Políticas de las Cuentas por Cobrar

La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para

la administración exitosa de las cuentas por cobrar.

Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las

empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de

crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas

dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de

crédito similares.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar,

normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un

número determinado de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se

cobran dentro el periodo de crédito, la mayoría de ellas se convierten en

efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por

cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa.

149

El monto máximo de crédito otorgado a nuestros clientes es el que pueda

contraer para el pago puntual del crédito

El tiempo máximo que le otorga la empresa a un cliente es de 30 días de

crédito.

Transcurridos los días del plazo se otorgaran máximo 20 días más de plazo y

en caso de no atender al llamado el cliente será llevado a cobro jurídico

ordenado por la administración de la empresa.

El crédito únicamente se lo otorgará para el alquiler/arriendo de los locales

comerciales pertenecientes a la institución.

ANÁLISIS DE LA CARTERA DE CRÉDITO

Análisis de crédito le permite analizar los antecedentes crediticios para sus clientes

en una disposición multiempresarial. Se pueden ver y analizar los antecedentes

crediticios para un cliente y se lo realizara de la siguiente manera:

Modelo Análisis de Cartera

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL

ANÁLISIS DE CARTERA DE CRÉDITO POR VENCIMIENTO

CLIENTE FECHA

VENCIMIENTO VALOR %

VENCIMIENTO

0-30

DÍAS

31-90

DÍAS

91-108

DÍAS

181-360

DÍAS

+360

DÍAS

Cliente

“X” 15/08/2010 100.00 7%

Cliente

“Y” 25/12/2008 900.00 52%

Cliente

“Z” 30/12/2009 700.00 41%

TOTAL 1700.00 100%

150

Procedimiento para provisionar Cuentas Incobrables

Las provisiones de cuentas incobrables se la realizan cada fin de año y el mismo que

se provisionará de acuerdo a la ley tributaria la misma que señala una provisión del

1% total de cuentas incobrables.

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Provisión de cuentas incobrables

5. RESPONSABLE DEL PROCESO: Contador General

6. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Contador

Realiza el análisis de cartera

de crédito y determina las

cuentas incobrables. Envía el

listado al auxiliar para

realizar el asiento contable

2 Auxiliar Contable

Realiza los asientos

contables para la provisión

de cuentas incobrables. Y

genera el comprobante de

diario para su aprobación

3 Tesorero

Verifica conformidad de los

asientos y manda los

documentos a contabilidad

4 Auxiliar Contable Archiva documentos

151

Flujograma

PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES

TESOREROAUXILIAR

CONTABLECONTADOR

INICIO

REALIZA EL

ANÁLISIS DE

CARTERA DE

CEDRITO Y

DETERMINA LAS

CUENTAS

INCOBRABLES.

ENTREGA EL

LISTADO AL

AUXILIAR PARA

REALIZAR EL

ASIENTO

CONTABLE

LISTADO

CUENTAS

INCOBRABLES

RECIBE EL

LISTADO DE

CUENTAS

INCOBRABLES,

REALIZA EL

REGISTRO

CONTABLE Y

GENERA LOS

COMPROBANTES

DE DIARIOS PARA

APROBACIÓN

LISTADO

CUENTAS

INCOBRABLES

COMPROBANTE

S DE DIARIOS

VERIFICA

CONFORMIDAD

DE ASIENTOS,

APRUEBA Y

ENVÍA LOS

DOCUMENTOS A

CONTABILIDAD

LISTADO

CUENTAS

INCOBRABLES

COMPROBANTE

S DE DIARIOS

APROBADOS Y

FIRMADOS

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

FIRMADOS

LISTADO

CUENTAS

INCOBRABLES

COMPROBANTE

S DE DIARIOS

APROBADOS Y

FIRMADOS

A

FIN DEL

PROCESO

Ejemplo de Cuentas Incobrables

Código Descripción Parcial Debe Haber

5.2.1.26

1.1.2.01.01

----------x-----------

Gasto Cuentas Incobrables

Provisión Cuentas Incobrables

V/ Para el registro de las cuentas

incobrables

50.00

50.00

152

CUENTAS POR PAGAR

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales,

servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos.

Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a

Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a

Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por

cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada

pago efectuado. También deben analizarse por edades de vencimiento para evitar el

pago de moras o indemnizaciones.

POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR

Deben separarse las funciones de recepción, de autorización del pago y de firma

del cheque para su liquidación.

Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago

según controles contables, con los de los suministradores.

Es preciso mantener al día los anexos de Cuentas por Pagar, y no presentar

saldos vencidos.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben

controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

153

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los anexos de

las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control

correspondientes.

Se debe negociar con el proveedor los días de crédito con cada proveedor y las

formas de pago.

Procedimiento de Compras Locales

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Compras Locales

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Recursos Humanos

3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Jefe de Talento

Humano

Recibe las solicitudes de materiales requeridos

por los diferentes departamentos de la

Institución e informa al tesorero

2 Tesorero

Recibe la solicitud con el detalle de productos,

verifica, aprueba y envía a contabilidad para

realizar la compra

3 Auxiliar

Contable

Realiza la compra, y emite la orden de compra

al de recursos humanos

4 Jefe de Talento

Humano

Recibe los materiales y verifica con la factura,

distribuye a los diferentes departamentos y

entrega la factura a contabilidad

5 Auxiliar

Contable

Recibe la factura, ingresa al sistema contable,

registra como cuenta por pagar. Envía al

tesorero para su aprobación

154

Proceso Responsable Descripción

6 Tesorero Aprueba la documentación y envía a

contabilidad para su archivo.

7 Auxiliar

Contable

Recibe los documentos y archiva.

Flujograma

COMPRAS LOCALES

AUXILIAR

CONTABLETESORERO

JEFE DE TALENTO

HUMANO

INICIO

RECIBE LAS

SOLICITUDES DE

MATERIALES

REQUERIDOS POR

LOS DIFERENTES

DEPARTAMENTOS E

INFORMA AL

TESORERO

MEDIANTE UNA

SOLICITUD CON EL

DETALLE DE

PRODUCTOS

SOLICITUD CON

DETALLE DE

PRODUCTOS

SOLICITUD DE

CADA

DEPARTAMENTO

A

RECIBE LA

SOLICITUD CON

EL DETALLE DE

PRODUCTOS,

VERIFICA,

APRUEBA Y

ENVÍA A

CONTABILIDAD

PARA REALIZAR

LA COMPRA

SOLICITUD CON

DETALLE DE

PRODUCTOS

APROBADO

RECIBE LA

SOLICITUD CON EL

DETALLE DE

PRODUCTOS,

REALIZA LA

COMPRA Y

ENTREGA LOS

MATERIALES Y LA

FACTURA AL JEFE

DE TALENTO

HUMANO

MATERIALES

FACTURA

SOLICITUD CON

DETALLE DE

PRODUCTOS

APROBADO

A

RECIBE LOS

MATERIALES Y

VERIFICA CON LA

FACTURA.

DISTRIBUYE A LOS

DIFERENTES

DEPARTAMENTOS Y

ENTREGA LA

FACTURA A

CONTABILIDAD

FACTURA

MATERIALES

ENTREGA A LOS

DIFERENTES

DEPARTAMENTOS

RECIBE LA

FACTURA

INGRESA AL

SISTEMA,

REGISTRA

COMO CUENTAS

POR PAGAR,

ENVÍA LOS

DOCUMENTOS

AL TESORERO

RECIBE

LOS

DOCUMEN

TOS,

APRUEBA

Y ENVÍA A

CONTABILI

DAD

FACTURA

ASIENTO

CONTABLE

FACTURA

ASIENTO

CONTABLE

APROBADO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

PARA ARCHIVO

FACTURA

ASIENTO

CONTABLE

APROBADO

A

FIN DEL

PROCESO

155

SOLICITUD DE LOS DEPARTAMENTOS AL JEFE DE TALENTO HUMANO

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

SOLICITUD DE COMPRA

Departamento: ______________

Responsable: _______________

Descripción: ____________________________________________________

___________________________________________________

ELABORADO POR: RECIBIDO POR: FECHA DE ENTREGA:

SOLICITUD DEL JEFE DE TALENTO HUMANO PARA EL TESORERO DEL CLUB

No. _____

Fecha: ____________________________________________

Nombre de Responsable: ____________________________________________________________

Institución: ________________________________________________________________________

Ref.: ________________________________________________________________________

Motivo: ________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

SUBTOTAL

Condiciones de Pago: Contado _______ IVA

Crédito _______ TOTAL

Son: ___________________________________________________________________ DÓLARES.

Solicitado por: Autorizado por:

JEFE DE TALENTO HUMANO TESORERO

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS CLUB DE CLASES Y POLICÍAS

DE LA POLICÍA NACIONAL DE LA POLICÍA NACIONAL

PETICIÓN

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL

ADQUISICIÓN DE BIENES

DETALLE DE PRODUCTOS

156

FACTURACIÓN

Es una transferencia de crédito comercial de su titular a un tercero, se añade

generalmente una operación de crédito, en este caso, el comprador efectúa el pago

al contado al vendedor sin esperar el vencimiento del crédito.

El Club de Clases y Policías tiene como actividad principal la entrega de beneficios

sociales mediante la entrega de ayudas económicas, sin embargo factura por el

arrendamiento de locales comerciales y alquiler de salones sociales disponibles en

edificio de propiedad de la Institución.

Políticas

a) El departamento de contabilidad estará obligado a expedir factura por los

servicios prestados a los a los socios y clientes que hagan uso de las oficinas

o salones sociales del Club.

b) Las facturas expedidas deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Lugar y fecha de expedición.

Razón Social del cliente.

Domicilio del cliente.

Descripción del servicio prestado.

Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o

letra, así como el monto de los impuestos.

Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión.

Así como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios

para su correcta emisión.

157

c) Los datos facturados serán responsabilidad del personal de Contabilidad que

emita la factura.

Formato de la Factura

158

Forma de llenar

Fecha: Es la fecha en que emitimos nuestra factura

Datos del Cliente: Aquí se incluyen todos los datos del cliente: Nombre,

Identificación (cédula o ruc), dirección y teléfono.

Detalle: Describimos en tipo de servicio que se va a prestar (arriendo o

alquiler de salón social).

Valor Total: Valor del servicio sin incluir el Impuesto al valor Agregado (IVA).

Subtotal: Se repite el valor del servicio sin incluir el IVA.

IVA 12%: Cálculo del 12% del subtotal de la factura.

Total: Suma del subtotal con el IVA

Firma del Cliente: Firma de la persona que hace uso del servicio.

Firma Club de Clases y Policías: Firma de la persona que elabora la factura.

Procedimiento de Facturación para arriendo de oficinas

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Facturación para arriendo de

oficinas

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable

3. CONTROL DEL PROCESO: Contador General

Proceso Responsable Descripción

1 Cliente Solicita la facturación por

arriendo de oficina

2 Recepcionista

Entrega la solicitud al

departamento de

contabilidad

3 Auxiliar Contable Realiza la factura y

entrega a recepción

159

Proceso Responsable Descripción

4 Recepcionista

Entrega la factura original

al cliente y la copia a

contabilidad

5 Cliente Recibe la factura original

6 Auxiliar Contable Recibe copia de la

factura y envía al archivo

Flujograma

FACTURACIÓN PARA ARRIENDO DE OFICINAS

AUXILIAR

CONTABLERECEPCIONISTACLIENTE

INICIO

SOLICITA LA

FACTURACIÓN

POR ARRIENDO

DE OFICINA

SOLICITUD DE

FACTURACIÓN

RECIBE LA

SOLICITUD Y

ENTREGA AL

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD

SOLICITUD DE

FACTURACIÓN

RECIBE LA

SOLICITUD,

REALIZA LA

FACTURA Y

ENTREGA A

RECEPCIÓN

FACTURA

SOLICITUD DE

FACTURACIÓN

A

RECIBE LA

FACTURA, HACE

FIRMAR AL

CLIENTE,

ENTREGA LA

ORIGINAL Y

ENVÍA LA COPIA

A CONTABILIDAD

FACTURA

ORIGINAL

FIRMADA

COPIA DE

FACTURA

RECIBE COPIA

DE LA FACTURA

COPIA DE

FACTURA

A

FIN DEL

PROCESO

RECIBE

FACTURA

ORIGINAL

FACTURA

ORIGINAL

160

Procedimiento de Facturación para alquiler de salón social

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Facturación para alquiler de salón

social

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable

3. CONTROL DEL PROCESO: Contador General

Proceso Responsable Descripción

1 Cliente Solicita la facturación

alquiler de salón social

2 Recepcionista

Entrega la solicitud al

departamento de

contabilidad

3 Auxiliar Contable

Realiza la factura y el

contrato.

Entrega a recepción

4 Recepcionista

Entrega la factura original

y copia del contrato al

cliente y copia de la

factura y contrato original

a contabilidad

5 Cliente Recibe factura original y

copia del contrato

6 Auxiliar Contable Recibe copia de la

factura y envía al archivo

161

Flujograma

FACTURACIÓN PARA ALQUILER DE SALÓN SOCIAL

AUXILIAR

CONTABLERECEPCIONISTACLIENTE

INICIO

SOLICITA LA

FACTURACIÓN

POR ALQUILER

DE SALON

SOCIAL

SOLICITUD DE

FACTURACIÓN

RECIBE LA

SOLICITUD Y

ENTREGA AL

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD

SOLICITUD DE

FACTURACIÓN

RECIBE LA

SOLICITUD, EMITE

LA FACTURA Y

ADJUNTA EL

CONTRATO.

ENTREGA A

RECEPCIÓN

SOLICITUD DE

FACTURACIÓN

FACTURA

CONTRATO

A

RECIBE LOS

DOCUMENTOS Y

ENTREGA AL

CLIENTE PARA

LA FIRMA

CORRESPONDIE

NTE, ENTREGA

FACTURA

ORIGINAL Y

COPIA DE

CONTRATO AL

CLIENTE.

ENVÍA COPIA DE

FACTURA Y

CONTRATO

ORIGINAL A

CONTABILIDAD

FACTURA

COPIA DE

FACTURA

CONTRATO

COPIA DE

CONTRATO

FIRMA LOS

DOCUMENTOS Y

RECIBE

FACTURA Y

COPIA DEL

CONTRATO

FACTURA

ORIGINAL

COPIA DE

CONTRATO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

FIRMADOS

COPIA DE

FACTURA

CONTRATO

ORIGINAL

A

FIN DEL

PROCESO

162

INGRESOS POR APORTACIONES DE SOCIOS ACTIVOS Y PASIVOS

Introducción.

La principal finalidad del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional del

Ecuador es la de contribuir al bienestar social y económico de sus socios, entonces

sus directivos, deben organizar servicios de ayuda y asistencia social.

La demanda de los socios del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional revela

una latente realidad de acceso a ayudas sociales que alivien sus condiciones

familiares, que, es un derecho de cada uno de sus asociados el acceder a las

ayudas que brinda o puede brindar su organismo, de acuerdo a su disponibilidad

económica.

Ayuda Social.- Es el aporte económico o incentivo, que el Club de Clases y Policías

otorga a sus socios y sus dependientes, con el objeto de aliviar en parte la

necesidad que atraviesan a consecuencia de: enfermedades graves y/o

catastróficas, cirugías de emergencia, prótesis, invalidez, maternidad - paternidad,

fallecimiento de niños menores de un año e hijos con capacidades especiales.

Socios Activos.- Son todas las personas que ingresan a las filas de la Policía

Nacional dados el alta con el grado de Policías, de conformidad con la normativa

vigente de la Policía Nacional; debiendo la Comandancia General remitir la nómina

de los nuevos socios para su registro en la Institución.

163

Socios Pasivos.- Es el personal en servicio pasivo que hubiere obtenido la

calificación de sus letras de retiro y/o cesantía o por invalidez, y manifestare su

voluntad de mantenerse como socio del Club.

Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Activos

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA

POLICÍA NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Registro de aportaciones Socios

Activos

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable

3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Comandancia

Envía al Club mensualmente el archivo

magnético de todos los socios en servicio

activo

2 Tesorero

Recibe el archivo y compara el número de

aportaciones de los socios con el depósito

realizado en la cuenta del banco; una vez

revisado envía a contabilidad la información

para el registro contable

3 Auxiliar

Contable

Recibe la información, realiza el registro

contable y envía a presidencia para su

aprobación.

4 Presidente

Aprueba y envía el archivo magnético al

departamento de Servicio Social y los

documento a Contabilidad

164

Proceso Responsable Descripción

5 Servicio Social Mantiene el archivo para poder brindar

servicios y ayudas económicas

6 Auxiliar

Contable

Archiva el documento

Flujograma

REGISTRO DE APORTACIONES SOCIOS ACTIVOS

ENCARGADO DE

SERVICIO SOCIALPRESIDENTE

AUXILIAR

CONTABLETESORERO

COMANDANCIA

GENERAL

INICIO

ENVÍA

MENSUALMENTE

EL ARCHIVO

MAGNÉTICO AL

CLUB CON EL

LISTADO DE

TODOS LOS

SOCIOS EN

SERVICIO

ACTIVO

ARCHIVO

MAGNÉTICO

CON EL LISTADO

DE SOCIOS EN

SERVICIO

ACTIVO

RECIBE EL ARCHIVO

MAGNÉTICO Y

COMPARA EL

NÚMERO DE

APORTACIONES DE

LOS SOCIOS CON

EL DEPÓSITO

REALIZADO EN LA

CUENTA DEL

BANCO.

ENVÍA A

CONTABILIDAD LA

INFORMACIÓN PARA

EL REGISTRO

CONTABLE

ARCHIVO

MAGNÉTICO

CON EL LISTADO

DE SOCIOS EN

SERVICIO

ACTIVO

DEPÓSITO

REALIZADO EN

EL BANCO

RECIBE LA

INFORMACIÓN,

REALIZA EL

ASIENTO

CONTABLE,

EMITE EL

COMPROBANTE

DE INGRESO Y

ENVÍA AL

PRESIDENTE

PARA SU

APROBACIÓN

ARCHIVO

MAGNÉTICO

DEPÓSITO

REALIZADO EN

EL BANCO

COMPROBANTE

DE INGRESO

RECIBE LA

INFORMACIÓN Y

FIRMA

DOCUMENTOS.

ENVÍA A

CONTABILIDAD EL

COMPROBANTE DE

INGRESO CON EL

DEPÓSITO Y A

SERVICIO SOCIAL

EL ARCHIVO

MAGNÉTICO

ARCHIVO

MAGNÉTICO

DEPÓSITO

REALIZADO EN

EL BANCO

COMPROBANTE

DE INGRESO

FIRMADO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

DEPÓSITO

REALIZADO EN

EL BANCO

COMPROBANTE

DE INGRESO

FIRMADO

A

MANTIENE EL

ARCHIVO

MAGNÉTICO

PARA PODER

BRINDAR

SERVICIOS Y

AYUDAS

ECONÓMICAS A

LOS SOCIOS

ARCHIVO

MAGNÉTICO

FIN DEL

PROCESO

165

Tipos de asientos contables

Ejemplo

Aportaciones Socios Activos mes de Noviembre $140.380,86

Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Pasivos

CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Registro de aportaciones Socios

Pasivos

2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable

3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero

Proceso Responsable Descripción

1 Socios Pasivo

Realiza una solicitud al Presidente para

continuar como socios del Club; entrega el

documento en Secretaría

2 Secretaria Revisa y entrega el documento al Presidente

3 Presidente Aprueba y entrega Servicio Social

4 Servicio Social Realiza el trámite para continuar con los

descuentos del socio e informa a Tesorería

5 Tesorero

Recibe la información de aportaciones socios

pasivos, revisa el depósito realizado en la

cuenta bancaria, envía a contabilidad la

información para el registro contable

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

1.1.1.03 Bancos 140.380,86

1.1.1.03.01 Banco pichincha 3030318104 140.380,86

4.1.2.1.01 Ingresos Aportaciones Socios Activos 140.380,86

v/. Para el aporte de socios activos

166

Proceso Responsable Descripción

6 Auxiliar

Contable

Realiza el asiento contable y envía los

documentos a presidencia.

7 Presidente Aprueba y envía el documento a Contabilidad

8 Auxiliar

Contable

Envía el documento al archivo

Flujograma

REGISTRO DE APORTACIONES SOCIOS PASIVOS

AUXILIAR

CONTABLETESORERO

ENCARGADO DE

SERVICIO SOCIALPRESIDENTESECRETARIASOCIO PASIVO

INICIO

REALIZA UNA

SOLICITUD AL

PRESIDENTE

PARA

CONTINUAR

COMO SOCIO

DEL CLUB.

ENTREGA EL

DOCUMENTO A

LA SECRETARIA

SOLICITUD

RECIBE LA

SOLICITUD,

REVISA Y

ENTREGA AL

PRESIDENTE

SOLICITUD

RECIBE LA

SOLICITUD,

APRUEBA Y

ENTREGA AL

ENCARGADO DE

SERVICIO

SOCIAL

SOLICITUD

RECIBE LA

SOLICITUD Y

REALIZA EL

TRÁMITE

PERTINENTE

PARA

CONTINUAR

CON EL APORTE

DEL SOCIO.

INFORMA AL

TESORERO

SOLICITUD

INFORME DE

APORTACIONES

A

RECIBE LA

INFORMACIÓN

DE LAS

APORTACIONES

DE SOCIOS

PASIVOS,

COMPRARA CON

EL DEPÓSITO EN

EL BANCO Y

ENTREGA LA

INFORMACIÓN A

CONTABILIDAD

PARA EL

REGISTRO

CONTABLE

INFORME DE

APORTACIONES

DEPOSITO EN EL

BANCO

REVISA LA

INFORMACIÓN,

REALIZA EL

ASIENTO

CONTABLE Y

EMITE EL

COMPROBANTE

DE INGRESO.

ENVÍA LOS

DOCUMENTOS

AL PRESIDENTE

PARA

APROBACIÓN

INFORME DE

APORTACIONES

COMPROBANTE

DE INGRESO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS,

APRUEBA,

FIRMA Y ENVÍA A

CONTABILIDAD

INFORME DE

APORTACIONES

COMPROBANTE

DE INGRESO

FIRMADO

RECIBE LOS

DOCUMENTOS

INFORME DE

APORTACIONES

COMPROBANTE

DE INGRESO

FIRMADO

A

FIN DEL

PROCESO

167

Tipos de asientos contables

Ejemplo

Aportaciones Socios Pasivos mes de Noviembre $ 5630,00

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER

-------x-------

1.1.1.03 Bancos 5630,00

1.1.1.03.01 Banco pichincha 3030318104 5630,00

4.1.2.1.02 Ingresos Aportaciones Socios Pasivos 5630,00

v/. Para registrar el aporte de socios activos

FORMATOS Y DOCUMENTOS CONTABLES

El Club de Clases y Policías realiza facturación, comprobantes de ingreso,

comprobantes de egreso , comprobantes de retención, órdenes de pago,

liquidaciones de compra, comprobantes de caja chica y cheques, los mismos que

son archivados en orden numérico y secuencial en el departamento de

Contabilidad.

COMPROBANTE DE INGRESO

168

Forma de llenar los comprobantes de Ingreso:

Lugar y Fecha: Ciudad y la fecha del deposito

Deposito: Se incluye el número de depósito bancario

Cta. Numero: Se describe el número de cuenta en el que fue realizado el

deposito

Ciudad: Lugar de la Transacción

Banco: Se incluye el nombre del banco al que fue realizado en depósito

Cuenta Nro.: Se describe el número de cuenta al que fue realizado el

deposito

Cheque: En caso de que el depósito se realice mediante cheque se incluye el

número del documento

Son: Cantidad del depósito en letras

Concepto del Ingreso: Descripción por la que se ocasionó el deposito

Código: número del código de la cuentas designadas en el plan general de

cuentas

Cuentas: Registro del nombre de las cuentas

Debe: Valor de la cuenta deudora

Haber: Valor de la cuenta acreedora

Elaborado por: Rubrica o firma de la persona que realiza en comprobante

Contabilidad: Rubrica o firma del contador general

Tesorero (a): Rubrica o firma de Tesorero del Club

Presidente: Firma o rubrica del Presidente

169

COMPROBANTES DE EGRESO

Forma de llenar los comprobantes de Egreso:

Transferencia o Cheque Nro.: Descripción del número de cheque o de la

orden de la transferencia

Cta. Cte. Nro.: Se describe el número de cuenta del banco al que se realiza

el debito

Pagar a la orden de: Se incluyen el nombre del beneficiario

$: Valor en números

La suma de: Valor en letras

Fecha: Día de elaboración del cheque o transferencia

170

Concepto del Gasto: Concepto por el que se realizó el pago

Código: Descripción del código de las cuentas designadas en el plan general

de cuentas

Cuentas: Registro del nombre de las cuentas

Debe: Valor de la cuenta deudora

Haber: Valor de la cuenta acreedora

Elaborado por: Rubrica o firma de la persona que realiza en comprobante

Contabilidad: Rubrica o firma del contador general

Tesorero (a): Rubrica o firma de Tesorero del Club

Presidente: Firma o rubrica del Presidente

Recibí Conforme: Nombres y Apellidos del beneficiario; numero de Ruc o

cédula

ORDENES DE PAGO

171

Forma de llenar las Órdenes de Pago:

Lugar y Fecha: Descripción de la ciudad y día de la elaboración del Cheque

Proceder al pago de: Descripción del valor en letras

A la orden de: Se incluyen el nombre del beneficiario

Por concepto de: Concepto por el que se realizó el pago

Atentamente: Firma del Presidente del Club

Nota: Las órdenes de pago se utilizan exclusivamente para pagos mediante Cheque.

RETENCIONES

Forma de llenar las Retenciones:

Fecha: Fecha de elaboración de la retención de acuerdo a la fecha de la

factura

Sr. (es): Nombre del proveedor

172

Ruc o C.I.: Número de identificación del proveedor

Dirección: Domicilio del proveedor

Comprobante de venta: Descripción del número comprobante de venta

(factura o liquidación de compra)

No. Comprobante de Venta: Descripción del numero de factura o liquidación

de compras

Ejercicio Fiscal: Año actual

Base imponible para la retención: Monto del subtotal e IVA sujetos a

retención

Impuesto: Identificación del tipo de impuesto (Renta y/o IVA)

Código del Impuesto: Descripción del código de acuerdo al tipo de compra y

conforme a la Ley

% de Retención: Aplicación del porcentaje de retención de acuerdo a la tabla

tributaria

Valor Retenido: Valor en números del monto retenido

Total: Suma de los valores retenidos (Renta e IVA)

Concepto de retención: Descripción del gasto (compra de bienes o

servicios)

No. Egreso: Número de documento en el que fue registrada la compra

No. Cheque: Número de documento con el que se realiza el pago

Agente de retención: Firma del Contador General

Proveedor: Firma del Cliente

(Ver Anexo III, porcentajes de retención en la Fuente)

173

LIQUIDACIÓN DE COMPRAS

Forma de llenar las Liquidaciones de Compras:

Fecha: Es la fecha en que se emite la liquidación de compras o servicios

Datos del Cliente: Aquí se incluyen todos los datos del cliente: Nombre,

Identificación (cédula o ruc), dirección y teléfono.

Lugar de la transacción: Descripción del la ciudad en que se emite el

documento

Cantidad: Número de productos o cantidad de servicios

Concepto: Detalle de la compra

V. Unitario: Precio de cada unidad del producto o servicio

V. Total: Precio total de la compra sin incluir el Impuesto al valor Agregado

(IVA).

Subtotal: Se repite el valor del servicio sin incluir el IVA.

IVA 12%: Cálculo del 12% del subtotal de la factura.

Total: Valor de subtotal más el IVA

Comprador (emisor): Firma de la persona que hace uso del servicio.

Vendedor: Firma la persona que presta en bien o servicio

174

COMPROBANTES DE CAJA CHICA

Forma de llenar los comprobantes de Caja Chica:

Cantidad: Valor en números del Comprobante de Caja Chica

Fecha: Día de elaboración del comprobante

Concepto: Detalle de la compra

Valor: Precio total de la compra

Recibí conforme: Datos de la persona que recibe el dinero: nombre, firma y

número de identificación.

Elaborado por: Firma del Custodio del fondo

Tesorero: Firma de la persona que aprueba el gasto

Contabilidad: Firma de revisión por el Contador General

175

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

1. De acuerdo al estudio realizado en el Club de Clases y Policías de la Policía

Nacional, se encontró debilidad en el Control Interno que se aplica en esta

institución, debido a la carencia de una adecuada Estructura Organizacional

que muestre los diferentes estratos, las áreas departamentales, los diferentes

cargos que deben cumplirse de acuerdo al servicio que brindan. La ausencia

de esta estructura ha impedido el diseño de políticas de revisión constantes

sobre procedimientos y diseño de los sistemas que deben crearse; impidiendo

al mismo tiempo la ejecución de las actividades de control interno.

2. En la Institución, no existe una herramienta que facilite la toma de decisiones

administrativas y ayude al trabajo diario de todos los empleados, ya que no

están definidas con exactitud las funciones y responsabilidades de todos los

departamentos que forman parte de la entidad.

3. En la actualidad la Institución no obtiene resultados satisfactorios, la carencia

de un Manual de Procedimientos Contables ha hecho que la entidad no

brinde los resultados deseados, esto se debe al desconocimiento de

principios, normas y procedimientos vigentes.

4. Además, el estudio también mostró debilidades en los registros y algunos

procedimientos contables, debido a la falta de control interno, carencia de

personal suficiente que realice las múltiples actividades en cada área; y a la

ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos que dicte lineamientos

generales y políticas específicas para ejecutar los procedimientos, en

concordancia con Normas Legales y Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados.

176

5. El manejo externo de la contabilidad es poco aceptable, que lleva como

consecuencia una falta de la organización, los informes que se tienen en la

actualidad no son oportunos ni eficientes, no se los tiene como una base de

ayuda para la proyección de presupuestos, flujos de efectivo entre otros; los

registros contables que actualmente se maneja simplemente sirve para

cumplir con requerimientos fiscales y laborales; la planeación financiera es

muchas veces improvisada y se desperdicia recursos humanos importantes.

6. La falta de una guía de procedimientos ocasiona que el tipo de servicio que

se brinda no sea el más adecuado, por lo que los socios no se sienten en su

totalidad conformes.

7. Los directivos actualmente no toman decisiones adecuadas por falta de

conocimiento en cuanto a los procesos de la Institución, es por eso de vital

importancia la implementación del presente manual, ya que evitará la pérdida

de tiempo y esfuerzos innecesarios.

RECOMENDACIONES

1. Enfocarse en organizar mejor la institución, para poder coordinar las

actividades propias al servicio, diseño de cargos especializados y específicos

para cada actividad. Esto permitirá la contratación de personal idóneo,

calificado, suficiente y con vocación de servicio, para desempeñar eficiente y

eficazmente sus funciones.

2. Se sugiere que el presente Manual sea aplicado para un mejor

desenvolvimiento de las actividades contables y funcionales en el Club de

Clases y Policías.

3. Efectuar un seguimiento continuo al Manual de Procedimientos Contables, el

mismo que debe estar acorde con los cambios que se presenten en la

empresa, y en la Legislación Ecuatoriana acorde con todo el sector

empresarial.

177

4. Luego de experimentarse los cambios estructurales, se aconseja revisar e

implementar la herramienta que en esta investigación se brinda, que es el

Manual de Normas y Procedimientos, específicamente para el área contable;

donde se encontrarán los lineamientos a seguir en el curso de acción de los

procedimientos contables; acogidos a la naturaleza de la institución, a la

normativa legal vigente, y a los Principios de Contabilidad generalmente

aceptados.

5. Efectuar análisis de las cuentas contables y de los informes, para poder dar

un mejor asesoramiento a los Directivos responsables.

6. Unificar criterios para poder seguir brindando ayuda a los policías del Ecuador

y de esta manera aliviar en parte las necesidades que atraviesan.

7. Enfocarse en la toma de decisiones por parte de la directiva de la Institución,

para poder dar un mejor manejo de la Institución.

178

BIBLIOGRAFÍA

AUTORES:

BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Editorial Nuevo Día, Quito, 2006.

CHIAVENATO, Adalberto, Iniciación a la organización y control, Editorial

Mac. Graw Hill, México, 2001.

FERNANDEZ, Ma, El control Fundamento de la Gestión por procesos y la

Calidad Total, 2ª edición, Madrid, 2003

FOWLER, Newton Enrique, Cuestiones Contables Fundamentales, Macchi

2001

FRANKLIN, Enrique B, Organización de Empresas. Análisis, Diseño y

Estructura, Ediciones Mc Graw Hill, México, 2002.

OROZCO, Cadena José, Contabilidad General, Edit. Productora de

Publicaciones, Quito-Ecuador 2006.

SHIM, Jaek, Contabilidad Administrativa, Editorial: Mc. Graw- Hill, Edición

1990

VASCONEZ, José Vicente, Contabilidad Intermedia, Dimaxi, Quito, 2000.

VILLACIS, Juan, Las Auditorias del Tercer Milenio, Graficare, Ecuador

1999,

ZAPATA, Sánchez Pedro, Contabilidad General, Editorial Mac-Graw Hill,

Colombia, 2004.

179

LEYES, NORMAS:

Código Tributario, edición febrero del 2012

Estatuto del Club de Clases y Policías

Ley de Régimen Tributario Interno y Reglamento de aplicación a la Ley de

Régimen Tributario Interno edición 2012

Normas Internacionales de Contabilidad

Normas Internacionales de Información financiera

180

WEBGRAFÍA:

Anónimo,

http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml

Chiavenato Adalberto

http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml

Engel Sofia Bustamante,

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

Franklin Fincowsky Enrique Benjamín

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

Hernández Esteve Esteban,

http://www.aecal.org/comisiones/historia//la historiadelacontabilidad.htm

Policía Nacional del Ecuador,

http://es.wikipedia.org/wiki/Polic%C3%ADa_Nacional_del_Ecuador

http://www.gestionyadministracion.com

181

182

ANEXO I

CUESTIONARIO

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTABLES PARA CONTROL INTERNO.

Objetivo: Obtener información para implementar un manual de procedimientos

contables para un control interno adecuado, que sirva como herramienta para

normar el desarrollo de las funciones en el manejo contable y que permita la toma de

decisiones acertadas en forma para un eficiente desempeño administrativo.

DATOS INFORMATIVOS.

Nombre: ____________________________________

Cargo: ______________________________________

MARQUE CON UNA X

1. ¿Existe un manual de procedimientos contables en la Institución?

____ SI

____ NO

____ NO CONOZCO

2. ¿Existen políticas de control interno contable en la entidad?

____ SI

____ NO

____ NO CONOZCO

3. ¿La entidad aplica el Plan general de Cuentas y demás normas técnicas

contables para el registro de sus operaciones?

____ SI

____ NO

____ NO CONOZCO

183

4. ¿Cree usted que un manual de procedimientos garantizaría el trabajo del

personal de la Institución?

____ SI

____ NO

____ NO CONOZCO

5. ¿Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros

contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores

correctos?

____ SI

____ NO

____ NO CONOZCO

6. ¿Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se

elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?

____ SI

____ NO

____ NO CONOZCO

7. ¿Las políticas, procedimientos y demás prácticas contables se

encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación

efectiva del proceso contable?

____ SI

____ NO

____ NO CONOZCO

8. ¿Cómo calificaría la parte normativa en el área contable que existe

actualmente en la entidad?

____ Excelente

____ Buena

____ Regular

____ Deficiente

¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!

184

ANEXO II

RUC DE LA EMPRESA

185

ANEXO III

Porcentajes de Retención

Retenciones en la fuente de IVA

RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

AGENTE DE RETENCIÓN

(Comprador; el que realiza el

pago)

RETENIDO: El que vende o transfiere bienes, o presta servicios.

ENTIDADES Y

ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO

Y EMPRESA

S PÚBLICAS

CONTRIBUYENTES

ESPECIALES

SOCIEDADES

PERSONAS NATURALES

OBLIGADA A LLEVAR CONTABILI

DAD

NO OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD

EMITE FACTUR

A O NOTA

DE VENTA

SE EMITE LIQUIDACIÓN DE COMPRAS DE BIENES O ADQUISICIÓN

DE SERVICIOS (INCLUYE

PAGOS POR

ARRENDAMIENTO AL

EXTERIOR)

PROFESIONALES

POR ARRENDAMIE

NTO DE BIENES

INMUEBLES PROPIOS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y EMPRESAS PÚBLICAS

BIENES NO

RETIENE SERVICIO

S NO RETIENE

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS NO RETIENE

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30% SERVICIOS

70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 100% SERVICIOS

100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

CONTRIBUYENTES ESPECIALES

BIENES NO

RETIENE SERVICIO

S NO RETIENE

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS NO RETIENE

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30% SERVICIOS

70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 100% SERVICIOS

100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

SOCIEDAD Y PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD

BIENES NO

RETIENE SERVICIO

S NO RETIENE

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS NO RETIENE

BIENES NO

RETIENE SERVICIO

S NO RETIENE

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS NO

RETIENE

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 100% SERVICIOS

100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

CONTRATANTE DE SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN

BIENES NO

RETIENE SERVICIO

S NO RETIENE

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 30%

BIENES NO

RETIENE SERVICIO

S 30%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 30%

BIENES NO

RETIENE

SERVICIOS 30%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 30%

------------------

COMPAÑÍAS DE SEGUROS Y REASEGUROS

BIENES NO

RETIENE SERVICIO

S NO RETIENE

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS NO RETIENE

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30% SERVICIOS

70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 100% SERVICIOS

100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS 100%

EXPORTADORES (ÚNICAMENTE EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES QUE SE EXPORTEN, O EN LA COMPRA DE BIENES O SERVICIOS PARA LA FABRICACIÓN Y

COMERCIALIZACIÓN DEL BIEN EXPORTADO)

BIENES NO

RETIENE SERVICIO

S NO RETIENE

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS NO RETIENE

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES 100%

SERVICIOS

100%

BIENES 100% SERVICIOS

100%

BIENES 100% SERVICIOS

100% ------------------

186

Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta