TIPS PARA EL MEJOR USO DEL SISTEMA SIGA

1. En el catálogo institucional de bienes y servicios del SIGA encontraremos códigos que se encuentran en estado inactivo en el catálogo Sigamef y se pintaran de color azul estos no podrán ser utilizados al estar inactivos sin embargo si tuviesen movimiento podrán ser utilizados hasta acabar su stock en almacén para luego reemplazar dicho ítem por su código equivalente en el catalogo Sigamef, ahora para que estos códigos en azul se inactiven definitivamente del catálogo institucional previa verificación de que no tengan ningún movimiento se inactivaran del catalogo institucional pintándose de color rojo.

2. Trabajar de preferencia con tareas para cada tipo de uso para si poder tener un mejor control del gasto y la parte contable.

3. Definir desde el pedido o desde el contrato con f5 el tipo de uso a utilizar puede ser por consumo, venta, distribución gratuita o producción porque será importante para la afectación contable y la conciliación con el área de economía.

4. Para la inserción de una nueva meta podemos jalarla ingresando a tablas, parámetros, carga general de datos del Siaf, meta, y grabando jalaremos directamente la meta del Siaf mediante una interfase con el Siaf pero para ello la Pc de donde se hace la interfase tiene que estar configurada con unos parámetros previos.

5. Para hacer un requerimiento por la genérica de gasto 65 la meta presupuestal tiene que ser de proyectos y se puede diferenciar porque en la cadena presupuestal de la meta el campo act. /proy. empieza con el numero 2 y a su vez se tiene que crear la tarea para proyectos.

6. Al momento de generar un pedido y no aparezca la meta deseada es porque no se ha relacionado con el centro de costo, lo que tienen que hacer es ubicar el centro de costo, relacionar la meta y fuente de financiamiento por el cual trabaja dicho centro de costo y luego hacer carga de tareas para relacionar dicho centro de costo con la tarea que trabajará.

7. Considerar que todos los campos de la tabla de personal y proveedores tienen que tener información porque sino fuese el caso pueden impedir procesar información en cualquier submodulo.

8. Ahora en la tabla de personal tienen que estar registrados todo el personal de la entidad tanto nombrado, como SNP.

9. Recordar que debemos de jalar en tablas los factores de evaluación técnica y económica para cada tipo de objeto ya sea bien, suministro o servicio porque al momento de generar el proceso de selección el sistema te valida los factores de evaluación, es por ello se debe definir los factores de evaluación previamente en tablas.

10. Para actualizar el precompromiso de calendario en el cuadro de adquisición colocarse sobre el listado de cuadro de adquisición y poner f5 saldrá un mensaje de actualizar los saldos de precompromiso, aceptar, eso con la idea de tener los saldos actualizados de calendario.

11. Considerar al autorizar un pedido para almacén el campo reserva, muchas veces no te deja el sistema autorizar un pedido habiendo saldo en el kardex porque hay uno o varios pedidos de ese ítem que se han quedado en la fase de autorizado y están reservando el stock para ese pedido, en ese caso con la nueva versión se sabrá los pedidos con ítems con reserva para desautorizarlos.

12. Recordar que los ítems del catalogo SIGA son creados por el área de Catalogación del Ministerio de Economía y Finanzas y que se tiene un formato especial que la entidad debe trabajar cuando solicite un ítem para su creación, al momento de que se manda el archivo de ítems creados este será un archivo de texto y en la tabla catalogo de bienes y servicios se insertaran los ítems con la opción f5 y seleccionaran la opción insertar ítems o insertar clase o insertar familia según se el caso.

13. Asimismo se recuerda que los enlaces de partida de gasto y cuenta contable por familia también son solicitados al área de Catalogación del Ministerio de Economía y Finanzas, por su parte el MEF mandará unos archivos de texto llamados operación familia, operación maestro y operación plantilla que actualizara los campos específicos.

14. Recordar que para la programación de cuadro de necesidades de bienes los precios referenciales de los bienes tienen que ser ingresados previamente en el catalogo de bienes.

15. Recordar que al momento de ingresar los ítems en el cuadro de necesidades si son bienes se ingresaran las cantidades y si son servicios se ingresaran los montos.

16. Tener presente que ustedes pueden ingresar su cuadro de necesidades con control de techo presupuestal para que el usuario sepa sus techos presupuestales al momento de programar, otra opción es programar sin control de techo donde el usuario programa sin control de techo y luego se ajusta de acuerdo a las etapas que se siguen.

17. Tener presente que ahora en el sistema SIGA se deben colocar los códigos de ID proceso e ID contrato, estos códigos son obtenidos del Seace cuando se registra la convocatoria del proceso y el contrato en el Seace. Estos códigos se registran en el SIGA en la etapa inicial del proceso de selección y en el contrato respectivamente, esto datos son importantes para que la interfase al SIAF pueda viajar con estos datos y no se tenga problemas posteriores con el devengado en el SIAF.

18. También si se tratase de un proceso de selección pero sin contrato es decir generación de orden directa también se deberá colocar el ID orden, código que se obtiene también al registrar la orden en el Seace.

19. Si no se colocase los ID proceso, IDcontrato, el sistema dejara hacer la interfase y en el SIAF entrando a la opción modificación de contrato podrán colocar manualmente los IDS que se obtienen de la transmisión entre el Seace y el Siaf.

20. Si no pudiesen devengar alguna orden en el Siaf deberán verificar que el contrato este registrado en el Seace y que los IDS estén bien ingresados en el SIGA o en el Siaf.

21. Tener presente que en el cuadro de adquisición en estado pendiente pueden cambiar el precio unitario de los ítems cuando se trate de una ASP porque los que son procesos de selección deberán generarse por el Submódulo respectivo.

22. Asimismo en el cuadro de adquisición en estado pendiente pueden cambiar la meta, y fuente de financiamiento si es que en el pedido se equivocan de meta y fuente, asimismo cuando se genera un cuadro de adquisición que viene de contrato se debe ingresar el centro de costo en la opción de detalle de bien o servicio y cuando se trate de un servicio recordar ingresar en la pestaña de detalle de B/S para jalar la operación sino no se podrá autorizar el cuadro de adquisición.

23. Tener presente que cuando se registran los postores en un proceso de selección de tipo de evaluación solo económico para filtrar los postores deberán tener el check de RNP en la tabla de proveedores.

24. Tener presente que cuando se crean subalmacenes el correlativo de las pecosas es único en cambio cuando se crean almacenes generales el correlativo de las pecosas es independiente.

25. El correlativo de las órdenes de compra y servicio de presupuesto institucional y de encargos debe ser un correlativo único.

26. Para hacer la interfase y para que los datos de la orden viajen correctamente al Siaf considerar que cuando se trate de gastos generales el tipo de modalidad de adquisición a colocar en el registro de la orden de servicio es OM y el tipo de operación viaja con N para las ASP viajará con modalidad CA y operación N, para los procesos de selección que tienen contrato viajará con modalidad CA y operación CP.

27. Tener presente que la opción de gastos generales en el SIGA solo es para registros de requerimientos de gastos públicos como luz, agua, cable, Internet,etc

28. Recordar que hay 2 formas de registrar contratos en el SIGA con la opción f5 cuando se ingresa directamente el contrato que tiene aun entregas pendientes para ello se registra el cronograma de pagos y para aquellos contratos que vienen de un proceso de selección registrados en el sistema y que se jalan directamente y en donde se puede reprogramar el cronograma de pagos.

29. Tener presente que para hacer tanto la interfase de calendario como la de compromisos y la interfase al SIMI del inventario patrimonial la máquina donde se hace la interfase tiene que tener instalado el SIGA y el SIAF y tiene que tener una configuración ODBC y asimismo el usuario tiene que tener las opciones habilitadas como usuario para poder realizar dichos procesos.

30. Recordar que cada vez que se registre movimientos en el kardex tanto de entradas como salidas, actualizar saldos en el kardex, así como cuando se extorna una pecosa o una entrada también actualizar

saldos del kardex para que los movimientos se actualicen y cuando se impriman los reportes se pueda tener una conciliación correcta.

31. Recordar que al hacer el precierre mensual de almacén todas la entradas y salidas en todos los subalmacenes tienen que estar en estado conforme sino el sistema impedirá pasar los saldos de un mes a otro y asimismo sino se pudiera cerrar por diferencias en los movimientos del kardex con las pecosas verificar el reporte del kardex llamado diferencias de movimientos en el kardex para corregir algún ítem de una pecosa y volver a reprocesar saldos de lo contrario con esta nueva versión habrá un reporte donde se detallará cual es el movimiento donde está la diferencia para poder corregirlo.

32. Tener presente que las altas patrimoniales es decir las órdenes de compra de activo fijo pueden pasar del módulo de logística directamente mediante una interfase al módulo patrimonial o ingresarlas directamente en el módulo de patrimonio en la opción altas institucionales.

33. Tener presente que también se puede trasmitir desde el SIGA al SIMI que es el software de la SBN mediante una interfase el inventario institucional de bienes patrimoniales para que la entidad pueda

generar la copia del inventario a la SBN y poder enviarla en medio magnético.

34. Tener presente que la cuenta contable para Encargos es única la 38501 y para controlar los saldos de almacén de Encargos se debe crear un almacén Encargos con tipo de presupuesto 2 y el correlativo de las pecosas debe ser independiente al correlativo de las pecosas de los almacenes de presupuesto 1.Las cuentas contables para el presupuesto institucional son las sgtes: Si es para consumo o Distribución gratuita la cuenta Mayor será 21 si es para venta 20 y si es para Producción 22.