Toma física de inventarios ejecución

Toma Física de InventariosEjecución

Jimmer Campos Perdomo2015

Para qué hacer Tomas Físicas de Inventario?

Está seguro que las existencias que registra su sistema de información concuerda con lo que físicamente tiene en su estantería, tanque, patio o lugar de almacenamiento?

Su contabilidad refleja lo que realmente tiene en su inventario?

Recibe quejas de sus usuarios por diferencias de inventario?

Está perdiendo ventas por que sus clientes van a su estantería y no encuentran el producto requerido?

Tiene sobrecostos por tener que hacer reaprovisionamientos urgentes dado que lo creía tener en su inventario no estaba?

Toma Física de Inventarios - Ejecución, Jimmer Campos, 2015

Como asegurar el Proceso de Toma Física ?

Asegúrese de cumplir todo el proceso de Toma Física de Inventarios – Estructuración

Defina la fecha o fechas en las cuales ejecutará la toma física

Defina el área o áreas a ser intervenidas

Con un grupo previo definido, organice, clasifique y etiquete el material a ser contado

Divulgue su plan de toma física a todo el personal que participará, a sus áreas usuarias y al personal de auditorías, pues mientras se esté inventariando no se harán ingresos ni despachos.

Prepare todos los recursos requeridos para la toma física

Entrene previamente a mesa de control, supervisores y mesas de control del procedimiento detallado de toma física de inventario.


Qué recursos son requeridos?

Humanos : De acuerdo lo descrito en el módulo Toma Física de Inventarios – Estructuración

Si la jornada va a ser 24 horas, coordine muy bien los turnos y quienes participarán en cada uno.

Programe almuerzos, comidas, desayunos y refrigerios

Máquinas

Montacargas

Básculas

Contadoras

Material de Empaque: Cajas, zunchos, bolsas, trapos

Papelería: Tablas de apoyo, lapiceros, hojas en blanco, calculadoras, marcador para metal

Medios de comunicación: Radios o celulares


Qué Hacer en la Reunión de Inicio? Asegúrese que los materiales a ser inventariados han sido bloqueados en el sistema, es decir que no

permita hacer ni ingresos ni despachos.

Asegúrese que todos los miembros definidos en la estructura organizacional para la toma física, estén presentes para la reunión de inicio.

Inicie muy puntual la reunión de inicio en función del plan

Prepare y divulgue los horarios de cada jornada : Inicio, refrigerios, almuerzos o cenas, reinicios..

Presente a todos los miembros de la estructura organizacional para la toma física

Si hay auditores preséntelos y asigne quien los acompañará

Llame a lista y nombre los grupos de conteo, supervisores, patinadores, operadores etc

Entregue a cada grupo de conteo los elementos de papelería

Entregue a cada supervisor las primeras hojas de conteo para ser entregadas a cada grupo de conteo

Haga recomendaciones de seguridad industrial durante la jornada

Recuerde el objetivo de la toma física y el objetivo de la jornada en función del plan

Recuerde las recomendaciones de lo que NO se debe hacer durante la toma físicaToma Física de Inventarios - Ejecución, Jimmer Campos, 2015

Qué NO se debe hacer durante laToma Física?

Dos grupos de conteo, inventariar simultáneamente la misma referencia.

Copiar los datos de conteo de una referencia de la hoja del otro grupo de Conteo, ni mucho menos inventar o suponer cantidades.

Llegar tarde al inicio de cada jornada de la toma física de Inventario.

Cuando se hace el primer conteo, retirar las etiquetas de los códigos que deben quedar en el producto.

Mover cajas, bultos, piezas, bolsas con piezas, canastas con piezas de una lugar a otro excepto para verificar cantidades por peso. Ojo se deben dejar en el mismo lugar donde se encontró.

Dañar, romper, botar o desaparecer las Hojas de Inventario.

Retirarse del lugar de conteo sin previa autorización del Supervisor del Inventario


Qué NO se debe hacer durante laToma Física?

Escuchar música con audífonos u otro equipo

Correr dentro de las áreas de Conteo

Subirse a alturas mayores de 1.5m sin utilizar escaleras autorizadas.

Comidas o bebidas dentro de las áreas de Almacenamiento

Fumar o ingerir bebidas alcohólicas

Dar mal uso y maniobra con el Montacargas.

Corrillos, sesiones de chistes, chismes etc……..dentro de las áreas de inventario

Tachar ,enmendar las hojas de Inventario


Hoja de Conteo

Almacèn

Unidad Medida

Código

Descripciòn

LocalizaciónPosición en el Documento de

Inventario


Para la Toma Fisica de Inventarios luego de la fase de Estructuración, Ejecución, debe asegurarse de cumplir lo expuesto en Toma Física de Inventario – Análisis de Resultados también disponible en la red.

Si desea ampliar esta información o aplicar esta metodología en su negocio, bajo un proceso sistemático que cumpla su propósito,no dude en consultarme.

Jimmer Campos Perdomo

Ingeniero Industrial con postgrados en Sistemas de Control Organizacional y de Gestión, Comercio Exterior y Negocios Internacionales, con más de 15 años liderando cadenas de abastecimiento nacionales e internacionales en industrias de la minería, construcción, graneles, acero, medición, alimentos y red de frío.

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