Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

1

Formulas

Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de

valores existentes. El resultado será asignado a la celda en la cual se

introduce dicha fórmula. En Excel puede crearse una amplia diversidad de

fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética

hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una

fórmula puede contener números, operadores matemáticos, referencias a

celdas o incluso funciones.

Para introducir una formula indicamos la celda a la cual queremos que

nos arroje los resultados, luego vamos a la barra de formula e iniciamos

todo incluyendo el signo igual antes de cualquier operación que deseamos

asignar.

Utilidad De Las Formulas

Las formulas de Excel son de enorme importancia para que puedas

desempeñar tu trabajo de manera rápida y eficaz, al ser Excel tan

importante en el trabajo diario de tu oficina o negocio, no cabe duda que

es de suma importancia que puedas dominar sus funciones, una formula

de Excel puede hacer un trabajo en tan solo unos segundos, de la manera

manual te podría tomar horas.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

2

Las formulas de Excel no solo son importantes por el simple hecho de

hacer más rápido y mejor tu trabajo, sino que esto te permitirá tener el

tiempo para pensar y así aportar ideas importantes para la empresa

donde prestas tus servicios o para tu propio negocio, unas cuantas

formulas de Excel podrían hacer la diferencia entre un puesto aceptable o

el puesto que tu deseas.

Operadores aritméticos y de comparación

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilizaremos los siguientes operadores aritméticos.

OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO (EJEMPLO) + (signo más) Suma (3+3) - (signo menos) Resta (3-1)

Negación (-1)

* (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

3

Operadores de comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

OPERADOR DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO (EJEMPLO) = (signo igual) Igual a (A1=B1) >(signo mayor que) Mayor que (A1>B1) <(signo menor que) Menor que (A1<B1) >= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que

(A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que

(A1<=B1) <>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

OPERADOR DE TEXTO

SIGNIFICADO (EJEMPLO)

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

4

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

OPERADOR DE REFERENCIA

SIGNIFICADO (EJEMPLO)

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Referencias

Excel, para realizar operaciones hace referencia a celdas que se

encuentran en una columna y una fila determinada. Es decir que son las

coordenadas para saber donde se encuentra un valor en específico.

Referencias De Celdas

Es la intersección de una columna con una celda, de allí que la dirección

de una celda sea A1, B2, C15, etc. Siempre habrá una columna que se

encuentra con una fila; esa es la dirección de la celda.

Pues bien, para realizar distintas operaciones, hay que indicarle a Excel

donde o en que celda se encuentran los valores a utilizar.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

5

Pero también podemos asignarle un nombre a una celda o a un conjunto

de ellas. Solo debemos seleccionar la celda o conjunto de ellas y vamos al

nombre por defecto (cuadro de nombre) en la barra al lado izquierdo de

la barra de formulas y le colocamos el que deseamos.

Referencias Relativas Y Absolutas

Referencias Relativas: Son aquellas que varían si cambia su posición.

En la anterior vemos que estamos situados en la celda B4 (la que tiene el

sombreado amarillo) y hacemos una referencia relativa a la celda C10.

Con lo cual si arrastramos dicha referencia hacia abajo incrementamos la

referencia en filas, si arrastramos hacia la derecha incrementamos la

referencia en columnas, hacia arriba decrementamos la referencia en filas

y hacia la izquierda decrementamos la referencia en columnas.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

6

Con lo cual lo importante es tener claro que:

Si arrastramos hacia abajo incrementamos filas

Si arrastramos hacia arriba decrementamos filas

Si arrastramos hacia la derecha incrementamos columnas

Si arrastramos hacia la izquierda decrementamos columnas

Referencias Absolutas: Son aquellas que se mantienen fijas

independientemente de su posición.

Como podemos ver en imagen anterior las referencias absolutas son

aquellas en las cuales aparecen los signos del dólar delante de la columna

y delate de la fila, se dice que cuando hacemos una referencia absoluta a

una celda estamos fijando dicha celda puesto que da igual que

arrastremos en un sentido o en otro que la referencia se mantiene

constante, como se puede observar en la imagen anterior

Referencias Mixtas: Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la

columna o bien la fila.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

7

Las referencias mixtas o híbridas son aquellas en las cuales solo está

inmovilizada la fila o la columna. La que esta inmovilizada es la que tiene

el signo del dólar delante y esta se mantendrá constante

Referencias De Rango

Simplemente un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos,

en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para

otros objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones).

Voy a dar un ejemplo sencillo de referencia dinámica, también llamada

rango variable. Supónganos que en una familia se anotan los gastos

diarios confeccionando la siguiente tabla en Excel

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

8

Una forma de calcular los subtotales, por ejemplo hasta el día 4, sería

emplear la función SUMA con el rango fijo C2:C5, pero si al día 5

queremos ingresar otro dato, este no es tomado hasta que no

actualicemos el rango a C2:C6, se entiende que es muy poco práctico

hacer esto toda vez que queramos ingresar un valor, lo que necesitamos

es un rango que varíe en forma automática o sea un rango variable. Para

hacer que nuestro rango se actualice usaremos la

función CONTAR anidada con DESREF dentro de la función SUMA. Como

puede verse, estamos ante el caso particular de una columna donde el

rango debe alargarse (cambiar de alto) y por lo tanto al usar DESREF solo

nos hacen falta 2 parámetros; el parámetro de partida C2 y alto, en los

parámetros de fila y columna (que son obligatorios) se pone cero o

""(blanco) y el parámetro ancho (que no es obligatorio) se omite. Todo el

truco está en hacer que alto se expanda hacia abajo y para eso lo

reemplazamos con la función CONTAR , que cuenta las celdas que no

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

9

están vacías, por lo tanto siempre nos pondrá el valor correcto en "alto" y

finalmente nuestra formula queda

En CONTAR seleccionamos toda la columna C poniendo C:C o pulsando

en y nuestra tabla queda finalmente así

Referencia A Otros Libros U Hojas De Trabajo

En muchos casos en muy necesario utilizar datos de otras hojas de trabajo

e incluso otros libros ya existentes, lo cual Excel nos lo permite sin

ninguna complicación. Solo basta con saber que datos necesitamos y dar

clic sobre él y Excel automáticamente lo referenciara.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

10

Tomemos como ejemplo los datos que tenemos en una hoja y lo queremos

sumar con los datos de otra hoja.

Luego de seleccionar la celda en la cual deseamos los resultados de la

referencia entre hojas, incluimos la instrucción que indica que lo que

vamos a realizar en una formula (=). Indicamos que campos de cada

columna deseamos referenciar y la operación que queremos hacer.

A continuación vamos a la otra hoja y seleccionamos los datos que hacen

parte de la referencia en la formula.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

11

Notamos que cuando seleccionamos la hoja, Excel automáticamente

asigna en la barra de formula el nombre de la hoja a la que hacemos

referencia. Enseguida seleccionamos el campo en cuestión y al dar enter,

Excel nos devuelve a la hoja donde estamos haciendo la formula y si todo

está bien nos calcula la formula.

Pero si queremos que siga la secuencia en las referencias entre hojas, ya

no es necesario hacer los mismos pasos sino solamente dando clic en el

resultado en el borde derecho inferior y arrastramos hasta donde lo

necesitemos;

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

12

Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!)

preceden a la referencia de rango.

¿Qué Es Una Función?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o

más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El

resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función.

Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como

VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o

referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula

o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de

operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

13

y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,

lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Sintaxis De Una Función

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el

signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.

No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),

fórmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus

argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas,

así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la

función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3

+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

14

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer

funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o

cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,

estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de

datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal

cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Alguna De Las Funciones Más Importantes

Dado el siguiente ejemplo:

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

15

SUMA: Suma los números indicados en el rango.

PROMEDIO: Obtienen el promedio de los números indicados en el

rango.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

16

MAX: Obtiene el valor máximo del rango indicado.

MIN: Obtiene el valor mínimo del rango indicado.

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones

17

MODA: Obtiene el valor que más se repite de un rango indicado.

CONTAR.SI: Indicar el número de datos que coinciden con una condición

dada, en el rango especificado. =contar.si(rango,”criterio”)