F a c u l t a d d e M e d i c i n a

2014

FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL: DESCRIPCIÓN,

SINTÁXIS Y EJERCICIOS DE APLICACIÓN.

Escuela de Medicina

Vanessa López

Escuela Superior Politécnica de Chimborazo

TABLA DE CONTENIDO

Contenido

FORMULAS DE MICROSOFT EXCEL. ....................................................................................... 3

Partes de una fórmula de Excel. ............................................................................................................................. 11

FUNCIONES DE MICROSOFT EXCEL. ................................................................................... 12

FUNCIÓN PROMEDIO. ............................................................................................................................................. 12

FUNCIÓN MAX. ........................................................................................................................................................ 13

FUNCIÓN MIN. ........................................................................................................................................................ 14

FUNCIÓN CONTAR. ................................................................................................................................................. 14

LA FUNCIÓN SUMAR.SI EN EXCEL...................................................................................................................... 15

Ejemplos de la función SUMAR.SI. ........................................................................................................................ 16

LA FUNCIÓN PROMEDIO.SI EN EXCEL............................................................................................................... 19

LA FUNCIÓN SI EN EXCEL. ................................................................................................................................... 21

FUNCION SI CONDICIONAL ANIDADO. ............................................................................................................ 22

FUNCIÓN SI CONDICIONAL ANIDADO Y COMPLEJO. ................................................................................... 24

MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIÓN DE DATOS ......................................................... 27

FILTROS ....................................................................................................................................... 27

NOTAS ....................................................................................................................................................................... 30

ORDENAR DATOS..................................................................................................................................................... 30

NETGRAFÍA: ............................................................................................................................... 34

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Formulas de Excel ....................................................................................................................... 3

Ilustración 2 Formato de Excel ........................................................................................................................ 3

Ilustración 3 Formato de Excel ........................................................................................................................ 4

Ilustración 4 Constantes o texto .................................................................................................................... 11

Ilustración 5 Funciones de Excel .................................................................................................................... 11

Ilustración 6 Funcion SUMAR SI ..................................................................................................................... 15

Ilustración 7 Función SUMAR SI ..................................................................................................................... 16

Ilustración 8 EJEMPLO 2 FUNCION SUMAR.SI. .............................................................................................. 17

Ilustración 9 VENTAS DE UN VENDEDOR. ...................................................................................................... 18

Ilustración 10 RESULTADOS DE LA VENTA ..................................................................................................... 18

Ilustración 11 FUNCION PROMEDIO.SI. ......................................................................................................... 19

Ilustración 12 EJEMPLO FUNCION PROMEDIO.SI .......................................................................................... 20

Ilustración 13 ARGUMENTO RANGO PROMEDIO. ......................................................................................... 21

Ilustración 14 FUNCION SI ............................................................................................................................. 22

Ilustración 15 EJEMPLO FUNCION SI.............................................................................................................. 23

Ilustración 16 EJEMPLO FUNCION SI.............................................................................................................. 24

Ilustración 17 FUNCION COMO VALOR DE REGRESO. ................................................................................... 22

Ilustración 18 FUNCION CONDICIONAL SI ANIDADO ..................................................................................... 23

Ilustración 19 EJEMPLO DE LA FUNCION SI CONDICIONAL ANIDADO. .......................................................... 23

Ilustración 20 FUNCION SI CONDICONAL ANIDADO Y COMPLEJO. ............................................................... 24

Ilustración 21 FUNCION SI ANIDADO ............................................................................................................. 25

Ilustración 22 FUNCION BUSCARV ................................................................................................................. 26

Ilustración 23 Autofiltro ................................................................................................................................. 27

FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL: DESCRIPCIÓN, SINTÁXIS Y

EJERCICIOS DE APLICACIÓN.

FORMULAS DE MICROSOFT EXCEL.

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código

realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que

mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de

fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla

que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la

siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Ilustración 1 Formulas de Excel

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será

mostrado en la celda A1:

Ilustración 2 Formato de Excel

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo

contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto.

Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Ilustración 3 Formato de Excel

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación,

mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza

ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel.

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también

puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado

por dobles comillas como “Marzo”.

Ilustración 4 Constantes o texto

Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones

de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos

incluir como parte de una fórmula.

Ilustración 5 Funciones de Excel

FUNCIONES DE MICROSOFT EXCEL.

FUNCIÓN PROMEDIO.

La fórmula y el uso de la función PROMEDIO en: Microsoft Office Excel. Devuelve el

promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20

contiene números, la formula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dicho

número.

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el que desea el promedio. número2,... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para

los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que

contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones

textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el

argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas

vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el

valor cero. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda

traducir a números provocan errores. Si desea incluir valores lógicos y

representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo,

utilice la función PROMEDIOA. Si desea calcular el promedio de sólo los valores que

cumplen ciertos criterios, use la función PROMEDIO.SI o la función

PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

La función PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un

grupo de números en una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de

tendencia central son las siguientes:

Promedio, que es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y

dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el

promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.

Mediana, que es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de

los números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores

menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.

Moda, que es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números.

Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.

Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de

tendencia central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números,

las medidas pueden ser distintas.

Sugerencia Cuando esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la

diferencia existente entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero,

especialmente si ha desactivado la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un

valor cero en el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Cuando esta opción está

seleccionada, las celdas vacías no se tienen en cuenta, pero sí los valores cero.

FUNCIÓN MAX.

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. MAX (número1; número2;...)

Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor

máximo. Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que

contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones

textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el

argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos

en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores

lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a

números provocan errores.

Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una

referencia como parte del cálculo, utilice la función MAXA. (htt2)

FUNCIÓN MIN.

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. MIN (número1; número2;...)

Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor

mínimo. Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que

contengan números.

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números

escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una

referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia.

Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la

matriz o en la referencia.

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a

números provocan errores. Si desea incluir valores lógicos y representaciones

textuales de números en una referencia como parte del cálculo, utilice la función

MINA. (htt3)

FUNCIÓN CONTAR.

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los

números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la

cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por

ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango

A1:A20:

=CONTAR (A1:A20)

En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es

5. La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:

valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea

contar números.

valor2,... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales

en los que desea contar números. Los argumentos pueden contener o hacer

referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo se cuentan los

números. Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de

texto de los números (por ejemplo, un número entre comillas, como "1").

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números

escritos directamente en la lista de argumentos. No se cuentan los argumentos que

sean valores de error o texto que no se puedan traducir a números. Si un argumento

es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o

referencia. No se cuentan celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de

la matriz o de la referencia. Si desea contar valores lógicos, texto o valores de

error, use la función CONTARA. Si desea contar sólo números que cumplan con

determinados criterios, use la

Función CONTAR.SI o la función CONTAR.SI.CONJUNTO.

LA FUNCIÓN SUMAR.SI EN EXCEL. Nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de

esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación. Sintaxis de la función SUMAR.SI. La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

Ilustración 6 Funcion SUMAR SI

Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado. Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán

incluidas en la suma. Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que

sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango. El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es

un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número.

Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor

que. Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una

condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de

otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con

los siguientes ejemplos. Ejemplos de la función SUMAR.SI.

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar

todas las celdas que contienen el número 5.

.

Ilustración 7 Función SUMAR SI

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que

contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función

SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las

celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas

celdas lo cual da el número 10 como resultado. Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.

Ilustración 8 EJEMPLO 2 FUNCION SUMAR.SI.

Ventas de un vendedor Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI

el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el

criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total

de ventas de un vendedor específico. Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual

al texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el

cual tiene los montos que deseo sumar.

Ilustración 9 VENTAS DE UN VENDEDOR.

La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que

pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta

fórmula para obtener las ventas de un mes específico. Observa el resultado de esta

adecuación en la celda F5:

Ilustración 10 RESULTADOS DE LA VENTA

LA FUNCIÓN PROMEDIO.SI EN EXCEL. Nos permite obtener el promedio o media aritmética de un grupo de celdas que

cumplan con un criterio. Dicho criterio es el que determina si una celda es tomada en

cuenta o no dentro del cálculo. Sintaxis de la función PROMEDIO.SI. La función PROMEDIO.SI tiene los siguientes argumentos:

Ilustración 11 FUNCION PROMEDIO.SI.

Rango (obligatorio): Celdas que serán evaluadas. Criterio (obligatorio): Condición que deben cumplir las celdas que serán

tomadas en cuenta en el cálculo del promedio. Rango_promedio (opcional): Celdas que contienen los valores a incluir en

el cálculo de promedio. En caso de omitirse se utilizan las celdas de Rango. Si ninguna celda cumple con la condición establecida entonces la función PROMEDIO.SI devolverá el error # ¡DIV/0

Ejemplo de la función PROMEDIO.SI. Tengo una lista de sucursales de una empresa que han reportado sus ingresos de los

últimos 3 meses. Necesito obtener el promedio de ingresos de aquellas sucursales que

hayan tenido un ingreso mayor a 60,000. Para ello puedo utilizar la siguiente fórmula: =PROMEDIO.SI (C2:C13, ">60000") El resultado de la función PROMEDIO.SI lo puedes ver desplegado en la celda F2:

Ilustración 12 EJEMPLO FUNCION PROMEDIO.SI

El argumento Rango_promedio Si por el contrario ahora necesito obtener el promedio de ingresos de aquellas sucursales que hayan tenido un egreso menor a 40,000 podré hacerlo utilizando la función PROMEDIO.SI de la siguiente manera: =PROMEDIO.SI(D2:D13, "<40000", C2:C13) En este caso necesitamos utilizar el argumento Rango_promedio de la función

PROMEDIO.SI de manera que la condición sea aplicada sobre las celdas de la

columna D pero el promedio se calcule utilizando las celdas de la columna C. Observa

el resultado:

Ilustración 13 ARGUMENTO RANGO PROMEDIO.

Solamente 3 celdas cumplen esta condición (C5, C9, C10) y son consideradas en este cálculo del promedio por la función PROMEDIO.SI en Excel. LA FUNCIÓN SI EN EXCEL. Es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para

determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar

decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. Sintaxis de la función SI. Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos

especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

Ilustración 14 FUNCION SI

Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para

conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que

el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO. Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la

evaluación es FALSO. La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o

también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o

FALSO. Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto,

números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará

de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.

Ejemplos de la función SI. Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus

calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un

mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un

mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré

será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO") Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

Ilustración 15 EJEMPLO FUNCION SI.

Utilizar una función como prueba lógica Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la

función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o

FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el

contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor

numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de

la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda

“NO”. =SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja

Ilustración 16 EJEMPLO FUNCION SI.

Utilizar una función como valor de regreso Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el

valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de

que la celda de la columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que

colocaré en la celda D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es la

siguiente: =SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO") Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso

de que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:

Ilustración 17 FUNCION COMO VALOR DE REGRESO.

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma

manera podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el

resultado de la prueba lógica fuera falso. FUNCION SI CONDICIONAL ANIDADO. FUNCION SI () ANIDADA CON LA FUNCIÓN Y () y O () La función SI es una de las que más se usa para el anidamiento ya que su estructura es muy adecuada para esto:

En el parámetro 1 hay que poner una fórmula lógica, un anidamiento con

funciones lógicas o la propia función si actuando como función lógica. En loa parámetros 2 y 3 se pueden anidar una multitud de funciones, como

funciones lógicas, la función si () actuando como función condicional o lógica etc.

Ahora vamos a ver un ejemplo relativamente simple de la situación del punto 1. Una

empresa quiere promover a una nueva sección a los empleados que cumplan con las siguientes condiciones:

Pertenecer al turno mañana.

Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea menor o igual a 7.000$.

Para esto cuenta con la siguiente tabla que debe ser completada; donde los turnos son M,

T, N, correspondientes a mañana, tarde y noche respectivamente y las secciones van

de 1 a 4

Ilustración 18 FUNCION CONDICIONAL SI ANIDADO

Que se resuelve utilizando la fórmula =SI(Y(O(E2=4;D2<=7000);Y(C2="M"));"PROMUEVE";"NO PROMUEVE")

Ilustración 19 EJEMPLO DE LA FUNCION SI CONDICIONAL ANIDADO.

Como se ve, en el 1º parámetro tenemos una función Y que tiene anidadas en sus

parámetros, una función O y otra función Y, lo que aumenta el número de posibilidades

que se están evaluando o condiciones que se tienen que cumplir como: Ser del turno mañana (se tiene que cumplir siempre). Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea <=7.000$ o ambas cosas. Este es un ejemplo relativamente simple, anidando en el parámetro 1 y sin anidar nada en los otros dos, pero la complejidad puede aumentar grandemente.4 FUNCIÓN SI CONDICIONAL ANIDADO Y COMPLEJO. Utilizar BUSCARV en lugar de SI anidado Cuando tienes varias funciones SI anidadas se complica el manejo de una fórmula. Sin

embargo podemos replantear el problema para solucionarlo con la función BUSCARV.

Este método reducirá considerablemente la cantidad de funciones utilizadas.

Considera el siguiente ejemplo. Una empresa hará una exportación de productos hacia

Alemania y necesita remplazar el color de cada producto por su nombre en alemán. La

tabla de equivalencia de colores es la siguiente:

Ilustración 20 FUNCION SI CONDICONAL ANIDADO Y COMPLEJO.

Función SI anidada. Algunos podrían decidir utilizar la función SI anidada para encontrar el color equivalente

para cada producto. El problema con esta opción es que tendremos una fórmula

demasiado complicada: =SI(E2=A2,B2,SI(E2=A3,B3,SI(E2=A4,B4,SI(E2=A5,B5,SI(E2=A6,B6,SI(E2=A7,B 7,SI(E2=A8,B8, SI(E2=A9, B9, SI(E2=A10, B10, SI(E2=A11, B11)))))))))) Observa cómo la fórmula anterior funciona correctamente:

Ilustración 21 FUNCION SI ANIDADO

Aunque esta fórmula funciona correctamente, no es la mejor opción ya que entre mayor

sea el número de colores mayor será el número de funciones SI anidadas. Una mejor

alternativa es utilizar la función BUSCARV. La función BUSCARV. Con la función BUSCARV la fórmula se simplifica, porque la función nos permite

realizar una búsqueda directa sobre la tabla de equivalencias. De esta manera la

fórmula que resuelve nuestro problema queda como sigue: =BUSCARV (E2, A2:B11, 2) Observa el resultado:

Ilustración 22 FUNCION BUSCARV

MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIÓN DE DATOS

FILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos

de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas

que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel

proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado

oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en

gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni

ordenarlo.

Autofiltro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a

la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

Ilustración 23 Autofiltro

Rango sin filtrar

Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un

valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las

filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas

que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de

Davolio).

Filtro avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el

comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En

lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los

datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango

de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplos de criterios complejos

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en

filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente

rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o

"Suyama" en la columna Vendedor.

VENDEDOR

Davolio

Buchanan

Suyama

Una condición en dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca

todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el

siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto"

en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas

superiores a 1.000 $.

TIPO VENDEDOR VENTAS

Producto Davolio >1000

Una condición en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de

otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el

siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto"

en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas

superiores a 1.000 $.

TIPO VENDEDOR VENTAS

Producto

Davolio

>1000

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada

conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios

en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra

las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas

superiores a 3.000 $ y también muestra las filas del vendedor Buchanan con

valores de ventas superiores a 1.500 $.

VENDEDOR VENTAS

Davolio >3000

Buchanan >1500

Más de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya

columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de

criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con

aquellas inferiores a 500 $.

VENTAS VENTAS

>5000 <8000

<500

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de

una fórmula. Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo

de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno

distinto a un rótulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de

criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el

promedio de las celdas C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

NOTAS

La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar

una referencia relativapara hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo,

Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás

referencias de la fórmula deben ser referencias absolutas y el resultado de la

fórmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia

al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del rango.

En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia

relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error

#¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en

cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra el rango.

Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en

mayúscula y minúscula.5

ORDENAR DATOS

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún

criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por

una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que

queramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección

Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente

respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio

de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Ésto ordenará

todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al

resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre

el encabezado A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la

columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma

fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.

Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.

El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de

ordenación.

Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los

campos por los que queremos ordenar.

- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un

encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de

columna (columna A, columna B, ...).

- Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede

elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su

icono.

- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A).

O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel,

como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por

nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,

aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se

ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás

niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para

abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones

en el criterio de la ordenación.5

NETGRAFÍA:

Prof. Israel J. Ramírez. (2007). Fórmulas en Microsoft Excel . Mérida,

VENEZUELA.: Universidad de Los Andes, FACES.