Trabajo de Grado Proceso de Administracion de Personal, Bajo Estandares de Seguridad

PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL, BAJO ESTNDARES DE SEGURIDAD

JUAN MANUEL VILLALOBOS LVAREZ

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIN DE LA SEGURIDAD

ASESOR WILSON RAMREZ ESPINOSAPSICLOGO-POLIGRAFISTA

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURADEPARTAMENTO DE POSGRADO Y EDUCACIN CONTINUAESPECIALIZACIN DE LA ADMINISTRACIN DE LA SEGURIDADCARTAGENA D.T y C.2010



UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURADEPARTAMENTO DE POSGRADO Y EDUCACIN CONTINUAESPECIALIZACIN DE LA ADMINISTRACIN DE LA SEGURIDADCARTAGENA D.T y C.2010



TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE ESPECIALISTA DE LA ADMINISTRACIN DE LA SEGURIDAD

ASESOR WILSON RAMREZ ESPINOSAPSICLOGO-POLIGRAFISTA

DEPARTAMENTO DE POSGRADO Y EDUCACIN CONTINUAESPECIALIZACIN DE LA ADMINISTRACIN DE LA SEGURIDADCARTAGENA D.T y C.2010

TABLA DE CONTENIDO

Pg. INTRODUCCIN 71-SINTESIS 81.1 GENERALIDADES DEL PROYECTO81.2 DESARROLLO9 1.2.1 OBJETIVO GENERAL91.2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS91.3 TRMINOS Y DEFINICIONES92. ESTRUCTURA DE UN DEPARTAMENTO RRHH122.1 FUNCIONAMIENTO122.2 ENFOQUE DE LOS DEPARTAMENTOS DE RRHH132.2.1 ENFOQUE FUNCIONAL O ADMINISTRATIVO142.2.2 ENFOQUE ORGANIZATIVO142.2.3 ENFOQUE ESTRATGICO152.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL163 PROCESOS DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO173.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO DE GESTIN DEL RRHH173.2 CARACTERIZACIN PROCESO DE GESTIN RRH183.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL MODELO DE GESTIN RRHH203.4 MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIN21

Pg.3.5 MATRIZ DE RIESGOS EN EL PROCESO DE RRHH214 MODELO DE PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL RRHH234.1 PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DEL RRHH23A- OBJETIVO23B- ALCANCE23C DEFINICIONES23D. RESPONSABLES24E. PROCEDIMIENTOS24F. ANEXOS29G. DIAGRAMA DE FLUJOS425. CONCLUSIONES436. BIBLIOGRAFA44

GRAFICAS Pg. 1- Estructura de un Departamento de Recursos Humanos.172- Modelo del Procedimiento de Administracin del Talento Humano.183- Diagrama de flujo del proceso de gestin del Talento Humano.20

4- Diagrama de Flujo del Procedimiento en RRHH.41

CUADROS1- Caracterizacin del proceso de gestin del Talento Humano.18

2- Matriz de Indicadores de Gestin.21

3- Matriz de riesgo para el proceso de gestin del talento humano.22

4- Matriz de induccin.26

5- Diseo del formato de requisicin de personal.29

6- Diseo formato evaluacin de competencia.30

7- Diseo formato acta de entrevista.31

8- Diseo formato evaluacin de desempeo.32

9- Diseo del formato programa de capacitaciones generales.34

10- Diseo del formato capacitaciones y entrenamiento.34

11- Diseo del formato actualizacin de datos.35

12- Diseo del formato visita domiciliaria.38

INTRODUCCIN

La Gestin del Talento Humano es el conjunto de procesos necesarios para dirigir a las personas o recursos humanos dentro de la empresa, partiendo del reclutamiento, seleccin, capacitacin, recompensas, evaluacin del desempeo, salud ocupacional y bienestar, entre otros, que conduzcan a la obtencin del valor agregado para la empresa, los empleados y el entorno. Siendo la Gestin del talento Humano un proceso administrativo basado en los cuatro principios de la administracin Planear, Organizar, Dirigir y Controlar, basados en el ciclo de mejoramiento continuo (PHVA).Los objetivos fundamentales de la gestin del talento de las personas tienen que ver con la definicin y la importancia de dicha rea en la empresa: Ayudar a la organizacin a alcanzar sus objetivos y realizar su misin, hacerla competitiva, suministrarle empleados bien entrenados y motivados, permitir el aumento de la autorrealizacin y la satisfaccin de los empleados en el trabajo, desarrollar y mantener la calidad de vida en el trabajo, administrar el cambio y establecer polticas ticas y desarrollar comportamientos socialmente responsables.La necesidad apremiante de establecer procesos cada vez ms productivos, y orientados al alcance de objetivos institucionales obliga a las organizaciones a contar con un grupo de colaboradores competente para el desarrollo de su misin, estas competencias se deben basar en la Educacin, Experiencias y Habilidades del personal de las organizaciones. La gestin del talento Humano en las organizaciones tiene como objeto apremiante proporcionar el personal con las capacidades requeridas para llevar a cabo sus procesos misionales desarrollando en los individuos habilidades y aptitudes que le permitan obtener resultados satisfactorios a nivel institucional y personal. Cabe recordar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su crecimiento, primordialmente de los seres humanos con que cuenta. Se dice, sin exageracin alguna, que una organizacin es el retrato vivo de sus trabajadores.

1. SINTESIS

1.1. GENERALIDADES DEL PROYECTO - IMPORTANCIA En pases en vas de desarrollo como el nuestro, es importante impulsar una nueva ptica de gestin empresarial, de tal manera, que nuestros empresarios descubran el nivel de conocimiento con que cuenta su organizacin, entendiendo luego, que gran parte del valor de una empresa es inexplicable e incontable, tanto as, que algunos autores lo llaman la nueva riqueza de las empresas. Para todo esto se hace interesante preguntarse Por qu es til el capital humano en el mejoramiento de la gestin empresarial?, una empresa que no domina todo lo relacionado con el capital humano, no podr realizar verdaderas valoraciones sobre s misma, por lo tanto no podr definir dnde est, con qu cuenta, o hacia dnde va.En todas las organizaciones, la productividad es el problema al que se enfrenta y el personal es una parte decisiva de la solucin. Las tcnicas de la administracin de personal, aplicadas tanto por los procesos de gestin del talento humano como por los gerentes, ya han tenido un gran impacto en la productividad y el desempeo El talento humano proporciona la chispa creativa en cualquier organizacin, as como puede llagar a ser su eslabn ms dbil dentro de la organizacin si no se tienen polticas claras para su administracin, lo cual es sabido y aprovechado por las organizaciones al margen de la ley para realizacin de actos de terrorismo, narcotrfico, contrabando, y otros delitos, ya que la gente es encargada de disear y producir los bienes y servicios, de controlar la calidad, de distribuir los productos, de asignar los recursos financieros, y de establecer los objetivos y estrategias para la organizacin. La importancia de este trabajo de grado radica en establecer de un proceso genrico de administracin del talento bajo los criterios de seguridad, que le permita a las organizaciones contar con personal confiable y comprometido con los objetivos institucionales.

1.2 DESARROLLO1.2.1 Objetivo General Establecer un proceso de administracin de personal bajo estndares de seguridad. 1.2.2 Objetivos Especficos

Definir la estructura de un departamento de gestin del talento humano Estructurar un procesos de gestin de talento humano Elaborar un procedimiento de gestin de talento humano basado en la seguridad

1.3 TRMINOS Y DEFINICIONES

Capacitacin del Personal: Actividad sistemtica, planificada y permanente cuyo propsito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeo laboral. Competencias Laborales: Conjuntos de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permiten la realizacin exitosa de una actividad. Contrato de Trabajo: Pacto por medio del cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin. Entrevista de Seleccin: Es una conversacin y tiene un objetivo, habr de considerarse que esto implica una interpelacin de dos individuos, entrevistado y entrevistador, que van a ejercer una accin recproca; y aunque es uno de los medios ms antiguos para allegar informacin del solicitante, sigue representando un instrumento clave en el proceso de seleccin, lo cual implica el conocimiento de diversas tcnicas a utilizar en la misma, dependiendo de las caractersticas del entrevistado y del nivela que se est seleccionando. Estudio Socioeconmico: Se trata de una evaluacin sobre variables que afectan a una poblacin de un pas o regin.Entre algunos: Nivel de educacin primaria o secundaria. Nivel de ingreso promedio, ndice de desempleo. Evaluacin de Desempeo: Proceso tcnico a travs del cual, en forma integral, sistemtica y continua realizada por parte de los jefes inmediatos; se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y comportamiento laboral del colaborador en el desempeo de su cargo y cumplimiento de sus funciones, en trminos de oportunidad, cantidad y calidad de los servicios producidos. Gestin del Recurso Humano: Es el proceso que contiene todas las normas y procedimientos bsicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo de la relacin laboral mediante contratos de trabajos a termino indefinido, fijo o temporal u ocasionales. Manual de Funciones: Se entiende como manual de funciones las responsabilidades que se le han asignado a un cargo dentro de una organizacin. Pruebas Psicolgicas: Es la etapa del proceso de seleccin se har una valoracin de la habilidad y potencialidad del individuo, as como de su capacidad en relacin con los requerimientos del puesto y las posibilidades de futuro desarrollo. Reclutamiento de Personal: Consiste en un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organizacin. Bsicamente es un sistema de informacin, mediante el cual la organizacin divulga y ofrece al mercado de recursos humanos oportunidades de empleo que pretende llenar.

Requisicin de Personal: Solicitud para el reemplazo y el puesto de nueva creacin, se notifican a travs de una requisicin al departamento de seleccin de personal o a la seccin encargada de estas funciones, sealando los motivos que las estn ocasionando, la fecha en que deber estar cubierto el puesto, el tiempo por el cual se va a contratar, departamento turno y horario

2. ESTRUCTURA DE UN DEPARTAMENTO DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Por regla general, en las empresas modernas se crea un departamento de personal independiente cuando los beneficios que se espera derivar de el exceden sus costos. Hasta que eso ocurre, los gerentes de departamento tienen a su cargo las actividades de recursos humanos o las delegan a sus subordinados. Cuando el departamento de personal se crea, por lo comn es pequeo y se Hace responsable de su conduccin a un gerente de nivel medio. Por lo general, en el momento de su creacin estos departamentos se limitan a actividades como mantener los expedientes de cada empleado y suministrar apoyo a los gerentes para identificar aspirantes a llenar las vacantes que puedan existir. Las necesidades de los otros gerentes de la organizacin determinan que el departamento de personal gradualmente se haga cargo de otras actividades. El departamento se hace ms importante y complejo con forme crecen las demandas que deben satisfacer. A medida que la organizacin crece los puestos del departamento de personal se especializan cada vez ms. A menudo en las organizaciones de tamao intermedio y grande se crean diversos sub-departamentos, que proporcionan distintos servicios a la organizacin. El tamao de los distintos departamentos de personal vara mucho y en gran medida depende de las dimensiones de la organizacin a la que prestan su colaboracin[footnoteRef:2]. [2: http://www.mitecnologico.com/Main/EstructuraFuncionamientoDepartamentoRecursosHumanos]

2.1 Funcionamiento Los departamentos de recursos humanos existen para ayudar y prestar servicios a la organizacin, a sus dirigentes, a sus gerentes, y a sus empleados. Como integrantes de un departamento de servicios, los gerentes de recursos humanos y los especialistas que los apoyan no tienen la autoridad de dirigir otros departamentos. En su lugar, ejercen autoridad corporativa, que es la facultad de asesorar no de dirigir a otros gerentes. Entre sus funciones esenciales destacan las siguientes: ayudar y prestar servicios a la organizacin, a sus dirigentes, gerentes y empleados. describe las responsabilidades que define cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe. evaluar el desempeo del personal, promocionando el desarrollo de liderazgo. reclutar al personal idneo para cada puesto. capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en funcin del mejoramiento de los conocimientos del personal. brindar ayuda psicolgica a sus empleados en funcin de mantener la armona; adems buscar solucin a los problemas que se desatan entre estos. distribuir polticas y procedimientos a los empleados mediante boletines y reuniones. desarrolla un marco personal basado en competencias.

2.2 Enfoques de los Departamentos de Gestin Del Talento Humano[footnoteRef:3] [3: http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/rrhh/funcion_rrhh2.mspx]

Normalmente estos tres enfoques no son excluyentes entre s, sino que representan una evolucin natural en la misin, contenidos y funciones de los Departamentos de RRHH y, segn la diferente orientacin que dichos departamentos tengan hacia cada uno de estos enfoques, los dems tendrn una mayor o menor importancia; pero en este punto conviene destacar que el enfoque estratgico es el ms importante, dado que concibe la gestin de la funcin de RRHH como aquella capaz de aportar valor aadido a la productividad de la compaa.2.2.1 Enfoque Funcional o Administrativo

La funcin de Recursos Humanos ha evolucionado desde posturas disciplinarias y normativas, pasando por una etapa ms tcnica, hasta priorizar las polticas de desarrollo del personal. En este sentido, en sus inicios los departamentos de personal tenan una orientacin burocrtica, dedicada en mayor medida a controlar si el trabajador segua o no unas reglas establecidas. Con posterioridad, la orientacin de los departamentos de RRHH pas a ser de tipo socio laboral y jurdico, realizando funciones relacionadas con la negociacin de las condiciones de trabajo y la negociacin colectiva. Actualmente, el departamento de RRHH se orienta a las funciones que ayudan a integrar a las personas en la organizacin, no como el recurso ms importante, sino como la razn de ser de la misma.Evolucin de la funcin de personal

EtapaEnfoqueFin de la funcin

AdministrativoBurocrticoSujecin del trabajador a reglas establecidas

Relaciones LaboralesSocio- JurdicoComposicin del conflicto mediante la negociacin de condiciones de trabajo

Recursos HumanosBsqueda de relaciones laborales equitativas, flexibles e integradas para: aumentar productividad, , mejorar eficacia, crear cultura de empresa, asegurar compromiso total en el cumplimiento de objetivos sociales y empresariales dentro del cambiante mercado laboralIntegracin de las personas en la organizacin

Fuente : http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/rrhh/funcion_rrhh2.mspx

2.2.2 Enfoque Organizativo

Lo que importa en este enfoque es cmo presta sus servicios el Departamento de RRHH a la organizacin. Las funciones siguen agrupadas, pero dependiendo de algunas reas operativas. Es un paso ms en la evolucin para conseguir apuntalar los cimientos de la visin estratgica. El departamento de RRHH intenta dar una respuesta de calidad haciendo participar al resto de los departamentos de la compaa, intentando conciliar las necesidades de los diferentes departamentos con los objetivos de la organizacin. Los instrumentos, herramientas y programas para el desarrollo de los RRHH son compartidos en la organizacin, aunque bajo el liderazgo del Departamento de RRHH. El resto de departamentos de la compaa participan en la definicin y aplicacin de la herramienta. El departamento de RRHH coordina su desarrollo y evala los resultados obtenidos por el resto.2.2.3 Enfoque Estratgico

De cara al futuro, la misin de RRHH se concibe como una funcin de staff, de asesoramiento y consulta, al lado de la Direccin de la compaa. Se trata de achatar la jerarqua que todava persiste en la Direccin de Recursos Humanos, descentralizando muchas de las funciones que hasta ahora realizaba a fin de priorizar las funciones estratgicas. De ah que el personal directivo de RRHH deba ser el animador indiscutible de las estrategias de la compaa, implementadores de nuevas herramientas donde el mensaje es claro: abandono de las funciones operativas y artista del capital humano de las empresas enseando a aprender a la propia organizacin.El papel de los RRHH apunta a ser ms bien el de consultor insertado en una organizacin que aprende, que innova y que no olvida cumplir sus objetivos, ya que de stos depende la existencia de la misma.Organizacin clsica del trabajoNueva organizacin del trabajo

Puestos con contenido de tareas especficas. Asignacin de tareas individuales por parte de los mandos. Situaciones de trabajo repetitivo. No se estimula la participacin de las personas en la generacin de ideas y en la resolucin de problemas. Relaciones laborales de carcter colectivo.Asignacin colectiva de tareas a nivel de grupos de trabajo. Participacin de las personas en la resolucin de problemas sobre calidad a la primera y sobre detalles de los procesos. Estructura y niveles jerrquicos ms plana.

Fuente : http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/rrhh/funcion_rrhh2.mspx

Cuando se conceptualiza la organizacin del Departamento de RRHH desde tres enfoques se piensa que stos son excluyentes entre s. sta es una concepcin errnea frecuente. Ellos son el reflejo de la evolucin natural en la misin, contenidos y funciones de los departamentos de RRHH.2.3 Estructura Organizacional

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin ver grafica No.1

Grafica No.1 Estructura De Un Departamento De Recurso Humano

Fuente: Autor del Proyecto

3. PROCESOS DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO 3.1 Descripcin del Proceso de Gestin del Talento HumanoProcesos de Gestin del Talento Humano determina las actividades encaminadas a lograr que el personal que labore en la empresa se competente en relacin a las funciones del cargo que ocupe.El objetivo primordial de este proceso es normalizar todas las actividades involucradas en el proceso de la Gestin del Talento Humanos con el propsito de desarrollar en forma legal y eficiente la contratacin del personal idneo y competente ver grafica No.2.

Grafico No. 2 Modelo Del Procedimiento De Administracin Del Talento Humano

Fuente: autor del proyecto, bajo asesora de 01 psiclogo orgnico de la Armada Nacional. (Sr Wilson Ramrez Espinosa).

3.2 Caracterizacin del Proceso de Gestin del Talento Humano Cuadro 1. Caracterizacin del Proceso de Gestin del Talento HumanoProceso Gestin del Talento HumanoResponsables Jefe de Recursos Humanos

Objetivo Lograr que el personal que afecta la calidad de los productos finales de la empresa sean competentes en la ejecucin de sus labores

Proceso ProveedorEntradasActividadesSalidasProceso Cliente

Todos los procesosRequisicin de personal.

Hojas de vida, Entrevista de trabajo, Evaluacin de Competencia

Programa de induccin

Resultados de las evaluaciones de competencias y desempeoReclutamiento de la hojas de vidaSeleccin del Candidato

Induccin al Trabajo

Planificacin de las capacitacionesHojas de vida ContratacinActa de Capacitacin

Programa de CapacitacinTodos los procesos

3.3 Diagrama de Flujo del modelo de Gestin del Talento HumanoGrafico 3. Diagrama de Flujo del proceso de Gestin del Talento Humano

EntradasSalidasProcesos

159

No

6210Si

No

InicioNoSi1173

SiNo4812

Smbolos Aadir Informacin Operacin Archivar o CircularEntradas1. Requisicin de personal. 2. Hojas de vida, Entrevista de trabajo, Evaluacin de Competencia3. Programa de induccin4. Resultados de las evaluaciones de competencias y desempeo Actividades5. Reclutamiento de la hojas de vida6. Seleccin del Candidato 7. Induccin al Trabajo8. Planificacin de las capacitaciones Salidas9. Hojas de vida10. Contratacin11. Acta de Capacitacin12. Programa de Capacitacin

3.4 Matriz de Indicadores de Gestin Cuadro 2. Matriz de Indicadores ObjetivoPromover el Mejoramiento Continuo en el desempeo de los empleados que ejecutan los Procesos, a fin de lograr un nivel de competencia adecuado sobre los perfiles establecidos para cada cargo

ProcesoGestin del Talento Humano

ResponsableJefe de Recursos Humano

Indicadores de Gestin

IndicadorFrmulaMetaFrecuencia

% de capacitacinCapacitaciones Realizadas/ Capacitaciones ProgramadasX 90%Semestral

Evaluacin de Capacitaciones Evaluaciones aprobadas/ # de evaluaciones realizadas X 95%Al final de una capacitacin

3.5 Matriz de Riesgo en el Proceso de Gestin del Talento HumanoLas fuentes de riesgo y reas de impacto se seleccionan de acuerdo con su pertenencia en las actividades estudiadas. Los componentes de cada categora genrica pueden formar la base para el estudio de los riesgos. Se entiende por riesgo la incertidumbre de un resultado, sea una oportunidad o una amenaza, de acciones o eventos; es la combinacin de probabilidad e impacto, incluyendo la importancia percibida. Para el anlisis de Riesgos del proceso de Gestin del talento humano se tomo como metodologa la norma tcnica NTC 5254 Gestin de Riesgos.

Cuadro 3. Matriz de Gestin de Riesgo para el Proceso de Gestin del Talento HumanoActividad CrticaAmenazaConsecuenciasProbabilidadControl ExistenteClasificacin De La Consecuencia

Seleccionar y Contratar personal incompetenteSeleccionar y Contratar personal incompetenteQue las actividades en los diferentes procesos se ejecuten de forma inadecuada eProbableManual de FuncionesProcedimiento de Gestin Humana3

Contratar Personal con antecedentes Disciplinarios y penales o Vnculos con alguna organizacin al margen de la leyParticipacin del personal en actividades ilcitas.

Dao y Hurto de los Sistemas Informticos de la empresaMuy ProbableManual de FuncionesProcedimiento de Gestin Humana

Estudio de Seguridad a los aspirantes y empleados5

Actividad CrticaClasificacin De La ProbabilidadNivel De RiesgoPrioridad De RiesgoFrecuencia De MedicinResponsable

Seleccionar y Contratar personal incompetenteCAltoAltaSemestralGerente de Operaciones, Gerente General, Jefes y Coordinadores de Departamento

AExtremaExtremaAnualGerente de Operaciones, Gerente General, Jefes y Coordinadores de Departamento

Fuente: autor del proyecto, bajo asesora de 01 psiclogo orgnico de la Armada Nacional. (Sr Wilson Ramrez Espinosa).

4. MODELO DE PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DEL TALENTO HUMANOProcedimiento de gestin del talento humano tiene la siguiente estructura de acuerdo a lo exigido por la norma NTC ISO 9001:08[footnoteRef:4] [4: NTC ISO 9001:08 norma tcnica colombiana de calidad, establece los requisitos del sistema de gestin de la calidad ]

4.1 PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DEL TALENTO HUMANO A. OBJETIVONormalizar todas las actividades involucradas en el proceso de la Gestin de Recursos Humanos con el propsito de desarrollar en forma legal y eficiente la contratacin del personal idneo y competente de una Empresa.B. ALCANCEEste procedimiento aplica a todo el talento humano que hace parte de la empresa C. DEFINICIONES

Gestin del Recurso Humano: Es el proceso que contiene todas las normas y procedimientos bsicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo de la relacin laboral mediante contratos de trabajos a termino indefinido, fijo o temporal u ocasionales.

Seleccin de Personal: Actividad mediante la cual la empresa escoge el personal idneo para proveer los cargos vacantes.

Contrato de Trabajo: Pacto por medio del cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin.

D. RESPONSABLES JEFE DE RRHH JEFE DE SEGURIDAD JEFE DE DEPARTAMENTOS

E. PROCEDIMIENTO Requisicin de PersonalCada vez que se presente una vacante o surja la necesidad de contratar a alguien en cualquier rea, el responsable de ella deber solicitarlo a la Gerencia General y/o la direccin administrativa, mediante el diligenciamiento del formato de requisicin de Personal Analizado y aprobado el requerimiento este es entregado al Asistente Administrativo con instrucciones para el inicio del proceso referenciado.Seleccin de PersonalRecepcionado el registro de requerimiento por la secretara administrativa, procede a iniciar el reclutamiento de las hojas de vida por medio de las siguientes fuentes: Avisos clasificado Recomendaciones de Otras Empresas Bolsas de Empleos Universidades SENA Empleados de la EmpresaEs importante resaltar que las hojas de vidas deben tener anexos: Fotocopia certificado judicial vigente Fotocopia de la cedula Certificados y diplomas que acrediten los estudios Certificaciones laborales

Cuando se cuente con las suficientes hojas de vida reclutadas el Jefe de RRHH en compaa del jefe del departamento en donde se presento la necesidad, diligencia el Formato de Evaluacin de Competencia los aspirantes con resultados favorables son preseleccionadosNota: Si mas de Cinco (5) aspirantes, tienen resultado favorable despus de realizada la Evaluacin de Competencia el Director Administrativo se asegura, segn su criterio de que queden mximo 5 aspirantes. Dndole preferencia a los aspirantes internos.Realizada la preseleccin de las hojas de vida se le abre carpeta a cada candidato y asigna un numero de opcin de mayor a menor en forma aleatoria. La secretara administrativa contacta telefnicamente a precandidatos y los cita a entrevista en el orden en que fueron asignados los nmeros. Se procede a la realizacin de la entrevista, que ser realizada por una sicloga contratada para tal fin, en la cual se aplicaran diversas pruebas de personalidad y psicotcnicas con el fin de escoger el candidato idneo para el cargo, la evidencia de que se realizo la presente actividad queda registrada en el formato Acta de Entrevista Una vez terminada la entrevista, las hojas de vida de los aspirantes que segn el criterio del siclogo sean idneos para el cargo, sern seleccionadas y se proceder a realizar una visita domiciliara la cual queda registrada en el formato de Visita domiciliaria El Jefe RRHH, y el jefe del departamento, reciben los documentos con los conceptos de las entrevistas, vistas domiciliarias y proceden a seleccionar el candidato a ocupar la vacante.

Seleccionado el candidato se informa a la gerencia o director administrativo de la decisin tomada.

Contratacin El Asistente General solicita a la persona seleccionada los siguientes documentos: Fotocopia de la cedula Elaboracin del examen medico Carta para la apertura de la cuenta Carta para la expedicin del carnet Documentos de la seguridad social, y de sus beneficiarios. (Registro civil, extra juicios, documentos de identidad de conyugues, hijos o padres) Elabora el contrato de trabajo laboral segn los parmetros establecidos por la direccin administrativa y simultneamente con esta actividad el Empleado es afiliado por la secretaria de administrativa al Sistema General de Seguridad Social segn lo establecido en la ley 100.

Induccin La induccin al nuevo empleado se realiza con base en la siguiente matriz de induccin cuadro No. 3 Cuadro No.4 Matriz de Induccin ACTIVIDADRESPONSABLESCRITERIOTIEMPO

Explicacin del reglamento interno de trabajo Jefe de RRHHReglamento interno de trabajo 1 Hora

Explicacin del cargo y sus funciones Jefe del rea Manual de Funciones Manual de Procedimientos 2 Horas

Explicacin de los sistemas de gestin Jefe de SeguridadJefe de Calidad Manual de calidad Manual de seguridad 3 Horas

Fuente: Autor del Proyecto Al terminar induccin segn los parmetros establecidos empleado recibe dotacin de trabajo, Carn que lo identifica como empleado de la empresa y elementos de oficina y procede a instalarse formalmente en el puesto de trabajo. La secretaria de administrativa informa por medio de un comunicado General el ingreso del nuevo empleado.La induccin realizada queda evidenciada en el formato de capacitaciones y entrenamiento

Evaluacin de Desempeo El Jefe de RRHH evala el desempeo de los jefes de los departamentos de la organizacin, los resultados de las evaluaciones finales son entregados al Asistente Administrativo para que los promedie y as obtener una calificacin definitiva de la gestin de cada jefe de rea.A su vez los jefe de cada rea evalan al personal que se encuentra bajo su responsabilidad e igual forma los resultados son entregados a la secretaria de gerencia para que procese la informacin y la emita para su legalizacin.Estas evaluaciones son ejecutadas cada ao por medio del formato evaluacin de desempeo. Programa de Capacitacin Cada 6 meses el jefe de RRHH en compaa de cada jefe de reas y disea el plan anual de capacitacin por medio del formato programa de capacitaciones generales Actualizacin de Datos Anualmente la secretara administrativa actualizara los datos de los empleados de la empresa, haciendo entrega del formato de actualizacin de datos a cada empleado.Recuperacin y Renovacin de Dotaciones La recuperacin y renovacin de dotaciones de los empleados se realiza con base en la siguiente matrizRECUPERACINRENOVACINANULACIN

CarnTerminado el contrato laborar con la empresa el empleado devolver todos los carn que lo acredites como empleado de la empresa al director de recursos humanos Si la renovacin del carn es por perdida del documento el empleado har la denuncia de la prdida del respectivo documento e informar a la secretara administrativa para tramitar el nuevo carn

El funcionario deber asumir los costos del nuevo carn El Asistente General es el responsables de la anulacin del carn devuelto por el empleados al terminar su contrato laboral con la empresa y de notificar a los diferentes organismos

Dotacin Terminado el contrato de trabajo, el funcionario devolver la dotacin suministradaCada ao se le har entrega de dotacin y en caso de prdida o dao de la dotacin el funcionario deber asumir los costos de su reemplazo En caso de retiro del funcionario este deber devolver la dotacin entregada.

F. ANEXOS Formato de Requisicin De Personal Cuadro 5. Diseo Del Formato de requisicin de personalMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE REQUISICIN DE PERSONAL

CODIGO: EDICION: 001FECHA :

FECHA:

REQUISICIN DE PERSONAL

CARGO REQUERIDONo. DE VACANTESFECHA MX PARA CUBRIMIENTO DEL PUESTOTIEMPO DE CONTRATACINREA QUE PRESENTA LA SOLICITUDHORARIO

RAZONES:

Diligenciado por: Cargo: Firma:

ESPACIO RESERVADO PARA LA COORDINACIN DE PERSONAL

OBSERVACIONES:

ESPACIO RESERVADO PARA LA GERENCIA

OBSERVACIONES:

SI LA SOLICITUD ES APROBADA ESPECIFICAR TIPO DE CONTRATO Y TIEMPO DE TRABAJOSUELDO A PAGAR

$

FIRMA JEFE DE AREA FIRMA GERENTE

Fuente: autor del proyecto, bajo asesora de 01 psiclogo orgnico de la Armada Nacional. (Sr Wilson Ramrez Espinosa T.P N 13005494) Formato de Evaluacin De Competencia Cuadro 6. Diseo Del Formato Evaluacin De CompetenciaMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE EVALUACIN DE COMPETENCIA


EVALUACIN DE PERFILES DEL CARGO

Fecha: Cargo o vacante:Lugar de entrevista:Duracin de la evaluacin:

NOMBRE DEL EVALUADO:

I. EVALUACIN DE HABILIDADES (FACTOR)

FACTOR1-2MUY DEFICIENTE3-4DEFICIENTE5-6NORMAL7-8BUENO9-10MUY BUENO

1Factor:

Observaciones:

1

2

3


2Factor:

Observaciones:

1

2

3


3Factor

Observaciones:

1

2

3

PUNTAJE PROMEDIO TOTAL POR EVALUADOR (Sumatoria del puntaje de cada factor / # de factores)

Fuente: autor del proyecto, bajo asesora de 01 psiclogo orgnico de la Armada Nacional. (Sr Wilson Ramrez Espinosa T.P N 13005494). Formato Acta De Entrevista Cuadro 7. Diseo del Formato Acta de EntrevistaMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE ACTA DE ENTREVISTA


ACTA DE ENTREVISTA

ACTA DE ENTREVISTA N

Cartagena, de de 20

ACTA DE ENTREVISTA

Siendo las del da se reunieron en

1. 2. 3.

quienes en el papel de entrevistador y entrevistado dan constancia de que se desarroll a cabalidad la entrevista de trabajo en las instalaciones de la empresa, con el propsito de escoger a la persona que va ocupar el cargo de ______________________________________________________

En constancia firman:

Gerente de Operaciones Jefe del rea Entrevistado

Fuente: autor del proyecto, bajo asesora de 01 psiclogo orgnico de la Armada Nacional. (Sr Wilson Ramrez Espinosa T.P N 13005494).

Formato Evaluacin De Desempeo Cuadro8. Diseo del Formato Evaluacin de Desempeo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE EVALUACIN DE DESEMPEO


EMPLEADO:CARGO:

FECHA:

EVALUADOR:OPERACIN LOGISTICA LTDACARGO:

Evale el desempeo segn considere muy bueno (5.); bueno (4); aceptable( 3); regular (2); deficiente(0) teniendo en cuenta los siguientes juicios:

FACTORES A EVALUARABCD

PRESENTACION PERSONAL 15%15

Apariencia fsica40,0

Vestidos adecuados para el trabajo30,0

Comportamiento en la empresa30,0

Forma de dirigirse a los dems50,0

Subtotal0,00,0

HABILIDADES TECNICAS 10%10

Conocimiento y pericia para realizar actividades que incluyen mtodos60,0

Manejo de equipos y recursos materiales40,0

Subtotal0,00

RESPONSABILIDAD 15%15

Grado de conciencia para desarrollar las funciones asignadas en forma oportuna y eficiente150,0

Subtotal0,0

DISCIPLINA 8%8

Acatamiento de normas e instrucciones corrientes por jefes inmediatos y no inmediatos20,0

Programacin y ordenamiento de su rea de trabajo30,0

Cumplimiento con el horario de trabajo establecido30,0

Subtotal0,00,0

INICIATIVA Y TOMA DE DECISIONES 10%10

inters por moverse por su propio impulso y hacer lo que tiene que hacerse sin presiones3,50,0

Emprender y desarrollar mejoras en los mtodos de trabajo, dentro de los limites establecidos3,50,0

Habilidad para analizar problemas, reconocer alternativas y elegir la opcin mas adecuada30,0

Subtotal0,00,0

SUPERACION Y DINAMISMO 8%8

Nivel de Creatividad20,0

Innovacin20,0

Actualizacin y documentacin acerca del rea de trabajo40,0

Subtotal0,00,0

MADUREZ 6%6

Aplomo dentro del rea de trabajo20,0

Confianza y seguridad en el desempeo de las labores20,0

Actitud frente a situaciones adversas20,0

Subtotal0,00,0

NIVEL DE PROFESIONALIZACION 20%20

titulo tcnico, tecnolgico o universitario100,0

Utilizacin efectiva de los conocimientos tericos50,0

Inters por la enseanza de cursos que apoyen el trabajo 50,0

Subtotal0,00,0

COOPERACION Y RELACIONES INTERPERSONALES 8%8

Sentido de colaboracin20,0

Trabajo en equipo20,0

Cortesa20,0

Respeto20,0

Subtotal0,00,0

TOTAL0,0

OBSERVACIONES

FIRMA EVALUADORFIRMA TRABAJADOR


Formato Programa De Capacitaciones Generales Cuadro No. 9. Diseo del Formato Programa de Capacitaciones GeneralesOPERACIN LOGISTICA LTDAMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO PROGRAMA DE CAPACITACIONES GENERALES

CODIGO: OP- PA-01-06EDICION: 001FECHA :

TEMAENTIDADDIRIGIDOFECHAHRSSEGUIMIENTOOBSERVACIONES

DDMMAAHORAFECHA

ELABORADO POR

APROBADO POR :

Formato de Capacitaciones Y Entrenamiento Cuadro 10. Diseo del Formato Capacitaciones y EntrenamientoMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE CAPACITACIONES Y ENTRENAMIENTO

CODIGO:EDICION: 001FECHA :

FECHA HORA

CAPACITACIN

DIRIGIDO POR

EMPRESA

DIRIGIDO A

RESUMEN DEL LA CAPACITACIN

FIRMA DE LOS ASISTENTE

Fuente: autor del proyecto, bajo asesora de 01 psiclogo orgnico de la Armada Nacional. (Sr Wilson Ramrez Espinosa T.P N 13005494). Formato de Actualizacin De DatosCuadro No.11. Diseo del Formato Actualizacin de Datos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE ACTUALIZACIN DE DATOS


HOJA DE VIDA

FechaCargo al que aspira:

1. INFORMACIN PERSONAL

Nombres y apellidos: ___________________________________________________ Edad:_____ Sexo: M F Lugar y fecha de nacimiento:_____________________________________________ Estado Civil:____________ Cdula de ciudadana N____________________ Expedida en ________________ Libreta Militar N _________________ Distrito militar N ________ Clase ________ Direccin residencia _____________________________________________________ Telfono: ____________________ Celular: ______________________

2. DATOS FAMILIARES

Con quin vive actualmente?

NombresApellidosEdadOcupacinParentesco

Tiene familiares trabajando en esta empresa? SI NO Quines? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. PERFIL SOCIOECONMICO

Cuntos dependen de usted econmicamente? _________ Vive en Casa propia Arrendada Otra Cul?__________ Cul es su aspiracin salarial? _____________________________________ Estudia actualmente? SI____ NO ____

Qu estudia? _____________________________________

4. FORMACIN ACADMICA

EstudiosInst. EducativaCiudadFecha de InicioFecha de Terminacin

Primaria

Secundaria

Tcnicos

Tecnolgicos

Superiores

Postgrados

Seminarios / Cursos y Otros___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. EXPERIENCIA LABORAL (Experiencias ms recientes y significativas)

EmpresaCargoTiempo de ServicioMotivo de RetiroJefe Inmediato

6. INTERACCIN SOCIAL

Qu hace en su tiempo libre?____________________________________________________ Cmo se define usted como persona con 3 aspectos por mejorar y 3 cualidades?

Qu le aportara usted a esta empresa? _________________________________________________________________________________________

7. REFERENCIAS PERSONALESNombreOcupacinDireccinTelfono

Yo ________________________________ identificado con C.C. No. __________________ de ___________________________ certifico que todos los datos suministrados en este formato son autnticos y exactos. Autorizo a _________________________________________, a verificar la informacin suministrada en la forma que estime conveniente.

____________________________ __________________________________ HUELLA INDICE DERECHO FIRMA DEL EMPLEADO Y/ O ASPIRANTE ANEXOS:

COPIA DEL PASADO JUDICIAL VIGENTE


Formato de Visita domiciliaria Cuadro No.12 Diseo del Formato Visita Domiciliaria MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE VISITA DOMMICILIARIA


I.- DATOS PERSONALES

Nombre (s) :Apellidos :

Fecha de Nacimiento :Lugar de Nacimiento :

Edad :Nacionalidad :Estado Civil :

Cdula de Ciudadana :Libreta Militar :

Direccin :Telfono :

II.- COMPOSICION FAMILIAR

Personas que viven con UstedParentescoEdadEstado CivilEducacinOcupacin

Percepcin del ambiente familiar (armona e interaccin) :

III.- PRINCIPIOS y VALORES

Creencias Religiosas :

Valores Inculcados (tanto en el hogar como en la relacin con otros) :

Reglas en el hogar :

Comportamiento frente a diversas situaciones difciles que puedan presentarse en el hogar o en sus relaciones (plan-

tratamiento del problema) :

Qu es lo que ms valora el funcionario :

Planes futuros y qu estn haciendo para lograrlos (tanto familiares como del candidato)

IV.- ASPECTOS SOCIO AFECTIVOS

Estabilidad afectiva (relacin con su pareja, tipo de unin, noviazgo...)

Relacin con los amigos (cantidad de amigos, calidad y estabilidad de la amistad, formas de diversin con ellos...)

Relacin con los vecinos :

Pasatiempos (actividades realizadas en su tiempo libre, deportes practicados...)

Participacin en grupos, organizaciones, equipos deportivos, etc.

Habilidades que tiene el funcionario (fuera de su trabajo qu otras cosas sabe hacer)

Relacin con su trabajo, con la empresa para la cual labora? (Qu le gustara que la empresa hiciera por l?

Vinculacin de la empresa con la familia, celebracin de festividades (diciembre, madre, cumpleaos... etc.), celebra

cin de las vacaciones etc.

V.- VIVIENDA

Tipo de vivienda

CasaApartamentoCuartoCasa LoteInquilinatoOtro

Estado de la vivienda :

TerminadaEn construccinInconclusaBuenoRegularDeficiente

Material con el cual est construida la vivienda :

LadrilloMaderaBloqueBaharequeOtro

Su vivienda es :

PropiaPropiaAlquiladaOtro

PagadaPagando

Espacios en la vivienda :

HabitacionesBaosCocinaSalaComedorSala-comedorPatio

Indique con una X si su vivienda cuenta con alguno de los siguientes espacios :

Balcn :Patio :Cocina propia :Sala comedor :

Baos propios :Baos compartidos :Otros espacios :

Observacin de electrodomsticos y mobiliario :

Servicios pblicos :

EnergaAcueductoTelfonoGas Cil.Gas TuberaTV CableTV Parablica

Otros :

Organizacin y limpieza :

Muy buenoBuenoAceptableDeficienteDeplorableOtro

Aspecto del entorno :

Servicio de alcantarillado :Recoleccin de basuras :

Alumbrado pblico :Servicio telefnico :

Estacin de polica cercana :Seguridad comunitaria :

Facilidad de transporte (en general y hacia el trabajo) :

Proximidad de centros mdicos :

Proximidad de centros educativos :

Estrato social :

VI. ASPECTO ECONOMICO

IngresosEgresos

SalarioAlimentacin

ArrendamientosServicios

NegociosCuota de vivienda

PensionesEducacin

InteresesSalud

OtrosAhorros

Recreacin

Suma totalSuma total

Quien es el responsable de los gastos econmicos?

Persona que respondi la entrevista :

Observaciones :

Entrevistador :


G.DIAGRAMA DE FLUJO Figura No. 4 Diagrama de Flujo Del Procedimiento

5. CONCLUSIONESLa realizacin de este trabajo me permiti poner en prctica todos los conocimientos adquiridos el desarrollo de la especializacin, haciendo nfasis en el modulo de administracin de recursos humano el cual es el que me base para el desarrollo de mi trabajo de grado, alcanzando los siguientes objetivos: Elaborar un procesos de administracin del talento humano teniendo en cuenta estndares de calidad como es la norma NTC ISO 9001:08 y de seguridad como lo establece BASC. Realizar un anlisis de riesgos genrico al procesos de Administracin del talento humano, en donde se identificaron, analizaron y evaluaron los riesgo de mayor impacto para las organizaciones.. Definir una estructura organizacional del departamento donde se estableci las funciones genricas del departamento de recursos humano y sus diferentes enfoques segn la administracin. Elaborar un procedimiento para la administracin del talento humano donde se definieron los pasos a seguir y las evidencias que hay que dejar del proceso.Cabe aclarar que este es un modelo genrico y la implementacin del mismo depende de forma exclusiva de las necesidades de la empresa.

.

6. BIBLIOGRAFIA IDALBERTO CHIAVENATO. Administracin de Recursos Humanos. Edicin Popular 2001. NORMA TCNICA COLOMBIA. NTC ISO 9001:08 CAPTULO BASC CARTAGENA DE INDIAS. Gua para la elaboracin del manual para la prevencin de riesgos en la cadena de logstica del comercio exterior. Colombia: 2002. CAPTULO BASC CARTAGENA DE INDIAS. I curso de auditores internos. Colombia: 2004. CAPTULO BASC CARTAGENA DE INDIAS. Curso oficial de cumplimiento. Colombia: 2004. ORGANIZACIN MUNDIAL BASC. Gua de buenas prcticas de seguridad en la cadena de suministro. Colombia: 2001. ORGANIZACIN MUNDIAL BASC. Norma BASC. 2008. ORGANIZACIN MUNDIAL BASC. Estndares de Seguridad BASC. 2008

PAGINAS WEB CONSULTADAS www.degerencia.com/articulo/eltalenthumanounaaproximacionasugenesisyevolucin www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/26/teoriaz.htm www.simege.unalmed.edu.co/index.php?option=com/gestindeltalentohumanoporcompetencias http://www.monografias.com/trabajos13/modelos/modelos.shtml

18

INICIO

Requisicin de personal

Aprobacin del requerimiento

Reclutamiento de hojas de vidas

Preseleccin de hojas vida

Entrevista de los candidatos

Aplicacin de pruebas

Visita domiciliaria

Aprobado

NO

Contratacin

SI

Induccin

Evaluacin de desempeo

Analisis

FIN

Satisfactoria

NO

Registro y archivo

SI

Recoleccin de requerimientos de capacitacin

Actualizacin de datos

Diseo del plan de capacitacin

Plan de capacitacin

Recuperacin y renovacin de dataciones

Trabajo de Grado Proceso de Administracion de Personal, Bajo Estandares de Seguridad

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