Trabajo Fraude (Autoguardado)

ActividadIdentificacin de los riesgos de fraude corporativo y manipulacin contableClnica Pajonal Limitada 2014

Elaborado porJavier Andrs Montao Guzmn

Profesor evaluadorJorge Ivn Hincapi Gmez

Asignatura Auditora FinancieraEspecializacin en Control OrganizacionalUniversidad EAFIT2014Introduccin

Como un ejercicio acadmico con aplicacin en una empresa real, se presentan dentro del siguiente trabajo una revisin a riesgos respecto al fraude en la organizacin por medio del diagnstico del manejo del Talento Humano, el Estilo de Direccin y los Acuerdos ticos, conclusiones de ese diagnstico y una reflexin sobre los riesgos en actividades crticas para el flujo de recursos, como tambin sobre propuestas para la gestin del riesgo en ellas.

ndice

ContenidoIntroduccin2ndice3Metodologa4Revisin al elemento Talento Humano5Instrumento5Evaluacin6Oportunidades de Mejoramiento8Revisin al elemento Estilo de Direccin9Instrumento9Evaluacin10Oportunidades de Mejoramiento12Revisin al elemento Acuerdos y compromisos ticos12Instrumento12Evaluacin13Oportunidades de Mejoramiento14

Metodologa

Con el nimo de hacer un anlisis al estado del manejo del riesgo de fraude en la organizacin se realizaron encuestas al personal involucrado en el manejo contable y financiero, como tambin de auditora y control. As las cosas en el desarrollo del trabajo se presentarn los instrumentos definidos, como los anlisis de cada segmento de evaluacin, se presentan unas conclusiones generales del trabajo de diagnstico y se presenta una relacin de riesgos identificados en procesos crticos, con las medidas de tratamiento sugeridas.

Revisin al elemento Talento Humano

InstrumentoSISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL

ELEMENTO: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

FORMATO: Cuestionario encuesta de Opinin - Desarrollo del Talento Humano.

El rea organizacional de referencia para ste elemento, es la secretara o dependencia que administra el recurso humano de la entidad.

Califique cada pregunta del cuestionario, de acuerdo con la siguiente tabla:

VALORDESCRIPCIN

1No se cumple.

2Se cumple insatisfactoriamente.

3Se cumple aceptablemente.

4Se cumple en alto grado.

5Se cumple plenamente.

NUMEROAFIRMACIONESVALORACIN

1Existen perfiles definidos para cada uno de los cargos de la entidad

2Existen y se socializan polticas que definan los procesos de seleccin

3Existen polticas que definan los procesos de induccin

4Existen polticas que definan los procesos de reinduccin

5Existen polticas que definan los procesos de formacin

6Existen polticas que definan los procesos de capacitacin

7Existen polticas que definan los procesos de compensacin

8Existen polticas que definan los procesos de bienestar social

9Existen polticas que definan los procesos de evaluacin del desempeo

10Las polticas y prcticas del desarrollo del talento humano son coherentes con los propsitos de la entidad

11Todos los niveles de la entidad conocen las polticas de desarrollo del talento humano

12Los empleados conocen los procedimientos de desarrollo del talento humano

13Las polticas y prcticas de desarrollo del talento humano han favorecido la transparencia, igualdad, imparcialidad, economa, eficiencia, eficacia y publicidad de las operaciones

14Las polticas y prcticas de desarrollo del talento humano han promovido el autocontrol en las conductas de los empleados

EvaluacinSISTEMA DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO



FORMATO: Valoracin encuesta desarrollo del talento humano.

2.PREGUNTA3. NUMERO ENCUESTA SEGN VALORACIN4. TOTAL ENCUESTAS5. TOTAL VALORACIN6. PUNTAJE PROMEDIO 5/4

12345

Existen perfiles definidos para cada uno de los cargos de la entidad0442313433,307692308

Existen y se socializan polticas que definan los procesos de seleccin0333413473,615384615

Existen polticas que definan los procesos de induccin0166013443,384615385

Existen polticas que definan los procesos de reinduccin0241613503,846153846

Existen polticas que definan los procesos de formacin0324413483,692307692

Existen polticas que definan los procesos de capacitacin0721313393

Existen polticas que definan los procesos de compensacin0341513473,615384615

Existen polticas que definan los procesos de bienestar social0272213433,307692308

Existen polticas que definan los procesos de evaluacin del desempeo0222713534,076923077

Las polticas y prcticas del desarrollo del talento humano son coherentes con los propsitos de la entidad0426113433,307692308

Todos los niveles de la entidad conocen las polticas de desarrollo del talento humano0134513524

Los empleados conocen los procedimientos de desarrollo del talento humano0272213433,307692308

Las polticas y prcticas de desarrollo del talento humano han favorecido la transparencia, igualdad, imparcialidad, economa, eficiencia, eficacia y publicidad de las operaciones0243413483,692307692

Las polticas y prcticas de desarrollo del talento humano han promovido el autocontrol en las conductas de los empleados0423413463,538461538

1No existe

2BajoSumatoria total de los promedios49,69230769

3MedioPuntaje promedio general3,549450549

4Alto

5Muy alto

Oportunidades de Mejoramiento

SISTEMA DE CONTROL INTERNO



FORMATO: Formulacin acciones de mejoramiento

DEBILIDADES PRIORIZADASACCIONES DE MEJORAMIENTOTAREA (COMO LOGRARLO)

Las polticas y prcticas del desarrollo del talento humano deben alinearse con los propsitos y objetivos organizacionales.Alinear las polticas de talento humano con los objetivos estratgicosRedefinir las polticas actuales

Sensibilizar al personal sobre los objetivos de las polticas propuestasIniciar campaas de socializacin y capacitacin a lderes de procesos

Es necesario explicitar y socializar las polticas de evaluacin y desempeo.Difundir las polticas de evaluacin y seguimiento(Re) Socializar a los lderes de procesos las polticas

Mejorar la poltica actual de evaluacin y seguimientoRevisar la idoneidad de las polticas de evaluacin de desempeo establecidas

Existe la posibilidad que personal con cierto nivel de antigedad desconozca los cambios y nuevos procesos por ausencia de procesos de reinduccinActualizar la poltica de reinduccinSolicitar al comit de calidad la valoracin del documento

Reiniciar actividades de reinduccinEmpezar campaas que incentiven el conocimiento organizacional

Existe una percepcin general entre los miembros del rea contable como de control interno, que califica mediocremente los aspectos relacionados con la gestin del talento humanoMejorar la percepcin del cliente interno sobre las polticasValidar la idoneidad del manejo actual de talento humano con estudios ms profundos a esta consulta

Revisin al elemento Estilo de Direccin

InstrumentoSISTEMA DE CONTROL INTERNO


ELEMENTO: ESTILO DE DIRECCIN

FORMATO: Cuestionario encuesta de Opinin - Estilo de direccin

OBJETIVO: Evaluar el estilo de direccin de la entidad, tomando como referencia la percepcin de los empleados sobre las practicas organizacionales.

INSTRUCCIONES: Esta informacin es de carcter CONFIDENCIAL y ser utilizada solo para fines de mejoramiento institucional, de ah la importancia de la veracidad de las respuestas. No necesita firmarla.

VALORDESCRIPCIN

1No existe

2Bajo

3Medio

4Alto

5Muy alto

NUMEROAFIRMACIONESVALORACIN

1Nivel de conocimiento de los directivos de las funciones de la entidad

2Nivel de conocimiento de los directivos de normatividad que rige la entidad

3Compromiso de la ata direccin con los objetivos, principios y fundamentos del sistema de control interno

4Compromiso y acatamiento de la ata direccin al cumplimiento de los acuerdos, compromisos y protocolos ticos existentes en la entidad de manera formal e informal

5Compromiso y acatamiento de la ata direccin con el diseo y cumplimiento de las polticas y prcticas del desarrollo del talento humano

6Compromiso de la alta direccin con la asignacin y uso transparente racional de los cursos

7La existencia y el cumplimiento de polticas justas para la resolucin de conflictos internos y externos

8Compromiso con la alta direccin con los mtodos, procedimientos, polticas y objetivos propios de control interno

9La promocin y divulgacin de los mtodos, procedimientos, polticas y objetivos propios de control interno

10Acatamiento de la alta direccin a las acciones de mejoramiento provenientes de la auto evaluacin de la gestin y evaluaciones independientes realizadas por la oficina de control interno, de auditoria interna o quien haga sus veces

11Acatamiento de la alta direccin de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los compromisos del control externo

12Las polticas y prcticas del estilo de direccin promueven el autocontrol en las conductas de los empleados

EvaluacinSISTEMA DE CONTROL INTERNO


ELEMENTO: ESTILO DE DIRECCIN

FORMATO: Valoracin encuesta estilo de direccin


12345

Nivel de conocimiento de los directivos de las funciones de la entidad0242513493,769230769

Nivel de conocimiento de los directivos de normatividad que rige la entidad0045413524

Compromiso de la ata direccin con los objetivos, principios y fundamentos del sistema de control interno0123713554,230769231

Compromiso y acatamiento de la ata direccin al cumplimiento de los acuerdos, compromisos y protocolos ticos existentes en la entidad de manera formal e informal0045413524

Compromiso y acatamiento de la ata direccin con el diseo y cumplimiento de las polticas y prcticas del desarrollo del talento humano0136313503,846153846

Compromiso de la alta direccin con la asignacin y uso transparente racional de los cursos0233513503,846153846

La existencia y el cumplimiento de polticas justas para la resolucin de conflictos internos y externos0143513513,923076923

Compromiso con la alta direccin con los mtodos, procedimientos, polticas y objetivos propios de control interno0153413493,769230769

La promocin y divulgacin de los mtodos, procedimientos, polticas y objetivos propios de control interno0117413534,076923077

Acatamiento de la alta direccin a las acciones de mejoramiento provenientes de la auto evaluacin de la gestin y evaluaciones independientes realizadas por la oficina de control interno, de auditoria interna o quien haga sus veces0243413483,692307692

Acatamiento de la alta direccin de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los compromisos del control externo0217313503,846153846

Las polticas y prcticas del estilo de direccin promueven el autocontrol en las conductas de los empleados0123713554,230769231

1No existe



4Alto

5Muy alto


En vista al relativamente alto desempeo, se invita a continuar con los manejos de los directivos, en tanto continen su labor de consolidar la credibilidad ante el personal como tambin de ser ejemplo y entes replicadores de las polticas institucionales.

Revisin al elemento Acuerdos y compromisos ticos

Instrumento



ELEMENTO: ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS

FORMATO: Cuestionario encuesta de Opinin - Acuerdos, compromisos ticos

Califique cada pregunta del cuestionario, de acuerdo con la siguiente tabla.

VALORDESCRIPCIN

1No existe

2Bajo

3Medio

4Alto

5Muy alto

NUMEROAFIRMACIONESVALORACIN INDIVIDUAL

1Existen valores y creencias compartidas generados de manera formal

2Existe un cdigo o documento orientador de los acuerdos, compromisos o protocolos, ticos de la entidad

3El cdigo o documento orientador de los acuerdos, compromisos o protocolos ticos se adopt con la participacin de empleados representantes, de todas las reas organizacionales

4Presenta coherencia el contenido de cdigo o documento orientador de los acuerdos, compromisos o protocolos ticos y la funcin legal de la entidad

5Se difunden los acuerdos, compromisos o protocolos ticos a todos los pblicos o grupos de inters que se relacionan con la entidad

6Se difunden los acuerdos, compromisos o protocolos ticos a todos los niveles administrativos y operativos de la entidad

7Conocen los empleados los acuerdos, compromisos o protocolos ticos aplicados en la entidad

8Operan los acuerdos, compromisos o protocolos ticos en las relaciones entre los empleados y los diferentes grupos de inters

9Los acuerdos, compromisos o protocolos ticos favorecen la economa, eficiencia, eficacia y celeridad de las operaciones de la entidad

10Los acuerdos, compromisos o protocolos ticos promueven el autocontrol de las conductas de los empleados

11La entidad tiene mecanismos establecidos para detectar violaciones a los acuerdos, compromisos o protocolos ticos

12En la entidad los conflictos se resuelven de acuerdo al cdigo de tica

Evaluacin






12345

Existen valores y creencias compartidas generados de manera informal0136313503,846153846

Existe un cdigo o documento orientador de los acuerdos, compromisos o protocolos, ticos de la entidad0126413524

El cdigo o documento orientador de los acuerdos, compromisos o protocolos ticos se adopt con la participacin de empleados representantes, de todas las reas organizacionales1027313503,846153846

Presenta coherencia el contenido de cdigo o documento orientador de los acuerdos, compromisos o protocolos ticos y la funcin legal de la entidad0254213453,461538462

Se difunden los acuerdos, compromisos o protocolos ticos a todos los pblicos o grupos de inters que se relacionan con la entidad0147113473,615384615

Se difunden los acuerdos, compromisos o protocolos ticos a todos los niveles administrativos y operativos de la entidad0138012433,583333333

Conocen los empleados los acuerdos, compromisos o protocolos ticos aplicados en la entidad0217313503,846153846

Operan los acuerdos, compromisos o protocolos ticos en las relaciones entre los empleados y los diferentes grupos de inters0138113483,692307692

Los acuerdos, compromisos o protocolos ticos favorecen la economa, eficiencia, eficacia y celeridad de las operaciones de la entidad0175013433,307692308

Los acuerdos, compromisos o protocolos ticos promueven el autocontrol de las conductas de los empleados0324413483,692307692

La entidad tiene mecanismos establecidos para detectar violaciones a los acuerdos, compromisos o protocolos ticos 0146213483,692307692

En la entidad los conflictos se resuelven de acuerdo al cdigo de tica0065213483,692307692

1No existe



4Alto

5Muy alto






DEBILIDADES PRIORIZADASACCIONES DE MEJORAMIENTOTAREA (COMO LOGRARLO)

Los protocolos que establece el cdigo de tica y buen gobierno, entre otras polticas de gestin tica hacen lento el andamiaje de las operaciones en casos de necesitar resolver conflictosDinamizar los protocolos de resolucin de conflictosSistematizar la papelera de los trmites asociados a procesos disciplinarios y resolucin de conflictos

Actualizar los protocolos de gestin tica, resolucin de conflictos y asociadosConvocar al comit de calidad en virtud de encontrar oportunidades de mejoramiento

Sensibilizar sobre la importancia de dichos protocolosIniciar campaas de resocializacin de las conductas ticas en la organizacin

Los protocolos de tica y buen gobierno no reflejan el carcter de institucin prestadora de servicios de salud, servicio pblico y de carcter fundamental para la sociedad y el ordenamiento jurdicoAlinear los protocolos y polticas de gestin tica a la figura legal que representa la organizacinActualizar el protocolo, adhiriendo aquellos aspectos legales que se vean aplicables.

Conclusiones sobre los cuestionarios

Si bien se toma como positivo el resultado mostrado en las consultas en trminos generales, debe retomarse con fuerza el generar credibilidad en las polticas de manejo de talento humano, pues como bien han sealado tericos de diferentes escenarios, el personal es el activo ms importante de las organizaciones. Sin embargo, se destaca el esfuerzo institucional por sensibilizar sobre la importancia del trabajo tico y el buen gobierno, lo que se afianza en los estilos de direccin que propone la alta gerencia institucional. Todo lo anterior, propicia un buen ambiente de control adems de sanear el clima laboral.

Anlisis de Riesgos

ActividadRiesgosPosibles Controles

InventariosPrdidaMonitoreo constante e inventario permanente

RoboCustodio de las existencias

DaoMonitoreo constante y revisin de la manipulacin de existencias

VentasDemoraDefinir las holguras y tiempos de espera para la prestacin de los servicios y por tipo de servicio

FraudeMonitoreo del personal de facturacin

Mala CalidadEstablecer un estndar de prestacin del servicio como tambin del servicio no conforme

ComprasDesaciertoEstablecer un sistema nico de pedidos con las variables requeridas para evitar fallos humanos

DemoraEstablecer polticas de recompra y stocks mnimos

Mala CalidadEstablecer estndares de insumos

RecaudosJineteo*Arqueos peridicos

LiquidezPolticas integrales de manejo de cartera y cobro

RoboCajas de seguridad, acceso controlado

PagosPago de lo no debidoPruebas de transacciones

OmisinCircularizacin de saldos

ErrorMecanismos y protocolos de revisin previo pago

GastosDespilfarroEstablecer estndares de consumos

FraudeSupervisin y verificacin de soportes de consumo

Conflicto de interesesPolticas estrictas y objetivos para seleccin de proveedores y momentos de autorizar gastos

* Jineteo: uso indebido de fondos de manera temporal o transitoria

Conclusiones Generales

La institucin refleja un manejo sano en sus polticas, sin embargo sostener esto implica trabajar en aquellas que generan dudas en el personal, para el caso de esta revisin, las referentes a las evaluaciones de desempeo, sin que se diga que sean inapropiadas, se sugiere darle publicidad al manejo para consolidar la confianza del personal. Los buenos manejos propician buenos ambientes de trabajo que a su vez permiten que la gente propenda por el autocontrol.

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