UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

ÁREA DE INGENIERÍA

CARRERA INGENIERÍA INDUSTRIAL

TRABAJO PRÁCTICO: Modelo Organizacional del Departamento “Unidad

Administrativa de Permisiones” del Poder Popular para el Ambiente en la

Dirección Estadal Ambiental Barinas del Estado Barinas.

ASIGNATURA: GERENCIA ORGANIZACIONAL

CÓDIGO: 235

NOMBRE DEL ESTUDIANTE:

Hellen Nathali Guedez de Ovalles

CÉDULA DE IDENTIDAD: V.- 15.463.019

CENTRO LOCAL: Barinas

CARRERA: Ingeniería Industrial

NÚMERO DE ORIGINALES: 1

FIRMA DEL ESTUDIANTE:

LAPSO: 2.007- 1

CONTENIDO.

INTRODUCCÍON

CAPÍTULO I

I.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1. Nombre de la Institución

1.2. Reseña histórica de la Institución

1.3. Objetivos de la Institución / Visión / Misión

a) General

b) Especifico

1.4. Ambiente de la Institución

a) Interno

b) externo

1.5. Estructura Organizativa de la Institución (Organigrama)

I.2. DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO “UNIDAD ADMINISTRATIVA

DE PERMISIONES”

2.1. Nombre del Departamento

2.2. Objetivos del Departamento – Visión y Misión

2.3. Funciones del Departamento

2.4. Actividades del Departamento

2.5. Interrelaciones con otros Departamentos

2.6. Estructura Organizacional del Departamento (Organigrama)

Pág.

4

6

6

6

8

8

9

9

9

10

11

11

11

12

12

13

13

2

CAPÍTULO II

II.1. CONTENIDO TÉCNICO.

1.1. Conformación de la Unidad Administrativa de Permisiones

como Grupo

1.2. Preguntas Claves para Diseñar una Estructura Organizacional

Adecuada:

1.2.1 ¿Cual es la cultura Organizacional de la empresa?

1.2.2. ¿Cuál es el criterio de selección, adiestramiento, capacitación y

desempeño del Recurso Humano de la empresa?

1.2.3. ¿Cuáles son los fundamentos del poder, conflicto y negociación en el

ámbito laboral?

1.2.4. ¿Como son los mecanismos comunicacionales entre cualquier grupo

de la empresa y con otras organizaciones?

1.2.5. ¿Cuan eficaces son los mecanismos de dirección?

1.2.6. ¿En donde yace la toma de decisiones de la autoridad, tomando?

1.2.7. ¿En qué grado habrá normas y regulaciones que dirijan a los

empleados y a los gerentes?

1.2.8. ¿Existe un sistema de gestión?

1.2.9. ¿Como llegar a un modelo de organizacional eficaz?

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

BIBLIOGRAFÍA.

ANEXOS.

14

14

14

15

15

17

21

23

27

28

30

31

32

34

35

36

3

INTRODUCCIÓN

Los gerentes y los estudiantes se encuentran hoy asediados por ideas y técnicas destinadas a mejorar la efectividad de las organizaciones, por ello es necesario tener coordinación para cumplir los fines señalados en sus objetivos centrales. Es necesario además contar con algunos mecanismos de comunicación efectiva y toma de decisiones, antes de cualquier coordinación.

El diseño de una organización es un concepto amplio, que incluye no solo la estructura, sino también los procesos. El uso óptimo de los elementos que conforman las funciones de la administración durante el desarrollo de este trabajo, permitirá al estudiante identificar el modelo organizacional de una empresa para poder proponer un diseño de modelo eficaz y eficiente. El cual Debe estar enmarcado en el contenido de los objetivos número: 05, 06, 08, 09, 10 y 11 del Plan de Evaluación de la asignatura.

En el mismo se presentará un modelo organizacional de una empresa manufacturera o de servicio, explicando cual es el impacto en el comportamiento del empleado y sobre la base de la situación encontrada, realice una propuesta que mejore la eficacia y eficiencia de la organización.

El diseño de una organización es un concepto más amplio, que incluye no sólo la estructura, sino también los procesos.

La estructura comprende dos elementos claves: diferenciación, implica fraccionar el trabajo a realizar en un conjunto de tareas, hace referencia a la coordinación necesaria entre las tareas en un intento de asegurar la obtención de las metas generales de la organización.

Usted como gerente necesita responder las siguientes preguntas claves, para diseñar una estructura organizacional adecuada:

1. ¿Cuál es la cultura Organizacional de la empresa?

2. ¿Cuál es el criterio de selección, adiestramiento, capacitación y desempeño del Recurso Humano de la empresa?

3. ¿Cuáles son los fundamentos del poder, conflicto y negociación en el ámbito laboral?

4. ¿Como son los mecanismos comunicacionales entre cualquier grupo de la empresa y con otras organizaciones?

5. ¿Cuán eficaces son los mecanismos de dirección?

4

6. ¿En donde yace la toma de decisiones de la autoridad, tomando?

7. ¿En qué grado habrá normas y regulaciones que dirijan a los empleados y a los gerentes?

8. ¿Existe un sistema de gestión?

9. ¿Como llegar a un modelo de organizacional eficaz? Fuente: Plan de Curso “Gerencia Organizacional”.

5

CAPÍTULO I

I.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1 Nombre de la Empresa.

Ministerio del Poder Popular para el Ambiente. Dirección Estadal Ambiental

Barinas.

1.2 Reseña Histórica de la Institución.

En Venezuela la gestión ambiental tuvo precursores en los Ministerios de

Sanidad y Asistencia Social, de Agricultura y Cría, y de Obras Públicas. En el primero

de estos despachos se inicio a partir de 1936, una acción sistemática de

saneamiento ambiental, en manos de médicos especializados en salud pública e

ingenieros sanitarios, sobre la base de que “es mas importante prevenir que curar”.

El éxito de esta empresa como consecuencia de la erradicación de la malaria o de su

reducción a niveles inocuos donde ella no se logró, se tradujo en una elevación

notable de los índices de salud de la población, y en la habilitación de la mayor parte

de nuestros espacio territorial al proceso de asentamientos humanos y desarrollo

físico.

Durante la época de 1940, el Ministerio de Agricultura y Cría se comienza un

movimiento por la conservación de los bosques y los suelos; se incorpora

oficialmente el país los convenios internacionales sobre parques nacionales y

conservación de la fauna y flora silvestre y se crean las primeras unidades

administrativas para atender tales aspectos.

Por otra parte, el antiguo Ministerio de Obras Públicas realiza, para esa misma

época, una actividad sistemática de inventarios, planificación y aprovechamiento de

los recursos hidráulicos, con fines de abastecimiento de población, riego y control de

inundaciones. Se empiezan, también en este Despacho, los esbozos de la

planificación urbana de Caracas y las principales ciudades del país.

6

Ahora bien, si es cierto que tales organismos han existido, ello no indica la

existencia de una concepción cabal de la problemática ambiental, ni mucho menos

de una acción administrativa amplia y coherente en este campo. Las manifestaciones

anteriores obedecían a la necesidad de resolver aspectos prioritarios, que tenían una

connotación ambiental y eran tratados con una visión sectorial, enraizada en las

disciplinas técnicas y científicas que prevalecían en los diferentes entes involucrados.

El PNUMA reseña, en este sentido, que al comienzo de los años 70 existían

sólo 10 países con organismos nacionales para el ambiente; que para 1974 este

número se había elevado a 60 y para fines de la década, la cifra llegaba al centenar.

La participación de Venezuela en la política ambiental internacional hace

énfasis en la relación de los países en desarrollo, específicamente los de la región,

incremento de la participación y seguimiento de las tendencias mundiales para la

aplicación de directrices y convenciones en materia ambiental; promoción del

intercambio de experiencia y tecnología que orienten la actividad económica hacia un

desarrollo compatible con la necesidades ambientales y la promoción de la asistencia

financiera que facilite que los países en desarrollo la puesta en práctica de las

diversas políticas y programa de desarrollo sostenibles.

Es a raíz de todo esto que el Ministerio del Ambiente fue creado en Diciembre

de 1976 e inicia sus actividades el 01 de Abril de 1977. Surge como una organización

fundamental para el país a través de un desarrollo ambiental armónico, equilibrado y

sustentable, que garantice un continuo mejoramiento de la calidad de vida a las

generaciones presentes y futuras….

Hoy a los 30 años de su existencia, el Ministerio del Ambiente se adecua a las

exigencias de las políticas económicas y sociales del estado Venezolano,

conformando una estructura organizacional capaz de dar cumplimiento a los

postulados establecidos en nuestra Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela.

7

1.3 OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN.

1.3.1 OBJETIVOS GENERALES.

Regular, formular y seguir la política ambiental del Estado Venezolano.

Evaluar, vigilar y controlar las actividades que se ejecuten en todo el territorio

nacional, en especial en las áreas urbanas y rurales, capaces de degradar el

ambiente.

Generar y actualizar la cartografía y el Catastro Nacional.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFÍCOS.

Diseñar e implantar las políticas educativas ambientales.

Planificar y ordenar el territorio.

Administrar y gestionar las cuencas hidrográficas.

Conservar, defender, manejar, restaurar y aprovechar el uso racional y

sostenible de los recursos naturales y de la biodiversidad.

Manejar y controlar los recursos forestales. Administración de las Áreas Bajo

Régimen de Administración Especial (ABRAE) que le correspondan.

Ejercer la autoridad nacional de las aguas.

Elaborar estudios y ejecución de proyectos ambientales.

Evaluar, vigilar y controlar las actividades que se ejecuten en todo el territorio

regional, en especial en las áreas urbanas y rurales, capaces de degradar el

ambiente.

Generar y actualizar la cartografía y el catastro regional.

Elaborar y establecer la normativa técnica ambiental.

Operar y mantener las obras y saneamiento ambiental para el

aprovechamiento de los recursos hídricos.

8

1.4 ESTRUCTURA DE LA INSTITUCIÓN.

INTERNA: Su estructura es de un edifico de dos planta donde esta

conformado por diez (10) oficina, esta estructurado por departamento e

identificado de la siguiente manera:

Dirección

Asesoría legal

Coordinación Planificación, Presupuesto y Administración.

Coordinación de personal.

Guardería ambiental.

Coordinación Ordenación y Administración Ambiental.

Coordinación de Planificación, Departamento de Compras y Contabilidad.

Central Telefónica.

Unidad Administrativa de Permisiones.

Depósito.

EXTERNA: Una sede se encuentra ubicada en una zona residencial, al lado

de la Iglesia Cristo Rey, Esquina calle Camejo con Avenida Monagas; edificio

Boulevard Marissa. Teléfono: 0273 5334297 – 5520898 fax 5322849, y la otra

sede se encuentra ubicada en la Av. Cuatricentenaria al lado de AGROTODO.

9

1.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA INSTITUCIÓN

DIRECCIÓN ESTADAL AMBIENTAL BARINAS

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA GENERICA

(EN CONCORDANCIA CON ESTRUCTURA DEL NIVEL NACIONAL)

DIRECCIÓN ESTADAL AMBIENTAL BARINAS

.

ASESORÍA LEGAL

COORDINACION DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN

COORDINACIÓN DE PERSONAL

.

COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE

AGUA

.

COORDINACIÓN DE

CONSERVACIÓN AMBIENTAL

.

COORDINACIÓN DE ORDENACIÓN Y

ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PERMISIONES

ÁREAS

ADMINISTRATIVA No 03

AREA

ADMINISTRATIVA Nº 02

AREA

ADMINISTRATIVA Nº 04

AREA

ADMINISTRATIVA Nº 01

10

I.2 DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO “UNIDAD ADMINISTRATIVA DE

PERMISIONES”

2.1 NOMBRE DEL DEPARTAMENTO.

Unidad Administrativa de Permisiones (UAP).

2.2 OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO.

“Garantizar el uso y aprovechamiento racional de los recursos naturales,

mediante la administración sistemática para el mejoramiento del ambiente y de la

calidad de vida, utilizando mecanismos que permitan ejercer la vigilancia, supervisión

y control de los mismos”.

2.3. MISION.

“Somos responsables de legar a las generaciones futuras un país saludable

para toda especie viva, a través de la rectoría y el control de la política ambiental

nacional como instrumento básico del desarrollo económico y social, involucrando a

la comunidad desde sus niveles locales, para garantizar el uso y aprovechamiento

sustentable de los recursos naturales y un ambiente libre de contaminación, en

donde el aire, el agua, los suelos, las costas, el clima y la capa de ozono, sean

especialmente protegidas”.

2.4. VISION.

“Garantizar la conservación, manejo y protección ambiental en

correspondencia con el establecimiento de una economía humanista y

11

autogestionaria, un medio social solidario y equitativo y una democracia

participativa”.

2.3 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO.

Coordinar conjuntamente con las demás coordinaciones del Ministerio los

lineamientos y las directrices en materia de permisiones administrativas.

Recibir, evaluar, analizar y decidir las solicitudes efectuadas por los usuarios

sobre aprobaciones, autorizaciones, permisos y licencias para el uso y

aprovechamiento racional de los recursos naturales del Estado Barinas.

Recibir, evaluar, analizar y tramitar ante Nivel Central, las solicitudes

efectuadas por los usuarios sobre contratos, concesiones, asignaciones para

el uso y aprovechamiento racional de los recursos naturales.

Evaluar y acreditar los estudios de Impacto Ambiental y Socio-cultural de

aquellas actividades capaces de degradar el ambiente.

Las demás atribuciones que les confieren las leyes, reglamentos y

resoluciones.

2.5 INTERRELACION CON OTRAS COORDINACIONES

Solicitar opinión a las diferentes Coordinaciones en relación a la Normativa

Ambiental Técnica y Legal relacionada con las permisiones Administrativas, así como

la coordinación y asesoramiento Intrainstitucional en materia Ambiental.

12

2.6. ORGANIGRAMA DE LA UAP

Director Del Ministerio

.

Geógrafo I

ForestalSuelos y Agua

Coordinador UAP

Tec. Agrop. III

Secretaria III

Planificador IV

Guardafaunas II

Ing. Fors. III

Per. Fors. II

Secretaria III

Secretaria III

13

CAPÍTULO II

II.1. CONTENIDO TÉCNICO

Antes de responder las interrogantes planteadas para este trabajo,

comenzaremos por definir grupo, para dar base a la investigación “Se define como

grupo como el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son

interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos.”

(Robbins).

1.1. Conformación de la Unidad Administrativa de Permisiones como

Grupo

La unidad Administrativa de permisiones, esta conformada por un grupo de 14

personas, donde cada individuo tiene a su cargo una función especifica, lo cual la

hace interdependiente, donde su objetivo principal es “Garantizar el uso y

aprovechamiento racional de los recursos naturales, mediante la administración

sistemática para el mejoramiento del ambiente y de la calidad de vida, utilizando

mecanismos que permitan ejercer la vigilancia, supervisión y control de los mismos”

así como también dar respuestas a las personas que solicitan los servicios de

autorización y/o permisos a la instancia.

Grupos formales e informales. Por grupos formal, se define como “grupo

designado de trabajo definido por la estructura de la organización.” Grupo informal,

“grupo que no esta estructurado formalmente ni está determinado por la

organización; aparece en respuesta a la necesidad de contacto social.”

La Unidad Administrativa de Permisiones está conformada por los dos tipos de

grupo, el formal que está estructurado por la empresa y el informal creado por los

trabajadores como club deportivo, donde estos se reúnen fuera del horario de trabajo

para entrenar en las distintas disciplinas que conformaron, con la finalidad de realizar

intercambios deportivos bien sea dentro de la institución o con otros entes.

14

1.2. Preguntas Claves para Diseñar una Estructura Organizacional Adecuada:

1.2.1. ¿Cuál es la cultura Organizacional de la empresa?

Para determinar la Cultura en la Unidad Administrativa de permisiones, se

define Cultura y cultura Organizacional

1.1.1.1. La palabra Cultura proviene del latín que significa cultivo, agricultura,

instrucción y sus componentes eran cults (cultivado) y ura (acción, resultado de una

acción). Pertenece a la familia cotorce (cultivar, morar) y colows (colono, granjero,

campesino).

La cultura a través del tiempo ha sido una mezcla de rasgos y distintivos

espirituales y afectivos, que caracterizan a una sociedad o grupo social en un

período determinado. Engloba además modos de vida, ceremonias, arte,

invenciones, tecnología, sistemas de valores, derechos fundamentales del ser

humano, tradiciones y creencias. Este concepto se refirió por mucho tiempo a una

actividad producto de la interacción de la sociedad, pero a partir de los años ochenta,

Tom Peters y Robert Waterman consultores de Mc Kinsey, adaptaron este concepto

antropológico y psicosocial a las organizaciones.

Este término fue definido por otros investigadores del tema como la interacción de

valores, actitudes y conductas compartidas por todos los miembros de una empresa

u organización. A continuación se citan diversos investigadores sobre el tema que

coinciden en la definición del término.

Granell (1997) define el término como "... aquello que comparten todos o casi

todos los integrantes de un grupo social..." esa interacción compleja de los grupos

sociales de una empresa está determinado por los "... valores, creencia, actitudes y

conductas." (p.2).

15

Chiavenato (1989) presenta la Cultura Organizacional como "...un modo de vida,

un sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interacción y relaciones

típicas de determinada organización."(p. 464)

Robbins (2004) define Cultura Organizacional como: “…Es un sistema de

significados compartidos por los miembros de una organización, que la distinguen de

otras”.

1.1.1.2. Cultura en la Unidad Administrativa de Permisiones

Para determinar la Cultura Organizacional de La Unidad Administrativa de

Permisiones, se tomó en cuenta las siete características básicas que describe

Robbins (2004), estas son: 1. Innovación y correr riesgos, 2. Minuciosidad, 3.

Orientación a los resultados, 4. Orientación a las personas, 5. Orientación a los

equipos, 6. Agresividad y 7. Estabilidad, el cual arrojó el siguiente:

La Unidad Administrativa de Permisiones, posee una cultura organizacional

definida, por sus miembros desde el Coordinador hasta las Secretarias del

departamento. Se evidencia por el buen trato entre los empleados y el Coordinador,

donde cada uno maneja las funciones de su puesto y tienen los objetivos claros.

Todos los empleados del Departamento desde el Coordinador hasta los

subalternos se rigen por los lineamientos establecidos del nivel central y de

conformidad con las normas enfocadas a las políticas ambientales del estado, las

cuales no se pueden pasar por alto, ya que así nos se estaría cumpliendo con los

objetivos del Ministerio y del departamento como tal.

Sin embargo, a los empleados en relación a su desempeño laboral, se les

permite ser innovadores y creativos, ya que así se observan mejores resultados y

celeridad en sus obligaciones, con respecto a la minuciosidad, permanentemente se

aplica, ya que se deben evaluar bien cada uno de los casos para emitir o no una

Autorización y/o Permiso a los solicitantes.

16

La orientación a los resultados, se ve representada por los logros obtenidos y

no por la forma como estos fueron conseguidos, ya que cada empleado tiene la

libertad de desempeñarse en su puesto como lo considere pertinente, siempre y

cuando no afecte a los demás empleados y los objetivos del puesto. Con respecto a

la orientación a las personas, se ve influenciada en muchas ocasiones por el nivel

Central, sin embargo, en la medida de las posibilidades se toman en cuenta los

resultados en los integrantes de la organización y se les pide su opinión con respecto

a las decisiones tomadas. La orientación a los equipos, El Coordinador promulga el

trabajo en equipo a todos los empleados, y estos trabajan de forma organizada y

amena.

Agresividad, cada uno de los empleados son osados y competitivos, pero de

una manera sana y con la función de tener una razón para aumentar su iniciativa y

logros personales, ya que en este organismo no se otorgan premios por la naturaleza

del mismo (público).

Estabilidad, las actividades de la organización se mantienen tal como lo

contemplan las normas y leyes ambientales, ya que estas no pueden ser modificadas

por ningún miembro de la organización.

En conclusión la Cultura Organizacional de la Unidad Administrativa de

Permisiones, es de tipo fuerte, ya que los empleados tienen claro lo que se quiere y

debe conseguir para cumplir con los objetivos del departamento, lo que origina una

satisfacción y estabilidad laboral a los empleados.

1.2.2. ¿Cuál es el Criterio de Selección, Adiestramiento, Capacitación y Desempeño del Recurso Humano de la Empresa?

1.1.2.1. Criterios de Selección. Cualquiera sea el método que utilicemos

cuando seleccionamos personas para un puesto de trabajo, todo lo que hacemos es

tratar de que nuestros juicios habituales sobre las personas sean  más

17

sistematizados, más explícitos, más exactos y si todo sale bien, más predictivos

acerca de lo que estas personas harán en el futuro. Los elementos psicométricos

(por ej. test de habilidades, de personalidad, cuestionarios, etc.) están diseñados

para colaborar en este proceso. En selección, la gran pregunta es, ¿los métodos que

usamos funcionan? Por ejemplo, si usamos un test psicométrico para seleccionar

trabajadores, ¿nos muestra a los trabajadores que sirven para el trabajo? Y lo más

importante, nos demuestra quien es mejor trabajador, que si nos hubiésemos guiado

por nuestra intuición para juzgar a las personas por interactuar con ellos? Nos dará

esta tecnología, personas que se puedan enfrentar y resolver las demandas del

empleo en la actualidad? Podremos verdaderamente elegir personas que puedan

soportar "el golpe de calor"? Muchos empleadores piensan esto, que es una de las

razones por las cuales cada vez más psicólogos ocupacionales están trabajando en

el área de selección y evaluación que ningunos otros profesionales.

1.1.2.2. El proceso de selección: lo ideal vs. la realidad

El objetivo básico de la selección es elegir la mejor persona posible para un puesto de trabajo

vacante y hacerlo sin ninguna discriminación injusta, en contra de ciertos grupos de postulantes. El

proceso completo puede resumirse en el siguiente cuadro:

Preguntas para

formularse

Acción a seguir

¿Qué implica el trabajo? Análisis del puesto

¿Qué tipo de personas

pueden llevarlo a cabo?Describir las características de esas personas.

¿Donde puedo encontrar a

éstas personas?

Atracción de candidatos (planificar el reclutamiento,

anuncios publicitarios, etc.)

¿Como reconoceré quien

pueda hacer el trabajo/al

mejor para el puesto?

Elegir el criterio de selección y los métodos de

evaluación

¿Cómo podré evitar actuar Hacer hincapié en la imparcialidad durante el proceso

18

según mis preferencias? de selección

¿Cómo sabré que cuento

con la mejor persona y que

he realizado un proceso de

selección correcto?

 

Hay que realizar un estudio de validación -¿el

desempeño de una persona durante la selección

predice su desempeño en el trabajo?

1.1.2.3. El criterio de Selección empleado en la Unidad Administrativa de

Permisiones, se basa principalmente en la capacidad (estudios) y experiencias que el

candidato posea, además del asesoramiento que recibe de del departamento de

personal.

Los requisitos para que el Departamento de Personal tome en cuenta a un

candidato para ser empleado de la Unidad Administrativa de Permisiones son los

siguientes:

1. Llenar la planilla de Oferta de Servicios (Anexo Nº 1).

2. Solicitud de personal por parte del Departamento Unidad Administrativa de Permisiones, con las descripciones del cargo, y el perfil del mismo.

3. Se llama a las personas con el perfil a una entrevista.

4. En la entrevista se encuentra un representante de Personal, el Coordinador

de Área de Trabajo y El Coordinador del la Unidad Administrativa.

5. una vez terminada la entrevista se emite el informe de resultados (Anexo Nº 2) donde se emite el aspirante que ganó el concurso.

6. se llama nuevamente al ganador y se realizan los trámites administrativos de inscripción en el departamento de personal.

1.1.2.4. Criterios Adiestramiento, Capacitación y Desempeño.

19

La administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas

proporcionar las capacidades y adiestramientos humanos requeridos por una

organización para desarrollar habilidades y aptitudes del individuo y ser lo más

satisfactorio así mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar

que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución,

primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin

exageración, que una organización es el retrato de sus miembros. Fuente:

http://www.ilustrados.com

1.1.2.5. Métodos de evaluación del desempeño

Existen diversas metodologías de evaluación, entre estas pueden mencionarse

las siguientes: de escalas gráficas, de comparación, de comprobación, Hay de

evaluación del desempeño, el método ECBC, por incidentes críticos. No obstante,

con frecuencia los resultados de la aplicación de este tipo de métodos no son los

esperados, haciendo necesario la utilización de una metodología que se fundamente

en los siguientes factores:

Aceptación del trabajador por participar en la fijación de objetivos y programas

de actividades

Generación de un adecuado grado de confianza entre el supervisor y el

subordinado

Basado en datos e información suficiente, pertinente y objetiva

Que utilice metas cuantitativas

Que permita revisiones periódicas del desempeño para ajustes

Que permita acordar con el trabajador estrategias para superar sus

deficiencias.

Que se permita la participación en el desarrollo inicial, diseño de herramientas

20

Que permita a los trabajadores tener un conocimiento completo y actualizado

sobre lo que piensa la empresa acerca de sus esfuerzos.

Apoyado en procesos de Capacitación para todo el personal

Que el evaluador-supervisor conozca en detalle el puesto de trabajo. Fuente:

www.rrhhmagazine.com

1.1.2.6. Los Criterios de Adiestramiento, Capacitación y Desempeño, en la

unidad Administrativa de permisiones.

Los Criterios de Adiestramiento, Capacitación y Desempeño, en la unidad

Administrativa de permisiones, se generan en relación a la necesidad que tenga el

departamento, no solo de adiestra y/o capacitar al personal nuevo que ingrese a la

empresa, sino también ya que en muchas ocasiones, se requiere a los viejos

empleados. Como por ejemplo que se incurra en la instalación de un sistema

Computarizado para llevar los procesos, implantación de Software libre, entre otras

que se puedan suscitar.

En cuanto al desempeño, se realiza una evaluación a todo el personal con un

formulario llamado “Registro de Información del Cargo” (Anexo Nº 3) en referencia al

cargo que posee, además de la actualización de datos del personal (Anexo Nº 4) que

estos realizan.

Está información es procesada y evaluada para determinar si el empleado

está conforme, si está adaptado al puesto, si requiere una rotación, si está motivado

o si requiere una descripción del puesto. Esto permite mayor comunicación entre los

empleados y el Departamento de Personal, y así determinar las fallas que puedan

agobiar a la organización.

1.2.3. ¿Cuáles son los fundamentos del poder, conflicto y negociación en el ámbito laboral?

21

1.1.3.1. Según Robbins (2004) Define El poder como “es la capacidad

que tiene A de influir en la conducta de B de tal forma que B actúa en

concordancia con losa deseos de A”.

1.1.3.2. También define Conflicto “como un proceso que comienza

cuando una parte percibe que otra afectó o va a afectar algo que le interesa.”

1.1.3.4. Por último define Negociación “como un proceso en el que dos

o más partes intercambian bienes y servicios y tratan de acordar una tasa de

cambio”.

1.1.3.5. En la unidad Administrativa de permisiones

Los fundamentos de poder en la Unidad Administrativa de Permisiones,

Por parte del Coordinador, se basan primordialmente en las tácticas de poder

de Robbins (2004), entre estas se encuentran:

1. Razón. Se utilizan las cifras y datos para presentar las ideas de manera

lógica o racional.

2. Amistad. Usa los halagos, creación de ambiente de buena voluntad, es

humilde y amigable antes de pedir algo.

3. Coalición. Obtiene el apoyo de otras personas en la organización para

respaldar la solicitud.

4. Negociación. Concreta mediante el intercambio de beneficios o favores.

5. Asertividad. Sigue un método firme y directo como exigir obediencia,

repetir recordatorios, ordenar a los empleados que hagan lo que se les

pide y señalar que las reglas son obligatorias.

6. Autoridad Mayor. Obtiene el apoyo de niveles superiores de la

organización para respaldar las solicitudes.

22

7. Sanciones. Aplica los castigos y recompensas de la organización,

amenaza con no dar una evaluación satisfactoria del trabajo o cancelar

ascensos.

En cuanto a los conflictos, según los empleados del departamento muy pocas

veces, -por no decir ninguna- han tenido algún tipo de conflicto, y si es así, se han

comunicado y aclarado los malentendidos a tiempo.

Sin embargo, los mecanismos que se ejecutan en caso de existir un conflicto

grave, se les pasa una amonestación, si el Coordinador no resuelve envía el caso a

través de una comunicación a personal, quien sirve de mediador para resolver el

conflicto, si personal no lo resuelve se pasa a legales quien determinará las

sanciones del caso, que puede ser desde una suspensión hasta el despido de los

empleados.

En cuanto a Las negociaciones, estas se concretan en varios niveles de la

organización, desde los materiales de trabajo requeridos, hasta los contratos de firma

colectivas a los empleados del Ministerio del Poder Popular para el Ambiente, por

medio del Sindicato que no solo lo conforma este ministerio sino también los

siguientes: (MINFRA, INOS (Jubilados) INPARQUES, FES, ICCLAM, CONAVI,

HIDROVEN Y FILIALES Y FIBV.

También, se realizan negociaciones con la caja de ahorro conformada por

todos los organismos anteriormente nombrados, como por ejemplo solicitud de

préstamos y retiros (Anexo Nº 5).

En términos generales se puede decir que las negociaciones son fluidas y

correspondidas con base a los intereses y acuerdos de ambas partes.

1.2.4. ¿Cómo son los mecanismos comunicacionales entre cualquier grupo de la empresa y con otras organizaciones?

23

1.1.4.1. La Comunicación:

Para definir este concepto utilizaremos el modelo Shannon-Wiener, que a

finales de los años cuarenta se dio a conocer. Su eficiencia viene de su sencillez.

Introdujo los conceptos de “cantidad de información” “fuente”, “canal”, “ruido” y

“retroalimentación”.

Proceso Comunicacional

1.1.4.2. Dirección de la Comunicación

La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical

puede ser dividida, además, en dirección ascendente o descendente.

24

Emisor

(Intención)

Medio canal

ruido

Receptor(efecto)

FEEDBACK

DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u

organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes

para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención,

proporcionar instrucciones.

Gerente

Supervisor

Empleados, obreros, técnicos, etc.

ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es

decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para

proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos,

problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus

puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas

sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe

que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas

propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las

organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas,

pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que

consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Obrero, empleados, técnicos, clientes

Supervisor

25

Gerente

Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente

Informes de desempeños preparados por supervisores

Buzones de sugerencia

Encuesta de actitud de los empleados

Procedimientos para expresar quejas

Encuestas.

LATERAL: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de

una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por

ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.

Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y

lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.

Supervisor Depto. Compras Supervisor Depto de Finanzas

Fuente: www.monografias.com

1.1.4.3. Comunicación en la Unidad Administrativa de Permisiones.

Una vez defina la comunicación y sus direcciones, nos enfocamos en los

mecanismos que emplea la Unidad Administrativa de Permisiones tanto en la parte

interna como externa y con otras instituciones.

Parte interna (Unidad Administrativa de Permisiones):

La comunicación fluye de manera descendente, es decir que las órdenes se dan

desde el Coordinador hasta las secretarias.

Los Medios comunicacionales que se emplean son: 1. Medio Verbal, 2. Mediante

memorandos, cartas y constancias (Formularios) (ver Anexo Nº 6)

26

Parte Externas (Departamentos del Ministerio del Poder Popular para el

Ambiente)

La comunicación se Presenta de forma Descendente y en ocasiones en forma

Lateral, dependiendo de las personas que se comuniquen.

Los medios comunicacionales son: 1. Verbal, 2. Oficios y Constancias.

Con otras Instituciones

Con otros organismos, se efectúa por medio de oficios (Membreteados) y en

algunas ocasiones de manera verbal (Consultas, requisitos, entre otros)

1.2.5. ¿Cuán eficaces son los mecanismos de dirección?

Al referirnos a la dirección, nos referimos también al Liderazgo que ejerce el Gerente de cualquier empresa.

Según el Diccionario de la Lengua Española, liderazgo se define como la

dirección, jefatura o conducción de un partido político, de un grupo social o de otra

colectividad.

El Diccionario de Ciencias de la Conducta, lo define como las “cualidades de

personalidad y capacidad que favorecen la guía y el control de otros individuos”.

Otras definiciones son: -”El liderazgo es un intento de influencia interpersonal,

dirigido  a través del proceso de comunicación, al logro de una o varias metas”

Rallph M. Stogdill, en su resumen de teorías e investigación del liderazgo,

señala que “existen casi tantas definiciones del liderazgo como personas que han

tratado de definir el concepto. Aquí, se entenderá el liderazgo gerencial como el

proceso de dirigir las actividades laborales de los miembros de un grupo y de influir

en ellas. Esta definición tiene cuatro implicaciones importantes.

27

 En primer término, el liderazgo involucra a otras personas; a los empleados o

seguidores.  En segundo el liderazgo entraña una distribución desigual del poder

entre los líderes y los miembros del grupo. El tercer aspecto del liderazgo es la

capacidad para usar las diferentes formas del poder para influir en la conducta de los

seguidores, de diferentes maneras. El cuarto aspecto es una combinación de los tres

primeros, pero reconoce que el liderazgo es cuestión de valores. James MC Gregor

Burns argumenta que el líder que para por alto los componentes morales del

liderazgo pasará a la historia como un malandrín o algo peor. El liderazgo moral se

refiere a los valores y requiere que se ofrezca a los seguidores suficiente información

sobre las alternativas para que, cuando llegue el momento de responder a la

propuesta del liderazgo de un líder, puedan elegir con inteligencia. Fuente:

www.apuntesgestion.com

En la Unidad Administrativa de Permisiones, Los mecanismos de Dirección

son eficaces, se basan principalmente en los logros obtenidos por el departamento

en ciertos periodos de tiempo. Ya que así se puede medir, cuan efectivas son las

bases de liderazgo que ejerce el Coordinador aunado a los logros de los objetivos del

departamento.

Por otro lado, El Coordinador es muy flexible con los empleados, pide apoyo

cuando lo necesita, amonesta cuando es necesario y premia los buenos resultados.

Esta forma de Dirección permite una labor más fluida e incrementa la motivación de

los empleados en querer hacer bien las cosas en el momento oportuno.

1.2.6. ¿En donde yace la toma de decisiones de la autoridad, tomando?

1.1.6.1. Toma de Decisiones

En todos los aspectos de la vida nos tenemos que enfrentar todos los días a

una toma de decisiones ya sean grandes o pequeños problemas que tengamos que

28

solucionar. La toma de decisiones se da muy significativo dentro de la vida

empresarial y por este factor se distinguen a las personas sobresalientes de las que

no lo son tanto. Para que se de una toma de decisiones en los sistemas es necesario

tener unos objetivos como son:

Tomar decisiones acertadas y basarse en la objetividad de los datos más que

en los deseos y esperanzas para darles una interpretación adecuada.

La información es la materia prima y fundamental en la toma de decisiones de

los analistas en una organización ya que a mayor calidad de información, mejor es la

calidad en la toma de decisiones.

Se pueden seguir criterios analíticos exactos y si tiene una información

perfecta ya que la información, vale tanto como el beneficio, o ausencia de pérdidas

que se obtengan en base a esa información. Todas las decisiones que se tomen

tienen unos beneficios claves primordiales mediante los hechos.

.

La toma de decisiones mediante los hechos nos conducen a aplicar el

principio de aproximación que se basa en los datos e información asegurando de que

estos sean precisos y confiables, ya que con unos datos precisos, es posible aplicar

unos métodos de evaluación adecuados para tomar decisiones adecuadas.

Todo esto hace que los datos sean accesibles para cualquiera que los

necesite, ahorrándose así tiempo en resolver los problemas y ahonda en el

conocimiento de las necesidades de los procesos de la organización, permitiendo

lograr más fácilmente los objetivos de la organización.

La consecuencia inmediata es que toda la experiencia que pueda ganarse sin

los efectos que pudieran derivarse de una decisión errónea o, simplemente de una

decisión no óptima, será bien recibida y más económica, sea cual sea su costo.

Fuente: www.agapea.com

29

1.1.6.1. La Toma de Decisiones en la Unidad Administrativa de Permisiones

En cuanto a los procesos, yace de la Experiencia de cada uno de los

Empleados, basado en los conocimientos Previos y actuales. En este Organismo la

clave fundamental de la organización, se basa en una toma de decisiones acertadas,

ya que una errónea, no afecta sólo a la organización sino al medio ambiente. Es por

ello que la toma de decisión por parte del Coordinador y técnicos cae en una

responsabilidad social, moral y civil.

En cuanto a la Organización, la toma de decisiones muchas veces viene del

nivel central, y se toma sin discusión, Sin embargo cuando es interna de la Unidad

Administrativa de Permisiones, Se les consulta a los empleados, de manera tal que

beneficie a todos, de lo contrario se busca la mejor solución.

1.2.7. ¿En qué grado habrá normas y regulaciones que dirijan a los empleados y a los gerentes?

1.1.7.1. Se define como normas, las siguientes:

Son los reglamentos o leyes generalmente en concordancia con las creencias

y valores que siguen los miembros de un grupo para vivir en armonía. www.fac.mil.co

Conjunto de leyes, decretos, directivas, códigos, ordenanzas y acuerdos, que

rigen el funcionamiento institucional. www.policia.gov.co

Regla de obligado cumplimiento. Regla sobre la manera como se debe hacer

o está establecido que se haga cierta cosa. controlinterno.udea.edu.co

1.1.7.2. Se define regulación como:

30

Un grupo de reglas que gobiernan una entrada, operaciones y una salida en

manera segura de actores en el sistema administrativo, mientras que supervisión se

define como el control del cumplimiento de estas reglas.

En la Unidad Administrativa de Permisiones existen unas normas que son de

carácter obligatorio y fiel cumplimiento en la organización tanto para los empleados

como para los Coordinadores de la misma, estas se Muestran en el Anexo Nº 7.

En cuanto a las regulaciones, están decretadas por los gobiernos como Leyes

y decretos. Ver anexo Nº 7.

1.2.8. ¿Existe un sistema de gestión?

Actualmente en la Unidad Administrativa de Permisiones no existe un sistema

de Gestión. Sin embargo, se están realizando las respectivas diligencias para crear

un sistema de gestión en la calidad de los procesos. Solo existe un manual de

procedimientos, el cual hay que revisar, ajustar y aprobar para luego implantar el

sistema. Los pasos a seguir para la un implantar un sistema de Gestión son:

1. Implantación de un sistema de gestión.

La implantación de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de

gran envergadura para cualquier organización que desee mejorar su actividad

empresarial. Sin embargo, una planificación adecuada y el respaldo de la alta

dirección pueden facilitar en gran medida este proceso. Para todos los sistemas de

gestión, existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar, así como un

proceso común que se puede seguir durante la implantación:

2. Comprensión del Sistema de Gestión y sus Requisitos.

3. Participación de la alta dirección.

4. Lectura de la norma.

31

5. Aumento de la comprensión del sistema de gestión.

6. Repaso de las opciones y la documentación de referencia

7. Formación del personal sobre el sistema de gestión para familiarizarse

con él

8. Certificación del sistema de gestión.

9. Elección de una entidad de certificación.

10.Proceso de certificación

11.Promoción y mantenimiento de los sistemas de gestión

12.Tipos de Sistemas de Gestión:

Sistema de gestión de la calidad

Sistema de gestión medioambiental

Sistema de gestión para el sector de la automoción

Sistema de gestión de la seguridad de la información

Sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo

1.1.9 ¿Cómo llegar a un modelo organizacional eficaz?

Para llegar a un modelo Organizacional eficaz, se deben tomar en cuenta todos y cada uno de los niveles de la estructura de la organización, desde el Recurso Humano que labora en la misma, hasta los Recursos tecnológicos.

Sin Embargo no hay una fórmula mágica que diga como debemos llegar a un modelo organizacional eficaz, ya que eso dependerá del tipo de organización que

32

sea, los objetivos y metas que persiga. Sin embargo, se puede considerar algo común en todas ellas, que si nos daría resultado aplicar ciertos tips para lograr un modelo de organización eficaz, como lo es el Recurso Humano de la organización.

El éxito depende del trato que se le dé al empleado, la motivación y el interés, es decir la buena cultura Organizacional que se forme aunado al clímax organizacional, por tanto un modelo organizacional eficaz, más que de la estructura depende en gran medida de los empleados que la forman.

Por otro lado, se pueden considerar algunos modelos organizacionales donde el modelo de apoyo es el más propicio para ejecutarlo. A continuación se describen estos modelos organizacionales.

1.1.9.1. Los modelos Organizacionales son de los tipos:

Modelo Autocrático: Se basa en el poder, su orientación administrativa es de autoridad mientras que la orientación de los empleados es de obediencia, en el resultado psicológico de los empleados existe una dependencia hacia el jefe, las necesidades de los empleados son de subsistencia y el resultado del desempeño es mínimo

Modelo de Custodia. Se basa en los recursos económicos, su orientación administrativa es de dinero mientras que la orientación de los empleados es de seguridad y prestaciones, en el resultado psicológico de los empleados existe una dependencia de la organización, las necesidades de los empleados son de seguridad y el resultado del desempeño es de cooperación pasiva.

Modelo de Apoyo. Se basa en el liderazgo, su orientación administrativa es de apoyo mientras que la orientación de los empleados es del desempeño laboral, en el resultado psicológico de los empleados se promueve la participación, las necesidades de los empleados son de satisfacción de categoría y reconocimiento, el resultado del desempeño es de animación de impulsos.

Modelo Colegial. Se basa en la asociación, su orientación administrativa es de trabajo en equipo mientras que la orientación de los empleados es de conducta responsable, en el resultado psicológico de los empleados se promueve la autodisciplina, las necesidades de los empleados son de autorrealización, el resultado del desempeño es de entusiasmo moderado.

33

.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Conclusiones.

El elemento humano constituye el valor fundamental de la empresa y marca la diferencia entre empresas exitosas y aquellas que no lo son. Para ser buen funcionario se requiere el dominio de una serie de habilidades a nivel personal e interpersonal.

El diseño y rediseño de sistemas organizativos está lleno de sorpresas, contradicciones, mitos e incluso paradojas. Muchas de las reglas consideradas hasta hace poco fundamentales para hacer un buen trabajo, ya no lo son tanto. Factores del éxito de algunas organizaciones, tales como la estabilidad o la centralización, no producen los mismos efectos que hace años. La organización, como el reflejo de un líder fuerte y poderoso, se ha movido en la dirección de un poder distribuido, que a la larga es una manera distinta de ser fuerte.

Por lo tanto un Modelo Organizacional exitoso se ve reflejado por el recurso humano y las innovaciones que este produzca.

34

Recomendaciones a la Unidad Administrativa de Permisiones.

Se le recomienda a la Unidad Administrativa de Permisiones, seguir

brindando su apoyo y su valiosa colaboración a las instituciones

públicas y privadas en lo que al ambiente se refiere, por cuanto

cuentan con un personal técnico de gran experiencia profesional.

Crear un sistema de Gestión que les permita Sistematizar los procesos

(Ver Anexo Nº 8), en vista del arduo trabajo que se genera.

Implementar una sistematización del Proceso de Autorización y/o

permiso, que genere agilidad a los empleados y más orden en la

información procesada.

BIBLIOGRAFÍA

Bibliografía Principal

Robbins, Stephen P (2004) “Comportamiento Organizacional”, Edit. Prentice Hall.

Bibliografía Complementaria

http://www.ilustrados.com

www.monografias.com

www.rrhhmagazine.com

www.agapea.com

35

36

ANEXO Nº 8

 

37