GESTIÓN DOCUMENTAL II

Trabajo individual Gestión Documental II

Presentado Por: Miguel Ángel PedrazaPresentado a: Luz Marina Arias González

Gestión Documental II

Universidad Del QuindíoFacultad De Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia De La Información y La Documentación Bibliotecología y Archivística

Bogotá, 10 De Septiembre 2014

INTRODUCCIÓN

Por medio de este trabajo se busca encontrar profundizar en la normas y fundamentos legales en los cuales se fundamenta la gestión documental y el manejo de las herramientas técnicas para el manejo de los archivos dentro de las entidades del orden distrital, nacional y/o departamental. Adicional a esto profundizare sobre los programas de Gestión Documental que implementan las empresas ya sean publicas o privadas y si tienen implementado el sistema de Gestión Documental. 

Un sistema de Gestión Documental es un conjunto de herramientas mediante las cuales son utilizadas para ofrecer, disponer, tratar, analizar, planificar y almacenar documentos e información relacionada con los mismos, esto con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento para lograr obtener una Gestión eficaz y rentable para la organización.

Adicional a esto los sistemas de Gestión Documental siempre deben ofrecer medios de almacenamiento y una fácil y recuperación de La información que fue intervenida e indexada mediante dicho sistema. y siempre deben estar disponibles para el momento que se requieran su consulta.

REQUISITOS

Requisitos fundamentales o Básicos

Escalabilidad: Es la capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo, sin perder la calidad en los servicios suministrados.

Tolerancia: Funciona aunque se haya producido algún daño en sus componentes.

Disponibilidad en múltiples sistemas operativos: Permite su administración local y remota a través de navegadores Web.

Defina que es un SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL y que requisitos se deben tener en cuenta para su implementación.

Requisitos de entrada de documentos en el sistema

Que el sistema permita distintos dispositivos de entrada

Que soporte distintos formatos de entrada (incluso multimedia)

Poder contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores

Requisitos de indexación de documentos en el sistema

Investigar si el sistema permite indexación manual o automática y si cuenta con la capacidad para realizar resúmenes automáticos y su nivel de efectividad.

Requisitos de almacenamiento de documentos

Que el sistema permita lograr un gran volumen de datos

Que permita definir backups o copias de seguridad en las bases de datos

Que el sistema permita seguir una estructura de almacenamiento de cajas, carpetas y entre otras unidades.

Requisitos de búsqueda de documentos

Todas las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en internet, completando la información de la entidad con la información en red.

El sistema debe soportar gran numero de búsquedas simultaneas, de no ser así, lo mas seguro es que no servirá para largo plazo.

Requisitos de visualización de documentos

Se debe contar con un sistema que contenga un grado de alta visualización de documentos, ya que esto permite también realizarse a través de un navegador Web. Y permite visualizar el resumen del documento y convertirlo si es necesario en otros formatos

Requisitos de modificación de documentos

El sistema debe permitir controlar las versiones de un documento, las modificaciones que se realicen en él y quienes lo realicen.

Requisitos de difusión de documentos

El sistema debe permitir el control de impresión de documentos consultados, el envió de los mismos en distintos soportes y formas

Requisitos de integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad

Existen muchas integraciones posibles por lo que debe comprobar que el sistema de Gestión Documental sea compatible con otras aplicaciones o plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos.

Las fases de implementar un PGD deben estar incluidas en el plan estratégico institucional y plan de acción anual, con las siguientes orientaciones:

a)Debe estar alineado con los objetivos estratégicos.

b)Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.

c)Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos

d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la normatividad de cada sector(salud, educación y entre otras)

Destaque las fases que se deben en cuenta dentro del proceso de implantación del sistema de Gestión de Archivos.

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

a)Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental

b)Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental(TVD)

c)Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD

d)Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (Metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento

e)Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales en series y subseries

f)Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de Archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

g)Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo al Decreto 2609 de 2012.

NOMBRE CARACTERISTICA

Conformidad Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

Interoperabilidad Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo basado en el principio de neutralidad tecnológica.

Seguridad Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.

Metadescripción Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

Adición de contenidos El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

Diseño y funcionamiento La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

Gestión distribuida Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos(series, subseries, expedientes, y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental.

Disponibilidad y acceso Un sistema de gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad, integridad,inalterabilidad,accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original.

Neutralidad tecnológica El estado garantizara la libre adopción de tecnologías ,teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia.

Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de ellas

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Nombre De La Entidad : Superintendencia Nacional De Salud

Implementación Del Sistema De Gestión Documental En La Superintendencia Nacional De Salud

PROBLEMA

Debilidad en la Gestión documental, falta de oportunidad y efectividad en el cumplimiento de los requerimientos del Archivo General De La Nación.

OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar el sistema de Gestión Documental de alta disponibilidad, acceso Ágil, oportuno y efectivo que se ajuste a los Requerimientos, el Archivo General De La Nación y de los usuarios internos y externos de la Superintendencia Nacional De Salud.

Visite una entidad que tenga implementado un sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.Definir politicas,Normas e Instrumentos para la implementación y Operación del sistema integral de Gestión Documental.

2.Desarrollar y Organizar el Archivo central y de Gestión de la Superintendencia Nacional De Salud.

3.Diseñar e implementar el Sistema Integral De Gestión Documental de la SNS.

ASPECTOS IMPORTANTES

Durante la vigencia del 2012 se desarrollo la fase de estructuración del proyecto «sistema integral de gestión documental» centrándose principalmente en el diseño y ajuste conceptual de políticas e instrumentos para direccionar la implementación y operación del sistema, como por ejemplo la revisión y ajuste de las tablas de retención documental y la elaboración de un programa de gestión documental.

Por otro lado se suscribió el contrato 314 de 2012 con la empresa COLVATEL S.A ESP para la custodia del archivo central hasta el 31 de diciembre de 2013, la organización de 2091 metros lineales de este archivo, la revisión y ajuste de las tablas de valoración documental y la elaboración del plan de prevención de desastres a partir del panorama de riesgos identificando en el archivo central de la superintendencia nacional de salud.

Durante la vigencia del 2013 se debe desarrollar la fase de consolidación del sistema de gestión documental en la entidad, en este sentido será fundamental la institucionalización y adopción de los lineamientos generales, procedimientos y políticas definidas en la fase anterior.

En la fase del proyecto se deben establecer las bases para la gestión de los documentos electrónicos de archivo y de las prioridades para gestionar todos los documentos que no cuentan con un soporte en papel, teniendo como referencia la directiva presidencial 04 de 2012 de cero papel.

Por ultimo se debe señalar que el proyecto se enmarca bajo el concepto de archivo total, es decir que se deben identificar todas las oportunidades de mejora y proponer los ajustes correspondientes considerando el ciclo de vida de los documentos, desde que estos son radicados en la entidad o son producidos al interior de la misma, incluyendo las actividades de administración, organización, almacenamiento y recuperación según lo establecido en el programa de gestión documental que se debe adoptar a la superintendencia nacional de salud.

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de Documentos?

Los criterios que manejamos en esta entidad es de mantener un control riguroso a toda la parte de la información que reposa en nuestras instalaciones, sin dejar atrás todo el proceso de los documentos desde que se genera hasta su final como tanto en lo físico y en lo electrónico, claro esta todo esto sin ir a entorpecer las directrices suministradas por el AGN.

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?

Hoy en día vemos que las políticas de seguridad en el tema de la información están basadas principalmente en la norma ISO 27000,dentro de nuestras instalaciones contamos con una empresa de seguridad interna y externa, que es la encargada de vigilar el control de accesos, el monitoreo de las imágenes y la seguridad en las bases de datos y de brindar seguridad en las redes, esto con el fin de restringir los accesos a la información que en su gran mayoría es confidencial. Adicional a este tema dicha empresa también realiza una serie de controles y monitoreo a los aplicativos con los que contamos, y por ultimo unos chequeos y actualizaciones a la tecnología.

¿De que manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Esto lo logramos garantizar gracias a los procesos que tenemos plasmados en las intervenciones archivísticas que le brindamos a los documentos en cada una de sus etapas vitales como lo son:RecepciónOrganización, OrdenaciónDigitalizaciónIndexaciónVerificación

Con esto logramos obtener la información que se requiera en todos los soportes y en todas las fuentes que se requiera de su consulta, y todo esto garantiza un optimo desarrollo de las fuentes de consulta.

Nombre de la entidad: Superintendencia Nacional de SaludNombre de la persona que atendió la visita: Yenni Andrea Romero

Registro Fotográfico

DIGITACIÓNORGANIZACIÓN

VERIFICACIÓNDIGITALIZACIÓN INDEXACIÓN

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Como resultado de este trabajo obtuve profundizar un poco mas los temas relacionados con los sistemas de Gestión Documental, debido a que nosotros como profesionales en ciencias de la información y la documentación debemos velar y hacer cumplir aquellas normas establecidas en el campo de los programas de la Gestión Documental.

Por otro lado en la visita realizada se pudo evidenciar que se está realizando las labores en cumplimiento de lo emanado por el AGN ya que todo esto beneficiara en un futuro para el funcionamiento correcto de las entidades ya sean publicas o privadas.

CONCLUSIONES