TSC_43P

SAP Disclosure ManagementVersin del documento: 10.0 SP08 - 2014-03-20

Ayuda de usuario

Tabla de contenido1 Ayuda general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.1 Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.2 Introduccin a Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51.3 Conceptos bsicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.3.1 Autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61.3.2 Flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.3.3 Informes y perodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.3.4 Cachs de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1.4 Informacin general de la interfaz de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.4.1 rea funcional: Informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.4.2 rea funcional: Supervisin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271.4.3 rea funcional: Configuracin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.5 Informacin general sobre las funciones adicionales de las aplicaciones de Microsoft Office. . . . . . . . . .281.5.1 Barra de herramientas de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

1.6 Manual de instalacin de cliente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291.7 Parmetros de idioma del explorador. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1.7.1 Cambiar el idioma de visualizacin en Internet Explorer 8. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301.8 Configuracin de Disclosure Management en una aplicacin de Microsoft Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1.8.1 Inicio de Disclosure Management en una aplicacin de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . 311.8.2 Establecimiento del idioma del men de complementos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311.8.3 Almacenamiento de acciones de cliente en un archivo de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311.8.4 Configurar los parmetros de conexin de orgenes de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .321.8.5 Definicin de la ruta a la plantilla de tablas de Word local. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2 Ayuda de editores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332.1 Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332.2 Documentos de captulo en el portal de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

2.2.1 Seleccionar un captulo o informe en la ficha General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342.2.2 Abrir un captulo vinculado a datos para su edicin desde la ficha General. . . . . . . . . . . . . . . 342.2.3 Editar documentos de captulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342.2.4 Actividades de informe y de captulo en documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392.2.5 Mostrar informes y captulos y sus detalles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

2.3 Cliente por lotes Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442.4 Editar captulos de divulgacin de contenido en aplicaciones de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . .45

2.4.1 Proteger y desproteger informes y captulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462.4.2 Desproteger captulos e informes localmente para editarlos en Word o Excel. . . . . . . . . . . . . 472.4.3 Inicio de Disclosure Management en una aplicacin de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . 482.4.4 Edicin de documentos en aplicaciones de Microsoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492.4.5 Gestin de cachs de datos en Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

2 2014 SAP AG o una filial de SAP. Reservados todos los derechos.Ayuda de usuario

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2.4.6 Gestin de documentos de texto en Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1022.4.7 Gestin de presentaciones en Microsoft Office PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

3 Ayuda de gestores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1273.1 Informacin general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1273.2 Informes y perodos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

3.2.1 Administracin de perodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1283.2.2 Administracin de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1303.2.3 Papelera de reciclaje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

3.3 Administracin del estado del flujo de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1403.3.1 Iniciacin de un flujo de trabajo de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1423.3.2 Iniciacin de un flujo de trabajo de captulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1423.3.3 Inicio de todos los flujos de trabajo de informes inicializados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1433.3.4 Detencin del flujo de trabajo de un informe o captulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1433.3.5 Reinicializacin de los flujos de trabajo de un informe y sus captulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1443.3.6 Reinicializacin de un flujo de trabajo de captulos concretos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

3.4 Administracin de captulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1443.4.1 Creacin de captulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1453.4.2 Edicin de captulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1513.4.3 Cambio de la estructura del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

3.5 Gestin del acceso a los informes y a los captulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1543.5.1 Acceso al diseo en el nivel de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1563.5.2 Acceso al diseo en el nivel de captulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

3.6 Gestin de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1623.6.1 Generacin de informes consolidados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1623.6.2 Modificacin del contenido cualitativo en los informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1653.6.3 Actualizacin del contenido cuantitativo en informes y captulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1703.6.4 Actividades de informe y de captulo en documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1723.6.5 Bloqueo de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1753.6.6 Reescritura de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

3.7 Supervisin de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1783.7.1 Informacin general del supervisor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

3.8 Publicar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1883.8.1 Cmo asignar el permiso de publicacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1893.8.2 Cmo crear un paquete de publicacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

4 Ayuda de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1914.1 Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1914.2 Cabina del creador de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1914.3 Plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

4.3.1 Crear plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1924.3.2 Editar plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

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4.3.3 Implementacin de plantillas para un conjunto de entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1934.3.4 Modificacin de la conexin de datos de las entradas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1944.3.5 Comparacin de informacin de asignacin de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

4.4 Entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1964.4.1 Importacin de una lista de entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1964.4.2 Agregar, eliminar y modificar entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

4.5 Instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1974.5.1 Actualizacin de datos a partir de sistemas de origen conectados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1974.5.2 Restricciones de los captulos vinculados con datos en XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1984.5.3 Generacin de instancias XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1984.5.4 Validacin de instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1994.5.5 Envo de instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

4.6 Configuracin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1994.6.1 Crear y modificar tipos de informe para plantillas XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1994.6.2 Ofrecimiento de las taxonomas necesarias para la validacin de las instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2004.6.3 Tipo de informe de taxonoma XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

4.7 Informes de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2014.7.1 Gestin de la configuracin de los complementos de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2024.7.2 Configuracin de informes XBRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2034.7.3 Cmo crear vnculos de datos a plantillas de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2044.7.4 Crear vnculos MassData en plantillas de Excel E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2064.7.5 Presentacin preliminar de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

4.8 Solucin de problemas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208

5 Ayuda del proceso COREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2095.1 El proceso de generacin de informes COREP/FINREP en SAP Disclosure Management (SAP DM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2095.2 Cmo instalar los complementos COREP/FINREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2105.3 Cmo configurar la generacin de informes COREP/FINREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2105.4 Cmo validar los informes COREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2115.5 Validacin COREP/FINREP en SAP Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212


Tabla de contenido

1 Ayuda general1.1 IntroduccinLa ayuda general de la aplicacin se ha diseado para ayudar a los usuarios a comprender los conceptos y la finalidad de SAP Disclosure Management.Esta seccin presenta a los usuarios algunas funciones tpicas de SAP Disclosure Management tanto en el portal como en Microsoft Office Word.

Ms informacin

Para obtener ms informacin sobre el creador de informes y el diseador de taxonomas, consulte la ayuda para el creador de informes y la ayuda para el diseador de taxonomas en SAP Help Portal en http://help.sap.com/bodm100.

1.2 Introduccin a Disclosure ManagementLas soluciones de gestin de divulgacin que ofrece SAP permiten que los clientes vayan ms all para garantizar un proceso de cierre financiero sin riesgos, riguroso y puntual. Y lo logra gestionando la produccin, el archivado y la publicacin de los estados y registros financieros.Ventajas: Acelerar el cierre financiero a la vez que se reduce el coste del cumplimiento legal Aunar los complejos procesos financieros en un solo entorno Proporcionar a los profesionales de las finanzas una forma de gestionar la produccin de estados financieros

muy visual y fcil de usar Permitir la colaboracin y el flujo de trabajo entre varias personas y equipos Cumplir las nuevas exigencias de publicacin XBRL y el cumplimiento legal de IFRS Ofrecer varias opciones de salida para el archivado y la publicacin de estados financieros Perfeccionar todo esto con otras soluciones SAP

1.3 Conceptos bsicosSAP Disclosure Management se basa en cuatro conceptos fundamentales: Autorizacin: afecta a los permisos que tienen los usuarios para tareas del sistema especficas. Flujo de trabajo: afecta a los pasos y a las fases del ciclo de vida de un documento y a la secuencia de las

tareas que deben realizarse en esos pasos.

Ayuda de usuarioAyuda general 2014 SAP AG o una filial de SAP. Reservados todos los derechos. 5

Informe y perodo: afecta a la configuracin de los datos maestros de un documento. Cach de datos: afecta a la disponibilidad de los datos.

1.3.1 Autorizaciones

Las autorizaciones en SAP Disclosure Management siguen el principio "lo que no se permite est prohibido". Incluye los elementos siguientes: Permisos Usuarios Roles UnidadesLas funciones y los permisos se usan en flujos de trabajo para restringir la ejecucin de actividades y, en caso necesario, escalonar las acciones para funciones especficas u objetos de autorizacin. Los permisos de un nivel de informe concreto los heredan los niveles inferiores a no ser que los permisos de estos niveles se establezcan explcitamente de otra forma. Esto ayuda a mantener los permisos locales. Adems,puede asignar unidades a los usuarios seleccionando una o varias entidades, o bien el grupo. Una unidad les otorga acceso a informes de grupo, informes de cualquier entidad o informes asignados a determinadas entidades. Los usuarios pueden administrar y asignar unidades a las que estn asignados ellos mismos. La combinacin de una unidad y un rol define los derechos de acceso de un usuario.

1.3.1.1 Permisos

Un permiso es un objeto de autorizacin que hace que sea posible ejecutar una transaccin especfica en el servidor (como puede ser la gestin de informes o la gestin de perodos) o en el documento que hay en el cliente (como la edicin del captulo o informe). Los objetos no estn relacionados, es decir, no hay un orden jerrquico. Esto permite una mayor transparencia.Los objetos de autorizacin se asignan a los roles. No se pueden asignar los permisos directamente a los usuarios, ni tampoco se les puede denegar explcitamente el permiso.Los objetos de autorizacin se estructuran por grupo para facilitar la visualizacin de la informacin general. El grupo en s no es un objeto de autorizacin. Los grupos que se incluyen en el despliegue estndar de SAP Disclosure Management y los objetos por grupo se enumeran ms abajo.

Administracin

Sistema: para administrar y personalizar la configuracin de SAP Disclosure Management hasta cierto punto


Ayuda general

Perodo

Gestionar: para administrar los datos maestros de un perodo

Informe

Gestionar: para administrar los datos maestros de un informe y crear el rbol de informesVer: para mostrar el documento consolidado en la aplicacin de Microsoft Office del clienteDeshacer: para volver al punto anterior al check-out del informeEditar: para modificar el documento consolidado en la aplicacin de Microsoft Office del cliente

Captulo

Editar: para modificar el documento de captulo en la aplicacin de Microsoft Office del clienteVer: para mostrar el documento de captulo en la aplicacin de Microsoft Office del clienteDeshacer: para volver al punto anterior al check-out del captulo

1.3.1.2 UsuariosUn usuario es una persona que tiene autorizacin para iniciar sesin en el sistema y ejecutar las tareas del rol y la unidad asignadas al ID de usuario correspondiente. SAP Disclosure Management hace que sea posible asignar unidades a un usuario y asignar roles en el nivel global o local.Los roles globales los suele asignar el administrador del sistema y tienen validez para todo el sistema. Los roles locales los asigna el gestor de informes en el nivel de informe o captulo, y solo tienen validez para el informe determinado. Los roles globales no pueden quedar invalidados por los locales, y la asignacin de roles locales no es obligatoria.

1.3.1.3 Unidades

Las unidades se usan para asignar usuarios a una o varias entidades, o bien a un grupo. Un usuario solo se puede asignar a una unidad especfica. Si los usuarios se asignan a una unidad, pueden ver informes asignados a esta unidad. Sin embargo, los permisos para trabajar en los informes se asignan como parte de la definicin del rol.Estn definidas las siguientes unidades:


Grupo: Un grupo no se asigna a una unidad. Si un usuario no est asignado a una entidad, el sistema asigna automticamente el usuario al grupo. El usuario tiene acceso a todos los informes creados dentro de esta unidad.

Cualquier entidad: Si selecciona eta opcin, el usuario tiene acceso a todos los informes creados en cualquier unidad definida.

Entidad asignada(nica o mltiples): Los usuarios tienen acceso a los informes creados en la unidad a la que estn asignados.l

Tabla 1: Matriz entidadTipo de usuario Asignado a to

das las entidades

Asignado a entidades especficas

Consulta informes asignados a entidades especficas

No puede consultar informes asignados a entidades

Entidades autorizadas a usuarios

Usuario global No No No S No puede autorizar entidades

No S S S Puede autorizar entidades especficas

S - S S Puede autorizar cualquier entidad

Usuario restringido a entidades

No No No No No puede autorizar entidades

No S S No Puede autorizar entidades especficas

S - S No Puede autorizar cualquier entidad

1.3.1.4 RolesUn rol es una coleccin de objetos de autorizacin y de permisos relacionados. En SAP Disclosure Management hay cuatro roles estndar: Administrador estndar Gestor estndar Gestor avanzado estndar Editor estndar Solo lectura estndarLos clientes pueden crear los roles segn su criterio, combinando los objetos de autorizacin basados en requisitos concretos.


Ayuda general

1.3.2 Flujos de trabajo Los flujos de trabajo de SAP Disclosure Management describen el ciclo de vida estndar de un informe, es decir, las fases por las que pasa el informe, desde la creacin de la estructura del informe hasta la edicin de los captulos y terminando en la finalizacin del contenido del informe consolidado. Un flujo de trabajo es una caracterstica obligatoria de un informe y sus captulos.El flujo de trabajo contiene pasos a los que se les asignan estados de paso. Estos estados de paso describen el ciclo de vida estndar de un documento, desde su creacin hasta la edicin y la finalizacin del documento.

1.3.2.1 Principio de herencia Puede configurar en un informe tantos flujos de trabajo como necesiten los asuntos incluidos en el informe. El flujo de trabajo estndar especfico del informe se configura en el nivel de informe de forma predeterminada. SAP Disclosure Management aplica el flujo de trabajo de principio de 4 ojos, de modo que todos los captulos asignados hereden inicialmente el flujo de trabajo. Si su generacin de informes requiere ms flujos de trabajo, puede finalizar la herencia y configurar flujos de trabajo especficos en el nivel del captulo.

RecuerdeComo norma, un captulo con su propio flujo de trabajo pasa automticamente este flujo de trabajo a sus subcaptulos.

Los usuarios con los derechos adecuados pueden revertir a la herencia predeterminada de modo que el captulo herede de nuevo el flujo de trabajo del nivel superior.


1.3.2.2 Estados del flujo de trabajo en Disclosure ManagementCada flujo de trabajo de SAP Disclosure Management tiene cinco estados definidos que describen el ciclo de vida estndar de un informe. Esta configuracin de los estados no se puede cambiar, ya que es un componente fundamental de SAP Disclosure Management.Se establece una prioridad para cada estado del paso del flujo de trabajo. Cuando un paso del flujo de trabajo incluye la finalizacin de varios captulos, el estado general del paso del flujo de trabajo depende del estado de los captulos vinculados. Por lo tanto, el estado del captulo con la prioridad ms alta define el estado de todo el paso del flujo de trabajo. En la prctica, es razonable asignar la prioridad ms alta, 1 , al estado ms bajo, abierto.Puede activar manualmente los cambios de estado en el nivel de flujo de trabajo, o bien el estado lo cambian las actividades que se ejecutan en el nivel de captulo o informe.De forma predeterminada, SAP Disclosure Management asigna un flujo de trabajo con principio de 4 ojos preconfigurado a un informe.

1.3.2.2.1 Estado de inicio de un flujo de trabajoEste estado se define de una de las formas siguientes: inmediatamente despus de que se cree una estructura de informes despus de la reinicializacin de un flujo de trabajo despus de que se deshaga la ruptura de una herenciaEs un estado que posibilita la creacin de captulos y un cambio del flujo de trabajo y de las condiciones del flujo de trabajo en el nivel de informe y captulo.

1.3.2.2.2 Estado En curso de un flujo de trabajoEste estado se define despus de que se inicie un flujo de trabajo manualmente. En esta etapa an puede detener el flujo de trabajo y reinicializar el estado a Inicializando.Es el estado que hace visible la estructura de informes a otras personas que estn implicadas (como los editores y los lectores) y, por lo tanto, permite revisar la estructura y los flujos de trabajo asignados antes de iniciar la edicin de los documentos. Es el nico estado que se puede detener.

1.3.2.2.3 Estado Detenido de un flujo de trabajoEste estado se define despus de que se detenga un flujo de trabajo manualmente. Por ejemplo, el usuario detiene el flujo de trabajo en ejecucin si la revisin de la estructura de informes obliga a cambiar el flujo de trabajo de un captulo o de todo el informe.


Ayuda general

Es un estado que posibilita la creacin de captulos y un cambio del flujo de trabajo y de las condiciones del flujo de trabajo en el nivel de informe y captulo.

1.3.2.2.4 Captulos en estado En curso de un flujo de trabajoEste estado se establece despus de que un editor haya ejecutado la primera actividad en el nivel de captulo. Es el nico estado que refleja al nivel de flujo de trabajo que se ha iniciado la edicin de documentos de captulo.En el flujo de trabajo con principio de 4 ojos predeterminado, este estado del flujo de trabajo se establece despus de que el editor haya ejecutado la actividad de inicio del trabajo por primera vez en el nivel de captulo.

1.3.2.2.5 Informe en estado En curso de un flujo de trabajoEste estado se define despus de que un editor ejecute la actividad inicial en el nivel de informe para el documento consolidado. Es el nico estado del nivel de flujo de trabajo que refleja que se ha iniciado la edicin del documento de informe consolidado. La edicin de los documentos de captulo est bloqueada.En el flujo de trabajo con principio de 4 ojos predeterminado, este estado se define despus de que se aprueben todos los documentos y de que el gestor o el editor de report ejecuten la actividad de inicio del trabajo en el nivel de informe.

1.3.2.3 Estado del paso del flujo de trabajo en el ciclo de vida de los documentos Para cada flujo de trabajo, hay cinco estados del paso que reflejan el ciclo de vida estndar de un documento en SAP Disclosure Management, con o sin aprobacin. La configuracin de los estados no se puede modificar, ya que es un componente fundamental de SAP Disclosure Management. Durante la creacin del flujo de trabajo, puede asignar los estados a los pasos.Se establece una prioridad para cada estado del paso del flujo de trabajo. Cuando un paso del flujo de trabajo incluye la finalizacin de varios captulos, el estado general del paso del flujo de trabajo depende del estado de los captulos correspondientes. El estado del captulo con la prioridad ms alta define el estado del paso del flujo de trabajo.El cambio de estado se activa con las actividades que se ejecutan en el nivel de captulo o de documento consolidado.

1.3.2.3.1 Estado del paso AbiertoEste estado se asigna a los pasos iniciales antes de que se inicie la edicin del documento.Con el despliegue estndar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el primer paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con lo siguiente:


la creacin de los datos maestros de informe y su estructura de captulos relacionada el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edicin de un documento aprobado el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edicin de un documento rechazado el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edicin de un documento en curso la regeneracin del informe consolidado la accin Reinicializar que se ejecute para un flujo de trabajo de captulo o informe

1.3.2.3.2 Estado del paso En cursoEste estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo durante la edicin de los documentos. Con el despliegue estndar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el segundo paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Iniciar predeterminado de actividad para indicar que va a empezar la edicin de un documento.

1.3.2.3.3 Estado del paso FinalizadoEste estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo despus de que se finalice la edicin de un documento. En los flujos de trabajo con aprobacin, es el estado que se muestra mientras se revisa el documento para su aprobacin. Este estado no permite editar el documento, salvo para el revisor a travs de condiciones del paso.Con el despliegue estndar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el tercer paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Finalizado predeterminado de actividad para indicar que se ha terminado la edicin de un documento o la correccin de un documento rechazado.

1.3.2.3.4 Estado del paso AprobadoEste estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo despus de que el gestor o el revisor haya revisado y aprobado un documento.Con el despliegue estndar de SAP Disclosure Management, este estado lo puede mostrar el cuarto paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Aprobado predeterminado de actividad.

1.3.2.3.5 Estado del paso RechazadoEste estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo despus de que el gestor o el revisor haya revisado y rechazado un documento.Con el despliegue estndar de SAP Disclosure Management, este estado lo puede mostrar el cuarto paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Rechazado predeterminado de actividad.


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1.3.2.4 Diseo del flujo de trabajo con pasos, actividades y condicionesAl disear flujos de trabajo, debe tener en cuenta los requisitos estndar que debe cumplir cada flujo de trabajo que se cree en SAP Disclosure Management. Las normas estn relacionadas con los pasos, que son el elemento estructural estndar de los flujos de trabajo.

Aspectos fundamentales

Los pasos se crean de uno en uno tal y como sea necesario para el flujo de trabajo. El nmero de pasos no est limitado.Los pasos se tienen que asignar a uno de los cinco estados de pasos del flujo de trabajo. Si es necesario, los estados pueden mostrar varios pasos.Se tiene que definir un paso de inicio y uno de finalizacin para cada flujo de trabajo.

Transicin entre pasos

La transicin entre dos pasos queda determinada por las actividades adecuadas. Un paso puede tener uno o ms pasos posteriores y, por lo tanto, ms transiciones. La transicin de los pasos puede avanzar o retroceder en el ciclo de vida del documento o informe. La transicin de los pasos puede, de forma opcional, llevar a un cambio de estado.Las actividades se crean de una en una tal y como sea necesario para el flujo de trabajo.Las condiciones se tienen que definir para determinar los roles o permisos que los usuarios pueden tener para ejecutar la actividad. Dichos roles o permisos los puede asignar globalmente el administrador del sistema para todos los informes; o lo puede asignar el gestor para informes y captulos especficos.Se pueden definir unas condiciones de flujo de trabajo adicionales para las actividades del nivel de captulo. Por ejemplo, solo se puede restringir el derecho a ejecutar una actividad a unos usuarios especficos en el nivel de captulo.

Ejecucin de la transicin en el nivel de paso

El estado del paso determina las transacciones que se pueden ejecutar en el documento en esta etapa. El cliente no puede hacerse cargo de la configuracin de esta relacin.Puede definir condiciones adicionales para la ejecucin de estas transacciones. Si no se define ninguna adicional, el sistema aplica las condiciones de actividad para la ejecucin de las transacciones. El permiso o rol para ejecutar una transaccin debe incluir el derecho de gestin de documentos adecuado. Por ejemplo, las condiciones adicionales para la transaccin de "edicin del captulo" deben incluir el derecho a editar un captulo; y si introduce "vista de captulo" como una condicin para editar el captulo, se encontrar con errores de autorizacin.


Ejemplo de diseo: actividades en condiciones de flujos de trabajo con principio de 4 ojos

En el flujo de trabajo predeterminado se muestra un paso para cada uno de los cinco estados predeterminados. Por lo tanto, cada actividad tambin llevar a un cambio de estado. La actividad final es la actividad con estado Aprobado. En el paso Finalizado se muestra una condicin de paso para permitir que el revisor (el gestor estndar) introduzca comentarios en el documento revisado en caso de que se rechace. El gestor estndar incluye el permiso de "edicin de captulo".


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Principio de 4 ojos


Fases y pasos de la creacin de informes con el flujo de trabajo de 4 ojos


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1.3.3 Informes y perodosLos elementos bsicos de SAP Disclosure Management son perodos e informes. Un perodo es un grupo de informes que puede contener un nmero ilimitado de informes. Un informe consolidado es un archivo generado que contiene al menos un captulo. La configuracin que se define para los perodos e informes determina el comportamiento y la gestin de estos elementos al editar los informes.En el diagrama siguiente se muestra la informacin general de la relacin entre perodos, informes, captulos y tipos especficos, que el administrador de SAP Disclosure Management se encarga de configurar.

Tipos de configuracin

Tipo de informe: determina los tipos de contenido que hay disponibles durante la creacin de captulos y el formato de salida nativo del informe. El administrador de SAP Disclosure Management se encarga del mantenimiento del tipo de informe.Tipo de contenido: determina los tipos de documento que se pueden usar para crear el contenido de un captulo. El tipo de contenido forma parte de los datos maestros del captulo y se selecciona durante la creacin de captulos.Tipo de captulo: determina la relacin entre un captulo y su contenido. La relacin pueden ser una de las siguientes: El captulo es el propietario original del contenido.


El captulo no tiene contenido y solo funciona como elemento estructural. El captulo solo representa un hipervnculo a otro captulo, que es el propietario del contenido.El tipo de captulo forma parte de los datos maestros del captulo y se selecciona durante la creacin de captulos.

1.3.4 Cachs de datosUna cach de datos en SAP Disclosure Management es tanto la ubicacin interna como un objeto para almacenar los datos cuantitativos a los que hace referencia el usuario al editar captulos. Un objeto de cach de datos es siempre una carpeta de trabajo de Excel. Puede guardar tantas carpetas de trabajo como necesite su cach o su estructura de informes. Se debe usar una cach de datos interna en los casos siguientes: Cuando los datos cuantitativos se mantienen solo manualmente y no se usan orgenes de datos externos. Cuando los datos cuantitativos extrados de orgenes de datos externos deben manipularse antes de usarse

en los informes. Cuando a los datos cuantitativos extrados de orgenes de datos externos les faltan identificadores nicos.

NotaEl nmero mximo de caracteres que el sistema lee en una celda de una carpeta de trabajo de Excel es 900. Si una celda contiene ms de 900 caracteres, el exceso de caracteres se corta en el objeto vinculado a datos.

Proceso de cach de datos


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1.3.4.1 Ubicacin de la cach de datos

Puede crear informes especficos para sus cachs de datos. Este modelo permite una configuracin de autorizacin ms sofisticada. A menudo, se usa este modelo cuando el editor de texto y el editor de la cach de datos no son idnticos.El cliente puede configurar la estructura del informe de la cach de datos de la forma que desee, por ejemplo: en una relacin 1:1 con respecto a los documentos de captulo del informe de texto agrupados por persona responsable


Puede crear la cach de datos como subcaptulos en el rea de informe funcional al que pertenezcan en el informe de texto. Puede usar este modelo si el editor de texto y el editor de la cach de datos no son idnticos.

1.3.4.2 Relacin entre cachs de datos, orgenes de datos y proveedores de datosSAP Disclosure Management considera la carpeta de trabajo de Excel completo como un nico objeto vinculado a datos. Con Excel puede conectarse a ms orgenes de datos y cargar tantos proveedores de datos como necesite en la carpeta de trabajo. Puesto que la carpeta de trabajo es un nico objeto vinculado a datos, no se puede cargar proveedores de datos en distintas ocasiones en las diferentes hojas de una carpeta de trabajo; solo se pueden cargar todos los datos a la vez. Esto no sucede en un documento de Word, donde puede crear distintos objetos que pueden vincularse a datos por separado.El sistema crea una hoja de datos independiente denominada BDX (donde X es un contador) para los datos extrados de cada proveedor de datos. Adems, el sistema crea una hoja de datos BT que muestra los datos extrados de todos los proveedores mediante el uso de referencias. Esta hoja BT se implementa como hoja de clculo predeterminada para manipular los datos extrados. Si no quiere usar la hoja BT, puede eliminarla y crear sus propias hojas de clculo que creen tablas con datos cuantitativos al consultar las hojas de datos empresariales.Los datos de las hojas de datos empresariales no pueden modificarse por diferentes causas:


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Mediante el uso de datos empresariales, puede verificar la coherencia de los datos entre SAP Disclosure Management y los orgenes de datos.

Los cambios se perdern al actualizar el vnculo de datos de la carpeta de trabajo de Excel, ya que el sistema crea las hojas de datos empresariales desde cero durante el proceso de vnculo de datos.

La numeracin de las hojas se basa en el orden secuencial de los proveedores de datos enumerados; por lo tanto, es importante que no modifique el orden secuencial de los proveedores existentes y que solo agregue el nuevo proveedor al final de la lista. Porque si elimina a un proveedor de datos o cambia el orden secuencial, las hojas de datos empresariales no se crearn de la forma prevista y las referencias de los libros no volvern a funcionar.

NotaAl actualizar los datos, es posible actualizarlos solo desde orgenes y proveedores de datos seleccionados.

1.3.4.3 Identificadores de datos exclusivosLos datos que se extraen de orgenes de datos externos a la cach de datos y los datos que se mantienen manualmente, en primera instancia no tienen un identificador exclusivo. Esto implica que los datos solo se identifiquen a travs de su posicin en la hoja de Excel, por ejemplo, los datos de la hoja de trabajo de celdas BT1, celda A2. Al realizar la vinculacin de datos de un objeto de Word con estos datos, el sistema crear una referencia absoluta en la posicin de la celda, no en el contenido. Si cambia la estructura de la informacin extrada o mantenida manualmente en la cach de datos, el objeto vinculado a datos seguir haciendo referencia a la celda A2 y, por lo tanto, mostrar datos incorrectos.Para evitar estos efectos y crear referencias a campos relativos basadas en el contenido, es preciso aplicar intervalos con nombre a la informacin de la cach de datos. Estos intervalos con nombre posibilitan la identificacin de los datos por su contenido estn donde estn situados en la hoja de clculo. Al vincular con datos un objeto de Word con informacin que se pueda identificar por intervalos con nombre, el sistema no crear ninguna referencia a la hoja de trabajo BT1, celda A2, sino que, por ejemplo, remitir a la informacin relacionada con "ingresos del 2010".Los datos con intervalos con nombre se resaltan en azul claro en la seleccin del proveedor de datos de SAP Disclosure Management.

1.3.4.4 Formato de nmeros en la cach de datos y objetos de Word vinculados a datosEl formato de nmeros aplicado a objetos de Word que estn vinculados a travs de la cach de datos depende de varios factores: El formato de nmeros de una tabla o un campo de texto flotante de Word depende de la cultura de idioma

configurada en el informe de Word. Si no se ha configurado ninguna cultura de idioma en el informe de Word, el formato de la tabla o del campo de texto flotante de Word lo determina exclusivamente la configuracin del sistema operativo. Si se ha configurado una cultura en el informe de Word, el formato de la tabla o del campo de texto flotante de Word se rige por esa cultura.

El formato de nmero es un campo de frmula que puede seleccionarse explcitamente al vincular el objeto.


Restricciones en vnculos de datos entre datos y documentos de Word

Las celdas del documento de Excel no debern formatearse como estndar. En su lugar, el formato de celdas deber ser texto o nmero.

Si una celda tiene formato de texto en Excel, no puede usarse para un campo de frmula numrico. Si se descarga una revisin anterior de un documento de Word, los nmeros de este documento se

mostrarn con la cultura de idioma con la que se haya protegido o actualizado el documento o con el que se hayan vinculado los datos.

Para el vnculo de datos, se aplica lo siguiente para los cuadros de dilogo de seleccin de texto flotante y de campo de frmula: Todos los nmeros se muestran con los signos de la cultura de idioma. Si no hay ninguna cultura de

idioma asignada al informe, se usa la cultura de idioma de la configuracin regional del sistema operativo cliente.

La seleccin de la cultura de idioma no se usa en los dilogos de seleccin.Por ejemplo, el estndar alemn para el smbolo de agrupacin de dgitos es el punto. Si la cultura de idioma est personalizada en el servidor de SAP Disclosure Management, y selecciona una coma como smbolo de agrupacin de dgitos, la coma no se muestra en el cuadro de dilogo de seleccin. Solo se muestra el punto. En el documento de Word se usa la coma.

Si aplica un formato, por ejemplo, un color, no aparece en el documento de Word.Si se asigna una cultura de idioma o personalizada a un documento de Word, y ha asignado un nmero o modelo personalizado a las celdas de Excel originales, se omitir la parte de la hoja de clculo que contenga el nmero y el cero. Se usa el formato de nmero positivo.Por ejemplo, el formato #.##0,00_;-#.##0,0;(0) se asigna a una celda de Excel. Si no se asigna ninguna cultura de idioma o personalizada al documento de Word, obtiene "1.000,12", "-1.000,1" y "(0)". Si se asigna una cultura de idioma o personalizada al documento de Word, obtiene algo parecido a "1.000,12", "-1.000,12" y "0", si damos por supuesto que aqu se usa la cultura alemana.

No use un formato de fecha en una celda de Excel, que comienza por un (*). Use una definicin de configuracin regional (ubicacin) diferente con el formato de fecha que no se corresponda con la configuracin regional del sistema operativo cliente. De lo contrario, la fecha podra mostrarse con un formato equivocado en los informes.

NotaCada idioma tiene un signo de moneda predefinido. Por ejemplo, para alemn tiene el , para el ingls de EE.UU. tiene el $. Al configurar la cultura de idioma, tambin puede definir la posicin de este signo de moneda. Esta configuracin se usar siempre, independientemente del formato de la cach de datos.Puede definir la ubicacin del signo de moneda en el archivo Excel o en la configuracin de la cultura de idioma. No obstante, si la establece en ambos lugares, obtendr el signo de moneda dos veces, una desde la cach de datos y otra desde la configuracin de la cultura.

SugerenciasSi debe usarse un signo de moneda, la prctica recomendada es no usar el signo de moneda en la cultura de idioma, sino establecerlo en el modelo para la celda de Excel o en el modelo para el campo de frmula.


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1.3.4.5 Vnculos de datos de objeto, hojas de clculo de datos empresariales y rendimiento del sistema

Los objetos incluidos en las tablas de Microsoft Word a menudo no tienen datos vinculados a travs de los datos almacenados en las hojas de datos empresariales, sino mediante los datos modificados como reafirmaciones e intervalos almacenados en otras hojas.El vnculo de datos en Word no cargar ninguna tabla oculta de una cach de datos, por lo que se aconseja ocultar las tablas de datos empresariales. Esto mejorar el rendimiento considerablemente.

1.3.4.6 Intervalos con nombre de Excel

Para usar las tablas de cachs de datos de Microsoft Office Excel en documentos de Microsoft Office Word, puede definir intervalos con nombre en Microsoft Office Excel. En Microsoft Office Word, puede insertar las tablas insertando los intervalos con nombre definidos previamente.Estn disponibles los siguientes tipos de intervalos con nombre: Intervalos con nombre BIP Intervalos con nombre ER

Intervalos con nombre BIP

Para insertar tablas de Microsoft Office Excel desde cachs de datos en un documento de Microsoft Office Word, debe definir intervalos con nombre BIP. Con los intervalos con nombre BIP, se marca una rea en la cach de datos y se asigna un nombre que empieza por BIP_. En el documento de Microsoft Office Word, se selecciona el intervalo con nombre BIP y se inserta la tabla definida.

Intervalos con nombre ER

Los datos de las tablas de cach de datos de Microsoft Office Excel a menudo no tienen identificadores exclusivos. Para transformar los datos en datos relacionados con el contexto con un ID exclusivo, se definen intervalos con nombre ER y se asigna un nombre que empieza por ER_.Los intervalos con nombre ER deben cumplir los requisitos siguientes: La primera columna representa la clave. La clave no es una parte del contenido sino el identificador exclusivo. La segunda columna representa la etiqueta. Es la posicin de generacin de informes como la propiedad, el

fondo de comercio o ingresos retenidos. Las columnas de valor, etiquetas y clave representan los valores.


Puede etiquetar y guardar cada uno de los valores de un rango. Con el Monitor de etiquetas, puede hacer un seguimiento de los cambios de valores de informe especficos y proporcionar una descripcin concisa de los cambios aplicados a estos valores. Por ejemplo, puede ver cmo se han modificado el pasivo durante el tiempo que el informe anual se ha elaborado.

Informacin relacionada

Definicin de intervalos con nombre BIP [pgina 96]Definicin de intervalos con nombre ER [pgina 94]

1.4 Informacin general de la interfaz de Disclosure ManagementEn SAP Disclosure Management se muestra una serie de funciones que puede usar para crear informes financieros consolidados.Al iniciar sesin en SAP Disclosure Management, se muestra un rea de navegacin en el lateral izquierdo. El rea de ventana de la derecha se denomina "rea de trabajo".

1.4.1 rea funcional: InformeEl rea funcional Informe es el espacio de trabajo principal para los editores y los lectores, y el segundo espacio de trabajo para los gestores. En esta rea, puede seleccionar un informe o un captulo que desee editar o ver o, si es un gestor estndar, una estructura de informe para configurar.El rea Informe ofrece dos vistas diferentes del informe y su documento relacionado: la vista (informacin general) Cabina


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la vista (detallada) General

1.4.1.1 Vista CabinaLa vista Cabina presenta la informacin general de todo el informe. Una vez seleccionado el informe, la Cabina es la primera ventana que se muestra. En la informacin general, puede seleccionar un captulo, visualizarlo o editarlo.La vista Cabina muestra la informacin siguiente:Captulo nivel de informe y nombre del captuloPaso smbolo del estado del paso del flujo de trabajo conectadoPaso OD estado de captulos vinculados; el smbolo refleja un estado de un captulo vinculado con

el estado ms bajo

RestriccinLa columna Paso OD no se muestra en los casos siguientes: Para conexiones con otros orgenes de datos distintos de los archivos de la cach

de datos. Si, por ejemplo, un captulo de Microsoft Office Word tiene datos vinculados con dos archivos de la cach de datos y una consulta de SAP Business Information Warehouse, solo se tiene en cuenta el estado de los archivos de la cach de datos en lo que se refiere al estado.

Para captulos vinculados y vinculados con XBRL Para orgenes de datos de Microsoft Office Powerpoint ya que los vnculos de

datos no se muestran en la cabina para Microsoft Office Powerpoint.

Desprotegido por nombre del usuario que ha desprotegido el captuloRevisin nmero de revisiones; el sistema crea una revisin cuando un captulo est protegido de

los cambiosTamao tamao de documento en Kbytesltimo cambio realizado por

el usuario que modific el captulo por ltima vez.

ltimo cambio realizado el

marca de hora del ltimo cambio del captulo

Fecha de vencimiento fecha de finalizacin establecida del captulo; si la finalizacin ya ha vencido, la fecha se marca en rojo

Tipo icono de tipo de documento y versin de Microsoft OfficeInformacin general del objeto

icono si un documento contiene objetos vinculados a datos


NotaSi los objetos vinculados a datos estn disponibles, puede seleccionar el botn Informacin general del objeto para mostrar ms informacin.

1.4.1.2 Vista GeneralLa vista General se muestra cuando se selecciona un nivel de informe determinado en el rbol de informes.Junto con los detalles generales del nivel del informe, el sistema muestra fichas que almacenan varias funcionalidades.El rea de trabajo est dividida en cuatro reas de pantalla que muestran la siguiente informacin general sobre un informe o un captulo:

rea de pantalla General

El rea General muestra: el tipo de documento el tamao del documento en Kbytes nmero de revisin

rea de pantalla Detalles

El rea Detalles muestra: el tipo de captulo (estndar, vinculado o sin texto) el ID del captulo (cada captulo recibe un ID de captulo interno) la informacin sobre cundo se modific el documento por ltima vez y quin lo hizo comentario introducido por el usuario que modific el documento por ltima vez

rea de pantalla Flujo de trabajo

El rea Flujo de trabajo muestra: fecha de vencimiento del captulo paso de flujo de trabajo y smbolo del estado relacionado con el paso actividades que puede ejecutar el usuario actual en el captulo Mostrar vista previa muestra una imagen del documento


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Tipos de vista previa disponibles

Esta rea muestra los vnculos a los diversos formatos en los que el documento puede mostrarse como vista previa.

1.4.1.2.1 Fichas de la vista General Las fichas disponibles varan segn se muestren los detalles de un informe o de un captulo.Plantilla: esta ficha solo se muestra en el nivel de informe. Esta ficha almacena la funcionalidad para cargar un documento de plantilla que se va a usar en el informe.Cargar: esta ficha almacena la funcionalidad para cargar un documento en un captulo.Actualizacin de contenido: esta ficha almacena la funcionalidad para ejecutar una actualizacin del contenido del captulo desde el servidor.Revisiones: esta ficha almacena el historial de revisiones de un documento.Historial: esta ficha almacena el historial de un captulo.Configuracin: esta ficha almacena los parmetros para la salida del documento en los niveles de informe y captulo.Flujo de trabajo: esta ficha muestra los detalles del flujo de trabajo. El editor estndar no puede cambiar esta configuracin. El gestor puede asignar flujos de trabajo especficos a los captulos.Condiciones de flujo de trabajo: esta ficha solo se muestra para los captulos. Muestra los detalles sobre las condiciones de actividad. El editor estndar no puede cambiar esta configuracin. El gestor puede establecer otros permisos locales para la ejecucin de actividades de flujo de trabajo.Permisos: esta ficha muestra los permisos locales y globales concedidos para este captulo. El editor estndar no puede cambiar esta configuracin. El gestor estndar puede establecer otros permisos locales en los niveles de informe y de captulo.

1.4.2 rea funcional: SupervisinEl rea funcional Supervisin almacena todos los informes disponibles en SAP Disclosure Management. Representa el nico punto de acceso a estos informes. Esta rea est disponible para todos los usuarios.

1.4.3 rea funcional: ConfiguracinEl rea funcional Configuracin es la pantalla inicial para mantener datos maestros de informes y perodos, y obtener acceso a la papelera de reciclaje. Esta rea normalmente est reservada a los gestores de informes.


1.5 Informacin general sobre las funciones adicionales de las aplicaciones de Microsoft OfficeLos complementos especficos de las aplicaciones ofrecen a los usuarios las funciones especficas del cliente de SAP Disclosure Management.Una vez instalada la configuracin de cliente de SAP Disclosure Management, los complementos se cargan automticamente en las aplicaciones al iniciarlas. El usuario accede a las funciones a travs del men de SAP Disclosure Management.

1.5.1 Barra de herramientas de Disclosure ManagementEl men de SAP Disclosure Management proporciona varias funcionalidades para la vinculacin de datos y la gestin de objetos. La mayora de las funcionalidades no son especficas de cada aplicacin.Las funcionalidades se agrupan por tarea.

Orgenes de datos, proveedores de datos, actualizar, cuadernosinformativos

Icono DescripcinUse este icono para establecer la conexin a orgenes de datos locales o centralizados (a travs de un servidor).Use este icono para determinar el proveedor de datos que se requiere.

Use este icono para iniciar la actualizacin de los objetos vinculados con datos. Word le permite actualizar el documento, la pgina o un solo objeto. En Excel, solo se puede actualizar toda la carpeta de trabajo.Use este icono para actualizar los objetos vinculados con datos del documento del almacenamiento temporal del sistema.

Herramientas de objeto de Word

Icono DescripcinUse este icono para insertar una tabla con vnculos de datos a un documento de Word.


Ayuda general

Icono DescripcinUse este icono para incrustar una hoja de Excel con vnculos de datos a un documento de Word.

Use este icono para insertar un campo de texto flotante con vnculos de datos a un documento de Word.

Use este icono para insertar un campo de texto con vnculos de datos a un documento de Word.

Use este icono para editar la plantilla que contiene los formatos para las tablas con vnculos de datos.

Herramientas de objeto de Excel

Icono DescripcinUse este icono para visualizar los intervalos con nombre que se usan en un documento de cach de datos.

Use este icono para hacer el mantenimiento de los valores de variable de varias entidades para permitir una actualizacin de contenido automtica.

Herramientas de cierre y almacenamiento

Icono DescripcinUse este icono para guardar los cambios que haya aplicado al documento en el servidor.Use este icono para cerrar el documento sin guardar los cambios en el servidor.

Use este icono para comparar el documento que se muestra con una revisin almacenada en el servidor.

1.6 Manual de instalacin de clienteEl complemento Excel del cliente lo instala normalmente el departamento de TI. Si necesita instalar el cliente en el equipo, consulte el Manual de instalacin de cliente.


1.7 Parmetros de idioma del exploradorEl idioma de SAP Disclosure Management depende del idioma de explorador que haya elegido para que se muestren las pginas.

1.7.1 Cambiar el idioma de visualizacin en Internet Explorer 81. Abra Internet Explorer 8 o 9 y haga clic en Herramientas Opciones de Internet .2. En el cuadro de dilogo Opciones de Internet, en la fichaGeneral, haga clic en Idiomas.3. En el cuadro de dilogo Preferencias de idioma, haga clic en Agregar.4. En el cuadro de dilogo Agregar idioma, seleccione el idioma que desea usar.5. Haga clic en Aceptar para confirmar la seleccin.6. En el cuadro de dilogo Preferencias de idioma, seleccione el nuevo idioma.7. Haga clic en Subir tantas veces como sea necesario para mover el idioma al primer puesto de la lista.8. Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Internet.10. Pulse F5 para actualizar la pgina web.

El contenido de SAP Disclosure Management se muestra ahora en el idioma seleccionado.

1.8 Configuracin de Disclosure Management en una aplicacin de Microsoft Office Puede aplicar algunas configuraciones especficas a los parmetros de cliente de SAP Disclosure Management. La configuracin afecta a los temas siguientes: Idioma: puede seleccionar un idioma. Este valor solo sirve para el men de SAP Disclosure Management. Registro de acciones: puede guardar todas las acciones de su sesin de Microsoft Office en un archivo de

registro de acciones. El registro de acciones ayuda a comprender los errores que han tenido lugar durante la sesin.

Comn: puede permitir varias conexiones con un sistema SAP BW y aceptar la configuracin predeterminada de que siempre se inicialicen variables idnticas con el ltimo valor usado.

Plantilla de Word: si trabaja con orgenes de datos locales, necesita determinar la ruta a la plantilla de Word local para los formatos de tabla.


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1.8.1 Inicio de Disclosure Management en una aplicacin de Microsoft Office1. Inicie una aplicacin de Microsoft Office directamente o abra un documento para editarlo en el servidor de

SAP Disclosure Management.2. Asegrese de que el sistema muestre la cinta de Disclosure Management o el elemento de men.

Si no aparece el elemento, tiene que activar el complemento COM en la aplicacin.3. En la cinta o el men de Disclosure Management, haga clic en Iniciar.

El sistema agrega ms opciones a la barra de herramientas de Disclosure Management.

1.8.2 Establecimiento del idioma del men de complementos1. En una aplicacin de Microsoft Office, seleccione Configuracin en la barra de herramientas de Disclosure

Management.2. En el cuadro de dilogo Configuracin, seleccione Idioma.3. Seleccione un idioma.4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Configuracin.

En un cuadro de dilogo se le recuerda que tiene que reiniciar la aplicacin de Microsoft Office para que se aplique la configuracin.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de informacin.6. Cierre y reinicie la aplicacin.7. En el cuadro de dilogo Est seguro?, seleccione el botn de opcin Descartar cambios si no ha aplicado

ningn cambio al documento y no quiere crear una revisin.8. Haga clic en Aceptar para continuar.9. Haga clic en S para confirmar que quiere descartar los cambios.10. Cierre la aplicacin de Microsoft.

La prxima vez que efecte el check out de un documento para editarlo, el sistema mostrar el men de SAP Disclosure Management en el idioma seleccionado.

1.8.3 Almacenamiento de acciones de cliente en un archivo de registro1. En una aplicacin de Microsoft Office, haga clic en Configuracin en la barra de herramientas de Disclosure

Management.2. En el cuadro de dilogo Configuracin, seleccione Registroacciones.

Aparece la configuracin del registro de acciones.3. Haga clic en Guardar para almacenar el archivo en el equipo o una unidad de red.4. En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a la ubicacin en la que quiera almacenar el archivo.5. Haga clic en Guardar.6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Configuracin.


El sistema registrar todas las acciones que ejecute en una sesin y las escribir en el archivo de registro de acciones.

1.8.4 Configurar los parmetros de conexin de orgenes de datos1. En una aplicacin de Microsoft Office, haga clic en Configuracin de la barra de herramientas de Disclosure

Management.2. En el cuadro de dilogo Configuracin, seleccione Comn.

El sistema muestra los parmetros comunes. La configuracin de la primera casilla est relacionada con la gestin de orgenes de datos de SAP BW; la segunda, con la configuracin predeterminada de las variables.

3. Realice una de las siguientes acciones, si es necesario: Si elimina la seleccin de la casilla Activar conexiones paralelas con SAP BW, SAP Disclosure

Management permite conectar una vez con un origen de datos de SAP BW. Si elimina la seleccin de la casilla Unificar las variables, SAP Disclosure Management no propondr los

valores usados por ltima vez en variables idnticas.4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Configuracin.

1.8.5 Definicin de la ruta a la plantilla de tablas de Word localPara definir la ruta al archivo WordTableDef.doc local:1. Efecte el check out del captulo que quiera editar en Word y bralo.2. Inicie el complemento SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Configuracin en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de dilogo Configuracin, seleccione Tabla de Word.

El sistema muestra la ruta real predeterminada del archivo de plantilla de tablas.5. Vaya a la ubicacin en la que quiera almacenar el archivo de plantilla de tablas en el equipo.6. Haga clic en Aceptar para aplicar la ruta y cierre el cuadro de dilogo Buscar carpeta.7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Configuracin.


Ayuda general

2 Ayuda de editores

2.1 IntroduccinLa Gua del editor es para los usuarios que cuentan con la funcin de Editor estndar o una funcin personalizada con derechos de acceso y funciones similares. El Editor estndar edita principalmente el contenido de los documentos de contenido en una aplicacinMicrosoft Office.Sin embargo, el Editor estndar tiene acceso a muy pocas funciones de SAP Disclosure Management relacionadas con la edicin de documentos o la ejecucin de actividades de flujo de trabajo.

2.2 Documentos de captulo en el portal de Disclosure ManagementUn documento de SAP Disclosure Management se considera un documento consolidado en el informe, y un documento individual, en el captulo. La estructura de informe, incluidos los captulos, la configura un usuario con derechos de gestor estndar en SAP Disclosure Management. El gestor estndar tambin asigna flujos de trabajo a informes y, en caso necesario, a captulos nicos, y comienza el flujo de trabajo para permitir la edicin de los documentos adjuntos. Los gestores estndar no editan normalmente los documentos, los aprueban o los rechazan.El editor estndar, o usuario con derechos de edicin, asigna el documento al captulo y edita el documento. El editor estndar no puede cambiar la estructura de un informe.Tanto el editor estndar como el gestor estndar son responsables del progreso del flujo de trabajo y de ejecutar las actividades apropiadas cuando se necesiten. Por ejemplo, el editor estndar necesita ejecutar la actividad inicial para indicar que la edicin del documento ha comenzado. La actividad inicial cambia el estado del flujo de trabajo a Captulos en curso.

Captulos vinculados a datos

Los captulos vinculados a datos solo pueden gestionarse en el informe al que pertenecer originariamente. Si el editor de un informe tiene los derechos de editar objetos en el informe que almacena el documento original, el usuario puede explorar dicho documento original. Si el usuario no tiene derechos de edicin en el informe, el documento vinculado solo puede mostrarse como solo lectura.En el portal de SAP Disclosure Management, las fichas Cabina y General muestran el informe y sus captulos y permiten abrir artculos para su edicin. Cuando se selecciona un perodo y un informe en la ficha General, aparece un segundo nivel de fichas: Cargar: en esta ficha puede cargar un documento. Actualizacin de contenido: en esta ficha puede actualizar el contenido de un captulo desde el servidor. Revisiones: en esta ficha puede encontrar una lista de las revisiones de documentos.

Ayuda de usuarioAyuda de editores 2014 SAP AG o una filial de SAP. Reservados todos los derechos. 33

Historial: en esta ficha puede encontrar el historial de un documento de captulo. Configuracin: en esta ficha, puede encontrar los parmetros para la salida del documento en el nivel del

captulo. Flujo de trabajo: en esta ficha puede encontrar los detalles del flujo de trabajo: El editor estndar solo puede

ver la configuracin. Condiciones del flujo de trabajo: en esta ficha puede ver los detalles de las condiciones de actividad. El editor

estndar solo puede ver la configuracin. Permisos: en esta ficha puede ver los permisos locales y globales concedidos para el captulo. El editor

estndar solo puede ver la configuracin.

2.2.1 Seleccionar un captulo o informe en la ficha General

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el objeto en la estructura de informes que desea editar.3. Seleccione Editar.

2.2.2 Abrir un captulo vinculado a datos para su edicin desde la ficha General

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione un captulo vinculado para editarlo.3. En la seccin Detalles, haga clic en la flecha de expansin ( ) situada junto al campo Tipo de captulo.4. Haga clic en el vnculo Abrir captulo para acceder al informe que guarda el documento original.El sistema abre una nueva ventana y muestra la vista Cabina del otro informe. Se selecciona el captulo vinculado.

2.2.3 Editar documentos de captulo

Los documentos del captulo se editan principalmente en aplicaciones de Microsoft Office. Sin embargo, el portal de SAP Disclosure Management ofrece las funciones de edicin siguientes para documentos en el nivel de captulo.1. En lugar de crear un documento desde cero, puede crear un documento nuevo a partir de un documento

existente.2. En vez de actualizar el contenido vinculado a datos de un documento de un captulo en la aplicacin de

Microsoft Office, puede ejecutar la actualizacin de contenido directamente desde el portal.


Ayuda de editores

2.2.3.1 Carga de un documento en un captuloRequisitos previos: El captulo no est descargado. El captulo no se ha aprobado. El flujo de trabajo se ha iniciado.Al cargar un archivo existente, se crea una nueva revisin; el archivo cargado se guarda como la versin ms reciente del captulo y los datos guardados anteriormente dejan de mostrarse, aunque estn disponibles en las revisiones.Los tipos de archivo permitidos para cargar estn limitados por el tipo de informe y de captulo. Los tipos disponibles se listan debajo del campo de carga.Para cargar un documento:1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En a ficha General, en el rbol de informes, seleccione el captulo en el que desea cargar el archivo.3. En la ficha Cargar, haga clic en Examinar para desplazarse al archivo que va a cargarse.4. Haga doble clic en el archivo.

El directorio del archivo se introduce en el campo Archivo.5. Introduzca un comentario, si es necesario.6. Haga clic en Agregar documento.

El sistema muestra un mensaje informativo que anuncia que el archivo se ha cargado correctamente.7. Haga clic en la ficha General para comprobar el archivo.8. Para revisar el documento, haga clic en Vista para mostrar el archivo cargado.El sistema inicia la aplicacin de Microsoft Office pertinente para mostrar el documento.


Seleccionar un captulo o informe en la ficha General [pgina 34]

2.2.3.2 Actualizacin de contenido vinculado a datosRequisitos previos: El contenido debe vincularse a uno de los siguientes orgenes de datos: SAP BW, servidor SQL o cach de

datos de SAP Disclosure Management. Para aplicar cambios a los datos extrados de un sistema externo o si un captulo necesita datos de orgenes

de datos internos y externos, la conexin a travs de la cach es obligatoria. Los archivos siguientes tienen que cargarse en el servidor (por el administrador del sistema): config20.xml,

BIP_WordTableDef.doc y BIP_WordTableTagging.xml. Necesita acceso al origen de datos.


SAP Disclosure Management le permite actualizar los datos cuantitativos vinculados extrados de las bases de datos directamente del portal mientras el documento est cerrado en el segundo plano.

RestriccinLa actualizacin de contenido no admite todas las frmulas de Excel. Vea a continuacin una lista de las frmulas admitidas.

Para actualizar contenido vinculado:1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.

Los detalles del nivel se muestran en el rea de trabajo.3. Haga clic en la ficha Actualizacin de contenido.

El sistema muestra todos los Briefing Books usados para crear un vnculo de datos con el contenido.4. Haga clic en Iniciar actualizacin.5. En el cuadro de dilogo Conectarse a XXXX (donde XXXX es el nombre del origen de datos), conctese al

origen de datos.6. Haga clic en Conectar.

El sistema se conecta al origen de datos y actualiza el contenido vinculado. El sistema muestra un mensaje informativo que anuncia que la actualizacin de contenido se ha ejecutado correctamente.

7. Para mostrar el protocolo del proceso de actualizacin, haga clic en el vnculo Ver protocolo del mensaje informativo.

8. Para mostrar las variables usadas en las consultas, haga clic en el vnculo Mostrar variables.9. Para mostrar los cambios realizados en los datos antes y despus de la actualizacin, haga clic en Mostrar

los cambios.

NotaSolo disponible en el nivel de captulo.


Seleccionar un captulo o informe en la ficha General [pgina 34]

2.2.3.3 Editar un parmetro preconfigurado SAP BusinessObjects Disclosure Management implementa parmetros preconfigurados para tipos de informe. El sistema aplica los parmetros por separado al informe y a los captulos. Los parmetros no se heredan del nivel de informe al de captulo, y se les tiene que hacer el mantenimiento para cada nivel.

RecuerdeLa configuracin a nivel de captulo invalida la del nivel de informe.


Ayuda de editores

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o captulo.3. Seleccione la ficha Configuracin.

En la ficha Configuracin, aparece una lista de parmetros preconfigurados. El tipo de parmetros depende del tipo de informe y de sus tipos de salida (Word, PDF, Excel, XBRL o PowerPoint).

4. Actualice los parmetros segn sea necesario.

NotaPara aplicar otra plantilla para un tipo de salida, introduzca el nombre de archivo, incluida la extensin, de la plantilla necesaria en el campo Nombre de plantilla.

5. Haga clic en Guardar para confirmar los cambios.

2.2.3.4 Seguimiento de los cambios de un documentoCualquier cambio en el contenido de un documento se considera una revisin, si el cambio consiste en la modificacin de datos existentes o en la adicin de datos, ya sean cualitativos o cuantitativos.Puede mostrar y descargar revisiones seleccionadas, as como restaurar estados de documento especficos en el sistema para su uso con la edicin de documentos. Adems de una comparacin de revisiones en SAP Disclosure Management, tambin puede comparar documentos almacenados con documentos externos.Para reconocer fcilmente una versin sin tener que abrir el documento, se aconseja usar el campo de comentario al guardar los cambios realizados al documento, ya que el comentario aparece en la lista de revisiones.

NotaEl cambio de estado de un paso del flujo de trabajo, como iniciar un trabajo o aprobar un documento, no es una revisin y no aparece en la lista de revisiones. Sin embargo, no aparece en el historial de informes.

La lista de revisiones est compuesta por las siguientes columnas: Revisin: muestra el nmero de revisin. Tamao: muestra el tamao de documento en kbytes. Accin: muestra la accin que cambi el contenido del documento y contribuy a la creacin de la revisin. Usuario: muestra el usuario que ejecut la accin. Fecha: muestra la fecha en la que se cre la revisin. Comentario: muestra el comentario que ha dejado el usuario al ejecutar la accin.

2.2.3.4.1 Visualizacin de la revisin de un informe o un captulo1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.


2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisin que se va a visualizarse.4. Haga clic en Ver.El documento aparece en una ventana nueva aparte.

2.2.3.4.2 Descargar una revisin de un captulo o informe1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisin que desee descargar y haga clic en Descargar.4. En el cuadro de dilogo Descargar, haga clic en Guardar.5. En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a la ubicacin en la que desee guardar el documento. Cambie el

nombre del archivo, si corresponde.6. Para guardar el archivo, haga clic en Guardar.

2.2.3.4.3 Comparacin de revisiones de un informe o un captulo1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisin con la que desea comparar la ltima versin del documento.4. Haga clic en Mostrar los cambios.

El sistema abre y fusiona las dos revisiones en un documento de comparacin en la aplicacin de Microsoft Office pertinente. Los cambios se resaltan en Excel o se indican con comentarios en Word.

5. Examine los comentarios de la comparacin. Si es necesario puede guardar el documento de comparacin en una ubicacin del PC o del servidor.

2.2.3.4.4 Restauracin de una revisin de un informe o un captulo1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisin que desea restaurar.4. En el cuadro de dilogo Confirmar, haga clic en Aceptar para restaurar la revisin.El sistema restaura la versin de la revisin seleccionada como la ltima revisin del documento. El documento creado automticamente indica la versin restaurada.


Ayuda de editores

2.2.3.4.5 Comparar un informe con un archivo externo1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisin que quiera comparar con un archivo externo.4. Para desplazarse a un archivo externo, haga clic en Buscar.5. Haga doble clic en el archivo.

La ruta del archivo se introduce en el campo Archivo.6. Seleccione un Tipo de informe:

Seleccione Consolidado si desea integrar el contenido de ambos archivos. Seleccione En paralelo si desea comparar los documentos en paralelo en la aplicacin correspondiente.

7. Haga clic en Comparar archivos.

2.2.4 Actividades de informe y de captulo en documentos Para completar un flujo de trabajo, el usuario debe llevar a cabo varios pasos en los captulos y los informes. Los pasos se controlan mediante actividades que el usuario aplica al documento, primero en el captulo y despus en el informe consolidado. El sistema solo muestra las actividades a las que el usuario conectado tiene acceso.

RestriccinLas actividades no se ejecutan en los captulos vinculados a datos.

Esta seccin explica cmo manejar las actividades basadas en el flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado. Los flujos de trabajo especficos del cliente pueden usar diferentes actividades, pero siempre tienen que ser actividades de inicio y de fin para la fase de edicin del documento y la aprobacin o rechazo de un documento.

Comentarios en actividades

Al disear un flujo de trabajo, puede requerir que los usuarios que ejecutan las actividades expliquen el motivo de su eleccin. Esto es de utilidad para el propietario del paso posterior.

Notificacin de correo electrnico

La configuracin del sistema puede decidir que el sistema enve notificaciones de correo electrnico a los propietarios de los pasos del flujo de trabajo. La configuracin predeterminada es que no se enven correos electrnicos. Si la notificacin de correo electrnico se define como opcional, el sistema muestra un cuadro de dilogo que solicita la confirmacin. Si la notificacin de correo electrnico es obligatoria, el sistema enva automticamente la notificacin de correo electrnico.


Derechos de actividad

La capacidad de ejecutar una actividad depende de varios factores: Los permisos de usuario globales que no son especficos del informe o del captulo. Los permisos de usuario locales que son especficos del informe o del captulo. Las condiciones globales configuran la ejecucin de las actividades del flujo de trabajo. Las condiciones locales configuran la ejecucin de las actividades del captulo.

Flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado

Las actividades del flujo de trabajo del principio de cuatro ojos son: Iniciar trabajo: el captulo o el informe estn listos para editar. La definicin de la actividad de inicio antes de la

edicin de un documento es importante porque crea el estado de flujo de trabajo correcto. Finalizar: el documento se ha finalizado y est a la espera de la aprobacin. Aprobar: el gestor o el aprobador aprueba un captulo o informe finalizado. Rechazar: el gestor o el aprobador indica que el editor debe revisar el documento. El sistema solicita la

introduccin de un comentario. Reabrir: el editor puede volver a definir el estado del paso como Abrir mientras la actividad de Finalizar no se

haya ejecutado. Los aprobadores pueden volver a definir el estado de paso como Abrir si han rechazado un documento por error. El editor selecciona esta actividad para un captulo o informe rechazado para indicar que est revisado el documento. Mientras la edicin de un informe no se haya iniciado, un captulo aprobado puede reabrirse para su edicin. El documento se define de nuevo con el estado Abrir. El sistema solicita la introduccin de un comentario.

2.2.4.1 Inicio y finalizacin de un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.3. Seleccione una de las actividades posibles en el panel Flujo de trabajo:

Haga clic en Iniciar trabajo para editar el documento. Haga clic en Finalizar para concluir la edicin.

2.2.4.2 Restablecimiento de un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.


Ayuda de editores

3. En el panel Flujo de trabajo, seleccione una de las actividades posibles.4. Seleccione el vnculo Restablecer.El sistema define de nuevo el estado del paso como Abierto.

2.2.4.3 Aprobar un captulo o un informe en un flujo de trabajo de principio de 4 ojos 1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el captulo en el rbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo en SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione Aprobar.

NotaSi el nivel de informe no est abierto para editarse, puede usar la actividad Reabrir.

El estado de paso cambia a Aprobado.

2.2.4.4 Rechazar un captulo o informe en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos 1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o captulo en el rbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo del informe o captulo, haga clic en el hipervnculo Rechazar para aplicar esta

accin en el documento y devolverlo al autor.4. En el cuadro de dilogo Agregar comentario, indique las causas de haber rechazado el documento.5. Haga clic en Aceptar. El estado actual del paso cambia a Rechazado.

2.2.4.5 Volver a abrir un informe o captulo en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos 1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o captulo en el rbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo, haga clic en el hipervnculo Reabrir.4. En el cuadro de dilogo Agregar comentario, explique por qu ha vuelto a abrir el documento.5. Haga clic en Aceptar.El sistema vuelve a establecer el estado Abierto.


2.2.5 Mostrar informes y captulos y sus detallesEn SAP Disclosure Management, existen varias formas de ver documentos y su informacin: Puede ver documentos en distintos formatos, como HTML y PDF. Puede obtener una presentacin preliminar del historial y el flujo de trabajo asignado de un documento. El historial del documento almacena todas las acciones que se han realizado en l.


Seguimiento de los cambios de un documento [pgina 37]

2.2.5.1 Vista previa de un documento en un formato externo 1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o captulo en el rbol de informes.3. En la seccin Tipos de presentacin preliminar disponibles, seleccione una opcin de presentacin preliminar:

Haga clic en Mostrar la presentacin preliminar con Word para que aparezca un documento de Word. Haga clic en Mostrar la presentacin preliminar con PDF para que aparezca un documento de PDF. Haga clic en Mostrar la presentacin preliminar con Word2HTML para que aparezca un documento

HTML. Haga clic en Mostrar la presentacin preliminar con XBRL para que aparezca un documento XBRL.

4. Si el captulo seleccionado tiene subcaptulos, seleccione una de las opciones siguientes en el cuadro de dilogo Presentacin preliminar: Para que se muestre la presentacin preliminar de un documento en la que solo aparezca el contenido del

nivel seleccionado, elija Solo el captulo actual. Para que se muestre la presentacin preliminar de un documento en la que aparezca el contenido del

captulo y los subcaptulos seleccionados, elija Con subcaptulos.5. Haga clic en Aceptar.

El sistema abre una ventana nueva y muestra el documento.6. Haga clic en Cerrar.

2.2.5.2 Vista previa de un captulo o informe con una vista incrustada 1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o captulo en el rbol de informes.3. Haga clic en Mostrar presentacin preliminar, debajo de la seccin Flujo de trabajo.


Ayuda de editores

El sistema muestra una barra de desplazamiento con pequeas presentaciones preliminares de las pginas del documento. Puede usar las barras que hay en el lado izquierdo y derecho de la barra para desplazarse por el documento.

4. Haga clic en la imagen de una presentacin preliminar de la barra para que se maximice la pgina.El sistema abre una ventana emergente para mostrar la pgina.

2.2.5.3 Visualizacin del historial de un documento Para cada documento, puede visualizar un historial en el que se muestren todas las acciones que se hayan ejecutado en el documento de forma independiente, sin tener en cuenta si se ha modificado el documento durante la accin. Puede hacer un seguimiento de los cambios en el documento a travs de las revisiones del documento.1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Perodo y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el nivel necesario (informe/captulo) en el rbol de informes. Los detalles del

nivel aparecen en el rea de trabajo.3. Haga clic en la ficha Historial.

En la ficha Historial se enumeran todas las acciones que se han ejecutado en las diferentes revisiones del documento en las columnas siguientes:Columna DescripcinRevisin Muestra el nmero de revisin.Accin Mue

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