Una Biblioteca Virtual Nace o Se Hace

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BibVirtualChile, Talavera, p. 1

VIII Conferencia Internacional de Bibliotecología “Biblioteca Digital: Perspectivas, Experiencias y Oportunidades"Santiago de Chile, 24-26 octubre 2001

UNA BIBLIOTECA VIRTUAL: NACE O SE HACE?Ana María Talavera Ibarra

Profesora de Bibliotecología y Ciencia de la InformaciónPontificia Universidad Católica del Perú

Abstract:

En la última década, hemos sido testigos de grandes avances en la tecnología de las telecomunicaciones, eldesarrollo de la World Wide Web (WWW), y la aparición de cada vez más información en formato digital, los que,aunados a la madurez en los sistemas de automatización de bibliotecas y los catálogos en línea (OPACs), han

proporcionado las bases para la creación de servicios de información especializados como las actuales bibliotecasvirtuales. En distintas partes del mundo aparecen a diario bibliotecas virtuales en una gran diversidad de temas; sinembargo casi no se cuenta con literatura especializada que oriente el desarrollo de dichas bibliotecas. Este trabajo

intenta presentar de manera práctica y basado en la experiencia, la metodología seguida por la autora para lacreación de una biblioteca virtual que realmente responda a los intereses de los usuarios. Abordará inicialmente la

problemática de la definición de una biblioteca virtual, debido a la diversidad de términos, con diferentesconnotaciones entre sí, que se utilizan para nombrar este concepto. Para efectos de este trabajo y para nombrar las experiencias que se presentan, se ha decidido utilizar el término biblioteca virtual. Entendida ésta como unambiente electrónico en donde convergen documentos digitales de todo tipo (texto, imagen, audio, objetostridimensionales, etc.) que están disponibles en diversos lugares remotos, pueden ser consultados desde diversos

puntos geográficos a través de las redes de telecomunicaciones, y ofrecen entornos de investigación y generaciónde conocimiento, facilitando la interacción entre usuarios con un interés temático definido.La parte principal del trabajo ofrece una descripción de las experiencias realizadas por la autora en la creación deuna biblioteca virtual. Se abordan aspectos de planificación, metodología, y consideraciones prácticas a tomar encuenta en el desarrollo y puesta en marcha de una biblioteca virtual. El título del trabajo nos lleva a presentar dosexperiencias concretas, una de ellas en que la biblioteca virtual "nace" y la otra en la que se "hace". Es decir, en la

primera, se comienza el proyecto como una iniciativa de una institución que no tiene una biblioteca "física" o clásica,

mientras que en la otra, el proyecto toma como base una biblioteca real existente que va adaptando y convirtiendosus colecciones y servicios a los requerimientos de la biblioteca virtual que se pretende crear.

Introducción

Estamos viviendo en una era de explosión de información, que desde la creación de documentosen formato digital, y en especial desde la aparición de la World Wide Web (WWW), hansignificado un enorme reto para el profesional de la información, no sólo en el acopio yorganización de esa información para ponerla al servicio de los usuarios, sino especialmente endiseñar métodos de acceso rápidos y sencillos para recuperar la información requerida en el

momento preciso.Algunos intentos para facilitar el acceso y recuperación en los últimos años, han sido losllamados “portales” (gateways en inglés), que en realidad son directorios de enlaceshipertextuales, que agrupan páginas Web sobre un determinado tema y que tienen la intenciónde facilitar el acceso (o la "navegación") a la información. Algunos otros intentos han sido, por ejemplo, el de clasificar las páginas Web con el sistema Dewey (i.e. CyberDewey), o crear unadescripción simplificada de los objetos digitales a través de los metadatos, o facilitar el acceso avarios catálogos usando protocolos como el Z39.50, sin embargo, hasta ahora no se ha logradouna eficiente recuperación del material existente.




Una de las formas de facilitar el acceso a la información, ha sido a través de las llamadas“bibliotecas virtuales”, es decir, una biblioteca, en la que los recursos bibliográficos no están presentes en un espacio físico delimitado –al que normalmente conocemos como biblioteca---sino que dichos recursos pueden estar presentes en cualquier lugar del ciberespacio y que

ofrece además de los servicios tradicionales de una biblioteca, posibilidad de consultar losdocumentos en formato digital, y acceder a diversos documentos desde lugares remotos.Ofrece igualmente posibilidades de interacción entre los usuarios y la institución que ofrece esteservicio. De hecho las bibliotecas virtuales se actualizan en la mayoría de los casos, gracias alaporte y comunicación con sus usuarios.

La intención de este trabajo, es presentar consideraciones de carácter metodológicorelacionadas con la planificación y puesta en marcha de una biblioteca virtual. Basada en dosexperiencias concretas, se intenta demostrar dos casos, uno de una biblioteca virtual que nace yotro que se hace.

Definiciones básicas: Biblioteca Virtual, digital, electrónica, etc.

No existe en la actualidad un concepto claro de lo que es una biblioteca virtual. Existe en laliteratura varias definiciones de términos tales como bibliotecas electrónicas, bibliotecas digitales, bibliotecas virtuales, bibliotecas híbridas, etc. Es mayor el problema al no saber si son casisinónimos, si se refieren a lo mismo, o si son conceptos diferentes. Por lo tanto, pasaremos atratar de definir estos términos.

En 1993 K. Gapen definía a la biblioteca virtual como “el concepto de acceso remoto al contenidoy servicios de bibliotecas y otras fuentes de información, combinando una colección local demateriales actuales y bastante usados--tanto impresos como en forma electrónica--con una red

electrónica que provee acceso a la información, y la distribuye desde cualquier información yfuentes de nivel mundial externa y comercial.”

Wahlde y Schiller (1993) coinciden en definir a la biblioteca virtual como aquella “biblioteca delsiglo XXI en que las tecnologías de computadoras y de telecomunicaciones hacen posible elacceso a una amplia gama de recursos de información”. Para Marchinioni (2000), las bibliotecasvirtuales son extensiones de las bibliotecas físicas y son originadas por el matrimonio de lasmisiones, técnicas y cultura de las bibliotecas físicas con las capacidades y culturas de lacomputación y las telecomunicaciones. Harley (citado por Wahlde y Schiller 1993) dice: la biblioteca virtual es aquella “en la que el usuario tiene la ilusión de acceso a una colección deinformación más grande de la que está presente, de una manera inmediata y simultánea” ...

"tiene acceso al universo del conocimiento, sin demora y en su escritorio.” .

Mientras muchos creen que una biblioteca virtual, es simplemente una biblioteca que poseedocumentos electrónicos, o que toda su colección es electrónica, y se abocan a digitalizar ladocumentación impresa, otros van más allá y definen a la biblioteca virtual en todo su contexto.La Digital Library Federation (DLF), considera que la biblioteca virtual contiene diversos tipos demateriales, los que unidos a otros recursos digitales y con la tecnología apropiada, permiten alusuario acceder a la información en forma transparente. Consideran que su meta es el accesouniversal a los servicios de información, y especialmente al documento (u objetos digitales)completo y no a la representación de los mismos. (en Watstein, Calarco y Ghaphery, 1999).




Términos como el de biblioteca digital y biblioteca electrónica sonusados indistintamente comosinónimos, sin embargo, para Hípola, Vargas-Quesada y Senso

(2000), el concepto de biblioteca digital implica el uso de las telecomunicaciones, es decir,el acceso a la informaciónen “forma remota e independiente del lugar y número deconexiones”. Mientras que en las

bibliotecas electrónicas, se ofrece mayoritariamente información enformato electrónico, a

menudo ubicados en un solo lugar físico.

De la misma forma, se utiliza con mucha frecuencia los términos bibliotecas digitales y bibliotecas virtuales, para referirse a un mismo concepto, cuando noson exactamente iguales.Para efectos de este trabajo y acorde con varios autores, el término

"biblioteca virtual" se refierea un ambiente digital en donde se acopia, almacena y organizainformación en formato digital dediverso tipo (texto, audio, video, etc.), disponible en diferenteslugares remotos y que gracias alas facilidades de las telecomunicaciones, puede ser consultada desdecualquier lugar del

mundo. Estas bibliotecas ofrecen un número de servicios quesuplementan a los ofrecidos por las bibliotecas tradicionales, y que están especialmente dirigidos a laabsolución de consultasconcretas y a crear entornos de trabajo, investigación y generación denuevo conocimiento entrelos usuarios que las consultan.

Con este concepto nos adherimos plenamente a la definición de la profesora de la UniversitatOberta de Catalunya, Dora Pérez (2000), quien concluye diciendo:

"Entendemos como biblioteca digital aquella que contiene elementosdigitalizados, es decir,contenidos completos de todo tipo, que incluso, a veces tienen una formacambiante a causa desu constante actualización (...) ; y como biblioteca virtual, aquella que da un

valor añadido a la biblioteca digital complementándola con servicios bibliotecarios ydocumentales, en los cualesinterviene, de forma constante el elemento humano, que ayuda ycomplementa la acción delusuario, dándole estos servicios de forma virtual (a distancia), y queaprovecha la respuestavirtual de los usuarios para organizar la información y los contenidos que éste

necesita, o paradarle las herramientas necesarias para obtener información" ([email protected],acceso 12agosto 2000)

Por otro lado, hay una tendencia a confundir las bibliotecas virtuales con los portales o gateways,si tuviéramos que delimitar estos conceptos en términos de tamaño de menor a mayor,tendríamos primero a las páginas Web, luego a los portales y finalmente a las bibliotecasvirtuales. En la biblioteca virtual se hace hincapié en los servicios especializados que brinda, elacceso remoto a las colecciones, y su ubicación en diversos puntos del ciberespacio. Mientrasque en la página Web, aunque incluya enlaces a recursos remotos, su objetivo es mostrar loque posee o brinda la institución que la ha creado.

Definida la biblioteca virtual, pasaremos a desarrollar los aspectos de creación y organización dela misma. Como nos recuerda Lloret (1999), es un trabajo de gran envergadura, que implica pensar en diversos aspectos de carácter económico, técnico, administrativo, legal, de seguridad,entre otros. Se requiere primero conocer las necesidades de nuestros usuarios y analizar luegonuestras posibilidades para realizar el trabajo arduo y permanente que significa crear la biblioteca virtual.




REQUERIMIENTOS DE UNA BIBLIOTECA VIRTUAL

Tanto N. Lloret (1999) como Hípola, Vargas-Quesada y Senso

(2000) coinciden en mencionar que hay que tener en claro el trabajo y costos que significan poner enmarcha una bibliotecavirtual, ya sea que la biblioteca exista y por lo tanto hay que realizar el proceso de reconversión ydigitalización, o que la biblioteca "nazca" en cuyo caso hay queconsiderar la adquisición de

documentos digitales para formarla.

De acuerdo a Nuria Lloret (1999), es necesario considerar lossiguientes aspectos para tomar decisiones concretas:

1. Aspectos técnicos, entre los que incluye: la colección (en soporte electrónico odigitalización de las existentes), la tecnología para la digitalización, la capacidad dealmacenamiento del sistema, las necesidades de hardware y software, y los sistemas deseguridad tanto para la información como para el usuario.

2. Aspectos económico-legales, en donde hay que considerar los diversos costos en los quese va a incurrir, como la infraestructura, la digitalización, las suscripciones electrónicas, laactualización del sistema, así como diversas fuentes de financiamiento y la posibilidad deconformar consorcios para compartir gastos. Mientras que en los aspectos legales hay quetomar en cuenta los temas de copyright y derecho de autor, seguridad de la información,acceso libre o pagado?, etc.

3. Aspectos de accesibilidad del usuario, aquí se incluyen consideraciones relacionadas conel diseño de la interfaz del usuario, la normalización de los datos para facilitar surecuperación, la prueba del sistema y opciones de retroalimentación; y la capacitación oautocapacitación del usuario.

Estos requerimientos fueron considerados en la metodología usada por la que suscribe enalgunas experiencias concretas. La metodología considera un

proyecto que se desarrolla enetapas y en donde cada etapa tiene un objetivo específico a cumplir yun producto concreto a

obtener.

METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE UNA BIBLIOTECA VIRTUAL

1. Planificación de la Biblioteca Virtual: Se inicia el proyecto estableciendo con detalle losobjetivos y requerimientos de la biblioteca virtual así como las expectativas de la misma. Esdecir, se requiere la elaboración de un proyecto específico que incorpore requerimientostécnicos, económicos, legales, costos y cronograma; y la preparación de una propuestadetallada con especificaciones de personal, hardware y software necesarios,almacenamiento, procesos, costos, etc., además de características de contenido, estructuray servicios que ofrecerá la biblioteca virtual que se pretende formar. La planificación del proyecto debe comenzar con la selección de un equipo de trabajo conformado tanto por bibliotecólogos como informáticos, que elaboren un diagnóstico de la realidad y preparenuna propuesta en base a esos.




2. Puesta en marcha de la Biblioteca Virtual: En esta etapa se delimitarán característicasespecíficas de la biblioteca virtual, como la estructura, contenidos, servicios a ofrecer,interfaces de acceso y búsqueda, etc. además de señalar los procesos concretos a realizar

para poner en marcha la biblioteca virtual. Entre estos procesos se cuentan los de desarrollode colecciones (selección, adquisición de material), digitalización, procesamiento técnico(indización), adecuación de material existente, así como servicios específicos de búsqueda bibliográfica, préstamo interbibliotecario, diseminación selectiva, etc. Es probablemente laetapa que ocupará la mayor parte del tiempo previsto en el cronograma, especialmente en elcaso de una biblioteca virtual que se "hace", pues existe material bibliográfico, bases dedatos, servicios, etc. físicos o tangibles que deberán de adaptarse a los requerimientos de la biblioteca virtual.

3. Lanzamiento y Mantenimiento de la Biblioteca Virtual: Esta última parte del proyecto, seconcentra en los aspectos externos y el desarrollo futuro de la biblioteca virtual. Es decir, laetapa del diseño o forma de la biblioteca virtual, incluyendo apariencia interna y externa de

las pantallas, texto, imágenes, etc. Igualmente se crearán los formatos que el usuarionecesitará para solicitar los servicios que ofrece la biblioteca, así como facilidades decapacitación o autocapacitación, a fin de que el usuario obtenga el mejor provecho de ella.Con relación al mantenimiento, se recomienda continuar con el equipo de trabajoinicialmente considerado para el proyecto, incorporando adicionalmente artistas gráficos, publicistas, psicólogos, referencistas y otro personal que se requiera, tanto para el diseñocomo para la actualización y creación de nuevos servicios en la biblioteca virtual. Seránecesario contar igualmente con mecanismos de retroalimentación que permitanmodificaciones acordes con los requerimientos de los usuarios. Es conveniente unaencuesta u otro medio formal de evaluación inmediatamente después del lanzamiento de la biblioteca virtual y otro medio permanente de evaluación y comentarios que aseguren un

mantenimiento adecuado de la misma.

Pasaremos a continuación a la descripción de las dos experienciasmencionadas.EXPERIENCIAS:

CASO A: Una biblioteca virtual que nace:

Este caso se refiere a un trabajo en equipo realizado por un grupo de estudiantes deBibliotecología de la Pontificia Universidad Católica del Perú. El objetivo principal era cumplir con un trabajo de curso, bajo las directivas de la que suscribe, aunque posteriormente fue

tomado como un proyecto que se espera que pronto pueda ser puesto en marcha. No seconsideran todas las etapas mencionadas en la metodología, al tratarse de un proyecto de cursoy no de una empresa o institución.La temática de esta biblioteca virtual es la de Bibliotecología y Ciencia de la Información, en ellase han considerado temas que normalmente se estudian en las Escuelas de Bibliotecología o sediscuten en diversos eventos profesionales. Está pensada especialmente en las necesidadesdel que practica la profesión y requiere de información moderna y pertinente a su trabajo diario.




A1. PLANIFICACIÓN DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL

Durante el desarrollo del curso se fue proporcionando a los alumnos lecturas apropiadas al temaa desarrollar, así como pequeñas tareas de búsqueda bibliográfica, búsqueda de software, etc.

con el fin de que vayan recopilando información que sería posteriormente sería incluida en la biblioteca virtual a formar. El grupo de trabajo estuvo conformado por 4 alumnos deBibliotecología, e incluyó además un estudiante de informática y uno del área de diseño gráfico.Para hacer el estudio de la realidad, se realizaron entrevistas personales a bibliotecólogos yalumnos de Bibliotecología para averiguar sus necesidades de información, así como lasexpectativas que tenían de una biblioteca virtual en este campo. El objetivo específico erarealizar un proyecto concreto que incorporara aspectos técnicos y de procesos y servicios adesarrollar. Por lo tanto las entrevistas se concentraron en: (i) los contenidos que tendría la biblioteca virtual, (ii) la estructura que se iba a crear, (iii) y los servicios que se ofrecerían en lamisma.

A1.1 Aspectos Técnicos: Algunos de estos aspectos fueron estudiados sin mucho detalle al

tratarse de un trabajo de curso universitario y no de un proyecto empresarial, sin embargo setomaron en consideración varios de los aspectos mencionados por N. Lloret. Se estimaron por ejemplo, las capacidades de almacenamiento que debía tener el servidor así como otro hardwarenecesario. Se pensó un servidor con capacidades aproximadas a 200 gigabytes, expandiblesegún las necesidades de la biblioteca virtual.Con relación a otro hardware necesario, se averiguaron precios de "routers" o ruteadores, ysistemas eficientes de telecomunicaciones, aunque no se llegó al detalle, pues se considera queesta biblioteca virtual estará alojada en una institución que cuente con ese hardware y facilidadesde acceso (posiblemente la propia universidad). Con relación al software, temporalmente seconsideró que podría ser montada sobre bases de datos en WinIsis y específicamente para elacceso a la información en la biblioteca virtual, se desarrollarían formatos HTML, y motores de

búsqueda con SQL.

A1.2 Aspectos legales y de seguridad: Se consideró que debería implementarse sistemas deseguridad como el DOI (digital object identifier) para la copia ilegal de información, aunque seestudiaron otros software de encriptación y autenticación. En el caso del usuario, se ha previstouna seguridad que garantice la identidad de la persona y de los datos que recupera, con unsoftware tipo "firewall", especialmente si se implementa algún servicio pagado, en donde elusuario deba ingresar datos personales.En cuanto a derecho de autor, hay que trabajar detenidamente con las leyes actuales del país ydel extranjero, y solicitar autorización expresa de los autores, tanto para digitalizar losdocumentos (reproducción), como para incluirlos en la biblioteca virtual. En cuanto a las bases

de datos comerciales (en CD-ROM o vía Web), habrá que ampliar las licencias de uso.

A.1.3 Financiamiento: Como se menciona, solamente fueron estimados algunos costos dehardware y software, digitalización y personal para la creación y actualización del sistema. Seestablecieron algunos contactos con el fin de estudiar posibilidades de compartir gastos coninstituciones especializadas en el tema.

A2. PUESTA EN MARCHA DE LA BIBLIOTECA VIRTUALEsta etapa implica desarrollar un conjunto de actividades que llevenal funcionamiento de la

biblioteca virtual previamente propuesta. Los pasos seguidos en estecaso fueron:




A2.1 Contenido: Para determinar el contenido más apropiado, aparte de los resultadosobtenidos en las entrevistas, se consultaron diversas bibliotecas virtuales en el área (en inglés,español, portugués, y japonés). Se encontró por ejemplo, que para la realidad peruana habíamuy poca información disponible sobre proveedores de insumos para bibliotecas (estantes,

etiquetas, máquinas, etc.), así como de software especializado, consultores, cursos y eventos,etc. De la misma manera, para el interesado en estudiar la carrera, tampoco existía un sitio queexplicara los contenidos de la profesión, posibilidades de trabajo y perfeccionamiento en el tema.Se pudo comprobar que existía, por un lado, la necesidad de tener documentos a texto completo, pues las colecciones en bibliotecas reales son bastante limitadas y casi no existe información dela realidad latinoamericana. Por otro lado, existía la necesidad de tener un sitio único donde buscar información referencial, catálogos y directorios de bibliotecas y de profesionales, etc.,aunque esa información está disponible en la Web, no es fácilmente localizable por losinteresados. Se puede apreciar en el anexo 1 el mapa de la biblioteca virtual y los temasconsiderados en el contenido.Se decidió iniciar la biblioteca virtual con información disponible electrónicamente y

posteriormente digitalizar documentación valiosa. Se dará prioridad a documentos en español yespecialmente peruanos, pues éstos no son incluidos en las bases de datos internacionales. Dela misma forma se consideró tener un acápite para los trabajos de curso (de las Escuelas deBibliotecología), resúmenes de tesis, y en los casos en que se obtenga el debido permiso delautor, se incluirían tesis y artículos completos en formato PDF.A2.2 Estructura: Se determinó que la biblioteca virtual debía permitir un acceso directo, rápido ysencillo al contenido siguiendo una estructura jerárquica sistemática. Con ese criterio, la páginainicial lista los temas más importantes de la carrera, como bibliotecas, la profesión, educación, portales, colecciones digitales, referencias, noticias, etc.Dentro de cada sección se siguió un orden lógico, como por ejemplo, dentro de "Educación enBibliotecología", existen subdivisiones a: Escuelas, Cursos y programas y Becas, etc. (ver anexo

1 mapa de la biblioteca virtual).

A2.3 Procesos:

A2.3.1 Desarrollo de colecciones: Se decidió utilizar inicialmente documentos disponibleselectrónicamente, y posteriormente digitalizar impresos publicados en Perú y Latinoamérica, asícomo adquirir bases de datos especializadas con documentos a texto completo. Dentro de estematerial se considera bases de datos en CD-ROM, que incluyen tanto información secundariacomo resúmenes de artículos de revistas o tablas de contenido, como información primaria.Igualmente se iniciará actividades de adquisición cooperativa (consorcio), con otras institucionesen el área, así como cooperación con la base de datos Infobila (México).

A2.3.2 Digitalización: Se consideró que al momento de digitalizar sería conveniente contratar unservicio externo para no incurrir en gastos de equipo y personal a cargo. Tratar que toda ladocumentación original esté en formato PDF para no permitir su modificación. Se considera quese llegará a unos 10,000 documentos digitalizados (incluyendo folletos, ponencias a congresos,artículos en revistas, y otros materiales).

Se dejó de lado el tema de la adecuación del material existente, al no existir una biblioteca física.Sin embargo, se contempló la necesidad de crear acceso temático tanto al material nuevo adigitalizar, como a documentos actualmente disponibles en Web. En este sentido, la sección de"colección digital", incluirá una base de datos para la recuperación temática usando SQL.




Igualmente habrá necesidad de uniformizar los criterios dedescripción y recuperación deinformación, para incluir no sólo información textual, sino también

audio, imágenes y vídeo, conun sistema eficiente de recuperación y una interfaz única.

A2.4 Servicios: Se identificaron como usuarios potenciales a las personas que trabajan oestudian este campo profesional, que va desde las bibliotecas, centrosde información, archivos,

centros de acopio, videotecas, etc. hasta las bases de datos y bibliotecas virtuales. Igualmenteel público en general que se interese por estudiar esta carrera o entrar a laborar en este campo.Inicialmente se ofrecerá el servicio de referencia tanto general comoespecializada para elBibliotecólogo, además de proporcionar la información recopilada

con este fin, como revistaselectrónicas, listas de interés, catálogos, bibliografías, entre otros.Igualmente se tomó ladecisión de dar todos los servicios gratuitos contando con el apoyode una institución que cuentecon los materiales y equipo necesarios. En la medida que se vayadesarrollando la biblioteca, se

establecerán otros servicios especializados y se considerará un pago por ellos.

A3. LANZAMIENTO Y MANTENIMIENTO:

A.3.1 Diseño y acceso: En este punto se trabajó con un publicista ydiseñador para dar a las

páginas una presentación agradable que reflejara el contenido de la biblioteca virtual. Semantuvo una visualización muy sencilla y obvia, para que el usuariono necesite "navegar" por toda la biblioteca para ubicar la información que requiere. En las

páginas interiores se mantuvoel mismo estilo que en la página inicial.En cuanto al acceso, éste es libre y cualquier persona puede ingresar.Se ha previsto uncontador de usuarios y una página de registro con el fin de saber losdatos de las personas queusan el sistema.

A.3.2 Mantenimiento y capacitación: Es necesario tener personalestable queconstantemente esté alimentando de información nueva a la

biblioteca virtual, sino ésta perderíasu valor. Se requiere igualmente ir actualizando el software y elhardware para poder brindar unservicio eficiente. La biblioteca tendrá que ir agregando capacidadde almacenamiento y rapidezde conexión conforme vaya aumentando su contenido, por lo tantorequerirá personal deinformática que se encargue permanentemente de estos aspectos.Será necesario igualmente capacitar a los usuarios sobre la forma deconsultar la bibliotecavirtual, especialmente sobre su contenido, estructura y uso de las

bases de datos. En estesentido, se han previsto ayudas o "tutores" de autocapacitación, asícomo asistencia

personalizada cuando la requieran.

A.3.3 Retroalimentación: La evaluación de la biblioteca virtual debeser un proceso

permanente. A través de la retroalimentación (feedback) por parte delos usuarios se contarácon información relevante sobre sus necesidades y opiniones de la

biblioteca virtual. Este proceso se llevará a cabo en dos etapas, por un lado una encuestainicial, inmediatamente

CASO B: Una biblioteca virtual que se "hace":

En este caso, se trata de un centro de información especializado perteneciente a una entidad para-estatal que se encarga de proporcionar información en las áreas de industria y comercio.




Su interés por crear una biblioteca virtual, es justamente el de proporcionar informaciónespecializada a los clientes internos y externos de la institución. Se pensó especialmente enaquellos clientes considerados público objetivo de la institución, como son: las empresasindustriales, universidades y en general todas las empresas que deben usan las normas de

fabricación, así como el público en general que debe hacer respetar sus derechos comoconsumidores de esos productos.La institución cuenta actualmente con una página Web en Internet que proporciona informacióngeneral sobre sus objetivos, misión, dependencias, servicios, etc.; así como una página enIntranet que responde a las necesidades de los usuarios internos, y que permite acceder alegislación, documentos texto completo, documentos internos, etc. Igualmente desde la Intranetse puede hacer uso de algunos de los servicios del Centro de Información (CI), incluyendo el pedido de préstamo, aunque los catálogos están disponibles en Internet.Este proyecto, aunque liderado por el CI, intenta dar una organización coherente y transparentede toda la información que maneja la institución, tanto generada por ellos como la que reciben deterceros. Se desea especialmente brindar posibilidades a los clientes y público en general, de

consultar electrónicamente información específica, sobre expedientes o contar con informaciónsuplementaria para presentar sus trámites o solicitudes de registro, o conocer datos deempresas similares, etc. Sin embargo, se seguirá manteniendo la biblioteca (o CI) real que serála base de la biblioteca virtual a crear y el proveedor de constante de documentación y servicios,conformándose así lo que se denomina una biblioteca "híbrida".B1. PLANIFICACIÓN DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL

Al estar el CI directamente involucrado en el desarrollo del proyecto, su jefe y el personal profesional, son miembros del equipo de trabajo de la biblioteca virtual. Aparte del personalestable, se trabajó con una consultora quien desarrolló el proyecto que acá se detalla, y unaespecialista en informática, que se está encargando de la digitalización, almacenamiento,

creación de formatos HTML entre otros. Se prevé la inclusión de otra persona de informática para ir alimentando la biblioteca.El estudio de la realidad se llevó a cabo con bastante detalle, en dos etapas claramentedefinidas: clientes internos y clientes externos. El objetivo no era sólo saber sus necesidades deinformación, sino conocer el flujo de información dentro de la institución, de tal forma de poder organizar la información existente e incluirla en la biblioteca virtual facilitando su uso por parte detodos los interesados.Para los clientes internos se preparó una encuesta con 12 preguntas en 3 secciones claramentediferenciadas: (i) sobre la información que producía cada oficina; (ii) sobre la recepción y/odistribución de la información dentro de su oficina; y (iii) sobre las necesidades específicas deinformación de cada oficina. Para los clientes externos la encuesta constó de 5 preguntas, en 2

secciones: (1) sobre sus requerimientos de información y (2) sobre la información quegeneraban.

B1.1 Aspectos Técnicos: Se tomó en consideración varios de los aspectos mencionados por Lloret (1999), entre ellos capacidad de almacenamiento y hardware y software requerido, asícomo el desarrollo de algunas aplicaciones propias para brindar seguridad en el acceso a lainformación y en el acceso por parte de los usuarios.Se decidió ampliar la capacidad de almacenamiento del actual servidor hasta aproximadamente300 gigabytes, expandible según se requiera. Uno de los aspectos más importantes a considerar es asegurar que la información esté segura y con copias de resguardo permanentes, y el otro,asegurar rapidez y seguridad en el acceso. Con relación a esto se estudió el software de

comunicaciones y se ha previsto mejorar las condiciones de acceso al servidor, aunque no se ha




trabajado al detalle en este aspecto. Se decidió iniciar el proyectocon los equipos y materialesexistentes, para después solicitar un financiamiento a una entidadextranjera.Con relación al software especializado la consultora recomendó lautilización de un sistemaintegrado de gestión bibliotecaria (SIGB), por las ventajas querepresenta para el manejo de lainformación de toda la institución, así como de todos los procesos

propios de una biblioteca(adquisiciones, préstamos, control de autoridades, etc.); sin embargo

por restricciones presupuestarias, se decidió continuar con MicroIsis, añadiéndole unanueva interfaz de

búsqueda que ha sido desarrollada en el país, y que permite un enlaceal texto completo deldocumento. Se decidirá por la adquisición de un software de lascaracterísticas de un SIGBcuando se reciba el financiamiento externo, pues la cantidad deinformación que se incluirá seríainmanejable con un software pequeño como MicroIsis. Por otrolado, la institución decidió crear interfaces nuevas, basadas en formatos HTML, que permiten elacceso a bases de datos al textocompleto. No se trata de los tradicionales catálogos de bibliotecas,sino bases de datosespecialmente creadas para recuperar información de ponencias (en

power point), informes,documentos internos, legislación, etc. Éste era un requerimientoespecialmente mencionado enlas encuestas, por los clientes internos y externos.

B1.2 Aspectos legales y de seguridad: Existen en la actualidaddiversos medios de seguridad

para asegurar la integridad de los datos, como el DOI (digital objectidentifier) o sistemas deautenticación o encriptación. Aunque no se ha tomado ningunadecisión al respecto, si se han

previstos sistemas de seguridad para proteger los datos del usuario,especialmente cuandorealice un pago. Por otro lado, el tener los documentos en formatoPDF garantiza ciertaseguridad temporal pues el avance de la tecnología siempre pone en

B2. PUESTA EN MARCHA DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL:

Existen una serie de actividades que se deben realizar para implementar la biblioteca virtual,especialmente cuando se cuenta con una biblioteca física o "real". En este caso, siguiendo los




detalles o características previamente considerados en la propuesta, se consideraron lossiguientes pasos:

B2.1 Contenido: Los contenidos de una biblioteca virtual, son la parte más importante de la

misma. Por lo tanto, luego de saber las necesidades de información de sus clientes, el reto deesta institución consistía justamente en recopilar y dar una estructura coherente a la informaciónrequerida. Se revisaron diversas bibliotecas virtuales en el área, tanto peruanas comoextranjeras, especialmente aquellas que daban servicios de provisión de documentos y consultadirecta.Se encontró como resultado de las encuestas, que los clientes necesitaban conocer trámites arealizar o modelos similares a los registros que estaban presentando, así como el requerimientode consultar normas, reglamentos, documentos internos, etc. a texto completo. Los clientesespecializados que normalmente hacen uso de la información de esta institución, requieren deservicios de valor añadido, como búsquedas bibliográficas a pedido, selección y/o valorizaciónde la información o envío de la misma a sus oficinas (por correo normal, fax, correo electrónico,

etc.), por lo tanto, están dispuestos a pagar por dichos servicios, siendo la biblioteca virtualesencial para ellos.Se puede apreciar en el anexo 2 un resumen del mapa de la biblioteca virtual con los contenidosy secciones consideradas en la misma. En este mapa se presenta solo dos de los serviciosespecializados, aunque en realidad serían 6, uno por cada área prioritaria de la institución.Igualmente se consideran secciones generales con material de la institución, catálogos y bibliografías, material de referencia general, consultas, etc.

B2.2 Estructura: La base conceptual sobre la cual se sustenta esta biblioteca virtual, es justamente la de proporcionar un acceso directo, único y rápido a los contenidos de la misma, proporcionando servicios especializados, algunas veces libres y otros con acceso restringido.

Por lo tanto, se diseñó una estructura jerárquica que mostrara de manera concisa y directa loscontenidos y que fuera desplegando los temas específicos en subsecuentes niveles jerárquicos.Es así que en la página inicial, se listan temas generales de la institución, como noticias,convenios, directorios, publicaciones, etc.; luego se presenta el material referencial existentecomo catálogos, bibliografías y bases de datos a texto completo; al mismo tiempo se consideransecciones fijas y de acceso directo tanto para novedades de la biblioteca virtual, como paramaterial general (referencia rápida, enlaces, servicios, etc.). La parte esencial la constituyen las6 secciones de servicios especializados, las que incluyen no sólo material pertinente al temaespecífico, sino que además tienen enlaces a información sobre búsqueda o trámites propios deesa área temática (generalmente disponibles en Intranet o Internet), lo que facilita al cliente laubicación de la información que requiere en un solo sitio, no necesitando navegar por toda la

biblioteca virtual o la página Web de la institución. (ver anexo 2 mapa de la biblioteca virtual).

B2.3 Procesos: Como se ha mencionado, esta etapa es la que toma mayor tiempo,especialmente cuando se trata de una biblioteca física, hay que considerar aspectos deselección y adecuación del material existente para su inclusión en la biblioteca virtual, se detallanacá algunos de los procesos más importantes.

B2.3.1 Desarrollo de colecciones: Las colecciones deben responder a los requerimientos de losusuarios, y en este caso, representan áreas temáticas diversas que requieren de informaciónespecializada tanto de carácter legal como industrial; por lo que se requiere un arduo trabajo de búsqueda y acopio de material pertinente. Se ha considerado tanto el uso de material disponible

electrónicamente en CD-ROM o vía Web, así como la digitalización de colecciones en papel.



BibVirtualChile, Talavera, p. 12Existen bases de datos especializadas en el área, entre los cuales hayque seleccionar las másimportantes y que se enmarquen dentro del presupuesto asignado.Igualmente se utilizará aquello que está disponible libremente en la

WWW, para lo cual ya se hainiciado el trabajo de búsqueda y navegación en la Web, para incluir enlaces a informaciónrelevante.

B2.3.2 Digitalización: El material a digitalizar todavía está enestudio, aunque se ha empezado a

elaborar políticas precisas al respecto, especialmente para materialque produce la institución.Se ha recomendado la utilización de un servicio externo dedigitalización para no incurrir engastos de equipo y personal, que se decidirá en su momento.Conjuntamente con este proceso,se deberá retomar los estudios sobre capacidad de almacenamiento,

copias de seguridad, y procesamiento de la colección. Se ha iniciado la digitalización de lastablas de contenido queforman parte del servicio de alerta informativa, así como laconversión de algunas normas ylegislación, toda esta documentación estará en formato PDF para no

permitir su modificación ni

copia ilegal. Se considera que se llegará a cerca de 20,000documentos digitalizados (incluyendofolletos, ponencias a congresos, artículos de revistas, y otrosmateriales propios de lainstitución).

B2.3.3 Adecuación: La adecuación del material existente o su

modificación para incluirlo en la biblioteca virtual, es un proceso largo y costoso, que se vienedesarrollando prácticamente desdela aprobación del proyecto. Incluye adecuación de los catálogos,

bases de datos, documentosen formato electrónico, procesamiento técnico, servicios, etc.Pasaremos a explicar varios de

ellos.

a) Catálogos: El CI cuenta con catálogos referenciales, desarrollados separadamente por tipo de materiales (libros, títulos de revistas, artículos de revistas, documentos internos,etc.). Para desarrollar los servicios especializados en la biblioteca virtual, se decidió

iniciar la separación o especialización de los catálogos, en lo que podríamos denominar un corte horizontal, es decir se crearon catálogos temáticos, los que incluyen todo tipo dedocumentos sobre un determinado tema. Este proceso ha llevado también al trabajo deestandarización de la descripción física, puntos de acceso, y especialmente descripcióntemática (tesauro) entre todos los catálogos existentes, y los nuevos que se han idocreando. Este trabajo se sigue desarrollando, y requiere aún de una mayor revisión para poderlos incluir en la biblioteca virtual.

b) Bases de datos: En este caso, se han creado interfaces especiales para recuperar información a texto completo, las mismas que ya se encuentran a disposición de losclientes en Intranet. De un servicio inicial para recuperar las ponencias, se handesarrollado otras interfaces para los informes técnicos, documentos internos y boletinesde información.

c) Documentos electrónicos: Tanto los documentos recientemente digitalizados, comoaquellos recuperados de la WWW, necesitaban adecuarse a la estructura de la bibliotecavirtual para ser consultados, por lo tanto ha sido necesario convertirlos del formatoelectrónico original (Word, Power point, Excel, entre otros) al formato PDF. Además se hareservado un almacenamiento fijo para dicho material, a fin de evitar la volatilidad de lasdirecciones en la WWW, para posteriormente incorporarlos a la interfaz respectivamencionada en el punto b. Se proseguirá con la conversión de otros documentos enformato electrónico (legislación, noticias, etc.), además de iniciar su procesamientotécnico para permitir su recuperación temática, como se explica en el punto d.

d) Procesamiento Técnico: Este trabajo implica la descripción física, descripción temática(indización), digitación, estandarización, almacenamiento y revisión de cada documento




que se va a incluir. No se puede esperar que información especializada como la de estainstitución se recupere a través de lenguaje libre o palabras del texto completo.Hay necesidad de indizar con descriptores tomados de un tesauro especializado, pararecuperar temáticamente el documento. Esto lleva a un trabajo mental de organización de

la información que es bastante especializado, costoso y consume mucho tiempo, peronecesario. Habrá que tomar las provisiones del caso (personal, equipo, almacenamiento,etc.) para continuar con la estandarización de la descripción y recuperación deinformación, que lleve al uso de una interfaz única o muy similar para el acceso yrecuperación de todos los materiales (texto, audio, imagen, etc.) disponibles en Web o enCD-ROM, así como los recientemente digitalizados.

B2.4 Servicios: Como se menciona anteriormente, los usuarios de la

institución estánidentificados y definidos por categorías y áreas temáticas deespecialización. Además lasencuestas proporcionaron una información detallada de susnecesidades de información y losservicios que esperaban de la institución, por lo tanto el CI debíareestructurar los servicios que

proporcionaba. En la actualidad el CI ofrece sus servicios a través devisitas personales,teléfono o correo electrónico, mientras que los documentosrecuperados son enviados vía fax oanexos al correo electrónico. Con el inicio de este proyecto, el CI

procedió a mejorar eincrementar sus, por ejemplo, el servicio de alerta informativa,

consistente en boletines denuevas adquisiciones y tablas de contenido de revistas, que se ofrecíaa los clientes internos viaIntranet, está actualmente disponible libremente para los clientesinternos y externos.Igualmente se han implementado servicios más especializados, comoel perfil del usuario

(restringido con clave de acceso), que se mantendrá permanentemente actualizado para ofrecer el servicio de DSI y de provisión de documentos. Por otro lado, seha previsto ofrecer otroselectrónicamente servicios personalizados pagados, como búsquedas

bibliográficas a pedido y préstamo interbibliotecario, aunque se proseguirá dando acceso libre

a servicios de informacióngenerales como consulta, referencia, acceso a los catálogos(referenciales y de texto completo),foros de discusión, enlaces especializados, búsqueda en catálogosespecializados, etc. Por lotanto, esta biblioteca virtual tendrá un conjunto de serviciosorientados especialmente a sus

usuarios objetivos, así como al público en general.

B3 LANZAMIENTO Y MANTENIMIENTO:

B3.1 Diseño y acceso: Para asegurar que la biblioteca virtual tuviera una apariencia atractiva yeficiente para el usuario, se encargó el diseño a una especialista. En la página inicial seconsideran tanto los servicios especializados en la parte central y de manera resaltada, como lassecciones fijas que se encuentran en un recuadro lateral tipo índice. Se ha mantenido loscolores institucionales, logotipo, tipos de letra, etc., además de la seriedad de una biblioteca paraespecialistas. Sin embargo se incluyen algunas figuras en movimiento con botones y elementosde ayuda para la navegación y movimiento dentro de cada página. Los formatos siguen eldiseño de sus equivalentes en papel y permiten su envío automático al correo electrónico del CI.En las páginas interiores se mantienen también los colores institucionales y colores suaves defondo. En cuanto al acceso, como ya se explicó, es libre para la mayor parte de la biblioteca; pero es restringido y sujeto a pago para algunos de los servicios especializados. Se ha previstocontar con un contador de usuarios que usan el sistema y posiblemente un registro de usuarios para conocer su filiación.




A.3.3 Mantenimiento y capacitación: El mantenimiento de la biblioteca virtual es esencial,constantemente se necesita ir alimentando con información nueva,revisar los enlacesexistentes, agregar nuevos servicios (o modificarlos), etc. En estecaso se ha previsto lacontratación de una persona de informática que trabaje en estastareas.Esta misma persona se encargaría de la actualización del software yhardware, así como de lasinterfaces de búsqueda y de supervisar el almacenamiento y copiasde resguardo. Por otro lado,se dará prioridad a la digitalización y procesamiento de informaciónactualmente en papel, con elfin de tener al día la biblioteca virtual y de irla actualizando deacuerdo a los requerimientos delos clientes. Este trabajo requiere dos bibliotecólogos y un auxiliar,los que se están dedicandoespecialmente a la actualización de las bases de datos pertinentes.Para dar capacitación sobre el contenido y forma de usar la

biblioteca, se ha previsto hojasinformativas (help) al inicio de cada servicio y/o catálogo, conejemplos de búsqueda y consejos

para realizar búsquedas más eficientes. Así mismo se danindicaciones sobre forma de adquirir los documentos en venta, formas de pago, etc. Siempre existirá unaasistencia personalizada(presencial o por correo electrónico), para cualquier consulta que se

presentara.

A.3.4 Retroalimentación: Cualquier sistema nuevo o modificadonecesita de una evaluacióndetallada, de tal forma de poder adecuar sus contenidos y servicios alas necesidades de sususuarios. En este caso se tendrá una evaluación exhaustiva, por partede la consultora, despuésdel lanzamiento oficial de la biblioteca virtual, y se mantendránencuestas electrónicas y formatode comentarios para una retroalimentación (feedback) constante.Igualmente habrá necesidadde personal a cargo de esta sección, pues se debe dar respuesta a loscomentarios, así comoinformar periódicamente de cambios y/o mejoras en el sistema.

CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES

A través de esta presentación y acorde con lo que mencionan la mayoría de los autores, se ha

podido constatar que el trabajo de poner en marcha una biblioteca virtual no es un trabajo trivial ynecesita de muchos recursos y dedicación de diversos tipos de profesionales trabajando en unequipo cohesionado.Se puede concluir a este respecto, que es necesario poner especial cuidado en la definición deaspectos técnicos como la colección, el software y hardware a usar y seguridad de los datos; así como la organización o estructura que se le va a dar a la biblioteca virtual. Es decir, loselementos más importantes lo constituyen la información que se incluirá en la biblioteca virtual yla forma o estructura como se presentará a los usuarios.Igualmente queda claro, que sea que la biblioteca virtual nazca o se haga, conlleva una serie deprocesos similares que requieren una dedicación permanente del equipo de trabajo a cargo. Sepuede sin embargo concluir que "hacer" una biblioteca virtual representa mayor trabajo de

preparación y organización que una biblioteca virtual que se inicia.El "hacer" una biblioteca virtual no significa solo el digitalizar documentos existentes, sino laselección, adecuación, descripción física y temática de los mismos, para asegurar surecuperación temática eficiente, sin la cual la biblioteca virtual perdería su valor.Los procesos de adecuación de la información existente, representan una actividad costosa yque requiere especial dedicación para su inclusión en la estructura de la biblioteca virtual.Los servicios que se ofrezcan en la biblioteca virtual deben suplementar aquellos que se ofrecenen bibliotecas tradicionales, de ninguna manera reemplazarlos. En este caso se ha dado inicio auna biblioteca híbrida que representa la tendencia actual.Finalmente se recomienda, que antes de iniciar un proyecto de tal envergadura, se considerenlos recursos económicos y de personal necesarios para el mismo; y especialmente se estudie la

posibilidad de compartir costos y la puesta en marcha con instituciones similares.


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