Artculo 9. Procesos de la gestin documental. La gestin documental en las diferentes entidades pblicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mnimo los siguientes procesos. a) Planeacin. Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin documental. b) Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados esperados. c) Gestin y trmite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la resolucin de los asuntos. d) Organizacin. Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validacin del formato de generacin, la migracin, refreshing, emulacin o conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de preservacin y los metadatos descriptivos. f) Disposicin de documentos. Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental. g) Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados a los documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h) Valoracin. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva). El siguiente informe describe el proceso de gestin documental, establecido por el archivo general de la nacin. Dicho procesos son: produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos de archivo.Dentro de este informe se darn a conocer los objetivos y la importancia de la gestin documental.Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestin documental en la administracin de documentos, teniendo en cuenta sus objetivos y las consideraciones bsicas para elaborar un programa de gestin documental. Mediante la Socializacin del tema gestin documental de una forma dinmica y creativa ante mis compaeros teniendo en cuenta la claridad del tema.Este informe ser gua y apoyo para los estudiantes que necesiten informacin sobre gestin documental y su proceso.

CONTENIDO

PginaINTRODUCCION

GESTION DOCUMENTAL. 5IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTAL. 5

OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL. 5

CONSIDERACIONES BSICAS. 5Administrativo.6

Econmico.6

Archivstico.6

PLANEACIN.6Diagnostico.6

Requisitos tcnicos6

Requisitos administrativos.7

PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.7PRODUCCIN DOCUMENTAL7Actividades.7

RECEPCIN DE DOCUMENTOS. 8Actividades.8

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS.9Actividades.9

TRAMITE DE DOCUMENTOS.10Actividades.10

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS.10Actividades.10

CONSULTA DE DOCUMENTOS.11Actividades.12

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.12Actividades.12

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.13Actividades.14

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAN15IMPORTANCIA DE LA TRD. 17

CONCLUSIONES.18

GLOSARIO 19BIBLIOGRAFA20

GESTIN DOCUMENTAL

Gestin documental se define como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final facilitando su utilizacin y su conservacin.

. IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Detalla las operaciones al interior de una entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos.ETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Resaltar la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institucin pblica o privada.

Normalizar la utilizacin de materiales, utilizando equipos y materiales ecolgicos.

Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.

Controlar el uso y la circulacin de los documentos.

Evitar la creacin de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.

Simplificar los procedimientos.

Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotacin al servicio de la gestin y la toma de decisiones.

Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.

Permitir la recuperacin de informacin de una forma mucho ms rpida, efectiva y exacta.

Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organizacin como verdaderas unidades de informacin tiles no solo para la administracin sino tambin para la cultura.

. CONSIDERACIONES BSICAS

Los siguientes aspectos son considerados para elaborar un programa de gestin documental:51.3.1. Administrativo: aspectos de trasparencia, la rapidez y eficiencia de la administracin.1.3.2. Econmico: reduccin de costos derivados de la conservacin de documentos innecesarios.1.2.4. Archivstico: Ley 594 de 2000. El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. . PLANEACIN

1.4.1. Diagnostico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental. Se debe implementar la elaboracin de tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental.1.4.2. Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como:manuales de procesos y procedimientos

tablas de retencin documental

tablas de valoracin documental

normas tcnicas y normatividad en general

archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia

Para lo anterior, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos.

Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos.

Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin.

Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y funciones.

Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el archivo general de la nacin.

61.4.3. Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin documental con todas las funciones administrativas de la entidad. Teniendo en cuenta las siguientes condiciones:Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado).

El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.

La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental y la organizacin de los archivos.

La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin, teniendo en cuenta las condiciones arquitectnicas y medioambientales.

2. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTALLa ley 594 de 2000. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende ocho (8) procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, tramite, organizacin, consulta, conservacin y la disposicin final de los documentos, los cuales se desarrollaran durante las etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestin, archivo central y archivo histrico).

2.1. PRODUCCIN DOCUMENTALEs la generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2.1.1. ACTIVIDADES

La produccin documental: Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Se desarrollan funciones especficas tales como:Creacin y diseo de documentos.

Medios y tcnicas de produccin y de impresin.

Determinacin y seleccin de soportes documentales.

Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Determinacin de uso y finalidad de los documentos.

Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografa.

Normalizacin de la produccin documentalIdentificacin de dependencias productoras.

Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de la tabla de retencin documental.

Control de la produccin de nuevos documentos.

Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2.2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Son el Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

2.2.1. ACTIVIDADES

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registr con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:Identificacin de medios de recepcin.

Recibo de documentos oficiales.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (legalidad).

Radicacin de documentosAsignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.

Impresin de rtulo de la radicacin.

Registro impreso de planillas de radicacin y control.

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Registro de documentosRecibo de documentos oficiales.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo.

Asignacin de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la Dependencia competente, Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta segn el Acuerdo AGN 060 de 2001

Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

2.3. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOSSon las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.2.3.1. ACTIVIDADESLa distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. Este proceso se realizan actividades como:Distribucin de documentos externosSe realiza la identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia, la clasificacin de las comunicaciones, la organizacin de documentos en buzones o casilleros, el enrutamiento de documentos a dependencia competente, la reasignacin de documentos mal direccionados y el registro de control de entrega de documentos recibidos.Distribucin de documentos internosDentro de esta actividad se realiza la identificacin de dependencias, el enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control de entrega de documentos internos.

Distribucin de documentos enviadosDentro de esta actividad se realizan tareas:9Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros.

Control del cumplimiento de requisitos del documento.

Mtodos de empaque y embalaje.

Peso y porteo de documentos.

Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

Control y firma de guas y planillas de entrega.

Control de devoluciones.

Organizacin mensajera externa.

Registro de control de envo de documentos.

2.4. TRMITE DE DOCUMENTOSComprende el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.2.4.1. ACTIVIDADESEn desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.En este proceso se sealan las actividades de:Recepcin de solicitud o trmiteConfrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.

Identificacin del trmite.

Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

RespuestaAnlisis de antecedentes y compilacin de informacin.

Proyeccin y preparacin de respuesta.

Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta finalizar del asunto.

2.5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOSEs el Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

2.5.1. ACTIVIDADES

Clasificacin documental. Comprende las actividades de:Identificacin de unidades administrativas y funcionales.

Aplicacin de la tabla de retencin y valoracin de la dependencia.

Conformacin de series y subseries documentales.

Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

Ordenacin documental. Comprende la ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, tales como: las relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales, la conformacin y apertura de expedientes, la determinacin de los sistemas de ordenacin, la organizacin de series documentales y la foliacin.

Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin. Comprende las siguientes actividades:Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.

Diseo de instrumentos de recuperacin (Guas, Inventarios, Catlogos e ndices).

Actualizacin permanente de instrumentos.

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final. Donde se realizan actividades como:Elaboracin de inventarios documentales.

Organizacin y entrega de transferencias documentales.

Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

2.6. CONSULTA DE DOCUMENTOSEs el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los11mismos. Dicha consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.2.6.1. ACTIVIDADESLas actividades bsicas en esta fase son:Formulacin de la consulta: donde se realizan las siguientes actividades:Determinacin de la necesidad, precisin y competencia de la consulta.

Condiciones de acceso.

Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin.

Reglamento de consulta.

Estrategia de bsquedaDisponibilidad de expedientes y fuentes de informacin.

Establecimiento de herramientas de consulta.

Ubicacin de los documentos.

Respuesta a consultaAtencin y servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo.

Sistemas de registro y control de prstamo.

Uso de testigos y formatos para el control de devolucin.

Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.

2.7. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Es el Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.2.7.1. ACTIVIDADESEl almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones: 12Diagnstico integral.

Sensibilizacin y toma de conciencia.

Prevencin y atencin de desastres.

Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.

Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Limpieza de reas y documentos.

Control de plagas.

Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.

Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento).

Apoyo a la reproduccin.

Intervenciones de primeros auxilios para documentos.

Establecimiento de medidas preventivas.

Implantacin de Planes de contingencia.

Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.

2.8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Es la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

2.8.1. ACTIVIDADESse debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando la manipulacin del original y su deterioro.

algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.

Despus de aplicar las tcnicas de reprografa vlidas es conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos

La conservacin total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal. Dentro de esta actividad se realiza:13Recepcin de transferencias secundarias.

Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.

Conservacin y preservacin de los documentos.

Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Se realiza:Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD.

Valoracin avalada por el Comit de Archivo.

Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente.Aplicacin de mtodo elegido.

Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.

Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. Determinacin de metodologa y plan de trabajo.

Fines en la utilizacin de la tcnica.

Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.

Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere.

Control de calidad durante todo el proceso.

14TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAN

Listado de series y correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia a cada etapa del ciclo vital de los documentos.stas, debern elaborarse y adoptarse para la implementacin del Programa de Gestin Documental, siguiendo las etapas:PRIMERA ETAPA: Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Y aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo.

Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin.

Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin.

TERCERA ETAPA: Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin.El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tabla de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. 15Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. CUARTA ETAPA: Aplicacin Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin ante los servidores pblicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.

16IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.

Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados.

Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

17

CONCLIUSIONES

La gestin documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave que nos puede ahorrar muchsimo tiempo y dinero al querer encontrar un documento o informacin, tambin permite conservar documentos teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos.

El reto de la gestin documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales y tecnolgicas que garanticen su originalidad e integridad. Tambin debe cuenta con un buen sistema de administracin de documentos que permita almacenar y recuperar la informacin, es vital para la permanencia de cualquier organizacin, sin importar su tamao.Como recurso, la gestin documental provee informacin, y como activo, proveen documentacin. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la informacin, stos nos ayudan a localizar el documento en una forma ms rpida y desde cualquier lugar, sea en la organizacin o fuera de sta.

18GLOSARIOAcceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridadEliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.Foliar: Accin de numerar hojas.Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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