UNIDAD I: CONCEPTOS DE LA

ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

ING. MA. DEL CARMEN VAZQUEZ MTZ

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

INGENIERIA INDUSTRIAL1

¿Qué es un proyecto?

Conjunto de actividadescoordinadas e interrelacionadas quebuscan cumplir con un objetivoespecifico. Este objetivo debe seralcanzado en un periodo de tiempopreviamente definido, con un grupo depersonas y respetando un

presupuesto.

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¿Que es administración?

Es el proceso de planear, organizar, dirigir

y controlar, las actividades y el uso de los

recursos con el fin de lograr uno o más objetivos.

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Ahora si, ¿que es la administración de

proyectos?

La administración de proyectos es la

planeación, dirección y control de los recursos

(personas, equipos, materiales) para cumplir con

las restricciones técnicas, de costos y de tiempos

de un proyecto.

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¿Por qué son importantes los

proyectos?

Porque constituyen un instrumento que al

utilizarlo permite alcanzar crecimiento y

desarrollo en mayor grado, expresado ello entre

otros por: una mayor producción, mas empleos,

mejor salud y otros indicadores que evidencian

bienestar, progreso y mejores en los niveles de

vida

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A menudo los proyectos se utilizan como el medio

para cumplir con el plan estratégico de una

organización. Por lo general, los proyectos se autorizan

como resultado de una o mas de las siguientes

consideraciones estratégicas:

Demanda del mercado.

Oportunidad estratégica/necesidad comercial.

Solicitud de un cliente.

Adelantos tecnológicos.

Requisitos legales.

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Características de los proyectos.

1. Un proyecto tiene un principio y fin definidos.

2. Los proyectos usan recursos (tiempo, personas,

dinero).

3. Los resultados del proyecto tienen metas especificas

de calidad y desempeño.

4. Los proyectos siguen una planeación.

5. Un proyecto incluye un equipo de personas.

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«Todos los proyectos son trabajo pero

no todo trabajo es un proyecto.»

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Fases de la administración de

proyectos.

1. INICIO

2. PLANEACIÓN

3. EJECUCIÓN

4. CONTROL

5. CONCLUSIÓN

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FASE 1. INICIO

Reconocimiento de que el proyecto puede llevarse a cabo.

Determinar lo que el proyecto debe lograr.

Definir la meta global del proyecto.

Definir las expectativas generales de los clientes, de la

administración o de los interesados.

Precisar el alcance general del proyecto.

Seleccionar los miembros iniciales del equipo.

El alcance es el tamaño del proyecto y determina

cuantos recursos y tiempo se requieren.

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FASE 2. PLANEACIÓN

Perfeccionamiento del alcance del proyecto.

Listado de tareas y actividades que llevaran al logro de las

metas del proyecto.

Definir la secuencia de las actividades.

Desarrollar un calendario y un presupuesto.

Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros

apropiados.

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FASE 3. EJECUCIÓN

Dirigir el equipo.

Reunirse con los miembros del equipo.

Comunicarse con los terceros involucrados.

Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir.

Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

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FASE 4.CONTROL

Vigilar las desviaciones del plan

Emprender acciones correctivas

Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados

Cambiar los calendarios del proyecto

Adaptar los niveles de recursos

Cambiar el alcance del proyecto

Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

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FASE 5. CONCLUSION

Reconocimiento de logros y resultados.

Cierre de las operaciones y dispersión

del equipo.

Aprendizaje de la experiencia del proyecto.

Revisión del proceso y resultados.

Redacción del informe final.

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Parámetros de los proyectos.

ALCANCE

RECURSOS

TIEMPO

Características de los proyectos:

1. Cada parámetro es función de los otros 2.

2. Mover un parámetro implica cambios a los otros (por lo menos a 1)

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Definición y alcance de un proyecto

Al definir el alcance de un proyecto debemos poner limites deltrabajo y las partes del proyecto.

Hay varios pasos para la definición del alcance del proyecto,los cuales son:

1) Iniciación del alcance: comprometer a la organización o equipopara empezar la siguiente fase del proyecto.

2) Planificación del alcance: desarrollo de un plan escrito del alcanceque sirva de base para futuras decisiones a tomar.

3) Definición del alcance: identificar las entregas del proyecto y delproducto que configuran el proyecto.

4) Verificación del alcance: confirmar que el alcance del proyectosea exacto, completo y siga el modelo del proyecto.

5) Control de cambios en el alcance: asegurar que se dispone de loscontroles que permiten gestionar los cambios del alcance, una vezque se ha fijado el alcance del proyecto.

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Estructura de la división del trabajo

(EDT)

Es una estructura jerárquica y descendente

formada por las tareas necesarias para completar un

proyecto. Debe ser simple y organizada.

El propósito del EDT es documentar el alcance

del proyecto, se organiza de acuerdo a las fases del

ciclo de vida del proyecto (inicio, planificación,

ejecución, control y cierre).

La EDT documenta el alcance del proyecto y su

plan de ejecución.

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Ejemplo de una EDT:

PINTAR UNA HABITACION

1. Preparar los materiales.

1.1 Comprar pintura.

1.2 Comprar escalera.

1.3 Comprar brochas y rodillos.

2. Preparar la habitación.

2.1 Quitar decoración.

2.2 Cubrir piso con periódicos.

2.3 Cubrir o quitar interruptores de luz.

2.4 Cubrir o quitar los muebles.

3. Pintar la habitación.

4. Limpiar la habitación.

4.1 Desechar o guardar pintura.

4.2 Limpiar brochas y rodillos.

4.3 Desechar los periódicos.

4.4 Acomodo general de la habitación.

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Especificaciones del proyecto

Consiste en una exposición detallada de los

conocimientos y actividades tanto físicas como mentales que

hacen falta para desempeñar todas las tareas que

constituyen un proyecto. Una especificación formal del

mismo tiene que incluir los siguientes aspectos:

1. Descripción y objetivos del proyecto.

2. Fecha de finalización.

3. Productos que se obtendrán con el proyecto.

4. Recursos que se utilizaran.

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Control mediante una gráfica de Gantt.

Una gráfica de Gantt es una forma fácil para calendarizar

tareas. Es esencialmente una grafica en donde las barras representan

cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la

longitud relativa de la tarea.

La gráfica de Gantt estará compuesta de dos dimensiones,

donde el tiempo esta indicado en la dimensión horizontal y en la

dimensión vertical se encontrara la descripción de actividades.

La ventaja principal de la grafica de Gantt es su simplicidad.

El administrador de proyectos encontrara que esta técnica no

solamente es fácil de usar, sino que también lleva por si misma una

comunicación valiosa a los usuarios finales. Otra ventaja del uso de la

gráfica de Gantt es que las barras que representan las actividades o

tareas son trazadas a escala, esto es, el tamaño de la barra indica la

longitud relativa del tiempo que llevara a terminar la tarea.

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Ventajas:

Sencilla y fácil de entender.

Da una representación global del proyecto.

Desventajas

No muestra las relaciones de procedencia en las

actividades.

No permite optimizar el desarrollo de un programa.

No muestra las actividades criticas de un proyecto.

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EJEMPLO DE GRAFICA DE GANTT

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EJEMPLO DE GRAFICA DE GANTT

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Estimación de tiempos del proyecto.La estimación de tiempos incluye los procesos necesarios para lograr

la conclusión del proyecto a tiempo. Incluye lo siguiente:

1. Definición de las actividades: identifica las actividades especificas del

EDT que deben ser realizadas para producir los diferentes productos

entregables del proyecto.

2. Establecimiento de la secuencia de las actividades: identifica y

documenta las dependencias entre las actividades.

3. Estimación de recursos de las actividades: estima el tipo y las cantidades

de recursos necesarios para cada actividad.

4. Estimación de la duración de las actividades: estima la cantidad de

periodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad.

5. Desarrollo de la grafica de Gantt: analizar la secuencia de las

actividades, la duración, los requisitos y las restricciones.

6. Control de la grafica de Gantt: controla los cambios de la grafica de

Gantt del proyecto.

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Estimación de costos del proyecto.

La estimación de costos es la evaluación

cuantitativa de los costos probables de los recursos

necesarios para completar las actividades del EDT.

Esta evaluación incluye la mano de obra, los

materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones,

la tecnología y las categorías especiales (inflación,

contingencias, etc.).

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Principales técnicas para la estimación de costos:

Estimación por analogía:

a) Implica usar el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.

b) Se utiliza frecuentemente para la estimación de costos cuando la información sobre el proyecto sea limitada.

c) Utiliza el juicio de expertos.

d) Esta técnica es menos costosa, pero también menos exacta.

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Principales técnicas para la estimación de costos:

Determinación de tarifas de costos de recursos:

a) Reúne cotizaciones.

b) Se obtienen tarifas.

c) Los servicios o resultados deben obtenerse por

contrato.

d) Si no se conocen las tarifas de los costos reales,

entonces las propias se tendrán que estimar.

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Principales técnicas para la estimación de costos:

Estimación ascendente:

a) Implica estimar el costo del trabajo

individualmente con el nivel mas bajo de detalle.

b) El costo individual se acumula en niveles superiores

para fines de información y seguimiento.

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Principales técnicas para la estimación de costos:

Estimación paramétrica:

a) Utiliza una relación estadística entre los datos

históricos y otras variables para calcular una

estimación de costos para un recurso o actividad

del EDT.

b) Produce niveles de exactitud superiores

dependiendo de la complejidad, la cantidad de

recursos y la información.

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El resultado de la estimación de costos es

conocido como «presupuesto del proyecto». La

preparación del presupuesto de costos implica sumar

los costos estimados de las actividades del EDT para

establecer una línea base de costo total.

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Estimaciones de recursos

La estimación de recursos debe llevarse a cabo con el mayor

detalle posible, porque permite al administrador establecer unaaproximación al costo total y los plazos de desarrollo del proyecto.

Factores que afectan la estimación:

1. La complejidad del proyecto.

2. Numero de actividades y nivel de interrelación.

3. Numero y tipo de agentes externos.

4. Grado de distribución y la mezcla de las partes del entorno.

5. Grado de sofisticación del proyecto.

6. El grado de estructuración del proyecto.

Para una buena estimación de recursos es fundamentalestablecer de antemano el alcance del proyecto.

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Actividades del proyecto

Relaciones de precedencia y secuencia:

El listado de actividades de un proyecto no loes todo, falta establecer el orden en el cual debenrealizarse las actividades. Algunas actividades, porlógica, resultan ser previas (precedentes) a otras,toda vez que su terminación aparece como unacondición necesaria para iniciar las actividadessiguientes. No obstante, en ocasiones hay queintroducir el elemento de conveniencia para realizarprimero algunas actividades.

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Una de las razones para establecer una

estrategia es la disponibilidad de recursos

especializados. Pudiera ser que si programamos

muchas actividades simultaneas, nos encontremos con

que no tenemos los recursos disponibles. Esto nos

obliga a definir una secuenciación, que respetando

las relaciones lógicas, nos permita cumplir el

programa con una utilización razonable de los

recursos disponibles.

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Matriz de asignación de actividades

(RAM)

La RAM se utiliza generalmente para relacionar

actividades con recursos (individual o en equipo). De

esta manera se logra asegurar que cada uno de los

componentes del EDT sea asignado a un individuo o

un equipo.

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ROL OBJETIVOS

R Responsable

(Responsible)

Este rol realiza el trabajo y es responsable por su

realización. Debe existir solo un R para cada

actividad, si se necesita mas de uno, entonces la

actividad debería ser dividida a un nivel mas bajo.

A Aprobador

(Accountable)

Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado

y a partir de ese momento, se vuelve responsable de

el.

C Consultado (Consulted) Este rol posee la información o capacidad necesaria

para terminar el trabajo.

I Informado (Informed) Este rol debe ser informado sobre el progreso y los

resultados de el trabajo.

S Persona de soporte

(Supportive)

Proporciona recursos adicionales para realizar una

tarea especifica o especializada.

V Verificador (Verify) Se encarga de comprobar si el producto concuerda

con los criterios de aceptación establecidos en la

descripción del proceso.

S Firmante (Sign) Aprueba las decisiones de V y autoriza la salida del

producto.

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Recursos

Actividad

R I I A

C A R I

A R

I R A

3.0 Desarrollo

4.0 Verificador de error

JulioRicardo Lucia Maria

1.0 Investigacion

2.0 Planificacion

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