Unidad 2. Planificación y Preparación de Auditorías

Actividad de Aprendizaje: Planificación y preparación de auditorías

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: definición:

Programa de auditorías: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

El programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a. OBJETIVO

Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades de la alcaldía de Cartagena departamento Bolívar, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

ALCANCE del programa de auditoría.

Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en la alcaldía del Cartagena departamento Bolívar en el periodo fiscal vigente.

b. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORÍAS A REALIZAR EN EL AÑO.

c. CRITERIOS DE AUDITORÍA.

d. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

e. RECURSOS NECESARIOS.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad FINANCIEROS, Viáticos, Papelería y útiles.

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de computadoras e impresoras Software: internet, aplicativos, office.

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

f. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA.

Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de la Procuraduría Regional de Cartagena de Indias departamento Bolívar

ALCANCE: Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2013-2014 por el concepto de gastos generales, del nivel central.

B. PROCESOS A SER AUDITADOS.

Procesos estratégicos: Planeación estratégica. Desarrollo del plan estratégico. Desarrollo de planes operativos anuales.

Procesos misionales:

Proceso preventivo. Proceso de intervención. Proceso disciplinario.

Procesos de apoyo conexos:

Proceso de relatoría. Proceso centro de atención al público. Proceso de registro de sanciones e inhabilidades– SIRI. Tramites de acciones jurídicas.

Procesos de apoyo.

Proceso estratégico. Proceso de contratación. Proceso financiero. Proceso de Gestión Humana.

Proceso de Selección y carreras. Procesos administrativos. Procesos del IEMP. Proceso de tecnología informática.

Procesos de evaluación y control.

MECI: Los elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y los procedimientos establecidos por la gestión de Evaluación Independiente y Mejoramiento Continuo de la Institución. Es decir, que este modelo de auditoría busca evaluar la conformidad y el cumplimiento de los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI, el desarrollo del Programa Anual de Auditorías y los estándares establecidos por la institución y el proceso responsable de la Evaluación Independiente.

Manual de procedimiento. NTCGP 1000:2004. Norma técnica de calidad en la gestión pública SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS.

Manual de competencia.

C. CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

a. Elaborar el Plan de Visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como:

Determinación del tipo de auditoría.

Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.

Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades in situ, preparación y entrega de informe.

Asignación de tareas al equipo auditor.

Determinación de recursos necesarios.

Definir: Objetivo. Alcance. Antecedentes

b. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de Control Interno.c. Generar comunicaciones necesarias.d. Abrir archivo documental de la auditoria.

D. UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA.

Cronograma.

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:

Preparación del Plan de Auditoría. Asignación de las tareas al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración. Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de la auditoría Preparación de las conclusiones de la auditoría Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración. Preparación del informe de auditoría Aprobación y distribución del informe de auditoría.

E. MÉTODOS DE AUDITORÍA A UTILIZAR.Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de

contabilidad de general aceptación. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen Aplicación de normas generales a situaciones específicas Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.

Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.

Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.

Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.

Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones.

Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoría de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en la organización, tales como normas ambientales, regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación.

Diseñar un plan de auditoría consiste en identificar los pasos necesarios para asegurar la precisión y calidad en el desarrollo de un producto o servicio. Normalmente determinan si el resultado de un proyecto cumple o excede los criterios establecidos. El incumplimiento de los requisitos por lo general trae como consecuencia una acción correctiva. Diseñar un plan de auditoría efectivo facilita que un profesional ejecutivo gestione los riesgos y controle las operaciones que se llevan a cabo. Para diseñar un programa de auditoría, debes conocer y comprender plenamente los requisitos, tales como el alcance de la labor operativa o proyecto e identificar las maneras de evaluar tu cumplimiento. Un programa efectivo de auditoría proporciona una guía completa a los auditores para la evaluación de las áreas clave que arrojarán los datos cuantitativos para hacer una recomendación fundamentada en los resultados. El diseño debe especificar las herramientas y técnicas, tales como cuestionarios, observaciones y diagramas de flujo. Examinar los planes de auditorías previos generados por tu empresa puede ser un excelente punto de partida.