1. UNIDAD 2.Control de la documentacin y seguimiento de objetivos.

2. Propsito de la UnidadDesarrollar procesos de integracin de documentacin en la aplicacinde estndares de calidad supervisando su evolucin, para proporcionarproductos o servicios de mejor calidad por la organizacin.2.1. CLASIFICA LA DOCUMENTACIN REQUERIDA PARALA IMPLEMENTACIN DE ESTNDARES DE CALIDAD. ENLA ORGANIZACIN DE ACUERDO CON SUSACTIVIDADES Y CON LO ESTABLECIDO EN LAS NORMASISO 90002T.A. Landy Delagadillo Prez 3. AprobacinRevisiny actualizacin Identificacin de cambios Disposicin en puntos de uso Legibilidad. Documentacin obsoletaA. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS3T.A. Landy Delagadillo Prez 4. CLUSULA 4.2.3 ISO 9001:2008 - CONTROL DEDOCUMENTOSCONSIDERACIONES GENERALESUn proceso es "conjunto de actividades mutuamenterelacionadas o que interactan, las cuales transformanelementos de entrada en resultados"(ISO 9000:2005). Puede ser representado grficamente de la siguientemanera:Todos los procesos tienen un objeto o propsito, un"algo" que pretenden conseguir y que est dado por elrea y nivel de gestin que le son propios.4 T.A. Landy Delagadillo Prez 5. Forma la frase correctamente que interactan,de entrada en resultados"(ISO 9000:2005).actividades mutuamente relacionadas oUn proceso es conjunto de Puede ser representado grficamente de lasiguiente manera:5 T.A. Landy Delagadillo Prez 6. Los documentos requeridos por el SGC deben controlarse. Losregistros son un tipo especial de documento y deben controlarse deacuerdo con los requisitos citados en 4.2.4. d) asegurarse de que las versiones Debe establecerse un procedimientopertinentes de los documentos aplicablesdocumentado que defina los controlesse encuentran disponibles en los puntos denecesarios para:uso,a) aprobar los documentos en cuanto a su e) asegurarse de que los documentosadecuacin antes de su emisin, permanecen legibles y fcilmenteidentificables, b) revisar y actualizar los documentoscuando sea necesario y aprobarlos f) asegurarse de que se identifican losnuevamente, documentos de origen externo y secontrola su distribucin, y c) asegurarse de que se identifican loscambios y el estado de revisin actual de g) prevenir el uso no intencionado delos documentos, documentos obsoletos, y aplicarles unaidentificacin adecuada en el caso de quese mantengan por cualquier razn.6T.A. Landy Delagadillo Prez 7. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina loscontroles necesarios para:Ordena cada incisog) prevenir el uso no intencionado dee) asegurarse de que los documentosdocumentos obsoletos, y aplicarles unapermanecen legibles y fcilmenteidentificacin adecuada en el caso de identificables ,que se mantengan por cualquier d) asegurarse de que las versionesrazn.pertinentes de los documentosf) asegurarse de que se identifican los aplicables se encuentran disponiblesdocumentos de origen externo y se en los puntos de uso,controla su distribucin, y a) aprobar los documentos en cuantob) revisar y actualizar los documentosa su adecuacin antes de su emisin,cuando sea necesario y aprobarlosnuevamente,c) asegurarse de que se identifican loscambios y el estado de revisin actualde los documentos,7T.A. Landy Delagadillo Prez 8. DEFINICIONES:EJEMPLO Registro, especificacin, procedimientoDocumentodocumentado, plano, informe, norma.informacin y su medio desoporte.NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentacin".NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) estn relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).8 T.A. Landy Delagadillo Prez 9. ANLISIS DEL REQUISITO - PROCESODEL CONTROL DE DOCUMENTOS OBJETO Identificar, controlar ymantener disponibles todoslos documentos relevantespara la operacin del SGC,esta consideracin esextensiva para losdocumentos relevantes deorigen externo.9T.A. Landy Delagadillo Prez 10. DATOS DE ENTRADAIncluyen detalles de la documentacin y sistemas deinformacin que cualquier organizacin utiliza pararespaldar su SGC. Esta consideracin es aplicabletambin a los documentos de origen externo:Los documentos que requieren control, cuantosson, con que frecuencia cambian, a quienpertenecen El tipo o clase de dichos documentos, por ejemplo,planos, diseos, formatos, medios electrnicos,audiovisuales, afiches, etc. Identificacin de las necesidades dedocumentacinIdentificacin de diversas opciones de control, porejemplo, software, timbres, bases de datos, sistemasde archivo y biblioteca.10 T.A. Landy Delagadillo Prez 11. ACTIVIDADESSe debe establecer un(os)procedimientos(s) documentado(s) paradefinir los controles necesarios para cumplircon los requisitos de la clusula 4.2.3, ISO9001:2008 . Este procedimiento debe definir claramentelas reas donde son aplicables (uso) losdiferentes documentos, as como lasdistintas responsabilidades asociadas a lageneracin, revisin, control ymantenimiento de los mismos.La documentacin debe estar disponible yaccesible cuando sea requerida.11T.A. Landy Delagadillo Prez 12. DATOS DE SALIDA Incluyen:un(os) documento(s) de procedimientoque incluya las responsabilidades yautoridades pertinentesregistro de documento, ndice o similar,para permitir la identificacin de loscambios o el estado de las revisiones distribucin de documentos o sistemasde almacenamiento, por ejemplo, enpapel o medios electrnicos, intranet,internet, etc. archivos de sistemas de registros12T.A. Landy Delagadillo Prez 13. Contesta correctamente1. Escribe algunos ejemplos de documentos y su medio de soporte.2. Cmo se le denomina a un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros?3. Cules son algunos requisitos de un documento?4. Cul es el objeto del control del documentos?5. Cules son los detalles de la documentacin y sistemas de informacin que cualquier organizacin utiliza para respaldar su SGC que se deben de analizar para los datos de entrada?6. Para realizar las actividades se deben de establecer procedimientos documentados. Para qu y como debe de estar esa documentacin?7. Qu incluyen los datos de salida?13T.A. Landy Delagadillo Prez 14. Aspecto Esto incluye... una organizacin de los documentos en una estructura que permita la consulta fcil de lainformacin un encadenamiento de los documentos que contienen informacin relacionadaAcceso un ndice de referencia de los documentos disponible para los miembros de la organizacinque contenga la ms reciente revisin de los documentos un diseo de los formatos de los documentos que facilite el acceso a la informacin los documentos nuevos y las revisiones son realizadas y aprobadas por personal autorizadocon la suficiente experiencia e informacin en el tema las revisiones y actualizaciones se realizan con suficiente material de referencia y soporteRevisin,actualizacin y todos los documentos obsoletos son desechadosdestruccin los cambios en los documentos revisados son identificados, si es prctico, en el documentomismo, o en una hoja de notificacin de cambios. revisiones peridicas de cada documento.CONTROL DE DOCUMENTOSControlar todos los documentos del sistema de calidad para asegurar ladisponibilidad de la informacin para aquellos que la requieren. Demostrar quese tiene un proceso de control de los documentos que incluya el acceso, larevisin y la disposicin de las versiones obsoletas.14T.A. Landy Delagadillo Prez 15. En... Hay que incluir informacin acerca de... el sistema de control de documentos y sus procedimientos la lista maestra de documentos o un medio similar de ndice ... los documentosde documentos quienes autorizan los documentos y sus cambios el programa de revisiones peridicas En... Hay que incluir informacin acerca de... las listas de distribucin de copias... los registros de los resultados de las revisiones de los documentos calidad la informacin que respalda cada documento la naturaleza de los cambiosDocumentos y registros requeridos15 T.A. Landy Delagadillo Prez 16. a) APROBACION: Se entiende por "aprobacin" de un documento al acto mediante el cual damos validez y vigencia a los requisitos que contiene. La aprobacin es competencia de la autoridad que haya sido designada para realizarla. Este hecho se plasma sobre el documento mediante su firma (digital o fsica), o aadiendo el nombre de la persona que lo aprueba. Adems puede reflejarse en un eventual "listado de documentos aprobados" o aadiendo un registro a una tabla de "documentos aprobados" en la BD. Los documentos aprobados se pueden anular, ya sea porque queremos substituir el documento por otro diferente, o porque hemos hecho una versin nueva.16T.A. Landy Delagadillo Prez 17. b) REVISION Y ACTUALIZACION: Los documentos sern entregados para su revisin y devueltos en el mismo sitio inmediatamente despus de que los hubiese revisado. Una vez efectuada la revisin de los documentos y de la situacin en la que se encuentren, si stos estn en orden, el agente proceder a llenar la boleta de sancin, de la que extender una copia al interesado. En caso de que no se presente para su revisin, el agente proceder a remitir el documento a un depsito. Una vez que finaliza su tramite, desear asegurarse que todos los documentos importantes estn actualizados para reflejar sus nuevas decisiones posteriores, para un mejor almacenamiento y cuidado de los documentos y mejorar su calidad.17T.A. Landy Delagadillo Prez 18. c) IDENTIFICACION DE CAMBIOS:Este control debe ser a todos losdocumentos del sistema (Procedimientose Instructivos, al igual que los Registros. En cuanto a los registros no tenemoscontemplada la tabla, el control lollevamos en la codificacin deldocumento y el de revisin. Esimportante mencionar que nosotros norealizamos ningn cambio si no secompleta el Formato Solicitud a Cambiode Documento el cual es el documentoen donde se solicita y aprueba el cambioy que es firmado por las partes, de estaforma tambin queda evidencia de lasmodificaciones.18T.A. Landy Delagadillo Prez 19. d) DISPOSICION EN PUNTOS DE USO: En el Control de los documentos dice que se debe tenerun procedimiento documentado que defina los controlesnecesarios para el control de los documentos dentro deestos se menciona que se debe asegurar de que lasversiones pertinentes de los documentos aplicables seencuentran disponibles en los puntos de uso. Que sucede si uno se encuentra en una organizacinpequea conformada por 10 personas mximo de planta ydonde en el rea de calidad (en un estante) se tiene ladocumentacin necesaria que es consultadas por todos; yse tiene en el procedimiento de cumplimiento de estenumeral que cuando se hace la aprobacin dedocumentos se hace entrega de la documentacin en cadapuesto de trabajo(lo cual en la realidad no se estarealizando ya que todos consultan los documentos en elestante del departamento de calidad)(cuando hay unaaprobacin de documentacin se informa que hay unnuevo documento a travs de comunicacin interna y seubica en la carpeta respectiva del estante deldepartamento de calidad).19 T.A. Landy Delagadillo Prez 20. e) DOCUMENTACION OBSOLETA: Se pretende manejar los documentos obsoletos de manera magntica para evitar la acumulacin de papel. Para esto se tiene una disposicin que dice que los documentos obsoletos deben tener la leyenda "Documento obsoleto" (pero actualmente no se esta cumpliendo y la idea es que se empiece a cumplir). Actualmente se estn conservando documentos en medio impreso y en el computador del rea de calidad existe una carpeta electrnica llamada documentos obsoletos. En la carpeta electrnica "Documentos obsoletos" van los archivos de los documentos que son obsoletos o los que pasan a ser obsoletos, pero estos archivos contienen en el encabezado la leyenda "Documento controlado" (Cuando se produce cambio de versin). Pueden conservar esta misma leyenda siempre y cuando estn dentro de esa carpeta electrnica, o se debe cambiar la leyenda a "Documento obsoleto" en el encabezado de todos los archivos ya que no se si esto ira contra el numeral) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.20T.A. Landy Delagadillo Prez 21. f) LEGIBILIDAD "La legibilidad es el conjunto de caractersticas tipogrficas y lingsticas del texto escrito que permiten leer y comprender con facilidad un documento y la calidad que esta le permita. El anlisis de legibilidad de textos escritos es una forma de anlisis de contenido que utiliza frmulas matemticas para evaluar la dificultad de lectura y comprensin de un texto.21 T.A. Landy Delagadillo Prez 22. Anota que a que parte del proceso del control de ladocumentacin corresponde cada dibujo y explicada cada uno.22T.A. Landy Delagadillo Prez 23. Identificacin Almacenamiento Proteccin Recuperacin Tiempo de retencin Disposicin de los registros B. CONTROL DE LOS REGISTROS23 T.A. Landy Delagadillo Prez 24. Control de los registros segn ISO9001:2008Los requisitos aplicables al control de los registros de los sistemas de gestin de calidad se encuentran definidos en el apartado 4.2.4 Control de los registros de la norma ISO 9001:2008.24 T.A. Landy Delagadillo Prez 25. Acomoda las frases correctamentepara formar el anunciado.. Los requisitos aplicables al control de los registrosControl de los registros de la norma ISO 9001:2008. se encuentran definidos en el apartado 4.2.4 de los sistemas de gestin de calidad25T.A. Landy Delagadillo Prez 26. REGISTROS:Los registros del sistema son las evidencias de las tareas realizadas en el sistema de gestin de la calidad. Adems, los registros son la base en la que encuentran los datos para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de los procesos del sistema de gestin de calidad.26 T.A. Landy Delagadillo Prez 27. Coloca las siguientes palabras en dondecorresponda.Los _______ del sistema son las __________ de las tareas realizadas en el sistema de gestin de la _______. Adems, los registros son la base en la que encuentran los _______ para ________ el comportamiento y las mejoras de cada uno de los _________ del sistema de ________ de calidad.Calidad, gestin, registros, datos, procesos, evidencias, analizar27 T.A. Landy Delagadillo Prez 28. Desde el punto de vista documental es importantediferenciar entre: Formato o impreso: Documento o plantilla en el que se anotan los datos relacionados con la realizacin de cualquier tarea del sistema. Registro: Formato o impreso complementado como resultado de la realizacin de una tarea del sistema.28T.A. Landy Delagadillo Prez 29. Escribe el nombre del documentoen el cuadro que correspondaa)b)Documento o plantilla en elque se anotan los datosFormato o impreso relacionados con lacomplementado como realizacin de cualquier tarea resultado de la realizacin de del sistema. una tarea del sistema.29T.A. Landy Delagadillo Prez 30. QU FACTORES HAN DE TENERSE EN CUENTA PARA UN CORRECTO CONTROL DE LOS REGISTROS?30T.A. Landy Delagadillo Prez 31. Identificacin:Los registros deben ser fcilmenteidentificables. La identificacin deberealizarse en dos niveles.En un primer nivel sonidentificados por el formatoempleado para su cumplimentaciny despus, en un segundo nivel, se debendiferenciar por un campoidentificador presente en el propioformato: la fecha decumplimentacin, el nmero, elnombre de la persona, etc.31T.A. Landy Delagadillo Prez 32. Almacenamiento: Es necesario determinardonde se realiza el archivode los registros para poderdespus encontrarlosfcilmente.32T.A. Landy Delagadillo Prez 33. Proteccin: Es necesario determinar losniveles de proteccin de losregistros para as evitarcambios en la informacinque contienen, por ejemploproteccin con contrasea oexistencia de archivos conacceso restringido. Unaspecto fundamental es larealizacin de copias deseguridad de los registrosdigitales de la organizacin.33T.A. Landy Delagadillo Prez 34. Recuperacin: Es necesario determinar lametodologa para acceder yencontrar registros deactividades anteriores.34T.A. Landy Delagadillo Prez 35. Retencin: Es necesario determinar el tiempo de conservacin de los registros. Es recomendable, exigible por algunas entidades de certificacin, que el tiempo de conservacin sea de tres aos, coincidiendo as con el plazo de concesin de los certificados ISO 9001. Hay que recordar que pueden existir registros que por cuestiones legales tienen un tiempo de conservacin mayor.35 T.A. Landy Delagadillo Prez 36. Disposicin de los registros: Es necesario determinar cmo se efectuar la eliminacin de los registros o donde se archivarn de forma indefinida, si as se ha establecido.36 T.A. Landy Delagadillo Prez 37. Relaciona con una linea los factores de la columnaizquierda con el concepto de la columna derechaDisposicin de los registros: Los registros deben ser fcilmente identificables.Es necesario determinar donde se realiza el archivo de Recuperacin:los registros para poder despus encontrarlosfcilmente. Proteccin:Es necesario determinar los niveles de proteccin delos registros para as evitar cambios en la informacinque contienen, por ejemplo proteccin con contrasea Retencin: Es necesario determinar la metodologa para accedery encontrar registros de actividades anteriores.Almacenamiento: Es necesario determinar el tiempo de conservacin delos registros.Identificacin: Es necesario determinar cmo se efectuar laeliminacin de los registros o donde se archivarn deforma indefinida, si as se ha establecido.37 T.A. Landy Delagadillo Prez 38. Escribe qu factores han de tenerse encuenta para un correcto control de los registros38 T.A. Landy Delagadillo Prez 39. QU BENEFICIO OBTENGO AL TENER UN CORRECTO PROCESO DE CONTROL DE REGISTROS?39 T.A. Landy Delgadillo Prez 40. Facilita el acceso a los datos para el anlisis de indicadores de desempeo de los procesos del sistema.Facilita el proceso de realizacin de auditoras al encontrar rpidamente los registros solicitados durante la misma.Establece las bases para la proteccin de la informacin, evitando su uso indebido y la posible prdida de datos necesarios para el desarrollo de los procesos.Consigue obtener el orden en el archivo de la informacin. La burocracia y el papeleo es directamente proporcional al desorden en el archivo.40T.A. Landy Delagadillo Prez 41. Sistema alfabtico Sistema numrico Sistema geogrfico Sistema por asunto o tema Sistema de dgitos Sistema decimal. Sistema alfanumrico C. CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS EN EL MANEJO DE INFORMACIN.41 T.A. Landy Delagadillo Prez 42. Sistemas de clasificacinEn una empresa, un club, una biblioteca o an en un usuario particular, la clasificacin de documentos representa un verdadero desafo. Cmo organizar la informacin de modo de hallarla con facilidad cuando se necesite? Hay varias respuestas ajustadas a las necesidades de cada persona o entidad. Para empezar, la clasificacin de documentos depende siempre de los archivos que se buscan ordenar y categorizar; no es lo mismo un memorndum interno que una factura, un libro contable o una compraventa.La clasificacin de documentos, entonces, necesita previamente de una buena nomenclatura de categoras para poder agrupar los documentos de manera lgica y que garantice la agilidad de la bsqueda. En general, el xito de toda clasificacin depender de que las categoras sean las ms acertadas.42T.A. Landy Delagadillo Prez 43. a) SISTEMA ALFABETICO:Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideracin el nombre de las personas u organizaciones, razn por la cual es uno de los ms conocidos. Se puede archivar alfabticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geogrfico), por categora o tema (asunto).43 T.A. Landy Delagadillo Prez 44. El sistema alfabtico permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa sta.Para la utilizacin de este mtodo ser necesario determinar una palabra principal u ordenatriz que ser la que defina el criterio de ordenacin, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.44 T.A. Landy Delagadillo Prez 45. Si vamos a clasificar Organismos Oficiales, usaremos para su clasificacin su denominacin general. Por ejemplo:Las empresas con nombre abreviados, se clasificarn segn su nombre completo, salvo aquellas cuya abreviatura sea conocida internacionalmente, por ejemplo:Cuando el nombre de una empresa comience por un artculo, ste no se tendr en cuenta a efectos de clasificacin.45 T.A. Landy Delagadillo Prez 46. b)SISTEMA NUMERICO: En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros como elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro elemento.46 T.A. Landy Delagadillo Prez 47. c) SISTEMA GEOGRAFICO: La clasificacin geogrfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinadas circunscripciones, zonas o localidades Calgary, AB Compaa constructora S.A territoriales o geogrficas. Alberta Cuando el Departamento de Ventas, porCanad ejemplo, tiene documentos relacionados a zonas geogrficas (Departamento, Regin, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente "puntos de venta") se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos segn el sistema de ordenacin adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podran clasificarse en: Facturas Localidad-A, Facturas Localidad-B, etc.47 T.A. Landy Delagadillo Prez 48. d) SISTEMA POR ASUNTO O TEMA:Consistira en archivar el material deacuerdo con su tema o contenido. Enalgunos casos es un mtodo muy til.Los archivos por temas son tilespara llevar la correspondencia ypapeles de una actividad repetitiva. Elinconveniente de este sistema, es queresulta muy factible olvidar lospapeles de un tema en otra carpeta,especialmente si stos tratan dediversos asuntos.48T.A. Landy Delagadillo Prez 49. e) SISTEMA DECIMAL:Este sistema permite la Mediante este sistema se realizan 10 grupos y a cadaclasificacin y el archivo de uno de ellos se le asignar un nmero del 0 al 9.grandes cantidades dedocumentos, se suele usar en, Adems, cada uno de los grupos podr subdividirse enpor ejemplo, bibliotecas, otros 10 ms, representndose cada uno de ellosmediante un nmero de dos cifras; la primera siempreaseguradoras, etc.nos indicar el grupo inicial al que pertenece. A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivelpodr subdividirse en otro de tercer nivel, de estamanera, el nmero ahora contendr tres dgitos: elprimero identificar al primer grupo, el segundo alsegundo grupo y el tercero ser un nmerocomprendido entre 0 y 9. De la misma manera se podran realizar tantasclasificaciones y subclasificaciones como seannecesarias.49T.A. Landy Delagadillo Prez 50. Veamos un ejemplo de clasificacin de una agencia de viajes:GRUPO 11.Viajes Nacionales.2.Viajes al Extranjero.3.Viajes de Empresa.El grupo 1 podra subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la siguiente forma:1.Costa.2.Interior.3.Montaa.Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podramos clasificar en:110. Norte.111. Este.112. OesteEs decir, el cdigo 110. Representara la documentacin relativa a: Viajes Nacionales --> Costa -->Norte.La ventaja principal de este sistema radica en que sta podr ser ilimitada, por el contrario,debemos disponer de un archivo auxiliar con la identificacin de texto asociada a cada valornumrico.50 T.A. Landy Delagadillo Prez 51. f) SISTEMA ALFA NUMERICO: Es una combinacin de lasclasificaciones alfabtica ynumrica. A cada letra del alfabeto se le daun nmero, por ejemplo, A es 1, Bes 2, C es 3, etc. Cada carpetadentro de un nmero se numeraconsecutivamente:1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas se ordenanalfabticamente en el archivo y losnmeros se usan simplementecomo referencia sobre lacorrespondencia.51T.A. Landy Delagadillo Prez 52. COMPLETA EL SIGUIENTEGRFICO SISTEMAS DECLASIFICACIN NUMRICOGEOGRFICO52T.A. Landy Delagadillo Prez 53. EJERCICIO 1: Le proponemos un ejercicio sencillo. Trate declasificar los siguientes nombres relacionados con documentos: David Lan Lpez Javier de la Cuadra Salmago Marina Moreno Moreno (Madrid) Marina Moreno Moreno (Madrid) Luis Carrero Lopz-Casilda Luis de Mieres Lpez Ferretera Avila, S.A. Luis e Hijos transportes CIA RENFE (Red Nacional de Ferrocarriles Espaoles)53 T.A. Landy Delagadillo Prez 54. Veamos un ejemplo, supongamos que Una vez visto los documentos asu empresa tiene una estructurasimilar al Organigrama mostrado en lautilizar, es necesario codificarlos yfig.1. registrarlos para poder archivar y llevar el Control de los mismos.Existen diferentes formas para registrar la documentacin, vamos a ensearle una la cual podra ser la adoptada por su Organizacin, o bien podra ser modificada a su conveniencia.Siga los pasos descritos a continuacin.54T.A. Landy Delagadillo Prez 55. 1.- Establezca unacodificacin que seadapte a suOrganizacin. Puedeelegir segn la EstructuraOrganizativa de suEmpresa, o bien de losservicios prestados.55 T.A. Landy Delagadillo Prez 56. 2.- Forme unacodificacin para lostipos de documentos.Podra ser la mostrada enla Tabla 2.56T.A. Landy Delagadillo Prez 57. 3.- Relacione en una Tablalas dos codificaciones, esdecir, escriba el cdigo dela Tabla1, seguido elcdigo de la Tabla2,seguido el correlativo,seguido una brevedescripcin. Puede agregarfecha de actualizacin yubicacin.Veamos la tabla resultante.57T.A. Landy Delagadillo Prez 58. De la Tabla3 podemos decir: que la Organizacin tiene un formulario para seleccin de personal denominado: "Oferta de Empleo", el cdigo resultante seria: RHHFOR01 que se elabor el 03/02/04.Podemos decir tambin -siguiendo el ejemplo- que el cdigo: SE1O/P01 es la primera orden de pago de pago para el ao 2004.Puede que al principio el cdigo sea nemotcnico, pero dependiendo de la estructura pudiera no ser el caso. No se preocupe si al principio el resultado del cdigo es un poco complicado, de seguro al trmino de unos das ya se habr acostumbrado.Una ltima recomendacin, el registro y actualizacin de la documentacin debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organizacin.58T.A. Landy Delagadillo Prez 59. ISO 9001. Preguntas frecuentes. 4.2. Requisitos de la documentacinCambios en los formatos generan cambios en el manual de calidad?En condiciones normales, los cambios en los formatos no deberan hacer necesario los cambios en otro tipo de documentos comoprocedimientos y manual, a no ser que los cambios en los formatos impliquen cambios en la metodologa de realizacin de lasactividades y estas se encuentren descritas en procedimientos o manuales. Sera conveniente analizar el procedimiento de control dedocumentos propio de la organizacin.Qu cambios genera en el manual de calidad la introduccin de nuevos procedimientos?Sera necesaria la edicin de una nueva revisin del manual incluyendo el nuevo procedimiento. En el manual de gestin de calidaddeberan aparecer citados todos los procedimientos establecidos para el desempeo del sistema. El nuevo procedimiento deberacitarse en el apartado oportuno del manual y en el mapa de procesos si fuese necesario.Cada apartado del manual de calidad debe tener un procedimiento correspondiente o es vlida una instruccintcnica o un registro?Lo normal es que el manual de calidad tenga la misma estructura de apartados que la norma ISO 9001 y, por lo tanto, en cadaapartado se describiese la metodologa llevada a cabo en la organizacin para dar cumplimiento. Esta metodologa puede estar1T.A LANDY DELGADILLO PREZ 60. documentada ntegramente en el manual o puede citarse otro tipo de documento descriptivo como procedimientos e instrucciones.No es necesario que exista una relacin de uno a uno entre apartado del manual (norma) y procedimiento, pueden existir apartadosque no tengan procedimiento y apartados cuyo cumplimiento se encuentre descrito en ms de un procedimiento.Qu cargos de la organizacin pueden redactar, revisar y aprobar los documentos del sistema?Las responsabilidades de redaccin, revisin y aprobacin de los documentos del sistema es variable segn la organizacin, estasresponsabilidades deben estar establecidas y documentadas en el procedimiento de control de documentos. La situacin ms comnes que el Responsable de Calidad se encargue de la redaccin y revisin y que sea la Direccin la responsable de la aprobacin.Cundo debo cambiar la edicin de los documentos?La necesidad y la metodologa de cambios de edicin debe ser definida por la propia organizacin en su procedimiento de control dedocumentos, lo normal es que cualquier cambio, por pequeo que sea, genere una nueva edicin/revisin del documento.Es necesario que los formatos tengan nmero de edicin o revisin?Los formatos son considerados documentos del sistema y la propia norma exige que se asegure el estado de versin vigente de losdocumentos. Incluir el nmero de edicin o revisin hace posible poder distinguir que formato se encuentra en vigor. Por ejemplo,podemos tener dos modelos diferentes de listados de proveedores, si uno se encuentra en revisin 2 y otro en revisin 3, es evidenteque la revisin 3 es la que debe emplearse.Cul es la diferencia entre documentos internos y externos del sistema de gestin de la calidad?Documento interno es aquel que ha creado y aprobado la organizacin dentro del mbito de su sistema de gestin, por otra parte, eldocumento externo del sistema ser aquel que no ha aprobado ni creado la organizacin pero que es necesario para el desempeo 2T.A LANDY DELGADILLO PREZ 61. del sistema de gestin. Por ejemplo, para el mantenimiento de los equipos se pueden crear procedimientos o instrucciones internasen las que se detallen las operaciones de mantenimiento preventivo que se puedan realizar, o tambin se puede considerar comodocumento externo y necesario para el sistema el manual de mantenimiento que se entregue con la compra del equipo.Documentos externos de aplicacin pueden ser: la norma ISO 9001, los catlogos de los proveedores, las instrucciones de fabricacinque entreguen los clientes, las leyes o reglamentos que sean de aplicacin, etc.Cmo puedo identificar y controlar los documentos externos?Los documentos externos pueden ser incluidos en un listado en el que se indique su fecha de emisin y el responsable de la custodiadel documento.Es necesario disponer del documento original de la norma ISO 9001:2008?Se debe identificar a la norma como documento de origen externo que se debe controlar pero el hecho de disponer de una copia odel original no resulta relevante durante las auditoras. En el 95% de las ocasiones el auditor pasa por alto este asunto, si no fueseas, con comprar el original estara el problema resuelto.Qu documentos deben conservarse?En un principio y como requisito muy importante debe conservarse toda la documentacin y registros que se encuentren vigentes.En cuanto a los registros (no conformidades, partes de trabajo, ofertas, etc.) es habitual disponer de un histrico de tres aos,pasado este periodo estos registros obsoletos podran destruirse.Respecto a la documentacin obsoleta (manual de calidad y procedimientos) en el procedimiento de control de la documentacindebera describirse qu va a hacerse con estos documentos, si son destruidos o si se mantiene y por cuanto tiempo.Cmo incide en la documentacin la existencia de subcontrataciones? 3T.A LANDY DELGADILLO PREZ 62. Las entidades de certificacin estn solicitando que se indique en el manual de calidad, preferiblemente junto al alcance del sistema,las subcontrataciones que realiza la organizacin (relacionado con el apartado 4.1 Requisitos generales).La organizacin debe definir en su documentacin las exigencias que deben cumplir los subcontratistas y los registros que debenentregar en el desarrollo de su actividad. Deben guardarse las evidencias (registros) generados en las actividades subcontratadas.Es necesario que los formatos de registro se encuentren anexados a los procedimientos correspondientes y quedispongan del mismo nmero de edicin y de revisin?No es necesario, es una metodologa definida por la organizacin pero no por la propia norma. La opcin de disponer por separadoprocedimientos y formatos es completamente vlida y facilita el trabajo. Si formatos y procedimientos son documentos diferentes esperfectamente posible que tengan distinto nmero de edicin/revisin.Qu pasos debo seguir para eliminar un procedimiento al fusionarlo con otro?Sera necesaria la actualizacin de los listados de documentacin y un estudio profundo de toda la documentacin del sistema paraencontrar las posibles referencias al procedimiento a eliminar. Estas referencias deberan ser eliminadas y aprobar las nuevasrevisiones de los documentos modificados.Existe un lmite para el nmero de ediciones o revisiones de los documentos?ISO 9001 no determina ningn lmite a la revisin o edicin de documentos. Si existiese algn tipo de lmite debera haber sidoestablecido por la propia organizacin en su procedimiento de control de documentos, por lo tanto podra ser modificado o eliminado. 4T.A LANDY DELGADILLO PREZ 63. Cmo afecta a la documentacin del sistema el cambio de denominacin de algn puesto del organigrama?La definicin de responsabilidades es fundamental en la documentacin de un sistema de gestin de calidad, por lo tanto, cualquiermodificacin de la denominacin de los puestos del organigrama debe generar cambios en los procedimientos en los que aparezcancitados estos puestos de trabajo.Qu diferencia existe entre revisin y versin?Una vez dado el visto bueno a un documento se realiza su aprobacin y se le asigna un nmero, generalmente correlativo, para suidentificacin, a este nmero suele denominarse revisin o edicin. Podramos hablar de trminos sinnimos.Qu procedimientos son obligatorios en ISO 9001?En el propio texto de ISO 9001 los trminos procedimiento documentado aparecen en seis ocasiones, estos procedimientos son: Control de documentos Control de registros Auditoras internas Control de no conformidades Acciones correctivas Acciones preventivasEsto no quiere decir que sean obligatorios estos seis procedimientos ya que los mismos pueden fusionarse y tendramos un nmeroms reducido. Por ejemplo es habitual tener procedimientos de Control de documentos y registros y de Acciones correctivas ypreventivas. 5T.A LANDY DELGADILLO PREZ 64. A estos procedimientos obligatorios deben sumarse los que la organizacin estime oportuno, por ejemplo: Ventas Compras RRHH Mantenimiento Prestacin del servicio / realizacin del producto etc.Cmo puedo realizar la distribucin de la documentacin?Resumiendo podran existir dos tipos de distribucin: Electrnica, en el que los documentos se encuentran alojados en un servidor y el personal puede acceder a ellos a travs de los equipos informticos Papel, en el que las copias de los documentos son entregadas en formato papel y se obtiene un acuse de recibo de cada copia numerada para conocer el propietario de cada una de ellas.No es obligatorio que todo el personal disponga de copias de toda la documentacin, estas pueden compartirse y slo es obligatorioque el personal tenga acceso a la documentacon que se relacione con su trabajo.Qu diferencia existe entre formato y registro?Un formato es una plantilla para la toma de datos o para anotar los resultados de actividades realizadas. El registro es la propiaplantilla pero ya con datos concretos., es decir, un registro es un formato una vez que ha sido cumplimentado. 6T.A LANDY DELGADILLO PREZ 65. Qu son registros externos?Los registros externos son evidencias de actividades realizadas que han sido anotadas en formatos no definidos por la propiaorganizacin. Por ejemplo: albaranes de proveedores, certificados externos de cursos realizados, etc.Pueden existir registros sin codificacin y sin formato?Podemos distinguir tres tipos de registros: Registros internos documentados en formatos definidos y codificados por la organizacin Registros externos no definidos ni codificados por la organizacin Registros internos sin formato, al no existir plantilla con los campos a cumplimentar es necesario que en el procedimiento correspondiente se cite la informacin que deben contener estos registros. El ejemplo tpico de registro interno que puede estar sin codificar es el informe de revisin por la direccin.Documentos de Sistemas de Gestin. ISO 9001 e ISO 14001La documentacin de un sistema de gestin de calidad o gestin ambiental, basados en normas ISO 9001 o ISO 14001, es elesqueleto o el soporte fsico de los procesos que lo componen.Qu tipos de documentos podemos encontrar? Poltica de Calidad / Poltica Ambiental / Poltica de Gestin7T.A LANDY DELGADILLO PREZ 66. Documento creado por la alta direccin de la organizacin y que establece las directrices del sistema de gestin implantado. Sueleser una sola pgina y es muy importante que sea claro y preciso para poder ser entendido por todo el personal. Manual de Gestin de Calidad / Manual de Gestin Ambiental / Manual de Gestin IntegradoDocumento que describe como la organizacin da cumplimiento a la norma/s de referencia utilizada. Un documento tpico puedetener 20 30 pginas, suele tener el mismo ndice que la norma empleada e incluye las referencias a los procedimientos que definenprocesos ms concretos. Procedimientos8T.A LANDY DELGADILLO PREZ 67. Documentos que definen procesos de trabajo desarrollados en la empresa (ventas, compras, producci, diseo, etc..). Establecen lasetapas del proceso, los recursos a emplear y las responsabilidades de cada etapa. Suelen tener 5 - 8 pginas. Instrucciones Tcnicas / Instrucciones de TrabajoDocumentos que explican metodologas de operacin para una tarea concreta. Son el equivalente interno a los manuales externos defuncionamiento de las mquinas, por ejemplo. Formatos / Impresos / RegistrosLos formatos son los documentos sobre los que se anotan los resultados de actividades realizadas (albaranes, facturas, partes detrabajo, etc.). Hablamos de registros cuando estos formatos han sido cumplimentados con datos reales. 9T.A LANDY DELGADILLO PREZ