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Creacin de una empresa ADRINFOR S.L.

Indice3- Creacin de una empresa...............................................................................................................................1

Aadir una empresa.................................................................................................................................1Datos de empresas..................................................................................................................................10Informacin por segmentos....................................................................................................................16

Ejercicios............................................................................................................................................................21Ejercicio 1..............................................................................................................................................21Ejercicio 2..............................................................................................................................................21Ejercicio 3..............................................................................................................................................22

Recursos.............................................................................................................................................................25Enlaces de Inters..................................................................................................................................25

Creacin de una empresa

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3- Creacin de una empresaEn esta tercera unidad nos adentramos ya en la contabilidad propiamente dicha. El primer paso a realizarconsiste en habilitar un sitio donde se almacene la informacin contable de la empresa. Esta tarea sedesarrollar en dos pasos, aadiendo primero la empresa y completando seguidamente determinados datosoficiales que se emplean tanto para temas fiscales como para cumplir con las obligaciones registrales.

Aadir una empresaContaPlus y la mayora de los programas de contabilidad trabajan con tantas empresas como ejercicioseconmicos existen. Es decir, si he utilizado ContaPlus para llevar la contabilidad de mi empresa durante losaos 2008, 2009 y 2010, necesariamente habr utilizado al menos tres cdigos diferentes de empresa, porejemplo X8, X9 y X0.

Para aadir una empresa nueva, acudiremos al men Global, opcin Seleccin de empresa, o bien utilizar lacombinacin de teclas Alt + E. Tambin se puede acceder pinchando directamente sobre el icono Opcionesempresa .

Tambin podemos aadir una nueva empresa desde el Panel de Exploracin:

Aparecer una pantalla como la siguiente, denominada Datos Empresa:

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Esta primera pantalla es la ms importante en el proceso de creacin de una empresa. Es ms, es la nicaimprescindible, de manera que si cumplimentamos esta pantalla pero no las siguientes, el programafuncionara perfectamente. Se rellenarn los siguientes campos:

Cdigo: es un campo alfanumrico (admite nmeros y letras) de 2 dgitos que sirve para identificar laempresa que se va a crear. Una vez creada la empresa no puede modificarse.

Nombre: campo alfanumrico de hasta 40 dgitos donde figurar la razn social o nombre de la empresa.

Fecha inicio ejercicio: campo de formato fecha (da-mes-ao, XX-XX-XX) donde se pondr la fecha deinicio del ejercicio econmico. No tiene por qu coincidir con el inicio del ao natural y una vez creada laempresa, no puede ser modificada.

Fecha fin ejercicio: campo similar al anterior que, de forma automtica, suma 12 meses a la fecha de iniciodel ejercicio econmico. Dicha fecha puede variarse en el momento de crear la empresa, pero noposteriormente.

Fecha lmite acceso contable: campo de fecha que impide la realizacin de apuntes contables con fechainferior a la indicada en este campo. Se usa como bloqueo preventivo para perodos contables ya cerrados. Porejemplo, si en este campo figura la fecha 30-09-10 e intento introducir un asiento con una fecha anterior,aparecer el siguiente mensaje:


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La cumplimentacin de este campo no es obligatoria, y suele dejarse en blanco en el momento de crear unaempresa, variando su valor a medida que se van cerrando los meses.

Dgitos subcuenta: campo donde se configura el nmero de dgitos que tendrn las subcuentas de la empresa.Puede tomar valores entre 5 y 12, en funcin del volumen de informacin que cada empresa crea necesitar. Esmuy importante elegir adecuadamente este nmero, ya que una vez creada la empresa ya no podr modificarsecon posterioridad.

Histrico: campo informativo donde figura el cdigo de la empresa durante el ejercicio anterior. A la hora decrear una empresa queda vaco, tomando un valor de forma automtica durante el proceso de cierre delejercicio contable. Tambin puede asignarse un cdigo histrico de empresa de forma manual, desde lapantalla Seleccin de empresa, botn . Una vez all, deberamos elegir el cdigocorrespondiente a la misma empresa durante el ao anterior (X9 en nuestro ejemplo, por corresponder al ao2009). El programa nos enviar el siguiente mensaje de confirmacin:

De no cumplimentarse esta opcin, las Cuentas Anuales de la empresa no aportarn informacin del ejercicioanterior.

Ao ejercicio: campo informativo donde figura, de forma automtica, el mismo ao que aparece en la fechade inicio del ejercicio.


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Forma de presentacin de las Cuentas Anuales: se puede escoger entre diferentes modelos de cuentas:normales (estndar), abreviadas o para PYMES:

Para ejercicios anteriores al 2008, la ventana que nos encontramos es similar, pero no aparecen los nuevosPGC.

Adems de permitir la posibilidad de utilizar la moneda local, expresando los importes en pesetas. (Estaopcin desaparece para los ejercicios iguales o superiores al 2008).


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La opcin de otra empresa se suele emplear al crear la misma empresa para el ejercicio econmico siguiente,ya que copia las cuentas de dicha empresa. En este ejemplo se nos solicita la empresa a copiar, pudindoseoptar adems por cambiar de tipo de presentacin de las cuenta anuales:

La opcin personalizado permite crear cuentas y la estructura de las cuentas anuales con total libertad. Estaopcin puede utilizarse cuando se trate de empresas que emplean planes de cuentas especiales.

Restaurar Plan Contable: si pulsamos este botn, ContaPlus restaurar el plan contable que originalmente seasign al aadir la empresa.

Tipo conversin: presenta el tipo de conversin oficial del euro respecto de la peseta.

Moneda ms frecuente: permite que elijamos la moneda con la que aparecern habitualmente los camposmonetarios. Se puede elegir entre la local (peseta) o la constante (euro).

IMPORTANTE!La versin demostrativa del programa (DEMO), limita a dos el nmero de empresaspermitidas. Por lo tanto, eliminaremos la empresa de pruebas en los ejercicios de estaunidad, dado que vamos a necesitar de 2 cdigos de empresa para realizar las prcticas delcurso.


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Aadir una empresa en ContaPlus

Aadir una empresa copiando datos de otra

Una vez cumplimentada la ficha principal, rellenaremos las siguientes, comenzando por Ruta Programas,que contiene los campos siguientes:

Facturacin: contiene la ruta donde se encuentra instalado el ejecutable de FacturaPlus, Gestinw.exe. Unavez cumplimentado este campo, se pulsar la tecla Intro, ya que de no hacerlo no se acceder al siguientecampo.

Empresa: aqu se rellenar el cdigo que tiene la empresa en FacturaPlus, que no tiene por qu coincidir conel de ContaPlus.

El enlace ContaPlus-FacturaPlus nos va a permitir consultar informacin de FacturaPlus an sin tener abiertoeste programa. En el tema 4 se detalla este aspecto.

NominaPlus: contiene la ruta donde se encuentra instalado el ejecutable de NominaPlus.


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Empresa: contiene el cdigo que tiene la empresa en NominaPlus.

En el ejemplo puede observarse que no es necesario rellenar estos campos. Slo lo harn quienes hayanadquirido otros productos de SAGE SP adems de ContaPlus.

Traspasar la coleccin de asientos predefinidos: si marcamos esta opcin se copiar en la empresa una seriede asientos predefinidos propuestos por ContaPlus. En la 11 unidad se explica cmo disear, aadir y utilizarlos asientos predefinidos.

Correo electrnico: campo de texto con la direccin e-mail de la empresa que estamos creando.

Clave de acceso empresa: este campo contendr la clave de acceso de nuestra empresa. De este modo, cadavez que un nuevo usuario seleccione dicha empresa, tendr que introducir la clave para poder trabajar en ella.

Ruta editor: contiene la ruta donde se encuentra instalado el tratamiento de textos que emplearemos paraeditar y visualizar la Memoria y el Cuadro de Financiacin.

La siguiente ficha, Opciones Empresa, contiene una serie de opciones que nos permiten configurar algunosaspectos de ContaPlus.

Acceso a campos analticos en asientos: permitir, en la introduccin de asientos en el Diario, el acceso a loscampos analticos de Departamentos y Proyectos.

Acceso a campos de documento en asientos: permitir, en la introduccin de asientos en el Diario, aadiruna descripcin relativa al documento (normalmente tipo de documento o dnde est archivado) que contienela informacin que se est contabilizando.

Tiempos de espera con contador: si se marca esta opcin, aparecer una barra informativa del proceso de laaccin que ContaPlus est realizando.


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Borrado de vencimientos despus de preprocesar: esta opcin se usa slo si llevamos control de latesorera con ContaPlus, y hace que los vencimientos se borren de forma automtica una vez que se hanpreprocesado (contabilizacin o creacin de documentos de pago). La ltima unidad del curso est dedicada,en exclusiva, al fichero de vencimientos.

Eliminar cheques y pagars despus de pasar al diario: tambin esta opcin est ligada al control de latesorera. Si la marcamos, conseguiremos que en el fichero de los documentos de pago (cheques y pagars)slo aparezcan los pendientes de emitir.

Acceso a serie de facturacin: activa el campo de serie a la hora de introducir los datos correspondientes enla gestin de asientos. Slo aparece cuando contabilizamos facturas emitidas o recibidas, en el momento deintroducir el IVA.

N mximo de asientos en la sesin para paso al maestro: con esta opcin se determinar el nmeromximo de asientos que quedan en memoria RAM (los datos contenidos en ella se pierden si se apaga elordenador) antes de su paso al fichero maestro de Diario.

La siguiente ficha, Parmetros Empresa, aparecen unas cuantas opciones de las denominadas por defecto, esdecir, que aparecen en algunos campos de ContaPlus sin que nosotros pongamos nada en ellos.

Nivel de seguridad de la empresa: nivel asignado a la empresa para que ningn usuario de nivel inferiortenga accesos o derechos sobre ella.

Subcuenta de banco ms utilizada: en este campo se puede rellenar la subcuenta contable de tesorera quems frecuentemente se use. As, en algunas opciones de ContaPlus (relacionadas con el control de la tesorera)aparecer dicha cuenta en el campo correspondiente.

Asiento de apertura-Asiento de regularizacin-Asiento de cierre: estos campos se rellenanautomticamente al cerrar el ejercicio contable y contienen los nmeros de dichos asientos contables.


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Fecha ltima liquidacin del I.V.A.: contiene la fecha correspondiente al asiento de regularizacin del IVA.Este campo se rellena de manera automtica cuando empleamos la opcin de I.V.A. denominada Asiento deregularizacin. En la 8 unidad comprenderemos su utilidad.

Tratamiento del I.V.A. como I.G.I.C.:al activar esta opcin, se sustituir en las cabeceras de listados ytablas referidas al IVA, las siglas IVA por IGIC, para la documentacin oficial requerida en Canarias.

Comentarios: esta opcin contiene un cuadro de texto que permite la introduccin de notas y comentariossobre la empresa en cuestin. Los comentarios introducidos durante la creacin de la empresa puedenmodificarse con posterioridad gracias a los botones y

.

La ltima ficha que puede cumplimentarse al aadir una nueva empresa es Vencimientos, que se utilizar si elusuario desea recibir informacin sobre la fecha en que se deben procesar los vencimientos.

Las opciones que se pueden dar son:

No avisar: el programa no avisar de si se ha producido o no algn vencimiento. Con esta opcin noseleccionada s avisar.

Fecha de vencimiento: el programa avisar cuando la fecha de emisin o de pago del vencimiento coincidacon la que el usuario establezca en este campo.

Das anteriores al vencimiento: el programa avisar de todos los vencimientos, con el margen de antelacinque el usuario especifique.

Das posteriores al vencimiento: el programa avisar de aquellos vencimientos hasta los das que l deseetras su caducidad.


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Da de la semana: en esta opcin el usuario decidir que da de la semana quiere ser avisado.

Da del mes: da del mes en que el usuario quiere ser avisado de los vencimientos a procesar.

Fecha a elegir: fecha en la cual el usuario desea ser informado de los vencimientos prximos a vencer.

Deshabilitar aviso de vencimientos en EUROS para el 2002: esta opcin nos permite configurar un nuevoaviso en vencimientos, para aquellos vencimientos con fecha de vencimiento igual o superior al 01-01-2002.De no marcarse, el programa nos avisar automticamente al aadir un nuevo vencimiento superior a la fechaanterior, sugirindonos introducir el vencimiento en EUROS. Si por el contrario lo marcamos el programa nonos avisara aunque la fecha de vencimiento supere el 01-01-02. Tampoco avisar si se hubiese configuradocomo moneda de uso ms frecuente la moneda Constante. Se recomienda seleccionar esta opcin a partir del01-01-02.

Resto de pantallas al aadir una empresa

Datos de empresasYa tenemos creada la empresa, pero an hay que cumplimentar algunos datos que sern necesarios pararealizar determinados documentos de la Agencia Tributaria y el Registro Mercantil.

Previamente deberemos situarnos sobre la empresa recin creada y pulsar sobre el botn seleccionar. A partirde ese momento se estar trabajando sobre la nueva empresa.


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Accedemos a los datos de la empresa desde el men Global, opcin Datos de empresas. Se abrir unaventana con 4 fichas para rellenar:

Tambin podemos acceder a los datos de la empresa desde el Panel de Exploracin:

En la primera ficha, Fiscales, aparecen datos identificativos de la empresa necesarios a efectos de rellenaralgunos modelos exigidos por la Agencia Tributaria, como los modelos 303, 420, 340, 347, 349 390.


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En la segunda ficha, Hacienda, constan los datos de la delegacin de la Agencia Tributaria correspondiente aldomicilio fiscal de la empresa. Tambin figurarn las cuentas corrientes empleadas para pagos y devolucionescon este organismo, as como los datos necesarios para la realizacin telemtica del modelo 303 y el envotelemtico especial del modelo 390 en los grupos de entidades.


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En la tercera ficha, Balances, figuran los datos necesarios para el depsito de las cuentas anuales en elRegistro Mercantil. Los campos a rellenar coinciden exactamente con los de la hoja de datos de identificacindel propio Registro. En el momento de crear la empresa se pueden cumplimentar todos los datos excepto elNmero de pginas presentadas a depsito, que slo se conocer una vez confeccionada la memoria delejercicio 2010.


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La ficha Presentador contiene una serie de campos que deben ser rellenados por el usuario, con los datosidentificativos del presentador de determinados modelos fiscales (por ejemplo, el modelo 347).


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El botn permitir que imprimamos la primera hoja oficial (RegistroMercantil) de datos generales de identificacin de las cuentas anuales.

La ficha Datos Babel es una novedad de la versin 2010 que permite enviar al asesor de la empresa, a travsde un fichero XML la informacin contable para que la traslade a su ContaPlus. En la 10 unidad del cursotrataremos con detalle todo lo concerniente a este sistema de comunicacin de datos.


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As, a travs de esta pestaa, indicaremos el nombre de usuario y contrasea para conectar a la PlataformaSPA. Tambin indicaremos el correo electrnico al que queremos que nos enven los documentos preparadospara el envo, y el asunto del correo.

Los usuarios de la versin DEMO no pueden acceder al servicio SPA, slo pueden acceder los clientesde pago.

Datos fiscales y registrales de una empresa

Informacin por segmentosUna de las novedades que aparecen dentro del nuevo Plan General de Contabilidad, es la posibleobligatoriedad de presentar en la Memoria informacin segmentada, (por actividades o geogrficamente). A lahora de personalizar la empresa, podemos indicar al programa que deseamos aadir identificacin delsegmento en los asientos contables:


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El men Segmentos contiene opciones que permiten definir los diferentes segmentos dentro de una mismaempresa, as como otras opciones que nos permiten obtener la informacin deseada para la elaboracin de laMemoria.

La definicin de los diferentes segmentos puede obedecer a criterios de actividad o geogrficos:


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Por otro lado, el registro de asientos contables (ver tema 5) es el momento en el que se asignan los segmentosa la informacin contable:


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Una vez registrados los asientos, podemos obtener distintos informes (Mayor, balances de sumas y saldos)que nos ayudarn a elaborar la Memoria:


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Ejercicios

Para acceder a la siguiente unidad ser preciso enviar al tutor el archivo CP01.DOC. Lasinstrucciones para obtener dicho archivo se muestran a continuacin del ejercicio nmero3.

Ejercicio 1ContaPlus necesita, para cada ejercicio econmico, de la apertura de una serie de ficheros que contendrn lainformacin contable de la empresa durante el ao. Este proceso se realiza mediante la "creacin de empresa".

Se propone que el alumno cree una empresa igual a la que aparece en la teora de la unidad (X0: ComercialADR, S.A.), con las siguientes diferencias:

Pantalla Datos Empresa: no hay variaciones.1.

Pantalla Ruta Programas de SP: Sin enlaces con el programa de facturacin o con el de nminas.Ruta editor: el alumno sustituir la existente y pondr en su lugar la ubicacin de su tratamiento detextos (archivo winword.exe para el tratamiento de textos de Microsoft Office).

2.

Pantalla Opciones Empresa: no hay variaciones.3.

Pantalla Parmetros Empresa: eliminar los comentarios.4.

Pantalla Vencimientos: no hay variaciones.5.

Ejercicio 2Tanto los documentos entregados a la Agencia Tributaria como los presentados en el Registro Mercantildeben mostrar la identificacin de la empresa. Por esta razn, se hace necesaria la cumplimentacin de laspantallas denominadas "Datos de empresas".

Se propone que el alumno realice las siguientes tareas:

Selecciona la empresa recin creada X0, y comprueba que su nombre aparezca en la barra de ttulo.1.

Cumplimenta las ventanas Fiscales, Hacienda y Balances con los mismos datos que aparecen en elmanual del tema.

2.

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Ejercicio 3Elimina del fichero de empresas el cdigo 01 Empresa de pruebas.

IMPORTANTE!

Una vez realizados los ejercicios, el alumno enviar al tutor un archivo de texto denominadocp01.doc con el detalle de la empresa aadida en ContaPlus.

Si no es enviado no se podr acceder a la siguiente leccin.

Pasos a seguir para enviar este archivo:

Accede al men Global y elige la opcin 2- Seleccin de empresa:1.

Acceders a la lista de empresas, en la que slo debe aparecer Comercial ADR.

Pulsa sobre el botn Modificar y se abrir la solapa de datos generales de la empresa:2.


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Abre el tratamiento de textos WORD. Copiaremos la imagen de ContaPlus y la pegaremossobre el documento abierto. Las imgenes se consiguen usando el teclado (botn Impr PetSis,tambin llamado Imprimir Pantalla Print Screen). A continuacin, se pincha en el documento deword abierto y se pega (men EDICIN, opcin PEGAR):

3.

Las solapas a copiar son dos, Datos empresa y Opciones empresa.


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Una vez pegadas estas dos imgenes, debes guardar el documento con el nombre cp01:4.

Este archivo ser remitido al tutor como fichero adjunto a una tutora.

IMPORTANTE!

Al descargar las soluciones de los ejercicios, debers utilizar nuevas claves para poder acceder alprograma, la clave utilizada en la soluciones es: 12345678

Usuarios DEMO: cmo descargar las soluciones de los ejercicios


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RecursosEnlaces de Inters

https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp: Gua de Registros Mercantiles de Espaa http://www.agenciatributaria.es/wps/portal/Navegacion2IyD?url=La+Agencia+Tributaria/Informaci%C3%B3n+institucional/Contacta+con+nosotros&channel=1abd903fe0d68010VgnVCM10000050f01e0a____&ver=L&site=56d8237c0bc1ff00VgnVCM100000d7005a80____&idioma=es_ES:Delegaciones y Administraciones de la Agencia Tributaria: debes pinchar en DIRECCIONES YTELFONOS/DELEGACIONES Y ADMINISTRACIONES

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Indice3- Creacin de una empresaAadir una empresaDatos de empresasInformacin por segmentos

EjerciciosEjercicio 1Ejercicio 2Ejercicio 3

RecursosEnlaces de Inters

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