Contabilidad Básica

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Autor: Leslie Liliana Martínez Matamoros

CONTABILIDAD BASICA

UNIDAD 8. BALANCE DE PRUEBA

Objetivo:

Al finalizar la unidad el participante será capaz de Elaborar balanza de prueba.

1- Compensación entre elementos de Balance

En cada operación que se efectúa, los elementos del balance varían; pero no por ello

deja de subsistir la igualdad numérica entre Activo, Pasivo y Patrimonio.

Por ejemplo, si la operación aumenta uno de los valores del Activo forzosamente,

dicha variación debe quedar compensada con un aumento en cualquiera de los

elementos del Pasivo o del Patrimonio, o con una disminución en el alguno de los

valores (cuentas) del mismo activo.

(+) Activo = (+) Pasivo (un aumento en el activo y un aumento en el pasivo)

= (+) Patrimonio Neto (un aumento en el activo y un aumento en el

Patrimonio neto)

= (-) Activo (un aumento en el activo y una disminución en el

Activo)

Por el contrario, si la operación aumenta uno de los elementos del pasivo o del

Patrimonio, forzosamente dicha variación debe quedar compensada o con una

disminución en cualquiera de los valores del activo o con una disminución en

cualquiera de los valores del mismo pasivo o patrimonio.

(+) Pasivo = (-) Activo (un aumento en el pasivo y una disminución en el

Activo mismo)

= (-) Pasivo (un aumento en el pasivo y una disminución en el

Pasivo mismo)

= (-) Patrimonio (un aumento en el pasivo y una disminución en el

Patrimonio Neto)

Definición de Balance de Prueba

Es un cuadro de dos columnas donde aparecen los nombres y los saldos de todas las

cuentas en el orden en que aparecen en el libro mayor, los saldos débitos aparecen

en la columna de la izquierda, y los saldos créditos en la columna de la derecha.

Los totales de las dos columnas deben ser iguales.

Antes de utilizar los saldos de las cuentas para preparar un balance general, es

importante comprobar que el total de las cuentas con saldo débito es igual al total de

las cuentas con saldo crédito.

En las cuentas de toda transacción registrada se asientan cifras iguales de débito y

crédito “Ley de causación o causalidad”, la suma de todos los débitos en el libro

mayor debe ser igual a la suma de todos los créditos, si el cálculo de los saldos de las

cuentas ha sido exacto.

La norma no definió lo que debe entenderse como balance Prueba, ni tampoco está

contemplado actualmente como un estado financiero, por cuanto no lo es, debiendo

recurrirse a la Academia de tratadistas para aclarar su definición.

Usos y limitaciones del Balance de Prueba

El balance de prueba demuestra que el mayor está cuadrado.

La igualdad entre los totales de los débitos y los créditos del balance de prueba

asegura:

1. Que se han registrado débitos y créditos iguales para todas las

transacciones.

2. Que el saldo débito o crédito de cada una se ha calculado correctamente.

3. Que la adición de los saldos de las cuentas en el balance de prueba se ha

efectuado correctamente.

Si los totales de los débitos y créditos del balance de prueba no cuadran, indica que

se han cometido uno o más errores.

Los errores más característicos son:

a) La mayorización de un débito como un crédito o viceversa.

b) Errores aritméticos al saldar las cuentas.

c) Errores cometidos al transferir los datos de las cuentas al balance de

prueba.

d) Anotación de un saldo débito en la columna del crédito del balance de

prueba, o viceversa.

e) Errores de suma en el balance de prueba.

La preparación de un balance de prueba no demuestra que las

transacciones se han analizado y registrado correctamente en las

cuentas correspondientes.

Si por ejemplo: un ingreso en efectivo estuviera erróneamente

registrado mediante un débito a la cuenta Terreno en lugar de debitar la

cuenta Efectivo, el balance de prueba seguirá cuadrando. Además, si

se omitiera totalmente el registro de una transacción en el mayor, el

error no quedaría reflejado en el balance de prueba.

En resumen el Balance de Prueba demuestra solamente un aspecto

del mayor: que existe igualdad entre los créditos y los débitos.

A pesar de estas limitaciones, el balance de prueba constituye una

herramienta útil, porque no solamente brinda la seguridad de que el

mayor está cuadrado, sino que sirve como una excelente base para la

preparación de los estados financieros.

El balance de prueba es simplemente un papel de trabajo, útil para el

contador pero que no se distribuye a los otros usuarios de la

información contable.

El Estado de Situación Financiera y los otros estados financieros se

pueden preparar más cómodamente a partir del balance de prueba que

directamente del libro mayor, especialmente si están involucradas

muchas cuentas.

Balanza de Comprobación – Balance de Prueba – o Balanza de Prueba

Como su nombre lo indica sirve esencialmente para comprobar que los asientos

registrados en el libro diario han sido pasados integra y correctamente al libro mayor,

y que se ha cumplido con la teoría de la partida doble.

Esta evidencia se obtiene al comparar las sumas de las columnas de movimientos de

la balanza con los totales del diario, debiendo existir una correspondencia entre

ambos.

Para elaborar la balanza de comprobación, los datos se toman del libro mayor y

contiene todas las cuentas de este libro, sean estas de activo, pasivo y capital

contable o de resultados, sin clasificación alguna.

2- Elaboración de un Balance de Prueba

La elaboración de un balance de prueba involucra tres pasos:

1. Determinación de los saldos de las cuentas del mayor

2. Ordenamiento de los saldos de las cuentas en el formato de un balance

de prueba

3. Suma de las columnas en el balance de prueba y comparación de los

totales de las columnas.

Todas las funciones involucran información ya contenida en la base de datos y

que el computador puede ejecutar.

Los elementos (partes) de la Balanza de comprobación son:

a) Encabezado: incluye nombre de la empresa, la indicación de ser una balanza

de comprobación (balance de prueba), fecha de elaboración.

b) Columnas

- Una columna denominada concepto (detalle) para el nombre de las

cuentas.

- Dos columnas, para el importe de los movimientos de cada cuenta, tanto

para el deudor como el acreedor

- Dos columnas destinadas a determinar el saldo de cada una de las cuentas

utilizadas. Si son de activo tendrán saldo deudor, y si son de pasivo o

patrimonio tendrán saldo acreedor.

Ejemplo de una balanza de comprobación:

Se toman cuatro cuentas al azar, para realizarlo:

Caja Patrimonio

DEBE HABER DEBE HABER

15,500.00 54,700.00 904,000.00

12,000.00 38,400.00 904,000.00 S/A

47,040.00

51,200.00

125,740.00 93,100.00

S/D 32,640.00

Bancos

Descuento s/ ventas

DEBE HABER DEBE HABER

100,000.00 60,000.00 960.00

200,000.00 960.00 S/A

150,000.00

50,000.00

400,000.00 60,000.00

S/D 340,000.00

“Empresa Comercial Karina”

Balanza de comprobación

Al 31 de diciembre de 2014

MOVIMIENTOS SALDOS

Nº CUENTAS Deudor Acreedor Deudor Acreedor

1- Caja 125, 740.00 93,100.00 32,640.00

2- Bancos 400,000.00 60,000.00 340,000.00

3- Clientes 48,000.00 48,000.00

4- Documentos por cobrar 240,000.00 240,000.00

5- Inventarios 345,000.00 345,000.00

6- Mobiliario y equipo de 100,000.00 100,000.00

Oficina

7- Gastos de organización 40,000.00 40,000.00

8- Primas de seguro 4,000.00 4,000.00

9- Compras 178,571.00 178,571.00

10- Patrimonio Neto 904,500.00 904,500.00

11- Ventas 313,571.00 313,571.00

12- Proveedores 20,000.00 20,000.00

13- Impuesto sobre Ventas 16,200.00 16,200.00

14- Documentos por pagar 216,000.00 216,000.00

15- Descuentos sobre ventas 960.00 960.00

16- Gastos de Ventas 25,500.00 25,500.00

17- Gastos de Administración 29,200.00 29,200.00

18- Terrenos 134,400.00 134,400.00

SUMA 1,671,371.00 1,470,271.00 1,470,271.00

Se puede observar que la balanza está cuadrada, es decir que cumple con la igualdad

de saldos (la suma de los saldos de débito son iguales a la suma de los saldos del

crédito. Teoría de la Partida doble- ley de causación (no hay causa sin efecto y todo

efecto tiene una causa).

Otra forma de presentar el balance de prueba es solamente con dos columnas

(saldos) deudor y acreedor o débitos y créditos.

Ejemplo:

“Compañía la Victoriosa”

Balance de Prueba

Al 31 de agosto de 2014

Efectivo L. 32,200.00

Cuentas por cobrar 9,200.00

Terreno 430,000.00

Edificio 600,000.00

Mobiliario y equipo 28,000.00

Cuentas por pagar 63,400.00

Préstamos por pagar 400,000.00

Patrimonio neto _636,000.00

1, 099,400.00 1, 099,400.00

3- Balanza Previa

Una vez registradas en el diario y mayorizadas las partidas de pérdidas y Ganancias

se hace una balanza en la que ya no aparecen cuentas de resultado, solamente de

Balance, de la que se toman los datos para hacer el Estado de Situación financiera,

por tal motivo se llama previa.

Ejercicio Nº 14 (no obtiene puntos, sirve para practicar las cuentas).

A continuación se le brindan los siguientes datos para que practique:

Fernanda Lagos y Asociados es una Empresa que brinda servicios de consultoría en

inversiones. Los saldos de las cuentas al 31 de diciembre de 2014, aparecen en la

siguiente lista:

Nº CONCEPTOS VALOR DEBE HABER

1- Cuentas por cobrar 16,700.00

2- Cuentas por pagar 4,800.00

3- Vehículos 12,600.00

4- Edificio 110,000.00

5- Efectivo 17,650.00

6- Computadora 18,800.00

Registradora 5,450.00

7- Terreno 85,000.00

8- Documentos por pagar 145,000.00

9- Documentos por cobrar 2,400.00

10- Muebles de Oficina 12,900.00

11- Suministros para oficina 850.00

12- Impuestos prediales por pagar 1,060.00

13- Patrimonio neto 129,650.00

14- Salarios por pagar 3,740.00

15- Biblioteca técnica 1,900.00

Instrucciones:

a) Prepare un balance de prueba con las cuentas relacionadas en orden por su

estado financiero. Incluya un encabezamiento adecuado para el balance de

prueba.

b) Prepare un Estado de Situación Financiera, incluya un subtotal para el total de

pasivos.