UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES...
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA. TEMA: Manual de control interno para el manejo eficiente de los recursos financieros de la Junta Parroquial de Ambuqui AUTORA: Somayra M. Anangonó Padilla ASESOR: Dra. Germania Arciniegas Mgs Ibarra – Ecuador 2013
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA:
Manual de control interno para el manejo eficiente de los recursos financieros de
la Junta Parroquial de Ambuqui
AUTORA: Somayra M. Anangonó Padilla
ASESOR: Dra. Germania Arciniegas Mgs
Ibarra – Ecuador
2013
II
CERTIFICADO DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la Tesis de
Grado previa a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoria
y Finanzas CPA, cuyo título es, “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL
MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA JUNTA
PARROQUIAL DE AMBUQUÍ”. Fue elaborado por Somayra Marcela Anangonó
Padilla, cumpliendo con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad
UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
Dra. Germania Arciniegas, Mgs.
ASESORA
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro que el
contenido de la tesis de Grado cuyo título es “MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA
JUNTA PARROQUIAL DE AMBUQUÍ”, Presentado como requisito para la obtención
del Título de Ingeniero en Contabilidad Superior Auditoría y Finanzas CPA, es de mi
autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
Somayra M. Anangonó P.
C.I. 1003572136
IV
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación, nació de una inquietud personal pero tuvo el respaldo
incondicional de mi familia, con el amor que me brindó; por eso lo dedico a ella, de
manera especial, a mi Madre que me dio la vida y la fortaleza para superar los
problemas con dignidad. Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus
valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero
más que nada, por su amor, a mi hermano por brindarme siempre su apoyo en los
momentos más difíciles, más que mi hermano se convirtió en mi amigo, en la persona
que puedo confiar ciegamente, él es mi fortaleza que me acompaña siempre y es mi
impulso para seguir adelante sin desmayar
A toda mi familia por todo el sacrificio realizado para que pueda alcanzar mis objetivos
planteados ya que sin su ayuda nada de esto hubiese sido posible.
Muchísimas gracias a todos espero no defraudarlos nunca. Esto es para ustedes.
Somayra Anangonó
V
AGRADECIMIENTO
A Dios, que es el artífice de mi personalidad, porque le ha dado ese hálito de fe y
voluntad a toda prueba, para cruzar el camino de mi vida estudiantil A los directivos de
la Junta Parroquial de Ambuqui por todo el apoyo brindado al permitirme realizar este
proyecto en sus instalaciones.
A mi tutor por su paciencia y conocimientos al guiarme para poder llegar a feliz término
este proyecto.
Y a todas esas personas que de una u otra manera me ayudaron a lograr este objetivo de
todo corazón muchas gracias
Somayra Anangonó
VI
ÍNDICE GENERAL
PORTADA………………………….…………………………...……….…….…I
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR………………………..……….…..…..II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS………...…..………….….III
DEDICATORIA…………………………………………………….........…….IV
AGRADECIMIENTO………...………………………………………….……V
ÍNDICE GENERAL…………………………………………...…………........VI
ÍNDICE DE CUADROS……..………………………………..…...…….........XII
ÍNDICE DE GRÁFICOS………………………………………...……….....XIII
ÍNDICE DE TABLAS……………………………..…………..........…….......XIV
ÍNDICE DE DIAGRAMAS…………………………….…….…..…….…...XV
ÍNDICE DE ANEXOS…………………………………….…….…..…….…XVI
RESUMEN EJECUTIVO…………………………...……………...……..,XVII
INTRODUCCIÓN………………………………………..……...…….……...XX
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA…………………………………………………………………..1
1.1 Planteamiento del problema…………….………….………….……………...1
1.1.1 Formulación del problema…………………………………….…….….…......3
1.1.2 Delimitación del problema……………………………………………….…....3
1.1.3 Línea de investigación………...…………………………..…………………..3
1.2 Objetivos…………….……………………………………….…………….....…3
VII
1.2.1 Objetivo general………………………..……………………….………………3
1.2.2 Objetivos específicos……………………………………………………....…...3
1.3 Justificación…………………………..…………………………………………4
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO………………………………………………..……………..6
2.1 Antecedentes investigativos……………………………………….………..…..6
2.2 Fundamentación teórica……………………..……………………….….……...7
2.2.1 Manuales………… ………………………………………………..…..………7
2.2.1.1 Definición……………………………………………………………….………7
2.2.1.2 Importancia de los Manuales...…………………………………………….….8
2.2.1.3 Ventaja de los Manuales….…………………………………..…….……….…9
2.2.1.4 Desventaja de los Manuales……………………………………..….…………9
2.2.1.5 Clasificación de los Manuales…..…………………………………...……..…..10
2.2.1.6 Contenido de los Manuales …………...……………………………..……….14
2.2.2 Control Interno…………….……………………………………..……….……15
2.2.2.1 Definición…….……………….………………….……………………………15
2.2.2.2 Responsabilidad del Sistema de Control Interno …………………………...16
2.2.2.3 Objetivos del Control Interno …………………….………………………….16
2.2.2.4 Importancia del Control Interno …………………………………………….18
2.2.2.5 Métodos del Control Interno ……………………….…………………………18
2.2.3 Método de Control Interno para aplicar en la Junta Parroquial de Ambuqui.…26
2.2.3.1 Informe COSO I….…………..…….………………….……………….…..…26
2.2.3.1.1 Generalidades……………..……… ………………………………………26
VIII
2.2.3.1.2. Características.....……………...………………………………...…….…..27
2.2.3.1.3. Elementos……………...........…………………………………..…………27
2.2.3.1.4. Componentes…………….........…………………………………..………28
2.2.4. Métodos de Evaluación de Control Interno………………………………….42
2.2.4.1. Cédulas Narrativas………………………………………………………….42
2.2.4.2. Cuestionarios de Control Interno…………………………………………...42
2.2.4.3. Flujogramas…………………………………………………………………43
2.2.4.3.1. Simbología del diagrama de flujo…….…….…………………..................44
2.2.5. Eficiencia…………………………………………...……...................................46
2.2.5.1. Definición…………………………………………………………………...46
2.2.5.2. Tipos de Eficiencia…………………………………………………………47
2.2.5.2.1 Eficiencia Asignativa.....................................................................................47
2.2.5.2.2 Eficiencia Técnica……………………………….......................…………48
2.2.5.2.3 Eficiencia Economica....................................................................................48
2.2.5.3. Metodologías para medir la eficiencia…………………………………...49
2.2.5.3.1 Analisis Finaciero.........................................................................................49
2.2.5.4. Indicadores de Gestión de Eficiencia………………………………….…50
2.2.5.5. Ecuación de la Eficiencia………………………………………………...51
2.3. Idea a Defender………………………………………………………………51
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO……...………………………………………...53
IX
3.1 Modalidad de la investigación……………………………………………...53
3.2 Tipos de investigación………………………………………………………53
3.2.1 Aplicada………………………………………………………………….….53
3.2.2 Histórica…………………………….……………………………………….53
3.2.3 Descriptiva…………………………………………………………………..54
3.2.4 Campo……………………………………………………………………….54
3.2.5 Bibliográfica………………………………………………..………………..54
3.3 Población y muestra………………………………………………………...55
3.4 Métodos, técnicas e instrumentos…………………………………………..55
3.4.1 Métodos………………………………………………………………….…..55
3.4.1.1 Analítico – Sintético ……………………………………...….............……....55
3.4.1.2 Inductivo – Deductivo…………………………………………….……….56
3.4.1.3 Histórico – Lógico…………………………………………..………………56
3.4.2 Técnicas………………………………………….…………………………56
3.4.2.1 Entrevista…………………………………………………………………...56
3.4.3 Instrumentos………………………………………………………………..56
3.4.3.1 Guía de entrevista.............................................................................................56
3.5 Interpretación de Resultados ……………………….……….........................57
3.5.1 Entrevista dirigida al presidente de la Junta………………….….....………57
3.6 Conclusiones Teórico – Metodológicas de la investigación de campo………..58
CAPÍTULO IV
MARCO PROPOSITIVO………………………………………….………......59
X
4.1 Título………………………………………………………………………….59
4.2 Objetivo de la propuesta ……………………………………………………..59
4.3 Desarrollo de la propuesta ………………………………………….…………59
4.4 Esquema de la Propuesta ………………………………………...…………….60
Gobierno Autónomo Descentralizado del la Junta Parroquial de Ambuquí............61
MISIÓN..........................................................................................................................62
VISIÓN...........................................................................................................................62
Funciones del GAD........................................................................................................62
Competencias del GAD...................................................................................................64
Atribuciones del Gad......................................................................................................65
Base Legal.......................................................................................................................68
Descripción de los componentes del Control Interno, según el COSO I...................68
Ambiente de Control Interno.........................................................................................69
Funciones de los miembros del GAD............................................................................72
Evaluación de riesgo.......................................................................................................76
Actividades de Control..................................................................................................76
Información y Comunicación........................................................................................78
Monitoreo y Supervisión...............................................................................................79
Desarrollo del Control Interno, basado en el COSO I...................................................80
Graficación, desarrollo y análisis de los procesos de control interno.........................82
Impactos……………………………………………………………………………132
4.5 Validación de la tesis………………………..………………………...…............139
XI
CONCLUSIONES………………………………….…………………………...140
RECOMENDACIONES………………………………………………...….…142
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………..………………….....143
ANEXOS………………………………………………………………………..…..144
XII
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO PÁGINA
Cuadro Nº 1. Formato de Control Interno...…………………………………………...81
Cuadro Nº 2. Trámite de elaboración del Presupuesto………………………………..85
Cuadro Nº 3 Trámite de elaboración de bases de contrato…………………………88
Cuadro Nº 4 Trámite de pedido para adquisición de materiales………………….......91
Cuadro Nº 5. Trámite de pedido para entrega de materiales………………………..94
Cuadro Nº 6. Trámite de pedido adquisición de materiales e insumos de oficina.…97
Cuadro Nº 7. Trámite de elaboración de presupuesto y materiales solicitados…...100
Cuadro Nº 8. Trámite para recepción definitiva de obras…………………….…….103
Cuadro Nº 9. Trámite de líneas de fábrica para cerramientos………………………105
Cuadro Nº 10Trámite de líneas de fábrica para edificación y/o afectación……...….107
Cuadro Nº 11. Trámite de legalización para posesión urbana o rural………………..110
Cuadro Nº 12. Trámite de trazados viales………………………………….….…...112
Cuadro Nº 13.Trámite de colocación de puntos para aceras y bordillos…………….114
Cuadro Nº 14. Trámite de usos de suelo……………………………………………...117
Cuadro Nº 15. Trámite de asignación de viáticos…………………………….………119
Cuadro Nº 16. Trámite de proyectos de urbanización………………………………..122
Cuadro Nº 17. Trámite de certificados de bienes y otros…….………………...........124
Cuadro Nº 18. Trámite de elaboración de catastros para cobro de contribuciones…..127
Cuadro Nº 19. Trámite para la emisión de fondos de Caja Chica…………………….129
Cuadro Nº 20.Presupuesto General..............................................…………………….133
Cuadro Nº 21. Detalle de Obras y Presupuesto Asignado ………….......………….134
XIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nº 1. Clasificación de los manuales…………………………… ……………10
Gráfico Nº 2. Gráfico de comparación de componentes de control interno………....25
Gráfico Nº 3. Componentes del COSO I……………………………………………...29
Gráfico Nº 4. Cuestionario para la evalauación del Control Interno………………....43
Gráfico Nº 5. Esquema de la Propuesta……………………………………………….61
Grafico Nº 6. Compromiso Institucional………………………………………………70
Grafico Nº 7. Organigrama Institucional… …………………………………………..71
Grafico Nº 8. Información y Comunicación…………………………………..………..78
Gráfico Nº 9. Supervisión y Monitoreo…………………………………………...….79
Gráfico Nº 10. Detalle de reposición de caja chica………………………………….131.
XIV
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1. Tabla comparativa de los atributos del control interno……………..….22
Tabla Nº 2. Personal……………………………………………………….…………...55
Tabla Nº 3. Niveles de impacto……………………………………..………………132
Tabla Nº 4. Impacto Económico………………………………………..…………..132
Tabla Nº 5. Impacto Social……………………………………………..…………..137
Tabla Nº 6. Impacto cultural educativo………………………………………….….137
Tabla Nº 7. Impacto Ético………………………………………………………..…138
Tabla Nº 9. Impacto Ambiental………………………………………………….….139
XV
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
Diagrama Nº 1. Elaboración del Presupuesto de Obras……………………………...83
Diagrama Nº 2. Elaboración de Bases de contrato…………………………………….86
Diagrama Nª 3. Pedido para la adquisición de materiales……………………………..89
Diagrama Nº 4. Entrega de materiales………………………….……………………...92
Diagrama Nº 5. Pedido para la adquisición de insumos y materiales de oficina……..95
Diagrama Nº 6. Elaboración de presupuesto de obra y materiales……………….....98
Diagrama Nº 7. Recepción de obra………………………………………………......101
Diagrama Nº 8. Líneas de fábrica para cerramientos………………………………...104
Diagrama Nº 9. Líneas de fábrica para edificación y/ afectación…………..………..106
Diagrama Nº 10. Legalización para posesión urbana o rural…………………………107
Diagrama Nº 11. Trazados viales………………………………………………….....111
Diagrama Nº 12. Colocación de puntos para aceras y bordillos……………………..113
Diagrama Nº 13. Uso de suelos………………………………………………...….....115
Diagrama Nº 14. Asignación de viáticos para inspecciones y viajes…………………118
Diagrama Nº 15. Proyecto de urbanizaciones……………………………….…...….120
Diagrama Nº 16. Certificado de bienes y otros……………………..………………..123
Diagrama Nº 17. Contribución especial por mejoras…………………...……………125
Diagrama Nº 18. Emisión y reposición de fondos de caja chica…………...………...128
XVI
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo No 1:……………………………………….…Entrevista Ing. Armando Flores
Anexo No 2: …… ......Secretaria y el Presidente da la Comunidad de San Clemente
Anexo No 3: …….................….…..…………………Fotografías Secretaria Tesorera
Anexo No 4: ….........................………Fotografías Instalaciones del GAD Parroquial
Anexo No 5: …………..………………. Instrumento de la evaluación de la propuesta
XVII
RESUMEN EJECUTIVO
La presente tesis trata acerca de la elaboración de un manual de Control Interno para la
Junta Parroquial Rural de Ambuqui, en el cual se describen procesos, normas y políticas
para el mejoramiento de los estados financieros de la misma. En este manual se incluye
las responsabilidades y funciones de las personas encargadas en llevar dicho proceso.
El problema principal de La Junta Parroquial de Ambuqui es que no cuenta con un
manual de control interno que permita realizar un control secuencial, permanente y
sistematizado de los movimientos de sus recursos financieros, lo cual creará una
situación muy delicada al momento que el Gobierno Autónomo Descentralizado de esta
Junta, sea sujeto de una auditoría o tenga que realizar la “rendición de cuentas”, que
tantos problemas legales y políticos han generado en ámbito parroquial ecuatoriano.
Es por eso que el presente trabajo tiene la finalidad de ser una guía de los
procedimientos que deben seguirse, con el propósito de poder mejorar las actividades
diarias que realizan los miembros de la junta. Puesto que para poder ampliar su gestión
y presentar resultados satisfactorias a la asamblea comunitaria se debe dar cumplimiento
a las Normas de Control Interno que exige la Contraloría General del Estado. Este
aspecto es de fundamental importancia para los miembros de la junta ya que no es un
problema aislado, es un hecho que se viene dando en la actualidad y debe ser tomado en
cuenta para evitar inconvenientes futuros.
El objetivo principal de este trabajo es proporcionar un manual de control interno para
manejar, de manera eficiente y eficaz, los recursos financieros de la Junta Parroquial de
XVIII
Ambuqui y que permita, a la vez, capacitar a los miembros del GAD de esta parroquia,
en cuanto al ámbito y normas legales de sus funciones.
XIX
EXECUTIVE SUMMARY
This thesis is about the development of an Internal Control Manual for Ambuqui’s Junta
Parroquial Rural, which describes processes, standards and policies for the
improvement of the financial statements of the same. This manual includes the
responsibilities and roles of persons responsible in bringing this process.
The main problem of the Ambuqui’s Junta Parroquial is that does not have an internal
control manual which can allow a sequential control, continuo us and systematic
movements of financial resources, which will create a very delicate situation when the
Decentralized Autonomous Government of the Board, is the subject of an audit or have
to make the "accountability", which many legal and political problems generated in the
field Ecuadorian parochial.
That's why the present study aims to be a guide to the procedures you must follow for
the purpose of improving the daily activities performed by members of the Junta.
Since to be able expand its management and presenting satisfactory results to
community assembly must comply with the internal control standards required by the
General State Contraloria. This aspect is of fundamental importance to the members of
the Junta since it is not an isolated problem, it is a fact that has occurred present and
should be taken into account to avoid future problems.
The main objective of this article is to provide an internal control manual for managing,
efficiently and effectively, the financial resources of the Vestry of Ambuqui and allows,
at the same time give out to the GAD members of this parish, as to the scope and legal
standards of their duties.
XX
INTRODUCCIÓN
La Constitución de la República del Ecuador y la Ley de Ordenamiento Territorial que
rige para el ámbito geográfico parroquial, ha determinado que las juntas parroquiales de
todo el territorio ecuatoriano, tengan autonomía en el manejo de sus asignaciones
presupuestarias, adjudicadas por los GAD provinciales, pero con sujeción a eventuales
auditorías, que podrían darse a niveles interno como externos. En el nivel interno,
mediante las normativas de manuales o guías de control, creadas por cada junta, en
relación a sus características específicas, pero bajo los esquemas generales nacionales y,
a nivel externo, por medio de las auditorías dispuestas por los gobiernos provinciales o
por el Gobierno Central, cuando los casos lo ameritan.
La Junta Parroquial de Ambuqui, al no contar con el referido manual de control interno,
necesita de este documento guía, para evitar eventuales problemas, sobre todo con los
organismos de control tributario y con la veeduría ciudadana del buen manejo de los
recursos financieros.
Todo lo mencionado ha sido el motivo para emprender la tarea de diseñar, estructurar y
proponer a la Junta Parroquial de Ambuqui, el documento guía que le está haciendo
falta, y se lo presenta bajo el esquema de un trabajo de tesis, con propuesta incluida, en
un documento estructurado con cinco (4) capítulos.
Capítulo I: El Problema, que pone de relieve el contenido de la investigación, con sus
objetivos, justificación y otros pormenores de la problemática.
Capítulo II: El Marco Teórico, que viene a ser el “Cuerpo del Libro”, es decir el
sustento conceptual, filosófico, ético, histórico y referencial del trabajo.
XXI
Capítulo III: El marco Metodológico, que es la descripción de métodos, técnicas,
procesos y el resultado de la investigación.
Capítulo IV: La Propuesta, que es el epicentro de esta investigación y contiene las
sugerencias y estrategias de cambios y aplicación de formas de control interno.
Dedicado a analizar los potenciales impactos que este trabajo y su aplicación podría
ejercer sobre los entornos sociales, económicos, ambientales y éticos.
Se tiene la absoluta convicción de que este trabajo de investigación, a través de su
propuesta, va a tener una proyección benéfica para la estructura administrativa de la
Junta Parroquial de Ambuqui, con énfasis en el campo financiero, en cuanto al manejo
adecuado de todos sus recursos y al control que debe aplicarse.
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Este problema se lo puede plantear a nivel personal, pero con el respaldo de criterios
autorizados de varios autores, como el que se expresa en la siguiente cita:
(Ojeda, 2002)“Las juntas parroquiales en el Ecuador tienen una tradición muy antigua,
pero es a partir de la Asamblea Constituyente de 1998, que se incorpora en la
Constitución Política de la República, el mandato que da a estas jurisdicciones
territoriales, la categoría de gobiernos seccionales autónomos. Tal mandato
constitucional, fue complementado con la aprobación de la Ley Orgánica de Juntas
Parroquiales Rurales y su respectivo reglamento. Dando, con esto, inicio a una nueva
instancia de gobierno seccional, nombrada por elección popular y dotada de ciertas
atribuciones y competencias”.
Es decir que, la administración pública tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo
y utilización de los bienes del sector público, en procura del beneficio y del bien común
de todos los ecuatorianos, dentro del marco de la Constitución y las leyes; es decir,
están orientadas a prestar un servicio público y su base legal se sustenta en la eficiencia
y calidad para prestar estos servicios y satisfacer las demandas de la comunidad.
(Ojeda, 2002) “A partir del 2000, año en que inicia formalmente el funcionamiento de
las 785 juntas parroquiales rurales, han surgido muchas expectativas de los actores
internos y externos a la parroquia que influyen en el desarrollo local de la ciudadanía y
de las mismas juntas parroquiales”.
2
Una de las entidades públicas es la Junta Parroquial de Ambuqui, organismo seccional
autónomo con personería jurídica creado mediante Registro Oficial N°. 193 de 27 de
octubre del 2000, cuyo objetivo es fomentar mecanismos de participación en las
comunidades existentes en su jurisdicción, que garanticen un control adecuado y
responsable de los recursos del Estado, con el fin de materializar la descentralización
hacia los gobiernos seccionales, en lo referente a juntas parroquiales.
La ley mencionada y la Constitución de la República, confieren a las juntas parroquiales
rurales la condición de ser parte del gobierno seccional, con autonomía administrativa,
económica y financiera;
La Constitución del Ecuador establece que, “Es necesario reglamentar y normar los
aspectos generales establecidos en la ley para facilitar su interpretación y aplicación por
parte de los organismos parroquiales, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el
numeral 5 del artículo 171.
En la Junta Parroquial de Ambuqui, a pesar de disponer de normas constitucionales que
sustentan el funcionamiento de las Juntas Parroquiales, en la actualidad se observa un
inadecuado uso y manejo de los recursos financieros, manifestados por la falta de
herramientas de control, lo que ha llevado al incumplimiento de las leyes promulgadas
y dirigidas al sector público. A esta necesidad se ha sumado la no disponibilidad de
instrumentos de control interno, por lo que no es posible normar el trámite de las
operaciones administrativas financieras que se ejecutan, tales como la designación de
comisiones de servicio, la utilización del fondo de caja chica, la recaudación de ingresos
de autogestión, lo cual dificulta a las autoridades y demás funcionarios de la entidad,
efectuar sus funciones de manera eficiente, efectiva y económica, además, la calidad de
la información financiera se ha visto disminuida,
3
La acumulación de necesidades en la Junta Parroquial de Ambuqui, ha producido en
general, el ineficiente manejo de sus recursos, ocasionado una mala distribución de los
fondos económicos a las comunidades que están bajo su jurisdicción.
1.1.1 Formulación del problema
¿Cómo mejorar el manejo de los recursos financieros en la Junta Parroquial de
Ambuqui?
1.1.2 Delimitación del problema
Objeto de estudio: Proceso Contable
Campo de acción: Control Interno
Tiempo: 2012
Lugar: Junta Parroquial Rural de Ambuqui, Cantón
1.1.3 Línea de investigación
Administración estratégica.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo general
Elaborar un manual de control interno para el manejo eficiente de los recursos
financieros de la junta parroquial de Ambuqui.
1.2.2 Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente el manual de control interno y los recursos financieros.
Diagnosticar la situación actual respecto al manejo de recursos financieros por la
Junta parroquial de Ambuqui.
4
Diseñar los componentes del manual de control interno para el manejo eficiente de
los recursos financieros de la Junta parroquial de Ambuqui
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
1.3 JUSTIFICACIÓN
La Contraloría General del Estado, como organismo de control, exige a todas las
entidades que reciben fondos públicos, la necesidad de contar con manuales de control
interno, como un soporte administrativo esencial, que orienta y garantiza la
transparencia del manejo de los fondos y recursos públicos.
Un buen Control Interno, hace posible que una organización sea responsable
económicamente ante todos los interesados directos, aportando de esta manera al
desarrollo institucional.
El control interno es un proceso que permite a una organización tener seguridad
razonable para cumplir con sus objetivos. En el caso de la Junta Parroquial de
Ambuqui, los objetivos están orientados al fomento, desarrollo y ejecución de los
proyectos de inversión para el sector más vulnerable de cada jurisdicción, recogiendo
las necesidades más importantes de cada uno de ellos.
Se requiere que, con la investigación, se sustente el manejo de los recursos financieros,
la designación de comisiones de servicios, la utilización del fondo de caja chica,
recaudación de fondos por autogestión y las multas por la inasistencia a mingas
convocadas, entre otros aspectos.
El presente trabajo de investigación, es importante, ya que visualiza a la institución
desde un enfoque sistemático, de tal manera que, el control interno se ubica como un
5
componente de dicho sistema, encargado de proteger no solo el buen funcionamiento
del sistema de control interno, sino además, de salvaguardar del movimiento de la
institución a efectos de la supervivencia y logro de las metas propuestas.
Es factible llevar adelante esta investigación porque el nivel directivo de la Junta
Parroquial de Ambuqui, se ha comprometido a facilitar la información necesaria para su
desarrollo y poner en práctica la propuesta que se realiza sobreel manual de control
interno para el manejo eficiente de los recursos financieros de la misma.
Es pertinente el estudio porque el objeto de estudio, que es el proceso contable, tiene
íntima relación con el título que se va obtener en la carrera.
Los beneficiarios serán quienes forman parte de la Junta Parroquial motivo de estudio,
la cual no cuenta con esta herramienta que le permitirá ofrecer confiabilidad y
transparencia en sus gestiones y, al mismo tiempo, cumplir con un requisito de la
Contraloría General del Estado.
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Este trabajo de investigación denominado “MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS”, está
referido específicamente a la Junta Parroquial de Ambuqui.
Se ha podido evidenciar que existen varios trabajos de investigación referidos al control
interno y relacionado con el tema de investigación. Sin embargo su diseño y aplicación
son diferentes.
Entre los trabajos anteriores que se ha podido encontrar, se cita aquellos que están más
relacionados con la presente investigación:
“Implementación de un sistema de control interno contable financiero, aplicado a la
empresa IB CORP CASA DE VALORES S.A”. Elaborado por Bedón Chafla Maritza
Lorena, UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR 2012, esta tesis fue elaborada
con la finalidad de implementar un Sistema de Control Interno Contable Financiero para
poder detectar a tiempo todas las falencias y evitar problemas los cuales afectan el
normal desenvolvimiento de la empresa
“Propuesta del diseño e implementación de un sistema de Control Interno financiero
aplicado en la Empresa "Aghemor Cía. Ltda. “Elaborado por Molina Saravia, Fernanda
Vanessa. UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR 2012. Esta tesis fue realizada
con el propósito de a implementar un sistema de control interno en la compañía, que
fomentará la eficiencia, reducirá el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudará a
7
garantizar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y
normas vigentes.
“Propuesta de un sistema de control interno contable financiero aplicado a la empresa
ECUASISTENCIA COMPAÑÍA DE ASISTENCIA DEL ECUADOR S.A” Elaborado
por Jorge Freddy De La Torre Salazar. UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
2011. El propósito de esta tesis es diseñar un sistema de control interno en la empresa
para disminuir el riesgo en el manejo de los recursos con que cuenta la empresa.
Analizar el costo – beneficio y lograr que todos los integrantes de la empresa
contribuyan, para el logro de los objetivos planteados, estableciendo procedimientos
para optimizar el tiempo y la utilización de recursos.
Como se puede apreciar, estos trabajos son de carácter general y de acuerdo a las
necesidades de cada empresa, sin que ninguno de ellos se haya referido específica y
directamente al control interno, aplicado al manejo de los recursos financieros tales
como: las comisiones por servicios, el fondo de caja chica y la recaudación de ingresos
de una Junta Parroquial; sin embargo, los trabajos que existen, aportan algunos puntos
importantes a esta investigación.
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.2.1. Manuales
2.2.1.1.Definición
(FRANKLIN, 2009)“El manual es fundamentalmente un instrumento de comunicación,
constituye una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el
desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Cuerpo sistemático que
8
contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros
de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son
cumplidas”.
(VÁSQUEZ, 2002)Dice: “Manual es una fuente de información en la que todos los
cargos de la empresa encontraran la descripción clara de las actividades que deben
desarrollar, obligaciones y deberes que les son impuestos y objetivos que deben
cumplir”.
Analizadas las definiciones de los autores antes mencionados, el manual es: “un
instrumento administrativo que agrupa en forma sistemática todas las políticas, reglas,
procedimientos y afines aplicables a una entidad, las mismas que le permitirán el logro
de sus objetivos ya que, mediante este documento, se proporciona información que
orienta y nivela las actividades como la conducta del recurso humano, mediante una
explicación ampliada y consistente de sus deberes y obligaciones”. (Personal)
2.2.1.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES
(CHIAVENATO, 2001) “La elaboración y aplicación de manuales, es de gran
importancia para el desarrollo eficaz de las actividades diarias, tanto de los directivos
como de los demás funcionarios, ya que permiten que los funcionarios, al acceder a este
documento, se informen de manera detallada y precisa, de sus deberes y actividades y
puedan despejar inquietudes que tengan, así también permiten a los directivos lograr
una mayor coordinación de acciones, lo que simplifica el trabajo y se clarifica la
dirección a seguir.”
Con lo expresado por Chiavenato, queda establecida de manera autorizada, la
importancia de los manuales, como herramientas de control administrativo, contable,
financiero y administrativo, de cualquier institución o agrupación laboral.
9
2.2.1.3 VENTAJA DE LOS MANUALES.
Sin duda alguna, los manuales tienen muchas ventajas en cuanto a la organización y
sistematización de todas las actividades que se registran en una empresa o grupo de
trabajo. Diferentes criterios se vierten al respecto, de parte de los estudiosos del tema,
entre ellos se puede citar:
(Aguirre, 2009) “Las ventajas que presenta un manual en el control de las actividades
empresariales, son diversas, pero se puede citar las más importantes, que son las
siguientes:
a. Detalla la estructura y funciones de cada área de la empresa.
b. Permite tener control sobre las actividades de los funcionarios.
c. Evita duplicidad de funciones y optimiza la utilización del tiempo.
d. Logra una mejor adaptación del nuevo personal.
e. Posibilita la comunicación y coordinación de las actividades.
f. Permite la eficiencia en la ejecución de labores”.
Pero también, los investigadores han detectado algunas desventajas en la utilización de
manuales, como medios de organizar las empresas.
La siguiente cita, da testimonio de ello:
2.2.1.4 DESVENTAJA DE LOS MANUALES
a. (Peña, 2004) “Pueden dar lugar a que los funcionarios se conviertan en simples
ejecutores de los manuales sin aportar con nuevos procedimientos.
b. La actualización de los manuales puede ser compleja y costosa”.
10
2.2.1.5 CLASIFICACION DE LOS MANUALES
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Fuente: George Terry (2001)
GRÁFICO Nº 1: clasificación de los manuales
a. POR SU ÁREA DE APLICACIÓN
Generales
Se refieren a todo el organismo en su conjunto, dentro de éstos tenemos:-Manuales
generales de organización: Este es el producto de la planeación organizacional y abarca
todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura
funcional.
Particulares
11
Cuando los manuales se refieren a la descripción especifica de la organización y
procedimientos de trabajo de una dependencia o de una de sus unidades administrativas
en particular.
De Puesto Individual
Cuando los manuales elaborados indican las actividades a realizar por una persona en
un puesto determinado de la dependencia.
b. POR SU CONTENIDO
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este
tipo tenemos los siguientes:
Manual De Políticas
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el
marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito permite:
Agilizar el proceso de toma de decisiones
Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Manual De Organización
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través
de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los
distintos puestos, y las relaciones.
12
Manual De Procedimientos
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se
canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las
cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo
ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el
personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su
trabajo.
Manual De Contenido Múltiple
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede
ser conveniente la confección de este tipo de manuales.
c. POR SU FUNCIÓN ESPECIFICA
Manual De Contabilidad
Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de
referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede
contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del
sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la
elaboración de información financiera.
Manual De Ventas
Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información
comprendidas en el trabajo de ventas. Al personal de ventas es necesario darle un marco
de referencia para tomar decisiones cotidianas.
13
Manual De Personal
Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas
de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal
podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual De Producción
Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas
cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el
proceso de fabricación es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual De Compras
El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras,
definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual De Finanzas
Sirve para en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles
de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la
organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y
suministro de información financiera.
Manual De Crédito Y Cobranzas
Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad.
Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual, están los
siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre
otros.
14
(Gómez, 2008) “Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el
aprendizaje de la organización, por una parte y, por otra, proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información
en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la
mejor realización de las tareas que se le han encomendado”.
2.2.1.6 CONTENIDO DE LOS MANUALES
Un manual debe contener ciertos aspectos básicos como:
Identificación
Índice
Introducción
Objetivo el manual
Ámbito de aplicación
Autoridad
Como usar el manual
Directorio
Antecedentes históricos
Base legal
Organigrama
Estructura funcional
Objetivos de cada unidad orgánica
Flujogramas
Glosario de términos
15
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos.
2.2.2 Control interno
2.2.2.1 Definición
(ROMERO, 2006) Afirma: “Un proceso realizado por el consejo de administración, los
directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la
consecución de objetivos, en las siguientes categorías: confiabilidad de los informes
financieros, eficacia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.”
(MANTILLA S. , 2008) Dice: “El control interno es diseñado y efectuado por quienes
tienen a cargo, el gobierno, la administración y otro personal; y que tiene la intención de
dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad con relación a la
confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la eficiencia de las
operaciones, y el cumplimento con las leyes y regulaciones aplicables”.
(Contraloría General del Estado-Ecuador, 2008) “El artículo 9 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado establece que “El Control Interno constituye un proceso
aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que
proporciona seguridad razonable de que se protejan los recursos y se alcancen los
objetivos institucionales. Forman parte del control los elementos como: el entorno de
control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos
institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y
las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de
las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control”.
16
Tomando en cuenta las citas anteriores y, a criterio de la autora, el Control Interno es: El
proceso que realiza la administración de una entidad al diseñar un conjunto de políticas,
procedimientos y reglamentos que, aplicadas, proporcionan seguridad razonable en el
cumplimiento de los objetivos, obteniendo así seguridad en la información financiera,
eficiencia, efectividad y economía en las operaciones, a través del firme y constante
cumplimiento de dicha normativa.
2.2.2.2 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
(RUSENAS, 2005) “Los directivos tienen la responsabilidad de diseñar y mantener un
sistema de control interno que produzca los efectivos resultados y oportunos, además, la
Dirección tiene la función administrativa de vigilar el sistema, para detectar debilidades
importantes y la toma de decisiones y acciones correctivas necesarias; Cabe mencionar
que, la efectividad del control interno, depende de la colaboración y accionar de todas
las instancias y niveles que conforman la empresa”.
2.2.2.3 OBTETIVOS DEL CONTROL INTERNO
(MANTILLA & BLANCOS, Auditoria del control interno, 2005)Afirman que: “Los
objetivos del control interno pueden establecerse para la entidad como un conjunto o
dirigirse a determinadas actividades dentro de la misma. Aunque muchos objetivos son
específicos de una sola entidad, es decir, cada una tiene objetivos particulares, otros son
ampliamente comunes”.
En efecto, cada una de las empresas puede diseñar su propio sistema de auditoría de
control interno, pero también pueden regirse bajo esquemas generales, que están siendo
17
utilizadas por las empresas, de acuerdo a lo que dictamina la Ley General de Compañías
del Ecuador.
En todo caso, se ha establecido que los objetivos básicos para establecer in sistema de
control interno son, de acuerdo a la siguiente cita:
(John Heizer y Bob Render, 2004) “Son objetivos básicos de un sistema de Control
Interno:
a. Proteger y salvaguardar los bienes y otros activos de la compañía de fraudes o
errores con o sin intensión.
b. Asegurar el grado de confiabilidad del flujo de información ya que se basa a esta
información los administradores planifican, dirigen y controlan.
c. Promover la eficiencia de todas las operaciones.
d. Impulsar la adhesión de las políticas de la compañía, establecidas por la
administración”.
Parte de lo mencionado tiene que ver con un sistema de confiabilidad y seguridad de
que se cumplan todos los objetivos de la empresa, en términos de eficiencia.
La seguridad en la información financiera, se la obtiene mediante la aplicación correcta
del proceso contable, a través de una integra normativa y el manejo seguro de las
cuentas contables, ya que esto permite que la información financiera obtenida sea
acertada y, por lo tanto, confiable.
Al realizar las actividades con eficiencia, efectividad y economía, promueve el logro de
los objetivos de manera segura e integra y, con ello, el desarrollo y crecimiento
constante de cualquier entidad.
18
El cumplimiento constante y a la vez estable de las leyes, regulaciones, reglamentos y
demás normativas que rigen en una entidad, permite que las actividades sean realizadas
correctamente y se reguarden los intereses de la misma.
2.2.2.4 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
(MANTILLA S. A., 2009) “Dentro de una organización, el control interno es de gran
importancia, tanto en la dirección de la empresa, como en el control de las operaciones,
esto permite el manejo adecuado de la información, bienes y funciones de la misma, con
la finalidad de brindar confianza en los resultados generando veracidad en las
operaciones y la correcta utilización de los recursos con los que cuenta la empresa, bajo
criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno,
en los sistemas respectivos”.
Es responsabilidad de quienes están al frente de la empresa u organización, llevar con
responsabilidad y claridad el manejo, tanto de las informaciones como de sus recursos,
de manera oportuna y confiable, así como identificar las irregularidades, para proponer
estrategias de cambio.
2.2.2.5 MÉTODOS DE CONTROL INTERNO
(LOPEZ, FERNANDEZ, & RODRIGUEZ, 2010) “Los métodos de control interno, son
parte de la metodología que la empresa emplea para el análisis de su situación interna
actual, de acuerdo a las características de su giro comercial, es necesario diferenciar
cada método de control interno, puesto que, con el pasar del tiempo, se induce
metodologías de acuerdo a las necesidades de la entidad”.
Esta cita refuerza lo mencionado anteriormente, en el sentido de que cada empresa tiene
que adecuar su sistema de control de acuerdo a sus necesidades específicas.
19
Para contextualizar con amplitud y propiedad todo el ámbito potencial de acción y las
variedades de control que pueden darse, será necesario conocer las características de los
siguientes métodos de control, desde la óptica de diferentes autores:
(Cobit, 2001)“Es una estructura que provee una herramienta para los propietario de los
procesos del negocio para descargar eficiente y efectivamente sus responsabilidades de
control sobre los sistemas informáticos”.
Según el autor, un sistema de control es un instrumento para que los propietarios de los
procesos se sientan tranquilos y libres de responsabilidad, frente a sus movimientos
internos.
(ARENS, ELDER, & BEASLEY, 2007) Citando a SAC (1991, revisado en 1994).-
“Ofrece a los asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoria de los
sistemas y tecnología informática”.
El manual de control interno, no solamente asiste a los dueños o administradores de las
empresas, sino también a los auditores que, se supone, son quienes manejan con
solvencia todos los temas relacionados.
(QUEVEDO & RAMIREZ, 2006)“El propósito del modelo es desarrollar
orientaciones o guías generales para el diseño, evaluación y reportes sobre los
Sistemas de control dentro de las organizaciones, incluyendo asuntos gubernamentales
en el sector público y privado”.
20
Se refiere al autor a los documentos de control que se producen a altos niveles y que
tienen una estructura bastante compleja, por la diversidad de funciones y el número
elevado de funcionarios que deben cumplirlas.
(MANTILLA S. A., 2005) Refiriéndose al COSO I (1992) USA, manifiesta:
“Brinda recomendaciones a la dirección sobre como evaluar, reportar y mejorar los
sistemas de control”.
Todo el sistema COSO, propone una estructura de control permanente y sistemático.
(ESTUPIÑAN R. , 2006), citando el sistema COSO II- ERM, dice: “Es un proceso
desarrollado para toda la organización, para facilitar eventos potenciales que pueden
afectar a la consecución de sus objetivos, de modo de administrarlos dentro de su
apetito al riesgo, para proveer una seguridad razonable respecto del logro de los
objetivos de la organización”.
(QUEVEDO & RAMIREZ, 2006), en referencia a MICIL, expresa: “Realiza la
evaluación a través de actividades para cada área de la empresa dando mayor
importancia a la evaluación para la obtención de resultados más realistas y
oportunos para la toma de decisiones”.
(ANDRADE)Tomando como referente a CORRE, manifiesta: “Es una evaluación
específica que emplea subcomponentes derivados de los componentes generales, los
mismos que lo permitan obtener resultados más detallados y precisos para lograr
con precisión los requerimientos establecidos por la administración”.
En esencia, todos los modelos hasta ahora conocidos persiguen los mismos propósitos y
las diferentes definiciones, aunque no son idénticas muestran mucha similitud.
21
En la siguiente tabla se denota los aspectos principales en cada uno de ellos.
22
TABLA 1: TABLA COMPARATIVA DE DISTINTOS ATRIBUTOS DE CONTROL INTERNO
ATRIBUTO COBIT SAC COCO COSO I COSO II MICIL CORRE
AUDIENCIA PRIMARIA Dirección,
usuarios,
auditores
internos
Auditores
internos
Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección
CONTROL VISTO COMO Conjunto de
procesos
incluyendo
prácticas,
políticas y
estructura
organizacionales
Conjunto de
procesos,
Subsistemas y
gente
Conjunto de
procesos
Conjunto de
procesos
Conjunto de
procesos
Conjunto de
procesos
Conjunto de
procesos
OBJETIVOS
ORGANIZACIONALES
DEL CONTROL
INTERNO
▪Operaciones
efectivas y
eficientes
▪Confiabilidad e
integridad
▪Disponibilidad
de información
▪Informes
financieros
confiables
▪Cumplimiento
de las leyes y
regulaciones
▪Operaciones
efectivas y
eficientes
▪Informes
financieros
confiables
▪Cumplimiento
de las leyes y
regulaciones
▪Operaciones
efectivas y
eficientes
▪Informes
financieros
confiables
▪Cumplimiento de
las leyes y
regulaciones
▪Operaciones
efectivas y
eficientes
▪Informes
financieros
confiables
▪Cumplimiento
de las leyes y
regulaciones
▪Operaciones
efectivas y
eficientes
▪Informes
financieros
confiables
▪Cumplimiento
de las leyes y
regulaciones
▪Eficacia y
eficiencia de
las operaciones
▪Fiabilidad de
la información
financiera
▪Protección de
los recursos
▪Cumplimiento
de las leyes y
normas
▪Honestidad y
responsabilidad
▪Eficacia y
eficiencia en las
operaciones
▪Fiabilidad de
la información
▪Salvaguarda
de los recursos
▪Cumplimiento
de las leyes y
normas
23
Fuente: (LOPEZ, FERNANDEZ, & RODRIGUEZ, 2010)
COMPONENTES O
DOMINIOS
Dominios:
Planeamiento,
Organización,
Adquisición e
implementación,
Entrega, soporte
y monitoreo
Componentes:
Ambiente del
control Manual
y
Automatizado
Procedimientos
de control de
sistemas
Criterios:
Propósito,
Compromiso,
Capacidad,
Vigilancia,
Aprendizaje
Componentes:
Ambiente del
control
Evaluación de
riesgos
Actividades de
control
Información y
comunicación
Supervisión y
Monitoreo
Componentes:
Ambiente del
control
Establecimiento
de objetivos
Identificación
de eventos
Evaluación de
riesgos
Respuesta al
riesgo
Actividades de
control
Información y
comunicación
Supervisión y
Monitoreo
Componentes:
Ambiente y
control de
trabajo
Evaluación de
riesgos
Actividades de
control
Información y
comunicación
Supervisión
Componentes:
Ambiente
interno de
control
Establecimiento
de objetivos
Identificación
de eventos
Evaluación de
riesgos
Respuesta al
riesgo
Actividades de
control
Información y
comunicación
Supervisión y
Monitoreo
FOCO Tecnología
Informática
Tecnología
Informática
Toda la
Organización
Toda la
Organización
Toda la
Organización
Toda la
Organización
Toda la
Organización
EFECTIVIDAD DEL
CONTROL
Por un período
de tiempo
Por un período
de tiempo
Un momento dado Un momento
dado
Un momento
dado
Un momento
dado
Un momento
dado
RESPONSABILIDAD
POR LOS SISTEMAS DE
CONTROL INTERNO
Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección
24
Como diferentes entidades desarrollaron los documentos de control interno, para
encarar las necesidades específicas de sus propias organizaciones, podrían existir
algunas distinciones. No obstante, cada documento se enfoca en el control interno, de
una manera casi estandarizada; como ya se ha expresado, en función de las necesidades
de cada organización. Cabe aclarar que la palabra “casi”, incluye las pequeñas
diferencias en la estructura de control.
En consecuencia, comparar los conceptos de control interno presentados en esos
documentos, es de vital interés para su aplicación en los sistemas de control interno en
las entidades de tamaño grande, mediano y pequeño.
Una comparación de los siete documentos revela que, cada uno de ellos se construyó
sobre la base de las contribuciones de los documentos previos. Por ejemplo COBIT
incorpora como parte de sus documentos fuentes tanto a COSO como a SAC. Toma su
definición de control de COSO y su definición de Objetivos de Control de TI de
SAC.COCO incorpora los componentes de COSO.
COSO utiliza los conceptos de control interno de SAC. El COSO E.R.M; toma como
base la definición del COSO I, actualizando la información e incorporando nuevos
componentes.
El MICIL, a diferencia del COSO, realiza la evaluación a través de actividades para
cada área de la empresa, dando mayor importancia a la evaluación para la obtención de
resultados más realistas y oportunos para la toma de decisiones. Y también usa los
mismos componentes del COSO.
El CORRE, toma como base a los informes: COSO I, COSO II y MICIL, enfoca la
importancia del control interno hacia la gestión de riesgos, además que procura su
25
adaptación a la realidad ecuatoriana simplificando contenidos, facilitando su
comprensión y aplicación para todo tipo de organizaciones. (Análisis personal)
El siguiente cuadro es tomado del texto del Marco Integrado Control de los Recursos y
los Riesgos Ecuador CORRE, publicado en el año 2006, y presenta una comparación
de los componentes del sistema de control y gestión de riesgos, según COSO I, COSO
II y MICIL.
Fuente: CORRE
GRÁFICO Nº2: GRÁFICO DE COMPARACIÓN DE LOS COMPONENTES DE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COSO I
• Ambiente de control
• Evaluación de los riesgos
• Actividades de control
• Información y Comunicación
• Supervisión y Monitoreo
COSO II
• Ambiente de Control
• Establecimiento de Objetivos
• Identificación de Eventos
• Evaluación de Riesgos
• Respuesta al Riesgo
• Actividades de Control
• Información y Comunicación
• Supervisión y Monitoreo
MICIL MARCO INTEGRADO DE
CONTROL INTERNO PARA LATINOAMERICA
• Ambiente de control y trabajo
• Evaluación de los riesgos
• Actividades de control
• Información y Comunicación
• Supervisión y Monitoreo
CORRE CONTROL DE LOS RECURSOS Y LOS
RIESGOS ECUADOR
• Ambiente de Control
• Establecimiento de Objetivos
• Identificación de Eventos
• Evaluación de Riesgos
• Respuesta al Riesgo
• Actividades de Control
• Información y Comunicación
• Supervisión y Monitoreo
26
Todos los componentes, tienen como base el ambiente de control y, dentro de éste, la
integridad y los valores éticos. Por su importancia este elemento es el primero de todos,
sobre la que se soportan todos los demás elementos. Se logrará eficiencia y eficacia en
el modelo, si los componentes funcionan de manera integrada en toda la organización,
bajo el liderazgo del consejo de administración o de la máxima autoridad, como
principal responsable de su diseño, aplicación y actualización en las instituciones
públicas y privadas. Todos los componentes funciones de forma coherente e
interrelacionada y que sea aplicado en toda la organización para alcanzar los objetivos
previstos con el menor riesgo.
2.2.3 MÉTODO DE CONTROL INTERNO A APLICAR EN LA JUNTA
PARROQUIAL DE AMBUQUÍ
2.2.3.1 INFORME COSO I
2.2.3.1.1 Generalidades
(ESTUPIÑAN G. R., 2006) “El informe COSO es un manual de control interno, sus
siglas en inglés significan: Sponsoring Organizations of The Treadway Commission;
fue publicado en EE.UU en 1992, por el comité que lleva su nombre. Este grupo
investigó acerca del conocimiento, aplicación y mejora de los criterios de control
interno en las grandes corporaciones, las medianas y pequeñas empresas, incluyendo
temas relacionados con el mejoramiento técnico y el alcance de las funciones de
diseño”.
El comité trataba de materializar un nuevo marco conceptual del control interno, capaz
de integrar las diversas definiciones en uno solo, definiendo al control interno como un
modelo integrado de gestión de las organizaciones, ejecutado por el personal de las
27
entidades en sus distintos niveles jerárquicos, que promueve la honestidad y la
responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos, para
conseguir los objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias; promover la
eficiencia en las operaciones, cumplir con las normas aplicables y contar con una
herramienta apropiada para prevenir errores e irregularidades, con una visión
integradora que satisfaga las necesidades de los sectores interesados.
2.2.3.1.2 Características
El sistema de control interno estará formado por los sistemas contables, financieros,
administrativos y operacionales con los que cuenta la Junta Parroquial de Ambuqui.
Las autoridades de la organización tienen como responsabilidad el establecimiento,
mantenimiento y perfeccionamiento del sistema de control interno adecuándolo a
sus necesidades.
Las normas de cada empresa serán tomadas en cuenta para la implementación de un
buen sistema de control interno.
2.2.3.1.3 Elementos
De acuerdo al criterio de algunos autores, los elementos de un sistema de control,
pueden variar ligeramente, en función de las características de cada sector sometido a
auditoría interna. Pero, para al caso de la Junta Parroquial de Ambuqui, se adopta un
esquema que cuenta con los elementos incluidos por Juran y Gryna:
(J.M.Juran y F.M. Gryna, 2012)“PLAN DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA:
Dentro de la organización su estructura se enfoca en varios elementos tales como: la
ubicación, organización, actividades las mismas que se encuentran expresadas por
28
escrito en el organigrama, manuales y procedimientos de la empresa debidamente
especificados en los diferentes departamentos o personas responsables de ellos.
SISTEMAS DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO: Estos sistemas deberán ser los
adecuados para proporcionar un buen control contable sobre el activo, el pasivo, los
gastos e ingresos de la empresa.
PERSONAL DE LA EMPRESA: Al tener una correcta segregación de funciones el
personal no incurrirá en errores, además esta acción fortalecerá al sistema de control
interno y al eficiente aprovechamiento de los recursos humanos disponibles. La entidad
beberá contar con el personal idóneo y apropiado, se debe seleccionar profesionales y
empleados competitivos, capaces de adaptarse a trabajar en equipo.
PRÁCTICAS SANAS: Cada unidad organizativa debe comprender y adoptar solidas
practicas a fin de asegurar un control interno apropiado. Entre estas prácticas sanas se
incluyen las políticas y descripciones de los puestos expresados por escrito.
AUDITORIA INTERNA EFECTIVA: La auditoría es la actividad independiente,
objetiva y asesora que proporciona seguridad al ente, garantiza la correcta
administración, uso y control de los recursos humanos, materiales y financieros. El
auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de
cada departamento.
OTROS ELEMENTOS: políticas procedimientos, presupuesto, contabilidad”
2.2.3.1.4 Componentes
(Mantilla, 2009) “El informe COSO está formado por cinco componentes:
29
Fuente:” Mantilla, Control interno, Informe COSO”
GRAFICO N° 3: COMPONENTES DEL COSO I
Ambiente de control:
(ASOCIACIÓN DE AUDITORES GUBERNAMENTALES, 2010)“El ambiente del
control proporciona una atmosfera en la cual el personal conduce sus actividades y
cumple con sus responsabilidades de control. Sirve como fundamento para los otros
componentes”.
Dentro de este ambiente, la administración valora los riesgos para la consecución de los
objetivos específicos.
Las actividades de control se implementan para ayudar a asegurar que se están
cumpliendo las directivas de la administración para manejar los riesgos. Mientras tanto,
se captura y comunica a través de toda la organización la información relevante. El
proceso total es monitoreado y modificado cuando las condiciones lo justifican.
30
Según la Asociación de Auditores Gubernamentales, los factores del ambiente del
control son:
a. Integridad y valores éticos.
Una entidad tiene como finalidad el cumplimiento de sus objetivos, la manera como
lleguen al lograrse dependerá de las preferencias, juicios de valor o estilos
administrativos que deberán ser trasladados al personal de la empresa para que este lo
aplique en el desempeño de sus designaciones. La gerencia es responsable de:
Establecer normas de conducta y ética.
Brindar orientación moral al personal.
Resguardar la integridad y los valores éticos del personal.
Incentivar a los colaboradores que no tengan estímulos para realizar actos
considerados deshonestos, no éticos o ilegales.
(MANTILLA S. A., 2005) “Establecer valores éticos se torna complicado debido a la
cultura corporativa, la cual influye en la costumbre de la práctica de los valores éticos y
de comportamiento”.
b. Compromiso de competencia profesional.
La competencia debe reflejar el conocimiento y habilidades necesarias para realizar las
tareas que definen los trabajos individuales.
(ESTUPIÑAN G. R., 2006) “Por ende la administración debe reflejar las suficientes
destrezas y los conocimientos necesarios para el desempeño de su trabajo, puesto que si
el colaborador no posee lo requerido no podría desempeñar eficazmente las
31
obligaciones asignadas. A menudo puede darse un intercambio entre supervisión y el
nivel de competencia requerido del individuo”.
c. Consejo de directores o comité de auditoría.
Para el ambiente de control dentro de una organización será necesario que exista un
responsable encargado de todas las operaciones, esta condición recaen en la junta
directiva o comité de auditoría cuyas habilidades deben estar acorde a:
La medida de su independencia frente a la gerencia.
La experiencia y nivel de sus miembros.
El plantear y adelantar asuntos difíciles de la gerencia.
La interacción con los auditores internos y externos.
(MANTILLA S. A., Auditoria de control interno, 2009) “Es indispensable que la junta
directiva cuente con estas características, ya que deben estar aprobados para indagar y
escrutar las actividades de los administradores”.
d. Filosofía y estilo de operación de la administración
En cuanto a la filosofía y estilo de operación de la administración estará relacionado
directamente a la manera como la empresa esta manejada, incluyendo el conjunto de
riesgos normales de los negocios.
(Contraloria General del Estado, 2005) “Algunas entidades deben estar dispuestas a
incurrir en actividades de alto riesgo, otras son muy conservadoras y contrarias a correr
riesgos, dichas filosofías y estilos de operación pueden tener un impacto global en
resultados de cada tipo de empresa”.
32
e. Estructura organizacional
La estructura organizativa de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante
la cual se planean, ejecuta, controlan y monitorean sus actividades para la consecución
de los objetivos globales. Los aspectos significativos para el establecimiento de una
estructura organizacional incluyen la definición de las áreas claves de autoridad y
responsabilidad y el establecimiento de las líneas apropiadas de información.
(MANTILLA S. A., Auditoria de control interno, 2009) “Una buena estructura
organizacional segmenta claramente la autoridad, las responsabilidades y los deberes
entre los miembros de la organización, se desarrollara de acuerdo a las necesidades de la
entidad, el tamaño y naturaleza de sus actividades; por ende pueden ser centralizadas o
descentralizadas, tener relaciones de información directa o matriciales. La estructura
organizacional de una compañía dependerá de la definición adecuada de
responsabilidades en: la autorización de transacciones, el registro de transacciones, y la
custodia de activos”.
f. Asignación de autoridad y responsabilidad.
(ASOCIACIÓN DE AUDITORES GUBERNAMENTALES, 2010) “En el personal de
la organización debe existir claridad en sus actividades, por lo tanto la gerencia asigna
la descripciones de cargos y define claramente sus autoridades y responsabilidades con
la finalidad de aumentar el control en el desarrollo de las operaciones”.
A esto se incluye el establecimiento de relaciones de información y de protocolos de
autorización. El ambiente de control es influenciado de acuerdo a la manera en que los
individuos reconocen su responsabilidad.
33
g. Políticas y prácticas de recursos humanos.
(Contraloria General del Estado, 2005) “Es necesario que el personal de la empresa esté
preparado para los nuevos cambios que la misma realice, por ende los responsables para
contratar, evaluar, orientar, capacitar, guiar, promover y compensar a los colaboradores
de la organización, deberán implementar políticas y prácticas que influyan de manera
importante en la efectividad del control”
Del comportamiento del personal en su interacción diaria dependerá de la toma de
decisiones.
Evaluación de riesgos
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes internas y externas,
los cuales deben valorarse, la valoración de riesgos es la identificación de los riesgos
relevantes para la consecución de objetivos, formando una base para la determinación
de cómo deben administrarse los riesgos.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las
actividades de las organizaciones.
(ESTUPIÑAN G. R., 2006) “A través de la investigación y análisis de los riesgos
relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la
vulnerabilidad del sistema para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la
entidad y sus componentes para poder identificar los puntos débiles, enfocando los
riesgos tanto a nivel de la organización como de la actividad”.
Todas las entidades enfrentan riesgos y estos deben de ser evaluados.
34
Riesgos
(Pimentel, 2011) “La palabra riesgo, transmite una impresión de inseguridad e
incertidumbre, pues existe la posibilidad de que el resultado o consecuencia de un
escenario en un momento dado sea o no favorable. En el proceso de identificación y
análisis de riesgos se maneja de manera interactiva cada componente crítico de un
sistema de control interno”.
En el ámbito institucional o empresarial, el riesgo tiene una connotación de peligro de
que no se alcancen los objetivos de la agrupación, por falta de un buen manejo de
recursos o por ausencia de un manual o guía de control de procesos.
Identificación de riesgos
(Pimentel, 2011) “Los riesgos pueden afectar los objetivos establecidos como lo
implícito, los mismos que se incrementan en la medida que los objetivos difieren
crecientemente, su identificación a menudo se integra al proceso de planificación.
En una entidad existen riesgos como consecuencia de factores o externos de ella.
Factores internos: Rupturas en el procesamiento de los sistemas de
información, calidad del personal vinculado, cambios en las responsabilidades
de la administración, la naturaleza de las actividades de la entidad, el comité de
auditoría interna que no es efectivo
Factores externos: Los desarrollos tecnológicos, las necesidades o expectativas
cambiantes de los clientes, la competencia, la legislación y regulaciones nuevas,
los cambios económicos, las catástrofes naturales”.
35
Análisis de riesgos
(Pimentel, 2011) “Una vez que la entidad ha identificado los riesgos globales y los
riesgos de actividad, es necesario analizar su impacto o significado, valorar su
probabilidad de ocurrencia y considerar como puede administrarse el riesgo, es decir,
que acciones deben ser tomadas”.
La evaluación del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos
identifican, y responden a los riesgos de negocios que enfrenta la organización y el
resultado de ello.
Los auditores principalmente se interesan en los riesgos que se relacionan con los
objetivos de obtener razonabilidad en los informes financieros.
Manejo de cambios
En relación al manejo de cambios, se ha encontrado la siguiente cita:
(Ray WHittington y Kurt Pany, 2000)“Este elemento resulta de vital importancia debido
a que está enfocado a la identificación de los cambios que pueden influir en la
efectividad de los controles internos. Tales cambios son importantes, ya que los
controles diseñados bajo ciertas condiciones pueden no funcionar apropiadamente”.
El manejo de cambios debe estar ligado con el proceso de análisis de riesgos y debe ser
capaz de proporcionar información para identificar y responder a las condiciones
cambiantes, este análisis recae sobre la gerencia, mientras que a la auditoría interna le
corresponde apoyar el cumplimiento de tal responsabilidad, existen factores que
requieren de atenderse con oportunidad, ya que representan sistemas relacionados con
el manejo de cambio.
36
ACTIVIDADES DE CONTROL
Autores como Welch (entre otros) expresan:
(Welsch, 2006) “Son las políticas, procedimientos, técnicas y mecanismos que ayudan
a asegurar que se estén llevando a cabo las directivas administrativas para los riesgos
identificados durante el proceso de evaluación de riesgos”.
Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, la dirección debe determinar los
objetivos de control y, en base a ello, debe establecer las actividades de control más
convenientes a implementar. La conveniencia estará dada por la efectividad de las
mismas y el costo a incurrir en su implementación.
(Contraloria General del Estado, 2005) “Verificando las actividades relevantes, se
pudo establecer si son aplicadas en la realidad y si los resultados conseguidos son los
esperados. La máxima autoridad y los demás niveles gerenciales deben documentar,
mantener actualizados y comunicar internamente las políticas y procedimientos de
control, que garanticen razonablemente el cumplimiento del sistema de control interno”.
Tipos de actividades de control
De acuerdo al criterio del mismo autor, citado anteriormente, los tipos de actividades de
control, están normados por “factores”.
(Welsch, 2006)“Los factores que están inmersos en las actividades de control son:
Revisiones de alto nivel
Funciones directas o actividades administrativas
Procesamiento de información
Controles físicos
Indicadores de desempeño
37
Segregación de responsabilidades
Políticas y procedimientos
Estupiñán, R. (2010). Control interno y fraude. Colombia
(Estupiñán, 2010)“Los administradores deben establecer por medio de documento, las
políticas y procedimientos sobre los controles de aplicación específicos, los cuales están
diseñados para controlar aplicaciones en proceso, ayudando a asegurar que el
procesamiento sea completo y exacto”.
Las actividades de control deben ser aplicadas en todos los niveles y en todos los
funciones de la empresa o institución.
Integración con la valoración de riesgos
(MANTILLA & BLANCOS, Auditoria del control interno, 2005)Una vez identificados
los riesgos en la entidad y determinado sus respuestas, la dirección tiene que establecer
actividades de control que sean necesarias para disminuir los riesgos y alcanzar los
objetivos establecidos por la empresa en sus diferentes departamentos y actividades”.
Las actividades de control serán publicadas de acuerdo a la situación de la entidad
considerando aquellas actividades ya existentes como son de prevención, detección y de
dirección, estas actividades deben tomar como referencia políticas y procedimientos.
Diferenciando que las políticas indican lo que debe hacerse, mientras los
procedimientos la forma como se debe desarrollarse.
38
Control sobre los sistemas de información
(MANTILLA S. A., 2005) “Para el control sobre los sistemas de información, hay dos
clases de controles aplicables, como son los controles generales que se aplican a la
mayoría de los sistemas y los controles de aplicación, que son las etapas informatizadas
para controlar los procesos. Estos tipos de controles, junto con los controles manuales
de procesos, al trabajar, proporcionan integridad, exactitud y validez de la información”.
Los controles generales se refieren al control en la adquisición, desarrollo y
mantenimiento del software de la empresa; permitiendo contar con un sistema de
información adecuado, actualizado, moderno. Los controles de aplicación se basan en
el control de las aplicaciones en proceso, ayudando a asegurar que el procedimiento sea
completo exacto para dar autorización y validez de la captación y procesamiento de las
operaciones.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
El sistema de información produce documentos que contienen información operacional,
financiera relacionada con el cumplimiento de los objetivos de la empresa; al mismo
tiempo se debe dar una comunicación efectiva en un sentido amplio que fluya en todos
los niveles de la organización.
Es importante que todas las personas reciban claramente el mensaje de la dirección
acerca de la importancia de la responsabilidad de gestión de riesgos.
Los factores que forman parte de este componente son:
a. Información:
39
La información es muy necesaria en todos los niveles de la empresa para identificar,
evaluar y responder a los riesgos y por otra parte dirigir a la empresa a la consecución
de sus objetivos.
La información circula en todos los sentidos dentro de la organización y está disponible
para quienes deseen usarla.
Sistemas estratégicos e integrados
Los sistemas de información dentro de una organización deben estar integrados. Los
funcionarios de una unidad organizacional deben saber cómo se vincula la información
elaborada por el área donde se desempeñan.
Calidad de la información: La calidad de la información que dada en los sistemas
determina la habilidad de la gerencia para la toma de decisiones a todos los niveles,
evaluar el desempeño del organismo y rendir cuentas, cumpliendo con las siguientes
características:
Confiable
Oportuna
Suficiente
Pertinente
b. Comunicación:
(LOPEZ, FERNANDEZ, & RODRIGUEZ, 2010)“La comunicación es inherente a los
sistemas de información ya que, éstos pueden proporcionar información al personal
apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades, pero las
comunicaciones deben tener un sentido amplio, relacionándose con las expectativas, las
responsabilidades de los individuos y de los grupos, y otros asuntos importantes”.
40
Como medida preventiva, los canales oficiales de comunicación serán usados uniforme
y constantemente por el personal, para hacer llegar a la persona indicada dentro de la
institución, el conocimiento de las situaciones que le competen.
Existe comunicación Interna y Externa:
Interna: Aquella que se maneja internamente en la entidad, será importante que
la administración comunique los mensajes correctos y proporcione información
adecuada.
Externa: Es la comunicación que se desarrolla con agentes externos a la
entidad, ya que existe la necesidad de relacionarse al exterior de la misma,
deberá proporcionar información relevante para dar complimiento a las
necesidades de estos agentes.
- Medios de comunicación
La comunicación se puede realizar a través de manuales de políticas, memorandos,
mensajes de videocintas, entre otros.
Otra forma en que se transmiten los mensajes es oralmente, ya sea en grupos grandes,
pequeñas reuniones o uno a uno, donde el tono de voz y el lenguaje corporal sirven para
enfatizar lo que se está diciendo.
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
(LOPEZ, FERNANDEZ, & RODRIGUEZ, 2010) “Los sistemas de control interno
cambian con el tiempo, como consecuencia de esto, requieren ser monitoreados por un
proceso que valore la calidad del desempeño, éste se realiza a través de acciones de
monitoreo Ongoing, evaluaciones separadas o una combinación de dos”.
41
El monitoreo Ongoing incluye las actividades regulares de administración y
supervisión, otras acciones personales tomadas en el desempeño de sus obligaciones.
La eficacia del sistema de control interno de toda organización, debe ser periódicamente
evaluada por la dirección y los mandos medios, como resultado de todo ello, la gerencia
debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos
que forman parte del sistema. Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es el
estado o la situación del proceso en un momento dado.
La supervisión debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o
necesarios para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su reforzamiento e
implementación.
Actividades de supervisión
(LOPEZ, FERNANDEZ, & RODRIGUEZ, 2010) “La realización de las actividades
diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y
si los riesgos se están considerando adecuadamente. A continuación se detallan algunos
aspectos a considerarse:
La efectividad del sistema de control obtenida diariamente.
Verificaciones de registros contra la existencia física de los recursos.
Comparación de la información interna y externa.
Juntas de trabajo y de evaluación en las que se traten asuntos relacionados con
problemas de la empresa.
Detección de fraudes u otros tipos de actos indebidos, perpetrados por el personal o
por terceros.
Obtención de reportes con bajo nivel de oportunidad y confiabilidad”.
42
2.2.4 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Los principales métodos de evaluación del control interno usados comúnmente son:
Cédulas narrativas
Cuestionarios de control interno
Flujogramas
2.2.4.1 Cédulas narrativas
(WHITTINGTON & PANY, 2000)En su libro: “Auditoría un Enfoque Integral” definen
a las cédulas narrativas como:
“Las narraciones escritas de control interno son memorandos que describen el flujo de
los ciclos de transacciones; identifican a los empleados que realizan diversas tarea, los
documentos preparados, los registros y la división de trabajo.”
Este método se basa en el detalle de las características del sistema que se está
evaluando, describiendo los procedimientos, registros, formularios, archivos, empleados
y departamentos que intervienen en el mismo, a la vez presentan un inconveniente
puesto que existen personas que no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito,
en forma clara dejando deficiencia en la descripción del sistema.
Se puede emplear en empresas de pequeño tamaño, donde no existen grandes
complejidades en el control. El encargado de realizar el control interno de acuerdo a su
práctica y juicio, tendrá la responsabilidad de escoger la forma y extensión de la
aplicación de este método para la empresa.
2.2.4.2 Cuestionarios de control interno
(Whittington, 2011)“Este método de evaluación de control interno, consiste en el
análisis en base a preguntas, las cuales deben ser contestadas, por parte de los
43
responsables de las distintas aéreas. Por medio de las respuestas dadas, el auditor
obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos, los cuales
ayudarán a determinar si los controles operan tales como fueron diseñados”.
Los cuestionarios aseguran que todos los puntos básicos del control sean considerados.
A la vez, presenta como inconveniente que las preguntas resultan en algunas ocasiones
rígidas, restrictivas y necesitan de un replanteamiento general y ni siempre permiten al
auditor tener una visión clara del sistema.
ENTIDAD…………………………………………..………………….……………..
TIPO DE TRABAJO…………………………………………..……………………...
CUENTA O RUBRO………………. JEFE DE EQUIPO………………………
FUNCIONARIO ENTREVISTADO…………………………………………………
FECHA DE LA ENTREVISTA……………………………………………………...
ORD PREGUNTA RESPUESTA OBSERVACIONES
SI NO
Fuente:(ESTUPIÑAN G. R., 2006)
GRAFICO Nº 4: CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO.
2.2.4.3 Flujogramas
Este método consiste en la revelación o descripción de la estructura orgánica, las áreas
y los procedimientos que la empresa aplica en su giro comercial, empleando símbolos y
explicaciones que dan una idea completa de las actividades.
44
(ESTUPIÑAN G. R., 2006) “Los Flujogramas reflejan con mayor claridad los
resultados de la evaluación de control interno, de su estructura dependerán el
desempeño de las funciones designadas para cada empleado de la empresa; en el
momento de realizar un diagrama de flujo, se debe considerar que no quede fuera
ningún paso importante en el desarrollo de actividades, el ser conciso es muy
importante ya que depende de esto para que otras personas interpreten correctamente la
información expuesta”.
El autor propone como símbolos del diagrama de flujo de mayor uso a los siguientes:
2.2.4.3.1 SÍMBOLOS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Documento: Se utiliza para identificar cualquier
tipo de documento de papel; por ejemplo, un
cheque o una factura de ventas
Proceso Manual: Cualquier operación manual,
como preparar una factura de ventas o conciliar un
estado bancario.
Proceso: Cualquier operación tanto realizada
manualmente, como realizada mecánicamente o
por computadora. A menudo se usa indistintamente
con el simbol de proceso manual.
Líneas de Flujo: Las líneas de flujo o
comunicación indican el flujo direccional de los
documentos. Normalmente en el flujo se dibuja
hacia abajo o hacia arriba y de izquierda a derecha,
45
salvo que se indiquen lo contrario se debe utilizar
un puente.
Conector fuera de página: Indica la fuente o el
destino de lo que entra del diagrama de flujo o de
lo que sale.
Conector: Salida o entrada de otra parte del
diagrama de flujo. Sirve para evitar que las líneas
de flujo se crucen demasiado. Los conectores de
entrada y de salida se representan con letras o
números.
Datos, Entrada/ Salida: Se usa en lugar de un
conector fuera de página para indicar que la
información que entra o sale del diagrama.
Decisión: Indica las decisiones afirmativa o
negativa.
Terminador / inicio o final de procesos: Representa
la información o acciones para comenzar el
proceso o para mostrar el resultado final del
mismo.
46
2.2.5 EFICIENCIA
2.2.5.1 Definición
(ROBBINS & COULTER, 2005)“Es una parte fundamental de la administración, se
refiere a la relación entre insumos y productos. Si se puede obtener más producto con
una cantidad dada de insumos, habrá incrementado la eficiencia. Así mismo, si logra
obtener el mismo producto, con menos insumo, habrá incrementado también la
eficiencia. En virtud de que los gerentes trabajan con pocos recursos en materia de
insumos (Sobre todo personas, dinero y equipo), les interesa usar en forma eficiente
dichos recursos. Por lo tanto, la gerencia se ocupa de minimizar los costos de los
recursos"
En la práctica, se conoce a la eficiencia como a la capacidad, solvencia o destreza para
realizar todas las fases de los procesos. Si un funcionario realiza todas las actividades
que le fueron encomendadas, con agilidad, oportunidad, adecuación y perfección, se
dice que ha realizado un trabajo eficiente. El producto final, cuando es de buena calidad,
viene a ser “eficaz”
(REYES, 2007)“La eficiencia es el logro efectivo de los objetivos planteados por una
institución, en función de dinamizar positivamente los recursos ya sean estos materiales,
económicos o humanos”
Otro criterio debidamente autorizado y aceptado por los investigadores, es el de
Dávalos:
(DAVALOS & CORDOVA, 2006)“El criterio de eficiencia se requiere la consecución
de los objetivos personales e individuales de quienes están conectados con la empresa.
El propósito básico de este criterio, es aumentar la eficiencia en el desarrollo de las
labores de la empresa y obtener un rendimiento adecuado de sus departamentos para
lograr el máximo aprovechamiento de sus recursos materiales y humanos. Teniendo en
47
cuenta la estructura de la organización y de acuerdo a los niveles jerárquicos que tengan
los empleados para que puedan asumir diferentes responsabilidades, determinando
límites de autoridad participando en la limitación de políticas, el derecho de ser oído y
otras condiciones que constituyen directamente a su satisfacción personal y a su
eficiencia individual.”
(CHIAVENATO, 2001)“La eficiencia se preocupa por los medios y los métodos y
procedimientos más indicados que deben ser planeados y organizados debidamente
para garantizar la optimización de la utilización de los recursos disponibles. La
eficiencia no se preocupa por los fines sino simplemente por los medios. La
consecución de los objetivos buscados no entra en la esfera de la competencia de la
eficiencia”.
Como se puede apreciar, en los diferentes criterios vertidos hay muchos puntos de
confluencia, pero todos se relacionan con la organización y la optimización de los
recursos disponibles y la relación directa entre insumos y productos
Fórmula de la eficiencia
Eficiencia = Resultados / Insumos
2.2.5.2 Tipos de eficiencia
La eficiencia se clasificada en los siguientes tipos:
2.2.5.2.1 Eficiencia Asignativa
Eficiencia tanto en la producción de todos los bienes como en su distribución entre los
miembros de la sociedad. La distribución del producto es asignativamente eficiente si el
bienestar de la sociedad se maximiza de tal forma que nadie puede mejorar sin
48
perjudicar a otra persona. Supone eficiencia social para todas las actividades y, por
consiguiente, la eficiencia técnica.
2.2.5.2.2 Eficiencia Técnica
La eficiencia técnica es un concepto que incide en los procesos productivos,
centrándose en el análisis de las cantidades y no en los valores de esas cantidades.
Puede expresarse tanto en términos de outputs como de inputs.
- En el primer caso, representa la producción del mayor nivel posible de outputs para
una cantidad fija de inputs (bienes o recursos productivos).
- En el segundo caso, la menor cantidad posible de inputs, para alcanzar una cantidad
fija de outputs.
2.2.5.2.3 Eficiencia Económica
La eficiencia económica consiste básicamente en producir la mayor cantidad al menor
costo, o lograr los resultados esperados usando la menor cantidad posible de recursos.
Este concepto para muchas empresas es primordial, tanto así que llega a determinar el
tipo de sistema que se emplea.
La eficiencia económica queda al descubierto cuando una empresa determinada se
plantea un objetivo específico, y dependiendo de la eficiencia en sus procesos, podrá o
no lograrlo - una organización ineficiente puede llegar a no ser rentable.
Por estos motivos, es posible hablar de diversos tipos de eficiencia económica:
- Eficiencia por costes,
- Eficiencia de ingresos
- Eficiencia en beneficios. (RUSENAS, 2005)
49
2.2.5.3 Metodologías para medir le eficiencia:
2.2.5.3.1 Análisis Financiero
(IVANCEVICH, LORENZI, & CROSBY, 2005)“El análisis financiero es una técnica
de evaluación del comportamiento operativo de una empresa, diagnóstico de la situación
actual y predicción de eventos futuros y que, en consecuencia, se orienta hacia la
obtención de objetivos previamente definidos. Por lo tanto, el primer paso en un proceso
de ésta naturaleza es definir los objetivos para poder formular, a continuación, los
interrogantes y criterios que van a ser satisfechos con los resultados del análisis, a
través de diversas técnicas”.
Las herramientas de análisis financiero pueden circunscribirse a las siguientes:
a. Análisis comparativo
b. Análisis de tendencias
c. Estados financieros proporcionales
d. Indicadores financieros
e. Análisis especializados
Entre los cuales sobresalen el estado de cambios en la situación financiera y el estado de
flujos de efectivo.
2.2.5.4 Indicadores de Gestión o de Eficiencia
Los Indicadores de Gestión permiten la valoración de la “Eficiencia” en la utilización de
los recursos durante el tiempo que se adelante el plan, programa o proyecto.
Su objetivo es evaluar el rendimiento de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a
obtener los objetivos con los respectivos tiempos y costos analizados.
A través de estos indicadores se podrá evaluar entre otros, los siguientes elementos:
50
3 Utilización de recursos humanos, físicos y financieros
4 El tiempo
5 El cumplimiento de las actividades, tareas o metas intermedias
6 El rendimiento físico promedio
7 El Costo promedio, costo/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o
costo/beneficio
La eficiencia es el cumplimiento de los objetivos y metas programada con el mínimo de
recursos disponibles.
Estos indicadores se aplica para medir la relación establecida entre las metas alcanzadas
y los recursos ejercidos para tal fin se determinan:
Eficacia programática.- En la eficacia programática la cifra mayor a uno constituye un
resultado positivo; cuando es menor a uno significa incumplimiento
Eficacia Presupuestal.- en la eficacia presupuestal la cifra mayor a uno significa sobre
ejercicio, cuando es menor puede indicar un uso más racional de los recursos.
(MALDONADO, 2006)“Partiendo del supuesto anterior, la eficiencia se logra cuando
habiéndose elaborado adecuadamente la programación y la presupuestaciòn se cumplen
51
las metas, programadas, ejerciendo racionalmente el presupuesto autorizado, un
programa o una acción será más eficiente cuando logre alcanzar sus propósitos con el
menor costo o bien realizar más de lo comprometido con el presupuesto autorizado”.
2.2.5.5 Ecuación de la eficiencia
Cuando nos referimos a los procesos, los definimos como una secuencia de pasos que
tienen un propósito determinado y que se puede medir; a partir de esto estamos en
condiciones de aplicar la definición de eficiencia en forma de una ecuación, la cual está
representada por la siguiente expresión:
Si Se puede establecer números para los resultados obtenidos y los recursos
comprometidos, entonces es de suponer que la Eficiencia debe ser mayor que uno (>1)
para hablar técnicamente, puesto que si es menor que uno entonces la eficiencia –
economía de recursos no se estaría cumpliendo.
Por último un aspecto que frecuentemente ofrece inconvenientes es cómo integrar la
calidad a la ecuación básica planteada anteriormente, pues eso resulta tan sencillo como
añadir un factor, veamos:
(WASHINGTON, 2007)“En la práctica, traducir la calidad a un factor multiplicador no
resulta ser una cuestión simple, en especial si se define que la calidad del proceso debe
ser establecida por el usuario de servicio. Siendo así se requerirá la medición frecuente
y con una metodología consistente de manera de garantizar los resultados;
52
adicionalmente corresponde trasladar los resultados de los diferentes factores que
inciden en la calidad en una sola cifra, caso contrario existirán varias ecuaciones de
eficiencia asociadas, por último se requerirá normalizar la calidad a una escala en la
cual el factor multiplicador neutro (es decir el número uno) sea equivalente a la calidad
definida como aceptable como la organización”.
2.3 IDEA A DEFENDER
Con la elaboración del manual de control interno se logra el manejo eficiente de los
recursos financiero de la Junta Parroquial Rural de Ambuqui.
53
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN
La modalidad investigación será cuali-cuantitativa.
Cualitativa porque ayudó a entender el fenómeno social y sus características, a
interpretar y aplicar la teoría que se recopiló para determinar una base científica en la
aplicación de los componentes del control interno.
Cuantitativa porque ayudó obtener datos directos mediante la investigación de campo,
con la utilización de entrevistas, con preguntas direccionadas a identificar el
conocimiento real sobre los puntos críticos que tiene la Junta en su gestión financiera.
Para de esta manera poder interpretar los resultados mediante modelos estadísticos.
3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
3.2.1 Investigación Aplicada
Esta investigación se utilizó como guía para identificar y tomar la realidad de los
hechos, sirviendo como base para la búsqueda de soluciones, y así para poder valorar la
factibilidad de la propuesta y su aplicación dentro de la Junta Parroquial.
3.2.2 Investigación Histórica
Este tipo de investigación encajó en el trabajo, ya que fue necesario investigar
experiencias pasadas, mediante la búsqueda crítica de la verdad que ayudó a sustentar
los acontecimientos pasados.
Además, permitió consultar fuentes primarias y secundarias, las cuales suministraron la
información que debió ser examinada cuidadosamente; por ejemplo, ayudó a
54
determinar la confiabilidad y autenticidad de los documentos consultados sin volver a
caer en errores pasados.
3.2.3 Investigación Descriptiva
Este tipo de investigación permitió describir los aspectos más sobresalientes sobre la
elaboración del manual, y ayudó a realizar un análisis más concreto y claro acerca de los
problemas que presenta la Junta en cuanto a los recursos financieros, de esta manera se
busca implementar una solución, mediante la aplicación un manual de control interno
que permita alcanzar resultados que contribuyan a la solución del problema planteado
en esta investigación.
3.2.4 Investigación de Campo
Este tipo de investigación permitió constatar en el sitio las necesidades y problemas en
un contexto determinado, en éste caso directamente en el área financiera y con las
personas involucradas en los diferentes procesos, con la finalidad de obtener datos
relevantes a ser analizados y su respectiva solución.
3.2.5 Investigación Bibliográfica
Está investigación se sustentó en un análisis teórico y conceptual de la bibliografía
dando un soporte importante, basándose en diferentes autores y fuentes, la misma que
fue analizada, sintetizada y reflexionada para la aplicación de la propuesta.
3.3 Población y muestra
La población de análisis de la presente investigación constituye:
55
TABLA Nº 2. PERSONAL
COMPONENTES POBLACIÓN
Presidente 1
Vicepresidente 1
Vocales 3
Vocales suplentes 4
Secretaria- Tesorera 1
TOTAL 10
Fuente: GAD Ambuqui
Una vez establecida la población, se pudo concluir que no procede el cálculo de la
muestra debido a que la población es menor a 25. Para recabar la información se realizó
una entrevista al Presidente de la Junta Parroquial de Ambuqui.
3.4 MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
3.4.1 Métodos
3.4.1.1 Analítico – Sintético
La aplicación de este método permitió comprender la división del todo en sus múltiples
relaciones y otros componentes con el fin de aislar sus propiedades más esenciales
generales. De esta manera se reconoce mentalmente la unión entre las partes, tomando
en cuenta que cada sección del área financiera debe realizar controles internos y
externos para poder descubrir las relaciones esenciales y características generales entre
ellas. Se aplicará en la problematización, en el marco metodológico y en el marco
propositivo.
56
3.4.1.2 Inductivo – deductivo
La aplicación de este método permitió pasar del conocimiento de casos particulares a
un conocimiento más general, que reflejó lo que hay en común en los procesos que
deben ser motivo de control interno, concluyendo que, a partir de la relación que existe
entre los elementos del objeto de estudio, se puede generalizar a toda el área
financiera que está siendo sujeta de un control. Este método desempeña un papel
importante en la elaboración de la idea a defender dentro de la investigación.
3.4.1.3 Histórico- Lógico
Mediante este método se pudo analizar la trayectoria concreta de la teoría, su
condicionamiento a los diferentes períodos de la historia de la Junta Parroquial de
Ambuqui, poniendo de manifiesto la lógica interna de desarrollo para llegar al
conocimiento más profundo de la esencia parroquial.
3.4.2 Técnicas
3.4.2.1 Entrevista
Con esta técnica se pudo obtener información directa por parte de las autoridades y
funcionarios de la Junta y así contar con datos reales, para determinar cómo se lleva
acabo el manejo de los recursos de la misma. Fue aplicadaal Presidente de la Junta
Parroquial de Ambuqui
3.4.3 Instrumentos
3.4.3.1 Guía de entrevista
Este instrumento se utilizó para llevar a cabo las entrevistas con los funcionarios de la
Junta Parroquial, en razón que el tamaño de la población no es tan significativo. Ya
que se deseaba obtener información específica.
57
3.5 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
3.5.1 Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Ing. Armando
Flores.
Después de realizada la entrevista al Ing. Armando Flores, Presidente de la Junta
Parroquial de Ambuqui, se pudo comprender de una manera más profunda, la realidad a
la que esta se encuentra expuesto el GAD.
Su trabajo está enmarcado y direccionado al COOTAD (Código Orgánico de
Organización Territorial Autónomo y de Descentralización) el cual especifica sus
funciones y atribuciones para cada miembros, para la obtención de recursos, la Junta
Parroquial realiza anualmente el POA, en base a las obras satisfechas e insatisfechas que
la comunidad tiene, todo esto gracias a la participación de toda la ciudadanía. Los
cabildos, la comunidad, los vocales, son entes fiscalizadores, quienes dan seguimiento
al avance y al desarrollo de las obras y proyectos a ejecutarse, cabe indicar que
internamente la junta evalúa cada tres meses el cumplimiento de todo lo planificado. Y
de todo esto se da a conocer mediante la rendición de cuentas; a esto debemos añadir
que la Contraloría General del Estado, determina mediante normativas, que se debe
invertir todo esto en beneficio de la comunidad. Para la seguridad financiera se cuenta
con un programa (NAUTILUS), el cual otorga una clave a cada junta para mayor
seguridad. Para que la distribución de los recursos sea más equitativo, la Junta y el
COOTAD ubican y analizan varios aspectos como: población, territorialidad,
condiciones satisfechas e insatisfechas.
Las principales quejas de la comunidad se enfocan hacia a la ligereza con la cual se
ejecutan las obras. Para dar solución y satisfacer todas las inquietudes, se convoca a una
asamblea comunitaria a un representante de la comunidad; luego de conocer toda la
58
problemática se suscribe un acta mediante consenso colectivo, el consejo de
participación ciudadana parroquial, da a conocer la obra con rubros etc., datos que son
ingresados en el portal.
3.6 CONCLUSIONES TEÒRICO-METODOLOGICAS DE LA
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Se adoptó un marco de herramientas metodológicas adaptado a las necesidades y
características específicas de la investigación. Se menciona la modalidad cuali –
cuantitativa porque se pudo definir al mismo tiempo las características de los
fenómenos registrados y los datos numéricos correspondientes, reflejados en
cuadros y gráficos estadísticos. El estudio de la realidad de los hechos, desde un
enfoque de aplicación práctica, dio lugar a la utilización de la investigación
aplicada. Así mismo, los acontecimientos pasados fueron registrados gracias a la
utilización de la investigación histórica, a través del estudio en fuentes secundarias
(documentos escritos)
Evidentemente, la investigación bibliográfica se constituyó en el epicentro del
marco investigativo. De ella se obtuvo datos no solamente para el marco de
referencia sino para todo el “cuerpo de la investigación”. Es importante señalar que,
dado el número de personas entrevistadas, no fue aplicada la fórmula para el cálculo
muestral. Se aplicó el documento de recolección de datos al pequeño grupo,
componente del GAD de Ambuqui.
En el marco de las entrevistas, se detectó una gran apertura por parte del personal
involucrado, para proporcionar los datos requeridos, de acuerdo al cuestionario;
Se tiene la certeza de que los datos obtenidos por medio de la entrevista, son
confiables y definen con claridad los contenidos de las interrogantes.
59
CAPITULO IV
MARCO PROPOSITIVO
4.1. TÍTULO:
“MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS DE LA JUNTA PARROQUIAL DE AMBUQUI “
4.2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
Proporcionar un manual de control interno para manejar, de manera eficiente y eficaz,
los recursos financieros de la Junta Parroquial de Ambuqui y que permita, a la vez,
capacitar a los miembros del GAD de esta parroquia, en cuanto al ámbito y normas
legales de sus funciones.
4.3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
El presente documento contiene un manual de control interno para el manejo eficiente
de los recursos financieros de la Junta Parroquial Rural de Ambuqui.
Se ha tenido que investigar varias fuentes y referenciales sobre normas atinentes a los
documentos institucionales que permiten el mencionado control y se ha llegado a la
conclusión que el reglamento internacional, Sponsoring Organizations of The Treadway
Commission, COSO, en su versión I, contiene todas las normativas aplicables al
contexto de gobiernos locales descentralizados y otras estructuras político-
administrativas.
La aplicación del método COSO I en esta investigación permitirá después del
diagnóstico de la evaluación, la creación de una estructura de control interno que
contribuya a que los miembros de la Junta cuenten con una herramienta, que les permita
conocer sus responsabilidades y desarrollar sus procesos financieros oportunamente,
60
regirse bajo los lineamientos establecidos y conocer los riesgos a los que se enfrenta el
GAD parroquial al no realizar sus actividades en el momento preciso. De tal manera que
se cumplan con los objetivos del sistema de control, que son: la eficiencia y eficacia en
sus operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las
leyes y reglamentos vigentes.
Evidentemente, la meta final de esta propuesta, es dejar establecido y en permanente
funcionamiento, el sistema de control interno, para un manejo responsable de los
recursos del GAD parroquial, con lo cual se mejorará sustancialmente el desarrollo de
actividades y proyectos de enfoque social, de infraestructura urbana y otros
emprendimientos locales, impulsados por la junta, en pro de explotar de manera
inteligente las fortalezas de la Junta Parroquial.
4.4. ESQUEMA DE LA PROPUESTA
La propuesta se concreta en la presentación y aplicación del manual de control interno,
cuyo contenido es el siguiente: (véase el grafico en la siguiente página)
61
Grafico N° 5. ESQUEMA DE LA PROPUESTA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA JUNTA
PARROQUIAL RURAL DE AMBUQUÍ.
El territorio de la parroquia Ambuqui, forma parte del cálido Valle del Chota, antes
llamado Coangue, cuyo significado es “Valle de la Muerte”, bautizado por sus
habitantes por la mortandad causada por las fiebres, que diezmaron, durante el siglo
XVIII, a su población. Se localiza a 40 km. de la ciudad de Ibarra, capital de la
provincia de Imbabura, y la cabecera parroquial que lleva el mismo nombre, se ubica a
1.7 km de la carretera panamericana.
Ambuqui como cabecera parroquial, se encuentra dentro de un pequeño valle, y está
rodeada por dos cordilleras secas y erosionadas: Puntas Urcu, al oriente y Loma de
Piman al occidente. La superficie total de la parroquia es de 132,05 km2.
Información general del GAD parroquial
de Ambuquí.
• Misión
• Visión
• Funciones
• Competencias
• Atribuciones
• Base legal
Descripción de los componentes del
control interno según el COSO I
• Ambiente del control
• Evaluación de riesgos
• Actividades de control
• Información y Comunicación
• Supervisiñon y Monitoreo
Desarrollo del control interno basado en el
COSO I
• Formatod e control interno
• Graficación, desarrollo y análisis de los procesos de control interno
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Los gobiernos autónomos descentralizados parroquiales rurales, son personas jurídicas
de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera. Están
integrados por los representantes previstos en el COOTAD, quienes ejercen de las
competencias que le corresponden.
MISIÓN
El Gobierno Autónomo Descentralizado de la parroquia de Ambuquí, es el ente que
coordina y gestiona la ejecución del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial ,
encaminado a satisfacer las necesidades de la población y brindar oportunidades de
desarrollo; construyendo desde el poder ciudadano, una parroquia productiva,
organizada, democrática, pluricultural, equitativa y segura; que se cimenta en el respeto
a la dignidad y desarrollo humano, la participación y coordinación ciudadana e
institucional. Cuenta con líderes comprometidos con el bienestar común, que
promueven la cohesión, integración, desarrollo social, armónico y equitativo de su
territorio
VISIÓN
Ambuqui, orgullosa de su identidad, propicia el desarrollo social integral de su
territorio, mediante el mejoramiento de la vialidad, conectividad y servicios básicos; el
fomento agro productivo, agroindustrial y turístico, fundamentados en la organización
social y sostenibilidad ambiental para el buen vivir de su población; constituye un
referente deportivo y cultural a nivel nacional e internacional.
FUNCIONES DEL GAD
Artículo 64.- Funciones.- Son funciones del gobierno autónomo descentralizado
parroquial rural:
63
Promover el desarrollo sustentable de su circunscripción territorial parroquial, para
garantizar la realización del buen vivir, a través de la implementación de políticas
públicas parroquiales, en el marco de sus competencias constitucionales y legales:
Diseñar e impulsar políticas de promoción y construcción de equidad e inclusión en
su territorio, en el marco de sus competencias constitucionales y legales:
Implementar un sistema de participación ciudadana para el ejercicio de los derechos
y avanzar en la gestión democrática de la acción parroquial:
Elaborar el plan parroquial rural de desarrollo: el de ordenamiento territorial y las
políticas públicas: ejecutar las acciones de ámbito parroquial que se deriven de sus
competencias, de manera coordinada con la planificación cantonal y provincial: y.
Realizar en forma permanente, el seguimiento y rendición de cuentas sobre el
cumplimiento de las metas establecidas;
Ejecutar las competencias exclusivas y concurrentes reconocidas por la Constitución
y la ley;
Vigilar la ejecución de obras y la calidad de los servicios públicos y propiciar la
organización de la ciudadanía en la parroquia;
Fomentar la inversión y el desarrollo económico, especialmente de la economía
popular y solidaria, en sectores como la agricultura, ganadería, artesanía y turismo,
entre otros, en coordinación con los demás gobiernos autónomos descentralizados;
Articular a los actores de la economía popular y solidaria a la provisión de bienes y
servicios públicos;
Promover y patrocinar las culturas, las artes, actividades deportivas y recreativas en
beneficio de la colectividad;
64
Prestar los servicios públicos que les sean expresamente delegados o
descentralizados con criterios de calidad, eficacia y eficiencia; y observando los
principios de universalidad, accesibilidad, regularidad y continuidad previstos en la
Constitución;
Promover los sistemas de protección integral a los grupos de atención prioritaria
para garantizar los derechos consagrados en la Constitución, en el marco de sus
competencias:
Promover y coordinar la colaboración de los moradores de su circunscripción
territorial en mingas o cualquier otra forma de participación social, para la
realización de obras de interés comunitario;
Coordinar con la Policía Nacional, la sociedad y otros organismos lo relacionado
con la seguridad ciudadana, en el ámbito de sus competencias; y.
Las demás que determine la ley.
COMPETENCIAS DEL GAD
Artículo 65.- Competencias exclusivas del gobierno autónomo descentralizado
parroquial rural.- Los gobiernos autónomos descentralizados parroquiales rurales
ejercerán las siguientes competencias exclusivas, sin perjuicio de otras que se
determinen:
Planificar, junto con otras instituciones del sector público y actores de la sociedad,
el desarrollo parroquial y su correspondiente ordenamiento territorial, en
coordinación con el gobierno cantonal y provincial, en el marco de la
interculturalidad y plurinacionalidad y el respeto a la diversidad:
Planificar, construir y mantener la infraestructura física, los equipamientos y los
espacios públicos de la parroquia, contenidos en los planes de desarrollo e incluidos
en los presupuestos participativos anuales;
65
Planificar y mantener, en coordinación con los gobiernos provinciales, la vialidad
parroquial rural;
Incentivar el desarrollo de actividades productivas comunitarias, la preservación de
la biodiversidad y la protección del ambiente;
Gestionar, coordinar y administrar los servicios públicos que le sean delegados o
descentralizados por otros niveles de gobierno;
Promover la organización de los ciudadanos de las comunas, recintos y demás
asentamientos rurales, con el carácter de organizaciones territoriales de base:
Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus competencias; y,
Vigilar la ejecución de obras y la calidad de los servicios públicos.
ATRIBUCIONES DEL GAD
Artículo 67.- Atribuciones de la junta parroquial rural.- A la junta parroquial rural le
corresponde:
Expedir acuerdos, resoluciones y normativa reglamentaria en las materias de
competencia del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural, conforme este
Código;
Aprobar el plan parroquial de desarrollo y el de ordenamiento territorial formulados
participativamente con la acción del consejo parroquial de planificación y las
instancias de participación, así como evaluar la ejecución;
Aprobar u observar el presupuesto del gobierno autónomo descentralizado
parroquial rural, que deberá guardar concordancia con el plan parroquial de
desarrollo y con el de ordenamiento territorial; así como garantizar una participación
ciudadana en la que estén representados los intereses colectivos de la parroquia
rural, en el marco de la Constitución y la ley. De igual forma, aprobará u observará
66
la liquidación presupuestaria del año inmediato anterior, con las respectivas
reformas:
Aprobar, a pedido del Presidente de la Junta Parroquial rural, traspasos de partidas
presupuestarias y reducciones de crédito, cuando las circunstancias lo ameriten;
Autorizar la contratación de empréstitos destinados a financiar la ejecución de
programas y proyectos, previstos en el plan parroquial de desarrollo y de
ordenamiento territorial, observando las disposiciones previstas en la Constitución y
la ley:
Proponer al Concejo Municipal proyectos de ordenanzas en beneficio de la
población:
Autorizar la suscripción de contratos, convenios e instrumentos que comprometan al
gobierno parroquial rural;
Resolver su participación en la conformación del capital de empresas públicas o
mixtas, creadas por los otros niveles de gobierno, en el marco de lo que establece la
Constitución y la ley;
Solicitar a los gobiernos autónomos descentralizados metropolitanos, municipales y
provinciales, la creación de empresas públicas del gobierno parroquial rural o de una
mancomunidad de los mismos, de acuerdo con la ley:
Podrán delegar a la economía social y solidaria, la gestión de sus competencias
exclusivas asignadas en la Constitución, la ley y el Consejo Nacional de
Competencias;
Fiscalizar la gestión del presidente o presidenta del gobierno parroquial rural, de
acuerdo al presente Código;
Destituir al presidente o presidenta o vocales del gobierno autónomo descentralizado
parroquial rural, que hubiere incurrido en las causales previstas en la ley. Con el
67
voto conforme de cuatro de cinco miembros, garantizando el debido proceso. En
este caso, la sesión de la junta será convocada y presidida por el vicepresidente de la
junta parroquial rural:
Decidir la participación en mancomunidades o consorcios;
Conformar las comisiones permanentes y especiales, que sean necesarias, con
participación de la ciudadanía de la parroquia rural, y aprobar la conformación de
comisiones ocasionales sugeridas por el presidente o presidenta del gobierno
parroquial rural;
Conceder licencias a los miembros del gobierno parroquial rural, que acumulados,
no sobrepasen sesenta días. En el caso de enfermedades catastróficas o calamidad
doméstica debidamente justificada, podrá prorrogar este plazo:
Conocer y resolver los asuntos que le sean sometidos a su conocimiento por parte
del presidente o presidenta de la junta parroquial rural;
Promover la implementación de centros de mediación y solución alternativa de
conflictos, según la ley;
Impulsar la conformación de organizaciones de la población parroquial, tendientes a
promover el fomento de la producción, la seguridad ciudadana, el mejoramiento del
nivel de vida y el fomento de la cultura y el deporte;
Promover y coordinar la colaboración de los moradores de la parroquia, en mingas o
cualquier otra forma de participación social, para la realización de obras de interés
comunitario;
Designar, cuando corresponda, sus delegados en entidades, empresas u organismos
colegiados;
Emitir políticas que contribuyan al desarrollo de las culturas de la población de su
circunscripción territorial, de acuerdo con las leyes sobre la materia; y,
68
Las demás previstas en la Ley.
BASE LEGAL
El Gobierno Autónomo Descentralizado de Ambuqui, debe administrarse a base de
leyes y reglamentos, para desempeñar, de manera eficiente y eficaz, las funciones
asignadas, bajo las normativas de:
La Constitución Política del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Normas de Control Interno Para el Sector Público de la República del Ecuador
Contraloría General del Estado.
Ley Orgánica de Juntas Parroquiales Rurales.
Reglamento a la Ley De Juntas Parroquiales Rurales.
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía Y Descentralización
(COOTAD).
Son disposiciones que debe cumplir el GAD de Ambuqui en el desempeño de sus
funciones.
DESCRIPCIÓN DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
SEGÚN EL COSO I
Esta fase desarrolla la aplicación de los cinco componentes del COSO I, con el
propósito de que el GAD de Ambuqui oriente sus operaciones basadas en una
organización estructura adecuada en sus actividades, que cuenten con valores éticos así
como cumplir las partes externas e internas. También deben identificar aquellos eventos
externos e internos que den lugar a los riesgos en el GAD, así como deberán realizar
actividades de control y monitoreo con el propósito de establecer que las actividades se
estén desarrollando eficazmente en todo su marco integrado.
69
AMBIENTE DE CONTROL INTERNO
Al ambiente de control es muy complejo ya que, dentro de una Junta Parroquial,
dependiendo de su tamaño ya sea éste grande o pequeño, hay mucho trabajo de distinto
rango, es decir que existe una escala jerárquica, lo cual es una parte importante dentro
del GAD, porque dependiendo de número de personal que exista, van a haber una serie
de pautas a respetar. Además, se cuenta con que los miembros de la Junta, una vez
dentro de sus funciones, asumen un compromiso con dedicación y máximo desempeño,
para rendir todo lo que puedan dar de su trabajo.
a. Valores institucionales
Los valores que dinamizarán el actuar del Gobierno Autónomo Descentralizado, deben
estar basados en el desarrollo, cultura, confianza y fidelidad de sus miembros hacia el
trabajo en equipo.
Estos valores son: Integralidad, equidad, empoderamiento, producción y protección
ambiental
b. Compromiso institucional
El compromiso de responsabilidad para la Junta Parroquial, es muy importante en el
complimiento de sus obligaciones, que adquiere con partes internas y externas de la
misma
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GRAFICO N°6 COMPROMISO INSTITUCIONAL
c. Organigrama Estructural y Funcional del Gobierno Autónomo
Descentralizado de la Junta Parroquial de Ambuqui
Es importante mencionar que, para toda empresa en general, un organigrama se
constituye en una herramienta integral e indispensable, ya que establece los niveles de
autoridad y canales de comunicación entre las diferentes unidades administrativas.
El orgánico funcional nos permite conocer y determinar responsabilidades que deben
cumplir los empleados en cada una de sus áreas.
Para una mejor apreciación, se presenta el organigrama que está vigente en el Gobierno
Autónomo Descentralizado de la Junta Parroquial Rural de Ambuqui. (Véase el
organigrama estructural en la siguiente página).
Compromiso institucionales
externos.
Servicio a la
comunidad
Cumplimiento de las
leyes y reglamentos
establecidos.
Compromisos institucionales
internos
Participación de todos
Planificación colectiva de la
asamblea.
Mantener disponible la
comunicación a fin de
mantener una buena
administración.
Mantener una visión integral
de los planes de desarrollo
cantonal y contexto
nacional.
71
GRAFICO Nº 7: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
ASAMBLEA COMUNAL GAD PARROQUIAL UNIDADES TECNICAS
PRESIDENTE
DESARROLLO
PRODUCTIVO
SECRETARIA
-TESORERA
FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
DEPORTIVO
CULTURAL
PROYECTOS
CONSEJO DE
PARTICIPACIÓN Y
DESARROLLO
PARROQUIAL
CONSEJO DE
PLANIFICACIÓN
INFRAESTRUCTURA SALUD
MEDIOAMBIENTE
VOCALES
72
FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL GAD
PRESIDENTE:
Artículo 69.- Presidente o presidenta de la junta parroquial rural.- El presidente o presidenta
es la primera autoridad del ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural,
elegido de acuerdo con los requisitos y regulaciones previstas en la ley de la materia electoral.
Artículo 70.- Atribuciones del presidente o presidenta de la junta parroquial rural.- Le
corresponde al presidente o presidenta de la junta parroquial rural:
a. El ejercicio de la representación legal, y judicial del gobierno autónomo descentralizado
parroquial rural:
b. Ejercer la facultad ejecutiva del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural;
c. Convocar y presidir con voz y voto las sesiones de la junta parroquial rural, para lo cual
deberá proponer el orden del día de manera previa. El ejecutivo tendrá voto dirimente en
caso de empate en las votaciones del órgano legislativo y de fiscalización;
d. Presentar a la junta parroquial proyectos de acuerdos, resoluciones y normativa
reglamentaria, de acuerdo a las materias que son de competencia del gobierno autónomo
descentralizado parroquial rural;
e. Dirigir la elaboración del Plan Parroquial de Desarrollo y el de Ordenamiento Territorial,
en concordancia con el plan cantonal y provincial de desarrollo, en el marco de la
plurinacionalidad, interculturalidad y respeto a la diversidad, con la participación
ciudadana y de otros actores del sector público y la sociedad; para lo cual presidirá las
sesiones del Consejo Parroquial de Planificación y promoverá la constitución de las
instancias de participación ciudadana establecidas en la Constitución y la ley;
f. Elaborar participativamente el Plan Operativo Anual y la correspondiente proforma
presupuestaria institucional, conforme al plan parroquial rural de desarrollo y de
ordenamiento territorial, observando los procedimientos participativos señalados en este
73
Código. La proforma del presupuesto institucional deberá someterla a consideración de la
junta parroquial para su aprobación;
g. Decidir el modelo de gestión administrativa, mediante el cual deben ejecutarse el plan
parroquial rural de desarrollo y de ordenamiento territorial;
h. Expedir el orgánico funcional del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural;
i. Distribuir los asuntos que deban pasar a las comisiones del gobierno autónomo parroquial
y señalar el plazo en que deben ser presentados los informes correspondientes;
j. Sugerir la conformación de comisiones ocasionales que se requieran para el
funcionamiento del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural;
k. Designar a sus representantes institucionales en entidades, empresas u organismos
colegiados donde tenga participación el gobierno parroquial rural; así como delegar
atribuciones y deberes al vicepresidente o vicepresidenta, vocales de la junta y
funcionarios, dentro del ámbito de sus competencias:
l. Suscribir contratos, convenios e instrumentos que comprometan al gobierno autónomo
descentralizado parroquial rural, de acuerdo con la ley. Los convenios de crédito o
aquellos que comprometan el patrimonio institucional requerirán autorización de la junta
parroquial rural;
m. En caso de emergencia declarada, requerir la cooperación de la Policía Nacional. Fuerzas
Armadas y servicios de auxilio y emergencias, siguiendo los canales legales establecidos;
n. Coordinar un plan de seguridad ciudadana, acorde con la realidad de cada parroquia rural
y en armonía con el plan cantonal y nacional de seguridad ciudadana, articulando, para tal
efecto, el gobierno parroquial rural, el gobierno central a través del organismo
correspondiente, la ciudadanía y la Policía Nacional;
o. Designar a los funcionarios del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural,
mediante procesos de selección por méritos y oposición, considerando criterios de
74
interculturalidad y paridad de género; y removerlos siguiendo el debido proceso. Para el
cargo de secretario y tesorero, la designación la realizará sin necesidad de dichos procesos
de selección;
p. En caso de fuerza mayor, dictar y ejecutar medidas transitorias, sobre las que
generalmente se requiere autorización de la junta parroquial, que tendrán un carácter
emergente, sobre las que deberá informar a la asamblea y junta parroquial;
q. Delegar funciones y representaciones a los vocales de la junta parroquial rural;
r. La aprobación, bajo su responsabilidad civil, penal y administrativa, de los traspasos de
partidas presupuestarias, suplementos y reducciones de crédito, en casos especiales
originados en asignaciones extraordinarias o para financiar casos de emergencia
legalmente declarada, manteniendo la necesaria relación entre los programas y
subprogramas, para que dichos traspasos no afecten la ejecución de obras públicas ni la
prestación de servicios públicos. El presidente o la presidenta deberá informar a la junta
parroquial sobre dichos traspasos y las razones de los mismos;
s. Conceder permisos y autorizaciones para el uso eventual de espacios públicos, de acuerdo
a las ordenanzas metropolitanas o municipales, y a las resoluciones que la junta parroquial
rural dicte para el efecto:
t. Suscribir las actas de las sesiones de la junta parroquial rural.
u. Dirigir y supervisar las actividades del gobierno parroquial rural, coordinando y
controlando el trabajo de los funcionarios del gobierno parroquial rural;
v. Presentar a la junta parroquial rural y a la ciudadanía en general un informe anual escrito,
para su evaluación a través del sistema de rendición de cuentas y control social, acerca de
la gestión administrativa realizada, destacando el cumplimiento e impacto de sus
competencias exclusivas y concurrentes, así como de los planes y programas aprobadas
por la junta parroquial, y los costos unitarios y totales que ello hubiera representado; y,
75
w. Las demás que prevea la ley.
VOCALES:
Artículo 68.- Atribuciones de los vocales de la junta parroquial rural.- Los vocales de la junta
parroquial rural tienen las siguientes atribuciones:
a. Intervenir con voz y voto en las sesiones y deliberaciones de la junta parroquial rural;
b. La presentación de proyectos de acuerdos y resoluciones, en el ámbito de competencia del
gobierno autónomo descentralizado parroquial rural;
c. La intervención en la asamblea parroquial y en las comisiones, delegaciones y
representaciones que designe la junta parroquial rural, y en todas las instancias de
participación:
d. Fiscalizar las acciones del ejecutivo parroquial de acuerdo con este Código y la ley; y,
e. Cumplir aquellas funciones que le sean expresamente encomendadas por la junta
parroquial rural.
SECRETARIA TESORERA
Art. 35. – Deberes y atribuciones del Secretaria - Tesorera.- Son atribuciones del Secretaria -
Tesorera:
a. Actuar como secretaria en las sesiones de la junta parroquial rural y de la Asamblea
Parroquial a las que asistirá con voz informativa pero sin voto;
b. Elaborar la convocatoria a sesión tanto de la junta parroquial rural como de la
Asamblea Parroquial conjuntamente con el Presidente;
c. Entregar la convocatoria a sesiones al menos con cuarenta y ocho horas de
anticipación;
d. Llevar las actas de las sesiones de la junta parroquial rural y de la Asamblea
Parroquial;
76
e. Conferir copias certificadas que sean legal y correctamente solicitadas de los
documentos que reposen en los archivos de la junta parroquial rural, previa la
autorización del Presidente de la junta;
f. Difundir a través de los medios de comunicación locales y exhibir mediante carteles la
convocatoria a Asamblea Parroquial en los lugares públicos, notorios y poblados de la
junta parroquial, al menos con ocho días de anticipación;
g. Asumir con responsabilidad el correcto manejo del presupuesto y más recursos de la
junta parroquial rural;
h. Mantener una cuenta corriente, aperturada a la orden de la junta parroquial rural, en
cualquier institución bancaria del país, en la misma que se registrará su firma
conjuntamente con el Presidente de la junta;
i. Ser el responsable y custodio directo de todos los bienes muebles e inmuebles de
propiedad de la junta;
j. Será responsable de observar en todo egreso la correspondiente autorización previa del
Presidente de la junta en funciones;
k. Participar de las sesiones que fuese convocado, en el seno de la junta parroquial, a la
que asistirá con voz informativa pero sin voto; y,
l. Las demás que le señalen las leyes y reglamento
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Consiste en realizar un análisis para detectar los posibles riesgos que pueden afectar el
resultado de los objetivos del GAD, así como sus operaciones.
ACTIVIDADES DEL CONTROL.
Desarrollar políticas y procedimientos que se deben establecer como medidas, para
identificar que se esté llevando a cabo los distintos tipos de controles implementados para
reducir los riesgos de la Junta.
77
GRAFICO Nº 8 ACTIVIDADES DE CONTROL
Actividades de control
Asegurar que el control del GAD parroquial se estén llevando
de acuerdo a los objetivos planteados.
Establecer objetivos, políticas, procedimientos, flujogramas y
formatos como medio de control interno.
Operaciones de control a todo los miembros del GAD.
Control financiero.
Control informático.
78
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CUADRO Nº 3 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (b)
GRAFICO Nº8 INFORMACÓN Y COMUNICACIÓN
Canales de Comunicación
Reuniones mensuales
Ayuda a fomentar una comunicación abierta.
Realizar dos sesiones al mes.
Las decisiones que afecten al desarrollo parroquial deben ser
comunicadas inmediatamente.
Se debe comunicar el logro de los objetivos.
Se debe comunicar información relevante del GAD
Correo electrónico
Por medio de éste, se mantiene una buena comunicación con los miembros de la
Junta, ya que se comunica lo que necesita el GAD.
Realizar una agenda de los asuntos que se quieren informar para que puedan
se comunicados.
Establecer comunicación con el personal de la Junta
Carteleras
Permite la comunicación más rápida y sin pérdidas de tiempo
Se puede comunicar fechas importantes.
Ayuda a transmitir información corta.
Boletines
Ayudan a extender la información.
Se comunica información de corto y largo plazo
La información debe ser reconocida en forma individual por los miembros de
la Junta.
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MONITOREO Y SUPERVISIÓN
En este componente se busca y asegura que la Junta parroquial y el control interno funcionen
adecuadamente, realizando un seguimiento, evaluaciones y mejoras del proceso.
GRAFICO Nº 9: MONITOREO Y SUPERVISIÓN
La Propuesta específica varios componentes que son considerados indispensables para lograr
sus fines. Estos elementos son:
a).-Requisitos.- Elemento definido como una “circunstancia o condición indispensable para
que pueda realizarse un proceso”. En el ámbito de la realización de un trámite en la Junta
Parroquial de Ambuqui, se los considera como los ingredientes indispensables para que el
trámite tenga la debida justificación y cumpla con los requerimientos legales, técnicos y
administrativos que deben establecerse en las normas del GAD parroquial, anotándose que
su cumplimiento es obligatorio para todos los usuarios, sin discriminación alguna.
b).- Actividades.- Que son instancias integrantes de una tarea y que deben realizarse de
manera sistemática y organizada, con la finalidad de lograr procesos de la máxima
operatividad, mediante la descripción de cada una de ellas, de manera secuencial. Cabe
mencionar que una tarea está conformada de varias actividades y la sumatoria de todas ellas
Realizar evaluaciones de desempeño
Supervisar las áreas que presentan mayor riesgo
Verificar que los flujos de información sean efectivos
Programar monitoreo que ayuden a detectar las fallas que influyen en
logro de los objetivos.
Realizar pruebas para comparar la mejora continua.
80
hace posible la obtención del producto final (en el caso de la Junta Parroquial, el trámite
terminado)
c),- Responsables.- (Del trámite), Que son los integrantes de la Junta Parroquial,
pertenecientes a la comisión respectiva, encargados de cada una de las actividades del proceso
de desarrollo del trámite.
d).-Tiempo.- (Que demandará el desarrollo del proceso completo), expresado por el lapso
comprendido desde la introducción de los documentos, hasta la entrega del trámite al
solicitante. En todo caso, esta propuesta pretende ser diferente a otras, en el sentido de que
cada uno de los cambios se los detalla en cuadros esquemáticos, con cuatro columnas que
expresan los componentes necesarios.
DESARROLLO DEL CONTROL INTERNO BASADO EN EL COSO I
Las áreas en las cuales se aplica el control interno basadas en el COSO I, son aquellas que
representan mayores dificultades en la Junta Parroquial. Con la información obtenida
mediante la investigación de campo, se diseña el sistema de control interno, de manera que
contribuya al manejo eficiente de sus operaciones financieras. Como condición o requisito
previo para la realización de este proceso, la Junta Parroquial de Ambuqui debe designar, en
asamblea General, una COMISIÓN DE CONTROL INTERNO, integrada por un miembro de
la Junta, un representante por cada comunidad y un representante de CONTROL
CIUDADANO. Los procesos con el correspondiente diagrama de flujos, corresponden a todas
las actividades que implican movimientos financieros de la Junta Parroquial.
81
CUADRO Nº 1 Formato de Control Interno
FACTORES DE
CONTROL INTERNO
DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DE LA
JUNTA PARROQUIAL
DE AMBUQUÍ.
OPTIMO BUENO REGULAR MALO
FRECUENCIA
(semanal,
quincenal,
mensual,
trimestral,
semestral)
Control de ingresos
generales
Control de gastos
generales
Control de egresos y
reposición de caja chica
Control de
contribuciones especiales
Control tributario
Control de asignaciones
presupuestarias de la
Junta
Nivel de eficiencia de las
auditorías internas
Fuente: ARENS, A., ELDER, R., & BEASLEY, M. (2007).
Explicación: El formato de Control Interno que se propone para el campo financiero de la
Junta Parroquial de Ambuqui, aparentemente es básico, pero se puede asegurar que es muy
adecuado y funcional para los fines de seguimiento de todos los movimientos económicos
que se registren en el GAD, sobre todo hay que resaltar la objetividad y sentido práctico de
esta estructura de control.
Las alternativas de: Óptimo, bueno, regular y malo, pueden transformarse, de indicadores
cualitativos, en indicadores cuantitativos, solamente con registrar el porcentaje de eficiencia y
cumplimiento de la norma interna de control. Con esos datos, el auditor o la comisión de
control interno ya puede establecer, con propiedad, los mecanismos de cambios de estrategias
o modificaciones operativas.
82
Se incluye la frecuencia de aplicación del control, como un componente de sistematización de
la actividad evaluativa y de seguimiento. Se hace constar todos los “rubros” en los cuales se
registran movimientos económicos y los niveles de eficiencia y eficacia de las auditorías
internas, con la finalidad de procurar una mejora continua de procedimientos.
El procedimiento implica la designación de la Comisión de Control Interno o la contratación
de un auditor, de acuerdo al detalle de frecuencias temporales y en relación a las necesidades
de la Junta Parroquial.
Cada uno de los sectores auditados (controlados o evaluados) tiene que presentar los
documentos exigidos para el control interno, es decir los justificativos, debidamente
legalizados, de cada uno de los ingresos o egresos registrados en cada unidad operativa.
El auditor o auditores revisarán, analizarán y evaluarán la pertinencia y adecuación del
movimiento económico realizado, de acuerdo al documento de justificación y tendrán que
adoptar las medidas de mejoría o de sanciones, en caso de presentarse algún problema de
sobre precios, mala canalización de fondos o desvíos.
GRAFICACIÓN, DESARROLLO Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE CONTROL
INTERNO
Desde la página siguiente se presenta: Los diagramas de flujos (movimientos) que se registran
en la Junta Parroquial de Ambuqui, de manera específica en las operaciones que se
relacionan, de una u otra manera, con el campo financiero.Cabe señalar que, en el caso de las
juntas parroquiales, los diagramas son generalmente unidireccionales, por lo que se utiliza el
esquema adecuado para este caso específico
83
PROCESO DE CONTROL
INTERNO
INICIO
ENTREGA DE SOLICITUD
EN SECRETARIA
SECRETARÍA
.
DIAGRAMA Nº 1: Elaboración del presupuesto de obras
NO
ENVÍO A LA JUNTA SI PARROQUIAL
Si falta algún requisito, regresa REGISTRO Y CONOCIMIENTO PEDIDO PARA REVISIÓN DEL Y SUMILLA INSPECCIÓN
DOCUMENTO PRESIDENTE
ELABORACIÓN DE
INFORME
Descripción del proceso de elaboración del presupuesto de obras.
a. Definición: Es el proceso mediante el cual se establece el valor de cada una de las obras,
solicitadas por las comunidades para su realización. Los valores son establecidos por un
ENVÍO A CONTROL INTERNO
PEDIDO DE ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO DE OBRAS, MEDIANTE
UNA SOLICITUD
84
técnico en presupuestos, previo peritaje en el sitio de las obras, conjuntamente con el
profesional (Ingeniero Civil o arquitecto). Siempre estará presente una comisión de miembros
de la Junta Parroquial, para avalar el proceso.
b. Objetivo general: Contar con el presupuesto de obras comunitarias.
c. Objetivo de control interno: Determinar los montos sobre los que debe ejercerse el control
interno financiero.
d. Solicita: Comunidad o barrio
e. Personal autorizado: Están autorizados a realizar el trámite:
El Presidente de la Junta Parroquial
El Representante del Barrio o Comunidad
Representantes de Grupos Sociales.
f. Proceso: La comunidad interesada contrata los servicios de un técnico en presupuestos, un
Ingeniero Civil o Arquitecto, para que realicen el estudio de las características de la obra y
establezcan el monto a utilizarse en ella.
Luego, envía un oficio de solicitud de presupuesto, de acuerdo a los datos calculados por los
profesionales. El oficio ingresa, con original y copia, por la Secretaría de la entidad.
Se realiza una nueva inspección, esta vez, con representantes de la junta y los interesados. Si
los resultados son favorables, el presidente sumilla el documento y aprueba la solicitud.
Con las inspecciones se establece:
-Las características de la obra
-El tamaño de la obra
-El monto correcto
-El tiempo necesario para la realización de la obra.
-Los materiales e insumos a utilizarse.
85
CUADRO Nº 2 Trámite de elaboración del presupuesto.
REQUISITOS ACTIVIDAD RESPONSABLES
Solicitud al Presidente de la
Junta Parroquial
Original del presupuesto
solicitado, con dos copias.
Presencia del interesado
para inspección
Entrega del Documento en
Secretaría
Recepción del documento.
Registro del documento
por Secretaría.
Sumilla del Presidente.
Inspección
Elaboración del informe
Informe al Presidente
Sumilla o negación
Secretaría
Comisión respectiva
Técnicos
Representante de la
comunidad
Representante social
Políticas del proceso de elaboración del presupuesto:
-La comunidad o barrio interesado deberá solicitar el monto justo de la obra, es decir sin sobre
precios.
-Para el cálculo del monto, los peticionarios deberán contratar los servicios de un profesional
calificado en el tema.
-Una vez concedido el presupuesto, los beneficiarios deberán canalizar el dinero para los
fines descritos en la solicitud.
-Se seleccionarán los profesionales más honestos y competentes, de tal manera que se
optimice los recursos financieros, materiales, personales y temporales
-Se dará preferencia a los profesionales que ya han demostrado su capacidad en obras de
similares características, con garantía comprobada.
-En la petición de presupuesto se hará constar un porcentaje del 10% para gastos “eventuales”
-Previo al envío de la solicitud de presupuesto, se obtendrá cotizaciones de varios
profesionales, con la finalidad de seleccionar aquella que se ajuste a la realidad y a las
posibilidades de la Junta Parroquial.
-El trabajo no podrá ser realizado por un profesional que no participó en un proceso legal de
contratación
86
ENTREGA DE SOLICITUD
EN SECRETARIA
INICIO
DIAGRAMA Nº 2: Elaboración de bases de contrato
NO
ENVIO DEL DOC. SI SECRETARÍA
A PRESIDENCIA
Si falta algún requisito, regresa
RECEPCIÓN Y CONOCIMIENTO REVISIÓN Y
REGISTRO DEL Y SUMILLA DEL ELABORACIÓN
PEDIDO PRESIDENTE DE BASES DEL
CONTRATO
DESPACHO DE
DOCUMENTOS PARA
CONTROL INTERNO
FIN DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE
SOLICITUD
87
Descripción del proceso de elaboración de bases de contrato.
a. Definición: La Base del contrato es un documento en el cual se especifica datos técnicos
para la elaboración del contrato: Plazo, MONTO, especificaciones técnicas y
PRESUPUESTO TOTAL.
b. Objetivo general: Elaborar las bases del contrato.
c. Objetivo de control interno: Determinar si las bases estipulan que el contrato se suscribe
en base a costos reales y tiempo de ejecución razonable.
d. Solicita: Comunidad, barrios, otros interesados
e. Personal autorizado: Están autorizados a realizar el trámite:
El Representante del Barrio o Comunidad
El técnico en presupuestos
El presidente de la Junta Parroquial
f. Proceso: El barrió o comunidad interesada en la elaboración de las bases del contrato, tiene
una junta previa, con los moradores del sector solicitante. Elaboran un oficio y lo envían a la
presidencia de la Junta Parroquial, en “especie valorada” (formulario adquirido en la
Secretaría de la Junta. El Presidente revisa y, de creerlo conveniente sumilla el oficio con lo
que la solicitud se aprueba. Se envía a la comisión de presupuestos para la elaboración de las
bases de contratos. Se envía copia a los solicitantes y a Control Interno.
En las bases quedan establecidas:
-Las normativas que rigen los contratos
-Las condiciones exigidas de manera bilateral
-Las obligaciones y compromisos de las partes.
-Las características de las obras y los montos asignados a cada una de ellas, de acuerdo a una
tabla previamente establecida en el Gobierno Provincial y la Junta Parroquial.
88
CUADRO Nº3. Elaboración de bases de contrato
REQUISITOS ACTIVIDAD RESPONSABLES
Solicitud dirigida al
Presidente de la Junta
Parroquial, en papel
valorado, con sello de
Presidencia.
Entrega de documento en
Secretaría
Registro en la Secretaría de
Sumilla del Presidente
Revisión y elaboración de
bases del contrato
Despacho de la
documentación a Control
Interno
Secretaria de la Junta
Miembros de la comisión
respectiva
Técnico
Consejo Provincial
Políticas del proceso de elaboración de bases de contrato:-La comunidad solicitante
deberá “ajustar” su solicitud a las necesidades específicas de las obras planificadas para el
mejoramiento de todo el sector y no de un individuo o familia privilegiada.
-Los peticionarios deberán ajustarse a las condiciones de la Junta Parroquial.
-Se podrá realizar alguna reforma a las bases, previa petición del barrio o comunidad y un
estudio técnico, luego del cual el Presidente de la Junta, con la comisión respectiva, aprobarán
la solicitud.
-Se podrá someter las bases del contrato al estudio de un técnico, para constatar su pertinencia
y nivel técnico.
89
INICIO
ENTREGA DE PEDIDO Y
REQUISITOS EXIGIDOS
DIAGRAMA Nº 3: Pedido para la adquisición de materiales
Si falta un requisito, regresa NO
SECRETARÍA SI RECEPCIÓN Y REGISTRO CONOCIMIENTO Y
DEL PEDIDO SUMILLA DEL
PRESIDENTE
INSPECCIÓN Y
ELABORACIÓN DEL
INFORME
ELABORACIÓN DESPACHO DEL PEDIDO A
DE PEDIDO LA PRESIDENCIA
Descripción del proceso para la adquisición de materiales.
a. Definición: Se entiende por “adquisición de materiales” a la operación de reposición de
insumos y materiales que debe disponer la Junta Parroquial para la realización de sus obras
b. Objetivo general: Adquirir materiales
ENVÍO DE COPIA A CONTROL
INTERNO FIN DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE PEDIDO
90
c. Objetivo de control interno: Determinar si los materiales se adquieren a precios reales y
controlar su recepción y destino.
d. Personal autorizado: Están autorizados a realizar el trámite:
El representante del sector interesado
La comisión de adquisición de materiales e insumos
El presidente de la Junta Parroquial
e. Solicita: Comunidad o barrio
f. Proceso: Los interesados en la adquisición de materiales, envían la solicitud a la
Presidencia de la Junta Parroquial. En especie valorada (papel sellado con el sello de la Junta).
El presidente examina la solicitud y, de acuerdo a su estudio considera si debe darle luz verde
o negarla. En caso de aprobarla, se realiza la inspección con el respectivo informe. Con el
informe se elabora el pedido, se despacha el documento y se entrega los materiales. Se envía
una copia a Control Interno.
En el documento de adquisición de materiales quedan establecidas:
-Las características del material
-Las condiciones para su entrega
-El destino final de los materiales.
-Las obligaciones y compromisos de los beneficiarios.
91
CUADRO Nº 4. Trámite de pedido para adquisición de materiales.
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
Solicitud dirigida al
Presidente de la Junta
Parroquial, en papel valorado,
con sello de la Presidencia.
Autorización de Presidente.
Entrega de Documentación en
Secretaría.
Registro de pedido
Sumilla del Presidente
Inspección e informe
Elaboración del pedido
Despacho del documento
Recepción de materiales
Envío de copia a Control
Interno.
Comisión encargada
Técnico
Secretaria
Presidente de la Junta
Políticas del proceso de pedido para la adquisición de materiales:
-El solicitante deberá especificar con precisión los materiales que necesita.
-Los peticionarios deberán ajustarse a las condiciones de la Junta Parroquial.
-Los peticionarios no podrán pedir cantidades de material que excedan a las reales
necesidades.
92
INICIO
ENTREGA DE PEDIDO Y
DOCUMENTOS EN
SECRETARIA
DIAGRAMA Nº 4: Entrega de materiales
NO Si falta algún requisito, regresa
SECRETARÍA
ENVÍO DEL DOC.
SI A PRESIDENCIA
CONOCIMIENTO Y SUMILLA
DEL PRESIDENTE
ELABORACIÓN PEDIDO A LA COMISIÓN
DE PEDIDO RESPECTIVA
ENVÍO DE COPIAS A CONTROL
INTERNO
FIN
PEDIDO PARA LA ENTREGA
DE MATERIALES
CONTROL DE CALIDAD,
CANTIDAD Y PRECIOS.
ENTREGA
93
Descripción del proceso de entrega de materiales.
a. Definición: Es el proceso de entregar los materiales solicitados por los interesados o
beneficiarios.
b. Objetivo general: Entregar materiales a los solicitantes.
c. Objetivo de control interno: Controlar que los materiales entregados, respondan a la
petición y a lo autorizado por el Presidente de la Junta Parroquial.
d. Solicita: Representante del sector, barrio o comunidad.
e. Personal autorizado: Están autorizados a realizar el trámite:
El representante del sector interesado y la Comisión de la Junta
f. Proceso: Los interesados en recibir materiales, envían la solicitud a la Presidencia de la
Junta Parroquial. En especie valorada (papel sellado con el sello de la Junta). El presidente
examina la solicitud y, de acuerdo a su estudio considera si debe darle luz verde o negarla. En
caso de aprobarla, se realiza la inspección con el respectivo informe. Con el informe se
elabora el formulario de entrega, se despacha el documento y se entrega los materiales. Se
envía una copia a Control Interno. En el documento de adquisición de materiales quedan
establecidas:
-Las características del material -Las condiciones para su entrega -El destino final de los
materiales. -Las obligaciones y compromisos de los beneficiarios.
94
CUADRO Nº 5. Trámite de pedido para entrega de materiales.
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
Solicitud dirigida al
Presidente de la Junta
Parroquial, en papel valorado,
con sello de la Presidencia.
Autorización de Presidente.
Entrega de Documentación en
Secretaría.
Registro de pedido
Sumilla del Presidente
Inspección e informe
Elaboración del pedido
Despacho del documento
Recepción de materiales
Envío de copia a Control
Interno.
Comisión encargada
Técnico
Secretaria
Presidente de la Junta
Políticas del proceso de pedido para la entrega de materiales:
-Se llevará un registro detallado de los materiales que se entrega
-Los peticionarios deberán ajustarse a las condiciones de entrega-recepción de la Junta
Parroquial.
-Una vez entregados los materiales, no podrá haber reclamos, cambios ni devoluciones.
-Los beneficiarios deberán rendir cuentas de la utilización de los materiales.
-Se comunicará a la Junta la cuando los materiales se hayan agotado, para analizar una posible
reposición.
95
INICIO ENTREGA DE PEDIDO Y
JUSTIFICATIVOS
DIAGRAMA Nº 5: Pedido para la adquisición de insumos y materiales de oficina
Si falta un requisito, regresa NO
SECRETARÍA SI RECEPCIÓN Y REGISTRO CONOCIMIENTO Y
DEL PEDIDO SUMILLA DEL
PRESIDENTE
ELABORACIÓN DESPACHO DEL PEDIDO A
DE PEDIDO CONTABILIDAD
ENVÍO DE COPIAS A CONTROL
INTERNO FIN
RECEPCIÓN DEL
PEDIDO Y
ENTREGA AL
SOLICITANTE
ELABORACIÓN DE
PEDIDO
CONTROL INTERNO
(VERIFICACIÓN)
96
Descripción del proceso de pedido para la adquisición de insumos y materiales de
oficina.
a. Definición: La secretaría y otras oficinas de la Junta deben estar siempre bien provistas de:
papel, computadora, impresora, tinta, carpetas, etc. El presente pedido se refiere a la
reposición de estos insumos cuando se terminan.
b. Objetivo general: Tener provisión suficiente de materiales e insumos de oficina.
c. Objetivo de control interno: Confrontar precios de materiales e insumos de oficina en el
mercado especializado, para identificar mejores productos y precios más bajos.
d. Solicita el trámite: Secretaria, Contador, miembros de la Junta.
e. Personal autorizado: Están autorizados a realizar el trámite:
La Secretaria de la Junta Parroquial
La comisión de adquisición y entrega de materiales e insumos
El presidente de la Junta Parroquial
f. Proceso: La Secretaria de la Junta, es la persona que, generalmente, inicia el proceso,
puesto que está siempre al tanto de los insumos que se van terminando en su oficina. Por
cuanto es ella quien elabora el oficio de solicitud de materiales e insumos de oficina. Se envía
la solicitud a la Presidencia de la Junta Parroquial, en especie valorada (papel sellado con el
sello de la Junta). El Presidente conoce y sumilla casi invariablemente, por ser una necesidad
prioritaria. Se elabora el pedido de materiales a la empresa proveedora y se hace la recepción.
Se envía una copia a Control Interno. En el documento de adquisición de insumos y
materiales de oficina quedan establecidas:
-Las características del material
-Las cantidades
97
–El ámbito de utilización.
-El compromiso de cuidado y buen uso.
CUADRO Nº 6 Trámite de pedido para adquisición de materiales e insumos de oficina.
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
Solicitud dirigida al
Presidente de la Junta
Parroquial, en papel valorado,
con sello de la Presidencia.
Autorización de Presidente.
Proformas de los insumos y
materiales a adquirir.
Elaboración del documento en
Secretaría.
Registro de pedido
Sumilla del Presidente
Elaboración del pedido
Despacho del documento
Recepción de pedido
Entrega al solicitante
Envío de copias de pedido y
facturas a Control de Gestión.
Contador
Secretaria
Comisión de Control
de Gestión
Políticas del proceso de pedido para la adquisición de materiales e insumos de oficina:
-Se llevará un registro detallado de los materiales que se entrega
-La Secretaria deberá asumir el compromiso de la buena utilización y el cuidado de los
materiales e insumos.
-La secretaria deberá rendir cuenta del uso de materiales e insumos.
-Se comunicará a la Junta la cuando los materiales e insumos se hayan agotado, para analizar
una posible reposición.
98
INICIO
ENTREGA DE PEDIDO Y OTROS
REQUISITOS EN SECRETARIA
ENVIO DEL INFORME A LAJUNTA-
COPIA A CONTROL INTERNO
DIAGRAMA Nº 6 Elaboración de presupuesto de obras y/o materiales.
NO
SECRETARÍA
SI
ENVÍO A CONOCIMIENTO
LA PRESIDENCIA DEL PRESIDENTE
ELABORACIÓN DEL
INFORME
SUMILLA
FIN CONTROL DE COSTOS
99
Descripción del proceso de elaboración de presupuesto de obras y materiales
solicitados.
a. Definición: Presupuesto es el cálculo mediante el cual se establece el valor de las obras
solicitadas por la comunidad.
b. Objetivo General: Elaborar el presupuesto de obras y materiales solicitados
c. Objetivo de Control Interno: Controlar los costos de obras y materiales para evitar fuga
de recursos financieros.
d. Solicita el pedido:
-Miembros de la Comunidad,
-Profesional a Cargo.
e. Personal autorizado. Comisión de presupuesto
f. Proceso: Los interesados envían la solicitud a la Presidencia de la Junta Parroquial, en
especie valorada (papel sellado con el sello de la Junta). El Presidente conoce y sumilla,
cuando todo está en orden y obedece a une verdadera necesidad. Se da la orden de elaboración
del presupuesto a la Comisión respectiva y se elabora el documento, en el cual quedan
establecidas:
-Las características y aspectos del presupuesto
-Los montos
-Las condiciones y ámbitos de uso de los presupuestos.
100
CUADRO Nº 7 Trámite de elaboración de presupuesto y/o materiales solicitados
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
Solicitud dirigida al Presidente de la Junta, en papel valorado y sello de la Presidencia.
Presencia del interesado
Entrega del documento en la Secretaría de la Junta.
Recepción del documento
Sumilla del Presidente
Registro del documento
Inspección y elaboración del informe o presupuesto
Elaboración del informe técnico
Informe para la Junta
Secretaria de la Junta
Técnico en presupuestos
Políticas del proceso de elaboración de presupuesto de obras y materiales.
- Se llevará un registro detallado de los presupuestos de obras y materiales
- Quienes utilizan los materiales y administran su uso en las obras, deberán rendir cuentas
permanentes del uso de materiales y avance de las obras.
- Se comunicará a la Junta la cuando los materiales e insumos se hayan agotado, para
analizar una posible reposición.
101
ENVÍO DE COPIA DE INFORME A
CONTROL INTERNO
INICIO ENTREGA DE LA SOLICITUD DE
RECEPCIÓN DE OBRA Y OTROS
DOCUMENTOS EN SECRETARIA
DIAGRAMA Nº 7: Recepción de obra.
SI NO
SECRETARÍA ENVIO DE DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN Y REGISTRO
A LA PRESIDENCIA DEL PEDIDO
CONOCIMIENTO Y
SUMILLA DEL
PRESIDENTE
INSPECCIÓN DE LA
OBRA E INFORME
RECEPCIÓN DE OBRA
ELABORACIÓN DE
SOLICITUD PARA QUE SE
RECIBA LA OBRA
FIN
102
Descripción del proceso de recepción de obra.
a. Definición: Es un procedimiento legal que se realiza después de un plazo de seis meses
después de terminada la obra, (tiempo de prueba), siempre que no haya reclamaciones de una
de las partes.
b. Objetivo General: Recibir las obras, garantizando que en el tiempo de prueba no exista
ninguna falla técnica ni de malos materiales.
c. Objetivo de Control Interno: Vigilar que las fallas de obra (de existir), no atenten en
contra del presupuesto parroquial y sean solucionadas por el contratista de la obra.
d. Solicita: La Comisión de la Junta (para Obras Públicas) o la comunidad involucrada
e. Personal autorizado:
- La comisión de la Junta Parroquial.
-El contratista o profesional
-El Presidente de la Junta
f. Proceso: Cuando la obra ya está terminada, la Junta debe esperar durante seis meses, que es
el tiempo estipulado para comprobar la calidad de la obra y si ésta tiene fallas de
construcción o de utilización de malos materiales. Los miembros de la comunidad o barrio
involucrado, dirigen una solicitud al Presidente de la Junta Parroquial, para que se reciba la
obra. Luego de una inspección técnica, se recibe provisionalmente la obra y se firma un acta
provisional, con la sumilla del Presidente. Se emite el informe y se envía una copia a Control
Interno.
103
CUADRO Nº 8Trámite para recepción definitiva de obras
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
Solicitud dirigida al Presidente de
la Junta.
Formulación del pedido.
Recepción y acta provisional.
Presencia de interesados
Retiro de acta definitiva de
archivo parroquial
Solicitud.
Recepción de la solicitud.
Registro de pedido.
Sumilla del Presidente
Inspección e informe
Envío de copia a Control
Secretaria de La Junta
Comisión de Control
Interno
Comisión de la Junta
parroquial para Obras
Públicas
Personal de Inspección
Políticas del Proceso de recepción definitiva de obras.
- No se podrá recibir una obra que no esté perfectamente construida y garantice su calidad y
duración.
- Se hará responsable de las fallas de obra al profesional que la haya realizado
- El profesional tendrá que solucionar el problema, con refacciones adecuadas, con
reingeniería constructiva o con un trabajo nuevo, caso contrario deberá reintegrar a la
Junta Parroquial los valores del costo de la obra y los que se le entregaron como concepto
de honorarios y costos de obra.
104
INICIO
ENTREGA DE SOLICITUD Y MÁS REQUISITOS EN
SECRETARÍA
INFORME LEGALIZANDO
EL PEDIDO
FIN
DIAGRAMA Nº 8: Líneas de fábricas para cerramientos
SECRETARÍA NO
SI
ENVÍO A LA
PRESIDENCIA
CONOCIMIENTO Y SUMILLA DEL PRESIDENTE
INSPECCIÓN Y COLOCACIÓN
DE DATOS
COPIA A CONTROL
INTERNO
ELABORACIÓN DE SOLICITUD PARA
DISEÑO Y TRAZADO DE LÍNEAS DE
FÁBRICA
ENTREGA DE
RESPUESTA AL
INTERESADO
105
Descripción del proceso para definir líneas de fábrica para cerramientos.
a. Definición: Las líneas de fábrica son requisitos indispensables para definir linderos, con
frente a vías públicas, altura de cerramiento y retiros, de acuerdo a la sectorización establecida
en la Ordenanza Parroquial.
b. Objetivo General: Lograr que se respete el trazado del sector urbano parroquial, para que
no exista afectación a los predios.
c.- Objetivo de control Interno: Controlar que los solicitantes paguen las tarifas establecidas
en la Ordenanza y que, en Tesorería, se registre la cantidad exacta de pago.
d. Solicitan: Los propietarios
e. Personal autorizado:
f. Proceso: Los propietarios presentan el formulario de reglamentación parroquial urbana,
junto a la copia de las escrituras, el certificado de no adeudar a la Junta Parroquial, la tasa por
servicios administrativos, juntamente con una solicitud al presidente de la Junta Parroquial. Se
registra la documentación. Se realiza la inspección con el respectivo informe para Presidencia,
en donde se legaliza el trámite. Al final se envía una copia de documentos al archivo y otra a
Control Interno.
CUADRO Nº 9 Trámite de líneas de fábrica para cerramientos,
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
Formulario de reglamentación
parroquial urbana.
Copia de las escrituras
Certificado de no adeudar a la
Junta Parroquial
Tasa por servicios
administrativos
Presencia del interesado
Solicitud al Presidente
Entrega de documentos en
Secretaría.
Registro de la documentación
Inspección e informe
Envío del informe a Presidencia
Legalización del trámite
Entrega en Archivo.
Envío de copia a Control
Secretaria de la Junta
Topógrafo
Propietarios
Inspectores
Archivo
106
INSPECCIÓN E
INFORME
INGRESO DE LA SOLICITUD Y OTROS DOCUMENTOS DE
ORDEN EN SECRETARIA DE LA JUNTA
Políticas del trámite de líneas de fábrica para cerramientos.
-Se debe comprobar que las copias de las escrituras se encuentren legalmente registradas y
notarizadas.
-Los certificados de no adeudar a la Junta Parroquial deben llevar la firma del Presidente y el
sello de la Junta.
-Los certificados deben estar actualizados.
DIAGRAMA Nº 9: Líneas de fábrica para edificación y/o afectación.
NO
SECRETARÍA
SI
ENVÍO A LA
PRESIDENCIA
PROCESAMIENTO
DE DATOS
ENVÍO DE COPIA A CONTROL
INTERNO
INICIO
ENTREGA DEL INFORME AL
SOLICITANTE
FIN
107
Descripción del proceso de establecimiento de líneas de fábrica para edificación y/o
afectación.
a. Definición: Son los parámetros que regulan los retiros que se debe cumplir para realizar
una determinada edificación y afectación. Señala también si la propiedad está afectada por el
Plan Regulador.
b. Objetivo General: Cumplir Con los retiros establecidos en la ordenanza parroquial.
c. Objetivo de Control Interno: Controlar que el pago de la tasa para el proceso se realice
correctamente.
d. Solicitan: El Propietario. El Constructor.
e. Personal autorizado: Comisión de Administración Urbana Parroquia.
f. Proceso: Se entrega los documentos en Secretaría: Formulario de reglamentación Urbana
Parroquial, certificado de no adeudar a la Junta Parroquial, pago de tasa por servicios
administrativos. El interesado debe estar presente, sobre todo en el momento de la inspección.
Luego de la inspección se emite el informe y se envía copias a control interno
CUADRO Nº 10Trámite de líneas de fábrica para edificación y/o afectación.
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
Formulario de Reglamentación
Urbana Parroquial.
Certificado de no adeudar a la
Junta Parroquial.
Pago de tasa por servicios
administrativos.
Presencia del interesado.
-Entrega de documentos en
Secretaría.
Inspección e informe
Procesamiento de datos.
Entrega de Informe.
Envío de copias a Control
Interno
Secretaria
Topógrafo
Comisión de
Administración Urbana
Parroquial
Políticas del trámite de líneas de fábrica para edificación y/o afectación.
-Los certificados deben estar actualizados y registrados debidamente por la entidad emisora,
con sellos firmas y/o rúbricas de los responsables de cada oficina.
-Todos los pagos deben estar “al día”.
-Para la inspección se contratará a un perito.
108
ENTREGA DE LA SOLICITUD PARA LEGALIZACIÓN
DE POSESIÓN URBANA Y RURAL EN SECRETARIA
DE LA JUNTA PARROQUIAL
ELABORACIÓN DE SOLICITUD DE
LEGALIZACIÓN DE POSESIÓN U. Y R.
ENVÍO DE INFORME
(COPIAS PARA CONTROL)
DIAGRAMA Nº10: Legalización para posesión urbana o rural.
NO
SECRETARÍA
SI
ENVÍO A CONOCIMIENTO Y
PRESIDENCIA SUMILLA DEL
P PRESIDENTE
INSPECCIÓN PROCESAMIENTO AVALÚO DE
E INFORME DE DATOS LA PROPIEDAD
Y ELABORACIÓN
DE PLANOS
EMISIÓN DEL CONOCIMIENTO
INFORME DE LA COMISIÓN
DE PLANIFICACIÓN
PARA APROBACIÓN
FIN
REGISTRO DEL
DOCUMENTO
109
Descripción del proceso de legalización para posesión urbana o rural.
a. Definición: Se refiere al proceso de legitimización de la tenencia de la tierra por posesión,
que podrá realizarse mediante escritura pública.
b. Objetivo General: Legalizar el posicionamiento del bien inmueble, por parte del
peticionario, para obtener su título de propiedad.
c. Objetivo de Control Interno: Controlar si las tasas están acordes con la normativa de la
Junta Parroquial y si los dineros recaudados ingresan a la Cuenta del GAD.
d. Pedido del Trámite: Los posesionarios del terreno o quienes han usufructuado del bien
por más de 15 años.
e. Personal autorizado: Comisión de vivienda de la Junta Parroquial. Presidente
f. Proceso: Se entrega en Secretaría una solicitud dirigida al Presidente de la Junta,
adjuntando el croquis de ubicación, las copias de cédula de identidad, comprobante de pago
de la tasa por servicios administrativos; el certificado de no adeudar a la Junta o al Municipio,
certificación de la Tenencia Política, el informe de Reglamentación Urbana y el pago por tasa
de levantamiento topográfico. Una vez entregados y revisados los documentos, se procede a
realizar la inspección, procesar los datos y elaborar el plano, con el avalúo. Se emite el
informe a la Comisión de la Junta, con copia para Control Interno.
110
CUADRO Nº 11 Trámite de legalización para posesión urbana o rural.
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES Solicitud dirigida al señor
Presidente de la Junta
Croquis de ubicación
Copia de Cédula de Id. del
interesado.
Tasa por servicios
administrativos.
Certificado de no adeudar a la
Junta o al Municipio de Ibarra
Certificación de la Tenencia
Política
Certificación de la Junta
Parroquial.
Informe de la Reglamentación
urbana
-Pago de tasa para el
levantamiento topográfico.
Entrega de documentos en
Secretaría.
Inspección e informe
Procesamiento de datos
Elaboración de planos
Avalúo y verificación de la
propiedad.
Emisión del informe
Revisión del informe por la
comisión respectiva.
Entrega para estudio de la
Comisión.
Envío de copias a Control
Interno
Secretaria
Comisión de vivienda
Topógrafo de unidad de
vivienda
Comisión de avalúos
Presidente de la Junta
Comisión de Planificación.
Políticas de legalización para posesión urbana o rural.
-En el croquis se debe destacar puntos referenciales para ubicar geográficamente el sector y el
lote.
-Ningún trámite será iniciado mientras no se pague todos los impuestos y tasas reglamentarias
-En el desarrollo del trámite no se aceptará el tráfico de influencias o las preferencias por un
cliente ante otro.
-Los informes de las comisiones estarán sujetos a verificación por parte de las autoridades.
-Nunca se debe olvidar de enviar copias de los documentos a Control Interno
111
ENTREGA DE SOLICITUD DE TRAZADOS VIALES EN
LA SECRETARÍA DE LA JUNTA PARROQUIAL
ENVÍO
APRESIDENCIA
CONOCIMIENTO Y
SUMILLA DEL
PRESIDENTE
DIAGRAMA Nº11: Trazados viales
NO
SECRETARIA
SI
INSPECCIÓN PROCESAMIENTO AVALÚO DE
E INFORME DE DATOS LA PROPIEDAD
Y ELABORACIÓN
DE PLANOS
EMISIÓN DEL CONOCIMIENTO
INFORME DE LA COMISIÓN
DE PLANIFICACIÓN
P ARA APROBACIÓN
ENVÍO DE DOCUMENTOS A
CONTROL DE GESTIÓN FIN
INICIO
112
Descripción del proceso de trazados viales:(Cuando se trata de gestión parroquial, con
participación comunitaria) Porque ello es competencia de la Dirección Provincial de Obras
Públicas de la Provincia de Imbabura.
a. Definición: Los trazados viales se realizan de acuerdo al Plan Regulador de la Junta
Parroquial y de la Dirección Provincial de Obras Públicas de cada Provincia y, generalmente,
mantienen una relación de continuidad con caminos o vías que ya existen.
b. Objetivo General: Permitir el crecimiento de la Parroquia, en zonas cuyos terrenos sean
aptos para el uso de vivienda, comercio, y equipamiento comunitarios.
c. Objetivo de Control Interno: llevar un control estricto de los dineros ingresados a la Junta
por concepto de estas actividades.
d. Solicitan el trámite: Propietarios de predios. Proyectistas.
e. Personal autorizado: Proyectistas. Miembros del Plan Regulador de la Parroquia
f. Proceso: Luego de entregada la solicitud en Secretaría, revisado y aprobado por el
Presidente, se procede a realizar el levantamiento topográfico, el procesamiento de los datos y
elaboración de planos, con el avalúo y verificación de la propiedad. Se emite el informe a la
comisión de la Junta y a Control Interno
CUADRO Nº12Trámite de trazados viales
REQUISITOS ACTIVIDAD RESPONSABLES
Solicitud dirigida al
Presidente de la Junta
Parroquial.
Levantamiento topográfico
Tasa por servicios
administrativos.
Entrega de Secretaría
Inspección e informe
Procesamiento de datos
Elaboración de planos
Avalúo y verificación de
propiedad.
Emisión del informe
Informe para comisión
respectiva
Envío de Copias a Control
Interno
Secretaria
Topógrafo
Comisión de
Administración
Urbana.
Dibujante
Comisión de Avalúos
Comisión de
Planificación
113
INSPECCIÓN E
INFORME DE
AVALÚOS
PEDIDO DE COLOCACIÓN DE PUNTOS
PARA ACERAS Y BORDILLOS
SECRETARÍA
REGISTRO DE
LA
PROPIEDAD
ENVÍO DE INFORME A LA
COMISIÓN RESPECTIVA-
(COPIAS ACONTROL)
ENTREGA DE PEDIDO Y
MÁS DOCUMENTOS EN LA
SECRETARIA
ANÁLISIS DE
COTIZACIÓN E
INFORME
COTIZACIÓN
DE DATOS
PROCESAMIENTO DE
DATOS Y
ELABORACION DE
PLANOS
Políticas del trámite de trazados viales.
-Se exige, en este trámite como en todos los demás, ceñirse al órgano regular de trámites de la
Junta Parroquial.
-Todos los informes serán revisados y calificados por la Junta y la Comisión de
Administración Urbana.
-No puede faltar ningún documento exigido.
DIAGRAMA Nº12: Colocación de puntos para aceras y bordillos.
NO
SI
ENVÍO A LA PRESIDENCIA
ANÁLISIS DEL EVALÚO
(EN CONTROL INTERNO)
INICIO
FIN
114
Descripción del proceso de colocación de puntos para aceras y bordillos.
a. Definición: Sirve para establecer las dimensiones y nivel a las que debe construirse las
aceras y bordillos de los predios y las calles de la parroquia. Cuando es de la competencia de
la Junta Parroquial.
b. Objetivo General: Mantener homogeneidad en las dimensiones de aceras y bordillos con
relación a la rasante de la vía.
c. Objetivos de Control Interno: Controlar que los avalúos correspondan a la ordenanza.
d. Solicitan este trámite: Contratistas. Propietarios
e. Personal autorizado: Presidencia de la Junta Parroquial. Registrador de la propiedad.
Comisión de Administración Urbana. Comisión de Avalúos.
f. Proceso: Este trámite da inicio con la entrega de la solicitud en la Secretaría de la Junta
Parroquial, para su entrega a la Presidencia, desde la cual se sumilla y envía el Registro de la
Propiedad. Se realiza la inspección con su respectivo informe. Luego de procesados los datos
se elabora los planos y se realiza la cotización de precios, para enviar el informe a la comisión
encargada. Se envía copias a Control Interno.
CUADRO Nº 13-Trámite de colocación de puntos para aceras y bordillos.
REQUISITOS ACTIVIDAD RESPONSABLES Solicitud dirigida al
Presidente de la Junta
Parroquial
Levantamiento topográfico
Tasa por servicios
administrativos.
Entrega de Secretaría
Envío a Presidencia
Registro de la Propiedad
Inspección e informe
Procesamiento de datos y
Elaboración de planos
Cotización de precios
Emisión del informe para
comisión respectiva
Envío de Copias a Control
Interno
Secretaria
Topógrafo
Comisión de
Administración
Urbana.
Dibujante
Comisión de Avalúos
Comisión de
Planificación
115
ELABORACIÓN DE SOLICITUD
PARA USO DE SUELOS
ENTREGA DE SOLICITUD Y
DOCUMENTOS LEGALES PARA
USO DE SUELOS EN SECRETARIA
INSPECCIÓN E
INFORME
ENVÍO A
PRESIDENCIA
VERIFICACIÓN DE
COSTOS
Políticas del trámite de colocación de puntos para aceras y bordillos.
-Se tiene que seguir, de manera estricta, todos los pasos del proceso.
-La información y documentación recibida y certificados del Registro de la Propiedad, serán
objeto de análisis y verificación de autenticidad por parte de una comisión de la Junta
Parroquial.
-En cuanto a la cotización de precios, los tiene que realizar un técnico en el tema,…jamás se
los realizará en base a apreciaciones aproximadas.
-Se deberá enviar copias de informes y costos a Control Interno.
DIAGRAMA Nº13: Uso de suelos
NO
SECRETARÍA
SI
COTIZACIÓN
DE PRECIOS
DEL SUELO
ENVÍO DE INFORME A
LA COMISIÓN (COPIAS A
CONTROL INTERNO
INICIO
116
Descripción del proceso de usos de suelo:
a. Definición: En caso de que un ciudadano desee instalar un negocio nuevo, debe solicitar el
“permiso de uso de suelos”, para definir si la actividad no afectará la convivencia y
tranquilidad de los vecinos, como en el caso de las discotecas, bares, aserraderos.
b. Objetivo General: Establecer los usos principales, compatibles y prohibidos de una
determinada zona, así como sus densidades y parámetros de edificación, en beneficio del
Buen Vivir de la comunidad.
c. Objetivo de Control Interno: Verificar, en caso de darse el trámite, que los cobros por
uso del suelo, sean los correctos y que el dinero ingrese a las cuentas de la Junta Parroquial,
sea utilizado en beneficio de la comunidad de Ambuqui.
d. Solicitan el trámite: Personas interesadas en instalar industrias, comercios y
organizaciones en el ámbito geográfico de la Parroquia de Ambuqui.
e. Personal autorizado: Comisiones de Administración Urbana, de Avalúos, Planificación y
de Control de la Junta Parroquial.
f. Proceso: Luego de receptada la documentación, enviada a Presidencia y sumillada por el
Presidente, se realiza la inspección para emitir el informe correspondiente, al mismo tiempo
que se establece la cotización de precios. El informe llega hasta la Comisión de
Administración Urbana, con una copia para Control Interno.
117
CUADRO Nº 14.- Trámite de usos de suelo
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES Solicitud dirigida al
Presidente de la Junta
Parroquial.
Pago de Tasa por servicios
Administrativos.
Croquis de ubicación.
Certificado de no adeudar a
la Junta Parroquial de
Ambuqui o al Municipio
de Ibarra.
Entrega de Secretaría
Envío a Presidencia
Inspección e informe
Cotización de precios de
uso de suelo
Emisión del informe para
comisión respectiva
Envío de Copias a Control
Interno
Secretaria
Topógrafo
Comisión de
Administración
Urbana.
Comisión de Avalúos
Comisión de
Planificación
Comisión Parroquial
de Control Interno
Políticas del trámite de usos de suelo.
-Para dar inicio al trámite se deberá comprobar que el solicitante no tenga, al momento,
deudas con la Junta Parroquial de Ambuqui o con el Municipio de Ibarra.
-Se deberá presentar los croquis de manera clara y que no den lugar a confusiones por parte de
las personas que realizan la inspección.
-Las tres comisiones designadas por la Junta Parroquial, tiene las mismas atribuciones que los
organismos de control del Municipio de Ibarra pero, en caso de ameritarlo, la junta puede
pedir el asesoramiento de al GAD de la Ciudad Blanca.
118
ENVÍO DE COPIAS DE
COMPROBANTES DE EGRESO, A
CONTROL INTERNO
ELABORACIÓN DE SOLICITUD DE
VIÁTICOS
ENVÍO DE SOLICITUD Y DOCUMENTOS
JUSTIFICATIVOS A LA SECRETARIA DE LA
JUNTA PARROQUIAL
CONOCNIMIENTO
Y SUMILLA DEL
PRESIDENTE
DIAGRAMA Nº14: Asignación de viáticos para inspecciones o viajes de los miembros de
la Junta, por asuntos del GAD parroquial.
NO
SECRETARÍA
CONOCIMIENTO
Y SUMILLA DEL
PRESIDENTE.
ENVÍO AL
PRESIDENTE
ELABORACIÓN
DE PLANILLA EN
CONTABILIDAD
ENTREGA DE
VIÁTICOS AL
SOLICITANTE
INICIO
FIN
119
Descripción del proceso de asignación de viáticos para inspecciones o viajes de
miembros de la Junta, por asuntos del GAD parroquial.
a. Definición: Los viáticos son asignaciones en dinero efectivo, para cuando los miembros de
la Junta Parroquial, deben realizar inspecciones, viajes de investigación o para talleres de
capacitación, o comisiones para diferentes cometidos. Este dinero, cuando el monto no es
mayor, sale de caja chica, cuando el monto no excede del límite establecido por la Junta.
b. Objetivo General: Establecer una tabla para la asignación de viáticos, en función del
tiempo, las distancias y características de la actividad a ser realizada por el solicitante.
c. Objetivo de Control Interno: Verificar que la asignación de viáticos no exceda el monto
establecido para cada caso por la Junta. Controlar el gasto, mediante justificativos presentados
por el peticionario.
d. Solicitan el trámite: Miembros de la Junta Parroquial.
e. Personal autorizado: Comisión de Presupuesto
f. Proceso: Luego de receptada la documentación, enviada a Presidencia y sumillada por el
Presidente, se elabora el comprobante de egreso, sea de caja chica o de la cuenta de la Junta
(según el monto). El solicitante firma los comprobantes para la entrega del dinero o del
cheque, cuando la cantidad es mayor. Retira los fondos.
CUADRO Nº 15: Trámite de asignación de viáticos.
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES Que ingrese el documento
Proformas de gastos
Plan o detalle de actividades
a realizarse
Cédula de Identidad
Autorización de Presidencia
Recepción de solicitud de
viáticos
Elaboración de comprobante
de egresos
Elaboración de cheque o
entrega de dinero en efectivo
Firma de comprobantes de
entrega de dinero
Envío de copias a Archivo
Envío de copia a Control
Interno.
Contador/a
120
ELABORACIÓN DE PEDIDO
DE PROYECTO
ENTREGA DE PEDIDO Y
MÁS DOCUMENTOS EN
SECRETARIA
SECRETARÍA ENVÍO A
PRESIDENCIA
CONOCIMIENTO Y SUMILLA
DEL PRESIDENTE
ENTREGA DEL
INFORME DEL
ANÁLISIS
Políticas del trámite de asignación de viáticos.
-En ningún caso se asignará una cantidad mayor a la necesaria para la realización de la
actividad.
-Solamente se asignará los viáticos, previa presentación de un informe detallado de las
actividades a realizar
-Se entregará el 70% de los viáticos
-El 30% restante, se entregará cuando el solicitante regrese de su viaje o comisión y emita el
informe de labores realizadas.
DIAGRAMA Nº15: Proyecto de urbanizaciones
NO
ENVÍO A LA COMISIÓN DE
URBANIZACIÓN
CONTROL DE
CERTIFICACIONES DE NO
ADEUDAR, DE TASAS E
IMPUESTOS
INICIO
FIN
121
Descripción del proceso de proyectos de urbanización
a. Definición: Los proyectos de urbanización son aquellos que se sujetan al Plan Regulador
de la Parroquia y que deben sujetarse a las disposiciones de la Ordenanza del Municipio
correspondiente, en este caso al GAD cantonal de Ibarra, realizando todas las obras de
infraestructura física, necesarias para satisfacer las necesidades de los habitantes de la futura
urbanización.
b. Objetivos General: Dotar al terreno de los servicios y obras de urbanización.
c. Objetivo de Control Interno: Controlar las tasas de multas e impuestos y verificar que el
dinero ingrese a la cuenta de la Junta.
d. Personal autorizado: Proyectistas, Comisión de Administración Urbana, Director de
Planificación (cuando amerite la intervención del GAD de Ibarra)
e. Solicita el trámite: Proyectistas. Dueños de Predios.
f. Proceso: El solicitante debe, en primera instancia, obtener los certificados de no adeudar a
la Junta Parroquial y/o al Municipio de Ibarra. Esos documentos y la solicitud adjunta, los
ingresa por la Secretaría de la Junta Parroquial, para la recisión y sumillado del Presidente,
quien encarga a la comisión respectiva la emisión del informe correspondiente. Se entrega a la
comisión de Obras Públicas con una copia a Control Interno
122
CUADRO Nº 16: Trámite de proyectos de urbanización
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
Anteproyecto y Proyecto
definitivo aprobado
Certificado de no adeudar a
la Junta Parroquial o al
Municipio de Ibarra.
Entrega de Documento en
Secretaría.
Sumilla del Presidente
Emisión de informe
Análisis, revisión de informe
Entrega a la Comisión de
Obras Públicas.
Secretaria
Topógrafo
Comisión de
Administración
Urbana
Director de
Planificación
Políticas de trámite de proyectos de urbanización:
-Si no existe un proyecto técnico, previamente revisado por una comisión de peritos y
aprobado por la Junta Parroquial, ningún trámite de urbanización puede iniciarse.
-Si la Comisión de Obras Públicas de la Junta Parroquial desconoce alguna particularidad o
especificidad del anteproyecto o proyecto y del proceso en sí mismo, tiene la obligación de
recurrir al asesoramiento y apoyo de la Dirección de Obras Públicas del GAD cantonal de
Ibarra.
123
ENTREGA DE
DOCUMENTOS EN
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
VERIFICACIÓN DE
LOS BIENES QUE
CONSTAN A NOMBRE
DEL PROPIETARIO
DIAGRAMA Nº 16: Certificado de bienes y otros
PROCESAMIENTO BÚSQUEDA DE ANALISIS
DE LA LA DE
INFORMACIÓN INFORMACIÓN REQUERIMIENTOS
Descripción del proceso de Certificados de bienes y otros:
a. Definición: Es un documento mediante el cual se informa si el ciudadano posee o no bienes
en la jurisdicción parroquial.
b. Objetivo General: Garantizar que el ciudadano es propietario o no de bienes, dentro de la
jurisdicción parroquial.
c. Objetivo de Control Interno: Controlar el ingreso de dinero de los formularios valorados
y otros que puedan darse en este trámite.
d. Personal autorizado: Comisión de Avalúos de la Junta Parroquial. Perito en Avalúos.
e. Solicita el trámite: Dueños de Predios.
f. Proceso: Los dueños de los predios, obtienen las cédulas y títulos de crédito o las
escrituras, de acuerdo a las características de cada caso. Presentan los documentos para el
FIN
SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN Y
TÍTULOS DE CRÉDITO
INICIO
124
requerimiento y se realiza el análisis de los mismos. Se busca toda la información necesaria
para la elaboración de los certificados. Se procesa la información y se realiza la verificación y
legalización. Se entrega copia al solicitante, al archivo y a Control Interno.
CUADRO Nº 17. Trámite de certificados de bienes y otros.
REQUISITOS ACTIVIDAD RESPONSABLES Cédulas y Títulos de Crédito
o Escrituras según los casos.
Especie valorada.
Solicitud de títulos
Análisis del requerimiento
Búsqueda de la información
Procesamiento de la
información.
Verificación y Legalización.
Entrega de copias al
solicitante, a Archivo y a
Control Interno.
Comisión de Avalúos
Perito de Avalúos
Políticas del trámite de certificados de bienes y otros.
- Los certificados de bienes y otros, se entregarán solamente previo análisis del requerimiento,
por la Comisión de Avalúos.
-Tiene que intervenir un profesional o perito en avalúos, de otra manera el proceso será
anulado.
-No deberá olvidarse de que siempre hay que enviar una copia al solicitante, otra al Archivo y
una más a Control Interno para la verificación y control de ingreso de dineros.
125
MEDICIÓN DE
FRENTES Y
CALCULO DE
AREAS
ELABORACIÓN DE
LISTADO DE
FRENTISTAS
ENTREGA DE CATASTRO A
LA JUNTA PARROQUIAL
DIAGRAMA Nº 17: Contribución especial por mejoras (adoquinado).
ELABORACIÓN DEL
CATASTRO PARA
SU COBRO
.
INICIO
FIN
126
Descripción del proceso de elaboración de catastros para el cobro por contribución
especial de mejoras: Adoquinados, empedrados, cunetas, veredas, bordillos, etc.
a. Definición: Es el proceso mediante el cual se determina el pago en base a características
físicas de un predio beneficiario de obra pública.
Objetivo General: Recuperar la Inversión efectuada por el mejoramiento y plusvalía de
predios que adquiera la propiedad inmueble.
c. Objetivo de Control interno: Controlar los ingresos económicos generados por
contribuciones y pagos por mejoras. Velar por su buen uso y canalización.
d. Personal autorizado: Jefe de Catastros. Técnico evaluador. Secretaría de la Junta
Parroquial.
e. Solicita el pedido: La Junta Parroquial y los frentistas.
f. Proceso: Este proceso comienza con la consecución del presupuesto elaborado por la
Comisión de OO.PP. de la Junta Parroquial, para poder presentarlo juntamente con un listado
de los frentistas, es decir los dueños de casas y solares que se encuentran frente a la calle
sometida a mejoras.
Luego de realizar las mediciones necesarias, establecer las áreas mejoradas se calcula el valor
a pagar.
Se elabora el catastro definitivo y se envía copias a la Junta Parroquial y a Control Interno.
127
CUADRO Nº18.-Trámite de elaboración de catastros para el cobro por contribución
especial de mejoras.
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES Presupuesto elaborado
por la Comisión de
OO.PP.
Listado de frentistas y
croquis manzaneros.
Presupuesto
Catastro definitivo.
Elaboración del listado
de frentistas
beneficiarios de la
obra.
Medición de los frentes
de los predios y
anchos de vía.
Cálculo de áreas y del
valor a pagar.
Elaboración e
impresión del Catastro
para el cobro. Entrega a
la Junta Parroquial
Jefe de Catastros.
Técnico de la
Unidad.
Secretaria de la
Unidad
Políticas del trámite de elaboración de catastros:
El catastro debe ser un documento perfectamente organizado y debe contener todos los datos
e informaciones del inmueble frentista, incluyendo datos de sus propietarios, la ubicación
geográfica y la zonificación, factor muy importante para establecer los costos de acuerdo a
una tabla especial que determina costos por zonas.
-Las mediciones, cálculos de áreas y costos debe ser realizada de manera técnica, precisa y
confiable.
128
REVISIÓN Y PASO A
TESORERÍA
PEDIDO DE EMISIÓN Y
REPOSICIÓN
ENTREGA DE SOLICITUD DE
EMISIÓN YREPOSICIÓN
SECRETARÍA
ENVÍO DE DOCUMENTOS A LA
PRESIDENCIA-ANÁLISIS
YSUMILLA
DIAGRAMA Nº 18: Emisión de Fondos de Caja Chica y Reposición.
NO
SI
SE RECIBE LA SOLICITUD Y
SE REALIZA LA
REPOSICIÓN
INICIO
FIN
129
Descripción del proceso de emisión de fondos de Caja Chica y Reposición.
a. Definición: Cuando se produce un egreso “pequeño” en la institución, el fondo sale de Caja
Chica, que es un sistema de emisión de fondos, con un límite previamente establecido por la
institución.
b. Objetivo General: Cubrir gastos que cubren el monto máximo permitido por la
institución, sin que tenga que elaborarse un cheque.
c. Objetivos de Control Interno: Controlar todos los egresos, hasta los considerados
pequeños, para hacer un verdadero monitoreo de manejo financiero de la Junta Parroquial.
d. Personal autorizado: Tesorero, cajero, contador.
e. Solicita el Trámite: Integrantes de la Junta Parroquial
f. Proceso: Llenar la solicitud para el reintegro de los fondos.
-Autorización del Presidente de la Junta, se procede a la reposición caja chica.
-Se pasa autorización y posteriormente la firma.
-La encargada de Caja Chica recibe la orden de devolución firmada y posteriormente se lo
entrega al solicitante.
CUADRO Nº 19 Trámite para la emisión de fondos de Caja Chica
REQUISITOS ACTIVIDADES RESPONSABLES
-Firmas autorizadas
-Justificativo de
gastos, con el
respaldo respectivo.
-Facturas con sello
de cancelado
-Presentar al responsable de
caja chica el justificativo de
gastos en el plazo de cuarenta
y ocho horas. Con su respaldo
respectivo.
-Revisar todos los documentos
de reintegros.
-Revisar que las facturas
tengan el sello de cancelado.
-Indicar cualquier dificultad o
problema que se suscite en el
manejo de fondos.
Tesorera o persona
encargada de Caja
Chica
130
Políticas del trámite de inscripción del inquilinato.
-El fondo establecido para caja chica será de $200.00 dólares.
-No se pagará valores máximos a cinco salarios mínimos.
-Los reintegros de caja chica se los realizará cuando se hayan gastado un 60% de lo
autorizado.
-No podrá ser utilizado en la apertura de cuentas de ahorro ni de otra índole personal.
-Los vales y facturas deben ser debidamente autorizados.
-No se podrá autorizar ni comprar suministros y materiales de stock. Tampoco se podrá
adquirir artículos u objetos que tengan duración mayor a un año.
-El fondo de caja chica se liquidará por la disposición del Director Ejecutivo.
-No se cambiará cheques con el fondo de caja chica.
131
GRÁFICO Nº 10. DETALLE DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA (ejemplo)
JUNTA PARROQUIAL DE AMBUQUÍ
DETALLE DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
Nombre del beneficiario…………………………………….
Fecha:………………………….
Departamento……………………………………..
DETALLE DE LA REPOSICIÓN
A CAJA CHICA
Cargo…………………………………………….
Cuenta:………………………………………….
VALOR QUE EGRESA
$…………………………………….
VALOR REINTEGRADO:
$.............................................
Descripción:
RESPONSABLE:
f. Beneficiario
132
IMPACTOS
Valoración de impactos
Tomando en consideración que los impactos constituyen una proyección que podría darse a
corto o largo plazo, se ha dado valores a los niveles para su cuantificación y verificar si los
indicadores son los esperados mediante la siguiente fórmula:
NIVEL DE SUMATORIA TOTAL
IMPACTO NÚMERO DE INDICADORES
TABLA Nº 3 NIVELES DE IMPACTO
NIVEL DE IMPACTO VALORACIÓN
Alta positivo 3
Medio positivo 2
Bajo positivo 1
Neutro 0
Bajo negativo 1
Medio negativo 2
Alto negativo 3
Fuente: Miguel Pozo
PRINCIPALES IMPACTOS
TABLA Nº 4 IMPACTO ECONOMICO
NIVEL DE IMPACTO
INDICADORES
-3 -2 -1 0 1 2 3
Nivel económico del GAD Ambuqui X
Estabilidad económica comunitaria X
Oportunidades de nivelar economía X
SUMA
2 6
Fuente: Miguel Pozo
133
Nivel Económico 8
3
Nivel Económico = 2.66
Valoración de inventarios de la Junta Parroquial de Ambuqui
La aplicación del manual de control interno permitirá un manejo técnico y sistematizado de
los recursos de la Junta, la mayoría de los cuales provienen de la asignación gubernamental, y
otros en menor cantidad, que provienen de gestión propia de la institución. El detalle es el
siguiente:
CUADRO Nº 20 Presupuesto General (Asignación del Estado) $ 250.000,00
NOMBRE DEL RUBRO CANTIDAD PORCENTAJE
GASTOS CORRIENTES $ 83.333,00 30%
GRUPOS PRIORITARIOS $ 25.000,00 10%
DISPONIBLE $ 141.667,00 60%
Fuente: Datos de la Junta Parroquial de Ambuqui
134
CUADRO Nº 21. Detalle de Obras y Presupuesto Asignado
DETALLE DE OBRAS Y PRESUPUESTOS ASIGNADOS DESCRIPCIÓN DE LA OBRA LOCALIDAD PRESUPUESTO
Adecuación de la Casa Comunal y su
entorno:
- Pintura de la casa
-Arreglo del parque infantil
-Arreglo de los espacios verdes
Comunidad “San
Clemente”
$ 10.000,oo
-Adoquinamiento de calles
-Arreglo del acceso al Coliseo
-Barrio San Francisco
-Calle Juan Montalvo
$ 26.000,00
-Mejoramiento del Auditorio Comunal
-Mejoramiento de la sala de velaciones
Carpuela
$ 20.,000,00
-Mejoramiento de la casa comunal
-Adoquinamiento de calles
Juncal
$ 12.000,00
-Asignación para emprendimientos de
comunidades
11 comunidades de la
parroquia de Ambuqui
106.208
TOTAL $ 174.208,00
Fuente: Datos de la Junta Parroquial de Ambuqui
La Junta Parroquial de Ambuqui, aún cuenta con un saldo disponible de:
$ 141.667,00 - $ 68.000,00 = $ 73.667,00
Más los ingresos por gestión propia:
-Explotación de canteras: 35.000,00
-Recaudación de tasas e impuestos 7.850.00
SUMAN: 42.850,00
ESTADO DE RESULTADOS DE LA JUNTA PARROQUIAL DE AMBUQUI
DEL 1 AL 30 DE OCTUBRE DEL 2013
INGRESOS:
Asignación Presupuestaria del Estado 250.000,00
Ingresos por gestión propia 42.850,00
TOTAL DE INGRESOS: 292.850,00
GASTOS:
-Sueldos y salarios 6.800,00
135
-Aporte al Seguro Social (19%) 1.292,00
-Insumos de aseo 35,00
-Servicio Básicos (agua, luz, teléfono, Internet) 52,00
-Viáticos 1.200,00
- Refrigerios para contador y visitantes ocasionales 65,00
-Gasolina para vehículo oficial 120,00
-Mantenimiento edificio comunal y entorno 280,00
- Repuestos y mantenimiento de vehículo oficial 300,00
- Materiales de oficina (papel, tinta impresora) 45,00
- Aportes para trofeos, premios, colaboraciones 120,00
SUB-TOTAL: 10.309,00
Gastos en obras: 68.000,00
Gastos Corrientes 83.333,00
Asignación para Grupos Prioritarios 25.000,00
Asignación para emprendimientos de 11 comunidades 106.208,00
TOTAL: 292.850,00
RESUMEN: INGRESOS 292.850- EGRESOS 292.850= 0
ANÁLISIS: El Estado Ecuatoriano asigna a cada Gobierno Autónomo Descentralizado una
cantidad que va de acuerdo a su dimensión geográfica, el número de sus habitantes y los
rubros presupuestarios que maneja cada jurisdicción. Para los casos de egresos especiales,
asigna cantidades extras. En el caso de la Junta Parroquial de Ambuqui, la asignación es de $
250.000,00 dólares anuales, que la Junta los distribuye para las mejoras de las ll comunidades
que conforman el ámbito geográfico de su jurisdicción parroquial, más los egresos de la
cabecera parroquial. En esos egresos se hace constar los68.000, 00 que corresponden a gastos
136
en obras de infraestructura vial, sanitaria, educativa, turística, etc. así como aquellos que
tienen que ver con las asignaciones del 10% del presupuesto a grupos prioritarios y los gastos
corrientes equivalente al 30%, que son rubros prácticamente intocables, puesto que ya están
asignados previamente para la función financiera que cumplen. También se producen gastos
que son propios del interior de la Junta y que vienen a solucionar sus problemas inmediatos y,
realmente, no son de montos elevados, pero hay otros que, por el número de comunidades,
llegan a sumas considerables, como en el caso de la asignación para los emprendimientos
sugeridos por el Presidente de la República y cuya finalidad es promocionar el Buen Vivir de
todos los habitantes de esos sectores que, en cierta manera, pueden ser considerados
vulnerables.
La propuesta de elaborar un manual de control interno para el manejo eficiente de los
recursos financieros que se ha descrito y que han sido designados para la junta parroquial de
Ambuqui, tendrá un impacto alto positivo en el campo económico, puesto que incidirá en su
control permanente y técnico, eliminando y minimizando el desvío o mala utilización de los
fondos. La Junta Parroquial cuenta con un presupuesto que le permite desarrollar sus
programas de ayuda en materiales, mano de obra y asistencia técnica para las comunidades
que la solicitan y para el sector urbano de la Parroquia. En el descrito anteriormente se puede
verificar que, si los miembros de la Junta se ciñen a las normativas de la Contraloría General
del Estado, mediante al manual de Control Interno, los fondos disponibles serán suficientes
para cubrir todas sus necesidades en el marco de su crecimiento institucional y comunitario.
137
TABLA Nº 5 IMPACTO SOCIAL
NIVEL DE IMPACTO
INDICADORES
-3 -2 -1 0 1 2 3
Imagen del GAD en la Parroquia X
Credibilidad en su nivel operativo-
administrativo X
Autoestima de la Sociedad parroquial X
SUMA
2 6
Elaborado por la autora. Fuente: Miguel Pozo
Nivel Social = 8
3
Nivel Social = 2.66
ANÁLISIS: El nivel de impacto social es altamente positivo, considerando que se va a
mejorar la imagen institucional, con una buena administración financiera, transparente y
confiable. Los habitantes de la Parroquia, sin duda alguna, elevarán sus niveles de autoestima,
al formar parte de una jurisdicción territorial-política honesta y digna, que administra sus
bienes económicos de una manera transparente, siendo un ejemplo para otras parroquias del
Cantón Ibarra.
TABLA Nº 6 IMPACTO CULTURAL - EDUCATIVO
NIVEL DE IMPACTO
INDICADORES
-3 -2 -1 0 1 2 3
Cultura organizacional X
Ampliación de frontera cultural X
Capacitación administrativo-financiera X
SUMA
9
Fuente: Miguel Pozo
138
Nivel Cultural 9
3
Nivel Cultural = 3
ANÁLISIS:Como se puede apreciar, el impacto sobre el ámbito cultural y educativo de la
Junta Parroquial, es alto positivo, ya que la presente investigación se muestra como una
alternativa de capacitación en el tema de control interno de manejo de recursos financieros, lo
cual incidirá en la ampliación de la frontera cultural y técnica de los miembros de la Junta y
de sus colaboradores, sin descartar que el impacto se proyecte hasta la sociedad de toda la
parroquia.
TABLA Nº 7 IMPACTO ETICO
NIVEL DE IMPACTO
INDICADORES
-3 -2 -1 0 1 2 3
Nivel de compromiso dela Junta X
Entorno Legal X
Ética institucional X
SUMA
9
Fuente: Miguel Pozo
Nivel Ético 9
3
Nivel Ético = 3
ANÁLISIS: El nivel de impacto Ético es de 3, por lo tanto, es alto positivo. Este resultado se
produce en consideración que, una de sus fortalezas de una organización de administración
territorial y política es, precisamente, la Ética con la cual realiza todos sus procesos, sobre
todo en el campo económico. Además la Parroquia tiene la oportunidad de reafirmar los
139
valores de honestidad en el trabajo, lealtad para la entidad gubernamental y compromiso de
transparencia y eficiencia administrativa. Todo el componente humano involucrado estará
comprometido a cumplir todas sus actividades, en el marco legal correspondiente, asumiendo
con responsabilidad cada una de las funciones encomendadas, garantizando el trabajo y
progreso de la Parroquia.
TABLA Nº 8 IMPACTO AMBIENTAL
NIVEL DE IMPACTO
INDICADORES
-3 -2 -1 0 1 2 3
Desarrollo sostenible X
Compromiso de cuidado y respeto de
los recursos naturales X
Ambiente saludable y acogedor X
SUMA
9
Fuente: Miguel Pozo
Nivel Ambiental= 9
3
Nivel Ambiental = 3
ANÁLISIS: El ambiente, sin duda alguna, va a tener un impacto alto positivo, desde todos
los parámetros determinados por los indicadores. Con una buena administración financiera,
sujeta al control interno adecuado y permanente, se posibilitará la asignación de recursos para
la conservación y cuidado de la naturaleza en todo el ámbito territorial de la Parroquia.
El resultado de la gestión se puede concretar en una incidencia benéfica sobre la creación de
un ambiente saludable y acogedor, que invite a propios y extraños a tener experiencias y
vivencias en el sector.
4.5. VALDACIÓN DE TESIS
La validación fue elaborada por profesionales capacitados con experiencia en el área.
140
CONCLUSIONES:
El problema de la falta de un manual de control interno, que sirva como guía para el buen
manejo de los recursos de una institución, no se localiza solamente en determinada
empresa, organización o jurisdicción política y geográfica; es una falencia generalizada,
de acuerdo a los estudios de sondeo que se realizó, previos a la investigación del caso
particular de la Parroquia de Ambuqui.
El problema específico de Ambuqui no es ni más ni menos grave que el registrado en
otros casos de agrupaciones similares, pero aquí se evidencia el deseo de sus pobladores
de tener acceso al conocimiento de la forma como se está manejando los recursos
financieros, por parte de quienes forman parte de la Junta Parroquial. Deseo que se esté
cumpliendo, con la presente investigación y propuesta.
Es evidente que, antes de que se dé inicio a esta investigación, muchos moradores de la
Parroquia y sus barrios y comunidades, no tenían ni siquiera nociones de lo era un manual
de control interno (incluyendo algunos miembros de la Junta). Es justamente esta
iniciativa de la investigadora, la que despierta el interés y pone en claro la necesidad de
tener este documento, para poder hacer un seguimiento periódico de los ingresos y egresos
de los recursos financieros de esta Junta.
Se han logrado los objetivos de investigación planteados, en su fase teórica y de
recopilación de información, ahora se espera que se cristalicen con la socialización y
aplicación del Manual de Control Interno, con la consigna de que convierta en la
herramienta ineludible de control de movimiento de todos los recursos de la institución,
incluyendo los relacionados con el factor humano, en cuanto a la actitud de servicio de los
141
miembros de la Junta y del factor temporal, en referencia al tiempo que los miembros de
la Junta utilizan para la realización de los trámites que son de su responsabilidad, porque
es indiscutible que, a mayor tiempo en el desarrollo de procesos, más recursos se utiliza,
en detrimento de toda la comunidad de Ambuqui.
142
RECOMENDACIONES:
El Gobierno Central, a través de las Gobernaciones Provinciales, debe desarrollar
programas permanentes de capacitación para sus representantes en cada jurisdicción
política: Funcionarios y empleados de los GAD provinciales, cantonales y parroquiales,
así como a concejales y miembros de juntas.
Las instituciones de Educación Superior, deben no solamente autorizar el desarrollo de
proyectos y propuestas de desarrollo social y comunitario, sino apoyar decidida y
abiertamente, con recursos logísticos, informáticos, de transporte y otros que el
investigador necesita, puesto que las Universidades se proyectan hacia la sociedad,
durante la investigación, a manera de un programa de extensión universitaria,
incrementando el buen nivel de su imagen institucional.
Se debe crear e implementar los mecanismos y estrategias para que los trabajos de
investigación y propuestas de este tipo, no queden solamente en el papel, pero que esa
responsabilidad no sea solamente una decisión personal del estudiante investigador, sino
que sea parte del proceso de administración y control institucional, a través de una unidad
operativa universitaria o departamento encargado de monitorear la aplicación de cada
propuesta. Miles y miles de tesis y proyectos en Ecuador se guardan en las bibliotecas
institucionales, pero no ofrecen ningún resultado concreto, es decir que son esfuerzos
intrascendentes, por parte del alumno investigador, de los sectores humanos investigados
y de la educación universitaria. Desde luego, no es el caso de este trabajo, puesto que se
aplicará realmente en la Junta Parroquial de Ambuqui.
143
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147
ANEXOS
148
ANEXO 01
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
Guía de entrevista dirigida al presidente de la junta parroquial de Ambuqui Ing. Armando
Flores
OBJETIVO: Conocer la situación actual en la que se encuentran los recursos financieros de
la Junta Parroquial de Ambuqui.
1. Me gustaría iniciar el dialogo conociendo el organigrama funcional de la Junta Parroquial
de Ambuqui.
2. Cómo calificaría el trabajo realizado por sus colaboradores dentro dela Junta Parroquial de
Ambuqui.
3. Como planifica la junta parroquial para obtener los recursos financieros.
4. Como califica la planificación en la cual se obtiene los recursos para la junta parroquial.
5. Se toma tiempo para analizar si los objetivos de la Junta son alcanzados.
6. Los procesos que se ejecutan son debidamente supervisados.
7. La información contable financiera que se maneja en la Junta Parroquial de Ambuqui es
reservada.
8. La información financiera que tiene como resultado cada proceso es completa, precisa, ágil
9. Cuál es la persona encargada de consolidar la información financiera dela Junta Parroquial.
10. Existe algún sistema de seguridad para la información financiera que se maneja la Junta.
11. Cuáles son los principales inconvenientes que se presentan en el cruce de información
financiera.
12. Con respecto a las comunidades los recursos asignados para cada una de estas son
distribuidas de una forma adecuada y equitativa.
149
13. Cuáles son las principales quejas que manifiestan las comunidades que están bajo su
jurisdicción.
14. Como suelen dar solución a estas quejas o qué medidas adoptan y quien lo hace.
15. Considera que es necesario que se elabore un manual de control interno para lograr el
manejo eficiente de los recursos financieros de la Junta Parroquial de Ambuqui.
150
ANEXO 02
Secretaria y el Presidente da la Comunidad de San Clemente
ANEXO 03
Secretaria Tesorera
ANEXO 04
151
Instalaciones del GAD Parroquial
152
ANEXO 05
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA SOBRE:
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS DE LA JUNTA PARROQUIAL DE AMBUQUI
Por favor, lea detenidamente las matrices y sírvase contestar una vez evaluada la propuesta,
según los rangos de validación que crea conveniente ya que esto ayudará a conocer el
adecuado desarrollo de la misma.
Después de familiarizarse con el tema; por favor utilizando las siguientes categorías de
evaluación, exprese su veredicto.
153
CATEGORÍAS DESCRIPCIÓN DE LA CATEGORÍA ESCALA SIMBOLOGÍA
A
Correspondencia y pertinencia:
De los objetivos de la propuesta con
respecto al desarrollo del manual de control
interno
Pertinencia P
No Pertinencia NP
B
Base legal : Completamente C
Existe apego a las normas de control interno
que exige la Contraloría General del Estado
Aceptablemente A
Regular R
Deficiente D
C
Lenguaje:
La redacción del documento mantiene un
lenguaje técnico propio de los profesionales
en contabilidad y auditoría.
Adecuado A
Inadecuado I
D
Contenido de la propuesta:
Con que grado los procedimientos
desarrollados brindan información.
Alta confiabilidad A.C
Media
Confiabilidad
M.C
Poco Confiable P.C
E
Aplicabilidad
Considera que los resultados proporcionan
una guía en la toma de decisiones para la
Junta Parroquial de Ambuqui.
Aceptable A
Inaceptable I
