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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO TEMA: “CREACION DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA CONTABILIDAD DE PARRES S.A.” AUTORA: SORIANO ROMAN JOSELYN ESTEFANIA TUTOR: ING. JULIO PACHECO JARA MBA DICIEMBRE 2016
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA: “CREACION DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA
CONTABILIDAD DE PARRES S.A.”
AUTORA:
SORIANO ROMAN JOSELYN ESTEFANIA
TUTOR: ING. JULIO PACHECO JARA MBA
DICIEMBRE 2016
i
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO
“Creación de manual de control interno para la contabilidad de PARRES S.A.”
AUTORES
Soriano Román Joselyn Estefanía. REVISORES:
Econ. Asanza Molina Maria Isabel, MES
Ing. Com. Mejia Flores Omar Gabriel, MGT
INSTITUCIÓN:
Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 80
ÁREA TEMÁTICA: Control interno
PALABRAS CLAVES: Procedimientos, funciones, control interno.
RESUMEN
El objetivo del presente trabajo de investigación es la creación de un manual de control interno para la
contabilidad de la compañía PARRES S.A., que permitirá mediante lineamientos optimizar el
funcionamiento contable de la compañía, ya que los manuales contienen una serie de directrices y pautas
para que el departamento puedan desenvolverse en sus actividades. La metodología que se utilizó fue de
tipo descriptiva porque se describieron situaciones, contextos y eventos. La técnica que se aplicó fue la
entrevista, mediante la utilización de un cuestionario como instrumento de la investigación.
Mediante el análisis realizado se pudo observar ciertas falencias en el departamento de contabilidad. Las
principales falencias se deben a la falta de conocimiento contable y tributario del personal, así mismo no
existen parámetros para que el departamento de contabilidad exija la documentación a los otros
departamentos de la compañía y llegue oportunamente para su registro, dando como resultado el
incumplimiento en la entrega oportuna de los estados financieros a la gerencia. Los procesos los
manejan de forma empírica sin que exista un manual de procedimientos en el área de contabilidad de la
compañía PARRES S.A.
Por tal razón, un manual de control interno es de gran utilidad, ya que sirve como guía para que el
personal desarrolle sus actividades de una forma correcta, eficaz y eficiente.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
X SI
NO
SORIANO ROMAN JOSELYN
ESTEFANIA
Teléfono:
0991421745 E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: Nombre:
Teléfono:
ii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificación de Tutor
HABIENDO SIDO NOMBRADO EL ING. JULIO PACHECO JARA MBA, COMO
TUTOR DE TESIS DE GRADO COMO REQUISITO PARA OPTAR POR TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO PRESENTADO POR LA EGRESADA:
JOSELYN ESTEFANIA SORIANO ROMAN CON C.I # 0930583257
TEMA: “CREACION DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA
CONTABILIDAD DE PARRES S.A. “
CERTIFICO QUE: HE REVISADO Y APROBADO EN TODAS SUS PARTES,
ENCONTRÁNDOSE APTO PARA SU SUSTENTACIÓN.
Ing. Julio Pacheco Jara MBA
TUTOR DE TESIS
iii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Derechos de autor y renuncia
POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICO QUE LOS CONTENIDOS
DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y
RESPONSABILIDAD DE SORIANO ROMAN JOSELYN ESTEFANIA, CUYO TEMA
ES: “CREACION DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA
CONTABILIDAD DE PARRES S.A”, DERECHOS A LOS QUE RENUNCIAMOS A
FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A
BIEN TENGA.
JOSELYN ESTEFANIA SORIANO ROMAN
C.I. # 0930583257
GUAYAQUIL, DICIEMBRE 2016
iv
Dedicatoria
Hoy he culminado una de mis más preciadas metas, les dedico este triunfo:
En primer lugar a Dios como ser supremo y creador nuestro, por haberme dado inteligencia,
paciencia, fortaleza y ser mi guía a lo largo de mi vida para poder culminar mi carrera
profesional.
Le dedico este triunfo a mis padres: Blanca Román y Vicente Soriano, que siempre han
estado apoyándome incondicionalmente y me inculcaron un espíritu de superación y valentía,
que me daban fuerzas cuando quería rendirme y con su amor me ayudaron a afrontar los
desafíos a lo largo de mi carrera universitaria y mi vida.
También le quiero agradecer a mi hermana Ginger y Jibanna y parientes cercanos, quienes
han podido compartir los malos y buenos momentos de la vida conmigo, gracias por sus
palabras y compañía, ya que nunca me falto una palabra de aliento y consejo.
A mi sobrino Mateo que ha sido mi motivo de inspiración y esfuerzo para poder brindarle lo
mejor de mí y que este triunfo sea para él un ejemplo de constancia, dedicación y esmero.
Joselyn Soriano
v
Agradecimiento
En primer lugar le agradezco a Dios por bendecirme para llegar hasta donde he llegado,
porque gracias a él pude hacer realidad mi sueño anhelado de ser profesional.
A mi papá Vicente Soriano, pero en especial a mi mamá Blanca Román quien ha sido mi
fortaleza y que ha formado la persona que soy ahora, quien más de ser mi mamá es mi mejor
amiga. Gracias a los dos por brindarme su apoyo incondicional y moral.
Mi más sincero agradecimiento a mi tutor de tesis el Ing. Julio Pacheco Jara MBA, quien
con sus conocimientos, paciencia y su motivación me ha sabido guiar en todo el proceso de
elaboración y culminación del proyecto de mi tesis.
Son muchas las personas que han formado parte de mi vida profesional, profesores,
familiares, amigos, conocidos, a mis jefes de mi trabajo, que incidieron para mejorar en mi
carrera estudiantil, profesional y espiritual.
Joselyn Soriano
vi
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Resumen
El objetivo del presente trabajo de investigación es la creación de un manual de
control interno para la contabilidad de la compañía PARRES S.A., que permitirá mediante
lineamientos optimizar el funcionamiento contable de la compañía, ya que los manuales
contienen una serie de directrices y pautas para que el departamento puedan desenvolverse en
sus actividades. La metodología que se utilizó fue de tipo descriptiva porque se describieron
situaciones, contextos y eventos. La técnica que se aplicó fue la entrevista, mediante la
utilización de un cuestionario como instrumento de la investigación. Mediante el análisis
realizado se pudo observar ciertas falencias en el departamento de contabilidad. Las
principales falencias se deben a la falta de conocimiento contable y tributario del personal, así
mismo no existen parámetros para que el departamento de contabilidad exija la
documentación a los otros departamentos de la compañía y llegue oportunamente para su
registro, dando como resultado el incumplimiento en la entrega oportuna de los estados
financieros a la gerencia. Los procesos los manejan de forma empírica sin que exista un
manual de procedimientos en el área de contabilidad de la compañía PARRES S.A. Por tal
razón, un manual de control interno es de gran utilidad, ya que sirve como guía para que el
personal desarrolle sus actividades de una forma correcta, eficaz y eficiente. Esta
investigación se compone de cuatro capítulos conformados de la siguiente manera; el primer
capítulo está conformado por el planteamiento del problema que conllevo al desarrollo de
esta investigación; el segundo capítulo está conformado por la teoría existente que abarca
todo lo relacionado con la propuesta de creación de un manual; el tercer capítulo está
conformado por la metodología empleada para realizar el análisis y los resultados de la
entrevista aplicada a los principales funcionarios de la compañía, mediante un cuestionario de
preguntas; el cuarto y último capítulo es la propuesta de la creación de manual de control
interno, el cual contiene las funciones del contador, supervisor y auxiliar de contabilidad y los
procedimientos actuales para el ingreso de la información contable como: procedimientos de
proceso de facturas, procedimientos de facturación, procedimiento de declaraciones de
impuestos y procedimientos de nómina.
Palabras claves: Procedimientos, funciones, control interno.
vii
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Abstract
The objective of this research is the creation of an internal control manual for
company accounting PARRES SA, which will by guidelines to optimize the accounting
operations of the company, because the manuals contain a set of guidelines and standards for
the department can manage in their activities. The methodology used was descriptive because
situations, contexts and events described. The technique applied was the interview, using a
questionnaire as a tool for research.Through the analysis could be observed certain
shortcomings in the accounting department. The main shortcomings are due to the lack of
accounting and taxation of personal knowledge, likewise there are no parameters for the
accounting department requires documentation to the other departments of the company and
arrives promptly for registration, resulting in failure timely delivery of financial statements to
management. Processes empirically handle them without a manual of procedures in the area
of company accounting PARRES S.A. For this reason, an internal control manual is useful
because it serves as a guide for staff to develop their activities in a proper, effective and
efficient manner.This research consists of four chapters formed as follows ; The first chapter
consists of the statement of the problem that led to the development of this research ; The
second chapter is made up of the existing theory that encompasses everything related to the
proposed creation of a manual ; The third chapter is made up of the methodology used for
analysis and the results of the interview applied to the principal officers of the company,
through a questionnaire ; the fourth and final chapter is the proposed establishment of internal
control manual , which contains the functions of accountant, supervisor and assistant
accounting and current procedures for the entry of accounting information as : procedures
invoice process , procedures billing , process tax returns and payroll procedures .
Keywords: procedures, functions, internal control.
viii
TABLA DE CONTENIDO
Certificación de Tutor ..................................................................................................................... ii
Derechos de autor y renuncia ......................................................................................................... iii
Dedicatoria ..................................................................................................................................... iv
Agradecimiento ............................................................................................................................... v
Resumen ......................................................................................................................................... vi
Abstract ......................................................................................................................................... vii
Lista de Figuras ............................................................................................................................. xii
Lista de Tablas ............................................................................................................................. xiii
CAPÍTULO I .................................................................................................................................. 1
El problema ..................................................................................................................................... 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................................... 1
FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN ....................................................................................... 3
Formulación ....................................................................................................................... 3
Sistematización .................................................................................................................. 3
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 3
Objetivo general ................................................................................................................. 3
Objetivos específicos ......................................................................................................... 3
JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 4
Justificación teórica ........................................................................................................... 4
Justificación practica .......................................................................................................... 4
Justificación metodológica................................................................................................. 5
DELIMITACIÓN ........................................................................................................................ 5
Hipótesis ............................................................................................................................ 7
Variable independiente ...................................................................................................... 7
Variable dependiente ......................................................................................................... 7
CAPITULO II ................................................................................................................................. 9
ix
Marco referencial ............................................................................................................................ 9
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................... 9
Marco teórico ................................................................................................................... 11
La empresa ....................................................................................................................... 11
Características de las empresas .................................................................................... 11
Clasificación de las empresas ...................................................................................... 12
La organización ................................................................................................................ 14
La contabilidad................................................................................................................. 14
Definición .................................................................................................................... 15
Importancia .................................................................................................................. 15
Clasificación ................................................................................................................ 16
Funciones de la contabilidad ........................................................................................ 17
Normas internacionales de contabilidad NIC .............................................................. 17
Control interno ................................................................................................................. 19
Importancia .................................................................................................................. 19
Objetivos del control interno ....................................................................................... 19
Principios del control interno ....................................................................................... 20
Efectividad y eficacia del control interno .................................................................... 21
Procedimientos para mantener un buen control interno .............................................. 21
Componentes del control interno ................................................................................. 22
Clasificación del control interno .................................................................................. 24
Limitaciones del control interno .................................................................................. 25
Manual de procedimientos ............................................................................................... 26
Manual ......................................................................................................................... 26
Procedimientos ............................................................................................................. 26
Manual de políticas, normas y procedimientos............................................................ 26
Objetivos de los manuales de procedimientos ............................................................. 27
Clasificación de los manuales ...................................................................................... 28
Contenido de los manuales de políticas y procedimientos .......................................... 32
Características de los manuales de procedimientos ..................................................... 32
Ventajas de los manuales ............................................................................................. 33
Desventajas de los manuales ........................................................................................ 33
MARCO CONTEXTUAL ........................................................................................................... 34
x
Breve historia de PARRES S.A. ...................................................................................... 34
Misión .............................................................................................................................. 36
Visión ............................................................................................................................... 36
Objetivo de PARRES S.A................................................................................................ 36
Objetivo de sistema de puesta a tierra y pararrayos ......................................................... 36
Estructura organizacional................................................................................................. 37
Organigrama de PARRES S.A. ....................................................................................... 38
Ubicación de la compañía PARRES S.A. ........................................................................ 39
MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................... 40
MARCO LEGAL ...................................................................................................................... 41
Ley de compañías ............................................................................................................ 41
Reglamento de la ley del régimen tributario interno ....................................................... 43
CAPITULO III .............................................................................................................................. 48
Marco metodológico ..................................................................................................................... 48
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................................................. 48
TIPO DE LA INVESTIGACIÓN................................................................................................... 48
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ................................................................... 49
Entrevista ......................................................................................................................... 49
Características de la entrevista ..................................................................................... 49
Instrumento de medición.............................................................................................. 50
El cuestionario ................................................................................................................. 50
ANÁLISIS DE RESULTADOS .................................................................................................... 50
Presentación de entrevistas .............................................................................................. 50
Valoración de las entrevistas ........................................................................................... 55
CAPITULO IV.............................................................................................................................. 56
La propuesta .................................................................................................................................. 56
IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES DEBILIDADES DE LA EMPRESA PARRES S.A. ............ 56
DIAGNÓSTICO DE LOS PROBLEMAS DE CONTROL CONTABLE EN LA EMPRESA PARRES S.A. 56
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ........................................................................................... 57
Manual de procedimientos para sistematizar los procesos .............................................. 57
Descripción del sistema contable ................................................................................. 57
xi
Manual de funciones, control y políticas del área de contabilidad .............................. 59
Procedimientos ............................................................................................................. 68
Conclusiones y Recomendaciones ................................................................................................ 79
CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 79
Recomendaciones ......................................................................................................................... 80
Referencias bibliográficas ............................................................................................................. 81
APENDICE A ............................................................................................................................... 83
xii
Lista de Figuras
FIGURA 1: ORGANIGRAMA DE LA COMPAÑÍA PARRES S.A. ............................................................ 6
FIGURA 2: COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ......................................................................... 22
FIGURA 3: CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ............................................................................... 31
FIGURA 4: EMPRESA PARRES S.A. ............................................................................................... 34
FIGURA 5: UBICACIÓN DE LA COMPAÑÍA PARRES S.A. ................................................................ 39
FIGURA 6: SISTEMA CONTABLE LISTOSOFT ................................................................................ 58
FIGURA 7: FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS ..................................................................... 70
FIGURA 8: PASOS PARA ACCEDER AL PROGRAMA LISTOSOFT ..................................................... 71
FIGURA 9: AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS ..................................................... 72
FIGURA 10: DECLARACIÓN DE IMPUESTOS FORM 103 .................................................................... 73
FIGURA 11: DECLARACIÓN DE IMPUESTOS FORM 104 .................................................................... 74
FIGURA 12: FLUJOGRAMA DEL INGRESO DEL PERSONAL ................................................................ 76
FIGURA 13: FLUJOGRAMA DE ACTAS DE FINIQUITO ........................................................................ 78
xiii
Lista de Tablas
TABLA 1: OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES ........................................................................... 8
TABLA 2: PORCENTAJES DE DEPRECIACIÓN ..................................................................................... 65
TABLA 3: CUESTIONARIO # 1 .......................................................................................................... 83
TABLA 4: CUESTIONARIO # 2 .......................................................................................................... 84
1
CAPÍTULO I
El problema
Planteamiento del problema
Un manual de control interno es un instrumento vital para las organizaciones de hoy
en día a nivel mundial, ya que permite controlar actos dentro de una organización y al mismo
tiempo, permite uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, permite
concientizar a los empleados que el trabajo debe realizarse adecuadamente, reduciendo los
costos al aumentar la eficiencia organizacional.
En este país la creación de un manual de control interno debe tomarse en cuenta la
estructura organizacional de la empresa, que permita observar que tipo de sistemas y
controles internos son necesarios para aplicar de acuerdo a la complejidad de las actividades.
Los manuales son instructivos que expresan de forma detallada como deben llevarse
a cabo los procedimientos en la actividad contable, que a su vez están regidos por entes
reguladores de tal actividad, como son las normas internacionales de información financiera
NIIF.
La importancia de tener un buen manual de control interno en las organizaciones se ha
incrementado en los últimos años en nuestro país, ya que conduce a conocer la situación real
de las compañías.
El control interno comprende en una serie de procedimientos coordinados de manera
coherente a las necesidades de las mismas, para verificar su exactitud y confiabilidad de los
datos y registros contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en
las operaciones para las exigencias ordenadas por la administración.
2
La empresa PARRES S.A. es una compañía que se dedica a la instalación,
mantenimiento y reparación de estaciones de telecomunicaciones, sus oficinas están ubicadas
en la ciudad de Guayaquil en Kennedy norte, Av. Francisco de Orellana Mz. 111 Solar # 1
Edif. World Trade Center, cuenta con alrededor de 28 empleados.
La empresa necesita crear un manual de políticas y procedimientos contables, que
permita guiar y regular sus actividades que inciden en la parte contable como son los
documentos de soporte, retenciones a nivel de pago y por ende retrasos en los registros
contables y cumplimientos tributarios.
Actualmente la compañía no capacita o actualiza a su personal lo cual genera
falencias en conocimientos tributarios o contables para la aplicación de las disposiciones
tributarias y para que la información llegue oportunamente a contabilidad para su registro
deben establecerse procedimientos adecuados.
La falta de controles, métodos y procedimientos conllevan al incumplimiento
tributario y la falta de la confiabilidad de los registros contables. Para poder llevar a cabo los
objetivos y controles de la compañía PARRES S.A., es necesario que la empresa cuente con
un manual de control interno, que pueda monitorear su operatividad y tomar los correctivos
necesarios en la parte más vulnerable, que es el área de contabilidad.
Un eficiente control interno que sea aplicado en la compañía PARRES S.A. permitirá
que los mecanismos de control se implementen, para que así el departamento de contabilidad
aplique los procesos ya establecidos eficientemente y puedan reducir los riesgos que se
presentan.
3
Formulación y sistematización
Formulación
¿Con la creación de un manual de procedimientos para la contabilidad de la compañía
PARRES S.A. se lograrán cumplir a tiempo con la administración tributaria y presentar los
estados financieros oportunos y confiables?
Sistematización
¿Cuáles son las debilidades de la empresa que no permiten el eficaz cumplimiento
tributario?
¿Cuáles son los controles y procedimientos que la compañía requiere para resolver su
problema contable?
¿El diseño de procedimientos contables contribuirá a la buena administración y
preparación de los estados financieros?
Objetivos
Objetivo general
Elaborar un manual de control interno para optimizar el funcionamiento contable en la
compañía PARRES S.A.
Objetivos específicos
1. Identificar las principales debilidades de la empresa para el correcto cumplimiento
tributario de las transacciones.
2. Detallar los problemas de control contable de las actividades de la empresa PARRES
S.A.
4
3. Diseñar procedimientos que permitan sistematizar los procesos y que a su vez sirva de
apoyo para el eficiente registro de las transacciones.
Justificación
Justificación teórica
La ausencia de un manual de control interno contable, fue lo que justificó la
realización de esta investigación. La falencia de este importante instrumento ha originado
incumplimientos de normas, retraso en los registros contables, resultados erróneos en los
informes financieros mensuales de la compañía por la debilidad del control interno.
La creación del manual nos permitirá mediante el diseño de procedimientos y
normativas, regular las actividades propias de este ramo, estableciendo pautas para alcanzar la
eficiencia, eficacia y maximización de esta compañía, garantizando así el cumplimiento de los
mismos.
En las empresas independientemente de la actividad a que se dedique, la contabilidad
es el pilar principal, puesto que en ella se refleja la situación de la compañía, por ende es de
gran utilidad que la administración aplique correctamente los conceptos de eficiencia de la
compañía.
Justificación practica
La investigación busca establecer un sistema de control interno contable a fin de poder
evitar inconvenientes en la consecución de los resultados esperados.
Los procedimientos de control interno permitirá a la compañía PARRES S.A.
controlar la operatividad contable, lo que indirectamente beneficia al personal de la misma,
mejora la relación con los organismos de control y con la sociedad; y al mismo tiempo
controlar estrictamente las actividades contables de acuerdo a las normas internaciones de
información financiera NIIF.
5
Justificación metodológica
La transcendencia científica-metodológica se determina a través de un proceso
metodológico que aporta al desarrollo de la investigación científica, tomando como base un
modelo CUALI CUANTITATIVO, aplicable a todas las demás empresas dedicadas al sector
de servicios como es la compañía PARRES S.A.
La metodología a implementar en esta investigación es cuantitativa por la necesidad de
obtener o medir resultados y cualitativa porque interpretamos cifras, datos numéricos, datos
históricos y datos estadísticos.
Delimitación
La presente investigación se centrará exclusivamente en el departamento de contabilidad
de la compañía PARRES S.A., se concentrará en la creación de un manual de control interno,
que permita establecer, coordinar y guiar las funciones específicas del área.
Presento el organigrama de la empresa PARRES S.A. en donde se identifica el
departamento en mención, ver figura 1.
6
Figura 1: Organigrama de la compañía PARRES S.A.
7
Hipótesis
Si se diseña y se aplica un sistema de control interno contable, permitirá tener una
herramienta que servirá de apoyo a los procesos facilitando un adecuado registro de las
actividades mejorando la integridad de los procesos y el desarrollo contribuyendo al
crecimiento de la compañía PARRES S.A.
La falta de control interno en el departamento de contabilidad, ha provocado que se
realicen registros contables errados y sin la documentación sustentatoria suficiente. El diseño
de un manual de control interno contable ayudará a generar información que refleje la
situación financiera y presupuestaria de la compañía PARRES S.A.
Variable independiente
El manual de control interno contable de la compañía PARRES S.A.
Variable dependiente
Optimizar el ambiente de control interno, la reducción de errores en la ejecución de
actividades operativas, establecimientos de mecanismos de niveles de control.
8
Tabla 1: Operacionalización de las variables
Nota: Información tomada en base a los objetivos e hipótesis planteada.
VARIABLES DEFINICION
CONCEPTUAL
DEFINICION
OPERATIVA
DIMENSIONES INDICADORES ITEMS O
PREGUNTAS
INSTRUMENTOS TECNICA
MANUAL DE
CONTROL
INTERNO PARA
LA
CONTABILIDAD
DE PARRES S.A.
ES UN
DOCUMENTO QUE
CONTIENE EN
FORMA
ORDENADA Y
SISTEMATIZADA
INFORMACION
SOBRE POLITICAS,
FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
DE LA COMPAÑÍA
GARANTIZAR EL
CUMPLIMIENTO
DE POLITICAS,
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA QUE FLUYA
LA INFORMACION
DE LOS
DEPARTAMENTOS
DE PARRES S.A. A
LA
CONTABILIDAD
EVALUACION
DE
CUMPLIMIENTO
GRADO DE
EFECTIVIDAD
DE LOS
CONTROLES
INTERNOS
¿SE ESTAN
CUMPLIENDO LAS
POLITICAS
INCLUIDAS EN EL
MANUAL?
ENTREVISTAS CUESTIONARIO
SEGUIMIENTO
DE ACCIONES
PLANES DE
SEGUIMIENTO
¿EL PLAN DE
SEGUIMIENTO
INCLUYE TODAS
LAS AREAS QUE
AFECTAN A
CONTABILIDAD?
ENTREVISTAS CUESTIONARIO
OPTIMIZAR EL
CONTROL
INTERNO DE
LAS
ACTIVIDADES
OPERATIVAS
PARA LA
CONTABILIDAD
DE PARRES S.A.
PROCESO PARA
ADMINISTRAR LOS
RECURSOS
NECESARIOS PARA
LOGRAR UN
RESULTADO
OPTIMO EN LOS
REGISTROS
CONTABLES
MEDIR LAS
COMPETENCIAS
DE ACTIVIDADES
OPERATIVAS
PARA
GARANTIZAR LA
INFORMACION A
CONTABILIDAD
EFICIENCIA NIVEL DE
EFICIENCIA
¿CUÁL ES EL
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
DEL MANUAL DE
CONTROL
INTERNO?
ENTREVISTAS CUESTIONARIO
9
CAPITULO II
Marco referencial
Antecedentes de la investigación
Existe un gran número de investigaciones referente al tema planteado, de los cuales
merecen referencia los siguientes trabajos especiales de grado:
Según Zambrano Banchón (2011) en el trabajo de investigación, titulado “Diseño de
un manual de procedimientos para el departamento de operaciones y logística en la compañía
CIRCOLO S.A.”, planteo lo siguiente:
“Un manual de control interno, permitirá establecer los parámetros para un adecuado
desempeño de los colaboradores de la empresa, mediante el manual se podrá optimizar los
controles y recursos en la compañía permitiendo la correcta toma de decisiones y así
mejorar la eficiencia dentro de la organización. Llegando a la conclusión que un manual
de procedimientos es de vital importancia para poder lograr competitividad, rentabilidad y
sobre todo planeación estratégica”.
Según Sánchez Olaya (2013) en el trabajo de investigación, titulado “Diseño del
manual de políticas y procedimientos administrativos y su incidencia en la eficiencia y
eficacia de procesos en el área de secretaria del colegio Técnico Fiscal Provincia de Azuay”,
planteo como objetivo general:
“Establecer políticas y procedimientos para el área de secretaría del colegio fiscal
Provincia del Azuay a través de un manual de políticas y procedimientos para el
mejoramiento de la eficiencia, eficacia y llevar la secuencia lógica de las actividades a
realizar” (p.21).
Sánchez Olaya (2013) llegó a la conclusión que:
10
“El diseñar un manual de políticas y procedimientos permitirá conocer el desarrollo
interno en lo que se refiere a la descripción de tareas, ubicación, puestos de su trabajo, al
adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las
actividades de cada puesto”.
Según Cazorla Astudillo (2012) en el trabajo de investigación, titulado “Diseño de un
manual de procedimientos en el departamento de contabilidad de la empresa MARROMI de
la ciudad de Riobamba para una administración eficaz y eficiente” indicó como objetivo
general:
“Diseñar un manual de procedimientos en el departamento de contabilidad de la empresa
MARROMI de la ciudad de Riobamba para una administración eficaz, eficiente y
económica”, llegando a la conclusión que “ Un manual de procedimientos contables
permitirá desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar,
dirigir y controlar de una manera más eficaz y eficiente las actividades que se designa a
cada uno de los miembros de la empresa, lo que mejorará las actividades diarias,
salvaguardando la operatividad de la empresa”.
Las empresas de hoy en día nos muestran que no implementan un manual de
procedimientos y normas de control interno completo para lograr sus objetivos, sino que lo
hacen parcialmente.
Por esa razón podemos justificar la creación de un manual de control interno para la
contabilidad de la compañía PARRES S.A., que se detallen de manera clara las directrices y
planes de organización, los cuales tengan por objetivo asegurar una eficiencia, seguridad y
orden en la gestión contable de la compañía. Para la creación y uso de estos manuales no es
necesario que sean para empresas grandes o para pymes.
11
Los manuales de control interno son instrumentos que permitirá optimizar recursos,
tiempo, logrando eficiencia y agilidad en el desarrollo de las diferentes actividades contables;
al mismo tiempo con la creación de este manual podemos verificar que el departamento de
contabilidad controle sus actividades, como ya sabemos es el departamento donde la mayor
parte de las operaciones dependen de otras funciones que se realizan dentro de la compañía.
Por las razones antes expuestas, es necesario que toda organización cuente con un
manual de normas y procedimientos de control interno, que determinen procedimientos para
cada proceso y departamento dentro de la misma.
Marco teórico
Los aspectos teóricos que servirán para tener un conocimiento claro de lo que es un
manual de control interno y sus elementos, componentes, estructuración y métodos de
evaluación son los que presentamos a continuación:
La empresa
Para Chiavenato (2009), autor del libro “Iniciación a la organización y técnica
comercial”, menciona que la empresa es “Una organización social por ser una asociación de
personas para la explotación de un negocio y que tiene por fin un determinado objetivo, que
puede ser el lucro o la atención de una necesidad social”
Características de las empresas
Las características de una empresa son las siguientes:
Persona jurídica.- La empresa es una organización con derechos y obligaciones para cumplir
un objetivo social con o sin fines de lucro.
Unidad económica.- La empresa tiene como principal objetivo la economía.
Acción mercantil.- La empresa ejerce una acción mercantil cuando compra para producir y
produce para vender.
12
Asume la total responsabilidad del riesgo de pérdida.- A través de su administración
es la única responsable de la buena o mala marcha que tenga la organización, donde puede
haber pérdidas o ganancias, éxitos o fracasos, desarrollo o paralización.
Entidad social.- Su objetivo es servir a la sociedad en la que está inmersa.
Clasificación de las empresas
Según Chiavenato (2009) indica que las empresas se clasifican en:
Según su actividad
De acuerdo a la actividad que desarrollen, las empresas pueden clasificarse en:
Sector primario.- Elemento básico de la actividad que se obtiene directamente de la
naturaleza como la agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos, agua, minerales,
petróleo, energía eólica, etc. (Chiavenato, 2009)
Sector secundario o industrial.- La actividad principal de este tipo de empresas es la
producción de bienes mediante la transformación o extracción de materias primas.
(Chiavenato, 2009)
Sector terciario o de servicios.- Incluye a las empresas cuyo principal elemento es la
capacidad humana para realizar trabajos físicos o intelectuales. (Chiavenato, 2009)
Según el tamaño
No existe unanimidad a la hora de establecer si una empresa es grande o pequeña,
puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los indicadores
principales son:
El volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc.
Este criterio delimita la magnitud de las compañías de la forma mostrada a
continuación:
Micro empresa.- Son aquellas que poseen de 10 o menos trabajadores.
13
Pequeña empresa.- Son aquellas que tienen un número entre 11 y 49 trabajadores.
Mediana empresa.- Aquellas que tienen un número entre 50 y 250 trabajadores.
Gran empresa.- Empresas que poseen más de 250 trabajadores. (Chiavenato, 2009)
Según su ámbito de actuación
En función del ámbito geográfico las empresas se pueden clasificar:
Empresas locales.- Empresas que venden sus productos o servicios dentro de una área
determinada. (Chiavenato, 2009)
Empresas nacionales.- Aquellas empresas que actúan dentro de un solo país.
(Chiavenato, 2009)
Empresas internacionales.- Si su actividad abarca a dos o más países. (Chiavenato,
2009)
Según la procedencia de capital
Según Chiavenato (2009), se refiere a la procedencia de capital al que está en poder de
los particulares, de organismos públicos o de ambos. Se clasifican en:
Empresa privada.- Si el capital está en manos de accionistas particulares.
Empresa de autogestión.- Si los propietarios son los trabajadores, etc.
Empresa pública.- Si el capital y el control están en manos del Estado.
Empresa mixta.- Si el capital o el control son de origen tanto estatal como privado o
comunitario. (Chiavenato, 2009)
Según la forma jurídica
Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios
se la clasifica en:
Empresas individuales.- Si sólo pertenece a una persona.
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Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con
responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de
las empresas individuales de responsabilidad limitada.
Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o
de carácter familiar. (Chiavenato, 2009)
Empresas societarias o sociedades.- Son aquellas constituidas por varias personas.
Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad
comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad por acciones
simplificada. (Chiavenato, 2009)
Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.
Según el destino de los beneficios
Según Chiavenato (2009), el destino de los beneficios es cuando la empresa decida
otorgar a los beneficios económicos que obtenga y se pueden categorizar en dos grupos:
Empresas con fines de lucro.- Cuyos excedentes pasan a poder de los propietarios,
accionistas, etc. (Chiavenato, 2009)
Empresas sin fines de lucro.- En este caso los excedentes se vuelcan a la propia
empresa para permitir su desarrollo. (Chiavenato, 2009)
La organización
Una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración
que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y
coordinar todos los recursos disponibles como son humanas, materiales y financieros.
La contabilidad
La Contabilidad ha evolucionado a medida que pasa el tiempo, adaptándose a las
actividades realizadas por el hombre y a los diferentes modelos económicos.
15
Así encontramos que la contabilidad es una disciplina proyectada por el hombre para
satisfacer las necesidades de administrar y poder conocer el resultado de ganancia o pérdida
en las actividades que realiza, ya sea esta de comercialización de bienes o servicios,
producción, manufactura y extracción de bienes.
Definición
Existen varias definiciones sobre la contabilidad, entre las cuales se destacan:
Según Romero Lopez (2014) indica que:
“La contabilidad es la técnica mediante la cual se registran, clasifican y resumen las
operaciones realizadas y aquellos eventos económicos, identificables y cuantificables que
afectan a la entidad, estableciendo los medios de control que permitan presentar
información cuantitativa, expresada en unidades monetarias para que de su análisis en
interpretación se pueden tomar decisiones”.
De acuerdo a la definición podemos identificar que el principal objetivo de la
contabilidad es proveer información cuantitativa y oportuna en una manera sistemática sobre
las operaciones de una empresa, considerando los eventos económicos que la afectan para
permitir a ésta y a terceros la toma de decisiones sociales, económicas y políticas.
Importancia
La contabilidad es de suma importancia porque todas las empresas tienen la necesidad
de llevar un control de sus operaciones mercantiles y financieras, así se podrá obtener mayor
productividad y aprovechamiento de su patrimonio. La contabilidad no solo permite conocer
el pasado y el presente de una empresa, sino también el futuro, lo que viene a ser lo más
interesante.
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Mediante la contabilidad obtenemos el conocimiento global de la empresa y de cómo
funciona. Permite a los empresarios tomar mejores decisiones, es sin duda la mejor
herramienta que se puede tener para conocer a fondo su empresa.
Todo sistema de contabilidad debe alcanzar las siguientes metas:
Registrar las operaciones con toda claridad.
Controlar de manera rigurosa todas las operaciones.
Proteger los activos de la compañía.
Servir de fuentes inagotables de informaciones y de medios de pruebas antes terceros.
Hasta convertirse en un instrumento de gestión y en toda una técnica de dirección al
servicio de la gerencia de la compañía.
Clasificación
La contabilidad se clasifica en 2 grupos: Según el origen de capital y según la clase de
actividad.
Según el origen de capital:
Privada o particular: Es aquella que se encarga del registro de transacciones
mercantiles y la elaboración de los estados financieros de empresas particulares.
Oficial o gubernamental: Son aquellas que se dedican al registro de información del
estado o de diferentes organismos estatales.
Según la clase de actividad:
Comercial: Aquellas que registran las transacciones mercantiles de empresas que se
dedican a la compra y venta de bienes o mercancías.
Industrial o de costos: Son las encargadas de registrar las operaciones de las empresas
dedicadas a la transformación de materia prima en productos elaborados.
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Servicios: Son aquellas encargadas de registrar todas las transacciones de las
empresas que están dedicadas a prestar algún tipo de servicio a la sociedad.
Agropecuaria: Es aquella que registra las operaciones de las empresas que se dedican
a las actividades de agricultura o ganadería.
Funciones de la contabilidad
La función primordial de la contabilidad es de registrar hechos económicos,
considerando una serie de normativas que existen para poder estandarizar los registros, de tal
manera que toda la información sea comprendida por aquellas personas que la van a utilizar
para la toma de decisiones.
Su principal objetivo es de proveer información oportuna, cuantitativa y sistemática
sobre las operaciones de la compañía. Debido a esto la información contable debe reunir
requisitos que sean verdaderos y exactos para que puedan ser utilizados por los usuarios.
La contabilidad debe ser completa para proporcionar todos los recursos necesarios
para el correcto análisis descrito; debe ser económica para que su costo no sea superior al
beneficio y oportuna para que puedan tomarse medidas necesarias para así mejorar la
eficiencia de las operaciones que realiza la compañía.
Normas internacionales de contabilidad NIC
NIC 1.- Presentación de estados financieros.
Objetivo
El objetivo de esta norma es establecer las bases para la presentación de los estados
financieros con el propósito de información general, para asegurar la comparabilidad de los
mismos, tanto con los estados financieros de la propia entidad correspondientes a ejercicios
anteriores, como con los de otras entidades. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
18
Esta Norma establece requerimientos generales para la presentación de los estados
financieros, directrices para determinar su estructura y requisitos mínimos sobre su
contenido. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
Alcance
Una entidad aplicará esta norma al preparar y presentar estados financieros con
propósitos de información general conforme a las normas internacionales de información
Financiera NIIF. (NIIF para PYMES, 2009)
En las NIIF se establecen los requerimientos de reconocimiento, valoración y
revelación de información para transacciones y otros sucesos de carácter específico, no serán
de aplicación a la estructura y contenido de los estados financieros intermedios condensados
que se elaboren de acuerdo con la NIC 34 información financiera intermedia.
Esta norma se aplicará de la misma forma en todas las entidades, incluyendo aquellas
que presentan estados financieros consolidados y aquellas que presentan estados financieros
separados, tal como se definen en la NIC 27 estados financieros consolidados y separados.
Esta norma utiliza una terminología propia de las entidades con ánimo de lucro,
incluyendo aquéllas pertenecientes al sector público. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
Si aplican esta norma en entidades que realizan actividades no lucrativas en el sector
privado o en el sector público, podrían verse obligadas a modificar las descripciones
utilizadas para ciertas partidas de los estados financieros, e incluso a cambiar las
denominaciones de los estados financieros. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
De forma análoga, las entidades que carecen de patrimonio neto, tal como se define en
la NIC 32 instrumentos financieros: presentación y aquellas entidades cuyo capital social no
es patrimonio neto podrían tener necesidad de adaptar la presentación en los estados
financieros de las participaciones de sus miembros o participantes. (Servicio de Rentas
Internas , 2015)
19
Control interno
El control interno se define como un conjunto de normas, procedimientos y políticas
elaboradas para asegurar la eficiencia, seguridad y orden en la práctica contable de una
organización.
Los controles internos se elaboran con el fin de establecer en un tiempo cualquier
desviación de los objetivos establecidos, también ayuda a la empresa alcanzar sus metas.
Con los controles internos se asegura confiabilidad en la información financiera de la
compañía y el cumplimiento de las leyes y regulaciones, con el fin de evitar situaciones de
riesgo.
Importancia
El control interno es muy importante dentro de una entidad, ya que es una herramienta
que ayuda a la administración a controlar, dirigir y proteger de manera eficaz y eficiente las
actividades, procesos y el desempeño realizado día a día por todos los miembros de la
compañía, logrando cumplir las metas propuestas por la organización.
El control interno es tan importante como para las empresas pequeñas, medianas o
grandes, para la optimización de sus operaciones y el crecimiento del negocio tanto en lo
administrativo como en lo operacional, favoreciendo desde el accionista hasta el cliente, ya
que se tendrá un grado de confianza sobre la compañía y sobresaldrá en el tiempo generando
utilidades y crecimiento interno en la misma.
Objetivos del control interno
Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los
servicios. (COSO, 2013)
Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal. (COSO, 2013)
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. (COSO, 2013)
20
Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
(COSO, 2013)
Promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones y la calidad en los
servicios. (COSO, 2013)
Principios del control interno
Las empresas hoy en día deben implementar un sistema de control interno eficiente
que les permita obtener resultados rápidos y confiables.
Es responsabilidad de la administración y directivos desarrollar un sistema que
garantice el cumplimiento de los objetivos de la empresa. El marco integrado de control
interno propuesto por COSO (2013), provee un enfoque integral y herramientas para la
implementación de un sistema de control interno efectivo y reduce el riesgo de no alcanzar un
objetivo de la compañía.
El modelo de control interno COSO (2013) está compuesto por 17 principios que la
administración de toda entidad debería implementar.
Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.
Ejerce responsabilidad de supervisión.
Establece estructura, autoridad, y responsabilidad.
Demuestra compromiso para la competencia.
Hace cumplir con la responsabilidad.
Especifica objetivos relevantes.
Identifica y analiza los riesgos.
Evalúa el riesgo de fraude.
Identifica y analiza cambios importantes.
Selecciona y desarrolla actividades de control.
Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.
21
Se implementa a través de políticas y procedimientos.
Usa información relevante.
Comunica internamente.
Comunica externamente.
Conduce evaluaciones continuas y/o independientes.
Evalúa y comunica deficiencias.
Efectividad y eficacia del control interno
El control interno se considera efectivo cuando la autoridad a la que apoya cuenta con
una seguridad razonable en la información acerca del logro de sus objetivos y en el empleo de
criterios de economía y eficiencia; la confiabilidad y validez de los informes y estados
financieros y el cumplimiento de la legislación y normativa vigente, incluyendo las políticas
y los procedimientos del propio organismo.
La función del control interno aplica a todas las áreas de operación de los negocios, de
su efectividad va a depender que la administración obtenga la información necesaria para
seleccionar las alternativas, la que mejor convenga a los intereses de la empresa.
Procedimientos para mantener un buen control interno
Definición de metas y objetivos.
Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
Seleccionar personal moralmente idóneo y hábil en las funciones respectivas.
Capacitar al personal en el por qué y para qué realiza las actividades.
Implementar instructivos por escritos para la realización de las funciones mediante los
manuales.
Implementar la evaluación constante y repentina.
Registrar adecuada y oportunamente toda la información.
Conservar la documentación de la empresa en un lugar seguro.
22
Implementar normas para la protección y utilización racional de los recursos.
Controlar el acceso de personal no autorizado al departamento de contabilidad.
Verificar que se estén cumpliendo con todas las normas tributarias, fiscales y civiles.
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y
control.
Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal.
Componentes del control interno
Los componentes del control interno pueden considerarse como un conjunto de
normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad.
Para operar la estructura de control interno, según COSO (2013) se requiere de los
siguientes componentes, ver figura 2.
Figura 2: Componentes del control interno
23
Ambiente de control
Está compuesto por el comportamiento que se mantiene dentro de la entidad. Algunos
de estos aspectos son la integridad y valores éticos de los recursos humanos, la atmósfera de
confianza mutua, la filosofía y estilo de dirección, la estructura y plan organizacional,
reglamentos y manuales de procedimiento y políticas en materia de recursos humanos.
(COSO, 2013)
Evaluación de riesgos
El riesgo es otro de los elementos que constituyen el control interno. Los riesgos son
hechos cuya probabilidad de que ocurra es incierta. La importancia de cada riesgo en el
control interno se basa en su probabilidad de manifestación y en el impacto que puede causar
en la empresa. (COSO, 2013)
Eliminar completamente el riesgo es una situación hipotética porque los factores a
considerar son demasiados en un entorno donde el dinamismo es una constante, sin embargo,
existen muchas opciones de reducir el riesgo de que la organización sea afectada por
amenazas. (COSO, 2013)
Una de ellas es precisamente un adecuado control interno que tiene el objetivo, en lo
que respecta al riesgo, de mantener en observación las principales variables que comprenden
los riesgos más importantes. (COSO, 2013)
El principal responsable de considerar y tomar acciones contra los riesgos
involucrados en el actuar de la organización es la alta dirección. Sin embargo, a partir de sus
observaciones, la responsabilidad de mantener control interno sobre los riesgos se propaga
hacia el resto de la organización, tanto en dimensión vertical como horizontal. (COSO, 2013)
24
Actividades de control
Las actividades de control son las normas, reglas y procedimientos de control que se
realizan en el entorno de las empresas, con el fin de asegurar que se cumplan todas las
operaciones y tareas que establece la dirección superior. (COSO, 2013)
Información y comunicación
El sistema de información proviene de fuentes internas y externa produciendo
documentos que contienen información operacional y financiera con el cumplimiento para
posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.
La información debe ser de calidad y para ello debe cumplir con las características
como: contenido apropiado, accesible, exacta, actual y oportuna. (COSO, 2013)
Supervisión o monitoreo
Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados periódicamente para
asegurar que todos los componentes del control interno continúen funcionando
efectivamente. (COSO, 2013)
El monitoreo es una parte importante del control interno; este incluye actividades
regulares de administración, supervisión y de otras acciones personales realizadas en el
cumplimiento de sus obligaciones, las que dependen del alcance y frecuencia de las
evaluaciones. (COSO, 2013)
Clasificación del control interno
Según COSO (2013), indica que el control interno se divide en dos componentes, que
son:
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Control administrativo
Estan estructurados por el plan de la organización, procedimientos y registros
relacionados con la eficiencia de las operaciones, los cuales conllevan a la autorización de las
transacciones por parte de la administración. (COSO, 2013)
Control contable
Es aquel que comprende en el plan de la organización y de registros que estan
relacionados con la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad y validez de los registros y
sistemas contables, diseñado para proveer seguridad razonable. (COSO, 2013)
Limitaciones del control interno
Las empresas establecen controles internos para proporcionar un camino claro hacia la
rentabilidad y cumplimiento de la misión, que permite a la gestión hacer frente a un entorno
económico que cambia rápidamente, aumenta la eficiencia y reduce la pérdida de activos.
Pero el diseño y la implementación de los controles no es una tarea fácil y ningún
sistema será perfecto, debido a las limitaciones inherentes que no siempre pueden ser
previstos o eliminados.
Entre las limitaciones del control interno debemos considerar:
En la ejecución de los controles pueden cometerse errores de interpretaciones
erróneas de las instrucciones, errores de juicio, descuido o fatiga. (COSO, 2013)
Un objetivo del control interno es la segregación de funciones, es decir, designar a
cada uno de los empleados una actividad diferente para evitar que cometan fraudes.
(COSO, 2013)
26
Manual de procedimientos
Manual
Un manual, es un documento que contiene detalladamente todas las actividades que
deben seguirse en la ejecución de las funciones de un área administrativa.
Es un instrumento que además sirve de apoyo para los diferentes departamentos de
una empresa, en ellos se podrá dar un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades
anteriormente programadas en un orden lógico y en un tiempo definido.
Para Duhalt Krauss (2012), un manual es “Un documento que contiene, en una forma
ordenada y sistématica, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y
procedimiento de una empresa, que se considera necesario para la mejor ejecución del
trabajo”.
Procedimientos
Un procedimiento es una sucesión cronológica de operaciones que deben realizarse
de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado. Los procedimientos sirven como
reglas de conducta o programas cuya utilización es imprescindible para la consecución de
objetivos definidos en la actividad o tarea específica de la empresa.
Manual de políticas, normas y procedimientos
Según Álvarez Torres (2015) señala que:
“Un manual de políticas y procedimientos es un documento que sustenta la tecnología que
se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización. En los
manuales se deben contestar las preguntas sobre lo que hace (políticas) el área,
departamento, dirección, gerencia u organización y como hace (procedimientos) para
administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización y para controlar los
procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido”.
Según Rodriguez Valencia (2012) indica que:
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“Un manual es un documento en el que se encuentra de manera sistemática las
instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Instrumento de control
sobre la actuación del personal, pero también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de
dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa, que de esta
manera pierde su carácter nebuloso y abstracto para convertirse en una serie de normas
definidas”.
Las empresas al momento de implementar un sistema de control interno, debe crear un
manual de procedimientos, que va a incluir diversas instrucciones y responsabilidades a cada
miembro de los departamentos, estos manuales van ayudar a las empresas a funcionar de una
manera adecuada, haciendo que sus labores se realicen en un orden y secuencia lógica para la
realización de sus tareas, logrando así que sean más eficientes y eficaces.
Los manuales de procedimientos pueden contener una serie de información y
ejemplos de formularios, autorizaciones, documentos necesarios o cualquier otro dato que
pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades de la empresa.
Un manual de procedimiento es muy necesario, ya que es un instrumento que permite
conocer el funcionamiento interno de la empresa, en lo que respecta a la descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. También sirve
para que el personal de la empresa pueda ejercer distintos puestos de trabajo, ya que
describen de forma detallada las actividades por unidad jerárquica.
Objetivos de los manuales de procedimientos
Los manuales de procedimientos definen funciones, asignan responsabilidades con el
fin de evitar duplicidad en las actividades u omitir cualquiera de ellas. Los principales
objetivos de los manuales de procedimientos son los siguientes:
Contribuir a que las actividades se realicen correctamente en base a los lineamientos
registrados.
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Diferenciar las responsabilidades de cada puesto de trabajo.
Controlar que se cumplan las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
Ayudar en la optimización de recursos, sean estos por tiempo o esfuerzo.
Aumentar la eficiencia de los trabajadores al momento de ejecutar sus actividades.
Servir como vehículo de orientación para los que interactúan dentro de la empresa.
Clasificación de los manuales
Rodriguez Valencia (2012), en su libro de cómo elaborar y usar los manuales
administrativos establece la clasificación de los manuales de procedimientos.
Por su contenido
Manual de historia.- Son aquellos que describen información referente a la historia de
la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Proporciona un panorama general sobre
la empresa y su tradición, logrando que los trabajadores se sientan parte de la misma.
(Rodriguez Valencia, 2012)
Manual de organización.- Su propósito es mostrar en forma específica la estructura
organizacional de la empresa a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los puestos y sus relaciones (Rodriguez Valencia, 2012)
Manual de políticas.- Este manual describe en forma detallada los lineamientos a
seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este
manual sirve como guía en el transcurso de las tareas asignadas para evitar consultar
constantemente a los niveles jerárquicos superiores sobre la forma de proceder ante
determinada situación. (Rodriguez Valencia, 2012)
Manual de procedimientos.- Describe los procedimientos que debe de hacer el
personal para determinada actividad, considerando como una guía de gran ayuda para el
personal nuevo porque les da la pausa de cómo proceder con la ejecución de sus funciones.
(Rodriguez Valencia, 2012)
29
Manual de contenido múltiple.- Surge cuando la simplicidad de la organización y de
lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de distintos manuales, por lo que este
manual es una combinación de dos o más manuales divididos por secciones. (Rodriguez
Valencia, 2012)
Manual de adiestramiento o instructivo.- Este manual explica las actividades, procesos
y rutinas de un puesto específico, por lo general va dirigido al personal con poco
conocimiento de la materia, utiliza técnicas programadas de aprendizaje y cuestionarios de
autoevaluación para asegurar la comprensión del tema. (Rodriguez Valencia, 2012)
Manual técnico.- Este manual presenta los principios y técnicas de una función
operacional determinada y sirve de referencia para la unidad administrativa y el personal
responsable de una actividad. (Rodriguez Valencia, 2012)
Por su función
Manual de producción.- Describe las instrucciones en base a los problemas cotidianos
de fabricación, control de calidad de la producción, distribución, empaque, etc.,
proporcionando al personal de producción el conocimiento necesario para evitar errores pues
es el área operativa más importante de la organización que genera los ingresos que tiene.
(Rodriguez Valencia, 2012)
Manual de compras.- Describe las pautas a considerarse en el proceso de compras y
servir de guía ante cualquier inconveniente que se presente en las actividades como
cotización, documentación, adquisición, ingreso de mercadería, etc. (Rodriguez Valencia,
2012)
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Manual de ventas.- Da al personal del área de ventas las pautas para desarrollar un
buen trabajo, describe aspectos importantes como porcentajes de comisión, beneficios, metas
de ventas mensuales y anuales. (Rodriguez Valencia, 2012)
Manual de finanzas.- Muestra por escrito las obligaciones financieras de la
administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización
están trabajando con dinero. (Rodriguez Valencia, 2012)
Manual de contabilidad.- Es de vital importancia porque el área de contabilidad es
quien genera la información financiera de la compañía que será presentada a terceras
personas para su uso, según sea el caso. (Rodriguez Valencia, 2012)
Manual de crédito y cobranzas.- Es un manual que establece la forma de cobro, la
custodia de los valores cobrados, políticas para otorgar créditos, documentos válidos,
personal encargado y responsabilidades para cada puesto de trabajo. (Rodriguez Valencia,
2012)
Manual de personal.- Son manuales que tienen relación a todos los aspectos que
conciernen al personal dentro de toda la organización como políticas internas, perfil para
selección de personal, reclutamiento a personal nuevo, capacitaciones internas y externas,
ascensos, sueldos, comisiones, beneficios, uso de servicios, permisos, vacaciones, faltas.
(Rodriguez Valencia, 2012)
Generales.- Este manual se refiere a todo el organismo en conjunto, el cual se
despliegan los siguientes manuales:
Manuales generales de organización: Resultado de la planeación organizacional y
abarca a todo el organismo, indica organización formal y estructura funcional.
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Manual general de procedimientos: Surge de la planeación y engloba procedimientos
de cada una de las unidades de la empresa.
Manual general de políticas: Describe por escrito los deseos y actitudes de la
dirección para toda la empresa. (Rodriguez Valencia, 2012)
Figura 3: Clasificación de los manuales
Por su
contenido
Por su
función
específica
De producción
De compras
De ventas
De finanzas
De contabilidad
De crédito y
cobranza
De personal
generales
De historia del organismo
De organización
De políticas
De procedimientos
De contenido múltiple
De adiestramiento o instructivo
técnicas
Clasificación
de manuales
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Contenido de los manuales de políticas y procedimientos
Los manuales de procedimiento deben seguir una serie de lineamientos en cuanto a la
forma, para lo que Álvarez Torres (2015) señala que, un manual debe contener los siguientes
datos:
Portada
Indice
Hoja de autorizacion del area
Política de calidad
Objetivos del Manual
Bitácora de revisiones y modificaciones a políticas y procedimientos.
Políticas
Procedimientos
Formatos
Anexos
Cada área autorizada debe tener su propio manual de políticas y procedimientos. El
responsable de la edición, revisión y actualización del manual es el director o gerente.
Características de los manuales de procedimientos
Establece lo que la dirección quiere o prefiere que se haga. (Álvarez Torres, 2015)
No dice cómo proceder, eso lo dice el procedimiento. (Álvarez Torres, 2015)
Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares. (Álvarez Torres,
2015)
Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes y congruentes con
la dirección. (Álvarez Torres, 2015)
Tiende a darle consistencia a la operación. (Álvarez Torres, 2015)
En un medio para que a todos se les trate equitativamente. (Álvarez Torres, 2015)
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Orienta las decisiones operativas en la misma dirección. (Álvarez Torres, 2015)
Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma dirección.
(Álvarez Torres, 2015)
Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos
rutinarios. (Álvarez Torres, 2015)
Ventajas de los manuales
Logra un sólido plan de organización.
Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones y las normas.
Permite que las tareas que realicen puedan mejorarse de una manera eficaz.
Permite delegar funciones inmediatas.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
Desventajas de los manuales
Algunas compañías consideran que son demasiado pequeñas para usar un manual que
describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas empresas consideran que es demasiado costoso, limitativo y difícil de
mantenerlo día a día.
Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.
Incluye aspectos formales de la empresa, dejando de lado los aspectos informales
cuya vigencia e importancia es notoria para la misma.
34
Marco contextual
La presente investigación la efectuare en la compañía PARRES S.A.
Figura 4: Empresa PARRES S.A.
Breve historia de PARRES S.A.
Hace treinta años una segunda generación de ingenieros eléctricos mexicanos, recorre
la sierra del Chichinautzin del estado de Morelos, observando la incidencia de las descargas
eléctricas, este es un lugar único en el mundo de descargas de alta densidad a 3.300 m.s.m.
Esta investigación permitió desarrollar prototipos de pararrayos y electrodos de puesta
a tierra probados a campo abierto, logrando excelentes resultados, los mismos que llevaron a
la apertura de su primera planta de fabricación en México D.F., los productos PARRES son
analizados bajo corrientes y voltajes propios de una descarga eléctrica, aspecto todavía no
reproducido en valores, condiciones y tiempos en el mundo.
35
Hace doce años PARRES decidió incursionar en el mercado ecuatoriano, iniciando
sus operaciones como una empresa ecuatoriana que asegure la calidad en la instalación de los
equipos pararrayos y puesta a tierra importados directamente desde la planta de México D.F.,
en la actualidad PARRES ECUADOR se dedica a la instalación de esos equipos con su
propio personal técnico tanto de México como de Ecuador.
En PARRES fomentamos los valores que permitan transmitir y desarrollar una
diferenciación característica en el mercado, traducida como un ente orientado a satisfacción
del cliente, trabajando bajo objetivos claros y definidos, aceptados por todos, estimulando la
labor en equipo, el desarrollo profesional y humano.
Parres S.A., se constituyó en la ciudad de Guayaquil mediante escritura pública
celebrada el 09 de febrero del 2004, ante el notario Dr. Rodolfo Pérez Pimentel e inscrita en
el registro mercantil el 11 de marzo del 2004.
Cuando un grupo de ingenieros electricistas desarrollaron una fuerte labor de
investigación para sistemas de tierras y pararrayos, realizando pruebas de campo con
impactos directos de rayo.
Enfocados en dar la mejor solución para cualquier tipo de proyecto, PARRES S.A.
desarrolla ingenieras estratégicas y funcionales en protección eléctrica según las necesidades
requeridas para cada cliente, aplicadas a la industria eléctrica y sus derivados,
telecomunicaciones, radiodifusoras, televisoras, industrias químicas en general y el hogar,
brindando con esto seguridad y protección a vidas humanas, instalaciones, equipos eléctricos
y electrónicos.
PARRES S.A. ofrece el servicio de consultoría y asesoría técnica para el desarrollo de
ingenierías, instalaciones y mantenimientos de los Sistemas de Tierras y Pararrayos,
impartimos cursos de capacitación con un esquema Teórico-Práctico, con el fin de lograr una
mejor comprensión del funcionamiento de los sistemas.
36
La empresa se encuentra ubicada en Kennedy Norte, Av. Francisco de Orellana Mz.
111 Solar # 1 Edif. WTC piso 4 oficina 418, tiene como actividad principal la Instalación,
Mantenimiento y Reparación de Estaciones de Telecomunicaciones.
Misión
Diseñar soluciones integradas en sistema de tierra, pararrayos e instalaciones con un
valor superior, teniendo así la preferencia del cliente para mantener el liderazgo en el
mercado de Ecuador y crecer en el mercado internacional, otorgando beneficios financieros
para nuestros accionistas y el bienestar del equipo humano.
Visión
Ser la empresa líder en ingeniería, fabricación y venta de sistemas de tierra y
pararrayos, preferidas en el mercado y caracterizada por su capacidad de respuesta en tiempo
y calidad.
Objetivo de PARRES S.A.
PARRES S.A. como empresa líder en sistemas de puesta tierras y pararrayos y con
más de diez años de experiencia en territorio Ecuatoriano, 40 de existir a nivel internacional,
protege tu patrimonio con los más altos estándares de calidad en el mercado, cumpliendo con
todas las normas internacionales de protección con descargas atmosféricas, personal
altamente calificado, diseños de tierra comprobados y avalados por normas acorde al tipo de
inmueble y tipo de terreno.
Objetivo de sistema de puesta a tierra y pararrayos
Un sistema de puesta a tierras y pararrayos protege tu hogar, finca, edificio comercial
o cualquier otra estructura de daños causados por rayos.
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Los daños por rayos incluyen parcialmente o por completo pérdidas de edificios y sus
contenidos debido a fuegos y daños estructurales, daños a equipos de cómputo, electrónicos,
electrodomésticos, rejas eléctricas, parabólicas satelitales, sistemas de telefonía, etc.
Estructura organizacional
De acuerdo con sus estatutos la compañía PARRES S.A. se constituye por los
siguientes órganos: la junta general de accionistas y la administración.
Entre las atribuciones de la junta general de la compañía PARRES S.A. se considera:
Elegir al presidente, al gerente general y vicepresidente de la compañía.
Elegir a un comisario quien durará dos años en sus funciones.
Aprobar los estados financieros, los que deberán estar presentados con el informe del
comisario en la forma establecida en el art. 279 de la Ley de Compañías vigente.
Resolver acerca de la distribución de los beneficios sociales.
Acordar el aumento o disminución del capital social de la compañía.
Autorizar la transferencia, enajenación y gravamen, a cualquier titulo de los bienes
inmuebles de propiedad de la compañía.
Acordar la disolución o liquidación de la compañía antes del vencimiento del plazo
señalado o del prorrogado, en su caso, de conformidad con la Ley.
Elegir al liquidador de la sociedad.
Conocer los asuntos que se sometan a su consideración.
La administración es elegida por la junta general de socios para un período de cinco
años y está integrada por el gerente general y el presidente y sus atribuciones y deberes son:
Ejercer individualmente la representación legal, judicial y extrajudicial de la
compañía.
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Administrar con poder amplio, general y suficiente los establecimientos, empresas,
instalaciones y negocios de la compañía, ejecutando a nombre de ella, toda clase de
actos y contratos sin más limitaciones que las señaladas en los estatutos.
Dictar el presupuesto de ingresos y gastos.
Manejar los fondos de la compañía y bajo su responsabilidad, abrir, manejar cuentas
correnties y efectuar toda clase de operaciones bancarias, civiles o comerciales que
obligue la compañía.
Nombrar y despedir empleados, previa las formalidades de la Ley.
Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Junta General de Accionistas.
Vigilar la contabilidad, archivo y correspondencia de la compañía y velar por el buen
funcionamiento de sus dependencias.
Las otras atribuciones que le confieren los estatutos.
Organigrama de PARRES S.A.
La compañía PARRES S.A. tiene el organigrama que se puede observar en la figura 1,
en el cual se detallan los principales departamentos que está conformada la compañía. La
compañía PARRES S.A., está orientada al cumplimiento de sus objetivos con el propósito de
alcanzar resultados óptimos.
A continuación, se describirá las funciones del departamento de contabilidad a
estudiar en esta investigación:
Departamento de contabilidad:
Revisar la documentación entregada por el departamento administrativo.
Llevar registros contables de todas las transacciones efectuadas por la compañía.
Ingreso de compras, ventas, comprobantes de retención de clientes, notas de débito y
crédito, depósitos.
39
Conciliación bancaria.
Facturación a clientes.
Emisión de cheques varios.
Manejo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Manejo de la página del IESS, MDT y SRI.
Realizar declaraciones de impuestos al SRI y sus respectivos anexos.
Realizar liquidaciones de haberes, cálculo de vacaciones.
Elaborar roles de pago, control y pago de beneficios sociales.
Manejo de caja chica.
Asistir a la administración u otro departamento en sus requerimientos.
Realizar diarios por cierres de mes.
Elaborar estados financieros para gerencia.
Ubicación de la compañía PARRES S.A.
La compañía PARRES S.A. se encuentra ubicada en la dirección tal como se muestra
en el siguiente gráfico.
Figura 5: Ubicación de la compañía PARRES S.A.
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Marco conceptual
Para este trabajo de investigación he citado el glosario de los conceptos más
relevantes que son los siguientes:
NIIF.- Normas internacionales de información financiera, son el conjunto de
estándares internacionales de contabilidad promulgadas por el International Accounting
Standars Board IASB, que establece los requisitos de reconocimiento, medición, presentación
e información a revelar sobre las transacciones y hechos económicos que afectan a una
empresa y que se reflejan en sus estados financieros. (NIIF para PYMES, 2009)
Control.- El control es un elemento que incluye todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificada (Mantilla, 2009).
Sistema de control interno.- El sistema de control interno es un proceso de control
integrado por los sistemas contables, financieros, de planeación, verificación, información y
operacionales de la organización, diseñado para asegurar en forma razonable la fiabilidad de
la información contable, alcanzando los objetivos de la misma. (Mantilla, 2009).
Manual de procedimientos.- Es un documento el cual se crea para obtener una
información detallada, ordenada, sistemática e integral sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una empresa.
(Zambrano Banchón, 2011)
Contabilidad.- Es la técnica de registrar, analizar e interpretar cronológicamente las
transacciones comerciales de una empresa. (Romero Lopez, 2014)
Flujo de información: Movimiento de información entre departamentos e individuos
dentro de una organización y entre una organización y su entorno. (Romero Lopez, 2014)
Gestión contable: Es un mecanismo útil para el control de los movimientos
comerciales y financieros de las organizaciones. (Romero Lopez, 2014)
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Procedimientos.- Conjuntos de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la
misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
(Zambrano Banchón, 2011)
Eficiencia.- Su origen proviene del término latino efficientia y se refiere a la habilidad
de contar con algo o alguien para obtener un resultado.
Eficacia.- Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.
Planificación.- Es prever los actos contables que tendremos durante el desarrollo de
nuestras actividades, para ir considerando que información deseamos obtener al final de
nuestras actividades. (Álvarez Torres, 2015)
Marco legal
Ley de compañías
Entre los aspectos más importantes a considerar dentro de lo estipulado en la Ley de
compañías tenemos:
Art. 143.- La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones
negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por
el monto de sus acciones. Las sociedades o compañías civiles anónimas están sujetas a todas
las reglas de las sociedades o compañías mercantiles anónimas. (Superintendencia de
Compañías)
Art. 146.- La compañía se constituirá mediante escritura pública que, previo mandato
de la superintendencia de compañías, será inscrita en el registro mercantil.
La compañía se tendrá como existente y con personería jurídica desde el momento de
dicha inscripción. Todo pacto social que se mantenga reservado será nulo. (Superintendencia
de Compañías, 2016)
42
Art, 160.- La compañía podrá establecerse con el capital autorizado que determine la
escritura de constitución. La compañía podrá aceptar suscripciones y emitir acciones hasta el
monto de ese capital. Al momento de constituirse la compañía, el capital suscrito y pagado
mínimos serán los establecidos por la resolución de carácter general que expida la
Superintendencia de Compañías. Todo aumento de capital autorizado será resuelto por la
junta general de accionistas y luego de cumplidas las formalidades pertinentes, se inscribirá
en el registro mercantil correspondiente. (Superintendencia de Compañías, 2016)
Una vez que la escritura pública de aumento de capital autorizado se halle inscrita en
el registro mercantil, los aumentos de capital suscrito y pagado hasta completar el capital
autorizado no causarán impuestos ni derechos de inscripción, ni requerirán ningún tipo de
autorización o trámite por parte de la Superintendencia de Compañías, sin que se requiera el
cumplimiento de las formalidades establecidas en el artículo 33 de esta Ley, hecho que en
todo caso deberá ser informado a la Superintendencia de Compañías. (Superintendencia de
Compañías)
Art. 274.- Los comisarios, socios o no, nombrados en el contrato de constitución de la
compañía o conforme a lo dispuesto en el artículo 231, tienen derecho ilimitado de
inspección y vigilancia sobre todas las operaciones sociales, sin dependencia de la
administración y en interés de la compañía. Los comisarios serán temporales y amovibles.
(Superintendencia de Compañías, 2016)
Art. 289.- Los administradores de la compañía están obligados a elaborar, en el plazo
máximo de tres meses contados desde el cierre del ejercicio económico anual, el balance
general, el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la propuesta de distribución de
beneficios, y presentarlos a consideración de la junta general con la memoria explicativa de la
gestión y situación económica y financiera de la compañía. (Superintendencia de Compañías,
2016)
43
El balance general y el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y sus anexos
reflejarán fielmente la situación financiera de la compañía a la fecha de cierre del ejercicio
social de que se trate y el resultado económico de las operaciones efectuadas durante dicho
ejercicio social (Superintendencia de Compañías)
Art. 290.- Todas las compañías deberán llevar su contabilidad en idioma castellano y
expresarla en moneda nacional. Sólo con autorización de la superintendencia de compañías,
las que se hallen sujetas a su vigilancia y control podrán llevar la contabilidad en otro lugar
del territorio nacional diferente del domicilio principal de la compañía. (Superintendencia de
Compañías, 2016)
Art. 293.- Toda compañía deberá conformar sus métodos de contabilidad, sus libros y
sus balances a lo dispuesto en las leyes sobre la materia y a las normas y reglamentos que
dicte la Superintendencia de Compañías para tales efectos. (Superintendencia de Compañías)
Art. 294.- El superintendente de compañías determinará mediante resolución los
principios contables que se aplicarán obligatoriamente en la elaboración de los balances de
las compañías sujetas a su control. (Superintendencia de Compañías, 2016)
Art. 300.- Si la Superintendencia de Compañías estableciere que los datos y cifras
constantes en el balance y en los libros de contabilidad de una compañía no son exactos o
contienen errores comunicará al representante legal y a los comisarios de la compañía.
El Superintendente de Compañías, a solicitud fundamentada de la compañía, podrá
ampliar dicho plazo. (Superintendencia de Compañías)
Reglamento de la ley del régimen tributario interno
Entre los aspectos más importantes a considerar dentro de lo estipulado en el
reglamento de ley orgánica de régimen tributario interno tenemos:
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Art. 1. Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes
documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la
realización de otras transacciones gravadas con tributos:
Facturas
Notas de venta - Rise
Liquidaciones de compra o prestación de servicios
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras
Boletos o entradas a espectáculos públicos
Otros documentos autorizados en el presente reglamento. (Servicio de Rentas
Internas, 2015)
Art. 19.- Requisitos de llenados para facturas:
Numeral 1.-Identificación del adquiriente con sus nombres y apellidos, denominación
o razón social y número de Registro Único de Contribuyentes (RUC) o cédula de identidad o
pasaporte, cuando la transacción se realice con contribuyentes que requieran sustentar costos
y gastos, para efecto de la determinación del impuesto a la renta o crédito tributario para el
impuesto al valor agregado; caso contrario, y si la transacción no supera los US $ 200
(doscientos dólares de los Estados Unidos de América), podrá consignar la leyenda
"CONSUMIDOR FINAL", no siendo necesario en este caso tampoco consignar el detalle de
lo referido en los números del 4 al 7 de este artículo. (Servicio de Rentas Internas , 2015).
Los comprobantes de retención deben emitirse tal como lo señala el art. 95 del
reglamento para la aplicación de la ley del régimen tributario interno.
Art.95.-Momento de la retención.- La retención en la fuente deberá realizarse al
momento del pago o crédito en cuenta, lo que suceda primero. Se entenderá que la retención
ha sido efectuada dentro del plazo de cinco días de que se ha presentado el correspondiente
comprobante de venta. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
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Las facturas que emiten por reembolso deben cumplir lo que señala el Art.36 del
reglamento para la aplicación de la ley del régimen tributario interno.
Art.36.- Reembolso de gastos en el país.- No estarán sujetos a retención en la fuente
los reembolsos de gastos, cuando los comprobantes de venta sean emitidos a nombre del
intermediario, es decir, de la persona a favor de quien se hacen dichos reembolsos y cumplan
los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención.
En el caso de gastos que no requieran de comprobantes de venta, los mismos serán
justificados con los documentos que corresponda, sin perjuicio de la excepción establecida en
este reglamento.
Los intermediarios efectuarán la respectiva retención en la fuente del impuesto a la
renta y del IVA cuando corresponda. Para los intermediarios, los gastos efectuados para
reembolso no constituyen gastos propios ni el reembolso constituye ingreso propio; para el
reembolsante el gasto es deducible y el IVA pagado constituye crédito tributario.
Para obtener el reembolso el intermediario deberá emitir una factura por el reembolso
de gastos, en la cual se detallarán los comprobantes de venta motivo del reembolso, con la
especificación del RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se
adjuntarán los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará lugar a
retenciones de renta ni de IVA.
En el caso de que el intermediario del reembolso sea un empleado en relación de
dependencia del reembolsante, éste podrá emitir una la liquidación de compra de bienes y
prestación de servicios en sustitución de la factura por el reembolso.
El pago por reembolso de gastos deberá estar sustentado en comprobantes de venta
que cumplan con los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y
Retención. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
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Art. 37.- Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.- Todas las sucursales y
establecimientos permanentes de compañías extranjeras y las sociedades definidas como tales
en la Ley de Régimen Tributario Interno, están obligadas a llevar contabilidad.
Igualmente, están obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las
sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con un capital
propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1o. de enero de cada ejercicio
impositivo hayan superado los USD 60.000 o cuyos ingresos brutos anuales de esas
actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido superiores a USD 100.000 o
cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad empresarial, del ejercicio fiscal
inmediato anterior hayan sido superiores a USD 80.000. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
En el caso de personas naturales que tengan como actividad económica habitual la de
exportación de bienes deberán obligatoriamente llevar contabilidad, independientemente de
los límites establecidos en el inciso anterior. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
Para el caso de personas naturales cuya actividad habitual sea el arrendamiento de
bienes inmuebles, no se considerará el límite del capital propio.
Las personas naturales que, de acuerdo con el inciso anterior, hayan llevado
contabilidad en un ejercicio impositivo y que luego no alcancen los niveles de capital propio
o ingresos brutos anuales o gastos anuales antes mencionados, no podrán dejar de llevar
contabilidad sin autorización previa del Director Regional del Servicio de Rentas Internas.
La contabilidad deberá ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un
contador legalmente autorizado. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
Los documentos sustentatorios de la contabilidad deberán conservarse durante el
plazo mínimo de siete años de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario como plazo
máximo para la prescripción de la obligación tributaria, sin perjuicio de los plazos
establecidos en otras disposiciones legales. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
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Art. 39.- Principios generales.- La contabilidad se llevará por el sistema de partida
doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América.
Para las personas naturales obligadas a llevar contabilidad y sociedades que no estén
bajo el control y vigilancia de las Superintendencias de Compañías o de Bancos y Seguros, la
contabilidad se llevará con sujeción a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC y a las
Normas Internacionales de Contabilidad NIC, en los aspectos no contemplados por las
primeras, cumpliendo las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno y este
Reglamento. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
Las sociedades sujetas al control y vigilancia de las Superintendencias de Compañías
o de Bancos y Seguros, se regirán por las normas contables que determine su organismo de
control; sin embargo, para fines tributarios, cumplirán las disposiciones de la Ley de
Régimen Tributario Interno y este Reglamento. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
En caso de que los documentos soporte de la contabilidad se encuentren en un idioma
diferente del castellano, la administración tributaria podrá solicitar al contribuyente las
traducciones respectivas de conformidad con la ley de modernización del estado, sin perjuicio
de las sanciones pertinentes. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
Previa autorización de la Superintendencia de bancos y seguros o de la
Superintendencia de compañías, en su caso, la contabilidad podrá ser bimonetaria, es decir, se
expresará en dólares de los Estados Unidos de América y en otra moneda extranjera.
Los activos denominados en otras divisas, se convertirán a dólares de los Estados
Unidos de América, de conformidad con los principios contables de general aceptación, al
tipo de cambio de compra registrado por el Banco Central del Ecuador. Los pasivos
denominados en moneda extranjera distinta al dólar de los Estados Unidos de América, se
convertirán a esta última moneda, con sujeción a dichas normas, al tipo de cambio de venta
registrado por la misma entidad. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
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CAPITULO III
Marco metodológico
Diseño de la investigación
Según Hernández, Fernández, & Baptista (2010) señalan que:
“El diseño de la investigación es un plan o estrategia que se desarrolla para obtener la
información que se requiere en una investigación. El diseño señala al investigador lo que
debe hacer para alcanzar sus objetivos de estudio, contestar las interrogantes que se ha
planteado y analizar la certeza de la(s) hipótesis formuladas en un contexto en particular”
El diseño de esta investigación será de tipo no experimental, ya que se va a realizar
sin alterar sus variables y lo que se va observar es tal como se da en su contexto natural,
puesto que en el proyecto se fundamenta la creación de un manual de control interno para la
contabilidad de PARRES S.A., analizando las falencias del departamento de contabilidad.
Se utilizará la técnica de campo, porque se van a estudiar los hechos en el lugar donde
ocurrieron.
Tipo de la investigación
Según el problema propuesto y los objetivos planteados para la creación de un manual
de control interno para la contabilidad de PARRES S.A., el enfoque de la investigación que
se utilizará será de tipo descriptiva, porque describe situaciones, contextos y eventos. Además
describiré los procesos que someteré a un análisis.
Se establece que la investigación descriptiva se la aplicará para el desarrollo de este
trabajo de investigación, para analizar la situación en la que se encuentra el departamento de
contabilidad de la compañía PARRES S.A.
49
Técnicas e instrumentos de investigación
En esta investigación se aplicará la técnica de entrevista a los funcionarios más
representativos que son: el Gerente administrativo – financiero y el Gerente general de la
compañía PARRES S.A., mediante la utilización de un cuestionario como instrumento de
investigación.
Entrevista
Una entrevista principalmente sirve para obtener o intercambiar información, en ella
participan dos personas el entrevistador y el entrevistado, se efectúa de forma oral, con una
comunicación directa que puede ser grabada o filmada según la aceptación del entrevistado.
La entrevista implica aplicar una serie de preguntas abiertas al entrevistado, a partir de
cuyas respuestas habrán de surgir los datos de interés, generando un diálogo, donde una de
las partes busca obtener información y la otra parte implica la fuente de los datos requeridos.
Características de la entrevista
Las características que todo cuestionario debe tener según Hernández Sampieri,
Fernández Collado, & Baptista Lucio (2010) son:
Antes de iniciar el interrogatorio, es necesario crear un clima de confianza y hacer
sentir a la persona entrevistada cuán importante es su colaboración y carácter de
confidencialidad de los datos que aporta.
Las preguntas deben reunir requisitos de confiabilidad y validez.
Iniciar la entrevista con las preguntas más simples.
El entrevistador no debe ser entrevistado.
La entrevista debe realizarse sin interrupciones.
Al concluir la entrevista se debe agradecer al informante su colaboración.
El entrevistador debe obtener la suficiente capacidad para observar, escuchar,
transcribir y sintetizar la información recopilada.
50
El entrevistador debe contar con una guía de entrevistas en donde se establezcan los
objetivos y los aspectos más relevantes de los datos que se han de recopilar para el
caso de la entrevista libre y un cuestionario para la entrevista dirigida.
Durante la entrevista o al final de la misma, el entrevistador deberá anotar en la ficha
de trabajo los resultados.
Instrumento de medición
El instrumento que se utilizará será el cuestionario y se contará con la disponibilidad
de tiempo y colaboración del gerente general y el gerente administrativo – financiero. Se
eligió la entrevista como técnica de esta investigación, debido a que es uno de los
instrumentos más valiosos para poder obtener información en las que se puedan observar las
actitudes, percepciones y la conducta de las personas a las que se van a entrevistar.
Antes de iniciar la entrevista se procederá a realizar una breve introducción
expresando el objetivo de la misma, con el fin de que las personas entrevistadas se muestren
accesibles y les permita hablar con confianza.
El cuestionario
Según Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio (2010) señalan que
“Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto de uno o más variables a
medir” (pág. 217). Los cuestionarios que se emplearán en las entrevistas al gerente general y
al gerente administrativo financiero se presentan en la tabla 3 y tabla 4.
Análisis de resultados
Presentación de entrevistas
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CUESTIONARIO # 1
EMPRESA: PARRES S.A.
CARGO: Gerente General
FECHA:
1) ¿La empresa está cumpliendo con los objetivos planteados?
El departamento administrativo financiero, ha tratado de que se cumplan todos los
parámetros de la mejor manera posible y de controlar las actividades y personas de cada área,
sin embargo no hay un control interno para que se pueda cumplir los objetivos de la empresa.
2) ¿Se ha realizado controles internos en el departamento de contabilidad?
No se ha realizado controles internos dentro del área de contabilidad para las
actividades que desempeñan, sin embargo se han seguido ciertos lineamientos por parte del
contador general.
3) ¿Cuenta la compañía con un manual de control interno en el área de
contabilidad?
No, la compañía no cuenta con un manual de normas, políticas y procedimientos,
actualmente desarrolla sus actividades de forma empírica.
4) ¿El personal del área de contabilidad tiene el conocimiento necesario para
cumplir con el perfil que se necesita en el departamento contable?
El personal contratado para laborar en el área de contabilidad, se lo selecciona en base
a sus estudios, es decir, que esté cursando la carrera de contaduría pública autorizada, se le
realiza una prueba sobre conocimientos relacionados en la parte contable y posteriormente se
lo mantiene 3 meses a prueba como lo estipula la ley.
5) ¿Considera usted que están aplicando correctamente los procesos y normas
contables, laborales y tributarias dentro de la ejecución de las actividades de la
empresa?
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No, ha habido una serie de conflictos en lo que respecta a la parte tributaria que no
están actualizados con las últimas reformas que rigen la práctica contable.
6) ¿El personal del departamento de contabilidad de la compañía PARRES S.A. es
capacitado en relación a leyes y normas que rigen la práctica contable?
Generalmente no se capacita al personal por falta de tiempo, se lo realiza
esporádicamente.
7) ¿La información financiera es preparada y presentada de manera oportuna y
confiable?
No es recibida en la gerencia en forma oportuna, aunque considero que si es confiable.
Los responsables aducen que a su vez no reciben en forma sistemática la información de
otros departamentos para su proceso.
8) ¿La compañía PARRES S.A. cumple oportunamente con las obligaciones
tributarias?
No, en muchas ocasiones se han recibido notificaciones de los entes de control.
9) ¿Considera que con un manual de control interno para la contabilidad se genera
confianza en los estados financieros de la empresa?
Por supuesto, con un mayor control en esa área tendremos unos informes financieros
confiables y resultados óptimos para la toma de decisiones.
10) ¿Está dispuesto a impulsar la implementación de un manual de control interno
en el área de contabilidad?
Si estoy dispuesto, porque ayudaría a mantener una información financiera calificada.
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CUESTIONARIO # 2
EMPRESA: PARRES S.A.
CARGO: Gerente Administrativo Financiero
FECHA:
1) ¿Cuentan con un programa contable y control administrativo para el registro de
las operaciones de la compañía PARRES S.A.?
Actualmente contamos con el programa LISTOSOFT.
2) ¿Cree que el sistema LISTOSOFT cuenta con todas las herramientas para el
correcto ingreso de la información contable?
Sí, porque este sistema tiene módulos integrados de:
Facturación
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Bancos
Inventario
Contabilidad
3) ¿La compañía PARRES S.A. cuenta con un área encargada del control interno?
La compañía siempre ha tratado que las actividades se realicen de la mejor manera
posible y de una forma controlada, sin embargo no se cuenta con esta área específica que se
encargue del control interno.
4) ¿Considera que existe un control adecuado en el área de contabilidad?
No, el personal no está capacitado constantemente y eso genera conflictos, al igual
que la información de las operaciones de la empresa no es registrada en el tiempo correcto,
porque no llega oportunamente al área de contabilidad, generando retrasos en los resultados
mensuales de los informes financieros.
54
5) ¿Las actividades que realiza el departamento de contabilidad es en base a un
manual de control interno?
La compañía no cuenta con un manual de control interno, todas las actividades que
realizan es en base a experiencias del personal.
6) ¿Cuál es el procedimiento que se realiza en el departamento de contabilidad para
realizar un control en sus actividades?
Una vez que la información es ingresada al sistema contable por el asistente, la
supervisora contable es la encargada de revisar esa documentación de que no existan errores
tanto a nivel de cuenta como en valores y posteriormente es autorizado por el contador
general.
7) ¿Cuál sería la principal deficiencia que ha observado dentro del área de
contabilidad?
Como principal deficiencia que he observado es que el personal del departamento de
contabilidad no exige a los otros departamentos la información que necesita para su proceso,
por lo que no da tiempo de que la documentación sea revisada y analizada correctamente,
dando como resultado que la información no sea confiable y afecte el desempeño del
departamento financiero.
8) ¿Considera necesario el uso de un manual de control interno para el
departamento de contabilidad de la compañía PARRES S.A.?
Claro, es muy importante y de gran ayuda la creación de un manual de control interno
para el departamento de contabilidad, con lo que se espera mejorar los procedimientos
internos y que se obtengan los estados financieros en forma oportuna y confiable.
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Valoración de las entrevistas
Luego de haber realizado las entrevistas con los principales funcionarios de la
compañía PARRES S.A. utilizando como herramienta un cuestionario de preguntas, se pudo
observar que existe una gran debilidad en el departamento de contabilidad.
Esto se debe a que no se han realizado la creación de controles internos, estableciendo
normas, políticas y procedimientos, existiendo falencias en los procesos tales como:
No existe segregación de funciones dentro del área.
El personal del departamento de contabilidad no exige a los otros departamentos la
información a tiempo, por lo que no se cumplen todos los procesos de revisión.
Los registros contables se realizan a final del mes.
Los informes sobre los estados financieros mensuales de la compañía no son
entregados a Gerencia en el plazo establecido
La falta de controles internos ha provocado que la información sea manipulada y con
un alto riesgo de error tanto en el proceso contable como en los resultados de los estados
financieros, siendo una información no confiable.
De manera general se obtuvo el reflejo de la necesidad que tiene la empresa PARRES
S.A. en la creación de un manual de control interno para la contabilidad, que le permita
asegurar y salvaguardar sus activos, así como el cumplimiento eficaz de sus operaciones.
56
CAPITULO IV
La propuesta
Identificación de las principales debilidades de la empresa PARRES S.A.
En el departamento de contabilidad se encontraron las siguientes debilidades por la
ausencia de un manual de control interno, los cuales se detallan a continuación:
Falta de conocimiento tributario y contable previo al registro de las transacciones
mercantiles de la compañía.
No se han establecido parámetros para los registros de las transacciones de la
compañía.
Existe descoordinación en el personal contable en lo que respecta a la asignación de
funciones para las actividades que van a realizar.
En el departamento de contabilidad no se ha establecido procedimientos para que
exijan la documentación y llegue oportunamente para su contabilización al
departamento.
Incumplimiento en la entrega oportuna de los informes financieros a la gerencia para
que exista una adecuada toma de decisiones.
Diagnóstico de los problemas de control contable en la empresa PARRES S.A.
La falta de un manual de control interno puede llevar al incumplimiento de las
funciones del personal en el departamento de contabilidad, siendo este el departamento
encargado del análisis, interpretación y registro de las operaciones de la empresa, por lo tanto
la información debe estar regida bajo las normas internacionales de información financiera
NIIF.
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Debido a esto es de suma importancia, que la empresa PARRES S.A., cuente con un
manual que le permita llevar un mejor control de las operaciones de la empresa que inciden
en la información que se envía al departamento de contabilidad, para lograr los objetivos de
una manera eficiente y eficaz, ya que estará adaptada a una serie de funciones, políticas y
procedimientos que la regulan.
En el manual se encontrarán una serie funciones específicas y procedimientos a
desenvolverse en las actividades contables para cumplir con las normas internacionales de
información financiera NIIF, la cual es de suma importancia para la gerencia en la toma de
decisiones.
Desarrollo de la propuesta
Creación de manual de control interno para la contabilidad de PARRES S.A.
Manual de procedimientos para sistematizar los procesos
Descripción del sistema contable
Para que una empresa logre tener un buen funcionamiento en sus operaciones y
trayectoria financiera, debe tener en cuenta una serie de factores que garanticen su estabilidad
y continuidad. Dentro de todos estos factores tenemos que destacar uno de los más
importantes, que es el sistema contable de la compañía, ya que constituye un medio eficaz
para procesar y almacenar información y que sirven de base para la toma de decisiones.
Los principales funcionarios de la compañía PARRES S.A. indicaron que actualmente
cuentan con un sistema integrado contable - administrativo denominado LISTOSOFT.
Mediante este sistema se puede acceder a diferentes módulos, los cuales detallo a
continuación:
Módulo de compras.
Módulo de facturación electrónica.
58
Módulo de bancos.
Módulo de Inventario.
Módulo de cuentas por cobrar.
Módulo de cuentas por pagar.
Módulo de contabilidad.
Para ingresar al sistema contable cada persona responsable de la contabilización de la
información cuenta con su respectivo usuario y clave. Dependiendo del usuario se asignan los
módulos a utilizar, ver figura 6.
Figura 6: Sistema contable LISTOSOFT
59
Manual de funciones, control y políticas del área de contabilidad
Objetivo
Establecer controles internos para la ejecución de los procesos contables con el fin de
asegurar la aplicación de la normativa contable para la obtención de la información financiera
que sirva para la toma de decisiones de la compañía PARRES S.A.
Alcance del manual
El presente manual será para el cumplimiento del departamento de contabilidad de la
compañía PARRES S.A., para que ejecute las funciones relacionadas con las actividades
descritas dentro de las funciones y procedimientos que se describirán en el manual.
Principales funciones del contador general
Planear, organizar, dirigir y controlar las funciones del departamento.
Hacer cumplir las políticas y procedimientos para el correcto funcionamiento de las
actividades dentro del área.
Controlar el cumplimiento de los procesos técnicos en registros de cuentas y su
conciliación correspondiente.
Proporcionar los informes financieros mensuales a la gerencia en la fecha establecida.
Cumplir con otras funciones que hayan sido asignadas por los principales
funcionarios de la compañía el gerente general o el gerente administrativo –
financiero.
Funciones del supervisor contable del departamento
Supervisar las actividades del auxiliar contable.
Verificar las declaraciones mensuales y respectivos anexos realizados por el auxiliar
contable.
60
Velar que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas internaciones de
información financiera, NIIF.
Asesorar en materia contable, fiscal y financiera al auxiliar de contabilidad.
Exigir a los otros departamentos la documentación para el registro contable.
Supervisar que las operaciones sean realizadas en el tiempo establecido para el
posterior cierre mensual de los estados financieros.
Envío de reportes de cuentas por pagar y cuentas por cobrar al gerente administrativo
financiero.
Realizar conciliaciones bancarias mensuales.
Análisis de cuentas.
Realizar asientos de cierre mensuales del periodo.
Elaborar los informes financieros para la gerencia.
Funciones del auxiliar contable del departamento
Revisar que los documentos recibidos de los otros departamentos de la compañía
cumplan con los requisitos exigidos por ley.
Registrar los hechos económicos de la empresa sean estos: compras, ventas, ingreso
de notas de débito y crédito, depósitos, realización de cheques varios.
Elaborar declaraciones mensuales y sus respectivos anexos.
Realizar facturación mensual.
Realizar nómina mensual.
Asistir a la administración u otro departamento en sus requerimientos.
Archivar toda la documentación contable del departamento.
61
Organismos de control
Los estados financieros de la compañía PARRES S.A., están elaborados bajo las
normas internacionales de información financiera para pequeñas y medianas empresas
PYMES, y sus organismos de control son:
Servicio de rentas internas.
Superintendencia de compañías.
Ministerio de trabajo.
Instituto ecuatoriano de seguridad social.
Políticas Administrativas
Responsabilidad del departamento de contabilidad
El proceso contable de la compañía PARRES S.A. es responsabilidad del
departamento de contabilidad.
Todos los hechos que ocurran en la compañía, los cuales sean registrados de forma
económica, deberán ser expresados en una misma unidad de medida o unidad monetaria, la
cual será en dólares de los Estados Unidos de América y la contabilidad se llevará por el
sistema de partida doble, en idioma castellano, así mismo los estados financieros presentados
deberán reflejar esa misma unidad monetaria. (Servicio de Rentas Internas , 2015)
Plazo de entrega de la información financiera de la empresa
El departamento de contabilidad tiene la obligación de presentar los estados
financieros mensuales dentro de los primeros 15 días del mes siguiente. Además presentará
un estado financiero anual en el mes de enero del año siguiente.
62
Documentación
El departamento de contabilidad deberá revisar la documentación recibida de forma
prolija, es decir verificar detalladamente que los documentos cumplan con los requisitos
establecidos por la ley y su reglamento, para posteriormente ingresarlos en el sistema
contable de la compañía.
Esta documentación deberá ser recibida en contabilidad en una forma regular y
sistemática.
Las facturas de los proveedores se recibirán en el departamento de contabilidad hasta
un máximo de tres días laborables después de cada fin de mes, luego de esta fecha se
devolverá y se tendrá que exigir el cambio de fecha de la factura.
Contabilidad está en la obligación de exigir a los otros departamentos que cumplan
con la entrega oportuna de la documentación, acogiéndose a tres pasos:
El supervisor contable solicitará vía correo electrónico la documentación al jefe del
departamento respectivo.
Si no se obtuvo respuesta favorable, el supervisor contable enviará una segunda
comunicación con copia al contador general de la compañía.
Si es necesario el supervisor exigirá la documentación por la misma vía, pero con
copia a la gerencia general de la compañía.
Del pago de facturas a los proveedores
Para realizar los pagos a proveedores, el documento de sustentación deberá ser
contabilizado y con la respectiva revisión y visto bueno del contador general; los pagos a los
proveedores se realizarán los días lunes a partir de las 15:00 hasta las 17:00.
63
Manejo de caja chica
El fondo de caja chica para el departamento de contabilidad deberá ser de $100 y será
utilizado para gastos de movilización, gastos de cafetería, envíos de encomienda y otros
gastos que autorice la gerencia.
Todo gasto de caja chica deberá estar debidamente documentado con los respectivos
comprobantes de ventas autorizados por el servicio de rentas internas y la movilización
deberá ser soportada con vale de caja, que deberá estar firmado por el custodio y por la
persona que recibe el valor.
La reposición de la caja chica se realizará con un 75% de gastos, los mismos que
deberán ser revisados y aprobados por el contador general de la compañía PARRES S.A.
De los permisos y vacaciones
Para el caso de citas médicas se deberá enviar un correo de solicitud a la gerencia con
copia al contador general con 48 horas de anticipación para su aprobación; una vez aprobado
se deberá imprimir el e-mail y archivar en la carpeta del empleado.
Luego de la cita médica el empleado deberá entregar a contabilidad el respectivo
certificado otorgado por el IESS como soporte y se deberá adjuntar en la carpeta del
empleado.
La no presentación del certificado médico será motivo de descuento por el tiempo del
permiso solicitado.
Para los permisos de paternidad se deberá presentar y entregar una copia del papel de
nacido vivo a la gerencia para su revisión y aprobación, luego el gerente general deberá
entregarlo a contabilidad para el respectivo archivo.
Las vacaciones deben ser coordinadas con la gerencia con 1 mes de anticipación, para
que puedan coordinar las actividades a desempeñar por el empleado y pueda entregar su
puesto por esos días.
64
Para otros permisos, se deberá hacer la solicitud mediante correo electrónico con 48
horas de anticipación a la gerencia con copia al contador general, detallando si el tiempo
solicitado será descontado en el rol o se lo hará con cargo a sus vacaciones.
Respaldo de la información contable
El departamento de contabilidad realizará respaldos de los archivos informáticos de
las operaciones que se registran en el sistema contable dos veces por semana, con el fin de
evitar la pérdida de información ante una eventualidad y complementándola con un respaldo
mensual luego del cierre contable, que reemplazará a los respaldos mencionados
anteriormente.
Capacitación al personal de contabilidad
La compañía PARRES S.A., deberá realizar capacitaciones al personal de
contabilidad 1 vez cada 2 meses en relación a leyes y normas que rigen la práctica contable y
tributaria, con excepción cuando haya salido una nueva normativa deberá realizarse a los 5
días siguientes, con el fin de que tengan un amplio conocimiento para el correcto registro de
la información contable de la compañía.
Políticas contables
Efectivo y equivalente de efectivo
Se considera como efectivo lo disponible en caja - bancos y como equivalentes a
efectivo a las inversiones a corto plazo con mayor liquidez con vencimientos de tres meses o
menos desde su fecha de adquisición.
Propiedades, planta y equipo
Reconocimiento
La entidad reconocerá el costo de un elemento de propiedad, planta o equipo como un
activo si, y solo si:
65
Es probable que la entidad obtenga beneficio económicos futuros asociados con el
elemento. (NIIF para PYMES, 2009)
El costo del elemento puede medirse con fiabilidad. (NIIF para PYMES, 2009)
Cálculo de depreciaciones
Se depreciará un activo por el método de línea recta en función de los años de vida
útil, que de conformidad con la ley del régimen tributario interno y su reglamento se hará
aplicando los siguientes porcentajes:
Tabla 2: Porcentajes de depreciación
Nota: Información tomada de (Servicio de Rentas Internas, 2015)
Beneficios a empleados
Los beneficios a los empleados son todas las formas de contraprestaciones que la
entidad concede a los empleados a cambio de sus servicios o por indemnizaciones por cese.
(NIIF para PYMES, 2009)
Los principales pagos a los trabajadores, corresponden a la decimotercera
remuneración, decimocuarta remuneración, fondos de reserva, vacaciones y la participación
del 15% en las utilidades de la compañía.
DESCRIPCIÓN PORCENTAJE
ANUAL
VIDA
UTIL EN
AÑOS
Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y
similares
5% 20
Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% 10
Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% 5
Equipos de cómputo y software 33,33% 3
66
Vacaciones
De conformidad con el art. 69 del código de trabajo de la república del Ecuador, todo
trabajador tendrá derecho a gozar anualmente de un período ininterrumpido de quince días de
descanso, incluidos los días no laborables.
Los trabajadores que hubieren prestado servicios por más de cinco años en la misma
empresa o al mismo empleador, tendrán derecho a gozar de un día adicional de vacaciones
por cada uno de los años excedentes o recibirán en dinero la remuneración correspondiente a
los días excedentes. (Ministerio de trabajo, 2016)
Décimo Tercer Sueldo
De conformidad con el art.111 del código de trabajo, los trabajadores tienen derecho a
que sus empleadores les paguen mensualmente la parte proporcional a la doceava parte de las
remuneraciones que perciban durante el año calendario.
El trabajador o trabajadora deberá de solicitar de forma escrita sí este valor lo desea
recibir de forma acumulada, hasta el veinte y cuatro de diciembre de cada año.
El periodo de cálculo para el décimo tercer sueldo es de 01 de diciembre al 30 de
noviembre (Ministerio de trabajo, 2016)
Décimo cuarto sueldo
De conformidad con el art.113 del código de trabajo, los trabajadores tendrán derecho
a una bonificación mensual equivalente a la doceava parte de la remuneración básica mínima
unificada para los trabajadores en general.
El trabajador o trabajadora deberá de solicitar de forma escrita sí este valor lo desea
recibir de forma acumulada, hasta el 15 de marzo en las regiones de la costa e insular, y hasta
el 15 de agosto en las regiones de la sierra y amazónica. (Ministerio de trabajo, 2016)
Para el pago de esta bonificación se observará el régimen escolar adoptado en cada
una de las circunscripciones territoriales. (Ministerio de trabajo, 2016)
67
El periodo de cálculo para la región de la costa e insular es de 01 de marzo al 28 de
febrero. (Ministerio de trabajo, 2016)
Fondo de reserva
De conformidad con el art.196 del código de trabajo, todo trabajador que preste
servicios por más de un año tiene derecho a que el empleador le cancele una suma
equivalente a un mes de sueldo o salario por cada año completo posterior al primero de sus
servicios. Estas sumas constituirán su fondo de reserva o trabajo capitalizado. (Ministerio de
trabajo, 2016)
Para el caso de que el trabajador no haya realizado una solicitud de acumulación de
fondo de reserva en el IESS, el empleador deberá pagarlo directamente al trabajador en
conjunto con su remuneración mensual mediante la nómina. (Ministerio de trabajo, 2016)
Participación del 15% de utilidades
De conformidad con lo que establece el art.97 del código de trabajo de la república del
Ecuador, el empleador o empresa reconocerá en beneficio de sus trabajadores el 15% de la
utilidades liquidas.
El 10% se dividirá para los trabajadores de la empresa, sin consideración a las
remuneraciones recibidas por cada uno de ellos durante el año correspondiente al reparto y
será entregado directamente al trabajador. (Ministerio de trabajo, 2016)
El 5% será entregado directamente a los trabajadores de la empresa, en proporción a
sus cargas familiares, entendiéndose por estas al cónyuge o conviviente en unión de hecho,
los hijos menores de dieciocho años y los hijos minusválidos de cualquier edad. (Ministerio
de trabajo, 2016)
68
Utilidades no cobradas
De conformidad con el art. 106 la parte empleadora está obligada a agotar sus
refuerzos para entregar de forma directa el beneficio de utilidades a sus trabajadores o ex
trabajadores. Si hubiere utilidades no cobradas por las personas trabajadoras o ex
trabajadoras, la parte empleadora las depositará a beneficio de estos en una cuenta del sistema
financiero nacional, a más tardar, dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que debió
efectuarse el pago, debiendo además la parte empleadora publicar por la prensa la nómina de
las personas trabajadoras o ex trabajadoras beneficiarios de este derecho, que le corresponde
a cada una de ellas, a través de un diario de circulación nacional o local. (Ministerio de
trabajo, 2016)
Ingresos
La definición de ingresos incluye tanto los ingresos de actividades ordinarias como las
ganancias. Los ingresos de actividades ordinarias surgen en el curso de las actividades
ordinarias de la entidad, y corresponden a una variada gama de denominaciones, tales como
ventas, honorarios, intereses, dividendos, alquileres y regalías. (NIIF para PYMES, 2009)
Costos y gastos
La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen en las
actividades ordinarias de la entidad. Entre los gastos de la actividad ordinaria se encuentran,
por ejemplo, el costo de las ventas, los salarios y la depreciación. Usualmente, los gastos
toman la forma de una salida o depreciación de activos, tales como efectivo y otras partidas
equivalentes al efectivo, inventarios o propiedades, planta y equipo. (NIIF para PYMES,
2009)
Procedimientos
Procedimiento de compras
69
Toda factura que emite el proveedor del bien o servicio deberá cumplir con los
requisitos que establece el reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos
complementarios con la finalidad de sustentar costos y/o gastos.
Dentro de la compañía PARRES S.A. se deben de cumplir los siguientes
procedimientos:
Se receptarán las facturas de los proveedores y se verificará que el comprobante de
venta sea válido y cumpla con los requisitos establecidos por la ley y su reglamento.
En caso de encontrar errores en la documentación se procederá a devolver a su
remitente.
Si la factura es electrónica, se procederá a verificar en la página del SRI la validez y
demás requisitos de la misma.
Una vez verificada la documentación se ingresará la factura al sistema contable
LISTOSOFT con su respectivo comprobante de retención.
En caso de no existir la cuenta apropiada se procederá a crearla, acorde al plan de
cuentas establecido.
Se verificará el correcto registro mediante la revisión del asiento contable y se
procederá con la impresión para adjuntar con el documento.
Por último se procederá archivar en el lugar correspondiente la documentación que
respalda la transacción.
Flujograma del proceso de compras
El flujograma del proceso para el registro de compras de la compañía PARRES S.A.
se detalla a continuación, en la figura 7.
70
Figura 7: Flujograma del proceso de compras
PROVEEDOR DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
NO
SI
INICIO
Emite comprobante de venta
Comprobante de venta
¿Cumple requisitos
de emisión de
comprobantes de
venta?
Registrar factura de proveedor
en el sistema contable
Programación de pago
Archivar la documentación en
orden secuencial
FIN
Comprobante de venta
71
Procedimiento de facturación
Descripción del procedimiento
La compañía PARRES S.A. para el proceso de facturación actualmente trabaja con
la facturación electrónica, a continuación detallo los pasos que se deberán seguir para
registrar en el sistema LISTOSOFT.
Figura 8: Pasos para acceder al programa LISTOSOFT
El departamento de proyectos entregará a contabilidad actas de los clientes para la
respectiva facturación, luego se verificarán los valores de las actas y que estén firmadas por el
cliente y por el coordinador de panel de control.
Se ingresará al módulo de ventas – factura y se ingresará la información del cliente y
se verificará que la información ingresada sea la correcta para finalmente proceder a grabar la
transacción contable.
Se ingresará al módulo procesos – contabilidad – autorización de comprobantes
electrónicos y se pedirá autorización al SRI.
Se regresará al registro de la venta y se la actualizará.
Se procederá a imprimir el RIDE para que el supervisor de contabilidad revise la
venta y el asiento contable.
Se enviará el archivo XML y el RIDE al respectivo cliente.
Se procederá a imprimir el asiento de la venta junto con una copia de la factura
emitida al cliente para que sea archivada.
Ingreso al Sistema Contable
LISTOSOFT Comprobantes Ventas Factura
72
Figura 9: Autorización de comprobantes electrónicos
Procedimiento para declaraciones de impuestos
El procedimiento que deberá seguirse en la compañía PARRES S.A. para realizar sus
declaraciones mensuales ante el servicio de rentas internas será el siguiente:
El plazo para el cierre mensual de la información contable deberá ser hasta los 10 días
del siguiente mes.
El auxiliar de contabilidad procederá a realizar los borradores de las declaraciones,
siendo estos el form 103 y el form 104 con su respectivo anexo transaccional.
73
El supervisor contable revisará los borradores de las declaraciones con sus respectivos
soportes, sean estos mayores contables, reportes de cada casillero a usar en cada formulario y
el consolidado del IESS.
En el caso de haber errores serán entregados los formularios al auxiliar contable para
que los corrija.
Luego de haber sido revisados los borradores de las declaraciones, se procederá a
realizar las declaraciones en la página del SRI un día antes de la fecha de vencimiento.
Se procederá a imprimir los formularios para que el contador general los firme junto
con el representante legal de la compañía.
Teniendo los formularios firmados se procederá archivar.
Figura 10: Declaración de impuestos Form 103
74
Figura 11: Declaración de impuestos Form 104
Procedimiento de nómina
Afiliación a los trabajadores al IESS
Conforme lo indica el art. 73 de la ley de seguridad social establece que, el empleador
está obligado afiliar al trabajador al Seguro General Obligatorio y a remitir al IESS el aviso
de entrada dentro de los primeros quince 15 días desde el primer día de labor.
Contrato de trabajo
La compañía PARRES S.A., deberá realizar el respectivo contrato de trabajo, así
como lo establece la Ley orgánica de justica laboral y reconocimiento en el hogar de las
reformas al código de trabajo.
En el contrato de plazo indefinido, se indicará un periodo a prueba, el cual tendrá
duración de 90 días.
75
El plazo máximo para registrar del contrato en el sistema de administración integral
de trabajo y empleo SAITE, es de 30 días a partir del inicio de la relación laboral del
trabajador con la compañía, que será cargado junto con el aviso de entrada del IESS.
Registro y legalización de actas de finiquito
Es obligación de la compañía PARRES S.A., elaborar, pagar y registrar las actas de
finiquito tal como lo indica el código de trabajo.
Los plazos establecidos son los siguientes:
30 días a partir de la fecha de la terminación laboral.
15 días a partir de la fecha de terminación laboral, para el caso de desahucio o
terminación de mutuo acuerdo.
Descripción del procedimiento
La gerencia entregará la hoja de vida de la persona que se va a contratar.
Se procederá a solicitar al nuevo trabajador la siguiente documentación:
Copia de cédula y copia de certificado de votación
Copia de planilla de servicio básico
Certificado de referencias personales
Croquis de la dirección donde reside, misma que debe coincidir con la
dirección que refleja la panilla de servicio básico.
Se elaborará el respectivo contrato para que el trabajador y el representante legal
procedan a firmarlo.
Se procederá a ingresar a la página del IESS para afiliar al nuevo trabajador y generar
el aviso de entrada.
Una vez que se tenga el contrato y el aviso de entrada firmado por ambas partes, se
deberá ingresar a la página del Ministerio de trabajo y proceder a registrar los datos
del contrato, finalmente se archivará toda la documentación del trabajador.
76
Figura 12: Flujograma del ingreso del personal
INICIO
Contabilidad
recepta la
documentación del
trabajador
Se elabora contrato de
trabajo
Contrato
Se elabora aviso de
entrada en el IESS
Firma el contrato el
gerente y el
trabajador
Se registra contrato en
el ministerio de
trabajo
Referencias
personales
Croquis
Planilla de
servicio básico
Copia de
cedula
Copia del
certificado de
votación
actualizado
Curriculum
Gerencia recepta
la documentación
del trabajador
Contrato
Archivar la
documentación
FIN
77
Actas de finiquito
Cuando la terminación laboral sea por renuncia, desahucio o indemnización por
despido se procederá de la siguiente manera:
Se realizará el respectivo aviso de salida del ex trabajador en la página del IESS.
Se elaborará el borrador de la liquidación de haberes para que sea revisado por la
supervisora contable y que lo apruebe la contadora general.
Aprobado el borrador de la liquidación de haberes, se procederá a registrar los datos
de la liquidación de haberes en el sistema del Ministerio de trabajo.
El sistema del ministerio generará la respectiva acta de finiquito con los datos
ingresados, luego se deberá imprimir 3 ejemplares.
Se procederá a revisar los ejemplares impresos para proceder a emitir el respectivo
cheque por el pago de la liquidación.
Se entregará a gerencia los 3 ejemplares de la liquidación de haberes junto con el
aviso de salida y el comprobante de cheque para que lo firme.
Una vez que se tenga la documentación firmada por gerencia, se deberá certificar el
cheque y sacar copia.
Se coordinará con el ex trabajador para hacer la entrega del respectivo pago y firme el
acta de finiquito, el aviso de salida y el comprobante de cheque.
Teniendo toda la documentación firmada, se procederá a subir en el sistema del
ministerio de trabajo los siguientes archivos en PDF:
Acta de finiquito firmada por ambas partes, el empleador y el ex trabajador.
Copia del cheque entregado al ex trabajador.
Finalmente toda la documentación será archivada por el auxiliar de contabilidad.
78
Figura 13: Flujograma de actas de finiquito
SI
NO
INICIO Realizar aviso de
salida y preparar
borrador de
liquidación haberes
Entregar a la
supervisora para su
revisión
¿Está
correcta?
Registrar el acta
de finiquito en
el MDT
Imprimir
Acta de Finiquito
Revisar los
documentos
impresos
Elaborar cheque en
el sistema contable
LISTOSOFT
Entregar a gerencia los
respectivos documentos
de la liquidación de
haberes Aviso de Salida
Acta de Finiquito
Cheque
Entregar el cheque al ex
trabajador y corroborar la
firma en los respectivos documentos
Aviso de Salida
Acta de Finiquito
Comprobante de
Cheque
1
1 2
Escanear la
documentación
Acta de Finiquito
Copia del cheque certificado
Cargar en el MDT
la documentación escaneada
Archivar la
documentación. FIN 2
Se entrega al auxiliar
contable para que
corrija.
79
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
De acuerdo con el análisis realizado en la compañía PARRES S.A., se concluye lo
siguiente:
El personal del departamento de contabilidad no posee el conocimiento necesario que
requiere el área, el personal que labora en el departamento desarrollan sus actividades en base
a órdenes y autorizaciones del contador general o en base a experiencias que han tenido y no
es capacitado esporádicamente.
El departamento de contabilidad no exige a los otros departamentos de la compañía la
documentación que se requiere para el cierre mensual del período, por lo que la información
no es revisada correctamente, ocasionando que los informes financieros no sean entregados
oportunamente a la gerencia para la toma de decisiones.
Mediante la aplicación de cuestionarios de control interno se determinó que no se
encuentran establecidos procesos o procedimientos que sirvan de referencia para el desarrollo
de operaciones del personal de contabilidad.
Al realizar el levantamiento de datos para describir los procedimientos del personal
del departamento de contabilidad se pudo evidenciar que existen algunos procesos que se
repiten debido a que no existe la herramienta necesaria que les permita automatizarlos.
80
Recomendaciones
En base a las conclusiones que se determinaron en la presente investigación se
recomienda a la compañía PARRES S.A. lo siguiente:
Dar capacitaciones actuales y constantes al personal de toda la compañía, el cual les
permitirá tener un conocimiento amplio para obtener mejores rendimientos en las actividades
que realizan.
Implementar un manual de políticas y procedimientos en todos los departamentos de
la compañía PARRES S.A., estructurado con la finalidad de que sirva de apoyo para la
inducción, capacitación del personal; ayudando a optimizar tiempo debido a que el manual
describe paso a paso las funciones y las actividades a desempeñar por cada puesto de trabajo.
Mantener actualizado los procesos y procedimientos de cada uno del personal de la
compañía, para que exista un mayor control y eficiencia en el manejo de las operaciones de la
compañía PARRES S.A.
81
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departamento de Operaciones y Logística en la compañía Circolo S.A.
Guayaquil.
83
APENDICE A
Tabla 3: Cuestionario # 1
EMPRESA: PARRES S.A.
CARGO: Gerente General
FECHA:
1) ¿La empresa está cumpliendo con los objetivos planteados?
2) ¿Se ha realizado controles internos en el departamento de contabilidad?
3) ¿Cuenta la compañía con un manual de control interno en el área de contabilidad?
4) ¿El personal del área de contabilidad tiene el conocimiento necesario para cumplir
con el perfil que se necesita en el departamento contable?
5) ¿Considera usted que están aplicando correctamente los procesos y normas contables,
laborales y tributarias dentro de la ejecución de las actividades de la empresa?
6) ¿El personal del departamento de contabilidad de la compañía PARRES S.A. es
capacitado en relación de leyes y normas que rigen la práctica contable?
7) ¿La información financiera es preparada y presentada de manera oportuna y
confiable?
8) ¿La compañía PARRES S.A. cumple oportunamente con las obligaciones tributarias?
9) ¿Considera que con un manual de control interno para la contabilidad se genera
confianza en los estados financieros de la empresa?
10) ¿Está dispuesto a impulsar la implementación de un manual de control interno en el
área de contabilidad?
84
Tabla 4: Cuestionario # 2
EMPRESA: PARRES S.A.
CARGO: Gerente Administrativo Financiero
FECHA:
1) ¿Cuentan con un programa contable y control administrativo para el registro de las
operaciones de la compañía PARRES S.A.?
2) ¿Cree que el sistema LISTOSOFT cuenta con todas las herramientas para el correcto
ingreso de la información contable?
3) ¿La compañía PARRES S.A. cuenta con un área encargada del control interno?
4) ¿Considera que existe un control adecuado en el área de contabilidad?
5) ¿Las actividades que realiza el departamento de contabilidad es en base a un manual
de control interno?
6) ¿Cuál es el procedimiento que se realiza en el departamento de contabilidad para
realizar un control en sus actividades?
7) ¿Cuál sería la principal deficiencia que ha observado dentro del área de contabilidad?
8) ¿Considera necesario el uso de un manual de control interno para el departamento de
contabilidad de la compañía PARRES S.A.?
