UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/37547/1/TESIS...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO TEMA: “DISEÑO DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA DIEMPEC CIA. LTDA.” AUTORES: LISSETH MERCEDES MERA MENDOZA DENISSE LILIBERTH GARCES MESTANZA TUTOR DE TESIS: ING. OMAR DANIEL APOLINARIO ZATIZABAL, MAE GUAYAQUIL, ABRIL 2018
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR
POR EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“DISEÑO DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO
PARA MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA
DIEMPEC CIA. LTDA.”
AUTORES:
LISSETH MERCEDES MERA MENDOZA
DENISSE LILIBERTH GARCES MESTANZA
TUTOR DE TESIS:
ING. OMAR DANIEL APOLINARIO ZATIZABAL, MAE
GUAYAQUIL, ABRIL 2018
ii UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORZADA
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: “DISEÑO DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA DIEMPEC CIA. LTDA.” AUTOR/ES: DENISSE LILIBETH GARCES MESTANZA LISSETH MERCEDES MERA MENDOZA
TUTOR: ING.COM.APOLINARIO ZATISABAL OMAR REVISORES: ING. SIMON PARRALES
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACIÓN:ABRIL 2018 N° DE PÁGS.: 148
ÁREA TEMÁTICA:
PALABRAS CLAVES: Manual Operativo y Financiero, Procesos, Calidad, Ventas, Toma de Decisiones.
El presente trabajo de investigación propone un “Diseño Manual Operativo y Financiero para la empresa DIMPEC CIA. LTDA.”, que sera como una herramienta que le permita gestionar sus actividades con criterios de excelencia, economía, eficacia a fin de incrementar sus ventas, mejorar la calidad de sus procesos y generar un mayor impacto. Contiene el problema que afecta a la organización, la justificación y su contexto que plantea los objetivos. La fundamentación teórica, el cual ha sido estructurado en función de las variables investigadas, los elementos se hallan organizados sistemáticamente de acuerdo con la categorización. La metodología utilizada, la misma que ha permitido elegir el tipo de estudio, delimitar el universo a investigar y la elaboración de instrumentos adecuados de recolección de datos, lo cual nos permitió obtener la información real de los aspectos investigados, seguido de un análisis e Interpretación de datos, a través de tablas explicativas y gráficos, que proporcionan resultados técnicos y verídicos de la investigación. La propuesta en el que detalla las funciones, procesos y procedimientos, que se propone en los procesos en la empresa DIEMPEC CIA. LTDA., y finalizando con las conclusiones a las que se ha llegado a lo largo de la investigación,
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN: Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI
NO
CONTACTO CON AUTOR: Teléfono: 0986237809 E-mail: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre: Secretaria de la Facultad
Teléfono: 042206950 042596830
iii UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORZADA
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado ING.COM APOLINARIO ZATIZABAL OMAR, MAE,
tutor del trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido
elaborado por DENISSE LILIBERTH GARCES MESTANZA C.I. Nº0927241695
y LISSETH MERCEDES MERA MENDOZA C.I. Nº0921063319., con mi
respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de
CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO.
Plagiarism Checker quedando el 1% de coincidencia.
-------------------------------------------------------------- ING.COM APOLINARIO ZATIZABAL OMAR, MAE
C.I. Nº.0912855426
iv UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORZADA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Habiendo sido nombrado, ING. COM. APOLINARIO ZATIZABAL OMAR, MAE
Como tutor de tesis de grado como requisito para optar por título de contador público
autorizado presentado por las egresados:
DENISSE LILIBETH GARCES MESTANZA con C.C # 0927241695 y LISSETH MERCEDES
MERA MENDOZA Con C.C # 0921063319 cuyo tema es:
TEMA: “DISEÑO DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA
MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA DIEMPEC CIA. LTDA.”
Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para
su sustentación.
--------------------------------------------------------------ING.COM APOLINARIO ZATIZABAL OMAR, MAE
C.I. Nº.0912855426
v UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORZADA
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son
de absoluta propiedad y responsabilidad de:
DENISSE LILIBETH GARCES MESTANZA con C.C # 0927241695 y LISSETH MERCEDES
MERA MENDOZA Con C.C # 0921063319 cuyo tema es:
TEMA “DISEÑO DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA
MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA DIEMPEC CIA. LTDA.”
Quien cede los derechos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso
como a bien tenga.
_______________________________ Denisse Liliberth Garces Mestanza C.C #0927241695
________________________________ Lisseth Mercedes Mera Mendoza C.C #0921063319
vi
AGRADECIMIENTO
A Dios, por permitirme concluir mi carrera universitaria, ser mi guía cada día y
llenarme de bendiciones para alcanzar mis metas.
A mi madre, por estar siempre presente en mi vida dándome constantemente una
palabra de aliento para seguir luchando en el cumplimiento de nuestros objetivos.
A mi tutor. Por la aportación de conocimiento e ideas, por su ayuda a la culminación
de este trabajo y aquellas personas que incidieron en mi carrera estudiantil,
profesional y espiritual.
vii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo de investigacion a todas las personas que me han brindado las
posibilidades y oportunidad de especializarme.
A mi madre a quien la amo profundamente , por ser la motivacion de superacion de
cada dia por su apoyo moral a lo largo de mi carrera universitaria y mi vida.
A mis hijos , esposo y familia quienes han estado constantemente alentandome en
la consecucion y objetivos.
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RESUMEN
El presente trabajo de investigación propone un “Manual Operativo y Financiero
para la empresa DIMPEC CIA. LTDA.”, que sira como una herramienta que le
permita gestionar sus actividades con criterios de excelencia, economía, eficacia y
eficacia, a fin de incrementar sus ventas, mejorar la calidad de sus procesos y
generar un mayor impacto en el mercado vehicular. Contiene el problema que afecta
a la organización, la justificación y su contexto que plantea los objetivos. La
fundamentación teórica, el cual ha sido estructurado en función de las variables
investigadas, los elementos se hallan organizados sistemáticamente de acuerdo con
la categorización. La metodología utilizada, la misma que ha permitido elegir el
tipo de estudio, delimitar el universo a investigar y la elaboración de instrumentos
adecuados de recolección de datos, lo cual nos permitió obtener la información real
de los aspectos investigados, seguido de un análisis e Interpretación de datos, a
través de tablas explicativas y gráficos, que proporcionan resultados técnicos y
verídicos de la investigación. La propuesta en el que detalla las funciones, procesos
y procedimientos, que se propone en los procesos en la empresa DIEMPEC CIA.
LTDA., y finalizando con las conclusiones a las que se ha llegado a lo largo de la
investigación,
Palabras claves: Manual Operativo y Financiero, Procesos, Calidad, Ventas,
Toma de Decisiones.
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
ABSTRACT
This research paper proposes an "Operative and Financial Manual for the company
DIMPEC CIA. LTDA. ", Which acts as a tool that allows it to manage its activities
with criteria of excellence, economy, efficiency and effectiveness, in order to
increase its sales, improve the quality of its processes and generate a greater impact
in the vehicular market. It contains the problem that affects the organization, the
justification and its context that raises the objectives. The theoretical basis, which
has been structured according to the variables investigated, the elements are
organized systematically according to the categorization. The methodology used,
which has allowed us to choose the type of study, to delimit the universe to be
investigated and the elaboration of adequate instruments of data collection, which
allowed us to obtain the real information of the investigated aspects, followed by
an analysis and Interpretation Of data, through explanatory tables and graphs, that
provide technical and true results of the investigation. The proposal in which details
the functions, processes and procedures, which is proposed in the processes in the
company DIEMPEC CIA. LTDA., And concluding with the conclusions reached
during the investigation,
Keywords: Operational and Financial Manual, Processes, Quality, Sales, Decision
Making
x
INDICE DE CONTENIDO
Repositorio Nacional En Ciencias Y Tecnología.................................................... ii
Certificado Porcentaje De Similitud ...................................................................... iii
Certificación Del Tutor .......................................................................................... iv
Renuncia De Derechos De Autor ............................................................................ v
Agradecimiento ...................................................................................................... vi
Dedicatoria ............................................................................................................ vii
Resumen ............................................................................................................... viii
Abstract .................................................................................................................. ix
Indice De Contenido ............................................................................................... x
Índice De Tablas .................................................................................................. xiii
Índice De Figuras ................................................................................................. xiv
Apéndices .............................................................................................................. xv
Capítulo I ............................................................................................................... 16
El Problema ........................................................................................................... 16
Planteamiento del problema .............................................................................. 16
Formulación y Sistematización del Problema ................................................... 17
Sistematizacion del Problema ........................................................................... 17
Objetivos de la Investigación ......................................................................... 18
Objetivo General ............................................................................................... 18
Objetivos Específicos ........................................................................................ 18
Justificación ....................................................................................................... 18
Delimitación ...................................................................................................... 19
Hipótesis ............................................................................................................ 20
Variables ............................................................................................................ 20
Operacionalización de la Variables ................................................................... 20
xi
CAPÍTULO II ....................................................................................................... 21
MARCO REFERENCIAL .................................................................................... 21
Antecedentes de la Investigación ...................................................................... 21
Marco Teórico ................................................................................................... 22
Misión ................................................................................................................ 29
Valores Empresariales ....................................................................................... 29
Políticas Empresariales: .................................................................................... 30
Plan o Catalogo de Cuentas ............................................................................... 31
Cuenta Contable ............................................................................................. 31
Proceso Contable ............................................................................................... 36
CAPÍTULO III ...................................................................................................... 45
METODOLOGÍA ................................................................................................. 45
Diseño de la Investigación ................................................................................ 45
Análisis e Interpretación de Resultados ............................................................ 49
CAPITULO V ....................................................................................................... 60
PROPUESTA ........................................................................................................ 60
Objetivos de la Propuesta: ................................................................................. 60
Objetivo General: ........................................................................................... 60
Objetivos Específicos: ................................................................................... 61
Organigrama Diempec Cia Ltda ........................................................................ 61
Manual de Funciones ......................................................................................... 64
Nivel Ejecutivo .................................................................................................. 66
Funciones y Responsabilidades del Departamento de Contabilidad: ................ 75
Funciones y Responsabilidades del Departamento Administrativo-Financiero:83
Funciones y Responsabilidades del Departamento de Operaciones: ................ 96
Funciones y Responsabilidades del Departamento de Sistemas: .................... 106
Manual de Procedimientos Operativos ............................................................ 110
Procesos para la Atención al Cliente ........................................................... 110
Creación de Nuevos Clientes en el Sistema................................................. 110
xii
Flujograma ....................................................................................................... 111
Creación de Clave Electrónica Clientes .......................................................... 112
Forma de Llenar .............................................................................................. 113
Flujograma ....................................................................................................... 114
Manual de Procedimientos Financieros .......................................................... 115
Objetivos del Manual Financiero Contable ................................................. 116
Procedimiento para la Presentación de Estados Financieros ....................... 117
Responsabilidad de los Estados Financieros ............................................... 118
Componentes de los Estados Financieros .................................................... 118
Identificación de los Estados Financieros ....................................................... 119
Principios Contables ........................................................................................ 122
Balance General ........................................................................................... 126
Estado de Resultados ....................................................................................... 133
Estado de cambios en el patrimonio neto ........................................................ 135
Estado de Flujo de Efectivo ............................................................................. 136
DESCRIPCIÓN DEL MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS PARA EL ÁREA FINANCIERA ................................................................................................. 138
Conclusiones ....................................................................................................... 141
Recomendaciones ............................................................................................ 143
Bibliografía ......................................................................................................... 145
Apéndices ............................................................................................................ 147
xiii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Operacionalización de las Variables ......................................................... 20 Tabla 2 Población ................................................................................................... 48 Tabla 3 Determinación de la existencia de un manual de procedimientos ............ 49 Tabla 4 Evaluación del control interno en la empresa ........................................... 50 Tabla 5 Determinación de la importancia de la liquidez o rentabilidad en la empresa .................................................................................................................. 51 Tabla 6 Manual de procedimientos operativo-financiero garantiza el trabajo del personal en la empresa ........................................................................................... 52 Tabla 7 Determinación de la existencia de políticas para el manejo de dinero en la empresa .................................................................................................................. 53 Tabla 8 Evaluación parte operativa de la empresa ................................................. 54 Tabla 9 Control interno de los compromisos y gastos ........................................... 55 Tabla 10 Conocimiento de las funciones y responsabilidades ............................... 56 Tabla 11 Determinación si se realiza evaluaciones financieras ............................. 57 Tabla 12 Planificaciones antes de una inversión.................................................... 58
xiv
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Procesos Contables ................................................................................ 38 Figura 2. APALANCAMIENTO OPERATIVO .................................................. 41 Figura 3. APALANCAMIENTO FINANCIERO ................................................. 42 Figura 4. Determinación de la existencia de un manual de procedimientos operativo- financiero ............................................................................................. 49 Figura 5. Control interno en la empresa ................................................................ 50 Figura 6. Determinación de la importancia de la liquidez o rentabilidad en la empresa ................................................................................................................. 51 Figura 8. Existencia de políticas sobre el manejo de dinero en la empresa .......... 53 Figura 9. Evaluación de la parte operativa de la empresa ..................................... 54 Figura 10. Gráfico 11: control interno de los compromisos y gastos ................... 55 Figura 11. Conocimiento de las funciones y responsabilidades ........................... 56 Figura 12. Evaluaciones financieras ..................................................................... 57 Figura 13. PLANIFICACIÓN ANTES DE UNA INVERSIÓN .......................... 58 Figura 14. Matriz FODA ....................................................................................... 63 Figura 15. Flujograma ......................................................................................... 111 Figura 16. Creación de claves de acceso clientes ............................................... 114 Figura 17. Estado de situación inicial ................................................................. 132 Figura 18. Balance de resultados ........................................................................ 134 Figura 19. Cuenta Caja Chica ............................................................................. 139 Figura 20. Formato para la reposición de caja chica ........................................... 140
xv
APÉNDICES
Apéndice 1. Modelo de Cuestionario: .................................................................. 147
16
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
A nivel mundial el propósito de un diseño de manual de procedimientos operativo y financiero
es mejorar y desarrollar criterios confortables que ayuden a optimizar el área financiera .
Las empresas y organizaciones después de haber realizado el análisis respectivo se pretende
aplicar por el resto del mundo una información financiera favorable y conocer del ámbito
económico y Financiero.
En los últimos años el país ha sufrido cambios muy graves en todos los campos,
especialmente en los negocios, que sin lugar a dudas están afectando a las empresas,
especialmente aquellas que no constan con la información financiera adecuada, para la toma de
decisiones acertadas, por lo cual el desarrollo de este tema permitirá tomar los correctivos
necesarios y oportunos a fin de evitar sorpresas en lo posterior.
En la empresa DIEMPEC CIA. LTDA., nunca ha realizado un análisis de los Estados
Financieros y tampoco ha tenido una administración financiera correcta, la cual facilite trabajar
con información real a fin de destinar de una manera más efectiva los recursos económicos que
reciben a través de su actividad acorde a las exigencias en el sector económico en el que se
desarrollan.
La empresa en los últimos 15 años ha generado rentabilidad y liquidez más de lo que se
esperaba por lo cual se pudo detectar la compra de recursos innecesarios para la empresa y por
consiguiente a través del análisis financiero se determinara primero si esa rentabilidad obtenida
17
es la que en verdad ha superado las expectativas y si ha cumplido con las metas y objetivos de
dicha organización.
Se busca determinar y sentar una base para las futuras inversiones que impida el mal uso de
recursos económicos y aporte con el crecimiento de la empresa, demostrando una adecuada
información en sus procesos operativos que les permita maximizar su actividad y minimizar el
error.
La elaboración de un diseño de manual de procedimientos operativos y financieros ayudara a
regular y controlar las ineficiencias de dichos procesos, se pretende crear una herramienta que
sirva para el manejo de la administración y los procesos operativos para mejorar la atención al
cliente.
Formulación y Sistematización del Problema
¿Cómo beneficiara el diseño de un manual de procedimientos operativos y financieros en la
empresa DIEMPEC CIA. LTDA?
Sistematizacion del Problema
¿Cuenta la empresa con un instrumento que regule los procedimientos operativos y
financieros lo cual contribuya con el desarrollo de la empresa?
¿Las inversiones futuras de la empresa contribuirán para el crecimiento económico y
disminuirá los recursos innecesarios para la empresa?
¿La empresa podrá mejorar su atención al cliente con sus procesos productivos?
18
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Diseñar un manual operativo y financiero en la empresa DIEMPEC CIA. LTDA., en la cual,
se definan funciones ,actividades y perfil de cada cargo ,de tal forma que los funcionarios
desarrollen y cumplan con las tareas específicas para fortalecer su rentabilidad y
posicionamiento.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de la empresa especialmente la rentabilidad y la liquidez.
Examinar y verificar las inversiones a fin de conocer el grado productividad de las mismas.
Elaborar un manual operativo, financiero que sirva como herramienta de ayuda para
mejorar la administración.
Justificación
Justificación Teórica
La empresa DIEMPEC CIA. LTDA., estará beneficiado con la investigación ya que le
permitirá contar con una herramienta importante que desarrolle una correcta administración
financiera y operativa que ayudara a los directivos de la empresa a mejorar la eficiencia y
eficacia en su administración lo cual contribuirá como un aporte para el crecimiento económico
y minimización de las falencias en lo referente del servicio al cliente, permitiendo también tener
un mejor posicionamiento.
19
Justificación Metodológica
Este manual de funciones aporta a un proceso metodológico desarrollado por la empresa
DIEMPEC CIA LTDA,la cual busca mejorar el desempeño de las actividades que cada
empleado debe realizar, sirviendo como herramienta indispensable dentro del área operativo y
financiero de la empresa ; y a su vez beneficia en calidad y eficacia de los logros esperados por
cada departamento, permitiendo que exista una mejor información a los resultados esperado
donde se evidencia en los logros de los objetivos de la organización, y a su vez en misión y
visión de la misma .
Justificación Práctica
El aporte practico que desarrolla esta investigación será bajo los resultados de este diseño de
manual de funciones, siendo una herramienta útil para la empresa DIEMPEC CIA LTDA, ya
que permitirá definir funciones, tareas ,actividades y perfil de cada cargo , de tal forma que los
funcionarios puedan cumplir acabalidad sus tareas especificas .
Delimitación
La investigación se realizará en el área de operativa y financiera de la empresa DIEMPEC
CIA. LTDA., misma que ejerce sus actividades en la ciudad de Guayaquil. Para realizar la
recolección de datos se procederá a tomar en consideración información referente al período
2016, y en caso de ser necesario información de periodos anteriores. La población y muestra
estará compuesta por los trabajadores encargados de la operativa y financiera. Para realizar la
toma de datos se realizarán entrevistas, se utilizarán cedulas e índices de gestión que permitirán
evaluar el control y la gestión que tiene el área auditada a fin de identificar los factores de
riesgo.
20
Hipótesis
Con el diseño de un manual operativo y financiero se mejorara los procesos y controles para
que la empresa DIEMPEC CIA. LTDA tenga un mejor desarrollo óptimo para una visión
prospera a futuro.
Variables
Independiente: Diseño de un manual operativo y financiero
Dependiente: Mejorar los procesos en la empresa DIEMPEC CIA. LTDA.
Operacionalización de la Variables
Tabla 1
Operacionalización de las Variables
Variables Indicadores Valores finales Tipo de
variable
Mejorar los procesos
en la empresa
DIEMPEC CIA.
LTDA.
Indicadores de
procesos.
Con el fin de mejorar la gestión operativa y
financiera, la empresa debe establecer controles.
Este manual de operativo y financiero ayudará a
cumplir este propósito.
Dependiente
Diseño de un manual
operativo y financiero
Indicadores
Financieros y
Operativos
Para el desarrollo del manual operativo y
financiero se realizarán las siguientes acciones:
Diagnosticar factores de riesgo.
Diseñar medidas correctivas.
Elaborar un manual de operativo y financiero.
Independiente
21
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigación
En el mundo muchas empresas diseñan y establecen un manual de procedimientos para
mantener un proceso correcto en sus operaciones . Este permite cumplir con las tareas de
manera ordenada y eficiente. El manual operativo y financiero permite y facilita que el personal
que labora en la empresa para que cumpla con los procedimientos contables establecidos.
Para el avance del siguiente trabajo, se ha seleccionado diversas investigaciones acorde al tema
de investigación propuesto ,las cuales detallan a continuación:
De acuerdo con Cuenca (2013) en su trabajo titulado: “Diseño de un manual de
procedimientos contables financieros para la federación de artesanos de Manta”, el manual de
procedimientos contables beneficia a las instituciones ya que se podrá analizar los resultados
económicos y planificar todas las actividades.
Por otro lado, también se tomó como antecedente investigativo el trabajo realizado:
Según Arellano (2010) en su trabajo titulado : “ Diseño de un manual de procedimientos
contables para la constructora del pacifico Imerval Cia Ltda “ , el manual de procedimientos
contables se implenta para tener una dirección uniforme de la función que cada área debe
desempeñar y mejorar en el paso del tiempo.
Como siguiente referencia se indica el antecedente investigativo elaborado por:
Hugo Vinicio Vizcaíno Álvarez (2015) “Diseño De Un Manual De Procesos Y Procedimientos
Aplicado Al Área Contable De La Empresa Servicios Tecnológicos Salud Nosertec S.A.
En El Distrito Metropolitano De Quito” El presente manual de 11 procesos y
procedimientos tiene como objetivo fundamental establecer responsabilidades a los
colaboradores de las diferentes áreas de la empresa, Servicios Tecnológicos Salud Nosertec
22
S.A., las que se asocian al proceso contable (cadena de valor) como son: compras, ventas,
nómina, impuestos y activos fijos evitando los reproceso de la información, la falta de control
por la inexistencia de segregación de funciones y la errónea aplicación contable tributaria los
que se pueden originar por la falta de capacitación de los involucrados en el proceso,
segregación de funciones.
Marco Teórico
Contabilidad
“Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de las ciencias
administrativas que se sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados,
destinados a cumplir con los objetivos destinados (Orozco Cadena, José, 2002) (p/1)”.
La contabilidad es una rama de la ciencia administrativa la cual a través de normas y
principios ayuda a un ente económico a cumplir sus objetivos y obtener una rentabilidad
deseada.
Es la ciencia, arte, y técnica que permite el registro, clasificación, análisis e interpretación de
las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación
económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable.
Importancia
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de
llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor
productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la
contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
23
Objetivos
Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la
naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por los
negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con
base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. (Orozco
Cadena, José, 2002)
Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de
operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la
administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para
ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se
subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por
un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad
histórica.3
Normas Contables
“Es fundamental para el desarrollo empresarial del país modernizar los Principios de
Contabilidad Aplicados en el Ecuador, para que éstos armonicen con normas, procedimientos y
principios contables universales para el correcto registro de operaciones, preparación y
24
presentación de estados financieros de las compañías sujetas a su control y vigilancia (Chávez
Muñoz Xavier, s.f.)”.
La normativa contable asegura la confiabilidad y comparar la información contable ayudando
al sector empresarial con la adecuada interpretación financiera para la toma de decisiones.
Son reglas que debe observar el contador en el tratamiento de las cuentas de activo pasivo y
resultados, a fin de homogenizar conceptos y formas de entregar resultados.
Normas Internacionales de Contabilidad.- NICs. (Normas Internacionales de
Contabilidad) estas normas han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes
entidades educativas, financieras y profesionales del área contable a nivel mundial, para
estandarizar la información financiera presentada en los estados financieros. (Mallo, Carlos.,
2009)
NIC 1 Presentación de Estados Financieros:
El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de los estados
financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los mismos sean
comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad correspondientes a periodos
anteriores, como con los de otras entidades diferentes.
NIC 2 Inventarios:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse
como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.
25
Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el
subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro
que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a
los inventarios.
NIC 7 Estados de Flujo de Efectivo:
El objetivo de esta Norma es requerir el suministro de información sobre los cambios
históricos en el efectivo y sus equivalentes de una entidad mediante un estado de flujo de
efectivo en el que los flujos de fondos del período se clasifiquen según que procedan de
actividades de operación, de inversión y de financiación.
NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores:
El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las políticas
contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar acerca de los cambios en
las políticas contables, de los cambios en las estimaciones contables y de la corrección de
errores.
NIC 10 Hechos Ocurridos Después de la Fecha del Balance:
El objetivo de esta Norma es prescribir:
Cuándo una entidad ajustará sus estados financieros por hechos ocurridos después de la
fecha del balance; y
Las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los estados
financieros han sido autorizados para su publicación, así como respecto a los hechos ocurridos
después de la fecha del balance.
26
La Norma exige también, a la entidad, que no elabore sus estados financieros bajo la
hipótesis de negocio en marcha, si los hechos ocurridos después de la fecha del balance indican
que tal hipótesis de continuidad no resulta apropiada.
NIC 12 Impuesto a las Ganancias:
El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable del impuesto a las ganancias.
Para los propósitos de esta Norma, el término impuesto a las ganancias incluye todos los
impuestos, ya sean nacionales o extranjeros, que se relacionan con las ganancias sujetas a
imposición. El impuesto a las ganancias incluye también otros tributos, tales como las
retenciones sobre dividendos, que se pagan por parte de una entidad subsidiaria, asociada o
negocio conjunto, cuando proceden a distribuir ganancias a la entidad que presenta los estados
financieros.
NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y
equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información
acerca de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo, así como los
cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales problemas que presenta el
reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la
determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro que
deben reconocerse con relación a los mismos.
NIC 17 Arrendamientos:
El objetivo de esta Norma es el de prescribir, para arrendatarios y arrendadores, las políticas
contables adecuadas para contabilizar y revelar la información relativa a los arrendamientos. La
clasificación de los arrendamientos adoptada en esta Norma se basa en el grado en que los
27
riesgos y ventajas, derivados de la propiedad del activo, afectan al arrendador o al arrendatario.
Un arrendamiento se clasificará como financiero cuando se transfieran sustancialmente todos
los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad. Por el contrario, se clasificará como
operativo si no se han transferido sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la
propiedad.
NIC 18 Ingresos Ordinarios:
La principal preocupación en la contabilización de ingresos ordinarios es determinar cuándo
deben ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los beneficios
económicos futuros fluyan a la entidad y estos beneficios puedan ser medidos con fiabilidad.
Esta Norma identifica las circunstancias en las cuales se cumplen estos criterios para que los
ingresos ordinarios sean reconocidos. También suministra una guía práctica sobre la aplicación
de tales criterios.
NIC 19 Beneficios a los Empleados:
Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de retribuciones que la entidad
proporciona a los trabajadores a cambio de sus servicios. El objetivo de esta Norma es prescribir
el tratamiento contable y la revelación de información financiera respecto de los beneficios de
los empleados.
NIC 23 Costos por Intereses:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los costos por intereses.
Son costos por intereses los intereses y otros costos, incurridos por una entidad, que estén
relacionados con los fondos que ha tomado prestados. Los demás costos por intereses se
28
reconocen como gastos del periodo en que se incurre en ellos. Los costos por intereses deben ser
reconocidos como gastos del periodo en que se incurre en ellos, salvo si fueran capitalizados.
NIC 24 Informaciones a Revelar sobre Partes Relacionadas:
El objetivo de esta Norma es asegurar que los estados financieros de una entidad contengan
la información necesaria para poner de manifiesto la posibilidad de que tanto la posición
financiera como el resultado del periodo puedan haberse visto afectados por la existencia de
partes relacionadas, así como por transacciones realizadas y saldos pendientes con ellas.
NIC 26 Contabilización e Información Financiera sobre Planes de Beneficio por Retiro:
Esta Norma se aplica a los estados financieros de planes de beneficio por retiro, cuando éstos
se preparan. Planes de beneficio por retiro son acuerdos en los que una entidad se compromete a
suministrar beneficios a sus empleados, en el momento de terminar sus servicios o después, ya
sea en forma de renta periódica o como pago único, siempre que tales beneficios, o las
aportaciones a los mismos que dependan del empleador, puedan ser determinados o estimados
con anterioridad al momento del retiro, ya sea a partir de las cláusulas establecidas en un
documento o de las prácticas habituales de la entidad.
NIC 27 Estados Financieros Consolidados y Separados:
Está Norma será de aplicación en la elaboración y presentación de los estados financieros
consolidados de un grupo de entidades bajo el control de una controladora. Estados financieros
consolidados son los estados financieros de un grupo, presentados como si se tratase de una sola
entidad económica.
29
Marco Contextual
La compañía DIEMPEC CIA. LTDA. fue funda en junio del 2002, empresa Ecuatoriana con
más de 15 años de experiencia en representaciones farmacéuticas, dedicada a la importación y
distribución de productos farmacéuticos para el consumo humano, especializada en líneas
farmacéuticas Hospitalarias como B-Lactámicos, No B-Lactámicos inyectables, Oncológicos
con principios citostáticos y Dermatológicos, siendo representantes exclusivos en Ecuador de
Laboratorios de prestigio internacional como Laboratorios Richet®, Laboratorios Kemex®,
Laboratorios Varifarma®, Laboratorios Apiter, Laboratorios Duncan..
Nuestro potencial se dirige a satisfacer la demanda de los diferentes arsenales farmacéuticos
que los profesionales de la salud, instituciones públicas y privadas puedan requerir, ofreciendo
productos que cumplen altos estándares de calidad reconocidos internacionalmente por
certificaciones como las Buenas Prácticas de Manufactura (GMP) MERCOSUR y ANVISA.
Misión
Desarrollar una operación logística a adecuada y eficiente en tiempo y costo, bajo el esquema
ganar satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes
Visión
Ser la mejor en representaciones farmacéuticas, dedicada a la importación y distribución de
productos farmacéuticos para el consumo humano.
Valores Empresariales
Vocación de Servicio para satisfacer al Cliente:
Es una actitud del personal de la Empresa, atender las necesidades del cliente y satisfacer sus
expectativas.
“A tu servicio, siempre”
30
Honestidad:
Trabajamos con honradez, dignidad, equidad, solidaridad y modestia.
“Honestidad, nuestra manera de ser”
Actitud de Liderazgo:
Buscamos el mejoramiento continuo, para constituirnos en el mejor referente del desarrollo
local, regional y nacional.
“Con tu trabajo y por tu actitud Pluslogistics será líder”
Trabajo en Equipo:
Complementamos y potenciamos las iniciativas, los conocimientos y recursos individuales,
para hacerlo mejor.
“Trabajando en equipo, lo hacemos mejor”
Competitividad:
Ofrecemos servicios de calidad, con eficiencia, eficacia y a precios competitivos.
“Servicios y productos de calidad, a su alcance”
Generadores de desarrollo sustentable:
Con nuestros servicios propiciamos el desarrollo y mejoramos la calidad de vida de la
colectividad, hoy y siempre.
“Contribuimos a su bienestar y progreso”
Políticas Empresariales:
Política de Crecimiento: Para proyectarnos y convertirnos en referente nacional.
Política de Solvencia: Para garantizar los recursos y la prestación de servicios en el
tiempo.
Política de Desarrollo empresarial: Para mejorar la gestión de recursos humanos,
empoderar al personal, descentralizar la gestión, transparentar la dimensión financiera
31
de los negocios, construir una nueva estructura y cultura organizacional, y mejorar los
controles.
Política de Mercadeo: Posicionarnos como líderes de innovación, tecnología y
calidad.
Política de Recurso Humano: El trabajo será justo y se brindará las condiciones
necesarias para el mismo.
Política de Servicio: Prestar servicios sobre una base tecnológica y operacional de
vanguardia que permita maximizar la satisfacción del cliente.
Marco Conceptual
Plan o Catalogo de Cuentas
Un plan de cuentas es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el
sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines (s/p)"
Plan de cuentas ayuda a la contabilidad para procesar las transacciones comerciales en forma
ordena de acuerdo a su codificación la misma que es diferente para cada empresa. (Lara E.,
2011)
Plan de cuentas es la numeración de cuentas ordenadas sistemáticamente aplicables a un
negocio concreto, que proporciona la descripción y la operación general de cada cuenta en los
libros de contabilidad.
Cuenta Contable
Es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar una determinada operación en
dependencia de su naturaleza. Cada movimiento financiero que se realiza involucra una cuenta
contable.
Las partes de la cuenta contable son: Nombre Debe Haber Saldo (Bravo Mercedes, 2004).
32
Clasificación de las cuentas contable:
Activo
Son los bienes, valores, servicios y documentos que son de propiedad de la empresa. Los
activos se clasifican en:
Activo Corriente, representa aquellos bienes que pueden convertirse fácilmente en dinero.
Los mismos que se subdividen en:
Activo Corriente Disponible, que corresponde a los fondos disponibles que representa
dinero en efectivo o especies de transformación en dinero. Estos pueden ser:
Caja, en esta cuenta se controla el movimiento de los valores en efectivo que posee la
empresa.
Bancos, representa los valores de los depósitos a favor del negocio.
Activo Corriente Exigible, se refiere a lo que posee en cuentas y documentos que es
exigible para su convertibilidad en dinero. Estas pueden ser:
Cuentas por cobrar, son personas que deben al negocio por un concepto distinto de la
venta de mercadería.
Documentos por Cobrar, representan derechos exigibles a través de documentos a favor
del negocio.
Activo Corriente Realizable, parte del activo corriente que representa los bienes de
convertibilidad a corto plazo. Estas pueden ser:
Mercadería, se constituye por bienes de la empresa destinados a la venta o a la
producción para su posterior venta.
Inventario suministros y materiales, esta cuenta controla el movimiento de los
suministros, materiales, y útiles de oficina.
33
Propiedad Planta y Equipo, constituyen aquellos bienes permanentes y derechos exclusivos
que la empresa utilizara sin restricciones en el desarrollo de sus actividades productivas. Se
subclasifican en
Activo Fijo Depreciable, son activos que pierden su valor por su uso, absorbencia,
destrucción parcial o total. Estas pueden ser:
Equipo de Oficina, bienes muebles que se utilizan para el funcionamiento de la empresa.
Equipo de Oficina comprende los equipos adquiridos por la empresa, como maquinas de
escribir, sumadoras, calculadoras y otros equipos necesarios para la buena marcha del
negocio.
Maquinaria y Equipo, esta cuenta representa el valor de las maquinarias y equipos de
propiedad de la empresa adquiridas o constituidas por el mismo para la producción de
bienes y muebles.
Activo Fijo no Depreciable, activos que no se desvalorizan pese a su uso. Estos pueden ser:
Terreno, representa el valor de los terrenos o predios, de propiedad de la entidad donde están
construidas las edificaciones del ente económico, así como los destinados a futuras ampliaciones
o construcciones para uso o servicio del mismo.
Activo Fijo Diferido, es el pago por servicios realizados para ser amortizados a larga plazo y
no se puede recuperar su valor. Estas pueden ser:
Cargos Diferidos, representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de
organización, construcción, montaje, investigación, y desarrollo.
Derecho de Autor, representa el valor de los privilegios concedidos por el estado sobre la
propiedad, intelectual a los actores de obras.
Pasivo, Son las deudas que una empresa tiene para con terceras personas que no sean socios,
accionistas o dueños.
34
Pasivo a Corto Plazo o Corrientes, constituyen deudas que deben pagarse dentro del año
corriente, las partidas se presentan en el estricto orden de preeminencias con que deben
atenderse. Estas pueden ser:
Cuentas por pagar, se control el movimiento de los créditos que por compra de
mercaderías o servicios, terceras personas otorgan a la empresa sin respaldo de un
documento y deben ser canceladas en un plazo determinado.
Documentos por pagar, se controla el movimiento de los créditos por la compra de
mercaderías o servicios que terceras personas otorgan a la empresa con respaldo de un
documento y que deben ser canceladas en un plazo determinado.
Pasivo a Largo Plazo o No Corrientes, son las obligaciones que se renuevan dentro de un
periodo corto y por lo tanto su exigibilidad se refiere a otros periodos económicos posteriores al
inmediato.
Hipotecas por pagar, son cuentas que denotan las obligaciones de la empresa, contraída con
el respaldo de los bienes inmuebles.
Pasivo diferido, es la acumulación de ingresos, antes de que sean devengados, es decir todos
los valores que la empresa reciba a cambio de la entrega futura de ciertos bienes y servicios, así
como los posibles riesgos que pudiera convertirse en pasivos reales.
Ingresos recibidos por anticipado, refleja los valores recibidos por anticipado por el ente
económico a titulo de prestación de servicios, intereses, arrendamiento, comisiones y otros.
Otros pasivos, permite registrar todas aquellas obligaciones contraídas por el ente
económico en el desarrollo de sus actividades que no pueden clasificarse adecuadamente.
Patrimonio
Denota el interés de los socios o accionistas en la empresa; equivale a los aportes iniciales de
capital más la acumulación de reservas, superávit de capital, resultados no distribuidos. Debe
partir del origen del aporte de capital y la forma de organización de las empresas.
35
Capital social, representa el valor total de los aportes iniciales efectuados por los socios al
momento de constituir la sociedad, respaldado por la escritura a acta de constitución respectiva.
Reservas, son propiedades eventuales que cubrirán con las reservas que hayan sido
destinadas para ese propósito o en su defecto con la reserva legal.
Clasificación:
a) Reserva legal
b) Reserva para amortización de acciones
c) Reserva para pago de obligaciones
d) Reserva para estabilización del tipo de cambio de la moneda.
Superávit de capital, refleja el incremento patrimonial ocasionado por varias razones, la
colocación de acciones, cuotas o parte del interés social, donaciones recibidas del ente
económico.
Superávit de operación, al finalizar el ejercicio contable o cierre de periodo, los registros de
las operaciones realizadas por el ente económico deben arrojar resultados que pueden ser
utilidad o pérdida.
Utilidad del ejercicio, registra los beneficios obtenidos por el ente económico y las
operaciones realizas en el periodo.
Utilidades acumuladas, esta cuenta refleja el valor de los resultados positivos acumulados
pendientes de aplicarles distribución alguna.
Gastos
Son aquellas utilizaciones necesarias y efectivas de bienes y servicios que la empresa debe
efectuar para cumplir las actividades de las mismas.
Gastos operacionales, aquellos gastos que se relacionan en forma directa con la oficina o
departamento administrativo.
36
Gastos no operacionales, se relacionan con los intereses que paga la empresa a los bancos o
financieras por los préstamos concedidos para su financiamiento
Ingresos
Son los valores recibidos por bienes y servicios entregados.
Ingresos Operacionales, incluyen todos los ingresos obtenidos por la venta de un producto o
servicio. Aquella que proviene de las actividades propias de la empresa.
Ingresos no Operacionales, son aquellos que no se relacionan en forma directa con las
actividades de la empresa.
Cuentas de Valorización, Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a
las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de
algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas
cuentas de valuación o complementarias de activo son:
Depreciación Acumulada, es el desgaste que sufren los activos fijos por el uso, desuso,
tiempo y tecnología, al cual constituye un gasto para la empresa, al momento de registrar el
asiento de ajuste de crear una cuenta acreedora denominada depreciación acumulada.
Provisión por cuentas incobrables, son una serie de reservas que la empresa realiza para
cubrir posibles cuentas incobrables.
Proceso Contable
La contabilidad es un sistema cuyo objetivo principal es registrar las actividades financieras
en forma ordenada y sistemática, para resumir y obtener los resultados financieros de la
actividad comercial de una empresa a este procedimiento se lo conoce como proceso contable
(Vásconez Vicente, 2004) (p/90)”.
37
La contabilidad se rige por normas y principios que deben interactuar en forma establecida
para obtener la información contable a través de los estados financieros la cual es necesaria para
los empresarios y de esta manera permite la toma de decisiones rápidas, eficientes y eficaces.
(Lara E., 2011).
El Proceso Contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la
contabilidad en un periodo determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio
económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados
financieros. Los pasos a seguir son:
1. Recopilación de datos: A través del documento fuente
2. Registro de datos: La elaboración de las transacciones en el libro diario
3. Clasificación: Agrupación de los valores homogéneos de la misma naturaleza en el
mayor general y mayor auxiliar
4. Resumir: Las cuentas en el balance de comprobación
5. Actualizar: Mediante los asientos de ajuste en el libro diario, luego se mayoriza y se
pasa al balance de comprobación
6. Informar: Informe de la situación financiera o los resultados a través de los Estados
Financieros.
38
Figura 1. Procesos Contables
Elaborada por: Lisseth Mera
Necesidad e Importancia de la Información financiera:
Una empresa cuenta con información financiera sobre hechos históricos y futuros que tiene
elementos relacionados entre sí. Para encontrar estas relaciones existentes, es necesario realizar
una auscultación de la información, la cual consiste en aplicar una gama de técnicas y
procedimientos de tipo matemático.
Posteriormente al análisis debemos de aplicar nuestro criterio personal y experiencia práctica
para poder emitir un diagnóstico sobre la situación financiera, resultados y proyecciones de la
empresa, en forma similar al que realiza un médico al interpretar el análisis clínico de su
paciente. Todo esto es con el fin de poder conocer si la estructura financiera es equilibrada, si
los capitales en juego son los convenientes, si los proyectos de inversión de capitales han sido
aplicados adecuadamente, si los créditos de terceros guardan relación con el capital contable, en
fin, una serie de razonamientos que son de gran utilidad para normar los caminos que deben
seguir enfocándose.
39
Decisiones Financieras:
1. Decisión de Financiamiento.- Es aprovechar las ventajas del endeudamiento pero cuando
el costo del interés es menos que el rendimiento de la empresa. Dentro de esta etapa se
enfrenta el problema de imposibilidad de pagar el capital y os intereses a las entidades
financieras en los plazos previstos este problema de denomina Riesgo Financiero.
2. Decisión de Inversión.- Esto implica balancear adecuadamente lo asignado; Capital de
Trabajo o Activos fijos, toda esta inversión origina costos fijos que bien manejados
incrementaran las utilidades operativas en mayor proporción que el incremento de las
ventas.
3. Decisión de Dividendos.- Es el monto que se va invertir de las utilidades generadas. Esta
decisión permitirá aumentar o disminuir el financiamiento con terceros.
Las Finanzas y el Ambiente externo:
Para tomar cualquier decisión financiera debe consultar los aspectos del ambiente
empresarial externo que influyen en dichas decisiones y estas son:
Situación Económica del país e internacional.
Disposiciones Gubernamentales
Inflación y Devaluación Régimen Tributario
Coyuntura social y política
Tendencia del mercado interno como externo
40
Conceptos Financieros Básicos:
Capital de Trabajo.- Contablemente constituye la diferencia entre el activo corriente y el
pasivo corriente pero desde el punto de vista financiero está representado por el activo corriente
y sus elementos primarios que son:
Efectivo.- Permite atender pagos cotidianos
Cuentas por Cobrar.- Empresa concede créditos a plazo estas cuentas por cobrar
representan congelación de recursos de la inversión a corto plazo
Inventarios
Inversiones Temporales.- Fondos colocados temporalmente colocados en títulos
rentables de fácil liquidación.
Rentabilidad.- Se refiere al beneficio obtenido en relación con la inversión que la genera; una
empresa puede tener una utilidad mayor que la otra y sin embargo ser menos rentable en
relación de sus recursos comprometidos.
Niveles de Rentabilidad y Factores Determinantes:
Rentabilidad Operativa tiene dos factores la utilidad y la inversión; a esta rentabilidad se la
obtiene:
FÓRMULA 1: RENTABILIDAD OPERATIVA
𝐔𝐔𝐔𝐔𝐔𝐔𝐔𝐔𝐔𝐔𝐔𝐔 𝐎𝐎𝐎𝐎𝐎𝐎𝐎𝐎𝐔𝐔𝐎𝐎𝐔𝐔𝐎𝐎𝐔𝐔𝐔𝐔𝐀𝐀𝐎𝐎𝐔𝐔𝐎𝐎𝐎𝐎𝐀𝐀 𝐎𝐎𝐎𝐎𝐎𝐎𝐎𝐎𝐔𝐔𝐎𝐎𝐔𝐔𝐎𝐎𝐎𝐎𝐀𝐀 =
UTILIDAD NETA − COSTOS DE VENTAS − GASTOS OPERATIVOS𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴 𝐴𝐴𝐴𝐴𝐶𝐶𝐶𝐶𝐴𝐴𝐶𝐶𝐶𝐶𝐴𝐴𝐶𝐶𝐴𝐴 − 𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴 𝐹𝐹𝐴𝐴𝐹𝐹𝐴𝐴𝐴𝐴
41
Rentabilidad Neta tiene los mismos factores que la anterior y se la obtiene:
FÓRMULA 2: RENTABILIDAD NETA
Utilidad Neta Inv. Activos Totales
Liquidez.- Capacidad que tiene una persona ,una empresa o una entidad bancaria para hacer
frente a sus obligaciones financieras.
Apalancamiento.- Cuando se utiliza una palanca se hace con el fin de producir un resultado
ampliado con relación a la fuerza o presión ejercida en el otro extremo. Este principio se aplica
en función financiera y existe 2 tipos de apalancamiento:
Apalancamiento Operativo.- Busca el efecto que sobre la utilidad operativa puede generar una
variación en la venta.
Figura 2. APALANCAMIENTO OPERATIVO
Ventas Utilidad Operativa
Costos Fijos
Una empresa está altamente apalancada o perpetuamente cuando tiene costos fijos
significativos en relación con su inversión en los activos fijos.
Apalancamiento Financiero.- Busca ampliar el efecto sobre la utilidad neta como resultado
de cambios en la utilidad antes de intereses e impuestos (UAII) o utilidad operativa.
42
Figura 3. APALANCAMIENTO FINANCIERO
UAII Utilidad Neta
Costos Financieros
Una empresa tiene fuerte palanca financiera cuando tiene un gran endeudamiento cuando le
genera altos intereses.
Costo de Capital.- Es lo que cuesta financiar una empresa o un proyecto de inversión.
Tasa Mínima de Rendimiento Requerido.- Cuando una persona invierte en un negocio lo
hace para tener un rendimiento aceptable. La rentabilidad es buena si es superior a una tasa de
referencia.
Riesgo Empresarial.- Todo proyecto está influenciado por variables tanto internas como
externas, estas variables pueden afectar a los resultados, reduciéndolos a niveles no rentables
por ejemplo: Contrabando, inflación, legislación aduanera, huelgas, competencia, etc.
“Entre mayor es el riesgo mayor es la rentabilidad.”
Marco Legal
• SRI: Servicio de Rentas Internas. El Servicio de Rentas Internas (SRI) como institución pública
creada por la Ley No. 41 publicada en el Registro Oficial, el 2 de diciembre de 1997, tiene la
responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos por Ley mediante la aplicación de
la normativa vigente. Con el fin de fomentar la cultura tributaria en el país y mejorar
satisfactoriamente los procesos de verificación de la información entregada a ido regularizando
sus leyes y/o reglamentos para que los contribuyentes de apeguen a sus exigencias.
43
• SUPERCIA: Superintendencia de Compañías del Ecuador. La Superintendencia de Compañías
es el organismo técnico, con autonomía administrativa y económica, que vigila y controla la
organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras
entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley.
• MRL: Ministerio de Relaciones Laborales. El Ministerio de Trabajo del Ecuador Ejercer la
rectoría de las políticas de trabajo, empleo y protección de los derechos fundamentales del
trabajador y trabajadora así como la rectoría de la administración del desarrollo institucional, de
los recursos humanos y remuneraciones del sector público. 44
• IESS: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Es una entidad, cuya organización y
funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad,
equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro
General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social.
Normas Internacionales de Información Financieras NIIF ZAPATA Pedro, Contabilidad
General, Tercera Edición, Año 2011, Editorial D-vinni, Bogotá- Colombia, Pág. 18.
Normas Internacional de Información Financiera NIIF. Son las normas que orientan la
información financiera de las entidades a nivel internacional, permitiendo reflejar en forma
adecuada y oportuna hechos económicos en un determinado período.
Las NIIF corresponden a un conjunto de único de normas legalmente exigibles y globalmente
aceptadas, comprensibles y de alta calidad basados en principios claramente articulados; requieren
que los estados financieros contengan información comparable, transparente y de alta calidad, que
ayude a empresarios, accionistas, administradores, personal contable, auditores, usuarios de
estados financieros, inversionistas, y a otros usuarios, a tomar decisiones económicas. En el 2001
el IASC pasa a llamarse IASB, y las NIC se rebautizan como NIIF.
44
El principal objetivo del IASB es conseguir la homogenización de normas contables a nivel
mundial. El IASB es una institución sin fines de lucro, tiene el propósito de desarrollar normas
internacionales únicas de carácter mundial, que sean cumplidas de modo obligado, de tal suerte
la información financiera que resulte de los sistemas 45 contables en las empresas sea confiable,
comprensible, comparable y transparente, y pueda contribuir a que los agentes económicos tomen
decisiones financieras sanas. Sin embargo, la obligatoriedad en la aplicación de dichas normas
hasta ahora la tienen las empresas que cotizan en los mercados de capitales. A partir del año 2012,
todas las empresas supervisadas por la Superintendencia de Compañías, de nuestro país, están
obligadas aplicar esta norma.
http://www.auditoresycontadores.com/articulos/contabilidad/niif/48-ique-son-las-niif-ycuantos-
hay La SIC mediante Resolución No. 08.G.D.DSC.010 del 20 de noviembre del 2008 estableció
el siguiente cronograma para la adopción de NIIF por parte de las compañías que están bajo su
control.
La información de las NIIF permite a: A los propietarios de la empresa conocer la evolución del
negocio y si este es rentable. A la administración para saber en qué necesita mejorar y llevar a
cabo la toma de decisiones en consecuencia. A los acreedores porque necesitan saber la liquidez
de la empresa, y si puede cumplir con sus obligaciones. Al estado debido a que debe recaudar sus
impuestos en función de esos datos.
Objetivos de las Normas Reemplazar el término contabilidad por el de información financiera.
Constituirse en un tema de calidad contable y de transparencia de la información financiera, más
que un nuevo marco contable. 46 Incrementa el juicio profesional que debe utilizar la gerencia y
el financiero de la entidad. Ser equiparables con un estándar de alta calidad contable, donde lo
que interesa es la información con propósito financiero y no únicamente los requisitos legales
(esencia sobre forma), es una buena práctica en materia de información financiera
45
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
Diseño de la Investigación
La metodología que se aplicará para la obtención de esta información, será por medio de una
encuesta bien estructurada, donde los datos serán recolectados al personal operativo y financiero
y directores de la empresa DIMPEC CIA. LTDA.
La palabra método de la idea de orden y de pasos para lograr objetivo. Cuando se habla de
seguir un camino en la investigación, se está haciendo alusión a los pasos ordenados que
permiten el acercamiento a la realidad (Martínez Godínez, 2013). En otras palabras, un método
es un procedimiento para tratar un conjunto de problemas.
En el presente trabajo investigativo se utilizaron tres tipos de métodos de investigación:
Método Analítico
El método analítico toma por punto de partida el conocimiento buscado, y retrocede,
suponiendo ordenes de dependencia en los que ese conocimiento está incluido, hasta lograr la
conexión con cadenas deductivas que son ya conocidas y evidentes. (Caimi, 2003, pág. 39). Es
el método que será utilizado en el momento del procesamiento de la información que ha sido
recopilada durante la investigación del trabajo, la misma que nos permitirá extraer los elementos
fundamentales para fundamentación del trabajo.
Método deductivo
“Es un método de razonamiento que consiste en tomar conclusiones generales para
explicaciones particulares”. (Bernal, 2006, pág. 56). Este método será utilizado en la
46
elaboración de las conclusiones que nos permitirá determinar los resultados del proceso de
investigación y en las recomendaciones para poder proyectarnos al futuro.
Método Estadístico
“El método estadístico, dentro del método científico, consiste en una serie de pasos para
llegar al verdadero conocimiento estadístico”. (García, Ramos, & Ruiz, 2006, pág. 6). Este
método lo utilizamos al momento de recopilar la información para la elaboración de los
resultados con la que podemos realizar la tabulación y elaboración de los cuadros estadísticos.
Tipo de investigación
En el trabajo de investigación se seleccionaron diferentes tipos de investigación:
Investigación documental
Mediante la investigación documental se recopila la información de las correspondientes
variables, con el objetivo de efectuar el debido análisis para diseñarlo en el marco teórico, que
son las claves fundamentales para procesar la información.
Investigación de campo
Esta investigación de campo ayuda a averiguar los posibles problemas que existen al diseñar
el sistema y a evaluar la situación para buscar las mejores alternativas en dar solución a tiempo a
los inconvenientes que se puedan presentar.
47
Investigación explicativa
Por medio de esta investigación se logra interpretar y entender la naturaleza de los resultados
que surgirán de las encuestas, para dar un análisis que fundamentará el marco investigativo.
Técnicas de investigación
Las técnicas permiten la recolección de la información por medio de los instrumentos de
investigación, tales como: encuestas, entrevistas, observación entre otros (Ramírez González A.,
2010).
Este trabajo de titulación utiliza la entrevista como instrumento de investigación con el
objetivo de recolectar la información oportuna para hacer factible este trabajo de titulación. La
información recolectada es cuantitativa debido a que se usaron instrumentos de mediación
estadísticos para llegar a una conclusión.
Encuestas
La encuesta es una de las técnicas de recolección más usadas y se realiza a un determinado
grupo de personas con la fundamentación del cuestionario. La encuesta es relevante porque
refleja datos trascendentales y además permite observar la reacción que se provoca en el
individuo evaluado.
48
Población y Muestra
Población o Universo
La población es de 20 empleados de la empresa DIMPEC CIA. LTDA. Del área operativa y
financiera, no superan los 100.000 individuos, para determinar su tamaño muestral no se
empleará la fórmula para la población finita.
Tabla 2
Población
HABITANTES CANTIDAD
Personal Operativo 12
Personal Financiero 8
TOTAL 20
49
Análisis e Interpretación de Resultados
Interpretación de Resultados
PREGUNTA 1: ¿La empresa tiene establecido un manual de procedimientos operativos y
financiero?
Tabla 3
Determinación de la existencia de un manual de procedimientos
Figura 4. Determinación de la existencia de un manual de procedimientos operativo- financiero
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA., encuestados respondieron sobre la
existencia de un manual de procedimientos dando los siguientes porcentajes: el 90% de los
encuestados expresan que no tiene un manual de procesos, ya que sería favorable contar con el
diseño del mismo.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Probablemente 1 5
Quizas 1 5
No Tiene 8 90
Total 10 100
5%5%
90%
Determinacion de la existencia de un Manual de Procedimientos
Probablemente Quizas No Tiene
50
PREGUNTA 2.- ¿Cómo calificaría usted al control interno en la empresa?
Tabla 4
Evaluación del control interno en la empresa
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Excelente 2 10 Buena 8 40 Regular 6 30 Mala 4 20
Total 20 100 Figura 5. Control interno en la empresa
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA. encuestados respondieron sobre la
evaluación del control interno dando los siguientes porcentajes: El 40% es bueno, un 20% malo
y regular 30% ya que un 10 % es excelente esto nos indica que no es suficientemente sólido
para el manejo de información, así que se considera que el diseño de un manual operativo y
financiero debe de ser una herramienta necesaria para el control interno de la empresa.
10%
40%30%
20%EXCELENTE
BUENA
REGULAR
MALA
51
PREGUNTA 3.- ¿Qué es más importante para la empresa la liquidez o la rentabilidad?
Tabla 5
Determinación de la importancia de la liquidez o rentabilidad en la empresa
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Liquidez 12 60
Rentabilidad 8 40
Total 20 100
Figura 6. Determinación de la importancia de la liquidez o rentabilidad en la empresa
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA. Encuestados respondieron sobre la
Importancia de liquidez o rentabilidad en la empresa dando los siguientes porcentajes: Un 40%
con rentabilidad y un 60% se determina que es importante la liquidez ya que se puede
averiguar la solvencia en efectivo de una empresa y su capacidad para seguir siendo solvente
ante cualquier imprevisto.
60%
40%
Liquidez
Rentabilidad
52
PREGUNTA 4.- ¿Cree usted que la aplicación de un manual de procedimientos contable –
financiero servirá para garantizar el trabajo del personal que elabora en la empresa con
eficiencia y eficacia?
Tabla 6
Manual de procedimientos operativo-financiero garantiza el trabajo del personal en la empresa
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Totalmente Necesario 18 90
Necesario 1 5
Poco Necesario 1 5 Innecesario 0 0
Total 20 100
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA. Encuestados respondieron el 5% nos
indica que no es necesario la aplicación de un manual , un 90% está de acuerdo que se aplique
un manual de procedimiento contable-financiero ya que el mismo favorecerá a la toma de
decisiones y procedimientos establecidos.
Totalmente Necesario
90%
Necesario5%
Poco Necesari…
Innecesario0%
Manual de Procedimientos Operativo-Financiero garantiza el trabajo del
personal en la empresa
Totalmente Necesario
Necesario
Poco Necesario
Innecesario
53
PREGUNTA 5.- ¿Existen políticas establecidas para el manejo de dinero en la empresa?
Tabla 7
Determinación de la existencia de políticas para el manejo de dinero en la empresa
Figura 7. Existencia de políticas sobre el manejo de dinero en la empresa
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA. Encuestados respondieron que el 35%
no existen políticas establecidas para el manejo de dinero y se determinó que definitivamente
que si existe un 65% de políticas para el control de dinero ya que proporciona como lograr las
metas estrategias y objetivo de la empresa para así evitar inconsistencia a futuro.
Alternativas Frecuencia Porcentaje Definitivamente Si 13 65 Probablemente No 7 35
Total 20 100
65%
35%
Determinacion de la existencia de politicas para el manejo de dinero en la empresa
Definitivamente Si
Probablemente No
54
PREGUNTA 6.- ¿Cómo calificaría la parte operativa de la empresa?
Tabla 8
Evaluación parte operativa de la empresa
Alternativas Frecuencia Porcentaje EXCELENTE 3 15 BUENA 3 15 REGULAR 12 60
MALA 2 10 Total 20 100
Figura 8. Evaluación de la parte operativa de la empresa
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA. encuestados respondieron sobre la
evaluación de la parte de la empresa dando los siguientes porcentajes: 15% que es excelente la
parte operativa de la empresa, 15% que es muy buena, 60% que es regular y 10% que es mala
la empresa no cuenta con funciones, políticas y manuales en los departamentos operativos y
requiere esta herramienta de control.
15%
15%
60%
10%
EXCELENTE
BUENA
REGULAR
MALA
55
PREGUNTA 7.- ¿Se mantiene un debido control interno de los compromisos, gastos y
desembolsos?
Tabla 9
Control interno de los compromisos y gastos
Alternativas Frecuencia Porcentaje Nunca 14 70%
Poca Veces 3 15% Algunas Veces 2 10%
La mayoría de veces 1 5%
Total 20 100
Figura 9. Gráfico 11: control interno de los compromisos y gastos
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA. encuestados respondieron sobre el
control interno de los compromisos y gastos dando los siguientes porcentajes: 70% no cuenta
con un debido control interno ,15% poca veces ;10% algunas veces y el 5% la mayoría de
veces, se determina que la empresa necesita un control interno, gastos y desembolso para su
proceso contable puesto que carecen de llevar un orden en todo el procedimiento
70%
15%
10% 5%
Nunca
Poca Veces
Algunas Veces
La mayoria de veces
56
PREGUNTA 8.- ¿Conoce cuáles son sus funciones y responsabilidades?
Tabla 10
Conocimiento de las funciones y responsabilidades
Alternativas Frecuencia Porcentaje Definitivamente Si 4 20 Definitivamente No 16 80
Total 20 100
Figura 10. Conocimiento de las funciones y responsabilidades
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA. encuestados respondieron sobre si
conocían sus funciones y responsabilidades dando los siguientes porcentajes: El 20%
definitivamente si conocen sus funciones y el 80% no conoce por lo cual se requiere la debida
importancia que se aplique dicho manual.
20%
80%
Conocimiento de Funciones y Responsabilidades
Definitivamente Si
definitivamente No
57
PREGUNTA 9.- ¿Se hace evaluaciones a los estados financieros con el fin de saber lo que se
logró en un periodo determinado?
Tabla 11
Determinación si se realiza evaluaciones financieras
Alternativas Frecuencia Porcentaje Talvez No 17 85 Quizás Si 3 15
Total 20 100
Figura 11. Evaluaciones financieras
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA., encuestados respondieron sobre si
conocían sus funciones y responsabilidades dando los siguientes porcentajes: Un 15% si
hacen dichas evaluaciones y el 85% que no realizan evaluaciones financieras ,se determina
que los análisis de los estados financieros es un proceso necesario y vital en la vida de las
empresas por cuanto permiten a las directivas diagnosticar la situación económica y financiera
de la empresa.
85%
15%
Evaluaciones Financieras
Talvez No
Quizas Si
58
PREGUNTA 10.- ¿Se realiza una planificación antes de realizar una inversión?
Tabla 12
Planificaciones antes de una inversión
Alternativas Frecuencia Porcentaje Nada 5 25 Poco 3 15
Siempre 12 60 Total 20 100
Figura 12. PLANIFICACIÓN ANTES DE UNA INVERSIÓN
Interpretación:
Los 20 empleados de la empresa diempec cia. ltda. encuestados respondieron sobre si se
planifica antes de hacer una inversión dando los siguientes porcentajes: 15% pocos planifica
antes de realizar la inversión considerando que el 25 % no realiza y un 60% siempre se
planifica la inversión con el fin de realizar los estudios de los pros y contra que se podrá
evaluar de una manera primordial la utilización de inversión que sea product
25%
15%60%
Planificaciones antes de una Inversion
Nada
Poco
Siempre
59
Análisis de los Resultados
En la empresa DIEMPEC CIA. LTDA. los colaboradores resuelven sus problemas
cotidianos desempeñando una serie de funciones que deben ser realizadas con eficiencia,
eficacia, y efectividad pero estas funciones no se encuentran registradas en un manual de
funciones, sus procesos y procedimientos tampoco se encuentran documentados por lo tanto
no están muy enterados de las funciones que deben desempeñar, esto demuestra las fallas
que existen desde el inicio, desde el proceso de contratación del personal, el cual si estuviese
estandarizado implicaría el conocimiento y seguimiento al pie de la letra de las funciones a
desarrollar.
Al observar las labores desempeñadas a diario en el servicio, por cada uno de sus
funcionarios, de manera a veces automática, puede notarse la variación en la manera de
hacer las cosas de cada uno de ellos, lo que lleva resultados diferentes cada vez que la misma
labor se realiza. Estos resultados la mayoría de las veces no son los mejores.
Como consecuencia de la falta de uniformidad en los conceptos se encuentra problemas
como:
Retraso en los servicios que se presta
Desperdicio de los suministros
Varios empleados realicen la misma tarea
Varios gastos no deducibles
Inexperiencia o falta de conocimientos para las funciones del cargo que ocupa
60
CAPITULO V
PROPUESTA
Desarrollo de un Manual de procedimientos operativos y financiero en la empresa DIEMPEC CIA LTDA. Justificación de la Propuesta:
La empresa DIEMPEC CIA. LTDA.es una empresa que requiere de un manual de
procedimientos, el cual establezca políticas, procedimientos contables-financieros y
actividades referente al control interno garantizando las mejores condiciones de trabajo.
Es muy importante la elaboración del manual de procedimientos porque esto ayudara al
desarrollo de la empresa y el mejoramiento de los procesos haciéndolos más eficientes y
eficaces; y de esta manera facilitando la toma de decisiones rápidas y adecuadas.
Los principales beneficiarios del manual de procedimientos serian todos los empleados de
la empresa ya que mejorarían su trabajo y la elaboración de sus actividades diarias. También
contribuiría al desarrollo empresarial y al mejoramiento de satisfacción de los clientes.
Para desarrollar de la propuesta dispongo de las siguientes facilidades como es contar con
el total apoyo de la junta de accionistas de la empresa También tendré la facilidad de que se
me facilite la información contable necesaria para el desarrollo del manual de operaciones.
Objetivos de la Propuesta:
Objetivo General:
Organizar y administrar el ambiente contable-financiero de la empresa, mejorando el
sistema de control interno para la eficiencia y eficacia en la toma de decisiones y así aumentar
la calidad y transparencia de nuestros servicios.
61
Objetivos Específicos:
Registrar las transacciones de manera oportuna.
Tomar decisiones claras y precisas para el mejoramiento de la empresa.
Establecer las normas, procedimientos e instrumentos para coadyuvar a las unidades
administrativas y operativas.
Proporcionar un manual técnico-práctico optimizando la implementación de
procedimientos que facilite el proceso contable-financiero de forma ordenada,
secuencial y detallada.
Llevar la contabilidad de acuerdo a las normas contables vigentes.
Crear lineamientos de análisis para futuras operaciones de inversión
Organigrama Diempec Cia Ltda
62
Organigrama Propuesto
63
Matriz FODA
Figura 13. Matriz FODA
64
Manual de Funciones
Estructura del Manual de Funciones
Los manuales de funciones permiten identificar a cada colaborador que parte le corresponde,
cual es su impacto y cuál es su aporte a los resultados colectivos esperados, además de realizar
procesos de autoevaluación sobre los logros obtenidos en cada periodo de tiempo.
El formato de los manuales de funciones se divide en los siguientes aspectos:
a) Identificación del cargo: Se describe el nombre, el nivel, código, grado, nombre alterno,
dependencia jerárquica y número de cargos con la misma denominación dentro de la
unidad.
b) Perfil del Cargo: Se describe la edad, el sexo, los conocimientos necesarios para el puesto,
y la experiencia
c) Objetivo: Fin que dirige la acción. Se debe especificar lo que se desea lograr. Debe ser
medible, razonable, claro, coherente y estimulante.
d) Funciones: Se detalla la actividad que se debe realizar en cada cargo con su
correspondiente resultado y procedimiento relacionado. Para logra esto se debe:
Listar las actividades comunes a un responsable en todos los procedimientos ya
establecidos.
Agruparlas por categorías o áreas a fines, dándole un nombre nuevo, enlazándolas con
los procedimientos relacionados y definiendo nuevos resultados.
e) Responsabilidades: Acciones marcos propios del cargo, por ejemplo: entregar
informes de actividades, atender eficientemente a los usuarios, asistir a reuniones
programadas, etc. Ejemplo de Formato que será aplicado para la descripción de cada uno de
los cargos de la empresa DIEMPEC CIA. LTDA.
65
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS ÁREA O
DEPENDENCIA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo:
2. Nivel:
3. Nombre Alterno
4. Dependencia Jerárquica
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad:
II. PERFIL DEL CARGO:1. Edad:
2. Sexo:
3. Estado Civil:
4. Estudios Profesionales:
5. Experiencia Laboral:
III. OBJETIVOIV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Funciones Eventuales
V. RESPONSABILIDADES
66
Nivel Ejecutivo
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES NIVEL EJECUTIVO JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Junta General de Accionistas
2. Nivel: Primer nivel
3. Nombre Alterno: Accionistas
4. Dependencia Jerárquica: S/DJ
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 4
II. OBJETIVOPromover la gestión de la compañía con decisiones acertadas y a tiempo y velar
por el buen convivir del negocio
III. FUNCIONES DEL CARGO: Aprobar el presupuesto anual de la compañía
Nombrar al presidente, gerente de la compañía, así como a los empleados de
la empresa y removerlos
Autorizar los contratos en los que intervenga la compañía
Resolver cualquier aspecto que ponga en consideración el gerente o el
presidente de la compañía
Vigilar el desempeño de los funcionarios de la compañía, dictando las
ordenes que estime conveniente para una mejor administración
Autorizar la adquisición de bienes inmuebles
Fijar remuneraciones de empleados y funcionarios
67
V. RESPONSABILIDADES
Aprobar y reformar los estatutos de la compañía
Elaborar los reglamentos internos
Examinar la contabilidad de la compañía
Cumplir con las demás obligaciones y ejercitar los derechos contemplados en la ley de compañías y en los estatutos
Conocer los balances y los informes relativos, aprobarlos o rechazarlos.
68
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES NIVEL EJECUTIVO
PRESIDENCIA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Presidente
2. Nivel: Segundo Nivel
3. Nombre Alterno: s/n 4. Dependencia Jerárquica: Junta General de Accionistas
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. OBJETIVO
Asumir la responsabilidad conjunta en la administración general de la Empresa,
enmarcándose en lo que dictaminan los Estatutos y en las políticas fijadas por la
Junta General de Accionistas.
69
III. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Dirigir la marcha de la compañía
Vigilar el desempeño de empleados y funcionarios.
Evaluar constantemente el desempeño de los empleados
Aprobar los flujos de caja semanalmente
Funciones Eventuales:
Elaboración conjunta con el gerente del presupuesto anual de la compañía
Presentar a la Junta General de Accionistas el informe anual sobre la gestión
de la compañía
Resolver la enajenación o gravamen de los bienes inmuebles de la compañía
RESPONSABILIDADES
Cumplir todas las disposiciones emitidas por la junta general de accionistas.
Toma de decisiones administrativas que no conlleven autorización de la junta general de accionistas
Representar judicial y extrajudicialmente a la compañía
Convocar a junta general de accionistas
70
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA 1 MANUAL DE FUNCIONES NIVEL
EJECUTIVO
GERENCIA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Gerente
2. Nivel: Tercer nivel
3. Nombre Alterno: Gerente General
4. Dependencia Jerárquica: Presidente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:1. Edad: de 30 a 35 años
2. Sexo: indistinto
3. Estado Civil: Casado o Soltero
4. Estudios Profesionales: Titulo profesional de tercer nivel en
administración de Empresas o carreras afines.
5. Experiencia Laboral: 5 años en actividades de gerencia.
III. OBJETIVOPlanificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa así como de
la coordinación y toma de decisiones sobre las diferentes aéreas de la
organización.
71
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Formular planes y programas que deba cumplir la compañía
Dirigir y coordinar las actividades de la compañía y velar por la correcta y
eficiente marcha de la misma
Aprobación y firma de cheques emitidos para pagos ya sea de proveedores,
empleados o clientes.
Y los demás deberes y atribuciones que la Junta General de Accionistas
determinen
Funciones Eventuales
Elaborar los reglamentos de procedimientos que sean necesarios para el buen
funcionamiento de la compañía previa autorización de la junta de accionistas
Administrar los modelos de desarrollo organizacional
Elaboración conjunta con el presidente del presupuesto anual.
Entrevistar al nuevo personal y determinar si está apto para el puesto.
V. RESPONSABILIDADES
Representar judicial y extrajudicialmente a la compañía
Suscribir conjuntamente con el Presidente las actas y resoluciones de la Junta General de Accionistas.
Reemplazar al Presidente en caso de ausencia temporal o definitiva hasta que sea legalmente reemplazado.
Firma acuerdos con proveedores o clientes.
72
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES NIVEL EJECUTIVO
SECRETARIA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Secretaria Ejecutiva
2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: Secretaria
4. Dependencia Jerárquica: Gerente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1II. PERFIL DEL CARGO:
1. Edad: de 23 a 35 años
2. Sexo: Mujer (buena presencia)
3. Estado Civil: Casada o Soltera
4. Estudios Profesionales: Formación profesional en administración y cursos
de secretariado, conocimiento nivel medio de inglés, saber mecanografía,
saber sobre aplicaciones informáticas como son Word y Excel.
5. Experiencia Laboral: 1 año de experiencia laboral en estas actividades.
III. OBJETIVO
Contribuir a la realización de una gestión administrativa eficiente, apoyando en
forma permanente y oportuna la gestión gerencial
73
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Asistir a la Gerencia General en asuntos administrativos relacionados con la
marcha de la Empresa.
Redactar actas e informes, receptar y tramitar documentos y correspondencia
Preparar y despachar toda la correspondencia oficial de la Gerencia y Áreas
Operativas.
Llevar un estricto control y archivo de los documentos, actas, resoluciones,
reglamentos etc. de la empresa.
Atender el teléfono de la empresa
Atender a toda persona que ingrese a la empresa
Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y demás asuntos.
Funciones Eventuales
Coordinar reuniones de trabajo de la Gerencia General con el nivel ejecutivo
y participar en las que sea necesaria su presencia.
Apoyar al área administrativa- operativa para preparar las convocatorias a
sesiones de Junta General de Accionistas
Comunicar oportunamente a las áreas y demás unidades administrativas que
corresponda, sobre las resoluciones, órdenes y recomendaciones impartidas
por la Junta General de Accionistas
Certificar copias de documentos, actas, resoluciones, reglamentos, etc. de la
Empresa.
Las demás que le asignare el Gerente General, en el ámbito de su
competencia.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener bajo su custodia y responsabilidad, la documentación reservada y confidencial de la Empresa, así como archivos organizados de la correspondencia recibida y despachada.
Ser puntual a todas sus funciones sobre todo a las sesiones de la junta de
74
Accionistas
Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa y las decisiones tomadas en la junta de accionistas
Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por el gerente
75
Funciones y Responsabilidades del Departamento de Contabilidad:
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Contador General2. Nivel: Quito Nivel
3. Nombre Alterno: Contador
4. Dependencia Jerárquica: Gerente y Gerentes Departamentales
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: de 25 a 45 años
2. Sexo: Mujer o Hombre (buena presencia)
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Titulo de segundo nivel en contabilidad
5. Experiencia Laboral: 3 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVOElaborar y velar por la información financiera de la empresa.
76
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Mantener permanentemente actualizada la contabilidad.
Establecer los procedimientos administrativos necesarios para registrar,
procesar, analizar y conservar ordenadamente la información mercantil,
comprobantes, libros y registros.
Control de movimientos contables
Depreciación de activos fijos.
Generación de planillas de seguridad social.
Control de Cajas Menores es decir realizar arqueos de caja sorpresivos.
Cuadre de impuestos.
Elaboración de las distintas declaraciones de impuestos, IVA, Retención en la
Fuente.
Realizar ajustes que sean necesarios
Controlar a sus asistentes contables en el buen desarrollo de sus funciones
Funciones Eventuales
Preparar o Elaborar informes y estados financieros de propósito general y/o
especial.
Elaborar los Formularios de Renovación e Inscripción ante la cámara de
comercio para el registro mercantil.
Presentación de informes a la Superintendencia de Sociedades.
Liquidación de contratos laborales.
Elaboración del flujo de caja en conjunto con el tesorero
Y todas aquellas que la ley contable o tributaria se deba cumplir.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos contables – financieros de la
77
Empresa
Mantener su ética como contador
Velar por el buen desarrollo administrativo y contable de la empresa
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer toda disposición administrativa emitida por la junta general de accionistas.
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Asistente Contable 12. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: s/n
4. Dependencia Jerárquica: Contador
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 2
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: de 19 a 30 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller en contabilidad y estudios universitarios
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Cumplir todas aquellas funciones contables y tributarias para contribuir en el
buen desarrollo de la contabilidad.
78
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Ingreso al sistema contable de todas las compras es decir de las facturas a
proveedores.
Creación de nuevos proveedores.
Emisión de retenciones a proveedores.
Entrega de retenciones a proveedores.
Registro de las compras y retenciones en el cuadro de Excel.
Elaboración del egreso y cheque para pago a proveedores.
Enviar todos los documentos contables para ser archivados al auxiliar de
archivo.
Cerrar cajas chicas.
Elaboración de cheques y egresos de la nómina.
Funciones Eventuales
Ejecución de trabajos que disponga el jefe inmediato
Elaboración de diarios para liquidación de fondos y ajustes que sean
necesarios previa indicación del contador.
Realizar liquidaciones de viajes de empleados.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos contables – financieros de la empresa.
Mantener su ética como contador.
Velar por el buen desarrollo administrativo y contable de la empresa.
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato.
Custodia de la chequera.
79
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Asistente Contable 22. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: s/n
4. Dependencia Jerárquica: Contador
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 2
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: de 19 a 30 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller en contabilidad y estudios universitarios
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Cumplir todas aquellas funciones contables y tributarias para contribuir en el
buen desarrollo de la contabilidad.
80
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Elaboración de facturas.
Creación de nuevos clientes en el sistema contable.
Solicitud y recepción de retenciones de clientes.
Registro de las ventas y retenciones en el cuadro de Excel.
Realizar los cobros de la cartera de clientes.
Enviar todos los documentos contables para ser archivados al auxiliar de
archivo.
Enviar horas extras, comisiones, bonos y otros al IESS.
Registro de diarios sobe notas de debito, notas de crédito, y todo sobre el
manejo de la cuenta bancos.
Funciones Eventuales:
Ejecución de trabajos que disponga el jefe inmediato.
Elaboración de diarios para liquidación de fondos y ajustes que sean
necesarios previa indicación del contador.
Elaboración de cheques para el pago de decimos, vacaciones o utilidades.
Solicitud de materiales de oficina para contabilidad
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos contables – financieros de la empresa.
Mantener su ética como contador.
Velar por el buen desarrollo administrativo y contable de la empresa.
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato.
Custodia de la chequera.
81
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Auxiliar de Archivo2. Nivel: Séptimo Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Contador, Asistente Contable, Asistente de
Operaciones.
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: desde 18 años en adelante
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller en cualquier especialidad preferente en
administrativa, y conocimientos sobre archivo
5. Experiencia Laboral: 1 año mínimo sobre esta actividad
III. OBJETIVOManejar el archivo de manera eficiente
82
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias: Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
Recibe el material para archivar contable y de operaciones.
Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, previa
autorización escrita.
Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondientes los documentos
recibidos.
Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos.
Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
Proporciona información del material archivado, según las normas
establecidas.
Funciones Eventuales Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
V. RESPONSABILIDADES Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Confidencialidad sobre el manejo del archivo
83
Funciones y Responsabilidades del Departamento Administrativo-Financiero:
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Gerente Administrativo-Financiero2. Nivel: Cuarto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título en finanzas o administración de empresas.
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Contribuir a la realización de una gestión administrativa eficiente, apoyando en
forma permanente y oportuna la gestión gerencial en el cumplimiento de
actividades y funciones relacionados con asuntos de la administración interna de
la Empresa
84
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Asistir a la Gerencia General en asuntos administrativos relacionados con la
marcha de la Empresa.
Proporcionar a la Administración de la Empresa y demás áreas de la Empresa,
asesoramientos técnicos, información especializada y recomendaciones, que
sirvan de soporte para la toma de decisiones económicas y financieras.
Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos
especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos financieros
de todas las compras que se realizan en la empresa.
Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos.
Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el
SRI. Asegura también la existencia de información financiera y contable
razonable y oportuna para el uso de la gerencia.
Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos
humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.
Funciones Eventuales
Conciliaciones bancarias.
Preparar en coordinación con las diferentes áreas, la proforma presupuestaria
anual y sus reformas y realizar la ejecución, el control, liquidación y evaluación
presupuestaria.
Administrar y autorizar préstamos para empleados.
Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos,
transacciones en dólares, etc.)
Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia
General.
El Gerente Administrativo Financiero deberá llevar a cabo cualquier otra
actividad determinada por el Gerente General.
85
V. RESPONSABILIDADES
Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos).
Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las
fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las
variables de decisión incluyen fondos internos vs. Externos, fondos
provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y
financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.
Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
El gerente financiero interactúa con las otras gerencias funcionales para que la organización opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras deberán ser consideradas por el
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Asistente Financiero2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Asistente Administrativo-Financiero
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
86
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 23 años a 35 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Formación universitaria en carrera de
administración o finanzas con conocimientos sobre análisis financiero
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Procurar la optimización y adecuada administración de los recursos económicos
disponibles, mediante la aplicación de políticas, sistemas, métodos y normas en
materia financiera, presupuestaria, contable y de control en la Empresa
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión económica-
financiera de la Empresa.
Llevar, organizar, coordinar y supervisar el desarrollo contable de todas las
operaciones financieras que efectúa la Empresa, de acuerdo a las políticas,
normas técnicas y Principios de Contabilidad generalmente aceptados y a lo
dispuesto en el Sistema Uniforme de Cuentas.
Recibir y mantener en custodia los valores, papeles fiduciarios, garantías,
pólizas, etc. de propiedad de la Empresa.
Informar oportunamente sobre el vencimiento de los documentos que mantiene
en custodia
Funciones Eventuales:
Arqueos de Caja Chica
Asientos Contables Caja chica
Asientos Contables Bancos
Proporcionar a la Administración de la Empresa y demás áreas de la Empresa,
asesoramientos técnicos, información especializada y recomendaciones, que
sirvan de soporte para la toma de decisiones económicas y financieras.
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Proporcionar a la Gerencia General y demás áreas de la Empresa los datos
contables necesarios para estudios, análisis y cualquier otra acción que facilite
el control de las operaciones y la eficaz toma de decisiones.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos contables – financieros de la empresa.
Velar por el buen desarrollo administrativo y financiero de la empresa.
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato.
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Jefe de Ventas2. Nivel: Quinto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente Administrativo-Financiero
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario en marketing o carreras afines,
tener conocimiento de ingles
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo
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III. OBJETIVOEfectuar las actividades de promoción y publicidad, las cuales nos permitan
generar las ventas y la obtención de nuevos clientes
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Formular el Programa Anual de Ventas del Departamento, de acuerdo a las
políticas de comercialización establecidas
Proponer a la Gerencia estrategias de comercialización que permitan
incrementar las ventas a instituciones públicas y privadas.
Atender y procurar el incremento de la cartera de clientes a fin de establecer
relaciones comerciales que permitan incrementar las ventas.
Supervisar las actividades del personal asignado a su departamento.
Funciones Eventuales:
Mantener actualizados los contratos y/o cartas convenios de la cartera de
clientes
Recibir y dar seguimiento a las solicitudes de crédito.
Rendir informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales a la
Gerencia, de las operaciones realizadas en el Departamento
Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente
del área
V. RESPONSABILIDADES
Planificación del Mercado
Publicidad y Relaciones Públicas
Confidencialidad
Desarrollar estrategias de ventas, objetivos y planes
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DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Vendedor2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Ventas
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario o que tenga estudios en
marketing
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVOIncrementar las ventas del establecimiento y posicionar a la empresa
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Visitar a nuevos clientes
Contactar a clientes
Proporcionar opiniones de los clientes para mejorar el sistema de tracking
vehicular
Preparar presentaciones para clientes
Preparar los contratos con los clientes
Funciones Eventuales
Cumplir con las disposiciones que le encomiende el jefe inmediato
Colaborar en el desarrollo del presupuesto anual de la empresa.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos empresa-clientes.
Mantener su ética como vendedor.
Velar por el buen desarrollo de la empresa.
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato.
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DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Jefe de Recursos Humanos2. Nivel: Quinto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente Administrativo-Financiero
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario en recursos humanos
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimos en esta actividad.
III. OBJETIVODesarrollar en la empresa la vocación de servicio y una cultura participativa de
trabajo en equipo enfocada a satisfacer las expectativas de clientes internos y
externos a través del desarrollo de la mente organizacional.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Establecer el perfil y diseño de puestos
Controlar se cumplan los diversos aspectos legales y requisitos establecidos
por la ley y la empresa en materia de contratación de personal.
Desarrollo y gestión de la política y administración de beneficios sociales
Controlar el cumplimiento del rol vacacional
Mantener todos los registros necesarios concernientes al personal
Incentivar la integración y buenas relaciones humanas entre el personal
Recibir quejas, sugerencias y resuelve los problemas de los colaboradores
Hacer la evaluación del desempeño de los colaboradores
Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los
colaboradores y a sus familiares
Preparar los contratos de personal
Preparar la ruta del mensajero
Encargado de Caja Chica 1
Funciones Eventuales
Asesorar y participar en la formulación de la política de personal
Dar a conocer las políticas de personal y asegurar que se cumpla por
completo.
Reclutar y seleccionar al personal con la ayuda del gerente general
Elaborar el presupuesto de gastos de personal
Mantenimiento de servicios médicos
Supervisar las medidas para la Prevención de accidentes
V. RESPONSABILIDADES
Conducir el proceso de selección de personal, inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar económico o social, sea este funcionario, ejecutivo, empleado u obrero
Planificar o programar con su equipo, la capacitación del personal a través de
cursos, seminarios u otros, que lleven a cabo empresas o instituciones profesionales, dedicadas a estas acciones.
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Prepara el cuadro de requerimiento de necesidades de personal, de igual manera efectúa las comunicaciones referente a las acciones de rotación, contratación, transferencias, promociones, ascensos y despidos de los
colaboradores
Prever los accidentes de trabajo, cuidar la salud y seguridad de los colaboradores
Representar a la empresa ante las Autoridades de Trabajo.
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1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Mensajero2. Nivel: Séptimo Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de recursos Humanos
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:1. Edad: 18 años en adelante
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachillerato en cualquier especialidad.
5. Experiencia Laboral: 1 año mínimo en esta actividad, que conozca la ciudad
III. OBJETIVOApoyar en la entrega y recolección de documentos con clientes y proveedores
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Realizar depósitos en los diferentes bancos.
Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares indicados.
Retirar cobros en la locación del cliente
Atender cualquier solicitud del área administrativa u operativa
Retiro de materiales en la locación del proveedor.
Funciones Eventuales
Ayudar en la limpieza de la oficina
Colaborar con la realización de eventos en la empresa
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato
V. RESPONSABILIDADES
Confidencialidad con los documentos que reciba o entregue
Cumplir con el horario de trabajo
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1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Auxiliar de Servicios2. Nivel: Séptimo Nivel
3. Nombre Alterno: Conserje
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de recursos Humanos
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
95
II. PERFIL DEL CARGO:1. Edad: 30 años a 45 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Conocimiento en limpieza de oficinas
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVOMantener la limpieza de la oficina y colaborar en las actividades administrativas
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Proporcionar el servicio de cafetería a empleados y visitantes
Labores de mensajería local.
Limpieza de oficinas.
Funciones Eventuales:
Colaborar en los eventos de la empresa.
Colaborar con mensajería
V. RESPONSABILIDADES
Limpieza de la Oficina
Atender a empleados y visitantes
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Funciones y Responsabilidades del Departamento de Operaciones:
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Jefe de Operaciones2. Nivel: Quito Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario en administración de empresa o
carreras a fines con conocimientos en logística
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVOBrindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los servicios,
planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con
el objetivo de detectar las necesidades del cliente.
Encargado de realizar la planificación de materiales y tiempo de entrega de
los vehículos a los distintos lugares
Asignación del personal para cada recepción y despacho de vehículos
Supervisa a sus subordinados
Encargado de Caja Chica 2
Funciones Eventuales
Responsable de atender al cliente cuando requiere servicio técnico
Encargado de la licitación para proveedores nuevos de transporte.
Acudir a reuniones para clientes nuevos
V. RESPONSABILIDADES
Satisfacer cualquier necesidad que exija el cliente
Atender a los proveedores de transporte
Confidencialidad con los procesos que se realiza
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DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Asistente Operativo2. Nivel: Sexto nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 24 años a 30 años
2. Sexo: Mujer
3. Estado Civil: Soltera
4. Estudios Profesionales: Título o carrera profesional sobre logística
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo en esta actividad, y conocimientos en
Excel
III. OBJETIVOAyudar en el servicio técnico a los clientes, y controlar la adecuada facturación.
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Control del transporte
Efectuar la solicitud de facturación a contabilidad
Control de proveedores
Ayuda al jefe de operaciones a coordinar la entrega y recepción de vehículos
Elaboración de reportes diarios de los servicios prestados
Enviar archivo al auxiliar de archivo
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Funciones Eventuales:
Realizar tareas de los auxiliares de operaciones
Auxiliar en cualquier tarea designada por su jefe inmediato
Atender a los clients
V. RESPONSABILIDADES
Mantener un alto grado de confidencialidad
Adecuado manejo de la documentación
Satisfacer las necesidades de los clientes y proveedores
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Bodeguero2. Nivel: Sexto nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 24 años a 35 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller y que tenga conocimiento sobre el manejo
de bodega
Licencia profesional
5. Experiencia Laboral: 1 años mínimo en esta actividad y disponibilidad de
horario
100
III. OBJETIVOMantener la administración y custodia de los vehículos con eficiencia y eficacia
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Administrar el patio de vehículos
Distribuir las diferentes unidades requeridas por el cliente
Llevar control de existencias y pedidos.
Colaborar con la documentación interna
Realizar la recepción de los vehículos.
Funciones Eventuales
Ordenar los vehículos en el patio
Ayudar a movilizar las niñeras y plataformas
Realizar las tareas que le sea asignada por el jefe inmediato
V. RESPONSABILIDADES
Solo el bodeguero está permitido conducir los vehículos
No permitir el ingreso de cualquier persona al patio sin previa autorización
Mantener limpio el patio
Controlar las seguridades del patio
101
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Auxiliar Operativo (Quito)2. Nivel: Séptimo nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 2
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 20 años a 35 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller y que tenga licencia de conducir
5. Experiencia Laboral: Experiencia laboral en logística y disponibilidad de
horario
III. OBJETIVOAtención al cliente personalizado y satisfaciendo sus necesidades
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Recepción nocturna de las unidades
Verificación física de las unidades interna y externamente comprobando
accesorios y novedades visibles.
Informe de ubicaciones en el patio de las unidades.
Verificación e inspección física a primera hora de la mañana tracking
Obtención de Improntas
Revisión de unidades para despachos
Funciones Eventuales
Subir los vehículos para que arreglen los autos donde el cliente
102
Solicitar el arreglo de las unidades antes del despacho
Busca de autos en el patio cuando no se encuentran en el plano virtual
Elaboración de las guías de Remisión de Pluslogistics
V. RESPONSABILIDADES
Reportar todas las novedades en el tracking vehicular
Atención al cliente personalizada
Obedecer órdenes de sus superiores
Cumplir con los horarios de despachos y recepción de vehículos
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Asistente Operativo (Esmeraldas)2. Nivel: Sexto nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 24 años a 30 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Soltera
4. Estudios Profesionales: Título o carrera profesional sobre logística, y con
licencia de conducir.
103
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimos en esta actividad, y conocimientos en
Excel.
III. OBJETIVOAyudar en el servicio técnico a los clientes, y controlar la adecuada facturación.
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Control del transporte
Coordinación de los equipos de trabajo
Ayuda al jefe de operaciones a coordinar la entrega y recepción de vehículos
Elaboración de reportes diarios de los servicios prestados
Confirmación de los vehículos despachados desde el puerto de acuerdo al
pedido del cliente
Funciones Eventuales:
Realizar tareas de los auxiliares de operaciones
Auxiliar en cualquier tarea designada por su jefe inmediato
Atender a los clientes en Esmeraldas
V. RESPONSABILIDADES
Mantener un alto grado de confidencialidad
Adecuado manejo de la documentación
Satisfacer las necesidades de los clientes y proveedores
104
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 6. Denominación del Cargo: Auxiliar Operativo (Esmeraldas)7. Nivel: Séptimo nivel
8. Nombre Alterno: S/N
9. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
10. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 2
II. PERFIL DEL CARGO6. Edad: 20 años a 35 años
7. Sexo: Hombre
8. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
9. Estudios Profesionales: Bachiller y que tenga licencia de conducir
10. Experiencia Laboral: Experiencia laboral en logística y disponibilidad de
horario
III. OBJETIVOAtención al cliente personalizado y satisfaciendo sus necesidades
IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Recepción de los vehículos al arribo del buque
Responsables de la ubicación de las unidades (indicación sitios de parqueo).
Inspección de cada una de las unidades.
Clasificación de las unidades de acuerdo al requerimiento del cliente.
Requerimiento al APE las llaves para preparar despacho.
Inspección de las unidades en el despacho.
105
Ingreso de las inspecciones en el sistema por intermedio del Pocket.
Coordinación para el cargue de las niñeras.
Obtención de las órdenes de salida de las unidades.
Toma de fotografías de las novedades graves que se presenten en el arribo
como en el despacho.
Funciones Eventuales
Poner los llaveros que se reciben del cliente a cada unidad.
Obtención de documentos requeridos por el cliente como son Tarjas, DUE,
etc.
Obtención de autorizaciones ante la CAE.
V. RESPONSABILIDADES
Reportar todas las novedades en el tracking vehicular.
Atención al cliente personalizada.
Obedecer órdenes de sus superiores.
Cumplir con los horarios de despachos y recepción de vehículos.
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Funciones y Responsabilidades del Departamento de Sistemas:
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Jefe de Sistemas2. Nivel: Quinto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 24 años a 40 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario en administración de empresa o
carreras a fines con conocimientos en logística
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVOBrindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los servicios,
planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Chequeo diario de que el sistema este en perfectas condiciones.
Cumplimiento de los requerimientos del cliente.
Creación y desarrollos de Reportes.
Ingreso en la base de datos de los vehículos pendientes de arribo.
Información de los vehículos de acuerdo a la programación del cliente.
Obtención de reportes de acuerdo al requerimiento del cliente.
Mantenimiento de los equipos (Pocket)
Obtención de flujo gramas.
Coordinación con los Dealers para resolver cualquier tipo de inconvenientes.
Funciones Eventuales
Responsable de atender al cliente cuando requiere servicio técnico.
Acudir a reuniones para clientes nuevos.
Desarrollar mejoras del sistema.
V. RESPONSABILIDADES
Satisfacer cualquier necesidad que exija el cliente
Atender a los proveedores de transporte
Confidencialidad con los procesos que se realiza
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DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: 1. Denominación del Cargo: Auxiliar de Sistemas2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Sistemas
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO1. Edad: 20 años a 35 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller en informática o carrera universitaria en
informática
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVOBrindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los servicios,
planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:Funciones Diarias:
Supervisa a los auxiliares operativos tanto de Quito como esmeraldas
Da mantenimiento a equipos de la oficina
Mantenimiento a equipos de operaciones
Genera los reportes
Funciones Eventuales
Acudir a reuniones con nuevos clientes
Hacer labores de auxiliar operativo cuando lo requiera
Cumplir órdenes de sus jefes inmediatos
V. RESPONSABILIDADES
Satisfacer cualquier necesidad que exija el cliente
Atender a los clientes de transporte
Confidencialidad con los procesos que se realiza
110
Manual de Procedimientos Operativos
Procesos para la Atención al Cliente
Creación de Nuevos Clientes en el Sistema
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN AL CLIENTE
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. Nombre del Procedimiento: Creación Nuevos Clientes en el Sistema
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Jefe de Ventas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Ventas Informa al jefe de Operaciones la creación en
el sistema de un nuevo cliente, sus
requerimientos y precios acordados
2 Jede de
Operaciones
Recepta la información, la aprueba y envía los
requerimientos y precios acordados al
asistente de operaciones e informa al jefe de
sistemas de la creación en el sistema
3 Asistente de
Operaciones
Recepta la información y crea un archivo de
Excel con los precios y datos necesarios para
la facturación
4 Jefe de Sistemas Crea al cliente en el sistema
5 Jefe de Ventas Informa al cliente
111
Flujograma
Figura 14. Flujograma
CREACION NUEVOS CLIENTES EN EL SISTEMA
OPERACIONES OPERACIONES SISTEMAS
112
Creación de Clave Electrónica Clientes
DIEMPEC CIA. LTDA. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN AL CLIENTE
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. Nombre del Procedimiento: Creación de Claves de Acceso Clientes
2. Responsable del Proceso: Jefe de Sistemas
3. Control: Jefe de Operaciones
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Sistemas Recibe la solicitud para la creación de la clave
de acceso del sistema del cliente y envía al el
formato vía mail para los datos de acceso al
sistema
2 Cliente Llena el formato y envía al Jefe de Sistemas
3 Jefe de Sistemas Recepta la información la archiva y procede
con la creación de la clave e informa al cliente
de la creación
Formato para la creación de Clave electrónica clientes
SOLICITUD DE CREACIÓN CLAVE ELECTRÓNICA
Nombre de
Acceso o Mail
CLAVE
(# de cedula cambiar cuando ingrese al
sistema)
113
Forma de Llenar
Nombre de Acceso o Mail:
Deberá ingresar su nombre de acceso al sistema hasta 25 caracteres, también puede
utilizar su mail como nombre de acceso.
Clave:
Deberá poner su número de cedula como clave inicial ya que esta deberá ser cambiada
cuando ingrese por primera vez al sistema.
Esta información deberá ser enviada vía mail, y será guarda por futuros reclamos
114
Flujograma
Figura 15. Creación de claves de acceso clientes
115
Manual de Procedimientos Financieros
Introducción
La Administración financiera es el área de la Administración que cuida de los recursos
financieros de la empresa. La Administración Financiera se centra en dos aspectos
importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto
significa que la Administración Financiera busca hacer que los recursos financieros sean
lucrativos y líquidos al mismo tiempo.
Se encarga de ciertos aspectos específicos de una organización que varían de acuerdo con
la naturaleza de cada una de estas funciones, las funciones más básicas que desarrolla la
Administración Financiera son: La Inversión, El Financiamiento y las decisiones sobre los
dividendos de una organización.
La administración financiera se encarga de la adquisición, financiamiento y administración
de los activos en la toma de decisiones; en las cuales las decisiones de inversión indican qué
cantidad de activos son necesarios para la empresa para mantenerse funcionando; así como,
para qué son destinados cada una de estas inversiones en dichos activos.
Las decisiones de financiamiento indican cómo está compuesto el pasivo en la hoja de
balance de una empresa; estas varían dependiendo que tan endeudada este la empresa así
como las políticas de endeudamiento que las permiten, sean las convenientes esto se observa
como una mezcla de financiamiento, estas a su vez deben balancearse con la cantidad de
utilidades que la empresa retiene para financiamiento de capitales comunes
La administración de los activos indica la eficacia con la que son manejados tanto las
inversiones, como los financiamientos. Una vez que ya se han establecido; por supuesto se da
un mayor énfasis en aquellos activos circulantes debido a la volatilidad del medio externo.
116
La administración financiera eficiente requiere una meta u objetivo para ser
comparativamente apropiado, esta es en suposición la maximización de la riqueza de los
accionistas; este objetivo está íntimamente ligado con el precio de las acciones; ya que son el
reflejo de la inversión, financiamiento y administración de los activos; esto trae consigo las
dificultades del entendimiento del término; ya que se tiene que ver cuál será el mejor proyecto
de inversión que asegura un constante rendimiento en las acciones de los socios, y que reduce
las especulaciones.
Se deben de tomar en cuenta que es lo que se requiere maximizar, las utilidades que dejan
las acciones, o el precio unitario de cada acción dependiendo de su demanda en el mercado
accionario; por esto es importante tomar como patrón de maximización el precio actual de
cada acción, con lo cual vemos que tan bien se está desarrollando la empresa dentro de la
administración financiera.
Otro punto importante a destacar es (como meta) maximizar la riqueza de los accionistas;
pero siempre y cuando la manera con la que se conducen sea responsable y ética con el resto
de la empresa; es decir que el objetivo debe estar orientado también hacia el consumidor, con
sus empleados, con los salarios, los servicios prestados, etc.
Objetivos del Manual Financiero Contable
La Industria se desarrolla en un ambiente económico y social dinámico, razón por la cual
requiere de un sistema de información financiero-contable que responda adecuadamente a sus
necesidades y que sea utilizado como una herramienta efectiva en la toma oportuna de
decisiones que conduzcan a tomar acciones preventivas y/o correctivas.
117
Este Manual Financiero Contable se ha diseñado tomando en cuenta una estructura de
codificación contable que permita mantener un registro monetario y cronológico de todas sus
transacciones, considerando en forma integral los aspectos contables, financieros y controles
auxiliares. Además, normará y estandarizará las funciones de registro y proceso contable de
las transacciones.
Procedimiento para la Presentación de Estados Financieros
Los estados financieros son una representación financiera estructurada de la posición
financiera y las transacciones realizadas por una empresa. Los estados financieros también
presentan los resultados de la administración de los recursos confiados a la gerencia. Para la
presentación de estados financieros se basará de acuerdo a las NORMAS
INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD Y LAS NORMAS INTERNACIONALES DE
INFORMACIÓN FINANCIERA
El objetivo del sistema de información es proporcionar datos financieros, presupuestarios y
estadísticos que cubran las necesidades de la administración y los requerimientos de
información sobre el resultado particular de las diferentes órdenes de trabajo.
El sistema de información financiera ha sido diseñado para que pueda ser generado
independientemente del sistema de registro que se utilice. Los informes que se generan en el
sistema computarizado son los siguientes:
118
Responsabilidad de los Estados Financieros
La Junta de Directores y/o otros cuerpos directivos de la empresa es responsable de la
preparación y presentación de sus estados financieros.
Componentes de los Estados Financieros
Un conjunto completo de estados financieros incluirá los siguientes componentes:
Balance
El propósito de este informe es presentar la situación financiera de la empresa a una fecha
determinada. Su frecuencia de emisión puede ser mensual, anual o por períodos diferentes
según la necesidad.
Estado de Resultados
El estado de resultados es el informe que presenta los resultados de las operaciones de la
empresa por un período de tiempo determinado. Dentro de su contenido se presentan los
ingresos y gastos totales. Este reporte se puede emitir con las cifras del mes o las acumuladas
del período a que corresponde.
Flujo de Efectivo
En este formato se detallan los ingresos y salidas de efectivo proyectados a diferentes
plazos de tiempo, con la única intensión de contemplar las necesidades de efectivo y la
oportunidad de hacer inversiones temporales.
Un Estado de cambios en el patrimonio neto que muestre:
Todos los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien
119
Los cambios en el patrimonio neto distintos de los procedentes de las transacciones con los
propietarios del mismo, cuando actúen como tales;
Notas, en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más significativas y
otras notas explicativas.
Se incentiva a la empresa a presentar, independiente de los estados financieros, una
revisión financiera realizada por la gerencia que describa y explique las NORMAS
INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD Y LAS NORMAS INTERNACIONALES
INFORMACIÓN FINANCIERA.
Identificación de los Estados Financieros
Las NIIF se aplicarán exclusivamente a los estados financieros, y no afectarán al resto de la
información presentada en el informe anual o en otro documento.
Por tanto, es importante que los usuarios sean capaces de distinguir la información que se
prepara utilizando las NIIF de cualquier otro tipo de información que, aunque pudiera ser útil
para sus fines, no está sujeta a los requerimientos de aquéllas.
Cada uno de los componentes de los estados financieros quedará claramente identificado.
Además, la siguiente información se mostrará en lugar destacado, y se repetirá cuantas veces
sea necesario para una correcta comprensión de la información presentada:
El nombre u otro tipo de identificación de la entidad que presenta la información, así como
cualquier cambio en esa información desde la fecha del balance precedente;
Si los estados financieros pertenecen a la entidad individual o a un grupo de entidades;
120
La fecha del balance o el periodo cubierto por los estados financieros, según resulte
apropiado al componente en cuestión de los estados financieros;
La moneda de presentación, tal como se define en la NIC 21 Efectos de las variaciones en
los tipos de cambio de la moneda extranjera; y
El nivel de agregación y el redondeo utilizado al presentar las cifras de los estados
financieros.
Los requisitos exigidos en el párrafo anterior se cumplirán, normalmente, mediante
informaciones que se suministren en los encabezamientos de las páginas, así como en las
denominaciones abreviadas de las columnas de cada página, dentro de los estados financieros.
Es necesaria la utilización de elementos de juicio para determinar la mejor manera de
presentar esta información. Por ejemplo, cuando los estados financieros se presentan
electrónicamente no siempre están separados en páginas; los anteriores elementos se
presentarán con la suficiente frecuencia como para asegurar una comprensión apropiada de la
información que se suministra.
A menudo, los estados financieros resultan más comprensibles presentando las cifras en
miles o millones de unidades monetarias de la moneda de presentación. Esto será aceptable en
la medida en que se informe sobre el nivel de agregación o redondeo de las cifras, y siempre
que no se pierda información material, o de importancia relativa, al hacerlo.
Políticas Contables
La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas contables de la empresa de manera que
los estados financieros cumplan con todos los requerimientos de cada Norma Internacional de
121
Contabilidad y NIIFs aplicable e interpretación del Comité de Pronunciamientos del Instituto
de Investigaciones Contables del Ecuador.
Cuando no exista requerimiento específico, la gerencia debe desarrollar políticas para
asegurar que los estados financieros provean información que es:
Relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios.
Confiables en que estos: Presentan fielmente los resultados y posición financiera de
la empresa.
Reflejan la sustancia económica de los eventos y transacciones y no simplemente la
forma legal.
Son neutrales, esto es libre de prejuicios.
Son prudentes
Están completos en todos los aspectos importantes.
Las políticas contables son los principios, bases, convenciones, reglas y prácticas
específicas adoptadas por una empresa en la preparación y presentación de los estados
financieros.
Período de Reporte
Los estados financieros se elaborarán con una periodicidad que será, como mínimo, anual.
Cuando cambie la fecha del balance de la entidad y elabore estados financieros para un
periodo contable superior o inferior a un año, la entidad deberá informar del periodo concreto
cubierto por los estados financieros y, además, de:
La razón para utilizar un periodo inferior o superior; y
122
El hecho de que no sean totalmente comparables las cifras que se ofrecen en la cuenta de
resultados, en el estado de cambios en el patrimonio neto, en el estado de flujos de efectivo y
en las notas correspondientes.
Normalmente, los estados financieros se elaboran uniformemente, abarcando periodos
anuales. No obstante, determinadas entidades prefieren informar, por razones prácticas, sobre
intervalos diferentes de tiempo, por ejemplo, utilizando ejercicios económicos de 52 semanas.
Principios Contables
Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es
necesario que sean preparados con sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones previamente
conocidas y de aceptación general.
Los principios son pocos y representan las presunciones básicas sobre las que descansan
las normas. Necesariamente derivan de los factores económicos y políticos del medio
ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la
comunidad que involucra al mundo de los negocios.
A continuación, se resumen los Principios Contables de Aceptación General, los que son
determinados por las características del medio ambiente en el cual se desenvuelve la
contabilidad.
Equidad.- La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en
contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se
desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad
123
los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado
básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.
Entidad Contable.- Los estados financieros se refieren a entidades económicas
específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma.
Empresa en Marcha.- Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad
operacional de la entidad económica y por consiguiente, las cifras presentadas no están
reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos en que exista evidencias
fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre
la situación financiera.
Bienes Económicos.- Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones
económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.
Moneda.- La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus
componentes heterogéneos a un común denominador.
Período de Tiempo.- Los estados financieros resumen la información relativa a períodos
determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la
entidad, por requerimientos legales u otros.
Devengado.- La determinación de los resultados de operación y la posición financiera
deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período aunque éstos
hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos
puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.
Realización.- Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o
sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la
124
legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los
riesgos inherentes a tal operación.
Costo Histórico.- El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción,
adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación
de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor
de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresión
numeraria de los respectivos costos.
Objetividad.- Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan
pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.
Criterio Prudencial.- La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere
que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos
entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de
estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de
la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más
alternativas debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la
presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas
inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para
permitir un entendimiento del razonamiento que se aplicó.
Significación o Importancia Relativa.- Al ponderar la correcta aplicación de los
principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se
presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin
embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los
estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea
125
demarcadora que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor
criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias,
teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o
en el resultado de las operaciones del ejercicio contable.
Uniformidad.- Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente
aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de
procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.
Contenido de Fondo Sobre la Forma.- La contabilidad pone énfasis en el contenido
económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente.
Dualidad Económica.- La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida
doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos
establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los
diversos pasivos contraídos.
Relación Fundamental de los Estados Financieros.- Los resultados del proceso contable
son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado
de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre sí.
Objetivos Generales de la Información Financiera.- La información financiera está
destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También se
presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje
contable y la naturaleza de la información presentada.
126
Exposición.- Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación
básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación
financiera y de los resultados económicos delante a que se refiere.
Balance General
Es el documento que presenta la posición financiera de la empresa a una fecha
determinada. El balance general cambia todos los días a medida que los inventarios aumentan
o disminuyen, cambios en activos fijos, préstamos bancarios, etc.
La presentación del balance general cubre los requisitos contables para los diferentes tipos
de activos, pasivos y el capital contable.
La entidad presentará sus activos corrientes y no corrientes, así como sus pasivos
corrientes y no corrientes, como categorías separadas dentro del balance, excepto cuando la
presentación basada en el grado de liquidez proporcione, una información relevante que sea
más fiable. Cuando se aplique tal excepción, todos los activos y pasivos se presentarán
atendiendo, en general, al grado de liquidez.
Independientemente del método de presentación adoptado, la entidad revelará para cada
rúbrica de activo o pasivo, que se espere recuperar o cancelar en los doce meses posteriores a
la fecha del balance o después de este intervalo de tiempo- el importe esperado a cobrar o
pagar, respectivamente, después de transcurrir doce meses a partir de la fecha del balance.
Se permitirá que la entidad presente algunos de sus activos y pasivos empleando la
clasificación corriente no corriente, y otros en orden a su liquidez, siempre que esto
127
proporcione información fiable y más relevante. La necesidad de mezclar las bases de
presentación podría aparecer cuando una entidad realice actividades diferentes.
La información sobre las fechas esperadas de realización de los activos y pasivos es útil
para evaluar la liquidez y la solvencia de la entidad. La NIIF 7 Instrumentos financieros:
Información a revelar obliga a revelar información acerca de las fechas de vencimiento tanto
de activos financieros como de los pasivos financieros. Entre los activos financieros se
encuentran las cuentas de deudores comerciales y otras cuentas a cobrar, y entre los pasivos
financieros se encuentran las cuentas de acreedores comerciales y otras cuentas a pagar.
También será de utilidad la información acerca de las fechas de recuperación y cancelación
de los activos y pasivos no monetarios, tales como existencias y provisiones, con
independencia de que en el balance se efectúe la distinción entre partidas corrientes y no
corrientes. Este puede ser el caso, por ejemplo, cuando la entidad informe sobre los saldos de
existencias que espera realizar en un plazo superior a doce meses desde la fecha del balance.
Activos corrientes
Un activo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los siguientes criterios:
Se espere realizar, o se pretenda vender o consumir, en el transcurso del ciclo
normal de la explotación de la entidad;
Se mantenga fundamentalmente con fines de negociación;
Se espere realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha del
balance; o
128
Se trate de efectivo u otro medio equivalente al efectivo (tal como se define en la
NIC 7 Estado de flujos de efectivo), cuya utilización no esté restringida, para ser
intercambiado o usado para cancelar un pasivo, al menos dentro de los doce meses
siguientes a la fecha del balance.
Todos los demás activos se clasificarán como no corrientes.
El término “no corriente” incluye activos materiales, intangibles y financieros que son por
naturaleza a largo plazo. No está prohibido el uso de descripciones alternativas siempre que su
significado quede claro.
Los activos corrientes incluyen activos que se mantienen fundamentalmente para
negociación (los activos financieros pertenecientes a esta categoría son clasificados como
activos financieros que se mantienen para negociar de acuerdo con la NIC 39 Instrumentos
financieros: Reconocimiento y valoración) así como la parte corriente de los activos
financieros no corrientes.
Pasivos corrientes
Un pasivo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los siguientes criterios:
Se espere liquidar en el ciclo normal de la explotación de la entidad;
Se mantenga fundamentalmente para negociación;
Deba liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del balance; o
La entidad no tenga el derecho incondicional para aplazar la cancelación del pasivo
durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha del balance.
Todos los demás pasivos se clasificarán como no corrientes.
129
Algunos pasivos corrientes, tales como los acreedores comerciales, y otros pasivos
devengados, ya sea por costes de personal o por otros costes de explotación, formarán parte
del capital circulante utilizado en el ciclo normal de explotación de la entidad. Estas partidas,
relacionadas con la explotación, se clasificarán como corrientes incluso si su vencimiento se
va a producir más allá de los doce meses posteriores a la fecha del balance. El mismo ciclo
normal de explotación se aplicará a la clasificación de los activos y pasivos de la entidad.
El balance general debe incluir las partidas que presenten los siguientes montos:
Efectivo y equivalentes de efectivo;
Inversiones temporales;
Cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar debidamente
identificadas;
Inventarios;
Inversiones contabilizadas utilizando el método patrimonial;
Activos financieros (excluyendo los montos presentados bajo (e), (c), (b) y (a));
Propiedad, planta y equipo;
Activos intangibles;
Préstamos a corto plazo;
Cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por pagar;
Pasivos y activos de impuestos;
Provisiones;
Pasivos no corrientes que devengan intereses;
Interés minoritario; y
Capital emitido y reservas. Información a revelar en el balance.
130
El detalle provisto en sub. Clasificaciones, ya sea en el balance general o en las notas,
depende del requerimiento de las Normas Contables y el tamaño, naturaleza y función de los
montos involucrados. Las revelaciones variarán para cada partida, por ejemplo:
Los activos tangibles son clasificados por clase de Propiedades, Planta y Equipo de
naturaleza y uso similar. Por ejemplo terrenos, edificios, maquinaria, barcos,
aeronaves, vehículos a motor, muebles y enseres, etc.;
Las cuentas por cobrar son analizadas entre los montos por cobrar comerciales de
clientes, otros miembros del grupo, cuentas por cobrar de partes relacionadas, pagos
por anticipado y otros valores;
Los inventarios serán sub. clasificados, en materiales y otros suministros de
producción, productos terminados, productos en proceso, materias primas.
Las provisiones son analizadas presentando por separado las provisiones para
costos de beneficios sociales de empleados y cualquier otra partida clasificada en
una forma apropiada para las operaciones de la empresa; y
El capital patrimonial y reservas son analizadas presentando por separado las varias
clases de capital pagado, primas de acción y reservas.
La empresa debe revelar lo siguiente, ya sea en el cuerpo del balance o en las notas:
Para cada una de las clases de acciones o títulos que constituyan el capital:
El número de acciones autorizadas para su emisión;
El número de acciones emitidas y desembolsadas totalmente, así como las emitidas,
pero aún no desembolsadas en su totalidad;
El valor nominal de las acciones, o el hecho de que no tengan valor nominal;
Una conciliación entre el número de acciones en circulación al principio y al final
del ejercicio;
131
Los derechos, privilegios y restricciones correspondientes a cada clase de acciones,
incluyendo los que se refieran a las restricciones que afectan a la percepción de
dividendos y al reembolso del capital;
Las acciones de la entidad que estén en su poder o bien en el de sus dependientes o
asociadas; y
Las acciones cuya emisión está reservada como consecuencia de la existencia de
opciones o contratos para la venta de acciones, describiendo las condiciones e
importes correspondientes;
Una descripción de la naturaleza y destino de cada partida de reservas que figure en
el patrimonio neto.
La empresa para la presentación del balance general se basará en la siguiente estructura:
132
Estado de Situación Inicial
DIEMPEC CIA. LTDA.
Figura 16. Estado de situación inicial
Código 1 11 111 1111 11111 11111.01 1112 11121 11121.01 112 1121 11211 11211.01 1122 11221 11221.01 11221.03 1123 11231 11231.01 12 121 1211 12111 12111.01 12111.02 12111.03 12111.05 12112 12112.01 12112.02 12112.03 12112.05
2 21 211 2111 21111 21111.01 21112 21112.02 21112.03 21112.05 21113 21113.06 21114 21114.01 21114.02 21114.03 21115 21115.01 21115.02 21115.03 21116 21116.03 22 221 221.01 221.02
3 31 311 311.01 312 312.01 313 313.01 39
Del 01 de enero al 31 de Diciembre del 2012 Descripción
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE FONDOS FIJOS
FONDOS QUITO Caja Chica Quito
BANCOS CUENTAS CORRIENTES
Pichincha EXIGIBLE
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
Clientes Nacionales IMPUESTOS
RETENCIONES FUENTE RENTA Retención Renta de Clientes Ejercicio Ret. Renta Años Anteriores
ACTIVOS PAGADOS POR ANTICIPADO SEGUROS
Seguros Prepagados ACTIVO NO CORRIENTE
ACTIVO FIJO DEPRECIABLE
ACTIVO A DEPRECIAR Muebles y Enseres Equipos de Oficina Equipos de Computación y Software Vehículos
DEPRECIACIONES ACUMULADAS Dep. Acum. Muebles y Enseres Dep. Acum. Equipos de Oficina Dep. Acum. Equipos de Computo y Software Dep. Acum. Vehículos
TOTAL ACTIVOS PASIVO
PASIVO CORRIENTE CORTO PLAZO
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
Proveedores Locales EMPLEADOS
Decimo Tercer Sueldo Decimo Cuarto Sueldo Liquidaciones Empleados
IMPUESTOS FISCALES Impuestos por Pagar
OBLIGACIONES IESS Aportes IESS Prestamos Quirografarios Prestamos Hipotecarios
CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS Atiencia Johanna Costales Ana María Villegas Rosa
OTRAS CUENTAS POR PAGAR Otras cuentas por pagar
PASIVO NO CORRIENTE PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS
Jubilación Patronal Otros beneficios no corrientes Empleados
TOTAL PASIVOS PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL CAPITAL SUSCRITO
Capital Pagado RESERVAS
Reserva Legal RESULTADOS
Resultado del Ejercicio 2010 PERDIDA DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO
133
Estado de Resultados
El estado de resultados es una fotografía que informa acerca de las operaciones a lo largo
de un periodo de tiempo.
La preparación del estado de resultados implica el reconocimiento apropiado de los
ingresos y de los gastos. Es el formato del estado de resultados se destaca desde el principio el
computo de las utilidades por acción.
En la cuenta de resultados se incluirán, como mínimo, rúbricas específicas con los
importes que correspondan a las siguientes partidas para el ejercicio:
a) Ingresos ordinarios
b) Gastos financieros.
c) Participación en el resultado del ejercicio de las asociadas y negocios conjuntos que se
contabilicen según el método de la participación;
d) Impuesto sobre las ganancias;
e) Un único importe que comprenda el total de (i) el resultado después de impuestos
procedente de las actividades interrumpidas y (ir) el resultado después de impuestos que
se haya reconocido por la medida a valor razonable menos los costes de venta o por
causa de la enajenación o disposición por otra vía de los activos o grupos enajenables de
elementos que constituyan la actividad interrumpida; y
f) Resultado del ejercicio.
Las siguientes partidas se revelarán en la cuenta de resultados, como distribuciones del
resultado del ejercicio:
a. Resultado del ejercicio atribuido a los intereses minoritarios; y
b. Resultado del ejercicio atribuido a los tenedores de instrumentos de patrimonio neto de
la dominante.
134
La empresa para su presentación del estado de resultados se basará en la estructura de
gastos por su función:
Figura 17. Balance de resultados
135
Estado de cambios en el patrimonio neto
La entidad presentará un estado de cambios en el patrimonio neto que mostrará:
a) El resultado del ejercicio.
b) Cada una de las partidas de ingresos y gastos del ejercicio que, según lo requerido por
otras Normas o Interpretaciones, se haya reconocido directamente en el patrimonio neto,
así como el total de esas partidas.
c) El total de los ingresos y gastos del ejercicio (calculado como la suma de los apartados
(a) y (b) anteriores), mostrando separadamente el importe total atribuido a los tenedores
de instrumentos de patrimonio neto de la dominante y a los intereses minoritarios.
d) Para cada uno de los componentes del patrimonio neto, los efectos de los cambios en las
políticas contables y en la corrección de errores, de acuerdo con la NIC 8.
Un estado de cambios en el patrimonio neto que incluya sólo esas partidas recibirá la
denominación de estado de ingresos y gastos reconocidos.
La entidad presentará también, en el estado de cambios en el patrimonio neto o en las
notas:
a) Los importes de las transacciones que los tenedores de instrumentos de patrimonio neto
hayan realizado en su condición de tales, mostrando por separado las distribuciones
acordadas para los mismos;
b) El saldo de las reservas por ganancias acumuladas (ya se trate de importes positivos o
negativos) al principio del ejercicio y en la fecha del balance, así como los movimientos
del mismo durante el ejercicio; y
c) Una conciliación entre los importes en libros, al inicio y al final del ejercicio, para cada
clase de patrimonio aportado y para cada clase de reservas, informando por separado de
cada movimiento habido en los mismos
136
Estado de Flujo de Efectivo
La información sobre los flujos de efectivo suministra a los usuarios las bases para la
evaluación de la capacidad que la entidad tiene para generar efectivo y otros medios líquidos
equivalentes, así como las necesidades de la entidad para la utilización de esos flujos de
efectivo. La NIC 7 Estado de flujos de efectivo, establece ciertos requerimientos para la
presentación del estado de flujos de efectivo, así como otras informaciones relacionadas con
él.
La empresa deberá informar los flujos por las actividades operativas usando cualquiera de
los siguientes métodos:
El método directo
Por el cual se revelan las principales clases de ingresos brutos en efectivo y pagos brutos
en efectivo.
El método directo proporciona información que puede ser de utilidad al estimar los flujos
de efectivo en el futuro y que no está disponible bajo el método indirecto.
Las empresas que usen el método directo deben presentar separadamente, como mínimo lo
siguiente:
Efectivos cobrados a clientes.
Intereses y dividendos recibidos.
Otros ingresos de efectivo operativos, si los hubieren.
Efectivo pagado a empleados y otros proveedores de bienes y servicios. Intereses
pagados.
Impuesto a la renta pagado.
Otros pagos en efectivo operativos, si los hubieren.
Conciliación de la utilidad o pérdida neta con el efectivo neto proveniente de
(usado por) actividades operativas.
137
El método indirecto
Por el cual la utilidad o pérdida neta es ajustada por los efectos de transacciones que no son
de naturaleza de efectivo, cualquier diferimiento o acumulación de los ingresos o pagos en
efectivo por las operaciones y partidas de ingresos o gastos asociadas con los flujos de
efectivo por inversión o financiamiento.
Bajo el método indirecto, el flujo de efectivo neto por las actividades operativas se
determina ajustando la utilidad o pérdida neta por los efectos de:
Cambio durante el período en inventarios y cuentas operativas por cobrar y pagar.
Partidas que no representan movimiento de efectivo tales como depreciación,
provisiones, impuestos diferidos, ganancias o pérdidas en moneda extranjera no
realizadas, utilidades no distribuidas de las asociadas e intereses minoritarios.
Todas las demás partidas porque son flujos de efectivo por inversión o
financiamiento.
DIEMPEC CIA. LTDA.
PAGINA 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1) Nombre del Procedimiento: Presentación de Estados Financieros para
Junta General de Accionistas
2) Responsable del Proceso: Gerente
3) Control: Junta General de Accionistas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente Gerente solicita al contador la presentación
de estados financieros.
138
2 Contador Genera del sistema contable los estados
financieros, los firma y presenta al gerente.
3 Gerente Revisa que este los estados financieros
cumplan con las disposiciones legales y
contables y firma los mismos. Llama a junta
de accionistas
4 Junta de Accionistas Revisa los estados financieros y toma las
decisiones que sean necesarias.
DESCRIPCIÓN DEL MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS PARA EL ÁREA
FINANCIERA
La explicación de cada una de las partes de la estructura del código contable es la
siguiente:
Rubro
1) Activos: Grupo que controla y registra la disponibilidad, los bienes y los derechos
adquiridos por la empresa.
2) Pasivos: Grupo que controla y registra las obligaciones generadas por las actividades
que se desarrollan por la dependencia.
3) Patrimonio: En esta cuenta se registran los valores por concepto de activos donados,
resultado del ejercicio actual y de otros ejercicios.
4) Gastos: Grupo de cuentas que acumulan por períodos anuales, los gastos directos
incurridos para la elaboración de los bienes ofrecidos a los clientes o la prestación de
servicios
5) Ingresos: Grupo que controla los ingresos de la empresa provenientes de la prestación
de servicios.
139
Tratamiento de la Cuenta Caja Chica
Pertenece al Activo, corriente, disponible. Es un fondo pequeño creado por la empresa para
gastos pequeños y está en constante movimiento
Figura 18. Cuenta Caja Chica
Para la creación del Fondo de Caja Chica
El área Financiera-Administrativa establecerá la necesidad de constituir o ampliar el fondo
de caja chica hasta un monto máximo de $200 dólares, formulará la solicitud correspondiente
al Gerente General, en la que se justificará el requerimiento de apertura o ampliación del
Fondo de Caja Chica, y según las reales necesidades.
La empresa creara un fondo de Caja chica de $150.00 los cuales serán destinados para
gastos menores, y previo análisis del área financiera este monto disminuirá o se ampliará.
Para la Reposición de Caja Chica
La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el
75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar
obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de
respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que
no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de
reposición del fondo.
CAJA CHICA
Vale de caja
Recibos Facturas
140
En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso contrario se
devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma
correcta.
Formato para la Reposición de Caja Chica
CAJA CHICA
FECHA RECIBIDA 23/03/2012 CHEQUE No. REPORTADA 02/04/2012 VALOR CAJA CHICA
1 0 00FACTURAS FECHA # FACTURA FECHA PROVEEDOR DESCRIPCION # VALOR
VALOR -
RECIBOS FECHA BENEFICIARIO CONCEPT
VALOR
VALOR - VALOR
VALOR TOTAL UTILIZADO VALOR DISPONIBLE
FIRMA DEL RESPONSABLE AUTORIZADO POR
FECHA RECEPCION
Figura 19. Formato para la reposición de caja chica
141
Conclusiones
Durante la realización de este proyecto, se pudieron establecer las siguientes conclusiones:
1. DIEMPEC CIA. LTDA., siempre se ha preocupado para estructurar una óptima en sus
funciones utilizando una herramienta que mejore el desempeño de su colaboradores, sin
embargo, la empresa no diseñado la estructura organizacional y los manuales de funciones,
procesos, y procedimientos le ofrecen para integrar las actividades laborales con la eficacia
que se debe obtener; caso que se debía a que las actividades que se desarrolla se las realiza de
manera empírica debido a la falta de documentación de los procesos, funciones del personal y
a una estructura orgánica acorde para la estandarización de su funcionamiento.
2. Con el diagnóstico sobre las funciones, técnicas y procedimientos se pudo observar la
duplicidad de actividades en los procesos operativos y financieros lo que conlleva a que los
funcionarios no conozcan realmente las actividades esenciales de su puesto dificultando la
comunicación entre departamentos, y las probaciones respectivas que no aportan nada al
resultado final del proceso.
3. Se identificó que tiene una alta rotación de personal debido a que no existe un
reclutamiento y una selección adecuada y falta capacitación para todo el personal.
4. En la actualidad, no existe ningún tipo de Manual de Procedimientos para ninguna
área, las políticas vigentes para la ejecución de las actividades son comunicadas verbalmente,
cambian constantemente y se cumple a medias, no tienen ningún plan de acción a seguir y si
lo hay solo lo sabe el Gerente General, que es quien lo decide, mas no el resto del personal
que labora en dicha empresa, el Sistema de Comunicación interno es pésimo. En la parte
contable financiera posee un Sistema Contable que controla Inventarios, Ventas, y
Contabilidad, con el respaldo del sistema se elabora los estados financieros los mismo que
sirve para proporcionar información a las entidades de control más no para la toma de
142
decisiones internas gerenciales, las decisiones se toman en función de la experiencia del
gerente y sin previa planificación.
5. Al no tener una estructura bien diseñada de los procesos operativos a seguir, no
cumplen actividades importantes como son la planificación, mejoramiento, control de las
operaciones, en cuanto se refiere a la atención al cliente, haciendo que esto genere retrasos e
inconformidad del cliente.
6. Finalmente, se determinó que los procedimientos diseñados brindarán básicamente
beneficios de un mejor control y servicio para los clientes, por lo tanto, se alcanzara el mejor
ambiente laboral.
7. La buena utilización del manual se logrará mediante la observación, la evaluación y el
control periódico de los indicadores que muestran el compromiso y cumplimiento de los
integrantes de la empresa.
143
Recomendaciones
Finalizada la investigación las recomendaciones son:
1. Para que este trabajo de investigación tenga el impacto esperado se debe capacitar a los
funcionarios en lo referente a la gestión por procesos e incentivar la utilización de esta
herramienta en la ejecución diaria de sus actividades para de este modo evitar la
duplicidad de actividades o registros, y a su vez servicios de calidad a los clientes
internos (personal) y externos de la empresa.
2. A la Gerencia General de DIEMPEC CIA. LTDA., tomar las decisiones de cambio y
económico previo análisis de la información confiable, actual e histórica.
3. El manual de procesos y procedimientos deben ser guía metodológica y una herramienta
de gestión que permita manejar los procesos Financieros y Operacionales, de manera
sencilla, efectiva y constante, con la información necesaria y suficiente para facilitar la
labor de sus funcionarios.
4. Aplicar las diferentes políticas propuestas en este manual, con lo cual lograra optimizar
los recursos, y maximizar las riquezas, además hacer del flujo de caja una herramienta de
trabajo diaria con el objeto de obtener una administración eficiente y rentable de los
recursos financieros.
5. La documentación de los procesos y procedimientos hará posible la prevención de errores
y garantizará que la institución no dependa de los conocimientos individuales de los
funcionarios, facilitando la capacitación colectiva de los empleados
6. Implantar un sistema de capacitación constante para los empleados de acuerdo a su área
de desempeño, con lo cual obtendrán un rendimiento eficiente de sus empleados en cada
una de las actividades que desarrollan
144
7. Se recomienda mantener de manera actualizado el manual de funciones, procesos y
procedimientos dada la ampliación, planificación, e innovación de los servicios o
reglamentos contables, con el propósito de establecer correctivos pertinentes para su
mejor aplicación.
145
Bibliografía
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Apéndices
Apéndice 1. Modelo de Cuestionario:
CUESTIONARIO
ESTUDIO PARA DISEÑO DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA DIEMPEC CIA. LTDA.
En este cuestionario, te presentamos una serie de preguntas relacionadas con la organización y administración de la empresa, con el objeto de conocer las falencias en el control interno operativo y financiero, y por tanto, poder adaptar el desarrollo de futuras acciones a las necesidades de la empresa.
Nombre:
Cargo:
Marque con una x la respuesta:
¿La empresa tiene establecido un manual de procedimientos operativos y contables actualizado?
Probablemente
Quizás
No Tiene
¿Cómo calificaría usted al control interno en la empresa?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
¿Qué es más importante para la empresa la liquidez o la rentabilidad?
Liquidez
Rentabilidad
¿Cree usted que la aplicación de un manual de procedimientos contable–financiero servirá para garantizar el trabajo del personal que elabora en la empresa con eficiencia y eficacia?
Totalmente Necesario
148
Necesario
Poco Necesario
Innecesario
¿Existen políticas establecidas para el manejo de dinero en la empresa?
Definitivamente Si
Definitivamente No
¿Cómo calificaría la parte operativa de la empresa?
Excelente
Muy buena
Buena
Regular
¿Se mantiene un debido control interno de los compromisos, gastos y desembolsos?
Nunca
Poca Veces
Algunas Veces
La mayoría de veces
¿Conoce cuáles son sus funciones y responsabilidades?
Definitivamente Si
Definitivamente No
¿Se hace evaluaciones a los estados financieros con el fin de saber lo que se logró en un periodo determinado?
Talvez No
Quizá Si
10. ¿Se realiza una planificación antes de realizar una inversión?
Nunca
Poco
Siempre
