UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL -...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR

POR EL TÍTULO DE INGENIERO COMERCIAL

TEMA:

“DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN

AGROCHEMICAL, DURÁN”

AUTOR(ES):

PÉREZ GARCÍA RICARDO ALEXANDER

DELGADO LOOR NELSON NEY

PORTADA

TUTOR DE TESIS:

ING. ERNESTO MALDONADO, MBA

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO: “DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN AGROCHEMICAL, DURÁN”

AUTORES: Pérez García Ricardo Alexander Delgado Loor Nelson Ney

REVISORES:

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Ingeniería Comercial

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: (no incluye anexos) ÁREA TEMÁTICA: Administración

PALABRAS CLAVES: Manual de Procedimientos, Gestión de inventarios, Materia Prima, Material de empaque.

RESUMEN: En la actualidad el problema de la administración de los inventarios es a nivel global, y Agro Chemical del Ecuador no está fuera de esta realidad, caracterizada por los problemas de desabastecimiento de mercadería en base a esta situación aparece la necesidad de mejorar la gestión de inventarios mediante el diseño de procedimientos para el proceso de administración de inventario del departamento de Almacén de Materiales de la empresa Agrochemical SA. Mediante un estudio donde se utilizaron técnicas como encuestas y entrevistas se pudo detectar que la empresa tiene algunas falencias que impiden que su crecimiento y evitan que alcance todo su potencial y lograr su visión que es convertirse en una empresa reconocida a nivel mundial. Una de dichas falencias es el hecho de que no existe un óptimo control en el manejo de los insumos para la producción (materia prima, material de empaque, semielaborados y producto terminado), por lo que constantemente se registran diferencias de inventario, lo cual se convierte en un gasto para la empresa. Es por ello que se consideró oportuno diseñar un Manual de Procedimientos para el área de Almacén de Materiales para dejar sentado por escrito una guía donde se especifique las acciones secuenciales a seguir para la gestión eficiente de inventarios. En conclusión, se considera que con el Manual que se propone implementar, se podrán corregir las falencias que se están dando actualmente en Agrochemical.

N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF: SI NO CONTACTO CON AUTORES: Pérez García Ricardo Alexander Delgado Loor Nelson Ney

Teléfono: 0996386823 0989751925

E-mail: [email protected] [email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:

Nombre:

Teléfono: E-mail:

CAPTURA DE ANTIPLAGIO

Para los fines legales pertinentes, certifico que la tesis con tema “DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN AGROCHEMICAL, DURÁN” según informe del sistema anti plagio URKUND ha obtenido un 1 %.

Ing. Ernesto Maldonado, MBA

Tutor de Tesis

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR

Habiendo sido nombrado, Ing. Ernesto Maldonado, como tutor de tesis de grado como

requisito para optar por título de ingeniero comercial, presentado por los egresados:

Pérez García Ricardo Alexander C.I. 0926595562

Delgado Loor Nelson Ney C.I. 0920426244

Tema: “DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN

DE INVENTARIOS EN AGROCHEMICAL, DURÁN”

Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su

sustentación.

___________________________________

Ing. Ernesto Maldonado

Tutor de Tesis

RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de:

Pérez García Ricardo Alexander C.I. 0926595562

Delgado Loor Nelson Ney C.I. 0920426244

Cuyo tema es:

“DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIOS EN AGROCHEMICAL, DURÁN”

Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como

a bien tenga.

__________________________________ Pérez García Ricardo Alexander

C.I. 0926595562

Correo Electrónico: [email protected]

_________________________________________ Delgado Loor Nelson Ney

C.I. 0920426244

Correo Electrónico: [email protected]

DEDICATORIA

Dedico esta tesis principalmente a mi familia, a mi esposa y al bebe que viene en camino

ya que todo el sacrificio demostrado en esta ha sido gracias a la inspiración que han

provocado en mi con cada uno de sus actos de apoyo infinito que han calado muy fuerte

en mí, tanto que lo mínimo que podía hacer era dedicarles esta tesis. Muchas gracias a

Dios por poder darle esta alegría a mi familia y a todos los que me rodean.

Pérez García Ricardo Alexander

Este proyecto va dedicado principalmente a Dios ya que es la fuente de nuestras vidas,

a mi familia y a mis padres por su apoyo y ayuda incondicional para terminar mi

carrera, a nuestros compañeros que estuvieron con nosotros a lo largo de esta etapa, a

nuestros profesores que nos compartieron sus enseñanzas a nuestro Tutor Ing. Ernesto

Maldonado sin la cual no hubiéramos podido realizar esta tesis. A todo el resto de

familia y amigos que de una u otra manera me llenaron de consejos y enseñanzas para

la realización de esta tesis.

Delgado Loor Nelson Ney

AGRADECIMIENTO

Agradezco infinitamente a mi familia por el apoyo incondicional, al tutor de esta tesis

por su ayuda infinita y por haber sabido guiarnos hasta poder concluir y a la

Universidad de Guayaquil por ser parte de nuestras vidas y darnos la oportunidad de

ser profesionales, lo cual voy a retribuir de la única forma que puedo, que es, ser un

buen profesional con bases sólidas y valores que se han obtenidos durante la carrera

universitaria.

Pérez García Ricardo Alexander

Quiero agradecer primero a Dios por estar conmigo en todo momento, ya que sin ti

nada es posible de lograr, por darme una vida llena de paz y una familia con la que cual

puedo contar siempre; por ayudarme a superar la adversidad y guiarme con éxito en

todo momento. Agradezco a mis padres por brindarme su apoyo incondicional, por su

constancia, perseverancia y por ayudarme a ver y corregir las equivocaciones a lo largo

de mi vida, que sin sus consejos y su motivación no sería quien soy, gracias por la

confianza depositada en mí. Un sincero agradecimiento a mis hijos Jostin, Larissa y a

mi esposa quienes son mi fuente de inspiración, gracias por su amor y cariño que me

brindan día a día, sin ustedes no fuese posible alcanzar cada meta que me propongo, ya

que cada logro que alcance en mi vida es para ustedes, gracias por la comprensión de

aquellas horas que no puede estar con ustedes y que le correspondían, a mis hermanas

Karla, Angélica, Leonela, Mishelle; a mis sobrinos, cuñados y a mis suegros por

apoyarme en esta etapa de mi vida; A mis compañeros con los que compartí gratos

momentos, recuerdos que serán inolvidables; a mis maestros a quienes le debemos gran

parte de nuestros conocimientos y a la Universidad de Guayaquil por acogerme en sus

aulas.

Delgado Loor Nelson Ney

II

RESUMEN

En la actualidad el problema de la administración de los inventarios es a nivel global, y

Agro Chemical del Ecuador no está fuera de esta realidad, caracterizada por los problemas de

desabastecimiento de mercadería en base a esta situación aparece la necesidad de mejorar la

gestión de inventarios mediante el diseño de procedimientos para el proceso de

administración de inventario del departamento de Almacén de Materiales de la empresa

Agrochemical SA.

Mediante un estudio donde se utilizaron técnicas como encuestas y entrevistas se pudo

detectar que la empresa tiene algunas falencias que impiden que su crecimiento y evitan que

alcance todo su potencial y lograr su visión que es convertirse en una empresa reconocida a

nivel mundial. Una de dichas falencias es el hecho de que no existe un óptimo control en el

manejo de los insumos para la producción (materia prima, material de empaque,

semielaborados y producto terminado), por lo que constantemente se registran diferencias de

inventario, lo cual se convierte en un gasto para la empresa.

Es por ello que se consideró oportuno diseñar un Manual de Procedimientos para el

área de Almacén de Materiales para dejar sentado por escrito una guía donde se especifique

las acciones secuenciales a seguir para la gestión eficiente de inventarios. En conclusión, se

considera que con el Manual que se propone implementar, se podrán corregir las falencias

que se están dando actualmente en Agrochemical.

Palabras Clave: Manual de Procedimientos, Gestión de inventarios, Materia Prima,

Material de empaque.

III

ABSTRACT

At present, the problem of the management of inventories is at the global level, and

Agro Chemical of Ecuador is not out of this reality, characterized by the problems of

shortages of merchandise based on this situation appears the need to improve the

management of inventories Through the design of procedures for the process of inventory

management of the department of Material Warehouse of the company Agrochemical SA.

Through a study where techniques such as surveys and interviews were used it was

possible to detect that the company has some shortcomings that prevent its growth and

prevent it from reaching its full potential and achieve its vision that is to become a company

recognized worldwide. One of these shortcomings is the fact that there is no optimal control

in the handling of inputs for production (raw material, packaging material, semi-finished

products and finished product), so inventory differences are constantly recorded, which

Becomes an expense for the company.

For this reason, it was considered opportune to design a Manual of Procedures for the

Material Warehouse area to leave in writing a guide specifying the sequential actions to

follow for efficient inventory management. In conclusion, it is considered that with the

Manual that is proposed to implement, the shortcomings that are currently being given in

Agrochemical can be corrected.

Keywords: Manual of Procedures, Inventory Management, Raw Material, Packaging

Material.

IV

ÍNDICE

PORTADA ................................................................................................................................. 1

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA ........................................... 2

CAPTURA DE ANTIPLAGIO ................................................................................................. 3

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR .............................................................................................. 4

RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR ............................................................................. 5

DEDICATORIA ........................................................................................................................ 6

AGRADECIMIENTO ............................................................................................................... 7

RESUMEN ............................................................................................................................... II

ABSTRACT ............................................................................................................................. III

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1

Antecedentes .............................................................................................................................. 3

Planteamiento del problema ....................................................................................................... 3

Ubicación del problema en un contexto..................................................................................... 3

Situación conflicto ..................................................................................................................... 3

Delimitación del problema ......................................................................................................... 5

Delimitación geográfica ............................................................................................................. 5

Delimitación temporal ........................................................................................................ 5

Delimitación en un contexto .................................................................................................. 5

Definición del problema ............................................................................................................ 6

Formulación del problema ......................................................................................................... 6

Evaluación del Problema ........................................................................................................... 6

Objetivos de la investigación ..................................................................................................... 7

Objetivo general ..................................................................................................................... 7

Objetivos específicos .............................................................................................................. 7

Hipótesis .................................................................................................................................... 8

Variables: ................................................................................................................................... 8

V

Justificación e importancia de la investigación ......................................................................... 8

Capítulo I ................................................................................................................................. 10

Marco teórico ........................................................................................................................... 10

1.1. Antecedentes del estudio. .............................................................................................. 10

1.2. Fundamentos teóricos .................................................................................................... 12

1.2.1. Inventarios .............................................................................................................. 12

1.2.2. Sistema de inventarios ............................................................................................ 14

1.2.3. Tipos de inventarios ............................................................................................... 17

1.2.4. Métodos de Valoración de Inventarios ................................................................... 18

1.2.4. Control de Inventarios ............................................................................................ 19

1.2.4.1. Sistema ABC ................................................................................................... 20

1.2.4.2. Método Cantidad Económica de Pedido (CEP) ............................................... 21

1.2.4.3. Método Punto de Reorden ............................................................................... 25

1.2.5. Rotación de inventarios .......................................................................................... 25

1.2.6. Procedimientos ....................................................................................................... 26

1.2.7. Manual de Procedimientos ..................................................................................... 27

1.2.8. Flujogramas ............................................................................................................ 29

1.3. Marco Referencial ......................................................................................................... 31

1.4. Conceptualización de términos básicos ......................................................................... 33

1.5. Variables de investigación ............................................................................................ 33

1.6. Operacionalización de las variables .............................................................................. 34

CAPÍTULO II .......................................................................................................................... 37

DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA PROBLEMÁTICA QUE SE

INVESTIGA ............................................................................................................................ 37

2.1. Explicación de los resultados obtenidos mediante los métodos aplicados .................... 37

2.1.1. Técnicas e instrumentos de recolección de datos aplicados ................................... 37

2.1.2. Resultados de las encuestas .................................................................................... 39

VI

2.1.3. Resultados de las entrevistas .................................................................................. 57

2.1.4. Resultados del Check List ...................................................................................... 58

2.2. Interpretación de los resultados del diagnóstico ........................................................... 59

CAPÍTULO III ......................................................................................................................... 61

LA PROPUESTA .................................................................................................................... 61

3.1. Características esenciales de la propuesta ..................................................................... 61

3.1.1. Descripción de la propuesta .................................................................................... 61

3.1.2. Objetivos de la propuesta ....................................................................................... 61

3.1.3. Justificación ............................................................................................................ 62

3.2. Forma y condiciones de aplicación ............................................................................... 63

3.2.1. Manual de Procedimientos para la administración de Inventarios de Agrochemical

.......................................................................................................................................... 63

3.2.2. Presupuesto ............................................................................................................. 98

3.2.3. Impacto de la propuesta .......................................................................................... 98

CONCLUSIONES ................................................................................................................. 100

RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 101

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 102

VII

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Causas y Consecuencias del problema ........................................................................ 4

Tabla 2. Nivel de control en el sistema ABC ........................................................................... 21

Tabla 3. Ecuación para determinar el costo de pedido ............................................................ 23

Tabla 4. Ecuación Costo anual de ordenar ............................................................................... 24

Tabla 5. Costo anual de conservación ...................................................................................... 24

Tabla 6. Ecuación costo total de inventario ............................................................................. 24

Tabla 7. Punto de reorden ........................................................................................................ 25

Tabla 8. Fórmula de rotación de inventarios ........................................................................... 26

Tabla 9. Simbología utilizada para diseñar flujogramas .......................................................... 30

Tabla 10. Departamentos de la empresa .................................................................................. 31

Tabla 11. Operacionalización y categorización de las variables ............................................. 34

Tabla 12. Categorización de las variables operacionalizadas .................................................. 36

Tabla 13. Existencia de políticas para el control de inventarios .............................................. 39

Tabla 14. Existencia de procedimientos para el control de inventarios ................................... 40

Tabla 15. Toma física de inventarios adecuada ....................................................................... 41

Tabla 16. Frecuencia con que se realizan la toma física de inventarios .................................. 42

Tabla 17. Almacenamiento ordenado y sistemático de existencias ......................................... 43

Tabla 18. Ajuste en tiempo adecuado de diferencias detectadas en la toma física de

inventarios ................................................................................................................................ 44

Tabla 19. Existencia de un manual de funciones para el departamento .................................. 45

Tabla 20. Existencia de un responsable para el control de inventarios de materia prima,

productos terminados y material de empaque. ......................................................................... 46

Tabla 21. Segregación de actividades para cada almacenista .................................................. 47

Tabla 22. Frecuencia con que se capacita al personal sobre administración de inventarios ... 48

Tabla 23. Evaluación periódica de desempeño ........................................................................ 49

Tabla 24. Existencia de planificación de compras y ventas ..................................................... 50

Tabla 25. Momento en que se realiza la reposición de inventarios ......................................... 51

Tabla 26. Entrega oportuna de inventarios por parte del proveedor ....................................... 52

Tabla 27. Control del ingreso de inventarios con la factura .................................................... 53

Tabla 28. Cantidad en que se despacha el inventario para las órdenes de producción ............ 54

Tabla 29. Tipo de control cuando se entrega inventario en mayor cantidad de la orden de

producción................................................................................................................................ 55

VIII

Tabla 30. Predisposición para implementar mejoras en los procedimientos internos del área 56

Tabla 31. Resultados del Check List........................................................................................ 58

Tabla 32. Presupuesto .............................................................................................................. 98

IX

ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1. Delimitación Geográfica del problema ..................................................................... 5

Gráfico 2. Fasess para diseñar un Manual de Procedimientos................................................. 29

Gráfico 3. Existencia de políticas para el control de inventarios ............................................. 39

Gráfico 4. Existencia de procedimientos para el control de inventarios .................................. 40

Gráfico 5. Toma física de inventarios adecuada ...................................................................... 41

Gráfico 6. Frecuencia con que se realizan la toma física de inventarios ................................. 42

Gráfico 7. Almacenamiento ordenado y sistemático de existencias ........................................ 43

Gráfico 8. Ajuste en tiempo adecuado de diferencias detectadas en la toma física de

inventarios ................................................................................................................................ 44

Gráfico 9. Existencia de un manual de funciones para el departamento ................................. 45

Gráfico 10. Existencia de un responsable para el control de inventarios de materia prima,

productos terminados y material de empaque. ......................................................................... 46

Gráfico 11. Segregación de actividades para cada almacenista ............................................... 47

Gráfico 12. Frecuencia con que se capacita al personal sobre administración de inventarios 48

Gráfico 13. Evaluación periódica de desempeño ..................................................................... 49

Gráfico 14. Existencia de planificación de compras y ventas ................................................. 50

Gráfico 15. Momento en que se realiza la reposición de inventarios ...................................... 51

Gráfico 16. Entrega oportuna de inventarios por parte del proveedor .................................... 52

Gráfico 17. Control del ingreso de inventarios con la factura ................................................. 53

Gráfico 18. Cantidad en que se despacha el inventario para las órdenes de producción ......... 54

Gráfico 19. Tipo de control cuando se entrega inventario en mayor cantidad de la orden de

producción................................................................................................................................ 55

Gráfico 20. Predisposición para implementar mejoras en los procedimientos internos del área

.................................................................................................................................................. 56

1

INTRODUCCIÓN

Agro Chemical Del Ecuador es una empresa que tiene como actividad principal la

elaboración de agroquímicos, y su planta de operaciones se encuentra ubicada en el cantón

Durán, de la ciudad de Guayaquil. El crecimiento de la empresa desde 1987 hasta la

actualidad ha sido relevante dentro de la industria de agroquímicos, contando con una línea

de productos de 54 ingredientes activos que se sintetizan o formulan, además de una línea

completa de fertilizantes foliares.

Entre los productos que maneja la empresa se encuentran: insecticidas, fungicidas,

herbicidas, adyuvantes y fertilizantes foliares que son altamente demandados por los

agricultores de la región. Una de las ventajas diferenciadoras que posee la empresa es el

hecho de haber obtenido en más de una ocasión el primer registro en el país de un producto

“genérico”; es decir, producto fuera de patente.

Sin embargo, internamente la empresa tiene algunas falencias que impide que su

crecimiento alcance todo su potencial. Una de dichas falencias que se ha detectado mediante

una verificación previa, es el hecho de que no existe un óptimo control en el manejo de los

insumos para la producción (materia prima, material de empaque, semielaborados y producto

terminado), por lo que constantemente se registran diferencias de inventario, lo cual se

convierte en un gasto para la empresa.

Son varios los problemas que actualmente se evidencian en el Área de planificación de

Agro Chemical, pero entre los más relevantes se han detectado los siguientes:

En determinados momentos los insumos para la producción se despachan sin ningún

documento que respalde su entrega y su recibido.

2

Los consumos o descargues en el sistema se realizan luego de que los insumos de

producción se despachen físicamente, por lo que se tiende a que haya un descuido por parte

de los coordinadores de las naves y estos saldos no se lleguen a consumir generando una

diferencia en el inventario.

No se lleva un control de la rotación de materia prima, por lo que en bodega existen

insumos que están prontos a caducar o que ya han caducado y que sigue almacenada sin que

se le dé un uso adecuado. Este trabajo de investigación se compone de cinco capítulos

detallados a continuación:

CAPITULO I- MARCO TEÓRICO, Nuestra investigación se fundamenta teóricamente

en Inventario, Manuales.

CAPITULO II - DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN,

CAPITULO III – ANÁLISIS DE DATOS,

CAPITULO IV- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, El haber realizado

procedimientos para el proceso de administración de inventarios, permitirá a la alta gerencia

tomar decisiones oportunas.

CAPITULO V- PROPUESTA, Diseñar procedimientos para el proceso de

administración del inventario, para permitir a los directivos la toma de decisiones de forma

oportuna y lograr los objetivos planteados.

3

Antecedentes

Planteamiento del problema

Ubicación del problema en un contexto

Debido a los cambios que ha venido experimentando en los últimos años

Agrochemical, producto de un crecimiento acelerado, incremento de unidades de negocios,

niveles inadecuados de stock, han provocado problemas que antes eran fácilmente

controlables, pero que ahora se necesitan de procesos para alcanzar los objetivos planteados,

con el fin de lograr beneficios tanto para la empresa como para los clientes.

En base a esto se hace necesario acogerse a mecanismos que permitan no solo alcanzar

los niveles adecuados de inventario, si no que sirvan de modelo para mejorar ahorro en la

parte financiera, así como lograr procesos eficientes, con el fin de lograr un mejor

posicionamiento en el mercado y de cumplir con los objetivos planteados desde la creación

de la empresa por la alta gerencia.

Para conseguir este propósito, desarrollaremos las políticas necesarias que involucren

todos los procesos desde el proceso de importación hasta la distribución a los diferentes

almacenes, para este caso analizaremos todos los procesos involucrados desarrollados en la

ciudad de Duran durante el periodo 2014 -2015.

Situación conflicto

El crecimiento acelerado, dado por el crecimiento de mercado y por nuevas unidades de

negocios ha hecho que procesos antes controlados se vuelvan ahora incontrolables. Debido a

que no se cuentan con procedimientos para el control adecuado, ni con las estrategias para la

solución de los problemas planteados, lo que ha provocado procesos ineficientes, como

4

niveles altos de stock en unos casos y desabastecimiento de productos en otros casos. Como

consecuencia del desabastecimiento de productos por el inexistente control de inventarios,

genera inconvenientes al momento de realizar una venta con el cliente, lo que implica pérdida

de potenciales consumidores, incidiendo de manera directa en el margen de utilidad de la

empresa.

Otro punto a señalar son las diferencias al momento de la toma de inventarios, por eso

es necesario contar con los procedimientos para mejorar estos problemas que generan costos.

El éxito de estos procesos conllevará a lograr una mejor planificación de abastecimiento,

niveles adecuados de stock y a que se cumplan los objetivos planteados desde el inicio. Por

otra parte permitirán establecer la nueva situación de la empresa para la toma de decisiones.

Tabla 1. Causas y Consecuencias del problema

CAUSAS CONSECUENCIAS

Planificación inadecuada del presupuesto de ventas

No tener stock requerido del producto

Nivel de stock insuficiente Insatisfacción del cliente

Utilización de suministros en el proceso de producción sin el debido descargo del sistema

Los directivos no pueden tomar decisiones oportunas y adecuadas.

Errores de costeo en los productos

Estados Financieros erróneos.

Diferencias en Inventarios Incremento de gastos

Retraso en los pedidos, y retraso de mercadería a bodega

Insatisfacción del cliente, por falta de stock

Desabastecimiento de producto Incidencia en el margen de utilidad.

Compras innecesarias Stock innecesario, genera costos por mantenimiento, etc

Solicitudes urgentes Altos costes

5

Stock no revisado periódicamente, productos discontinuados o próximos a caducar

Productos a caducar y no haber hecho nada para su venta, afectación resultados.

Desorganización de Bodega Producto no ubicado correctamente, no poder contar con información oportuna

Elaboración: Autores de tesis

Delimitación del problema

Delimitación geográfica

Empresa ubicada en la ciudad de Duran.

Gráfico 1. Delimitación Geográfica del problema

Tomado de: Google Maps, 2016

Delimitación temporal

Esta investigación corresponde al periodo de análisis 2013-2015.

Delimitación en un contexto

Campo: Administrativo

Área: Financiera

Aspecto: Contable

6

Tema:

“DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIO EN AGROCHEMICAL, DURÁN”

Definición del problema

Formulación del problema

¿Cómo podemos lograr un óptimo control y manejo de los insumos productivos y

productos terminados?

Mediante el diseño de Procedimientos que asegure que el control y manejo de los

insumos productivos y productos terminados en Agro Chemical del Ecuador se lleve a cabo

de manera eficiente.

Evaluación del Problema

Delimitado: Nuestro análisis está enfocado a aquellas industrias del sector, en donde la

administración de los inventarios es parte importante del manejo estratégico de la

organización. Dichas industrias están ubicadas dentro de la provincia del Guayas.

Concreto: Nuestra administración de inventario se torna compleja a consecuencia de

no tener un nivel de stock adecuado de productos terminados, así como materias primas

caducadas por el manejo incorrecto en los procesos de despacho.

Relevante: Al tener déficit de insumos para planificar actividades de producción y a la

falta de productos terminados, tenemos como efecto clientes insatisfechos por no atender sus

demandas de manera oportuna y a su vez la pérdida de competitividad en el mercado.

7

Factible: La realización de un procedimiento para el proceso de administración de

inventario, servirá como una guía que orientara en los procesos vinculados a la cadena de

suministros.

Original: Mediante el procedimiento para la administración de los inventarios lo que

busca es alcanzar la mayor eficiencia y productividad en los procesos actuales,

proporcionando los lineamientos adecuados para que dichos procesos sean ejecutados de

forma apropiada.

Objetivos de la investigación

Objetivo general

Diseñar procedimientos para el proceso de administración de inventario del área de

logística de la empresa Agrochemical SA

Objetivos específicos

Determinar los fundamentos teóricos – metodológicos que determinan el diseño del

procedimiento para el control y manejo eficiente de los insumos productivos

Analizar los procedimientos actuales de la administración de inventario mediante

una investigación de campo.

Desarrollar los nuevos Procedimientos para el control de los insumos productivos de

la empresa Agrochemical.

8

Hipótesis

Rediseñar los procedimientos del control de inventario logrará un óptimo nivel y

manejo apropiado de los insumos productivos.

Variables:

Dependiente: Un óptimo control y manejo de los insumos productivos.

Independiente: Rediseñar los procedimientos del control de inventario.

Justificación e importancia de la investigación

Debido a la globalización que abarca competitividad, producción y posicionamiento en

mercados tantos nacionales como internacionales, es necesario diseñar procesos que permitan

alinearnos con este entorno y a la vez nos permitan controlar, regularizar y normalizar los

inventarios y de esta manera minimizar los problemas existentes y de gran relevancia dentro

de la organización y así poder contribuir al logro de los objetivos.

Para la realización de este proyecto, es necesario la determinación de una metodología

de análisis a aplicarse, la cual nos permitirá determinar de modo adecuado una propuesta;

debido a la complejidad del tema en cuestión, nos hemos basado en algunos métodos tales

como:

Método lógico deductivo, Es la aplicación de los principios descubiertos a casos

particulares, lo cual lo realizaremos a través de datos e históricos. El papel de la deducción es

doble: Primero consiste en encontrar principios desconocidos, a partir de los conocidos.

También sirve para descubrir consecuencias desconocidas, de principios conocidos.

9

El método Hipotético Deductivo, el cual propone una hipótesis como consecuencia de

las inferencias del conjunto de datos que se recolectaran y a la forma de trabajo; En el

presente caso se planteará la hipótesis mediante un procedimiento inductivo y en segundo

caso mediante procedimientos deductivos. Se utilizará la vía de inferencias lógico deductivas

para arribar a conclusiones particulares a partir de la hipótesis y que después se puedan

comprobar experimentalmente.

El método de Inducción Científica, se estudiarán los caracteres y conexiones

necesarios del objeto de investigación, relaciones de causalidad. Este método se apoya en

métodos empíricos como la observación y la experimentación.

La observación, para el desarrollo de esta tesis la recopilación de la información se lo

realizo mediante esta técnica la cual consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o

caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis, el cual fue realizado durante

la operación de trabajo.

El Modelo Explicativo, Consistirá en la comprobación de cómo se conectan las

variables para buscar algún tipo de explicación del fenómeno el cual es efecto de estudio, y

de ese modo contrastar o demostrar nuestra hipótesis; nos ayudara a entender el porqué de

esta problemática con el propósito de describirlos, e interpretarlos.

A través de esta investigación lograremos minimizar el impacto dentro del área

financiera, así como lograremos un control adecuado el cual nos permitirá alinearnos con los

objetivos de la empresa, niveles óptimos de stock y mejor rentabilidad.

10

Capítulo I

Marco teórico

1.1. Antecedentes del estudio.

Aunque actualmente el término inventarios es ampliamente utilizado en el ámbito

empresarial, no siempre fue así. El origen de dicho término nace desde la época de los

egipcios, donde era necesario almacenar alimentos en gran volumen para soportar largas

temporadas de sequía y poder alimentar al pueblo, surgiendo así la necesidad de llevar un

registro que permita la distribución adecuada de los alimentos que se tenían guardados. En lo

que a América respecta, los inventarios surgen a partir de los años 2500 A.C. cuando los

Incas crearon un instrumento que denominaron como “Quipu”, mismo que servía para llevar

registros, realizar censos, contabilizar cosechas y productos generados de la actividad minera.

Cuando estaba por finalizar la década de los años 50´s, surgieron los sistemas para

control de inventarios a partir del nacimiento de las computadoras, hecho que para los

negocios era una oportunidad de crecimiento y actualización para mejorar la operatividad

diaria. En Ecuador lo usual antes de la aparición de los inventarios era que los negocios

acumularan los productos en bodegas que normalmente estaban ubicadas en la parte trasera

del establecimiento, lo cual obligaba a los empleados a desplazarse para encontrar los

productos que solicitaba el cliente, sin conocer a ciencia cierta si el producto existía en

bodega o no (Marquéz, 2015).

11

Sin embargo, a medida que ha transcurrido el tiempo y con el peso de la búsqueda de

un mayor nivel de competitividad, las organizaciones se han visto en la necesidad de

implementar cambios para afrontar de mejor manera los desafíos del mercado, entre ellos,

buscar métodos más eficientes para el manejo de inventarios. La real academia española

define como inventario al “asiento de bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o

comunidad, hecho con orden y precisión”, por lo tanto, se lo puede catalogar también como el

recuento de las existencias físicas y su respectiva comprobación con las existencias que han

sido registradas.

Para (Sierra Mantuano, 2012), en su trabajo de titulación denominado “Propuesta de

mejora de procedimientos para el control de inventarios aplicados en la empresa Vanidades

S.A.” expone que el hecho de considerar a un elemento como existencias no depende de la

naturaleza o características de bien en sí, sino de la función que éste tiene dentro de la

compañía; es decir, del rol que tiene dentro de su operatividad. Los inventarios por lo tanto,

se catalogan como el conjunto de bienes almacenables que tiene una organización y que los

destina a la venta o al consumo para el ciclo productivo.

(Cabriles, 2014) en su trabajo de investigación llamado “Propuesta de un sistema de

control de inventario de stock de seguridad para mejorar la gestión de compras de materia

prima, repuestos e insumos de la empresa Balgres C.A.”, menciona que una de las funciones

más relevantes que tienen los inventarios dentro de una compañía es la protección de precios,

para lo que se precisa planificar las compras y efectuarlas en momentos de oportunidad para

la empresa donde se pueden evitar costos de inflación o aprovechar descuentos por volumen

de compra o promociones donde la adquisición de estos bienes representan reducción de

costos para la empresa sin descuidar la calidad del producto.

12

(Loja Guarango, 2015), realiza un aporte al tema mediante su trabajo de titulación

“Propuesta de un sistema de gestión de inventarios para la empresa Femapre Cía. Ltda.” pone

en manifiesto que la gestión de inventarios debe necesariamente ser controlada mediante

sistemas eficaces ya que es así que la empresa puede contar con la disposición de productos

para la venta posterior, caso contrario incurriría en costos innecesarios que perjudicarían el

negocio.

1.2. Fundamentos teóricos

1.2.1. Inventarios

El inventario puede interpretarse como la cantidad de artículos que se encuentran almacenados en espera de ser utilizados. Los inventarios surgen por la diferencia entre el tiempo y la localización de la demanda y el abastecimiento, es decir, ellos se utilizan como amortiguadores entre la oferta y la demanda. Toda organización debe, por tanto, contar con inventarios para garantizar la continuidad del proceso productivo o para satisfacer la demanda de sus clientes (Guerra & Valdés, 2014, pág. 7).

Los inventarios pueden definirse como un elemento de gran importancia dentro de

cualquier tipo de empresa, sea ésta de producción, comercialización o de servicios, ya que

entre otras cosas, garantizan la continuidad de la actividad principal que realizan, por lo que

la gestión de inventarios debe llevarse a acabo de manera eficiente y priorizando las

necesidades de la empresa en cuanto a cobertura de demanda y también en lo que respecta al

aspecto financiero.

(Escudero Serrano, 2015) Define como inventario al informe que expone de forma detallada

una lista de productos, que pueden ser materiales, suministros, mercancías o demás, con los

13

que cuenta la empresa y que se encuentran debidamente clasificados de acuerdo a diferentes

categorías, y que tiene como objetivo principal dar a conocer la cantidad real y exacta de los

materiales para poder verificar que lo almacenado coincida con lo registrado en libros.

Las empresas dedicadas a actividades de producción reconocen como inventarios a la

materia prima, producto en proceso, productos terminados, etc.; mientras que en las empresas

comerciales por lo general constituyen los productos que están disponibles para la venta. No

obstante, existe un elemento que se encuentra directamente asociado a los inventarios, y es el

costo, ya que el hecho de mantener productos en inventario representa para la compañía una

parte de su capital que se encuentra inmovilizado hasta que se le da uso.

Los inventarios son activos. Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos (NIIF, 2016). Es por ello que se deben establecer métodos de valoración de inventarios, y sistemas

de control que faciliten su gestión dentro de la empresa. Entre las funciones que se les asigna

a los inventarios están la capacidad para responder a las fluctuaciones de la demanda, siempre

y cuando se haya establecido un stock mínimo y máximo de forma eficaz.

La importancia que tienen los inventarios dentro de una organización radica

básicamente en que facilita el diagnóstico de si los datos que posee la empresa en sus registro

coincide con la cantidad real de recursos que tienen en bodega, y tomando en consideración

que las ventas de una compañía, sea ésta comercial o industrial, depende en gran medida de la

cantidad de stock que se tenga en almacén, pues se hace indispensable contar con un

adecuado sistema de control de inventarios (Guerrero Salas, 2011).

En caso de que una empresa comercial no cuente con un stock mínimo de mercaderías,

por ejemplo, puede incumplir con el despacho de productos a sus clientes o perder ventas en

14

los puntos de distribución; mientras que en las empresas industriales o manufactureras, la

importancia de inventarios es mucho mayor porque la falta de materia prima en stock puede

paralizar el proceso productivo dejando a la empresa pérdidas en cadena. Por otra parte, si

una empresa mantiene excesos en la cantidad de inventarios, el costo de mantenimiento

puede generar importantes cargas en los costos totales mermando las ganancias que tienen la

empresa, por lo que es de vital importancia contar con un manejo eficiente de los inventarios.

1.2.2. Sistema de inventarios

(Guerra & Valdés, 2014), asegura que los sistemas de inventarios están necesariamente

constituidos por cuatro elementos principales: la demanda, suministro, almacenamiento y los

costos. El autor manifiesta que a pesar de las diversas características que puedan tener los

bienes sujetos a inventarios, dichos elementos siempre estarán presentes en su control y

manejo. A continuación se establecen algunas precisiones sobre cada uno de ellos:

La Demanda.- El comportamiento de la demanda es un elemento esencial cuando de

inventarios se habla, ya que es en función de ella que se debe determinar el nivel de

rotación o el flujo de inventario, así como los stocks que maneja la empresa. La

demanda en este caso se clasifica en dos segmentos principales:

o Demanda independiente o dependiente.- Se considera como demanda

independiente a la que está influenciada por las condiciones del mercado y se

la vincula con los productos terminados ya que es usual en las empresas de

tipo comercial; mientras que la demanda dependiente es la que tiene que ver

con productos que son utilizados en la fabricación de un nuevo bien, y se suele

aplicar en las empresas manufactureras o de producción.

15

o Demanda determinista o demanda probabilista.- Este es un segmento de

clasificación aplicado a la demanda independiente. La demanda determinista

se da cuando la empresa conoce con exactitud el nivel de demanda que tendrá

el producto en un periodo establecido; mientras que la demanda probabilista se

aplica para productos cuya demanda es incierta y está sujeta a variabilidad.

El Suministro.- Se conoce como suministro a la cantidad de productos que se recibe

y la forma o modalidad en la que son recibidos por parte de la empresa, motivo por el

que los proveedores juegan un rol fundamental en ese aspecto, debido a que ellos

definen las ofertas, condiciones, plazos de pago y demás factores de negociación con

la compañía.

El Almacenamiento.- El almacenamiento no solo implica el espacio físico donde se

guardaran los productos correspondientes al inventario de la empresa, sino también

las diferentes condiciones que de él se generan, tales como las limitaciones que tenga

el lugar, si cumple o no con las condiciones que requieren los productos para asegurar

su calidad y propiedades, así como el manejo que se les dé mientras permanezcan allí,

el tipo de mecanismo que se utilice para clasificarlos y almacenarlos, entre otros

aspectos.

Los costos.- Los costos juegan un papel importante en el manejo y control de

inventarios dentro de la organización, entre otras cosas porque representa recursos

inmóviles almacenados hasta que se requiera de su uso. Los costos relacionados con

el sistema de inventarios son los siguientes:

16

o Costos de adquisición.- Se denomina de tal manera al costo que implica

fabricar una unidad de producto.

o Costos de preparación de un lote.- Es el costo de producir un lote de un

producto dado o en su defecto el costo de los ajustes que se realizan en el

proceso productivo para fabricar un lote específico.

o Costos de conservación.- Este tipo de costo está relacionado con la

permanencia de un producto en el inventario durante un determinado periodo

de tiempo.

o Costos por faltantes.- Es aquel costo en el que la empresa incurre al no poder

satisfacer las exigencias de la demanda en un momento determinado y suele

generarse cuando no se cuenta con los productos que el cliente busca.

Durante cada periodo contable mensual, la empresa debe distribuir los costos de la

mercancía que se ha adquirido entre dos rubros principales: el costo de productos vendidos y

el costo de los productos que aún siguen almacenados o en inventario final. Es así que existen

dos sistemas de inventarios principales que son el periódico y el perpetuo.

El sistema de inventario periódico es un sistema que calcula el costo de artículos vendidos restando el valor del inventario final (que se determina por conteo físico) valorizado por identificación específica, PEPS, UEPS, promedio ponderado del inventario inicial más las compras al final de cada periodo (Jiménez & Espinoza, Costos Industriales, 2011).

El sistema de inventario perpetuo es un sistema que mantiene un registro, continuo y diario de los movimientos de los inventarios y del costo del artículo vendido costeado, ya sea por identificación específica, PEPS, UEPS, o promedio ponderado (Jiménez & Espinoza, Costos Industriales, 2007).

17

El sistema de inventario periódico es también conocido como sistema de costos

incompletos y se da cuando no es posible establecer un costo unitario exacto, por lo que se

requiere emplear un conjunto de cuentas acumulativas durante el ejercicio contable, además

del recuento de existencias de materiales, productos semi terminados y productos

terminados. En el ámbito administrativo contable es usual que se busquen alternativas

prácticas para el registro de inventarios, por lo que generalmente se identifica un sistema de

inventario completo con el uso de inventarios perpetuos y un sistema incompleto con el uso

de inventario periódico.

1.2.3. Tipos de inventarios

(Soriano, 2011), manifiesta que existen varios tipos de inventario, dependiendo de la

naturaleza de la empresa u organización, pero en general los más usuales son los siguientes:

Inventario de materia prima.- Este tipo de inventarios está compuesto por

materiales que están dispuestos para sufrir una transformación dentro del proceso

productivo antes de ser considerados como unidades de productos.

Inventario de productos semielaborados.- Denominados también como

componentes, son artículos manufacturados que deben incorporarse a un producto

mayor para obtener el bien final que se expenderá al mercado.

Inventario de empaques.- Como su nombre lo indica, en esta sección se encuentran

todos aquellos artículos que se utilizan para empaquetar el producto terminado o que

sirven como protección del mismo en función de preservar sus características.

18

Inventario de consumibles.- Son los bienes que, a pesar de no ser incorporados al

producto terminado, son necesarios para llevar a cabo su fabricación.

Inventario de Producto terminado.- Se conforman por el producto final que la

empresa obtiene para satisfacer las necesidades de sus clientes.

Inventario estacional.- Es aquel que se genera a partir de la acumulación de los

productos en ciclos de baja demanda por parte del mercado y que sirven para cubrir

los periodos de demanda alta, y es usual que se de este tipo de inventarios cuando la

demanda que maneja una empresa es estacional.

1.2.4. Métodos de Valoración de Inventarios

PEPS

El método PEPS, cuyas siglas indican “primero en entrar primero en salir” es aquel que

establece que el inventario que fue adquirido primero es el que tiene que venderse en primera

instancia, de tal forma que el inventario final tiene facilidad para valorizarse de acuerdo a

precios recientes en el mercado por lo que no se genera un desfase relevante en cuanto a

costos de adquisición. El método PEPS está fundamentado en el principio que dice que los

costos de materiales deben necesariamente ser cargados al ciclo productivo de acuerdo al

orden de adquisición y al precio original en que fue comprado.

UEPS

Como sus siglas lo indican, este método indica que en cuanto a productos de inventario

“el último en entrar es primero en salir”, por lo que las empresas que aplican el método UEPS

utilizan para su ciclo productivo en primera instancia los últimos productos que se

19

adquirieron para inventario, por lo tanto, el inventario final en este caso es valorado al precio

más antiguo que exista en la empresa y el costo de productos vendidos al costo más reciente.

Promedio Ponderado

Es el método que considera un punto medio entre los anteriores expuestos, y en este

método se calcula el valor del inventario final sumando tanto el inventario inicial como el

valor de las compras realizadas y el resultado se divide para dos, de tal forma que se obtiene

un promedio ponderado que será el valor del inventario final.

1.2.4. Control de Inventarios

El control de inventarios es una gestión que las empresas realizan con el fin de

establecer presupuestos o pronósticos de ventas, y poder determinar costos de inventarios,

compras producción, entre otros. Tomando en cuenta que los inventarios se consideran como

una inversión que realiza la empresa, éstos deben ser manejados de forma eficiente y llevar

sobre ellos un control estricto para evitar el incremento de cualquier tipo de costos.

Existen varios métodos para lograr un control eficiente de inventarios; sin embargo la

aplicación de cualquiera de ellos dependerá estrictamente de las necesidades de la empresa,

sus características y sobre todo el tipo de actividad principal que desarrolle la organización.

Por lo tanto, la elección del método de control dependerá de la complejidad de las

operaciones que realice la empresa primordialmente. Entre los métodos más usuales se

encuentran los siguientes:

El sistema ABC

El modelo básico de cantidad económico de pedido (CEP)

20

Punto de Reorden

1.2.4.1. Sistema ABC

El sistema de Clasificación ABC, catalogado también como Análisis de Pareto,

fundamenta su proceder en el principio de la ley 20/80, misma que hace referencia a que el

20% de los productos generan el 80% de las ventas de una empresa. Al momento de aplicar

dicho principio al inventario, implica que el 20% del stock genera el 80% de las

expediciones, de tal manera que se deben establecer tres categorías: A, B, y C, y

almacenarlos de acuerdo a esa segmentación en sitios diferentes (Escudero Serrano, 2015).

La categoría A se encuentra estructurada por el 20% de los artículos almacenados, pero

debido a que la actividad de ellos es bastante dinámica, representan el 80% de las salidas. Es

debido a ello que los productos o mercancías almacenadas en la zona A están considerados

como una zona de alta rotación y su ubicación debe tener fácil acceso para realizar su salida

en el menor tiempo posible.

La categoría B está compuesta por el 30% de los artículos que conforman el inventario,

y en cuanto a salida se refiere constituyen el 15% de la actividad de la bodega o almacén.

Este segmento está catalogado como zona de rotación media, debido a que su frecuencia de

salida es menor a la de clase A.

La categoría C se encuentra constituida por el 50% de los productos del inventario; sin

embargo es la que menos movimiento tiene dentro de la empresa por lo que solo representa el

5% del total de salidas. Los artículos que integran este segmento conforman la zona de

21

rotación baja, y no necesitan tener un espacio físico de gran accesibilidad ya que no son

usualmente buscados con mucha frecuencia.

Tabla 2. Nivel de control en el sistema ABC

Categoría % del producto % del valor Control

Clase A 20% 80% Minucioso

Clase B 30% 15% Moderado

Clase C 50% 5% Mínimo

Nota. Tomado de Escudero (2015) 1.2.4.2. Método Cantidad Económica de Pedido (CEP)

Es el método más aplicado para determinar la cantidad de pedido óptimo que se debe

realizar, y suele ser efectivo para llevar el control de los productos que conforman la

categoría A de las empresas, debido a que considera varios costos operacionales y

financieros, además de establecer la cantidad de pedido que logra reducir los costos del

inventario total. Este método es conocido también como Modelo de Lote Económico, e

implica los siguientes aspectos:

Se utiliza cuando la demanda se conoce con exactitud, es constante y uniforme.

Se debe conocer el plazo de entrega y debe ser constante.

El producto se compra en lotes del mismo tamaño o volumen y al mismo tiempo; es

decir, son productos que se adquieren e ingresan al inventario al mismo tiempo.

Los únicos costos variables que pueden existir son el costo de pedido y el de

mantenimiento.

Los pedidos se realizan para evitar la escasez.

22

El método Cantidad Económica de Pedido implica el análisis de tres aspectos

fundamentales:

1. Costos básicos

Sin considerar el costo real de los productos adquiridos para inventarios, los costos que

éstos originan pueden dividirse en tres grupos básicos: los costos de pedido, costos de

mantenimiento y costo total. El costo de pedido incluye todos y cada uno de los gastos

administrativos que genera el hecho de recibir un pedido, tales como el costo de elaborar una

orden de compra, establecer límites resultantes, comparar el pedido contra factura, etc.

El costo de mantenimiento se enfoca en los valores que se producen a partir de

mantener un artículo en inventario durante un tiempo establecido, y pueden ser valorados en

términos monetarios tanto por unidad como por periodo; entre estos costos se encuentran por

ejemplo los de almacenaje, seguro, obsolescencia o deterioro. Por otra parte, los costos

totales son el resultante de la suma del costo de pedido y el costo de inventario, y tienen

como objetivo determinar el monto de pedido que minimice el costo total de inventario.

2. Método Gráfico

Como se mencionó anteriormente, el sistema de control CEP tienen como finalidad

primordial determinar el monto de pedido que minimice en la medida de lo posible el costo

total del inventario, por lo que el método gráfico es de gran utilidad ya que permite

representar de forma gráfica los montos de pedidos (ubicado en el eje x) y los costos

(ubicados en el eje y), estableciendo visualmente el costo total mínimo que se debe

23

representar con un punto señalado con las iniciales CEP. Este punto se localizará

específicamente donde se corta la línea de costo de pedido y la de costo de mantenimiento.

3. Método analítico

Mediante el método analítico se puede formular la ecuación que permite determinar el

costo total. En primera instancia se debe establecer la ecuación para conocer el costo de

pedido y el costo de mantenimiento de inventario, tal como se muestra a continuación:

Tabla 3. Ecuación para determinar el costo de pedido

Términos Descripción

CO Costo de ordenar un pedido

CH Costo de conservación /unidad / tiempo

CT Costo total de inventario

D Demanda de un periodo de tiempo determinado

L Tiempo de entrega en días

Q Cantidad que se pide o tamaño de lote

Para aplicar dicha ecuación se debe considerar que la demanda y el costo de

conservación deben necesariamente estar en la misma escala de tiempo. Entonces, aplicando

el cálculo diferencial o por el comportamiento de ambos costos donde el mínimo estará donde

ambos se iguales, se soluciona el modelo y el costo total alcanza su valor mínimo mediante la

fórmula presentada previamente.

24

El costo de pedido será igual al número de órdenes por el costo de una sola orden. Si la

demanda de un producto (I) es (D) cantidades por año, y cada vez que la empresa realiza un

pedido se reciben (Q) unidades, entonces tenemos la siguiente ecuación:

Tabla 4. Ecuación Costo anual de ordenar

Costo anual de ordenar = D * Co


D Número de órdenes

Co Costo anual de ordenar

Por lo tanto, el costo de conservación es igual al inventario promedio por costo de

conservación / unidad / año. Entonces, el costo anual de conservación de inventario se puede

determinar mediante la siguiente ecuación:

Tabla 5. Costo anual de conservación

Costo anual de conservación = Q * CH


D Número de órdenes

Co Costo anual de ordenar

Entonces, la ecuación para el determinar los costos totales de inventarios es la

siguiente:

Tabla 6. Ecuación costo total de inventario

Costo total de inventario = costo total de ordenar + costo total de conservación

25

Costo anual de inventarios CT = D*Co + Q* CH

1.2.4.3. Método Punto de Reorden

El punto de Reorden hace referencia a la determinación de la cantidad de inventario que

la empresa debe mantener, la fecha en que se deben colocar las órdenes y la cantidad de

unidades que se deben ordenar en cada ocasión. Este método nace por la necesidad de

establecer un punto de renovación de pedidos, y para administrar eficientemente los

inventarios se debe analizar las veces que se rota para verificar si es necesario incrementar o

reducir la inversión promedio que se realiza. Para ello se requiere aplicar la siguiente

ecuación:

Tabla 7. Punto de Reorden

Punto de Reorden = intervalo para recepción en días x utilización diaria

(Plazo de entrega) ( Demanda diaria)

R = DL

Días trabajados

1.2.5. Rotación de inventarios

Uno de los aspectos más importantes dentro de la gestión de inventarios es el cálculo

de su rotación, y para ello se utiliza una de las razones financieras más conocidas dentro del

ámbito contable. Esta razón es considerada como una prueba de liquidez, debido a que la

cuenta que es base del análisis es parte del activo circulante (que es clasificado de acuerdo al

grado de liquidez que poseen sus cuentas), y para ello la fórmula a utilizar es la siguiente:

26

Tabla 8. Fórmula de rotación de inventarios

Rotación de inventarios = Costo

Inventario

Al aplicar esta fórmula es resultado estará expresado en el número de veces que rota el

inventario; es decir, las veces que entró y salió la mercancía o productos. La rotación de

inventarios puede calcularse de forma mensual, trimestral, anual o con la periodicidad que la

empresa requiera, pero para cada caso hay que considerar los costos del periodo que se elija,

aunque por lo general el periodo más utilizado es el mensual.

Mientras mayor sea el número de rotaciones mejor gestión de inventarios será el que

realiza la empresa ya que implica que el tiempo que permanece la mercadería o inventarios

en almacén es menor; mientras que cuando la rotación es menor o baja, significa que más

tiempo se tarda la empresa en convertir las existencias de inventarios en dinero efectivo,

sumado a ello el costo que tiene el hecho de mantener en el almacén los productos (Herrero

Conesa, 2013)

1.2.6. Procedimientos

(Russo, 2011), define como procedimientos a la forma detallada y guiada por una

secuencia en la que dos o más personas realizan un trabajo o actividad determinada dentro de

una empresa u organización. Si bien es cierto, muchos negocios cuando inician sus

actividades, sobre todo las pequeñas y medianas empresas, no cuentan con procedimientos

documentados sino que realizan sus actividades laborales de forma empírica y dando a los

empleados órdenes de forma verbal.

27

Sin embargo, a medida que la empresa va creciendo sus actividades también se amplían

y se diversifican, hecho que hace cada vez más complicado el hecho de dar indicaciones

verbalmente, y es allí donde surge la necesidad de establecer procedimientos específicos para

cada área funcional. De no ser así usualmente se incurre en errores tales como la duplicidad

de tareas o la omisión de las mismas, así como el desviamiento del logro de objetivos

organizacionales.

Al contar con procedimientos definidos los directivos cuentan con la seguridad de que

sus empleados van a desarrollar sus labores de forma estandarizada y secuencial, limitando la

posibilidad de cometer errores en las actividades encomendadas. Esto a su vez implica que se

ahorren otros recursos como por ejemplo el tiempo que pasan los supervisores de área

vigilando que se cumplan adecuadamente las tareas.

Es usual que los procedimientos muchas veces sobrepasen el alcance que poseen; es

decir, que tengan algún tipo de relación influencia no solo en las áreas para las que fueron

creados sino en las demás, ya que en realidad todos están vinculados con otros

departamentos. Como ejemplo se puede citar el manejo de inventarios, ya que a su vez está

relacionado con el área de compras, y también con el departamento de producción, etc.

1.2.7. Manual de Procedimientos

(Díaz, 2011) Considera que los manuales de procedimientos son herramientas que

facilitan la planeación en una organización, y que éstos documentos sirven como una guía

para ejecutar procesos operativos o administrativos catalogados como esenciales para mejorar

la eficiencia en la ejecución de funciones. Además se los puede definir como instrumentos de

28

gran importancia debido a que garantizan la realización de las tareas de forma secuencial y

ordenada.

Además de dar la posibilidad de asegurar el alcance de la eficiencia en el desarrollo de

las actividades laborales, los Manuales de Procedimientos sirven como un canal de

comunicación que les permite a los involucrados (empleados, jefes medios y directivos),

transmitir la información desde los cargos más altos de la empresa hasta los empleados de

cada área funcional de la organización, teniendo como ventaja adicional el hecho de que la

información no sufre alteraciones en ningún momento del proceso ya que está plasmada en

un documento físico.

Por lo tanto, los empleados estarán en condiciones de acceder a dicha información para

estar al tanto de las limitaciones y alcances de sus funciones, de las responsabilidades que les

han sido encomendadas por la empresa y de la forma en que deben ejecutarlas. Incluso, el

Manual de Procedimientos les da la posibilidad de constatar cualquier duda en caso de

olvidar algún paso específico del proceso, hecho que por ende les ahorra tiempo en consultar

a sus jefes directos sobre el tema.

Otra forma en que se suele catalogar el manual de procedimientos dentro del contexto

de la administración es como un documento de fácil manejo debido a que éste incluye varios

elementos a través de los cuales se pone en manifiesto la estructura orgánica de la institución,

y mediante él los empleados pueden conocer a ciencia cierta el nivel jerárquico de los jefes

y del resto del personal de la empresa. También se puede mencionar que en el documento se

plantea la secuencia sistemática con la que se deberá realizar cada actividad a de acuerdo al

cargo, área funcional, y proceso al que pertenezca.

29

Gráfico 2. Fases para diseñar un Manual de Procedimientos

Tomado de: (Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, 2012)

1.2.8. Flujogramas

Los Flujogramas, catalogado por algunos autores como diagramas de flujo, son

indispensables para exponer de forma gráfica el desarrollo de procedimientos específicos

dentro de un departamento o en general en una empresa. Mediante estas herramientas

administrativas, los directivos pueden conseguir que sus empleados ahorren tiempo en

comprender la forma en que tienen que desempeñar sus actividades.

Son varias las funciones que los diagramas de flujo tienen en una empresa, pero entre

las más relevantes se encuentran:

Detallar las diferentes etapas de las que se compone un proceso y comprender la

forma en que funcionan.

Brindar el soporte que requiere para el desarrollo de los respectivos procesos.

Alcance del procedimiento

Obtención información relacionada

Análisis de datos obtenidos

Elaboración de procedimientos

Monitoreo y supervisión de la implementación

30

Provee de manera gráfica, la explicación sobre la forma en que se genera el producto

de la compañía.

Implica la planificación, verificación y en los casos pertinentes el rediseño de los

procesos internos en fin de proporcionar un mayor valor (Russo, 2011).

El éxito de un flujograma depende de la facilidad con la que se grafiquen las

actividades y su respectiva secuencia, pero para ello es indispensable que se utilicen los

símbolos adecuados para cada tipo de actividad. En la tabla que se expone a continuación se

detalla la simbología básica que se utiliza para diseñar un flujograma de procesos:

Tabla 9. Simbología utilizada para diseñar flujogramas

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Es utilizado para narrar la forma en que se ejecuta una determinada actividad.

Es empleado para manifestar una decisión dentro del proceso, y de éste símbolo se desprenden dos opciones según la decisión que se tome.

Se utiliza para indicar el inicio o el fin de un proceso.

Son conocidos como conectores y sirven para vincular una actividad a otra o representar el setido del flujo.

Es empleado como indicador de continuidad cuando el flujo debido a su tamaño no entra en una sola página, y continúa a la siguiente.

Indica que de esa actividad se desprende un documento soporte.

31

1.3. Marco Referencial

Agrochemical es una empresa que se fundó en el año 1987 y que desde entonces ha

venido sosteniendo un crecimiento dentro del sector agroquímico ecuatoriano, desempeñando

sus actividades productivas en la planta que posee en el cantón Durán, hecho que genera

grandes facilidades para el acceso a la importación de materias primas necesarias así como

para la exportación de sus diversos productos.

La empresa actualmente cuenta con tecnología de punta, un soporte técnico de alta

calidad y una amplia gama de productos que ofrece al mercado nacional e internacional,

siendo la pionera en la exportación de agroquímicos desde el año 1996 y manteniendo dicho

lugar privilegiado hasta la época actual. Las líneas de productos que maneja la empresa son

las siguientes:

Fertilizantes

Fungicidas

Herbicidas

Insecticidas

Coadyuvantes

La empresa está definida por departamentos, y se ha considerado necesario exponer el

número de personas que laboran en cada uno de ellos ya que servirán como base para el

desarrollo del estudio, sobre todo en lo que respecta a la recolección de datos:

Tabla 10. Departamentos de la empresa

CENTRO DE COSTOS N° Personas

ABASTECIMIENTO 5

ADMINISTRACION GENERAL 2

ADMINISTRATIVO FINANCIERO 2

32

ALMACEN DE MATERIALES 6

ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD 3

COMUNICACION 1

CONTABILIDAD 5

CONTRALORIA 3

COORDINACION DE SERVICIOS 1

CREDITOS Y COBRANZAS 2

DESARROLLO COMERCIAL 12

GESTION DE OPERACIONES 1

GESTION DE PROCESO 4

GESTION DE TALENTO HUMANO 5

GUAYAS NORTE 1

GUAYAS SUR 1

INNOVACION Y DESARROLLO 2

LABORATORIO 5

LOGISTICA DISTRIBUCION 7

LOS RIOS NORTE 1

LOS RIOS SUR 1

MANTENIMIENTO 4

NAVE 1 HERBICIDAS F 12

NAVE 2 FUNG-INSEC-FERT F 30

ORNAMENTALES 1

PLANIFICACION 1

REGISTROS Y MARCAS DE PRODUCTOS 4

SANTO DOMINGO 1

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 2

SERVICIO AL CLIENTE 4

SERVICIOS GENERALES KM 1.5 2

SIERRA CENTRO 1

SIERRA NORTE 1

SISTEMAS INFORMATICOS 3

Total general 136

33

1.4. Conceptualización de términos básicos

Stock de seguridad.- Se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de

aprovisionamiento.

Stock óptimo.- Se encuentra constituido por los productos que facilitan cubrir las

previsiones óptimas de ventas.

Stock de especulación.- Es aquel que se adquiere para hacer frente a una variación

esperada de la demanda, suministro o precio.

Sobrevaloración.- Consiste en valorar un bien por encima de su valor real o de

mercado.

Infravaloración.- Es aquella valoración que se realiza por debajo del valor real de un

bien o producto.

1.5. Variables de investigación

Variables:

Dependiente: Un óptimo control y manejo de los insumos productivos.

Independiente: Rediseñar los procedimientos de gestión de inventario.

34

1.6. Operacionalización de las variables

Tabla 11. Operacionalización y categorización de las variables

Variables

Conceptualización

Dimensión

Indicadores

Instrumento

Independiente Rediseñar los procedimientos de gestión de inventario

Manejo eficiente del inventario de una organización que implica su adquisición adecuada, almacenamiento, rotación, etc.

Procedimientos de orden de compra Procedimientos de almacenamiento

Procedimientos de control Procedimientos de entregas Métricas de inventarios

Personal responsable

Capacitación del personal

Proceso actual

Tamaño de la orden producción Eficacia Eficiencia Productividad

Nómina de empleados

Encuesta Capacitación Periódica

Proyección de la producción

Rotación del Inventario Exactitud del inventario

35

Dependiente Un óptimo control ymanejo de los insumproductivos.

Conjunto de actividades o métodos aplicados para llevar a cabo un proceso determinado.

Mejora en los procesos de compra Mejora en los procesos de almacenaje Sistema de Control Métodos y procedimientos de entrega Reestructuración de funciones

Manejo de negociación con proveedores Efectividad y ordenamiento del inventario

Nuevo procedimiento

Salidas de inventarios. Normalización y estandarización de las actividades

Lead Time On Time – In Full Cantidad Económica de pedido

Rapidez de la toma física

Roturas de inventarios

Tiempo de reposición Frecuencia de toma física Toma física de inventario por SKU Rapidez en las entregas M Reducción de tiempo de proceso Reducción de costes

36

Tabla 12. Categorización de las variables operacionalizadas

Variable

Descripción

Nivel de Medición

Rediseño de

procedimiento

Control de

inventarios

Establecer nivel óptimo de

pedidos

Cuantitativa

Rotación Cuantitativa

Verificación

Cuantitativa

Procedimientos

Sistematización de

actividades

Cualitativa

Documentar procedimientos Cualitativa

Asignar responsables Cualitativa

37

CAPÍTULO II

DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA PROBLEMÁTICA QUE SE

INVESTIGA

2.1. Explicación de los resultados obtenidos mediante los métodos aplicados

Con la finalidad de exponer la forma en que se pudo realizar el diagnóstico de la

situación actual de la problemática que dio origen a esta investigación, se expondrán las

técnicas e instrumentos utilizados para ello, recalcando que se ha utilizado fuentes de

información primarias, como lo son en este caso los directivos de la empresa y los

empleados.

2.1.1. Técnicas e instrumentos de recolección de datos aplicados

Se escogieron tres técnicas para realizar el estudio, mismas que se exponen a

continuación:

Encuestas

(Cabrero & Richart, 2013), pone en manifiesto que la encuesta es una de las técnicas de

recolección de datos más utilizadas debido a la facilidad que tiene para acoplarse a estudios

de tipo cuantitativo o mixto, ya que permite recabar datos sobre la población objeto de

estudio mediante preguntas estructuradas de acuerdo al tema de investigación. En este caso,

la encuesta será aplicada a 6 empleados de la empresa ya que son ellos los que conforman el

departamento de “Almacén de Materiales”, y que están directamente relacionados con la

problemática detectada que es el ineficiente control de inventarios, por lo que se les aplicará

38

un cuestionario de preguntas cerradas para facilitar la interpretación de los resultados en

términos porcentuales y su posterior análisis.

Entrevistas

(Egg, Hernández, & Otros, 2011), considera que la entrevista, a diferencia de otras

técnicas de recolección de datos, permite obtener información sobre un tema determinado sin

imponer límites ya que se utilizan preguntas abiertas para que el entrevistado pueda dar su

opinión sin ningún tipo de restricción, hecho que en estudios de carácter descriptivo es de

gran ayuda. Es por ello que se ha elegido incluir dentro de las técnicas de recolección a

utilizar a la entrevista, y en esta ocasión irá dirigida al Gerente de la empresa con la finalidad

de indagar en la forma en que el inadecuado control de inventarios afecta a la compañía en

sus diversos ámbitos y por ende en su potencial de crecimiento.

Check List

(Cabrero & Richart, 2013) hace referencia al Check list como un instrumento que

consiste en la elaboración de una lista de verificación que es utilizada como medio para

constatar si un determinado proceso o un conjunto de procedimientos cumplen con

características específicas mediante preguntas establecidas con respuestas tales como si y no.

Como técnica de recolección de datos, el Check list completamente adecuado para

comprobar que factores están cumpliéndose adecuadamente y cuáles no lo están haciendo.

Para efectos de esta investigación se aplicará el Check list al encargado del departamento de

“Almacén de Materiales”, para indagar sobre los aspectos que se dan y los que no se dan

dentro de dicha área de la empresa, ya que así se podrá detectar con mayor exactitud las

falencias existentes.

39

2.1.2. Resultados de las encuestas

1. ¿Conoce si existen políticas para el control de inventario?

Tabla 13. Existencia de políticas para el control de inventarios

RESPUESTAS FRECUENCIA %

Si 1 17%

No 5 83%

TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis

Gráfico 3. Existencia de políticas para el control de inventarios

Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis

Análisis:

Con la finalidad de determinar si en Agrochemical existen o no políticas para el control

de inventarios se consultó sobre el tema a los empleados del departamento de Almacén de

materiales, a lo que la mayor parte de ellos, representada por el 83% manifestaron que no

existen, y solo un porcentaje minoritario del 17% expresaron que si conocen la existencia de

políticas para el control de inventarios.

0%

50%

100%

17%

83%

Si No

40

2. ¿Conoce si existen procedimientos para el control de inventario?

Tabla 14. Existencia de procedimientos para el control de inventarios


Si 0 0%

No 6 100%

TOTAL 6 100%


Gráfico 4. Existencia de procedimientos para el control de inventarios


Análisis:

Como se puede observar en el gráfico que se ha expuesto, la totalidad de los empleados

que laboran en el Departamento de Almacén de Materiales aseguraron que no existe ningún

tipo de procedimiento para dicha área funcional. Es evidente entonces que se requiere de la

documentación de procedimientos para asegurar que el control de inventarios se lleve a cabo

de manera estandarizada y así lograr la eficiencia.

0%

50%

100%

0%

100%

Si No

41

3. ¿Considera que la toma física del inventario se realiza adecuadamente?

Tabla 15. Toma física de inventarios adecuada

RESPUESTAS FRECUENCIA % Si 2 33% No 4 67%


Gráfico 5. Toma física de inventarios adecuada


Análisis:

Se consideró importante conocer la percepción de los empleados de Almacén de

Materiales respecto a si la toma física de inventarios se lleva a cabo de forma adecuada, a lo

que la mayor parte de ellos con un 67% manifestaron que no es así; seguido por un grupo

minoritario del 33% que si consideran que se realiza adecuadamente. Es evidente entonces

que existe cierta inconformidad de los empleados del departamento sobre la forma en que se

realiza la toma física de inventarios ya que no se generan resultados eficaces y se sugiere

darle solución a ese aspecto.

0%

50%

100%33%

67%

Si No

42

4. ¿Con que frecuencia se realizan tomas físicas de inventario?

Tabla 16. Frecuencia con que se realizan la toma física de inventarios

RESPUESTAS FRECUENCIA % Semanalmente 0 0% Mensualmente 1 17% Semestralmente 5 83% Anual 0 0% Otra frecuencia 0 0%


Gráfico 6. Frecuencia con que se realizan la toma física de inventarios


Análisis:

Otro aspecto importante que se debía establecer es la frecuencia con la que se realizan

la toma física de inventarios, y al consultar sobre el tema se pudo determinar que la mayor

parte de los empleados con un 83% pusieron en manifiesto que dicha actividad se lleva a

cabo semestralmente, seguido por un grupo minoritario del 17% que manifestó hacerlo

mensualmente. De acuerdo a estos resultados se puede diagnosticar un escaso control de

inventarios físicos ya que la frecuencia semestral es muy espaciada para comprobar si es

acorde con el inventario en libros.

0%

50%

100%

0%17%

83%

0% 0%

Semanalmente Mensualmente Semestralmente

Anual Otra frecuencia

43

5. ¿Se almacena la existencia de una manera ordenada y sistemática?

Tabla 17. Almacenamiento ordenado y sistemático de existencias


Si 5 83%

No 1 17%


Gráfico 7. Almacenamiento ordenado y sistemático de existencias


Análisis:

La forma en que se almacenan los inventarios es un factor de gran importancia para

darle una adecuada gestión, es por ello que se consideró oportuno obtener información sobre

el tema. Como se puede ver en el gráfico expuesto, los empleados con un porcentaje

mayoritario del 83% manifestaron que si se almacenan de forma ordenada y sistemática,

hecho que le da mayor valor a la gestión de inventarios que realiza la empresa, pero debería

ser complementada con un adecuado control para que sea completamente eficiente.

0%

50%

100%

83%

17%

Si No

44

6. ¿Cuándo existen diferencias detectadas en la toma física de inventario, se ajustan en

un tiempo adecuado?

Tabla 18. Ajuste en tiempo adecuado de diferencias detectadas en la toma física de inventarios

RESPUESTAS FRECUENCIA % Un día 2 33% Una semana 3 50% Un mes 1 17%


Gráfico 8. Ajuste en tiempo adecuado de diferencias detectadas en la toma física de inventarios


Análisis:

Tal como se puede observar en los resultados expuestos, cuando mediante la toma

física de inventarios se detectan diferencias, éstas deben ser ajustadas o corregidas en un

tiempo adecuado; sin embargo, mediante la encuesta realizada se pudo detectar que con un

50% mayoritario, los empleados mencionaron que dichos ajustes se realiza en una semana;

seguidos por el 33% que mencionaron que se realizan en un día. Es así que se pudo

diagnosticar que el tiempo no es el adecuado, ya que una semana es mucho tiempo para

corregir la inconformidad.

0%

10%

20%

30%

40%

50% 33%

50%

17%

Un día Una semana Un mes

45

7. ¿Existe un manual de funciones para el departamento?

Tabla 19. Existencia de un manual de funciones para el departamento


Si 0 0%

No 6 100%

TOTAL 6 100%


Gráfico 9. Existencia de un manual de funciones para el departamento


Análisis:

De acuerdo a los resultados obtenidos mediante la encuesta, se pudo determinar que en

la empresa no existe un Manual de Funciones para el área de Almacén de Materiales, hecho

que representa una falencia que debe ser corregida mediante su creación, ya que los Manuales

de Funciones permiten que los empleados conozcan a cabalidad el alcance y limitaciones de

sus respectivos cargos, asumiendo las responsabilidades específicas de cada uno.

0%

50%

100%

0%

100%

Si No

46

8. ¿Existe un responsable para el control del inventario a.-materia prima, b.-producto

terminado y c.-material de empaque?

Tabla 20. Existencia de un responsable para el control de inventarios de materia prima, productos terminados y material de empaque.

RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI NO SI NO

Materia prima 5 1 83% 17%

Producto terminado 2 4 33% 67%

Material de empaque 1 5 17% 83% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis

Gráfico 10. Existencia de un responsable para el control de inventarios de materia prima, productos terminados y material de empaque.


Análisis:

Es de gran importancia conocer si existe alguna persona responsable del control de

inventarios, específicamente de los tres grupos que maneja la empresa (materia prima,

producto terminado y material de empaque). Como se puede observar, para el control de

materia prima si existe una persona responsable, mientras que para el control de producto

terminado y material de empaque no existe una persona específica que se haga cargo del

control, hecho que debe ser mejorado oportunamente.

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

Materia prima Productoterminado

Material deempaque

83%

33%

17%17%

67%

83%

SI

NO

47

9. ¿Están segregadas las actividades para cada almacenista?

Tabla 21. Segregación de actividades para cada almacenista


Si 1 17%

No 5 83%

TOTAL 6 100%


Gráfico 11. Segregación de actividades para cada almacenista


Análisis:

De acuerdo a lo mencionado por la mayor parte de los empleados, mismos que

representan el 83% de los encuestados, en la empresa no se han segregado actividades para

cada persona que labora en el área de Almacén de Materiales, lo cual debe ser implementado

para mejorar notablemente la gestión de inventarios y su control eficiente.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

17%

83%

Si No

48

10. ¿Con que frecuencia se capacita al personal sobre la administración de inventarios?

Tabla 22. Frecuencia con que se capacita al personal sobre administración de inventarios

RESPUESTAS FRECUENCIA % Semestral 0 0%

Anual 2 33%

Otra frecuencia 4 67% TOTAL 6 100%


Gráfico 12. Frecuencia con que se capacita al personal sobre administración de inventarios


Análisis:

Al momento de consultar sobre la frecuencia con la que el personal que labora en el

departamento de Almacén de Materiales es capacitado sobre administración de inventarios, la

mayor parte de ellos representada por el 67% manifestó que reciben capacitación solo al

momento de recibir la inducción; es decir, cuando se vinculan a la empresa. También se

registró un grupo minoritario del 33% que aseguró haber recibido capacitación anual sobre

dicho tema. En todo caso, se ve la necesidad de capacitar al personal con mayor frecuencia

para que estén completamente capacitados y actualizados en materia de gestión de

inventarios.

0%

20%

40%

60%

80%

0%

33%

67%

Semestral Anual Otra frecuencia

49

11. ¿Se realizan evaluación de desempeño periódico?

Tabla 23. Evaluación periódica de desempeño

RESPUESTAS FRECUENCIA % Si 1 17%

No 5 83% TOTAL 6 100%


Gráfico 13. Evaluación periódica de desempeño


Análisis:

Siendo la evaluación de desempeño el instrumento más eficaz para determinar el nivel

de eficiencia con el que realizan su trabajo los colaboradores de la empresa, se consideró

oportuno consultarles sobre el tema. En esta ocasión, la mayor parte de los empleados con un

83% aseguraron que no han sido partícipes de ningún proceso de evaluación de desempeño, y

tan solo un porcentaje minoritario del 17% aseguró que han sido evaluados. Es por ello que

se considera que la empresa debe implementar con frecuencia evaluaciones de desempeño

para determinar falencias y corregirlas.

0%

50%

100%

17%

83%

Si No

50

12. ¿Conoce si existe planificación de compras (materia prima, producto terminado,

material de empaque), así como para su venta?

Tabla 24. Existencia de planificación de compras y ventas


Si 4 67%

No 2 33%

TOTAL 6 100%


Gráfico 14. Existencia de planificación de compras y ventas


Análisis:

De acuerdo a los resultados expuestos, se pudo comprobar que la empresa si lleva a

cabo una planificación sobre la compra de inventarios refiriéndose a los tres grupos: materia

prima, producto terminado y material de empaque. Por lo tanto, se puede considerar que este

no es un aspecto relacionado con el problema de investigación ya que se maneja de forma

planificada.

0%

20%

40%

60%

80%

67%

33%

Si No

51

13. ¿Cuándo realiza la reposición del inventario (materia prima, producto terminado,

material de empaque)?

Tabla 25. Momento en que se realiza la reposición de inventarios


Cuando llega al stock mínimo 6 100%

Cuando llega a 0 0 0%


Gráfico 15. Momento en que se realiza la reposición de inventarios


Análisis:

Un factor que incide con relevancia en la adecuada gestión de inventarios es el

momento en que la empresa realiza su reposición. Al momento de consultar sobre dicho

aspecto se obtuvo que la totalidad de los empleados aseguró que la reposición se lleva a cabo

cuando se llega al stock mínimo establecido en la compañía. Cabe recalcar que dicho stock se

verifica en el sistema, y que si el inventario físico no concuerda con lo que se registra en el

sistema se pueden ocasionar problemas como la falta de inventarios en stock o la compra

excesiva del mismo.

0%

50%

100%

100%

0%

Cuando llega al stock mínimo Cuando llega a 0

52

14. ¿Considera que hay entrega de manera oportuna por parte del proveedor del

inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque)?

Tabla 26. Entrega oportuna de inventarios por parte del proveedor


SI NO SI NO

Materia prima 5 1 83% 17%

Producto terminado 6 0 100% 0%

Material de empaque 4 2 67% 33% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis

Gráfico 16. Entrega oportuna de inventarios por parte del proveedor


Análisis:

Como se puede visualizar en el gráfico expuesto, los empleados mencionaron que los

proveedores entregan oportunamente la materia prima que compra la empresa en la mayoría

de ocasiones, y la totalidad mencionó que no existen problemas con la entrega de producto

terminado; sin embargo, se pudo detectar que en lo que respecta al material de empaque,

existe cierto porcentaje que aseguró que no se realiza la entrega oportuna por parte del

proveedor.

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

Materia prima Productoterminado

Material deempaque

83%

100%

67%

17%

0%

33%SI

NO

53

15. ¿Se controla el ingreso del inventario (materia prima, producto terminado, material

de empaque), con la factura?

Tabla 27. Control del ingreso de inventarios con la factura


SI NO A VECES SI NO A VECES

Materia Prima 1 2 3 17% 33% 50% Producto Terminado 0 6 0 0% 100% 0% Material de Empaque 2 0 4 33% 0% 67%


Gráfico 17. Control del ingreso de inventarios con la factura


Análisis:

En el gráfico expuesto se puede observar que la mayor parte de encuestados manifestó

que solo a veces se realizar el control de la materia prima comprada con la factura expedida

por el proveedor, mientras que en lo que respecta a producto terminado no se lleva a cabo. En

cuanto a material de empaque, la gran mayoría de los empleados aseguró que a veces se

realiza dicha comprobación. Es evidente la falta de control en este aspecto, ya que debería

revisarse y comprobar rigurosamente que la cantidad recibida sea la misma que se detalla en

la factura.

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

Materia Prima ProductoTerminado

Material deEmpaque

17%

0%

33%33%

100%

0%

50%

0%

67%

SI

NO

A VECES

54

16. ¿Cuándo se despacha el inventario (materia prima, producto terminado, material de

empaque) para las ordenes de producción (OP), se entrega?

Tabla 28. Cantidad en que se despacha el inventario para las órdenes de producción RESPUESTAS FRECUENCIA %

Mayor a la cantidad de OP 2 33% Igual a la OP 3 50% Menor a la OP 1 17%


Gráfico 18. Cantidad en que se despacha el inventario para las órdenes de producción


Análisis:

Al momento de consultarle a los empleados la cantidad de inventarios que despachan

para las órdenes de producción se obtuvo información relevante para el proyecto ya que solo

el 50% aseguró que se despacha la cantidad que indica la orden de producción; mientras que

el 33% manifestó que se despacha más de lo que dice la OP, seguidos por el 17% que expresó

que la cantidad que suelen despachar es menor a la OP. Por lo tanto, dichas aseveraciones

ponen en evidencia las falencias al momento de manejar los inventarios ya que al despachar

una cantidad mayor o menor a lo que indica la OP se producen inconsistencias con lo que se

registra en el sistema.

0%

20%

40%

60% 33%

50%

17%

Mayor a la cantidad de OP Igual a la OP Menor a la OP

55

17. ¿Cómo se controla cuando se entrega en mayor cantidad de la orden de producción

(OP)?

Tabla 29. Tipo de control cuando se entrega inventario en mayor cantidad de la orden de producción RESPUESTAS FRECUENCIA %

Existe un archivo para el control 0 0% Se realiza alguna transacción en el sistema 2 33% Se le comunica al área que realiza la toma física de inventario 0 0% Los valores utilizados se descuentan en otra OP 3 50% Se espera a que se devuelvan 1 17% Nada 0 0%


Gráfico 19. Tipo de control cuando se entrega inventario en mayor cantidad de la orden de producción


Análisis:

Es importante diagnosticar la forma en que los empleados corrigen las falencias al

momento de despachar mayor cantidad de inventarios que lo que indica la orden de

producción, por lo que se consultó sobre el tema obteniendo como resultado que la mayor

parte de los empleados mencionó que los valores utilizados se descuentan en otra orden de

producción; seguidos por el 33% que realizan alguna transacción en el sistema, y un 17%

minoritario que esperan a que se devuelvan.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

0%

33%

0%

50%

17%

0%

Existe un archivo para el controlSe realiza alguna transacción en el sistemaSe le comunica al área que realiza la toma física de inventarioLos valores utilizados se descuentan en otra OPSe espera a que se devuelvanNada

56

18. ¿Estaría dispuesto a implementar mejoras en los procedimientos internos del área?

Tabla 30. Predisposición para implementar mejoras en los procedimientos internos del área


Si 5 83%

No 1 17%

TOTAL 6 100%

Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis Gráfico 20. Predisposición para implementar mejoras en los procedimientos internos del área


Análisis:

Es importante conocer el nivel de predisposición de los empleados para participar en

cambios que pretendan mejorar los procedimientos de la empresa, aspecto en el cual se

obtuvo como resultado una tendencia positiva ya que la mayor parte de ellos, con un 83%,

aseguraron que si están dispuestos a implementar mejoras en los procedimientos del

departamento de Almacén de Materiales.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

83%

17%

Si No

57

2.1.3. Resultados de las entrevistas

ENTREVISTA AL COORDINADOR DE PRODUCCION DE AGROCHEMICAL

1. ¿Cómo catalogaría el control de inventarios en Agrochemical? ¿Por qué?

R//. Regular, ya que no existen definidos los procedimientos para el control de

inventarios.

2. ¿Qué tipo de falencias son las más relevantes en el departamento de Almacén de

Materiales?

R//: Las transacciones que se realizan en el sistema no se encuentran alineados a los

movimientos físicos. Además no existe una bodega completamente cerrada y controlada por

el personal.

3. ¿Existen procedimientos específicos y documentados para el control de inventarios?

R//. No.

4. ¿Considera que los empleados del departamento de almacén de materiales cumplen

con eficiencia los procesos de dicha área? ¿Por qué?

R//. No, porque el personal está direccionado más a las actividades operativas que a las

actividades de control.

5. ¿Aportaría con su participación para ejecutar cambios en la manera de desarrollar

los procedimientos en el manejo de inventarios?

R//. Sí, todo cambio para mejorar es positivo.

58

2.1.4. Resultados del Check List

Tabla 31. Resultados del Check List

CHECK LIST

Entrevistado: Supervisor del Departamento de Almacén de Materiales

FACTORES DIAGNOSTICADOS

Marque una X

SI NO

1 ¿Existencia de políticas generales y específicas? X

2 ¿Existencia de procedimientos por escrito? X

3 ¿Definición de cargos y funciones? X

4 ¿Realización de evaluaciones de desempeño frecuentes? X

5 ¿Existencia de manual de procedimientos? X

6 ¿Existencia de repetición de tareas? X

7 ¿Existencia de problemas de comunicación o confusión al

encomendar tareas? X

8 ¿Existencia de retrasos en la entrega de informes? X

9 ¿Existencia de eficiencia en el desempeño de los

empleados? X

10 ¿Disposición para implementar cambios? X

Tomado de: Entrevista al supervisor de Agrochemical Elaborado por: Autores de tesis

59

2.2. Interpretación de los resultados del diagnóstico

De acuerdo a los resultados obtenidos en el estudio que se realizó mediante técnicas

como las encuestas, entrevistas y Check List, se pudo diagnosticar los siguientes aspectos:

La empresa Agrochemical maneja tres subgrupos de inventarios: materia prima,

producto terminado y material de empaque, mismos que son manejados por las

personas que laboran en el departamento sin que se les haya otorgado la

responsabilidad a uno de ellos específicamente, a excepción del encargado de materia

prima.

El departamento de Almacén de Materiales no cuenta con políticas, procedimiento o

funciones documentadas, por lo que los empleados desempeñan sus labores de

acuerdo a las indicaciones e inducción que les otorgó la empresa cuando se vincularon

a ella.

La empresa no ofrece una capacitación periódica para el personal del departamento de

Almacén de Materiales en lo que se refiere a administración de inventarios, por lo que

los empleados de dicha área no actualizan sus conocimientos para que puedan

ponerlos en práctica a favor de la empresa.

Entre las falencias diagnosticadas en el estudio se pudieron encontrar: la falta de

control de inventarios al momento de despachar las órdenes de producción ya que no

siempre coinciden. Además se pudo evidenciar que la toma física de inventarios no se

realiza con una frecuencia adecuada.

60

La empresa no realiza evaluaciones de desempeño en el departamento de Almacén de

Materiales, por lo que no se puede diagnosticar el nivel de cumplimiento que tienen

los empleados que allí laboran.

Cuando se producen errores tanto en el despacho como en la recepción y en la toma

física de inventarios, éstos no son corregidos en el sistema oportunamente por lo que

se puede incurrir en riesgos innecesarios de quedarse sin stock o comprar inventarios

en cantidades excesivas.

A pesar de que la empresa respeta y planifica la compra de inventarios de acuerdo al

stock mínimo que se ha establecido para ello, lo que registra el sistema no siempre es

lo que se encuentra físicamente en almacén, por lo que la eficacia del stock mínimo

no se lleva completamente a cabo.

61

CAPÍTULO III

LA PROPUESTA

3.1. Características esenciales de la propuesta

3.1.1. Descripción de la propuesta

La propuesta que se plantea como medida remedial para el problema detectado en la

empresa Agrochemical consiste en el diseño de un Manual de Procedimientos para la

administración de inventarios ya que la gestión que se le da actualmente no es la adecuada

debido a que, de acuerdo al estudio realizado en el capítulo anterior, se pudo detectar que

existen diversas falencias en el departamento de Almacén de Materiales.

Es evidente que no existe el control necesario en dicho departamento por lo que

usualmente las cantidades que registra el sistema no son las mismas que se obtienen de la

toma física de inventarios; es decir, lo que consta en libros no coincide con las existencias

reales, por lo que se prioriza el diseño de procedimientos que garanticen la ejecución

estandarizada de las actividades diarias para lograr la eficiencia.

3.1.2. Objetivos de la propuesta

La propuesta debe cumplir con los siguientes objetivos en cuanto a la administración de

inventarios se refiere:

Lograr la excelencia en el registro de datos en el sistema informático sobre ingresos,

almacenamiento y salida de inventarios, con la finalidad de que coincidan

permanentemente con el resultado de la toma física de inventarios.

62

Lograr que la ejecución de actividades del departamento de Almacén de materiales se

lleven a cabo de manera estandarizada y eficiente por parte de los empleados.

Establecer una guía de procedimientos debidamente documentados para que puedan

orientar el desempeño de los empleados del departamento y de los nuevos

colaboradores que se vinculen a la empresa.

Proporcionar a la empresa Agrochemical datos reales de los inventarios para que

puedan ser utilizados por los demás departamentos vinculados al área de Almacén de

Materiales.

3.1.3. Justificación

La importancia de implementar un nuevo Manual de Procedimientos para el

departamento de Almacén de Materiales de Agrochemical radica en que mediante dicho

documento se podrán eliminar las falencias que hasta ahora se han presentado en la empresa,

mismas que al tener relación directa con el inventario, el cual interviene en el área

productiva, se convierte en un foco generador de pérdidas para la compañía.

Al no llevar un control adecuado de los inventarios, su uso se lleva a cabo de manera

ineficiente, generando en ciertos casos desperdicio de materiales y en otros, escases de los

mismos al momento de producir. Es preciso mencionar que al no tener datos en el sistema

que coincidan con lo que en realidad existe en almacén, se pueden hacer compras excesivas

pensando que ya se llegó al stock mínimo, o dejar de hacer compras y pensar que en bodega

aún existe el inventario necesario.

63

3.2. Forma y condiciones de aplicación

3.2.1. Manual de Procedimientos para la administración de Inventarios de

Agrochemical

64

CONTENIDO

1. Presentación ......................................................................................................................... 65

2. Objetivo................................................................................................................................ 65

3. Alcance ................................................................................................................................ 65

4. Marco Legal ......................................................................................................................... 66

5. Estructura del manual .......................................................................................................... 66

6. Instructivo para la recepción de inventarios ........................................................................ 67

7. Instructivo para el almacenamiento de inventarios .............................................................. 73

8. Instructivo para el despacho de inventarios ......................................................................... 88

65

1. Presentación 2. Objetivo 3. Alcance

Presentación

El presente Manual de Procedimientos ha sido diseñado específicamente para el

Departamento de Almacén de Materiales y es de observancia obligatoria para cada una de las

unidades funcionales que están directamente vinculadas a los procedimientos de recepción,

almacenamiento y despacho de materia prima, materia de empaque y productos

semiterminados de Agrochemical.

Objetivo

Establecer por escrito procedimientos específicos para las diferentes fases de la gestión de

inventarios y estandarizarlos de tal manera que exijan el cumplimiento de secuencias de

actividades para lograr la eficiencia en su ejecución.

Alcance

El Manual de Procedimientos será de obligatoria aplicación en las diferentes unidades

vinculadas con el proceso de gestión de inventarios, entre ellas las detalladas a continuación:

DEP 01 Materias primas Nave 1


DEP 03 Materiales de Empaques

DEP 11 Productos terminados Durán

66

Marco Legal

Ley de Régimen Tributario Interno (Reglamento de Comprobantes de Venta y

Retención- Del Régimen del Traslado de Bienes).

MSDS Productos Formulados

Ley de Tránsito y Transporte Terrestre

Norma INEN 2266:2000

Reglamento Interno de Seguridad y Salud

Norma Andina

Régimen Nacional para la Gestión de P.Q.P

Estructura del manual El manual está segmentado en tres partes básicas:

1. Procedimientos para la recepción de inventarios

2. Procedimientos para el almacenamiento de inventarios

a. Almacenamiento de semielaborados

b. Almacenamiento de material de empaque

c. Almacenamiento de materia prima

3. Procedimientos para el despacho de inventarios

a. Despacho a producción

b. Despacho para el traslado de bodega

4. Marco Legal 5. Estructura del manual

67

AGROCHEMICAL

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE INVENTARIOS

Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017

INSTRUCTIVO PARA LA

RECEPCIÓN DE INVENTARIOS

RESPONSABLE: COORDINADOR DE ALMACÉN

APROBADO POR:

________________________ GERENCIA

6. Instructivo para la recepción de inventarios

68

AGROCHEMICAL



CONTENIDO

1. Objetivo................................................................................................................................ 69

2. Alcance ................................................................................................................................ 69

3. Definiciones ......................................................................................................................... 69

4. Políticas ................................................................................................................................ 70

5. Procedimientos ..................................................................................................................... 71

6. Flujograma de procesos para la recepción de inventarios ................................................... 72

69

AGROCHEMICAL



1. Objetivo 1. Objetivo Detallar el adecuado proceso para la recepción de materias primas, materiales de empaque y

productos de la UEN Servicios y aplicar el debido control.

2. Alcance 2. Alcance Este procedimiento será aplicado desde el momento en que se recibe el inventario en los

siguientes depósitos:





3. Definiciones 3. Definiciones

Materia Prima (MP): Toda sustancia, activa o inactiva, empleada en la

fabricación de un producto, que permanezca inalterada, o se modifique en el

transcurso del proceso.

Registro: Recopilación manual e informática de todos los datos relativos a las

materias primas, productos intermedios y productos terminados (saldos).

Número de lote: Combinación característica de números, letras o ambos que

identifica específicamente un lote de producción.

70

AGROCHEMICAL



Semielaborados (SEMI): Productos formulados por producción, que cumplen

con las especificaciones de calidad, pero que no se encuentran en su presentación

final.

4. Políticas 4. Políticas

Sólo se puede recibir materia prima y productos de la UEN Servicios con los

documentos de soporte respectivo (Nota de entrega, guía de remisión, Inventario

de la mercadería entregada al asegurado y/o importador).

Todo el personal involucrado estará en conocimiento del C5.02.PRO.05 Manejo

Seguro de Productos Químicos Peligrosos.

Se debe verificar que la mercadería recibida físicamente sea igual a lo que se

menciona en la factura emitida por el proveedor.

Toda materia prima y productos de la UEN Servicios que se ingresan en el sistema

previa su ubicación o destino final debe contar con la respectiva rotulación e

información básica, la misma que debe estar visible para efectos de facilitar su

ubicación.

Antes de ingresar el inventario al sistema se deberá constatar que la recepción del

mismo se haya llevado a cabo adecuadamente mediante una nueva revisión tanto

de la cantidad recibida como de la calidad del producto.

71

AGROCHEMICAL



En caso de presentarse inconsistencias en la revisión de la materia prima o

material de empaque recibido, se deberá reportar lo acontecido al Jefe del área y

posteriormente contactar al proveedor.

5. Procedimientos 5. Procedimientos

SECUENCIA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

1 Se recibe la mercadería que envía el proveedor Auxiliar de almacén

2 Se verifica que la mercadería recibida coincida con la descripción de productos detallados en la guía de remisión

Auxiliar de almacén

3 Se firma la guía de remisión de lo recibido, se queda con una copia


4 Se trasladan los productos hacia su depósito correspondiente.


5 Se entrega la guía de remisión con la información al Coordinador de Almacén

Auxiliar de Almacén

6 Se ingresa en el sistema informático la mercadería que se detalla en la guía de remisión constatando que sea lo que se ha recibido en físico

Coordinador de Almacén

Fin del Proceso

72

AGROCHEMICAL



6. Flujograma de procesos para la recepción de inventarios 6. Flujograma de procesos para la recepción de inventarios

73

AGROCHEMICAL

PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS


INSTRUCTIVO PARA EL

ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS


APROBADO POR:

________________________ GERENCIA

7. Instructivo para el almacenamiento de inventarios

74

AGROCHEMICAL



CONTENIDO

1. Objetivo................................................................................................................................ 75

2. Alcance ................................................................................................................................ 75

3. Definiciones ......................................................................................................................... 75

4. Políticas ................................................................................................................................ 76

5. Procedimientos ..................................................................................................................... 77

6. Procedimientos para el almacenamiento de semielaborados ............................................... 78

7. Flujograma de almacenamiento de semielaborados ............................................................ 80

8. Procedimiento para el almacenamiento de material de empaque ........................................ 82

9. Flujograma para el almacenamiento de material de empaque ............................................. 84

10. Procedimiento para el almacenamiento de materia prima ................................................. 86

11. Flujograma para el almacenamiento de materia prima ...................................................... 87

75

AGROCHEMICAL



1. Objetivo

1. Objetivo Detallar el adecuado proceso para el almacenamiento de materias primas, materiales de

empaque y productos de la UEN Servicios; además de los controles de inventarios que se

realizan en las bodegas de la empresa.

2. Alcance

2. Alcance

Aplica desde el almacenamiento, hasta el manejo de residuos del área de Almacén, en los






3. Definiciones

3. Definiciones

Cuarentena: Estado temporal de no uso, que mantiene una materia prima hasta

que sea analizada y se emita un resultado de aprobado o retenido.

76

AGROCHEMICAL



Materia Prima (MP): Toda sustancia, activa o inactiva, empleada en la

fabricación de un producto, que permanezca inalterada, o se modifique en el

transcurso del proceso.

Registro: Recopilación manual e informática de todos los datos relativos a las

materias primas, productos intermedios y productos terminados (saldos).

Número de lote: Combinación característica de números, letras o ambos que

identifica específicamente un lote de producción.

Semielaborados (SEMI): Productos formulados por producción, que cumplen

con las especificaciones de calidad, pero que no se encuentran en su presentación

final.

Saldos de Despacho: Producto remanente luego del despacho, en una cantidad

inferior a la que tiene la presentación original.

4. Políticas

4. Políticas

Todo el personal relacionado con este procedimiento debe conocer el

C5.02.PRO.05 Manejo Seguro de Productos Químicos Peligrosos.

No se debe almacenar en una misma área herbicidas con el resto de productos, ya

sean estos insecticidas, fungicidas o fertilizantes, para evitar la contaminación

cruzada.

77

AGROCHEMICAL



Las materias primas que pueden ser usadas tanto para herbicidas y no herbicidas,

se almacenarán en la Nave 2 de Fungicidas, Insecticidas y Fertilizantes y se

despacharán al área de herbicidas, según su necesidad.

Salvo el caso de que el tambor se encuentre cerrado se podrá almacenar en el área

de herbicidas.

No se deben almacenar envases que tengan fallas en etiquetado, o presenten

goteos o fuga de producto.

No se deben utilizar pallets y/o isotanques con desprendimientos de partes o daño

físicos.

Todo producto almacenado contará con su MSDS.

Se hará una verificación quincenal de la fecha de caducidad del inventario de

almacén para evitar la generación de obsoletos.

Se aplicará Orden y Limpieza, acorde a los lineamientos del programa 5S.

Todo producto que sufriere un muestreo de parte del área de control de calidad

debe quedar cerrado en su forma original.

5. Procedimientos

5. Procedimientos Los procedimientos de almacenamiento se dividen en tres partes: almacenamiento de

semielaborados, material de empaque y materia prima

78

AGROCHEMICAL



ALMACENAMIENTO

DE

SEMIELABORADOS

6. Procedimientos para el almacenamiento de semielaborados

79

AGROCHEMICAL



ALMACENAMIENTO DE SEMIELABORADOS


1 Se reciben los productos semielaborados Coordinador de Operaciones

2 Se entrega los semielaborados a los depósitos correspondientes

Coordinador de Operaciones

3 Se verifica Previo al almacenamiento del semielaborado el estado del tambor o isotanque, que no presente desprendimiento o daños físicos.


4 Se ubicarán los productos semielaborados en los racks, según la nave en la que fueron generados, verificando el espacio disponible que se tenga y evitando que se obstruya el acceso a otros materiales.


5 Se deberán rotular los productos semielaborados con la siguiente información:

Nombre del Producto.

Lote

Peso bruto

Peso Neto.

Tara.

Volumen.

Densidad.

Fecha

Responsable


Fin del Proceso

80

AGROCHEMICAL



Flujograma de almacenamiento de semielaborados

7. Flujograma de almacenamiento de semielaborados

81

AGROCHEMICAL



ALMACENAMIENTO

DE

MATERIAL DE

EMPAQUE

82

AGROCHEMICAL



8. Procedimiento para el almacenamiento de material de empaque

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA ALMACENAMIENTO DE MATERIAL

DE EMPAQUE


1 Recibir el material de empaque en los respectivos

pallets.

Operario de Almacén

2 Ubicar en el área correspondiente para material de

empaque.

Operario de Almacén

3 Se realiza el control de calidad respectivo, efectuando

un muestreo aleatorio de los materiales

Analista de control y aseguramiento de la calidad

4 En caso de que exista una no conformidad con el

material de empaque ingresado, el Departamento de

Aseguramiento y Control de Calidad lo deja en

cuarentena colocando un rótulo para su posterior

gestión con el proveedor, quedando en el sistema en

estatus de rechazado.


83

AGROCHEMICAL



5 Existirá material de empaque que no se pueda

almacenar en el área designada por el volumen o

cantidad, para lo cual se buscará organizarlas en

espacios designados para otro tipo de productos

cuidando que no interrumpan, ni obstruyan las áreas

de tránsito.


Fin del Proceso

84

AGROCHEMICAL



Flujograma de Almacenamiento de Material de Empaque

9. Flujograma para el almacenamiento de material de empaque

85

AGROCHEMICAL



ALMACENAMIENTO

DE

MATERIA PRIMA

86

AGROCHEMICAL



10. Procedimiento para el almacenamiento de materia prima

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA


1 Recibir y almacenar correctamente los materiales, cumpliendo con los controles de los pesos y cantidades exactas


2 Se ingresa en el sistema la cantidad recibida. Coordinador de almacén

3 Control de calidad o muestreo de la materia prima recibida

Analista de control de calidad

4 La materia prima que no cumpla con las especificaciones de calidad será puesta físicamente en cuarentena y por sistema en estado “Rechazado”.


5 La materia prima que cumpla con las especificaciones se libera en el sistema como estado “existencia”.


6 Se identifica cada tambor o isotanques con las especificaciones de la materia recibida.


FIN DEL PROCESO

87

AGROCHEMICAL



11. Flujograma para el almacenamiento de materia prima Flujograma de Almacenamiento de Materia Prima

88

INSTRUCTIVO PARA EL DESPACHO

DE INVENTARIOS


APROBADO POR:

________________________ GERENCIA

AGROCHEMICAL

PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS


8. Instructivo para el despacho de inventarios

89

AGROCHEMICAL



CONTENIDO

1. Objetivo................................................................................................................................ 90

2. Alcance ................................................................................................................................ 90

3. Definiciones ......................................................................................................................... 90

4. Políticas ................................................................................................................................ 91

5. Procedimientos ..................................................................................................................... 92

6. Procedimientos para el despacho de inventarios a producción ............................................ 93

7. Flujograma para el despacho de inventarios a producción .................................................. 94

8. Procedimiento para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos .................... 96

9. Flujograma para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos ......................... 97

90

AGROCHEMICAL



1. Objetivo

1. Objetivo Detallar cómo se realiza los despachos de materia prima y material de empaque a producción,

y despachos de productos de clientes de la UEN Servicios

2. Alcance

2. Alcance Aplica a todas los despachos, préstamos entregados y materia prima, desde o hacia los




DEP 03 Bodega de Material de Empaque y Etiquetas


3. Definiciones

3. Definiciones Reproceso Producto Terminado (RPT): Cualquier proceso que involucra la

transformación de un producto terminado a otro producto terminado. Puede tratarse de

un re-envasado de una presentación final a otra, re-mezclado dentro de un lote nuevo

de producción ó un proceso de re-etiquetado.

Fraccionamiento Producto de Reventa (PRVT): Envasado en presentaciones

menores a la que originalmente se recibe el producto de importación o compra local.

91

AGROCHEMICAL



Reproceso Producto de Reventa (RPRVT): Re-envasado de un producto de reventa

previamente fraccionado a una presentación final.

4. Políticas

4. Políticas No se despacharán productos que tengan una mala presentación o mal estado físico.

La recepción de las OP puede realizarse durante el día y, la secuencia de despacho

deberá ser programada entre los Coordinadores de Operaciones de cada nave y El

Auxiliar de Almacén, a excepción de los extrapull que deberán ser previamente

coordinados.

Solo se despacharán Materias Primas y Material de Empaque indicados en la OP

(Orden de Producción) y no se harán despachos parciales.

El Auxiliar de Almacén revisará las etiquetas durante el arranque del codificado.

Los despachos de productos de clientes de la UEN Servicios, se realizarán mediante

la comunicación de la coordinadora de UEN Servicios y/o el cliente.

92

5. Procedimientos

5. Procedimientos

AGROCHEMICAL



DESPACHO DE

INVENTARIOS A

PRODUCCIÓN

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AGROCHEMICAL



6. Procedimientos para el despacho de inventarios a producción

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA EL DESPACHO INVENTARIOS A PRODUCCIÓN


1 Se recibe las Órdenes de Producción Auxiliar de Almacén

2 Se asignan materiales y/o lotes, siguiendo el instructivo B5.01.INS.01 de Asignación de Stocks en Fórmulas Productivas.


3 Se da instrucciones al Operador Montacargas sobre los productos a despachar


4 Para el caso de Etiquetas, se dará instrucciones al operador asignado a la codificadora para la preparación de las mismas.


5 Se dará arranque al proceso de codificado, previa revisión del Auxiliar de Almacén validando con la OP el precio, lote, fecha de fabricación y fecha de vencimiento.


6 Se entrega los materiales al personal de producción Operador Montacargas

7 Producción verifica y firma, si está inconforme caso contrario notifica al Coordinador de operaciones.

Asistente de producción

Fin del proceso

94

AGROCHEMICAL



7. Flujograma para el despacho de inventarios a producción Flujogramas para el despacho de inventarios a producción

95

AGROCHEMICAL



DESPACHO POR

TRASLADO ENTRE

DEPÓSITOS

96

AGROCHEMICAL



8. Procedimiento para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA EL DESPACHO POR TRASLADOS ENTRE DEPÓSITOS


1 El procedimiento puede efectuarse por tres vías:

Reproceso de Producto Terminado (RPT)

Reproceso de Producto de Reventa (RPRVT)

Ajuste de cantidades requeridas para OP


2 Los RPT se pueden generar luego de revisiones de PT por parte del área de Aseguramiento y control de la Calidad, para lo cual se deberá hacer el respectivo traslado al depósito de Producción (DEP01 ó DEP02)


3 El despacho en el RPRVT se realiza generando el movimiento de inventarios entre depósitos donde se coloca la cantidad y lotes a despachar.


4 Para ajustes de OP se recibe una tarea previa por medio del sistema y se realiza el despacho, asignando el material necesario para el cierre de la OP.


5 El producto es recibido en el depósito de Producción (DEP01 ó DEP02) siguiendo el procedimiento Recepción de Materia prima y Material de Empaque.


Fin del proceso

97

AGROCHEMICAL



9. Flujogramas para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos Flujogramas para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos

98

3.2.2. Presupuesto

Tabla 32. Presupuesto

Cant. Recursos Costo Unitario Costo Total

6 Impresión de procedimientos $ 3,00 $ 18,00

1 Capacitación $ 400,00 $ 400,00

1 Proyector de imágenes $ 350,00 $ 350,00

1 Alquiler de sala de capacitación $ 100,00 $ 100,00

Total $ 868,00

3.2.3. Impacto de la propuesta

Son varios los beneficios que se obtendrán al implementar la propuesta, entre ellos los

siguientes:

Considerando que en el estudio de campo se diagnosticó que la empresa realiza toma

física de inventarios con una frecuencia semestral, mediante la propuesta se podrá

elevar la dicha frecuencia a mensual para tener un control más riguroso en cuanto a

los valores reales de inventarios.

Se podrá reducir el tiempo promedio en que se ajustan las diferencias detectadas en la

toma física de inventarios de una semana, que es el tiempo actual que maneja la

empresa, a dos días que sería el tiempo adecuado.

99

Se reducirán en un 25% los tiempos en el despacho de materiales para el ciclo

productivo ya que al contar con procedimientos específicos los empleados conocerán

a cabalidad las acciones a seguir cuando les presenten una Orden de Producción,

hecho que se verá reflejado en el incremento de la productividad del personal.

Se elevará el porcentaje de eficiencia en el despacho correcto de órdenes de

producción del 50% que es el actual, al 100% debido a que se eliminarán errores si se

sigue la secuencia que indica el procedimiento que se propone.

Se contará con información 100% confiable sobre la cantidad de inventarios

existentes tanto en físico como en libros, permitiendo minimizar la frecuencia con la

que se realizan la toma física del periodo semanal a quincenal.

100

CONCLUSIONES

Mediante este proyecto de investigación se pudo detectar en primera instancia que en la

empresa Agrochemical, mismas que es sujeto de estudio, se generaban varias inconsistencias

en lo que respecta al manejo de inventarios. En ciertos casos se presentan diferencias

considerables en la cantidad de inventarios físicos comparados con lo que registra el sistema,

lo cual provoca que se incurra en un nivel de stock insuficiente y en otros casos que exista

demasiado material en bodega.

En bodega existe cierta desorganización al momento de almacenar los materiales,

etiquetas y productos semielaborados, y ello conlleva a que existan productos descontinuados

o próximos a caducar debido a que al no estar almacenados correctamente se toman los que

están a la mano sin fijarse en las fechas de caducidad. Otro aspecto relevante que se detectó

fue que utilizan suministros en el proceso de producción sin realizar el debido descargo en el

sistema. Se pudo detectar que la toma de inventarios se realiza semestralmente y que en el

despacho de inventarios en las órdenes de producción solo se cumplen correctamente en un

50%, por lo que se deben tomar medidas correctivas, y las diferencias que se producen en

dicha actividad son corregidas en un tiempo promedio de una semana.

Todo ello generó la necesidad de diseñar procedimientos específicos tanto para la

recepción, almacenamiento y despacho de materia prima, etiquetas y productos

semiterminados con la finalidad de estandarizar la forma en que se llevan a cabo las

actividades en el área de Almacén de Materiales.

101

RECOMENDACIONES

Tomando en consideración lo expuesto durante este proyecto de investigación, como

recomendaciones se plantean las siguientes:

Se sugiere a la compañía Agrochemical implementar la propuesta planteada debido a

que generará muchos beneficios no solo en el área de Almacén de Materiales sino en

los demás departamentos cuyas actividades están de una u otra forma vinculadas a

ella.

El control de inventarios debe darse mediante una evaluación periódica tanto de la

gestión que se realiza en el departamento de Almacén de Materiales como el

desempeño de los empleados que allí laboran.

Sería adecuado que de forma periódica el Manual de Procedimientos sea sometido a

revisiones con el propósito de verificar si aún está cumpliendo con las necesidades y

requerimientos del área de Almacén de Materiales o si por el contrario han surgido

nuevas necesidades.

102

BIBLIOGRAFÍA

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de http://www.aniorte-nic.net/apunt_metod_investigac4_4.htm

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empresa Balgres C.A. Universidad Simón Bolivar.

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de http://tesisdeinvestig.blogspot.com/2011/11/tipos-de-investigacion-segun-ander-

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Guerra, Y., & Valdés, P. (2014). Modelos y sistemas de inventarios.

Guerrero Salas, H. (2011). Inventarios. Manejo y Control. Starbook Editorial S.A. .

Herrero Conesa, D. (2013). Análisis financiero para los no financieros.

Jiménez, F., & Espinoza, C. (2007). Costos Industriales. Editorial Tecnológica de Costa Rica.

Primera Edición.

Jiménez, F., & Espinoza, C. (2011). Costos Industriales. Editorial Tecnológica de Costa Rica.

Tercera Edición.

Loja Guarango, J. (2015). Propuesta de un sistema de gestión de inventarios para la empresa

Femapre Cía. Ltda. Cuenca - Ecuador: Universidad Politécnica Salesiana.

Marquéz, G. (2015). Importancia del control de inventarios en las empresas.

Russo, P. (2011). Gestión Documental en las Organizaciones. Editorial UOC.

Sierra Mantuano, W. (2012). Propuesta de mejora de procedimientos para el control de

inventarios aplicados en la empresa Vanidades S.A. Quito - Ecuador: Universidad

Central del Ecuador.

103

Soriano, C. (2011). Compras e inventarios. Madrid - España: Ediciones Díaz de Santos S.A.

APÉNDICES

Apéndice A. Formato de encuesta

FORMATO DE ENCUESTA DIRIGIDA A LOS EMPLEADOS DEL

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE MATERIALES DE LA EMPRESA AGROCHEMICAL

La información que se obtenga mediante este cuestionario está dirigida al trabajo de titulación denominado: “Diseño de procedimiento para el proceso de administración de inventarios en Agrochemical, Durán”. Se garantiza la confidencialidad de las respuestas. 1. ¿Conoce si existen políticas para el control de inventario?

a. Si ( ) b. No ( )

2. ¿Conoce si existen procedimiento para el control de inventario?

a. Si ( ) b. No ( )

3. ¿Considera que la toma física del inventario se realiza adecuadamente? a. Si ( ) b. No ( )

4. ¿Con que frecuencia se realizan tomas físicas de inventario? a. Semanalmente ( ) b. Mensualmente ( ) c. Semestral ( ) d. Anual ( ) e. Otra frecuencia ( )

5. ¿Se almacena la existencia de una manera ordenada y sistemática?

a. Si ( ) b. No ( )

6. ¿Cuándo existen diferencias detectadas en la toma física de inventario, se ajustan en un tiempo adecuado?

a. Un día ( ) b. Una Semana ( ) c. Un Mes ( )

7. ¿Existe un manual de funciones para el departamento? c. Si ( )

d. No ( )

8. ¿Existe un responsable para el control del inventario a.-materia prima, b.-producto terminado y c.-material de empaque?

a. Si ( ) No ( ) b. Si ( ) No ( ) c. Si ( ) No ( )

9. ¿Están segregadas las actividades para cada almacenista?

a. Si ( ) b. No ( )

10. ¿Con que frecuencia se capacita al personal sobre la administración de inventarios?

c. Semestral ( ) d. Anual ( ) e. Otra frecuencia ( )

11. ¿Se realizan evaluación de desempeño periódico? c. Si ( ) d. No ( )

12. ¿Conoce si existe planificación de compras (materia prima, producto terminado, material de empaque), así como para su venta?

a. Si ( ) b. No ( )

13. ¿Cuándo realiza la reposición del inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque)?

a. Cuando se llega al stock mínimo ( ) b. Cuando llega a 0 ( )

14. ¿Considera que hay entrega de manera oportuna por parte del proveedor del inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque)?

a. Si ( ) No ( ) b. Si ( ) No ( ) c. Si ( ) No ( )

15. ¿Se controla el ingreso del inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque), con la factura?

a. Si ( ) No ( ) A veces ( )

b. Si ( ) No ( ) A veces ( ) c. Si ( ) No ( ) A veces ( )

16. ¿Cuándo se despacha el inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque) para las ordenes de producción (OP), se entrega?

a. Mayor a la cantidad de OP ( ) b. Igual a la OP ( ) c. Menor a la OP ( )

17. ¿Cómo se controla cuando se entrega en mayor cantidad de la orden de producción (OP)?

a. Existe un archivo para el control ( ) b. Se realiza alguna transacción en el sistema ( ) c. Se comunica al área que realiza toma física de inventario ( ) d. Los valores utilizados se descuentan en otra OP ( ) e. Se espera a que se devuelvan f. Nada

18. ¿Estaría dispuesto a implementar mejoras en los procedimientos internos del área?

a. Si ( ) b. No ( )

Apéndice B. Formato de Entrevista

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FORMATO DE ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE DE LA EMPRESA AGROCHEMICAL

1. ¿Cómo catalogaría el control de inventarios en Agrochemical? ¿Por qué?

2. ¿Qué tipo de falencias son las más relevantes en el departamento de

Almacén de Materiales?

3. ¿Existen procedimientos específicos y documentados para el control de inventarios?

4. ¿Considera que los empleados del departamento de almacén de

materiales cumplen con eficiencia los procesos de dicha área? ¿Por

qué?

5. ¿Aportaría con su participación para ejecutar cambios en la manera

de desarrollar los procedimientos en el manejo de inventarios?

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