UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR
POR EL TÍTULO DE INGENIERO COMERCIAL
TEMA:
“DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN
AGROCHEMICAL, DURÁN”
AUTOR(ES):
PÉREZ GARCÍA RICARDO ALEXANDER
DELGADO LOOR NELSON NEY
PORTADA
TUTOR DE TESIS:
ING. ERNESTO MALDONADO, MBA
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: “DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN AGROCHEMICAL, DURÁN”
AUTORES: Pérez García Ricardo Alexander Delgado Loor Nelson Ney
REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Ingeniería Comercial
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: (no incluye anexos) ÁREA TEMÁTICA: Administración
PALABRAS CLAVES: Manual de Procedimientos, Gestión de inventarios, Materia Prima, Material de empaque.
RESUMEN: En la actualidad el problema de la administración de los inventarios es a nivel global, y Agro Chemical del Ecuador no está fuera de esta realidad, caracterizada por los problemas de desabastecimiento de mercadería en base a esta situación aparece la necesidad de mejorar la gestión de inventarios mediante el diseño de procedimientos para el proceso de administración de inventario del departamento de Almacén de Materiales de la empresa Agrochemical SA. Mediante un estudio donde se utilizaron técnicas como encuestas y entrevistas se pudo detectar que la empresa tiene algunas falencias que impiden que su crecimiento y evitan que alcance todo su potencial y lograr su visión que es convertirse en una empresa reconocida a nivel mundial. Una de dichas falencias es el hecho de que no existe un óptimo control en el manejo de los insumos para la producción (materia prima, material de empaque, semielaborados y producto terminado), por lo que constantemente se registran diferencias de inventario, lo cual se convierte en un gasto para la empresa. Es por ello que se consideró oportuno diseñar un Manual de Procedimientos para el área de Almacén de Materiales para dejar sentado por escrito una guía donde se especifique las acciones secuenciales a seguir para la gestión eficiente de inventarios. En conclusión, se considera que con el Manual que se propone implementar, se podrán corregir las falencias que se están dando actualmente en Agrochemical.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO CONTACTO CON AUTORES: Pérez García Ricardo Alexander Delgado Loor Nelson Ney
Teléfono: 0996386823 0989751925
E-mail: [email protected] [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:
Nombre:
Teléfono: E-mail:
CAPTURA DE ANTIPLAGIO
Para los fines legales pertinentes, certifico que la tesis con tema “DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN AGROCHEMICAL, DURÁN” según informe del sistema anti plagio URKUND ha obtenido un 1 %.
Ing. Ernesto Maldonado, MBA
Tutor de Tesis
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Habiendo sido nombrado, Ing. Ernesto Maldonado, como tutor de tesis de grado como
requisito para optar por título de ingeniero comercial, presentado por los egresados:
Pérez García Ricardo Alexander C.I. 0926595562
Delgado Loor Nelson Ney C.I. 0920426244
Tema: “DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
DE INVENTARIOS EN AGROCHEMICAL, DURÁN”
Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
___________________________________
Ing. Ernesto Maldonado
Tutor de Tesis
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de:
Pérez García Ricardo Alexander C.I. 0926595562
Delgado Loor Nelson Ney C.I. 0920426244
Cuyo tema es:
“DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS EN AGROCHEMICAL, DURÁN”
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como
a bien tenga.
__________________________________ Pérez García Ricardo Alexander
C.I. 0926595562
Correo Electrónico: [email protected]
_________________________________________ Delgado Loor Nelson Ney
C.I. 0920426244
Correo Electrónico: [email protected]
DEDICATORIA
Dedico esta tesis principalmente a mi familia, a mi esposa y al bebe que viene en camino
ya que todo el sacrificio demostrado en esta ha sido gracias a la inspiración que han
provocado en mi con cada uno de sus actos de apoyo infinito que han calado muy fuerte
en mí, tanto que lo mínimo que podía hacer era dedicarles esta tesis. Muchas gracias a
Dios por poder darle esta alegría a mi familia y a todos los que me rodean.
Pérez García Ricardo Alexander
Este proyecto va dedicado principalmente a Dios ya que es la fuente de nuestras vidas,
a mi familia y a mis padres por su apoyo y ayuda incondicional para terminar mi
carrera, a nuestros compañeros que estuvieron con nosotros a lo largo de esta etapa, a
nuestros profesores que nos compartieron sus enseñanzas a nuestro Tutor Ing. Ernesto
Maldonado sin la cual no hubiéramos podido realizar esta tesis. A todo el resto de
familia y amigos que de una u otra manera me llenaron de consejos y enseñanzas para
la realización de esta tesis.
Delgado Loor Nelson Ney
AGRADECIMIENTO
Agradezco infinitamente a mi familia por el apoyo incondicional, al tutor de esta tesis
por su ayuda infinita y por haber sabido guiarnos hasta poder concluir y a la
Universidad de Guayaquil por ser parte de nuestras vidas y darnos la oportunidad de
ser profesionales, lo cual voy a retribuir de la única forma que puedo, que es, ser un
buen profesional con bases sólidas y valores que se han obtenidos durante la carrera
universitaria.
Pérez García Ricardo Alexander
Quiero agradecer primero a Dios por estar conmigo en todo momento, ya que sin ti
nada es posible de lograr, por darme una vida llena de paz y una familia con la que cual
puedo contar siempre; por ayudarme a superar la adversidad y guiarme con éxito en
todo momento. Agradezco a mis padres por brindarme su apoyo incondicional, por su
constancia, perseverancia y por ayudarme a ver y corregir las equivocaciones a lo largo
de mi vida, que sin sus consejos y su motivación no sería quien soy, gracias por la
confianza depositada en mí. Un sincero agradecimiento a mis hijos Jostin, Larissa y a
mi esposa quienes son mi fuente de inspiración, gracias por su amor y cariño que me
brindan día a día, sin ustedes no fuese posible alcanzar cada meta que me propongo, ya
que cada logro que alcance en mi vida es para ustedes, gracias por la comprensión de
aquellas horas que no puede estar con ustedes y que le correspondían, a mis hermanas
Karla, Angélica, Leonela, Mishelle; a mis sobrinos, cuñados y a mis suegros por
apoyarme en esta etapa de mi vida; A mis compañeros con los que compartí gratos
momentos, recuerdos que serán inolvidables; a mis maestros a quienes le debemos gran
parte de nuestros conocimientos y a la Universidad de Guayaquil por acogerme en sus
aulas.
Delgado Loor Nelson Ney
II
RESUMEN
En la actualidad el problema de la administración de los inventarios es a nivel global, y
Agro Chemical del Ecuador no está fuera de esta realidad, caracterizada por los problemas de
desabastecimiento de mercadería en base a esta situación aparece la necesidad de mejorar la
gestión de inventarios mediante el diseño de procedimientos para el proceso de
administración de inventario del departamento de Almacén de Materiales de la empresa
Agrochemical SA.
Mediante un estudio donde se utilizaron técnicas como encuestas y entrevistas se pudo
detectar que la empresa tiene algunas falencias que impiden que su crecimiento y evitan que
alcance todo su potencial y lograr su visión que es convertirse en una empresa reconocida a
nivel mundial. Una de dichas falencias es el hecho de que no existe un óptimo control en el
manejo de los insumos para la producción (materia prima, material de empaque,
semielaborados y producto terminado), por lo que constantemente se registran diferencias de
inventario, lo cual se convierte en un gasto para la empresa.
Es por ello que se consideró oportuno diseñar un Manual de Procedimientos para el
área de Almacén de Materiales para dejar sentado por escrito una guía donde se especifique
las acciones secuenciales a seguir para la gestión eficiente de inventarios. En conclusión, se
considera que con el Manual que se propone implementar, se podrán corregir las falencias
que se están dando actualmente en Agrochemical.
Palabras Clave: Manual de Procedimientos, Gestión de inventarios, Materia Prima,
Material de empaque.
III
ABSTRACT
At present, the problem of the management of inventories is at the global level, and
Agro Chemical of Ecuador is not out of this reality, characterized by the problems of
shortages of merchandise based on this situation appears the need to improve the
management of inventories Through the design of procedures for the process of inventory
management of the department of Material Warehouse of the company Agrochemical SA.
Through a study where techniques such as surveys and interviews were used it was
possible to detect that the company has some shortcomings that prevent its growth and
prevent it from reaching its full potential and achieve its vision that is to become a company
recognized worldwide. One of these shortcomings is the fact that there is no optimal control
in the handling of inputs for production (raw material, packaging material, semi-finished
products and finished product), so inventory differences are constantly recorded, which
Becomes an expense for the company.
For this reason, it was considered opportune to design a Manual of Procedures for the
Material Warehouse area to leave in writing a guide specifying the sequential actions to
follow for efficient inventory management. In conclusion, it is considered that with the
Manual that is proposed to implement, the shortcomings that are currently being given in
Agrochemical can be corrected.
Keywords: Manual of Procedures, Inventory Management, Raw Material, Packaging
Material.
IV
ÍNDICE
PORTADA ................................................................................................................................. 1
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA ........................................... 2
CAPTURA DE ANTIPLAGIO ................................................................................................. 3
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR .............................................................................................. 4
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR ............................................................................. 5
DEDICATORIA ........................................................................................................................ 6
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................... 7
RESUMEN ............................................................................................................................... II
ABSTRACT ............................................................................................................................. III
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1
Antecedentes .............................................................................................................................. 3
Planteamiento del problema ....................................................................................................... 3
Ubicación del problema en un contexto..................................................................................... 3
Situación conflicto ..................................................................................................................... 3
Delimitación del problema ......................................................................................................... 5
Delimitación geográfica ............................................................................................................. 5
Delimitación temporal ........................................................................................................ 5
Delimitación en un contexto .................................................................................................. 5
Definición del problema ............................................................................................................ 6
Formulación del problema ......................................................................................................... 6
Evaluación del Problema ........................................................................................................... 6
Objetivos de la investigación ..................................................................................................... 7
Objetivo general ..................................................................................................................... 7
Objetivos específicos .............................................................................................................. 7
Hipótesis .................................................................................................................................... 8
Variables: ................................................................................................................................... 8
V
Justificación e importancia de la investigación ......................................................................... 8
Capítulo I ................................................................................................................................. 10
Marco teórico ........................................................................................................................... 10
1.1. Antecedentes del estudio. .............................................................................................. 10
1.2. Fundamentos teóricos .................................................................................................... 12
1.2.1. Inventarios .............................................................................................................. 12
1.2.2. Sistema de inventarios ............................................................................................ 14
1.2.3. Tipos de inventarios ............................................................................................... 17
1.2.4. Métodos de Valoración de Inventarios ................................................................... 18
1.2.4. Control de Inventarios ............................................................................................ 19
1.2.4.1. Sistema ABC ................................................................................................... 20
1.2.4.2. Método Cantidad Económica de Pedido (CEP) ............................................... 21
1.2.4.3. Método Punto de Reorden ............................................................................... 25
1.2.5. Rotación de inventarios .......................................................................................... 25
1.2.6. Procedimientos ....................................................................................................... 26
1.2.7. Manual de Procedimientos ..................................................................................... 27
1.2.8. Flujogramas ............................................................................................................ 29
1.3. Marco Referencial ......................................................................................................... 31
1.4. Conceptualización de términos básicos ......................................................................... 33
1.5. Variables de investigación ............................................................................................ 33
1.6. Operacionalización de las variables .............................................................................. 34
CAPÍTULO II .......................................................................................................................... 37
DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA PROBLEMÁTICA QUE SE
INVESTIGA ............................................................................................................................ 37
2.1. Explicación de los resultados obtenidos mediante los métodos aplicados .................... 37
2.1.1. Técnicas e instrumentos de recolección de datos aplicados ................................... 37
2.1.2. Resultados de las encuestas .................................................................................... 39
VI
2.1.3. Resultados de las entrevistas .................................................................................. 57
2.1.4. Resultados del Check List ...................................................................................... 58
2.2. Interpretación de los resultados del diagnóstico ........................................................... 59
CAPÍTULO III ......................................................................................................................... 61
LA PROPUESTA .................................................................................................................... 61
3.1. Características esenciales de la propuesta ..................................................................... 61
3.1.1. Descripción de la propuesta .................................................................................... 61
3.1.2. Objetivos de la propuesta ....................................................................................... 61
3.1.3. Justificación ............................................................................................................ 62
3.2. Forma y condiciones de aplicación ............................................................................... 63
3.2.1. Manual de Procedimientos para la administración de Inventarios de Agrochemical
.......................................................................................................................................... 63
3.2.2. Presupuesto ............................................................................................................. 98
3.2.3. Impacto de la propuesta .......................................................................................... 98
CONCLUSIONES ................................................................................................................. 100
RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 101
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 102
VII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Causas y Consecuencias del problema ........................................................................ 4
Tabla 2. Nivel de control en el sistema ABC ........................................................................... 21
Tabla 3. Ecuación para determinar el costo de pedido ............................................................ 23
Tabla 4. Ecuación Costo anual de ordenar ............................................................................... 24
Tabla 5. Costo anual de conservación ...................................................................................... 24
Tabla 6. Ecuación costo total de inventario ............................................................................. 24
Tabla 7. Punto de reorden ........................................................................................................ 25
Tabla 8. Fórmula de rotación de inventarios ........................................................................... 26
Tabla 9. Simbología utilizada para diseñar flujogramas .......................................................... 30
Tabla 10. Departamentos de la empresa .................................................................................. 31
Tabla 11. Operacionalización y categorización de las variables ............................................. 34
Tabla 12. Categorización de las variables operacionalizadas .................................................. 36
Tabla 13. Existencia de políticas para el control de inventarios .............................................. 39
Tabla 14. Existencia de procedimientos para el control de inventarios ................................... 40
Tabla 15. Toma física de inventarios adecuada ....................................................................... 41
Tabla 16. Frecuencia con que se realizan la toma física de inventarios .................................. 42
Tabla 17. Almacenamiento ordenado y sistemático de existencias ......................................... 43
Tabla 18. Ajuste en tiempo adecuado de diferencias detectadas en la toma física de
inventarios ................................................................................................................................ 44
Tabla 19. Existencia de un manual de funciones para el departamento .................................. 45
Tabla 20. Existencia de un responsable para el control de inventarios de materia prima,
productos terminados y material de empaque. ......................................................................... 46
Tabla 21. Segregación de actividades para cada almacenista .................................................. 47
Tabla 22. Frecuencia con que se capacita al personal sobre administración de inventarios ... 48
Tabla 23. Evaluación periódica de desempeño ........................................................................ 49
Tabla 24. Existencia de planificación de compras y ventas ..................................................... 50
Tabla 25. Momento en que se realiza la reposición de inventarios ......................................... 51
Tabla 26. Entrega oportuna de inventarios por parte del proveedor ....................................... 52
Tabla 27. Control del ingreso de inventarios con la factura .................................................... 53
Tabla 28. Cantidad en que se despacha el inventario para las órdenes de producción ............ 54
Tabla 29. Tipo de control cuando se entrega inventario en mayor cantidad de la orden de
producción................................................................................................................................ 55
VIII
Tabla 30. Predisposición para implementar mejoras en los procedimientos internos del área 56
Tabla 31. Resultados del Check List........................................................................................ 58
Tabla 32. Presupuesto .............................................................................................................. 98
IX
ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1. Delimitación Geográfica del problema ..................................................................... 5
Gráfico 2. Fasess para diseñar un Manual de Procedimientos................................................. 29
Gráfico 3. Existencia de políticas para el control de inventarios ............................................. 39
Gráfico 4. Existencia de procedimientos para el control de inventarios .................................. 40
Gráfico 5. Toma física de inventarios adecuada ...................................................................... 41
Gráfico 6. Frecuencia con que se realizan la toma física de inventarios ................................. 42
Gráfico 7. Almacenamiento ordenado y sistemático de existencias ........................................ 43
Gráfico 8. Ajuste en tiempo adecuado de diferencias detectadas en la toma física de
inventarios ................................................................................................................................ 44
Gráfico 9. Existencia de un manual de funciones para el departamento ................................. 45
Gráfico 10. Existencia de un responsable para el control de inventarios de materia prima,
productos terminados y material de empaque. ......................................................................... 46
Gráfico 11. Segregación de actividades para cada almacenista ............................................... 47
Gráfico 12. Frecuencia con que se capacita al personal sobre administración de inventarios 48
Gráfico 13. Evaluación periódica de desempeño ..................................................................... 49
Gráfico 14. Existencia de planificación de compras y ventas ................................................. 50
Gráfico 15. Momento en que se realiza la reposición de inventarios ...................................... 51
Gráfico 16. Entrega oportuna de inventarios por parte del proveedor .................................... 52
Gráfico 17. Control del ingreso de inventarios con la factura ................................................. 53
Gráfico 18. Cantidad en que se despacha el inventario para las órdenes de producción ......... 54
Gráfico 19. Tipo de control cuando se entrega inventario en mayor cantidad de la orden de
producción................................................................................................................................ 55
Gráfico 20. Predisposición para implementar mejoras en los procedimientos internos del área
.................................................................................................................................................. 56
1
INTRODUCCIÓN
Agro Chemical Del Ecuador es una empresa que tiene como actividad principal la
elaboración de agroquímicos, y su planta de operaciones se encuentra ubicada en el cantón
Durán, de la ciudad de Guayaquil. El crecimiento de la empresa desde 1987 hasta la
actualidad ha sido relevante dentro de la industria de agroquímicos, contando con una línea
de productos de 54 ingredientes activos que se sintetizan o formulan, además de una línea
completa de fertilizantes foliares.
Entre los productos que maneja la empresa se encuentran: insecticidas, fungicidas,
herbicidas, adyuvantes y fertilizantes foliares que son altamente demandados por los
agricultores de la región. Una de las ventajas diferenciadoras que posee la empresa es el
hecho de haber obtenido en más de una ocasión el primer registro en el país de un producto
“genérico”; es decir, producto fuera de patente.
Sin embargo, internamente la empresa tiene algunas falencias que impide que su
crecimiento alcance todo su potencial. Una de dichas falencias que se ha detectado mediante
una verificación previa, es el hecho de que no existe un óptimo control en el manejo de los
insumos para la producción (materia prima, material de empaque, semielaborados y producto
terminado), por lo que constantemente se registran diferencias de inventario, lo cual se
convierte en un gasto para la empresa.
Son varios los problemas que actualmente se evidencian en el Área de planificación de
Agro Chemical, pero entre los más relevantes se han detectado los siguientes:
En determinados momentos los insumos para la producción se despachan sin ningún
documento que respalde su entrega y su recibido.
2
Los consumos o descargues en el sistema se realizan luego de que los insumos de
producción se despachen físicamente, por lo que se tiende a que haya un descuido por parte
de los coordinadores de las naves y estos saldos no se lleguen a consumir generando una
diferencia en el inventario.
No se lleva un control de la rotación de materia prima, por lo que en bodega existen
insumos que están prontos a caducar o que ya han caducado y que sigue almacenada sin que
se le dé un uso adecuado. Este trabajo de investigación se compone de cinco capítulos
detallados a continuación:
CAPITULO I- MARCO TEÓRICO, Nuestra investigación se fundamenta teóricamente
en Inventario, Manuales.
CAPITULO II - DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN,
CAPITULO III – ANÁLISIS DE DATOS,
CAPITULO IV- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, El haber realizado
procedimientos para el proceso de administración de inventarios, permitirá a la alta gerencia
tomar decisiones oportunas.
CAPITULO V- PROPUESTA, Diseñar procedimientos para el proceso de
administración del inventario, para permitir a los directivos la toma de decisiones de forma
oportuna y lograr los objetivos planteados.
3
Antecedentes
Planteamiento del problema
Ubicación del problema en un contexto
Debido a los cambios que ha venido experimentando en los últimos años
Agrochemical, producto de un crecimiento acelerado, incremento de unidades de negocios,
niveles inadecuados de stock, han provocado problemas que antes eran fácilmente
controlables, pero que ahora se necesitan de procesos para alcanzar los objetivos planteados,
con el fin de lograr beneficios tanto para la empresa como para los clientes.
En base a esto se hace necesario acogerse a mecanismos que permitan no solo alcanzar
los niveles adecuados de inventario, si no que sirvan de modelo para mejorar ahorro en la
parte financiera, así como lograr procesos eficientes, con el fin de lograr un mejor
posicionamiento en el mercado y de cumplir con los objetivos planteados desde la creación
de la empresa por la alta gerencia.
Para conseguir este propósito, desarrollaremos las políticas necesarias que involucren
todos los procesos desde el proceso de importación hasta la distribución a los diferentes
almacenes, para este caso analizaremos todos los procesos involucrados desarrollados en la
ciudad de Duran durante el periodo 2014 -2015.
Situación conflicto
El crecimiento acelerado, dado por el crecimiento de mercado y por nuevas unidades de
negocios ha hecho que procesos antes controlados se vuelvan ahora incontrolables. Debido a
que no se cuentan con procedimientos para el control adecuado, ni con las estrategias para la
solución de los problemas planteados, lo que ha provocado procesos ineficientes, como
4
niveles altos de stock en unos casos y desabastecimiento de productos en otros casos. Como
consecuencia del desabastecimiento de productos por el inexistente control de inventarios,
genera inconvenientes al momento de realizar una venta con el cliente, lo que implica pérdida
de potenciales consumidores, incidiendo de manera directa en el margen de utilidad de la
empresa.
Otro punto a señalar son las diferencias al momento de la toma de inventarios, por eso
es necesario contar con los procedimientos para mejorar estos problemas que generan costos.
El éxito de estos procesos conllevará a lograr una mejor planificación de abastecimiento,
niveles adecuados de stock y a que se cumplan los objetivos planteados desde el inicio. Por
otra parte permitirán establecer la nueva situación de la empresa para la toma de decisiones.
Tabla 1. Causas y Consecuencias del problema
CAUSAS CONSECUENCIAS
Planificación inadecuada del presupuesto de ventas
No tener stock requerido del producto
Nivel de stock insuficiente Insatisfacción del cliente
Utilización de suministros en el proceso de producción sin el debido descargo del sistema
Los directivos no pueden tomar decisiones oportunas y adecuadas.
Errores de costeo en los productos
Estados Financieros erróneos.
Diferencias en Inventarios Incremento de gastos
Retraso en los pedidos, y retraso de mercadería a bodega
Insatisfacción del cliente, por falta de stock
Desabastecimiento de producto Incidencia en el margen de utilidad.
Compras innecesarias Stock innecesario, genera costos por mantenimiento, etc
Solicitudes urgentes Altos costes
5
Stock no revisado periódicamente, productos discontinuados o próximos a caducar
Productos a caducar y no haber hecho nada para su venta, afectación resultados.
Desorganización de Bodega Producto no ubicado correctamente, no poder contar con información oportuna
Elaboración: Autores de tesis
Delimitación del problema
Delimitación geográfica
Empresa ubicada en la ciudad de Duran.
Gráfico 1. Delimitación Geográfica del problema
Tomado de: Google Maps, 2016
Delimitación temporal
Esta investigación corresponde al periodo de análisis 2013-2015.
Delimitación en un contexto
Campo: Administrativo
Área: Financiera
Aspecto: Contable
6
Tema:
“DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIO EN AGROCHEMICAL, DURÁN”
Definición del problema
Formulación del problema
¿Cómo podemos lograr un óptimo control y manejo de los insumos productivos y
productos terminados?
Mediante el diseño de Procedimientos que asegure que el control y manejo de los
insumos productivos y productos terminados en Agro Chemical del Ecuador se lleve a cabo
de manera eficiente.
Evaluación del Problema
Delimitado: Nuestro análisis está enfocado a aquellas industrias del sector, en donde la
administración de los inventarios es parte importante del manejo estratégico de la
organización. Dichas industrias están ubicadas dentro de la provincia del Guayas.
Concreto: Nuestra administración de inventario se torna compleja a consecuencia de
no tener un nivel de stock adecuado de productos terminados, así como materias primas
caducadas por el manejo incorrecto en los procesos de despacho.
Relevante: Al tener déficit de insumos para planificar actividades de producción y a la
falta de productos terminados, tenemos como efecto clientes insatisfechos por no atender sus
demandas de manera oportuna y a su vez la pérdida de competitividad en el mercado.
7
Factible: La realización de un procedimiento para el proceso de administración de
inventario, servirá como una guía que orientara en los procesos vinculados a la cadena de
suministros.
Original: Mediante el procedimiento para la administración de los inventarios lo que
busca es alcanzar la mayor eficiencia y productividad en los procesos actuales,
proporcionando los lineamientos adecuados para que dichos procesos sean ejecutados de
forma apropiada.
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Diseñar procedimientos para el proceso de administración de inventario del área de
logística de la empresa Agrochemical SA
Objetivos específicos
Determinar los fundamentos teóricos – metodológicos que determinan el diseño del
procedimiento para el control y manejo eficiente de los insumos productivos
Analizar los procedimientos actuales de la administración de inventario mediante
una investigación de campo.
Desarrollar los nuevos Procedimientos para el control de los insumos productivos de
la empresa Agrochemical.
8
Hipótesis
Rediseñar los procedimientos del control de inventario logrará un óptimo nivel y
manejo apropiado de los insumos productivos.
Variables:
Dependiente: Un óptimo control y manejo de los insumos productivos.
Independiente: Rediseñar los procedimientos del control de inventario.
Justificación e importancia de la investigación
Debido a la globalización que abarca competitividad, producción y posicionamiento en
mercados tantos nacionales como internacionales, es necesario diseñar procesos que permitan
alinearnos con este entorno y a la vez nos permitan controlar, regularizar y normalizar los
inventarios y de esta manera minimizar los problemas existentes y de gran relevancia dentro
de la organización y así poder contribuir al logro de los objetivos.
Para la realización de este proyecto, es necesario la determinación de una metodología
de análisis a aplicarse, la cual nos permitirá determinar de modo adecuado una propuesta;
debido a la complejidad del tema en cuestión, nos hemos basado en algunos métodos tales
como:
Método lógico deductivo, Es la aplicación de los principios descubiertos a casos
particulares, lo cual lo realizaremos a través de datos e históricos. El papel de la deducción es
doble: Primero consiste en encontrar principios desconocidos, a partir de los conocidos.
También sirve para descubrir consecuencias desconocidas, de principios conocidos.
9
El método Hipotético Deductivo, el cual propone una hipótesis como consecuencia de
las inferencias del conjunto de datos que se recolectaran y a la forma de trabajo; En el
presente caso se planteará la hipótesis mediante un procedimiento inductivo y en segundo
caso mediante procedimientos deductivos. Se utilizará la vía de inferencias lógico deductivas
para arribar a conclusiones particulares a partir de la hipótesis y que después se puedan
comprobar experimentalmente.
El método de Inducción Científica, se estudiarán los caracteres y conexiones
necesarios del objeto de investigación, relaciones de causalidad. Este método se apoya en
métodos empíricos como la observación y la experimentación.
La observación, para el desarrollo de esta tesis la recopilación de la información se lo
realizo mediante esta técnica la cual consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o
caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis, el cual fue realizado durante
la operación de trabajo.
El Modelo Explicativo, Consistirá en la comprobación de cómo se conectan las
variables para buscar algún tipo de explicación del fenómeno el cual es efecto de estudio, y
de ese modo contrastar o demostrar nuestra hipótesis; nos ayudara a entender el porqué de
esta problemática con el propósito de describirlos, e interpretarlos.
A través de esta investigación lograremos minimizar el impacto dentro del área
financiera, así como lograremos un control adecuado el cual nos permitirá alinearnos con los
objetivos de la empresa, niveles óptimos de stock y mejor rentabilidad.
10
Capítulo I
Marco teórico
1.1. Antecedentes del estudio.
Aunque actualmente el término inventarios es ampliamente utilizado en el ámbito
empresarial, no siempre fue así. El origen de dicho término nace desde la época de los
egipcios, donde era necesario almacenar alimentos en gran volumen para soportar largas
temporadas de sequía y poder alimentar al pueblo, surgiendo así la necesidad de llevar un
registro que permita la distribución adecuada de los alimentos que se tenían guardados. En lo
que a América respecta, los inventarios surgen a partir de los años 2500 A.C. cuando los
Incas crearon un instrumento que denominaron como “Quipu”, mismo que servía para llevar
registros, realizar censos, contabilizar cosechas y productos generados de la actividad minera.
Cuando estaba por finalizar la década de los años 50´s, surgieron los sistemas para
control de inventarios a partir del nacimiento de las computadoras, hecho que para los
negocios era una oportunidad de crecimiento y actualización para mejorar la operatividad
diaria. En Ecuador lo usual antes de la aparición de los inventarios era que los negocios
acumularan los productos en bodegas que normalmente estaban ubicadas en la parte trasera
del establecimiento, lo cual obligaba a los empleados a desplazarse para encontrar los
productos que solicitaba el cliente, sin conocer a ciencia cierta si el producto existía en
bodega o no (Marquéz, 2015).
11
Sin embargo, a medida que ha transcurrido el tiempo y con el peso de la búsqueda de
un mayor nivel de competitividad, las organizaciones se han visto en la necesidad de
implementar cambios para afrontar de mejor manera los desafíos del mercado, entre ellos,
buscar métodos más eficientes para el manejo de inventarios. La real academia española
define como inventario al “asiento de bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o
comunidad, hecho con orden y precisión”, por lo tanto, se lo puede catalogar también como el
recuento de las existencias físicas y su respectiva comprobación con las existencias que han
sido registradas.
Para (Sierra Mantuano, 2012), en su trabajo de titulación denominado “Propuesta de
mejora de procedimientos para el control de inventarios aplicados en la empresa Vanidades
S.A.” expone que el hecho de considerar a un elemento como existencias no depende de la
naturaleza o características de bien en sí, sino de la función que éste tiene dentro de la
compañía; es decir, del rol que tiene dentro de su operatividad. Los inventarios por lo tanto,
se catalogan como el conjunto de bienes almacenables que tiene una organización y que los
destina a la venta o al consumo para el ciclo productivo.
(Cabriles, 2014) en su trabajo de investigación llamado “Propuesta de un sistema de
control de inventario de stock de seguridad para mejorar la gestión de compras de materia
prima, repuestos e insumos de la empresa Balgres C.A.”, menciona que una de las funciones
más relevantes que tienen los inventarios dentro de una compañía es la protección de precios,
para lo que se precisa planificar las compras y efectuarlas en momentos de oportunidad para
la empresa donde se pueden evitar costos de inflación o aprovechar descuentos por volumen
de compra o promociones donde la adquisición de estos bienes representan reducción de
costos para la empresa sin descuidar la calidad del producto.
12
(Loja Guarango, 2015), realiza un aporte al tema mediante su trabajo de titulación
“Propuesta de un sistema de gestión de inventarios para la empresa Femapre Cía. Ltda.” pone
en manifiesto que la gestión de inventarios debe necesariamente ser controlada mediante
sistemas eficaces ya que es así que la empresa puede contar con la disposición de productos
para la venta posterior, caso contrario incurriría en costos innecesarios que perjudicarían el
negocio.
1.2. Fundamentos teóricos
1.2.1. Inventarios
El inventario puede interpretarse como la cantidad de artículos que se encuentran almacenados en espera de ser utilizados. Los inventarios surgen por la diferencia entre el tiempo y la localización de la demanda y el abastecimiento, es decir, ellos se utilizan como amortiguadores entre la oferta y la demanda. Toda organización debe, por tanto, contar con inventarios para garantizar la continuidad del proceso productivo o para satisfacer la demanda de sus clientes (Guerra & Valdés, 2014, pág. 7).
Los inventarios pueden definirse como un elemento de gran importancia dentro de
cualquier tipo de empresa, sea ésta de producción, comercialización o de servicios, ya que
entre otras cosas, garantizan la continuidad de la actividad principal que realizan, por lo que
la gestión de inventarios debe llevarse a acabo de manera eficiente y priorizando las
necesidades de la empresa en cuanto a cobertura de demanda y también en lo que respecta al
aspecto financiero.
(Escudero Serrano, 2015) Define como inventario al informe que expone de forma detallada
una lista de productos, que pueden ser materiales, suministros, mercancías o demás, con los
13
que cuenta la empresa y que se encuentran debidamente clasificados de acuerdo a diferentes
categorías, y que tiene como objetivo principal dar a conocer la cantidad real y exacta de los
materiales para poder verificar que lo almacenado coincida con lo registrado en libros.
Las empresas dedicadas a actividades de producción reconocen como inventarios a la
materia prima, producto en proceso, productos terminados, etc.; mientras que en las empresas
comerciales por lo general constituyen los productos que están disponibles para la venta. No
obstante, existe un elemento que se encuentra directamente asociado a los inventarios, y es el
costo, ya que el hecho de mantener productos en inventario representa para la compañía una
parte de su capital que se encuentra inmovilizado hasta que se le da uso.
Los inventarios son activos. Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos (NIIF, 2016). Es por ello que se deben establecer métodos de valoración de inventarios, y sistemas
de control que faciliten su gestión dentro de la empresa. Entre las funciones que se les asigna
a los inventarios están la capacidad para responder a las fluctuaciones de la demanda, siempre
y cuando se haya establecido un stock mínimo y máximo de forma eficaz.
La importancia que tienen los inventarios dentro de una organización radica
básicamente en que facilita el diagnóstico de si los datos que posee la empresa en sus registro
coincide con la cantidad real de recursos que tienen en bodega, y tomando en consideración
que las ventas de una compañía, sea ésta comercial o industrial, depende en gran medida de la
cantidad de stock que se tenga en almacén, pues se hace indispensable contar con un
adecuado sistema de control de inventarios (Guerrero Salas, 2011).
En caso de que una empresa comercial no cuente con un stock mínimo de mercaderías,
por ejemplo, puede incumplir con el despacho de productos a sus clientes o perder ventas en
14
los puntos de distribución; mientras que en las empresas industriales o manufactureras, la
importancia de inventarios es mucho mayor porque la falta de materia prima en stock puede
paralizar el proceso productivo dejando a la empresa pérdidas en cadena. Por otra parte, si
una empresa mantiene excesos en la cantidad de inventarios, el costo de mantenimiento
puede generar importantes cargas en los costos totales mermando las ganancias que tienen la
empresa, por lo que es de vital importancia contar con un manejo eficiente de los inventarios.
1.2.2. Sistema de inventarios
(Guerra & Valdés, 2014), asegura que los sistemas de inventarios están necesariamente
constituidos por cuatro elementos principales: la demanda, suministro, almacenamiento y los
costos. El autor manifiesta que a pesar de las diversas características que puedan tener los
bienes sujetos a inventarios, dichos elementos siempre estarán presentes en su control y
manejo. A continuación se establecen algunas precisiones sobre cada uno de ellos:
La Demanda.- El comportamiento de la demanda es un elemento esencial cuando de
inventarios se habla, ya que es en función de ella que se debe determinar el nivel de
rotación o el flujo de inventario, así como los stocks que maneja la empresa. La
demanda en este caso se clasifica en dos segmentos principales:
o Demanda independiente o dependiente.- Se considera como demanda
independiente a la que está influenciada por las condiciones del mercado y se
la vincula con los productos terminados ya que es usual en las empresas de
tipo comercial; mientras que la demanda dependiente es la que tiene que ver
con productos que son utilizados en la fabricación de un nuevo bien, y se suele
aplicar en las empresas manufactureras o de producción.
15
o Demanda determinista o demanda probabilista.- Este es un segmento de
clasificación aplicado a la demanda independiente. La demanda determinista
se da cuando la empresa conoce con exactitud el nivel de demanda que tendrá
el producto en un periodo establecido; mientras que la demanda probabilista se
aplica para productos cuya demanda es incierta y está sujeta a variabilidad.
El Suministro.- Se conoce como suministro a la cantidad de productos que se recibe
y la forma o modalidad en la que son recibidos por parte de la empresa, motivo por el
que los proveedores juegan un rol fundamental en ese aspecto, debido a que ellos
definen las ofertas, condiciones, plazos de pago y demás factores de negociación con
la compañía.
El Almacenamiento.- El almacenamiento no solo implica el espacio físico donde se
guardaran los productos correspondientes al inventario de la empresa, sino también
las diferentes condiciones que de él se generan, tales como las limitaciones que tenga
el lugar, si cumple o no con las condiciones que requieren los productos para asegurar
su calidad y propiedades, así como el manejo que se les dé mientras permanezcan allí,
el tipo de mecanismo que se utilice para clasificarlos y almacenarlos, entre otros
aspectos.
Los costos.- Los costos juegan un papel importante en el manejo y control de
inventarios dentro de la organización, entre otras cosas porque representa recursos
inmóviles almacenados hasta que se requiera de su uso. Los costos relacionados con
el sistema de inventarios son los siguientes:
16
o Costos de adquisición.- Se denomina de tal manera al costo que implica
fabricar una unidad de producto.
o Costos de preparación de un lote.- Es el costo de producir un lote de un
producto dado o en su defecto el costo de los ajustes que se realizan en el
proceso productivo para fabricar un lote específico.
o Costos de conservación.- Este tipo de costo está relacionado con la
permanencia de un producto en el inventario durante un determinado periodo
de tiempo.
o Costos por faltantes.- Es aquel costo en el que la empresa incurre al no poder
satisfacer las exigencias de la demanda en un momento determinado y suele
generarse cuando no se cuenta con los productos que el cliente busca.
Durante cada periodo contable mensual, la empresa debe distribuir los costos de la
mercancía que se ha adquirido entre dos rubros principales: el costo de productos vendidos y
el costo de los productos que aún siguen almacenados o en inventario final. Es así que existen
dos sistemas de inventarios principales que son el periódico y el perpetuo.
El sistema de inventario periódico es un sistema que calcula el costo de artículos vendidos restando el valor del inventario final (que se determina por conteo físico) valorizado por identificación específica, PEPS, UEPS, promedio ponderado del inventario inicial más las compras al final de cada periodo (Jiménez & Espinoza, Costos Industriales, 2011).
El sistema de inventario perpetuo es un sistema que mantiene un registro, continuo y diario de los movimientos de los inventarios y del costo del artículo vendido costeado, ya sea por identificación específica, PEPS, UEPS, o promedio ponderado (Jiménez & Espinoza, Costos Industriales, 2007).
17
El sistema de inventario periódico es también conocido como sistema de costos
incompletos y se da cuando no es posible establecer un costo unitario exacto, por lo que se
requiere emplear un conjunto de cuentas acumulativas durante el ejercicio contable, además
del recuento de existencias de materiales, productos semi terminados y productos
terminados. En el ámbito administrativo contable es usual que se busquen alternativas
prácticas para el registro de inventarios, por lo que generalmente se identifica un sistema de
inventario completo con el uso de inventarios perpetuos y un sistema incompleto con el uso
de inventario periódico.
1.2.3. Tipos de inventarios
(Soriano, 2011), manifiesta que existen varios tipos de inventario, dependiendo de la
naturaleza de la empresa u organización, pero en general los más usuales son los siguientes:
Inventario de materia prima.- Este tipo de inventarios está compuesto por
materiales que están dispuestos para sufrir una transformación dentro del proceso
productivo antes de ser considerados como unidades de productos.
Inventario de productos semielaborados.- Denominados también como
componentes, son artículos manufacturados que deben incorporarse a un producto
mayor para obtener el bien final que se expenderá al mercado.
Inventario de empaques.- Como su nombre lo indica, en esta sección se encuentran
todos aquellos artículos que se utilizan para empaquetar el producto terminado o que
sirven como protección del mismo en función de preservar sus características.
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Inventario de consumibles.- Son los bienes que, a pesar de no ser incorporados al
producto terminado, son necesarios para llevar a cabo su fabricación.
Inventario de Producto terminado.- Se conforman por el producto final que la
empresa obtiene para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Inventario estacional.- Es aquel que se genera a partir de la acumulación de los
productos en ciclos de baja demanda por parte del mercado y que sirven para cubrir
los periodos de demanda alta, y es usual que se de este tipo de inventarios cuando la
demanda que maneja una empresa es estacional.
1.2.4. Métodos de Valoración de Inventarios
PEPS
El método PEPS, cuyas siglas indican “primero en entrar primero en salir” es aquel que
establece que el inventario que fue adquirido primero es el que tiene que venderse en primera
instancia, de tal forma que el inventario final tiene facilidad para valorizarse de acuerdo a
precios recientes en el mercado por lo que no se genera un desfase relevante en cuanto a
costos de adquisición. El método PEPS está fundamentado en el principio que dice que los
costos de materiales deben necesariamente ser cargados al ciclo productivo de acuerdo al
orden de adquisición y al precio original en que fue comprado.
UEPS
Como sus siglas lo indican, este método indica que en cuanto a productos de inventario
“el último en entrar es primero en salir”, por lo que las empresas que aplican el método UEPS
utilizan para su ciclo productivo en primera instancia los últimos productos que se
19
adquirieron para inventario, por lo tanto, el inventario final en este caso es valorado al precio
más antiguo que exista en la empresa y el costo de productos vendidos al costo más reciente.
Promedio Ponderado
Es el método que considera un punto medio entre los anteriores expuestos, y en este
método se calcula el valor del inventario final sumando tanto el inventario inicial como el
valor de las compras realizadas y el resultado se divide para dos, de tal forma que se obtiene
un promedio ponderado que será el valor del inventario final.
1.2.4. Control de Inventarios
El control de inventarios es una gestión que las empresas realizan con el fin de
establecer presupuestos o pronósticos de ventas, y poder determinar costos de inventarios,
compras producción, entre otros. Tomando en cuenta que los inventarios se consideran como
una inversión que realiza la empresa, éstos deben ser manejados de forma eficiente y llevar
sobre ellos un control estricto para evitar el incremento de cualquier tipo de costos.
Existen varios métodos para lograr un control eficiente de inventarios; sin embargo la
aplicación de cualquiera de ellos dependerá estrictamente de las necesidades de la empresa,
sus características y sobre todo el tipo de actividad principal que desarrolle la organización.
Por lo tanto, la elección del método de control dependerá de la complejidad de las
operaciones que realice la empresa primordialmente. Entre los métodos más usuales se
encuentran los siguientes:
El sistema ABC
El modelo básico de cantidad económico de pedido (CEP)
20
Punto de Reorden
1.2.4.1. Sistema ABC
El sistema de Clasificación ABC, catalogado también como Análisis de Pareto,
fundamenta su proceder en el principio de la ley 20/80, misma que hace referencia a que el
20% de los productos generan el 80% de las ventas de una empresa. Al momento de aplicar
dicho principio al inventario, implica que el 20% del stock genera el 80% de las
expediciones, de tal manera que se deben establecer tres categorías: A, B, y C, y
almacenarlos de acuerdo a esa segmentación en sitios diferentes (Escudero Serrano, 2015).
La categoría A se encuentra estructurada por el 20% de los artículos almacenados, pero
debido a que la actividad de ellos es bastante dinámica, representan el 80% de las salidas. Es
debido a ello que los productos o mercancías almacenadas en la zona A están considerados
como una zona de alta rotación y su ubicación debe tener fácil acceso para realizar su salida
en el menor tiempo posible.
La categoría B está compuesta por el 30% de los artículos que conforman el inventario,
y en cuanto a salida se refiere constituyen el 15% de la actividad de la bodega o almacén.
Este segmento está catalogado como zona de rotación media, debido a que su frecuencia de
salida es menor a la de clase A.
La categoría C se encuentra constituida por el 50% de los productos del inventario; sin
embargo es la que menos movimiento tiene dentro de la empresa por lo que solo representa el
5% del total de salidas. Los artículos que integran este segmento conforman la zona de
21
rotación baja, y no necesitan tener un espacio físico de gran accesibilidad ya que no son
usualmente buscados con mucha frecuencia.
Tabla 2. Nivel de control en el sistema ABC
Categoría % del producto % del valor Control
Clase A 20% 80% Minucioso
Clase B 30% 15% Moderado
Clase C 50% 5% Mínimo
Nota. Tomado de Escudero (2015) 1.2.4.2. Método Cantidad Económica de Pedido (CEP)
Es el método más aplicado para determinar la cantidad de pedido óptimo que se debe
realizar, y suele ser efectivo para llevar el control de los productos que conforman la
categoría A de las empresas, debido a que considera varios costos operacionales y
financieros, además de establecer la cantidad de pedido que logra reducir los costos del
inventario total. Este método es conocido también como Modelo de Lote Económico, e
implica los siguientes aspectos:
Se utiliza cuando la demanda se conoce con exactitud, es constante y uniforme.
Se debe conocer el plazo de entrega y debe ser constante.
El producto se compra en lotes del mismo tamaño o volumen y al mismo tiempo; es
decir, son productos que se adquieren e ingresan al inventario al mismo tiempo.
Los únicos costos variables que pueden existir son el costo de pedido y el de
mantenimiento.
Los pedidos se realizan para evitar la escasez.
22
El método Cantidad Económica de Pedido implica el análisis de tres aspectos
fundamentales:
1. Costos básicos
Sin considerar el costo real de los productos adquiridos para inventarios, los costos que
éstos originan pueden dividirse en tres grupos básicos: los costos de pedido, costos de
mantenimiento y costo total. El costo de pedido incluye todos y cada uno de los gastos
administrativos que genera el hecho de recibir un pedido, tales como el costo de elaborar una
orden de compra, establecer límites resultantes, comparar el pedido contra factura, etc.
El costo de mantenimiento se enfoca en los valores que se producen a partir de
mantener un artículo en inventario durante un tiempo establecido, y pueden ser valorados en
términos monetarios tanto por unidad como por periodo; entre estos costos se encuentran por
ejemplo los de almacenaje, seguro, obsolescencia o deterioro. Por otra parte, los costos
totales son el resultante de la suma del costo de pedido y el costo de inventario, y tienen
como objetivo determinar el monto de pedido que minimice el costo total de inventario.
2. Método Gráfico
Como se mencionó anteriormente, el sistema de control CEP tienen como finalidad
primordial determinar el monto de pedido que minimice en la medida de lo posible el costo
total del inventario, por lo que el método gráfico es de gran utilidad ya que permite
representar de forma gráfica los montos de pedidos (ubicado en el eje x) y los costos
(ubicados en el eje y), estableciendo visualmente el costo total mínimo que se debe
23
representar con un punto señalado con las iniciales CEP. Este punto se localizará
específicamente donde se corta la línea de costo de pedido y la de costo de mantenimiento.
3. Método analítico
Mediante el método analítico se puede formular la ecuación que permite determinar el
costo total. En primera instancia se debe establecer la ecuación para conocer el costo de
pedido y el costo de mantenimiento de inventario, tal como se muestra a continuación:
Tabla 3. Ecuación para determinar el costo de pedido
Términos Descripción
CO Costo de ordenar un pedido
CH Costo de conservación /unidad / tiempo
CT Costo total de inventario
D Demanda de un periodo de tiempo determinado
L Tiempo de entrega en días
Q Cantidad que se pide o tamaño de lote
Para aplicar dicha ecuación se debe considerar que la demanda y el costo de
conservación deben necesariamente estar en la misma escala de tiempo. Entonces, aplicando
el cálculo diferencial o por el comportamiento de ambos costos donde el mínimo estará donde
ambos se iguales, se soluciona el modelo y el costo total alcanza su valor mínimo mediante la
fórmula presentada previamente.
24
El costo de pedido será igual al número de órdenes por el costo de una sola orden. Si la
demanda de un producto (I) es (D) cantidades por año, y cada vez que la empresa realiza un
pedido se reciben (Q) unidades, entonces tenemos la siguiente ecuación:
Tabla 4. Ecuación Costo anual de ordenar
Costo anual de ordenar = D * Co
Términos Descripción
D Número de órdenes
Co Costo anual de ordenar
Por lo tanto, el costo de conservación es igual al inventario promedio por costo de
conservación / unidad / año. Entonces, el costo anual de conservación de inventario se puede
determinar mediante la siguiente ecuación:
Tabla 5. Costo anual de conservación
Costo anual de conservación = Q * CH
Términos Descripción
D Número de órdenes
Co Costo anual de ordenar
Entonces, la ecuación para el determinar los costos totales de inventarios es la
siguiente:
Tabla 6. Ecuación costo total de inventario
Costo total de inventario = costo total de ordenar + costo total de conservación
25
Costo anual de inventarios CT = D*Co + Q* CH
1.2.4.3. Método Punto de Reorden
El punto de Reorden hace referencia a la determinación de la cantidad de inventario que
la empresa debe mantener, la fecha en que se deben colocar las órdenes y la cantidad de
unidades que se deben ordenar en cada ocasión. Este método nace por la necesidad de
establecer un punto de renovación de pedidos, y para administrar eficientemente los
inventarios se debe analizar las veces que se rota para verificar si es necesario incrementar o
reducir la inversión promedio que se realiza. Para ello se requiere aplicar la siguiente
ecuación:
Tabla 7. Punto de Reorden
Punto de Reorden = intervalo para recepción en días x utilización diaria
(Plazo de entrega) ( Demanda diaria)
R = DL
Días trabajados
1.2.5. Rotación de inventarios
Uno de los aspectos más importantes dentro de la gestión de inventarios es el cálculo
de su rotación, y para ello se utiliza una de las razones financieras más conocidas dentro del
ámbito contable. Esta razón es considerada como una prueba de liquidez, debido a que la
cuenta que es base del análisis es parte del activo circulante (que es clasificado de acuerdo al
grado de liquidez que poseen sus cuentas), y para ello la fórmula a utilizar es la siguiente:
26
Tabla 8. Fórmula de rotación de inventarios
Rotación de inventarios = Costo
Inventario
Al aplicar esta fórmula es resultado estará expresado en el número de veces que rota el
inventario; es decir, las veces que entró y salió la mercancía o productos. La rotación de
inventarios puede calcularse de forma mensual, trimestral, anual o con la periodicidad que la
empresa requiera, pero para cada caso hay que considerar los costos del periodo que se elija,
aunque por lo general el periodo más utilizado es el mensual.
Mientras mayor sea el número de rotaciones mejor gestión de inventarios será el que
realiza la empresa ya que implica que el tiempo que permanece la mercadería o inventarios
en almacén es menor; mientras que cuando la rotación es menor o baja, significa que más
tiempo se tarda la empresa en convertir las existencias de inventarios en dinero efectivo,
sumado a ello el costo que tiene el hecho de mantener en el almacén los productos (Herrero
Conesa, 2013)
1.2.6. Procedimientos
(Russo, 2011), define como procedimientos a la forma detallada y guiada por una
secuencia en la que dos o más personas realizan un trabajo o actividad determinada dentro de
una empresa u organización. Si bien es cierto, muchos negocios cuando inician sus
actividades, sobre todo las pequeñas y medianas empresas, no cuentan con procedimientos
documentados sino que realizan sus actividades laborales de forma empírica y dando a los
empleados órdenes de forma verbal.
27
Sin embargo, a medida que la empresa va creciendo sus actividades también se amplían
y se diversifican, hecho que hace cada vez más complicado el hecho de dar indicaciones
verbalmente, y es allí donde surge la necesidad de establecer procedimientos específicos para
cada área funcional. De no ser así usualmente se incurre en errores tales como la duplicidad
de tareas o la omisión de las mismas, así como el desviamiento del logro de objetivos
organizacionales.
Al contar con procedimientos definidos los directivos cuentan con la seguridad de que
sus empleados van a desarrollar sus labores de forma estandarizada y secuencial, limitando la
posibilidad de cometer errores en las actividades encomendadas. Esto a su vez implica que se
ahorren otros recursos como por ejemplo el tiempo que pasan los supervisores de área
vigilando que se cumplan adecuadamente las tareas.
Es usual que los procedimientos muchas veces sobrepasen el alcance que poseen; es
decir, que tengan algún tipo de relación influencia no solo en las áreas para las que fueron
creados sino en las demás, ya que en realidad todos están vinculados con otros
departamentos. Como ejemplo se puede citar el manejo de inventarios, ya que a su vez está
relacionado con el área de compras, y también con el departamento de producción, etc.
1.2.7. Manual de Procedimientos
(Díaz, 2011) Considera que los manuales de procedimientos son herramientas que
facilitan la planeación en una organización, y que éstos documentos sirven como una guía
para ejecutar procesos operativos o administrativos catalogados como esenciales para mejorar
la eficiencia en la ejecución de funciones. Además se los puede definir como instrumentos de
28
gran importancia debido a que garantizan la realización de las tareas de forma secuencial y
ordenada.
Además de dar la posibilidad de asegurar el alcance de la eficiencia en el desarrollo de
las actividades laborales, los Manuales de Procedimientos sirven como un canal de
comunicación que les permite a los involucrados (empleados, jefes medios y directivos),
transmitir la información desde los cargos más altos de la empresa hasta los empleados de
cada área funcional de la organización, teniendo como ventaja adicional el hecho de que la
información no sufre alteraciones en ningún momento del proceso ya que está plasmada en
un documento físico.
Por lo tanto, los empleados estarán en condiciones de acceder a dicha información para
estar al tanto de las limitaciones y alcances de sus funciones, de las responsabilidades que les
han sido encomendadas por la empresa y de la forma en que deben ejecutarlas. Incluso, el
Manual de Procedimientos les da la posibilidad de constatar cualquier duda en caso de
olvidar algún paso específico del proceso, hecho que por ende les ahorra tiempo en consultar
a sus jefes directos sobre el tema.
Otra forma en que se suele catalogar el manual de procedimientos dentro del contexto
de la administración es como un documento de fácil manejo debido a que éste incluye varios
elementos a través de los cuales se pone en manifiesto la estructura orgánica de la institución,
y mediante él los empleados pueden conocer a ciencia cierta el nivel jerárquico de los jefes
y del resto del personal de la empresa. También se puede mencionar que en el documento se
plantea la secuencia sistemática con la que se deberá realizar cada actividad a de acuerdo al
cargo, área funcional, y proceso al que pertenezca.
29
Gráfico 2. Fases para diseñar un Manual de Procedimientos
Tomado de: (Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, 2012)
1.2.8. Flujogramas
Los Flujogramas, catalogado por algunos autores como diagramas de flujo, son
indispensables para exponer de forma gráfica el desarrollo de procedimientos específicos
dentro de un departamento o en general en una empresa. Mediante estas herramientas
administrativas, los directivos pueden conseguir que sus empleados ahorren tiempo en
comprender la forma en que tienen que desempeñar sus actividades.
Son varias las funciones que los diagramas de flujo tienen en una empresa, pero entre
las más relevantes se encuentran:
Detallar las diferentes etapas de las que se compone un proceso y comprender la
forma en que funcionan.
Brindar el soporte que requiere para el desarrollo de los respectivos procesos.
Alcance del procedimiento
Obtención información relacionada
Análisis de datos obtenidos
Elaboración de procedimientos
Monitoreo y supervisión de la implementación
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Provee de manera gráfica, la explicación sobre la forma en que se genera el producto
de la compañía.
Implica la planificación, verificación y en los casos pertinentes el rediseño de los
procesos internos en fin de proporcionar un mayor valor (Russo, 2011).
El éxito de un flujograma depende de la facilidad con la que se grafiquen las
actividades y su respectiva secuencia, pero para ello es indispensable que se utilicen los
símbolos adecuados para cada tipo de actividad. En la tabla que se expone a continuación se
detalla la simbología básica que se utiliza para diseñar un flujograma de procesos:
Tabla 9. Simbología utilizada para diseñar flujogramas
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Es utilizado para narrar la forma en que se ejecuta una determinada actividad.
Es empleado para manifestar una decisión dentro del proceso, y de éste símbolo se desprenden dos opciones según la decisión que se tome.
Se utiliza para indicar el inicio o el fin de un proceso.
Son conocidos como conectores y sirven para vincular una actividad a otra o representar el setido del flujo.
Es empleado como indicador de continuidad cuando el flujo debido a su tamaño no entra en una sola página, y continúa a la siguiente.
Indica que de esa actividad se desprende un documento soporte.
31
1.3. Marco Referencial
Agrochemical es una empresa que se fundó en el año 1987 y que desde entonces ha
venido sosteniendo un crecimiento dentro del sector agroquímico ecuatoriano, desempeñando
sus actividades productivas en la planta que posee en el cantón Durán, hecho que genera
grandes facilidades para el acceso a la importación de materias primas necesarias así como
para la exportación de sus diversos productos.
La empresa actualmente cuenta con tecnología de punta, un soporte técnico de alta
calidad y una amplia gama de productos que ofrece al mercado nacional e internacional,
siendo la pionera en la exportación de agroquímicos desde el año 1996 y manteniendo dicho
lugar privilegiado hasta la época actual. Las líneas de productos que maneja la empresa son
las siguientes:
Fertilizantes
Fungicidas
Herbicidas
Insecticidas
Coadyuvantes
La empresa está definida por departamentos, y se ha considerado necesario exponer el
número de personas que laboran en cada uno de ellos ya que servirán como base para el
desarrollo del estudio, sobre todo en lo que respecta a la recolección de datos:
Tabla 10. Departamentos de la empresa
CENTRO DE COSTOS N° Personas
ABASTECIMIENTO 5
ADMINISTRACION GENERAL 2
ADMINISTRATIVO FINANCIERO 2
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ALMACEN DE MATERIALES 6
ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD 3
COMUNICACION 1
CONTABILIDAD 5
CONTRALORIA 3
COORDINACION DE SERVICIOS 1
CREDITOS Y COBRANZAS 2
DESARROLLO COMERCIAL 12
GESTION DE OPERACIONES 1
GESTION DE PROCESO 4
GESTION DE TALENTO HUMANO 5
GUAYAS NORTE 1
GUAYAS SUR 1
INNOVACION Y DESARROLLO 2
LABORATORIO 5
LOGISTICA DISTRIBUCION 7
LOS RIOS NORTE 1
LOS RIOS SUR 1
MANTENIMIENTO 4
NAVE 1 HERBICIDAS F 12
NAVE 2 FUNG-INSEC-FERT F 30
ORNAMENTALES 1
PLANIFICACION 1
REGISTROS Y MARCAS DE PRODUCTOS 4
SANTO DOMINGO 1
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 2
SERVICIO AL CLIENTE 4
SERVICIOS GENERALES KM 1.5 2
SIERRA CENTRO 1
SIERRA NORTE 1
SISTEMAS INFORMATICOS 3
Total general 136
33
1.4. Conceptualización de términos básicos
Stock de seguridad.- Se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de
aprovisionamiento.
Stock óptimo.- Se encuentra constituido por los productos que facilitan cubrir las
previsiones óptimas de ventas.
Stock de especulación.- Es aquel que se adquiere para hacer frente a una variación
esperada de la demanda, suministro o precio.
Sobrevaloración.- Consiste en valorar un bien por encima de su valor real o de
mercado.
Infravaloración.- Es aquella valoración que se realiza por debajo del valor real de un
bien o producto.
1.5. Variables de investigación
Variables:
Dependiente: Un óptimo control y manejo de los insumos productivos.
Independiente: Rediseñar los procedimientos de gestión de inventario.
34
1.6. Operacionalización de las variables
Tabla 11. Operacionalización y categorización de las variables
Variables
Conceptualización
Dimensión
Indicadores
Instrumento
Independiente Rediseñar los procedimientos de gestión de inventario
Manejo eficiente del inventario de una organización que implica su adquisición adecuada, almacenamiento, rotación, etc.
Procedimientos de orden de compra Procedimientos de almacenamiento
Procedimientos de control Procedimientos de entregas Métricas de inventarios
Personal responsable
Capacitación del personal
Proceso actual
Tamaño de la orden producción Eficacia Eficiencia Productividad
Nómina de empleados
Encuesta Capacitación Periódica
Proyección de la producción
Rotación del Inventario Exactitud del inventario
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Dependiente Un óptimo control ymanejo de los insumproductivos.
Conjunto de actividades o métodos aplicados para llevar a cabo un proceso determinado.
Mejora en los procesos de compra Mejora en los procesos de almacenaje Sistema de Control Métodos y procedimientos de entrega Reestructuración de funciones
Manejo de negociación con proveedores Efectividad y ordenamiento del inventario
Nuevo procedimiento
Salidas de inventarios. Normalización y estandarización de las actividades
Lead Time On Time – In Full Cantidad Económica de pedido
Rapidez de la toma física
Roturas de inventarios
Tiempo de reposición Frecuencia de toma física Toma física de inventario por SKU Rapidez en las entregas M Reducción de tiempo de proceso Reducción de costes
36
Tabla 12. Categorización de las variables operacionalizadas
Variable
Descripción
Nivel de Medición
Rediseño de
procedimiento
Control de
inventarios
Establecer nivel óptimo de
pedidos
Cuantitativa
Rotación Cuantitativa
Verificación
Cuantitativa
Procedimientos
Sistematización de
actividades
Cualitativa
Documentar procedimientos Cualitativa
Asignar responsables Cualitativa
37
CAPÍTULO II
DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA PROBLEMÁTICA QUE SE
INVESTIGA
2.1. Explicación de los resultados obtenidos mediante los métodos aplicados
Con la finalidad de exponer la forma en que se pudo realizar el diagnóstico de la
situación actual de la problemática que dio origen a esta investigación, se expondrán las
técnicas e instrumentos utilizados para ello, recalcando que se ha utilizado fuentes de
información primarias, como lo son en este caso los directivos de la empresa y los
empleados.
2.1.1. Técnicas e instrumentos de recolección de datos aplicados
Se escogieron tres técnicas para realizar el estudio, mismas que se exponen a
continuación:
Encuestas
(Cabrero & Richart, 2013), pone en manifiesto que la encuesta es una de las técnicas de
recolección de datos más utilizadas debido a la facilidad que tiene para acoplarse a estudios
de tipo cuantitativo o mixto, ya que permite recabar datos sobre la población objeto de
estudio mediante preguntas estructuradas de acuerdo al tema de investigación. En este caso,
la encuesta será aplicada a 6 empleados de la empresa ya que son ellos los que conforman el
departamento de “Almacén de Materiales”, y que están directamente relacionados con la
problemática detectada que es el ineficiente control de inventarios, por lo que se les aplicará
38
un cuestionario de preguntas cerradas para facilitar la interpretación de los resultados en
términos porcentuales y su posterior análisis.
Entrevistas
(Egg, Hernández, & Otros, 2011), considera que la entrevista, a diferencia de otras
técnicas de recolección de datos, permite obtener información sobre un tema determinado sin
imponer límites ya que se utilizan preguntas abiertas para que el entrevistado pueda dar su
opinión sin ningún tipo de restricción, hecho que en estudios de carácter descriptivo es de
gran ayuda. Es por ello que se ha elegido incluir dentro de las técnicas de recolección a
utilizar a la entrevista, y en esta ocasión irá dirigida al Gerente de la empresa con la finalidad
de indagar en la forma en que el inadecuado control de inventarios afecta a la compañía en
sus diversos ámbitos y por ende en su potencial de crecimiento.
Check List
(Cabrero & Richart, 2013) hace referencia al Check list como un instrumento que
consiste en la elaboración de una lista de verificación que es utilizada como medio para
constatar si un determinado proceso o un conjunto de procedimientos cumplen con
características específicas mediante preguntas establecidas con respuestas tales como si y no.
Como técnica de recolección de datos, el Check list completamente adecuado para
comprobar que factores están cumpliéndose adecuadamente y cuáles no lo están haciendo.
Para efectos de esta investigación se aplicará el Check list al encargado del departamento de
“Almacén de Materiales”, para indagar sobre los aspectos que se dan y los que no se dan
dentro de dicha área de la empresa, ya que así se podrá detectar con mayor exactitud las
falencias existentes.
39
2.1.2. Resultados de las encuestas
1. ¿Conoce si existen políticas para el control de inventario?
Tabla 13. Existencia de políticas para el control de inventarios
RESPUESTAS FRECUENCIA %
Si 1 17%
No 5 83%
TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 3. Existencia de políticas para el control de inventarios
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Con la finalidad de determinar si en Agrochemical existen o no políticas para el control
de inventarios se consultó sobre el tema a los empleados del departamento de Almacén de
materiales, a lo que la mayor parte de ellos, representada por el 83% manifestaron que no
existen, y solo un porcentaje minoritario del 17% expresaron que si conocen la existencia de
políticas para el control de inventarios.
0%
50%
100%
17%
83%
Si No
40
2. ¿Conoce si existen procedimientos para el control de inventario?
Tabla 14. Existencia de procedimientos para el control de inventarios
RESPUESTAS FRECUENCIA %
Si 0 0%
No 6 100%
TOTAL 6 100%
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 4. Existencia de procedimientos para el control de inventarios
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Como se puede observar en el gráfico que se ha expuesto, la totalidad de los empleados
que laboran en el Departamento de Almacén de Materiales aseguraron que no existe ningún
tipo de procedimiento para dicha área funcional. Es evidente entonces que se requiere de la
documentación de procedimientos para asegurar que el control de inventarios se lleve a cabo
de manera estandarizada y así lograr la eficiencia.
0%
50%
100%
0%
100%
Si No
41
3. ¿Considera que la toma física del inventario se realiza adecuadamente?
Tabla 15. Toma física de inventarios adecuada
RESPUESTAS FRECUENCIA % Si 2 33% No 4 67%
TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 5. Toma física de inventarios adecuada
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Se consideró importante conocer la percepción de los empleados de Almacén de
Materiales respecto a si la toma física de inventarios se lleva a cabo de forma adecuada, a lo
que la mayor parte de ellos con un 67% manifestaron que no es así; seguido por un grupo
minoritario del 33% que si consideran que se realiza adecuadamente. Es evidente entonces
que existe cierta inconformidad de los empleados del departamento sobre la forma en que se
realiza la toma física de inventarios ya que no se generan resultados eficaces y se sugiere
darle solución a ese aspecto.
0%
50%
100%33%
67%
Si No
42
4. ¿Con que frecuencia se realizan tomas físicas de inventario?
Tabla 16. Frecuencia con que se realizan la toma física de inventarios
RESPUESTAS FRECUENCIA % Semanalmente 0 0% Mensualmente 1 17% Semestralmente 5 83% Anual 0 0% Otra frecuencia 0 0%
TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 6. Frecuencia con que se realizan la toma física de inventarios
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Otro aspecto importante que se debía establecer es la frecuencia con la que se realizan
la toma física de inventarios, y al consultar sobre el tema se pudo determinar que la mayor
parte de los empleados con un 83% pusieron en manifiesto que dicha actividad se lleva a
cabo semestralmente, seguido por un grupo minoritario del 17% que manifestó hacerlo
mensualmente. De acuerdo a estos resultados se puede diagnosticar un escaso control de
inventarios físicos ya que la frecuencia semestral es muy espaciada para comprobar si es
acorde con el inventario en libros.
0%
50%
100%
0%17%
83%
0% 0%
Semanalmente Mensualmente Semestralmente
Anual Otra frecuencia
43
5. ¿Se almacena la existencia de una manera ordenada y sistemática?
Tabla 17. Almacenamiento ordenado y sistemático de existencias
RESPUESTAS FRECUENCIA %
Si 5 83%
No 1 17%
TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 7. Almacenamiento ordenado y sistemático de existencias
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
La forma en que se almacenan los inventarios es un factor de gran importancia para
darle una adecuada gestión, es por ello que se consideró oportuno obtener información sobre
el tema. Como se puede ver en el gráfico expuesto, los empleados con un porcentaje
mayoritario del 83% manifestaron que si se almacenan de forma ordenada y sistemática,
hecho que le da mayor valor a la gestión de inventarios que realiza la empresa, pero debería
ser complementada con un adecuado control para que sea completamente eficiente.
0%
50%
100%
83%
17%
Si No
44
6. ¿Cuándo existen diferencias detectadas en la toma física de inventario, se ajustan en
un tiempo adecuado?
Tabla 18. Ajuste en tiempo adecuado de diferencias detectadas en la toma física de inventarios
RESPUESTAS FRECUENCIA % Un día 2 33% Una semana 3 50% Un mes 1 17%
TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 8. Ajuste en tiempo adecuado de diferencias detectadas en la toma física de inventarios
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Tal como se puede observar en los resultados expuestos, cuando mediante la toma
física de inventarios se detectan diferencias, éstas deben ser ajustadas o corregidas en un
tiempo adecuado; sin embargo, mediante la encuesta realizada se pudo detectar que con un
50% mayoritario, los empleados mencionaron que dichos ajustes se realiza en una semana;
seguidos por el 33% que mencionaron que se realizan en un día. Es así que se pudo
diagnosticar que el tiempo no es el adecuado, ya que una semana es mucho tiempo para
corregir la inconformidad.
0%
10%
20%
30%
40%
50% 33%
50%
17%
Un día Una semana Un mes
45
7. ¿Existe un manual de funciones para el departamento?
Tabla 19. Existencia de un manual de funciones para el departamento
RESPUESTAS FRECUENCIA %
Si 0 0%
No 6 100%
TOTAL 6 100%
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 9. Existencia de un manual de funciones para el departamento
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
De acuerdo a los resultados obtenidos mediante la encuesta, se pudo determinar que en
la empresa no existe un Manual de Funciones para el área de Almacén de Materiales, hecho
que representa una falencia que debe ser corregida mediante su creación, ya que los Manuales
de Funciones permiten que los empleados conozcan a cabalidad el alcance y limitaciones de
sus respectivos cargos, asumiendo las responsabilidades específicas de cada uno.
0%
50%
100%
0%
100%
Si No
46
8. ¿Existe un responsable para el control del inventario a.-materia prima, b.-producto
terminado y c.-material de empaque?
Tabla 20. Existencia de un responsable para el control de inventarios de materia prima, productos terminados y material de empaque.
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI NO SI NO
Materia prima 5 1 83% 17%
Producto terminado 2 4 33% 67%
Material de empaque 1 5 17% 83% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 10. Existencia de un responsable para el control de inventarios de materia prima, productos terminados y material de empaque.
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Es de gran importancia conocer si existe alguna persona responsable del control de
inventarios, específicamente de los tres grupos que maneja la empresa (materia prima,
producto terminado y material de empaque). Como se puede observar, para el control de
materia prima si existe una persona responsable, mientras que para el control de producto
terminado y material de empaque no existe una persona específica que se haga cargo del
control, hecho que debe ser mejorado oportunamente.
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
Materia prima Productoterminado
Material deempaque
83%
33%
17%17%
67%
83%
SI
NO
47
9. ¿Están segregadas las actividades para cada almacenista?
Tabla 21. Segregación de actividades para cada almacenista
RESPUESTAS FRECUENCIA %
Si 1 17%
No 5 83%
TOTAL 6 100%
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 11. Segregación de actividades para cada almacenista
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
De acuerdo a lo mencionado por la mayor parte de los empleados, mismos que
representan el 83% de los encuestados, en la empresa no se han segregado actividades para
cada persona que labora en el área de Almacén de Materiales, lo cual debe ser implementado
para mejorar notablemente la gestión de inventarios y su control eficiente.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
17%
83%
Si No
48
10. ¿Con que frecuencia se capacita al personal sobre la administración de inventarios?
Tabla 22. Frecuencia con que se capacita al personal sobre administración de inventarios
RESPUESTAS FRECUENCIA % Semestral 0 0%
Anual 2 33%
Otra frecuencia 4 67% TOTAL 6 100%
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 12. Frecuencia con que se capacita al personal sobre administración de inventarios
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Al momento de consultar sobre la frecuencia con la que el personal que labora en el
departamento de Almacén de Materiales es capacitado sobre administración de inventarios, la
mayor parte de ellos representada por el 67% manifestó que reciben capacitación solo al
momento de recibir la inducción; es decir, cuando se vinculan a la empresa. También se
registró un grupo minoritario del 33% que aseguró haber recibido capacitación anual sobre
dicho tema. En todo caso, se ve la necesidad de capacitar al personal con mayor frecuencia
para que estén completamente capacitados y actualizados en materia de gestión de
inventarios.
0%
20%
40%
60%
80%
0%
33%
67%
Semestral Anual Otra frecuencia
49
11. ¿Se realizan evaluación de desempeño periódico?
Tabla 23. Evaluación periódica de desempeño
RESPUESTAS FRECUENCIA % Si 1 17%
No 5 83% TOTAL 6 100%
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 13. Evaluación periódica de desempeño
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Siendo la evaluación de desempeño el instrumento más eficaz para determinar el nivel
de eficiencia con el que realizan su trabajo los colaboradores de la empresa, se consideró
oportuno consultarles sobre el tema. En esta ocasión, la mayor parte de los empleados con un
83% aseguraron que no han sido partícipes de ningún proceso de evaluación de desempeño, y
tan solo un porcentaje minoritario del 17% aseguró que han sido evaluados. Es por ello que
se considera que la empresa debe implementar con frecuencia evaluaciones de desempeño
para determinar falencias y corregirlas.
0%
50%
100%
17%
83%
Si No
50
12. ¿Conoce si existe planificación de compras (materia prima, producto terminado,
material de empaque), así como para su venta?
Tabla 24. Existencia de planificación de compras y ventas
RESPUESTAS FRECUENCIA %
Si 4 67%
No 2 33%
TOTAL 6 100%
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 14. Existencia de planificación de compras y ventas
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
De acuerdo a los resultados expuestos, se pudo comprobar que la empresa si lleva a
cabo una planificación sobre la compra de inventarios refiriéndose a los tres grupos: materia
prima, producto terminado y material de empaque. Por lo tanto, se puede considerar que este
no es un aspecto relacionado con el problema de investigación ya que se maneja de forma
planificada.
0%
20%
40%
60%
80%
67%
33%
Si No
51
13. ¿Cuándo realiza la reposición del inventario (materia prima, producto terminado,
material de empaque)?
Tabla 25. Momento en que se realiza la reposición de inventarios
RESPUESTAS FRECUENCIA %
Cuando llega al stock mínimo 6 100%
Cuando llega a 0 0 0%
TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 15. Momento en que se realiza la reposición de inventarios
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Un factor que incide con relevancia en la adecuada gestión de inventarios es el
momento en que la empresa realiza su reposición. Al momento de consultar sobre dicho
aspecto se obtuvo que la totalidad de los empleados aseguró que la reposición se lleva a cabo
cuando se llega al stock mínimo establecido en la compañía. Cabe recalcar que dicho stock se
verifica en el sistema, y que si el inventario físico no concuerda con lo que se registra en el
sistema se pueden ocasionar problemas como la falta de inventarios en stock o la compra
excesiva del mismo.
0%
50%
100%
100%
0%
Cuando llega al stock mínimo Cuando llega a 0
52
14. ¿Considera que hay entrega de manera oportuna por parte del proveedor del
inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque)?
Tabla 26. Entrega oportuna de inventarios por parte del proveedor
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI NO SI NO
Materia prima 5 1 83% 17%
Producto terminado 6 0 100% 0%
Material de empaque 4 2 67% 33% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 16. Entrega oportuna de inventarios por parte del proveedor
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Como se puede visualizar en el gráfico expuesto, los empleados mencionaron que los
proveedores entregan oportunamente la materia prima que compra la empresa en la mayoría
de ocasiones, y la totalidad mencionó que no existen problemas con la entrega de producto
terminado; sin embargo, se pudo detectar que en lo que respecta al material de empaque,
existe cierto porcentaje que aseguró que no se realiza la entrega oportuna por parte del
proveedor.
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
Materia prima Productoterminado
Material deempaque
83%
100%
67%
17%
0%
33%SI
NO
53
15. ¿Se controla el ingreso del inventario (materia prima, producto terminado, material
de empaque), con la factura?
Tabla 27. Control del ingreso de inventarios con la factura
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI NO A VECES SI NO A VECES
Materia Prima 1 2 3 17% 33% 50% Producto Terminado 0 6 0 0% 100% 0% Material de Empaque 2 0 4 33% 0% 67%
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 17. Control del ingreso de inventarios con la factura
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
En el gráfico expuesto se puede observar que la mayor parte de encuestados manifestó
que solo a veces se realizar el control de la materia prima comprada con la factura expedida
por el proveedor, mientras que en lo que respecta a producto terminado no se lleva a cabo. En
cuanto a material de empaque, la gran mayoría de los empleados aseguró que a veces se
realiza dicha comprobación. Es evidente la falta de control en este aspecto, ya que debería
revisarse y comprobar rigurosamente que la cantidad recibida sea la misma que se detalla en
la factura.
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
Materia Prima ProductoTerminado
Material deEmpaque
17%
0%
33%33%
100%
0%
50%
0%
67%
SI
NO
A VECES
54
16. ¿Cuándo se despacha el inventario (materia prima, producto terminado, material de
empaque) para las ordenes de producción (OP), se entrega?
Tabla 28. Cantidad en que se despacha el inventario para las órdenes de producción RESPUESTAS FRECUENCIA %
Mayor a la cantidad de OP 2 33% Igual a la OP 3 50% Menor a la OP 1 17%
TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 18. Cantidad en que se despacha el inventario para las órdenes de producción
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Al momento de consultarle a los empleados la cantidad de inventarios que despachan
para las órdenes de producción se obtuvo información relevante para el proyecto ya que solo
el 50% aseguró que se despacha la cantidad que indica la orden de producción; mientras que
el 33% manifestó que se despacha más de lo que dice la OP, seguidos por el 17% que expresó
que la cantidad que suelen despachar es menor a la OP. Por lo tanto, dichas aseveraciones
ponen en evidencia las falencias al momento de manejar los inventarios ya que al despachar
una cantidad mayor o menor a lo que indica la OP se producen inconsistencias con lo que se
registra en el sistema.
0%
20%
40%
60% 33%
50%
17%
Mayor a la cantidad de OP Igual a la OP Menor a la OP
55
17. ¿Cómo se controla cuando se entrega en mayor cantidad de la orden de producción
(OP)?
Tabla 29. Tipo de control cuando se entrega inventario en mayor cantidad de la orden de producción RESPUESTAS FRECUENCIA %
Existe un archivo para el control 0 0% Se realiza alguna transacción en el sistema 2 33% Se le comunica al área que realiza la toma física de inventario 0 0% Los valores utilizados se descuentan en otra OP 3 50% Se espera a que se devuelvan 1 17% Nada 0 0%
TOTAL 6 100% Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Gráfico 19. Tipo de control cuando se entrega inventario en mayor cantidad de la orden de producción
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Es importante diagnosticar la forma en que los empleados corrigen las falencias al
momento de despachar mayor cantidad de inventarios que lo que indica la orden de
producción, por lo que se consultó sobre el tema obteniendo como resultado que la mayor
parte de los empleados mencionó que los valores utilizados se descuentan en otra orden de
producción; seguidos por el 33% que realizan alguna transacción en el sistema, y un 17%
minoritario que esperan a que se devuelvan.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
0%
33%
0%
50%
17%
0%
Existe un archivo para el controlSe realiza alguna transacción en el sistemaSe le comunica al área que realiza la toma física de inventarioLos valores utilizados se descuentan en otra OPSe espera a que se devuelvanNada
56
18. ¿Estaría dispuesto a implementar mejoras en los procedimientos internos del área?
Tabla 30. Predisposición para implementar mejoras en los procedimientos internos del área
RESPUESTAS FRECUENCIA %
Si 5 83%
No 1 17%
TOTAL 6 100%
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis Gráfico 20. Predisposición para implementar mejoras en los procedimientos internos del área
Tomado de: Encuesta a empleados del departamento de Almacén de Materiales Elaborado por: autores de tesis
Análisis:
Es importante conocer el nivel de predisposición de los empleados para participar en
cambios que pretendan mejorar los procedimientos de la empresa, aspecto en el cual se
obtuvo como resultado una tendencia positiva ya que la mayor parte de ellos, con un 83%,
aseguraron que si están dispuestos a implementar mejoras en los procedimientos del
departamento de Almacén de Materiales.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
83%
17%
Si No
57
2.1.3. Resultados de las entrevistas
ENTREVISTA AL COORDINADOR DE PRODUCCION DE AGROCHEMICAL
1. ¿Cómo catalogaría el control de inventarios en Agrochemical? ¿Por qué?
R//. Regular, ya que no existen definidos los procedimientos para el control de
inventarios.
2. ¿Qué tipo de falencias son las más relevantes en el departamento de Almacén de
Materiales?
R//: Las transacciones que se realizan en el sistema no se encuentran alineados a los
movimientos físicos. Además no existe una bodega completamente cerrada y controlada por
el personal.
3. ¿Existen procedimientos específicos y documentados para el control de inventarios?
R//. No.
4. ¿Considera que los empleados del departamento de almacén de materiales cumplen
con eficiencia los procesos de dicha área? ¿Por qué?
R//. No, porque el personal está direccionado más a las actividades operativas que a las
actividades de control.
5. ¿Aportaría con su participación para ejecutar cambios en la manera de desarrollar
los procedimientos en el manejo de inventarios?
R//. Sí, todo cambio para mejorar es positivo.
58
2.1.4. Resultados del Check List
Tabla 31. Resultados del Check List
CHECK LIST
Entrevistado: Supervisor del Departamento de Almacén de Materiales
FACTORES DIAGNOSTICADOS
Marque una X
SI NO
1 ¿Existencia de políticas generales y específicas? X
2 ¿Existencia de procedimientos por escrito? X
3 ¿Definición de cargos y funciones? X
4 ¿Realización de evaluaciones de desempeño frecuentes? X
5 ¿Existencia de manual de procedimientos? X
6 ¿Existencia de repetición de tareas? X
7 ¿Existencia de problemas de comunicación o confusión al
encomendar tareas? X
8 ¿Existencia de retrasos en la entrega de informes? X
9 ¿Existencia de eficiencia en el desempeño de los
empleados? X
10 ¿Disposición para implementar cambios? X
Tomado de: Entrevista al supervisor de Agrochemical Elaborado por: Autores de tesis
59
2.2. Interpretación de los resultados del diagnóstico
De acuerdo a los resultados obtenidos en el estudio que se realizó mediante técnicas
como las encuestas, entrevistas y Check List, se pudo diagnosticar los siguientes aspectos:
La empresa Agrochemical maneja tres subgrupos de inventarios: materia prima,
producto terminado y material de empaque, mismos que son manejados por las
personas que laboran en el departamento sin que se les haya otorgado la
responsabilidad a uno de ellos específicamente, a excepción del encargado de materia
prima.
El departamento de Almacén de Materiales no cuenta con políticas, procedimiento o
funciones documentadas, por lo que los empleados desempeñan sus labores de
acuerdo a las indicaciones e inducción que les otorgó la empresa cuando se vincularon
a ella.
La empresa no ofrece una capacitación periódica para el personal del departamento de
Almacén de Materiales en lo que se refiere a administración de inventarios, por lo que
los empleados de dicha área no actualizan sus conocimientos para que puedan
ponerlos en práctica a favor de la empresa.
Entre las falencias diagnosticadas en el estudio se pudieron encontrar: la falta de
control de inventarios al momento de despachar las órdenes de producción ya que no
siempre coinciden. Además se pudo evidenciar que la toma física de inventarios no se
realiza con una frecuencia adecuada.
60
La empresa no realiza evaluaciones de desempeño en el departamento de Almacén de
Materiales, por lo que no se puede diagnosticar el nivel de cumplimiento que tienen
los empleados que allí laboran.
Cuando se producen errores tanto en el despacho como en la recepción y en la toma
física de inventarios, éstos no son corregidos en el sistema oportunamente por lo que
se puede incurrir en riesgos innecesarios de quedarse sin stock o comprar inventarios
en cantidades excesivas.
A pesar de que la empresa respeta y planifica la compra de inventarios de acuerdo al
stock mínimo que se ha establecido para ello, lo que registra el sistema no siempre es
lo que se encuentra físicamente en almacén, por lo que la eficacia del stock mínimo
no se lleva completamente a cabo.
61
CAPÍTULO III
LA PROPUESTA
3.1. Características esenciales de la propuesta
3.1.1. Descripción de la propuesta
La propuesta que se plantea como medida remedial para el problema detectado en la
empresa Agrochemical consiste en el diseño de un Manual de Procedimientos para la
administración de inventarios ya que la gestión que se le da actualmente no es la adecuada
debido a que, de acuerdo al estudio realizado en el capítulo anterior, se pudo detectar que
existen diversas falencias en el departamento de Almacén de Materiales.
Es evidente que no existe el control necesario en dicho departamento por lo que
usualmente las cantidades que registra el sistema no son las mismas que se obtienen de la
toma física de inventarios; es decir, lo que consta en libros no coincide con las existencias
reales, por lo que se prioriza el diseño de procedimientos que garanticen la ejecución
estandarizada de las actividades diarias para lograr la eficiencia.
3.1.2. Objetivos de la propuesta
La propuesta debe cumplir con los siguientes objetivos en cuanto a la administración de
inventarios se refiere:
Lograr la excelencia en el registro de datos en el sistema informático sobre ingresos,
almacenamiento y salida de inventarios, con la finalidad de que coincidan
permanentemente con el resultado de la toma física de inventarios.
62
Lograr que la ejecución de actividades del departamento de Almacén de materiales se
lleven a cabo de manera estandarizada y eficiente por parte de los empleados.
Establecer una guía de procedimientos debidamente documentados para que puedan
orientar el desempeño de los empleados del departamento y de los nuevos
colaboradores que se vinculen a la empresa.
Proporcionar a la empresa Agrochemical datos reales de los inventarios para que
puedan ser utilizados por los demás departamentos vinculados al área de Almacén de
Materiales.
3.1.3. Justificación
La importancia de implementar un nuevo Manual de Procedimientos para el
departamento de Almacén de Materiales de Agrochemical radica en que mediante dicho
documento se podrán eliminar las falencias que hasta ahora se han presentado en la empresa,
mismas que al tener relación directa con el inventario, el cual interviene en el área
productiva, se convierte en un foco generador de pérdidas para la compañía.
Al no llevar un control adecuado de los inventarios, su uso se lleva a cabo de manera
ineficiente, generando en ciertos casos desperdicio de materiales y en otros, escases de los
mismos al momento de producir. Es preciso mencionar que al no tener datos en el sistema
que coincidan con lo que en realidad existe en almacén, se pueden hacer compras excesivas
pensando que ya se llegó al stock mínimo, o dejar de hacer compras y pensar que en bodega
aún existe el inventario necesario.
63
3.2. Forma y condiciones de aplicación
3.2.1. Manual de Procedimientos para la administración de Inventarios de
Agrochemical
64
CONTENIDO
1. Presentación ......................................................................................................................... 65
2. Objetivo................................................................................................................................ 65
3. Alcance ................................................................................................................................ 65
4. Marco Legal ......................................................................................................................... 66
5. Estructura del manual .......................................................................................................... 66
6. Instructivo para la recepción de inventarios ........................................................................ 67
7. Instructivo para el almacenamiento de inventarios .............................................................. 73
8. Instructivo para el despacho de inventarios ......................................................................... 88
65
1. Presentación 2. Objetivo 3. Alcance
Presentación
El presente Manual de Procedimientos ha sido diseñado específicamente para el
Departamento de Almacén de Materiales y es de observancia obligatoria para cada una de las
unidades funcionales que están directamente vinculadas a los procedimientos de recepción,
almacenamiento y despacho de materia prima, materia de empaque y productos
semiterminados de Agrochemical.
Objetivo
Establecer por escrito procedimientos específicos para las diferentes fases de la gestión de
inventarios y estandarizarlos de tal manera que exijan el cumplimiento de secuencias de
actividades para lograr la eficiencia en su ejecución.
Alcance
El Manual de Procedimientos será de obligatoria aplicación en las diferentes unidades
vinculadas con el proceso de gestión de inventarios, entre ellas las detalladas a continuación:
DEP 01 Materias primas Nave 1
DEP 02 Materias primas Nave 2
DEP 03 Materiales de Empaques
DEP 11 Productos terminados Durán
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Marco Legal
Ley de Régimen Tributario Interno (Reglamento de Comprobantes de Venta y
Retención- Del Régimen del Traslado de Bienes).
MSDS Productos Formulados
Ley de Tránsito y Transporte Terrestre
Norma INEN 2266:2000
Reglamento Interno de Seguridad y Salud
Norma Andina
Régimen Nacional para la Gestión de P.Q.P
Estructura del manual El manual está segmentado en tres partes básicas:
1. Procedimientos para la recepción de inventarios
2. Procedimientos para el almacenamiento de inventarios
a. Almacenamiento de semielaborados
b. Almacenamiento de material de empaque
c. Almacenamiento de materia prima
3. Procedimientos para el despacho de inventarios
a. Despacho a producción
b. Despacho para el traslado de bodega
4. Marco Legal 5. Estructura del manual
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AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
INSTRUCTIVO PARA LA
RECEPCIÓN DE INVENTARIOS
RESPONSABLE: COORDINADOR DE ALMACÉN
APROBADO POR:
________________________ GERENCIA
6. Instructivo para la recepción de inventarios
68
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
CONTENIDO
1. Objetivo................................................................................................................................ 69
2. Alcance ................................................................................................................................ 69
3. Definiciones ......................................................................................................................... 69
4. Políticas ................................................................................................................................ 70
5. Procedimientos ..................................................................................................................... 71
6. Flujograma de procesos para la recepción de inventarios ................................................... 72
69
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
1. Objetivo 1. Objetivo Detallar el adecuado proceso para la recepción de materias primas, materiales de empaque y
productos de la UEN Servicios y aplicar el debido control.
2. Alcance 2. Alcance Este procedimiento será aplicado desde el momento en que se recibe el inventario en los
siguientes depósitos:
DEP 01 Materias primas Nave 1
DEP 02 Materias primas Nave 2
DEP 03 Materiales de Empaques
DEP 11 Productos terminados Durán
3. Definiciones 3. Definiciones
Materia Prima (MP): Toda sustancia, activa o inactiva, empleada en la
fabricación de un producto, que permanezca inalterada, o se modifique en el
transcurso del proceso.
Registro: Recopilación manual e informática de todos los datos relativos a las
materias primas, productos intermedios y productos terminados (saldos).
Número de lote: Combinación característica de números, letras o ambos que
identifica específicamente un lote de producción.
70
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
Semielaborados (SEMI): Productos formulados por producción, que cumplen
con las especificaciones de calidad, pero que no se encuentran en su presentación
final.
4. Políticas 4. Políticas
Sólo se puede recibir materia prima y productos de la UEN Servicios con los
documentos de soporte respectivo (Nota de entrega, guía de remisión, Inventario
de la mercadería entregada al asegurado y/o importador).
Todo el personal involucrado estará en conocimiento del C5.02.PRO.05 Manejo
Seguro de Productos Químicos Peligrosos.
Se debe verificar que la mercadería recibida físicamente sea igual a lo que se
menciona en la factura emitida por el proveedor.
Toda materia prima y productos de la UEN Servicios que se ingresan en el sistema
previa su ubicación o destino final debe contar con la respectiva rotulación e
información básica, la misma que debe estar visible para efectos de facilitar su
ubicación.
Antes de ingresar el inventario al sistema se deberá constatar que la recepción del
mismo se haya llevado a cabo adecuadamente mediante una nueva revisión tanto
de la cantidad recibida como de la calidad del producto.
71
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
En caso de presentarse inconsistencias en la revisión de la materia prima o
material de empaque recibido, se deberá reportar lo acontecido al Jefe del área y
posteriormente contactar al proveedor.
5. Procedimientos 5. Procedimientos
SECUENCIA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Se recibe la mercadería que envía el proveedor Auxiliar de almacén
2 Se verifica que la mercadería recibida coincida con la descripción de productos detallados en la guía de remisión
Auxiliar de almacén
3 Se firma la guía de remisión de lo recibido, se queda con una copia
Auxiliar de almacén
4 Se trasladan los productos hacia su depósito correspondiente.
Auxiliar de almacén
5 Se entrega la guía de remisión con la información al Coordinador de Almacén
Auxiliar de Almacén
6 Se ingresa en el sistema informático la mercadería que se detalla en la guía de remisión constatando que sea lo que se ha recibido en físico
Coordinador de Almacén
Fin del Proceso
72
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
6. Flujograma de procesos para la recepción de inventarios 6. Flujograma de procesos para la recepción de inventarios
73
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
INSTRUCTIVO PARA EL
ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
RESPONSABLE: COORDINADOR DE ALMACÉN
APROBADO POR:
________________________ GERENCIA
7. Instructivo para el almacenamiento de inventarios
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AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
CONTENIDO
1. Objetivo................................................................................................................................ 75
2. Alcance ................................................................................................................................ 75
3. Definiciones ......................................................................................................................... 75
4. Políticas ................................................................................................................................ 76
5. Procedimientos ..................................................................................................................... 77
6. Procedimientos para el almacenamiento de semielaborados ............................................... 78
7. Flujograma de almacenamiento de semielaborados ............................................................ 80
8. Procedimiento para el almacenamiento de material de empaque ........................................ 82
9. Flujograma para el almacenamiento de material de empaque ............................................. 84
10. Procedimiento para el almacenamiento de materia prima ................................................. 86
11. Flujograma para el almacenamiento de materia prima ...................................................... 87
75
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
1. Objetivo
1. Objetivo Detallar el adecuado proceso para el almacenamiento de materias primas, materiales de
empaque y productos de la UEN Servicios; además de los controles de inventarios que se
realizan en las bodegas de la empresa.
2. Alcance
2. Alcance
Aplica desde el almacenamiento, hasta el manejo de residuos del área de Almacén, en los
siguientes depósitos:
DEP 01 Materias primas Nave 1
DEP 02 Materias primas Nave 2
DEP 03 Materiales de Empaques
DEP 11 Productos terminados Durán
3. Definiciones
3. Definiciones
Cuarentena: Estado temporal de no uso, que mantiene una materia prima hasta
que sea analizada y se emita un resultado de aprobado o retenido.
76
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
Materia Prima (MP): Toda sustancia, activa o inactiva, empleada en la
fabricación de un producto, que permanezca inalterada, o se modifique en el
transcurso del proceso.
Registro: Recopilación manual e informática de todos los datos relativos a las
materias primas, productos intermedios y productos terminados (saldos).
Número de lote: Combinación característica de números, letras o ambos que
identifica específicamente un lote de producción.
Semielaborados (SEMI): Productos formulados por producción, que cumplen
con las especificaciones de calidad, pero que no se encuentran en su presentación
final.
Saldos de Despacho: Producto remanente luego del despacho, en una cantidad
inferior a la que tiene la presentación original.
4. Políticas
4. Políticas
Todo el personal relacionado con este procedimiento debe conocer el
C5.02.PRO.05 Manejo Seguro de Productos Químicos Peligrosos.
No se debe almacenar en una misma área herbicidas con el resto de productos, ya
sean estos insecticidas, fungicidas o fertilizantes, para evitar la contaminación
cruzada.
77
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
Las materias primas que pueden ser usadas tanto para herbicidas y no herbicidas,
se almacenarán en la Nave 2 de Fungicidas, Insecticidas y Fertilizantes y se
despacharán al área de herbicidas, según su necesidad.
Salvo el caso de que el tambor se encuentre cerrado se podrá almacenar en el área
de herbicidas.
No se deben almacenar envases que tengan fallas en etiquetado, o presenten
goteos o fuga de producto.
No se deben utilizar pallets y/o isotanques con desprendimientos de partes o daño
físicos.
Todo producto almacenado contará con su MSDS.
Se hará una verificación quincenal de la fecha de caducidad del inventario de
almacén para evitar la generación de obsoletos.
Se aplicará Orden y Limpieza, acorde a los lineamientos del programa 5S.
Todo producto que sufriere un muestreo de parte del área de control de calidad
debe quedar cerrado en su forma original.
5. Procedimientos
5. Procedimientos Los procedimientos de almacenamiento se dividen en tres partes: almacenamiento de
semielaborados, material de empaque y materia prima
78
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
ALMACENAMIENTO
DE
SEMIELABORADOS
6. Procedimientos para el almacenamiento de semielaborados
79
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
ALMACENAMIENTO DE SEMIELABORADOS
SECUENCIA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Se reciben los productos semielaborados Coordinador de Operaciones
2 Se entrega los semielaborados a los depósitos correspondientes
Coordinador de Operaciones
3 Se verifica Previo al almacenamiento del semielaborado el estado del tambor o isotanque, que no presente desprendimiento o daños físicos.
Auxiliar de Almacén
4 Se ubicarán los productos semielaborados en los racks, según la nave en la que fueron generados, verificando el espacio disponible que se tenga y evitando que se obstruya el acceso a otros materiales.
Auxiliar de Almacén
5 Se deberán rotular los productos semielaborados con la siguiente información:
Nombre del Producto.
Lote
Peso bruto
Peso Neto.
Tara.
Volumen.
Densidad.
Fecha
Responsable
Auxiliar de Almacén
Fin del Proceso
80
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
Flujograma de almacenamiento de semielaborados
7. Flujograma de almacenamiento de semielaborados
81
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
ALMACENAMIENTO
DE
MATERIAL DE
EMPAQUE
82
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
8. Procedimiento para el almacenamiento de material de empaque
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA ALMACENAMIENTO DE MATERIAL
DE EMPAQUE
SECUENCIA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Recibir el material de empaque en los respectivos
pallets.
Operario de Almacén
2 Ubicar en el área correspondiente para material de
empaque.
Operario de Almacén
3 Se realiza el control de calidad respectivo, efectuando
un muestreo aleatorio de los materiales
Analista de control y aseguramiento de la calidad
4 En caso de que exista una no conformidad con el
material de empaque ingresado, el Departamento de
Aseguramiento y Control de Calidad lo deja en
cuarentena colocando un rótulo para su posterior
gestión con el proveedor, quedando en el sistema en
estatus de rechazado.
Auxiliar de Almacén
83
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
5 Existirá material de empaque que no se pueda
almacenar en el área designada por el volumen o
cantidad, para lo cual se buscará organizarlas en
espacios designados para otro tipo de productos
cuidando que no interrumpan, ni obstruyan las áreas
de tránsito.
Auxiliar de Almacén
Fin del Proceso
84
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
Flujograma de Almacenamiento de Material de Empaque
9. Flujograma para el almacenamiento de material de empaque
85
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
ALMACENAMIENTO
DE
MATERIA PRIMA
86
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
10. Procedimiento para el almacenamiento de materia prima
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA
SECUENCIA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Recibir y almacenar correctamente los materiales, cumpliendo con los controles de los pesos y cantidades exactas
Auxiliar de Almacén
2 Se ingresa en el sistema la cantidad recibida. Coordinador de almacén
3 Control de calidad o muestreo de la materia prima recibida
Analista de control de calidad
4 La materia prima que no cumpla con las especificaciones de calidad será puesta físicamente en cuarentena y por sistema en estado “Rechazado”.
Auxiliar de Almacén
5 La materia prima que cumpla con las especificaciones se libera en el sistema como estado “existencia”.
Auxiliar de Almacén
6 Se identifica cada tambor o isotanques con las especificaciones de la materia recibida.
Auxiliar de Almacén
FIN DEL PROCESO
87
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
11. Flujograma para el almacenamiento de materia prima Flujograma de Almacenamiento de Materia Prima
88
INSTRUCTIVO PARA EL DESPACHO
DE INVENTARIOS
RESPONSABLE: COORDINADOR DE ALMACÉN
APROBADO POR:
________________________ GERENCIA
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
8. Instructivo para el despacho de inventarios
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AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
CONTENIDO
1. Objetivo................................................................................................................................ 90
2. Alcance ................................................................................................................................ 90
3. Definiciones ......................................................................................................................... 90
4. Políticas ................................................................................................................................ 91
5. Procedimientos ..................................................................................................................... 92
6. Procedimientos para el despacho de inventarios a producción ............................................ 93
7. Flujograma para el despacho de inventarios a producción .................................................. 94
8. Procedimiento para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos .................... 96
9. Flujograma para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos ......................... 97
90
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
1. Objetivo
1. Objetivo Detallar cómo se realiza los despachos de materia prima y material de empaque a producción,
y despachos de productos de clientes de la UEN Servicios
2. Alcance
2. Alcance Aplica a todas los despachos, préstamos entregados y materia prima, desde o hacia los
siguientes depósitos:
DEP 01 Materias primas Nave 1
DEP 02 Materias primas Nave 2
DEP 03 Bodega de Material de Empaque y Etiquetas
DEP 11 Productos terminados Durán
3. Definiciones
3. Definiciones Reproceso Producto Terminado (RPT): Cualquier proceso que involucra la
transformación de un producto terminado a otro producto terminado. Puede tratarse de
un re-envasado de una presentación final a otra, re-mezclado dentro de un lote nuevo
de producción ó un proceso de re-etiquetado.
Fraccionamiento Producto de Reventa (PRVT): Envasado en presentaciones
menores a la que originalmente se recibe el producto de importación o compra local.
91
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
Reproceso Producto de Reventa (RPRVT): Re-envasado de un producto de reventa
previamente fraccionado a una presentación final.
4. Políticas
4. Políticas No se despacharán productos que tengan una mala presentación o mal estado físico.
La recepción de las OP puede realizarse durante el día y, la secuencia de despacho
deberá ser programada entre los Coordinadores de Operaciones de cada nave y El
Auxiliar de Almacén, a excepción de los extrapull que deberán ser previamente
coordinados.
Solo se despacharán Materias Primas y Material de Empaque indicados en la OP
(Orden de Producción) y no se harán despachos parciales.
El Auxiliar de Almacén revisará las etiquetas durante el arranque del codificado.
Los despachos de productos de clientes de la UEN Servicios, se realizarán mediante
la comunicación de la coordinadora de UEN Servicios y/o el cliente.
92
5. Procedimientos
5. Procedimientos
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
DESPACHO DE
INVENTARIOS A
PRODUCCIÓN
93
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
6. Procedimientos para el despacho de inventarios a producción
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA EL DESPACHO INVENTARIOS A PRODUCCIÓN
SECUENCIA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Se recibe las Órdenes de Producción Auxiliar de Almacén
2 Se asignan materiales y/o lotes, siguiendo el instructivo B5.01.INS.01 de Asignación de Stocks en Fórmulas Productivas.
Auxiliar de Almacén
3 Se da instrucciones al Operador Montacargas sobre los productos a despachar
Auxiliar de Almacén
4 Para el caso de Etiquetas, se dará instrucciones al operador asignado a la codificadora para la preparación de las mismas.
Auxiliar de Almacén
5 Se dará arranque al proceso de codificado, previa revisión del Auxiliar de Almacén validando con la OP el precio, lote, fecha de fabricación y fecha de vencimiento.
Auxiliar de Almacén
6 Se entrega los materiales al personal de producción Operador Montacargas
7 Producción verifica y firma, si está inconforme caso contrario notifica al Coordinador de operaciones.
Asistente de producción
Fin del proceso
94
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
7. Flujograma para el despacho de inventarios a producción Flujogramas para el despacho de inventarios a producción
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AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
DESPACHO POR
TRASLADO ENTRE
DEPÓSITOS
96
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
8. Procedimiento para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA EL DESPACHO POR TRASLADOS ENTRE DEPÓSITOS
SECUENCIA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 El procedimiento puede efectuarse por tres vías:
Reproceso de Producto Terminado (RPT)
Reproceso de Producto de Reventa (RPRVT)
Ajuste de cantidades requeridas para OP
Auxiliar de Almacén
2 Los RPT se pueden generar luego de revisiones de PT por parte del área de Aseguramiento y control de la Calidad, para lo cual se deberá hacer el respectivo traslado al depósito de Producción (DEP01 ó DEP02)
Auxiliar de Almacén
3 El despacho en el RPRVT se realiza generando el movimiento de inventarios entre depósitos donde se coloca la cantidad y lotes a despachar.
Auxiliar de Almacén
4 Para ajustes de OP se recibe una tarea previa por medio del sistema y se realiza el despacho, asignando el material necesario para el cierre de la OP.
Auxiliar de Almacén
5 El producto es recibido en el depósito de Producción (DEP01 ó DEP02) siguiendo el procedimiento Recepción de Materia prima y Material de Empaque.
Auxiliar de Almacén
Fin del proceso
97
AGROCHEMICAL
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE INVENTARIOS
Código: Emisión original: 20 de Enero del 2015 Última Revisión: 13 de Enero del 2017
9. Flujogramas para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos Flujogramas para el despacho de inventarios por traslados entre depósitos
98
3.2.2. Presupuesto
Tabla 32. Presupuesto
Cant. Recursos Costo Unitario Costo Total
6 Impresión de procedimientos $ 3,00 $ 18,00
1 Capacitación $ 400,00 $ 400,00
1 Proyector de imágenes $ 350,00 $ 350,00
1 Alquiler de sala de capacitación $ 100,00 $ 100,00
Total $ 868,00
3.2.3. Impacto de la propuesta
Son varios los beneficios que se obtendrán al implementar la propuesta, entre ellos los
siguientes:
Considerando que en el estudio de campo se diagnosticó que la empresa realiza toma
física de inventarios con una frecuencia semestral, mediante la propuesta se podrá
elevar la dicha frecuencia a mensual para tener un control más riguroso en cuanto a
los valores reales de inventarios.
Se podrá reducir el tiempo promedio en que se ajustan las diferencias detectadas en la
toma física de inventarios de una semana, que es el tiempo actual que maneja la
empresa, a dos días que sería el tiempo adecuado.
99
Se reducirán en un 25% los tiempos en el despacho de materiales para el ciclo
productivo ya que al contar con procedimientos específicos los empleados conocerán
a cabalidad las acciones a seguir cuando les presenten una Orden de Producción,
hecho que se verá reflejado en el incremento de la productividad del personal.
Se elevará el porcentaje de eficiencia en el despacho correcto de órdenes de
producción del 50% que es el actual, al 100% debido a que se eliminarán errores si se
sigue la secuencia que indica el procedimiento que se propone.
Se contará con información 100% confiable sobre la cantidad de inventarios
existentes tanto en físico como en libros, permitiendo minimizar la frecuencia con la
que se realizan la toma física del periodo semanal a quincenal.
100
CONCLUSIONES
Mediante este proyecto de investigación se pudo detectar en primera instancia que en la
empresa Agrochemical, mismas que es sujeto de estudio, se generaban varias inconsistencias
en lo que respecta al manejo de inventarios. En ciertos casos se presentan diferencias
considerables en la cantidad de inventarios físicos comparados con lo que registra el sistema,
lo cual provoca que se incurra en un nivel de stock insuficiente y en otros casos que exista
demasiado material en bodega.
En bodega existe cierta desorganización al momento de almacenar los materiales,
etiquetas y productos semielaborados, y ello conlleva a que existan productos descontinuados
o próximos a caducar debido a que al no estar almacenados correctamente se toman los que
están a la mano sin fijarse en las fechas de caducidad. Otro aspecto relevante que se detectó
fue que utilizan suministros en el proceso de producción sin realizar el debido descargo en el
sistema. Se pudo detectar que la toma de inventarios se realiza semestralmente y que en el
despacho de inventarios en las órdenes de producción solo se cumplen correctamente en un
50%, por lo que se deben tomar medidas correctivas, y las diferencias que se producen en
dicha actividad son corregidas en un tiempo promedio de una semana.
Todo ello generó la necesidad de diseñar procedimientos específicos tanto para la
recepción, almacenamiento y despacho de materia prima, etiquetas y productos
semiterminados con la finalidad de estandarizar la forma en que se llevan a cabo las
actividades en el área de Almacén de Materiales.
101
RECOMENDACIONES
Tomando en consideración lo expuesto durante este proyecto de investigación, como
recomendaciones se plantean las siguientes:
Se sugiere a la compañía Agrochemical implementar la propuesta planteada debido a
que generará muchos beneficios no solo en el área de Almacén de Materiales sino en
los demás departamentos cuyas actividades están de una u otra forma vinculadas a
ella.
El control de inventarios debe darse mediante una evaluación periódica tanto de la
gestión que se realiza en el departamento de Almacén de Materiales como el
desempeño de los empleados que allí laboran.
Sería adecuado que de forma periódica el Manual de Procedimientos sea sometido a
revisiones con el propósito de verificar si aún está cumpliendo con las necesidades y
requerimientos del área de Almacén de Materiales o si por el contrario han surgido
nuevas necesidades.
102
BIBLIOGRAFÍA
Cabrero, J., & Richart, M. (13 de Enero de 2013). Metodología de la investigación. Obtenido
de http://www.aniorte-nic.net/apunt_metod_investigac4_4.htm
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Jiménez, F., & Espinoza, C. (2007). Costos Industriales. Editorial Tecnológica de Costa Rica.
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Central del Ecuador.
Apéndice A. Formato de encuesta
FORMATO DE ENCUESTA DIRIGIDA A LOS EMPLEADOS DEL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE MATERIALES DE LA EMPRESA AGROCHEMICAL
La información que se obtenga mediante este cuestionario está dirigida al trabajo de titulación denominado: “Diseño de procedimiento para el proceso de administración de inventarios en Agrochemical, Durán”. Se garantiza la confidencialidad de las respuestas. 1. ¿Conoce si existen políticas para el control de inventario?
a. Si ( ) b. No ( )
2. ¿Conoce si existen procedimiento para el control de inventario?
a. Si ( ) b. No ( )
3. ¿Considera que la toma física del inventario se realiza adecuadamente? a. Si ( ) b. No ( )
4. ¿Con que frecuencia se realizan tomas físicas de inventario? a. Semanalmente ( ) b. Mensualmente ( ) c. Semestral ( ) d. Anual ( ) e. Otra frecuencia ( )
5. ¿Se almacena la existencia de una manera ordenada y sistemática?
a. Si ( ) b. No ( )
6. ¿Cuándo existen diferencias detectadas en la toma física de inventario, se ajustan en un tiempo adecuado?
a. Un día ( ) b. Una Semana ( ) c. Un Mes ( )
7. ¿Existe un manual de funciones para el departamento? c. Si ( )
d. No ( )
8. ¿Existe un responsable para el control del inventario a.-materia prima, b.-producto terminado y c.-material de empaque?
a. Si ( ) No ( ) b. Si ( ) No ( ) c. Si ( ) No ( )
9. ¿Están segregadas las actividades para cada almacenista?
a. Si ( ) b. No ( )
10. ¿Con que frecuencia se capacita al personal sobre la administración de inventarios?
c. Semestral ( ) d. Anual ( ) e. Otra frecuencia ( )
11. ¿Se realizan evaluación de desempeño periódico? c. Si ( ) d. No ( )
12. ¿Conoce si existe planificación de compras (materia prima, producto terminado, material de empaque), así como para su venta?
a. Si ( ) b. No ( )
13. ¿Cuándo realiza la reposición del inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque)?
a. Cuando se llega al stock mínimo ( ) b. Cuando llega a 0 ( )
14. ¿Considera que hay entrega de manera oportuna por parte del proveedor del inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque)?
a. Si ( ) No ( ) b. Si ( ) No ( ) c. Si ( ) No ( )
15. ¿Se controla el ingreso del inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque), con la factura?
a. Si ( ) No ( ) A veces ( )
b. Si ( ) No ( ) A veces ( ) c. Si ( ) No ( ) A veces ( )
16. ¿Cuándo se despacha el inventario (materia prima, producto terminado, material de empaque) para las ordenes de producción (OP), se entrega?
a. Mayor a la cantidad de OP ( ) b. Igual a la OP ( ) c. Menor a la OP ( )
17. ¿Cómo se controla cuando se entrega en mayor cantidad de la orden de producción (OP)?
a. Existe un archivo para el control ( ) b. Se realiza alguna transacción en el sistema ( ) c. Se comunica al área que realiza toma física de inventario ( ) d. Los valores utilizados se descuentan en otra OP ( ) e. Se espera a que se devuelvan f. Nada
18. ¿Estaría dispuesto a implementar mejoras en los procedimientos internos del área?
a. Si ( ) b. No ( )
Apéndice B. Formato de Entrevista
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FORMATO DE ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE DE LA EMPRESA AGROCHEMICAL
1. ¿Cómo catalogaría el control de inventarios en Agrochemical? ¿Por qué?
2. ¿Qué tipo de falencias son las más relevantes en el departamento de
Almacén de Materiales?
3. ¿Existen procedimientos específicos y documentados para el control de inventarios?
4. ¿Considera que los empleados del departamento de almacén de
materiales cumplen con eficiencia los procesos de dicha área? ¿Por
qué?
5. ¿Aportaría con su participación para ejecutar cambios en la manera
de desarrollar los procedimientos en el manejo de inventarios?