UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

BOGOTÁ

INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO ISO

Presentación avance del Proyecto de Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad

1. OBJETIVO

Describir el avance del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad La Gran Colombia (SGC), a partir de la interacción entre los procesos; con el fin de asegurar la satisfacción de los usuarios de la Universidad La Gran Colombia.

2. ALCANCE

El presente documento describe el avance del Sistema de Gestión de Calidad SGC de la Universidad LA GRAN COLOMBIA, el cual está basado en los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, con la finalidad de demostrar la capacidad de la Institución para proporcionar servicios administrativos que cumplan con los objetivos de calidad y con los requisitos de los usuarios.

3. Misión

La Universidad La Gran Colombia, está dedicada a la formación integral y al perfeccionamiento de profesionales en diferentes áreas del conocimiento para contribuir a la construcción de una civilización más humana y más cristiana. Su quehacer está comprometido con la solución de los problemas que vive el país y con el desarrollo de los sectores más necesitados, promoviendo el bien común, la investigación y la controversia ideológica y política

4. Visión

La Universidad La Gran Colombia, como institución de educación superior, se constituirá en la respuesta a los grandes desafíos de formación y perfeccionamiento profesional del presente y del futuro, sin perder de vista los nuevos escenarios de la globalización e internacionalización del conocimiento, de los fenómenos socioculturales, éticos y cristianos. Tales hechos, la comprometen con

la sociedad en la búsqueda de la verdad, la igualdad, equidad y respeto por las personas y las clases sociales desprotegidas, así como en la construcción y ofrecimiento de alternativas de servicio y de desarrollo del país

5. Valores institucionales

Comunidad Cristiana: Basada en la verdad y en la vivencia de la solidaridad

Institución Bolivariana: Que toma la unidad como valor fundamental para la construcción de una sociedad justa y dispuesta para un sano desarrollo, dentro del ámbito de la paz.

Centro Hispánico: Que busca el sentido de pertenencia y el rescate de nuestra propia identidad antropológica y cultural.

Entidad Solidaria: Los programas de pregrado y de postgrado de la UGC buscan que el Humanismo Solidario facilite la participación de los sectores marginales de la sociedad en procesos de apropiación del conocimiento y en el desarrollo económico-social general.

6. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

El Sistema de Gestión de la Universidad La Gran Colombia se configura en consideración a lo definido en la misión, visión, dirigido por una política y unos objetivos y fundamentado en 15 Procesos entre misionales, estratégicos y de soporte. Propendiendo por la búsqueda de armonía, de cultura de calidad y de mejoramiento contínuo en cada una de las actividades que se realizan en la Universidad.

7. Política de Calidad

La Universidad La Gran Colombia forma integralmente y en valores a sus estudiantes, por ello, mediante la planeación y mejoramiento de sus procesos administrativos, tiene como política de calidad apoyar permanentemente sus procesos misionales generando valor agregado

para satisfacer las necesidades de sus usuarios y la comunidad académica. Poner en práctica ésta política exige que todas nuestras acciones administrativas se realicen mediante la permanente interacción de sus procesos, promocionando y calificando nuestro talento humano, fortaleciendo la cultura del servicio, manejando eficiente y eficazmente los recursos e infraestructura y buscando el mejoramiento continúo de nuestros procesos.

8. Objetivos de Calidad

1. Cualificar el talento humano a través de procesos de formación y

promoción. 2. Optimizar la eficacia y la eficiencia en el uso de los recursos e

infraestructura de la universidad. 3. Asegurar la efectividad institucional de sus procesos

administrativos para prestar un mejor servicio a sus estudiantes. 4. Implementar procesos de mejora continua en todas las

actividades, para cumplir con los altos estándares de calidad y competitividad.

9. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad.

Demostrar la capacidad de la Institución para proporcionar servicios administrativos que cumplan con los objetivos de calidad y con los requisitos de los usuarios.

10. Exclusiones

El Sistema de Gestión de la Universidad LA GRAN Colombia tiene exclusiones sobre los requisitos establecidos por la norma ISO 9001, como son: El numeral 7.3 correspondiente a Diseño y Desarrollo El numeral 7.6 Control de dispositivos de seguimiento y medición

11. Mapa de Procesos.

La implementación de los procesos, posibilitarán la prestación adecuada de los servicios identificados en el SGC :

ADMISIONES

CARTERA

REGISTRO Y CONTROL

BIENESTAR UNIVERSITARIO

BIBLIOTECA AUDIOVISIALES

SECRETARIA ACADEMICA

SECRETARIA GENERAL

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

En la Universidad LA GRAN COLOMBIA se ha identificado el Mapa de Procesos para esquematizar la interacción de los 15 procesos que por el momento integran el Sistema de Gestión y su interacción en la cadena de valor de la prestación de los servicios que ofrece. Para los procesos identificados se está documentando caracterizaciones, que describen aspectos generales de los mismos, actividades enmarcadas en el ciclo de Deming del Planear, Hacer, Verificar y Actuar, con sus respectivas responsabilidades y recursos y se convierten en elemento complementario a la descripción que presenta este documento.

El mapa de procesos se constituye en la base para la navegación en la documentación aprobada en los procesos.

12. Caracterización de Procesos

Las caracterizaciones del proceso se encuentran en desarrollo en cada una de las áreas que se encuentran en el mapa de procesos, con el acompañamiento permanente del grupo de calidad. Para nosotros es una de las etapas más importantes para el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISION PAGINA1 / 1

CODIGO: CARACTERIZACION

REVISIONNo. REV

NOMBRE DEL PROCESO: RESPONSABLE DEL PROCESO:

OBJETO DEL PROCESO ALCANCE DEL PROCESO

ENTRADA PROVEEDOR ACTIVIDADES RESPONSABLE SERVICIO USUARIO

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR

POLITICA DE OPERACIÓN

RIESGOS DEL PROCESO DOCUMENTOS RELACIONADOS PUNTOS DE CONTROL

REQUISITOS LEGALES Y ESTATUTARIOS REQUISITOS ISO 9001:2008 REQUISITOS DEL CLIENTE

TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO

INDICADOR DEL PROCESO FORMULA MATEMATICA

13. Proyección Sistema de Gestión de la Calidad a

Noviembre de 2010

Procesos Estratégicos Rectoría (Por desarrollar) Vicerrectoría Administrativa (Por desarrollar) Planificación Institucional (Por desarrollar) Comunicación (Por desarrollar) Procesos Administrativos Misionales Admisiones Registro y Control Cartera (Por desarrollar según ICEBERG) Biblioteca Bienestar Universitario Audiovisuales Secretaría General Procesos de Apoyo Financiera (Presupuesto, contabilidad)(Por desarrollar según ICEBERG) Gestión de Calidad Desarrollo Humano Planta Física Compras y Suministros Comunicaciones, mercadeo y publicaciones Informática y Sistemas Procesos de Evaluación Seguimiento y Control

14. Procedimientos aplicativo ICEBERG

En este momento la Universidad se encuentra en una etapa de implementación del nuevo sistema de información administrativo, por tal motivo los siguientes procedimientos se realizarán una vez se tengan en producción.

PROCEDIMIENTOS Presupuesto Contabilidad Activos Conciliación Inventarios Cuentas por Cobrar Tesorería Adquisiciones Créditos Interface de Nomina Cuentas por Pagar

Nómina Administrativos

Nómina Jubilados

Nómina Docente

Planilla Única

Liquidación Prestaciones Definitivas

Retiros Parciales Cesantías

Nóminas Adicionales (Viaticos)

Rete Fuente Procedimiento 1 y 2

15. Como vamos en desarrollo Humano

PLANTA DE LA UNIVERSIDAD GRAN COLOMBIA

En la Actualidad la Universidad Gran Colombia cuenta con una Planta de Personal, distribuida de la siguiente forma: PLANTA PERSONAL

• Régimen Anterior: 47 personas • Posterior al Régimen: 340 personas • Prestación de Servicios: 46 personas

distribuidas de la siguiente forma: DEPENDENCIA CANTIDAD DEPENDENCIA CANTIDAD Archivo Histórico 4 Centro Computo 2 Bachillerato Virtual

1 Cartera 2

Biblioteca 7 Compras 1 Bienestar 5 Contaduría 1 Correspondencia 1 Derecho 8 Economía 1 Ciencias Educación 1 Finca 1 Medios

Audiovisuales 3

Planeación 2 Postgrados 1 Calidad 3 Servicios

Generales 2

• Personal Sindicalizado : 80 • Número de Departamentos : 51 • Número de Cargos : 103 • Nómina Personal Administrativo : 387 • Nómina Personal Docencia : 598

Primas y Bonificaciones

Reportes Nómina

Proceso Anual Cesantías

ANALISIS OCUPACIONAL

Para cumplir con uno de los requisitos que exige la Norma ISO, versión 2.008, se debe realizar el Manual de Funciones de los trabajadores que estén vinculados a la Universidad, con base al Análisis Ocupacional que debe diligenciar cada trabajador.

Para esto se han realizado diferentes reuniones en las áreas con cada uno de los jefes y trabajadores arrojando el siguiente resultado:

DEPENDENCIA MANUAL DE

FUNCIONES DEPENDENCIA MANUAL DE FUNCIONES

Informática y Sistemas

23 Planta Física 55

Registro y Control

3 Biblioteca 19

Contabilidad 8 Cartera 15 Admisiones 7 Compras 5 Bienestar Universitario

4 Desarrollo Humano

7

Financiera 3 Con base en lo anterior, ya se desarrollaron estos Manuales de Funciones, los cuales están para revisión por el Jefe Inmediato. En total se han desarrollado un total de 149 Manual de funciones, quedando 238 por desarrollar. ARCHIVO HISTORIAS LABORALES

Para este proceso se realizaron 6 reuniones con la Jefe de Archivo Dra. Doris Donado y se llevó a cabo una Prueba Piloto, para medir tiempos y movimientos del proceso, quedando establecido la intervención de las Historias Laborales, cumpliendo con los requisitos de la Norma ISO y los parámetros archivísticos. El proceso va muy lento, se han presentando bastantes dificultades como son: la elaboración de las carpetas, la papelería que se necesita,

llegaron 5 aprendices del Sena los cuales duraron una semana se retiraron el 28 de Mayo/2010. El próximo personal llega hasta el 1 de Julio/2010, por información del Asistente Administrativo. Es fundamental agilizar este proceso, por qué es requisito fundamental dentro del Área de Desarrollo Humano la organización de las Historias Laborales.

PROCEDEMIENTOS EN DESARROLLO HUMANO

Se ha realizado el procedimiento de Selección y Contratación del Personal, está para revisión por parte del Director de Desarrollo Humano. En proceso de desarrollo: Inducción y Entrenamiento Inducción al Cargo Convocatoria a Concurso Cronograma de Actividades (Formación del Personal). SALUD OCUPACIONAL Se han realizado 4 reuniones con el Dr. Jaime Prada Coordinador de Salud Ocupacional, en donde se revisó por completo el proceso, quedando establecidas unas tareas pendientes por realizar; representativas dentro de este proceso y que también afectan el ítem 6 de la Norma ISO. Es importante establecer la funcionalidad de este proceso en el área de Desarrollo Humano, ya que todo el proceso empieza desde la vinculación del trabajador en su desarrollo físico, laboral y emocional en la ejecución de las funciones.

OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS Se han realizado las siguientes actividades con todo el Personal de la Universidad: 1. Reunión General realizada en dos grupos el 16 de Marzo, en donde se dieron los parámetros esenciales del Sistema de Gestión de Calidad, quedando evidencia del vídeo y los respectivos registros. 2. Obra Teatral, se desarrollaron 6 reuniones con todo el Personal del área de Bienestar, el objetivo era mostrar UN ANTES Y UN AHORA frente al Sistema de Gestión de Calidad, quedando el video y los respectivos registros. Es importante aclarar que todo el Personal no asistió, a pesar de que se hizo la invitación personal a cada Área. 3. Capacitación de Auditores Internos de Calidad: Esta capacitación incluye 40 horas, los cuales comenzaron el día 16 de Abril/2.010 los días Jueves y Viernes de 8:00 Am a 12:00 a.m., en donde cada Jefe nombró un líder como soporte multiplicador en cada área, los cuales están asistiendo con dinamismo y con desarrollo de tareas especificas como avance en el Sistema de Gestión de Calidad, están representados así:

ADMISIONES YANETH

MENESES ANA TERESA HERRERA

BIBLIOTECA GILBERTO HENAO

CONTABILIDAD ARTURO CIFUENTES

AUDIOVISUALES ELVIS VALERO

CARTERA JULIAN MAURICIO DIAZ

DESARROLLO HUMANO

CLARA INES ARIZA ELIZABETH BUITRAGO

REGISTRO Y CONTROL

MARGOT HIGINIO

BIENESTAR UNIVERSITARIO

DIEGO BARRERO

SECRETARIA ACADEMICA

LEONARDO SECRETARIOS ACADEMICOS

7

INFORMATICA Y SISTEMAS

LUZ MERY LA ROTTA

COMPRAS MARCELA DIAZ

COMUNICACIONES Y MERCADEO

DIANA CAROLINA

PLANTA FISICA AMANDA MARIN CAROLINA

CORTES RIVERA En cada sesión se está entregando el material a desarrollar, y se han realizado tres (3) talleres lúdicos aplicados al Sistema de Gestión de Calidad los cuales se han trabajado así:

• Taller Lúdica de los Colores, conceptos básicos del Sistema de Gestión de Calidad.

• Realización del Sombrero Samurai, conceptos aplicativos a los artículos de NORMA ISO.

• Identificación de Detalles, conceptos básicos de Auditor Interno de Calidad.

En cada sesión se continuará realizando un taller lúdico como parte del proceso de aprendizaje. DIFICULTADES Es importante mencionar algunas dificultades que se han dado en el desarrollo del trabajo que han detenido el ritmo que se venía trabajando en el proceso del Sistema de Gestión de Calidad. Traslado a la 10ª con 18. Sin los elementos mínimos necesarios para desarrollar el trabajo, ni comunicaciones. En este proceso de desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad, es muy importante el contacto con la gente para el levantamiento de la información. A pesar de estas situaciones se han superado y el desarrollo del trabajo ha continuado, muy dispuestos a continuar con todo el proceso para la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Es importante resaltar el apoyo por parte de Sistemas en la ubicación de su Oficina como soporte para realización del trabajo y la recolección de la información. GRUPO DE CALIDAD