UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROYECTO INTEGRADOR DE CARRERA

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN

CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.

TEMA:

“MANUAL DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL ÁREA DE

TESORERÍA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE

PASTAZA”

AUTORES: TLGA. ACURIO ACURIO MAYRA ROCÍO

TLGA. LASSO MACIAS GRISELDA HERNESTINA

ASESOR: DR. JARRÍN LÓPEZ WALTER BOLÍVAR

PUYO – PASTAZA

2012

ii

CERTIFICACIÓN DEL ASESOR

Certifico que el presente trabajo previo a la obtención del Título de Ingeniera (o) en Contabilidad

Superior, Auditoria y Finanzas, ha sido desarrollado por las señoritas Acurio Acurio Mayra Rocío

y Lasso Macías Griselda Hernestina, bajo mi tutoría y dirección cumpliendo con todos los

requisitos y disposiciones legales establecidas por UNIANDES por la que autorizo su

presentación.

Puyo, 24 de enero de 2012

Dr. Walter Bolívar Jarrín López

ASESOR

iii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA

Tlgas. Acurio Acurio Mayra Rocío y Lasso Macías Griselda Hernestina, declaramos que el

presente proyecto Integrador de Carrera, cuyo tema es: “Manual de Control Interno a la Gestión

Financiera en el área de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de

Pastaza”, previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoria y

Finanzas es auténtico y original y que los derechos de autoría le corresponden a la Universidad

Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.

Puyo, 24 de enero del 2012

Acurio Acurio Mayra Rocío Lasso Macías Griselda Hernestina

C.I.1500792393 C.I. 1600541740

iv

AGRADECIMIENTO

Nuestro fraterno agradecimiento a la Universidad Regional Autónoma de los Andes

“UNIANDES”, a la Facultad de Sistemas Mercantiles, que nos abrió sus puertas para adquirir

conocimientos en bien de nuestra vida profesional. A nuestros maestros que con sus sabios

conocimientos compartidos a nosotros, guiándonos a un buen desempeño para nuestra vida

profesional, a nuestras queridas familias que nos dieron su apoyo incondicional durante el tiempo

que hemos dedicado a la realización de nuestra carrera. Al Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Pastaza, por habernos facilitado información para la culminación de nuestro trabajo

de grado.

Expresamos nuestro gran reconocimiento de gratitud al Dr. Bolívar Jarrín, asesor del proyecto

integrador de carrera, quien con su apoyo incondicional y de forma desinteresada nos supo guiar

para la culminación de la investigación y así poder cumplir con nuestros objetivos y propósitos

planteados; y a todos los señores catedráticos y compañeros por su apoyo moral brindado a lo

largo de nuestros estudios.

Tlga. Mayra Acurio Tlga. Griselda Lasso

v

DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo de grado nuestra vida profesional, a quienes que de una u otra manera nos

apoyaron de forma desinteresada para poder continuar con nuestros estudios; a Dios por habernos

dado fuerzas para no desmayar y así poder avanzar con nuestros propósitos y por darnos

sabiduría, salud y fortaleza en el largo camino de nuestro estudio.

También dedicamos a quienes nos apoyaron económica y moralmente con sus conocimientos

para poder llegar a culminar con nuestro objetivo, a nuestros padres, hermanos e hijos por su

tiempo, por sus consejos, comprensión y apoyo para conseguir este tan valioso anhelo.

Mayra Acurio Griselda Lasso

vi

RESUMEN EJECUTIVO

El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza es una institución que se dedica

exclusivamente a brindar servicio social y desarrollo sustentable y sostenible de sus habitantes.

Sus actividades se basan exclusivamente en proyectos que se proponen anualmente a través de un

plan operativo anual (POA).

Observando y tomando en consideración la necesidad por la que atraviesa la institución, la

presente investigación se orienta fundamentalmente en diseñar un Manual de Control Interno

para la gestión del área de Tesorería.

El sistema de control interno constituye un proceso diseñado para proporcionar seguridad y la

salvaguarda de los recursos económicos, a través del cual todas las actividades de una

organización son coordinadas detalladamente, tomando medidas fundamentales para evaluar y

mejorar los distintos problemas que se presentan.

La propuesta de control interno la presentamos de acuerdo a las contingencias y debilidades que

hemos encontrado en la institución como es la falta de organización, el no cumplimiento de las

ordenanzas y disposiciones.

Se ha utilizado algunos métodos de evaluación de control interno para conseguir mayor

información sobre la gestión de tesorería, logrando dar soluciones a las posibles dificultades que

se presenten.

vii

Los estudios realizados en esta propuesta mediante el proyecto integrador de carrera van dirigidos

en sí, a toda el Área de Tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastazay

sus respectivas funciones, actividades y personal.

El resultado que se pretende obtener con la puesta en marcha de este manual de control Interno es

el tener información clara, concreta precisa mediante la cual la unidad y la organización sea más

eficiente, efectiva y eficaz en los procesos a seguir la toma de decisiones que contribuyan a su

superación y desarrollo sostenible y sustentable para administrar los recursos económicos y que

se cumplan con los convenios entre organizaciones públicas, privadas, capaz de que la

organización provincial esté al día con lo que estipula la ley de contratación pública y con la

Constitución Política del Estado, determinado el buen manejo de los recursos económicos,

cumpliendo y haciendo cumplir los convenios contraídos con terceros en beneficio de la

institución y salvaguardando los recursos económicos del Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Pastaza.

viii

EXECUTIVESUMMARY

The Government decentralized autonomous Provincial Pastaza is an institution that is devoted

exclusively to provide Social service and sustainable development and sustainable of its

inhabitants. Its activities are based exclusively on projects that are proposed annually through an

operating plan (POA).

Observing and taking into account the need for the facing the Institution, This research is mainly

focused on designing a Manual of Internal Control to the management of the Treasury area.

The system of Internal Control is a process designed to provide security and safeguarding the

economic Resources, Through which all activities of an organization are coordinated in detail,

Taking fundamental steps to assess and improve the various problems that are presented.

The Proposal for Internal Control the present according to the contingencies and weaknesses We

have found in the institution which is the lack of organization, The non-compliance with

ordinances and regulations.

It has been used some methods of evaluation of Internal Control to get more information on the

Treasury Management, Achieving give solutions to the potential difficulties that come up.

The studies carried out in this proposal through the project Integrating career are directed in if,

The whole area of Treasury of the Government decentralized autonomous Provincial of Pastaza

and their respective functions, activities and staff.

The intended result obtained with the launching of this Manual of Internal Control is to have

clear information, Precise concrete through which the unit and the organization more efficient,

ix

Effective and efficient in the processes to be followed in making the decisions that contribute to

its improvement and sustainable development to manage the economic resources and that they

comply with the conventions between public organizations, private, capable of the Provincial

organization this day with the law on public procurement and with the Political Constitution of

the State determined the good management of economic resources, Serving and enforcing the

agreements entered into with third parties for the benefit of the institution And while

safeguarding the economic resources of the Government decentralized autonomous Provincial

Pastaza.

x

ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO PÁG.

Portada i

Certificación del asesor ii

Declaración de autoría iii

Agradecimiento iv

Dedicatoria v

Resumen Ejecutivo vi

Índice General x

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CAPÍTULO I

EL OBJETO DE TRANSFORMACIÓN 1

1.1. ANTECEDENTES 1

1.2. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO 5

1.3. OBJETIVOS 6

1.3.1. Objetivo general 6

1.3.2. Objetivos específicos 6

1.4. Beneficiarios 7

1.4.1. Beneficiarios directos 7

1.4.2. Beneficiarios indirectos 7

xi

CAPÍTULO II

DISEÑO TEÒRICO-METODOLÓGICO DE LA PROPUESTA 8

2.1. BASES TEÓRICAS DEL PROYECTO INTEGRADOR. 8

2.1.1. El control interno organizacional 8

2.1.1.1. Ambiente de Control 9

2.1.1.2. Valoración de riesgos 10

2.1.1.3. Actividades de control 11

2.1.1.4. Información y comunicación 13

2.1.1.5. Actividades de monitoreo ONGOING 14

2.1.2. El proceso de evaluación 15

2.1.2.1. ¿Qué puede hacer el control interno? 16

2.1.2.2. Control interno sobre los ingresos de efectivo 16

2.1.2.2.1. Faltantes y Sobrantes de Efectivo 16

2.1.2.3. Criterios básicos del control interno 17

2.1.3. Herramientas del control interno 19

2.1.4. Responsables del control interno 22

2.1.4.1. La Gerencia 22

2.1.4.2. Ejecutivos financieros 23

2.1.4.3. Comité de auditoría 24

2.1.4.4. Comité de finanzas 25

2.1.4.5. Área Jurídica 25

2.1.4.6. La Auditoría Interna 26

xii

2.1.4.6.1. Definición 26

2.1.4.7. En el sector público, las Contralorías 27

2.1.5. Evaluación del sistema de control interno 28

2.1.5.1. Generalidades 28

2.1.5.1.1. Riesgos de la Evaluación 29

2.1.5.1.2. Métodos para evaluar el control interno 30

2.1.5.1.2.1. Método de cuestionario 30

2.1.5.1.2.2. Método narrativo o descriptivo 31

2.1.5.1.2.3. Gráfico o diagrama de flujo 31

2.1.6. Ciclo de tesorería 32

2.1.6.1. Naturaleza y funciones 32

2.1.6.2. Ingresos y desembolsos 33

2.1.6.3. Objetivo del Control Interno 33

2.1.6.4. Autorización 33

2.1.6.5. Proceso de transacción 34

2.1.6.6. Verificación y Evaluación 34

2.1.6.7. Protección física 34

2.1.6.8. Ciclo de tesorería 35

2.1.6.9. Ciclo de adquisición y pagos 35

2.1.6.9.1. Naturaleza y funciones 35

2.1.6.9.2. Funciones especiales 36

2.1.6.9.3. Asientos contables 37

2.1.6.9.4. Documentos y formas 37

xiii

2.1.6.9.5. Base de datos 37

2.1.6.9.6. Enlace con otros ciclos 38

2.1.7. Ciclo de informe financiero 38

2.1.7.1. Naturaleza y funciones 38

2.1.7.2. Particularidades del ciclo de informe financiero 39

2.1.7.2.1. Funciones especiales 39

2.1.7.2.2. Asientos Contables 40

2.1.7.2.3. Documentos y formas 40

2.1.7.2.4. Base de datos 40

2.1.7.2.5. Informes generales u ordinarios 40

2.1.7.2.6. Enlaces con otros Ciclos 40

2.1.8. Auditoría y control de los procesos informáticos 40

2.1.8.1. Controles de la organización del proceso de datos 41

2.1.9. normas de actividades de control 43

2.1.9.1. Separación de tareas y responsabilidades 43

2.1.9.2. Coordinación entre áreas 43

2.1.9.3. Documentación 44

2.1.9.4. Niveles definidos de autorización 44

2.1.10. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos 45

2.1.10.1. Acceso restringido a los recursos, activos y registros 45

2.1.10.2. Rotación del personal en las tareas claves 46

2.1.10.3. Control del sistema de información 48

xiv

2.1.10.4. Control de la tecnología de información 48

2.1.10.5. Indicadores de desempeño 49

2.1.11. Administración financiera - TESORERÍA 50

2.1.11.1. Determinación y recaudación de los ingresos 50

2.1.11.2. Constancia documental de la recaudación 51

2.1.11.3. Especies valoradas 52

2.1.11.4. Verificación de los ingresos 53

2.1.11.5. Medidas de protección de las recaudaciones 53

2.1.11.6. Cuentas corrientes bancarias 54

2.1.11.7. Conciliaciones bancarias 55

2.1.11.8. Control previo al pago 56

2.1.11.9. Pagos a beneficiarios 57

2.1.11.10. Cumplimiento de obligaciones 59

2.1.11.11. Utilización del flujo de caja en la programación financiera 60

2.1.11.12. Control y custodia de garantías 61

2.1.11.13. Transferencia de fondos por medios electrónicos 62

2.1.11.14. Inversiones financieras, adquisición y venta 63

2.1.11.15. Inversiones financieras, control y verificación física 64

2.1.12. Elementos del control interno 65

2.2. METODOLOGÍA DE LA PROPUESTA 66

2.2.1. Descripción de la metodología del proyecto 66

2.2.2. Técnicas 67

2.2.3. La Consulta 67

xv

2.2.4. Tipos de investigación 67

2.3. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO 68

2.3.1. Población y muestra 68

2.3.2. Métodos, técnicas e instrumentos 68

2.3.3. Técnicas 69

2.3.3.1. Entrevista 69

2.3.3.2. Encuesta 70

2.3.3.3. Ficha de encuesta 70

2.3.3.4. Tabulación e interpretación 70

CAPÍTULO III

3.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 8

3.1.1. ANTECEDENTES 87

3.2. JUSTIFICACIÓN 88

3.3. OBJETIVOS 89

3.3.1 Objetivo general 89

3.3.2 Objetivos específicos 89

3.4. FUNDAMENTACIÒN LEGAL, TEÓRICA Y TÈCNICA 90

3.4.1 Base legal de la gestión de tesorería 90

3.4.1.1. Normas de control interno, (2010), acuerdo 39-c.g.e 90

3.4.1.1.1. Determinación y recaudación de ingresos 90

3.4.1.1.2. Constancia documental de la recaudación 91

3.4.1.1.3. Verificación de los ingresos 91

3.4.1.1.4. Medidas de protección de las recaudaciones 92

xvi

3.4.1.1.5. Cuentas corrientes bancarias 92

3.4.1.1.6. Conciliaciones bancarias 92

3.4.1.1.7. Control previo al pago 93

3.4.1.1.8. Pagos a beneficiarios 94

3.4.1.1.9. Control y custodia de garantías 94

3.4.1.1.10. Transferencia de fondos por medios electrónicos 96

3.4.2. Importancia de un manual de Control Interno para la gestión de tesorería 95

3.4.3. Componentes de Control Interno 96

3.4.3.1 Ambiente de Control 96

3.4.3.2. Evaluación de Riesgos 97

3.4.3.3. Actividad de control 99

3.4.3.4. Información y Comunicación 99

3.4.3.5. Supervisión o monitoreo 100

3.5. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN DE TESORERÍA 102

3.5.1. Introducción 102

3.5.2. Diagramas de flujos 103

3.5.3. Manual de referencia 112

3.5.3.1. Identificación de las actividades en el área de tesorería 112

3.5.4. Cuadro de mando integral para cada objetivo 117

3.6. DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA

LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL ÁREA DE TESORERÍA 121

3.6.1. Introducción al manual 121

3.6.2. Nómina del personal que labora en el área de tesorería del Gobierno

xvii

Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza 121

3.6.2.1. Políticas Generales 122

3.6.2.2. Estrategias 122

3.6.2.3 Procedimientos 122

3.6.3. Determinación de atribuciones y responsabilidades definidas 123

3.7. POLÍTICAS, ESTRATEGIAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

A LAGESTIÓN DE TESORERÍA 127

3.7.1. Definición e identificación de procesos 127

3.7.1.1. Ingresos 127

3.7.1.1.1. Políticas de Control 127

3.7.1.1.2. Estrategias de Control 128

3.7.1.1.3. Diseño de Procedimientos de Control 128

3.7.1.2. Custodia 129




3.7.1.3. Especies valoradas 130




3.7.1.4. Pagos y/o egresos 132


xviii



3.8. PLAN DE CAPACITACIÓN PROPUESTO 134

3.9. MODELO OPERATIVO 136

3.9.1 Diagnostico 136

3.9.1.1 Causas directas 136

3.9.1.2 Causas indirectas 136

3.9.1.3 Causas estructurales 137

3.9.1.4 Efectos 137

3.9.1.5 Soluciones 137

3.9.2. Ejecución del manual 138

3.9.2.1. Tiempo estimado para la ejecución 138

3.9.2.2. Equipo técnico responsable 138

3.9.3. Evaluación y Seguimiento 138

3.9.3.1. Responsables de la evaluación 138

3.9.3.2. Periodos de evaluación y seguimiento 139

3.9.3.2.1. Plan de monitoreo y evaluación de la propuesta 140

3.10. ADMINISTRACIÓN DE LA PROPUESTA 141

3.10.1. Instrucciones para el manejo. 141

CONCLUSIONES 143

RECOMENDACIONES 144

ANEXOS 145

xix

ÍNDICE DE CUADROS Y DE GRÁFICOS

CONTENIDO PÁG.

CUADROS

Cuadro Nº 1 2.1.6.8. Ciclo de tesorería 35

Cuadro Nº 2 Área de tesorería y proceso de recaudación 104

Cuadro Nº 3 Diagrama de flujo del proceso de recaudación 105

Cuadro Nº 4 Área de tesorería y proceso de custodia 106

Cuadro Nº 5 Diagrama de flujo del proceso de custodia 107

Cuadro Nº 6 Área de tesorería y proceso de Coactiva 108

Cuadro Nº 7 Diagrama de flujo del proceso de Coactiva 109

Cuadro Nº 8 Área de tesorería y proceso de pagos 110

Cuadro Nº 9 Diagrama de flujo del proceso de pagos 111

Cuadro Nº 10 Actividad de Recaudación 113

Cuadro Nº 11 Actividad de Pagos 114

Cuadro Nº 12 Actividad de Custodia 115

Cuadro Nº 13 Actividad de Especies Valoradas 116

Cuadro Nº 14 2.1.4. CUADRO DE MANDO INTEGRAL

PARA CADA OBJETIVO 117

Cuadro Nº 15 Nómina del Personal que labora en el área de Tesorería 121

Cuadro Nº 16 Ficha de la tesorera del GADPPz 124

Cuadro Nº 17 Ficha del Recaudador del GADPPz 125

Cuadro Nº 18 Plan de capacitación 135

xx

Cuadro Nº 19 3.6. PLAN DE MONITOREO Y EVALUACION

DE LA PROPUESTA 140

GRÁFICOS

Gráfico N° 1 CONTROL FORMAL Y PERIODICO SOBRE LAS ACTIVIDADES 72

Gráficos Nº 2 MANUAL DE CONTROL INTERNO 73

Gráfico Nº 3 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL FUNCIONARIO 75

Gráfico Nº 4 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE FUNCIONES 77

Gráfico Nº 5 DEPOSITOS INTACTOS Y DIARIOS DE LOS

DIFERENTES INGRESOS 79

Gráfico Nº 6 EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS EN BASE

A SUS RESPONSABILIDADES 81

Gráfico Nº 7 IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO 83

Gráfico Nº 8 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO HA GLOSADO

A FUNCIONARIOS 85

1

CAPÍTULO I

EL OBJETO DE TRANSFORMACIÓN

1.1. ANTECEDENTES

Al iniciarse el siglo XIX la Región de Canelos estaba integrada en el territorio del Corregimiento

de Ambato, jurisdicción establecida en 1797 dentro de la Presidencia de Quito, que en ese tiempo

formaba parte del Virreinato de Santa Fe o Nueva Granada.

En 1802 el Rey Carlos IV de España expidió la Cédula de erección del Obispado de Mainas que

debía abarcar también la Misión de Canelos. Esta Cédula, que sólo era de carácter eclesiástica,

tuvo, sin embargo, consecuencias funestas en las posteriores disputas limítrofes con el Perú.

El 23 de junio de 1824 el Senado y la Cámara de Representantes de la República de Colombia

expidieron una Ley de División Territorial que organizaba el territorio de la Gran Colombia en

doce departamentos. Cada Departamento comprendía provincias y cantones. Seguramente la zona

de Pastaza correspondía al cantón Macas de la Provincia de Chimborazo en el Departamento N°.

10 llamado Ecuador.

2

Durante estos años el Oriente Ecuatoriano estuvo abandonado por los poderes centrales; la

presencia de los misioneros disminuyó, incluso se interrumpió en varias ocasiones, más bien lo

transitaban esporádicamente comerciantes, explotadores de oro y especerías de la Región, sobre

todo, pieles, látex y la canela.

El 29 de mayo de 1861, ya en el Ecuador independiente, la Convención Nacional dictó la Primera

Ley sobre División Territorial que distribuía el País en quince provincias, una de ellas, "Oriente".

Desde entonces se identificó a los territorios amazónicos con ese nombre, sin embargo, muchas

jurisdicciones amazónicas quedaron aún adscritas a las provincias de la Sierra.

Los cantones de Costa y Sierra se componían de parroquias; los del Oriente estaban integrados,

por pueblos y territorios. La Provincia de Oriente constaba de los cantones Napo y Canelos. El

cantón Canelos comprendía los pueblos de Canelos, Sarayaku, Lliquino, Andoas y las tribus

Sapara y jíbara que integraban las misiones de Canelos.

Durante el primer Gobierno de García Moreno en 1869, se creó el Vicariato de las Misiones

Orientales que fue confiada a los Jesuitas. En 1886, durante el Gobierno de Caamaño, ese

Vicariato se dividió en cuatro Prefecturas Apostólicas, siendo confiadas las de Canelos y Macas a

los dominicos, debemos considerar que en ese tiempo el Gobierno del Ecuador investía a los

misioneros de plena autoridad política y civil, un caso lo tenemos al Rudo. Pedro Guerrero y

Sosa, quien vino a Canelos en abril de 1887, y que además de misionero tenía el cargo de Jefe

Político del cantón.

3

El 27 de marzo de 1897, por Ley de la Asamblea Nacional, sancionada por el Presidente Eloy

Alfaro el 14 de abril del mismo año, se creó la "Región de Oriente" y con este antecedente el

mismo Eloy Alfaro en 1899, dicta la "Ley Especial de Oriente", dándole a la Región, un trato

preferencial; pero como en la Ley anterior, varios territorios amazónicos continuaron

perteneciendo a provincias de la Sierra. En esta ocasión el cantón Canelos pasó a pertenecer a la

provincia de Tungurahua.

Por lo anotado en los párrafos anteriores, se deja señalado que el origen de lo que hoy es Pastaza,

nace en Canelos, pero como veremos más adelante existía también desde 1775 un pueblo llamado

de Infieles del Pastaza. Canelos más bien, con el paso del tiempo, fue perdiendo su calidad de

Provincia y Cantón en las brumas de la "Leyenda del País de la Canela"; incluso se habla de que

en Canelos, antes de la Fundación del P. Sebastián Rosero en 1624, existía un "pueblo viejo",

llamado MAUKALLAKTA. Desde aquí, se fue poco a poco, perfilándose y consolidándose el

espacio geográfico y administrativo, para dar paso luego al establecimiento del cantón Pastaza, el

13 de noviembre de 1911, y lamentablemente Canelos, desde allí, se vio reducido a simplemente

una parroquia rural del cantón Pastaza, de la cual nos ocuparemos más adelante.

En 1920 se faculta legalmente al Ejecutivo a dividir la Región Oriental en dos provincias. El

Ministro del Interior, José Julio Andrade, divide políticamente al Oriente en dos provincias:

Napo-Pastaza y Santiago-Zamora. A la Provincia de Napo-Pastaza, se le asigna las Jefaturas

Políticas de Sucumbíos, Napo y Pastaza. En lugar de cantones se habla, en esta ocasión, de

Jefaturas Políticas. La de Pastaza comprendía las parroquias Mera, Puyo que sería la Cabecera de

4

la Jefatura, Canelos, Andoas, Saraya-ku, Río Tigre, Río Corrientes y Huasaga. Este Decreto se

publicó en el Registro Oficial No. 96 del 5 de enero de 1921.

Una nueva Ley de División Territorial, expedida el 14 de Agosto de 1925, además de varios

límites provinciales, determina las jurisdicciones cantonales. Mantiene las mismas parroquias de

la Ley anterior, pero pone a Canelos como cabecera cantonal. Al cantón Pastaza corresponde el

territorio comprendido entre el divortiumaqua-rum de la Cordillera Oriental de los Andes; el

Curaray hasta la desembocadura en el Amazonas, aguas arriba hasta la desembocadura con el

Pastaza; de este lugar aguas arriba hasta la desembocadura en el río Topo.

Posteriormente, una nueva reforma a la Ley Especial de Oriente, aprobada el 22 de octubre de

1959 y publicada el 10 de Noviembre del mismo año, en el R.O. No. 963, crea las provincias de

Napo con su Capital Tena y la de Pastaza con su Capital Puyo. En la Presidencia del Dr. Camilo

Ponce Enríquez.

El 11 de febrero de 1989, fue creada mediante. Ley No. 008 y publicada el 13 de febrero del

mismo año, la Provincia de Sucumbíos con su Capital Nueva Loja, desmembrándola de la de

Napo en la Presidencia del Dr. Rodrigo Borja Cevallos.

Misión del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza

Impulsar el desarrollo físico, económico, social y ambiental de la Provincia, con especial

atención al sector rural, y colaborar con el Estado, las Municipalidades y las Juntas Parroquiales,

5

el logro de calidad de sus habitantes, en el marco de principios de equidad, justicia y solidaridad.

Visión del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza

Gobierno Provincial promotor del desarrollo físico, económico, social y ambiental de la

Provincia de Pastaza, reduciendo los índices de pobreza, reactivando la economía y logrando una

vida decente para los ciudadanos de la provincia.

Cuenta con una estructura organizacional dividida en departamentos y unidades, cada una de

ellas cumplen con diferentes funciones, a través de las cuales se realizan todas las actividades

programadas existiendo una problemática relacionada con el manejo en la gestión de tesorería,

principalmente por la falta de instrumentos, normativas de control interno en el aspecto a la

gestión financiera, además no se cuentan con materiales y equipos indispensables acorde a las

necesidades actuales, por otra parte la falta de capacitación al personal que desarrolla estas

actividades, específicamente sobre el manejo de los recursos económicos del Gobierno

Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.

1.2. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO

¿Cómo mejorar la confiabilidad de la Información Financiera, el cumplimiento de leyes y

reglamentos aplicables, y salvaguarda de recursos, en el área de tesorería del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Pastaza?

6

1.3. OBJETIVOS

1.3.1. Objetivo general

Diseñar un manual de control interno para la gestión financiera en el área de tesorería para

proporcionar la confiabilidad de la información el cumplimiento de leyes y reglamentos

aplicables, y salvaguarda de recursos.

1.3.2. Objetivos específicos

1.3.2.1. Fundamentar teóricamente sistemas de control interno, información financiera,

salvaguarda de recursos, manual de control interno

1.3.2.2. Diseñar el manual de procedimientos de control interno para los procesos de la unidad de

tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.

1.3.2.3. Implementar los procedimientos a la gestión financiera en el área de tesorería, a fin de

evaluar sistemáticamente la efectividad de una función, con referencia a normas de la institución.

7

1.4. BENEFICIARIOS

1.4.1. Beneficiarios directos:

• El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza y su área de tesorería, porque

contara con el manual de control interno en el área de tesorería y de esta marera sus funciones

tendrán un control eficiente y efectivo.

• Los estudiantes de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, por la

experiencia y los nuevos conocimientos adquiridos.

1.4.2. Beneficiarios indirectos:

Las autoridades seccionales y la sociedad en general, ya que se benefician de los recursos

públicos.

8

CAPÍTULO II

DISEÑO TEÒRICO-METODOLÓGICO DE LA PROPUESTA

2.1. BASES TEÓRICAS DEL PROYECTO INTEGRADOR.

2.1.1. El control interno organizacional

El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes adoptadas por

una entidad para:

1. Proteger los activos

2. Estimular el cumplimiento de las políticas de las compañías.

3. Promover la eficiencia operacional.

4. Asegurar registros contables exactos y confiables.

“El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de

directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad

razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

9

• Efectividad y eficiencia de las operaciones

• Confiabilidad de la información financiera

• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”1

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, están integrados al proceso de

administración.

Estos son:

2.1.1.1. Ambiente de Control.- influencia la conciencia de control de sus empleados. Es

fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y

estructura.

a) Estructura organizacional.

La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante la

cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de los

objetivos globales. Las actividades pueden relacionarse con lo que a veces se denomina cadena

de valor: actividades de acceso al interior, operaciones o producción, salida al exterior,

mercadeo, ventas y servicio.

1MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.

10

b) Asignación de autoridad y responsabilidad

Esto incluye la asignación de autoridad y responsabilidad para actividades de operación, y el

establecimiento de relaciones de información y de protocolos de autorización. Involucra el grado

en el cual los individuos y los equipos son animados a usar su iniciativa en orientación y en la

solución de problemas.

2.1.1.2. Valoración de riesgos.- Las entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes

externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración es el

establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente.

a) Riesgos.

El proceso de identificación y análisis de riesgos es un proceso interactivo y componente critico

de un sistema de control interno efectivo. Los administradores se deben centrar cuidadosamente

en los riesgos en todos los niveles de la entidad y realizar las acciones necesarias para

administrarlos.

• Identificación del riesgo

El desempeño de una entidad puede estar en riesgo a causa de factores internos o externos. Esos

factores, a su turno, pueden afectar tanto los objetivos establecidos como los implícitos. Los

riesgos se incrementan en la medida en que los objetivos difieren crecientemente del desempeño

11

pasado. En un número de aéreas de desempeño, una entidad, a menudo, no define explícitamente

los objetivos globales puesto que considera aceptable su desempeño.

• Análisis de riesgo

“Luego de una entidad ha identificado los riesgos globales de la entidad y los riesgos de

actividad, necesita hacer un análisis de riesgos, la metodología para analizar riesgos puede variar

ampliamente porque muchos riesgos son difíciles de cuantificar. Sin embargo, el proceso –que

puede ser más o menos formal- usualmente incluye:

• Estimación del significado de un riesgo;

• Valoración de la probabilidad de ocurrencia del riesgo;

• Consideración de cómo puede administrarse el riesgo, esto es una valoración de que acciones

deben ser tomadas”.2

2.1.1.3. Actividades de control.- Son las políticas y procedimientos que aseguran que las

directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones

necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la institución.


12

• Tipos de actividades de control

a) Revisiones de alto nivel.- Se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos,

pronósticos, periodos anteriores y competidores. Las iniciativas principales se rastrean tales

como, mejoramiento de procesos de producción y programas para contener o reducir costos – a

fin de medir la extensión en la cual los objetivos están siendo largos.

b) “Funciones directas o actividades administrativas.-Los administradores dirigen las funciones

o las actividades revisando informes de desempeño. Un administrador responsable por los

créditos de consumo de un banco revisa los informes por sucursal, región y tipo de préstamo,

verificando sumas e identificando tendencias, y relacionando resultados con estadísticas

económicas y objetivos.

c) Procesamiento de información.-Se implementa una variedad de controles para verificar que

estén completos y autorización de las transacciones. Los datos que ingresan están sujetos a

chequeos o a cotejarse con los archivos d control”.3

d) Controles físicos.-Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran físicamente en

forma periódica son contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros de

control.


13

2.1.1.4. Información y comunicación.- Se debe identificar, capturar y comunicar, información

pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus

responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contiene información

operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento que hace posible operar y controlar el

negocio.

a) Información

• Sistemas estratégicos e integrados.-Los sistemas de información son parte integral de las

actividades operacionales. Ellos no solamente capturan la información necesaria en la toma de

decisiones para controlar, como se discutió antes, sino que también son crecientemente

diseñados para llevar a cabo las iniciativas estratégicas. Un estudio emitido recientemente

indica que el cambio administrativo más importante en los 1990s es integrar la planeación, el

diseño y la implementación de sistemas con la estrategia global de la organización.

• Calidad de la información.-La información generada por sistemas afecta la habilidad de la

gerencia para tomar decisiones apropiadas para la administración y el control de las

actividades de la entidad. Los sistemas modernos proporcionan a menudo habilidad para

preguntar en línea, de manera tal que está disponible información fresca para las respuestas.

14

b) Comunicación

Es crítico que los reportes contengan datos apropiados suficientes para soportar un control

efectivo. La calidad de la información incluye indagar sí:

• Contenido apropiado. ¿Se necesita la información contenida en él?

• Información oportuna. ¿Está disponible cuando es requerida?

• Información actual. ¿Está disponible la más reciente?

• Información exacta. ¿Los datos son correctos?

• Información accesible. ¿Pueden obtenerse fácilmente por las partes apropiadas?

“El monitoreo asegura que el control interno continua operando efectivamente. Este proceso

implica la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de la operación de los

controles en una adecuada base de tiempo, y realizando las acciones necesarias. Se aplica para

todas las actividades en una organización, lo mismo que algunas veces para contratistas

externos”.4

2.1.1.5. Actividades de monitoreo ONGOING.-Son múltiples las actividades que sirven para

monitorear el funcionamiento del control interno en el curso ordinario de las operaciones.

Incluyen actos regulares de administración y supervisión, comparaciones y otras acciones

rutinarias.


15

Las siguientes son ejemplos de actividades de monitoreo ongoing:

“Las comunicaciones recibidas de partes externas corroboraban la información generada

internamente o señalan problemas. Los clientes corroboran implícitamente los datos de

facturación pagando sus facturas. Mediante el diálogo, los reclamos de los clientes respecto de la

facturación pueden indicar deficiencias sistémicas en el procesamiento de las transacciones de

ventas.

La estructura organizacional apropiada y las actividades de supervisión proporcionan una visión

amplia de las funciones de control y de la identificación de deficiencias”.5

2.1.2. El proceso de evaluación.

La evaluación es un procedimiento en el sistema de control interno. Puesto que las

aproximaciones y las técnicas varían, deberá existir una disciplina en el proceso, así como ciertas

bases inherentes a él.

El evaluador debe comprender cada una de las actividades de la entidad y cada uno de los

componentes del sistema de control interno que están siendo dirigidos. Puede ser útil centrarse

primero en cómo operan las funciones significativas del sistema, generalmente referidas como

diseño del sistema. Ello puede implicar discusiones con el personal de la entidad y revisión de la

documentación existente.


16

2.1.2.1. ¿Qué puede hacer el control interno?

“El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y

rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar información financiera

confiable, y asegurar que la empresa cumpla con las leyes regulaciones, evitando perdida de

reputación y otras consecuencias”.6

2.1.2.2. Control interno sobre los ingresos de efectivo.

Los ingresos de efectivo aseguran que todo el efectivo se deposita en el banco del registro

contable de la compañía sea correcto.

Muchos negocios reciben efectivo sobre el mostrador y por medio del correo.

Cada fuente de ingreso de efectivo requiere medidas de seguridad.

2.1.2.2.1. Faltantes y Sobrantes de Efectivo.-Existe por lo general una diferencia entre el ingreso

real de efectivo y el registro de efectivo recibido durante el día. Normalmente, la diferencia es

pequeña y es resultado de errores involuntarios. Cuando el saldo del efectivo registrado excede el

efectivo disponible, tenemos unas situaciones de faltante de efectivo. Cuando el efectivo real

excede al saldo de la caja registradora de Marcy’s indicaron ingresos por ventas por $ 25.000,

pero que el efectivo recibido fue de $24.980. Para registrar las ventas del día, la tienda haría el

siguiente asiento:


17

X

Efectivo 24.980

Faltantes y sobrantes de efectivo 20

Ingresos por ventas 25.000

V/. Ventas diarias en efectivo

2.1.2.3. Criterios básicos del control interno

Para que un control interno de cualquier organización, se considere sólido y efectivo, debe

incluirse criterios que se identifiquen con un tema específico que se relacione con los siguientes

aspectos:

a. Controles de legalidad. Permiten que solo se autoricen operaciones consideradas legítimas

y que se den inicio a las mismas de una manera apropiada, con base en criterios que den un

ordenamiento sistemático, ya sea tomando en cuenta el orden de llegada, las prioridades

establecidas, las fechas de vencimiento etc.

b. Controles de oportunidad. Permiten que las transacciones legítimas y autorizadas, se

ejecuten y se registren adecuadamente como fueron autorizadas, evitando que se generen cuellos

de botella que entorpezcan el flujo normal de las operaciones.

18

Los controles deben permitir la oportunidad de identificar los riesgos y detectar sus efectos,

para tomar acciones correctivas.

c. Controles preventivos. Permiten evitar que los riesgos existentes causen problemas a la

organización, como la colusión para cometer delitos contra la organización, e inducen a los

empleados a cumplir con sus responsabilidades en la ejecución de las operaciones evitando la

corrupción y malos manejos de los recursos.

d. Controles gerenciales. “Estos controles permiten evaluar y medir la eficiencia, efectividad y

economía de la operaciones desarrolladas a través de indicadores de gestión implantados en los

distintos niveles operacionales, con lo cual se pueda apreciar el costo frente al beneficio de los

controles. Los controles gerenciales más importantes son la supervisión, la auditoría interna y

los reportes diseñados para hacer seguimiento de los sectores de riesgo que permitan tomar

decisiones oportunas”. 7

e. Controles de detección. Permiten que se detecten a tiempo los riesgos de errores e

irregularidades en la ejecución de las operaciones y sirvan como base de acciones correctivas

para minimizar el efecto de dichos riesgos. Ejemplos de estos controles son las alarmas contra

robos, las claves de acceso a redes informáticas, controles de validación de datos o valores etc.


19

f. Controles prácticos y funcionales. Permite que el diseño de controles internos, no obedezca

a influencias de la moda, sino que contemple las necesidades reales de la organización en su

afán de servir con calidad y oportunidad a sus clientes.

g. Controles generales. Nos permiten que se estandaricen medidas y procedimientos que

cubaran todos los departamentos, funciones y personas que se quiera controlar de acuerdo a las

necesidades de información gerencial y el seguimiento a ciertos aspectos estratégicos con base

a las necesidades de la organización.

h. Controles específicos. Permite que los controles internos, sean diseñados en el detalle

necesario, para cubrir todos los ángulos de la operación que se quiere controlar.

2.1.3. Herramientas del control interno.

a) Uso de numeración en los documentos

El uso de la numeración consecutiva, para cada uno de los formatos diseñados para el control

y registro de las operaciones sean o no generados con el propio sistema, permite el control

necesario sobre la emisión y uso de los mismos, además sirve de respaldo de la operación,

así como para el seguimiento de los resultados de lo ejecutado.

Además permite que se relacione con otros datos que pueden ayudar a descubrir malos manejos

o pagos duplicados, en otras palabras el sistema no controla el número de factura.

20

Si no el número de documento que genera el sistema para el pago, el cual nunca se va a repetir.

b) El uso de dinero en efectivo

Algunas entidades aun manejan dinero en efectivo para el uso de los fondos de caja chica, lo

cual si no existe un buen control puede convertirse en una fuente de desperdicio constante que

a la larga puede constituirse en una gran estafa.

La alta tecnología actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permiten que los

pagos se realicen utilizando los servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a

ordenar el pago a través de transferencias bancarias, directamente a las cuentas del

beneficiario, tanto para empleados y proveedores. Los únicos pagos en efectivo para aquellos

conceptos considerados de urgencia se deberán realizar a través de los fondos de caja chica,

reglamentado su uso y reposición.

c) Uso de cuentas de Control

La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, deben ser los suficientemente amplios

para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones.

21

d) Depósitos inmediatos e intactos

“Se deben crear mecanismos que permitan conocer, a la brevedad posible el monto de las

recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de terceros sin que se

registren oportunamente en los sistemas respectivos.

En los casos de recaudaciones directas, estos valores deben ser depositados en forma inmediata

e intacta para evitar que se utilice el efectivo en operaciones ordinarias”.8

e) Uso mínimo de cuentas bancarias

La aplicación de una cuenta principal o cuenta única o cualquier otra denominación,

minimiza el uso de cuentas bancarias ya que utilizando la tecnología disponible en el

mercado, el pago se puede efectuar a través de transferencias bancarias, sin que se cuente con

chequeras, evitando una serie de cuentas con el fin de facilitar el control del movimiento y

disponibilidad de los fondos asignados para las operaciones.

f) Uso de dispositivos de seguridad

Los dispositivos de seguridad actualmente no solo se refieren a la seguridad física o alarmas

que se pueden colocar en los sistemas. Hoy existen verdaderas claves de acceso, servidores

que tienen la función de verificar que no ingresen información contaminada que puede dañar

la información de los sistemas.


22

g) Uso de indicadores de gestión

“El uso de indicadores de gestión debe formar parte de los sistemas para que permitan medir

el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto físico como financiero, de tal

manera que se pueda hacer un análisis de la gestión en los distintos sectores y proyectar de

mejor manera a la organización ayudando a reorientar las acciones en los casos específicos.

Los auditores internos pueden ser una gran ayuda en el establecimiento de estos indicadores,

ya que ellos son los que más conocen de las operaciones de todos los sectores donde se

puedan diseñar indicadores y medir la gestión”.9

2.1.4. Responsables del control interno

El control interno abarca todo el contexto organizacional, y dentro de cada campo de acción, los

distintos procedimientos involucran a los distintos niveles responsables de la ejecución de las

funciones.

2.1.4.1. La Gerencia

La gerencia como representante legal de la organización, es la principal responsable de la

existencia y mantenimiento del control interno en todos los niveles; para esto, la gerencia tiene la

responsabilidad de:


23

a. Diseñar la filosofía del control interno institucional, así como definir una estrategia para su

desarrollo e implementación en el corto, mediano y largo plazo.

b. Identificar e instruir para que se apliquen las normas que serán la base del desarrollo del

control interno.

c. Autorizar el diseño de procedimientos y medidas de control interno complementarias que

permitan definir su propio ambiente y estructura de control interno de acuerdo a las

circunstancias específicas de cada unidad administrativa en el marco de las políticas y

objetivos organizacionales.

d. “Requerir periódicamente la evolución de los logros alcanzados utilizando todos los medios

disponibles de control y seguimiento, que permitan mejorar y actualizar el control interno.

e. Decidir y tomar las medidas correctivas que le permitan anular cualquier posibilidad de

riesgos de errores o irregularidades o del uso indebido de los recursos, y optimizar el control

interno”.10

2.1.4.2. Ejecutivos financieros.

Los ejecutivos financieros tiene el deber de buscar los controles para que las operaciones que se

relacionan con las recaudaciones y el uso de los recursos financieros de la organización, se

10

MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.

24

lleven a cabo dentro de las medidas de control interno que eviten las fuentes del desperdicios,

malos manejos o robo, y alienten la eficiencia en las operaciones.

“La responsabilidad de los ejecutivos financieros, es delicada porque deben proveer de los

fondos necesarios para respaldar las operaciones, con lo cual, su sector es el que probablemente,

tiene la mayor posibilidad de que se produzcan riesgos cuyos efectos pueden ser nocivos para

la organización”.11

2.1.4.3. Comité de auditoria

Generalmente forma parte del cuerpo colegiado más alto, junta directiva, por ejemplo; se encarga

del control de las finanzas y el control interno en este campo, para lo cual utiliza como medio de

evaluación a la auditoría interna.

Por su ubicación, el comité de auditoría, tiene la facultad de cuestionar a la gerencia sobre

asuntos relacionados con el cumplimiento de sus responsabilidades, además de asegurar que se

tomen las medidas correctivas necesarias.

El funcionamiento del comité de auditoría, en cualquier organización, trae muchos beneficios,

por lo que es de importancia su implementación, para que contribuya al mejoramiento constante

del sector financiero, a más de que se provea de seguridad e independencia a la auditoría interna.

11

MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.

25

2.1.4.4. Comité de finanzas

“Generalmente este tipo de comités, tiene la responsabilidad de asegurar que las operaciones en

la parte financiera, se lleven a cabo de acuerdo a lo previsto y se ejecuten a los lineamientos

que dicta el órgano superior, asimismo interviene en autorización de endeudamiento, autorización

de créditos, asignación de recursos a los distintos sectores, etc.

Este comité, como responsable del control interno de las operaciones a las que está vinculado,

contribuye a fortalecer el control interno institucional a través de evaluar la consistencia de los

presupuestos con los planes operativos y los resultados esperados, así como a garantizar que los

créditos se otorguen a potenciales clientes, sin antecedentes que perjudiquen a la

organización.”12

2.1.4.5. Área Jurídica

Se encarga de los aspectos legales que se producen en las operaciones y de las relaciones que

la organización tiene con el exterior en materia fiscal.

Esta área como responsable del control interno, debe contribuir con la revisión de los controles y

otros instrumentos jurídicos, con el fin de salvaguardar los recursos. Por otro lado, el área

jurídica bien organizada, permite a la organización cumplir en forma adecuada con las leyes y

regulaciones fiscales, sociales y constitucionales.

12

MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá

26

2.1.4.6. La Auditoría Interna

2.1.4.6.1. Definición

“La auditoría interna, desde cualquier ángulo que se le mida, constituye la garantía del control

interno, por lo tanto tiene la responsabilidad de evaluar permanentemente todo el ambiente y

estructura del control interno, los sistemas operacionales y los flujos de información, para evitar

que surja o se incremente el nivel de riesgo de errores e irregularidades, asegurando su solvencia

actual y aquella impuesta por la dinámica necesaria de una organización.

La auditoría interna, bien ubicada y preparada para enfrentar los riesgos y desafíos tecnológicos,

estará en condiciones de aportar con mejores recomendaciones para mantener un sólido control

interno que ayude a crecer, mantenerse en el mercado y a obtener una rentabilidad de acuerdo al

mercado que abarca”.13

La auditoría interna es la responsable de que el control interno esté funcionando como fue

diseñado, por la tecnología que utiliza para evaluar, por la independencia que le permite evaluar

cualquier segmento de la organización, por su preparación y enfoque de análisis global, mirando

las cosas desde los procesos y no desde el ángulo de una transacción.

13


27

La auditoría interna debe dar a conocer de inmediato sobre cualquier anomalía para que la

administración tome acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los

riesgos existentes y mejorar permanentemente los controles.

Todo empleado, en el nivel que se desempeñé, es responsable por aplicar todas las medidas de

control interno diseñadas, sea que estén incorporadas a los sistemas o fuera de ellos; además en la

medida de las posibilidades y capacidades, su aporte debe cristalizarse buscando e informando

nuevos métodos de trabajo que aumenten la eficiencia operacional y los controles de su área, así

como denunciar irregularidades que conozcan y descubran como producto de su trabajo.

2.1.4.7. En el sector público, las Contralorías

Generalmente en el sector público, la Contraloría es el órgano rector del control gubernamental,

aparte de diseñar sus propios sistemas para realizar las auditorias de los entes públicos, es

responsable por diseñar y promulgar las normas de control interno, que son obligatorias para

todos los entes públicos, lo cual permitirá:

a) “A cada ente público, definir su propio ambiente y estructura de control interno, basado

en la complejidad, el ámbito de las operaciones y las circunstancias presupuestarias propias de

las mismas.

b)Asesorar en la implantación de las normas de control interno, así como en la aplicación de

las recomendaciones para fortalecer el control interno que emita la auditoría interna y las firmas

privadas que sean contratadas.

28

c) Evaluar periódicamente la existencia, implantación y actualización de los sistemas

operacionales y el control interno de todos los entes que conforman el sector público”.14

2.1.5. Evaluación del Sistema de Control Interno

2.1.5.1. Generalidades

El Control Interno mantiene una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del

sistema se cumplirán. La implantación y el mantenimiento de un sistema adecuado de control

interno es responsabilidad de la administración del ente y el diseño del mismo ha de realizarse

teniendo en cuenta los juicios de la administración en cuanto a la relación costo-beneficio de cada

procedimiento de control.

La evaluación de los controles internos contables hecha por el auditor externo para cada tipo

importante de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a sí los procedimientos

establecidos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisión del contador

público y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia

importante para su objetivo. En este contexto una deficiencia importante significa que los

procedimientos establecidos, o el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una

seguridad razonable de qué errores o irregularidades por importantes significativos con respecto a

las cuentas anuales que están siendo auditadas pudieran prevenirse o detectarse por los empleados

del ente en el curso normal de la ejecución de las funciones que les fueron asignadas.

14


29

2.1.5.1.1. Riesgos de la Evaluación

Los riesgos están constituidos por aquellos errores de importancia que ocurren en el proceso

contable del cual se obtienen los saldos de las cuentas. Otro riesgo es que cualquier error de

importancia que puede existir, sea o no detectado por el contador público.

La norma de auditoría sobre el estudio y evaluación del control interno establece que la extensión

de las pruebas necesarias para reunir suficiente evidencia de acuerdo con la dicha norma variará

inversamente a la confianza del contador público en el control interno. El conjunto de estas dos

normas implican que la confianza que el auditor deposite en el control interno y en sus

procedimientos de auditoría deberá proporcionar una base suficiente para su opinión en cualquier

caso, aunque la proporción de confianza obtenida de las dos fuentes respectivas varíe según los

casos.

2.1.5.1.2. Métodos para evaluar el control interno

Existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio de:

• Cuestionario

• Narrativo o descriptivo

• Gráfico o diagrama de flujo

30

2.1.5.1.2.1. Método de cuestionario

“Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los

funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de las empresas bajo examen. Las

preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el

sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy

confiable. Algunas preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan las

letras – NA- no aplicable”.15

La aplicación del cuestionario sirve de guía para el relevamiento y la determinación de las áreas

críticas de una manera uniforme facilitando la preparación de las cartas del control interno. No

obstante, existen algunas limitaciones que el encargo de la auditoria debe subsanar, tales como:

• Adaptación a los procedimientos y naturaleza de las operaciones de las empresas bajo examen,

que no siempre pueden preverse en una cuestión estándar.

• Limitación para preguntas de acuerdo a la experiencia del auditor que está efectuando el

relevamiento por este método.

• Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias del sistema de control interno que se

requieren para auditoría.

15

ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.

31

2.1.5.1.2.2. Método narrativo o descriptivo.

“Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del

sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos,

funcionarios y empleados, mencionando los riesgos y formularios que intervienen en el

sistema”.16

Este método es aplicado en auditoría de pequeñas empresas, requiere que el auditor que realiza el

relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la información que le es necesaria y

determinar el alcance del examen.

2.1.5.1.2.3. Gráfico o diagrama de flujo.

Este método nos permite describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas de auditoría,

así como los procedimientos través de sus distintos departamentos y actividades. En la

descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que

den una idea completa de los procedimientos de la empresa.

“Sus principales ventajas son:

a) Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos;

16


32

b) Permitir al auditor apreciar en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan

en el relevamiento;

c) Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo; y

d) Facilitar la presentación de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la empresa sobre

asuntos financieros y operativos”.17

2.1.6. Ciclo de tesorería

2.1.6.1. Naturaleza y funciones

Este ciclo abarca aquellas funciones relativas a los fondos de capital; por lo tanto, se inicia

considerando las necesidades de efectivo, distribución y aplicación del disponible, culminándose

con su retorno a las funciones que lo originaron, como inversionistas, acreedores, etc.

Un ciclo regular de tesorería comprende, entre otras, el desarrollo de las siguientes actividades:

• “Administración del efectivo e inversiones de las deudas u obligaciones, de las acciones y

demás valores mobiliarios.

• Mantenimiento de relaciones con instituciones financieras y afines, con agentes de valores y

accionistas.

• Custodia del efectivo y demás valores, e incluyendo conciliaciones de saldos.

• Acumulación y pago de intereses y dividendos”.18

17


33

2.1.6.2. Ingresos y desembolsos

En el ciclo de tesorería se recibe y se desembolsa efectivo como conclusión de las transacciones

propias de estas actividades. Debe entenderse que la entrada y salida de efectivo no solamente

proviene del ciclo de tesorería sino también de los ciclos de ingreso, adquisición y pago, que

originan entradas y salidas de efectivo. Lo anterior en razón a que en ocasiones ha llegado a

manifestarse, de sí es prudente considerar la función de ingreso como parte del ciclo de tesorería

o de egreso, o la función de desembolsos como del ciclo de tesorería o del de adquisición y pago

o de todos.

2.1.6.3. Objetivo del Control Interno

“Los objetivos del control interno del ciclo de tesorería son de: autorización, procesamiento,

clasificación, verificación, evaluación y protección física, los cuales pueden sintetizarse en la

siguiente forma:

2.1.6.4. Autorización.

Conforme a criterios de la administración o dirección, debe autorizarse:

• La obtención de fondos de efectivo

• La oportunidad y demás condiciones de las deudas

18

FRANKLIN, Enrique Benjamín. (2.007). Auditoría Administrativa. Editorial Pearson Educación. México.

34

• Los montos y oportunidad para inversión de fondos

• Los ajustes y distribución a cuentas de inversionistas, acreedores, etc.

• Creación y mantenimiento de procedimientos para el proceso del ciclo”.19

2.1.6.5. Proceso de transacción. Aprobación de solicitudes o requerimientos para retorno de

fondos de capital y compra o venta de inversiones; informar exacta y oportunamente hechos

económicos derivados de: obtención de fondos de capital, de inversionistas y acreedores;

necesidades de fondos de capital y devolución o retorno de tales sumas; compra y venta de

inversiones y demás valores y el producto o rendimiento de las inversiones.

2.1.6.6. Verificación y Evaluación. Se debe evaluar y verificar periódicamente los datos de

impuestos, los saldos de las diversas cuentas de efectivo, inversionistas, deudas de capital y

actividades de transacciones relacionadas.

2.1.6.7. Protección física. El acceso al efectivo, documentos y registros de accionistas, deudas e

inversiones y procedimientos para el proceso, deben efectuarse conforme a planes de seguridad y

control, establecidos por la dirección.

19


35

2.1.6.8. Ciclo de tesorería

CUADRO N° 1

Fuente: FRANKLIN, Enrique Benjamín. (2.007). Auditoría Administrativa. Editorial Pearson Educación. México.

2.1.6.9. Ciclo de adquisición y pagos

2.1.6.9.1. Naturaleza y funciones

Este ciclo es de suma importancia, que cierra operaciones de compra y nómina. Por su naturaleza,

este ciclo abarca un amplio campo de relación en el contexto de una estructura contable. Para una

mejor concepción de sus funciones, en lo dable se hace una separación de compra y nómina.

Las funciones de compra usualmente abarcan operaciones de adquisición de bienes, mercancías y

servicios, clasificación, resumen e información de las compras y de los pagos.

Ciclos de Adquis. Y

pago

Inversiones

Distribución

Ciclos de Ingresos

Necesidad del efectivo

Recursos

36

“Las funciones de nómina del ciclo, ordinariamente abarca operaciones de: clasificación,

resumen, información y pago de los servicios de los empleados por estas funciones el ciclo puede

afectar los rubros de: efectivo, inventarios, propiedades, cuentas a pagar, gastos acumulados,

costos de fabricación, gastos de ventas y embarques, gastos generales y de administración.

Un aspecto de transcendental importancia en este ciclo es la debida coordinación de

transformación que se mantiene como ciclo de transformación con el objeto de que las

adquisiciones que se hagan para la producción sean las adecuadas en volumen, calidad,

especificaciones, condiciones, etc.; además, para que se mantengan los niveles de inventarios

necesarios”.20

2.1.6.9.2. Funciones especiales

Compras. Esta función comprende, selección del proveedor, solicitud de las compras, efectuar las

compras, recepción, control de calidad, cuentas a pagar y desembolsos de efectivo.

Nómina. Esta función implica la selección de personal, relaciones laborales, información y

control de asistencia, contabilidad de nómina, desembolsos de nómina, contabilidad de proyectos.

20


37

2.1.6.9.3. Asientos contables

Compras. Contiene asientos de compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribuciones de

cuentas, pagos pre-pagados y acumulaciones.

Nómina. Implica particularidades de nóminas pagadas, beneficiarios pagados a empleados,

distribución de mano de obra (a gastos y capitalizable), ajustes de nómina, pagos pre-pagados,

acumulaciones, proyectos – adquisición y pagos – (cargos a cuentas de proyectos y obras).

2.1.6.9.4. Documentos y formas

Compras. Abarca solicitudes de compras, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas

de proveedores, nota débito y crédito, comprobantes, solicitudes de cheques, autorizaciones para

desembolsos de proyectos.

Nómina. Registro de movimiento de personal, controles de tiempo, informes de tiempo, ajustes

de nómina, pagos especiales (incapacidades, indemnizaciones, anticipos, etc.) y cheques.

2.1.6.9.5. Base de datos

“Compras. Implica el archivo de proveedores, (estadística), que involucra datos relativos a

nombres y direcciones de proveedores y de precios; registros de obras en construcción

(dinámica); cuentas a pagar (dinámica), que incluye cuentas pendientes de historial de pago y

compromiso de compras (dinámico).

38

Nómina. Incluye, archivo maestro de empleados (estadístico), que encierra nombre de los

empleados e información conexa, tipos de retribuciones, elementos de beneficio a empleados,

registros de salarios de empleados, (dinámico)”.21

2.1.6.9.6. Enlace con otros ciclos

Compras. Erogaciones de efectivo, por el ciclo de tesorería; recepción de bienes, mercancías y

servicios con el ciclo de transformación; resúmenes de transacciones, con el ciclo de informe

financiero.

Nómina. Erogaciones de efectivo, con el ciclo de tesorería; servicios de mano de obra, con el

ciclo de transformación; resúmenes de transformaciones con el ciclo de informe financiero.

2.1.7. Ciclo de informe financiero

2.1.7.1. Naturaleza y funciones

Recolecta información contable confiable y operativa y la analiza, evalúa, resume, concilia,

ajusta y reclasifica, con el objeto de suministrarla a la dirección y a terceros. Se tiene entonces,

que su finalidad es informar a la dirección de la empresa en sus organismos esenciales como

21


39

asambleas de accionistas, juntas directivas, consejos, comités, funcionarios y a terceros

interesados o vinculados como organismos gubernamentales, prestamistas o acreedores, etc. la

situación de la empresa y el resultado proveniente del proceso de transacciones.

Contablemente este ciclo recibe asientos primarios o de diarios provenientes de los otros cuatro

ciclos, que son los que procesan transacciones.

Las múltiples cuentas del mayor general deben evaluarse y analizarse en este sitio y conciliarse

con la información que recibe de los otros ciclos. Este paso es indispensable efectuarlo, sobre

todo cuando el proceso de análisis y evaluación no se completa en las funciones que desarrollan

los ciclos que procesan transacciones. De tal manera, se tiene que el grado de obsolescencia o de

existencia excesiva de inventarios y la posibilidad de recaudo de las cuentas por cobrar, pueden

habitualmente manejarse y establecerse en el ciclo de transformación e ingreso.

2.1.7.2. Particularidades del ciclo de informe financiero

Las características de este ciclo son las siguientes:

2.1.7.2.1. “Funciones especiales: Pases al mayor general, datos para notas e información

suplementaria, elaboración de asientos de diario (cuando no se hace en otros ciclos),

consolidaciones, conversión de datos en monedas diferentes a la de curso legal, elaboración de

informes, archivo de datos financieros.

40

2.1.7.2.2. Asientos Contables: Valuaciones (si no se hacen otros ciclos) eliminaciones y

reclasificaciones.

2.1.7.2.3. Documentos y formas: Asientos de diario, estados financieros e informes diversos.

2.1.7.2.4. Base de datos: Los datos más destacados de índole estadística o de referencia son la

clasificación de cuentas, presupuestos y en cierta forma datos de condición económica tales como

tipos de cambio, indicadores, patrones legales de medición y ajustes, etc. Como datos de carácter

dinámico o de saldos, se tienen el libro mayor general, libros auxiliares y minutas:

2.1.7.2.5. Informes generales u ordinarios: Balances de comprobación, balances generales y

estados de resultados, informes de responsabilidades, informes de resultados por dependencias o

secciones, estados de movimiento de efectivo, estado de cambios en la situación financiera y

declaraciones de renta y patrimonio.

2.1.7.2.6. Enlaces con otros Ciclos: Asientos de diario de otros ciclos e informes a la función de

planeamiento financiero y control.”22

2.1.8. Auditoría y control de los procesos informáticos

Los procedimientos informáticos han cambiado notablemente las condiciones internas de las

organizaciones, motivando de tal modo importantes consecuencias en materia de control interno.

22


41

“Se aconseja a los efectos de evitar fraudes la separación de funciones entre quienes son

encargados de manejar el sistema, los programadores y quienes controlan los inputs, los cuales

deberían ser efectuados por tres técnicos o grupos de técnicos en informática diferentes. Sin

embargo tanto por el tamaño de la Institución, como por las nuevas características que tienen

lugar en los procesos fabriles y de servicios los controles deben adaptarse a esta nueva situación.

No menos importante resulta no sólo el control de acceso a la información, sino la posibilidad de

acceder a archivos de gran valor estratégico como son los relacionados con los clientes y sus

respectivas evoluciones comerciales. Muchos tienen interés en hacerse de dichas bases de datos a

los efectos de su venta a la competencia”.23

2.1.8.1. Controles de la organización del proceso de datos.

Podemos estudiar cuatro aspectos:

1. División de responsabilidades

2. Control sobre los operadores del ordenador

3. Biblioteca de programas

4. Sistemas de seguridad ante incendios u otros accidentes

23


42

A los efectos de mantener la integridad del sistema cuando las funciones de autorización y

registro están comprendidas en el propio programa es necesario separar la función de operación y

manejo de las máquinas y la de mantenimiento del programa y de la memoria o biblioteca. Esta

separación de funciones es importante por cuanto, proporciona una eficaz verificación cruzada de

la exactitud y corrección de los cambios introducidos en el sistema, impide al personal de

operaciones efectuar revisiones sin plena autorización y verificación, evita que el personal ajeno

a la operación tenga acceso al equipo, y por último mejora la eficiencia, puesto que las

capacidades y el adiestramiento que se requieren para desempeñar tan diversas actividades

difieren.

Es importante la separación entre el personal encargado de las bibliotecas, y el de la sección de

adquisición y control de datos.

• Deben mantenerse en otro lugar, duplicados de todos los archivos, programas y documentación

básica.

• Protección contra excesos de humedad, variaciones de temperatura, caídas de tensión, cortes de

suministro, campos magnéticos, actos delictivos, etc.

• Protección contra incendios, inundaciones, desastres naturales, etc.

• Plan de emergencia que prevea las actuaciones básicas y medios alternativos disponibles ante

distintos niveles de sucesos catastróficos.

• Designación de un responsable de seguridad y revisión periódica de la operatividad de los

medios dispuestos.

• Seguro que cubra el riesgo de interrupción del negocio y el costo de reconstrucción de ficheros.

43

2.1.9. Normas de actividades de control

2.1.9.1. Separación de tareas y responsabilidades

Las tareas y responsabilidades esenciales relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión

de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes.

El objetivo de esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad

dentro de la estructura organizacional.

Al evitar que los aspectos fundamentales de una transacción u operación queden concentrados en

una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de errores, despilfarros o actos

ilícitos, y aumenta la probabilidad que, de producirse, sean detectados.

2.1.9.2. Coordinación entre áreas

Cada área o sub-área del organismo debe operar coordinada e interrelacionada mente con las

restantes áreas o sub-áreas.

En una entidad, las decisiones y acciones de cada una de las áreas que lo integran, requieren

coordinación. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las unidades que lo

componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar aunadamente para que se

alcancen, en primer lugar, los del organismo.

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44

La coordinación mejora la integración, la consistencia y la responsabilidad, y limita la autonomía.

En ocasiones una unidad debe sacrificar en alguna medida su eficacia para contribuir a la del

organismo como un todo.

2.1.9.3. Documentación

“La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben estar

claramente documentados, y la documentación debe estar disponible para su verificación.

La información sobre el sistema de control interno puede figurar en su formulación de políticas, y

básicamente en el respectivo manual. Incluirá datos sobre objetivos, estructura y procedimientos

de control.

La documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta y

posibilitar su seguimiento para la verificación por parte de directivos o fiscalizadores”.24

2.1.9.4. Niveles definidos de autorización

La autorización es la forma idónea de asegurar que sólo se llevan adelante actos y transacciones

que cuentan con la conformidad de la dirección. Esta conformidad supone su ajuste a la misión,

la estrategia, los planes, programas y presupuestos.

24


45

La autorización debe documentarse y comunicarse explícitamente a las personas o sectores

autorizados. Estos deberán ejecutar las tareas que se les han asignado, de acuerdo con las

directrices, y dentro del ámbito de competencias establecido por la normativa.

2.1.10. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad, deben registrarse inmediatamente y ser

debidamente clasificados.

“Las transacciones o hechos deben registrarse en el momento de su ocurrencia, o lo más

inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el proceso o

ciclo de la transacción o hecho, desde su inicio hasta su conclusión”.25

Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que una vez procesados, puedan ser

presentados en informes y estados financieros confiables e inteligibles, facilitando a directivos y

gerentes la adopción de decisiones.

2.1.10.1. Acceso restringido a los recursos, activos y registros.

Debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas.

25


46

Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas

protecciones, a través de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases para acceso, etc.

Además, deben estar debidamente registrados y periódicamente se cotejarán la existencia física

con los registros contables para verificar su coincidencia. La frecuencia de la comparación,

depende del nivel de vulnerabilidad del activo.

Estos mecanismos de protección cuestan tiempo y dinero, por lo que en la determinación del

nivel de seguridad pretendido deberán ponderarse los riesgos emergentes entre otros del robo,

despilfarro, mal uso, destrucción, contra los costos del control a incurrir.

2.1.10.2. Rotación del personal en las tareas claves

Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten

una mayor probabilidad de comisión de irregularidades. Los empleados a cargo de dichas tareas

deben, periódicamente, abocarse a otras funciones.

En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el control es un

mecanismo de probada eficacia, y muchas veces no utilizado por el equivocado concepto del

"hombre imprescindible".

47

2.1.10.3. Control del sistema de información

El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto

funcionamiento y asegurar el control del proceso de diversos tipos de transacciones.

La calidad del proceso de toma de decisiones en un organismo descansa fuertemente en sus

sistemas de información.

Un sistema de información abarca información cuantitativa, tal como los informes de desempeño

que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como la atinente a opiniones y comentarios.

El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos,

almacenamiento y salidas.

“El sistema de información debe ser flexible susceptible de modificaciones rápidas que permitan

hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección en un entorno dinámico de operaciones y

presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades del organismo, a

registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos

financieros”.26

26


48

2.1.10.4. Control de la tecnología de información

Los recursos de la tecnología de informar deben ser controlados con el objetivo de garantizar el

cumplimiento de los requisitos del sistema de información que el organismo necesita para el

logro de su misión.

La administración de estos recursos debe llevarse a cabo mediante procesos de tecnología de

información agrupados naturalmente a fin de proporcionar la información necesaria que permita a

cada funcionario cumplir con sus responsabilidades y supervisar el cumplimiento de las políticas.

A fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos del sistema de informaciones preciso de las

actividades de control apropiadas, así como implementarlas, supervisarlas y evaluarlas.

La seguridad del sistema de información es la estructura de control para proteger la integridad,

confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnología de información.

Las actividades de control general de la tecnología de información se aplican a todo el sistema de

información incluyendo la totalidad de sus componentes, desde la arquitectura de procesamiento -

es decir grandes computadores, minicomputadores y redes- hasta la gestión de procesamiento por

el usuario final. También abarcan las medidas y procedimientos manuales que permiten

garantizar la operación continua y correcta del sistema de información.

49

2.1.10.5. Indicadores de desempeño

Todo organismo debe contar con métodos de medición de desempeño que permitan la

preparación de indicadores para su supervisión y evaluación.

La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos de acción y el mejoramiento

del rendimiento.

La dirección de un organismo, programa, proyecto o actividad, debe conocer cómo marcha hacia

los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo, es decir, ejercer el control.

Los indicadores no deben ser tan numerosos que se tornen ininteligibles o confusos, ni tan

escasos que no permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la situación que se examina.

“Cada organismo debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus características, es decir,

tamaño, proceso productivo, bienes y servicios que entrega, nivel de competencia de sus

funcionarios y demás elementos diferenciales que lo distingan.

El sistema puede estar constituido por una combinación de indicadores cuantitativos, tales como

los montos presupuestarios, y cualitativos, como el nivel de satisfacción de los usuarios.

Los indicadores cualitativos deben ser expresados de una manera que permita su aplicación

objetiva y razonable. Por ejemplo: una medición indirecta del grado de satisfacción del usuario

50

puede obtenerse por el número de reclamos”.27

2.1.11. 403 Administración financiera - TESORERÍA

2.1.11.1. 403-01 Determinación y recaudación de los ingresos.

La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de los recursos

establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las

entidades y organismos del sector público, serán los responsables de la determinación y

recaudación de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurídico vigente.

Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de

autogestión, de financiamiento y donaciones. Se clasificarán por la naturaleza económica en:

corrientes, de capital y financiamiento.

Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector público

obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos,

rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las cuentas rotativas de Ingresos

aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las

cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.

27


51

La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de la red

bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas de ingresos

abiertas en los bancos corresponsales.

Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o

cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta

y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizados, durante el curso del día de

recaudación o máximo el día hábil siguiente.

2.1.11.2. 403-02 Constancia documental de la recaudación

El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector público y persona jurídica de

derecho privado que disponga de recursos públicos que recaude o reciba recursos financieros, en

concepto de ingresos, consignaciones, depósitos y otros conceptos por los que el Estado sea

responsable, otorgarán un comprobante de ingreso pre-impreso y pre-numerado.

Por cada recaudación que realice una entidad u organismo del sector público, por cualquier

concepto, se entregará al usuario el original del comprobante de ingreso pre-impreso y pre-

numerado o una especie valorada; estos documentos cumplirán con los requisitos establecidos

por el organismo rector en materia tributaria y respaldarán las transacciones realizadas,

permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se

preparará, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.

52

Ninguna institución por ningún concepto, podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de

bienes y servicios, sin que medie la comercialización de especies valoradas, factura, nota de venta

y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria.

Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del uso y destino de

los formularios para recaudación de recursos.28

En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se justificarán

documentadamente mediante controles administrativos.

2.1.11.3. 403-03 Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro

Nacional, o aquellas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos del

régimen seccional autónomo, entidades de seguridad social y empresas públicas, se entregarán al

beneficiario por la recepción de un servicio prestado por parte de un órgano del sector público.

Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarán obligatoriamente en

los presupuestos institucionales y se depositarán en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos

corresponsales.

La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administración pública que

manejen especies valoradas, llevarán registros sobre la emisión, venta y baja de estos documentos

28NORMAS DE CONTROL INTERNO,(2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87

53

y su existencia será controlada mediante cuentas de orden.

El Instituto Geográfico Militar es el único organismo autorizado para elaborar las especies

valoradas para todo el sector público del Ecuador.

2.1.11.4. 403-04 Verificación de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con la

finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los

valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al depositario oficial.

La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su

registro contable.

El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la

eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan. 29

2.1.11.5. 403-05 Medidas de protección de las recaudaciones

La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la administración de los

recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente,

mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos

corresponsales.

29NORMAS DE CONTROL INTERNO, (2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87

54

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por una garantía

razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al recaudador, la

contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con mecanismos de control

automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las

instalaciones, la asignación de personal de seguridad, la contratación de empresas de transporte

de valores o depósitos en bancos que ofrezcan este servicio.

2.1.11.6. 403-06 Cuentas corrientes bancarias

A la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional ingresarán todos los recursos provenientes de

cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a

través de cuentas auxiliares. Se exceptúan únicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en

función de los convenios internacionales que el país mantiene con otros países y las que

correspondan a las empresas del Estado.

La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario oficial será

autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institución

pública podrá aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos públicos.

Para administración de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema

financiero nacional serán autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe técnico

emitido por el ente rector de las finanzas públicas; se abrirán bajo la denominación de la entidad

55

u organismo público y su número será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un

adecuado control interno.

Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y servidores

autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas

bancarias, no tendrán funciones de recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos

materiales, de registro contable, ni de autorización de gastos. Las servidoras y servidores

responsables de su manejo serán obligatoriamente caucionados.

Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la fuente de donde provienen

los recursos, la Cuenta Corriente Única del Tesorero Nacional se dividirá en Cuentas Auxiliares:

entre otras la denominada Cuentas para la Provisión del Pago de la Deuda Pública.

Se mantendrán cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos públicos para la

provisión de pagos de amortización e intereses de la Deuda Pública Interna y Externa, recibiendo

los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente Única.

2.1.11.7. 403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo según los

registros contables como el saldo según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular

y periódicamente por lo menos una vez al mes.

56

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la

entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para

verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.

La conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones

efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente

registradas en la contabilidad.

Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por uno o

varios servidoras o servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos

y/o registro contable de las operaciones relacionadas.30

Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la

entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validación de la

información, el registro manual o automático de operaciones que permitan ajustar las diferencias

y estén respaldados por los respectivos manuales de operación, instructivos y ayudas en línea.

2.1.11.8. 403-08 Control previo al pago

Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un

pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica,

entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones:


57

a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de

los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;

b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada;

c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos

respectivos;

d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento

total o parcial de las obligaciones a pagar.

e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el

presupuesto.

Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan un

compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las

obras, bienes o servicios contratados.

2.1.11.9. 403-09 Pagos a beneficiarios

El Sistema de Tesorería, prevé el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y

organismos del sector público y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los

respectivos presupuestos aprobados.

El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad responsable del

Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos públicos; dichas obligaciones se registrarán

58

apropiadamente por las instituciones y se solicitarán de acuerdo al programa mensual aprobado.

Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pública.

Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitará de la cuenta

correspondiente y acreditará en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes,

debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos públicos,

siendo ésta la única forma de pago prevista para el mencionado sector.

En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentación en el sistema será posterior a los pagos

efectuados.31

Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas mediante

transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas

en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema

previsto para la administración de los servicios públicos.

Por excepción se manejarán los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los

beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es

un proceso de pagos vía electrónica que define en un solo débito la salida de recursos a través de

la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas públicas.


59

Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarán exclusivamente

en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector público, el

cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligación legalmente exigible, es

de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante. Bajo ninguna consideración se podrán

realizar pagos en efectivo, a excepción de los gastos que se realizan a través de la caja chica.

2.1.11.10. 403-10 Cumplimiento de obligaciones

Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas

establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá

un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos,

intereses y multas.

Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será

controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su

clasificación, sean éstas a corto o largo plazo.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada

en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien

o quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.

60

2.1.11.11. 403-11Utilización del flujo de caja en la programación financiera

Las entidades y organismos del sector público, para la correcta utilización de los recursos

financieros, elaborarán la Programación de Caja, en la que se establecerá la previsión

calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo

compatibilizar la ejecución presupuestaria anual en función de las disponibilidades.

La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión,

control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el

movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos

programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

La programación se podrá modificar en función de la evaluación de los ingresos efectivamente

recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificación

será aprobada por el Comité de las Finanzas Públicas del Ministerio de Finanzas.32

Cada entidad elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este

flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratégicos

institucionales.

Un instrumento de la programación financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de

ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, así

como los posibles excedentes de caja.


61

El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio presupuestario; su

periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades.

2.1.11.12. 403-12Control y custodia de garantías

En los contratos que celebren las entidades del sector público, para asegurar el cumplimiento de

los mismos, se exigirá a los oferentes o contratistas la presentación de las garantías en las

condiciones y montos señalados en la ley.

Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de: adquisición o

arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de

consultoría, cuyas cláusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de

una garantía, en las condiciones y montos señalados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública.

Igualmente, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a

entrega posterior, requieren de los proveedores la presentación de garantías de conformidad a las

estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la tesorería efectuar ningún pago sin el

previo cumplimiento de este requisito.

La tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías

con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:

62

• Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías

contempladas en las disposiciones legales vigentes

• La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y se verificará que

cumplan con los requisitos señalados en la ley.

• Custodia adecuada y organizada de las garantías.

• Control de vencimientos de las garantías recibidas.

La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantías a

fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución,

según sea el caso.

2.1.11.13. 403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos

Toda transferencia de fondos por medios electrónicos, estará sustentada en documentos que

aseguren su validez y confiabilidad.

La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la

gestión financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la

administración de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan

documentación inmediata que sustente la validez, propiedad y corrección de cada operación;

aspectos que limitan la aplicación de controles internos convencionales.33


63

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los

mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido solamente

a las personas autorizadas. Nadie más conocerá la serie completa de claves utilizadas en una

entidad. Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el

sistema de transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas por el signatario de

las claves respectivas.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automáticos diarios,

que constituirán uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que muestre los

movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.

El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro medio que

permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las

operaciones, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos originales.

Por efectos de seguridad las entidades mantendrán archivos electrónicos y/o físicos.

2.1.11.14. 403-14 Inversiones financieras, adquisición y venta

Las entidades y organismos del sector público, podrán invertir los excedentes temporales de caja

en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerará la mejor opción para el Estado

y las indicadas entidades.

64

La adquisición y venta de inversiones financieras estarán condicionadas a las autorizaciones de la

unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que

mantengan las instituciones, para lo cual observarán lo establecido en las disposiciones legales y

normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el

mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y

autorizaciones determinadas en la respectiva ley.

De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferirá la colocación en papeles emitidos

por el Estado.

Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector público a

excepción de los organismos seccionales, empresas públicas e institutos de seguridad social serán

redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.

Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector

público no requieren de partida presupuestaria para la inversión y la amortización del capital pero

sí para los gastos de comisiones y rendimientos.

2.1.11.15. 403-15 Inversiones financieras, control y verificación física

Se mantendrán registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversión corriente y

establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de

ellas, el sistema de registro contable proporcionará el control que asegure que han sido

65

registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de

manera oportuna. 34

Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo Página 20

Cuando exista un número elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar

para cada una, con lo cual se mantendrá un alto grado de confiabilidad en la información, estos

registros serán constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos

necesarios para la toma de decisiones.

Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la

custodia y registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de los valores fiduciarios

existentes.

Esta acción será efectuada por la unidad de auditoría interna y/o por una comisión nombrada para

el efecto, la misma que actuará bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad,

pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o semestral.35

2.1.12. Elementos del control interno

El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el

personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos

públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el

34NORMAS DE CONTROL INTERNO, (2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87 35NORMAS DE CONTROL INTERNO, (2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87

66

entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos

institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas

para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y,

la corrección oportuna de las deficiencias de control. El control interno será responsabilidad de

cada institución del Estado y tendrá como finalidad primordial crear las condiciones para el

ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General del Estado. 36

2.2. METODOLOGÍA DE LA PROPUESTA

2.2.1. Descripción de la metodología del proyecto

Para esta Investigación se utilizó entrevistas individuales a través de una encuesta, partiendo del

análisis de la entidad para llegar a establecer las necesidades del área de tesorería en lo que a

control interno se refiere.

También se empleará el método descriptivo o narrativo que consiste en la descripción detallada

de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las

distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. Se utilizará

el método gráfico, que consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas en

examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una

idea completa de los procedimientos del área.

36Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,(2009) Reformas y Reglamento

67

2.2.2 Técnicas.- Dos o más personas: el entrevistador y los entrevistados, en este caso serán

los funcionarios de la entidad.

2.2.3 La Consulta.- Es la obtención de información en libros, reglamentos, estatutos y demás

fuentes bibliográficas que sirvan de guía para que los procedimientos del control interno se

enmarquen dentro de su base legal.

2.2.4. Tipos de investigación

a. Cualitativa.- Permite la participación vinculante de individuos y comunidad con el objeto de

solucionar problemas y necesidades que encaminen su desarrollo. Se aplica en las encuestas y

entrevistas a los funcionarios y empleados del Departamento Financiero del Gobierno


b. Cuantitativa.- Mediante ella se recogen y analizan datos cuantitativos sobre variables. Su

aplicación se determina en la cuantificación de opiniones de las encuestas al personal, que son

tabuladas y transformadas las opiniones en datos numéricos y medibles.

c. Descriptiva.- Mediante este método nos permite recoger, organizar, resumir, presentar,

analizar y generalizar los resultados de las observaciones, implica la recolección, presentación de

datos para dar una idea clara del uso adecuado de los recursos económicos, materiales y humanos

de la institución.

d. Bibliográfica – Documental.- Se respaldará en fuentes de información secundaria como:

libros, folletos, Internet y otros. Se aplica durante toda la investigación, pero de manera especial

en el capítulo II, Marco teórico.

68

e. De Campo.- La información será recopilada a los actores del proceso, por medio de técnicas

de investigación de campo en el lugar mismo donde se presenta. En la aplicación de encuestas y

entrevistas a los funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.

2.3. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO

2.3.1. Población y muestra

La población que utilizaremos en el presente trabajo de investigación será:

Funcionarios del Departamento Financiero del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial

de Pastaza.

Director Financiero

Tesorera General

Analistas de Contabilidad 1

Tamaño de la muestra 6

2.3.2. Métodos, técnicas e instrumentos

Los métodos utilizados serán los siguientes:

• Método Inductivo. Se parte del estudio de causas, hechos o fenómenos particulares para

llegar al descubrimiento de un principio o ley general y así establecer cuál es la causa que incide

69

en el problema. Por lo que es necesario identificar las causas que inciden el de no contar con un

manual de control interno para a la gestión en la área de tesorería del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Pastaza.

• Método Analítico: Nos ayuda a describir brevemente las causas del porque el personal

responsable de la gestión del área de tesorería, no cuente con un manual de control interno los

mismos que ayuden a identificar y solucionar los posibles problemas, y con ello mejorar el

prestigio de la institución.

• Método Sintético: Mediante este método se tratará de realizar un trabajo investigativo, al

personal de la gestión del área de tesorería; para de esta manera saber qué es lo que sucede

cuando no se cuenta con un manual de control interno, por lo que se puede realizar

minuciosamente este tipo de trabajo en forma práctica.

En las encuestas y entrevistas, se logra identificar características de funcionarios de la entidad,

describiendo concienzudamente, para posteriormente inferir conclusiones sobre las mismas.

2.3.3. Técnicas

2.3.3.1. Entrevista

Es una técnica para obtener información, mejorar la redacción que consisten en un diálogo entre

dos personas; de tal manera que se realizará, la entrevista al director financiero del Gobierno

Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, en materia de control interno.

70

2.3.3.2. Encuesta

Destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones personales interesan al

investigador, y puede aplicar a sectores más amplios del universo, la encuesta se realizará al

personal de la dirección financiera en forma general. Será aplicada con el objeto de recolectar

información con detalles cualitativos y cuantitativos que permitirá profundizar, verificar y

consolidar la investigación.

Nuestro segmento de investigación será en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de

Pastaza

2.3.3.3. Ficha de encuesta

2.3.3.4. Tabulación e interpretación de las encuestas aplicadas a los empleados y

funcionarios del departamento financiero en el Gobierno Autónomo Descentralizado


Las encuestas se realizó a los funcionarios y empleados de la dirección financiera del Gobierno


71

1. ¿Existe un control formal y periódico sobre las actividades que desempeña y ejecuta la

tesorera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza?

Variables Frecuencia Porcentaje

SI 3 50%

NO 3 50%

POCO 0 00%

TOTAL 6 100%

50%50%

0%

SINOPOCO

CONTROL FORMAL Y PERIÓDICO SOBRE LAS ACTIVIDADES

Tabla N° 1

Gráfico N° 1

Elaborado por: Autoras


72

Análisis:

Los resultados nos demuestra que el 50% de los encuestados determina que se realiza un control

formal y periódico sobre las actividades que desempeña la tesorera del gobierno Provincial; y el

otro 50% determina que las actividades o funciones de la tesorera no son cumplidas

correctamente.

Interpretación:

Evidenciando que hace falta la aplicación de normas y procedimientos de evaluación y

desempeño de actividades a los empleados del Área de Tesorería.

73

2. ¿Existe un manual de control interno para la gestión de tesorería?


SI 1 17%

NO 5 83%

POCO 0 00%

TOTAL 6 100%

17%

83%

0%

SI

NO

POCO

Tabla N° 2

Gráfico N° 2

MANUAL DE CONTROL INTERNO



74

Análisis:

Determina que el 83% de los encuestados manifiestan que no existe un manual de control

interno para la gestión de tesorería; y el 17% opina que si existe dicho modelo de control pero

que no conocen su normativa.

Interpretación:

Se determina la inexistencia de un manual de control interno para la gestión de tesorería que

permita a los responsables del área la aplicación de procedimientos adecuados en la custodia

y utilización de bienes públicos.

75

50%

17%

33%SINOPOCO

3. ¿Conoce usted las atribuciones y responsabilidades del funcionario, como lo establece la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su Art. 3.- recursos públicos.


SI 3 50%

NO 1 17%

POCO 2 33%

TOTAL 6 100%

Tabla N° 3



Gráfico N° 3

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL FUNCIONARIO

76

Análisis:

Determina que el 50% de los encuestados han manifestado conocer sus responsabilidades, el

17% de los encuestados han considerado que no conocen las funciones y responsabilidades que

se desempeña en el departamento financiero; y el otro 33 % desconoce en su totalidad sobre las

funciones y responsabilidades de su cargo.

Interpretación:

Analizamos que hace falta la aplicación de un manual de clasificación de puestos en la que se

determine funciones y responsabilidades en base a la LOCGE, a cada uno de los empleados

que laboran en el departamento financiero.

77

4. ¿Existen funcionarios de la institución que laboren en forma regular y sean responsables

en la evaluación del desempeño de funciones en la gestión de tesorería y en la

administración del Gobierno?


SI 3 50%

NO 3 50%

POCO 0 00%

TOTAL 6 100%

50%50%

0%

SINOPOCO

Tabla N° 4

Gráfico N° 4


EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE FUNCIONES


78

Análisis:

Del personal que labora en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, el 50%

de los encuestados manifiestan que no existen responsables directos que evalúen el desempeño

de sus funciones y responsabilidades, y el 50% del personal ha manifestado que si existen

responsables que controlan sus actividades cotidianas.

Interpretación:

Concluyendo entonces que hace falta la implementación por parte de los jefes de cada uno de

los departamentos y áreas la aplicación de evaluaciones de desempeño, con el fin de optimizar

los servicios públicos y fomentar la eficiencia y eficacia de los funcionarios y servidores en su

puesto de trabajo de manera que estimule su desarrollo profesional y contribuya al logro de los

objetivos y estrategias institucionales.

79

5. ¿Cree usted que la tesorera como funcionario recaudador del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Pastaza realiza los depósitos intactos y diarios de los

diferentes ingresos en la cuenta de ingresos que esta institución posee en el Banco de

Fomento?


SI 4 67%

NO 2 33%

POCO 0 00%

TOTAL 6 100%

67%

33%

0%

SINOPOCO

Tabla N° 5


Gráfico N° 5


DEPÓSITOS INTACTOS Y DIARIOS DE LOS

DIFERENTES INGRESOS

80

Análisis:

De las personas encuestadas se ha determinado que el 67% considera que si se realizan los

depósitos oportunos de las recaudaciones efectuadas en el área de Tesorería; y el 33% considera

que los ingresos municipales no son depositados diariamente en cuentas oficiales, como

establecen las leyes y normas de control interno.

Interpretación:

Podemos señalar que las recaudaciones efectuadas y otros ingresos no especificados, son

depositados inmediatamente en la cuenta de ingresos que toda institución pública debe de

tenerlos.

81

6. ¿La tesorera revisa periódicamente la ejecución de los procesos en base a sus

responsabilidades, en cumplimiento a lo que dispone las normas de control para la

administración financiera gubernamental?


SI 4 67%

NO 2 33%

POCO 0 00%

TOTAL 6 100%

67%

33%

0%

SINOPOCO

Tabla N° 6


Gráfico N° 6


EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS EN BASE

A SUS RESPONSABILIDADES

82

Análisis:

El 67% de las personas encuestadas sobre si la persona responsable revisa periódicamente los

procesos en base a las responsabilidades, sobre las normas de control en el área de Tesorería han

respondido positivamente. Y el 33% considera que no se cumplen los procesos pertinentes.

Interpretación:

Podemos señalar que los controles previos y concurrentes en todos los procesos que ejecuta

la tesorera del Gobierno Provincial en la gestión de tesorería se cumplen en un porcentaje

aceptable, pero se puede mejorar mediante la implementación de un manual de control

interno.

83

67%

33%

0%

SI

NO

POCO

7. ¿Cree usted que la implementación de un manual de control interno mejorará el

desarrollo de las actividades en el área de tesorería?


SI 4 67%

NO 2 33%

POCO 0 00%

TOTAL 6 100%

Tabla N° 7


IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO

Gráfico No. 7


84

Análisis:

De las personas encuestadas se ha determinado que el 67% consideran que la existencia de un

manual de control interno sería necesaria para el desarrollo de las actividades en el área de

tesorería; y el 33% no considera importante la existencia de un manual de control interno.

Interpretación:

Podemos señalar que es de suma importancia la implementación de un manual de control

interno en el área de tesorería para que el desempeño laboral sea eficaz, eficiente y efectivo.

85

8. ¿Conoce usted si la Contraloría General del Estado ha glosado a funcionarios

responsables de la gestión de tesorería por negligencia en cumplimiento de sus actividades?

Resultados Frecuencia Porcentaje

SI 1 67%

NO 5 33%

POCO 0 00%

TOTAL 6 100%

17%

83%

0%

SINOPOCO

Tabla N° 8


Gráfico N° 8

GLOSA A FUNCIONARIOS POR CONTRALORÍA GENERAL


86

Análisis:

De las personas encuestadas sobre si la contraloría general del estado ha glosado a los

funcionarios responsables de la gestión de tesorería en el Gobierno Autónomo Descentraliza

Provincial de Pastaza el 83% han manifestado que no conocen de glosa alguna por parte de la

Contraloría general del estado; y el 17% restante han manifestado que si conocen de algunas

glosas pero que algunas de ellas han sido desvanecidas oportunamente.

Interpretación:

Podemos señalar que hay un proceso de control interno para el área financiera y en cada una de

las áreas, de modo que los controles previos y concurrentes se apliquen oportunamente con el

fin de evitar sanciones.

87

CAPÍTULO III

3.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

3.1.1. ANTECEDENTES

El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastazacuenta con un área de tesorería, y

el servidor público responsable tiene la obligación de proporcionar atención eficiente, eficaz y

oportuna a cada uno de los usuarios y, sobre todo las cuentas del Gobierno Provincial de Pastaza

deben estar claras, pero lamentablemente al no existir un manual de control interno para la

gestión de tesorería, constantemente se encuentra expuesto a una serie de errores.

Al ser la provincia de Pastaza una región con grandes expectativas de crecimiento poblacional y

económico, se hace sumamente necesario planificar la gestión de tesorería y llevar a cabo las

actividades de forma ordenada y planificada.

Plantear la ejecución de un control interno en el área de tesorería para el Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Pastaza, en los actuales momentos en los cuales las condiciones

del entorno representan una serie de amenazas latentes, deben ser evaluadas de manera práctica.

88

La principal función del manual de control interno es prever o anticiparse a futuros

acontecimientos, en este caso es necesario tener un punto de partida, en el cual la Área de

Tesorería pueda cimentar su gestión en las actividades, procesos a seguir de manera que pueda

trabajar sin ningún tipo de problemas o errores en el cumplimiento de sus funciones y

obligaciones.

3.2. JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo investigativo está orientado a demostrar que el diseño y aplicación de un

manual de control interno para la gestión de tesorería servirá de instructivo para realizar las

actividades de una manera eficaz y eficiente, optimizando los recursos materiales y económicos

del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, facilitará el proceso de revisión

de documentos por parte de la tesorera del Gobierno Provincial de Pastaza, los funcionarios de la

área de tesorería a través de un manual de control interno para la gestión de tesorería tendrán

una visión clara de cuáles son los procesos adecuados que respaldan una transacción, y que

informes deben presentar para realizar transferencias electrónicas al momento de generar un

pago.

Es necesario e indispensable la implementación de un manual de control interno para la

gestión de tesorería, debido a la deficiencia en la aplicación de normas, políticas y

procedimientos de control interno, a fin lograr una adecuada administración de los recursos

del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, evitando riesgos en la gestión y

89

con el fin de evitar glosas y responsabilidades administrativas, civiles y penales por parte de

los órganos de control de los recursos del sector público.

3.3. OBJETIVOS

3.3.1 Objetivo general

Diseñar un manual de control interno para la gestión financiera en el área de tesorería para

proporcionar la confiabilidad de la información, el cumplimiento de leyes y reglamentos

aplicables, y salvaguarda de recursos.

3.3.2 Objetivos específicos

3.3.2.1. Establecer Políticas y procedimientos adecuados para realizar los respectivos pagos,

transacciones diarias en la gestión de tesorería

3.3.2.2. Determinar las responsabilidades definidas para los funcionarios del Área de Tesorería.

3.3.2.3. Estructurar planes de capacitaciones y evaluaciones para fomentar la eficacia y

eficiencia de los funcionarios, estimulando su desarrollo profesional, potenciando al logro de

los objetivos institucionales.

90

3.4 FUNDAMENTACIÒN LEGAL, TEÓRICA Y TÈCNICA

3.4.2 Base legal de la gestión de tesorería

3.4.1.1. Normas de control interno, (2010), acuerdo 39-c.g.e

403 Administración financiera – TESORERÍA

3.4.1.1.1. Determinación y recaudación de ingresos

Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector publico

obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos,

rentas de inversiones, multas y otros, se recaudaran a través de las cuentas rotativas de ingresos

aperturas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las

cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.

Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o

cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados depositados en forma completa e intacta y

registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizados, durante el curso del día de

recaudación o máximo el día hábil siguiente.

91

3.4.1.1.2. Constancia documental de la recaudación

Sobre los valores que se recauden, por cualquier concepto, se entregara un recibo pre

numerado, fechado, legalizado y con la explicación del concepto y el valor cobrado en letras y

número y con el sello de cancelado, documento que respaldara la transacción realizada. El

original de este comprobante será entregado a la persona que realiza el pago. Diariamente se

preparara, a modo de resumen, el reporte de la recaudación.

Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del uso y destino de

los formularios para recaudación de los recursos.

En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se justificaran

documentadamente mediante controles administrativos.

3.4.1.1.3. Verificación de los ingresos

La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y sus

registros contables.

El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la

eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan.

92

3.4.1.1.4. Medidas de protección de las recaudaciones

La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la administración de

los recursos, adoptaran medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente,

mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para el depósito en los bancos

corresponsables.

El personal a cargo del manejo o custodia de los fondos o valores estará respaldado por una

garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

3.4.1.1.5. Cuentas corrientes bancarias

La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario oficial será

autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesorero Nacional; ninguna institución

pública podrá aperturar cuentas fueras del depositario oficial de los fondos públicos.

Se mantendrá cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos públicos para la provisión

de pagos de amortización e intereses de la deuda pública interna y externa, recibiendo los

recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente Única.

3.4.1.1.6. Conciliaciones bancarias

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro Bancos de la

entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada para

93

verificar su conformidad y determinar sus operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.

La conciliación de los saldos contables y bancarios, permiten verificar si las operaciones

efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente

registradas en la contabilidad.

3.4.1.1.7. Control previo al pago

Las servidoras y servidores de las instituciones del sector publico designados para ordenar un

pago, suscribir comprobantes de egresos o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica,

entre otros, previamente observaran las siguientes disposiciones:

a) Todo pago corresponderá un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de

los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;

b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada.

c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos

respectivos;

d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento

total o parcial de las obligaciones a pagar.

e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el

presupuesto.

94

3.4.1.1.8. Pagos a beneficiarios

El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad responsable del

Tesorero Nacional al depositario oficial de los fondos públicos; dichas obligaciones se registran

apropiadamente por las instituciones y se solicitaran de acuerdo al programa mensual aprobado.

Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas mediante

transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas

en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema

previsto para la administración de los servicios públicos.

3.4.1.1.9. Control y custodia de garantías

Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de: adquisición o

arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de

consultoría, cuyas cláusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de

una garantía, en las condiciones y montos señalados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contraloría Pública.

La Tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías

con el fin de conservarlas y protegerla, en los siguientes aspectos:

95

a) Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías

contempladas en las disposiciones legales vigentes.

b) La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y se

verificará que cumplan en los requisitos señalados en la ley.

c) Custodia adecuada y organizada de las garantías.

d) Control del vencimiento de las garantías recibidas.

3.4.1.1.10. Transferencia de fondos por medios electrónicos

La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agita a la

gestión financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la

administración de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan

documentación inmediata que sustente la validez, propiedad y corrección de cada operación;

aspectos que limitan la aplicación de controles internos convencionales.37

.

3.4.2. Importancia de un manual de Control Interno para la gestión de tesorería

El manual de control interno es de gran importancia ya que nos permite la buena ejecución y

difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y funciones administrativas y

operativas dentro de la Institución, siendo uno de los manuales indispensables para el logro de los

objetivos.

37Normas de Control Interno, para Entidades y Organismos del Sector Público, acuerdo39-C.G.E

96

La finalidad del manual es ofrecer una información actualizada, concisa y clara de las actividades

que se realizan diariamente. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y

completo, ya que debe evolucionar con la institución.

3.4.3. Componentes de Control Interno

3.4.3.1. Ambiente de Control

En esta Institución ha venido funcionando el área de tesorería, y no dispone de un ambiente de

control Interno que disponga de manuales de procedimientos, normas, disposiciones y/ o

políticas de la institución, tanto administrativas como financieras, que regulen sus actividades y

garanticen eficiencia, efectividad y economía esto ha ocasionado dificultades en el área como:

a) Recuperación de los ingresos tributarios y no tributarios por la ausencia de una base de datos

actualizada viéndose disminuido sustancialmente los ingresos que el Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Pastaza ha obtenido por este concepto.

b) Al momento de ejecutar las transferencias pertinentes, autorizados por el Gobierno

Provincial correspondientes a remuneraciones de los directores, funcionarios y

trabajadores, de acuerdo a la ley, ordenanzas, y reglamentos internos de la Institución,

algunos son rechazados por que las cuentas de los acreedores no están actualizados.

c) Los papeles fiduciarios, acciones, pólizas, garantías, etc., de propiedad del Gobierno

Provincial y no se efectivizan cuando existe incumplimiento de contrato por la inexperiencia

del proceso al momento de ejecutarles.

97

d) La desactualización de conocimientos han impedido el buen desempeño del área de Tesorería.

3.4.3.2. Evaluación de Riesgos

La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos

para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas.

Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y analizar

riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran así como las posibles

consecuencias.

Este componente de control interno involucra el análisis de los riesgos relevantes, para

determinar la forma de cómo deben ser manejados los riesgos, para minimizar sus efectos. La

evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad grande para los diferentes niveles que están

involucrados en el logro de los objetivos y metas operacionales: para tal efecto es primordial

establecer los siguientes aspectos:

a) Objetivos de control

La fijación de objetivos de control interno en una actividad, representa la orientación básica de

los recursos y esfuerzos, en la que proporciona una base sólida para el diseño de un control

interno eficiente, que se encamina a los siguientes campos:

98

• Objetivos de operación.

• Objetivos de información financiera.

• Objetivos de cumplimiento de la legislación.

b) Evaluación de riesgos

Partiendo de los objetivos de control interno la identificación de los factores de riesgos, así

como los sectores donde estos se producen, revisten un acto de trascendencia para la

organización, dado de que esto se desprenderá varias acciones que llevaran al control de los

mismos.

Es necesario establecer un proceso amplio que tome en cuenta sus interacciones más

importantes entre todas las áreas al interior y exterior de la organización sin importar la

metodología, la estimación de la magnitud o significado de los riesgos.

c) Manejo de cambios

El manejo de los cambios estará controlado por un comité, que se encargue de cuidar porque

los cambios sean globales, consistentes y favorables en el tiempo y en el espacio que ocupa la

organización en el mercado, esta actividad está enfocada a la identificación de los cambios que

pueden influir en la efectividad de los controles internos, debido a que otros controles diseñados

bajo condiciones, pueden no funcionar favorablemente.

99

3.4.3.3. Actividad de control

Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en la misma, a todos

los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones,

verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y

segregación de funciones.

Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo

importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global.

En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles preventivos, controles

de detección, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles informáticos o de

tecnología de información, y controles de la dirección.

Independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades de control deben ser

adecuadas para los riesgos.

3.4.3.4. Información y Comunicación

Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan

cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen

informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las

normas que permite dirigir y controlar al Gobierno Provincial.

100

Estos componentes no sólo manejan datos generados internamente, sino también información

sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones

de gestión así como para la presentación de información a terceros. También debe haber una

comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de

todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.

Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la Institución.

El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La comunicación en sentido

ascendente es con frecuencia la más difícil, especialmente en las organizaciones grandes. Sin

embargo, es evidente la importancia que tiene.

3.4.3.5. Supervisión o monitoreo

Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se

mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue

mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de

ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto

las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el

personal en la realización de sus funciones.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una

evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las

deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras

101

que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos

significativos observados.

Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se

estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las

circunstancias.

Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el proceso

funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores

internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser

adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.

Después del análisis de cada uno de los componentes, podemos sintetizar que éstos, vinculados

entre sí:

Generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las

circunstancias cambiantes del entorno.

Son influidos e influyen en los métodos y estilos de dirección aplicables en las empresas e

inciden directamente en el sistema de gestión, teniendo como premisa que el hombre es el activo

más importante de toda organización y necesita tener una participación más activa en el proceso

de dirección y sentirse parte integrante del sistema de control interno que se aplique.

102

3.5. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN DE TESORERÍA

3.5.1. Introducción

El sistema de control interno, es el plan de la organización que contiene todos los métodos y

procedimientos para llegar a conseguir los objetivos administrativos de asegurar en cuanto sea

posible la conducción ordenada y eficiente de la organización.

Este plan contiene las políticas, estrategias, responsables, tiempos de ejecución, metas etc., que

deben constantemente ser evaluadas a fin de garantizar su cumplimiento.

Dentro de las principales herramientas que permiten evaluar el funcionamiento del sistema de

control interno de acuerdo con el Marco integrado de control interno para Latinoamérica COSO,

tenemos:

El cuestionario de control interno y El Manual de Referencia, como herramientas de evaluación

son muy importantes el considerarlas a fin de conocer la forma como se están llevando las

diferentes actividades, en cada uno de los procesos a fin de llegar a conseguir los objetivos que

constan en el plan operativo anual.

Los cuestionarios de control interno son una de las herramientas que permiten conocer cómo se

desarrollan las actividades de los responsables en cada uno de los procesos, a fin de que se tomen

acciones correctivas.

103

El manual de referencia es otra de las herramientas de control Interno, que nos permite identificar

los objetivos, los riesgos organizacionales y las actividades de control, información con la cual

permiten que los administradores evalúen las actividades que se están desarrollando y mejorar las

misma

Fuente: Manual de Control Interno Informe COSO.

3.5.2. Diagramas de flujos

1. Recaudación

2. Pagos

3. Custodia

4. Especies valoradas

104

Cuadro Nº 2

AREA: Tesorería

PROCESO: Recaudación

RESPONSABLE ACCIÓN NO. ACTIVIDAD

(Se inicia el proceso

con la recepción de

documentación

pertinente)

Tesorería Recibe

Realiza

Refrenda

Envía

1

-El reporte de recaudación.

-El respectivo control que conste en

el documento la fecha y sumas.

-El informe general suscrito

-El informe general suscrito a

Financiero y Contabilidad.

Financiero y

Contabilidad

Recibe

Control

Registra

2

-Recibe el informe suscrito diario de

tesorería.

-Realiza la ejecución de control

previo de los totales

-Realiza el registro contable.

TERMINA

PROCEDIMIENTO

Fuente: Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza

105

2

Cuadro Nº 3

GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO

PROVINCIAL DE PASTAZA

DIAGRAMA DE FLUJOS FECHA DE ELABORACIÓN:

3 de enero de 2012

ÀREA: Tesorería

PROCESO: Recaudación

TE

SOR

ER

ÍA

1

FIN

AN

CIE

RO

Y

CO

NT

AB

ILID

AD

INICIO

RECIBE EL REPORTE DE RECAUDACIÓN

D

A

CONTROL - FECHAS - SUMAS

DCTS

REFRENDA EL INFORME GENERAL SUSCRITO

SISTEMAS

C

B

D1

RECIBE EL RESPECTIVO INFORME SUSCRITO

EJECUCIÓN DE UN CONTROL DE TOTALES

REALIZA EL REGISTRO CONTABLE

FIN

D2

106

Cuadro Nº 4

AREA: Tesorería

PROCESO: Custodia

RESPONSABLE ACCIÓN NO. ACTIVIDAD (Se inicia el proceso con la recepción de documentación pertinente)

Jurídico Revisa Solicita

1

Documentos precontractuales. La partida presupuestaria a Dirección Financiera.

Financiero y Contabilidad

Recibe Envía

2

Solicitud de Partida Presupuestaria de Jurídico. La información de Partida Presupuestaria en contestación a la solicitud de Jurídico.

Jurídico

Recibe Elabora Envía

3

Recibe la información de la Partida Presupuestaria de Financiero. Realiza la elaboración del contrato. Envía tesorería el respectivo contrato elaborado.

Tesorería Recibe Control Realiza Control Envía

4

Recibe de Jurídico el respectivo contrato de comp-pago elaborado. Realiza un control previo del valor y su vigencia. El reporte con ingreso al sistema. Realiza un control previo al programa de vencimiento. Envía la documentación a Financiero para su respectivo registro contable.


Recibe y realiza 5 El respectivo registró contable.

TERMINA PROCEDIMIENTO


107

2

Cuadro Nº 5

GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA

DIAGRAMA DE FLUJOS FECHA DE ELABORACIÓN: 3 de enero de 2012 ÀREA: Tesorería

PROCESO: Custodia

TESO

RER

ÍA

1

FIN

AN

CIE

RO

Y

C

ON

TAB

ILID

AD

CO

NT

AB

ILID

AD

INICIO

REVISA DOCUMENTOS PRECONSTRACTUALES Y SOLICITA PARTIDA PREST.

RECIBE SOLICITUD DE PARTIDA PRESUPUESTARIA

D1

ELABORACIÓN DEL CONTRATO

D2

RECIBE EL CONTRATO ELABORADO DE COMP-

PAGO

CONTROL (VALOR, VIGENCIA)

REALIZA AL PROG. VENCIMIE-NTO

REALIZA EL REPORTE CON INGRESO AL SISTEMA

D3 A B

REALIZA EL RESPECTIVO REGISTRO

CONTABLE

D4 D

FIN

108

Cuadro Nº 6

AREA: Tesorería

PROCESO: Coactiva.

RESPONSABLE ACCIÓN NO. ACTIVIDAD

(Se inicia el proceso

con la recepción de

documentación

pertinente)

Sistemas Ingresa – procesa

1

Ingresa información a la Base de Datos del

sistema.

Tesorería Recibe – accede

Realiza

2

A la información de la Base de Datos.

Realiza el proceso coactivo.

TERMINA

PROCEDIMIENTO


109

2

Cuadro Nº 7



PROCESO: Coactiva

SIST

EMA

S

1

TESO

RER

ÍA

INICIO

INGRESO AL SISTEMA (BASE DE DATOS

D2 D1

REALIZA EL PROCESO COACTIVO

ACCEDE A LA INFORMACIÓN (BASE DE DATOS)

FIN A

D

110

Cuadro Nº 8

AREA: Tesorería

PROCESO: Pagos

RESPONSABLE ACCIÓN NO. ACTIVIDAD (Se inicia el proceso con la recepción de documentación pertinente)

Contabilidad Realiza Control Realiza - Envía

1

La certificación Presupuestaria con su debido control previo al compromiso. Previo devengado. Realiza el comprobante de pago y envía a tesorería.

Tesorería Recibe Control Realiza Genera

2

El comprobante de pago. Realiza la ejecución de control previo al pago. Las retenciones El pago en el sistema de OLIMPO.


Control 3

Realiza el control de saldos disponibles

Tesorería

Recibe Realiza Envía Envía

4

El reporte de saldos disponibles. El pago y el reporte de pagos diarios. La documentación al archivo correspondiente en Contabilidad. A Prefectura para su refrendación.

Contabilidad Recibe – archiva 5 Recibe la documentación para el archivo. Prefectura

Recibe 6

- El Prefecto la documentación para su refrendación – autorización del pago.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Fuente:Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza

111

2



PROCESO: Pagos

SIST

EMA

S

1 3 5

TESO

RER

ÍA

2 4

PREF

ECT

UR

A

6

FIN INICIO

CONTROL DE SALDOS

DISPONIBLES

D1 D6

ARCHIVO CORRESPONDIENTE

D3

REALIZA EL COMPROBANTE

DE PAGO

D2

CONTROL PREVIO DEVENGADO

PRESUPUESTO; CONTROL PREVIO COMPROMISO

D RECIBE EL COMPROVANTE DE

PAGO ENVÍA DOCUMENTO

PARA REFRENDAR

(PREFECTURA)

SPI.-EJECUTA EL PAGO REPORTE DE

PAGOS DIARIOS C

D5 CONTROL PREVIO AL

PAGO E A

GENERA PAGO

SISTEMA OLIMPO

REALIZA RETENCI

ONES D4

B

AUTORIZACIÓN – REFRENDACIÓN PARA EL PAGO

FIN

Cuadro Nº 9

112

3.5.3. Manual de referencia

3.5.3.1. Identificación de las actividades en el área de tesorería.

1. Recaudación

2. Pagos

3. Custodia

4. Especies valoradas

113

Cuadro Nº 10

ACTIVIDAD: Recaudación

Objetivos

O,F,C

Riesgos

Puntos a enfocar por

acciones/actividades de control

Determinar los

controles clave en

los registros de

ingresos en la

función recaudación

del GAD Provincial

de Pastaza.

O,C

Falta de Registro

diario de las

operaciones

obtenidas en

recaudaciones.

Ausencia de

Reportes de control

diario entre lo

recaudado y lo

contabilizado.

Personal no esté

entrenado.

Perdida de los

registros recibidos.

Presentar registro de ingresos

diarios.

Control diario en la recaudación y

contabilización.

Evaluar la eficiencia del personal en

actividades de control.

Pronosticar los requerimientos y

capacidades que posee el personal.

Suministrar capacitación a los

empleados.

Numerar los documentos e

investigar los que no están o hagan

falta.

114

Cuadro Nº 11

ACTIVIDAD: Pagos

Objetivos

O,F,C

Riesgos



Cerciorarse de que los

procedimientos de

pago registrados en

tesorería se realicen

en base a las normas

de control interno

”administración

financiera-tesorería”

O,F, C

Los empleados

ignoran las

políticas, normas y

procedimientos de

control interno.

Falta de

organización y

difusión de las

normas de control

interno en el área

de Tesorería.

La falta de personal

capacitado, y

comprometido con

la organización.

Aplicar acciones inmediatas a

quienes incumplan las políticas,

normas y procedimientos de control

interno.

Implementar un ambiente de control

que fomente estructura y disciplina

en el área de Tesorería.

Tener claros los objetivos de la

institución.

Identificar y retener al personal

calificado que actualmente ejecuta

una función o trabajo diferente para

el cual se pueda necesitar

115

Cuadro Nº 12

ACTIVIDAD: Custodia

Objetivos

O,F,C

Riesgos

Puntos a enfocar por acciones/actividades de control

Cumplir con las leyes y reglamentaciones de la seguridad ocupacional y la administración de garantías y certificados.

O,F,C

Falta de conocimiento de los reglamentos a seguir en el área de tesorería. Los empleados no están familiarizados con los requerimientos o procedimientos de sus funciones. Políticas y procedimientos del manejo y del almacenamiento de los recursos inapropiados

Realizar capacitaciones según sea necesario en el área de Tesorería. Clara y precisa comunicación entre los funcionarios. Comunicación de las políticas y procedimientos del manejo en el área de Tesorería Control de los procedimientos del manejo y almacenamiento de los recursos por personal calificado

116

Cuadro Nº 13

ACTIVIDAD: Especies Valoradas

Objetivos

O,F,C

Riesgos



Implementar controles

clave para el registro,

seguimiento, y

conciliación de saldos

en especies valoradas.

O,F,C

Los registros se

han perdido o han

sido

prematuramente

destruidos.

Perdida de

documentos e

información.

Sea creada una

documentación

ficticia

Archivar y retener los registros de

acuerdo con la ley y el reglamento

correspondiente.

Apuntes, listas de control y otras

herramientas son utilizadas para

asegurar que los registros son

recibidos.

Controlar el procedimiento de los

registros sean los correctos.

Examinar los documentos que

soportan los pagos aprobados.

117

Cuadro Nº 14

3.5.4. Cuadro de mando integral para cada objetivo

DETERMINACIÓN

OBJETIVOS

PERSPECTIVAS DE

EVALUACIÓN

INDICADOR

DESCRIPCIÓN

Determinar

los controles

clave en los

registros de

ingresos en

la función

recaudación

del GAD

Provincial

de Pastaza.

Financiero: Disponer

de los recursos

necesarios y suficientes

para controlar los

registros de ingresos.

Recursos dispuestos para Tesorería.

Formula:

Mide el total de

recursos utilizados por

Tesorería para el

desarrollo de su gestión

Control Interno:

Contar con la

información necesaria

que permita controlar

los procedimientos

pertinentes.

Controles claves en la gestión de Tesorería.

Formula:

Mide el total de

procedimientos de

control (Controles

Claves) aplicados por

Tesorería.

Destrezas Personal:

Disponer de personal

competente y

capacitado, a fin de

obtener un desempeño

eficiente.

Personal capacitado en la gestión de Tesorería.

Formula:

Mide el total de

personal del

Departamento

Financiero que ha

recibido capacitación.

Clientes: Satisfacción

Calidad en el servicio

Formula:

Mide el total de

clientes satisfechos con

la atención brindada

por Tesorería en el

118

en el servicio recibido.

GAD. Provincial de

Pastaza.

Cerciorarse

de que los

procedimient

os de pago

registrados

en tesorería

se realicen

en base a las

normas de

control

interno

“administrac

ión

financiera-

tesorería”


de recursos suficientes

para controlar los

procedimientos de

pago.

Recursos suficientes

Formula:

Mide el total de

recursos disponibles

para el control de

procedimientos en la

gestión de tesorería

Control Interno:

Contar con estándares

que aseguren el

cumplimiento delos

procedimientos con

eficiencia.

Cumplimiento de procedimientos

Formula:

Mide el total de

procedimientos

cumplidos en la gestión

de tesorería

Destrezas Personales:

Contar con personal

eficiente y capacitado

para controlar los

procedimientos de

pagos.

Personal capacitado en la gestión de tesorería

Formula:

Mide el total de

personal capacitado

para controlar los

procedimientos de

pagos en la gestión de

tesorería


en los servicios

realizados.

Excelente atención al cliente

Formula:

Mide el total de

clientes satisfechos que

han obtenido la

atención en el área de

tesorería

119

Cumplir con

las leyes y

reglamentaci

ones de la

seguridad

ocupacional

y la

administraci

ón de

garantías y

certificados.

Financiero: Contar

con recursos para el

control y cumplimiento

de leyes y regulaciones

aplicables.

Recursos económicos utilizados en la difusión de

leyes y regulaciones aplicables.

Formula:

Mide el total de

recursos utilizados en

la difusión y

cumplimiento de las

leyes y regulaciones

dentro del GAD.

Provincial.

Control Interno:

Contar con políticas del

registro y proceso de la

administración de

garantías y certificados.

Políticas aplicadas en Tesorería

Formula:

Mide el total de

políticas aplicadas en la

gestión de Tesorería

relacionadas con

garantías y certificados.


Disponer de personal

eficaz, eficiente y

capacitado que

cumplan con lo

requerido.

Personal con el perfil en relación al cargo

desempeñado.

Formula:

Mide el total de

personal capacitado en

la gestión de tesorería


y Cumplimiento por el

servicio obtenido

Servicio de calidad

Formula:

Mide el total de

clientes satisfechos por

los servicios adquiridos

en el área de tesorería

120

Implementar

controles

clave para el

registro,

seguimiento,

y

conciliación

de saldos en

especies

valoradas.


de los recursos

económicos necesarios

para la implementación

de controles claves.

Recursos económicos dispuestos para implementar

procedimientos de control.

Formula:

Mide el total de

especies valoradas en

el área de tesorería que

cuentan con

procedimientos básicos

de control.

Control Interno:

Disponer de estrategias

para hacer cumplir las

leyes, reglamentos, y

disposiciones varias.

Estrategias diseñadas para mejorar el cumplimiento

de leyes y regulaciones aplicables.

Formula:

Mide el grado de

cumplimiento de la

Base Legal que regula

los procedimientos de

Tesorería.


Contar con personal

capacitado que cumpla

sus funciones según la

ley lo indica.

Personal con los conocimientos técnicos para el

desempeño del cargo.

Formula:

Mide el total de

personal con las

competencias

pertinentes a la gestión

de tesorería


de las necesidades de

las personas que han

sido atendidos en la

institución.

Servicio efectivo entregado a la comunidad.

Formula:

Mide el total de

clientes satisfechos por

los servicios adquiridos

en el área de tesorería

121

3.6. DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN

FINANCIERA EN EL AREA DE TESORERÍA

3.6.1. Introducción al manual

El presente trabajo se propone brindar políticas, estrategias y procedimientos de control

interno, con la finalidad de mejorar los procesos a la Gestión de Tesorería del Gobierno

Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, y el servicio a la sociedad.

3.6.2. Nómina del personal que labora en el área de tesorería del Gobierno


Cuadro Nº 15

APELLIDOS Y NOMBRES TITULO / PROFESION FUNCIONES

Nelly Soledad Chávez

Laura Solís

Bélgica Rodríguez

Licenciada en Contabilidad y

Auditoría CPA

Egresada en Contabilidad y Auditoría CPA

Licenciada en Contabilidad y

Auditoría CPA

Tesorera

Secretaria

Recaudadora

122

3.6.2.1. Políticas Generales:

Fomentar y presentar al consejo provincial proyectos de ordenanzas de acuerdo a las

materias que son de competencia del gobierno autónomo descentralizado provincial, y

presentar con facultad privativa, proyectos de ordenanzas tributarias que creen,

modifiquen, exoneren y supriman tributos, en el ámbito de las competencias

correspondientes a su nivel de gobierno.

3.6.2.2. Estrategias:

• La predisposición de la máxima autoridad para mejorar la Gestión de Tesorería y

entregar mejores servicios a la colectividad.

• Solicitar al Ministerio de Relaciones Laborales (EX SENRES), la delimitación de

actividades y desempeño de cargos según las necesidades para la creación de

nuevos puestos.

3.6.2.3 Procedimientos:

• Justificar la necesidad de nuevos cargos para la Gestión de Tesorería, a través de

la Unidad de Recursos Humanos del Gobierno Autónomo Descentralizada


123

• Solicitar al Director Financiero por intermedio de la UARHS, la creación de la

partida presupuestaria, para el ejercicio fiscal siguiente

• El tesorero provincial conjuntamente con el Director Financiero y UARHS de

prefectura, establecerá funciones específicas para cada funcionario del área de

Tesorería.

3.6.3. Determinación de atribuciones y responsabilidades definidas

A continuación presentamos un esquema de la descripción y perfil de puestos,

debidamente especificadas para cada funcionario del Área de Tesorería del Gobierno

Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, en base a nuestra propuesta.

124

Cuadro Nº 16

Tesorero Provincial

SUBORDINACIÓN:

Sus acciones son supervisadas

por el Director Financiero.

OFICINA A SU

CARGO:

Tesorería y Recaudación.

JEFE INMEDIATO

SUPERIOR:

Director Financiero.

INSTRUCCIÓN:

Tercer Nivel

EXPERIENCIA

MINIMA:

2 años

GRUPO OCUPACIONAL:

Servidor público 3

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título profesional en administración, auditoría, economía y

en Contabilidad y Auditoría CPA.

CURSOS:

Haber aprobado los cursos

dictados por la Contraloría

General del Estado.

MISIÓN:

Administrar y custodiar los fondos de Prefectura de acuerdo con las normas establecidas y

recaudar eficiente y oportunamente los recursos. Participar activamente en el Plan de

Desarrollo Provincial.

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

Organizar la recaudación de dinero y documentos negociables producto de impuestos, tasas y

otros

Controlar y supervisar el movimiento económico, ingresos, egresos, transferencias,

renovaciones, cancelación de obligaciones y fondos rotativos.

125

Efectuar pagos, previo a la presentación de comprobantes debidamente legalizados.

Responsable de la custodia y conservación de fondos de la institución, así como de las

especies valoradas, títulos de crédito, y demás documentos que representen ingresos para la

institución.

Ejecutar acciones de coactivas a contribuyentes.

Transferir con la autorización del señor Prefecto, los fondos de roles, proveedores, anticipos,

notas de débito y crédito y demás documentos de su competencia.

Observar por escrito y de manera inmediata al hecho, ante el Director Financiero, las órdenes

de pago que considere ilegales o que contravinieren disposiciones.

Ejercer de conformidad con la ley, las funciones y actividades inherentes a los agentes de

retención.

Participar en la formulación de proyectos, de ordenanzas, reglamentos, instructivos con

respecto a las actividades.

126

Cuadro Nº 17

Recaudador

SUBORDINACIÓN:

Sus acciones son supervisadas

por el Director Financiero y

Tesorero Provincial.

OFICINA A SU

CARGO:

Recaudación.

JEFE INMEDIATO

SUPERIOR:

Tesorero.

INSTRUCCIÓN:

Bachiller en Contabilidad

EXPERIENCIA

MÍNIMA:

1 año

GRUPO OCUPACIONAL:

Servidor público de apoyo 3

REQUISITOS MÍNIMOS:

Tener conocimientos básicos de computación; y paquetes

informáticos.

CURSOS:

Haber aprobado curso en

temas a fines.

MISIÓN:

Realizar las labores de recaudación y responsabilidad sobre los registros y depósitos de

valores. Asegurar mediante procedimientos a ser adoptados, la participación en la

recuperación de la cartera vencida y en los trámites coactivos.

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

Elaborar la caja diaria.

Efectuar liquidaciones de impuestos, tasas y calcular los intereses y recargo por mora.

Revisar las liquidaciones de impuestos y el cómputo de intereses, multas y recargos por

mora.

127

Llevar el control de la recaudación diaria y depositar el dinero en el banco corresponsal

autorizado por la ley.

Formular informes diarios, semanales o mensuales de las recaudaciones efectuadas.

Enviar en forma periódica informes al Tesorero Provincial sobre valores correspondientes a

la cartera vencida y participar en procesos de ejecución coactivo.

Emisión de facturas y demás documentos.

Enviar notificaciones a los contribuyentes que se encuentren en mora.

3.7. POLÍTICAS, ESTRATEGIAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL A LA

GESTIÓN DE TESORERÍA.

3.7.1. Definición e identificación de procesos

3.7.1.1. Ingresos

Las actividades desarrolladas dentro de este proceso tienen que ver con la administración

de los recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del

presupuesto de las entidades y organismos del sector público, serán los responsables de la

determinación y recaudación de los ingresos.

3.7.1.1.1. Políticas de Control

a) Ningún funcionario puede ser responsable de una transacción completa.

128

b) Tesorería realiza la recepción, recaudación, y depósito de recursos, los que

posteriormente son registrados por contabilidad, tanto presupuestaria como

contable.

c) La contabilidad registra todas las operaciones de contabilidad y presupuesto.

3.7.1.1.2. Estrategias de Control

a) Diariamente se preparará, a modo de resumen el reporte de los valores recaudados.

b) El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por

una garantía razonable suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

c) Utilización de equipos con mecanismos de control automático de cobros o de la

secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la

asignación de personal de seguridad.

d) Validación de los reportes de recaudación diario por parte del inmediato superior.

3.7.1.1.3. Diseño de Procedimientos de Control

a) Elaboración de arqueos del efectivo producto de la recaudación de los impuestos

del Gobierno Provincial de Pastaza y otros ingresos no tributarios, y se revisarán

los siguientes respaldos:

Dinero en efectivo o cheques certificados a nombre de la institución

Comprobantes prenumerados de ingreso a caja

Informes que sustentan la recaudación y

129

Títulos de Crédito generados.

3.7.1.2. Custodia

Las actividades desarrolladas dentro de este proceso son para asegurar el cumplimiento de

las entidades del sector público, se exigirá a los oferentes o contratistas la presentación de

garantías en las condiciones y montos señalados en la Ley.


a) Ejecución inmediata de las garantías a los contratistas que hayan incumplido con

las partes contractuales del contrato, en base a la Ley Orgánica del Sistema

Nacional Contratación Pública y su Reglamento.

b) Observar por escrito y dentro del plazo establecido, ante el Director Financiero, las

órdenes de pago que considere ilegales o que contravienen a disposiciones

normativas.


a) Revisar periódicamente la vigencia de las garantías de todos los contratistas que

hayan adquirido compromisos con el Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Pastaza

b) El fiscalizador previa autorización del Director de Obras Públicas del Gobierno

Provincial, notificara por tres ocasiones al contratista que haya suspendido la obra

130

sin ninguna justificación, solicitando la inmediata reiniciación de la obra,

concediendo el plazo de 15 días para cumplirlo.


a) Por disposición de la Dirección Financiera del Gobierno Provincial, la Tesorera del

Gobierno Provincial solicitara la documentación pertinente, las mismas que serán

entregadas los respectivos originales a los responsable de la emisión de garantías o

fianzas, y en las copias deberán constar las firmas y sellos de haber recibido.

b) El dinero recibido en efectivo o cheque certificado a nombre del Gobierno

Provincial por consecuencia del cobro de garantías, ingresaran a las cuentas de la

institución del Gobierno Provincial.

3.7.1.3. Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la responsable de Tesorería

Nacional, o aquellas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos del

régimen seccional autónomo, entidades de seguridad social y empresas públicas, se

entregaran al beneficiario por la recepción de un servicio prestado por parte de un órgano

del sector público.

131


a) La venta de las especies valoradas constarán obligatoriamente en los presupuestos

institucionales y se depositaran en la cuenta rotativa de ingresos.

b) Las especies valoradas, luego de los trámites de emisión, son registradas en la

contabilidad en cuentas de orden y custodiadas por Tesorería

c) Suscribir las especies valoradas y demás documentos para el cobro de tributos que

debe percibir el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza,

juntamente con el Director Financiero.

d) Los pagos se realizaran en efectivo o cheques certificados.


a) El manejo de especies valoradas, llevaran registros sobre la emisión, venta y baja de

éstos documentos y su existencia será controlada mediante cuentas de órden.

b) Los movimientos se justificaran documentadamente mediante controles

administrativos.


a) Se mantendrá un control interno estricto y permanente del uso y destino de los

formularios para recaudación de recursos.

b) Por ningún concepto se podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y

servicios, sin que medie la comercialización de especies valoradas.

132

c) Por cada recaudación que se realice en la entidad, se entregará al usuario el original

del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado o una especie valorada.

3.7.1.4. Pagos y/o egresos

Las actividades desarrolladas dentro de este proceso tiene que ver exclusivamente con

órdenes de pagos, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos

vía electrónica, para lo cual deberán observar disposiciones legales.


a) El desempeño de las diferentes actividades y responsabilidades en función del Código

Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización “COOTAD”, la

Ley de Régimen Tributario Interno, son necesarias dentro de la gestión de tesorería.

b) Cumplir y hacer con las Ordenanzas, reglamentos, resoluciones y demás disposiciones

legales que enmarcan el desempeño de la gestión de Tesorería.

c) Desempeñar las diferentes actividades inherentes a la función, con responsabilidad,

eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos disponibles.


a) La predisposición de la máxima autoridad para mejorar la Gestión de Tesorería y

entregar mejores servicios a la colectividad.

133

b) Mediante el Ministerio de Relaciones Laborales observar, la delimitación de actividades

y desempeño de cargos según las necesidades para la creación de nuevos puestos.


a) El director financiero y UARHS, establecerá funciones específicas para cada

funcionario del área de Tesorería.

b) Que toda transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto.

134

3.8. PLAN DE CAPACITACIÓN PROPUESTO

La capacitación es uno de los medios para aumentar la eficacia y debe proporcionar

resultados como:

a. Aumento de la eficacia y eficiencia organizacional.

b. Mejoramiento de la imagen de la institución.

c. Mejoramiento del clima organizacional

d. Mejores relaciones entre empresa y empleado

e. Facilidad en los cambios y en la innovación.

Una manera de lograr la gestión del desempeño gubernamental es que el área responsable

de la planeación convenga fecha, contenidos y recursos necesarios con quienes tengan la

autoridad sobre los capacitados, de manera que se consiga el involucramiento para la

programación orientada al crecimiento personal e institucional.

135

Cuadro Nº 18 Plan de Capacitación


CRONOGRAMA ACTIVIDADES

I TRIMESTRE

II TRIMESTRE

III TRIMESTRE

IV TRIMESTRE

RESPONSA BLES

FINANCIAMIENTO

EVALUACIÓN

E F M A M J J A S O N D Riesgo Indicador Acción de Control Selección de temas de capacitación

Recursos humanos y dirección financiera

$ 100,00

Actitud negativa del personal a capacitarse

Cantidad de Temas Previstos/ Cantidad de temas seleccionados.

Difundir la necesidad de la capacitación como herramienta de mejora continua.

Contratación de personal especializado

GADP de Pastaza y dirección financiera

$ 2000,00

No Responder al entrenamiento y mejora contínua.

Cantidad de propuestas presentadas/total de propuestas contratadas.

La Eficiencia con la que se usan los métodos, procedimientos y materiales instructivos en el proceso de la capacitación.

Ejecución de la capacitación

Personal contratado

$ 300,00

Ausencia de participación del personal.

Total de asistentes/total de convocados a capacitarse.

Verificar la asistencia de los servidores a capacitarse.

Evaluación

Director financiero

$ 100,00

Obtener resultados negativos.

Cantidad de servidores evaluados/Cantidad de Servidores capacitados

Aplicar la evaluación luego del curso, análisis del número de quejas de los usuarios

TOTAL $ 2500,00

136

3.9. MODELO OPERATIVO

3.9.1 Diagnóstico

Mediante el análisis realizado en base a métodos y técnicas de investigación empleadas

por los estudiantes de la UNIANDES a la gestión de tesorería del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Pastaza, se ha determinado el deficiente Control Interno

aplicado a los distintos procesos hasta la fecha por las siguientes causas.

3.9.1.1 Causas directas:

1. No existe un manual de control interno a la gestión de tesorería.

2. Improcedentes mecanismos del control interno en los procesos.

3. Inexistencia de políticas y estrategias claras para la recaudación de impuestos.

4. Deficiencia en cumplimiento de funciones y responsabilidades en el área de tesorería.

3.9.1.2 Causas indirectas:

1. Capacitaciones al personal en forma irregular.

2. No existe una cultura tributaria de los contribuyentes.

3. Mala atención a los clientes o contribuyentes.

4. Trámites burocráticos.

137

3.9.1.3 Causas estructurales:

1. Dependencia del gobierno central.

2. Cambio de autoridades provinciales.

3. Baja gestión de las autoridades del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de

Pastaza.

3.9.1.4 Efectos:

1. Sanciones administrativas, civiles y penales por la Contraloría General del Estado.

2. Incumplimiento de obras y obligaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincial de Pastaza

3. Liquidez parcial para el cumplimiento de obligaciones con terceros.

4. Mala atención al contribuyente.

3.9.1.5 Soluciones:

1. Aplicación del manual de control interno a la gestión de tesorería.

2. Cumplir con las leyes y normas de control interno y demás leyes conexas

3. Cumplir y hacer cumplir, las observaciones y recomendaciones efectuadas por la

Contraloría General del Estado, de las auditorias efectuadas en el Gobierno

Provincial.

4. Capacitación continúa al personal de la gestión de tesorería, en temas afines dictados

por la Contraloría General del Estado.

138

3.9.2. Ejecución del manual

En esta fase presentamos un cronograma de actividades, para la ejecución del Manual de

Control Interno a la Gestión de Tesorería, mucho dependerá su correcta aplicación, de las

autoridades de turno y sus funcionarios.

3.9.2.1. Tiempo estimado para la ejecución

Inicio: 02-01-2012 Fin: 31-12-2012

3.9.2.2. Equipo técnico responsable.

Máxima Autoridad, Director Financiero, Unidad de Tesorería y Recursos Humanos.

3.9.3. Evaluación y Seguimiento

La evaluación y seguimiento a la ejecución y cumplimiento de procedimientos del

control interno presentados en este manual a la Gestión de Tesorería se efectuara de la

siguiente forma:

3.9.3.1. Responsables de la evaluación:

Director Financiero y la UARHS

139

3.9.3.2. Periodos de evaluación y seguimiento:

Se efectuara dos veces al año y cada periodo de evaluación tendrá una duración de

cinco meses y después de cada periodo de evaluación se tendrá hasta un mes para

calificar los resultados.

140

3.9.3.2.1. Plan de monitoreo y evaluación de la propuesta.

Cuadro Nº 19

ACTIVIDADES RESPONSABLES PLAZOS INDICADOR OBJETIVO Implementación del manual en el área de Tesorería.

Director Financiero 60 días Total de procedimientos aceptados/total de procedimientos.

Aplicar procedimientos adecuados de Tesorería a fin de garantizar en forma razonable la eficiencia administrativa.

Seguimiento al cumplimiento del Manual.

-Máxima Autoridad -Director Financiero -Tesorero

continuo Estrategias aplicadas en tesorería/total de estrategias propuestas.

Promover la cultura de control interno en Tesorería.

Que exista un control formal y periódico sobre las actividades que desempeña y ejecuta la Tesorera.

-Director Financiero -Recursos humanos, -Personal de Tesorería

continuo Estrategias aplicadas en tesorería/total de estrategias propuestas

Mantener los controles necesarios que ayuden a utilizar los recursos de la forma más eficiente posible, dentro de los parámetros y leyes establecidos para alcanzar los objetivos y metas programadas.

141

3.10. ADMINISTRACIÓN DE LA PROPUESTA

3.10.1. Instrucciones para el manejo.

Se ha elaborado un manual de Control Interno a la Gestión de Tesorería en forma ordenada

y sistemática, es decir que se detalla áreas de aplicación, Leyes, normas, políticas,

estrategias y procedimientos de control interno en donde se ha determinado como

responsables para su administración:

PREFECTO: Máxima autoridad del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de

Pastaza, encargado de cumplir y hacer cumplir la constitución, leyes de la República,

ordenanzas, reglamentos, acuerdos y resoluciones del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Pastaza.

DIRECTOR FINANCIERO: Responsable en hacer cumplir las funciones que en

materia del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza se señala en el

código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización y con la

estructura contemplada, y otras disposiciones legales pertinentes de Control Interno.

TESOREROPROVINCIAL

El tesorero es el funcionario recaudador y pagador del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Pastaza. Responsable de cumplir con las leyes, reglamentos

142

y normas de control interno del sector público y responsable del cumplimiento o no del

manual de control interno para la gestión de tesorería.

Leyes y Normas:

Existen algunas leyes y normas que prescriben la existencia de un sistema de control

interno las mismas que serán aplicadas a la gestión financiera del área de tesorería:

• Ley organizada de la Contraloría General del Estado.

• Ley orgánica de la Administración Financiera y Control.

• Normas de control interno para sector público, Reglamentos y Resoluciones.

• Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización

Área de Aplicación

Gestión de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.

143

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

1. Los directivos y la máxima autoridad del GAD Provincial de Pastaza no se han

preocupado por la implementación del sistema de control interno en los procesos de

tesorería que coadyuva a la efectiva construcción administrativa.

2. La situación actual en cuanto al control interno de tesorería se ha observado que carece

de un manual de control interno para la gestión de tesorería.

3. La ausencia de controles internos delineados para el área administrativa de tesorería del

Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, limitan la administración

eficiente y el control eficaz por parte de los involucrados en los procesos operativos

y funcionales, entorpeciendo muchas veces y oportunidad en la atención a la

ciudadanía.

4. El mal manejo de recursos por parte del personal que trabaja en el área de tesorería

evitando así inconvenientes en la atención al público y evitar al máximo problemas

con los exámenes de auditoría Interna y auditoría externa realizados por la Contraloría

General del Estado.

144

RECOMENDACIONES

AL PREFECTO:

1. Dispondrá a la dirección financiera analizar la gestión a fin de implementar

políticas y estrategias de control con la finalidad de mejorar los procesos de tesorería.

2. Por lo cual es necesario tomar acciones correctivas inmediatas a fin de tener mayores

incidencias en el mejoramiento de las actividades tanto administrativas y financieras y

de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.

3. Se recomienda una inmediata capacitación a los funcionarios del área de Tesorería en

temas a fines a su desempeño con el fin de actualizar sus conocimientos en temas de

responsabilidad administrativa, financiera y operativa.

4. Las recomendaciones efectuadas por la Contraloría General de Estado en los exámenes

realizados a periodos anteriores, deben ser cumplidas de forma inmediata con fin de

evitar riesgos de carácter administrativo y financiero en los procesos de control en la

gestión de tesorería.

146

AGENDA DE CAPACITACIÓN

TIEMPO ACTIVIDADES

I TRIMEST

RE

II TRIMEST

RE

III TRIMEST

RE

IV TRIMEST

RE

ENTIDAD A CAPACITAR

OBSERVACIÓN

E F M A M J J A S O N D

Técnicas de la calidad en la atención al cliente.

xx GAD Provincial de Pastaza

Se dictara para transferir Conocimientos y de esa manera obtener una eficiente gestión en el área financiera.

El control interno organizacional


Se dictaran para transferir Conocimientos y de esa manera obtener una eficiente gestión en el área financiera.

Responsabilidad de procesos administrativos.



Control de gestión de la administración pública

xxx

GAD Provincial de Pastaza


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