VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS ESPECÍFICOS DEL...

VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE

CALDAS

NATALIA AVELLANEDA MARTÍNEZ

JOSÉ FABIÁN CASTRO

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGNIERÍA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

2016

VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE

CALDAS

NATALIA AVELLANEDA MARTÍNEZ

CÓD. 20111015056

JOSÉ FABIÁN CASTRO

CÓD. 20081015100

PROYECTO DE GRADO EN LA MODALIDAD DE PASANTÍA PARA OPTAR POR EL

TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL

DIRECTOR

GIOVANNY MAURICIO TARAZONA BERMÚDEZ Ph.D

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGNIERÍA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

2016

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................... 2

2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 3

3. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 4

3.1. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................... 4

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................... 4

4. ALCANCE Y LIMITACIONES ................................................................................................. 5

4.1. ALCANCE .......................................................................................................................... 5

4.2. LIMITACIONES ................................................................................................................. 5

5. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................... 6

5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS ......... 6

5.2. MARCO CONCEPTUAL .................................................................................................. 6

5.3. MARCO HISTÓRICO ....................................................................................................... 7

5.4. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 7

5.5. MARCO NORMATIVO ..................................................................................................... 8

5.6. BUSSINES PROCESS MANAGEMENT (BPM) ........................................................ 12

5.7. ESTADO DEL ARTE - SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA

UNIVERSIDAD DISTRITAL) ..................................................................................................... 13

6. METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 14

6.1. POBLACIÓN ................................................................................................................... 14

6.2. FUENTES DE INFORMACIÓN .................................................................................... 15

6.2.1. Fuentes de información primaria .......................................................................... 15

6.2.2. Fuentes de información secundaria ..................................................................... 15

6.3. DISEÑO METODOLÓGICO ......................................................................................... 15

6.3.1. FLUJOGRAMAS ..................................................................................................... 16

6.3.1.1. REZAGOS DOCUMENTALES ......................................................................... 17

6.3.1.2. INDICADORES ................................................................................................... 19

6.3.1.3. MAPAS DE RIESGO .......................................................................................... 21

RESULTADOS ................................................................................................................................ 23

6.4. REZAGOS DOCUMENTALES ..................................................................................... 23

6.4.1. PROCESO DE COMUNICACIONES .................................................................. 23

6.4.1.1. USO Y ADMINISTRACIÓN DE CARTELERAS INSTITUCIONALES ........ 23

6.4.1.1.1. DISEÑO POR PARTE DEL PROCESO...................................................... 25

6.4.1.1.2. DISEÑO DE LA SECCIÓN DE PUBLICACIONES .................................... 25

6.4.1.1.3. CONTRATACIÓN PROVEEDOR EXTERNO ............................................ 26

6.4.2. PROCESO DE GESTIÓN DOCENCIA ............................................................... 26

6.4.2.1. GESTIÓN DE MONITORES ACADÉMICOS ................................................. 26

6.4.2.1.1. APROBACIÓN DE MONITORES ................................................................ 27

6.4.2.1.2. CONVOCATORIA DE MONITORÍA ............................................................ 28

6.4.2.1.3. SELECCIÓN DE MONITORES .................................................................... 28

6.4.2.1.4. EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES DE LOS

MONITORES ........................................................................................................................... 29

6.5. INDICADORES ............................................................................................................... 29

6.5.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................ 29

6.5.1.1. EFICIENCIA ........................................................................................................ 30

6.5.1.2. EFICACIA ............................................................................................................ 31

6.5.1.3. EFECTIVIDAD .................................................................................................... 32

6.5.2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA ........... 33

6.5.2.1. EFICIENCIA ........................................................................................................ 34

6.5.2.2. EFICACIA ............................................................................................................ 36

6.5.2.3. EFECTIVIDAD .................................................................................................... 37

6.6. MAPAS DE RIESGO...................................................................................................... 39

6.6.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................ 39

6.6.2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA ........... 42

6.7. ESTRATEGIAS DE SOCIALIZACIÓN ........................................................................ 47

6.7.1. PRIMERA PROPUESTA ....................................................................................... 47

6.7.2. SEGUNDA PROPUESTA ..................................................................................... 48

6.7.3. PROPUESTA DE BOLETÍN VIRTUAL ............................................................... 48

7. ANÁLISIS DE RESULTADOS .............................................................................................. 51

8. CONTRASTACIÓN DE OBJETIVOS .................................................................................. 52

9. RECOMENDACIONES .......................................................................................................... 53

10. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 54

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................... 55

ANEXOS .......................................................................................................................................... 57

ANEXO N°1 - FORMATO DE CONVOCATORIA DE MONITORES ACADÉMICOS ...... 58

ANEXO N°2 - FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MONITORES ACADÉMICOS .... 60

ANEXO N°3 - FORMATO DE CONTROL DE ASISTENCIA DE MONITOR .................... 61

ANEXO N°4 - FORMATO DE INSCRIPCIÓN DE MONITORES ACADÉMICO .............. 62

1

INTRODUCCIÓN

En el contexto actual de las organizaciones para el cumplimiento de los objetivos

estratégicos e institucionales es necesaria la existencia de una interacción sinérgica entre

todos los actores, directos e indirectos, que intervienen en las actividades desarrolladas

por la organización; las cuales se desarrollan empleando herramientas de planeación,

operación y control entre las que se encuentra el Sistema Integrado de Gestión. El

Sistema Integrado de Gestión es una herramienta productiva, un conjunto de acciones e

instrumentos que permite la cohesión sistemática e inteligente de las partes de la

organización, con el objeto de generar resultados favorables y beneficios como la

utilización óptima de recursos, la protección ambiental, lograr la satisfacción del usuario y

los interesados.[1]

El Sistema Integrado de Gestión se implementa mediante directrices, reglas y

características que están descritas en las Normas Técnicas Colombianas (NTC), Norma

Técnica de Calidad (NTC), y Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral (OSHAS).

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas como institución autónoma de

educación superior, de carácter público, constituida esencialmente por procesos y

relaciones que generan estudiantes, profesores, un equipo administrativo e investigativo,

quienes buscan garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que permita

el cumplimiento de su misión y plan estratégico valiéndose de un conjunto de

orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que generaran

satisfacción de la Comunidad Universitaria y las partes interesadas, a través del Sistema

Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (SIGUD)

El SIGUD está compuesto por siete subsistemas, cada uno se rige bajo la siguiente

normatividad; subsistema de seguridad y salud en el trabajo (S&SO) NTC-OSHAS

18001:2007; subsistema de control interno (SCI) Modelo Estándar de Control Interno

MECI 1000: 2014; subsistema de gestión ambiental (SGA) NTC ISO 14001: 2004;

subsistema de gestión seguridad de la información (SGCI) NTC ISO 27001: 2006;

Subsistema de responsabilidad Social (SRS) NTC- ISO 26000 Guía de Responsabilidad

Social; subsistema de gestión de calidad (SGC) NTC GP:1000 2009 e ISO 9001: 2009;

subsistema de acreditación institucional (SAI) y subsistema interno de gestión documental

y archivo (SIGA) Decreto 514 del 2006 y Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos.

La Universidad Distrital establece y ejecuta la Resolución 215 del 24 de Julio del 2014

“Por la cual se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión y se establecen las

funciones de los equipos del SIGUD, en los niveles Ejecutivo, Técnico, Operativo y

Evaluador y se establecen otras disposiciones”, haciendo partícipe a la comunidad

estudiantil del proyecto Curricular de Ingeniería Industrial.

Este proyecto consta del desarrollo de diferentes actividades, tales como: actualizar y/o

construir indicadores, mapas de riesgos y documentos asociados a procesos específicos

del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.[2]

2

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A partir de la entrada en rigor de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de

Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001: 2011, La Universidad

Distrital Francisco José de Caldas (UDFJC), mediante la oficina de Planeación y Control

comienza la estructuración del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital

(SIGUD), siendo éste el conjunto de acciones e instrumentos que funcionan como

herramienta para el cumplimiento de los objetivos misionales y expectativas de la

comunidad universitaria, mediante la implementación y mejora continua de la gestión de

procesos. El SIGUD se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:

* Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

* Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

* Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

* Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

* Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

* Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

* Subsistema de Control Interno (SCI).

Adicionalmente se cuenta en la institución el Subsistema de Acreditación Institucional

(SAI), con el fin de cumplir la visión de la misma de ser reconocida nacional e

internacionalmente por su excelencia en la construcción de saberes, conocimientos e

investigación de alto impacto para la solución de los problemas del desarrollo humano y

transformación sociocultural.

Con el fin de cumplir con los principios del Sistema Integrado de Gestión en las entidades

y organismos distritales nombrados en la NTD-SIG 001: 2011 y dando consecución al

hecho de que la UDFJC es una institución de educación superior comprometida en

brindar calidad en la formación de sus estudiantes, consciente de la responsabilidad que

tiene ante la sociedad, la coherencia con sus principios y valores institucionales, se debe

garantizar la introducción de contenidos actualizados a través de:

La documentación de los respectivos procedimientos y formatos asociados a

cada proceso que componen el SIGUD después del ajuste y estandarización de

los mismos.

La construcción y ajuste de indicadores para realizar un seguimiento, análisis y

buena toma de decisiones.

Validación de mapas de riesgos con los que cuenta la Universidad y el apoyo a la

aplicación y desarrollo de la Metodología para la Administración de Riesgos y

Generación de Acciones de Mejora.

3

2. JUSTIFICACIÓN

La gestión está asociada a las acciones que deben ser desarrolladas para que los

objetivos planeados se cumplan, esta actividad busca el mejoramiento continuo de

cualquier sistema, con el cumplimiento de algunas fases previamente planificadas que

permitan conseguir las metas propuestas, teniendo en cuenta los recursos disponibles;

por ello la Universidad Distrital Francisco José de Caldas al igual que cualquier otra

entidad necesita un Sistema de Gestión.

La entidad cuenta con el Sistema Integrado de Gestión, sin embargo año tras año se

evidencia la necesidad de actualizarlo y ajustarlo, por esta razón la universidad se

encuentra desarrollando el proyecto de “Actualización y Ajuste del Sistema Integrado de

Gestión de la Universidad Distrital, SIGUD” por medio de actividades que permitan

realizar un diagnóstico actual de los procesos, y así llevar a cabo la caracterización y

rediseño de estos, generar indicadores, elaborar mapas de riesgo, documentar la

información pertinente y por último realizar la implementación y socialización del mismo.

El presente proyecto se desarrollará con el fin de actualizar y ajustar procesos específicos

que componen el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José

de Caldas.

4

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Actualizar y/o construir indicadores, mapas de riesgos y documentos asociados a

procesos específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Construir, documentar y validar los indicadores de procesos específicos del

Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas.

Construir y/o validar Mapas de Riesgo para procesos específicos del Sistema

Integrado de Gestión de la Universidad Distrital, para generar propuestas de

mejora dentro de la Institución.

Diseñar, validar y documentar los procedimientos y formatos de procesos

específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.

Proponer actividades para la socialización del sistema Integrado de Gestión de la

Universidad Distrital a toda la comunidad Universitaria.

5

4. ALCANCE Y LIMITACIONES

4.1. ALCANCE

Este proyecto se implementará en toda la Universidad Distrital Francisco José de Caldas;

tiene como meta la actualización y ajuste del Sistema Integrado de Gestión de la

Universidad Distrital (SIGUD) por medio de la construcción, documentación y/o validación

de procedimientos, formatos, indicadores y mapas de riesgo de procesos específicos del

Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital. Adicionalmente se generarán

propuestas de socialización que logren dar a conocer éste a toda la comunidad

universitaria.

4.2. LIMITACIONES

A continuación se nombraran las limitaciones encontradas:

El proyecto debe desarrollarse en un plazo no mayor a 6 meses.

Parte de la información está basada en la observación de sus realizadores.

El proyecto abarca los procesos de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas y se limita a la forma en la que los funcionarios ejecutan las actividades

involucradas en éstos.

Los recursos dispuestos para la ejecución del proyecto.

6

5. MARCO TEÓRICO

A continuación se dará a conocer los aspectos generales enmarcados en el desarrollo del

presente trabajo, para ello, se presenta una revisión conceptual y teórica que permite

enmarcar el desarrollo del tema.

5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS

En el desarrollo de las gestiones administrativas en las entidades públicas, se ha

involucrado el concepto de la calidad con el fin de lograr procesos armónicos y

estructurados; pretendiendo generar cambios organizacionales y transformaciones en los

procesos gubernamentales y el desempeño institucional.

Implementar un sistema de gestión de la calidad implica identificar y manejar las

actividades necesarias para lograr los objetivos impulsados por los clientes de la

organización, al igual que integrar un conjunto de elementos mutuamente relacionados

para emprender actividades tendientes a la mejora de la calidad, en el que se incluya a

personas, equipos, proveedores, materiales y procedimientos.[3]

El sistema de gestión de la calidad para entidades está definido como la herramienta de

gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional,

en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de

las entidades.[4]

Los resultados obtenidos de la evaluación de aplicaciones realizadas en entidades

privadas de sistemas de gestión de la calidad, las cuales se orientaban a través de la

norma ISO, y de los principios establecidos por autores relacionados con el tema de la

calidad fueron congregados en normas aplicables y adaptadas a la función pública.

En Colombia, con la expedición del Decreto 4110 de 2004, reglamentario de la Ley 872 de

2003, se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP

1000:2004, con el fin de dirigir y evaluar su desempeño en términos de satisfacción social

en la prestación de los servicios, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad

de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.

Esta norma se generó con el fin de llevar a cabo una aplicación genérica y no con el

propósito de establecer uniformidad en la estructura y documentación del sistema de

gestión de la calidad de las entidades, ya que reconoce que se encuentran influenciadas

por diferentes marcos legales, objetivos, estructuras, tamaños, necesidades, procesos y

productos y/o servicios que suministran y cuya importancia es el aumento de la

satisfacción de los clientes y la mejora del desempeño de las entidades como motivación

para su implementación.

5.2. MARCO CONCEPTUAL

Durante el desarrollo del proyecto evidenciamos la necesidad de contextualización para

la completa comprensión del mismo. Por tal motivo para un mejor entendimiento nos

enfocamos en los principales términos, como lo son; indicadores que la define como una

expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado del objeto a evaluar

7

en un momento determinado, con relación a rangos establecidos según la Guía para la

construcción de Indicadores del Sistema Integrado de Gestión que a su vez define

indicadores de gestión como un tipo de Indicadores que también son denominados

Indicadores Internos, y su función principal es medir el primer eslabón de la cadena lógica

de intervención, es decir, la relación entre los insumos y los Procesos. Además se hace

pertinente la aclaración de mapas de riesgo para el levantamiento de los mismos, que

según la Guía para la Administración del Riesgo del Departamento Administrativo de la

Función Pública (DAFP) los define como una representación final de la probabilidad e

impacto de uno o más riesgos27 frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de

riesgos puede adoptar la forma de un cuadro resumen que muestre cada uno de los

pasos llevados a cabo para su levantamiento.

5.3. MARCO HISTÓRICO

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas fue fundada en el año de 1948, por el

presbítero Daniel de Caicedo quien fue a la vez su primer rector. En el acta de fundación

de la Universidad Municipal de Bogotá, como fue llamada inicialmente se dice que fue

creada por el Concejo de Bogotá, con el objetivo de que los jóvenes más pobres de la

ciudad de Bogotá pudieran acceder a la educación.

La primera carrera creada en la Universidad fue radiotécnica, que con el tiempo se

convirtió en la carrera de ingeniería electrónica. Desde este momento la Universidad

empezó a ampliar su cobertura y la variedad de proyectos curriculares, incrementando

notablemente la población estudiantil, lo cual hizo que en los años 70 se tuviera que

invertir en la adquisición de nuevos predios que dan sobre la carrera séptima dentro de la

misma nomenclatura de la calle 40 y en los que hoy en día se encuentra la nueva Torre

Administrativa y la Sede Central (de Ingenierías).

En los años 1993 y 1994 se crea la Facultad Tecnológica, se fortalece la Facultad de

Ingeniería y se crea la Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales, lo que ha

hecho que la Universidad sea reconocida por la sociedad y el resto del mundo

académico.[5]

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hizo vigente desde

el 2008, es el conjunto de acciones y herramientas que sirven para dar cumplimiento a los

objetivos misionales, garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de la

comunidad universitaria y la sociedad en general, mediante la implementación y mejora

continua de la gestión de procesos.[6]

5.4. MARCO LEGAL

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la legislación

del Estado Colombiano. A continuación se resume la normatividad relativa al control

interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades públicas:

8

Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en

las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.”

Ley 489 de 1998: “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de

las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas

generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del

artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”

Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan

otras disposiciones.” La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios

generales que regulan la función archivística del Estado.

Ley 872 de 2003: “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama

Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.” Su objetivo es

mejorar los índices de efectividad, eficiencia y eficacia del estado, así como cada una de

sus entidades; además de permitirle evaluar el desempeño institucional, en términos de

calidad y satisfacción social.

Decreto 4110 de 2004: “Por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la

norma técnica de la calidad en la gestión pública, la cual determina las generalidades, y

los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema

de gestión de la calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme a la

ley 872 de 2003”[7]

Decreto 1599 de 2005: “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para

el Estado Colombiano.” Su objetivo es fortalecer los procesos institucionales y el

desarrollo de una función administrativa pública, íntegra, eficiente, visible ante la sociedad

y de gran responsabilidad frente al cumplimiento de su finalidad social.[8]

Decreto 514 de 2006: "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital

debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte

del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."

Decreto 2913 de 2007: En donde se considera que el Modelo Estándar de Control Interno

y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como

propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones

públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la

responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo

tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario.

5.5. MARCO NORMATIVO

NTCGP 1000:2009:

NTCGP significa Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública, la cual permite a las

entidades del estado de la rama ejecutiva del poder público evaluar y dirigir el desempeño

institucional en términos de calidad y de satisfacción social, de manera sistemática y

9

transparente, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 2 de la Ley 872/2003. Con su

expedición se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP

1000:2004, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública

NTCGP 1000:2009

La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en

identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí; lo

cual es complementario con el sistema de control interno y de desarrollo administrativo,

para lograr una verdadera eficiencia administrativa. La articulación entre estos tres

sistemas está caracterizada por la adopción de un modelo basado en la gestión por

procesos.[4]

Figura 1.Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos

Fuente: NTCGP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Pg. 2

La implementación como un modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en

procesos, se muestra en la Figura 1, el cual de acuerdo a lo descrito en la norma técnica,

enfatiza la importancia en 4 aspectos:

a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.

b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor

c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso

d) la mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.

La aplicación permite gestionar la calidad de los procesos, identificar los lineamientos

requeridos, integrar al personal con los lineamientos de la organización, mejorar la gestión

y aplicar acciones correctivas, preventivas o de mejora, siguiendo un enfoque de

evaluación y retroalimentación continuo.

10

Los requisitos que son aplicados al proceso de gestión de recursos financieros son el 4.1

Requisitos Generales; 4.2.4 Control de Registros; 5.1 Compromiso Dirección; 5.6 Revisión

Dirección; 6.1 Provisión de Recursos; 6.3 Infraestructura; 8.2.3 Seguimiento y medición de

procesos; 8.4 Análisis de Datos y 8.5 Mejora.

MECI 2014:

Desde la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se dispone la

implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI el cual tiene como

propósito proporcionar una serie de pautas o directrices dirigidas a controlar la

planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la administración

pública, facilitando el desarrollo del Sistema de Control Interno. Es concebido como un

modelo de gestión que proporciona a los gerentes públicos las herramientas para llevar a

cabo su trabajo de manera idónea, transparente y ágil, generado con base el artículo 1°

de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra compuesto por dos (2) Módulos, seis (6)

componentes y trece (13) elementos de Control, como se puede ver en la Figura 2, que

promueve la adopción de un enfoque de operación basado en procesos y cuyos principios

son autocontrol, autorregulación y autogestión.[9]

Figura 2.Modelo estándar de control interno

NTD-SIG 001:2011

NTD-SIG es la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las

entidades y organismos distritales. Esta norma específica los requisitos para estructurar

un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se

constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño

COMPONENTES ELEMENTOS

11

institucional en términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno

(SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información

(SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la

Gestión Ambiental (SGA).[10]

Los elementos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia

definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA

(Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los

elementos comunes de cada uno de los subsistemas. Figura 3.

Figura 3.Modelo del sistema integrado de gestión

Fuente: NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.

Pg.15

NTC-ISO 31000:2011:

La ISO 31000 tiene como objetivo “ayudar a generar un enfoque para mejorar la gestión

del riesgo, de manera sistemática” y brindar diversidad de posibilidades para que de

manera integral haya una gestión que permita lograr a cabalidad los objetivos de las

compañías. El documento normativo establece procesos y principios para la gestión de

riesgo, en la que recomienda a las organizaciones el desarrollo, la implementación y el

mejoramiento continuo, como un importante componente de los Sistemas de Gestión.

Esta norma establece un número de principios que es necesario satisfacer para hacer que

la gestión del riesgo sea eficaz. Esta norma recomienda que las organizaciones

desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de referencia cuyo propósito

12

sea integrar el proceso para la gestión del riesgo en los procesos globales de gobierno,

estrategia y planificación, gestión, procesos de presentación de informes, políticas,

valores y cultura de la organización.[11]

Está constituida por la NTC 5254 que se conocía en Colombia para la Gestión de riesgo y

que tenía como referente la norma australiana AS 4360, la cual fue anulada con la llegada

de la ISO 31000. Además, fue trabajada con la guía ISO 73 (en Colombia la GTC 137),

que reúne un vocabulario de gestión de riesgo, lo que permite una colección de términos y

definiciones relativas al tema.

5.6. BUSSINES PROCESS MANAGEMENT (BPM)

Como lo indica la definición de la ABPMB (Asociación internacional de profesionales de

BPM) el “Bussines Process Management es un enfoque sistemático para identificar,

levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tano los procesos manuales

como automatizados, con la finalidad de lograr a través de sus resultados en forma

consistente los objetivos de negocio que se encuentran alineados con la estrategia de la

organización.”

El BPM es una disciplina integradora que engloba técnicas y disciplinas parciales que

abarca las capas de negocio y tecnología, que se comprenden como un todo integrado en

gestión a través de los procesos. Se basa en muchos principios o consideraciones que

atacan a problemas típicos del día a día en empresas y el desarrollo de sistemas de

información dentro de las mismas. Todas estas consideraciones llevadas a la práctica

efectiva mitigan estos problemas diarios.[12]

El BPM considera fundamental el monitoreo del proceso para estar midiendo su

performance y detectar posibles falencias. Mediante el monitoreo se puede determinar si

el proceso genera los resultados esperados en función de los objetivos del negocio. La

creación y uso de métricas, es clave para realizar un control detallado de cada proceso.

Dado el dinamismo externo al cual están expuestas las empresas, es necesario tener una

documentación detallada de cada actividad organizacional. BPM impulsa el entendimiento

y modelado de todos los procesos por medio de la documentación. Apoyándose en

herramientas de software de modelado de procesos, este punto puede ser alcanzado

eficientemente.

Algo importante para tener presente es que BPM no es una tecnología de software, pero

se apoya y hace uso de las mismas para su implementación efectiva. En la Universidad

Distrital Francisco José de Caldas se utiliza el software Bizagi Modeler como la

herramienta que permite modelar los procesos, este permite una configuración fácil de

propiedades para el proceso en general, así como para cada uno de los elementos que lo

componen. Estas propiedades pueden ser compartidas por diferentes usuarios e

instalaciones del Modelador, permitiendo generar documentación estándar para un grupo

de trabajo. El modelador de procesos está en capacidad de generar automáticamente

documentos MS Word o PDF.[13]

13

5.7. ESTADO DEL ARTE - SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA

UNIVERSIDAD DISTRITAL)

AÑO EVENTO RESULTADO

2008 SIGUD integrado por tres equipos de trabajo. El grupo directivo, el grupo operativo y el grupo evaluador.[6]

Integración del SIGUD por grupos de trabajo

2009 Ajuste del modelo de operaciones y de caracterizaciones, procedimientos, guías, instructivos y formatos del Sistema de Gestión

• Modelo de operación por procesos. Versión dos y 17 procesos identificados. Ver Figura 4. • Caracterizaciones de los 23 subprocesos. • Caracterizaciones de 136 Procedimientos. • 26 Formatos. • Tres Instructivos. • Tres Manuales.

2011

Informe de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Se hace referencia al Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD sobre el proceso de mejoramiento continuo que ha estado muy ligado a los procesos de Gestión Contractual, Gestión de Recursos Financieros, Internacionalización e Inter-institucionalización y Servicio al Ciudadano.[14]

Avance en el proyecto de la Bodega de Datos, con la participación del Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico (CIDC), y Autoevaluación y Acreditación de Calidad

Análisis los requerimientos de información, necesarios para la construcción de indicadores pertenecientes a los diferentes modelos de medición de la Universidad. Identificación de la prioridad de integrar los diferentes subsistemas de información de la Universidad.[13]

2012

Grupo de estudiantes de la Facultad de Ingeniería del Proyecto curricular de Ingeniería Industrial desarrolló su trabajo de grado encaminado al ajuste y mejoramiento de los procedimientos del Proceso de Gestión Contractual

Ajuste y mejoramiento de los procedimientos del Proceso de Gestión Contractual que fue avalado por la Oficina Asesora de Planeación y Control.

2013

el Grupo Operativo SIGUD realizó un análisis de la situación en la que se encuentra el Sistema respecto a: La infraestructura, el soporte tecnológico, el archivo de gestión propio del Proyecto, la documentación formal, papeles de trabajo y la herramienta (Visión GTC) que actualmente consigna la información general del Sistema y el estado de Implementación

Formulación de un Plan de Acción Institucional 2013-2015 el cual fue aprobado por el Comité Ejecutivo SIGUD y que se viene ejecutando

Se estructuró un nuevo Modelo de Operación por Procesos y sus respectivas Caracterizaciones

Dar cumplimiento a la Misión, los Objetivos Institucionales y la Generación de Valor de las líneas de ofertas y servicios de la Universidad.

2014

Se formuló la Política y Objetivos del SIGUD

Son aprobados y se adoptan, mediante la Resolución N° 227 del 8 de agosto de 2014,”Por la cual se realiza el Mejoramiento Continuo a la Política, Objetivos, y Modelo de Operación por Procesos del Sistema Integrado de Gestión, de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, SIGUD y se dictan otras disposiciones”.[15]

Se establecen las Responsabilidades y Funcionamiento del Comité Ejecutivo del SIGUD y demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión SIGUD

La Resolución N° 215 del 24 de julio de 2014.

14

Figura 4. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José

de caldas

Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Oficina asesora de planeación y

control. Informe OAPC 2012-2014. Pg.13

6. METODOLOGÍA

La primera fase de la metodología utilizada para dar cumplimiento a los objetivos

planteados en el presente trabajo fue la exploratoria, en la cual se recolectó información

primaria y secundaria con las que se realizó un acercamiento al estado actual del Sistema

Integrado de Gestión y los procesos que lo conforman. En una fase final se desarrolló una

metodología descriptiva que corresponde a la construcción, ajuste, documentación y

validación de indicadores, mapas de riesgo, los procedimientos y formatos asociados a

dicho proceso y generar propuestas de socialización del SIGUD.

6.1. POBLACIÓN

El trabajo fue realizado con ocho promotores y cuatro gestores de procesos específicos

que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José

de Caldas, ya que son quienes tienen el mayor conocimiento y experiencia en el

desarrollo de los procedimientos y las actividades de cada uno de éstos.

15

6.2. FUENTES DE INFORMACIÓN

Para llevar a cabo el trabajo fue necesario realizar recolección de datos tanto cualitativos

y cuantitativos provenientes de fuentes de información primaria y secundaria

6.2.1. Fuentes de información primaria

Documentación existente en el SIGUD acerca de los procedimientos de cada

proceso, tales como caracterizaciones y diagramas de flujo.

Entrevistas a promotores y gestores de cada uno de procesos específicos, con el

fin de recolectar la información necesaria para llevar a cabo la construcción y/o

validación de los indicadores y mapas de riesgo.

Capacitaciones realizadas por funcionarios de la Oficina Asesora de Planeación y

Control sobre la construcción de indicadores y mapas de riesgo.

Reglamentación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que rige la

ejecución de los procedimientos pertenecientes a procesos específicos del SIGUD.

6.2.2. Fuentes de información secundaria

Instructivo para la elaboración de procedimientos en la herramienta Bizagi

elaborado por la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad

Distrital Francisco José de Caldas.

Guía para la Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión

elaborada por la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad

Distrital francisco José de Caldas.

Guía para la Construcción de Indicadores elaborada por la Oficina Asesora de

Planeación y Control de la Universidad Distrital francisco José de Caldas.

Manual para la Administración de Riesgo elaborado por la Oficina Asesora de

Planeación y Control de la Universidad Distrital francisco José de Caldas.

Normas técnicas que orientan y fundamentan las bases para los sistemas de

calidad de procesos y procedimientos.

Leyes distritales y gubernamentales que establezcan parámetros para la gestión y

evaluación de los procesos y procedimientos de la entidad, que como universidad

y ente público debe cumplir.

Indicadores y mapas de riesgo de procesos específicos elaborados por otras

universidades que tengan implementado un Sistema Integrado de Gestión.

6.3. DISEÑO METODOLÓGICO

El diseño, construcción, documentación y/o validación de procedimientos, indicadores y

mapas de riesgo de procesos específicos en los que se centra el desarrollo de este

trabajo permite actualizar y ajustar el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad

Distrital Francisco José de Caldas, de tal manera que se fortalezcan y consoliden los

procesos de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de la gestión, además de

garantizar la satisfacción de la comunidad universitaria y sociedad en general en términos

de servicio.

16

El primer paso para el desarrollo del trabajo fue revisar y analizar el estado actual de la

información suministrada por el equipo SIGUD de la Oficina Asesora de Planeación y

Control acerca de procesos específicos; teniendo en cuenta procedimientos, indicadores y

formatos preestablecidos. Un pilar fundamental en este paso fue el objetivo que se

encuentra en la caracterización de cada uno de los procesos, ya que toda la elaboración

del proyecto debe ser enfocada a dar cumplimiento a éste.

Luego se dio inicio a las entrevistas con los gestores y los promotores de cada uno de los

procesos con el fin de tener una visión más clara del funcionamiento real de estos para

así lograr presentar propuestas de procedimientos, indicadores y mapas de riesgo que se

ajustaran al cumplimiento del objetivo de los procesos, siguiendo los lineamientos dados

por el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi Process

Modeler, Guía para la Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de

Gestión, Guía para la Construcción de Indicadores y Manual para la Administración de

Riesgo elaborador por el equipo SIGUD.

Después de recibir la retroalimentación y hacer las correcciones respectivas de cada una

de las propuestas, se presentaron al gestor del proceso para su verificación y aprobación.

6.3.1. FLUJOGRAMAS

A continuación se presentan los flujogramas de las actividades que se llevaron a cabo

para el desarrollo del trabajo.

17

6.3.1.1. REZAGOS DOCUMENTALES

C

OL

UM

NA

ACTIVIDAD DESCRIPCION

1

La Oficina Asesora de Planeación y Control (OAPC), presentó a grandes rasgos los procesos a intervenir y explicó de forma clara los objetivos y alcances de los mismo

2

De la totalidad de procedimientos se distribuyeron de forma aleatoria entre los grupos conformados por los pasantes.

3

Se realizó una sesión en la que se dió a conocer el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi (GI-GUI-001-IN-001, y se desarrollaron ejemplos para su mayor comprensión.

4

Se investigó de manera autónoma la normatividad asociada a cada procedimiento asignado por parte de la OAPC.

5

El borrador se realizó con base en los diagramas que exponen otras entidades, especialmente se tuvieron en cuenta los de otras universidades

Presentación de los

procesos de Gestión

de Docencia y

Comunicaciones

Distribución de los

procedimientos con

rezago documental

Capacitación para la

utilización de la

herramienta

Modeladora Bizagi

Revisión de la

normatividad asociada

a cada procedimiento

Realización de un

borrador del

procedimiento con base

en el de otras entidades

INICIO

A

18

6

Se desarrollaron propuestas teniendo en cuenta el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi (GI-GUI-001-IN-001), y se desarrollo propuestas de formatos los cuales se ciñen según la Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión (GI-GUI-001).

7

Se verificó la veracidad del diagrama, en el Proceso de Comunicaciones con el promotor del proceso y con Gestión de Monitores se verificó con los Secretarios Académicos de las Facultades de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Verificación de la normatividad utilizada para cada procedimiento.

8

Con base en las correcciones propuestas en la actividad anterior, se rediseño el procedimiento para su posterior validación por parte de los gestores de cada proceso.

9

Una vez aprobado por el promotor del proceso se valida el diagrama del procedimiento con los Gestores de cada proceso.

10

Si hay ajustes del procedimiento se tendrá que rediseñar y volver a validar el procedimiento con los Gestores de cada proceso. Se entregara el diagrama a la OAPC para su aprobación por parte del líder del proceso, y su publicación.

Presentación de

propuesta inicial.

Verificación de la

propuesta del diagrama

del proceso.

A

Rediseñar el diagrama

teniendo en cuenta las

correcciones y sugerencias

Validación del

procedimiento con los

Gestores del Proceso.

¿Hay ajustes?

Si

Entrega del diagrama

a la OAPC

Fin.

No

19

6.3.1.2. INDICADORES

CO

LU

MN A


1

La Oficina Asesora de Planeación y Control (OAPC), presentó a grandes rasgos los procesos a intervenir y explicó de forma clara los objetivos y alcances de los mismos.

2

Se realizó una sesión en la que se dió a conocer la Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD (GI-GUI-003), y se desarrollaron ejemplos para la familiarización con el formato de hoja de vida del indicador para su mayor comprensión.

3

El nombre del indicador debe ser claro, corto, verbal ,preciso, único y no debe llevar verbos

4

Para determinar el nombre y objetivo se tiene en cuenta el objetivo y los lineamientos principales del proceso. Cabe resaltar que el objetivo del indicador debe ser medible.

5

La identificación de variables se estableció los principales factores medibles que influyen en la prestación del servicio del proceso. Se determino la mejor forma de medir el objetivo del indicador utilizando la correlación de las variables

6

Según la elección de las variables la unidad de medida cambia y pueden ser; Meses, días, años, numero, promedio, porcentajes, etc. La tendencia puede ser creciente, decreciente o estable y su fin es evaluar el comportamiento del indicador. El valor esperado se puede determinar a partir de normatividad, no obstante ya que todos los procesos no lo especifican deberá ser determinada por los promotores y gestores del proceso.

INICIO

Presentación del proceso

de Gestión de la

Información Bibliográfica y

Gestión Documental

Capacitación para la

construcción de

indicadores de los

procesos.

Determinar el Nombre

del Indicador

Determinar el Objetivo

del indicador

Identificación de

variables de medición y

elaboración de la

fórmula del indicador.

A

Establecer la unidad de

medida, tendencia y la

meta o valor esperado

del indicador

20

7

Se elaboró un borrador de la hoja de vida del indicador a partir de la información recolectada del proceso. Para esta tarea se tuvieron en cuenta principalmente indicadores internos, y a su vez informes de gestión del proceso elaborados en periodos anteriores.

8

Se verificó la viabilidad de la propuesta inicial de las hojas de vida de los indicadores con ayuda del promotor del proceso, además se realizaron observaciones para la mejora de las mismas.

9

Con base en las correcciones propuestas en la actividad anterior, se rediseño las hojas de vida de los indicadores para su posterior validación por parte de los gestores de cada proceso.

10

Una vez aprobado por el promotor del proceso se validan las hojas de vida de los indicadores con los Gestores de cada proceso.

11

Si hay ajustes en las hojas de vida se tendrá que modificar y volver a validar el procedimiento con los Gestores de cada proceso. Se entregan las hojas de vida de los indicadores a la OAPC para su aprobación por parte del líder del proceso, y su publicación.

A

Presentación de

propuesta inicial.

Verificación de la

propuesta de los

indicadores del

proceso.

Rediseñar los indicadores

teniendo en cuenta las


Validación de los

indicadores con el Gestor

de los Procesos. Si

Entrega la Hoja de Vida

de los indicadores a la

OAPC

¿Hay ajustes?

Fin.

No

21

6.3.1.3. MAPAS DE RIESGO

C

OL

UM

NA


1

La Oficina Asesora de Planeación y Control (OAPC), presentó a grandes rasgos los procesos a intervenir y explicó de forma clara los objetivos y alcances de los mismo

2

Se realizó una sesión en la que se dió a conocer el Manual de gestión para la administración de riesgo (GI-MG-001). Se presentó la metodología a trabajar para el desarrollo de los mapas de riesgos.

3

Para la identificación del riesgo se establecieron factores internos y externos de los procedimientos. La definición de las causas se realiza a partir del contexto interno y externo, las cuales permiten la identificación de los riesgos y debe ser realizada de manera sistemática y con la participación del mayor número de personal involucrado.

4

Las consecuencias deben ser evaluadas y en lo posible contar con bases teóricas o de la experiencia que permitan determinar su magnitud.

5

Se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que pueda causar la materialización del riesgo.

6

El propósito de esta etapa, es la toma decisiones basados en los resultados del análisis acerca de cuáles riesgos necesitan tratamiento y la prioridad para su implementación.

Presentación del proceso

de Gestión de la

Información Bibliográfica y

Gestión Documental

Contextualización de

la Administración del

riesgo.

Evaluación del Riesgo

INICIO

Consecuencias de los

riesgos.

Calificación del Riesgo.

Establecimiento del

contexto estratégico

para la identificación

del riesgo.

A

22

7

Los controles actuales su calificación se determina como Bajo Trivial o Bajo Moderado. Este riesgo residual se determina como el riesgo que permanece después del análisis, valoración y determinación de los controles de riesgos.

Se determina las medidas a utilizar para el manejo de los riesgos residuales, las cuales dependen directamente de su valoración.

8

Culminada la elaboración del mapa de riesgo, con ayuda del promotor del proceso se determinaron observaciones y mejoras del mismo.

9

Con base en las correcciones propuestas en la actividad anterior, se rediseño los Mapas de Riesgos para su posterior validación por parte de los gestores de cada proceso.

10

Una vez aprobado por el promotor del proceso se validan los Mapas de Riesgo con los Gestores de cada proceso.

11

Si hay ajustes en los Mapas de Riesgo se tendrá que modificar y volver a validar el procedimiento con los Gestores de cada proceso. Se entrega los Mapas de Riesgo a la OAPC para su aprobación por parte del líder del proceso, y su publicación.

Valoración de

Riesgo Residual.

Verificación de la propuesta

de los mapas de riesgo de

los procesos.

A

Rediseñar los mapas de

riesgo teniendo en cuenta las


Validación de los Mapas

de Riesgo con Gestor de

los Procesos.

¿Hay ajustes?

Si

Entrega del Mapa de

Riesgos a la OAPC

Fin

.

Tratamiento del

Riesgo

No

23

RESULTADOS

A partir del trabajo de campo realizado durante seis meses con el apoyo de los gestores y

promotores de procesos específicos con el fin de dar cumplimiento a los objetivos

planteados en este trabajo, se lograron los resultados que se muestran a continuación.

6.4. REZAGOS DOCUMENTALES

El resultado del diseño, validación y documentación de los procedimientos y formatos que

aún no estaban estandarizados ni documentados del Proceso de Comunicaciones y del

Proceso de Gestión Docencia se logró en trabajo conjunto con los promotores y gestores

de éstos y con ayuda de la herramienta Bizagi Process Modeler.

6.4.1. PROCESO DE COMUNICACIONES

Del Proceso de Comunicaciones se asignó el procedimiento de Uso y Administración de

Carteleras Institucionales para realizar la estandarización de éste.

6.4.1.1. USO Y ADMINISTRACIÓN DE CARTELERAS INSTITUCIONALES

El levantamiento de este procedimiento se llevó a cabo en la Sección de Publicaciones en

conjunto con los promotores, fue revisado por Rubén Eliecer Carvajalino Carvajalino –

Jefe de la Sección de Publicaciones y aprobado por el Vicerrector Académico.

El Procedimiento de Uso y Administración de Carteleras Institucionales tiene como

objetivo difundir masivamente toda la información de interés para la comunidad

universitaria sobre el aconteces de la institución, promoción de campañas, eventos y

demás actividades que conduzcan al logro de los propósitos de la organización.

Este procedimiento aplica para todos los procesos de la universidad, el cual inicia desde

la solicitud de impresión del diseño de la cartelera y finaliza con la impresión, distribución

y socialización de la misma.

La base legal por la cual se rige el funcionamiento y operación del procedimiento es:

DOCUMENTO LEGAL

Resolución 711 de 2008 Por la cual se reglamenta el uso de los servicios de publicación en Internet y correo electrónico que se presentan en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Ley Estatutaria 1266 de 2008 Por la cual se dictan disposiciones generales Hábeas Data

Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones 2012-2018

Marco de trabajo prospectivo, estratégico y operativo que permite alinear las decisiones, la arquitectura y las inversiones en materia de Tecnología de la Información y la Comunicación con los objetivos misionales de la institución.

Manual de Imagen Institucional Explica cuales son y cómo deben ser utilizados los elementos de función institucional, elementos de identidad y los elementos de personalidad institucional.

24

El uso y Administración de Carteleras Institucionales tiene dos políticas de operación. La primera es que se debe verificar la

capacidad de selección de publicaciones para imprimir carteleras, antes de hacer contratación externa; y la segunda es que se debe

verificar la disponibilidad presupuestal a través del ordenador del gasto para la elaboración de las carteleras.

El diagrama del procedimiento es el siguiente:

25

Los subprocedimientos que componen este procedimiento se muestran a continuación.

6.4.1.1.1. DISEÑO POR PARTE DEL PROCESO

6.4.1.1.2. DISEÑO DE LA SECCIÓN DE PUBLICACIONES

26

6.4.1.1.3. CONTRATACIÓN PROVEEDOR EXTERNO

6.4.2. PROCESO DE GESTIÓN DOCENCIA

El levantamiento de este procedimiento se llevó a cabo en la Secretaría Académica de

cada una de las facultades de la universidad en conjunto con los secretarios académicos

y Vicerrector Académico-

6.4.2.1. GESTIÓN DE MONITORES ACADÉMICOS

El procedimiento de Gestión de Monitores Académicos tiene como objetivo establecer las

actividades a desarrollar en la gestión de monitores académicos.

La gestión de monitores involucra las actividades desde el momento en que se aprueba y

distribuye el presupuesto disponible para las monitorías académicas hasta el pago del

incentivo económico al monitor.

La base legal por la cual se rige el funcionamiento y operación del procedimiento es:

Acuerdo 027/1993 Por el cual se expide el estatuto estudiantil de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Acuerdo 003/1989 Por el cual se reglamentan las monitorias en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (CSU).

Acuerdo 014/1989 Por el cual se modifica el acuerdo 003 en lo referente a las monitorias de la universidad.

Acuerdo 004/2006 Por el cual se establece y unifica el régimen de liquidación matriculas para los estudiantes de la UDFJC (CSU).

27

El diagrama del procedimiento es el siguiente:

Los subprocedimientos que componen este procedimiento se muestran a continuación.

6.4.2.1.1. APROBACIÓN DE MONITORES

28

6.4.2.1.2. CONVOCATORIA DE MONITORÍA

6.4.2.1.3. SELECCIÓN DE MONITORES

29

6.4.2.1.4. EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES DE LOS

MONITORES

6.5. INDICADORES

La construcción, documentación y validación de los indicadores cuantitativos de calidad,

los cuales son eficiencia, eficacia y efectividad, permiten comprobar en qué medida se

está dando cumplimiento al objetivo general de los procesos de Gestión Documental y de

Gestión de la Información Bibliográfica.

La hoja de vida del indicador fue el resultado final de este ítem, la cual contiene registrado

el nombre, objetivo, fórmula de cálculo, su unidad de medida, la tendencia que se espera

que tenga el resultado, el rango en el cual se debe evaluar, entre otro elementos que

permiten llevar a cabo una correcta medición y toma de decisiones.

6.5.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El objetivo del Proceso de Gestión Documental al cual los indicadores construidos

permiten realizarle una medición de grado de cumplimiento es garantizar la correcta

planeación, manejo, control, organización y funcionamiento de la gestión documental y la

administración de las diferentes unidades documentales de la Universidad Distrital, de

forma lógica de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad, cumpliendo con los

estándares para el tratamiento de los documentos y la legislación vigente, para proteger el

patrimonio documental, preservar los archivos en las mejores condiciones de acceso y

seguridad, y asegurar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del

mejoramiento institucional. Para este proceso se construyó un indicador de eficiencia, uno

de eficacia y uno de efectividad.

30

6.5.1.1. EFICIENCIA

18 9 2015

Creciente Decreciente Estático

X

X

Numerador:

1.

Denominador:

1.

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

RANGOS DE EVALUACIÓN

Crítico En Riesgo Gestor del Proceso

Insumo

Gestor del Proceso Gestor del ProcesoPromotor del Proceso

Archivo Central

Archivo Central

Equipo SIGUD

QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO

Semestral Anual

PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR

Capacidad de almacenaje disponibles Metros Lineales

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

Adecuado

Otro

Líder del Proceso

Tulio Bernardo Isaza Santamaría

FORMA DE CÁLCULO

Meta o Valor EsperadoUnidad de MedidaTendencia esperada del Indicador

Eficacia

0 - 50 % 51 % - 75 %

100%

Cuál?

PROCESO

FÓRMULA

Gestión Documental y Archivo

18/09/2015

Jefe de sección de Archivo, Microfilmación

18/09/2015

Dimensión de Evaluación

76 % - 100%

UNIDAD DE MEDIDANOMBRE

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Nombre:

Objetivo:

Código:

Fecha de Creación Fecha de Actualización

Evaluar el uso de la capacidad de almacenaje del archivo central destinados para el almacenamiento y custodia.

Utilizacion de espacio de almacenamiento y custodia

DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR

FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código:

Macroproceso: Gestion de Recursos Versión: 01

Proceso: Gestión Documental y Archivo.Fecha de Aprobación:

18/09/2015

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

X

Proceso Eficiencia

% X

Capacidad de almacenaje utilizados

Definición de Términos

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su

trámite y cuando su consulta es constante.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de

los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)

VARIABLES DEL INDICADOR

FUENTE DE INFORMACIÓN

Jerarquia

Efectividad

Capacidad de almacenaje disponibles

Nivel de Medición

Porcentaje de utilizacion de la capacidad disponible de almacenaje del archivo central

Instrucciones para el cálculo de cada Variable

Capacidad de almacenaje utilizados

Suma en metros lineales de la documentacion y archivos almacenadas en la bodega del Archivo Central.

Intervención Producto

Gestión

Calidad

VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Equipo SIGUD y Promotor

POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del

talento humano

Garantizar la correcta planeación, manejo, control, organización y

funcionamiento de la gestión documental y la administración de las

diferentes unidades documentales de la Universidad Distrital, de forma

logíca de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad,

cumpliendo con los estándares para el tratamiento de los documentos y

la legislación vigente, para proteger el patrimonio documental, preservar

los archivos en las mejores condiciones de acceso y seguridad, y

asegurar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del

mejoramiento institucional.

Capacidad disponible de almacenaje destinadas para el almacenamiento y custodias de los archivos, calculada en metros lineales y según el area de la

bodega

Responsables de la Medición

Nivel:

Cargo:

Toma de DecisionesConsolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis

Metros Lineales

OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO

FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO

𝐶 𝑎𝑝𝑎 𝑐 𝑖𝑑 𝑎𝑑 𝑑 𝑒 𝑎 𝑙𝑚 𝑎 𝑐𝑒𝑛 𝑎 𝑗𝑒 𝑢 𝑡 𝑖𝑙 𝑖𝑧 𝑎 𝑑 𝑜 𝑠

𝐶 𝑎𝑝𝑎 𝑐 𝑖𝑑 𝑎𝑑 𝑑 𝑒 𝑎 𝑙𝑚 𝑎 𝑐𝑒𝑛 𝑎 𝑗𝑒 𝑑 𝑖𝑠𝑝 𝑜 𝑛 𝑖𝑏 𝑙𝑒∗ 1 0 0

31

6.5.1.2. EFICACIA

18 9 2015


X

X

Numerador:

1.

Denominador:

1.













mejoramiento institucional.

Toma de Decisiones

Tulio Bernal Isaza Santamaría



Jefe de Sección de Actas, Archivo y Microfilmación


Nivel:

Cargo:



Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis

Transferencias primarias programadas

Suma de las transferencias programadas enunciadas en el cronograma interno de transferencias




Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental

vigentes.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.


Nivel de Medición

Porcentaje de transferencias primarias ejecutadas satisfactoriamente del cronograma


Transferencias primarias recibidas

Suma de las transferencias recibidas por parte de otras Dependencias o Unidades Academicas

Intervención

Jerarquia

Efectividad

X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

X

Meta o Valor Esperado

Eficacia


61 % - 100%




Código:

FORMA DE CÁLCULO



FÓRMULA

100%Porcentaje

Unidad de Medida


Versión: 01

Fecha de Aprobación:

18/09/2015



Macroproceso: Gestion de Recursos

Proceso: Gestión Documental y Archivo.


Nombre:

Objetivo:

Transferencias documentales primarias CPA-GD-08-XXX

Verificar la cantidad de documentacion enviada al Archivo Central que ha cumplido su periodo o tramite en los archivos de gestion de Universidad

Distrital Francisco Jose de Caldas.

Tendencia esperada del Indicador

PROCESO

Gestión Documental y ArchivoPOLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del

talento humano.

Insumo

Transferencias primarias recibidas


Numero de Transferencias

Numero de Transferencias

TIPO DE INDICADOR

Semestral Anual


Crítico En Riesgo

Trimestral

0- - 25 % 26 % - 60 %

Adecuado

Cronograma de transferencias

Archivo Central

Equipo SIGUD


Cuál?

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

18/09/2015 18/09/2015

Promotor del Proceso Gestor del Proceso Gestor del Proceso

Mensual

Otro

Líder del Proceso Gestor del Proceso

𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑚𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑚𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 ∗ 100

32

6.5.1.3. EFECTIVIDAD

18 9 2015


X

Numerador:

1.

Denominador:

1.





FECHA VERSIÓN

Toma de Decisiones

CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD y Promotor Tulio Bernal Isaza Santamaría

Jefe de Sección de Actas, Archivo y Microfilmación



Consolidar y Reportar Datos

Promotor del proceso

Seguimiento y Análisis

Gestor del Proceso Gestor del ProcesoCargo:

Nº total de solicitudes de consulta y prestamo de documentos requeridas al Archivo Central

Suma de todas las solicidudes realizadas de cada Dependencia y Unidad Academica para el prestamo y consulta de documentos al Archivo Central




Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de

los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.


Nivel:


Nivel de Medición

Porcentaje de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendido oportunamente por el Archivo Central


Nº de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendidas oportunamente por el Archivo Central

Suma de todas las solicidudes atendidas de cada Dependencia y Unidad Academica oportunamente por parte del Archivo Central.

Intervención

Jerarquia

Efectividad X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Estrategicos

X61 % - 100%

Anual


Crítico




FÓRMULA

100%

(Nº de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendidas

oportunamente por el archivo central/Nº total de solicitudes de consulta y

prestamo de documentos requeridas al archivo central)*100

Porcentaje X


Versión: 01


18/09/2015


Código:



Macroproceso: Gestion de Recursos

Proceso: Gestión Documental y Archivo.


Nombre:

Objetivo:

PROCESO

Gestión Documental y Archivo









mejoramiento institucional

POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del

talento humano.

Insumo

Nº de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendidas

oportunamente por el Archivo Central

Nº total de solicitudes de consulta y prestamo de documentos requeridas al

Archivo Central

Número

Número


Economia

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0- - 25 % 26 % - 60 %

Adecuado

Otro

Semestral

18/09/2015 18/09/2015

Archivo Central

Archivo Central

Equipo SIGUD


Cuál?

Calidad

Impacto

Resultados

En Riesgo

Oportunidad en la prestación de servicio de consulta y préstamo de documentos de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas que custodia y administra el Archivo

Central

Determinar el porcentaje de oportunidad en la prestación de servicio de consulta y préstamo de documentos de responsabilidad del Archivo Central de

la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas.



FORMA DE CÁLCULO

Meta o Valor EsperadoUnidad de Medida

33

6.5.2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA

El objetivo del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica al cual los indicadores

construidos permiten realizarle una medición de grado de cumplimiento es gestionar y

proveer el acceso a fuentes de información académicas, investigativas y culturales de la

comunidad universitaria, a través de recursos y servicios de información oportunos con el

fin de apoyar la docencia, investigación y extensión de la comunidad universitaria y

fortalecer los procesos misionales de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Para este proceso se construyeron dos indicadores de eficiencia, uno de eficacia y dos de

efectividad.

34

6.5.2.1. EFICIENCIA

25 9 2015


X

X

Numerador:

1.

Denominador:

1.





Macroproceso: Gestion Academica

Proceso: Gestión de la información Bibliografica

Código:

Versión: 0

Crítico En Riesgo

Oficina Asesora de Sistemas

Equipo SIGUD


0,5 m2 - 0,99 m2

Impacto

Resultados

Estrategicos

Metros cuadrados

Gestor del Proceso

Cuál?

Anual



25/09/2015

Mensual Trimestral


Insumo

Total de metros cuadrados de la Biblioteca

Numero total de usuarios

Metros cuadrados

Número

0 m2 - 0,49 m2

Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información

académicas, investigativas y culturales de la comunidad

universitaria, a través de recursos y servicios de

información oportunos con el fin de apoyar la docencia,

investigación y extensión de la comunidad universitaria y

fortalecer los procesos misionales de la Universidad



Objetivo:

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO




Nombre:

Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador

TIPO DE INDICADOR

Otro

Division de Recursos Físicos.


FÓRMULA

1 m2 por alumno

ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO

POLÍTICA 2. Gestión académica para el desarrollo social y cultural.

POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano.

POLÍTICA 6. Desarrollo Físico y Tecnológico para el fortalecimiento Institucional.

OBJETIVO DEL PROCESO


Determinar la diponibilidad de espacio en m2 destinados para la Biblioteca a fin de dar cumplimiento a la formación, cobertura en el desarrollo de

actividades académicas de la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas

Disponibilidad de espacio (area) asignado a los usuarios de la Biblioteca Código:

X1 m2 - 2 m2

Semestral

Líder del ProcesoAdecuado


X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Calidad

Economia


Nivel de Medición

Numero de metros cuadrados de la Biblioteca por cada usuario, disponibles para el desarrollo de las actividades académicas de la Comunidad Académica de la Universidad Distrital

Francisco Jose de Caldas


Total de metros cuadrados de la Biblioteca

La Division de Recursos Físicos determina el area total de Biblioteca disponible.

Intervención

Jerarquia

Efectividad


Numero total de Usuarios (estudiantes)

La Oficina Asesora de Sistemas consolida el numero total de estudiantes de la Universidad Distrital Francisco Jose Caldas.


Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los documentos

para satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.

Usuarios: Personas que hacen uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.

Recursos:Activos de la Biblioteca, materiales, equipos, espacios.

Toma de Decisiones

CAMBIO MOTIVO

Gestor del Proceso Gestor del Proceso

Equipo SIGUD y Norma Bernal

Cargo:


ELABORÓ

FECHA VERSIÓN

Promotor del Proceso

Gestión de la Información

Bibliográfica


Enith Mireya Zarate

Jefe Sección de Biblioteca


Nivel:

REVISÓ APROBÓ


Tota l de m etros c uadrados de la B ib lio tec a

Num ero tota l de us uarios

35

25 9 2015


X

X

Numerador:

1.

Denominador:

1.




Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual


Crítico En Riesgo Adecuado

Otro


Inventario de Recursos Tecnológicos (Biblioteca)

Biblioteca

Equipo SIGUD


Cuál?

Insumo

Número de recursos tecnológicos

Número de Usuarios

Número

Número

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

1/1000 - 1/501 1/500 - 1/351

FORMA DE CÁLCULO

Meta o Valor EsperadoUnidad de Medida


PROCESO


Bibliográfica




Nombre: Disponibilidad Recursos Tecnologico Código:

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código:

Macroproceso: Gestion Academica Versión: 0

Proceso: Gestión de la información BibliograficaFecha de Aprobación:

00/09/2015











Objetivo: Determinar el acceso a los recursos tecnologicos y de información, que permitan la generación de conocimiento, y minimizar la brecha de ciencia y

tecnología para los miembros de la Comunidad Académica

Numero X

1/350 - 1/100







FÓRMULA

1 recurso tecnológico por cada

350 usuarios.

X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Recurso: Activos de la biblioteca, materiales, equipos, espacio.

Recurso tecnológico: Recurso que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (como una computadora, una impresora u

otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual).

Usuario: Receptor de los servicios bibiotecarios. Persona que hace uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.


Nivel de Medición

Numero de recursos tecnologicos y de información disponibles por cada estudiante.


Número de recursos tecnológicos

La biblioteca lleva un inventario completo y actualizado de todos sus recursos disponibles

Intervención

Jerarquia

Efectividad



Número de Usuarios

La Biblioteca tiene un registro completo del numero de usuarios de sus servicios




Nivel:

Cargo:




Enith Mireya Zarate


Toma de Decisiones

CAMBIO MOTIVO


FECHA VERSIÓN

𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜𝑠 𝑡𝑒𝑐𝑛𝑜𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑜𝑠

𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑢𝑠𝑢𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠

36

6.5.2.2. EFICACIA

25 9 2015


X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.




Número de títulos año actual

Número de títulos año anterior


Indice de crecimiento en el número de títulos

4%( Número de títulos año actual - Número de títulos año anterior / Número de

títulos año anterior )*100Porcentaje X

Los números son suministrados por el Sistema de Información Bibliográfico

Nivel de Medición

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo


Enith Mireya Zarate


Desarrollar las colecciones (libros, revistas, bases de datos, material digital) con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y pertinente

para la comunidad académica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

El número de titulos del año anterior es suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico

Toma de Decisiones

REVISÓ

0%-1,9% 2%-3,9%





Nivel:

Cargo:


ELABORÓ APROBÓ


Definición de TérminosBiblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los documentos para satisfacer las

necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.

Colección Bibliográfica: Es el acervo bibliográfico disponible en diferentes formatos y soportes que incluye todas las áreas del conocimiento y que están debidamente organizadas para garantizar a los

usuarios su oportuno acceso a la información ya sea para préstamo externo o consulta interna en sala.

Tïtulo: Describe un documento que forma un todo separado bajo un título individual, se publique en una o varias unidades físicas, y sin tener en cuenta el número de copias del documento que posee la



Debe restarse el número de titulos del año con actual con el número de titulos del año anterior

Porcentaje de crecimiento en el número de títulos con respecto al año anterior

X

Proceso Eficiencia

4%-100%

TIPO DE INDICADOR





FÓRMULA

Número

Número

Sistema de Información Bibliográfico


Fecha de Creación


PROCESO


Bibliográfica


FORMA DE CÁLCULO














Objetivo:

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Producto

Gestión

Eficacia

Economia

Mensual Trimestral

Adecuado


Crítico En Riesgo Líder del Proceso Gestor del Proceso




Código:

Versión: 0


Anual


25/09/2015

Fecha de Actualización


Semestral


Equipo SIGUD


Cuál?Otro

Nombre: Código:

37

6.5.2.3. EFECTIVIDAD

25 9 2015


X

Numerador:

1.

Denominador:

1.







Código:

Versión: 0

Satisfacción del Usuario


25/09/2015

Equipo SIGUD


Cuál?Otro

Número


Insumo

TIPO DE INDICADOR

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Semestral Anual

Economia

Objetivo:

0%-49% 50%-69% 70%-100%

Biblioteca

N° de usuarios satisfechos

Número

Mensual Trimestral

Adecuado
















Código:

Porcentaje de satisfacción de los usuarios con los servicios de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su conjunto o con los diferentes servicios especificos.

Fecha de Creación

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO

N° de usuarios encuestados

Biblioteca


Crítico En Riesgo

X

X

Nombre:


Bibliográfica


FÓRMULA


70%



(N° de usuarios satisfechos / N° de usuarios encuestados)*100 Porcentaje X

Eficacia


N° de usuarios encuestados

Número de usuarios de la biblioteca



Número de usuarios de la biblioteca

Efectividad

N° de usuarios satisfechos


Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los documentos para

satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.

Satisfacción: Percepción que el usuario tiene sobre el grado en que se han cumplido sus necesidades y expectativas.

Servicios: Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente.



Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Nivel:

Cargo:


ELABORÓ APROBÓ



Evaluar el grado de satisfacción de los usuarios con los servicios de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su conjunto o

con los diferentes servicios especificos.

Toma de Decisiones

REVISÓ

Nivel de Medición

Intervención

Jerarquia





Enith Mireya Zarate


Equipo SIGUD - Norma Bernal

38

25 9 2015


X

Numerador:

1.

Denominador:

1.




X


Enith Mireya Zarate

Toma de Decisiones

REVISÓ

Porcentaje de utilización de la colección de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Nivel de Medición

Intervención

APROBÓ


Efectividad





Nivel:

Cargo:


ELABORÓ

Número suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico

N° de préstamos registrados en las colecciones

Número suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico

N° total de documentos en las diferentes colecciones



Producto

Gestión

Eficacia


Jerarquia



Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y faciliar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los documentos para

satisfacer las necesidades de información, de investigación de los usuarios.

Colección Bibliográfica: es el acervo bibliográfico disponible en diferentes en diferentes formatos y soporte que incluye todas las áreas del conocimiento y que están debidamente

organizadas para garantizar a los usuarios su oportuno acceso a la información ya sea para préstamo externo o consulta en sala.

Préstamo: Entrega de material bibliográfico a un usuario, bajo ciertas condiciones y por un tiempo determinado.

Consulta: Búsqueda de información en una fuente documental para aprender una cosa o aclarar una duda.






X

X

Proceso Eficiencia

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Bibliográfica


FÓRMULA














Fecha de Creación

Evaluar la tasa total de utilización de la colección de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas




Nombre: Código:

Objetivo:

Semestral

0%-49% 50%-69% 70%-100%


Insumo

TIPO DE INDICADOR

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Anual


25/09/2015

Economia

Mensual Trimestral

Adecuado


Crítico En Riesgo

(N° de préstamos registrados en las colecciones / N° total de documentos

en las diferentes colecciones)*10080%

Número

Número



N° de préstamos registrados en las colecciones

N° total de documentos en las diferentes colecciones


Porcentaje

Equipo SIGUD


Cuál?Otro




Código:

Versión: 0

Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año

39

6.6. MAPAS DE RIESGO

Con el fin de tener una herramienta que permita administrar los riesgos institucionales que

generan impacto en el cumplimiento de los objetivos del Proceso de Gestión Documental

y Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, de tal manera que se puedan

controlar éstos ya sea, reduciéndolos, evitándolos, previéndolos o mitigándolos, el equipo

SIGUD de la Oficina Asesora de Planeación y Control solicitó la construcción de Mapas

de Riesgo en los que se identificaron únicamente riesgos de calidad.

El Mapa de Riesgos fue realizado siguiendo los lineamientos del formato GI-MG-001-FR-

014 elaborado por el Equipo SIGUD.

En los siguientes ítems se mostrará un cuadro de resumen por riesgo identificado de cada

uno de los procesos.

6.6.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

RIESGO: Incumplientodelanormatividad

DESCRIPCIÓN: NosecumpleconlanormatividadrelacionadaconlosprocedimientosyserviciosdeGestiónDocumental

TIPODERIESGO: Decumplimiento

CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE

CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO

SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Cambiosenlanormatividad

queregulalos

procedimientosyservicios

deGestiónDocumental

Externo

Sancionesala

Institucióny/o

Dependencia

Supervisión

periódica sobre los

procedimientos por

parte de los Entes

de Control Interno

Preventivo Alto-25 Alto-25 Alto-25 MedioAlto-20 90%

Faltadepersonal InternoAtrasoen

procedimientos

Contratación de

personal requerido y

que sea calificado

Preventivo MedioAlto-20 Alto-25 Alto-25 Medio-15 85%

Desactualizaciónenla

aplicacióndelasnormas

referentesalos

procedimientosdeGestión

Documental

Interno

Hallazgosporparte

delosEntesde

Control

Actualización de

documentacion de

la normatividad que

regula los

procedimientos y

servicios.

Preventivo Alto-25 Alto-25MedioAlto-

20MedioAlto-20 90%

PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO

CONTROLADOIMPACTO

Seguro-5 Moderado-3Catástrofico-

Inaceptable1590% Posible-3 0% Moderado-3

ALTA-

IMPORTANTE

9

Evitar

CLASIFICACIÓN

EVALUACIÓNDELRIESGO

PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE

RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

40

RIESGO: Falloenlaprestacióndelservicio

DESCRIPCIÓN: Prestarelserviciodemanerainadecuadaolainterrupciondelaprestaciondelservicio.

TIPODERIESGO: Operativos



SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Faltadeunsoftwareparala

prestacióndelservicioInterno

Bajaeficienciaen

laprestacióndel

servicio

Uso de un aplicativo

o software para el

manejo adecuado

de información

Preventivo Nulo-0 Nulo-0 Nulo-0 Nulo-0 0%

Incrementoenelnúmerode

usuariosdesbordandola

capacidad

Externo

Imagenafectada

porlasfallaso

interrupcionenla

prestaciondelos

servicios.

Aumento de la

capacidad del

sistema para la

prestación de los

servicios

Preventivo Bajo-5 Medio-15 MedioAlto-20 Medio-15 55%

DemorasenlaRespuestade

Comunicacionesenviadasa

otrasdependencias.

Externo

Retrasoenla

prestacióndelos

servicios

Mejora en los

canales de

comunicación

internos de la

Universidad Distrital

Francisco José de

Caldas

Correctivo Alto-25 MedioAlto-20MedioAlto-20 MedioAlto-20 85%

Inconformidaddelusuario

porerrorenelservicio

prestado

Externo

Reclamacioneso

quejasdelos

usuariosque

implican

investigaciones

disciplinariasala

dependencia.

Herramientas de

seguimiento a los

procedimientos

establecidos para el

desarrollo de los

servicios.

Preventivo Alto-25 Alto-25 MedioAlto-20 MedioAlto-20 90%

Demoraoausenciadela

prestacióndelservicioInterno

Sancionesala

Universidady/oa

laDependencia.

Mantenimiento

regular de los

elementos,

instrumentos y

capacitación de

personal necesarios

para la prestacion

de los servicios.

Preventivo Alto-25 Alto-25 Alto-25 Alto-25 100%


CONTROLADOIMPACTO

Probable-4 Menor-2 AltaImportante-8 61% Posible-3 85%Insignificante-

1Bajo-Trivial3 Asumir


CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE

RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

41

RIESGO: Desarrolloinadecuadodeactividadesdelproceso

DESCRIPCIÓN: Desarrolloinadecuado,interrupciónoincumplimientodelasactividadesllevadasacabodentrodelProceso




SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Faltadeseguimientoenlos

procedimientosdelprocesoInterno

Ausenciade

mejoramiento

continuo

Informes de

seguimiento y

propuestas de

mejoramiento de los

procedimientos

establecidos para el

desarrollo de las

actividades del

proceso

Preventivo Medio-15 Medio-15 Medio-15 Medio-15 60%

Faltadeespaciopara

almacenajedelArchivo

CentraldelaUniversidad

DistritalFranciscoJoséde

Caldas

Interno

Acumulaciónde

Transferencias

Documentales

Primarias

Verificar en la tabla

de Retención

Documental si se

deben realizar las

Transferencias

Documentales

Primarias de

Archivo de Gestión

a Archivo Central

Preventivo Bajo-5 Medio-15 Medio-10 Medio-15 45%

Faltadeespacioparael

almacenajedelArchivode

GestióndelaUniversidad

DistritalFranciscoJoséde

Caldas

Externo

Aumentoenlas

solicitudesde

Transferencias

Documentales

Primarias

Contar con los

espacios adecuados

para la

documentación

Preventivo Medio-15 Medio-15 MedioAlto-20 Medio-15 65%

Catástrofesnaturales,que

generanalteracióndela

conservaciónydela

prestacióndelosservicios

Externo

Alteracióndela

conservacióny

organizacióndelos

documentos

Cumplir con los

protocolos de

manejo de

documentación

Preventivo Alto-25 Alto-25 MedioAlto-20 Alto-25 95%


CONTROLADOIMPACTO

Probable-4 Moderado-3AltaImportante-

1266% Posible-3 0% Moderado-3

Alta-

Importante9Reducir



RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

RIESGO: Erroresenelregistrodeinformación

DESCRIPCIÓN: Serealizanregistrosinadecuadosdelainformaciónqueinflueyenenlaveracidadyconfiabilidaddelproceso

TIPODERIESGO: Detecnología



SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Registromanualinadecuado

deladocumentaciónenla

BasedeDatosydelformato

deinventario

Interno

Manejode

informacióncon

contenidoerróneo

quepuede

acarrear

investigaciones

disciplinariasala

Dependencia.

Sistematizar la

información y los

procedimientos

desactualizados


Faltadesoftwarey

aplicativosparaelregistroy

manejodeinformación

Interno

Uso de software o

aplicativos para el

manejo de la

información


Fallasenlossistemas

informaticosdeotras

dependencias.

Externo


CONTROLADOIMPACTO


120% Probable-4 0% Moderado-3

Alta-

Importante

12

Reducir



RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

Demorasenel

servicioque

puedenocasionar

reclamacioneso

quejasdelos

usuariosque

implican

investigaciones

disciplinariasala

Dependencia.

42

6.6.2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA

RIESGO: FaltadeMaterialBibliográficoparalaprestacióndelservicio.

DESCRIPCIÓN: Nosedisponedematerialbibliográficoquesatisfagaeldesarrollodelasactividadesacadémicas




SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

DescripciónBibliográfica

inadecuadadelmaterial.Interno

No recuperación

del material

bibliográfico, por

ende el no

préstamo del

mismo y mala

imagen ante el

usuario.

Control y

verificación del

procesamiento del

material

bibliográfico.

Preventivo Medio Alto - 20 Alto - 25 Medio - 15 Medio Alto - 20 80%

Faltadepersonalrequerido

paralarecepción,

catalogaciónyentregade

materialbibliográfico.

Interno

Demoras en el

procesamiento

del material

bibliográfico

Aumento de

contratación de

personal idóneo que

cumpla con el perfil.

Correctivo Alto - 25 Bajo - 5 Bajo - 5 Medio - 10 45%

Faltadeactualizacióny

manejodelSyllabuspor

partedelosProyectos

Curriculares.

Externo

La Biblioteca no

puede adquirir el

material

bibliográfico

idóneo para las

actividades

académicas

Solicitud de

actualización de

Syllabus a los

Proyectos

Curriculares

Correctivo Medio Alto - 20 Medio - 10 Medio - 10 Medio - 10 50%

Desconocimientoporparte

delaComunidadAcadémica

delMaterialadquiridoporla

Biblioteca.

Externo

Insatisfacción del

usuario con los

servicios

prestados por

Biblioteca.

Alertas e informes

de aquisición de

material

bibliográfico a la

Comunidad

Académica

Preventivo Alto - 25 Alto - 25Medio Alto -

20Medio Alto - 20 90%

Ubicacióntopográficadel

materialbibliografico

inadecuadaporpartedel

personaldeBibliotecayde

losusuarios(colección

abierta)

Interno

No recuperación

del material

bibliográfico, por

ende el no

préstamo del

mismo y mala

imagen ante el

usuario.

Mantenimiento de la

colección

(organización del

material)

Preventivo Bajo - 5 Medio - 15 Alto - 25 Medio - 15 60%

Faltaderequerimientosde

informaciónactualizados

porpartedelacomunidad

academica

Externo

Tener las

colecciones

desactualidas

deacuerdo a las

metas de cada

proyecto

curricular.

Solicitud por parte

de la Biblioteca para

ajustar los procesos

academicos para la

actualización del

syllabus

Correctivo Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 0%


CONTROLADOIMPACTO

Posible-3 Moderado-3 Alta-importante9 77% Raro-1 32% Moderado-3 Moderado3 Reducir

CLASIFICACIÓN


PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE

RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

43

RIESGO: Pérdidaodeteriorodematerialbibliográfico

DESCRIPCIÓN: Daño,hurtoydeterioroporusodelmaterialbibliográfico.Afectacióneneldesarrollodelasactividadesmisionales




SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Falta de infraestructura

física en condiciones

óptimas. Adecuaciones y

mejoramientos de la

planta física.

ExternoMala prestación

del servicioInspección del estado de la infraestructura para el mejoramiento de la mismaCorrectivo Medio - 15

Medio Alto -

20

Medio Alto -


Deterioro físico del

material por manipulación

(factores biológicos,

humano)

Externo

Disminución del

préstamo del

material y

afectación en el

apoyo a la

Academia

Mantenimiento de

las coleccionesPreventivo Medio Alto - 20

Medio Alto -

20

Medio Alto -


Pérdida o hurto. Externo

El material

bibliográfico no

puede ser

prestado.

Colecciones

incompletas

Procedimiento de

sistema de

seguridad,

reglamento de

Biblioteca,

inventario, multas

Preventivo Alto - 25 Alto - 25Medio Alto -

20Alto - 25 95%

Catástrofes naturales

(inundación, incendios,

temblores,etc.), que

generen alteración del

estado de conservación y

prestación de los

servicios.

Externo

Deterioro por

condiciones

biológicas y

ambientales al

material

bibliográfico por

tener colecciones

expuestas a

agentes externos

(hongos, acaros,

polilla, bacterias).

Programa de

fumigación y control

de plagas para

material

bibliográfico

Preventivo Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 100%

Devolución de material en

la biblioteca que no Interno

Material

bibliográfico con

Préstamo del material

fuera del sistema SIB-

ALEPH

Interno

Pérdida de

material de la

biblioteca que

puede ocasionar

investigaciones

disciplinarias.


CONTROLADOIMPACTO

Seguro-5 Menor-2AltaImportante-

1092% Posible-3 75%

Insignificante-

1Bajo-Trivial3 Asumir



RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

44

RIESGO: PercepcióndeficientedelosusuariosconrespectoalacalidaddelosserviciosofrecidosporBiblioteca

DESCRIPCIÓN: MalapercepcióndelosusuariosalnopoderusarlosserviciosofrecidosporBibliotecadeunamaneraeficientesiemprequelorequieran

TIPODERIESGO: Imagen



SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Carencia y/o deficiencia

de infraestructura

tecnológica, de redes de

comunicación de la

universidad

Externo

Detrimento de la

imagen de la

Biblioteca con

respecto a los

servicios que

presta.

Solicitar a las areas

tecnologicas que

revise las fallas que

se presentan la

prestacion del

servicio de la

Biblioteca

Correctivo Medio - 10 Alto - 25 Bajo - 5 Medio Alto - 20 60%

Insuficiencia de contratos

de soporte de

mantenimiento de los

equipos

Externo

Deterioro, daño

de los equipos,

sistemas de la

Biblioteca y vida

util de los

equipos

Contar con el presupuesto para hacer contratación anualmente de soporte y mantenimiento de equipos.Correctivo Alto - 25 Alto - 25 Medio - 15 Medio - 15 80%

No hay un sistema

unificado de usuarios de

la Universidad

Externo

No se atiende a

todos los

usuarios que

conforman la

Comunidad

Académica

Mantenimiento de

interfaz de usuarios

y solicitar a las

Facultades los

datos para

actualizar la

información

Correctivo Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 100%

Obsolescencia de equipos. Interno

Mala imagen, no

uso y/o

desconocimiento

de los servicio de

la Biblioteca

Programación de

compras de equipos

teniendo en cuenta

la vida util y uso de

los mismos

Correctivo Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 0%

Carencia en la

comunicación para

adelantar protocolos de

mantenimiento de

infraestructura

tecnologicade la

Universidad

Externo

Daño en los

equipos y retraso

en las actividades

del proceso

Fortalecer lla

comunicación de los

protocolo de

mantenimiento

Preventivo Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 0%

El usuario no está

capacitado para el uso de

los servicios

Interno

No

aprovechamiento

de los servicios

prestados por

Biblioteca

Alfabetización

informacional Preventivo Medio - 10 Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 25%


CONTROLADOIMPACTO

Seguro-5 Moderado-3Catastrófico-

inaceptable1513% Seguro-5 60% Menor-2

Alta-

Importante

10

Transferir



RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

45

RIESGO: Desarrolloinadecuadodeactividadesdelproceso.

DESCRIPCIÓN: InadecuadaaplicaciónporpartedelPersonaldeBibliotecadelosprocedimientospropiosdelcargo.

TIPODERIESGO: Operativas



SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Falta de seguimiento en

los procedimientos del

Proceso

Interno

Ausencia de

mejoramiento

continuo del

Proceso

Capacitación y

socialización sobre

los procedimientos

del Proceso. Control

y seguimiento a los

servicios por medio

de indicadores

Preventivo Medio Alto - 20Medio Alto -

20

Medio Alto -


Carencia de personal

necesario para la

prestación de los

servicios.

Interno

No cumplimiento

de las actividades

misionales del

Proceso.

Solicitud de

contratación de

personal con

antelación

Correctivo Alto - 25 Alto - 25Medio Alto -

20Alto - 25 95%

Personal no capacitado y

que no cumple con el

perfil del cargo que

desempeña

Interno

Fallas en la

ejecucion de los

procedimientos,

que acarrearian

demoras y

posibles

sanciones.

Establecer el perfil

de cada cargo y

capacitaciones al

personal

Preventivo Bajo - 5 Medio - 15 Medio - 15 Medio - 15 50%

Comunicación poco

efectiva para realizar las

labores

Interno

Demoras y

reprocesos para

el desarrollo de

las actividades.

Realizar campañas

de sensibilización,

motivación y

capacitación con el

fin de fortalecer las

competencias del

personal de

Biblioteca.

Preventivo Medio - 10 Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 25%

Tipo de contratación del

personal de la

Universidad (CPS) y alta

rotacion del mismo.

Externo

Falencias para la

prestación del

servicio.

Generar planes de

contingencia.y

documentar

apropiadamente los

procedimientos.

Preventivo Medio - 15 Medio - 15 Medio - 10 Medio - 10 50%


CONTROLADOIMPACTO


1051% Probable-4 95%

Insignificate-

1Moderado4 Evitar



RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

RIESGO: Demorasenlaejecuciónpresupuestal.

DESCRIPCIÓN: IncumplimientoenlaejecucióndelasmetasdelpresupuestoasignadoalaBibliotecaporlaUniversidad

TIPODERIESGO: Financieros



SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Demora en la elaboración

de fichas técnicas por la

Biblioteca

Interno

Limites de tiempo

de ejecución

presupuestal

agotados para

radicar.

Elaboración y

entrega de

requerimientos para

contratación al

personal de la

Biblioteca

involucrado en la

ejecución

presupuestal para la

elaboración de las

fichas tecnicas.

Preventivo Nulo - 0 Medio - 10 Medio - 10 Medio Alto - 20 40%

Falta de soportes

(cotizaciones,

documentos de

proveedores) por parte de

los proveedores para los

Externo

No se puede

seguir con el

proceso de

elaboración y

aprobación de

Elaboración y

entrega de

requerimientos para

contratación al

personal de la

Preventivo Nulo - 0 Medio - 10 Medio - 10 Medio Alto - 20 40%

Variación en la TRM

haciendo menos eficiente

el presupuesto asignado.

Externo

Limita la

contratación de

algunos recursos

o productos para

la prestación de

los servicios de

Biblioteca.

No se puede

controlar son

variables externas a

la Universidad.

Realizar acuerdos

con el proveedor

para acordar o no el

valor de pago

deacuerdo al valor

de la disponibilidad.

Correctivo Nulo - 0 Medio - 10 Medio - 15 Medio - 15 40%

Ajustes posteriores a la

ficha técnica por otras

dependencias.

Externo

Límites de tiempo

de ejecución

presupuestal

gestionados por

otras instancias

Tabla de control a

través del Plan de

acción con fechas

límites de ejecución

y avance de la

ejecución por

proyecto.

Correctivo Alto - 25Medio Alto -

20Medio - 10 Medio Alto - 20 75%


CONTROLADOIMPACTO


1040% Probable-4 58% Menor-2

Alta-

importante8Asumir



RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

46

RIESGO: BajaefectividaddelainformacióngeneradaytransmitidaporBiblioteca.

DESCRIPCIÓN: BajaefectividaddelainformacióngeneradaytransmitidaporBibliotecahacialaComunidadAcadémicaparaeldesarrolloyprestacióndesusservicios.

TIPODERIESGO: Imagen



SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

Fallas en las conexiones

de redExterno

No difusión de la

información y no

desarrollo de

actividades

propias del

Proceso.

Realizar campañas

de sensibilización,

motivación y

capacitación con el

fin de fortalecer las

competencias del

personal de

Biblioteca.

Preventivo Medio - 10 Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 25%

Falta de equipos

adecuados para

desarrollar las tareas

InternoPérdida de

información.

Solicitud de equipos

adecuados para el

desarrollo de las

actividades (diseño,

edición de

videos,etc)

Preventivo Medio - 10 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 10%

Tramitología para la

generación, revisión y

aprobación de

información.

Interno

Demoras en la

difusión de la

información. No

contar con el

aforo esperado

para las

actividades.

Reuniones

periódicas de

aprobación.

Correctivo Alto - 25 Alto - 25 Medio - 15 Alto - 25 90%


CONTROLADOIMPACTO


1018% Seguro-5 90%

Insignificante-

1

Alta-

importante5Reducir



RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

RIESGO: Incumplimientodelasobligacionescontractualesdeunadelaspartes.

DESCRIPCIÓN: Algunadelaspartesinvolucradasnocumpleconlasobligacionescontractualesadquiridas

TIPODERIESGO: Decumplimiento



SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓNY

MEJORA

TOTALNIVEL

La no idoneidad de los

contratistasExterno

No se desarrolla

el objeto

contractual

adecuadamente.

Seguimiento y

control a los

contratos donde la

Dirección de

Biblioteca ejerce la

supervisión.

Preventivo Medio - 15Medio Alto -

20

Medio Alto -


Incumplimiento de las

condiciones previstas en

el contrato por parte de la

Universidad.

Interno

Sanciones

económicas y

desciplinarias

para la

Universidad

Incumplimiento de las

condiciones previstas en

el contrato por parte del

contratista.

Externo

No se desarrolla

el objeto

contractual

adecuadamente.

Evaluación deficiente de

las pólizas.Externo

Reproceso en el

tiempo, válidez y

cobertura de las

pólizas.

No realizar seguimiento a

los contratosInterno

No cumpliimiento

de las actividades

pactadas en el

contrato.


CONTROLADOIMPACTO

Posible-3 Mayor-4Catastrófico-

inacepatable1275% Raro-1 0% Mayor-4

Alta-

importante4Reducir



RIESGO

RESIDUAL

MANEJODEL

RIESGO

47

6.7. ESTRATEGIAS DE SOCIALIZACIÓN

Se realizaron dos propuestas de estrategias de socialización cuyo objetivo era dar a

conocer el Sistema de Gestión de la Universidad Francisco José de Caldas (SIGUD), a

toda la comunidad universitaria mediante un método de divulgación, con el fin de generar

e inculcar conocimiento colectivo.

6.7.1. PRIMERA PROPUESTA

Mediante un video educativo de obligatoria observación no mayor a cinco minutos se

explicará usando lenguaje claro y simple, todas las características principales del SIGUD

como su objeto, procesos que lo componen, importancia del Sistema, entre otros. Para

generar una divulgación preliminar se puede proponer un concurso a la comunidad

estudiantil para la realización de dicho video mediante el programa PowToon, ya que es

de fácil utilización y de versión gratuita, para incentivar a los estudiantes a la participación

del concurso se remunerará a los primeros puestos, de igual manera la Universidad

cuenta con asignaturas electivas de realización audiovisual, de las cuales se podrían

sacar provecho mediante un estimulo adicional (nota) en la participación del concurso.

Por la poca interacción entre los diferentes actores de la comunidad universitaria se hace

necesario diferentes canales de promoción del video, para el mayor porcentaje de

audiencia posible, se proyecta realizar dos formas de promoción según su receptor, así:

Estudiantes: El estudiante durante el semestre consulta innumerable veces la plataforma

CÓNDOR, para la expectativa y verificación de sus notas académicas, utilizando esto a

favor se colocará una pestaña, la cual se redirija al video del SIGUD. De igual manera en

algunos espacios donde los estudiantes transitan y permanecen gran parte del día en la

Universidad se cuenta con televisores los cuales se pueden usar como ayudas

audiovisuales para una mayor difusión de la información.

Funcionarios: Este grupo de personas a diario utilizan el computador asignado para el

desarrollo de sus labores. Sin embargo estos ordenadores son supervisados por la

Oficina Asesora de Sistemas, la cual periódicamente envía mensajes y realiza ajustes

remotamente a todos los equipos de esta red. El fondo de pantalla de estos ordenadores

es elaborado y cambiado por esta oficina, prestándonos la posibilidad de llegar a los

funcionarios mediante este método. Este fondo deberá llevar un mensaje invitando a

conocer el SIGUD y un enlace que lleve al video para un total conocimiento del sistema.

Además este video se enviará al correo institucional al cual toda la comunidad

universitaria tiene acceso. Después de la reproducción del video se abrirá

automáticamente un formulario que evaluará mediante cinco preguntas información

relevante expuesta en el video. Ya que es de carácter obligatorio la observación del video

los integrantes de la comunidad universitaria no tendrán un lapso mayor a un mes para

este fin, de igual forma para desarrollar el cuestionario posterior a dicho video.

48

6.7.2. SEGUNDA PROPUESTA

Se propone que mediante un curso online obligatorio de capacitación que tendrá de tema

principal los Sistemas Integrados de Gestión y el SIGUD, el cual abarque sus principales

características que influya en la comunidad y perciban la importancia del poseer este tipo

de sistema. Esta capacitación no tendrá una duración mayor de una hora por semana

durante un mes, cabe resaltar que esta capacitación será realizada no en época de

exámenes para los estudiantes, para que haya una mayor participación de la comunidad

estudiantil, de igual manera este curso deberá ser desarrollado por la comunidad

administrativa.

Además de este curso se realizará una evaluación de los participantes sobre la temática y

la participación en el curso, con el fin de aumentar el interés de los partícipes, para

incentivar la mejor disposición por parte de los participantes se le dará un reconocimiento

o certificado a las personas que obtengan una calificación sobresaliente en el desarrollo

de la capacitación.

6.7.3. PROPUESTA DE BOLETÍN VIRTUAL

Ya que ninguna de las dos ideas de socialización fueron escogidas, el equipo SIGUD de

la Oficina Asesora de Planeación y Control pidió colaboración en el diseño de un boletín

virtual propuesto por otros pasantes.

51

7. ANÁLISIS DE RESULTADOS

Durante la elaboración de los diagramas de procedimientos se evidenció la poca

interacción, comunicación y apoyo entre las dependencias implicadas, ya que en la etapa

inicial de recolección de información se observó lo diferencia en la forma de realizar dicho

procedimiento. Además se manifestó resistencia al cambio por parte de los funcionarios a

la hora de normalizar el procedimiento, ya que en algunas facultades variaban el orden o

cambiaban algunas de sus principales actividades. De igual manera no se logró generar

unanimidad en las versiones entregadas por parte de los promotores con respecto a la

interpretación de los líderes.

En la normalización de los diagramas de procedimientos, las Dependencias y/o Unidades

Académicas involucradas en la utilización del mismo procedimiento defendían el orden y

la forma de realizar las actividades y actores abarcados con la premisa de que esa era la

manera adecuada de realizar el procedimiento, por tal motivo en el proceso de

construcción del diagrama la resistencia al cambio fue la principal dificultad para la

culminación del modelamiento. Por consiguiente se hace necesario enfatizar que las

personas que hacen parte de la Universidad busquen primordialmente el bien de esta, ya

que al cambiar la forma de realizar un procedimiento para el beneficio particular se deja

de lado el beneficio general, que es de mayor relevancia para el mejoramiento de la

universidad a mediano y largo plazo.

En el diseño de las hojas de vida de los indicadores se demostró lo necesarios que eran

para la medición, supervisión y control del cumplimiento del objetivo de cada proceso. En

el proceso de Gestión Documental se construyeron tres indicadores en los que la

medición de éstos se ven afectados directamente por la falta de infraestructura con lo

referente a capacidad disponible de Archivo Central actual de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas o/y por la capacidad de Archivos de Gestión con la que cuenta

cada una de las dependencias.

Dentro del proceso de Gestión de la Información Bibliográfica se identificaron cinco

indicadores en los que su medición es afectada por la falta de infraestructura física y

tecnológica de la universidad, lo cual perjudica la satisfacción de los usuarios con

respecto a los servicios ofrecidos por la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco

José de Caldas y esto a su vez causa inconformidad y desinterés por el uso de la misma

disminuyendo el nivel de consulta y utilización de sus servicios.

Con respecto a la construcción y validación de los Mapas de Riesgo se evidenció que

gran parte de los controles de los riesgos existentes no se han logrado documentar, estos

es algo primordial para llevar a cabo un mejor manejo de los riesgos existentes, e influye

directamente en la efectividad, seguimiento y control de éstos.

52

8. CONTRASTACIÓN DE OBJETIVOS

OBJETIVO CUMPLIMIENTO EVIDENCIA

Diseñar, validar y documentar los procedimientos y formatos de procesos específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.

Se cumplió

Se diseñó y documentó el procedimiento de Uso y Administración de Carteleras Institucionales, el cual fue revisado por el Jefe de la Sección de Publicaciones y aprobado por el Vicerrector Académico. También se diseñó y documentó el procedimiento de Gestión de Monitores Académicos, el cual fue revisado por los decanos de las distintas facultades y aprobado por el Vicerrector Académico.

Construir, documentar y validar los indicadores de procesos específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Se cumplió

Construcción, documentación y validación de tres indicadores (eficiencia, eficacia y efectividad) del Proceso de Gestión Documental y cinco indicadores del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica (dos indicadores de eficiencia, uno de eficacia y dos de efectividad) aprobados por los promotores y gestores de éstos procesos.

Construir y validar Mapas de Riesgo para procesos específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital, para generar propuestas de mejora dentro de la Institución.

Se cumplió

Construcción y validación de los Mapas de Riesgo de los procesos de Gestión Documental y Gestión de la Información Bibliográfica aprobados por gestores. Gestión Documental, se identificaron los siguientes tipos de riesgo referentes a la calidad:

Uno de cumplimiento

Dos operativos

Uno de tecnología Gestión de la Información Bibliográfica:

Tres operativos

Dos de imagen

Uno financiero

Uno de cumplimiento

Proponer actividades para la socialización del sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital a toda la comunidad Universitaria.

Se cumplió

Se propusieron dos estrategias de socialización:

1. Video educativo en el que se explicarán todas las características principales del SIGUD promocionado por diferentes canales de comunicación de la universidad. También se aplicará una evaluación al finalizar su reproducción.

2. Curso online de capacitación sobre Sistemas Integrados de Gestión y el SIGUD, no tendrá una duración mayor de una hora por semana durante un mes y al finalizarlo se realizará una evaluación de las temáticas trabajadas.

53

9. RECOMENDACIONES

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas debe mejorar los canales de

comunicación existentes entre los diversos procesos y Dependencias que conforman

el modelo de operación de ésta con el fin de que no exista fuga de información y se

logre mejorar la efectividad en la prestación de los servicios.

Dentro del modelo de operación por procesos de la Universidad Distrital está

identificado el Proceso de Comunicaciones, sin embargo al realizar el proyecto se

evidenció que no existe una dependencia que coordine en conjunto el trabajo de cada

una de las secciones de este proceso, por esta razón se recomienda la creación de

una Dependencia de Comunicaciones.

Al diseñar, validar y documentar el procedimiento de Gestión de Monitores

Académicos se hizo necesario proponer los formatos de Convocatoria de Monitores

Académicos GD-PR-008-FR-018 (ver anexo #1), Inscripción de Monitores

Académicos GD-PR-010-FR-027 (ver anexo #4), Requerimientos de Monitores

Académicos GD-PR-010-FR-025(ver anexo #2), Control de Asistencia de Monitor

GD-PR-010-FR-026(ver anexo #1) para que sean estandarizados y así facilitar y

agilizar la ejecución de las actividades.

Para el mejoramiento continuo de cada proceso y en sí de la Universidad se propone

que junto con la medición de cada uno de los indicadores se realice el seguimiento y

control periódico de estos, para llevar a cabo una toma de decisiones efectiva.

En los mapas de riesgo, especialmente en el del proceso de Gestión Documental se

evidenció que los controles que deberían ser aplicados dependen directamente de la

culminación pertinente de los proyectos y propuestas elaborados por el mismo

proceso. Sin embargo, por diversos factores principalmente presupuestales no se ha

logrado dicho fin, por esta razón una de las recomendaciones es que se creen

herramientas de control que se documenten, apliquen, sean efectivas, y que

permitan realizar un seguimiento, evaluación y mejora con el fin de reducir el nivel del

riesgo residual.

El fin del diseño de los diagramas de procesos es la estandarización y utilización del

procedimiento diagramado, sin embargo para que sea un diagrama transversal para

la Universidad, la socialización es un factor indispensable para la aplicación. Por ello

se propone que los técnicas de socialización sea incluyentes a todo el tipo de

población y cargos asociados, que interactúen de manera directa o indirecta con los

diagramas de procedimientos

Implementar un software dentro del proceso de Gestión Documental que permita la

sistematización y facilite el manejo de información para desarrollar las diferentes

actividades del proceso mejorando la prestación de sus servicios.

54

10. CONCLUSIONES

Por medio de la construcción de las Hojas de vida de indicadores del proceso de Gestión

de la Información Bibliográfica y Gestión Documental, se determinó una forma de

evaluación periódica que no solo contribuirá en el mejoramiento del proceso para la

satisfacción del objetivo principal del mismo, sino también en el aumento de la bienestar

de los usuarios y por ende la mejora de la imagen del proceso. Además estos indicadores

desarrollados sirven como medidas de desempeño los cuales demostrarán el aumento o

detrimento en la eficiencia, eficacia y/o efectividad de cada proceso, que según sea el

caso conllevarán a una intervención.

La Universidad se encuentra en constante cambio, el cual provoca que sea afectada por

factores internos y externos. Los mapas de riesgo diseñados para los procesos de

Gestión de la Información Bibliográfica y Gestión Documental, reducirán

satisfactoriamente la incertidumbre que generan estos factores en el logro del objetivo

principal del proceso, pese a la falta de capacitación de los promotores en este tema y la

falta de experticia de los pasantes, lo cual deberán de tener en cuenta para posteriores

proyectos y evitar así el retraso en la culminación del mismo. De igual manera es

importante resaltar que el acompañamiento es fundamental por parte del personal de la

Universidad para determinar medidas correctivas, de mejora y estipular actividades para

la prevención y controles de los riesgos.

En el diseño y elaboración de los diagramas de procedimientos de Uso y Administración

de Carteleras Institucionales y Gestión de Monitores Académicos, se evidenció la

importancia de éstos, ya que sirven como guía para el mejor desarrollo de actividades por

parte de los actores que intervienen cada procedimiento, y de esta forma generar

unanimidad en la institución mediante la transversalidad de estos diagramas. Sin

embargo, cabe resaltar la necesidad de actualizar la normatividad asociada a estos

procedimientos, principalmente en el de Gestión de Monitores Académicos, ya que es

muy ambigüa y no tiene en cuenta varios factores claves que necesitan una aclaración

para la perfecta interpretación y delimitación del procedimiento. Además, es necesario

verificar la interacción con otros procesos y procedimientos, los cuales generan tardanzas

en éste por falta de cumplimiento de sus actividades misionales.

Las actividades de socialización para el Sistema Integral de Gestión de la Universidad

Distrital (SIGUD) que propusimos no fueron tenidas en cuenta por la Oficina Asesora de

Planeación y Control (OAPC), sin embargo las escogidas ayudarán en el conocimiento

del Sistema a la comunidad universitaria y de igual manera en el mejoramiento de la

Universidad, ya que son propuestas que aclaran de forma didácticas y que incorpora a

todo el tipo de población de la Institución o ajenas.

Se hace importante que a la hora de socializar y/o capacitar a los gestores y promotores,

evalúen la claridad con la que estos funcionarios han comprendido el tema para no caer

en demoras que perjudiquen futuros proyectos, ya que fue una de las principales causas

de los retrasos de la actual actualización.

55

BIBLIOGRAFIA

[1] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Circular No.1992.” 2015.

[2] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “RESOLUCIÓN N°215 (Autoridad del SIGUD).” 2014.

[3] F. M. Gryna, R. C. H. Chua, and J. A. Defeo, Metodo Juran Analisis y Planeacion de la Calidad, Quinta. .

[4] INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN., “NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000 : 2009,” 2009.

[5] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Historia.” [Online]. Available: https://www.udistrital.edu.co/universidad/quienes-somos/historia/.

[6] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “INFORME SIGUD 2008-2011,” 2011.

[7] PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA COLOMBIA, Decreto 4110. 2004.

[8] PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA COLOMBIA, Decreto 1599. 2005.

[9] DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA., Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI. 2014, pp. 1–132.

[10] SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, “Norma técnica distrital del sistema integrado de gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001:2011,” pp. 1–73, 2011.

[11] INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN., “NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 31000.” 2011.

[12] B. Hitpass, Business Process Management: Fundamentos y Conceptos de Implementación. .

[13] Bizagi BPM suite-2014, “Descripcion Funcional,” 2014. [Online]. Available: http://www.bizagi.com/docs/BizAgi Descripcion Funcional.pdf.

[14] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Informe de Gestion 2011,” p. 861, 2011.

[15] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Informe de Gestión de la Oficina asesora de planeación,” no. 14, pp. 0–48, 2014.

56

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos ............. 9

Figura 2.Modelo estándar de control interno ....................................................................... 10

Figura 3.Modelo del sistema integrado de gestión ............................................................. 11

Figura 4. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José

de caldas......................................................................................................................................... 14

57

ANEXOS

58

ANEXO N°1 - FORMATO DE CONVOCATORIA DE MONITORES

ACADÉMICOS

60

ANEXO N°2 - FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MONITORES ACADÉMICOS

61

ANEXO N°3 - FORMATO DE CONTROL DE ASISTENCIA DE MONITOR

62

ANEXO N°4 - FORMATO DE INSCRIPCIÓN DE MONITORES

ACADÉMICO

VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS ESPECÍFICOS DEL...

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