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PROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES CÓDIGO: AD-P010 VERSIÓN: 02 FECHA : 19/05/2015 Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 1.1.PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar las transferencias Documentales de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en la Tabla de retención Documental para su custodia, consulta y conservación en el Archivo Central. 1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Aplica para los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias que hayan finalizado su tiempo de retención por Tabla de Retención Documental para transferir al Archivo Central. 2. GLOSARIO: Transferencia Documental: Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Acceso a los Documentos Originales: Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información. Acceso a los Documentos de Archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva: Prevención o conservación preventiva, abarca todas aquellas acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y erradicar los mecanismos externos de deterioro.
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PROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO:
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CÓDIGO: AD-P010
VERSIÓN: 02
FECHA : 19/05/2015
Código: MC-F15
Versión: 03
Fecha: 20-04-2015
1.1.PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar las transferencias Documentales de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en la Tabla de retención
Documental para su custodia, consulta y conservación en el Archivo Central.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Aplica para los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias que hayan finalizado su tiempo de retención por
Tabla de Retención Documental para transferir al Archivo Central.
2. GLOSARIO:
Transferencia Documental:
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Acceso a los Documentos Originales: Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.
Acceso a los Documentos de Archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos
consagrados por la Ley.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los
mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
Conservación preventiva: Prevención o conservación preventiva, abarca todas aquellas acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y
erradicar los mecanismos externos de deterioro.
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PROCEDIMIENTO:
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CÓDIGO: AD-P010
VERSIÓN: 02
FECHA : 19/05/2015
Código: MC-F15
Versión: 03
Fecha: 20-04-2015
Desinfección: Proceso realizado en los espacios de archivo que extermina o destruye la mayoría de los microorganismos patógenos utilizando agentes
desinfectantes o germicidas
Consulta de Documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Limpieza profunda mensual: Eliminación física de materias orgánicas y de la contaminación de los archivos de acuerdo a lo establecido en el protocolo de
limpieza del Archivo de Bogotá.
Plan de mantenimiento: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y
espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para realizar de manera sistemática aquellas tareas sobre los equipos e
instalaciones requeridas para su correcto funcionamiento, sujeto a modificaciones en sus componentes en función de la evaluación periódica de sus
resultados.
Programa de conservación: Documento que estructura los objetivos más específicos que los del plan y por lo tanto tiene mayor precisión de las acciones y
de los recursos para su realización para obtener se mantenga las características esenciales y buenas condiciones de los archivos a pesar del paso del tiempo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales,
legales y/o contables.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
T.R.D.: Tabla de Retención Documental.
3. CONDICIONES GENERALES
En el IDT se orientan las acciones de conservación preventiva a regular, controlar y erradicar los factores de tipo medio-ambiental tales como: humedad
relativa y temperatura, contaminación atmosférica, carga de polvo y material particulado, carga microbiana, mantenimiento y manipulación de documentos,
que puedan constituirse en fuentes de deterioro y atentar contra la integridad, física, testimonial o funcional de los bienes de archivo.
En la manipulación de documentos con deterioro biológico se deben seguir las indicaciones de protección del protocolo establecidas en el Archivo de Bogotá.
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PROCEDIMIENTO:
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CÓDIGO: AD-P010
VERSIÓN: 02
FECHA : 19/05/2015
Código: MC-F15
Versión: 03
Fecha: 20-04-2015
Si se encuentra material afectado o se detecta la actividad de agentes biológicos como hongos, insectos, se solicitara la asesoría de personal especializado para
evaluar la documentación y determinar si está o no contaminada.
La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento del Instituto.
La decisión sobre la eliminación de documentos, es responsabilidad del comité Interno de archivo.
Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de
preservar el medio ambiente.
Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han
sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención documental. En las eliminaciones
primarias el responsable de la oficina productora informará por conducto del líder de Gestión Documental al comité Interno de archivo del Instituto para
efectuar las eliminaciones proyectadas.
Todas las eliminaciones deberán ser autorizadas por el comité interno de archivo y deberá levantarse un acta acompañada de sus respectivos soportes.
4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del
IDT
Áreas o dependencias
del Instituto, proceso
logístico y Archivo de
Bogotá.
Instructivo Producción
Documental, Cronograma de
Transferencias, Tabla de
Retención Documental, Acta
Comité Interno de Archivo.
Formato único de Inventario
Documental, planilla de
préstamos, Acta de eliminación,
certificado de disposición final,,
plan de Plan de acción de
saneamiento ambiental.
Mejora continua
Todas las dependencias del
IDT, Entes externos
públicos o privados,
ciudadanos y entes de
control
Transferencias
Documentales
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VERSIÓN: 02
FECHA : 19/05/2015
Código: MC-F15
Versión: 03
Fecha: 20-04-2015
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
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FECHA : 19/05/2015
Código: MC-F15
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Fecha: 20-04-2015
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
TRD AD-I01
PHVA
A
H
A
H
A
H
LIDER DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTALRESPONSABLE DEL ÁREA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Inicio
1. Elaborar y socializar el Cronograma de
Transferencias documentales
3. Verificar que la documentación corresponda al inventario
documental
2. Alistar y organizar los
documentos de archivo
4.Remitir el memorando radicado relacionando número de cajas y carpetas
a transferir
5. recepcionar
los documentos
A
6. Realizar la solicitud de
préstamo
SALIDA
Instructivo para aplicación de TRD AD-I01
Inventario documental
Inventario
documental archivo
central
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FECHA : 19/05/2015
Código: MC-F15
Versión: 03
Fecha: 20-04-2015
PHVA
H
V
A
H
RESPONSABLE DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
LIDER DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL/ LÍDER DEL ÁREA DE
GESTIÓN AMBIENTAL
7.Realizar la búsqueda
de la documentación.
9. Verificar que la
documentación haya
cumplido su tiempo de
retencion por TRD
8. Revisar
documentos
A
LIDER DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
10. Tramitar la destrucción de la documentación
A
Plantilla de solicitud préstamos de
documentos.
SALIDA
Plantilla de solicitud préstamos de documentos.
Inventario de registros documentales en las
series a eliminar
Eliminación documental
Acta de transferencia al archivo de Bogotá
Comunicación oficial informando la
programación del saneamiento
ambiental
B
11. Solicitar al archivo de Bogotá monitoreo y saneamiento ambiental
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FECHA : 19/05/2015
Código: MC-F15
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Fecha: 20-04-2015
TRD- AD- I05
PHVA
H
A
H
A
LIDER DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTALPERSONAL DE SERVICIOS
GENERALES
12. Solicitar asistencia técnica para la documentación con
biodeterioro
14. Realizar las acciones de
limpieza general diaria y
limpieza profunda
13. registrar la
realización de la
destrucción
documental en al acta
de eliminacion
B
LIDER DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL/ RESPONSABLE DEL ÁREA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
15. Solicitar la realización de monitoreo y control de condiciones ambientales
P
Comunicación oficial solicitando la
asistencia técnica al archivo de Bogotá para
la documentación con biodeterioro
SALIDA
Acta de eliminación documentalInstructivo para aplicación de
TRD- AD-I05
Cronograma de limpieza
Espacios de archivo de gestión y central
16.Construir las acciones correctivas, preventivas y de mejora
VPlanilla de control de temperatura y
humedad relativa en medio ambiente
17. Realizar la verificación de temperatura y humedad
Fin
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FECHA : 19/05/2015
Código: MC-F15
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Fecha: 20-04-2015
6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
Actividad No. 1: El líder del área de Gestión Documental debe elaborar y socializar el Cronograma de Transferencias documentales Primarias
indicando las fechas de Transferencia al Archivo Central por parte de la dependencia productora.
Nota: El no cumplimiento del cronograma de transferencia por parte de las dependencias debe ser justificada a través de comunicación oficial
interna solicitando la reprogramación. (la reprogramación no excederá los 15 días hábiles).
Actividad No. 2: Alistar y organizar los documentos de archivo para la Transferencia Primaria al Archivo Central, de acuerdo con los tiempos
establecidos en la Tabla de Retención Documental y revisión por parte del responsable del área de gestión documental para su revisión antes de
trasladar al Archivo Central.
Actividad No. 3: Verificar que la documentación corresponda a la relacionada en el Inventario documental y que se entregue organizada y correctamente
aplicadas las TRD, de acuerdo con lo establecido en
¨Instructivo para aplicación de TRD AD-I01¨. Si el documento no está organizado devuelve la documentación a la dependencia remisoria para que efectúe
las correcciones pertinentes.
Actividad No. 4: Si la transferencia es aprobada por la persona responsable del área de Gestión documental, la dependencia debe remitir el
memorando radicado relacionando número de cajas y carpetas a transferir, adjunto el Inventario Documental firmado por la persona que lo
elaboró, el jefe de la dependencia y copia en medio magnético.
Actividad No. 5: La persona responsable debe recepcionar los documentos para posteriormente revisar la transferencia y firma el Inventario
Documental, si hay inconsistencias las reporta al responsable del área mediante comunicación oficial vía correo electrónico informando a las
áreas las inconsistencias encontradas.
Actividad No. 6: Para los préstamos documentales el funcionario debe dirigirse al responsable del área de Gestión documental y realizar la
solicitud de préstamo de manera presencial o vía correo electrónico especificando el tema, la fecha, número de caja, carpeta según transferencia
documental realizada por el área (si aplica). El Archivo Central deberá contar con el Inventario Documental Archivo Central.
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Actividad No. 7: El responsable de la custodia de los documentos en el Archivo Central debe realizar la búsqueda de la documentación y la
referencia en la planilla solicitud préstamos de documentos, posteriormente se debe realizar un seguimiento al préstamo para que no exceda los
20 días.
Actividad No. 8: Al momento de la devolución del préstamo por parte de la dependencia solicitante el responsable debe revisar que los
documentos se encuentren completos y relacionar en la planilla de solicitud préstamos de documentos.la fecha de devolución.
Actividad No. 9: Para los documentos que se custodian en el Archivo Central, el líder del área debe verificar que la documentación haya cumplido su tiempo
de retención por TRD, perdido su valor primario y no que posea ningún valor secundario para solicitar mediante comunicación escrita la eliminación
documental al Comité Interno de Archivo o quien haga sus veces y retirarlos con el Inventario de registros documentales en las series a eliminar, si aplica o
realizar la Transferencia Documental Secundaria para transferirlos al Archivo de Bogotá mediante una comunicación oficial solicitando transferencia
secundaria para posteriormente realizar el Acta de transferencia al Archivo de Bogotá. (si aplica).
Actividad No. 10: Tramitar con Gestión Ambiental la destrucción de la documentación cuya eliminación fue aprobada por el Comité Interno de Archivo,
usando para esto la técnica de picado o destrucción de papel, el líder de gestión ambiental, atendiendo las disposiciones del Comité Interno de Archivo,
coordina la eliminación documental según el establecido en los protocolos distritales con la asociación de recicladores vinculada al programa para la gestión
integral de residuos, quienes brindan la logística necesaria y generan la certificación de disposición final correspondiente una vez se realice la destrucción o
eliminación documental.
Actividad No. 11: Para la documentación del Archivo Central y del Archivo de Gestión, el líder del área debe solicitar al Archivo de Bogotá
realizar la programación del monitoreo y saneamiento ambiental e informar a cada una de las dependencias mediante comunicación oficial
informar la programación del saneamiento ambiental.
Actividad No. 12: El líder de la administración de la documentación en el Archivo Central debe solicitar mediante comunicación oficial solicitar
la asistencia técnica al Archivo de Bogotá para la documentación con biodeterioro. (si aplica).
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Actividad No. 13: Registrar la realización de la destrucción documental en el ¨Formato acta de eliminación documental AD-F22¨ anexando la certificación
de disposición final expedida por la asociación de recicladores según el convenio y realizar el archivo del Acta de Eliminación y sus respectivos soportes
conforme al ¨Instructivo para aplicación de TRD -AD-I05¨
Actividad No. 14: Comunicar al personal de servicios generales las actividades establecidas y que estén relacionadas a limpieza y aseo.
El personal de servicios generales realiza las acciones de limpieza general diaria y de limpieza profunda eliminando el polvo y desinfectando tanto los
documentos, las unidades de conservación y el mobiliario, de acuerdo con el Protocolo de Limpieza para Espacios de Archivos del Archivo de Bogotá.
El auxiliar de archivo central, realiza las actividades de conservación a saber:
Retirar de los documentos material inestables (ganchos metálicos, etiquetas, adhesivos, entre otros.), eliminar pliegues y dobleces de los documentos,
reparar los documentos con roturas y rasgaduras, realmacenar los documentos que requieran en las unidades de conservación aprobadas por el Instituto
(cajas de archivo X 200 y carpetas de yute.), almacenar los documentos en el mobiliario técnicamente apropiado (archivadores o estantería para archivos).
Actividad No. 15: Solicitar cuando se requiera al Archivo de Bogotá el apoyo para realizar del monitoreo y control de las condiciones ambientales del
espacio de archivo y el respectivo informe técnico de saneamiento ambiental preventivo para evaluar los resultados de la microbiología y las variables
ambientales.
Actividad No. 16: Construir las acciones correctivas, preventivas o de mejora, atendiendo las recomendaciones sugeridas en el informe técnico y de acuerdo
con lo establecido en el procedimiento para tal fin.
Actividad No. 17: Para controlar la humedad y la temperatura se debe realizar la verificación en la planilla Control de temperatura y Humedad
relativa en medio ambiente con el Termohigrometro.
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación Acuerdo
048, 049 y 50 de 2000 y Ley 594 de 2000.
La política ambiental y específicamente lo relacionados al programa de mejoramiento de las condiciones ambientales internas, pues contempla actividades
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en saneamiento que propenden por la conservación del archivo y al mismo tiempo, favorece la calidad ambiental de los espacios de trabajo al contribuir al
control de vectores que pueden ser causa de afectación a la salud humana.
8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
Inserte tantas filas sea necesario
ACTIVIDAD PRODUCTO Y/O
SERVICIO
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO
5. Recepcionar los
documentos
Que la documentación
llegue al archivo central
incompleta.
Que se transfieran
documentos que no se
encuentren relacionados en
el Inventario Documental
Revisión de transferencia
documental primaria
Devolución de la
documentación para realizar
las respectivas correcciones
Comunicación oficial vía
correo electrónico
informando al área la
inconsistencia encontrada.
7. Realizar la búsqueda de la
documentación.
Que los documentos
necesarios se encuentren
identificados en el
Inventario Documental
Seguimiento al préstamo Revisión del inventario
documental
Planilla de solicitud de
préstamo de documentos
8. Revisar documentos Que la documentación al
momento de la devolución al
archivo central se encuentre
incompleta
Seguimiento al préstamo Revisión al expediente
documental al momento de
la entrega y la devolución
Planilla solicitud de
préstamo de documentos
15. Solicitar la realización
de monitoreo y control de
condiciones ambientales
Que la actividad no se lleve
a cabo
Analisis deñ informe tecnico Evaluar los resultados de la
microbióloga y las variables
ambientales
Informe técnico de
saneamiento ambiental
preventivo
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Fecha: 20-04-2015
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Instructivo para la Producción Documental y Gestión de Correspondencia
Tabla de Retención Documental
Acta de Eliminación Documental AD-F022
Protocolo de Limpieza de Archivos del Archivo de Bogotá
Formato de Inventario Documental
10. NORMATIVA ASOCIADA
Ver Normograma.
11. RECURSOS
Equipo de Cómputo
Página web del Instituto Distrital de Turismo (Intranet)
Sistema Integrado de Gestión -SIG-
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FECHA : 19/05/2015
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Fecha: 20-04-2015
CONTROL DE APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
Sandra Milena Arévalo
Contratista
Ing. Sergio Danilo Vargas
Planeación y Sistemas
Carmen Elena Martínez García
Subdirectora de Gestión Corporativa y Control
Disciplinario
Ing. Eduardo Navarro Tellez.
Contratista Planeación y Sistemas
Carlos Alfonso Gaitán Sánchez
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección -
SIG
19-05-2015
