Crear tablas en una base de datos

 

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos.

En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.

Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

¿Qué es una tabla?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.

 Registro o fila

 Campo o columna

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes.

En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones

Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo

Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos

Un inventario de equipo o stock disponible

Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Crear una tabla nueva

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.

Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla

Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

Importar o vincular para crear una tabla

Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo, puede importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros orígenes distintos. Cuando se importa la información, se crea una copia de la información en una nueva tabla de la base de datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una tabla vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla vinculada, los cambiará también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a continuación). Cuando se cambia la información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.

 Nota   En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una tabla vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta.

Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.

Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.

 Nota   También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha Crear. Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.

Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint

Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta lista puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien, puede crear una nueva lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Office Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Listas de SharePoint.

A continuación, siga uno de estos procedimientos:

Crear la lista a partir de una plantilla

Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.

En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.

Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.

Haga clic en Aceptar.

Crear una nueva lista personalizada

Haga clic en Personalizado.

En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.

Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.

Haga clic en Aceptar.

Importar los datos de una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista.

Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

Haga clic en Siguiente.

Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.

Haga clic en Aceptar.

Vincular a una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista.

Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

Haga clic en Siguiente.

Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.

Haga clic en Aceptar.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.

Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

http://www.contoso.com

Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

31/12/2006 Fecha/Hora

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora

17:50 Fecha/Hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda

21,75 Número, doble

123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.

Definir explícitamente el tipo de datos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.

Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el

segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.

Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.

Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

El campo aparece en la hoja de datos.

Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.

Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.

Abrir el panel Lista de campos

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.

Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para utilizar el asistente.

Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.

 Nota   Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos.

Definir explícitamente el tipo de datos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explícitamente el formato

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.

Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.

Tipo de datos

Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos

Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.

Hasta 255 caracteres.

Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido.

Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.

Fecha/Hora Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora.

8 bytes.

Moneda Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

8 bytes.

Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se

4 bytes o 16 bytes cuando se

agrega un registro.

Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

utiliza para Id. de réplica.

Sí/No Valores booleanos.

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos

Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos.

Hipervínculo Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Asistente para búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada.

Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor.

 Sugerencia   Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.

Guardar una tabla

Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Definir la clave principal

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id., un número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal de la tabla.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Cambiar a la vista Diseño

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

O bien,

Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.

Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna, debe utilizar la vista Diseño.

Establecer o cambiar la clave principal

Abra la tabla en la vista Diseño.

Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal

Abra la tabla en la vista Diseño.

Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

 Nota   Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

Definir las propiedades de los campos

Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que deba satisfacerse para la información especificada en un campo.

El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta propiedad en un campo con otro tipo de datos.

Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades. Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos

Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:

Única define la propiedad Indizado .

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.

En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño

Abra la tabla en la vista Diseño.

En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).

Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.

En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de dirección.

Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.

Utilice esta propiedad de campo

Para

TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Número o Autonumérico.

Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime.

LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números.

NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe

un valor aleatorio.

MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.

Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios, informes y consultas.

ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos registros.

ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo.

TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión ReglaDeValidación.

Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.

PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.

Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un índice.

CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)

ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.

SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo Memo.

FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar sólo texto.

AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.

Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.

Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro

Zoom. Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de validación y

desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente.

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores.

Propiedad TamañoDelCampo

Descripción

Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más grandes, utilice el tipo de datos Memo.

Número Seleccione una de las opciones siguientes:

Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de almacenamiento es de un solo byte.

Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El requisito de almacenamiento es de dos bytes.

Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

 Sugerencia   Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra tabla.

Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de ocho bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo

necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y +9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.

Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:

Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1 hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Propiedad Formato

Texto Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información, vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Número Seleccione una de las opciones siguientes:

Número general: muestra el número tal como se escribe.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.

Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.

Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro, independientemente del símbolo especificado en las opciones de configuración regional y de idioma.

Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.

Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la

configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.

Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.

Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:

Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la configuración de fecha corta y hora larga.

Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-jul-06, por ejemplo).

Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.

Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y 23 y los minutos entre 0 y 59.

Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:

Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.

Sí/No: muestra el valor como Sí o No.

Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.

 Nota   En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes.

Propiedad NuevosValores

Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos Autonumérico):

Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo registro.

Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a cada nuevo registro.

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Definir las propiedades de las tablas

Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.

Definir una propiedad de tabla

Abra la tabla en la vista Diseño.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.

Escriba un valor para la propiedad.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.

Utilice esta propiedad de tabla Para

Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.

PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico

dinámico como la vista predeterminada al abrirse la tabla.

ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o se modifique un registro.

TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión de ReglaDeValidación.

Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.

OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.

NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.

VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de esta tabla.

VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.

AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse.

HojaSecundariaDeDatosExpandidaIndicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al abrirse la tabla.

Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.

MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.

FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación

de la propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una expresión y desea obtener ayuda, haga clic en

situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación para mostrar el Generador de expresiones..

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.