Visión del Negocio

Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”

Sistema Integral para la Gestión de Procesos

“Tobogan”

Visión

Versión 0.9

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9 Visión Fecha: 27/10/2008 Documento Visión

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 2 de 14

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

27/10/2008 0.9 Versión preliminar como propuesta de desarrollo

Jonathan Muñoz Aleman



Tabla de Contenidos

1. Introducción 5

1.1. Propósito 5 1.2. Alcance 5 1.3. Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones 5 1.4. Referencias 5

2. Posicionamiento 5

2.1. Oportunidad del Negocio 5 2.2. Sentencia que Define el Problema 6 2.3. Sentencia que Define la Posición del Producto 7

3. Descripción de Stakeholders y Usuarios 7

3.1. Resumen de Stakeholders 7 3.2. Resumen de Usuarios 8 3.3. Entorno de Usuario 8 3.4. Perfiles de los Stakeholders 8

3.4.1. Gerente Administrativo 8 3.5. Perfiles de los Usuarios 9

3.5.1. Director 9 3.5.2. Docente 9 3.5.3. Alumno 9 3.5.4. Apoderado 10

4. Descripción Global del Producto 10

4.1. Perspectiva del Producto 10 4.2. Resumen de Características 10 4.3. Suposiciones y Dependencias 11 4.4. Costo y Precio 11

5. Descripción Global del Producto 11

5.1. Matrícula de Alumnos 11 5.1.1. Registro y validación de la información de los estudiantes 11 5.1.2. Control de la información de padres de familia y apoderados 11 5.1.3. Control de vacantes y capacidad y distribución de aulas 11 5.1.4. Ratificación y reserva de matrículas vía Web 11

5.2. Gestión de Recursos Humanos (Personal Docente y Administrativo) 11 5.2.1. Emisión de reportes de pagos para el personal 11 5.2.2. Evaluación histórica del desempeño de la plana docente 11 5.2.3. Ingreso de calificaciones al sistema vía Web 12

5.3. Gestión de la Evaluación y Calificación de los Estudiantes 12 5.4. Administración de Cobranzas y Pagos 12

6. Restricciones 12

7. Precedencia y Prioridad 12

8. Otros Requisitos del Producto 12

8.1. Estándares Aplicables 12 8.2. Requisitos de Sistema 12



8.3. Requisitos de Desempeño 12 8.4. Requisitos de Entorno 12

9. Requisitos de Documentación 12

9.1. Manual de Usuario 12 9.2. Ayuda en Línea 12 9.3. Guías de Instalación, Configuración y Fichero Léame 12

A. Atributos de Características 13



Visión

1. Introducción

1.1. Propósito

El propósito de este documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las características del sistema integral de gestión de procesos educativos. El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales.

Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestión de los procesos que se realizan en la institución, de forma que dichos procesos sean ejecutados de manera lo más automáticamente posible en una forma eficiente y razonable.

Los detalles de cómo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificación de los casos de uso y otros documentos adicionales.

1.2. Alcance

El documento Visión se ocupa, como ya se ha apuntado, del sistema integral de gestión de los procesos de una institución educativa. Dicho sistema será desarrollado por el grupo de desarrollo de software Softers.

El sistema permitirá a los encargados de la institución controlar todos los procesos que realiza la institución (matrícula de alumnos, cobro de pensiones y pago de obligaciones tributarias, seguimiento del desempeño de los alumnos y docentes, gestión de contenido académico, etc.). Además, también permitirá a los docentes llenar actas de calificaciones on-line, a los alumnos acceder a contenido académico vía Web y a los apoderados mantenerse informado del progreso de sus dependientes a través de Internet.

1.3. Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones

RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodología para describir el proceso de desarrollo de software.

1.4. Referencias

Glosario

Plan de Desarrollo de Software

RUP (Rational Unified Process)

Diagrama de casos de uso

2. Posicionamiento

2.1. Oportunidad de Negocio

Este sistema permitirá a la institución educativa automatizar e informatizar el control de gran parte de sus actividades y procesos (matrícula de alumnos, cobro de pensiones y pago de obligaciones tributarias, seguimiento del desempeño de los alumnos y docentes, gestión de contenido académico, etc.), lo cual supondrá un acceso rápido y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas sencillas y amigables y generación de informes y reportes. Además los datos accedidos estarán siempre actualizados y almacenados históricamente, lo cual es importante para poder llevar un control adecuado para la toma de decisiones.

El sistema también permitirá a los docentes, alumnos y padres de familia y/o apoderados acceder a los servicios de la institución a través de la Web, de forma rápida y sencilla y sin necesidad de intermediarios ni de desplazarse hasta las instalaciones del colegio. Esto será de gran ayuda a los



padres de familia que vivan fuera de la ciudad y deseen estar al tanto del progreso de su menor hijo. De la misma forma permitirá a los docentes actualizar las calificaciones de sus alumnos desde la comodidad de su hogar; y al alumno encontrar contenido académico que le ayudará en la realización de sus labores escolares.

Vale la pena mencionar que existen muchos y variados proyectos de desarrollo de sistemas de matrícula, que también ofrecen la posibilidad de realizar este proceso vía Web; sin embargo, ninguno trata de integrar todos los procesos existentes en la realizad problemática de una institución educativa, mucho menos se contempla el soporte a la toma de decisiones por parte del software. Podemos concluir, entonces, que el producto es novedoso y deseado por su versatilidad.

2.2. Sentencia que Define el Problema

El problema de Controlar la información de los alumnos y padres de familia/apoderados durante el proceso de matrícula en todas sus modalidades.

Administrar el cobro de pensiones y mensualidades; así como también el pago de pensiones y remuneraciones al personal docente y administrativo, servicios y obligaciones tributarias.

Realizar seguimientos y evaluaciones históricas del desempeño de los docentes y alumnos.

Gestionar la programación curricular y el proceso de evaluación, calificación y promoción del alumnado, así como ofrecer al alumnado contenido académico actualizado.

Disponer de la información actualizada y ordenada para tener un apoyo a la toma de decisiones.

Mantener informados a los padres de familia y/o apoderados de manera sencilla del progreso de sus menores hijos.

Afecta a Gerente administrativo

Director de la institución

Personal docente

Alumnado

Padres de familia y/o apoderados

El impacto asociado es Almacenar toda la información referente a los alumnos, padres de familia y/o apoderados, personal docente y administrativo, y que esta información esté al instante accesible y actualizada en lugares físicamente distantes es un proceso prácticamente imposible de realizar en el caso de que no esté debidamente automatizado e informatizado.

Una solución adecuada sería Automatizar e informatizar gran parte de los procesos, usando una red local con una base de datos accesible e histórica y generar interfaces, informes y reportes amigables y sencillos con los que poder acceder y actualizar esta información.



2.3. Sentencia que Define la Posición del Producto

Para Gerente administrativo

Director de la institución

Personal docente

Alumnado

Padres de familia y/o apoderados

Quienes Son parte activa e integradora en la realización de los diversos procesos de la institución.

El nombre del producto Es una herramienta software

Que Almacena toda la información necesaria para gestionar una institución educativa.

No como Las hojas de cálculo y el registro manual

Nuestro producto Permite gestionar las distintas actividades de la empresa mediante interfaces gráficas, reportes e informes sencillos y amigables. Además proporciona un acceso rápido y actualizado a la información desde cualquier punto que tenga acceso a la base de datos, o desde Internet.

3. Descripción de Stakeholders y Usuarios

Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos. También es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta sección muestra un perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, así como los problemas más importantes que éstos perciben para enfocar la solución propuesta hacia ellos. No describe sus requisitos específicos ya que éstos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificación de por qué estos requisitos son necesarios.

3.1. Resumen de Stakeholders

Nombre Descripción Responsabilidades

Gerente administrativo Representante global de la institución y de todos los usuarios potenciales de la misma

El stakeholder realiza:

Representa a todos los usuarios posibles del sistema.

Seguimiento del desarrollo del proyecto.

Aprueba requisitos y funcionalidades



3.2. Resumen de Usuarios

Nombre Descripción Stakeholder

Director Responsable de la mayoría de los procesos, como el registro de alumnos y padres de familia durante la matricula, la supervisión del desempeño de los alumnos y docentes y el cobro de pensiones y mensualidades, pago de pensiones y remuneraciones al personal docente y administrativo, servicios y obligaciones tributarias.

Gerente administrativo

Docente Responsable de la enseñanza de los alumnos y de su evaluación y calificación. Presenta registros y actas de notas de los alumnos y al fin del año lectivo presenta un reporte estadístico de la situación de sus alumnos.

Gerente administrativo

Alumno Accede al contenido académico disponible en la Web de la institución y se mantiene informado de sus notas y comunicados escolares.

Ninguno

Apoderado Puede ser un padre de familia o algún familiar. Se mantiene informado de las calificaciones de sus hijos y recibe comunicados y notificaciones por parte de la institución vía Web.

Ninguno

3.3. Entorno de Usuario

Los usuarios entrarán al sistema identificándose de acuerdo a sus privilegios sobre un ordenador con un sistema operativo Microsoft Windows XP Service Pack 3 y tras ese paso entrarán a la parte de la aplicación diseñada para cada uno según su papel en la institución. Este sistema es similar a cualquier aplicación de Windows y por lo tanto los usuarios estarán familiarizados con su entorno.

Los informes podrán ser visualizados en formularios Web, documentos de Microsoft Office Word 2007, documentos PDF o en hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, lo cual también resultará familiar.

Finalmente, los docentes, alumnos y apoderados que posean un ordenador en casa también podrán acceder al sistema de manera aún más cómoda.

3.4. Perfiles de los Stakeholders

3.4.1. Gerente Administrativo

Representante Gerente administrativo

Descripción Representante Global de la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin Jones”

Tipo Usuario experto

Responsabilidades Encargado de mostrar las necesidades de cada usuario del sistema. Además, lleva a cabo un seguimiento del desarrollo del proyecto y aprobación de los requisitos y funcionalidades del sistema.

Criterio de Éxito [A definir por el cliente]



Grado de Participación Revisión de requerimientos, estructura del sistema.

Comentarios Ninguno

3.5. Perfiles de los Usuarios

3.5.1. Director


Descripción Director de la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin Jones”


Responsabilidades Responsable de la mayoría de los procesos, como el registro de alumnos y padres de familia durante la matricula, la supervisión del desempeño de los alumnos y docentes y el cobro de pensiones y mensualidades, pago de pensiones y remuneraciones al personal docente y administrativo, servicios y obligaciones tributarias.


Grado de Participación [A definir por el cliente]

Comentarios Ninguno

3.5.2. Docente


Descripción Docente de la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin Jones”


Responsabilidades Responsable de la enseñanza de los alumnos y de su evaluación y calificación. Presenta registros y actas de notas de los alumnos y al fin del año lectivo presenta un reporte estadístico de la situación de sus alumnos.



Comentarios Ninguno

3.5.3. Alumno

Representante Ninguno

Descripción Alumno de la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin Jones”

Tipo Usuario eventual

Responsabilidades Accede al contenido académico disponible en la Web de la institución y se mantiene informado de sus notas y comunicados escolares.





Comentarios Ninguno

3.5.4. Apoderado

Representante Ninguno

Descripción Padre de familia o algún familiar de un alumno.

Tipo Usuario eventual

Responsabilidades Puede ser un padre de familia o algún familiar. Se mantiene informado de las calificaciones de sus hijos y recibe comunicados y notificaciones por parte de la institución vía Web.



Comentarios Ninguno

4. Descripción Global del Producto

4.1. Perspectiva del Producto

El producto a desarrollar es un sistema integral para la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin Jones”, con la intención de mejorar su funcionamiento. Los departamentos a tratar por el sistema son: Dirección, Secretaría, Logística y Marketing. Los procesos que van a ser automatizados son: matrícula, cobranzas y pagos, evaluación de alumnos y docentes y programación curricular.

4.2. Resumen de Características

A continuación se mostrará un listado con los beneficios que obtendrá el cliente a partir del producto:

Beneficio del cliente Características que lo apoyan

Gestión optimizada de la información del alumnado para la toma de decisiones.

Base de datos histórica y sistema de matrícula con características de Data Mining.

Evaluación automatizada de la evolución del desempeño anual de los alumnos y docentes.

Base de datos histórica y reportes e informes del desempeño de los alumnos y docentes.

Almacenamiento automatizado de la información de alumnos y apoderados.

Base de datos y aplicación con interfaces gráficas, reportes e informes.

Posibilidad de ratificación de matrícula y separación de vacantes vía Web.

Aplicación Web desde la cual poder ratificar matricula y separar vacantes.

Mayor agilidad en la consulta de calificaciones y envío de comunicados dando la posibilidad de hacerlos vía servicios Web.

Aplicación Web desde la cual poder realizar dichas consultas y enviar comunicados electrónicos.

Mayor facilidad para la gestión del personal docente y administrativo.

Base de datos centralizada con la información de todo el personal.

Mayor facilidad para el control de contenidos curriculares.

Base de datos que contiene la información de los contenidos curriculares.

Disponibilidad de contenido académico como tutoriales y ejercicios para los alumnos.

Aplicación Web que permite acceder a contenido académico de manera ordenada y fácil.



4.3. Suposiciones y Dependencias

A definir por el cliente.

4.4. Costo y Precio

A definir por el cliente.

5. Descripción Global del Producto

5.1. Matrícula de Alumnos El sistema hará posible un adecuado tratamiento de la información de matrícula que año a año se lleva a cabo; así como la automatización total o parcial de las actividades realizadas en este proceso.

5.1.1. Registro y validación de la información de los estudiantes El sistema debe permitir el registro de los datos personales de los alumnos de recién ingreso; así como ofrecer la información de los estudiantes ya matriculados de manera amigable. Asimismo, se podrá validar de manera automatizada que los alumnos hayan cumplido los requisitos de la matrícula de acuerdo a la modalidad en la que ingresen, tales como los documentos presentados, etc.

5.1.2. Control de la información de padres de familia y apoderados

El sistema debe controlar la información de los padres de familia y apoderados (si hubiesen) del estudiante, para llevar un seguimiento del número de hijos que tiene matriculado cada padre, con la finalidad de realizar descuentos en las pensiones.

5.1.3. Control de vacantes y capacidad y distribución de aulas

Las clases se dictan de lunes a sábado en aulas separadas; éstas se imparten en el turno mañana para los niveles inicial y primaria, y en las tardes para el nivel secundaria. Cada aula tiene una capacidad máxima d 15 alumnos. El sistema debe monitorizar la designación de aulas para los diferentes grados, así como controlar que no se supere la capacidad de las mismas de forma automática

5.1.4. Ratificación y reserva de matriculas vía Web

Los padres de familia y/o apoderados tendrán la posibilidad de ratificar la matrícula del alumno de año a otro; o también realizar reservas de matriculas para un alumno nuevo. De esta manera el proceso de matrícula se hace más fácil para los apoderados que no puedan realizar una ratificación o reserva por motivos personales. El sistema debe validar que este proceso sea seguro.

5.2. Gestión de Recursos Humanos (Personal Docente y Administrativo) El sistema hará posible un adecuado tratamiento de la información del personal docente y administrativo que labora en la institución; así como la automatización total o parcial del pago de planillas.

5.2.1. Emisión de reportes de pagos para el personal

El sistema debe ser capaz de emitir reportes de pagos para el personal detallando los ítems correspondientes; también se requiere que el sistema sea lo suficientemente flexible para contemplar cualquier acuerdo interno en las remuneraciones del personal.

5.2.2. Evaluación histórica del desempeño de la plana docente

El sistema debe almacenar los informes académicos presentados por los docentes en el que se detallan los contenidos alcanzados así como resúmenes estadísticos del número de alumnos aprobados y desaprobados en cada una de las asignaturas que tengan asignados para hacer una evaluación del desempeño del docente.



5.2.3. Ingreso de calificaciones al sistema vía Web

Los docentes contarán con la posibilidad de realizar un upload de las calificaciones de los alumnos por formularios Web, así como también, posiblemente, de los informes académicos de fin de año.

5.3. Gestión de la Evaluación y Calificación de los Estudiantes

El sistema debe emitir un reporte al final del año lectivo de los alumnos promovidos y repitentes, así como sus promedios final y por bimestre o trimestre, según sea el caso y de acuerdo a las normas de calificación establecidas en la institución.

5.4. Administración de Cobranzas y Pagos

El sistema llevará el control de parte de las finanzas de la institución, más que todo de las relacionadas a los procesos que se establecieron en el alcance de éste. Dentro de este rubro se contempla el cobro de las pensiones y mensualidades de los padres de familia/apoderados, el pago de planillas al personal docente y administrativo y la generación de reportes e informes de estos pagos.

6. Restricciones

[A definir por el cliente]

7. Precedencia y Prioridad


8. Otros Requisitos del Producto


8.1. Estándares Aplicables


8.2. Requisitos de Sistema


8.3. Requisitos de Desempeño


8.4. Requisitos de Entorno


9. Requisitos de Documentación

9.1. Manual de Usuario


9.2. Ayuda en Línea


9.3. Guías de Instalación, Configuración y Fichero Léame




A. Atributos de Características

Número y nombre de la característica

Estado Beneficio Esfuerzo Riesgo Estabilidad Asignación

5.1. Matrícula de alumnos

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No

Importante Alto [A definir

por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.1.1. Registro y validación de la información de los estudiantes

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No

Crítico Alto [A definir

por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.1.2. Control de la información de padres de familia y apoderados

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: Sí


por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.1.3. Control de vacantes y capacidad y distribución de aulas

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No

Útil Medio [A definir

por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.1.4. Ratificación y reserva de matrículas vía Web

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No

Útil Alto [A definir

por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.2. Gestión de Recursos Humanos (Personal Docente y Administrativo)

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No


por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.2.1. Emisión de reportes de pagos para el personal

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No


por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.2.2. Evaluación histórica del desempeño de la plana docente

Propuesta: Sí

Aprobada: No


por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna



Incorporada: No

5.2.3. Ingreso de calificaciones al sistema vía Web

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No

Útil Alto [A definir

por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.3. Gestión de evaluación y calificación de los estudiantes

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No


por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

5.4. Administración de cobranzas y pagos

Propuesta: Sí

Aprobada: No

Incorporada: No


por el cliente]

[A definir por el

cliente] Ninguna

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