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Actualización: 22 Marzo 2019

Actualización de contenido: 22 Julio 2019

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PE-POSO-CO-09-02

Perfil de Puesto

PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL PUESTO:

Coordinador de Control Escolar – Oficial Mayor

ÁREA A LA QUE PERTENECE:

Área de Control Escolar

JEFE INMEDIATO:

Secretario de Escuela

EN AUSENCIA DE SU JEFE REPORTA A:

Director de Escuela

SUPERVISA A:

Auxiliar de Control Escolar

Secretaria de atención y control escolar

Secretaria de atención a egresados y archivo

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

OBJETIVO DEL PUESTO:

Apoyar a la Secretaría de la Escuela en la realización las actividades relacionadas con los procesos de admisión, promoción, permanencia y egreso, de los alumnos del plantel, en vinculación con las dependencias de la Dirección General del SEMS.

POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA:

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO:

FUNCIÓN GENERAL

ACTIVIDADES

1. Realizar las actividades inherentes a los procesos de admisión, promoción, permanencia y egreso de los alumnos, de conformidad con la normatividad universitaria.

· Elabora cada ciclo escolar los grupos de primer ingreso de ambos turnos para su publicación.

· Supervisa la actualización permanente del servidor del sistema de información SACE de la preparatoria No. 5 ante el SEMS.

· Supervisa la captura correcta, con el personal a su cargo, de datos de alumnos, unidades de aprendizaje y grupos en el SP5, SIIAU y en el Sistema de Control de Asistencia para mantener actualizados los datos de la trayectoria de los estudiantes.

· Informa y da seguimiento a procesos administrativos (licencias, certificados, bajas) relacionados con la situación académica de los estudiantes.

· Supervisa la integración de expedientes de los estudiantes según acuerdo a los requisitos establecidos para mantener la información disponible para su consulta.

· Coordina servicios o trámites administrativos a estudiantes ante el SEMS.

· Autoriza servicios o trámites administrativos a estudiantes como cambios de turno, grupo, etc.

· Orienta a profesores, padres de familia y alumnos sobre los procesos administrativos y académicos.

· Revisa y pasa a firma documentación oficial.

· Supervisa la custodia del archivo del área de Control Escolar.

· Coordina las actividades para la elección de TAES en cada ciclo escolar.

· Notifica vía electrónica a los docentes que tienen pendiente captura de calificaciones y asistencias.

2. Proporcionar la información necesaria, para la elaboración de estadísticas escolares;

· Elabora y actualiza en cada ciclo escolar las estadísticas solicitadas en el Portal Administrativo en Línea (PAL).

3. Aplicar los instrumentos para el seguimiento de estudiantes previo a su egreso.

· Coordinar las actividades para la aplicación de la encuesta de pre egreso en cada ciclo escolar.

4. Realizar las actividades de trámite de credencial de SEMS según los procesos establecidos

· Planea y gestiona captura de credenciales de Primer ingreso SEMS.

· Entrega credenciales de SEMS a alumnos de primer ingreso y solicita seguimiento de trámite para credenciales de reposición al área de cómputo.

· Captura en el SIIAU de SEMS la solicitud de reposición de las credenciales de alumnos.

· Recibe oficio de lote para la impresión de credenciales de SEMS.

5. Mantener el SGC implementado en la preparatoria 5.

· Identifica y solicita al área de calidad la actualización de documentos y registros de los sub procesos a su cargo de acuerdo a las actividades planificadas.

· Vigila que sus usuarios utilizan las versiones vigentes declaradas en el SGC para prevenir el uso de registros obsoletos.

· Identifica acciones correctivas y de mejora de los sub procesos a su cargo según los procedimientos establecidos.

· Supervisa que el personal a su cargo lleve a cabo los sub procesos de acuerdo a lo planificado en el SGC.

6. Las demás que confieran el Director de la escuela y la normatividad aplicable

· Actualiza de manera semestral la información del PCSINEMS, solicitada en las carpetas asignadas a su cargo en el Portal de Administración en Línea (PAL).

· Apoya en las demás actividades que se requieran para el área.

MANEJO DE DATOS PERSONALES

· Datos identificativos: El nombre, domicilio, teléfono particular, teléfono celular, firma, Clave Única de Registro de Población (CURP), lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.

· Datos académicos: Trayectoria educativa, calificaciones, certificados, código de alumno.

· Datos sobre salud: Incapacidades médicas.

TRANSFERENCIA DE DATOS

· Impresión de constancias.

HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Computadora, internet, correo electrónico, impresora, papelería la necesaria, mobiliario de oficina, formatos internos e institucionales para realizar trámites de control escolar y claves de acceso a sistemas electrónicos y solicitud de certificados.

ACCESO A SISTEMAS ELECTRÓNICOS

· Sistema Integral de Información y Administración Universitaria (SIIAU)

· Portal de Administración en Línea (PAL)

· Sistema Preparatoria No. 5 (SP5)

· Sistema de Control de Asistencia (SCA)

III. COMPETENCIAS REQUERIDAS:

NIVEL DE ESTUDIOS

20%

Licenciatura en ciencias económicas administrativas o afín.

EXPERIENCIA LABORAL

10%

1 año

CONOCIMIENTOS

30%

· Estructura y Normatividad Universitaria y de la Escuela Preparatoria No.5.

· Manual 4.0 PCSINEMS

· Nociones básicas de la Norma ISO 9001:2015

· Del sistema de Administración de Control Escolar del SP5, SACE y SIIAU, Office

HABILIDADES Y COMPETENCIAS

40%

Habilidades

· Administración de la información

· Elaboración de documentos

· Manejo de estrés

· Toma de decisiones

· Sensibilidad al cambio

· Manejo de Office

Competencias

· Capacidad de planificación y de organización

· Liderazgo

· Habilidades Mediáticas

· Trabajo en Equipo

· Integridad

· Inteligencia Emocional

· Tolerancia a la presión

· Actitud de servicio

· Comunicación Efectiva

· Análisis y solución de problemas

· Pensamiento creativo

CURSOS SUGERIDOS

· Capacidad de planificación y de organización

· Comunicación

· Liderazgo

PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL PUESTO:

Auxiliar de Control Escolar

ÁREA A LA QUE PERTENECE:

Área de Control Escolar

JEFE INMEDIATO:

Coordinador de Control Escolar – Oficial Mayor

EN AUSENCIA DE SU JEFE REPORTA A:

Secretario de Escuela

SUPERVISA A:

No aplica

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

OBJETIVO DEL PUESTO:

Apoyar al Oficial Mayor en la realización de actividades relacionadas con los procesos de Ingreso, Permanencia y Egreso de control escolar.

POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA:

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO:

FUNCIÓN GENERAL

ACTIVIDADES

1. Elaborar y dar seguimiento a trámites de alumnos.

· Apoya en los trámites referentes a cambios de turnos, baja de alumnos, cambio de escuela, modificación de calificaciones, ubicación de horarios, licencias, constancias, etc., en ausencia del Oficial Mayor o por solicitud del mismo.

· Apoya en la elaboración de certificados de egreso en cada ciclo escolar.

· Cita a padres de familia cuando le sea solicitado por el Oficial Mayor.

· Atiende a padres de familia en ausencia del Oficial Mayor.

2. Dar seguimiento de alumnos con artículo.

· Recaba la información necesaria de los alumnos con artículo 33 para entregarla a la comisión de educación y SEMS.

· Elabora oficios de alumnos con artículo 34 para enviar información a SEMS, y entrega la información al Oficial Mayor.

· Envía relación y los expedientes de artículo 35 al área de archivo.

3. Auxiliar en las actividades con Académicos

· Notifica al personal Académico la información solicitada por el Oficial Mayor.

· Captura calificaciones en SIIAU en el caso de que un docente no lo haya hecho en tiempo.

· Imprime listas de asistencia y reporte de calificaciones cuando el docente lo solicite.

4. Apoyar al personal de Control Escolar

· Asesora y resuelve dudas que pudieran surgir con el personal de Control Escolar.

· Vigila que los procesos de ingreso, permanencia y egreso se realicen con forme a lo establecido.

· Apoya en el trámite de certificados en ausencia de la Secretaria responsable de archivo.

5. Las demás que le confieran su jefe inmediato.

· Solicita requisiciones de papelería y la desincorporación de mobiliario en mal estado u obsoleto del área.

· Cuida el ingreso al área de control escolar para prevenir la entrada a personal no autorizado.

· Apoya en las demás actividades que se requieran para el área.

MANEJO DE DATOS PERSONALES

· Datos identificativos: El nombre, domicilio, teléfono particular, teléfono celular, firma, Clave Única de Registro de Población (CURP), lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.

· Datos académicos: Trayectoria educativa, calificaciones, certificados, código de alumno.

· Datos sobre salud: Incapacidades médicas.

TRANSFERENCIA DE DATOS

· No aplica

HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Computadora, impresora, scanner, papelería, formatos de solicitudes de certificados, constancias de estudios, justificantes médicos

ACCESO A SISTEMAS ELECTRÓNICOS

· Sistema Integral de Información y Administración Universitaria (SIIAU)

· Sistema Preparatoria No. 5 (SP5)

· Sistema de Control de Asistencia (SCA)

III. COMPETENCIAS REQUERIDAS:

NIVEL DE ESTUDIOS

20%

Bachillerato o carrera técnica

EXPERIENCIA LABORAL

10%

1 año

CONOCIMIENTOS

30%

· Estructura y Normatividad Universitaria y de la Escuela Preparatoria No.5.

· Archivonomía

· Ortografía

· Manejo del Sistema SIIAU y SP5

· Procesos Administrativos

· Manual 4.0 PCSINEMS

· Nociones básicas de la Norma ISO 9001:2015

HABILIDADES Y COMPETENCIAS

40%

Habilidades

· Administración del tiempo

· Administración de Información

· Orientación a Seguir Instrucciones

· Manejo de Office

Competencias

· Orientación a los Resultados

· Trabajo en Equipo

· Integridad

· Inteligencia Emocional

· Tolerancia a la presión

· Actitud de servicio

· Comunicación Efectiva

CURSOS SUGERIDOS

· Liderazgo

· Orientación a los Resultados

· Comunicación

PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL PUESTO:

Secretaria de Atención y Control Escolar

ÁREA A LA QUE PERTENECE:

Área de Control Escolar

JEFE INMEDIATO:

Coordinador de Control Escolar – Oficial Mayor

EN AUSENCIA DE SU JEFE REPORTA A:

Secretario de Escuela

SUPERVISA A:

No aplica

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

OBJETIVO DEL PUESTO:

Realizar las actividades de control escolar inherentes a los procesos de ingreso, permanencia y egreso de los alumnos, de conformidad con la normatividad universitaria.

POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA:

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO:

FUNCIÓN GENERAL

ACTIVIDADES

1. Atender en ventanillas y/o telefónicamente al público en general.

· Atiende personal o telefónicamente dudas de estudiantes, profesores y padres de familia.

· Da seguimiento a actividades administrativas de grupos a través del concejal y/o de manera presencial.

· Recibe y da seguimiento a solicitudes de trámites escolares.

· Atiende vía electrónica a estudiantes y padres de familia a través del SP5.

2. Captura de datos de alumnos, unidades de aprendizaje y grupos en el SP5 y SIIAU para mantener actualizados los datos de la trayectoria de los estudiantes.

· Mantiene actualizados los datos y movimientos de ubicación de alumnos durante su permanencia en la escuela en los sistemas electrónicos SP5, SIIAU y Sistema de Control de Asistencia.

· Identifica a los alumnos con artículo 33, 34 y 35 de los grupos asignados para el trámite correspondiente.

· Verificar en SP5 y SIIAU que el docente capture las calificaciones y asistencias de las unidades de aprendizaje asignadas.

· Notifica al Oficial Mayor de aquellas unidades de aprendizaje que no estén capturadas las calificaciones y asistencias.

3. Integración de expedientes de los estudiantes según acuerdo a los requisitos establecidos para mantener la información disponible para su consulta.

· Recibe y verifica los documentos entregados por el alumno durante el ingreso para la integración de su expediente.

· Integra y archiva los expedientes del grupo asignado.

· Recibir la orden de pago de la matrícula escolar y la archiva en el expediente del alumno; entrega holograma del ciclo correspondiente.

· Envía al archivo muerto los expedientes del egreso y las bajas administrativas o voluntarias.

4. Mantener el SGC implementado en la preparatoria 5.

· Realiza las actividades de acuerdo a lo planificado en los sub procesos declarados el SGC.

· Identifica e informa al Oficial Mayor la necesidad de actualización de documentos y registros de los sub procesos en los que participa.

· Aplica encuestas para la elaboración de los indicadores de desempeño declarados en el SGC.

· Vigila que sus usuarios utilizan las versiones vigentes declaradas en el SGC para prevenir el uso de registros obsoletos.

5. Las demás que le confieran su jefe inmediato.

· Apoya en las demás actividades que se requieran para el área.

MANEJO DE DATOS PERSONALES

· Datos identificativos: El nombre, domicilio, teléfono particular, teléfono celular, firma, Clave Única de Registro de Población (CURP), lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.

· Datos académicos: Trayectoria educativa, calificaciones, certificados, código de alumno.

· Datos sobre salud: Incapacidades médicas.

TRANSFERENCIA DE DATOS

· No aplica.

HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Computadora, internet, paquetería office, papelería la necesaria.

Claves de acceso a los sistemas de SIIAU, SP5, SACE

ACCESO A SISTEMAS ELECTRÓNICOS

· Sistema Integral de Información y Administración Universitaria (SIIAU)

· Sistema Preparatoria No. 5 (SP5)

· Sistema de Control de Asistencia (SCA)

III. COMPETENCIAS REQUERIDAS:

NIVEL DE ESTUDIOS

20%

Bachillerato o carrera técnica

EXPERIENCIA LABORAL

10%

6 meses en puestos administrativos

CONOCIMIENTOS

30%

· Estructura y Normatividad Universitaria y de la Escuela Preparatoria No.5.

· Archivonomía

· Ortografía

· Manejo del Sistema SIIAU y SP5

· Procesos Administrativos

· Manual 4.0 PCSINEMS

· Nociones básicas de la Norma ISO 9001:2015

HABILIDADES Y COMPETENCIAS

40%

Habilidades

· Administración del tiempo

· Administración de Información

· Orientación a Seguir Instrucciones

· Elaboración de documentos

· Manejo de Office

Competencias

· Orientación al usuario interno y externo

· Orientación a los Resultados

· Autocontrol

· Trabajo en Equipo

· Integridad

· Inteligencia Emocional

· Tolerancia a la presión

· Actitud de servicio

· Comunicación Efectiva

CURSOS SUGERIDOS

· Orientación al usuario interno y externo

· Orientación a los Resultados

· Tolerancia a la presión

PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL PUESTO:

Secretaria de Atención a Egresados y Archivo

ÁREA A LA QUE PERTENECE:

Área de Control Escolar

JEFE INMEDIATO:

Coordinador de Control Escolar – Oficial Mayor

EN AUSENCIA DE SU JEFE REPORTA A:

Secretario de Escuela

SUPERVISA A:

No aplica

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

OBJETIVO DEL PUESTO:

Ordenar y custodiar el Archivo de la Escuela, así como tramitar y entregar certificados a egresados.

POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA:

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO:

FUNCIÓN GENERAL

ACTIVIDADES

1. Ordenar y custodiar el Archivo de la escuela Preparatoria No. 5

· Recibe los expedientes de los alumnos egresados y de las bajas generadas durante el ciclo para su archivo.

· Genera una base de datos con código, nombre y año de egreso o año de baja de los alumnos.

· Clasifica el archivo del ciclo de ambos turnos alfabéticamente para asignar el número de folio para su archivo.

2. Recibir documentos y realizar los trámites necesarios para la gestión de documentos (certificados, Kardex o carta de buena conducta) de alumnos egresados y bajas.

· Recibe la ficha de pago del trámite correspondiente y en caso de ser necesario, las fotografías del alumno.

· Da seguimiento a las solicitudes de certificado de acuerdo al plan de estudios:

· Bachillerato General por Competencias: solicita al Oficial mayor

· Bachillerato Unitario: captura en el sistema SACE el certificado y solicita la impresión del documento en el SEMS.

· Bachillerato General: solicita vía correo electrónico al SEMS la impresión del certificado.

· Solicita los kardex o fotocopiar el documento existente cuando le sea solicitado por el interesado

· Elabora las cartas de buena conducta solicitadas.

· Pasa los documentos a firmas con las autoridades de la escuela para la entrega de los documentos.

3. Atender personal y/o telefónicamente al público en general

· Informa sobre los requisitos para el trámite correspondiente.

· Informa en que situación está el trámite solicitado.

· Consulta el sistema electrónico de certificados para la atención y seguimiento de las solicitudes.

4. Validación o verificación de certificados.

· Revisa en el sistema y físicamente el documento en cuestión.

· Verifica en las listas de asistencia y reportes de calificaciones evidencia del ex alumno.

· Da respuesta al oficio emitido por autoridades Universitarias.

5. Aplicación de encuestas de Pre Egreso

· En conjunto con el coordinador académico realizan la agenda en la página de SEMS para la aplicación de la encuesta de Pre Egreso.

· Organiza en conjunto con el responsable del laboratorio de cómputo la aplicación de la Encuesta para sexto semestre de ambos turnos.

· Elabora base de datos para tener contacto con los alumnos a egresar.

6. Las demás que le confiera el Secretario de la Escuela y la normatividad aplicable

· Apoya al área de la secretaria en los requerimientos de información solicitados con base a la Ley de Transparencias.

· Apoya en las demás actividades que se requieran para el área.

MANEJO DE DATOS PERSONALES

· Datos identificativos: Nombre, domicilio, teléfono particular, teléfono celular, firma, Clave Única de Registro de Población (CURP), lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.Datos académicos: Trayectoria educativa, calificaciones, certificados, código de alumno.

TRANSFERENCIA DE DATOS

· No aplica

HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Computadora, base de datos, impresora y scanner.

ACCESO A SISTEMAS ELECTRÓNICOS

· Sistema SACE

· Solicitud de certificados de estudios.

III. COMPETENCIAS REQUERIDAS:

NIVEL DE ESTUDIOS

20%

Bachillerato o carrera técnica

EXPERIENCIA LABORAL

10%

6 meses en puestos administrativos

CONOCIMIENTOS

30%

· Estructura y Normatividad Universitaria y de la Escuela Preparatoria No.5.

· Archivonomía

· Ortografía

· Manejo del Sistema SIIAU y SP5

· Procesos Administrativos

· Manual 4.0 PCSINEMS

· Nociones básicas de la Norma ISO 9001:2015

HABILIDADES Y COMPETENCIAS

40%

Habilidades

· Administración del tiempo

· Administración de Información

· Orientación a Seguir Instrucciones

· Elaboración de documentos

· Manejo de Office

Competencias

· Orientación al usuario interno y externo

· Autocontrol

· Trabajo en Equipo

· Integridad

· Inteligencia Emocional

· Tolerancia a la presión

· Actitud de servicio

· Comunicación Efectiva

· Análisis y solución de problemas

CURSOS SUGERIDOS

· Orientación al usuario interno y externo

· Orientación a los Resultados

· Comunicación