Webinar Apoyo al Proceso de Facturación
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Webinar
Apoyo al Proceso
de Facturación
En el marco del Plan 3+3
BHP implementó un sistema
de Revisión Automática
Facturación
Objetivos
1. Emisión / Aceptación /
Contabilización en 1 DIA
2. Evita Bloqueos
3. Pago en Tiempo &
Oportunidad
PDF XML
CICLO DE LA FACTURACIÓN
FACTURA
SIIVENDOR SAP - BHP
SII SAP - BHP
XML
13/Julio – Revisión Automática FACTURACIÓN
Objetivo: CHEQUEAR que las Reglas de Facturación BHP
ya existentes SE CUMPLAN (no se agregan reglas nuevas)
SII SAP - BHP
XML
RESULTADO Revisión Automática FACTURACIÓN
Todas Reglas OK
FACTURA ACEPTADA
- Aceptada en SII
- Contabilizada en SAP-BHP
- OK en Flujo de Pago
- Plan 3+3
1 ó más reglas Falla
FACTURA RECHAZADA
- Rechazada en SII
- No Contabilizada en SAP-BHP
- NC a emitir por Factura rechazada
también será rechazada
¿Qué debe cumplir
la factura para que
sea ACEPTADA?
1. Encabezado
• Razón Social
2. Referencias
• Orden de Compra
• Guía Despacho
• HES
3. Detalle Factura
• QBLI
Factura DEBE tener
toda la información
necesaria y correcta
Información DEBE
estar en el lugar &
forma correcta
13/Julio
Referencias
ORDEN DE COMPRA(PO – Purchasing Order)
SIEMPRE debe estar indicada la PO(10 dígitos - actualmente 45XXXXXXXX)
Código Referencia: 801
XML?
Cuadraturas IMPORTANTES
PRECIO precio unitario debe ser
IGUAL al de la PO
CANTIDAD debe ser igual o menor al
valor de la PO
PO en dólares (u otra mnx) la factura
debe estar con el Tipo Cambio del día de
la EMISION DE LA FACTURA
GUÍA DE DESPACHO(GR – Good Receipt)
Facturar sólo un (1) GR por Factura
Se debe revisar que GR se encuentre
INGRESADA en SAP-BHP
(Ariba / Correo Notificación)
Código Referencia: 52
XML?
HES(HES – Hoja Entrada Servicios)
Facturar sólo un (1) HES por Factura
Se debe revisar que HES se encuentre
APROBADA en SAP-BHP
(Ariba / Correo Notificación)
Código Referencia: HES
XML?
…si Factura es por PRODUCTOS (Bienes) …si Factura es por SERVICIOS
Solo debe ir GUIA DESPACHO ó HES (nunca juntas)
Caso Especial: FACTURAS CONSIGNACIÓN
1. Solo debe ir en el campo
801 (Orden de Compra) el
número de liquidación de
consignación (número que
siempre parte en
400XXXXXXX)
2. NUNCA se debe agregar
- GUIA DESPACHO
- HES
<Referencia><NroLinRef>1</NroLinRef><TpoDocRef>801</TpoDocRef><FolioRef>4000167097</FolioRef><FchRef>2020-07-25</FchRef>
</Referencia>
Asunto: Notificación de recepción de Mercadería
Asunto: Notificación de recepción de Servicio
Detalle / QBLI
Como se puede ver, la referencia QBLI es una
referencia APARTE que va en el XML de la factura (no
va en la glosa ni en otro campo)
QBLI: referencia en la línea de detalle que conecta lo facturado con la
línea de la PO que se esta facturando
PRODUCTOSGuía Despacho (GR)
SIEMPRE
SERVICIOSHES
NUNCA
…¿cuando se agrega el código QBLI?
¿Y por qué es tan
importante que la
factura sea
tan exacta?
RUT 55.646.444-K
FACTURA ELECTRONICA
N° 272626
FACTURA
IMPEKE SpA
MINERA ESCONDIDA LTDA
CERRO EL PLOMO 6100
EXPLOTACION MINERA
79.587.210-8
LAS CONDES
CREDITO
Orden de Compra
Guía Despacho
HES
4509380330
GD-8272626
1008272736
4 UN MOTOR HR-WIWYWY
Según PO 4509380330
Line Item 10
$10.000.- $40.000.-
Q Un Descripción PU PT
4 UN POLEA POL-292737
Según PO 4509380330
Line Item 20
$2.000.- $8.000.-
SI¿Factura TIENE
toda la información
necesario y correcta?
RUT 55.646.444-K
FACTURA ELECTRONICA
N° 272626
FACTURA
IMPEKE SpA
MINERA ESCONDIDA LTDA
CERRO EL PLOMO 6100
EXPLOTACION MINERA
Orden de Compra
Guía Despacho
HES
4509380330
GD-8272626
1008272736
4 UN MOTOR HR-WIWYWY
Según PO 4509380330
Line Item 10
$10.000.- $40.000.-
Q Un Descripción PU PT
4 UN POLEA POL-292737
Según PO 4509380330
Line Item 20
$2.000.- $8.000.-
SI
NO
¿Factura TIENE
toda la información
necesario y correcta?
¿Información ESTA
en el lugar &
forma correcta?
79.587.210-8
LAS CONDES
CREDITO
RUT 55.646.444-K
FACTURA ELECTRONICA
N° 272626
FACTURA
IMPEKE SpA
MINERA ESCONDIDA LTDA
CERRO EL PLOMO 6100
EXPLOTACION MINERA
Orden de Compra
Guía Despacho
HES
4509380330
GD-8272626
1008272736
4 UN MOTOR HR-WIWYWY
Según PO 4509380330
Line Item 10
$10.000.- $40.000.-
Q Un Descripción PU PT
4 UN POLEA POL-292737
Según PO 4509380330
Line Item 20
$2.000.- $8.000.-
Antes del 13-Julio?
- Proceso Manual
- Intervención Humana
- Puedo leer e interpretar
- Pero? Bloqueos / Errores Post
Después del 13-Julio?
- Proceso Automático
- Sin Intervención Humana
- Sin Bloqueos
- PAGO TIEMPO
79.587.210-8
LAS CONDES
CREDITO
RUT 55.646.444-K
FACTURA ELECTRONICA
N° 272626
FACTURA
100%
IMPEKE S.A.
MINERA ESCONDIDA LTDA
CERRO EL PLOMO 6100
EXPLOTACION MINERA
Orden de Compra
Guía Despacho
HES
4509380330
GD-8272626
1008272736
4 UN MOTOR HR-WIWYWY
Según PO 4509380330
Line Item 10
$10.000.- $40.000.-
Q Un Descripción PU PT
4 UN POLEA POL-292737
Según PO 4509380330
Line Item 20
$2.000.- $8.000.-
FACTURACION OK – CHECK LIST
Orden de Compra
Siempre debe estar referenciada
Precio Unitario debe ser igual a de la PO
Cantidad debe ser igual o menor a la PO
TC debe ser del día de la emisión (PO en dólares)
Si la factura es de:
PRODUCTOS: agregar Guía Despacho
o Solo una (1) GR por Factura
o Verifica que GR este ingresada en SAP-BHP
SERVICIOS: agregar HES
o Verifica Monto HES sea igual a la Factura
o Verifica que HES este aprobada
En la factura solo debes colocar un GR ó HES, nunca JUNTAS
Opción 1: PO + GR
Opción 2: PO + HES
Opción 3 (Consignación): PO
QBLI: si tu factura es por PRODUCTOS debes agregar la
referencia QBLI, esta debe
Referenciar a la línea de la PO (10, 20, 30, según
corresponda)
Cada línea de la factura debe tener QBLI
79.587.210-8
LAS CONDES
CREDITO
Canales Oficiales Comunicación BHP
1er Paso – Levantar Caso
https://case.bhpbilliton.com/es-ES/BHPB-
Vendor-PaymentService/
2do Paso – Contacto Comercial | ESCALAR
Contacto PO (Purchasing Contact) / Contract Owner
Casos de
ERROR
Error CUADRATURA
ORDEN DE COMPRA
Linea Descripción Cantidad PU PT
10 Acido Sulfúrico AC-200 10 $2.000.000 $ 20.000.000
20 Acido Sulfúrico AC-500 15 $3.000.000 $ 45.000.000
FACTURA
Linea QBLI Descripción Cantidad PU PT
1 10 Acido Sulfúrico AC-200 10000 $ 2.000 $ 20.000.000
2 20 Acido Sulfúrico AC-500 15000 $ 3.000 $ 45.000.000
Neto $65.000.000
IVA $12.350.000
Total $77.350.000
En este caso
- OK en montos finales
- Diferencia en las unidades
- Sera RECHAZADA
La FACTURA debe tener la misma
estructura de la ORDEN DE
COMPRA en
- PRECIO UNITARIO
- CANTIDAD
- QBLI
Error CUADRATURA
ORDEN DE COMPRA
Linea Descripción Cantidad PU PT
10 Estación Trabajo DESK-1000 2 $1.500.000 $3.000.000
FACTURA
Linea QBLI Descripción Cantidad PU PT
1 10 Silla DESK-1000 2 $ 200.000 $ 400.000
2 10 Mesa Trabajo DESK-1000 2 $ 800.000 $1.600.000
3 10 Lampara DESK-1000 2 $ 100.000 $ 200.000
4 10 Cajonera DESK-1000 4 $ 200.000 $ 800.000
Neto $3.000.000
IVA $ 570.000
Total $3.570.000
En este caso
- OK en montos finales
- Diferencia en las unidades
- Sera RECHAZADA
La FACTURA debe tener la misma
estructura de la ORDEN DE
COMPRA en
- PRECIO UNITARIO
- CANTIDAD
- QBLI
- N° LINEAS
Error REFERENCIAS (PO, GR, HES)
Error numero PO, sistema intenta
comparar
“OC 4506798729” = “4506798729”
RECHAZO
Se intento ingresar un numero
llamado HES en el campo PO
RECHAZO
Error REFERENCIAS (PO, GR, HES)
Error numero GR, sistema
intenta comparar
“52-00016215” = “16215”
RECHAZO
Se esta haciendo referencia a una
Guía Despacho Manual (código 50)
Hoy son Guía Despacho Electrónica
(código 52)
Además tiene
GR y HES
RECHAZO
Error REFERENCIAS (PO, GR, HES)
Se intento referenciar una HES
pero en el campo de PO (801)
RECHAZO
Error numero HES, sistema intenta
comparar
“HES 1009338177” = “1009338177”
RECHAZO
HES es un número que siempre parte en
100XXXXXXX
RECHAZO
Error REFERENCIAS / QBLI
XML
QBLI no es múltiplo de 10
(línea no válida en PO - BHP)
RECHAZO
Numero de HES no válido
(siempre parte en 100XXXXXXX)
RECHAZO
XML
Error QBLI
Línea Descripción Cantidad PU PT
1MOTOR HK-6152 según PO
4509594001 - QBLI 101 $12.560.000 $ 12.560.000
<Detalle><NroLinDet>1</NroLinDet><CdgItem>
<TpoCodigo>INT1</TpoCodigo><VlrCodigo>HK-6152</VlrCodigo>
</CdgItem><NmbItem>MOTOR HK-6152 según PO 4509594001 - QBLI 10</NmbItem><QtyItem>1.000000</QtyItem><UnmdItem>UN</UnmdItem><PrcItem>12560000.000000</PrcItem><MontoItem>12560000</MontoItem></Detalle>
No existe QBLI – El sistema no puede asociar este producto a la Linea 10 de la PO
XML
Error QBLI
No hay problema que
existan dos o más
códigos en el XML
QBLI no es múltiplo
de 10 RECHAZO
<CdgItem><TpoCodigo>QBLI</TpoCodigo><VlrCodigo>10</VlrCodigo>
</CdgItem>
XML FORMA CORRECTA EN XML
Error QBLI
Gracias
