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WinFenix ERP – Gestión Empresarial – Manual del Usuario

SOFT FOR BUSINESS S.A.



CONTABILIDAD

Introducción del modulo El Módulo de Contabilidad tiene como objetivo automatizar la generación de estados

financieros como: Balance General, Estado de Resultados, Mayores de Cuenta, Índices Financieros, etc. En base a todos los Asientos Contables generados en forma

automática o mediante ingreso manual del usurario. Funciones del modulo

El Módulo de Contabilidad facilita el mantenimiento del Plan de Cuentas de la

Empresa, permite registrar o editar Asientos de Diario y proporciona un rápido acceso a los Informes Financieros básicos y un conjunto de informes adicionales como: Índices Financieros, Estadísticas, etc.

Tipos de documentos de que significan ingreso

WinFenix tiene como predeterminado los siguientes documentos como medios de pago tanto para proveedores como de clientes

CHP Representan cheques a la orden de la empresa.

CHV Representan cheques a la vista a la orden de la empresa.

DEP Representan los depósitos hechos en las cuentas bancarias de la empresa.

DPO Representan los otros tipos de depósitos hechos en las cuentas bancarias de la empresa.

DPV Representan los depósitos de los vendedores hechos en las cuentas bancarias de la empresa.

EFEC Representan los pagos de dinero en efectivo.

Tipos de documentos a los que se les retiene sobre los impuestos WinFenix tiene como predeterminado los siguientes documentos sobre los que se le

puede retener impuestos

FAC Factura Comercial de compras

LIC Liquidación de Bienes y Servicios

NV Nota de Venta Comercial de Compras

Tipos de comprobantes contables

WinFenix tiene como predeterminado los siguientes comprobantes contables sobre los que se le puede retener impuestos

D Diarios

E Egresos

I Ingresos

R Retenciones



Tipos de formatos de impresión contables

WinFenix tiene como predeterminado los siguientes comprobantes contables sobre los que se le puede retener impuestos

CNTDIA Formato de diario

CNTEGR Formato de egreso

CNTING Formato de ingreso

Comandos disponibles en el módulo

El Módulo de Contabilidad muestra los siguientes comandos:

Guardar Guarda los cambios del documento activo.

Cancelar Cancela la edición del documento activo sin guardar.

Anular Anula el documento activo solicitando confirmación.

Imprimir Imprime el documento activo.

Actualizar Actualiza el documento activo.

Salir Cierra el informe activo.

Nuevo Crea un nuevo documento.

Ir al primero Conduce al primer registro disponible.

Ir al anterior Conduce al registro precedente.

Ir al siguiente Conduce al siguiente registro.

Ir al ultimo Conduce al último registro.

Buscador Permite buscar un elemento en una lista

Estadísticas Presenta gráficos estadísticos de datos

Buscador

Permite la búsqueda de elementos en una lista desplegable.

Ir al Diario Presenta el diario de la transacción elegida.

Ir al Mayor Presenta el Mayor de una cuenta elegida.

Ir al Diario Presenta el diario de la transacción elegida.

Calendario

Presenta un calendario para la elección de de fechas determinadas.

Generar Genera informes o gráficos estadísticos.

Estadístico Barras

Presenta un Grafico Estadístico tipo barras.



Estadístico área

Presenta un Grafico Estadístico tipo área.

Estadístico

línea Presenta un Grafico Estadístico tipo línea.

Estadístico circular

Presenta un Grafico Estadístico tipo circular.

Otros comandos importantes utilizados

F4 Despliega una lista para la selección de un elemento.

Ctrl + C Copia un elemento seleccionado.

Ctrl + V Pega un elemento seleccionado.

Ctrl + X Cortar un elemento seleccionado.

Botón que muestra una lista de datos

Herramientas del módulo

El Módulo de Contabilidad proporciona las siguientes herramientas de trabajo, con sus respectivas opciones.

MANTENIMIENTO

1. Plan de Cuentas

2. Ingreso de Divisas

3. Ingreso de Cuentas Bancarias

4. Ingreso de retenciones

5. Diarios de contabilidad

6. Ingresos de Contabilidad

7. Egresos de Contabilidad

8. Retenciones – Contabilidad

9. Conciliación Bancaria

10. Presupuesto



LISTADO

1. Diario General

2. Diario General (movimiento)

3. Mayor General

4. Balance de Comprobación

5. Balance General

6. Estado de Perdida y Ganancia

7. Resumen de cuentas

8. Lista de plan de Cuentas

9. Saldo de Bancos Contables

10. Listado de Egresos

11. Listado de Retenciones

12. Estadística

13. Estado de Perdida y Ganancia Comparativo

14. Índice Financiero

15. Mayor General Detallado

16. Presupuestos

17. Presupuestos Graficas

18. Presupuesto Comparativo Mensual

PROCESOS

1. Parámetros del Módulo

2. Ingreso de Índices Financieros

3. Cuentas de integración

4. Código de Impuesto a la Renta



MODULO I

CONTABILIDAD

OPCIONES DE

MANTENIMIENTO



PLAN DE CUENTAS

Descripción

El Plan de Cuentas permite definir la estructura contable de la empresa. La misma que pueda realizarse en forma jerárquica, donde las cuentas se agrupan por niveles, los

cuales son totalmente configurables y adaptables a las necesidades específicas de cada empresa. La posibilidad de definir una estructura de cuentas en forma

jerárquica, permite que el usuario pueda optar por detallar todos los niveles o agrupar las cuentas por cualquiera de los niveles superiores, logrando de esta manera poder definir un plan de cuentas que no solamente se adapte a las necesidades contables y

fiscales de la empresa, sino también a las necesidades de gestión que posee la empresa. Las funciones principales de esta opción son: ingresar, modificar, eliminar

visualizar el plan de cuentas que se utilizará en el control contable.

Campos Ingreso de Datos

Cuenta contable Permite la introducción de códigos que formaran el Plan de Cuentas de la empresa. Este campo admite 20

caracteres como máximo.

Nombre De La Cuenta El nombre que identificara la cuenta que se va a

introducir. Este campo admite máximo 5 caracteres.

Grupo Identifica el grupo al que pertenece cada cuenta, es

decir: Activo, Pasivo, etc.

Oficina Identifica la sucursal o matriz de la compañía que crea la

cuenta.



Lista

Presenta el Listado completo del Plan de Cuentas creado.

Comentario

Al momento de introducir el código usted deber considerar lo siguiente:

Presentación del Balance General y del Estado de Pérdidas y Ganancias Estos informes se ofrecen en dos modalidades. La primera obliga a una codificación

completa y totalmente jerárquica, donde deben ser incluidos aún las cuentas de más alto nivel, como Activos, Ingresos, etc. La segunda modalidad permite definir en

particular las del más alto nivel a la hora de emitir el informe, evitando así su codificación dentro del Plan de Cuentas. Mientras la primera modalidad ofrece más seguridad contable, la segunda flexibiliza la estructura contable y agilita la entrada de

datos. Para una explicación detallada sobre este punto, usted debe leer las partes de este manual correspondientes a los informes Balance General y Estado de Pérdidas y

Ganancias, de las Opciones de Procesos de este Módulo. Sintaxis

El primer carácter del código contando de izquierda a derecha debe ser un número, todos los demás pueden ser números o puntos. Ejemplo de códigos válidos 1. , 2. ,

1.23.465, 1.1.3. El número máximo de niveles es 9. Los códigos no pueden incluir una secuencia de dos puntos (..). Los códigos 1..2, 1.2.. 3, 1.1.2. 3, son ejemplos de códigos inválidos.

Estructura

Las cuentas se relacionan jerárquicamente. Un punto marca el fin de la secuencia correspondiente a un nivel y el comienzo de la secuencia correspondiente al siguiente. Así, en el código 11. 001, la secuencia 11 indica el primer nivel y la secuencia 001 el

segundo. Ninguna restricción se impone al número de caracteres de un nivel excepto el largo máximo de 20 caracteres. Los códigos 11. 001 tiene 2 caracteres en el primer



nivel y 3 en el segundo, pero esto no significa que todos los demás códigos de ese

mismo Plan de Cuentas deban tener tal número de caracteres en sus dos primeros niveles, pudiéndose escribir, por ejemplo, los códigos 001.01, 2.3, 0123456789.9, 1001., etc.

Cuentas de Control

Las cuentas cuyos códigos terminan en punto son consideradas Cuentas de Control de las cuentas que se originan al agregar caracteres numéricos a la derecha del punto

(cuentas de Detalle). Los códigos 1.01, 992.3. y 1.234.56., Respectivamente. Las cuentas de Control reciben el movimiento de las cuentas de Detalle no puede ser abierta sin que anteriormente se haya abierto su Cuenta de Control.

Cuentas de Detalle

Dado que los puntos marcan el fin de un nivel y el comienzo de otro, las cuentas de detalle no pueden finalizar en punto, sino en números. Estas, reciben el movimiento de las transacciones de cualquiera de las opciones. Ejemplos de estas cuentas son 9,

1.22.333 Las cuentas de contabilidad que reciben directamente el movimiento de alguna

aplicación no deben terminar en punto. Una cuenta con código 1.1.01.01 puede recibir el movimiento de lo que en Cuentas por Cobrar sería la cuenta 1.1.01.0101001, con código contable 1.1.01.01.

Orden

Las cuentas aparecen ordenadas numéricamente. Así, la cuenta 11. Aparecer con anterioridad a la cuenta 11.1

Ejecución

Para crear una nueva cuenta, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>, - Crear e ingresar el nuevo código,

- Tipear el nombre de la nueva cuenta, - Asignar un Grupo y una Oficina según sea el caso,

- Dar click en el icono <guardar>. Para editar una cuenta, el usuario debe:

- Elegir la cuenta deseada y proceder a corregirla - Dar click en el icono <guardar>, entonces los cambios habrán sido guardados.

Para presentar informe estadístico de cada cuenta, el usuario debe

- Elegir la cuenta deseada,

- Dar click en el icono <estadística>, entonces aparece la ventana de los gráficos estadísticos.



INGRESOS DE DIVISAS

Definición

Las divisas o monedas son los valores de curso legal o índices que WinFenix utiliza para registrar y expresar los comprobantes de la empresa. WinFenix puede trabajar al

mismo tiempo con varias monedas extranjeras, además de la moneda nacional. Las monedas definidas, podrán ser utilizadas para ingresar la información de los

comprobantes en distintas monedas, y luego, independientemente de la moneda origen de cada comprobante, re-expresar los informes de gestión en cualquier otra moneda que el usuario seleccione al momento de emitir el informe. Las funciones

básicas de esta opción son: ingresar y visualizar todos los tipos de divisas que la compañía utilice y facilitara la conversión del tipo de cambio de las mismas, mediante

un factor.

Campos

Código Permite el ingreso de códigos que representaran a cada uno de las Divisa. Este campo admite 3 caracteres como máximo.

Nombre El nombre que identificara a las Divisas que se va a introducir. Este campo admite máximo 25 caracteres.

Símbolo El Símbolo de la Moneda o Divisa. Permite el ingreso de máximo 1 carácter.

Factor Se refiere al tipo de cambio (relación) que tenga una divisa con respecto a otra.

Activa Si se marca este check box indicará que la divisa seleccionada esta en uso vigente.



Comentarios

Generalmente las compañías usan una sola divisa, en estos casos el Factor será igual a 1.00.

Asignar una divisa a un cliente o a un proveedor.-

Con esta opción, WinFenix permite distintas posibilidades, como: asignar una divisa a un cliente o a un proveedor. De esta forma el programa asumirá que normalmente

se trabajará con este proveedor ó cliente con una determinada divisa. Cuando el usuario cree un documento nuevo, al seleccionar el cliente o proveedor, directamente aparecerá predeterminada esta divisa, pero cabe resaltar que el usuario, a pesar de

esto podrá cambiar la divisa, si lo desea al momento de registrar una transacción nueva.

Para mejor explicación pondremos nombre a las divisas, llamaremos a la divisa con la que normalmente trabaja la compañía “Divisa 1”, y a otra que es de un cliente o proveedor, “Divisa 2”. Entonces, en lugar de mostrar el precio en Divisa 1, WinFenix

mostrará el precio en Divisa 2. También nos mostrará los totales del documento en divisas. Igualmente, El usuario podrá ver los totales del documento valorado en

Divisas 1. La cotización o factor de la divisa quedará asociada al documento, con lo que se podrá cambiar en cualquier momento la cotización de la divisa.

Ejecución

Para crear una nueva divisa, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>, - Crear e ingresar el nuevo código,

- Ingresar el nombre de la nueva divisa, - Asignar un Símbolo y un Factor según sea el caso,

- Dar click en el icono <guardar>. Para editar una divisa, el usuario debe:

- Elegir la divisa deseada y proceder a corregirla - Dar click en el icono <guardar>, entonces los cambios habrán sido guardados.

WinFenix no permite la anulación en ningún caso de una divisa ya haya sido empleada en un movimientos, obviamente por seguridad propia de la empresa.



INGRESO DE CUENTAS BANCARIAS

Definición

Con respecto a las Cuentas bancarias, WinFenix permite administrar las cuentas que posee la empresa en entidades bancarias o financieras, como son cuentas corrientes,

debiendo definirse una cuenta distinta por cada una de las monedas en las que la empresa posee cuentas bancarias. WinFenix permite conocer en todo momento los

saldos y movimientos tanto a la fecha de las operaciones como a la fecha de acreditación de las operaciones por parte de los bancos, realizar conciliaciones, y registrar todas las operaciones de débitos, créditos, traspasos, depósitos, retiros,

pago de cheques, préstamos, intereses, comisiones y otros gastos, incluso pudiendo realizar movimientos entre cuentas bancarias de diferentes monedas.

Por el lado del Efectivo, WinFenix, permite administrar las cuentas de caja de la empresa, donde se recibe y entrega dinero efectivo en una determinada moneda, debiendo definirse una cuenta distinta por cada una de las monedas con las que

trabaja la empresa, y donde es posible administrar diferentes cuentas de caja, por sucursal, por cajero, por ubicación, o cualquier otra discriminación que necesite la

empresa. Las funciones básicas de esta opción son: incluir, modificar, eliminar y visualizar las cuentas bancarias y las cuentas de caja y sus detalles que se utilizaran en las

transacciones de la compañía. Es decir estas cuentas realizan todos los pagos de la compañía (egresos) y, registran todos los cobros (ingresos).

Campos

Código El código que identificará estas cuentas, y tiene una

longitud máxima de 3 caracteres.

Nombre El nombre con el que identificaremos la cuenta bancaria o

de caja, este campo admite máximo 30 caracteres.



Número/Cta. El número de cuenta bancaria y tiene una longitud de 10

caracteres máximo.

Número/Ch. El número de cheque con el que se inicia la secuencia de la

chequera (el mismo que se irá incrementando automáticamente siempre y cuando el generador de

cheques se encuentre marcado).

Cuenta Contable Selecciona el código de la cuenta contable que ha sido

asignada para cada uno de las cuentas de banco o caja.

Ciudad El nombre de la ciudad que aparecerá en la impresión de

los cheques.

Tipo de

comprobantes

Especifica el formato con el que serán emitidos los

comprobantes. Los tipos de Comprobantes son creados en las Opciones de Procesos de este mismo Módulo

Genera Cheque Si se marca este check box las secuencias de los cheques se generará automáticamente, caso contrario se lo hará de forma manual.

Banco Este check box define a la cuenta como cuenta bancaria.

Caja Este check box define a la cuenta como cuenta de caja.

Es posfechado Este check box define a la cuenta como cuenta bancaria que emite cheques pos-fechados.

Comentario

Los datos bancarios de los clientes necesarios para emitir cheques se ingresarán

desde el Módulo de Compras, de manera que no profundizaremos en este tema. Ejecución

Para crear una nueva cuenta de caja o banco, el usuario debe:

- Dar click en el icono <nuevo>, - Ingresar el nuevo código, el nombre de la nueva cuenta de caja o banco y la

respectiva ciudad, - Ingresar el número de secuencia de cheque y numero de cuenta del banco

corriente si la cuenta es bancaria,

- Dar click en pestaña de la cuenta contable y elegir la cuenta de caja o banco, - Definir si la cuenta creada es de banco, de caja o si es con cheques pos-

fechados, - Definir el formato que le asignaremos a la impresión de los comprobantes de la

nueva cuenta,

- Dar click en el icono <guardar>.

Para editar una cuenta de caja o banco, el usuario debe:

- Elegir la cuenta deseada y proceder a corregirla

- Dar click en el icono <guardar>, entonces los cambios habrán sido guardados.

WinFenix no permite la anulación en ningún caso de un cuenta de caja o banco que ya tenga movimientos, obviamente por seguridad propia de la empresa.



INGRESO DE RETENCIONES

Descripción

Esta opción se utiliza para ingresar las diferentes retenciones que se efectúan sobre una transacción comercial de la compañía; sean estas de compras o de ventas, o

sobre el Impuesto a la Renta o sobre el Impuesto al Valor Agregado (IVA); y además define tanto las retenciones que la compañía efectúa (compra) como las que recibe

(venta).

Campos

Código Código que identificará la Retención, este campo permite el

ingreso de máxima de 3 caracteres.

Nombre Nombre con el que identificaremos la Retención, este

campo admite máximo 30 caracteres.

Cuenta Contable Define el código de la cuenta contable que ha sido asignada

para cada una de las Retenciones.

Tipo Define a cada una de las Retenciones, es decir si son sobre

el Impuesto a la Renta ó IVA, y si son sobre ventas ó compras.

Porcentaje Cantidad porcentual que se refiere al cálculo que se efectuará dependiendo de cada Retención. Este campo tiene una longitud máxima de 5 caracteres.

Comentario

Esta opción se refiere a los diferentes conceptos de retenciones de impuestos que

realiza o le realizan a la empresa al momento de efectuar sus cobros y pagos a clientes y proveedores, según la normativa vigente de nuestro país, recuerde que este tipo de operaciones funciona como un adelanto de impuestos. El Servicio de Rentas

Internas SRI es el ente encargado de definir los códigos y porcentajes de retenciones en el Ecuador, esta institución es muy minuciosa en este aspecto, Winfenix mediante

esta opción permite al usuario cumplir con todas las reglamentaciones legalmente exigidas.



Ejecución

Para crear una nueva Retención, el usuario debe:

- Dar click en el icono <nuevo>,

- Ingresar el nuevo código, y el nombre de la nueva Retención, - Dar click en la pestaña de Cuenta Contable, aparecerá el Plan de Cuentas de la

compañía, entonces elegir la cuenta contable de la Retención, - Definir el tipo de la Retención creada, es decir si es en compra o venta,

- Definir el porcentaje que le asignaremos a la nueva Retención, - Dar click en el icono <guardar>.

Para editar una Retención, el usuario debe: - Elegir la Retención deseada y proceder a corregirla

- Dar click en el icono <guardar>, entonces los cambios habrán sido guardados. WinFenix no permite la anulación en ningún caso de una retención que ya tenga

movimientos, obviamente por seguridad propia de la empresa.



DIARIOS DE CONTABILIDAD

Descripción

Esta opción permite el registro de movimientos contables que el usuario necesite ingresar directamente como un asiento de diario, es decir el usuario podrá registrarlo

desde este mismo modulo. Además esta función permite crear, modificar, eliminar y visualizar los diarios.

Campos

Tipo Especifica el formato con el que serán emitidos los comprobantes. Los tipos de Comprobantes son creados en las Opciones de Procesos de este mismo Módulo

Divisa Define el tipo de divisa que esta utilizando en el comprobante de diario.

Factor Es un valor predeterminado al momento de crear las divisas.

Numero Número de secuencia de la transacción de diario, WinFenix presentara automáticamente este correlativo una vez grabado el comprobante.

Fecha Ingresar la fecha con la que se registrara el comprobante de diario.

Glosa Breve descripción del motivo del comprobante de diario. Este campo permite el ingreso de máximo 150 caracteres.

Código Seleccionar el código respectivo de cada cuenta que intervenga en la transacción. El usuario puede dar un click sobre el botón

anexo al campo y se desplegara el Plan de Cuentas

Nombre de Cuenta

WinFenix presenta el nombre de cada cuenta seleccionada en

el campo anterior.

Tip. Ref Ingresar una referencia respecto a cada cuenta si el usuario lo

requiere, caso contrario puede dejarlo en blanco y no afectará la creación del documento.

Num. ref. Ingresar una referencia respecto a cada cuenta si el usuario lo requiere, caso contrario puede dejarlo en blanco y no afectará la creación del documento.



Detalle Ingresar una referencia respecto a cada cuenta si el usuario lo

requiere, caso contrario puede dejarlo en blanco y no afectará la creación del documento.

Débito Ingresar el valor de la cuenta si corresponde al débito.

Crédito Ingresar el valor de la cuenta si corresponde al crédito.

Diferencia En este campo WinFenix presenta el valor por el que el comprobante esta descuadrado, si ese fuese el caso

Débitos En este campo WinFenix presenta el valor de la suma de las cuentas del Debe del diario.

Créditos En este campo WinFenix presenta el valor de la suma de las cuentas del Haber del diario.

Comentario

Esa opción ha sido creada para que el usuario registre directamente un movimiento o

transacción de la compañía al Módulo de Contabilidad. Por ejemplo: El usuario puede utilizar esta opción para ingresar ciertos gastos menores de la empresa que normalmente no siguen un proceso completo para ser registrados, es decir no pueden

ser ingresados por otros Módulos como el de Compras, Ventas u otros.

Ejecución Para crear una nuevo Comprobante, el usuario debe:

- Elegir el tipo de Comprobante que el usuario desea usar, - Elegir la divisa que el usuario desea usar,

- Ingresar la fecha con la que el usuario registrará el comprobante, - Ingresar una breve descripción del motivo del comprobante. - Elegir las cuentas que se van a utilizar. El usuario puede directamente ingresar

el código de cada cuenta, o dar click en el botón anexo y aparecerá el Plan de Cuentas de la compañía, entonces proceder a elegir las cuentas contables.

- Ingresar un breve detalle (no es necesario) e ingresar la respectiva cantidad de cada cuenta.


Para ver un determinado Comprobante de Diario, el usuario debe:

- Elegir el tipo de Comprobante que el usuario desea ver, - Elegir en el campo Número la secuencia del Comprobante que el usuario

necesita, y aparecerá el comprobante deseado.

Para editar un Comprobante de Diario, el usuario debe:

- Elegir el tipo de Comprobante que el usuario desea corregir, - Elegir en el campo Número la secuencia del Comprobante que el usuario

necesita corregir,

- Proceder hacer las correcciones en el comprobante, - Dar click en el icono <guardar>, entonces los cambios habrán sido guardados.



INGRESOS DE CONTABILIDAD

Descripción

Esta opción permite al usuario crear registros de otros ingresos en efectivo o cheques que no provienen de pagos de clientes, generando un Comprobante de Ingreso

Genérico o Contable. Además de esta función, esta opción permite modificar, eliminar y visualizar los Comprobantes de Ingresos creados por el usuario.

Campos

Tipo de ingreso Esta lista desplegable sirve para definir el tipo de ingresos

creados en las Opciones de Parámetros del Módulo de Contabilidad.

Número Número de secuencia del comprobante de ingreso.

Fecha del ingreso Fecha con la que registraremos el comprobante de

ingreso.

Divisa Define el tipo de divisa que esta utilizando en el

comprobante de ingreso.

Girador Este campo permite ingresar el nombre de la persona

natural o jurídica que genero el ingreso a la compañía.

Detalles del ingreso

Tipo Esta lista desplegable permite designar el tipo de

documento que esta generando el ingreso como pueden ser: CHP, CHV, DEP, DPO o DPV.



No. Doc. Número del documento (secuencia del cheque) que se

esta registrando. Máximo 10 caracteres

Fecha Fecha del documento que esta generando el registro de

ingreso.

Banco Nombre del banco del que fue girado el cheque que

genera el registro de ingreso.

No. Cta. Número de cuenta corriente del banco del que fue girado

el cheque que género el ingreso.

Valor La cantidad en número del Ingreso, las mismas que se

van totalizando.

Caja/Bancos Esta lista desplegable permite seleccionar la cuenta de

Caja o Banco donde se contabilizara el ingreso, creadas en las opciones de Procesos de este mismo Módulo

Total WinFenix muestra las sumas de las cantidades ingresadas en el campo Valor.

Generar Comprobantes

Haciendo click en este icono, WinFenix mostrará las cuentas del ingreso en las celdas de Comprobantes Contables. Es decir las cuentas del Debito, el usuario

deberá ingresar las cuentas del Crédito para completar el diario.

Comprobante contable

Cuenta Código de las cuentas contables que interviene en este ingreso.

Nombre de cuenta Nombre de las cuentas contables que el usuario eligió en el campo anterior.

Detalle Breve descripción de las cuentas que están siendo utilizadas. Winfenix Presentara predeterminada una glosa,

pero el usuario puede ingresar una nueva

Débito Cantidad en número de las cuentas del Debe del ingreso.

En este campo WinFenix presenta el valor de las cuentas del Debe del registro.

Crédito En este campo WinFenix presenta el valor de las cuentas del Haber del registro.

Glosa Breve descripción del motivo del comprobante de ingreso. Este campo permite el ingreso de máximo 150 caracteres.

Diferencia En este campo WinFenix presenta el valor por el que el comprobante esta descuadrado, si ese fuese el caso.

Totales Suma totalizada de los valores de las cuentas del Debito y crédito del Ingreso.

Factor Es un valor predeterminado al momento de crear las

divisas.

Comentario

Este comprobante puede ser utilizado por el usuario para aquellos ingresos de otra naturaleza que no sea la de cobro de ventas. Los cobros de ventas serán realizados en el Modulo de Cobros que los veremos mas adelante.



El ingreso de las cuentas.-

Cabe resaltar que los datos ingresados en las celdas de Detalles del Ingreso, como se refieren solo a los datos del documento que nos esta generando el registro, al pasar a las celdas de Comprobante Contable solo registrara la cuenta del debe, las cuentas

restantes deberán ser ingresada por el usuario directamente en las celdas de Comprobantes Contables, con el mismo procedimiento de los Diarios Contables.

Datos de las celdas.-

Muchos de los datos de las celdas de Detalle de ingresos, se refieren a ingresos originados por cheques (bancarios), por que por lo general las empresas reciben ingresos por este medio. Si el usuario quiere registrar un ingreso de efectivo, deberá

llenar igualmente los datos de todas las celdas de Detalles de Ingresos, de los contrario WinFenix no lo dejara proceder; la razón es que la información que el usarlo

registre en estas celdas son importantes para la presentación de varios Informes, que detallaremos mas delante.

Ejecución

Para crear una nuevo Comprobante, el usuario debe: - Elegir el tipo de Comprobante que el usuario desea usar, - Definir la fecha con la que el usuario registrará el comprobante,

- Elegir la divisa que el usuario desea usar, - Ingresar en el campo Girador la razón social de la entidad que nos genero el

ingreso, - Elegir el tipo de documento que nos genero el ingreso, - Ingresar el número del documento que nos genera el ingreso (en caso de

cheques, ingresar el número del mismo), - Ingresar el nombre del banco en caso de cheques, si no lo fuera el usuario

puede aprovechar esta celda para registrar información adicional del ingreso. - Ingresar el número de cuenta corriente de la entidad que nos genero el ingreso

en caso de cheques, si no es así el usuario puede aprovechar esta celda para

registrar información adicional del ingreso. - Ingresar el valor del ingreso,

- Elegir la cuenta de caja o de banco donde se asentara el registro, - Dar click sobre el icono <Generar Comprobantes>, automáticamente WinFenix

mostrará las cuentas del ingreso en las celdas de datos siguiente,

- Ingresar las cuentas restantes (del crédito) para cuadrar el registro. El usuario puede directamente ingresar el código de cada cuenta, o dar click en el botón

anexo al campo y aparecerá el Plan de Cuentas de la compañía, entonces procede a elegir las cuentas contables.

- Ingresar un breve detalle (no es necesario) e ingresar la respectiva cantidad de

las cuentas ingresadas, - Ingresar en el campo Glosa una breve descripción del motivo del comprobante.


Para visualizar un determinado Comprobante, el usuario debe:

- Elegir el tipo de Comprobante que se va a utilizar,



- Elegir en el campo Número la secuencia del Comprobante que el usuario

necesita, y aparecerá el comprobante deseado.



EGRESOS DE CONTABILIDAD

Descripción

El Comprobante de Egreso genérico o contable, sirve para registrar otros egresos cuyo motivo no es la cancelación a Proveedores. Este registro necesita de igual manera la

completa justificación de la cancelación. Sus funciones básicas son: crea, modificar, eliminar y visualizar los egresos contables.

Campos

Tipo de Egreso Esta lista desplegable sirve para designar el tipo de Egreso que se va a utilizar.

Egresos a Proveedores/Otros Si se marca este check box, WinFenix permite buscar al Proveedor al que se le girará el

Egreso (de la base de Proveedores previamente creada en el Modulo de Compras). Caso contrario, Winfenix permitirá

al usuario escoger la cuenta (donde se registrara el egreso) del plan de cuentas.

Número Número de secuencia del comprobante de egreso.

Fecha Fecha con la que se registrará el comprobante de egreso.

Divisa Define el tipo de divisa que esta utilizando en el comprobante de egreso.

Factor Winfenix muestra un valor predeterminado al momento de crear las divisas.

Caja/Banco Esta lista desplegable permite seleccionar la cuenta de Caja o Banco donde se contabilizara

el egreso.



Datos del Beneficiario

Beneficiario Permite seleccionar un proveedor de la base de datos (si se ha seleccionado el check box Egreso a Proveedores/Desmarcar=

otros) o del plan de cuentas.

R.U.C. WinFenix presentara automáticamente el RUC del Beneficiario

Seleccionado.

Valor Corresponde el valor total por que se girara el egreso.

Datos de Retención

Id. Retención En esta lista desplegable se seleccionara el tipo de Retención (tanto el Impuesto a La Renta como El Impuesto Al Valor

Agregado) si es que tuviera alguna el egreso, los tipos de retenciones son creados en la Opción Ingreso de Retenciones, automáticamente aparecerá el porcentaje de la misma.

% Winfenix mostrara automáticamente el porcentaje del tipo de impuesto seleccionado (1%,5%,8% sobre la Renta, 30% 70%

100% sobre el IVA) en el campo anterior.

Base Aparecerá predeterminado el Valor de Datos del Beneficiario,

pero el usuario puede ingresar un valor nuevo.

Valor Aparecerá automáticamente el cálculo de la retención.

Fecha Fecha con la que se registrará el comprobante de egreso.

Tipo Esta lista desplegable permite seleccionar el tipo de documento

sobre el que se le hace la retención. Las opciones que presenta WinFenix son FAC, LIC, NV

No. Factura Numero del documento que estamos cancelando si ese fuese el caso.

Código SRI Esta lista desplegable permite seleccionar (de la base previamente Creada en el Procesos de ese mismo Módulo) el

código de la retención que estamos efectuando.

Caja / Banco

Péguese a la orden de Al seleccionar el Beneficiario, aparece

automáticamente el nombre (dato ingresado previamente en la base de proveedores que veremos en el Módulo de Compras) a quien se girara el

cheque.

Cuenta No Aparecerá automáticamente el número de cuenta

bancaria (que fue ingresado en el formulario Ingreso de Cuentas Bancarias) de nuestra compañía.

Cheque No Aparece automáticamente el número de la secuencia del cheque, si se definió previamente en el Ingreso

de Cuenta Bancarias, caso contrario WinFenix permitirá al usuario ingresar un número.

US.$ Al dar click sobre este icono, parecerá el cálculo del valor neto a pagar (es decir el valor total del egreso menos las respectivas retenciones, si las hubiera)

Detalle o Glosa contable El usuario puede ingresar una breve descripción del motivo del egreso contable. Este campo permite el

ingreso de máximo 150 Caracteres.



Comprobante Contable

Cuenta Código de las cuentas contables que interviene en este

egreso.

Nombre de la Cuenta Nombre de las cuentas contables que el usuario eligió en

el campo anterior.

Detalle Breve descripción de las cuentas que están siendo

utilizadas. Winfenix Presentara predeterminada una glosa, pero el usuario puede ingresar una nueva

Débito Cantidad en número de las cuentas del Debe del egreso.

Crédito Cantidad en número de las cuentas del Haber del

egreso.

Diferencia En este campo WinFenix presenta el valor por el que el

comprobante esta descuadrado, si ese fuese el caso.

Total Débito Suma totalizada de los valores de las cuentas del Debito

del egreso.

Total Crédito Suma totalizada de los valores de las cuentas del crédito del egreso.

Comentario

WinFenix en esta opción, le brinda al usuario la posibilidad de elaborar egresos

contables no solo a proveedores si no además cargándolos directamente a una cuenta del Plan de Cuentas, incluso el usuario puede hacer retenciones a este mismo egreso. Principalmente este formulario fue creado para facilitar el pago a entidades que no

forman parte de los proveedores acostumbrados (compras únicas y muy poco frecuentes) de la compañía, por lo tanto el usuario ahorra tiempo al no tener que

seguir estrictamente el proceso para ingresar este proveedor a la base datos.

Ejecución Para crear una nuevo Comprobante, el usuario debe:

- Elegir el tipo de Comprobante que el usuario desea usar, - Seleccionar el check box “Egreso a Proveedores / Desmarcar = Otros” si el

egreso fuese a un proveedor caso contrario no se marca y se trabaja sobre el Plan de Cuentas.

- Definir la fecha con la que el usuario registrará el comprobante,

- Elegir la divisa que el usuario desea usar, - Elegir el Banco o Caja de donde se girara el pago.

- Elegir el Proveedor (si se selecciona el check box Egreso a Proveedores / Desmarcar =Otros) o la Cuenta del plan de Cuentas en la que se registrara el egreso,

- Ingresar el valor por el que se girara el egreso, - Ingresar los datos de la retención: identificar el tipo de retención, ingresar la

base, definir el tipo de documento y el código de la retención, - Dar click sobre <US.$>, y WinFenix presentara el monto por el que se va girar

el cheque (El valor del egreso menos las retenciones si las hubiese)

- Ingresar una breve descripción del motivo del comprobante, - Si el usuario necesita ingresar cuentas adicionales puede hacerlo en las celdas

de “Comprobante Contables”, ingresando directamente el código de cada



cuenta, o dando click en el botón anexo al campo, aparecerá el Plan de Cuentas

de la compañía, entonces proceder a elegir las cuentas contables. - Ingresar un breve detalle (no es necesario) e ingresar la respectiva cantidad de

las cuentas ingresadas,


Para visualizar un determinado Comprobante, el usuario debe: - Elegir el tipo de Comprobante que el usuario desea visualizar,

- Elegir en el campo Número la secuencia del Comprobante que el usuario necesita, y aparecerá el comprobante deseado.



CONCILIACIONES BANCARIAS

Descripción

WinFenix mantiene dos saldos por cada cuenta bancaria, el Saldo en Libros o Saldos Contables y el Saldo Conciliado o Saldo Bancario. El Saldo en Libros se actualiza en

forma automática con cada transacción efectuada con el Sistema pero El saldo Conciliado debe actualizarse una vez que se conozca el Estado de Cuenta emitido por

el banco. Esta opción sirve principalmente para crear, modificar y anular conciliaciones de las cuentas bancarias. Al elegir el banco deseado, aparecerán los movimientos y el Saldo

en Libros del mismo, en el campo Concilia se marcaran los cheques cobrados del respectivo periodo.

Campos

Numero Número de la secuencia de la Conciliación que se esta registrando.

Fecha Fecha de la conciliación que esta generando. El usuario puede dar clip sobre el icono de calendario y elegir la

fecha deseada.

Periodo Son el rango de fechas en las que se quieres procesar la

conciliación bancaria (normalmente un mes).

Banco Nombre del banco (cuenta contable)del que se esta

efectuando la conciliación.

Saldo en Libros WinFenix, presentara el saldo de estas cuentas

actualizándose automáticamente cada vez que se produce un movimiento en las mismas.

Comentario Al dar click sobre el icono de <actualizar> WinFenix mostrara los datos que el usuario

necesita para la elaboración del las Conciliaciones Bancarias. Los cheques que hayan



sido girados pero no hayan sido cobrados (por lo tanto no marcados en una

conciliación) aparecerán en el del siguiente periodo. WinFenix, presenta en este formulario dos iconos extras, para mayor comodidad del usuario, que son:

Marcar todo, se refiere a seleccionar con un solo click todos los cheques como cobrados, mientras que Desmarcar Todos, hace lo contrario.

Ejecución

Para crear una nueva conciliación bancaria, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>, - Elegir la fecha con la con la que registrar la conciliación.

- Determinar el periodo de tiempo que se conciliara. - Seleccionar el banco (la cuenta contable) a la que se quiere conciliar.

- Dar click el icono <actualizar> y parecerán los movimientos registrados de dicha cuenta. Entonces el usuario marcara los cheques cobrados.


Para ver una determinada conciliación, el usuario debe:

- Elegir el número de secuencia de la conciliación, - Dar click en el icono <actualizar>.



PRESUPUESTO

Descripción

Una de las principales herramientas de gestión que brinda WinFenix, es la posibilidad de trabajar con presupuestos, donde la empresa puede definir diferentes

presupuestos ya sean de gastos, de ventas, o de cualquier rubro que sea importante para la empresa.

Esta opción primordialmente sirve para ingresar o modificar los valores presupuestados mensualmente para cada cuenta.

Campos

Oficina Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se desea presupuestar.

Ejercicio Permite seleccionar el periodo fiscal (años) del presupuesto.

Grupos Permite definir el grupo de cuentas que se esta presupuestando, es decir Activo, Pasivo, Ingresos, etc.

Comentario

Esta opción sirve principalmente para almacenar un resumen sistemático de las provisiones y gastos proyectados y de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos.

WinFenix permite que los presupuestos pueden definirse sobre las cuentas del plan de cuentas de acuerdo a las necesidades de la compañía, lo que permitirá presupuestar los gastos o ventas discriminados por cada cuenta.

Al ingresar el presupuesto se ingresaran los montos presupuestados de cada cuenta y luego el usuario podrá presentar informes comparativos del presupuesto con los

saldos reales de las cuentas.



Ejecución

Para crear un presupuesto, el usuario debe:

- Seleccionar la oficina, el periodo y el grupo que se va a presupuestar,

- Colocar el cursos sobre una cuenta especifica, dar un <enter>, proceder a ingresar el valor en las celdas de datos anexas, y luego presionar <Esc>, para

grabar el presupuesto.



MODULO I

CONTABILIDAD

OPCIONES DE

LISTADOS



DIARIO GENERAL

Descripción

La función principal de este informe es presentar en resumen todos los comprobantes de diarios contables registrados en cada uno de los tipos (de diarios) creados por el

usuario (creados en Opción Procesos de este mismo Módulo) o un diario especifico, si lo desea. Además, totaliza los movimientos según el tipo de documento contable.

El informe Diario General esta asociada directamente con el siguiente informe Diario General (Movimiento), donde presentaremos las cuentas que intervinieron en cada diario.

Campos

Oficina Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se desea visualizar.

Ejercicio Permite seleccionar el periodo fiscal (años) que se desea visualizar.

Tipo Permite seleccionar los tipos de diario que se necesita visualizar.

Numero Es el número de secuencia de los comprobantes de diarios. En caso de búsqueda, el usuario deberá desplegar esta lista y elegir el diario deseado.

Fecha Permite definir el periodo si es necesario al momento de presentar los diarios.

Comentario

Este informe presenta todos los diarios generados tanto manualmente por el usuario o

automáticamente por todos los módulos de WinFenix según el periodo que ingrese el usuario.



Ejecución

Para visualizar este informe, el usuario debe:

- Seleccionar la Oficina, el Ejercicio (periodo fiscal) y el tipo de los comprobantes

deseados, - Seleccionar un rango de fechas especificas si lo desea,

- Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos contables.

Si el usuario necesita ver un comprobante especifico, debe: - Seleccionar la Oficina y el Ejercicio (periodo fiscal) deseado, - Seleccionar el tipo de comprobante que se esta buscando,

- Dar click en lista desplegable del Tipo de comprobante, y seleccionar el requerido

- Dar click en lista desplegable del Numero del comprobante, y seleccionar el deseado,

- Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerá el movimiento contable

buscado.



DIARIO GENERAL (MOVIMIENTO)

Descripción

La función principal de este informe es presentar todas las cuentas que intervinieron en cada uno de los movimientos contables registrados en cada tipo de diario creado

por el usuario (creados en a Opción Parámetros de este mismo Módulo) o un diario especifico, si lo desea.

En resumen podríamos decir que el informe Diarios General (Movimientos) permite visualizar todos los movimientos contables de cada uno de los comprobantes de diario.

Campos

Oficina Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se desea visualizar.


Tipo Permite seleccionar los tipos de diario que se necesita visualizar.

Numero Es el número de secuencia de los comprobantes de diarios. En caso de búsqueda, el usuario deberá desplegar

esta lista y elegir el diario deseado.

Fecha Permite definir el periodo si es necesario al momento de

presentar los diarios.

Comentario

Este informe parecido al anterior informe Diario General presenta todas las cuentas de los diarios generados tanto manualmente por el usuario o automáticamente por todos los módulos de WinFenix según el periodo que ingrese el usuario.

Ejecución


- Seleccionar la Oficina y el Ejercicio (periodo fiscal) deseado,

- Seleccionar un rango de fechas especificas si lo desea, - Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos contables.

Si el usuario necesita ver un comprobante especifico, debe:



- Seleccionar la Oficina y el Ejercicio (periodo fiscal) deseado,

- Seleccionar el tipo de comprobante que se esta buscando, - Dar click en lista desplegable del Tipo de comprobante, y seleccionar el

requerido

- Dar click en lista desplegable del Numero del comprobante, y seleccionar el deseado,

- Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerá el movimiento contable buscado.



MAYOR GENERAL

Descripción

Este informe genera un reporte de las cuentas de movimiento por tipos de cuenta y rango de fecha, aquí se presentan todos los detalles de los asientos en los que estuvo

involucrada una determinada cuenta.

Campos

Cuenta Permite seleccionar la cuenta del Plan de Cuentas que deseada.

Nombre WinFenix, presenta automáticamente el nombre de la cuenta seleccionada en el campo anterior.

Fecha Permite definir el periodo si es necesario al momento de presentar los diarios.

Comentarios

El usuario puede acceder directamente a los asientos con un click al icono <D>desde

este informe.

Ejecución


- Seleccionar la cuenta deseada,

- Seleccionar un rango de fechas especificas si lo desea, - Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos contables.



BALANCE DE COMPROBACIÓN

Descripción

Este informe genera un reporte de todas las cuentas de movimiento mayorizadas, por grupos o individuales, además presenta las cuentas totalizadas.

Campos

Oficina Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) a la que se desea crear el informe.


Fecha Permite definir el periodo si es necesario para crear un informe.

Cuentas de Grupo Permite al usuario definir si requiere el informe totalizados por grupos de cuentas o por cada una de ellas.

Comentarios

Este informe muestra el Balance de Comprobación de un determinado periodo de la

compañía. El usuario puede acceder directamente a los mayores de cada cuenta con un click al icono <Mayor>desde este informe.

Como opción adicional puede mostrar saldos por grupo de cuentas o por cada cuenta marcando el casillero de Cuenta de Grupo.

Ejecución


- Seleccionar la Oficina, el Ejercicio (periodo fiscal) o el grupo del plan de cuentas deseado,

- Seleccionar un rango de fechas especificas si lo desea,



- Seleccionar el check box Cuentas de Grupo si requiere los totales por grupo,

caso contrario WinFenix presentara el informe con saldos por cada cuenta, - Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos



BALANCE GENERAL

Este informe permite visualizar las cuentas mayorizadas por niveles del plan de cuentas de la Compañía, en un periodo determinado, al igual que el anterior si es

necesario muestra el Mayor de cada cuenta.

Campos

Oficina Permítela al usuario definir la oficina (sucursal o matriz)

requerida.

Ejercicio Permite seleccionar el periodo fiscal (años) que se desea

visualizar.

Fecha de corte Permite al usuario definir el periodo de corte del Balance

General.

Niveles Permite al usuario definir los niveles del plan de cuenta

que desea visualizar.

Comentarios

El campo niveles sirve exclusivamente para la presentación en pantalla o impresión de este informe, ya que permite ver el informe discriminado por niveles en los códigos de las cuentas, como podemos ver en el ultimo de los gráficos anteriores, basta con

ingresar el nivel y Winfenix presentara el informe. Este informe muestra el Balance General de un determinado periodo de la compañía.

El usuario puede acceder directamente a los mayores de cada cuenta con un click al icono <Mayor>desde este informe.

Ejecución Para visualizar este informe, el usuario debe:

- Seleccionar la Oficina, el Ejercicio (periodo fiscal) deseado, - Seleccionar la fechas de corte desea,

- Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos



ESTADOS DE P &G

Descripción

Este informe genera un reporte de los totales de Ingresos y Gastos almacenados en el rango de fecha determinados por el usuario, finalmente le presenta un resultado de

ingresos menos gastos.

Campos


requerida.


visualizar.

Fecha de corte Permite al usuario definir el periodo de corte del Balance

General.

Comentarios

Este informe muestra el Estado de Perdida y Ganancia de un determinado periodo de la compañía. El usuario puede acceder directamente a los mayores de cada cuenta con un click al icono <Mayor>desde este informe.

Ejecución

Para visualizar este informe, el usuario debe: - Seleccionar la Oficina, el Ejercicio (periodo fiscal) deseado,

- Seleccionar la fechas de corte desea, - Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos.



RESUMEN DE CUENTAS

Descripción

Este informe permite visualizar el plan de cuentas como el anterior, pero además permite al usuario ver débitos y créditos de cada cuenta contable para un periodo

específico de tiempo.

Campos

Cuenta Permítela al usuario definir un rango de cuentas, si lo requiere.

Fecha Permite al usuario definir si requiere, un rango de fechas para el informe.

Oficina Permítela al usuario definir la oficina (sucursal o matriz) requerida.


Comentarios

El usuario al igual que en los informes de Balances puede acceder directamente a los mayores de cada cuenta con un click al icono <Mayor>desde este informe.



Ejecución


- Seleccionar la Oficina, el Ejercicio (periodo fiscal) deseado,

- Seleccionar el rango de cuentas requerido, - Seleccionar el periodo que se desea consultar,

- Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos.



SALDOS DE BANCOS CONTABLE

Descripción

Este informe no solo permite visualizar los saldos y contables de las cuentas de banco y caja, a una determinada fecha de corte, si no también los Estados de cuenta que

presentan los movimientos de cada una de ellas, dándole un click en el icono de <Est. Cta.>.

Campos


requerida.


visualizar.

Fecha Corte Permite al usuario definir la fecha de cierre del informe.

Comentarios

Este informe presenta el estado de cuenta que contiene los movimientos (débitos - egresos - cheques y créditos - ingresos - depósitos) de cada una de las cuentas

bancarias creadas por el usuario en la opción de Mantenimiento de Ingreso de Cuentas y Banco, de este Módulo.

Ejecución


- Seleccionar la Oficina, el Ejercicio (periodo fiscal) deseado, - Seleccionar la fecha de corte que se desea consultar,



- Ubicarse en la cuenta requerida y dar un click sobre el icono <Est. Cta.>,

aparecerán el Estado de Cuenta, si el usuario requiere cambiar de fecha de consulta, lo puede hacer desde esta misma ventana,

- Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos.

Por otro lado si desea consultar el diario que origino determinado movimiento, el

usuario debe ubicarse sobre el mismo y dar un click sobre el icono <D>.



LISTA DE EGRESOS

Descripción

Este informe presenta no solo una lista de egresos, sino además cumple con la función de búsqueda de egresos, ya sea por número de secuencia, por bancos o por

nombre del beneficiario del mismo.

Campos


visualizar.

Bancos Permite definir de qué cuenta se le giro el egreso, sea

esta de banco o caja.


requerida.

Fecha Rango de fechas que definen el periodo de consulta del

informe.

Numero Numero de secuencia del comprobante de egreso, este

campo al igual que en otros informes ayuda a la búsqueda de un determinado egreso.

Beneficiario Nombre del beneficiario al que la compañía ha girado egresos.

Comentarios

Si el usuario necesita visualizar el movimiento contable exacto de un determinado egreso solo colóquese sobre el egreso y proceda dar clic en <Diario> y le mostrara el

respectivo diario del mismo.

Ejecución

Si el usuario requiere visualizar, este informe debe:

- Seleccionar el ejercicio fiscal, dar click en el icono <actualizar> Y parecerán los movimientos,

- Ingresar datos en los campos Banco y/o Beneficiario, si el usuario requieres

discriminar los egresos por cualquiera de estos, - Dar click en <Actualizar> y WinFenix mostrara el listado de egreso.



Para buscar un egreso especifico, el usuario debe:

- Ingresar en el campo numero el egreso deseado, - Dar click en <actualizar>, y WinFenix presentara los datos del comprobante.



LISTADO DE RETENCIONES

Descripción

Este informe al igual que el anterior, además de mostrar el listado de retenciones permite buscar una determina retención en función del nombre de un proveedor.

Campos


requerida.


visualizar.

Fecha Rango de fechas que definen el periodo de consulta del

informe.

Proveedor Nombre del proveedor al que la compañía le emitió la

retención.

Comentario Este informe ordena las retenciones por cada cuenta (tipo) de las retenciones.

Ejecución

Para presentar este informe, el usuario debe:

- Seleccionar la Oficina y el Ejercicio Fiscal que requiere,

- Dar click en <Actualizar> y WinFenix presentara el informe.

Si el usuario busca una determinada retención, debe: - Seleccionar el nombre del proveedor o/y el tipo de retención si conoce,

- Dar click en <Actualizar> y WinFenix mostrara el informe.



ESTADÍSTICAS

Descripción

Este es un informe grafico del movimiento de cada cuenta del plan de cuenta, durante un año fiscal.

Campos

Cuenta Permítela al usuario definir la cuenta contable que se graficará.


requerida.


visualizar.

Horizontal

Permite que el eje del grafico sea invertido, es decir los

datos que aparecen horizontalmente aparecerán en forma vertical y viceversa.

3D Permite presentar el informe grafico en formato de 3 dimensiones

Débito Permite al usuario definir si solo requiere que se grafiquen los débitos (debe) de la cuenta contable.

Crédito Permite al usuario definir si solo requiere que se grafiquen los créditos (haber) de la cuenta contable.

Saldo Permite al usuario definir si solo requiere que se grafiquen los saldos de la cuenta contable.

Enviar Permite exportar o imprimir el informe, las opciones que presenta son: impresora, archivo, o portapapeles

Comentario

Esta es una función muy útil para los administradores porque ayuda al usuario a analizar la trayectoria que ha seguido una cuenta durante un periodo fiscal,

presentando un grafico totalmente personalizado. Al colocar el ratón sobre la



trayectoria mensual, aparecerá en la esquina superior izquierda el débito, crédito y

saldos del respectivo del periodo. Ejecución

Si el usuario requiere presentar este informe grafico, debe:

- Elegir la cuenta deseada, - Seleccionar la Oficina y Ejercicio fiscal correspondiente,

- Dar un click en <Generar> y WinFenix presentara como predeterminado el Grafico estadístico Tipo Barra, el usuario puede personalizar este grafico mediante la selección de los campos antes mencionados.



ESTADO DE P & G COMPARATIVO

Descripción

Este informe presenta datos comparativos de ingresos contra gastos de la compañía, así los administradores pueden comparar cifras.

Campos



Comentario

Este informe a diferencia del informe Estado de P & G, este muestra los datos mes a

mes, lo que facilita el análisis de los administradores. Ejecución


- Seleccionar la Oficina, el Ejercicio (periodo fiscal) deseado, - Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos



ÍNDICES FINANCIEROS

Este es un informe que le permite al usuario establecer formulas para calcular una gran variedad de índices financieros por ejemplo: Solvencia General, Liquidez, Capital

Neto de Trabajo, etc.

Campos


requerida.


visualizar.

Fecha de Corte Permite al usuario definir el periodo de corte de este

informe.

Comentario La definición de las cuentas que intervienen en estas formulas serán predeterminadas

en las Opciones de Procesos de este mismo Módulo.

Ejecución Para visualizar este informe, el usuario debe:

- Seleccionar la Oficina, el Ejercicio (periodo fiscal) deseado, - Seleccionar la Fecha de Corte que tendrá el informe,

- Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los datos.



MAYOR GENERAL DETALLADO

Muestra el Mayor de cada cuenta con todos sus comprobantes que le generaron movimiento, además un clic en <D> permite visualizar el diario de cada comprobante.

Campos

Cuenta Permite seleccionar el rango de cuentas del Plan de Cuentas.

Nombre WinFenix, presenta automáticamente el nombre de la cuenta seleccionada en el campo anterior.

Fecha Permite definir el periodo si es necesario al momento de presentar este informe.

Mostrar Saldos Permite al usuario definir si se presentara el informe con saldos o no.

Comentarios

El usuario puede acceder directamente a los asientos con un click al icono <D>desde este informe.

Ejecución

Para visualizar este informe, el usuario debe: - Seleccionar la cuenta deseada, - Seleccionar un rango de fechas especificas si lo desea,

- Hacer click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos contables.



PRESUPUESTOS

Además de la definición y administración de estos presupuestos, WinFenix permite emitir informes comparativos de las operaciones reales de la empresa con los

presupuestos planificados, por lo tanto brinda información vital para conocer el alcance de las metas y objetivos de la empresa, que permitan tomar decisiones para

corregir desviaciones o eventualmente pueda conocerse de antemano los resultados que obtendrá la empresa.

Campos

Cuenta Permite al usuario seleccionar el rango de cuentas que intervendrán en el informe.

Fecha Permite al usuario seleccionar el periodo de tiempo requerido para la elaboración de un informe.

Comentario

Este informe es importante para los administradores, porque le permite comparar los valores presupuestados contra los saldos reales, calculando las variaciones. El usuario

puede acceder directamente a los mayores de cada cuenta con un click al icono <Mayor>desde este informe.

Ejecución

Para crear un presupuesto, el usuario debe: - Seleccionar la rango de cuentas deseadas, - Seleccionar el periodo de tiempo que se presupuestó,

- Dar click en <actualizar> y WinFenix presentara el informe.



PRESUPUESTOS GRÁFICOS

Para mayor apreciación de las variaciones entre los valores presupuestados y los resultados reales, WinFenix presenta un grafico estadístico del informe anterior.

Campos

Cuenta Permítela al usuario definir la cuenta contable que se graficará.



Presupuestado

Permite al usuario definir si requiere que se grafique el Presupuesto de cada cuenta contable.

Ejecutado Permite al usuario definir si requiere que se grafique el saldo real de cada cuenta.

Variación Permite al usuario definir si requiere que se grafique la diferencia entre el presupuesto y valores reales de cada

cuenta.

Enviar Permite exportar o imprimir el informe, las opciones que

presenta son: impresora, archivo, o portapapeles

Comentario Al igual que los otros informes gráficos, este también tiene varias opciones que

permiten al usuario configurar la presentación de este informe.

Ejecución

Si el usuario necesita presentar un informe grafico de presupuesto, debe: - Seleccionar la cuenta presupuestada, - Seleccionar la oficina y el ejercicio fiscal,

- Dar click sobre <crear> y WinFenix presentar el informe gráfico.



PRESUPUESTO COMPARATIVO MENSUAL

Al igual que los dos informes anteriores este permite visualizar el presupuesto de cada cuenta, con la diferencia que los presenta mensualmente, permitiendo a los

administradores analizar mejor los presupuestos anuales de la compañía.

Campos


requerida.


visualizar.

Comentario

WinFenix, presenta en este informe el presupuesto mensual de todas las cuentas y además las totalizara mensualmente.

Ejecución

Para crear un presupuesto, el usuario debe: - Seleccionar la rango de cuentas deseadas, - Seleccionar el periodo de tiempo que se presupuestó,

- Dar click en <actualizar> y WinFenix presentara el informe.



MODULO I

CONTABILIDAD

OPCIONES DE

PROCESOS



PARÁMETROS DEL MODULO

Este formulario permite crear los tipos de comprobantes que se van a utilizar en las diferentes transacciones de la gestión Contable y de Bancos.

Campos

Código Permite el ingreso máximo de 3 caracteres que identificaran cada tipo

de comprobante.

Nombre El nombre que identificara a cada uno de los comprobantes. Este

campo admite máximo 30 caracteres.

Tipo Se identifica el tipo de comprobante que se va utilizar. Winfenix tiene

predeterminado lo siguientes comprobante: Diarios, Egresos, Ingresos, Retenciones.

Orden Asigna un orden de aparición para los tipos de comprobantes.

Color La asignación de colores sirve para diferenciar los diferentes tipos de comprobantes.

Forma Asigna formato a cada uno de los comprobantes.

Comentario

Para crear estos comprobantes, el usuario debe utilizar el menú de comandos (la descripción de cada uno de los comandos esta en la introducción de este Módulo).

Ejecución

Para crear un nuevo comprobante, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>,

- Ingresar el nuevo código, y nombre del comprobante, - Definir el Orden, Color y Formato del comprobante,




INGRESOS DE ÍNDICES FINANCIEROS

Los administradores utilizan los Índices Financieros para analizar la situación en general de la empresa, por lo tanto WinFenix considera esta opción muy importante,

para mayor facilidad del usuario, las fórmulas están ya predeterminadas por el programa.

Comentario

Las razones financieras dan indicadores para conocer si la entidad sujeta a evaluación es solvente, productiva, si tiene liquidez, etc.

Algunas de las razones financieras son:

Capital de trabajo.- esta razón se obtiene de la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante. Representa el monto de recursos que la empresa tiene destinado a cubrir las erogaciones necesarias para su operación.

Prueba del ácido.-es muy usada para evaluar la capacidad inmediata de pago que tienen las empresas. Se obtiene de dividir el activo disponible (es decir el efectivo en

caja y bancos y valores de fácil realización) entre el pasivo circulante (a corto plazo).

Rotación de clientes por cobrar.- este índice se obtiene de dividir los ingresos de operación entre el importe de las cuentas por cobrar a clientes. Refleja el número de veces que han rotado las cuentas por cobrar en el período.

Razón de propiedad.- refleja la proporción en que los dueños o accionistas han aportado para la compra del total de los activos. Se obtiene dividiendo el capital

contable entre el activo total. Razones de endeudamiento.- esta proporción es complementaria de la anterior ya que

significa la proporción o porcentaje que se adeuda del total del activo. Se calcula dividiendo el total del pasivo entre el total del activo.

http://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICA

http://www.monografias.com/trabajos11/conce/conce.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml


http://www.monografias.com/trabajos11/bancs/bancs.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml#CONTAB

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/cuentas/cuentas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/romano-limitaciones/romano-limitaciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/capintel/capintel.shtml



Razón de extrema liquidez.- refleja la capacidad de pago que se tiene al finalizar el

período. Se obtiene de la división de activo circulante entre el total de pasivos. Representa las unidades monetarias disponibles para cubrir cada una del pasivo total. Esta situación sólo se presentaría al liquidar o disolver una empresa por cualquier

causa.

Valor contable de las acciones.- indica el valor de cada título y se obtiene de dividir el total del capital contable entre el número de acciones suscritas y pagadas.

Tasa de rendimiento.- significa la rentabilidad de la inversión total de los accionistas. Se calcula dividiendo la utilidad neta, después de impuestos, entre el capital contable.

Ejecución

El usuario debe proceder a tipiar el código de las cuentas específicas, y consultar los resultados en Listados de este mismo Módulo.


http://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/capintel/capintel.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/rentypro/rentypro.shtml#ANALIS

http://www.monografias.com/trabajos4/costo/costo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/impu/impu.shtml



CUENTAS DE INTEGRACIÓN

En este formulario se ingresan las cuentas que servirán para interrelacionar Los Módulos de Ventas, Compras, Inventarios y Contabilidad.

Campos

Compra

I. V. A. Ingresar el código de la cuenta que registre el Impuesto al Valor Agregado. El usuario puede dar click en la pestaña y

seleccionarla desde El Plan de Cuentas.

Gastos Ingresar el código de la cuenta que registre el Gasto de las

compras. El usuario puede dar click en la pestaña y seleccionarla desde El Plan de Cuentas.

Presuntivo Ingresar el código de la cuenta que registre el Presuntivo. El usuario puede dar click en la pestaña y seleccionarla desde El

Plan de Cuentas.

TresxMil Ingresar el código de la cuenta que registre el . El

usuario puede dar click en la pestaña y seleccionarla desde El Plan de Cuentas.

Descuento Ingresar el código de la cuenta que registre el Descuento en Compras. El usuario puede dar click en la pestaña y seleccionarla desde El Plan de Cuentas.

ICE Ingresar el código de la cuenta que registre el Impuesto a los Consumos Especiales. El usuario puede dar click en la

pestaña y seleccionarla desde El Plan de Cuentas.



Contabilidad

Caja Ingresar el código de la cuenta que registre el efectivo de la empresa. El usuario puede dar click en la pestaña y


CxC Proveedores Ingresar el código de la cuenta que registre Las Cuentas Por

Cobrar a Proveedores. El usuario puede dar click en la pestaña y seleccionarla desde El Plan de Cuentas.

CxP Clientes Ingresar el código de la cuenta que registre Las Cuentas Por Cobrar a Clientes. El usuario puede dar click en la pestaña y seleccionarla desde El Plan de Cuentas.

Ventas

Gastos Ingresar el código de la cuenta que registre el Gasto en Ventas de la empresa. El usuario puede dar click en la

pestaña y seleccionarla desde El Plan de Cuentas.

Descuento Ingresar el código de la cuenta que registre el Descuento en

Ventas. El usuario puede dar click en la pestaña y seleccionarla desde El Plan de Cuentas.

Costos Ingresar el código de la cuenta que registre el Costo De Venta. El usuario puede dar click en la pestaña y


Comentario El usuario debe tener mucho cuidado al ingresar las cuentas en este formulario, por

que de estas depende el registro contable de varias transacciones como: compra, venta, transferencias de inventario, etc.

Ejecución

El usuario debe ingresar las cuentas respectivas en cada campo.



CÓDIGOS IMPUESTO A LA RENTA

Este formulario sirve para ingresar todos los códigos que maneja el SRI con respecto a retenciones en compras y ventas.

Campos

Código de cargo Se refiere al código con el que identificaremos el tipo de

retención. Máximo 3 caracteres.

Descripción Nombre con el que identificaremos cada una de las

retenciones en transacciones comerciales, máximo 50 caracteres.

Recomendación

El Servicio de Rentas Internas SRI es el ente encargado de definir los códigos y porcentajes de retenciones en el Ecuador, WinFenix mediante esta opción permite

ingresar los códigos de cada uno de las retenciones. Ejecución

Para crear un nuevo código de Retención, el usuario debe:

- Dar click en el icono <nuevo>, - Ingresar el nuevo código, y el nombre del nuevo código, - Dar click en el icono <guardar>.

Para editar un código, el usuario debe:

- Elegir el código deseado y proceder a corregirla - Dar click en el icono <guardar>, entonces los cambios habrán sido guardados.



GENERACIÓN DE ANEXOS DE COMPRA

Descripción

Esta opción permite al usuario obtener un informe de las compras con todas las exigencias del SRI, que sirve para crear los Anexos de IVA.

Campos Periodo Informado

Mes Seleccionar el mes que se va a declarar el impuesto.

Año Seleccionar el año del mes que se va a declarar el impuesto.

Comentario

WorldSys conciente de la necesidad de las empresas de obtener los archivos .ANE (extensión de archivos que el SRI exige para poder validar la información que

presentan las empresas a dicha institución) le ofrece para esto un nuevo producto llamado Anexos de IVA, que genera los archivos que permiten validar la información presentada.

Ejecución

Para crear los anexos, el usuario debe:

- Seleccionar el mes y año a declarar,

- Dar click sobre el icono <Generar>, y luego en el icono <Actualizar> y los datos serán presentados.



GENERACIÓN DE ANEXOS DE VENTAS SRI

Descripción

Esta opción permite al usuario obtener un informe de las compras con todas las exigencias del SRI, que sirve para crear los Anexos de IVA.

Campos

Periodo Informado

Mes Seleccionar el mes que se va a declarar el impuesto.

Año Seleccionar el año del mes que se va a declarar el impuesto.

Comentario

WorldSys conciente de la necesidad de las empresas de obtener los archivos .ANE (extensión de archivos que el SRI exige para poder validar la información que

presentan las empresas a dicha institución) le ofrece para esto un nuevo producto llamado Anexos de IVA, que genera los archivos que permiten validar la información

presentada. Ejecución

Para crear los anexos, el usuario debe:

- Seleccionar el mes y año a declarar, - Dar click sobre el icono <Generar>, y luego en el icono <Actualizar> y los datos

serán pasados al programa.

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