PROFOSJUPrograma de Fortalecimiento

Sistema Judicial Uruguayo

PROFOSJUPrograma de Fortalecimiento

Sistema Judicial Uruguayo

Suprema Corte de Justicia

Uruguay

Comunicaciones Electrónicas

Dra. Ivonne CarriónCoordinadora General

Esc. Virginia TraversaEncargada de la Unidad de Administración de las Comunicaciones Electrónicas

X SEMINARIO DE GESTIÓN JUDICIAL

Objetivos del nuevo modelo de gestión

• OBJETIVO GENERAL

mejorar los servicios

judiciales que brinda el Poder

Judicial y que esa mejora sea

percibida por los usuarios

• OBJETIVO ESPECÍFICO

mejorar la gestión de

tribunales y juzgados

mejorar la eficiencia y eficacia en la prestación del servicio

de justicia

* Reducir los tiempos insumidos en las comunicaciones

* Reducir los recursos utilizados en las comunicaciones

* Acceso a la información en tiempo real

* Mejorar la prestación del servicio de justicia a través de la gratuidad en el acceso al servicio de las comunicaciones electrónicas

* Estandarizar el worflow de los procesos de las comunicaciones

Objetivos específicos Comunicaciones electrónicas

Objetivos del nuevo modelo de gestión judicial

Proceso

1.- Definición del modelo

2- Normativa legal que lo habilite

3- Desarrollo del sistema informático que lo soporte

4.- Implantación en un piloto

5- Evaluación y propuesta de extensión

6- Extensión

Apoyo de nuevas tecnologíasEscalable Flexible Adaptable

Definiciones del Nuevo modelo

Identificación Única de Expedientes

Comunicaciones Electrónicas

Expediente Electrónico

Consultas e ingreso web de causas

Tramitación guiada

Firma Electrónica Avanzada

SCJ como prestador de Servicios de certificación

Situación inicialDescripción

Recursos involucrados en el procesoIntervención de dos oficinas

work flow con 10 pasos3 hojas papel con cada comunicación

Tiempos insumidos en el procesoPromedio 2 meses

Resultado no siempre efectivo

Riesgos de concretarse la comunicaciónUsuario impugna su efectividad

Comunicación del resultado a la sedeReiteración de actos procesales

Las comunicacionesson ordenadas por una sede judicialy cumplidas por una oficina central

que presta un servicio común a todas las sedes judiciales

Situación inicial Workflow de las comunicaciones en la situación de inicio

1. Funcionario de la sede judicial elabora la comunicación 3 vías �

2. Control y firma del documento por el Actuario o Secretario del Tribunal �

3. Funcionario de la Sede confecciona un relacionado con todas la comunicaciones �

4. Funcionario de la oficina de comunicaciones pasa a retirar las comunicaciones de la sede judicial y las traslada a la oficina central de comunicaciones

�

5. Funcionario de la oficina de comunicaciones entrega las comunicaciones en su oficina �

6. La oficina central de comunicaciones asigna un funcionario para entregar la comunicación al interesado según la zona geográfica donde corresponda hacer la entrega

�

7. Notificador concurre y entrega la comunicación al destinatario, consignando el resultado obtenido 1 vía

�

8. Notificador entrega copia de la comunicación a la oficina de comunicaciones 1 vía �

9. La oficina de comunicaciones devuelve a la sede judicial copia de la comunicación 1 vía �

10. La sede judicial agrega copia de la comunicación al expediente correspondiente �

TIEMPO INSUMIDO DEL PROCESO 8 SEMANAS

Situación inicial:

Volumen de comunicaciones realizadas en soporte papel

durante la situación de inicio

Oficina ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SE TIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL AnualOficina Central de Comunicaciones

10 32455 19825 30955 26365 23044 21441 26618 28113 32578 24557 19646 285607

Oficina Central de Comunicaciones

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOST

O

SETIEM

BRE

OCTUBRE

NOVI

EMBRE

DICIE

MBRE

Año 2008

Ca

ntid

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s

DiseñoAspectos a mejorar

1.- Riesgos que representa el traslado físico de documentos en soporte papel

2.- Mejorar los tiempos que insume la comunicación mediante la entrega física dedocumentos en soporte papel que insume 8 semanas promedio

3.- Evitar errores o demoras por no ubicar los domicilios físicos donde entregarlos documentos –papel

4.- Evitar las demoras que implicaba no tener la constancia de entrega del documentoal momento de celebrar una audiencia y prorrogarla reiterando la comunicación

5.- Reducir costos: cada comunicación implica la utilización de soporte papel entres vías, o sea utilizan 3 hojas papel para cada comunicación

6.- Evitar los incidentes procesales dilatorios interpuestos contra las comunicacionesalegando que no se habían efectuado correctamente

7- Recursos humanos necesarios para la tarea los que debían incluso cumplir tareasfuera del horario a fin de absorber el cúmulo de comunicaciones a cumplir

Diseño propuesto: principales características

� El SCE CONSTA DE 3 MODULOS:

• GESTION DE CASILLAS DE CORREO

• GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LOS JUZGADOS Y TRIBUNALES

• ACCESO DEL USUARIO A LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS

1.- A través de la página oficial de las notificaciones electrónicashttp://comunicaciones.poderjudicial.gub.uy

2.- Configurar su equipo y recibir la información a través de su proveedor

• INTEGRADO al Sistema Gestión Judicial y Sistema de Gestión de Tribunales - las decisiones judiciales se toman de estos sistemas sin necesidad de doble digitación

• FUNCIONA CON SERVIDOR PROPIO DEL P.J.@notificaciones.poderjudicial.gub.uy

• SEGURIDAD Y GARANTIASFIRMA DIGITALROLES HABILITANTES DE CADA USUARIO INTERNO DEL P.J.LA SCJ se constituyó en AUTORIDAD CERTIFICANTE

DISEÑO PROPUESTO POR EL PROYECTO:WORK FLOW DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

1.Funcionario lo confecciona el cedulón electrónico conteniendo la comunicación.

2.Actuario o Secretario controla, firma digitalmente y envía a la casilla de correo del destinatario

3.Llega al servidor del PJ y se deposita en la casilla de correo electrónico del usuario, quedando de esa forma lista para que éste acceda a ella. Envío y recibo de la comunicación es un proceso sincrónico

Cedulón

A los efectos de la constitución de domicilio electrónico, obligatorio en todo proceso, el Poder Judicial proveerá gratuitamente direcciones de correo en un servidor propio

(número CI) notificaciones.poderjudicial.gub.uy

DISEÑO PROPUESTO POR EL PROYECTO: roles

Funcionario Secretario

PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

Fecha Sedes Total Sedes

02/03/2009 SCJ; Tribunales de Apelaciones Trabajo; Jdos. de Trabajo 25

11/05/2009 Tribunales de Apelaciones Civiles; Jdos. Civiles; Jdos. de Paz 65

25/05/2009 Jdo. de Aduana; Jdos. Concursos; Jdos. Contencioso Administrativo 7

17/08/2009 Tribunales de Apelaciones de Familia; Jdos. Familia; Jdos. Violencia Doméstica 36

01/12/2010 Jdos. Penales 12

10/12/2010 Jdos. Departamento de Canelones 17

14/03/2011 Jdos. Departamento de San José 4

01/04/2011 Jdos. Departamento de Maldonado 8

11/04/2011 Jdos. Departamento de Colonia 4

09/05/2011 Jdos. Departamentos de Flores y Florida 3

23/05/2011 Jdos. Departamentos de Durazno y Mercedes 6

06/06/2011 Jdos. Departamentos de Lavalleja y Rocha 6

27/06/2011 Jdos. Departamentos de Treinta y Tres y Cerro Largo 6

25/07/2011 Jdos. Departamento de Artigas 4

15/08/2011 Jdos. Departamentos de Paysandú y Río Negro 8

12/09/2011 Jdos. Departamento de Salto 5

10/10/2011 Jdos. Departamento de Tacuarembó 4

24/10/2011 Jdos. Departamento de Rivera 4

25/10/2010 Oficinas de apoyo a los despachos judiciales 8

Total de Sedes y oficinas de apoyo implantadas 232

BENEFICIOS ALCANZADOS: rápida implantación y aceptación por los usuarios

Beneficios alcanzados por las comunicaciones electrónicas

� A nivel de actividades - decisión, registro y comunicación-los actos de comunicación (notificaciones; intimaciones yoficios) impactan en los TIEMPOS INSUMIDOS en losprocesos (de dos meses pasan a 2 días)

� En el ámbito de los documentos generados, enviados orecibidos en el ejercicio de la función jurisdicción, los actosde comunicación impactan en los TIEMPOS Y RECURSOSINSUMIDOS en los procesos (481.845 comunicacionespermitieron prescindir de 1:445.535 hojas papel)

� A nivel del Modelo de Gestión: la definición del modelo quese adopta, con fuerte apoyo de las nuevas tecnologías,impacta en la GESTION DEL CAMBIO CULTURAL que lainstitución debió encarar

PORCENTAJE

80%

15%3% 2%

HASTA 5 DIAS

DE 6 A 10 DÍAS

DE 11 A 20 DÍAS

MAS DE 20 DÍAS

11.507 Casillas de correo otorgadas

Marzo/2009 inicio de la

implantación

2010 incorporación

de Montevideo y 2011 todo el país

Tiempos reducidos Menos recursos

Usuario beneficiado

699 Dispositivos para firma electrónica otorgados

232 Sedes y oficinas de

apoyo incorporadas al

SCE

452.249 comunicaciones

electrónicas

1.430 funcionarios capacitados

80% insumen de

1 a 5 días

Situación Actual: algunas cifras

LOGROS DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN

* Se reducen los tiempos insumidos en las comunicaciones electrónicas menos de 5 días en el 80 % de los casos.

* Se utilizan menos recursos.

en 481.845 comunicaciones electrónicas realizadas desde la implantación del nuevo modelo se evitó utilizar 1:445.535 hojas papel; se liberaron recursos humanos que cumplían tareas manuales.

* Acceso a la información en tiempo real

comunicaciones realizadas el mismo día de la decisión

* Prestación del servicio en forma gratuita

Se otorgan casillas de correo gratuitas y se facilita el acceso.

* Satisfacción de los usuarios (internos y externos)

Solicitud de extensión del servicio. Incremento de las comunicaciones realizadas. No se registraron impugnaciones

* Mejora del modelo de gestión

De 10 pasos a 3 pasos Confección del cedulón

Control-Firma y Envío

Información

Por mayor información, consultar:

Página WEB www.comunicaciones.poderjudicial.gub.uy

E-mailujecutora@poderjudicial.gub.uyuane@poderjudicial.gub.uy

Teléfonos (598 2) 902 15 61 – (598 2) 908 24 72

Personalmente Oficinas del PROFOSJU18 de Julio 1082 Entrepiso.

18 de julio 1082 Entre-Piso (esquina Paraguay)

(598) 2901-2586 (598) 2901-3397

e-mail: uejecutora@poderjudicial.gub.uy