Cómo legalizar tu blog, guía completa y check list de verificación

¡Enhorabuena! acabas de dar el primer paso para llevar a tu blog al siguiente nivel....

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La legalidad de tu blog no es una opción, la supervivencia de tu marca depende de tu capacidad de asumir los nuevos retos.

Descubre cómo llevar tu blog al siguiente nivel y contar con todas las garantías legales para que siga creciendo.

La transformación legal de tu blog ¿Por qué debes adecuarlo al nuevo reglamento europeo?

El mayor activo que tiene cualquier blog son los usuarios y suscriptores, un blog no vale nada sin visitas, dedicar recursos a proteger este activo es mucho más que una obligación, es puro sentido común.

Con el RGPD, no podrás seguir administrando ese activo si no eres capaz de legitimar tu base de datos de usuarios y suscriptores.

El nuevo reglamento de protección de datos no se anda con chiquitas, las exigencias serán mayores para todos los que recojan, gestionen y almacenen datos personales, tu blog no podrá eludirlas si quiere seguir en pié.

El RGPD exige aportar evidencias de cumplimiento claras e inequívocas. Los profesionales quedarán retratados: los datos son el petróleo en una sociedad digital, serán los propios usuarios los que pongan la línea roja entre los blogs que hacen un uso seguro y responsable de sus datos y los que no.

La adecuación legal será un importante factor de diferenciación y una clara ventaja competitiva que deberías aprovechar.

La adecuación legal de tu blog es la decisión más inteligente que puedes tomar para hacer que tu blog pase al siguiente nivel de profesionalización y cumpla tanto con las exigencias legales como la de tu comunidad de usuarios.

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Las 3 principales ventajas de una adecuación legal de tu blog o webMayor confianzaDemostrar que interés por salvaguardar la privacidad de los datos de tus suscriptores, clientes, usuarios o proveedores, aumenta el grado de confianza y satisfacción de los mismos que se traducen en mayores beneficios.

Mayor tranquilidadLa adecuación legal de una web o blog no es opcional, cumplir con esta obligación legal te permite evitar enormes sanciones económicas, el cierre de tu web y la pérdida de reputación.

Mayor diferenciaciónContar con todos los elementos que exige una correcta adecuación legal proyecta profesionalidad y te diferencian claramente de tu competencia.

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“En las ventas online, la creación de confianza es fundamental para conseguir que tu negocio despegue”

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El principal reto para todo negocio online consiste en reducir la incertidumbre del usuario sobre la honradez de la empresa o profesional que está detrás del sitio web y demostrar compromiso, responsabilidad y seriedad a la hora de gestionar su información personal y sus requerimientos.

Si pretendes consolidarte como profesional digital que genere confianza, debes ser un eficaz gestor de información, en especial, de información personal, la regulación en materia de protección de datos es el protocolo legal obligatorio para gestionar información personal de otros y generar mayor confianza en tu comunidad.

Pocos profesionales son conscientes de que un negocio digital significa gestionar muchas identidades digitales. Cuando un cliente, un usuario, un colaborador llega a tu negocio a través de un formulario de contacto, debes asegurarle que su información serán tratados con las máximas garantías.

Confianza

¿Estás obligado a cumplir si tienes un blog? TODAS las empresas y autónomos, con independencia de la forma jurídica, en el momento en que tengan una base de datos de usuarios, suscriptores, clientes, empleados, etc. están obligadas a cumplir con el nuevo reglamento de protección de datos (RGPD)y las que actúen por Internet –aunque sólo tengan una página informativa-, por la LSSICE o LSSI.

Esta nueva legislación de protección de datos, intenta promover una cultura de responsabilidad, transparencia y profesionalidad frente a la información de carácter personal que manejan los profesionales y empresas.

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Registro de tratamiento de datos: el RGPD suprime el requisito de notificar los ficheros como hasta ahora que se sustituye por un control interno en forma de registro de las operaciones de tratamiento de datos que se realicen

Datos especialmente protegidos: Se amplían los datos especialmente protegidos, incluyendo ahora los datos genéticos y biométricos. Se incluyen también en esta categoría las infracciones y condenas penales, aunque no las administrativas

Consentimiento expreso: a diferencia de la LOPD, el consentimiento para poder tratar datos de carácter personal ha de ser expreso, inequívoco, libre y revocable. Deberá darse mediante un acto afirmativo claro. No se admite consentimiento

tácito o por defecto, toca adecuar todos los formularios para legitimar este consentimiento.

Mayores requisitos informativos: se exige mayor claridad y transparencia a la hora de recabar y tratar información personal. Será necesario proporcionar información completa y de forma sencilla al usuario que le permita tomar

decisiones en función de la información recibida.

Colaboradores con quien compartas información de carácter personal: se exige mayor diligencia a la hora de seleccionar a los proveedores o encargados de tratamiento, por tanto, deberás elegir solo aquellos que aporten suficientes

garantías de cumplimiento normativo.

Nuevos derechos: Aparece el derecho al olvido. También aparece el derecho a la portabilidad y el de limitación de tratamiento como novedades legislativas.

Cómo Conseguir un blog Legal al 100%

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1. Revisar y ajustar todos los textos legales de tu web a las nuevas exigencias del RGPD

Recuerda que el nuevo reglamento exige nuevos requerimientos informativos. Tendrás que revisar tu aviso legal, tu política de privacidad, y la Política de cookies y añadir los elementos informativos necesarios. La redacción debe muy clara, fácil de entender y accesible. El nuevo reglamento establece que esta información se debe poner a disposición de los interesados en el momento en que se soliciten los datos, previamente a la recogida o registro, si es que los datos se obtienen directamente del interesado.

No puedes pensar en tener un blog legal sin contar con los elementos legales que suministran la información que el usuario tiene derecho a conocer antes de facilitar sus datos. 9

Cómo debes informar Deberás informar por capas.

Tendrás que incluir una primera capa informativa que resuma los aspectos más relevantes relativos a ese tratamiento y una

segunda capa que complete esa información.

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Segunda capa(información

completa)

Primera capa(información básica)

Qué debes informar

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La identidad del responsable de la gestión y si procede, del delegado de protección de datos, otra novedad que hasta ahora no existía esa

figura.

La identidad de los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos

personales,

Qué tipo de datos se están recogiendo, utilizando o consultando, la medida en que dichos datos son o serán tratados y de las

posibles consecuencias de no facilitar tales datos.

Las finalidades con las que vas a utilizar esos datos personales y la base jurídica del

tratamiento.

El plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo

(esto también es una novedad)

La existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles para segmentación por ejemplo cuando esta

elaboración tenga consecuencias jurídicas para el afectado.

La existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los

datos personales que haya facilitado, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así

como el derecho a la portabilidad de los datos

¿Dónde deben aparecer los elementos informativos?

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Footer de la web Aquí debes incluir los enlaces de los textos legales completos. Estos deben ser accesibles en todas las páginas de la web.

Como mínimo deben aparecer: el aviso legal, política de privacidad y política de cookies. (segunda capa informativa)

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Formularios de la webEn todos los formularios de captura de información de la WEB, siempre deberás requerir el consentimiento del usuario de forma expresa y permitir la aceptación de la política de privacidad antes de validar sus datos.

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Pié de formularios de la web

En las cláusulas informativas imprescindibles, no puedes olvidarte de la redacción del texto legal al pie de formulario (primera capa) 15

Condiciones de contrataciónEn el caso de un e-commerce o en donde existan mecanismos de pago para contratación de productos o servicios de forma online, deberás añadir las Condiciones de contratación.

Tu web debe poner a disposición de los usuarios las condiciones generales de contratación de forma que puedan ser almacenadas y reproducidas por los usuarios.

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2. Reforzar el consentimiento

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Debe ser expreso:

no vale el consentimiento

tácito

Debe ser específico: ligado a una

finalidad concreta y no

genérico.

Debe ser verificable: debes poder

acreditar que lo has obtenido.

Las claves del consentimiento… El nuevo reglamento exige que todo acto de requerimiento de datos personales, debe ir precedido por el consentimiento para que sea legal.

Debes desterrar por tanto, los formularios de suscripción, contacto, registro etc., que no incluyan mecanismos informativos claros y no requieran el consentimiento de los usuarios.

Debes olvidarte por tanto de presuponer el consentimiento del usuario por inacción u omisión porque eso ya no será válido. El silencio, las casillas pre marcadas o la inacción del usuario al requerir datos personales no serán legales de cara al nuevo reglamento de protección de datos.

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Formularios a desterrar

Hay formularios y cajas de suscripción que se utilizan actualmente que ya no podrás utilizar en tu blog.

Los pop ups de la home: ya sabes, la típica caja más o

menos invasiva que pide un correo, este tipo de cajas ya

no serían legales.

Las cajas de suscripciones en el

sidebar: este tipo de cajas tampoco serán legales.

Cualquier caja de suscripción tipo banner o caja flotante que no incluya un check box para expresar el consentimiento y una cláusula informativa visible y expuesta será ilegal.

Place your screenshot here

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Formulario legal Cualquier caja de suscripción tipo banner o caja flotante tiene que incluir un check box para expresar el consentimiento y una cláusula informativa visible y expuesta.

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¿Qué ocurre con los suscriptores anteriores al reglamento? Según el nuevo reglamento, no basta solo con modificar todos los formularios de contacto y añadirles un check box:

Debes regularizar todos los consentimientos tácitos que hayas obtenido hasta ahora y convertirlos en explícitos si quieres seguir trabajando con ellos. Esto parece traumático, pero lo cierto es que deberás poder acreditar el consentimiento en los términos que exige el nuevo reglamento, no solo de los consentimientos que recojas a partir de mayo de 2018, sino de todos tus suscriptores. Podrías regularizarlos enviando un boletín en donde les invites a confirmar su suscripción y otorgarte así un consentimiento expreso, para eso, deberás conducirlos hacia tu nuevo formulario de suscripción y pedirles que marcan la casilla de consentimiento siguiendo las recomendaciones anteriores. De esta manera, podrás acreditar ese consentimiento expreso y estar cubierto ante cualquier requerimiento.

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Check list de verificación de cumplimiento

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Obligaciones Medidas de verificación

Identificación de la base jurídica de los tratamientos que se realizan

Debes identificar cual es la base de tus tratamientos.Los tratamientos básicos normalmente se basan en la existencia de una relación contractual entre el interesado o el responsable o en el consentimiento del interesado. Debes tener un registro de tratamientos e incluir en él los contenidos previstos por el RGPD. Si tienes ficheros notificados al Registro General de Datos, puedes organizarlo relacionando los tratamientos con las finalidades con que notificaste los ficheros

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Obligaciones Medidas de verificación

Verificación de la información que se proporciona a los interesados

El RGPD obliga a ofrecer a los interesados una mayor información sobre los tratamientos que se realizan. Debes asegurarte de informar con máxima transparencia, por ello, debes asegurarte de que dispones de esa información en tu web para ofrecer a tus usuarios en una primera y segunda capa informativa sobre los aspectos que exige el RGPD.

Debes tener perfectamente desarrollada tu política de privacidad, tu aviso legal y las cláusulas a pie de formulario. en base a tu operativa de trabajo y el tipo de gestión de datos personales que realizas en tu web.

Siempre que mandes un nuevo boletín o una promoción, debes asegurarte de informar según los requisitos exigidos en el RGPD.

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Obligaciones Medidas de verificación

Consentimiento legítimo y reforzado

Debes incluir una casilla de verificación para recabar el consentimiento con lo informado. El consentimiento debe ser expreso, libre, inequívoco e informado. Debes verificar que ese consentimiento reúne los requisitos que exige el RGDP y encontrar una base legal adecuada para solicitarlo.

Debes asegurarte que solo envías correos promocionales a las personas que te han dado su consentimiento o te lo han solicitado, que no compras bases de datos y no mandas correos comerciales o promocionales a contactos de redes sociales.

Debes asegurarte también de que los destinatarios cuentan con un mecanismo para revocar el consentimiento previo y darse de baja de forma automática.

También debes asegurarte de validar las direcciones de tus suscriptores mediante un sistema doble opt-in.

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Obligaciones Medidas de verificación

Colaboraciones Debes tener contratos de encargo específicos con todas los profesionales con los que compartes información, como tu webmaster o tu gestoría según las nuevas disposiciones RGPD.Debes asegurarte de que tus plataformas y servicios con terceros sean europeos o adheridos a Privacy Shield y cumplan la legalidad en materia de protección de datos (hosting, plataformas email-marketing, plugins de captación de leads, etc.)

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Obligaciones Medidas de verificación

Permitir el ejercicio de los nuevos derechos

Debes disponer de mecanismos para el ejercicio de derechos visibles, accesibles y sencillos. Estos ejercicios deben poder ejercerse por vía electrónica.

También debes tener establecidos procedimientos o mecanismos que te permitan verificar la identidad dequienes solicitan acceso o ejercen los demás derechos ARCO así como los procedimientos que te permitan responder a los ejercicios de derechos en los plazos previstos por el RGPD.

Conclusiones: ¿reto o dificultad?

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Un blog es un espacio para relacionarnos con nuestra comunidad. Podemos hacerlo de forma legal y responsable o no, cada uno decide los términos en que va a establecer esa relación.Debes saber que esta relación evoluciona tal como lo hace la sociedad. Requiere una actualización continua y una mente ágil para metabolizar esas transformaciones y saber instrumentarlas satisfactoriamente.

Como profesionales del bloggin, necesitamos avanzar hacia un marketing inteligente y diferente, eso significa, la necesidad de asumir los retos ligados al uso de la información de otros.La cultura blog tiene que estar ligada a una cultura de protección de datos.

+ CONCLUSIONESOportunidad El nuevo reglamento te da la oportunidad de reformular la forma en que te relacionas con tu audiencia. También te obliga a transformar las estrategias para captar nuevos suscriptores.

Captar, retener y fidelizar El marketing tiene como objetivo “captar, retener y fidelizar a los clientes a través de la satisfacción de sus necesidades” ¿Crees que es posible captar, retener y fidelizar a alguien sin proteger adecuadamente su información?

Crecimiento El hecho de que solo utilices estrategias enfocadas en el crecimiento y no en la inmediatez, da lugar a que deseches cualquier práctica que sea contraria a tus objetivos a largo plazo.

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Respeto por tu audienciaDebería ser la primera regla del marketing: el respeto por los consumidores y el nuevo reglamento de protección de datos te permite asumir una nueva dimensión en ese respeto que sin duda, será tu mejor baza comercial.

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