DESARROLLO DE LA PARACTICA DE AUDITORIA PARA CARACTERIZAR EL PROCESO REGISTRO DE USUARIOS EN LA BASE DE DATOS DE SUBSIDIO FAMILIAR DE LA EMPRESA COMFACA

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AUDITORÍA EN SISTEMAS I AUDITORÍA EN SISTEMAS I

INGENIERO SERGIO ACEVEDO DELGADO

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título: “DESARROLLO DE LA PARACTICA DE AUDITORIA PARA CARACTERIZAR UN PROCESO REGISTRO DE USUARIOS EN LA BASE DE DATOS DE SUBSIDIO FAMILIAR

DE LA EMPRESA COMFACA”Fecha d/M/a: 15/04/2011Sumario: En el presente trabajo se pretende contextualizar la empresa comfaca, elegida en

común acuerdo por las integrantes del grupo con la autorización de ésta y el docente de la asignatura.Como se debe caracterizar un proceso se averiguó en el departamento de sistemas de la organización y se eligió el REGISTRO DE USUARIOS EN LA BASE DE DATOS DE SUBSIDIO FAMILIAR entre muchos otros.

Palabras Claves: Calidad, Efectividad, Eficiencia, Estándares de calidad, Plan de mejoramiento, Plan estratégico, Servicios informáticos, Sistema de información

Formato:Fecha de emisiónd/m/a:

15 ABRIL 2011

Dependencia: DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE COMFACA FLORENCIA CAQUETACódigo: Versión: 1Estado de la versión RevisiónAutor (es): YANETH MARCELA ORTIZ PARRA

YINETH YISELA CAVIEDES TRUJILLOMAKZARY LIZETTE CASTRO AVILA

Reviso:Aprobó:Información Adicional:

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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Autor Versión Referencia de Cambio15 de abril de 2011 YANETH MARCELA ORTIZ PARRA

YINETH YISELA CAVIEDES T.MAKZARY LIZETTE CASTRO AVILA

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TABLA DE CONTENIDO

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1.INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 6

2.OBJETIVOS DEL TRABAJO ................................................................................. 7

2.1.OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 7

2.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................... 7

3.ELEMENTOS ORGANIZACIONALES ................................................................... 8

3.1.GENERALIDADES DE LA EMPRESA ............................................................... 8

3.2.MISIÓN ................................................................................................................ 8

3.3.VISIÓN ................................................................................................................ 8

3.4.OBJETIVO MEGA ............................................................................................... 9

3.5.OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ........................................................................... 9

3.6.PRINCIPIOS Y VALORES ................................................................................... 9

3.7.PLANES DE ACCIÓN ....................................................................................... 10

3.8.ORGANIGRAMA ............................................................................................... 11

3.9.RESEÑA HISTÓRICA ....................................................................................... 12

3.10LOGO ................................................................................................................ 12

3.11SEDES .............................................................................................................. 13

4.CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ................................................................ 14

4.1PRIMER PROCESO ........................................................................................... 14

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5.ACTIVIDADES ...................................................................................................... 16

6.CONCLUSIONES ................................................................................................. 17

7.PALABRAS CLAVES ........................................................................................... 18

8.BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 18

5 ACTIVIDADES 17

1.INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 6

2.OBJETIVOS DEL TRABAJO ................................................................................. 7

2.1.OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 7

2.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................... 7

3.ELEMENTOS ORGANIZACIONALES ................................................................... 8

3.1.GENERALIDADES DE LA EMPRESA ............................................................... 8

3.2.MISIÓN ................................................................................................................ 8

3.3.VISIÓN ................................................................................................................ 8

3.4.OBJETIVO MEGA ............................................................................................... 9

3.5.OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ........................................................................... 9

3.6.PRINCIPIOS Y VALORES ................................................................................... 9

3.7.PLANES DE ACCIÓN ....................................................................................... 10

3.8.ORGANIGRAMA ............................................................................................... 11

3.9.RESEÑA HISTÓRICA ....................................................................................... 12

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3.10LOGO ................................................................................................................ 12

3.11SEDES .............................................................................................................. 13

4.CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ................................................................ 14

4.1PRIMER PROCESO ........................................................................................... 14

5.ACTIVIDADES ...................................................................................................... 16

6.CONCLUSIONES ................................................................................................. 17

7.PALABRAS CLAVES ........................................................................................... 18

8.BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 18

1. INTRODUCCIÓN

Cuando hablamos de control, no solo nos estamos refiriendo al cuidado de todo lo visible que pueda existir dentro de la empresa; sino que se está dando un soporte tangible a lo que se posee; por tanto no es solo lo hardware lo que se observa para dar un informe; es así que en este campo se une lo físico, lo funcional y lo humano.

La auditoría se verá reflejada en comprobar que tan seguros están los datos que los usuarios suministran en esta empresa y que normas las rigen para su buen funcionamiento.

En esta ocasión será COMFACA la empresa a la cual se le realizará la auditoría, que abarcará el ítem de registro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar correspondiente al DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Para este proceso se realizarán las entrevistas, conceptualización, análisis, evaluación necesarias para poder realizar la auditoría; puesto que es un proceso de suma importancia en este departamento que tiene el activo más valioso de la empresa, “información”; y por lo tanto se debe tomar las medidas necesarias para que este activo no se vea en riesgo.

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2. OBJETIVOS DEL TRABAJO

2.1. Objetivo General

Realizar una práctica para la signatura auditoria I la cual nos permita entender cómo se efectúa la caracterización y contextualización de un proceso en una determinada empresa.

2.2. Objetivos Específicos

Contextualizar el proceso registro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar dentro de la organización Comfaca

Verificar y validar la información del proceso registro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar dentro de la empresa Comfaca.

Caracterización del análisis efectuado al proceso de la empresa Comfaca.

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3. ELEMENTOS ORGANIZACIONALES

3.1. Generalidades De La Empresa

Empresa: COMFACA (CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CAQUETÁ)

NIT: 891190047-2

Dirección: Transversal 6 Calle 12 centro múltiple, Avenida Circunvalar (Sede múltiple), Carrera 11 10-34 (Sede administrativa); Conmutador: 436 6300

Sitio Web: www.comfaca.com

Área para presentar la propuesta: Departamento de Sistemas de información (Ing. Ricardo Liévano)

3.2. Misión

Proporcionar servicios Integrales y Competitivos para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los afiliados y la comunidad, con responsabilidad social; aportando al desarrollo regional..

3.3. Visión

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Ser líder en servicios y negocios de calidad, sostenibles, rentables y competitivos, con un talento humano calificado y comprometido.

3.4. Objetivo MEGA

Mejorar la calidad de vida de la población objeto del Sistema del Subsidio Familiar y de la población vulnerable en el contexto de la Protección Social contribuyendo a generar valor público.

3.5. Objetivos Estratégicos

1. Prestar servicios que garanticen la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios de la Caja2. Desarrollar acciones para fortalecer la familia y reducir la inequidad y la pobreza3. Generar percepción de alto impacto social4 .Administrar y gestionar su capacidad institucional dentro del marco de la gerencia social.5. Administrar y gestionar de manera óptima y con transparencia los recursos financieros para garantizar la inversión social, el crecimiento y la sostenibilidad de la Caja.6. Mejorar y desarrollar los sistemas de información y las tecnologías para hacer más eficiente y eficaz los procesos y servicios.7. Desarrollar una cultura organizacional que permita contar con talento humano idóneo, comprometido y con la mayor sensibilidad social que asegure la excelencia en el servicio.

3.6. Principios y Valores

Son los cimientos de nuestra convivencia social, empresarial y personal:

Trabajo en equipo: Complementamos nuestras capacidades, asumimos responsabilidades mutuas y nos comprometemos en el logro de los propósitos.

Mejoramiento continúo: Propendemos por ser mejores cada día.

Justicia: Actuamos buscando el bien común.

Respeto: Reconocemos los derechos y la dignidad de las personas.

Honestidad: Actuamos siempre con base en la verdad.

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Responsabilidad: Cumplimos con nuestros deberes.

Compromiso: Ponemos al máximo nuestras capacidades para sacar adelante.

Tolerancia: Adoptamos mentalidad abierta hacia las formas de pensar y actuar.

3.7. Planes de Acción

PROYECTOS ESTRATÉGICOS

1. Centro Recreacional COMFACA (propio).2. Colegio COMFACA (propio).3. Vivienda para Afiliados.4. Unidades Descentralizadas de Servicios.5. Educación Técnica, Tecnológica, profesionales y especializaciones.6. Negocios sostenibles: Turismo y Crédito7. Desarrollo de Competencias Laborales.8. Sistema de Gestión de Calidad.9. Gerencia Matricial de Reducción de Costos y Gastos.10. Desarrollo de las TIC’s

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3.8. Organigrama

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3.9. Reseña Histórica

La Caja de Compensación Familiar del Caquetá COMFACA fue creada como una entidad autónoma en el año de 1974 por iniciativa de los comerciantes de la ciudad de Florencia a raíz del inconformismo por los servicios que les ofrecía Comfamiliar del Huila y Caquetá y ante la necesidad de tener su Caja Regional. El 10 de septiembre de 1974 los comerciantes convocan a una reunión con el fin de constituir la Caja de Compensación Familiar del Caquetá, en ésta reunión se hace la elección del Consejo Directivo conformado por diez miembros, cinco principales y cinco suplentes, se aprueban los estatutos de la Caja elaborados por una Comisión del Consejo provisional, se elige a una comisión para gestionar los trámites de la personería jurídica, se elige el primer presidente del Consejo Directivo Capitán Gustavo Artunduaga Paredes, posteriormente, como primer Director Administrativo al Señor Víctor Manuel Ardila Tovar, y al Revisor Fiscal Principal y Suplente.

3.10 Logo

Representa la unión familiar a cargo de un padre, por ende de mayor tamaño que las demás figuras seguido de la madre, quien cubre como todas las madres a sus dos hijos, con los colores verde y blanco, colores insignias del departamento del Caquetá

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3.11 Sedes

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SEDE MÚLTIPLE COMFACA (FLORENCIA, CAQUETÁ)

SEDE ADMINISTRATIVA COMFACA (FLORENCIA, CAQUETÁ)

4. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

4.1Primer Proceso

5. Actividades

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Nombre del Proceso: Rregistro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar

Objetivos.

General: Permitir el registro de los usuarios en la base de datos cumpliendo con la integridad de la información con el ánimo de prestar los servicios adecuados

Objetivos Específicos:• Gestionar y administrar la información de los clientes en la base de datos.• Garantizar Disponibilidad del servicio para el registro de usuarios.• Validar la información de los usuarios al momento de registrarlo en la base de datos.• Presentar las respectivas mejoras con respecto a los análisis y evaluación del sistema.

Donde Comienza: comienza con la información suministrada por el usuarios para su registro en la base de datos.Donde Termina: validación de la información del usuario y de los servicios que tiene acceso.

ActividadesInsumos.

Solicitud de los usuarios para el Registro de los servicios que se desean

Digita en el sistemas Digitaliza los documentos Proveedores.

Departamento de sistemas Clientes externos e internos Departamento financiero

Planear

•Planear una estrategia de recolección de la información a los usuarios •Generar planes de trabajo que permita tener control y vigilancia de las actividades.

Hacer• Registrar usuarios con sus respectivos servicios.• Identificar los planes y estrategias planteadas•ejecutar actividades relacionadas con las estrategias planteadas

Verificar•Garantizar que los usuarios que se encuentren registrados en la base de datos tengan todos los servicios disponibles de acuerdo a los servicios solicitados•Garantizar la disponibilidad del servicio prestado.•Análisis de indicadores•Evaluar los planes y estrategias ejecutadas

Actuar• Planes de mejora continua•Toma de acciones protectoras frente a los servicios prestados

Salidas.

•Plan estratégico y•Plan trabajo•Información correspondiente a la solicitud hecha para el departamento de sistemas

Clientes.

Usuarios de COMFACA Personal del área sistemas

Externos.AfiliadosEntes de control

Internos.Asesores de usuariosSecretariaAuxiliar de sistemas

Requisitos Por CumplirLegales Internos De la industria

Se rigen por:• Ley 21 Ley 1982.• Ley 25 de 1981• Decreto 2150 de 1992

• Acuerdo institucional 2008-2012• Resolución AEC No 029

Indicadores de Gestión

• Petición de clientes / encuesta de satisfacción del servicio

• No. de registros de usuarios / registros defectuosos

• Cantidad de reclamos de usuarios / usuarios satisfechos de los servicios prestados

• No. de servicios ofrecidos / calidad de los servicios

• Efectividad de la información de la base de datos / inconsistencias en el funcionamiento de la base de datos.

1. Selección de la empresa: En común acuerdo con los auditores, se ha seleccionado la empresa COMFACA viendo las ventajas que nos ofrecía, a comparación de otras empresas.

Para este acuerdo se realizó las siguientes actividades:

Visitas preliminares a COMFACA para verificar la ayuda para el proyecto de auditoría Analizar el uso o conocimiento de los procesos a auditar

2. Elaboración de la propuesta: Ya definida la empresa a auditar lo siguiente es elaborar la propuesta respectiva para la autorización de la auditoría tanto para el ingeniero encargado del departamento de sistemas de información, como para el ingeniero encargado de la asignatura.

Para poder realizar la propuesta se necesitó lo siguientes elementos:

Información general de la empresa Información sobre el proceso a auditar y sobre auditoría en sistemas Definir actividades a realizar para la auditoría

3. Recolección de la información: Se debe realizar una serie de entrevistas al personal que labora en el departamento de sistemas de información, además de solicitar documentos que sustenten lo dicho por el personal, además de observar el comportamiento que se tiene para los procesos que se van a trabajar en la auditoría.

4. Análisis de la información: Después de conseguir la información respectiva, se debe realizar un análisis profundo a lo obtenido en la visita a la empresa, para confirmar que la información obtenida es válida para el desarrollo de la auditoría, sino toca volver a solicitar la información aclarando los puntos donde la información no fue valida, después de consolidar la información se procede a la siguiente actividad.

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6. CONCLUSIONES

Se realizó la visita a la empresa COMFACA, la cual fue elegida para realizarle una auditoria en el departamento de sistemas. En ella hay varios procesos de donde se escogió el registro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar.

Con la información suministrada se logró identificar como es el manejo que se lleva actualmente de este proceso en la empresa y con ello se realizó la caracterización requerida para esta primera entrega del informe.

De igual forma se desarrollaron entrevistas con el personal del departamento, para conocer de primera mano la situación de los procedimientos del proceso que se esta desarrollando para al final terminar la auditoria y dar posibles recomendaciones de su manejo.

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7. PALABRAS CLAVES

Calidad: Es un conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas.

Efectividad: Capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.

Eficiencia: Capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles viables.

Estándares de calidad: Son normas y protocolos internacionales que deben cumplir productos de cualquier índole para su distribución y consumo por el cliente final.

Plan de acción de TIC: Es una plataforma dinámica para promover la Sociedad de la Información en los planos nacional, regional e internacional. Los objetivos del Plan de Acción son construir una Sociedad de la Información integradora, poner el potencial del conocimiento y las TIC al servicio del desarrollo, fomentar la utilización de la información y del conocimiento para la consecución de los objetivos de desarrollo acordados.

Plan de mejoramiento: Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento estratégico, en la gestión y resultados de la entidad pública.

Plan estratégico: Es un documento en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental, deportiva,...) reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años.

Servicios informáticos: Son servicios y soluciones en todos los ámbitos de la Informática y las Telecomunicaciones. Son soluciones que ofrece una determinada empresa para facilitar y potenciar las labores de los empleados, además de soportar las funciones sustantivas de una organización.

Sistema de información: conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad.

8. BIBLIOGRAFÍA

• Libro:

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Carlos Muñoz. AUDITORIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES.

• Documentos electrónico:

[php] PORTAL DE COMFACA. http://www.comfaca.com [Consulta: 10-Abril-2011]

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